Dominando técnicas de delegação: um guia prático para líderes

1. Introdução SS: Olá e bem-vindo. Sou Rebecca Heartbeat. Veja, consultor de gestão, bebedor de café e consultor de pequenos negócios. Eu fui empregador. Eu fui funcionário. Agora consulto pequenas empresas em crescimento , pois tudo isso sempre envolveu muita delegação. Neste curso, você aprenderá uma maneira simples e eficaz de delegar seu trabalho. Você aprenderá por que a delegação pode ser tão desafiadora e, é claro, como superar esses desafios. Você aprenderá como determinar qual trabalho você deve delegar a outra pessoa, como delegar esse trabalho e como comunicar essa delegação às pessoas a quem você está delegando. Você também aprenderá por que e como delegação não apenas libera seu tempo, mas também torna sua empresa mais produtiva, mais bem-sucedida e mais inovadora. Quando terminar o curso, você estará pronto para criar seu próprio plano de delegação para sua empresa, começando imediatamente. Este curso é para o novo gerente de negócios ou o gerente de pequenas empresas, ou o novo gerente, o gerente de uma equipe em crescimento, o CEO da empresa e assim por diante no curso de entender o que delegar e como você também determinará o que é necessário para que sua empresa tenha sucesso. Qual é o trabalho mais importante e como você se certifica de que ele está acontecendo? O resultado será maior produtividade e uma equipe mais feliz e motivada. Ao delegar e usar o sistema usado neste curso, você mostrará aos seus funcionários que confia neles, acredita neles e sabe que eles não estão apenas fazendo um bom trabalho, mas o farão continuamente Além de um projeto final, você criará um plano de delegação para sua empresa. Como proprietário, gerente ou líder de uma empresa, sua principal responsabilidade é uma equipe de trabalhadores produtiva e feliz. E isso não acontece simplesmente aparecendo. Isso acontece com a estrutura e o planejamento. Este curso de delegação fornecerá exatamente o que você precisa. Então, você está pronto para aumentar a taxa de sucesso da sua equipe? Vamos começar. 2. O que é delegação?: Vamos começar com algumas noções básicas, mas essenciais. Vamos definir delegação. Delegar é fazer com que outras pessoas façam seu trabalho, certo? Sim, isso está correto. Mas também não. Sim. Porque delegar significa pegar algo que você faz e pedir que outra pessoa faça. Mas não, porque não é tão simples assim. Não é apenas uma transferência que acontece com uma única frase de Instrução, pelo menos não com uma delegação adequada de longo prazo. Este curso é sobre delegação no trabalho. Um gerente, um líder ou até mesmo um colega, transferindo um trabalho específico para indivíduos diferentes. Não se trata de tarefas. Tudo gira em torno de responsabilidade. Delegar é compartilhar responsabilidade. O que eu quero dizer com isso? O que quero dizer com delegação significa compartilhar responsabilidade. O gerenciamento de livros descreve a delegação como a atribuição de autoridade a outra pessoa, normalmente de um gerente a um subordinado para realizar atividades específicas. A palavra mais importante nessa frase é autoridade. Quando você delega trabalho a outra pessoa, você está dando a ela autoridade para agir em seu nome, menor ou maior que seja, a tarefa é: isso significa que você está entregando algo importante, responsabilidade, poder, propriedade. Você ainda pode ser responsável pela tarefa, mas está confiando em outra pessoa para fazê-la da maneira que você deseja. Delegar é dar a outra pessoa a oportunidade, a habilidade e a responsabilidade de realizar o trabalho. Portanto, delegar não se trata de compartilhar tarefas, é compartilhar responsabilidades. Então você não precisa fazer tudo sozinho. Em conclusão, delegação é o desembolso da responsabilidade por alcançar o sucesso. 3. Por que delegação é difícil: Por que é tão difícil fazer delegações? Delegar é mesmo tão difícil? Quero dizer, você apenas manda as pessoas fazerem coisas e depois elas as fazem e você está livre, certo? Tudo é feito exatamente do jeito que você queria, e com o resultado que você queria, é simples. Bem, talvez não seja tão simples assim. Qualquer empresário, líder ou gerente que tenha tentado delegar trabalho enquanto está contratando novas pessoas sabe que nunca é assim. Você decide o que delegar, diz a alguém o que fazer e como fazer. E quando você volta para conferi-las mais tarde, não é como você queria que fossem feitas. Então você faz isso sozinho. É muito mais rápido e delegação acaba não acontecendo, porque a delegação é, na verdade, mais complexa do que parece inicialmente. Os maiores desafios da delegação são as pessoas não fazerem as coisas da maneira que você queria que elas tivessem uma expectativa de como isso deveria ser feito. Ou porque você sempre fez isso dessa maneira ou é assim que você sempre imaginou. Então, quando eles estão fazendo isso, parece diferente e você não está feliz com isso. Existe o medo de perder o controle. Se você está distribuindo esse trabalho, está cedendo o controle sobre o trabalho, sobre as decisões, sobre o futuro do negócio, sobre como as coisas são feitas. Isso é uma coisa difícil de fazer. Também existe o medo de perder importância. Se você está dando trabalho para outra pessoa. Isso significa que você está trabalhando menos e , portanto, é menos importante para o negócio? A empresa precisa menos de você? Isso mostra que talvez você nunca tenha sido tão importante o tempo todo porque poderia simplesmente dividir suas tarefas com outras pessoas. É claro que não é o caso, mas parece que é assim com muita frequência. Outro desafio é não querer impor. Delegar pode ser difícil porque você olha em volta e vê pessoas que já estão trabalhando e parece que você está apenas sobrecarregando-as com mais trabalho. E, finalmente, pode levar muito tempo para explicar. E, claro, uma vez feito, não é feito da maneira que você esperava que fosse feito. E é claro que é mais rápido fazer isso sozinho. Esses são os cinco maiores desafios que as pessoas enfrentam ao tentar delegar. E neste curso, discutiremos como combater cada um desses desafios. Esse será nosso ponto de partida. Por enquanto, quero que você pense em seus desafios de delegação passados ou atuais e seja honesto consigo mesmo Muitos desses desafios estão se manifestando para você agora. Algum desses pensamentos já passou pela sua cabeça, mesmo que apenas por um momento quando você está pensando em delegar. Reserve alguns minutos para fazer uma introspecção e pense em quando você mesmo se deparou com esses desafios específicos e anote por si mesmo. É útil começar reconhecendo os obstáculos específicos que você terá que superar para aprender a delegar de forma eficaz. 4. Por que delegação é importante: Mas por que a delegação é importante? Por que, com todos esses desafios, vale a pena dedicar seu tempo? De forma mais simples? Porque você não pode fazer tudo? Você deve aceitar que nem tudo em sua empresa pode ser administrado, gerenciado e executado por uma única pessoa. E essa pessoa solteira sendo você, quanto melhor você estiver em seu trabalho, mais as pessoas esperarão de você, e quanto mais sua empresa crescer, menos você poderá fazer isso sozinho. E a verdade é que não é só que você não pode fazer tudo. Você também não deve fazer tudo. Você deve fazer as partes em que você é realmente bom. As partes em que suas habilidades estão na melhor exibição e onde você está obtendo os melhores resultados. E sim, você poderia aprender as outras partes e fazer um trabalho medíocre, talvez até um possível trabalho. Mas medíocre e possível ou não, sua maior aspiração, ou eles são o uso correto do seu tempo? Quer você contrate funcionários, terceirize tudo para agências ou faça um pouco das duas coisas. A delegação é um requisito. Toda vez que você contratar alguém, seja internamente ou terceirizado, você estará delegando o trabalho que costumava fazer para outra pessoa. Isso provavelmente é verdade desde o primeiro dia. Há um trabalho que você provavelmente já delega. Pode ser seu trabalho jurídico , pode ser sua contabilidade. Isso pode significar que você usa um software de agendamento para suas reuniões. Talvez você solicite cartões de visita em um serviço de impressão. Todos esses são exemplos de delegação. o seu trabalho aumentar e você mesmo quiser se especializar cada vez mais nas áreas em que você agrega mais valor, você terá que continuar delegando. Mas há muitos benefícios em delegar. Não se trata apenas liberar seu tempo e fazer as coisas acontecerem. Uma boa delegação é valiosa para você como indivíduo em vários níveis. É valioso para sua empresa como um todo e é valioso para os funcionários que você tem ou para os funcionários que você contratará. Vamos analisar exatamente como a delegação agrega valor em todas essas áreas. Quanto mais você entender isso e quanto mais você puder ter isso em mente, mais bem-sucedido você terá em seus esforços de delegação. Como a delegação agrega valor para você, individualmente, é pessoal. Bem, obviamente, você fará mais se houver mais mãos fazendo coisas do que mais coisas podem ser feitas. Mas não se trata só disso. Você também terá menos em mente. Você terá menos coisas em que pensar em meu novo turno, que significa que você terá mais atenção e energia para dedicar a outras áreas de negócios, o que resultará em melhores e tomada de decisão mais fácil. E, claro, isso significa que você usa seus esforços para fazer o que faz de melhor quando está usando a melhor pessoa para o trabalho, ou seja, quando obtém os melhores resultados. Mas é claro que delegar é mais do que isso. Também é valioso para sua empresa. No geral. Um dos motivos é a continuação do que acabamos de dizer. Se você está usando seu tempo e esforço para fazer o trabalho que você faz de melhor, isso significa que o mesmo vale todos os outros que trabalham com você. Então, você sempre terá a pessoa certa para esse determinado trabalho, a melhor pessoa para esse determinado trabalho. Com diferentes métodos de delegação, você pode aproveitar as economias de escala usando recursos e serviços que podem oferecer essas vantagens. Isso também significa que sua empresa encontra maneiras novas e melhores de fazer as coisas delegando trabalho a pessoas e ferramentas que são o melhor lugar para fazer esse trabalho. Isso ajuda você a se manter inovador. Eu também disse que a delegação é valiosa para seus funcionários. A primeira coisa que faz é oferecer a eles desenvolvimento profissional, treinamento e habilidades. Isso os ensina a fazer coisas, seja uma coisa completamente nova ou uma maneira diferente de fazer algo que eles já sabiam. Delegar aos seus funcionários permite eles desenvolvam as habilidades que desejam desenvolver. Nosso lucrativo é que eles se desenvolvam. Isso também criará confiança em sua equipe, o que, em última análise, a tornará mais fiel à sua empresa. Você está mostrando a eles que confia a eles essa autoridade, essa responsabilidade. E isso fortalece o relacionamento que você tem com eles. E isso os incentiva a pensar criticamente quando você os apresenta a algo novo ou faz com que eles trabalhem em algo além do que estão fazendo ou no lugar do que estão fazendo. Eles vão trazer uma nova perspectiva para isso. E eles vão ver a melhor maneira de fazer isso. Por que eles estão fazendo isso? O que significa que você confia que eles farão isso? E você naturalmente desenvolverá suas habilidades de pensamento crítico. Concluindo, fazer mais pode ser a vantagem mais óbvia ou imediata da delegação, mas é apenas uma das muitas vantagens que comece a delegar hoje, o valor real de longo prazo que você obtém de delegação é crescimento comercial, pessoal e profissional. 5. Quando é a hora de delegar?: Um é o momento certo para você delegar trabalho e como você reconhece isso quando isso acontece? A maioria das pessoas associa a delegação à ideia de economizar tempo. Mas, na verdade, delegar é muito mais do que apenas economizar tempo. Delegar é, na verdade, uma questão de eficácia. Delegação como forma de sermos mais eficazes em nosso trabalho. Muitas vezes, pensamos na delegação como consequência de muito trabalho. Mas e se, em vez da consequência de um problema, fizéssemos dele um motivo de melhoria? Estamos invertendo essa definição e tratando a delegação como oportunidade, em vez apenas uma forma de apagar um incêndio. Quando vemos a delegação como uma oportunidade de melhoria, ela muda toda a nossa abordagem. Agora queremos delegar. Agora vemos que é do nosso interesse porque é uma melhoria natural. Nas próximas palestras, veremos alguns dos gatilhos clássicos da delegação e como tratá-los como oportunidades e não como problemas. 6. Quando 1 falta de tempo: Vamos começar com o motivo mais clássico delegação, que é a falta de tempo. Simplesmente não é realista que você faça tudo o que está tentando fazer. E há dois fatores importantes quando você lida com a delegação devido à falta de tempo. Esses fatores são eficiência e preparação de todas as coisas que você está fazendo. Você quer delegar aqueles que você faz com menos eficiência. Você não pode ser um profissional especialista em todas as coisas. Então, o primeiro passo é examinar o que você faz. O pior. Na pior das hipóteses, quero dizer, você leva mais tempo do que deveria, e você não está fazendo isso com o mesmo nível de qualidade que deveria e poderia estar fazendo. Eficiência é encontrar coisas que você faz mal e que você sabe outra pessoa faria melhor do que você, para que você faça as coisas que faz melhor. Mas a preparação também é fundamental e tem que vir em primeiro lugar. A semana de trabalho padrão é de 40 horas e, francamente, 40 horas devem ser suficientes. Usaremos 40 h como nossa referência aqui. Se as horas previstas denotam uma semana de trabalho completa , o momento correto para decidir delegar não é quando você está trabalhando às 50 ou 60 horas por semana. É uma, você começa a ter mais de 30, mais perto de 35 horas por semana. Isso mesmo. O momento correto para considerar a delegação é antes de você atingir a capacidade máxima. Por que isso? Por que não esperar para chegar à capacidade máxima e perceber: Ok, eu não tenho mais tempo. Bem, é por alguns motivos. Por um lado, você levará tempo para delegar. Então, se você estiver trabalhando às 35 horas por semana, nas primeiras duas semanas em que você está delegando, você estará treinando, explicando que isso facilmente levará até 40. Mas também é porque você sempre deve considerar o imprevisível. Se algo acontecer, você precisará apagar um incêndio ou surgir uma nova oportunidade. Você quer que essa janela de tempo a que possa dedicar adquira o hábito de perceber quando está se aproximando da capacidade antes de chegar lá para encontrar essas oportunidades de delegação. 7. Falta de interesse: Outro momento importante para delegar é quando você perde o interesse pelo trabalho. Você já tomou banho e, de repente , esqueceu se lavou o cabelo ou se está dirigindo diariamente para casa. E quando você chega, percebe que não se lembra da maior parte da viagem. As coisas que fazemos todos os dias acabam se tornando naturais. Paramos de pensar neles. Nós apenas os fazemos. Isso pode ser útil nas tarefas, mas é prejudicial no trabalho. O momento em que o trabalho se torna rotineiro, entediante ou excessivamente previsível é o momento de delegar. Se você pode fazer um trabalho sem sequer pensar nisso, então você está fazendo um trabalho sem pensar nisso. E você quer que cada parte do seu negócio seja planejada e executada com a devida reflexão. Depois de passar desse ponto, é hora de delegar esse trabalho a outra pessoa para quem será novo e empolgante e que talvez até encontre uma maneira nova e melhor de fazer isso. Não fique preso a um trabalho previsível ou entediante. Esse é o momento em que você deve delegar. 8. Falta de habilidade: Quando você se depara com a falta de habilidade, é hora de delegar. Há certas coisas em que você é bom em fazer. Há outras coisas que você faz, ok? Algumas coisas você é simplesmente ruim em fazer. Sempre ficamos felizes em continuar fazendo as coisas em que somos bons ou excelentes quando encontramos algo que fazemos. Então, nossa resposta natural costuma ser dizer, bem, eu posso melhorar. Quer dizer, sou inteligente, sou capaz, sou boa em aprender. Eu posso aprender essa coisa. Mas digamos que você esteja na média em uma determinada tarefa. Você pode trabalhar nisso. Você pode melhorar e chegar ao ponto de estar acima da média. Isso é muito bom, certo? Acima da média está acima da norma. E ainda assim, veja o quão longe você ainda está de ser excelente, muito menos excepcional. E você passou todo esse tempo tentando melhorar isso só para chegar ao estágio acima da média. Isso é todo o tempo que você poderia ter passado nas áreas onde está. Excelente. Pense no quanto você teria feito nesse caso. Você só precisa aceitar que não aprenderá nada. E está tudo bem. Aspire à excelência e gaste sua energia e tempo nas coisas que o levarão até lá. Você sempre pode aprender mais e sempre pode melhorar. Mas ainda é bom ser seletivo sobre as áreas que você deseja melhorar. O resto, você deve delegar. 9. Para uma nova oportunidade: Nem todos os motivos para delegar ou por causa de um problema, falta de alguma coisa. Outro ótimo motivo para delegar é uma nova oportunidade que entrou em sua vida profissional. A mudança acontece nos negócios, a mudança acontece muito. Pode ser qualquer tipo de nova oportunidade, uma nova parceria, novos clientes e novos funcionários. Também pode ser um novo concorrente ou uma nova legislação ou requisitos de conformidade, ou um evento não natural ou econômico. Qualquer que seja a causa da mudança, boa ou ruim, previsível, imprevisível, essa mudança exigirá uma mudança em sua atenção, que significa uma mudança no trabalho você faz e na forma como está gastando seu tempo. É hora de delegar. Uma vez nessa situação, você quer, em primeiro lugar, determinar como você deve gastar seu tempo e suas habilidades no futuro. Diante dessa nova mudança, como serão seu dia de trabalho e sua vida profissional? Depois disso? Anote como você está gastando seu tempo agora. Então, pré-mudança. Então eu quero que você pegue essas duas listas e as coloque lado a lado assim. E você pode começar a determinar quanto tempo você tem para liberar qual dos trabalhos antigos que você está fazendo agora faz mais sentido para você continuar com sua nova função. O que sobrar, é isso que você deve delegar. 10. Quando treinar: E, finalmente, outro motivo para delegar que talvez não tenha quase nada a ver com você é a oportunidade de elevar os membros de sua equipe. Você contratou pessoas porque tem um negócio para administrar e precisa de pessoas para fazer as coisas. Agora que essas pessoas trabalham para você, você é responsável pelo bem-estar profissional delas. Das cinco vantagens que o funcionário mais precisa, duas dessas vantagens são o duas dessas vantagens são trabalho desafiador e o desenvolvimento profissional. A melhor maneira de oferecer ambos é por meio da delegação. Não tente inventar coisas novas para seus funcionários fazerem. Comece analisando o que precisa feito ou o que deveria ser feito em sua empresa. E depois atribua esses empregos às pessoas certas. Encontre as áreas em que você e eles acreditam que podem ter um desempenho muito bom ou excelente e oferecer a eles qualquer negociação necessária para conseguir sua delegação, é uma etapa importante. no desenvolvimento e na felicidade dos funcionários. Apenas mais uma área em que delegação torna a vida de todos melhor. 11. O que delegar: Mas como você decide o que vai delegar? Parece que essa é uma parte essencial em sua jornada de delegação. Você precisa ter certeza de que está delegando as coisas corretas. Veja como não fazer isso. Crie uma lista de todas as tarefas que estão acontecendo. Selecionadas aleatoriamente, proteja 30% dessas tarefas. Em seguida, entregue-as para a próxima pessoa e diga faça essas coisas com tudo o que você aprendeu até agora. Por que você deve delegar, reconhecendo alguém para delegar a superação de desafios. Você sabe que escolher o que delegar é um trabalho muito mais deliberado e importante do que isso. Escolher as coisas certas para delegar é a diferença entre o sucesso e o negócio e as ineficiências. Na melhor das hipóteses, grandes problemas na pior das hipóteses. Agora, o primeiro passo na delegação é sempre decidir qual papel você deseja desempenhar em sua empresa. Já falamos sobre perceber onde você tem falta de habilidade ou falta de interesse. E tudo isso é relevante. Mas vamos parar de olhar para o que você não quer fazer e ver o que você quer fazer. Qual é o papel que você desempenhará? Você estará voltado para o cliente? Você estará operacional? Você está gerando negócios? Você está atendendo clientes? Você está tomando todas as decisões gerenciais? Você é responsável por treinar pessoas e assim por diante? Como você quer que seu dia a dia seja passado no trabalho? Aqui estão duas considerações importantes para determinar qual papel você deseja desempenhar. A primeira é: o que você gosta de fazer? As coisas que você gosta de fazer ou coisas que deseja continuar fazendo e fazer mais. Você tem que gostar do que faz todos os dias com sua vida. Portanto, escolher o que você gosta é um ponto de partida bastante sólido. Mas veja também o que trouxe os melhores resultados até agora. É aqui que você pode notar coisas que não sabia gostava de fazer ou talvez até pensasse não gostava ativamente de fazer. Mas você realmente percebe que é muito bom em. Há algo lá que motiva você. E a verdade é que você vai gostar fazer as coisas que você é bom em fazer. Essas duas perguntas devem determinar qual papel você escolhe desempenhar em sua empresa. Aqui estão algumas perguntas adicionais para ajudar você a superar esse brainstorming. A propósito, tudo isso está na planilha associada a esta lição. Então você pode resolver isso sozinho. Considere quais são algumas de suas habilidades únicas. Então, quais são alguns dos insights exclusivos que você traz para o local de trabalho? Você também quer falar sobre coisas que você simplesmente não é muito bom em fazer. Aquelas áreas em que você realmente não tem a habilidade, o conhecimento ou a atenção aos detalhes necessários. Da mesma forma, o que você não gosta? O que te aborrece? O que te frustra? O que você teme toda vez que precisa fazer isso? Seja honesto sobre onde você não está sendo eficiente, onde está encontrando a maneira mais longa ou mais indireta de fazer as coisas. E talvez seja assim que você faz, porque é a única maneira que você conhece, como é a única maneira de se sentir confortável. Mas se houver uma maneira melhor de fazer isso, talvez você deva parar de fazer isso. E, claro, quando você não é proficiente, como dissemos antes, trabalhe nas coisas que você é melhor em fazer, finalizando qual será sua função no trabalho e quais partes do seu trabalho serão transferido para outras funções. Isso mesmo. Comece pensando nos papéis e não nas pessoas. Não diga que eu não gosto dessa parte de marketing do meu trabalho , então vou dá-la para Jenny, em vez de dizer, se minha função não inclui marketing, qual papel na minha empresa deveria incluir marketing? Toda vez que você delega, quero que pense em termos de funções. Qual é o papel que deveria fazer isso e quais são as responsabilidades desse papel? E com tudo isso em mente, o que a pessoa que sente esse papel deve fazer? Seja a primeira vez que você está delegando a alguém novo ou já passou por todo esse processo antes. Sempre volte para qual é o seu papel no negócio. Sempre certifique-se de que, ao delegar trabalho, primeiro defina a função nova ou aprimorada da pessoa de quem o trabalho está sendo delegado. 12. D, A, O, S: Há uma etapa adicional a considerar e sua jornada de delegação. Ou seja, nem tudo precisa ser delegado aos funcionários. Você também pode automatizar o trabalho. Você pode terceirizá-lo. E o mais divertido de tudo que você pode simplesmente parar de fazer isso mesmo quando escolhe essas outras opções, as regras deste curso ainda se aplicam. Vamos examiná-los de forma rápida , porém mais detalhada para ajudá-lo na tomada de decisões. Opção 1: você pode delegar o trabalho. Para fazer isso. Você quer verificar a força do seu banco. Em outras palavras, veja as pessoas que você tem em sua equipe. Quais habilidades você tem disponíveis e quais habilidades você pode desenvolver ainda mais com eficácia? Você também deve considerar quais são algumas coisas que você deve manter em casa e que devem ser feitas por pessoas empregadas por sua empresa, seja por motivos de confidencialidade propriedade. razões, ou outras. Esse é o trabalho que você escolhe delegar. Mas você também pode optar por automatizar alguns trabalhos. Quanto maior o volume de tarefas repetitivas mais você deseja considerar automatizar esse trabalho. Existem opções de software para todos os tipos de coisas diferentes. Descubra o que está disponível e se isso vai ajudar na sua empresa. Você deseja aplicar a mesma consideração à escolha de uma ferramenta ou software de terceirização e à delegação , ou seja, essa é a solução correta para você. Se ele oferecer os resultados de que você precisa. Não se trata dos recursos do software. É mais ou menos o que ele permite que você faça, assim como delegar, começar com o resultado desejado e, em seguida, determinar se essa solução de automação fornecerá esse resultado. Você também pode terceirizar o trabalho, transferi-lo para os especialistas. Existem empresas, agências que terceirizam todas as partes do que você precisa fazer quando uma empresa, isso pode ser tudo, desde seu trabalho jurídico, você está contando o trabalho, seus impostos até trabalho administrativo ou atendimento telefônico e muito mais. As duas coisas que você deve considerar ao determinar o que terceirizar e para quem nossa especialização no assunto. Nossas licenças específicas são necessárias, como trabalho jurídico amplo ou trabalho contábil. E você não tem essas licenças internamente , você terceiriza. A outra consideração é a economia de escala. É aqui que coisas como trabalho administrativo ou benefícios de RH ou até mesmo serviços postais podem se beneficiar da terceirização. Você pode tirar proveito das economias de escala de outra pessoa. E, finalmente, há coisas que você pode simplesmente parar de fazer. Essa tarefa é realmente necessária? Determinar o que você pode parar de fazer pode ser melhor feito em voz alta. Pode ser difícil abandonar as coisas, até porque se você parou de fazer isso, você tem que se perguntar: por que eu fiz isso por tanto tempo? Então, às vezes é mais fácil analisar essas considerações em voz alta com outra pessoa. Mas quando você faz isso, quase sempre descobre que há algumas coisas que você pode simplesmente parar de fazer. A questão final é: essa tarefa ou esse projeto agregam valor? Se você acha que sim, como isso está promovendo a missão e as necessidades da sua empresa? E se você não conseguir responder a essas perguntas, talvez seja hora de parar de fazer isso. 13. Como delegar: comece no final: Estamos prontos para ver como fazer sua delegação . Essa etapa única, começando pelo final, é essencial para o sucesso de sua delegação. Se você aprender apenas uma coisa em todo o curso, deixe que a delegação comece com a compreensão do resultado desejado. Começa no final. Tudo começa com a pergunta: como é o sucesso? Se eu pudesse te ensinar uma coisa com todo esse curso, seria responder a essa pergunta. Como é o sucesso? Descreva isso para a pessoa a quem você está delegando. Quando você delega trabalho, a coisa mais importante que você pode compartilhar é esse sucesso, resultado. Isso é mais importante do que como fazer o trabalho ou até mesmo qual é exatamente o trabalho. É exatamente isso que o torna bem-sucedido. Responder a essa pergunta é a diferença entre mandar alguém fazer algo e delegar responsabilidade. É a diferença entre uma solução rápida e um sucesso a longo prazo. Neste ponto do curso, estudamos seu cenário de trabalho. Lidamos com todos os desafios e obstáculos e decidimos o que você quer delegar. O próximo e mais importante passo é descrever o sucesso desse trabalho. Determine qual resultado você deseja que a pessoa alcance e, em seguida, pense de trás para frente sobre como ela poderia fazer isso. Vamos guiá-lo neste exercício de começar pelo final. Usaremos a postagem nas redes sociais como exemplo para resolver isso. Então, em nosso exemplo, o trabalho que está sendo delegado é postar nas mídias sociais. Aqui estão as perguntas que você deve responder para descrever adequadamente o sucesso do trabalho. Em primeiro lugar, qual é o trabalho? Comece com uma descrição breve e ampla do que é o trabalho. Em shorts. No nosso caso, o trabalho seria postar nas redes sociais. É isso mesmo. Em seguida, descreva por que é importante seguir este curso, você já analisou o que deseja automatizar, terceirizar e deixou de fazer esse trabalho, passou para a delegação. Então você já sabe por que isso é importante para o negócio. Agora você pode descrever como esse trabalho contribui para o sucesso do negócio. Usando nosso exemplo de publicação em mídias sociais, você pode determinar que publicar em mídias sociais é importante porque seus clientes são ativos nas mídias sociais. É onde eles fazem suas pesquisas ou suas compras, ou é onde eles vão para aprender. Postar nas redes sociais pode permitir que você interaja com eles e comece a construir um relacionamento. E a mídia social talvez lhe dê uma voz para explicar sua marca ou seu ponto de vista. Todas essas coisas podem contribuir para o sucesso do negócio. Em seguida, devemos descrever como você sabe que está sendo bem-sucedido. Esse é o resultado do sucesso? O objetivo é descrever o efeito desse sucesso para garantir que você esteja falando sobre os resultados e não sobre as tarefas. Uma maneira mais simples de abordar isso é explicar o que mudou nos negócios. Descreva o que você poderá ver, ouvir ou fazer porque esse trabalho é bem-sucedido. Coisas que você não veria, ouviria ou faria antes. Em nosso exemplo de postagem em mídias sociais, podemos falar sobre coisas como cliques em várias páginas de destino, tempo no site pelas pessoas que vêm dessas curtidas ou taxa de conversão pela pessoas que vêm dessas curtidas. Você pode analisar a interação com a marca. Coisas como pessoas deixando comentários ou respondendo perguntas ou compartilhando suas postagens ou seu conteúdo, que trazem você um novo público que também visitará seu site. Talvez você queira ver um aumento nas tags de sua marca ou nas menções sua marca fora de suas postagens. Todos esses são critérios de sucesso visíveis e mensuráveis. E, finalmente, descreva o que o trabalho envolve com base em tudo o que escrevemos até agora Você pode descrever os fundamentos do trabalho. Você quer descrever o que isso implica usar as informações que você desenvolveu até agora. Seguindo nosso exemplo, se o objetivo da publicação em mídias sociais é mais cliques e mais interação, não basta dizer que o trabalho envolve postar em mídias sociais. Mas, na verdade, isso implica publicar conteúdo envolvente, incentivando cliques, comentários ou curtidas. Compartilhar links para páginas de destino são páginas de compras e interagir com os espectadores para estimular uma conversa e muito mais. A maneira como você compartilha essas informações com a pessoa a quem você está delegando pode ser mais ou menos assim. Queremos que você publique nas redes sociais porque isso aumenta o reconhecimento da nossa marca. Fazemos isso porque queremos ver um aumento nas vendas, maior interação com nossas postagens e um crescimento regular de seguidores. Mediremos o sucesso por meio de curtidas, compartilhamentos e cliques nas páginas de destino, bem como do tempo no site e das taxas de conversão. Para conseguir isso, recomendo que você crie postagens que façam perguntas e incentivem o clique em uma oferta atraente e façam com que nosso público queira voltar da guerra. Descubra o que nosso público gosta de seguir nas mídias sociais e atraí-las adequadamente. Há uma planilha associada a esta lição. Você pode revisá-la usando esta lição como exemplo e depois preenchê-la para seu próprio plano de delegação. Depois de chegar a esse estágio, você terá as informações certas. A seguir, vamos ver como compartilhar essas informações com a pessoa a quem você está delegando. Até a próxima lição. 14. O que dizer: Você tem que comunicar sua delegação. E dissemos que delegar tem a ver com responsabilidade, não com tarefas. Isso merece uma conversa. Você ligará com seu funcionário para explicar qual é a sua delegação. E para fazer isso, você também deve preparar a estrutura de reunião adequada. Lembre-se de que você não chama uma missão para uma comunicação unidirecional. Este não é um memorando falado. Isso é uma conversa. Comece explicando que você tem algumas novas áreas de trabalho nas quais acredita que elas terão sucesso. Talvez seja por causa de algo que eles já estão fazendo ou algo que disseram a você no passado ou talvez tenham dito expressamente que querem fazer esse trabalho. Lembre-se de que essa é uma oportunidade para eles. Então, apresente-o à luz dessa oportunidade. Em seguida, explique o trabalho usando a estrutura que abordamos na lição anterior. Uma rápida reiteração do que usamos. Queremos que você publique nas redes sociais porque isso aumenta o reconhecimento da nossa marca. Fazemos isso porque queremos ver um aumento nas vendas, maior interação com nossas postagens e um crescimento regular de seguidores. Mediremos o sucesso por meio de curtidas, compartilhamentos, cliques em páginas de destino, tempo no site e taxas de conversão. Para conseguir isso, recomendo que você crie postagens que façam perguntas, incentivem clicar em uma oferta atraente e façam com que nosso público queira voltar para ver mais. Descubra o que nosso público gosta de seguir nas mídias sociais e atraí-las adequadamente. Isso é muita informação. Então, depois de contar tudo isso a eles, você começa a dividi-lo em partes individuais. A melhor maneira de iniciar uma conversa é fazer perguntas. É mais fácil para a pessoa com quem você está falando responder perguntas que começar a fazer perguntas sozinha. Portanto, prepare algumas perguntas que sejam específicas, pois não são muito vagas, mas também abertas. Então, eles permitem que a pessoa pense em voz alta. Seguindo nosso exemplo de publicação em mídias sociais, você pode perguntar coisas como o que você acha importante na publicação em mídias sociais? O que mais você acrescentaria às diferentes formas de reconhecer o sucesso? O que você recomenda para os tipos de postagens que alcançarão isso? Você deve ter reconhecido que eu sou uma questão de criação em torno de cada parte diferente da instrução. Você quer que sua conversa analise essas quatro partes de como você reuniu essas informações. O objetivo é fazer com que a pessoa pense sobre o trabalho, tenha ideias e deixe-a entusiasmada. É importante ressaltar que você também quer permitir que eles façam perguntas. Na verdade, você quer incentivá-los a fazer perguntas. Ao sair da reunião, todos vocês devem saber quem está fazendo o quê. Você deve ser capaz de resumir o que você concordou e confirmá-lo. Você, como líder, deve saber como monitorar se as coisas estão sendo feitas. Sempre compre os resultados em vez da atividade em si. 15. Habilite o sucesso: Agora que você delegou o trabalho e concordou em como monitorar o desempenho. Você precisa garantir que a pessoa a quem você delegou esteja preparada para o sucesso. Você ainda é responsável por garantir que eles possam alcançar os resultados que todos concordaram. Para fazer isso, há quatro coisas principais que você deve fazer. A primeira é se comunicar com clareza. Nós abordamos isso na lição anterior, mas isso não termina com missão em que você está delegando o trabalho real. À medida que você orienta a pessoa, dá feedback treina, as mesmas regras de comunicação se aplicam. É sobre o que eles precisam alcançar em primeiro lugar, e você precisa continuar orientando-os nesse sentido. Garante que você também atribua a eles todos os recursos necessários. Garante que a pessoa tenha tudo o que precisa para realizar o trabalho corretamente. Isso pode incluir diferentes tipos de ferramentas, diferentes tipos de software, acesso a informações específicas ou acesso a pessoas específicas, bem como treinamento sobre todos os itens acima e sobre o trabalho em si. Você não tem permissão para pedir a alguém que faça algo e depois não fornecer os elementos essenciais para que isso seja feito. Portanto, faça uma lista de quais são esses recursos e verifique se eles estão disponíveis. Você deve permitir que eles tenham tempo para aprender. No início, a pessoa precisa aprender o básico, como fazer o trabalho. Também como eles reconhecerão o sucesso. Isso é algo com o qual eles precisam se acostumar. E, claro, como usar todas as ferramentas e recursos. Nos estágios iniciais. Eles provavelmente refletirão mais perto o que você os instruiu a fazer. Seja realista ao dar a eles tempo para aprender tudo isso. Então, à medida que aprendem e se acostumam com isso, podem encontrar sua própria maneira de fazer as coisas. Então, dê a eles esse espaço para experimentar algo novo e aprender algo novo. E, finalmente, certifique-se de elogiá-los e corrigi-los. Quando alguém está aprendendo algo novo, primeiro você terá que corrigir o que está fazendo. Sempre faça essas correções de forma construtiva. E certifique-se de que você também indique o que eles estão fazendo e que está funcionando bem. O risco é que, se tudo o que você está fazendo é corrigi-los, pareça que eles estão fazendo tudo errado, porque tudo o que eles ouvem é o que estão fazendo de errado. Portanto, certifique-se de elogiar e corrigir, para que eles saibam o que está funcionando bem e que continuem fazendo e onde precisam aprender algo novo ou ajustar seus comportamentos. . Comunique-se com clareza, atribua todos os recursos necessários, seja realista quanto ao tempo e torne seu feedback construtivo. Isso é o que fará com que a delegação funcione depois de você atribuí-la. 16. Medida: Quando você contrata uma nova pessoa, provavelmente tenha um plano de integração organizado em torno de um período de 90 dias em que a pessoa tenha tempo para aprender tudo o que precisa saber sobre como fazer o trabalho. Bem, a delegação também exige um período de integração. A pessoa a quem delegou precisa aprender algo novo. Seja uma nova habilidade, uma nova tarefa, uma nova ferramenta ou simplesmente um novo hábito, o que, aliás, não é tão simples. Acompanhe de perto o trabalho deles nos primeiros dias para que você possa identificar onde eles podem precisar de mais informações ou de uma simples correção. Dessa forma, ao dar um passo atrás e deixar que eles continuem com o trabalho, você pode ter certeza de que ele está sendo feito corretamente e não precisa microgerenciá-los. Lembre-se de que um dos desafios de delegar é que leva mais tempo do que fazer isso sozinho Por causa de todas as explicações e correções, abordaremos isso agora mesmo no estágios iniciais da delegação, e você eliminará esse problema por completo. Você pode não precisar de 90 dias para integrar a delegação, mas você deve fazê-la em etapas. duração desses estágios dependerá do trabalho em si e da frequência com que você pode medi-lo. É diário, semanal, a cada três dias e assim por diante? No início, você simplesmente quer ter certeza de que eles estão fazendo a coisa. Se essa é uma tarefa ou hábito novo para eles, eles precisam incorporá-la em seu trabalho diário ou regular. E o primeiro ponto é garantir que isso esteja acontecendo. Quando tiver certeza de que sim, revise a produção deles regularmente para poder comentar sobre o sucesso deles. Essa é aquela fase de elogios e correção. Você está analisando o efeito do que eles fazem e se isso trará ou está trazendo os resultados de que você precisa. Lembre-se do resultado acima das atividades. E, finalmente, você poderá dar um passo atrás e deixar a pessoa correr com ela. É quando você o insere no monitoramento geral do desempenho comercial. O dia-a-dia não depende mais de você. Deixe-os livres para fazer do jeito deles. O que você espera ver em sua empresa quando as coisas estão funcionando corretamente? Você já respondeu a essa pergunta. Era parte do plano de delegação em uma lição anterior. Você discutiu isso com a pessoa a quem está delegando e chegou a um acordo final sobre o que espera ver. Use isso para guiá-los nesse processo de aprendizado, medir o sucesso e, eventualmente assinar sua autonomia e água. Você delegou. 17. Sucesso empresarial ou sucesso técnico: Falando em medir o sucesso, vale a pena dedicar um momento para diferenciar o sucesso técnico do sucesso nos negócios. Você quer reconhecer tanto no seu pessoal quanto na sua equipe. E, inversamente, você quer ser capaz de diferenciar esses 11 estão funcionando e o outro não. Às vezes, alguém pode ter alcançado o sucesso nos negócios, mas ainda assim cometeu um erro técnico que pode piorar na próxima vez. Portanto, isso precisa ser corrigido. Ou se alguém fez tudo tecnicamente correto, mas sem o resultado certo, então claramente há um problema mais profundo a ser investigado. Sucesso técnico significa sucesso na execução da coisa. A coisa foi feita corretamente do ponto de vista técnico, por exemplo, se alguém está otimizando um perfil de mídia social, eles usaram o formato certo para as imagens? Eles usaram as palavras-chave adequadas ou estão escolhendo os links mais eficazes para o perfil? Isso é para que o perfil não apenas tenha uma boa aparência, mas também aproveite ao máximo todos os recursos disponíveis. Em outro exemplo, se alguém deveria fazer a contabilidade de uma empresa, ela listou corretamente os ativos e passivos? Eles estão rastreando adequadamente inventário, as faturas e assim por diante. Agora, o sucesso nos negócios é o sucesso no resultado da coisa. Você está alcançando os resultados finais desejados? Para o perfil de mídia social, o resultado comercial é um perfil de mídia social de ótima aparência, atraente e útil. Se o objetivo das contas de mídia social é interação e comunidade, isso que você deve procurar para determinar se está alcançando os resultados comerciais para o contador ou os resultados comerciais. são relatórios atualizados e precisos que são facilmente usados para declarações fiscais, planejamento financeiro e muito mais. Essa distinção não é importante apenas na delegação, é importante em toda a gestão da sua empresa. Mas, em particular, à delegação. Lembre-se de que parte da delegação consiste em treinar e entender seus funcionários, e ser capaz de falar sobre entender seus funcionários, e ser capaz as diferenças entre sucesso técnico e comercial é importante como parte do esse treinamento. 18. O que não fazer: É sempre importante saber fazer algo bem, pode ser igualmente importante saber como não fazer essa coisa, saber como fazer mal. Em outras palavras, ser explícito sobre quais erros evitar deve torná-los mais fáceis de serem percebidos e , portanto, mais fáceis de evitar. Vejamos alguns dos principais erros que você deseja evitar delegando por um ano. O primeiro é o depósito de mão de obra. Já abordamos isso neste curso. E eu realmente não quero que você esqueça isso agora. Não dê muito trabalho a alguém e depois peça que ele simplesmente fuja e descubra. Você quer ser seletivo no que delega. Você quer ser específico no que delega. E se você precisar delegar uma lista mais longa de coisas, convém fazê-las uma vez e dar a devida atenção a cada uma. Ao mesmo tempo. Você quer ter certeza de que não está microgerenciando. Não os monitore tão de perto nunca deixar a pessoa livre para trabalhar sozinha, enquanto deseja monitorar progresso até o ponto em que a pessoa seja autônoma. Isso não é o mesmo que acompanhar cada pequena ação, cada pequeno passo em cada momento de seu trabalho. Você precisa deixar que eles aprendam fazendo. Tente evitar qualquer sensação de competição insalubre. Não enfatize o quão fácil foi para você fazer isso todos esses anos. Ou não diga o quão boa outra pessoa está fazendo isso. A pessoa a quem você está delegando terá uma curva de aprendizado. Então, deixe que eles tenham sua curva de aprendizado. Não defina uma expectativa de quão eficientes, eficazes, rápidos ou fabulosos eles devem ser desde o primeiro dia. Apenas deixe que eles descubram. E, finalmente, não deixe que o trabalho de parto volte. Não caia na tentação de retomá-lo. A pessoa a quem delegou provavelmente terá dúvidas quando chegar até você com perguntas. Não faça isso apenas por eles. Na verdade, você também nem sempre quer apenas responder à pergunta. Não distribua as respostas. Não remova a oportunidade de essa pessoa aprender. Em vez disso, ajude-os a responder à pergunta que é essencial para o treinamento, parte da delegação é fazer com que a pessoa que você está delegando entenda todas as implicações do trabalho e como tomar decisões. sobre isso. Enquanto você espera que a pessoa a quem você está delegando seja completamente autônoma, observe esses quatro erros e faça tudo o que puder para evitá-los ou corrigi-los. Se você cair na armadilha. 19. Projeto final do SS: Você já sabe tudo o que precisa saber para poder delegar de forma eficaz. Agora, você pode colocar tudo em prática com seu projeto final. Seu plano de delegação deve incluir o que delegar, como se comunicar e os recursos que você precisa compartilhar e como você os disponibilizará. A boa notícia é que você já fez muito desse trabalho. Vá pegar sua planilha sobre o que delegar e sua planilha de como delegar. O que você tem sobre esses dois é a primeira parte do seu trabalho. Para seu projeto final, você reunirá tudo em um plano abrangente que mostrará o que você está delegando ao trabalho que decidiu que não quer mais fazer. Por que esse trabalho é importante. Você encontrará isso na sua planilha anterior. Por que o trabalho está mudando? Ao mudar, quero dizer, você está delegando isso. Então, por que essa mudança? Por que você está delegando isso? E, finalmente, os recursos necessários. A planilha permitirá que você preencha quais recursos são necessários em termos de ferramentas, software, habilidades, informações e pessoas. Isso é tudo que você precisa fazer. Agora é a sua vez, conclua seu projeto final e vá delegar. 20. Conclusão dos SS: Parabéns, você concluiu este curso sobre delegação. Você aprendeu tudo, desde por que e como delegamos até como superar os desafios, tanto táticos quanto psicológicos. Sua próxima etapa é concluir seu projeto de classe, seu plano de delegação e compartilhá-lo com os outros alunos desta turma. Use o quadro de discussões para enviar seu projeto final e fazer perguntas ou compartilhar sua experiência. Você pode baixar os modelos de exercícios que estão conectados a este curso e, na verdade, guardar algumas cópias extras em uma gaveta ao lado de sua mesa sempre que enfrentar um novo desafio de delegação, retire-os e use esse método. Você sempre pode entrar em contato comigo aqui mesmo através do site. Estou ansioso para ouvir de você, ouvir sobre sua experiência em fazer este curso e ver todos os seus projetos finais. Para dicas regulares de negócios, você pode assinar meu e-mail semanal na terça-feira sobre sua empresa, 30 minutos para trabalhar em sua empresa e não em sua empresa. Acesse meu site ou gpt.com e clique no botão de inscrição ou pergunte-me e eu assinarei se o vídeo for seu formato preferido. também estou no YouTube em um canal chamado Por enquanto, também estou no YouTube em um canal chamado consultor corner. Feliz delegação.