Sept étapes fondamentales pour chaque événement

1. Qui suis-je et qui peuvent bénéficier de ce cours: Bonjour, je m'appelle Georgia. C'est ma deuxième classe ici dans Skillshare, ensemble d' étapes fondamentales pour tous les fans. J'ai plus de dix ans d' expérience en tant que manager. J'ai organisé un nombre incalculable d'événements d'entreprise, de conférences, team building, d'événements éducatifs, événements gouvernementaux et de festivals de musique. J'espère que mon expérience de ce que j'ai partagé ici vous aidera à gagner du temps et à faciliter votre travail. Qui peut bénéficier de cette classe ? Ce cours s'adresse à tout le monde, aux gestionnaires, aux coordonnateurs de l'assistance, aux blessures, ou simplement aux personnes qui pas d'expérience dans la gestion d'événements, ne connaissent pas les étapes ou ont simplement la moindre idée que, oui, nous devons accueillir le casting. Nous devons les nourrir. Nous devons fournir un endroit où dormir. Mais je ne sais pas exactement comment cela va se passer dans la façon de rendre le processus plus facile pour tirer le meilleur parti de leur temps. Cette classe est débutant au niveau MET car elle donne cette base solide que les gens peuvent utiliser pour exécuter avec succès. 2. Type d'événements pour ce cours: Pour notre classe, je divise les événements en deux types. Les événements externes sont organisés par des personnes ayant plus d'expérience dans le travail principal pour organiser des événements. Disons une conférence. Ce sont les défilés de mode du Congrès, les festivals de musique, événements gouvernementaux, les événements éducatifs, premières de films, ce genre de spectacles. Nous partirons de côté. Et nous sauterons dans le monde de l'entreprise où nous pourrons trouver toutes sortes de réunions telles que des réunions de stratégie, des réunions d' actionnaires, des réunions d' équipe dans votre bureau ou quelque part. en dehors de la ville, ou même dans un autre pays. Il y a un processus organisationnel derrière cela. Imaginons que vous souhaitiez inviter vos clients, présenter quelque chose de nouveau. Vous avez inventé. Les autres types de réunions accompagnent pourraient être des team buildings, des formations, des programmes d' incitation, des événements de réseautage, des dîners, des cocktails. Tout ce que vous pouvez attendre d'une entreprise. Bien sûr, c'est le processus organisationnel et quelqu'un doit faire le travail. Et la plupart des entreprises qui ne disposent pas de quelqu'un spécifiquement pour des événements parce qu'ils sont parfois rares. Vous n'avez tout simplement pas assez de travail pour cette personne. Donc, lorsque cet événement se présente, il suffit de former une équipe. Vous l'exécutez. Mais les personnes sans expérience peuvent passer beaucoup de temps. Cela peut être très stressant. C'est donc une sorte de structure. Ces étapes vous donneront la confiance nécessaire pour exécuter un événement réussi. 3. Étape 1 Informations: Quelle est la première étape ? La première étape est l'information. Et pour moi, c'était l'une des étapes les plus importantes que vous puissiez faire. Si vous le négligez ou si vous n'obtenez pas assez de détails, cela rendra votre travail beaucoup plus difficile. Stressant. Nous sommes souvent entrés dans une situation où vos bals décident d' organiser un événement, d'inviter , disons que vos clients, qu' il réfléchisse davantage à l' objectif et au résultat qu'ils veulent obtenir. Mais à propos du processus. Ici, vous aurez le rôle de premier plan. Voyons de quel type d' information avons-nous besoin ? Mise à jour ? Quelle est la période ? Est-ce un jour, deux jours, trois jours, où les gens seront hébergés ? Comment allons-nous couvrir cet hébergement ? nombre de personnes que vous allez acheter sera le processus d'inscription. Quelle sera la durée de la conférence Spark ? Quels aliments et boissons nous couvrirons ? Allons-nous organiser des incitations ou des divertissements pour eux ? Quel sera l'ordre du jour général ? Premier jour, deuxième jour, troisième jour. Nous allons couvrir, accompagner les gens. Peer pour nos participants. Tout ce que vous pouvez penser, la façon la plus simple que je puisse penser est d'imaginer chaque heure de cet événement. Vous devez savoir où se trouvent vos invités et ce qu'ils peuvent faire. Tout. 4. Étape 2: La deuxième étape consiste à créer un plan qui vous fera gagner beaucoup de temps. Je recommande d'avoir un responsable d'événement qui rassemble toutes les informations. Je recommande également d' avoir une équipe dans laquelle vous pouvez rompre toutes les tâches et simplement les diviser. Vous pouvez avoir une personne responsable de la communication avec une estimation et du processus d'inscription sur l'autre pour une fondation. Troisièmement, pour la nourriture et les boissons, pour les bars de conférence et les équipements techniques. Pour les programmes de divertissement, les programmes d'incitation. C'est beaucoup de travail. Si vous décidez de le faire seul, cela vous prendra probablement beaucoup de temps. Et au moment des gencives cuvettes, vous serez très étiré et fatigué. Demandez comment. Une autre chose que vous devez planifier est la date limite d'une tâche que vous aurez. Si vous rassemblez votre équipe, asseyez-vous et discutez du type de tâche qui apparaîtra et du type de tâches qu'elles ont pour leur rôle. Par exemple, le responsable de l'hébergement sera responsable de savoir combien de chambres vous disposez dans l'hôtel. Y a-t-il des chambres Shingo avec de grands lits ou des chambres lits jumeaux ? Quel genre de vues et de performances ? 1er étage, troisième étage. Il se peut que vous ayez des personnes qui sont préférées au niveau inférieur. Petites chambres honnêtes, les studios supportent toutes ces informations seront en une seule personne au moment venu. Il vous fournira tout ce qui est en détail. Elle sera également responsable de l'hébergement lorsqu'ils viendront. Il y a souvent des changements. Les gens voulaient changer de chambre ou ils viennent avec leur sage sans vous le dire, cela nécessite de l'attention et la gestion de la hanche avec l'hôtel. Ce sera beaucoup plus facile. Vous clignez des yeux sur ces personnes dans ces responsabilités. Et bien sûr, le plan de communication est très important. Vous devez communiquer en interne au sein de l'équipe et en externe. Vous devez connaître les responsabilités de chaque membre. Et ils doivent le savoir. 5. Étape 3 Budget: Une autre étape. La situation budgétaire, dans laquelle vous pouvez vous attaquer, c'est sans limites. Comment celui-là de sentir que vous pouvez dépenser autant que nécessaire. La deuxième situation est d' avoir un budget irréaliste, ce qui ne vous permet pas de faire grand-chose. Dans ce cas, vous devez avoir une conversation dure avec votre patron. Il suffit de présenter en détail pourquoi la camionnette qu'il veut peut être tenue au besoin. Pour mener cette bataille. Je recommande de tout placer dans un tableau Excel. Présent en détail Si vous pouvez économiser de l'argent à l'intérieur, vous pouvez vous syndiquer pour inclure la fondation, la conférence pour le Tinkle VD, les aliments et les boissons, y compris les déjeuners, dîners, cocktails, café pauses, toutes les commandes supplémentaires que vous pourriez couvrir. Programmes incitatifs, programmes divertissement, forfaits dédiés, présence VIP, décoration, toutes les choses neuronales, toutes les choses nécessaires à l'exécution de votre événement. Vous pourriez économiser de l'argent ici et là. Mais n'oubliez pas quel est l'objectif de l'événement, ce qui est attendu en conséquence. En fin de compte. Vous souhaitez avoir de la quantité pour des formations de qualité. Vous voulez avoir un bel hôtel où les gens se sentent à l'aise. Vous voulez avoir un programme de divertissement impressionnant. Si vous êtes un budget, c'est irréaliste. Mettez-le complètement et présenté à votre patron. Dites-lui pourquoi le financement limité ne servira pas le désir doré de faire. Ils sauront où ou vous pouvez économiser de l'argent et où. Ce n'est pas une bonne idée. Après tout, ils ont un objectif pour cet événement. Économiser de l'argent et gâcher ça, mettre cela en péril. Indiens, votre école de bal. Maintenant que vous êtes en train de trouver leur bataille. 6. Étape 4 F&B: L'étape suivante est la nourriture et les boissons. Celui-ci est très important parce que vous ne voulez pas avoir à vous faire sortir de la faim ou de la soif. Ici, nous incluons le petit-déjeuner, le déjeuner, le dîner, les pauses-café, les cocktails et les boissons supplémentaires. Le petit-déjeuner est facile. La plupart des portes sont que vous avez une table de bloc, un déjeuner et un dîner. Vous devez décider si ça va être un menu, table de bloc ou notre voiture. Si vous avez une conférence ou avant le déjeuner et que vous avez planifié des activités après le déjeuner, je vous recommande de faire la fente sur table de bloc et le menu Dina. Unique également à pair, si vous allez couvrir le coût des boissons qu'il offrira. N'oubliez pas que vous devez faire la guerre dans la salle de conférence. Ou la partie de votre conférence ne devrait pas durer plus d' une heure et demie. Les pauses-café peuvent être Blaine juste draine ou largeur des aliments pour les doigts. Mais si vous avez plus d'une pause-café, la nourriture doit être différente. À chaque pause. Vous devez savoir tout ce que vous allez couvrir commandes supplémentaires du hall, exemple du café, des formations douces, des cocktails. Vous pouvez avoir une limite pour couvrir le café et les boissons gazeuses et toutes les boissons alcoolisées seront à leurs propres frais. Vous devez savoir s'il y a des allergies parmi les yogas, s'il y a des végétaliens ou végétariens. Si vous ne disposez pas de ces informations, assurez-vous de planifier à l'avance quelques repas végétariens ou végétaliens. 7. Étape 5 Communication: La cinquième étape, c'est la communication. La communication, comme dans toutes les parties de notre parole, est très importante, mais je voulais l' inclure parce qu' ici, elle est toujours très essentielle. Tout d'abord, je vais parler de la communication au sein de l'équipe. Imaginez une situation où dix ou 20 personnes annulent leur participation. Vous avez 20 invités, moins. La personne qui gère son logement doit informer la personne d' augmenter la gestion des aliments et des boissons auxquels 20 personnes ne viennent pas. Déjeuner, dîner, cocktails, pauses-café, où qu'il y ait. Il y a une chance d' économiser de l'argent. Et aussi pour réorganiser les tables. Il est très important de synchroniser les informations. Donc, une moitié souvent des réunions et des mises à jour vos enregistrements en fonction de vos progrès ou de vos changements. La communication avec les suppositions est également cruciale. Vous devez les informer, leur donner vos informations sur ce qui s'en vient, quelles sont les étapes et quels sont les délais. Ils doivent également avoir un point de contact pouvoir vous joindre s' ils ont des questions. Et cela va se produire. Je vous assure. l'autre côté, la communication est celle des défenseurs. Vous devez être négligé lorsque l'hôtel avec l'équipe pour l' équipement technique du responsable de la cuisine, de la nourriture et des boissons. Cette réception concerne toutes personnes impliquées dans l'exécution des événements. La création de ce lien fort vous aidera à mieux structurer votre événement et à l'exécuter plus intelligemment. Irrigation avec votre balle chancelant pour lui parce qu'il a besoin de signaler. Signalez souvent les jalons. Cela aidera à obtenir une image à moitié réaliste de ce qui se passe et de ce qui va mal ou bien. La communication est importante dans tous les aspects de notre vie. Ils ne pensent pas comme ce personnel aussi. 8. Étape 6: Ça craint. C'est le jour, le jour de l'exécution de l'événement. Je vais commencer par la veille. Créez un agenda interne pour votre équipe et tous ceux qui participent à l'événement sain d'organisation et d'exécution. Assurez-vous de présenter cet agenda et tout ce qui est pas à pas. Discutez avec le responsable de la VM , l'hôtel, la réception, le responsable de la nourriture et des boissons, avec les domestiques les personnes qui serviront le café dans le hall. Rendez-vous disponible pour eux. Avec cet ordre du jour, vous viendrez à Nate, étape par étape et heure par heure, votre événement. Ainsi, tout le monde saura quoi, où et où se passe la maison. Vous pouvez fournir des informations même inutiles avec cet agenda aux gens. Cependant, il se peut qu'il y ait une situation où quelque chose change et que ces informations les aideront. Il est très important quand on change de peur de coordonner cela par l'intermédiaire notre équipe avec le personnel de l'hôtel. Rendez-vous disponible pour eux, pour des questions, des changements, des problèmes. Si vous organisez tout bien et que vous sonnez, ces petits changements de problème nous résoudrons rapidement parce que vous aurez le temps, vous savez, que tout le monde sait que les responsabilités et les rôles. 9. Étape 7 Retour sur les commentaires: Dernière étape. La dernière étape est la rétroaction. J'ai inclus un sac à dos parce que pour un travail aussi dynamique, il est très important dans la façon dont les autres points de vue et la façon dont ils voient votre travail. Où vous pouvez faire mieux et où vous avez bien réussi. La prochaine chanson, vous passerez moins de temps là où vous avez bien fait parce que vous savez, nous avons les compétences et vous vous développerez là où vous ne l'avez pas fait. L'inquiétude. Les commentaires sont bons. Vous pouvez obtenir des commentaires internes de la part de votre équipe. Génial. Ils ne poseront pas de problèmes, ils auront ce qu'ils feront différemment la prochaine fois. Qu'est-ce qui a été difficile et qu' est-ce qui a pris trop de temps, ce qu'ils attendaient et ce qu'ils n'ont pas recueilli de commentaires de vos fournisseurs, personnel, de votre hôtel et de tous ceux avec qui vous travaillez ? Ils sont géniaux. Pensez-vous que c'était bien fait, bien organisé ? Avez-vous rencontré des problèmes au cours de notre organisation ? Devrions-nous envisager quelque chose que nous pourrons améliorer à l'avenir ? Recueillez les commentaires de vos invités. Utilisez les commentaires comme base pour vous améliorer et développer. 10. Le projet: Le projet de classe, je pense que c'est très, nécessite un peu de créativité et c'est très amusant parce que vous cherchiez dans les détails. Créez un agenda heure par heure. Comment il organiserait un trois jours pour bien plier pour une centaine de personnes avec l' objectif principal de teambuilding. Supposons que nous ayons une salle de conférence et demie. C'est à vous de décider si vous allez prendre des pauses-café ou non. Décrivez ce que je vais être, le déjeuner, mais les boissons que vous offrirez le dîner. Y a-t-il un moyen, pour les divertir, vous devez avoir du temps libre ou une sorte de société d'incitation. Quel genre de jeux de team building il inclura ? Quel genre d'enfants faut-il faire preuve de créativité. Si vous n'avez pas de budget, vous avez tout l'argent, vous gagnez, quelque chose dont les gens se souviendront. 11. Merci: Merci d'avoir regardé ce cours. J'espère que vous avez obtenu suffisamment d'informations utiles pour faciliter votre travail. Vous éviterez le stress dans l'Indiana et vous obtiendrez les grains de beauté de la récompense à temps. Je vous souhaite un événement couronné de succès. Si vous utilisez ces étapes, j'aimerais bien entendre vos commentaires. Merci.