Leadership : donner des retours aux intervenants de haut niveau

1. Introduction: En théorie, il devrait être facile partager votre point de vue avec une autre personne, mais cela devient beaucoup plus difficile lorsque cette personne occupe une position d'autorité, qu'elle a peut-être plus de pouvoir, ou peut-être qu'elle ne sont pas les meilleurs pour écouter ou avoir un dialogue bidirectionnel. Cela peut rendre les choses très difficiles. Il peut parfois sembler exagéré préparer les conversations de feedback. Mais c'est ce qui fait la différence, et c'est ce qui nous permet d' atteindre un résultat vraiment puissant. Ce cours abordera tout ce que vous devez prendre en compte pour que vous sortiez de la conversation avec un résultat positif et que la relation soit intacte et peut-être même améliorée. Bonjour, je suis Abi Ireland et je dirige le cabinet de conseil en leadership et en formation appelé Understanding Performance. Nous sommes donc spécialisés dans les performances et la productivité optimales pour les cadres et les équipes. Je propose des formations, du coaching et des conférences pour des entreprises du monde entier. J'ai travaillé avec des milliers de personnes au cours des sept dernières années. Je vais donc vous expliquer les choses pour chaque leçon en utilisant un cadre simple mais efficace en sept étapes pour vous guider. Nous allons aborder la préparation, les personnalités, la planification, la pratique, le complot, procédure et la poursuite. Le plus délicat, c'est de passer à l'action. n'y a aucun moyen d' améliorer notre capacité à donner un feedback positif si nous ne mettons pas la théorie en pratique. Nous devons juste y aller et avoir le courage de l'essayer. Vous allez obtenir le cadre que vous pourrez utiliser pour planifier et exécuter votre prochaine conversation de feedback avec confiance, objectivité, calme et sang-froid. Vous saurez également clairement ce que vous devez faire ensuite après avoir eu la conversation afin de maximiser votre impact. Au fur et à mesure que nous parcourons chaque leçon, prenez un moment pour remplir la feuille de travail du cours afin d'avoir un plan d'action prêt à être mis en œuvre à la fin. Maintenant, commençons. 2. Préparer à donner des commentaires vers le haut: Il est très important que nous nous sentions en mesure de donner feedback, car cela favorise une communication ouverte et honnête, cela nous aide à nous améliorer et à progresser, et cela nous aide à être en meilleure santé relations et interactions. La première étape que nous devons faire est donc de nous préparer. Nous allons suivre un exemple pour donner vie à la formule de feedback dans chaque leçon. Par exemple, nous pouvons être dans une situation où nous rendons compte à un responsable, qui a tendance à prendre des décisions rapides puis à changer d'avis sans vraiment consulter l'équipe ni expliquer justification. comportement de ce manager donne à l'équipe un sentiment de perplexité et confusion quant aux priorités alors que le poteau de but ne cesse de changer. Nous savons donc que nous devons soulever cette question pour nous concentrer, ainsi que le reste de l'équipe et concentrer nos efforts sur le travail qui compte. À ce stade, il est important de réfléchir à toute préoccupation que nous pourrions avoir concernant la fourniture de commentaires. Par exemple, nous pouvons nous inquiéter des conséquences et nous concentrer davantage sur celles-ci que sur les avantages. Donner du feedback vers le haut peut être l'un des plus grands défis auxquels les personnes sont confrontées dans les organisations. Il est souvent plus facile de donner feedback si quelqu'un a moins d'autorité Nous devons donc reconnaître que nous pouvons nous empêcher d'être honnêtes en raison de quelques facteurs. Il peut y avoir un manque de sécurité psychologique, ce qui fait craindre aux gens de donner leur avis s' ils sont fermés, s' ils sont réprimandés ou s'ils sont perçus et traités négativement en conséquence. . Dans cette situation, vous pensez peut-être que je m'inquiète des répercussions et conséquences si je prends la parole. Les normes et croyances culturelles ont également un impact en fonction de l'endroit où vous vous trouvez dans le monde et de la culture de l'entreprise. Ainsi, dans une culture hiérarchique, les gens n'ont pas l'impression de pouvoir relever des défis ou donner des commentaires, car cela peut être rejeté ou même considéré comme un manque de respect. Donc, dans cette situation, vous pensez peut-être que je n'ai pas le pouvoir de prendre la parole, que ce n'est pas à moi de le faire. Sinon, vous pouvez être frustré lorsqu'il s'agit de donner des commentaires. Peut-être l'avez-vous essayé par le passé et il n'a pas été bien reçu, ou peut-être qu'aucune mesure n'a été prise en conséquence. Vous vous demandez peut-être pourquoi vous embêter, cela ne vaut pas la peine de faire des efforts ou stressé, car rien ne changera. Pourquoi est-ce que je m'embêterais à faire ça ? Il se peut que vous n'ayez tout simplement pas de plan quant manière et au moment de donner votre avis. Vous pensez peut-être je ne sais pas comment y parvenir et que vous ne faites donc rien du tout. La première chose à faire est préciser la raison pour laquelle vous donnez des commentaires. Cela peut être dû au fait que vous souhaitez améliorer communication, la relation de travail, les processus, la charge de travail, les performances du projet ou de l'équipe , la gestion des attentes, ou autre chose. Réfléchissez ensuite à ce qui vous empêche de recevoir des commentaires. Soyez totalement honnête à ce sujet en choisissant parmi les raisons que j'ai mentionnées ou une autre des vôtres. La prochaine chose à faire est de trouver une croyance plus positive pour annuler cette croyance limitante que vous avez. Ainsi, par exemple, je crains d' offenser mon patron et de nuire à mes perspectives de carrière. Cela pourrait devenir, je suis enthousiaste à l' concentrer sur l'obtention de résultats concrets et de reprendre le contrôle de mon temps. Alors, prenez un moment pour examiner votre feuille de travail de classe et notez ce qui vous retient, réfléchissez à la raison de cette situation, puis réfléchissez à au moins une croyance en matière de déficience que vous pouvez adopter pour surmonter. vos obstacles et crée un état d'esprit plus proactif. Vous pouvez également suivre mon cours sur le fait de donner et de recevoir des commentaires percutants dans un monde hybride, où j'ai récapitulé les avantages de donner du feedback. 3. Comprendre vos intervenants: Pour donner un feedback efficace, vous devez comprendre la personne à qui vous avez affaire et comment elle est susceptible de réagir. Voici donc quelques questions à vous poser : avez-vous des commentaires sur l'approche des parties prenantes, leurs décisions, leur comportement ou leur personnalité ? Quelle est la personnalité de vos parties prenantes ? Ce qui est important pour eux et ce qui est susceptible de les déclencher. Et comment pouvez-vous évaluer leur humeur ? Comment saurez-vous que c'est le bon moment pour avoir votre conversation ? Rassemblez donc autant d'informations que possible afin de vous sentir mieux préparé pour votre conversation. En utilisant le scénario que nous avons présenté précédemment, réfléchissons davantage à ce sujet. Le responsable à qui nous souhaitons faire part de nos commentaires est très impatient. Ils sont facilement distraits et très orientés vers l'action. Cette responsable aime rester occupée, mais cela signifie qu'elle a souvent trop de projets en cours à la fois et qu'elle a du mal à diriger efficacement tous ces projets lorsqu'elle passe du mal à diriger efficacement tous ces de l' un à l'autre. Il est donc très important pour cette responsable de rester occupée, d'avoir l'impression d'être aux commandes. Elle aime être responsable et elle n'aime pas être mise au défi. Nous pouvons donc évaluer la manière de traiter cette partie prenante en déterminant sa position dans le modèle d'attitude en matière de feedback. Cela montre les différentes personnalités des parties prenantes , selon qu'elles sont orientées vers elles-mêmes ou vers l'équipe, et si elles sont généralement ouvertes ou fermées aux commentaires. Nous avons quatre personnages. Nous avons le stimulateur de soi, le protecteur de soi, le collaborateur et le réalisateur. Alors, allons explorer chacun d'entre eux maintenant. L'auto-améliorateur est ouvert aux commentaires si cela lui est bénéfique personnellement. Celui qui se protège se sent menacé par les commentaires et n'est donc pas vraiment prêt à écouter. Le réalisateur pense qu'il sait ce qui convient le mieux à l'équipe, mais il n'aime pas que son autorité soit remise en question. Et le collaborateur veut ce qu'il y a de mieux pour l'équipe et est ouvert aux commentaires qui amélioreront encore les choses. Dans notre exemple, il est probable que la partie prenante soit une personnalité de directrice, orientée vers l'équipe, mais fermée aux commentaires. Elle aime diriger, elle aime faire avancer les choses, mais elle n'aime pas être mise au défi. De nombreux facteurs contribuent à la personnalité d'une partie prenante, notamment sa motivation à écouter. Vous devez donc vraiment réfléchir à ce que cela représente pour eux et aux raisons pour lesquelles il serait bénéfique pour eux de vous écouter. Leur profil de personnalité, numéro deux, qu'ils soient axés sur les tâches ou les personnes et quel est leur style de communication préféré. Et si vous souhaitez en savoir plus sur les styles de communication, vous pouvez consulter mon cours sur la communication efficace et productive. Les différences culturelles peuvent également influencer l'attitude d'une personne à l'égard du feedback et les personnes de qui elle est prête à en recevoir. Cela peut donc varier d'un pays à l'autre, mais cela peut également dépendre de la culture de l'entreprise. Et la structure organisationnelle jouera un rôle. Si une entreprise a une structure horizontale, il sera plus facile d'interagir et de communiquer entre les niveaux, alors que si vous avez une structure hiérarchique, cela signifie que ce ne sera pas toujours le parties prenantes seniors faciles d'accès. Ce manque d'accessibilité signifie donc qu'il est beaucoup plus difficile de donner du feedback librement , compte tenu des obstacles mentaux et physiques qui s'y opposent. Même les parties prenantes de haut niveau craignent et hésitent à recevoir des commentaires. Par exemple, ils peuvent craindre leur crédibilité, leur réputation ou leur autorité ne soient entachées si vous voyez des points à améliorer qu'ils ne peuvent pas voir. Cela peut être la raison de la résistance à demander la bienvenue ou à accepter des commentaires. Ces peurs et ces hésitations peuvent donc également se manifester par des réactions négatives, telles que le désaccord explicite avec commentaires ou leur ignorance et leur rejet soudains. Maintenant, les deux types de réactions ne seront pas utiles car ils empêchent les gens de partager leurs opinions et leurs idées honnêtes. Être conscient de ces défis peut vraiment nous aider à avoir des conversations plus productives avec nos parties prenantes. Pour plus de conseils sur la manière de donner du feedback, consultez mon cours sur le feedback percutant dans un monde hybride pour en savoir plus la structure et l' approche du contenu de ces leçons. N'oubliez pas que les quatre personnages nous fournissent un guide simple pour évaluer la meilleure façon d' aborder notre partie prenante, mais chaque personne est différente et il y a des nuances lorsqu'une personne peut être une combinaison de deux personnes ou plus. Pour chaque partie prenante, réfléchissez à ce qui sera le plus important pour elle dans votre conversation, c' est-à-dire qu'y a-t-il pour moi ? Quelles questions pourraient-ils avoir pour que vous puissiez planifier à l'avance et planifier vos réponses. Y a-t-il des points critiques que vous devez intégrer à la discussion sur la base de ce que vous savez de votre partie prenante ? Choisissez le personnage qui ressemble le plus à votre interlocuteur et répondez aux questions de votre feuille de travail pour vous aider à préparer votre conversation. Dans la prochaine leçon, nous verrons comment aborder votre conversation. 4. Planifier vos points de discussion: Une fois que vous savez à qui vous avez affaire et ce qui les motive, vous pouvez commencer à esquisser ce que vous voulez dire à un niveau élevé, et c'est ce que nous appelons la phase de planification. Désormais, vous ne pouvez pas créer de script, car tout dialogue bidirectionnel nécessitera de l'adaptation, agilité et de la flexibilité dans le moment présent. Cependant, vous pouvez anticiper et planifier du mieux que vous pouvez afin d'être prêt et d'avoir plus de contrôle. Une structure simple à suivre consiste à vérifier d'abord le rapport avant de donner directement vos commentaires. Même si quelqu'un est plus expérimenté, prenez le temps d'échauffer la conversation avant d' aborder les points importants. Cette partie de l' interaction vous donnera des indices sur leur humeur, leur réceptivité aux commentaires et même sur ce qu'ils ont d'autre à faire. Vous pouvez ensuite décider si est maintenant ou plus tard le moment de discuter et réfléchir à la manière dont vous adaptez votre approche. Une fois que vous avez établi un rapport, répétez ce dont vous souhaitez discuter et pourquoi vous souhaitez en discuter. Par exemple, c'est formidable d' apprendre que les choses vont si bien avec la restructuration Je sais que vous vous y êtes vraiment concentré. Je travaille sur le projet Dawn et je voulais prendre contact avec vous car il nous reste trois semaines vous car il nous reste trois semaines avant la prochaine étape. Ensuite, en fonction de ce qui est important pour votre partie prenante, vous pouvez souligner les avantages de vous écouter. Lorsque vous donnez des commentaires, très attention au langage et au ton utilisés car nous ne voulons pas que cela soit perçu comme une critique. Si vous avez affaire à une personne qui s'améliore, nous savons qu'elle se préoccupe de ses performances, ses perceptions et de ses perspectives d'avenir. Ils seront ouverts aux commentaires car ils veulent savoir comment ils peuvent être vus de manière encore plus favorable. Par conséquent, il vaut la peine de se concentrer sur les avantages qu'ils en retirent personnellement. Par exemple, nous pourrions dire qu' en ajustant les données de ce rapport, cela pourrait vraiment vous aider dans les conversations avec la directrice générale lorsqu'elle décidera de l'initiative à adopter. D'un autre côté, si vous parlez à un autoprotecteur, il aura peur protéger sa crédibilité. Ils seront sceptiques quant à votre agenda et pourraient même se méfier de vous et se méfier de vous. Dans cette situation, il peut être utile de se concentrer sur rassurer et les affirmer, de mettre en évidence ce qui, selon vous, va bien et de mettre l'accent sur ce qui peut être fait pour obtenir des résultats encore meilleurs. Pensez également à leur demander leur avis pour montrer que vous appréciez vraiment leur expertise. Vous pourriez dire quelque chose comme vous êtes douée pour mener à bien autant de projets à la fois. À l'aube du projet, nous pourrions améliorer l'expérience client en incluant un résumé d'une page afin qu'il puisse facilement passer en revue les principales étapes à l'avance. Pensez-vous que cela pourrait aider ? Ensuite, nous avons le réalisateur. Cette personne est très préoccupée par le maintien de son autorité. de vue ne les intéressent pas vraiment Votre opinion ou votre point de vue ne les intéressent pas vraiment. En fait, ils pensent savoir ce qui est le mieux et ils ne veulent certainement pas être critiqués. Ce personnage nécessite un traitement minutieux afin que nous puissions introduire subtilement des suggestions auxquelles cette personne peut adhérer. Faire face à ce personnage demande également de l'humilité, car nous devons souvent leur faire part de leurs commentaires de manière à leur donner l'impression que c'est leur idée. Il se peut même que nous souhaitions demander la permission d' ajouter des suggestions visant à améliorer la façon dont les choses sont faites. Vous pourriez dire quelque chose comme vous avez mentionné que le client aime voir de nombreuses options Aimeriez-vous que je développe une troisième option axée sur les nouveaux marchés ? Je conviens que le fait d'avoir plus d' options est un excellent moyen d' augmenter nos chances de garantir la prochaine phase du projet. Enfin, nous avons le collaborateur le plus ouvert aux commentaires et susceptible de les demander de manière proactive. Vous pouvez facilement partager votre point de vue, mais n'oubliez pas de faire preuve de respect et de savoir que cette personne occupe un poste de haut niveau. Expliquez comment vos idées vont aider l'équipe à être encore plus performante. Dans cette situation, vous pourriez dire quelque chose comme « je suis vraiment heureuse de participer au projet Dawn ». J'aimerais partager avec vous mes idées sur la manière dont nous pourrions atteindre la prochaine étape en douceur et sans aucun problème. Voici ce que je pense. Ensuite, vous pouvez toujours ajouter vos suggestions, vos commentaires et vos idées. Je vais également partager avec vous quelques conseils supplémentaires pour réussir. Tout d'abord, dites à votre partie prenante ce qui pourrait vous aider à faire votre travail plus efficacement afin de mettre l'accent sur vous-même et non sur elle. La deuxième chose que vous pouvez faire est de suivre mon cours et de suivre une communication percutante et productive pour un aperçu plus approfondi de la manière de communiquer avec les parties prenantes en fonction de leur style et de leurs préférences. Vous pouvez également suivre le cours sur l'impact avec des commentaires dans un monde hybride pour découvrir encore plus d'idées à essayer. Il est maintenant temps de consulter votre feuille de travail de classe et de commencer à tracer le plan de votre conversation fonction de la personnalité de vos parties prenantes. Notez pour l'instant quelques points qui pourront vous guider tout au long de la vraie conversation. 5. Pratiquer la conversation: Une fois que vous avez préparé le plan de votre conversation, il est temps de le mettre en forme avant d'entrer dans la conversation proprement dite. Il s'agit de la phase d'entraînement. Jouer un rôle et vous familiariser avec ce que vous voulez dire vous aidera à être beaucoup mieux préparé et à mieux composer pendant la journée. Cela ne signifie pas avoir un script mot pour mot, car vous ne pourrez pas vous en tenir à cela dans un dialogue bidirectionnel. Cela signifie toutefois que vous vous entraînez suffisamment pour dire ce que vous voulez dire et cela ne semble pas forcé, gênant ou inconfortable. Si vous dites les mots à haute voix, cela aide également à calmer les nerfs et cela deviendra plus naturel au fur et à mesure que vous le ferez. Si vous jouez un rôle avec quelqu'un d'autre, vous pouvez également observer comment vos commentaires arrivent et vous pouvez vérifier et vous préparer aux réactions potentielles. Vous pouvez utiliser toutes ces données pour affiner votre façon de faire les choses, trouver de meilleures façons d' aborder la situation et rester calme lors de la conversation. La visualisation est un autre excellent moyen de se préparer mentalement à la conversation. Il s'agit maintenant d'imaginer ce qui va se passer et ce que l'on ressent lorsqu'on obtient un résultat positif. Vous pouvez parcourir le scénario dans votre tête et visualiser comment il se déroule. La visualisation est une technique très puissante utilisée par les athlètes de haut niveau, les hommes d'affaires, les entrepreneurs et les professionnels de la performance Elle nous aide à nous sentir à l'aise avant une conversation. Vous aurez besoin de quelques minutes par vous-même pour faire cet exercice. Vous pouvez commencer par fermer les yeux et visualiser où vous en êtes lors de la conversation de feedback avec votre partie prenante. Est-ce que vous vous regardez en train de discuter ou participez-vous à la conversation elle-même ? J'aimerais que tu mettes tous tes sens dans l'équation. Pense à ce que tu peux voir, ce que tu peux entendre, à ce que tu peux sentir. Que tenez-vous, qu'est-ce qu'il y a devant vous, que portez-vous ? Es-tu debout, tu es assis ? Réfléchissez au ton de votre voix. Comment vous vous présentez à l'interaction et à quoi ressemble votre langage corporel. Pensez également au déroulement de votre conversation. Les mots que vous utilisez, ceux que vous n' utilisez pas, votre rythme, votre utilisation du silence, votre contact visuel avec votre partie prenante. Quelle est leur réaction à ce que vous dites ? Visualisez ensuite comment vous réagissez lorsque votre enjeu prend de l'ampleur. Êtes-vous détendu, calme et calme, ou êtes-vous tendu et mécanique ? Dans votre esprit, observez comment la conversation se déroule et comment elle se termine. Que se passera-t-il ensuite dans cette conversation ? Comment quittez-vous la conversation tous les deux ? Êtes-vous heureux et souriant ou êtes-vous frustré et agacé ? Une fois que vous avez suivi ce processus, vous pouvez ouvrir les yeux et noter toutes les idées et pensées qui pourraient vous aider lors de la conversation. Il est maintenant temps de passer à l'action. Notez le nom d'une personne avec qui vous pouvez jouer un rôle dans votre conversation vous pouvez jouer un rôle dans votre conversation et contactez-la pour lui fixer un délai. Choisissez vraiment quelqu'un en qui vous avez confiance, qui sera honnête et objectif avec vous, quelqu'un qui vous mettra au défi et vous offrira un point de vue différent. Prenez maintenant un moment pour utiliser votre feuille de travail en tissu pour noter l'heure et la date de votre jeu de rôle et profitez-en pour prendre des notes sur l'exercice de visualisation que nous venons de faire. 6. Planifier la conversation: Maintenant que nous avons fait suffisamment de préparation, nous sommes prêts à passer à la réalité. Il est temps de planifier votre conversation. Cette étape consiste à le tracer dans votre calendrier. Dans ce scénario que nous avons utilisé tout au long de ce cours, nous avons notre manager très occupé qui ne cesse de déplacer les poteaux de but. Elle jongle avec plusieurs projets, elle est difficile à cerner car elle passe d'une réunion à l'autre. Imaginons deux scénarios. L'une où nous essayons d'avoir une conversation lors d'une journée très chargée pour nos parties prenantes et une journée où nous avons plus de temps pour la conversation. Si nous nous sentons pressés ou si notre partie prenante n'a pas le temps ou la marge de manœuvre nécessaires pour discuter, nous n'aurons pas une conversation décente. Nous pouvons nous organiser pour notre interaction en suivant une simple liste de contrôle. Réfléchissez au canal de communication que vous allez utiliser. S'agira-t-il d'une réunion en face à face, d'une réunion virtuelle ou d'un appel téléphonique ? Idéalement, vous devriez avoir une conversation en temps réel au lieu d' utiliser le courrier électronique pour partager vos commentaires. Cependant, vous pouvez toujours envoyer un e-mail pour résumer ce que vous avez discuté, mais il est généralement préférable d'avoir un dialogue bidirectionnel afin pouvoir également entendre le point de vue de vos parties prenantes même si une conversation en direct parfois sembler un peu plus effrayante. Que vous soyez virtuel ou face à face pensez également à l'environnement physique. Si vous êtes face à face, allez-vous avoir la conversation dans un lieu officiel comme une salle de réunion au bureau ? Ou allez-vous vous rendre dans un endroit informel, comme un café ? Si vous êtes virtuel, allez-vous avoir un endroit privé avec une bonne connexion et sans distractions ? Mon cours sur le fait de donner et de recevoir du feedback dans un monde hybride aborde cette question plus en détail. Vous pouvez regarder la leçon portant spécifiquement sur la mise en place d'un environnement de feedback pratique pour vous aider à démarrer. La prochaine chose que vous voulez faire est de décider des dates et de l'heure de la conversation. Deux éléments doivent être pris en compte : les habitudes de travail des parties prenantes et les facteurs physiologiques qui peuvent avoir une incidence sur la réussite. Grâce à l'expérience passée ou en consultant le calendrier de la personne, savez-vous clairement si elle en mesure d'avoir la conversation ? Combien de temps à l'avance devrez-vous réserver ? Sont-ils en congé certains jours et quelle est leur journée la moins chargée au cours de laquelle ils peuvent avoir plus d'espace mental pour écouter et engager une conversation ? Nous sous-estimons également les facteurs humains qui peuvent affecter la qualité de nos conversations, tels que le niveau de stress, manque de sommeil et la faim. Par exemple, si votre partie prenante est très stressée, elle sera moins réceptive aux commentaires. S'ils sont fatigués et qu'ils ne sont pas reposés, ils seront peut-être moins réceptifs aux commentaires. S'ils ont faim, ils seront peut-être moins réceptifs aux commentaires. En effet, lorsque notre taux de glucose baisse, il est plus difficile de se concentrer et nous pouvons devenir plus irritables, colériques et nerveux. Vous avez peut-être entendu parler du terme « affamé », qui désigne à la fois la faim et la colère. Il est logique d'avoir des conversations plus difficiles lorsque quelqu'un est bien nourri et certainement pas avant. Cela nous amène à une question de formalité et il peut arriver que vous souhaitiez faire vos commentaires de manière plus décontractée, soit à la fin d'une réunion, lors d'une autre conversation, soit de manière opportuniste, si Une petite fenêtre s'ouvre. Il n'est pas toujours pratique ou souhaitable de planifier une réunion officielle pour ces conversations. Vous pouvez décider quel niveau de formalité fonctionnera le mieux avec la personne que vous avez en tête. Vous pouvez également envisager ce qui se passe d'autre pour la partie prenante. Consultez leur calendrier, vérifiez s'il y a suffisamment de temps avant et après votre visite pour les rencontrer afin qu'ils aient l' espace de tête nécessaire pour écouter, réfléchir et agir. Vous ne voulez certainement pas précipiter la conversation ou ressentir de la pression pour accélérer le rythme de façon anormale juste pour respecter un délai serré. Vous pouvez également évaluer l'autre personne sur une échelle de 1 à 10 en fonction de sa réceptivité potentielle à une conversation. Vous pouvez le faire en posant des questions très simples pour évaluer ce qu'ils ressentent au début. Par exemple, vous pourriez vous demander comment allez-vous ? Comment se passe ta journée jusqu'à présent ? Évaluez la façon dont ils réagissent. Y a-t-il une émotion ? Y a-t-il de la frustration ou de la distraction dans leur voix ou leur langage corporel ? Cela semble évident, mais le mauvais timing est l'une des principales raisons pour lesquelles les conversations difficiles ne se déroulent pas comme prévu. Réfléchissez au temps nécessaire à votre conversation. Au contraire, accordez-vous un peu de marge de manœuvre, un peu de prévoyance. Si vous pensez que la conversation va prendre 30 minutes, allouez 45 minutes au cas où. Vous en avez une bien meilleure idée après vous être entraîné et joué un rôle à l'avance. Il est également important de définir le contexte. n'y a aucune surprise pour votre partie prenante. Vous ne voulez certainement pas vous lancer dans un commentaire si la partie prenante n'est pas prête. N'oubliez pas de dire pourquoi il est important d'avoir la conversation dès maintenant. Par exemple, vous pouvez nous contacter par e-mail pour demander la réunion, mais cela n'a pas besoin d'être détaillé. Vous pouvez simplement dire quelque chose comme, chère partie prenante, j'ai quelques réflexions sur le projet Dawn dont j'aimerais discuter avec vous spécifiquement en ce qui concerne la prochaine étape. Je trouverai du temps dans ton calendrier pour discuter davantage et je t'enverrai une invitation. Veuillez me faire savoir si vous avez besoin de plus amples informations dans l'intervalle. Merci beaucoup. autre côté, les e-mails sont-ils moins efficaces diraient quelque chose comme « Chère partie prenante, avez-vous cinq minutes pour discuter ? Merci Dans cet exemple, il ne donne aucun contexte ni aucune information qui aiderait l'autre personne à savoir ce que vous voulez, ce incite à deviner inutilement. Enfin, entamez toujours la conversation avec une intention claire sur les raisons pour lesquelles vous donnez des commentaires et quel est le résultat que vous souhaitez obtenir. Gardez cela à l'esprit tout au long afin de rester concentré si la discussion tourne mal. Vous pouvez écrire votre intention quelque part afin de pouvoir vous y référer si vous êtes distrait. Maintenant que nous avons parcouru cette liste de contrôle, complétez cette section sur vos feuilles de travail de classe afin d'être bien préparé et prêt à réussir. Contactez ensuite votre partie prenante et prenez rendez-vous pour votre conversation. 7. Avoir la conversation: Après avoir fait toute votre planification et votre préparation, il est maintenant temps de poursuivre et avoir la conversation dans la vraie vie. Comme je l'ai déjà dit, nous ne pouvons pas vraiment contrôler le cours de la conversation, mais nous pouvons certainement la guider si nous l'avons planifiée à l'avance. chose la plus importante à retenir à ce stade est que rien ne changera si nous ne fournissons pas de feedback. Les conversations difficiles ne sont jamais faciles, nous devons donc être assez courageux pour essayer. À ce stade, vous avez déjà réfléchi à la réaction de votre partie prenante, ce qui vous aidera à être prêt sur le moment. Si tout se passe comme prévu et que vos commentaires sont bien reçus, c'est le moment idéal pour être proactif. Vous pouvez continuer à mener la conversation en demandant à vos parties prenantes de vous faire part de leurs réflexions supplémentaires, et vous pouvez les intégrer de manière proactive aux prochaines étapes sur lesquelles vous vous mettrez mutuellement d'accord. À ce stade, il est également important de se mettre d'accord sur responsabilité et de déterminer qui va faire quoi pour faire avancer les choses. Vous voudrez également remercier votre partie prenante pour temps qu'elle a consacré et pour sa volonté d' avoir une conversation avec vous. Peu importe à quel point nous nous préparons, il y aura des moments où nous devrons nous attendre à des imprévus. Notre conversation risque de déraper. Une partie prenante peut être déclenchée par quelque chose que nous disons, ou nous pouvons paniquer sur le moment et partir sur une tangente. Dans ces situations, il vaut toujours la peine de planifier à l'avance et de réfléchir à la manière dont nous gérerions la situation. L'une des choses que nous pouvons faire est de définir ce que nous appelons une intention de mise en œuvre. Nous pouvons le faire à l'avance afin de pouvoir rapidement adopter une ligne de conduite planifiée à l'avance en cas de problème. agit essentiellement d'une déclaration « si c'est le cas » qui nous donne une action par défaut et réduit le besoin de réfléchir et de prendre des décisions sur le moment. Si la conversation ne fonctionne pas, vous prendrez une certaine mesure. Par exemple, vous pourriez avoir du mal à faire passer vos points de vue et vous pourriez penser qu'il vaut mieux y revenir une autre fois. Si vous arrivez à ce stade, vous pouvez opter pour un délai d'attente. Vous pourriez dire quelque chose comme ça à votre partie prenante. Je voudrais profiter de cette occasion pour entamer la conversation sur ce sujet. J'apprécie vraiment le fait que cela puisse nécessiter une discussion plus approfondie Pourrions-nous donc prévoir du temps pour une autre discussion dans les prochains jours, une fois que nous aurons tous eu le temps d'y réfléchir ? Vous pourriez également avoir besoin d'un moment pour faire une pause et réfléchir avant de continuer. Cela peut vous aider à recueillir vos idées et à évaluer la meilleure façon de faire avancer la conversation. Si vous faites cela, veillez à en parler ouvertement à votre partie prenante, car cela montre vraiment que vous réfléchissez avant de parler. Vous pourriez dire quelque chose comme ceci : « Je pense que j'ai besoin d'une minute pour réfléchir à ce que vous venez de dire. Si cela ne vous dérange pas, je vais recueillir mes réflexions car je veux y réfléchir avant de répondre. » La réinitialisation consiste à appuyer mentalement sur un interrupteur pour que vous puissiez retrouver votre calme sur le moment présent. Cela signifie être conscient de vos réactions émotionnelles et physiologiques face aux conflits, tensions et aux défis. Par exemple, vous pourriez avoir l' impression de vous réchauffer, augmenter votre rythme cardiaque ou d'intensifier le ton de votre voix. Maintenant, dans cette situation, il est utile de faire une pause et de le remarquer. Respirez lentement et profondément, souriez et souvenez-vous que la conversation sera beaucoup plus productive si vous pouvez maintenir rapport et rester calme sous la pression. Enfin, avoir ces conversations difficiles vous donne une excellente occasion de vous entraîner, d'apprendre, de vous sentir à l'aise avec ce qui est mal à l'aise. N'oubliez pas que si cela ne se passe pas aussi bien que vous l'auriez souhaité, s'agit tout de même d'une expérience d'apprentissage, et pouvoir avoir des conversations de feedback avec des parties prenantes plus chevronnées l'est cela ne sera que plus facile si vous le faites souvent et si vous apprenez de votre expérience. Maintenant, prenez une minute pour regarder votre feuille de travail de classe et notez 2 ou 3 intentions de mise en œuvre que vous pouvez utiliser. Cela vous donnera une couverture de sécurité sur laquelle vous pourrez vous rabattre si vous vous faites prendre au dépourvu. 8. Suivi: La dernière étape de notre cadre est la poursuite. Cela implique de planifier la conversation de suivi avec votre partie prenante. Maintenant, il s'agit d'une étape importante car nous avons souvent le courage de donner un feedback une seule fois et nous ne revenons jamais sur la conversation. Cela peut être frustrant car nous ne savons pas si nos commentaires ont été pris au sérieux, et nous pouvons avoir hâte de revenir sur la situation, si rien ne change la première fois. Souvent, nous poussons un soupir de soulagement après avoir donné des commentaires, car cela demande beaucoup d'énergie, d'encouragement, puis nous oublions que nous devrons peut-être faire un suivi plus tard. Une conversation de suivi nous permet de nous enregistrer et de garantir la responsabilité. Nous voulons savoir si les choses ont changé ou sont en train de changer, ou si des progrès sont réalisés. Pour vous préparer à une conversation de suivi, vous pouvez réfléchir à l'avance à certaines choses : le calendrier, les intentions, les dérailleurs et l'évolution. Avec le timing, déterminez le temps que vous souhaitez passer entre votre première conversation et votre suivi. Lorsque vous atteignez la fin de votre conversation initiale avec votre partie prenante, vous pouvez dire quelque chose comme Ce serait bien de reprendre contact avec vous à ce sujet bientôt afin que nous puissions vérifier comment les choses vont bon train. Le vendredi suivant vous conviendrait-il pour vous retrouver ? Si vous acceptez votre prochain point de contact avant de mettre fin à votre conversation initiale, cela figure dans le calendrier et il faudra donc faire des efforts pour le supprimer, et si nous n'obtenons pas cet engagement à ce stade, il faudra plus de temps et d'énergie pour organiser une réunion de suivi plus tard. De cette façon, nous allons continuer sur notre lancée. Il est également utile d'être très clair sur vos intentions pour l'avenir. Que souhaitez-vous qu'il se passe avant d' avoir votre conversation de suivi ? À quoi ressemblera le succès après avoir donné vos premiers commentaires ? Si vous êtes clair sur ce point, vous pourrez mesurer les progrès lors de votre prochaine réunion. Les dérailleurs sont un autre élément à prendre en compte. Ce sont là des obstacles au succès ou au progrès. Il se peut que votre partie prenante soit très occupée et qu' n'ait pas le temps de donner suite à ce que vous avez tous deux discuté. ressources peuvent représenter un défi ou peut-être que l'apport de quelqu'un d'autre est nécessaire , mais il est difficile de les obtenir. Ou peut-être qu'un changement pourrait prendre plus de temps à mettre en œuvre que prévu. Réfléchissez à l' avance aux dérailleurs potentiels et demandez à votre partie prenante comment ils peuvent être évités ou atténués. Votre réunion de suivi sera occasion idéale discuter plus en détail ces défis et obstacles à la réussite, et de discuter de la manière dont vous pouvez soutenir votre partie prenante dans les surmonter. La dernière chose que vous voudrez aborder lors de votre réunion de suivi est de savoir quelle est la prochaine étape. Comment maintenir cette dynamique tout en entretenant de bonnes relations avec vos parties prenantes ? examen de ces points montre que progrès nécessitent une discussion continue, ce qui aidera également votre partie prenante à s'habituer à des conversations bidirectionnelles plus fréquentes à l'avenir. Revoyons maintenant votre feuille de travail de classe et prenons quelques notes sur votre conversation de suivi portant sur le calendrier, intentions, les dérailleurs et l'évolution. Vous êtes maintenant bien préparé pour avoir votre conversation. 9. Réflexions finales: Merci beaucoup de m'avoir rejoint dans ce cours. J'espère vraiment que vous vous sentez désormais plus en confiance et que vous êtes prêt à donner votre avis à une partie prenante senior. Peut-être avez-vous reporté la conversation par peur ou vous ne saviez tout simplement pas par où commencer. Cependant, maintenant que nous avons couvert les sept étapes la formule de feedback, j'espère que vous êtes plus que prêt à vous lancer. N'oubliez pas que les principaux intervenants ont besoin de commentaires et qu'ils ont besoin de votre point de vue même s'ils ne s'en rendent pas compte. Donner du feedback à n'importe qui peut être difficile et nous ne nous améliorons qu'avec de la pratique. Cela implique de se démarquer et d'être courageux. Donc, essayez plutôt de vous détendre, de profiter de la conversation car cela vous mettra à l'aise, vous et l'autre personne. Comme toujours, j'ai hâte de savoir comment se dérouleront vos conversations avec vos commentaires. Si vous avez des questions, si vous avez besoin de conseils supplémentaires ou si vous êtes bloqué, contactez-moi dans la section de discussion de ce cours ou contactez-moi directement. De plus, veuillez télécharger votre feuille de travail de classe. Si vous n'avez pas eu l'occasion de le remplir en temps réel, prenez quelques instants pour le remplir et le télécharger afin que je puisse vous donner mon avis. Donner du feedback est une expérience individuelle unique Je suis donc là pour vous aider à aller de l'avant et à surmonter tous les défis. Maintenant, il est temps pour toi d'essayer. Merci encore. Bonne chance et à bientôt.