Transcription
1. Introduction: Je m'appelle Brian Cervino. Je suis le responsable du marketing produit chez Trello. Donc, Trello est un outil de collaboration visuelle qui permet à
n'importe qui d' organiser n'importe quel projet avec n'importe qui, n'importe où dans le monde. Au jour le jour, je travaille avec les équipes de vente de produits et de
marketing pour aider à développer et à publier de nouvelles fonctionnalités. Le cours d'aujourd'hui est une question de productivité et de veiller à ce que vous accomplissiez non seulement ce que vous devez faire, mais aussi ce que vous voulez faire. Nous allons plonger dans les outils qui vont vraiment changer votre quotidien, vous
aider à créer un meilleur flux de travail, vous
aider à collaborer de meilleures routines et à communiquer plus efficacement, sorte que non seulement vous en faisant plus que vous ne l'avez jamais fait auparavant, vous le ferez avec plus de succès. Donc, cette classe est destinée à tous ceux qui veulent non seulement apprendre les philosophies derrière la façon d'être plus productif, mais aussi voir ces outils en action, les tendances technologiques
actuelles et les applications qui en
font plus facile d'être plus productif dans votre vie quotidienne. Avoir un système de productivité solide est important non seulement dans ma vie professionnelle chez Trello, que je travaille avec la gestion de contenu ou que je lance une campagne marketing, mais aussi ma vie personnelle lorsque je travaille sur la musique avec clients ou que je suis planifier des vacances ou une fête ou même simplement organiser mes recettes préférées. Commençons par plonger dans ce qui est exactement la productivité.
2. Qu'est-ce que la productivité: Je suppose que la question d'un million de dollars est la suivante : qu'est-ce que la productivité ? Bien sûr, vous l'avez entendue définir par tant de personnes à bien des égards. En fin de compte, la productivité ne consiste pas seulement à faire les choses, mais à s'assurer que vous faites les bonnes choses dans le bon délai, de manière efficace et réussie. Donc, cela commence par fixer des objectifs réalistes, diviser ces objectifs en tâches réalisables, et la fin de tout cela, vous demander si j'
ai accompli quelque chose de significatif dans ce que je voulais faire ? Pour moi, personnellement, la productivité signifie que je n'ai qu'une quantité limitée de temps, une ressource finie. Mais j'ai beaucoup à faire de ma vie. J' ai beaucoup d'ambitions de carrière. J' ai beaucoup d'ambitions personnelles. Je travaille avec beaucoup de gens tout le temps, et je veux juste m'assurer de voir ce que je voulais faire. Avoir un bon système de productivité en ordre et flux de travail
efficace que vous appréciez est idéal non seulement pour le travail, ce soit pour la gestion de projet, le démarrage d'une nouvelle entreprise ou le lancement d'un projet secondaire, c'est aussi vraiment génial pour votre la vie. Peut-être que vous planifiez un mariage ou une fête de vacances. Être productif signifie que vous serez en mesure de gérer tout le temps de votre vie mieux et d'en faire plus. À ce stade, j'aimerais tourner les choses vers vous et vous demander ce que vous voulez accomplir ? Comment aimeriez-vous faire plus de choses dans votre vie ? Quels objectifs souhaitez-vous commencer à vous fixer afin que vous puissiez réaliser et réaliser tous les projets que vous envisagez de réaliser ? Ensuite, nous allons plonger en profondeur dans l'établissement des objectifs, la hiérarchisation des tâches pour atteindre ces objectifs et la gestion du temps par des experts.
3. Objectifs, priorités et exécution: Donc, la question est de savoir comment commencer à être productifs ? La première chose est que nous allons vouloir définir les objectifs que nous voulons atteindre. Si vous allez hiérarchiser les tâches impliquées dans la réalisation de cet objectif, le
décomposer étape par étape en éléments exploitables, et nous allons exécuter dans un calendrier défini. La première chose que nous voulons faire est de nous demander, quel est l'objectif que nous voulons atteindre ? Idéalement, c'est la chose qui nous passionne vraiment, quelque chose que nous voulons réveiller chaque matin, quelque chose que nous connaissons et dont nous nous soucions. Donc, nous allons commencer par visualiser ce qu'est cet objectif et la ligne d'arrivée. À partir de là, nous allons le rompre et considérer toutes les tâches et les étapes pour atteindre cet objectif. Donc, faire un plan efficace ne concerne pas seulement ce que je veux faire au quotidien, mais aussi ce que je veux être à long terme. Donc, écrivez chaque pas le long du chemin et écrivez également la grande image. référence à cela tous les jours pour qu'il devienne une partie de votre pensée subconsciente. Cela vous aidera à améliorer votre confiance dans l'atteinte cet objectif et vous aidera à effectuer des tâches plus efficacement. Lorsque vous fixez un objectif et que vous commencez à travailler sur les tâches pour atteindre cet objectif, vous perdez souvent la perspective et ne comprenez plus pourquoi vous essayez d'atteindre. Assurez-vous que vous prenez le temps de prendre du recul
et de réfléchir, et comprenez qu'une fois permet une tâche banale fait partie d'un projet plus vaste qui va apporter beaucoup d'accomplissement à votre vie. Une autre chose à reconnaître est que la réalisation vos objectifs nécessite souvent une collaboration avec les autres. Plus tôt vous reconnaîtrez vos forces et vos faiblesses, il sera plus facile de déléguer les tâches de ce que vous pourriez ne pas accomplir aussi bien à d'autres pour aider à réaliser votre vision plus grande. Il est également toujours important de s'améliorer constamment. Cela signifie non seulement améliorer les étapes nécessaires pour atteindre votre objectif, votre système de productivité ou même vous-même. En sachant non seulement pourquoi vous voulez atteindre cet objectif, améliorer le processus en cours de route nous aidera non seulement à atteindre ce point,
mais peut-être même à dépasser cet objectif et à faire encore mieux que nous n'avons jamais voulu le faire. Donc, prenons un moment tout de suite et je veux que vous notiez un but que vous aimeriez atteindre. Cela pourrait être professionnel ou personnel. Ensuite, nous allons parler de la façon de
diviser cela en tâches et de hiérarchiser ces tâches. Plus tard dans la classe, je vais expliquer comment je vais
décomposer les tâches d'atteindre mon objectif personnel, qui est d'ouvrir un café.
4. Comment établir des priorités: Alors, qu'est-ce que cela signifie de prioriser ? La priorisation signifie avoir un chemin orienté vers des fins spécifiques. Il s'agit de comprendre ce que vous voulez faire, comprendre les tâches qu'il faut pour y arriver, pouvoir diviser ces tâches en étapes exploitables et de vous assurer que vous déléguez toutes les autres choses qui gênent le chemin. Malheureusement, en ce qui concerne la hiérarchisation et la productivité, beaucoup de systèmes échouent souvent. L' une des raisons est que nous ne comprenons pas souvent pourquoi ce que nous faisons, mais les systèmes de productivité et l'établissement des priorités échouent souvent à cause de l'individu. Une grande raison ici, c'est la peur. La peur est souvent une raison pour laquelle nous ne sommes pas en mesure d'établir correctement les priorités et de faire accomplir la tâche. La peur peut nous garder dans une boucle de doute de soi, ce qui entrave la productivité. Donc, une fois que nous sommes confrontés à nos peurs, il est beaucoup plus facile d'aller de l'avant et d'accomplir plus. Une autre raison pour laquelle beaucoup de systèmes de productivité échouent, c'est parce que nous avons souvent trop sur nos plaques, nous avons des listes de choses à faire qui sont beaucoup trop longues. Examinons donc quelques techniques qui vous aident à hiérarchiser ce que vous devez
faire et à vous assurer que vous accomplissez les tâches qui auront le plus d'impact. Une technique consiste à appliquer la règle 80/20 lors de la planification des tâches à effectuer. La règle 80/20 stipule que 20 % de vos tâches auront probablement 80 % de l'impact. Ainsi, en traitant d'abord ces tâches et en les classant par ordre de priorité, vous pouvez laisser d'autres tâches qui pourraient ne pas être aussi impactantes tomber au bord de la voie ou vous pouvez les affecter à quelqu'un d'autre. Donc, une façon dont j'aime penser à la règle des 80/20 dans ma vie est de considérer que tu n'as pas seulement autant de temps et d'énergie. Donc, si j'ai deux tâches, disons une est de faire une vidéo qui touchera peut-être
100 personnes par rapport à une lettre d'information bien conçue qui pourrait toucher des millions de personnes, qu'est-ce qui aura le plus d'impact ? Pour moi, il s'agira d'élaborer ce bulletin d'information et de consacrer un peu plus de temps et d'efforts à ce sujet, parce que je sais que cela aura un public beaucoup plus large et que ce sera une utilisation plus précieuse de mon temps. Vous avez peut-être aussi entendu parler de la règle 80/20 en ce qui concerne les ventes dans le monde des affaires, car 80 % de vos bénéfices proviendront de 20 % de vos clients. Donc, vous voulez passer votre temps à nourrir
les 20 pour cent de vos clients qui apporteront le plus de profits pour votre entreprise. Vous devriez penser à vos tâches et à la hiérarchisation des tâches de cette façon parce que souvent, beaucoup de tâches vont ont des rendements diminuants. Donc, vous devriez concentrer votre temps judicieusement sur les 20 pour cent des tâches qui auront le plus grand impact sur ce que vous essayez de faire. Donc, il y a beaucoup de méthodes de priorisation. L' un de mes favoris est en fait la règle de cinq, qui a été développée par l'un de nos fondateurs, Joel Spolsky. Le concept derrière cela, est que vous n'avez jamais plus de cinq choses à la fois dans votre liste de choses à faire. Il devrait y avoir deux tâches sur lesquelles nous travaillons en ce moment, deux tâches sur lesquelles nous prévoyons de travailler ensuite,
et une tâche sur laquelle les gens pourraient s'attendre à ce que
nous travaillions, nous ne prévoyons pas travailler. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, l'idée derrière cela est d'être honnête avec nous-mêmes sur ce que nous pourrions ne pas faire, mais aussi d'être honnête avec nos coéquipiers. Cela permet également d'être plus facile de déléguer des tâches à d'autres personnes qui pourraient être en mesure de
récupérer cette tâche que vous n'allez pas atteindre. Par conséquent, il
est très important d'établir des priorités et de travailler sur deux choses à la fois parce qu'il fait bon usage de nos ressources mentales limitées. Cela nous empêche également d'avoir trop d'anxiété d'avoir trop à faire. De plus, si nous avons trop d'éléments sur nos listes de choses à faire, alors nous sautons constamment d'avant en arrière et nous avons un changement de contact, ce qui nous rend essentiellement moins efficaces et moins productifs. Donc, maintenant que nous avons réellement une liste de choses à faire gérable, alors nous ne sommes pas submergés par l'anxiété de trop faire, passons en fait dans la façon dont nous pouvons mieux gérer le temps pour accomplir ces tâches.
5. Gestion du temps: La première technique que beaucoup de gens trouvent vraiment utile est appelée la technique Pomodoro, et cela signifie que vous bloquez 25 minutes de mise au point ininterrompue. Bien que cela semble facile, c'est en fait beaucoup plus difficile que vous ne le pensez. Soyez raisonnable avec vous-même et essayez de commencer avec seulement un bloc par jour de 25 minutes de mise au point ininterrompue. Cela signifie que la tête vers le bas, choisissez une tâche qui peut être accomplie en 25 minutes et travaillez lentement sur cette tâche, ne
laissant rien d'autre s'infiltrer de l'extérieur. Si vous êtes capable de le faire, développez lentement à de plus en plus de séances Pomodoro de 25 blocs. La technique suivante est appelée timeboxing et fondamentalement, nous le savons tous trop bien qu'il est beaucoup trop facile de tomber dans une semaine de travail de 60, 80 heures parce qu'il y a toujours tellement de choses à
faire mais que timeboxing fixe des limites. Il est écrit : « Je ne vais travailler que 35 ou 40 heures par semaine, et je vais accomplir mes tâches pendant ce temps. » En travaillant dans ce délai,
vous serez plus efficace parce que vous êtes poussé à le
faire et vous n'allez pas vous surpasser en travaillant une semaine de 80 heures,
où vous finissez par devenir trop fatigué et faire du travail en dessous de la moyenne. Une autre technique importante est de suivre le rythme ultradien de votre corps. Le rythme ultradien est composé de cycles de 90 à 120 minutes où vous
serez à la pointe de la productivité suivie d'une berceuse de 20 minutes. Ce que vous voulez faire est de vous concentrer sur vos tâches les plus difficiles pendant vos cycles les plus productifs, puis sur les tâches
moins difficiles et moins intenses mentalement pendant ces périodes de 20 minutes. Alors, la question suivante est de savoir comment trouver notre rythme ultradien ? Donc, ce que vous voulez faire, c'est enregistrer et marquer sur une échelle de 1-10 votre concentration, énergie et votre motivation pour chaque heure de réveil, tous les jours pendant trois semaines. Après trois semaines, vous pouvez consulter vos journaux et vous commencerez à remarquer des tendances dans vos scores, ce qui vous permettra de connaître vos heures les plus productives et vos jours les plus productifs. Ce sont avant les jours où vous devriez vous concentrer sur vos tâches les plus difficiles. Il est également bon de garder un journal des moments où vous vous sentez le plus énergique et productif et prendre des notes sur toutes les circonstances qui auraient pu avoir un impact ce jour-là. Par exemple, peut-être avez-vous eu un rhume ou peut-être vous vous sentez léthargique après avoir mangé pour le déjeuner ou peut-être vous avez ressenti un avantage après une pause café de l'après-midi. Toutes ces choses peuvent vous aider à composer une fois plus
sur vos heures et heures de travail les plus productives. En fin de compte, prenez toutes ces conclusions pour déterminer quand vous êtes le plus productif. Ce n'est peut-être pas un calendrier de neuf à cinq. Vous découvrirez peut-être que vous êtes un hibou créatif de la nuit. qui est important, c'est que vous travaillez quand vous allez travailler le mieux et que vous ne
perdez pas votre temps pour que le reste de votre temps vous
puissiez travailler sur d'autres choses de votre vie. Lorsque vous essayez de gérer votre temps efficacement, il est toujours très important de savoir que vous ne devriez pas être trop dur avec vous-même. Tu dois être pardonneur. Toutes les heures ne sont pas les mêmes. Vous pourriez avoir une heure productive incroyable un instant et le prochain pourrait être un raté. Mais en étant dur avec toi-même et en se sentant coupable de
cette heure ratée, cela signifie juste que vous allez supporter le manque de productivité dans l'heure suivante. Comprenez que vous avez des moments productifs et des moments moins productifs et exploitez les moments productifs pour faire autant que possible. Un conseil important de la part du pro de la productivité Jess Martin est de créer des marges, ce signifie ne pas créer un calendrier si rigide que vous ne
pouvez pas laisser passer des moments productifs dans le prochain. En ayant un horaire trop rigide,
vous allez instantanément créer de l'épuisement professionnel parce que vous n'allez pas permettre de pauses ou vous ne allez pas laisser la pensée créative continuer jusqu'
à sa fin naturelle. Je suis sûr que vous l'avez entendu maintes et maintes fois, mais il est essentiel de créer un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Travailler plus de 80 heures par semaine va vous brûler. Vous devez vous éloigner du travail et laisser votre cerveau se recharger. Faire une activité créative, aller faire une promenade, faire de l'exercice, sont des façons que vous pouvez revenir à votre travail et vos tâches, reconstituer et recharger et être en mesure de les aborder avec un nouvel angle. Une autre bonne façon de hiérarchiser vos tâches consiste à configurer rappels de
calendrier qui aident à diviser les grandes tâches en tâches plus petites. Les rappels de calendrier vous permettront de vous concentrer et de mieux gérer votre temps. Donc, je sais que c'est beaucoup de conseils et de techniques pour gérer le temps. En fin de compte, vous devez trouver un système qui fonctionne le mieux pour vous. Essayez les choses, voyez ce qui fonctionne ce qui ne fonctionne pas. Pour moi, j'aime un mélange de pomodoro heads-down blocs de 25 minutes pour faire des tâches et j'aime aussi vraiment timeboxing faire sorte que je limite mon travail à certains domaines de ma vie, mais ai
encore le temps de recharger mon cerveau et de revenir à mon des tâches avec une perspective nouvelle, une énergie fraîche et un état d'esprit frais. Alors, plongons maintenant dans certains des outils qui vont réellement
vous aider à prioriser vos tâches, à gérer votre temps et à faire les choses.
6. Votre boîte à outils: Il existe de nombreux outils qui vous aideront à améliorer votre productivité, faire plus et à collaborer avec votre équipe. Dans cette leçon, je vais vous montrer quelques-uns de mes outils préférés et expliquer pourquoi ils sont si efficaces. Bien sûr, l'un de ces outils est Trello. Pour moi, il n'y a fondamentalement rien de plus satisfaisant que d'avoir une liste d'éléments de la
liste de vérification que j'ai besoin d'accomplir et de croiser chacun au fur et à mesure que je termine ça. Maintenant, que vous utilisiez de la colle, un stylo et du papier, ce qui pour moi j'aime la sensation tactile ou une application pour accomplir cela. Décomposer ces éléments en tâches gérables que nous pouvons franchir, nous
aide à ne pas nous sentir trop surchargés de travail. En plus d'avoir de petites tâches exploitables, nous pouvons faire plus en une journée et retrancher plus de choses de nos listes, ce qui libère de la dopamine dans le cerveau. La dopamine nous donne non seulement ce sentiment de satisfaction et d'euphorie, mais elle nous motive en fait à accomplir plus. Un autre exemple de média à utiliser est celui des réunions d'équipe. Comme une liste de contrôle qui structure ce que vous allez faire d'un jour à l'autre ou d'une semaine à l'autre, ordre du jour
d'une réunion devrait être bien défini avec une liste structurée de sujets à aborder au cours de cette réunion. Chaque réunion devrait avoir une liste de ce qui doit être discuté et qui dirige les discussions sur ce sujet. La définition des sujets à traiter signifie que la réunion est définitivement terminée. Lorsque tous les sujets ont été discutés, personne ne perd de temps à cause d'un manque d'ordre du jour. Alors que cela pourrait être juste une liste sur une feuille de papier ou sur un tableau blanc ou même comme un document partagé, nous trouvons qu'il est plus efficace d'utiliser un tableau Trello. Donc, à Trello, nous créons une liste pour tout ce que nous voulons discuter lors de la prochaine réunion. Nous commençons par un responsable de la réunion qui va courir et faire circuler la réunion. Tout le monde va créer une carte sur la liste pour un objet dont il aimerait discuter et s'ajouter à cette carte. Les personnes qui souhaitent discuter d'un sujet lors d'une réunion peuvent ajouter plus d'informations sur fiches et fournir plus d'informations et de contacts aux membres de l'équipe. Comme les sujets sont abordés, ils peuvent être retirés de la liste, et une fois qu'il n'y a plus de cartes sur la liste, nous savons que la réunion est terminée. Bien sûr, quand il s'agit d'obtenir des éléments de liste de tâches à faire, cela signifie
que vous devez vous concentrer. La concentration est la clé de la productivité. Un outil vraiment génial est OneTab. Ce que OneTab fait, c'est qu'il prend tous les onglets ouverts que vous avez dans votre navigateur et les combine en une seule liste sur un seul onglet. Ceci est vraiment important parce qu'en ayant les distractions de tous ces onglets ouverts, signifie que vous allez constamment être à la recherche de ces onglets en
pensant à d'autres choses qui doivent se faire et ne pas se concentrer sur la tâche à portée de main. En réduisant tous ces onglets de navigateur ouverts en une seule liste, vous
permet de vous concentrer sur une tâche que vous devez faire sans le rappel constant de toutes les autres tâches qui viennent ensuite. Trois autres outils vraiment cool sont Flipboard, Moment et Offtime. Ce sont d'excellentes façons de réduire au silence les distractions sur votre téléphone et dans votre navigateur, et de vous assurer que vous ne manquez aucune information clé dans votre vie. Bien sûr, je sais qu'il y a beaucoup à prendre, donc c'est pour ça que tout cela sera disponible. Les liens vers ces outils et plus encore dans la section Ressources de la classe. Quand il s'agit de vous dans le moment, communication d'
équipe et les séances de remue-méninges, j'aime utiliser Slack. Slack est vraiment génial parce qu'il me permet de communiquer dans le moment avec mon équipe distribuée dans le monde entier. Donc, peu importe où se trouve quelqu'un, nous pouvons avoir une conversation fluide et nous pouvons créer des éléments exploitables et passer en revue les tâches et les
projets sur lesquels nous travaillons, puis transférer ces projets et tâches vers un outil de gestion de projet tel que Trello. Évidemment, quand il s'agit d'une gestion de projet efficace, rester productif avec mon équipe, de collaborer et de faire avancer les choses, j'aime utiliser Trello. génial avec un outil comme Trello, c'est qu'il me permet d'avoir une perspective visuelle sur mon projet et d'un coup d'œil sur quelles tâches sont exécutées, qui travaille sur quelle tâche, et l'état de l'endroit où chaque tâche est dans mon pipeline . Donc, dans cet exemple ici, nous regardons le développement d'une application appelée Barker, qui est un réseau social pour les chiens. Comme vous pouvez le voir, je peux voir quelles fonctionnalités nous voulons construire, ce qui est en cours de développement en ce moment, les échéances pour le moment où nous prévoyons de les développer, et qui fait quoi. Nous avons aussi ce qui est en cours de conception, ce qui est testé et ce qui a réellement été publié. Nous pouvons également garder une trace de toutes les recherches que nous avons faites, et en regardant ce tableau, je connais l'état et l'état de chaque tâche sur laquelle mon équipe travaille. Un autre excellent outil, surtout pour ceux qui travaillent avec les clients, est Harvest. La récolte vous permet de suivre le temps et de garder une
trace du temps que vous consacrez à chaque tâche. Ce qui est vraiment cool, c'est que vous pouvez l'utiliser comme un hack de productivité. Parce que si vous effectuez des tâches que vous répétez régulièrement et que vous gardez une trace du temps, vous pouvez voir si vous passez plus de temps ou moins que vous n'auriez dû et peut-être être en mesure de reconsidérer comment vous pouvez être plus efficace pour accomplir la tâche, en fonction du temps qu'il prend. Bien sûr, avec tous ces outils pour la productivité personnelle et d'équipe, il est important de mettre en place un flux de travail pour que ces outils fonctionnent ensemble afin que vous puissiez optimiser la façon dont vous faites les choses avec vous-même et avec votre équipe. Essentiellement, il est important de considérer quels outils sont les plus efficaces pour communiquer certaines choses. Si c'est le moment, vous voudrez peut-être être dans une application comme Slack. S' il s'agit plutôt d'une planification de projet à long terme, vous pouvez utiliser Trello pour répartir ces tâches, car elles prendront plus de temps. C' est aussi pour votre quotidien, vous voudrez peut-être avoir une liste de contrôle en cours. Tous ces outils peuvent travailler ensemble pour faire les choses. Il est donc très important de définir des attentes quant à la façon dont vous souhaitez être communiqué
et à la façon de communiquer avec d'autres personnes au sein ces applications afin que vous mainteniez une journée de travail productive. Vous êtes en mesure de faire des choses sur un plan personnel , mais aussi de faire des choses avec votre équipe. Cela pourrait être de faire savoir aux gens dans Slack que vous allez passer en mode « Ne pas déranger » afin que vous puissiez faire plus et faire face à une tâche. Cela signifie également faire savoir aux gens que vous utilisez des applications pour réduire au silence les notifications
téléphoniques au cas où quelqu'un s'attendait à vous atteindre à ce niveau. Avec des outils comme Trello, il est vraiment utile de définir des dates d'échéance sur cartes que vous pouvez gérer les attentes pour une tâche lorsque vous avez terminé. C' est également génial de pouvoir s'enregistrer avec des
gens en utilisant des choses comme AtMentions et en assignant des personnes à des cartes afin que vous puissiez envoyer des ping à des personnes si nécessaire et vous assurer que la personne affectée à une tâche travaille sur une tâche. En disposant d'un ensemble d'outils permettant de collaborer et de communiquer efficacement équipe, de se concentrer et d'être productif en tant qu'individu, cela signifie que vous n'allez pas travailler en silos pour doubler vos efforts,
ce qui signifie, en fin de compte,
vous allez avoir une entreprise plus productive et plus prospère.
7. La productivité grâce à Trello: Nous avons donc appris à fixer nos objectifs, à hiérarchiser nos tâches et à gérer efficacement le temps. Nous avons également eu accès à de nombreux outils qui nous aideront à être plus productifs dans notre vie professionnelle quotidienne, ainsi qu'à quelques conseils et techniques pour maintenir cette productivité. ce moment, je veux
vous montrer comment nous pouvons atteindre l'un de nos objectifs, qui pour moi est de démarrer une entreprise, un café utilisant Trello. Maintenant, beaucoup de concepts ici peuvent être utilisés avec n'importe quel outil de votre choix, mais je vais vous montrer comment nous pouvons le faire à Trello. Donc, comme je l'ai dit, mon but est de commencer un café. Donc, ce que je vais faire, c'est commencer par créer une planche Trello pour atteindre cet objectif. Je vais nommer ma planche Trello d'après mon objectif ou mon projet. Donc, je vais appeler ça un café d'affaires. Donc, ce que nous avons ici, c'est une planche de Trello vierge. Il s'agit essentiellement d'une toile vierge, où nous pouvons exposer nos tâches que nous devons accomplir pour atteindre notre objectif. Donc, je vais commencer par créer des listes, et les listes vont créer le flux de travail que notre tâche va parcourir. Je vais avoir quelques choses à faire à la recherche, je vais aussi avoir des tâches que je vais devoir faire, je veux voir quand ces tâches sont travaillées avec la liste des tâches, et je veux voir quand ces tâches seront accomplies. Maintenant que j'ai ma liste de mon flux de travail, ce que je veux faire est en fait créer des cartes. Les cartes sont l'unité fondamentale d'une planche Trello, et elles peuvent symboliser des tâches ou contenir des informations auxquelles je veux accéder plus tard. Donc, je vais ajouter des cartes à mon tableau pour ce que je veux faire de la recherche. Ce sera du financement, des investisseurs et du crowdsourcing pour mon entreprise. Bien sûr, si vous avez déjà créé une liste de tâches que vous souhaitez accomplir dans une feuille de calcul ou dans un Google Doc, vous pouvez toujours importer cette liste de tâches très facilement dans Trello. Donc, ce que vous voulez faire est simplement de mettre en surbrillance
votre liste de votre autre application et de la coller dans une nouvelle carte Trello, puis de là, vous pouvez diviser cela en tâches individuelles. Donc, comme vous pouvez le voir ici, j'ai mis en place 20 tâches que je
vais devoir accomplir pour lancer mon café. Comme je l'ai mentionné plus tôt, c'est probablement beaucoup plus de cinq choses à faire. Donc, ce que je vais faire, c'est collaborer avec certaines personnes et faire appel à des professionnels pour m'aider à lancer mon café. Donc, je vais ajouter quelques chiffres à mon tableau. Je vais cliquer sur Ajouter des membres et je vais ajouter des personnes à mon conseil d'administration avec lesquelles collaborer sur ce projet. Maintenant que j'ai ajouté mes membres à mon conseil, je vais commencer à leur déléguer les tâches. Donc, je vais juste faire glisser un membre pour ajouter et sous-carte pour les affecter à cette tâche. Ce qui est génial à propos de Trello, c'est que chaque fois que quelqu'un est affecté à une tâche, il recevra une notification dans Trello et par e-mail. De cette façon, ils savent monter sur le plateau Trello et voir quelle tâche ils ont été assignés, afin qu'ils puissent commencer à travailler dessus tout de suite. Bien sûr, certaines tâches peuvent être plus complexes que d'autres, sorte que vous pouvez toujours affecter autant de personnes que nécessaire à ces tâches. Rédiger un plan d'affaires va prendre quelques
personnes et j'aurai besoin de mon équipe juridique pour se constituer en société. Donc, je vais assigner trois personnes à cette tâche. Il n'y a pas de limite. Nous voulons nous assurer que le nombre de personnes qui sont affectées à une tâche qui va prendre pour accomplir
cette tâche dans le délai raisonnable que nous avons prévu pour accomplir cette tâche. Donc, maintenant comme vous pouvez le voir, à
l'origine, nous avions beaucoup de choses à faire qui auraient été écrasantes, mais maintenant toutes ces tâches sont divisées en morceaux gérables que chaque personne de mon équipe peut prendre et terminer. Cela nous amènera lentement à construire notre café et à lancer et ouvrir notre café. Donc, je veux ensuite fixer des dates limites pour ces tâches et en faisant cela, je vais ajouter une date d'échéance à la carte. Donc, je peux cliquer sur une carte pour ouvrir une carte. Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup plus d'informations qui peuvent être ajoutées à la carte dans la description de la carte ou dans un commentaire et il y a beaucoup d'actions que nous pouvons prendre. Donc, ce qui va faire, c'est que je vais cliquer sur la date d'échéance, et je vais fixer une date d'échéance pour le 29 juillet et l'enregistrer sur cette carte. De cette façon, mes coéquipiers, Marqeus et Priscilla sauront que d'ici le 29 juillet, nous devons avoir ce plan d'affaires écrit et prêt à voir nos investisseurs. Étant donné que certaines de ces tâches sont un peu plus complexes, je veux les diviser en étapes individuelles. Par exemple, la création d'un site Web. Construire un site Web n'est pas quelque chose qui va se faire en une journée. Il y a beaucoup de sous-tâches impliquées dans ça. Donc, je vais créer une liste de contrôle sur la carte, et je peux briser les étapes qu'ils nous demandent de prendre pour construire un site Web. Donc, on va faire une maquette filaire. Nous allons faire quelques dessins. Nous allons le développer, et nous allons le lancer, sur lequel mes coéquipiers peuvent maintenant travailler et se sentiront dépassés de devoir simplement construire un site Web en une seule fois. Ils peuvent parcourir étape par étape la liste de contrôle et accomplir toutes les tâches nécessaires pour lancer ce site Web. Lorsqu' ils remplissent les éléments de la liste de vérification, ils peuvent les cocher, et comme nous le voyons, il y a une barre de progression qui montre à quel point nous sommes proches de la fin de cette tâche. Nous avons tous fini. Ce bar est vert et tout le monde va être vraiment heureux que le site soit prêt à être lancé. Jusqu' à présent, nous avons fixé notre objectif d'ouvrir un café et l'avons construit en un plateau Trello. Nous avons divisé toutes les tâches et étapes impliquées en cartes Trello, nous avons délégué ces tâches à l'équipe. J' ai montré comment vous pouvez attribuer des dates d'échéance aux cartes pour
établir la priorité quand ces tâches doivent être terminées, et nous avons ajouté des listes de vérification aux cartes pour diviser ces grandes tâches en petites tâches gérables. Maintenant, commençons à mettre ces tâches en mouvement. Comme vous pouvez le voir, les tâches sont maintenant en train de faire, de
faire, de faire, de faire. Je peux ouvrir une carte dans la liste terminée, et voir que tous les éléments ont été cochés. Je peux également ouvrir une carte dans ma liste de tâches, comme les règlements administratifs de création, et je peux voir que les règlements administratifs sur lesquels on travaille avaient été attachés à cette carte et je peux facilement y accéder et regarder les règlements administratifs. Je peux @ mentionné, mon membre du conseil qui est affecté à cette tâche Andre et demander, comment sont les choses à venir pour vérifier. De cette façon, nous pouvons communiquer en temps réel et je peux obtenir des commentaires pour voir s'il a besoin d'aide, s'il y a des obstacles, si les choses progressent, et nous espérons atteindre la date prévue du 18 juillet. Vous remarquerez peut-être aussi que j'ai appliqué des étiquettes à ces cartes. Ces étiquettes sont destinées à différentes équipes qui travaillent dans différentes tâches, telles que le droit, le marketing, la finance et les opérations. Ce qui est vraiment génial, c'est que maintenant en un coup d'œil, je peux regarder mon tableau et m'assurer qu'aucune équipe n' submergée par le travail ou qu'elle en a trop pour le moment. Ce n'est qu'une autre façon de visualiser non seulement ce que les membres font les tâches, mais aussi quelles équipes font les tâches. Je peux donc avoir un aperçu de qui fait quoi et ce que font les ministères pour atteindre nos objectifs et accomplir ces tâches. Une autre grande caractéristique de Trello, est que vous pouvez non seulement voir quand
les cartes sont dans leurs différents états de listes de comme faire,
faire , faire ou sur leur chemin à travers votre pipeline à l'achèvement, mais vous pouvez également voir avec des dates d'échéance sur eux dans une vue de calendrier. regardant les choses dans une vue de calendrier, j'obtiens une perspective différente quant à savoir si je vais ou non respecter mes échéances. Aujourd'hui, c'est le 15 et je peux regarder les semaines venir et voir quelles cartes doivent être accomplies. Par exemple, peut-être que je me rends compte que je ne vais pas atteindre cette cible et que nous devons donner un autre jour sur ce projet, donc je vais le déplacer sur mon calendrier et mettre à jour la date d'échéance sur cette carte au 19. Comme je l'ai mentionné plus tôt, il est vraiment important de prioriser les tâches. Une chose avec Trello est que vous pouvez faire glisser des cartes sur une liste pour les hiérarchiser. Donc, peu importe ce dont j'ai besoin pour passer d'abord au sommet de la liste, mon équipe saura que ce sont les tâches les plus importantes que nous devons accomplir d'abord, puis ils peuvent les prendre en charge pour commencer à travailler sur ces tâches. Un autre concept clé en tant que manager, PDG ou chef d'équipe, est simplement de s'assurer que personne n'a trop de choses à faire. Donc, ce que je peux faire, c'est en fait que je peux facilement filtrer mon tableau et voir qui est affecté à quelles tâches et voir rapidement combien de tâches elles ont. Donc, c'est une excellente façon de voir qui pourrait avoir beaucoup leur assiette et qui pourrait avoir une bande passante pour faire plus de choses. Comme vous pouvez le voir, Amy seulement comme une carte qu'elle fait en ce moment, mais Andre a environ trois tâches qu'il fait. Donc, ce que je peux faire, c'est que je peux assigner Amy à une des tâches d'Andre, retirer Andre de cette carte, et alléger c'est charger un peu. Comme je l'ai mentionné précédemment, les étiquettes sont un excellent moyen d'ajouter plus de données visuelles à un tableau. Ce qui est vraiment cool, c'est que notre équipe des opérations ait une réunion,
en utilisant la fonction de filtre,
elle peut facilement voir où
se trouvent les cartes d'opérations et voir ce qu'il faut en utilisant la fonction de filtre, elle peut facilement voir où faire, faire et faire. Ici, nous voyons que les opérations ont beaucoup à faire et qu'elles n'ont pas fait grand-chose. Donc, peut-être que nous pouvons nous attaquer à ce que sont les obstacles, peut-être que nous devons embaucher plus de personnel ou peut-être que l'équipe n'est pas aussi productive parce que quelqu'un a été malade ou quelque chose comme ça. Donc, permettez-moi de préciser quelles tâches ne sont pas et ce qui se fait et de m'assurer que mon équipe est efficace et productive et que nous faisons toujours avancer les choses pour atteindre notre objectif. Comme vous pouvez le voir, nous utilisons Trello pour mettre en œuvre certains de ces conseils de productivité et de collaboration, ainsi que les techniques mentionnées plus haut. Nous avons fixé notre objectif, nous avons défini les tâches nécessaires pour atteindre cet objectif, nous avons assigné et délégué ces tâches, fixé des échéances pour ces tâches, et nous avons déplacé ces tâches de façon à faire, à faire, pour atteindre l'objectif d'ouvrir notre café.
8. Conclusion: Je tiens à vous remercier beaucoup d'avoir suivi ce cours. Je sais que nous avons couvert beaucoup de terrain et beaucoup d'informations. Nous avons mis beaucoup de choses dans les ressources de classe et en prime, il y a même des informations supplémentaires pour vous sur la façon de maximiser votre productivité dans votre bureau par
votre environnement de travail et sur la façon de maintenir la productivité en tant que nomade numérique. Mais en fin de compte, nous voulons nous poser ces cinq questions pour assurer que nous maximisons notre productivité personnelle. Est-ce que vous faites les choses avant les échéances ? Dépassez vos objectifs et allez au-delà de ce que vous avez prévu de faire ? Est-ce que vous recevez les commentaires que vous voulez de vos clients et de votre équipe lorsque vous terminez un projet ? Êtes-vous heureux et satisfait du travail que vous faites ? Est-ce que vous êtes un système de productivité qui fonctionne pour vous ? En séparant, j'espère que vous atteindrez tous les objectifs que vous avez fixés dans votre vie, que ce
soit pour le travail ou pour le personnel. J' espère que vous maintiendrez une vie productive et fructueuse et que vous ferez tout ce que vous vouliez faire.
9. Plus de cours sur la productivité:
Brian Cervino, Product Marketing Manager at Trello
