Escrita de negócios simplificada: como tornar sua escrita mais fácil de ler.

1. Introdução: Você já recebeu um documento que você teve que ler porque era seu trabalho lê-lo porque você realmente queria lê-lo? E quando você lê-lo, seu cérebro esmaltaria alguns documentos, levaria 234 ou até cinco vezes para ler, a fim de entender o que o escritor escreveu. Então a pergunta que tenho para você é possível que as pessoas tenham o mesmo problema com o que você tem. Rútil. Claro que não, porque o que você escreveu é absolutamente maravilhoso. E no final do dia, qualquer um pode se levantar. Chega o ano, eu CRESs. Sou escritor e ilustrador há mais de 20 anos. Nesta aula, vamos começar por olhar para alguns dos mitos que envolvem a escrita dentro do contexto empresarial . Então passaremos para alguns princípios, que você pode usar para trazer clareza e concisão do que você está escrevendo, porque se for claro e conciso, será mais fácil de ler, e se for mais fácil de ler, é mais provável que seja lido. Então vamos passar para a primeira escuta e começar a olhar para alguns dos mitos em torno da escrita dentro do contexto de negócios 2. Mitos: Então, quais são alguns dos mitos sobre a escrita? O 1º 1 é que você tem que ser criativo ao se comunicar com os outros e escrever. É importante não ser excessivamente criativo com seus sinônimos e objetivos. É importante não se referir à mesma coisa com vários nomes diferentes, e é importante não usar o mesmo nome ou termo ao se referir a uma série de coisas diferentes . O mundo está cheio de TL A e buzzwords que uma indústria de tom único, uma empresa ou até mesmo uma equipe de projeto dentro de uma empresa. Então você tem que ser criativo? Bem, só se você está escrevendo um romance, e esta aula não é sobre escrever romances, você tem que ser inteligente. Não é incomum querer impressionar pessoas com uma despesa de vocabulário usando palavras sonoras grandes ou estrangeiras. Acho que todos passam por essa fase até certo ponto em algum momento de suas vidas. Mas este comentário não é sobre se exibir, e expandir seu vocabulário é realmente uma coisa boa. O que estou dizendo é que é mais importante focar no que você quer dizer e usar o vocabulário do público. Se você quiser transmitir sua mensagem, e isso é muitas vezes um público muito mais amplo do que você pensa, e talvez um objetivo muito mais difícil para algumas pessoas reconhecerem e alcançarem. Você tem que se deparar com a inteligência dele? Isso é uma firma? Não, aqui está uma pergunta de sim, não. E eu quero que você siga com a primeira resposta que me vem à mente. É importante que seus leitores precisem ser totalmente informados? Você pode estar escrevendo sobre eventos futuros, uma questão local que está afetando a saúde de sua comunidade. Ou você está fornecendo informações financeiras para que seus clientes possam tomar uma decisão informada e responder à pergunta. Seus leitores precisam estar totalmente informados? A resposta é não. E voltaremos para o breve, porque sei que alguns de vós pensarão que a resposta é sim e passarão ao vosso último ponto. Alguém já parou e cancelou seus compromissos para o dia para ler um grande e-mail ou relatar que você tem sintoma? Escreve você. Você derramou seu coração e alma nele. Odeio ser o Bureau of Decepting News, mas quando se trata de documentação comercial e correspondência. As pessoas simplesmente não estão morrendo de vontade de ler o que você escreveu. Então, esses são os meses. Em vez de ser criativo com seus sinônimos e adjetivos e o que você chama de coisas, seja consistente com sua escolha de palavras. Isso é, por exemplo, você está escrevendo um manual sobre como usar um computador em vez de ser criativo referindo-se ao monitor. Um monitor é fino? Referindo-se a Ele é uma tela. Então, referindo-se a ele é uma exibição. Resolver apenas usando um dos túmulos consistentemente através de sua documentação, eu iria para a tela. E isso é porque eu penso em um monitor é uma pessoa que mantém um olho em algo, e eu gosto de usar a palavra display como um verbo em vez de um substantivo, especialmente se eu estou escrevendo, por exemplo, um guia do usuário. Em vez de tentar se deparar com seu uso inteligente Inglês simples tanto quanto você pode. É um equilíbrio. Às vezes você precisa usar termos da indústria, no entanto, se você está escrevendo para pessoas ou escrevendo para pessoas que são novas na indústria, usar Inglês simples pode ajudar a torná-los mais rápidos. Os leitores precisam ser totalmente informados. Nenhum Raiders precisa ser razoavelmente informado se você afogar seus leitores em uma noção de informação achando que eles precisam ser totalmente informados. Isso pode levar à paralisia para o leitor, por todos os meios fornecer aos leitores o que eles precisam saber para tomar uma decisão informada. Só não os afogue com tudo o que você pode pensar como o escritor. Você tem que fazer todo o trabalho para que tudo o que o leitor tem que fazer é lê-lo uma vez dedo do pé. Entenda isso. Lembre-se mais fácil de ler. Os documentos são mais propensos a serem eliminados. Estes são os princípios são manter em mente ao escrever construir informações Cherie. Leitura fácil pode ser difícil escrever, mas quanto mais você faz isso, as crianças mais fáceis. 3. Princípios a Princípios: todos os cinco princípios que eu vou abordar brevemente são importantes para ter em mente ao escrever se você está escrevendo um e-mail, o relatório ou um post de bloqueio. Todos esses princípios trabalham juntos para ajudá-lo a encontrar o equilíbrio certo de clareza e concisão em todas as suas comunicações escritas. Conheça o seu público. Lembro-me de quando a minha filha tinha quatro anos e estava a contar-me sobre alguém que conheceu , e presumiu que eu conhecia esta pessoa porque até lá, eu conhecia toda a gente no seu mundo. Mesmo como adultos, ainda fazemos isso. É normal assumir que nossos grupos de conhecimento e vocabulário são compartilhados com todos. É só que fora, por exemplo, empregos especializados em ar ou as indústrias que trabalhamos. E não é tão universal quanto queremos esperar. Considere que seu público pode não estar familiarizado com o que está em sua cabeça ou como você pensa. Considere com o vocabulário que você usa todos os dias com seus colegas são universalmente compreendidos porque, por exemplo, este me um especialista em minuto assunto ou de pequena a média empresa. Bem, outra coisa se você está falando de PMEs como um especialista em matéria de assunto, mas a pessoa com quem você está tentando relacionar seu diálogo muito pequeno para empresas médias , seus cérebros vão esmagar. Considere como o livro que você quer que seu público para baía. Se você quiser alcançar um público mais amplo, seja mais inclusivo com seu vocabulário. Não. O que você quer dizer? Dedique algum tempo para descobrir qual é a sua mensagem principal. O que é que você realmente quer comunicar? Fazer um grande despejo de cérebro no papel ou no processador de texto? Uma mente encontrada pode ser útil. Apenas uma figura para fora e organizar seus pensamentos. Pegue aqui para não compartilhar esses pensamentos confusos. Arrume-os primeiro e certifique-se de remover qualquer coisa que possa estar distraindo ou potencialmente enganosa. Sabe por que quer dizer isso? Pergunte a si mesmo por que deseja comunicar essas informações. Algo está te guiando. Ou talvez ajude simplesmente a entender seu propósito, por exemplo, persuadir alguém a fazer algo para informar os leitores de algo que está acontecendo ou para trazer alguém a par de um aspecto do novo trabalho. Não me faça pensar. Se você sabe o que você quer dizer e entender por que você está dizendo isso, então é importante que você faça todas as palavras do escritor, para que seus leitores possam ler de uma vez e obter o que você está dizendo. Lembre-se dessas duas coisas. Seu público só precisa ser razoavelmente informado, portanto, não o afogue com muitas escolhas ou muito conhecimento. A maioria dos negócios escrita é longa, complexa e leva uma eternidade para chegar ao ponto. Isto é auto-derrotativo como teatro disponível. O tempo de leitura geralmente é de apenas alguns minutos. Simplifique. Sei que algumas pessoas pensam que a simplificação é uma forma de enganar as coisas para o público. Deixe-me assegurar-lhe que este não é o caso. Você já enviou um e-mail apenas para ficar desapontado que o destinatário perdeu o ponto que você estava tentando fazer e se concentrou em algum outro aspecto do seu e-mail? Simplificação é o processo de remover qualquer coisa que possa obscurecer o que estamos tentando dizer . A maneira mais simples de alcançar comedores de simplicidade através da remoção pensativa de qualquer coisa que é pouco ou nenhum valor para a sua mensagem primária. É importante ponderar o que você está dizendo em relação à sua mensagem primária ou ponto-chave. Às vezes, isso significa sacrificar conteúdo do qual você está orgulhoso, e isso pode ser difícil. Isso com ao fornecer muita informação, aumenta a probabilidade de duas coisas. As pessoas são menos propensas a ler o que você escreveu, ou são mais propensos a perder o que você está tentando dizer a elas e se concentrarão em algo que você considera irrelevante. 4. Simplifique: fogão em um exemplo. Este é um e-mail ou recebido um tempo atrás de um agente imobiliário ou turnê real. Eu pensei que este e-mail era um bom exemplo do que não fazer. E então eu retrabalhei no centro, grande perguntando ao escritor de que eu poderia usá-lo em minhas oficinas. A direita ficou feliz em usá-la, desde que mudei os nomes. O que eu gostaria que você fizesse é pausar este vídeo em um momento e anote três coisas que você poderia fazer para melhorar este e-mail. Então pare agora, enquanto a contagem regressiva está correndo e pense um pouco. Paste agora você está de volta. O que você poderia melhorar para trazer clareza a este e-mail? Bem, frases mais curtas teriam facilitado a invasão. Localizar que e e-mails, mensagem principal ou chave, e colocá-la na frente garantiria que não se perca. Usar texto em negrito com moderação e dar-lhe um propósito ajuda. Atualmente, o texto em negrito cria o que eu chamo de aleatório. Eu sou Ignatz esses ímãs atraem os leitores que eu e foram lidos juntos. Eles não fazem sentido em tudo mudar o foco do que o escritor está até terminar foco no que está nele para o leitor e a última melhoria que poderíamos fazer, embora eles provavelmente são uma fumaça ou é simplesmente remover palavras e frases que não tinham valor. Então vamos aplicar um pouco de simplificação. A primeira frase é longa, e muito disso pode ser removido para facilitar a leitura. Por exemplo, o escritor realmente precisa me dizer que ele está me fazendo um favor, me dando uma criança para ver? Quero dizer, o que é realmente principal? O escritor realmente precisa me dizer que ele está escrevendo para mim? Isso é um dado para que eles possam ir. E aqui nós removemos toda a pelúcia e ficamos com as frases. Mensagem primária. Vamos remover algumas palavras ou frases redundantes. Você já ouviu falar de quarta-feira, quinta ou sexta-feira caindo em um fim de semana para que a frase durante a semana possa ir? A última parte desta limpeza é adicionar alguma consistência e a apresentação. Então, em vez de quinta ou sexta à noite, vamos escrever todos os dias na íntegra, e uma vez feito isso, ele flui muito mais fácil. E aqui está o depois muito mais fácil de ler. Além das mudanças de missões até agora, usei negrito apenas para a linha de captura e reorganizei o conteúdo. Estive colando o centro. Um e-mail. Eu moveria a linha de captura para o campo de assunto fino foram direto para o porquê fina a oferta e, em seguida, o apelo à ação. O e-mail à direita é muito mais fácil de ler. Isso não me faz, é o leitor. Pare de pensar nisso o que o escritor está tentando dizer. Não preciso ler várias vezes para receber a mensagem. Então lembre-se, se é mais fácil de ler, é mais provável que seja realmente. Trata-se de um processo de simplificação da redução pensativa se a confusão de palavras e frases redundantes , resultando numa mensagem clara e concisa. 5. Marcadores: Agora vamos passar para outra ferramenta que você pode usar para simplificar suas frases. Alguns de vocês já estarão fazendo isso, possivelmente sem pensarem demais. Mas eu estou falando aqui é usar balas para trazer clareza para o que pode ser frases longas e complicadas. Em particular, podemos usar marcadores para tornar seus documentos mais fáceis de ler. Fornecer. Bem-vindo o espaço e expressar relacionamentos mais claramente. Então aqui está um exemplo antes e depois de uma declaração de política, começando com a frase original no elevador. Como o leitor, você imediatamente perde a vontade de viver, faz direito no jargão sem chegar direto ao ponto, e você tem que lê-lo várias vezes dedo do pé do trabalho se ele realmente se aplica a você no Certo. Qualquer um que lê este confessou trabalhar fora com a informação vai ser relevante antes de ler sobre. Se for relevante para o leitor, ele diz claramente ao leitor, Win esta política se aplica eo que eles precisam fazer. E vamos ouvir. Vou mostrar-te três maneiras. Você pode usar balas para trazer clareza à sua escrita. Você pode usar marcadores para listas com marcadores, quebrando uma única frase como acabamos de ver em pedaços facilmente digeridos de informações e listando frases. A lista de marcadores. Este é talvez o uso mais familiar de balas aqui. Estamos usando marcadores para criar uma lista simples e ordenada de itens. A regra sobre capitalização e paradas completas são as que uso porque estamos usando balas . Qualquer outra pontuação é redundante. Algumas pessoas gostam de encabeçar dois pontos semi novamente. Ao usar balas, eles não tinham valor e podem ser descartados completamente. Esta é uma lista de exemplos, então também não há necessidade de um fim. A sentença com bala. Nós começamos isso. Ouça com uma frase com marcadores, e aqui está outro exemplo. Esta é uma frase completa. Podemos usar balas para formar uma frase dirigindo dois pontos, substituindo Commons por balas, mantendo a capitalização padrão de sentença, colocando uma vírgula antes da declaração condicional e terminando com a parada completa. E, claro, é muito mais fácil escanear e invadir então, quando está enterrado no parágrafo sem base branca em torno dele. Assim, uma frase com marcadores é mais fácil de ler e mais fácil de ler. Frases só precisam ser lidas quer entendê-las frases com marcadores. O último exemplo de usar balas é bastante simples. Neste exemplo, estamos listando um conjunto de frases. Cada item com marcadores é uma frase em seu próprio direito, isto é, cada bala. A sentença segue a capitalização da frase padrão e termina com uma parada completa. A relação entre essas frases é estabelecida de antemão. Onde lhe pede para seguir estes quatro rolos? Se escrito é um parágrafo, isso poderia levar os leitores de viagem selvagem os hits em torno das regras, então ter um ir. Este é um exercício simples. Ponha uma contagem regressiva para te dar cinco segundos para apertar o botão de pausa. E enquanto você estiver posando as fendas, pegue uma caneta e papel e tente corrigir a frase usando balas. Segure em. Aqui está minha dica de que simplificando seus parceiros frustrações usando um touro se condenar. Uma coisa que você pode ter se encontrado fazendo ao ler essas frases de balas é escanear a lista. Os iPhones com marcadores são fáceis de digitalizar. É um pouco como ter uma visão panorâmica do que você está prestes a atacar e malhar, seja relevante ou não, antes de realmente lê-lo 6. Superando a ambiguidade: nesta última escuta, vamos cobrir como usar frases com marcadores para superar a ambiguidade. Então, o que eu quero dizer com ambiguidade? Eu estou falando sobre o uso das palavras e e e ou eu acho que às vezes as pessoas usam o fim quando eles querem ou terminam. Às vezes usar ou quando eles significam extremidade do pé adicionar à confusão. Algumas pessoas tentam cobrir todas as bases usando e cortar. Ou o problema surge de limitações com a língua inglesa. E é aqui que todos nós podemos nos encontrar lutando. Quem devo dizer por que os leitores podem lutar com o que você escreveu? As palavras terminam e ou simplesmente não cobrem todas as permutações lógicas que precisamos ao escrever. Mas o que eu quero dizer com isso? Vamos dar uma olhada em como os desenvolvedores de software resolveram esse problema. Eles definiram claramente o que cada um desses termos significa fim para completar a lógica que eles têm X ou assim fim significa ambos ambos significa um ou outro ou ambos, e Excell simplesmente significa um ou outro, mas não ambos. Agora, eu não estou sugerindo que você use essas regras quando você está escrevendo um relatório de e-mail, já que a maioria das pessoas nunca ouviu falar de Boolean Logic. Linha letal O que ele está usando X ou não vai ed clareza para a sua escrita. Mas espere. Podemos, na maioria dos casos, contornar a ambiguidade de usar fim e ou por sermos inteligentes sem frases de chumbo. Você já viu isso antes. É a lista com marcadores de mais cedo nesta classe, e o líder sentenciou a frase qualquer um dos seguintes itens remove qualquer ambiguidade. Vejamos um problema simples com a frase. Mostre-me todos os mirtilos de leitura. O que vem à mente para você? Você estava pensando em me mostrar todas as bagas que são vermelhas ou sopradas? Sim, mostre-me todas as bagas que têm vermelho e azul que eu possa reescrever. Esta é uma frase padrão e está tudo bem, ou posso simplificá-la usando balas. Mostre-me a seguinte leitura Berries e mirtilos. Se eu fosse enviar um funcionário para comprar alguns carros azuis de leitura, estou pedindo alguns carros vermelhos e alguns carros azuis, ou causa que têm um esquema de cores de dois tons de ambiguidade real e azul pode levar a erros caros sendo cometidos aqui é Outro. Eu uso uma capa de chuva. Ganhar chove e neva. Chove e neva ao mesmo tempo? Uso uma capa de chuva quando chove ou neva. Isto está mais claro? Eu uso uma capa de chuva em qualquer um dos seguintes com as condições chuva, granizo, neve. Isso é muito mais claro. Aqui temos uma série de ideias para frases de chumbo. O ponto aqui é que você usa a frase principal para comunicar claramente as relações entre os itens e os marcadores que estão a seguir é uma pausa de exercício. O slide e o pesado reescreveram o sexo. Estrito como uma caçada, você pode reescrevê-lo com a frase principal e lista com marcadores. Hall é uma sentença com balas. Então, como você foi? Aqui estão dois exemplos de como poderia ser. O 1º 1 está escrito. Tem uma frase com bala. O segundo está escrito é uma lista com marcadores. Então agora estamos no exercício de bônus. Só estou brincando. Este parágrafo pode ser dividido em tanques fáceis de digerir. Se você quiser puxar o ouvir, fazê-lo agora e ter um ir reescrever tudo isso. Então a conta dele para que você possa fazer uma pausa e dar uma chance. Há muita coisa acontecendo aqui, podemos escolher uma verificação de informações e convertido em uma frase com marcadores. No entanto, a grande mudança que estamos fazendo aqui é falar diretamente com o público. Se você tem um histórico legal, esta é uma oportunidade para tentar Inglês simples. Então aqui, caras para falar com o público mais diretamente. Eu estou usando as palavras que você se refere ao Raider e nós para nos referir à pessoa que é o maior ER. É mais direto e amigável ao mesmo tempo. Temos agora um acerto claro para esta cláusula contratual. Então vamos direto para sentar. As expectativas que são simples tendem ao ponto. Há muito espaço em torno de seu tronco de informações. Tenda quem está lendo isso não precisa lê-lo várias vezes dedo do pé trabalhar fora o que o escritor está tentando dizer. 7. Byte: Ei, muito obrigado por assistir essa aula. Estou muito feliz que tenha chegado até aqui. Lembre-se que, como escritor, é seu trabalho fazer todo o trabalho para que tudo o que seu leitor tem que fazer é lê-lo uma vez juntos. E isso é tão importante nos dias de hoje, quando seu público recebe muita correspondência, provavelmente tem muitos relatórios para ler, muitas decisões a tomar. Você sabe que eles têm seu próprio trabalho de dia para fazer isso. Se você está enviando algo para eles, certifique-se de que o que você enviar a eles vai subir para o topo do Leicester. O Tim. Então o que seu público quer ler. Se você pode ganhar uma reputação por escrever correspondência e documentação claras e concisas , isso aumenta as chances de que o que você escreve vai ser lido, e isso coloca você à frente do pacote. Então, só há mais três coisas para fazer. Um deles é seguir-me em habilidades. Sheer to é deixar um comentário sobre esta classe, então por favor deixe um comentário. Ele ajuda outros alunos determinados com esta classe vale a pena assistir. Além disso, diga aos seus amigos se você tem muito valor dessa classe, e você acha que alguns de seus amigos poderiam melhorar suas correspondências ou seus relatórios, vê-los dessa forma e diga-lhes para assistir a essa aula. E a terceira coisa é, por favor deixe um comentário na área de discussão abaixo, especialmente se você gostaria que eu adicionasse mais lições a esta aula ou se você gostaria que eu criasse mais aulas nesse sentido. Então, se é o começo da semana, tenha uma ótima semana. Se for o fim da semana, tenha um ótimo fim de semana, e espero vê-lo novamente um dia. Não que eu possa te ver, mas sabe o que quero dizer?