Master Gmail, Google Calendar, and Notion for Project Management

1. Introduction to the class: Bonjour et bienvenue dans le cours de tâches administratives. Je suis très heureuse de vous voir ici. Je voulais juste passer en revue les sujets que je vais aborder dans ce cours, afin que vous sachiez si ce cours est pour vous ou non. Mais en gros, je vais aborder la gestion des GML, la gestion votre boîte de réception, comment, disons, configurer certaines automatisations, configurer l'absence du bureau, les signatures électroniques, etc., ou comment accorder l'accès si, disons, vous travaillez en tant qu'assistant virtuel et que vous avez besoin que votre client vous accorde l' accès à la boîte de réception ou des sujets tels que la gestion disons, configurer certaines automatisations, configurer l'absence du bureau, les signatures électroniques, etc., ou comment accorder l'accès si, disons, vous travaillez en tant qu' assistant virtuel et que vous assistant virtuel avez besoin que votre client vous accorde l' accès à la boîte de réception ou des sujets tels que des événements à l'aide de Google Mt, comment créer un événement, comment modifier l'EMN, comment trouver un moment approprié pour tout le monde, etc. Enfin, ce que je veux vraiment aborder au cours de ce cours, c'est l' un des outils de gestion de projet que j'utilise, appelé Notion. J'espère vraiment que ce cours sera utile. 2. How to Grant Gmail Inbox Access: Bien, une autre chose très importante que votre client doit faire avant de pouvoir commencer à gérer sa boîte de réception est de partager l'accès à la boîte de réception avec vous en tant qu'assistant virtuel Donc, s'ils souhaitent le faire avec leur compte Gmail, ils devront se connecter à leur compte , puis accéder à l' option Paramètres ici. Ils devront sélectionner les paramètres CO. À partir de là, ils devront sélectionner des comptes et les importer. Et ils auront l' option d'accès à votre compte ici. Ils devront donc ajouter un autre compte en cliquant dessus et en saisissant votre adresse e-mail ici. Cela permet de supprimer leur e-mail, envoyer des e-mails en leur nom. La seule chose que vous ne pourrez pas faire est de modifier les paramètres du compte Google ou de changer son mot de passe, mais pour tout le reste, vous pourrez le faire en leur nom. Ainsi, une fois que vous avez saisi l'e-mail auquel vous souhaitez donner accès, cliquez simplement sur Étape suivante. Et envoyez un e-mail à Grant Access. C'est ça. Vous allez recevoir une confirmation que l' accès est accordé, et la personne à qui vous avez accordé l'accès recevra cet e-mail dans lequel elle pourra accepter ou rejeter la demande. Bien entendu, s'il s'agit d'un assistant virtuel, vous allez toujours accepter la demande en cliquant sur le lien. Vous devez confirmer puis comme vous pouvez le voir dans le message, cela peut prendre jusqu'à 30 minutes pour que cela soit fait, mais une fois que c'est fait , vous pourrez voir la boîte de réception de votre client. 3. How to Create an Email Signature in Gmail: D'accord, créons ensemble une signature e-mail. Donc, encore une fois, nous allons accéder à l'option des paramètres ici et cliquer sur les paramètres C O. Dans la section générale, vous devrez faire défiler l'écran vers le bas jusqu'à ce que l'option de signature apparaisse. Donc pour moi, ce serait : est-ce que ça me manque ? Oui, je l'ai presque raté, mais je l'ai trouvé. C'est ici pour moi. Si vous n'avez pas reçu les signatures précédentes, vous ne verrez simplement aucune signature et vous en créerez une nouvelle ici. Commençons donc. Cliquez sur Créer une nouvelle signature, saisissez le nom de la signature. Alors, cliquez sur Créer. En général, vous souhaitez que votre signature contienne toujours votre nom, titre de votre poste, le nom de votre entreprise, vos coordonnées, c'est-à-dire votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, site Web et tout lien ou image pertinent sur les réseaux sociaux. Ainsi, vous pouvez également discuter de tout avec vos clients pour savoir ce qu'ils veulent exactement dans leur signature e-mail. Pour les besoins de cet exemple, je viens de saisir un modèle rapide. Cordialement, votre nom, titre de poste, votre société de remplacement, adresse e-mail, votre site Web et votre numéro de téléphone. Vous pouvez donc maintenant choisir le moment où la signature automatique doit apparaître. Donc, par exemple, s'il devait apparaître pour tout nouveau courrier électronique, je vais simplement cliquer sur ma signature, et sur les réponses ou sur le transfert, je vais également cliquer pour qu' il apparaisse dessus, et je vais simplement faire défiler la page vers je vais également cliquer pour qu' il apparaisse dessus, et je vais simplement faire défiler bas et cliquer sur les modifications sécurisées. Mettons-le donc à l'épreuve dès maintenant. Si je clique sur Rédiger un e-mail, ma signature est déjà là. C'est donc très utile si votre client ou vous envoyez des e-mails à plusieurs personnes tout au long de la journée et que vous ne voulez pas continuer à saisir votre nom complet ou celui de votre client et d'autres informations 4. How to Delete Emails in Bulk in Gmail: Vous connaissez probablement déjà l'option permettant de supprimer les e-mails en les sélectionnant simplement et en cliquant sur l'option Deep. Mais je veux vous montrer une autre option très pratique que Gmail et Outlook ont déjà. Il s'agit essentiellement de supprimer des e-mails dans un livre, et vous pouvez le faire pour les anciens e-mails. Supposons que tout e-mail envoyé depuis six mois ou plus, par exemple, je vais simplement supprimer tout ce qui date d'une semaine ou plus. vous suffit donc de saisir cette petite formule dans la barre de recherche. Ici, vous aurez un mois et une date avant l'année. Une fois que vous avez saisi la date, vous suffit de cliquer sur Entrée, puis vous aurez tous les e-mails qui vous ont été envoyés avant le 19 janvier 2025. Pour le moment, il vous suffit de cliquer sur Sélectionner une option et de toutes les supprimer. Ils vont maintenant apparaître dans votre corbeille. Donc, si vous souhaitez les supprimer définitivement, vous avez à nouveau la possibilité de les sélectionner tous et de cliquer sur Supprimer définitivement. 5. How to Create Saved Replies in Gmail: Alors maintenant, je vais vous montrer comment vous pouvez créer vos réponses sécurisées sur votre compte Gmail. Peut-être souhaitez-vous créer des modèles vous utiliserez pour répondre aux clients, ou peut-être souhaitez-vous faciliter un peu la vie de vos clients un peu la vie de vos clients et créer des modèles qu'ils pourront utiliser Commençons donc. Il vous suffit de vous connecter à votre compte GML, puis de cliquer sur le bouton Paramètres, voir tous les paramètres, de cliquer sur Avancé ici et de vous assurer que les modèles sont activés Donc, si vous aviez le Sable, mettez-le simplement sur Activer et cliquez sur « Changements sécurisés ». Une fois cela fait, vous pouvez continuer et créer le modèle. Vous créeriez donc un modèle de la même manière que vous créez un nouvel e-mail en cliquant sur Composer. Euh, assurez-vous que la signature est supprimée chaque fois que vous essayez de créer un modèle, afin de ne pas voir cette signature dupliquée apparaître chaque fois que vous utilisez ce modèle. Donc oui, il suffit de le supprimer, entrer le modèle que vous souhaitez utiliser. Si tout semble correct, vous pouvez continuer et enregistrer ce modèle. Vous pouvez donc simplement cliquer sur les trois points pour plus d'options, de modèles, enregistrer brouillon en tant que modèle et l' enregistrer en tant que nouveau modèle. Le nom du modèle apparaît généralement dans l'objet. Donc, si tu veux, euh, gagner du temps. Vous pouvez simplement saisir un nom très neutre qui pourrait apparaître dans le sujet conservant un aspect professionnel et beau. Permettez-moi donc de le sauvegarder en guise de suivi. Une fois enregistré, nous pouvons continuer et utiliser le modèle. vous suffit donc de cliquer à nouveau sur Composer. Cliquez sur les points de l'arbre de la même manière que nous avons enregistré le modèle, à droite, et cliquez sur le suivi du modèle que nous venons de créer. Et comme vous pouvez le voir, le sujet va faire l'objet d'un suivi, et le modèle va apparaître dans le sujet dans le champ de description. Si vous n' avez plus besoin de ce modèle, vous pouvez à nouveau accéder à d'autres modèles d'options et supprimer le modèle que vous choisissez de supprimer, comme ça, et il disparaîtra. 6. How to Schedule an Email in Gmail: Alors maintenant, laissez-moi vous montrer comment planifier l' envoi d'un e-mail à une date ultérieure. C'est donc très utile lorsque vous devez faire suivi sur quelque chose ou que votre client a besoin de faire un suivi sur quelque chose. Alors laisse-moi juste te montrer comment faire. Vous commenceriez de la même manière que pour rédiger un e-mail normal, cliqueriez donc sur Composer Vous devez sélectionner votre récepteur. Il suffit de mettre le sujet et le corps dedans et de cliquer sur cette petite flèche pour voir plus d'options CNN. Si vous cliquez dessus, vous verrez l'horaire CN. Vous aurez la possibilité de choisir parmi ce que GML vous propose, ou vous pouvez également sélectionner la date et l'heure de votre choix C'est donc ce que nous allons faire. Disons que je dois faire un suivi dans une semaine, et disons que je dois le faire à midi. Et c'est tout. Je saisis la date. Je saisis l'heure et je vais simplement cliquer sur Planifier l'envoi. Comme vous pouvez le constater, la notification indique calendrier des envois pour le dimanche 2 février à 12 h 00. Disons maintenant que je n'ai plus besoin d'envoyer un message de suivi. Je veux l'annuler. Vous pouvez le faire à tout moment, ou vous pouvez toujours le modifier à une date ou à une heure différentes en cliquant sur la boîte de réception planifiée et en cliquant sur Annuler SN. Et juste comme ça, votre e-mail va apparaître à nouveau devant vous et vous pouvez le modifier à nouveau , cliquer sur le Schedule SN et sélectionner une autre date si , par exemple, vous devez modifier l'heure de votre suivi. 7. How to Create Folders and Automations in Gmail: Ainsi, chaque fois que vous travaillez avec votre nouveau client et que vous gérez sa boîte de réception, votre client trouvera peut-être très utile que vous lui créiez des étiquettes et des dossiers. C'est donc là que j'interviens pour vous montrer comment le créer. vous suffit donc d'accéder à votre compte Gmail ou à celui de votre client si vous en avez déjà un et de cliquer sur l'option pour créer une étiquette ici. Hum, vous pouvez utiliser des étiquettes pour n'importe quoi. Vous pouvez trouver votre propre système et, en gros, ce dont votre client bénéficierait. Juste pour vous donner quelques exemples étiquettes qui pourraient vous être utiles, je ne sais pas, les e-mails urgents, les e-mails prioritaires, tout ce qui concerne l' abonnement de votre client, n'est-ce pas, ou disons tout ce qui concerne la communication avec les clients, ou pour cet exemple, je vais créer une étiquette pour toutes les factures que votre client pourrait recevoir. me suffit donc de saisir le nom et de cliquer sur Créer une option. Et comme vous pouvez le voir, une nouvelle étiquette apparaît ici sur le côté gauche. Donc, si vous souhaitez transférer des e-mails existants dans votre nouvelle étiquette, il vous suffit de les faire glisser ici, et vous pourrez les voir apparaître ici dans mon nouveau label. Mais il y en a un autre, mais il y a un autre très intéressant, mais il existe un autre outil très pratique que vous pouvez également trouver sur le compte Gmail chaque fois que vous devez trier les e-mails automatiquement pour gagner du temps. Ainsi, par exemple, j'ai besoin de tous les e-mails auxquels sont jointes des factures pour être envoyés à mon nouveau label. Je peux essayer de le configurer automatiquement pour que le système le fasse. vous suffit donc de cliquer sur les paramètres, de voir tous les paramètres, les filtres et les adresses bloquées. Et créez un nouveau filtre. Il se peut donc que votre client ait reçu des factures de certains fournisseurs. Vous avez donc peut-être déjà leurs adresses e-mail, et vous pouvez les saisir ici. Mais pour les besoins de cet exemple, je vais utiliser cette ligne uniquement les mots et mettre facture comme mot que je recherche, puis cliquer sur l'option Créer un filtre. Cela créera donc un filtre pour pratiquement tout e-mail contenant facture pour qu'il soit envoyé à ma nouvelle étiquette, à ma nouvelle boîte de réception. Donc, pour terminer la configuration, je dois cliquer sur, appliquer l'étiquette, choisir l'étiquette des factures comme celle que je souhaite, puis cliquer sur Créer un filtre. Alors maintenant, mettons-le à l'épreuve. Je me suis donc simplement envoyé un e-mail au monde entier, alors je me suis simplement envoyé un e-mail avec le mot facture Et vous pouvez voir qu'il est apparu ici, et qu'il a également été automatiquement transféré sur mon étiquette appelée factures. Donc oui, et vous pouvez également voir qu'elles ont également été marquées comme des factures, ce qui est très pratique car elles restent également dans la boîte de réception principale et ne sont donc pas transférées uniquement sur l'étiquette. Hum, donc oui, c'est un excellent outil à utiliser. Je ne m'y fierais pas à 100 %, car des choses se produisent et certains e-mails peuvent être mal triés Mais pour ces e-mails très basiques qui ne sont peut-être pas aussi urgents, et vous pouvez peut-être utiliser cette option. 8. How to Grant Calendar Access in Google Calendar: Donc, avant de commencer à gérer le calendrier de vos clients, la seule chose que vous devez faire est d' avoir également accès à leur calendrier. Bien sûr, certains clients acceptent de partager leurs mots de passe, mais je préférerais qu' ils partagent simplement l'accès au calendrier. C'est une façon plus sûre de tout faire. Il leur suffit donc de se connecter à leur compte Gmail, d' accéder au Google Agenda. Cliquez sur l'option des paramètres, accédez aux paramètres. Et ici, ils vont voir leur calendrier. Ici, ils verront leur nom, s'ils cliquent dessus, et s'ils cliquent sur Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques, ils verront cette option. Vous pouvez donc ajouter des personnes, par exemple vous en tant que personne à qui partager l'accès à leur calendrier. Alors laisse-moi juste te montrer comment faire. Cliquez simplement sur la personne avec laquelle vous souhaitez partager l'accès, modifiez l'autorisation. Vous pouvez donc choisir. Votre client peut choisir ce qu' souhaite que vous soyez autorisé à faire dans son calendrier, qu'il s' agisse simplement de le consulter ou de le modifier également. Donc, s'ils ne voient pas d'inconvénient à ce que vous modifiiez, créiez des événements, modifiiez tout ce qui se trouve dans leur calendrier, je vous recommande d'opter option Apporter les modifications et gérer le partage, et de simplement cliquer sur le bouton Envoyer. Ce qui va se passer en ce moment, c'est que le demandeur, cet e-mail, va recevoir un message Je vais bientôt vous montrer laquelle. Et à partir de là, ils pourront avoir accès à votre boîte de réception, à celle de vos clients. Il s'agit donc de l'e-mail que vous allez recevoir de votre client en tant qu'assistant virtuel, et il vous suffit de cliquer sur Ajouter ce calendrier et de cliquer simplement sur Ajouter une option. Une fois cela fait, vous verrez réunions de vos clients apparaître également les réunions de vos clients apparaître dans votre calendrier 9. How to Find a Good Time to Meet in Google Calendar: Voyons donc comment envoyer un e-mail aux autres participants pour trouver bon moment pour les rencontrer, eux et votre client. J'ai tendance à leur proposer trois plages horaires qui conviennent à mon client. J'envisage également un peu de temps tampon, car je sais que certaines réunions peuvent être un peu plus longues Ce temps tampon m'aide vraiment et j'ai tendance, bien entendu, à utiliser mon modèle. Donc, mon modèle, je vais le déposer quelque part ici, est haut de gamme. J'espère que vous allez bien, pourriez-vous me faire savoir si l'une des prochaines fois vous conviendrait. Ensuite, j'ai simplement mentionné les moments qui conviennent mon client et j'ai simplement dit que j'attendais votre réponse avec impatience. J'ajoute également mon client en tant que BCC uniquement parce que je veux soit informé que je travaille dessus, que j'essaie de trouver le temps avec ce participant, mais je ne veux pas nécessairement que le participant sache que j'envoie un bus à mon client dans les e-mails, cela fonctionne parfaitement. J'ai également des outils que j' utilise chaque fois que j'ai besoin de trouver le bon moment et chaque fois que je suis mon client dans les e-mails, cela fonctionne parfaitement. J'ai également des outils que j' utilise chaque fois que j'ai besoin de trouver le bon moment et chaque fois que je trouver le bon moment et travailler avec un tas de personnes. J'utilise généralement Google Forms, Doodle ou Microsoft Fine Time. Je vais avoir la vidéo complète expliquant comment cela pourrait être organisé avec Google Forms, mais jetez également un œil à Doodle et Microsoft Fine Time Ils sont gratuits si rien n'a changé et ils sont également très faciles à utiliser. 10. How to Find a Good Meeting Time Using Google Forms: donc un autre outil que j'aime utiliser lorsque je planifie une réunion avec un groupe plus important et que j' essaie de déterminer l'heure qui convient à Google Forms est donc un autre outil que j'aime utiliser lorsque je planifie une réunion avec un groupe plus important et que j' essaie de déterminer l'heure qui convient à la majorité du groupe . Il vous suffit donc d'accéder à Google Forms. Et une fois que vous voyez ce qui suit, cliquez sur Créer un nouveau formulaire. Une fois que vous avez cliqué dessus, vous verrez ce modèle apparaître. C'est donc assez explicite. vous suffit de créer le titre du formulaire, d' expliquer brièvement en quoi consiste ce formulaire, quel en est le but, et de saisir quelques options parmi lesquelles les répondants peuvent choisir ainsi que la question que vous leur posez. Voici donc à quoi ça ressemble fois que j'ai saisi toutes les informations pertinentes. Comme vous pouvez le voir, il contient le nom, la sélection de la date de réunion. Il contient une brève description, disant : veuillez sélectionner la date de votre choix pour la réunion d'équipe. Le choix le plus populaire sera programmé. Ensuite, vous avez une petite question et trois options. J'ai tendance à ne donner trois options, car lorsque nous en avons trop, il est très difficile de trouver celle qui conviendrait à la majorité du groupe. Il est donc plus facile de n' avoir que quelques ou trois options disponibles. Mais une fois que je serai satisfaite de la sélection, du formulaire, du sondage, je pourrais continuer et le partager avec les personnes que je veux. Il me suffit donc de saisir l'adresse e-mail ici, assurer que cette personne est marquée comme répondeur et de cliquer sur Partager Je peux ensuite publier le formulaire. Comme vous pouvez le constater, plusieurs options s'offrent à moi. Donc, pour les personnes qui répondent, en gros, je dis que toute personne disposant du lien peut répondre à ce formulaire et que je peux partager le lien Supposons que si mon équipe utilise le canal SPAC, je le partagerais ici Je pourrais le partager par e-mail. Je pourrais le partager sur n'importe quel autre canal de communication que nous utilisons tous. Comme vous l'avez déjà vu, je pourrais également le partager avec les répondants en cliquant dessus et en saisissant leur adresse e-mail Donc, si tout le monde y est déjà, je pourrais simplement cliquer sur cette option, informer ces répondeurs et cliquer sur Publier et Notifier Une fois cela fait, toutes les personnes marquées comme répondantes recevront ce f avec ces options disponibles Ils pourront donc tous sélectionner une option. Supposons donc que le 13 février à 9 h fonctionne pour moi et soumets-le. Leur réponse sera ensuite enregistrée, puis je pourrai revoir les réponses au bon moment. Donc, si j'utilisais le même formulaire et que je cliquais sur les réponses, je verrais quel jour et quand je devrais planifier la réunion. C'est donc extrêmement utile et extrêmement facile à configurer. 11. How to Schedule a Meeting in Google Calendar: Très bien, je vais donc vous montrer comment créer un événement, une réunion sur le Google Agenda Il n'y a que quelques options pour le faire. Je vais vous les montrer tous les deux, et je vais expliquer brièvement comment tout fonctionne, afin que vous puissiez facilement créer un événement ou une réunion pour votre client ou pour vous-même. La première option est donc si vous ouvrez votre calendrier Google, et si vous voyez l' intégralité du calendrier, vous pouvez simplement continuer. Et cliquez sur n'importe quand dans le calendrier. Supposons que je doive planifier une réunion pour plus tard dans la journée à 17 h 00. Il suffit de cliquer ici, et cette petite fenêtre s'affichera pour moi Je pourrais donc soit continuer ici et renseigner tous les détails, y compris le titre, l'heure et la durée de la réunion, ajouter des invités ici, le lieu, et simplement cliquer sur Enregistrer, et c'est tout soit ajouter des invités ici, le lieu, et simplement cliquer sur Enregistrer, et c'est tout. Mais il existe une autre option à laquelle vous pouvez accéder à partir d'ici si vous cliquez sur Plus d'options, ou vous pouvez également simplement cliquer sur Créer un événement et simplement cliquer sur plus d'options. Si vous cliquez dessus, vous serez redirigé vers une fenêtre plus grande avec plus d' options, comme vous pouvez le voir. Parlons donc de toutes ces options et de tout ce que vous pouvez sélectionner ici. Comme vous pouvez le voir, le premier est le titre. J'utilise certains modèles, et je vais les ajouter soit dans les ressources, soit quelque part sur l'écran. Hum, mais oui, vous pourriez simplement créer un titre décrivant le but cette réunion dans cette école. Supposons donc que ce soit en tête-à-tête avec un nom, ou qu'il s'agisse d'un examen de l'état d'avancement et du nom du projet, ou que ce soit un entretien pour le poste, n'est-ce pas ? Il suffit donc de décrire en gros ce que nous voulons réaliser avec cette école, afin que ce soit clair pour le destinataire. Et sous un titre, vous aurez la possibilité de sélectionner la date. Donc, si vous souhaitez ajuster la date, il vous suffit de cliquer sur la date et sélectionner celle que vous préférez dans le calendrier. Vous pouvez également sélectionner l'heure ici et la durée de la réunion. N'oubliez pas que vous pouvez choisir un fuseau horaire au cas où vous planifieriez des réunions pour votre client qui ne vit pas dans le même pays que vous. Jetez-y un coup d'œil, car cela peut devenir difficile si vous travaillez avec des clients internationaux. Et puis, en dessous de l'heure, vous verrez les détails de l'événement. Comme vous pouvez le voir, je peux faire cette réunion un appel Zoom ou un Google Meet. Si je vois l'option de réunion Zoom, c'est parce qu' une extension de Zoom est déjà installée sur mon ordinateur portable. Si vous n'en avez pas, je vous recommande vivement de l' installer, surtout si votre client préfère les réunions Zoom aux réunions Google. Donc oui, discutez-en avec votre client avant de voir quelle est sa préférence. Et si vous préférez les appels Zoom, je vous recommande vivement de les installer. C'est une extension Google Zoom vraiment simple et suivez le processus à partir de là. Et, euh, disons que pour l'instant, pour les besoins de cet exemple, je vais simplement l'ajouter sous le nom de Google Meet. Ensuite, vous pouvez également ajouter un emplacement. Vous pouvez le laisser vide ou simplement dire Google Meet selon le lieu où cette réunion aura lieu. Peut-être que cela se déroulera également dans le bureau de votre client avec d'autres personnes. Et peut-être allez-vous parler à quelqu'un qui vit dans un autre pays, n'est-ce pas ? Cela pourrait être une option. Donc, si nécessaire, indiquez également l'emplacement ici. Sous un point de vente, nous avons un autre outil très, très utile, qui est une notification ou un e-mail, 30 minutes ou 10 minutes ou selon le délai que vous préférez avant la réunion pour informer votre client ou vous-même que cette réunion est prévue et qu'il doit assister à un simple rappel. Je le mets toujours sous forme de notification. C'est ce que je préfère. C'est ce qui me facilite la tâche, et d'habitude ça apparaît ici Vous aurez également la possibilité de le coder par couleur. Donc, que vous ayez déjà un système performant avec votre client ou non, mais que vous utilisiez un code couleur, disons, un une couleur et les entretiens dans une autre couleur, ce système pourrait être très utile pour simplement voir ce que le client a dans son calendrier et, en gros, ce à quoi il doit se préparer sans avoir à analyser le calendrier Ensuite, nous avons la possibilité de sélectionner occupé ou gratuit. Cela signifie que si je sélectionnais « occupé » et personne d'autre ne pouvait planifier une réunion chevauchant celle-ci, si je choisissais une option gratuite, alors quelqu'un d'autre pourrait planifier une autre réunion dans le délai de cette réunion, si cela a du sens. Et puis vous avez également cette option, qui rend votre calendrier privé ou public. Donc, soit tout le monde peut voir que vous avez cette réunion, soit non. Enfin, vous avez juste une option de description. Je voudrais donc simplement fournir plus de détails pour dire quelque chose comme, comme indiqué précédemment, je planifie une réunion pour ceci et cela pour parler de ceci et de cela. Vous pouvez également inclure des points de discussion ou tout détail pertinent le sujet de cette réunion. Ainsi, la personne qui reçoit une annotation le sait et s'y prépare. Et la dernière chose à faire après avoir renseigné toutes ces informations est d'ajouter les invités. Et la dernière chose à faire après avoir renseigné toutes ces informations est d'ajouter les invités. La seule chose que je crois ne pas avoir mentionnée et qu'il est très utile de savoir, c'est que cela ne répète pas une option qui dure toute la journée. Une réunion d'une journée entière va donc de soi. Cela dit simplement que la réunion durera toute la journée. Votre client est occupé, et c'est tout. Et une autre option ne pas répéter peut être réglée sur une base quotidienne , hebdomadaire, le lundi, mensuelle, annuelle ou personnalisée. Ainsi, par exemple, si votre client a la même réunion chaque semaine, vous devez simplement planifier en une seule fois et sélectionner l' option hebdomadaire et la personnaliser. Cela vous facilite un peu car vous n'avez pas besoin de planifier les choses, car vous n'avez pas besoin de planifier une réunion chaque semaine, ce qui vous permet de gagner un peu de temps. 12. How to Modify an Already Scheduled Event in Google Calendar: Désormais, une fois que vous avez créé un événement, vous pouvez également le reprogrammer Vous pouvez également l'ajuster à nouveau à partir du calendrier. Donc, si vous devez le prolonger, vous pouvez simplement le faire glisser jusqu'à l' heure à laquelle vous souhaitez le prolonger. Vous avez également la possibilité de double-cliquer dessus et de modifier l' événement à partir de là. Une fois que vous avez modifié votre événement pour votre réunion, il vous suffit de cliquer sur Enregistrer. 13. Project Management with Notion: A Step-by-Step Guide: Comme vous pouvez le constater devant vous, le site Web de Notion est ouvert, et si vous ne savez pas ce est Notion et à quoi il sert, cette leçon est pour vous, car je vais vous expliquer les principales questions sur ce qu'est Notion , à quoi elle sert, en gros, et qui bénéficie le plus de cette plateforme. Et en gros, je vais juste vous montrer comment commencer. Tout d'abord, Notion réunit un espace de travail unique pour organiser les informations, gérer les tâches et collaborer avec les autres. Il combine des fonctionnalités telles que l'absence de prise de commandes, des outils de gestion de projet et bases de données sur une seule plateforme. Dans Notion, tout est construit à l'intérieur des pages, comme vous pouvez le voir sur le côté gauche de la page dans la section privée. Et chaque page peut contenir du texte, des images, des listes de contrôle, des calendriers ou des bases de données structurées Et maintenant, que pouvez-vous en faire ? J'ai donc déjà mentionné certaines choses que vous pouvez en faire, mais vous pouvez également créer une certaines choses que vous pouvez en faire, liste de tâches, créer des outils de suivi de projet, stocker des notes de réunion, planifier des bases de données de contenu ou même créer une base de connaissances pour votre équipe, par exemple Vous pouvez également afficher les mêmes informations dans différents formats, exemple un tableau, un tableau, un calendrier, une chronologie, et filtrer et trier les données pour vous concentrer essentiellement sur ce qui compte le plus. Cette plateforme, du moins à mon avis, me rappelle Asana et Trello, car ce sont tous deux outils de gestion de projet, ou encore Confluence car elle contient une base de connaissances que vous pouvez partager avec l' que vous pouvez partager avec Je pense donc qu'il contient en quelque sorte tout ce dont vous pourriez avoir besoin au même endroit. Et il y a beaucoup de gens qui pourraient en bénéficier. Mais je vois de nombreux étudiants, rédacteurs, créateurs de contenu qui en bénéficient , chefs de projet, indépendants, assistants virtuels, propriétaires de start-up, propriétaires petites entreprises. C'est une excellente plateforme pour apprendre à tout utiliser et à tout organiser. Maintenant que nous en aurons appris un peu plus sur Notion, sur ce qu'elle est utilisée pour ce qu'elle est essentiellement et qui en bénéficie le plus, Passons maintenant à la partie pratique, et permettez-moi de vous montrer quelques fonctions que vous avez avec Notion et de vous montrer les bases de Notion et comment utiliser cette plateforme. Donc, avant de commencer avec une version gratuite, je ne me souviens pas si seul le premier onglet Bienvenue sur Notion est disponible et si tout reste est vide, car il s' agit d'une version payante. se peut donc que vous n' ayez pas ces options ici, comme le planificateur de projet , le suivi des candidatures, le site Web personnel , le planificateur de voyages, etc. Je suppose simplement que vous ne l'avez pas, et je vais vous montrer ce que vous pouvez faire avec Notion en partant de zéro, n'est-ce pas ? Commençons donc. Comme je l'ai déjà dit, dans Notion, tout est écrit en pages. Donc, ce que vous voulez faire en premier si vous voulez commencer, c'est créer une nouvelle page. Vous pouvez le faire en cliquant sur cette icône en forme de crayon, et voici votre première page. Bien entendu, vous avez la possibilité de le personnaliser en fonction de vos préférences. Donc soit vous voulez ajouter n'importe quel type de fond, la couverture, soit vous voulez ajouter une icône, c'est possible. Alors vous avez ce titre ici. Ce que vous écrivez ici se reflétera également ici. Donc, pour le moment, disons que nous allons créer une liste de tâches en dessous, toutes les options apparaissent lorsque vous commencez par taper une barre oblique, et comme vous pouvez le voir, nous avons une suggestion d'options, qui sont celles que nous allons utiliser dans ce cas, une liste de tâches, n'est-ce Mais en plus de cela, nous avons également d'autres options telles que les en-têtes, la liste à puces, la liste numérotée, la liste à bascule, les pages, les citations, les options de traduction, les images, les vidéos, des options littéralement infinies avec notion que vous pouvez faire ce que vous Vous avez le choix entre de nombreuses options différentes. Je vous recommande donc vivement de prendre un moment pour explorer toutes les options et tout ce que vous pourriez faire avec Notion, car encore une fois, elles sont infinies et cela dépend de votre créativité, de vos préférences. Cela peut être très simple, non, mais cela peut aussi être quelque chose très complexe et de beau, non ? Donc, si je veux faire une liste de choses à faire, c'est celle-ci. Je vais écrire quelques articles ici. Par exemple, je dois envoyer un e-mail à mon employé, je dois envoyer un e-mail. Une fois cette liste terminée, je peux revenir sur cette page et simplement la marquer comme terminée. Ensuite, nous pouvons également créer une nouvelle page contenant des notes sur le projet important et conserver cette page. En gros, juste pour les notes que je souhaite conserver pour ce projet, non ? Et vous pouvez simplement continuer à créer ces pages, tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez également créer votre propre tableau de bord. Je suis sûr que vous l'avez peut-être vu sur Instagram ou même sur Tik Tok. Beaucoup de créateurs l'ont, et ils le personnalisent vraiment. Très beau Il a l'air très soigné, très unique. Et oui, c'est très, très utile de l'avoir. Donc, en gros, je pourrais simplement taper le tableau de bord de Gabby ici Maintenant, ce que nous voulons faire un peu différemment cette fois-ci. Donc, au lieu de simplement taper une barre oblique, nous allons taper Ed parce que nous voulons rediriger et passer de cette page à ma liste de tâches ou à mes notes, n'est-ce Je vais donc simplement saisir d et je peux le lier à une autre page. Donc, dans ce cas, une fois que j'ai tout lié, cela pourrait être une liste complète, n'est-ce pas, mais cela pourrait être un peu comme une table des matières dans un certain sens. Et si je cliquais simplement dessus, cela me redirigerait vers la page de ma liste de choses à faire. Encore une fois, il s'agit également d'une fonction super, super utile, car vous avez tout sur une seule page dans un seul tableau de bord. Vous n'avez pas besoin de parcourir toutes vos pages pour trouver ce dont vous avez besoin. Encore une fois, c'est un peu comme la table des matières d'un livre. Passons maintenant à une autre chose qui est également très intéressante à propos de Notion, à savoir la création d'une base de données. Encore une fois, je vais créer une nouvelle page, et pour le moment, si vous tapez simplement database, vous avez ces options, je vais simplement la créer sous forme de page complète. Et voici ce que vous avez devant vous. Cela pourrait fonctionner à différentes fins. Supposons que vous deviez suivre les délais de différents projets, ou que vous deviez même suivre vos habitudes du jour ou quoi que ce soit d'autre. Donc, si vous cliquiez ici, cela deviendrait une page dans cette page. Supposons donc que je travaille sur un projet et que je souhaite qu'il soit suivi ici. Disons que je vais juste taper le projet X, et ici, vous pouvez ajouter une propriété. Il peut s'agir d'un statut. Disons que je ne l'ai pas commencé en cours vous pouvez également modifier différents statuts Vous pouvez ajouter une autre propriété qui pourrait être quelque chose comme une date, non ? Je dois donc terminer ce projet d'ici la fin de cette date, et vous pourrez ajouter toutes ces différentes propriétés autant que vous le souhaitez. Et en gros, il ouvre une page dans une page, ce qui signifie que si vous cliquez sur le projet lui-même, vous pouvez également faire des commentaires. Vous pouvez essentiellement ajouter tout ce que vous devez ajouter à propos de ce projet ou de cette tâche. C'est donc aussi un outil très nécessaire et très utile, en particulier dans le domaine de l'assistance virtuelle ou de la création de contenu. Deux domaines dans lesquels je suis très impliqué. Et une autre chose que je suis vraiment très heureuse de vous montrer, c'est que vous pouvez voir la même base de données dans différents formats. Donc, pas seulement sous forme de tableau, mais aussi, disons, sous forme de tableau ici, non, très similaire à Asana et Tre si vous avez déjà travaillé avec eux, ou si vous pouvez également le voir, disons, dans un calendrier, n'est-ce pas ? Vous pouvez donc voir quel jour je dois terminer et il est encore une fois outil très utile et une chose à savoir. Donc je pense que c'est tout ce que je voulais vous montrer aujourd'hui. Bien sûr, les options, comme je l'ai dit, des millions de fois auparavant, sont infinies, et vous pouvez explorer toutes les options. Vous pouvez avoir les modèles ici et simplement créer de nouvelles fenêtres, cela vous aidera beaucoup, n'est-ce pas ? Mais oui, prenez simplement votre temps pour l'explorer, prenez votre temps pour jouer avec lui avant. Et une fois que vous vous y serez habitué, vous verrez à quel point ce tabouret est utile. Si vous avez des questions à ce sujet, faites-le moi savoir dans la section questions-réponses ou envoyez-moi un message, et je me ferai un plaisir de répondre