Transcrições
1. Introdução ao curso: Você está escrevendo uma
carta do projeto e está tendo dificuldade em documentar os objetivos
mensuráveis do projeto, escopo
do projeto, os requisitos de
alto nível e o bim do projeto. Você precisa de
orientações específicas sobre o que deve ou não ser incluído nos objetivos
do seu projeto. Você deseja criar uma declaração de
escopo do projeto que esteja completa e considere todos os
aspectos do projeto. Se sua resposta for sim
a essas perguntas, você veio
ao lugar certo. Como gerente de projeto, você sempre
documentará e criará uma carta de projeto com a
primeira etapa de qualquer projeto, ou a carta típica do projeto
inclui todos esses componentes. Neste curso, você
aprenderá objetivos mensuráveis
do projeto, escopo
do projeto, requisitos
de alto nível, nome do gerente de
projeto e nível de
autoridade
e equipe do projeto. Escrever os
objetivos do projeto exige ações claras, mensuráveis e
realistas que o projeto
precisa alcançar. Uma
instrução de escopo do projeto define o comprimento e a amplitude
do projeto. Os requisitos são basicamente
as expectativas que seu projeto deve entregar. É crucial identificar departamentos e equipes quando
você inicia seu projeto. Esses componentes da carta do
projeto são lidos pelo patrocinador do projeto e
pelo comitê de aprovação. E com base no que
você documentou, eles aprovarão
ou rejeitarão seu projeto. Agora, vi vários projetos sendo
rejeitados porque os objetivos não são nada além uma descrição do que
precisa ser alcançado. escopo do projeto não
está bem definido. Todos os requisitos de
projeto de alto nível não
estão claramente articulados. Esses componentes da carta
do projeto documentados por alguns
dos gerentes de projeto experientes, mas eles falharam. O motivo do
fracasso deles é simples. Seus objetivos do projeto, declaração de
escopo, requisitos
de alto nível
e composição
da equipe do projeto não foram pensados. Eles estavam incompletos. Os gerentes de projeto não prestaram muita atenção explicando e convencendo seus aprovadores que seu projeto
era crítico. Como resultado, a documentação deles
não conseguiu impressionar. Se você quiser que as
cartas de seu projeto pareçam abrangentes. Se você quiser que os
objetivos do projeto, a instrução do escopo, os requisitos de
alto nível
e a
composição da equipe forneçam
uma imagem completa. Se você quiser que esses componentes acionem ações imediatas
da gerência sênior para aprovar seu projeto, financiado
e promovido. Você deve fazer este curso. Executei vários
projetos 100 no setor, e cada uma das minhas cartas de projeto
foi aprovada,
financiada e promovida instantaneamente pela gerência sênior. E estou feliz em compartilhar
meu conhecimento e experiência com você em virtude desse treinamento com essas informações
básicas do que você aprenderá
neste curso e por que
isso é importante. Começaremos nossa jornada de
aprendizado.
2. Escreva objetivos eficazes: Objetivos mensuráveis do projeto. Definir objetivos de
projeto cristalinos é fundamental para cada projeto. Nesta palestra, você
aprenderá quais objetivos
do nosso projeto, dicas a serem lembradas ao
criar esses objetivos e vincular os objetivos do projeto às metas
estratégicas da
sua organização. Então, vamos começar com
a primeira pergunta. Quais os objetivos do nosso projeto? Quando você
documenta a descrição dos resultados do projeto, você articula os
critérios de sucesso do seu projeto. No entanto, se você tivesse
notado, a descrição desses resultados está
escrita de forma subjetiva. Não há objetividade nisso. E essa é a principal diferença entre a descrição dos resultados do projeto
e os objetivos do projeto. Os objetivos do projeto são ações específicas,
mensuráveis, realizáveis ,
realistas e
limitadas a tempo que o projeto
precisa alcançar. Você pode reconhecer que os
termos específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas
e limitados a tempo podem ser abreviados como inteligentes. Essa é a chave.
Os objetivos do seu projeto devem ser inteligentes. Os objetivos do projeto podem ser articulados como objetivos comerciais
não relacionados ao
nível de serviço , relacionados à
qualidade, relacionados com
finanças , relacionados à
qualidade, relacionados com
finanças
ou satisfação do cliente. Gosto de chamar esses objetivos do
SQ FC,
que são objetivos de nível de serviço, qualidade ,
finanças e
satisfação do cliente. objetivo relacionado ao nível de serviço se
concentra em fechar seu projeto
em uma data específica. Por exemplo, nosso
objetivo é completar
as diretrizes
regulamentares do Dodd-Frank para 100% em nossa organização até
o final do primeiro trimestre. O
objetivo relacionado à qualidade se concentra em melhorar os aspectos de
qualidade da sua organização. Por exemplo, melhorar o índice
de qualidade do seu processo em 20%. Como o nome sugere, os objetivos
financeiros se
concentram nos retornos financeiros
do projeto. Estes podem ser objetivos de redução de
custos ou de redução de custos. Estes podem até estar
focados em objetivos relacionados à melhoria
das receitas, lucros, etc. Por exemplo, reduzir
o custo
da viagem 15% até o final deste ano. Um objetivo
relacionado à satisfação do cliente se concentra em medir a
satisfação do cliente. Por exemplo, melhorar
o Net Promoter Score, popularmente conhecido como NPS, de seus clientes em
dez pontos base, até o final deste ano. Essas quatro categorias geralmente renda passa pela maioria
dos objetivos. Mas, dependendo da
sua indústria, campo de trabalho ou empresa, pode
haver mais categorias. Além disso, seu projeto pode ter um ou muitos
desses objetivos. Vejamos algumas dicas
para criar esses objetivos. Seus objetivos podem ser
quantitativos ou qualitativos. Os objetivos quantitativos lidam com números e podem ser
medidos facilmente. Por exemplo,
os objetivos financeiros são mensuráveis. Você pode ver facilmente
se seu projeto está cumprindo seus
objetivos financeiros não. Quantitativos, os objetivos
são subjetivos. Por exemplo, quando você melhora o índice de satisfação do cliente, você pode usar uma escala de classificação de
um a cinco ou um a dez. Portanto, a primeira dica
é garantir que os objetivos do
seu projeto
sejam mensuráveis. Como discutimos anteriormente, será útil se eles
seguirem o princípio inteligente. A próxima
dica importante é manter seus objetivos mais realistas. Se o objetivo for
muito fácil de alcançar, isso pode dificultar o envolvimento
dos membros da equipe. Se for muito difícil, sua equipe pode perder a
motivação para alcançá-lo. Ele tem que manter
o equilíbrio certo. Para ser honesto,
não há ciência por trás disso. Você precisa observar,
ouvir, absorver e assimilar de partes interessadas e especialistas no assunto. Dica número três,
defina prazos claros para marcos e
conquistas importantes sempre que possível. Estabelecer
datas-alvo claras é fundamental e manter a bola
rolando em seu projeto. Dica número quatro, mantenha os objetivos simples
e diretos. Objetivos complexos e complicados podem parecer ótimos, mas podem não fornecer
uma imagem mais clara do que você planeja alcançar
em seu projeto. Vinculando os objetivos do projeto às suas metas
estratégicas organizacionais. Depois de definir
os objetivos do projeto, você deve olhar para eles de
uma perspectiva holística. Pense em como o objetivo
do projeto está ajudando sua organização a apoiar
ou atingir sua meta geral. Você pode trabalhar com as
partes interessadas do projeto para configurar o vínculo necessário entre
os objetivos do projeto
e as metas organizacionais.
3. Escreva Declaração de escopo do projeto: Escopo do projeto.
Vejamos esse exemplo. Quando uma empresa começa a
construir um prédio, ela coloca uma cerca
em seu perímetro. Esta cerca indica um limite dentro do qual o edifício
será construído. Também permite que pessoas
fora do projeto saibam que há trabalho
acontecendo nessa área. Definitivamente que a
construtora não
fez nada além de
escopo de sua área de trabalho. Nesta palestra, falaremos
sobre o que é escopo do projeto. Por que isso é importante? Como documentar o escopo de um projeto? Vamos começar. O que é escopo do projeto? Como você viu
no exemplo de
construção de um edifício, um escopo de projeto define um
limite para seu projeto. Você articula o que está no
escopo e fora do escopo. Depois que o escopo for finalizado e documentado e a
carta do projeto for assinada, você não fará nenhuma alteração. Se as partes interessadas solicitarem a
modificação do escopo do projeto, você colocará a
solicitação deles
no processo de gerenciamento de alterações. Por favor, não diga sim
à solicitação de modificação do escopo imediatamente. Se você disser sim,
provavelmente está iniciando um fenômeno chamado fluência de escopo. Um estudo de
projetos falhados indicou que fluência do escopo é por isso que mais de
60% dos projetos falharam. O que é fluência do escopo? Você diz que sim e adiciona
algum novo trabalho no escopo. Sua equipe volta e
completa a coleta,
compilação, análise e
emissão de relatórios de dados para esse novo escopo. Esse trabalho leva tempo e seu projeto não se move
mais para esse período. Quando você volta para
outra revisão do projeto com as partes interessadas, eles acabam perguntando por que você está demorando tanto para levar
o projeto adiante. Eles não estão cientes
das bases necessárias para
dar vida ao novo escopo
e, assim, começam a perder o
interesse pelo projeto. Eventualmente, o projeto
acaba como um projeto com falha
devido à fluência do escopo. E sim, essa é uma
ocorrência comum em todos os projetos. Quando você coloca a solicitação de alteração de
escopo no
processo de
gerenciamento de alterações, o
painel de controle de alterações se envolve na determinação de se as alterações
solicitadas são críticas. Se for, o painel de
controle de alteração aprova a solicitação de alteração, é somente então você poderá modificar
o escopo do projeto. Essa estrutura formalizada
evita que alterações triviais sejam incluídas e garante que apenas mudanças essenciais
sejam incorporadas. Por que o enfrentamento é importante? Como acabamos de discutir, documentar o escopo em uma carta de projeto
evita a fluência do escopo. Esta é a primeira
razão pela qual o escopo é essencial. A outra razão é que, à medida que você avança em sua jornada de
projeto, algumas partes interessadas
podem dizer que
estavam assumindo esse projeto. Cobriremos mais algumas áreas. É aqui que você pode mostrar
a eles o
charter do projeto assinado com as áreas que foram decididas e
acordadas para estar no escopo
e fora do escopo. Como escrever um escopo de projeto? O escopo do projeto
tem dois componentes. Você precisa documentar o que está no escopo e o que está fora do escopo. itens que você incluir em seu projeto serão listados
na seção no escopo. E aqueles que você não
inclui no projeto, serão incluídos na seção fora
do escopo.
4. Escreva requisitos de alta nível: Requisitos de alto nível. Vejamos o exemplo
de construção. Quando você está
construindo um edifício, certas condições
ou tarefas devem ser atendidas para garantir que o edifício
esteja bem construído. Estes podem ser, o
edifício deve ter boa durabilidade
e resistência. Em outras palavras, todos os seus
componentes, como lajes, paredes, colunas, etc.,
devem garantir a segurança. umidade pode reduzir a vida útil de um edifício em grande medida. Os edifícios devem ser
construídos de tal forma que haja
resistência suficiente a essa umidade. Deve haver
isolamento adequado para calor,
som, fogo, frio, etc Estes são os requisitos de alto
nível do seu projeto de
construção de edifícios. Quais são esses requisitos
de alto nível? Quais são as
diferentes técnicas para reunir esses requisitos? Como analisar os requisitos
reunidos e como documentar esses requisitos de alto nível é o que você aprenderá
nesta palestra. Vamos começar. Quais são os
requisitos de alto nível? Os requisitos são uma descrição do que seu projeto
deve fornecer. Esses requisitos podem vir
dos objetivos do projeto. Os requisitos também podem vir
de partes interessadas do projeto, clientes ou qualquer parte. Seu trabalho é reunir requisitos
precisos. Sua exigência não deve
estar incorreta nem excessiva. Suponha que seus requisitos
estejam incorretos, suas partes interessadas
ficarão altamente insatisfeitas. Se eles forem excessivos, seu projeto custará mais alto e também levará
mais tempo para ser concluído. Alguns dos principais
desafios que você pode enfrentar enquanto estiver
reunindo requisitos são que as partes interessadas
podem não ser capazes definir seus requisitos com a
maior precisão que deveriam. Eles só podem fornecer alguns requisitos e
perder os outros. Algumas partes interessadas podem fornecer requisitos de grau
contrário. Algumas partes interessadas podem
fornecer todos os detalhes e alguns podem apenas requisitos de
nível superficial. Você não pode incluir todas as partes interessadas
no processo de
coleta de requisitos. Indivíduos que não estão em sua lista de partes interessadas podem pressionar U para adicionar seus requisitos de
produto. Apenas esteja ciente
desses desafios. Tudo o que você precisa fazer é
garantir que os requisitos você reúne possam completar o
sentido para seus projetos. Quais são as técnicas para reunir
requisitos de alto nível? As técnicas descritas aqui
podem ser usadas em conjunto com requisitos detalhados e de
alto nível para o projeto. A primeira técnica é se
reunir com o patrocinador do projeto. É o patrocinador do projeto que é responsável e
responsável pelo projeto. É o patrocinador do projeto
que aprova o orçamento, os recursos e o gerente de
projeto. É o patrocinador que remove qualquer bloqueio potencial
para o projeto. É também o patrocinador que está interessado no sucesso
do seu projeto. Você deve buscar uma
compreensão do que o patrocinador está procurando
alcançar com este projeto. reunião ou uma chamada
com o patrocinador
ajudará você a capturar requisitos
críticos. Reunião com as partes interessadas. partes interessadas são as
partes afetadas do seu projeto. Portanto, capturar requisitos
deles é fundamental. Você pode usar várias técnicas para capturar os requisitos. Essas técnicas
incluem grupos focais, entrevistas,
pesquisas por e-mail, entre outros. Observações do projeto. À medida que você reúne
detalhes para documentar os objetivos
do projeto, requisitos de
alto nível, etc. Você obterá uma compreensão
justa do que se
trata o projeto. Essas observações ajudarão você a criar requisitos de alto nível
para o projeto. Como analisar os requisitos
reunidos ao documentar uma carta
do projeto, você está na
fase inicial do seu projeto. Portanto, não precisamos
capturar cada
pequeno requisito. Tudo o que precisamos capturar são
os requisitos de alto nível. O que você deve garantir é que os requisitos capturados
estejam fazendo sentido. Se não estiverem, você pode
provar às partes interessadas relevantes um pouco mais para buscar sua orientação e clareza na compreensão de
seus requisitos. Como documentar requisitos
de alto nível. Pontos-chave a serem lembrados, para documentar
os requisitos de alto nível corretamente. Os requisitos documentados devem ser fáceis de entender e seguir. Eles devem ser claros e imparciais. Você pode organizá-los
em categorias, se necessário. Mantenha os requisitos
em um nível alto. Nesta fase, nos
estágios futuros do seu projeto, você terá a
oportunidade de fornecer uma visão geral detalhada
de cada requisito.
5. Escreva o nome de gerente de projeto e nível de autoridade: Nome do gerente de projeto
e nível de autoridade. Depois de documentar os objetivos
mensuráveis do projeto, escopo e os requisitos de alto nível, agora
é hora de
documentar o nome do
gerente de projeto e o nível de autoridade. O nome da pessoa que
recebeu a autoridade para liderar o projeto deve ser documentado
em sua carta do projeto. É o gerente de projeto. Seria melhor
se você documentasse as seguintes responsabilidades do
gerente de projeto. Breve descrição do trabalho do gerente de
projeto e da autoridade
do gerente de projeto. Você pode perguntar qual
é o motivo para discutir a autoridade
do gerente de projeto? Essa é uma boa pergunta. Na maioria das organizações, os gerentes de
projeto
pertencem a diferentes departamentos. Eles não pertencem
ao negócio. E como eles não
pertencem ao negócio, eles não têm a autoridade
hierárquica necessária para decidir o orçamento, cronograma ou mesmo o pessoal. Mas como o
gerente de projeto lidera o projeto, o patrocinador deve dar
essa posição do que a autoridade
necessária para fazer a escolha certa
no momento certo. Embora essa autoridade,
você
duraria apenas até o projeto durar, é essencial fornecer
essa autoridade para essa função. E você deve documentar uma descrição do que o gerente de projeto
está autorizado a fazer.
6. Escreva detalhes da equipe do seu projeto: Equipe do projeto, é
crucial identificar os departamentos e equipes envolvidas no projeto
no início do projeto. Nesta palestra, documentaremos os departamentos envolvidos no projeto e qual
o papel que
eles desempenham durante o projeto. Vejamos um exemplo. O
grupo de serviços de
tecnologia e gerenciamento de instalações trabalhará com o gerente de projeto para identificar e avaliar as soluções
disponíveis. Representantes do departamento de risco
corporativo
foram nomeados para ajudar a garantir
riscos potenciais. A aquisição
e a equipe jurídica trabalharão juntas para liberar o pedido de proposta,
adquirir a solução e mantê-la em um contrato
juridicamente vinculativo com o
gerenciamento de instalações de janelas e TI instalará os leitores
de cartões de dados em cada andar. recursos humanos
ajudarão
a fornecer os dados relevantes dos funcionários para entregar
os cartões de dados para todos os funcionários. As
equipes de negócios e folha de pagamento trabalharão com a TI e o fornecedor para personalizar os requisitos de
relatórios. pagamento de negócios,
recursos humanos. E a TI implantará
a solução e
eliminará possíveis problemas durante
a implantação da solução. Neste exemplo, você
descobrirá que o departamento está associado às
atividades do projeto estão listadas. Eles são Gerenciamento de Instalações, Serviços de
Tecnologia ou TI, escritório de gerenciamento de
projetos , risco
corporativo,
compras, recursos legais ,
humanos, negócios,
folha de pagamento e o fornecedor. Além de listar
esses departamentos, eles também documentaram função de alto nível
dos Departamentos
durante a execução do projeto.
7. Mini projeto: Muitos projetos. Agora que você está totalmente ciente de todas as etapas necessárias para
documentar os objetivos mensuráveis do
projeto, o escopo
do projeto, os requisitos de alto nível e a equipe do projeto. Aqui está um mini-projeto
que pode transformar seus aprendizados em
realidade. Primeiro. Com base em seus
aprendizados deste curso, faça uma lista de fazer e não fazer a documentação
dos objetivos do
projeto,
escopo, requisitos de alto nível
e equipe do projeto. Quando sua lista estiver pronta,
documente esses componentes. Se você já estiver
trabalhando em um projeto, essa atividade pode ser
executada para esse projeto. Ou se você não tiver um projeto, você pode pensar em um cenário
fictício. Na prática, suas habilidades
recém-aprendidas.
8. Conclusão do curso: Conclusão. Então, chegamos ao
final deste curso. Vamos recapitular seus aprendizados. Você começou esta
jornada do curso entendendo como escrever os objetivos apropriados
do projeto. Em seguida, você aprendeu a escrever uma instrução de
escopo de projeto adequada. Além disso, você aprendeu a
capturar os requisitos do
projeto de alto nível. Em seguida, foi saber por que é
importante documentar nome
do gerente de projeto
e o nível de autoridade? Ao final deste curso, você aprendeu o que acontece na
criação de uma equipe de projeto. Esse era o diário geral
do curso. Chegamos ao
final deste curso. Por favor, compartilhe sua avaliação e eu o verei
no próximo curso.
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