Comment écrire des objectifs de projet convaincants, une portée, des exigences de haut niveau et une équipe de projets ?

1. Introduction du cours: Vous rédigez une charte de projet et vous éprouvez difficultés à documenter les objectifs mesurables du projet, portée du projet, les exigences de haut niveau et le bim du projet. Vous avez besoin de conseils spécifiques sur ce qui doit et ne doit pas être inclus dans les objectifs de votre projet. Vous souhaitez créer une déclaration de portée du projet complète et qui prend en compte tous les aspects du projet. Si vous répondez oui à ces questions, vous êtes au bon endroit. En tant que chef de projet, vous devez toujours documenter et créer une charte de projet à la première étape de n'importe quel projet, ou la charte de projet type inclut tous ces composants. Dans ce cours, vous apprendrez les objectifs du projet mesurables, la portée du projet, les exigences de haut niveau, nom et le niveau d' autorité du chef de projet , ainsi que l'équipe de projet. rédaction des objectifs de votre projet nécessite des actions claires, mesurables et réalistes que le projet doit atteindre. Une déclaration de portée du projet définit la longueur et l'ampleur du projet. Les exigences sont essentiellement les attentes que votre projet doit répondre. Il est essentiel d'identifier les départements et les équipes lorsque vous commencez votre projet. Ces composantes de votre charte de projet sont lues par le commanditaire du projet et le comité d'approbation. Et d'après ce que vous avez documenté, ils approuveront ou rejetteront votre projet. Aujourd'hui, j'ai vu plusieurs projets rejetés parce que les objectifs ne sont qu' une description de ce qui doit être atteint. portée du projet n' est pas bien définie. Toutes les exigences de haut niveau du projet ne sont pas clairement définies. Ces éléments de la charte de projet documentés par certains des chefs de projet chevronnés, mais ils ont échoué. La raison de leur échec est simple. Les objectifs du projet, l'énoncé de la portée, les exigences de haut niveau et la composition de l'équipe de projet n'ont pas été étudiés. Ils étaient incomplets. Les chefs de projet n'ont pas prêté beaucoup d'attention à expliquer et à convaincre leurs approbateurs que leur projet était critique. Par conséquent, leur documentation n'a pas impressionné. Si vous voulez que vos chartes de projet soient complètes. Si vous souhaitez que les objectifs de votre projet, l'énoncé de portée , les exigences de haut niveau et la composition de l'équipe fournissent une image complète. Si vous souhaitez que ces composants déclenchent une action immédiate de la haute direction pour approuver votre projet, financé et promu. Vous devez suivre ce cours. J'ai exécuté plusieurs centaines de projets dans l'industrie, et chacune de mes chartes de projets a été immédiatement approuvée, financée et promue par la haute direction. Et je suis heureux de vous partager mes connaissances et mon expertise grâce à cette formation avec ces informations générales sur ce que vous apprendrez dans ce cours et pourquoi il est important. Nous commencerons notre parcours d'apprentissage. 2. Édiger des objectifs de projet efficaces: Objectifs du projet mesurables. définir des objectifs de projet clairs Il est essentiel de définir des objectifs de projet clairs pour chaque projet. Dans cette conférence, vous apprendrez quels sont nos objectifs de projet, conseils à retenir tout en créant ces objectifs et reliant les objectifs du projet aux objectifs stratégiques de votre organisation. Commençons donc par la première question. Quels sont les objectifs de notre projet ? Lorsque vous documentez la description des livrables du projet, vous définissez les critères de réussite de votre projet. Toutefois, si vous aviez noté que la description de ces livrables est écrite sous une forme subjective. n'y a pas d'objectivité là-dedans. Il s'agit là d'une principale différence entre la description des livrables du projet et les objectifs du projet. Les objectifs du projet sont des actions spécifiques, mesurables, réalisables , réalistes et limitées dans le temps que le projet doit réaliser. Vous pouvez reconnaître que les termes spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps peuvent être abrégés comme intelligents. C'est la clé. Les objectifs de votre projet doivent être intelligents. Les objectifs du projet peuvent être articulés comme des objectifs commerciaux liés au niveau de service , liés à la qualité, liés à la finance , liés à la qualité, liés à la finance ou à la satisfaction du client. J'aime appeler ces objectifs SQ FC, c' est-à-dire des objectifs de niveau de service, de qualité, finances et de satisfaction client. L'objectif lié au niveau de service se concentre sur la clôture de votre projet avant une date précise. Par exemple, nous avons pour objectif de compléter les directives réglementaires Dodd-Frank à 100 % dans notre organisation d'ici la fin du premier trimestre. L' objectif lié à la qualité est axé sur amélioration des aspects qualité de votre organisation. Par exemple, améliorant le score de qualité de votre processus de 20 %. Comme son nom l'indique, les objectifs financiers se concentrent sur les rendements financiers du projet. Il peut s'agir d'objectifs de réduction des coûts ou de réduction des coûts. Ceux-ci pourraient même être axés sur des objectifs liés à l'amélioration des revenus, des bénéfices, etc. Par exemple, réduire les coûts de déplacement 15 % d'ici la fin de l'année. Un objectif lié à la satisfaction client est axé sur la mesure de la satisfaction des clients. Par exemple, en améliorant le score Net Promoter Score, communément appelé NPS, de vos clients de dix points de base, ici la fin de cette année. Ces quatre catégories de revenus dépassent généralement la plupart des objectifs. Mais selon votre secteur d'activité, domaine de travail ou votre entreprise, il peut y avoir d'autres catégories. De plus, votre projet peut avoir un ou plusieurs de ces objectifs. Examinons quelques conseils pour créer ces objectifs. Vos objectifs peuvent être quantitatifs ou qualitatifs. Les objectifs quantitatifs traitent des chiffres et peuvent être mesurés facilement. Par exemple, les objectifs financiers sont mesurables. Vous pouvez facilement voir si votre projet atteint ses objectifs financiers ne le sont pas. Quantitatifs, les objectifs sont subjectifs. Par exemple, lorsque vous améliorez le score de satisfaction client, vous pouvez utiliser une échelle de notation de un à cinq ou de un à dix. Le premier conseil est donc de s'assurer que les objectifs de votre projet sont mesurables. Comme nous l'avons déjà dit, il sera utile qu'ils suivent le principe intelligent. Le prochain conseil important est de garder vos objectifs plus réalistes. Si l'objectif est trop facile à atteindre, il peut entraver la participation des membres de l'équipe. Si c'est trop difficile, votre équipe risque de perdre la motivation nécessaire pour y parvenir. Il doit maintenir le bon équilibre. Pour être honnête, il n'y a pas de science derrière cela. Vous devez observer, écouter, absorber et assimiler les parties prenantes et les experts en la matière. Conseil numéro trois, fixez des délais clairs pour les jalons et les principales réalisations dans la mesure du possible. Il est essentiel d'établir des dates cibles claires et de maintenir la balle dans votre projet. Conseil numéro quatre : gardez les objectifs simples et directs. objectifs complexes et alambiqués peuvent sembler excellents, mais ils peuvent ne pas fournir une image plus claire de ce que vous envisagez d'atteindre dans votre projet. Lier les objectifs du projet aux objectifs stratégiques de votre organisation. Une fois que vous avez défini les objectifs du projet, vous devez les examiner d'un point de vue holistique. Réfléchissez à la façon dont l'objectif de votre projet aide votre organisation à soutenir ou à atteindre son objectif global. Vous pouvez travailler avec les parties prenantes du projet pour établir le lien nécessaire entre les votre projet et les objectifs organisationnels. 3. Écrivez une déclaration de portée du projet: Portée du projet. Examinons cet exemple. Lorsqu'une entreprise commence à construire un bâtiment, elle place une clôture sur son périmètre. Cette clôture indique une limite à l'intérieur de laquelle le bâtiment sera construit. Il permet également aux personnes extérieures au projet de savoir qu'il y a du travail dans ce domaine. Il est certain que l'entreprise de construction n' a rien fait d'autre que de définir sa zone de travail. Dans cette conférence, nous parlerons de la portée du projet. Pourquoi est-ce important ? Comment documenter la portée d'un projet ? Commençons. Quelle est la portée du projet ? Comme vous l'avez vu dans l'exemple de la construction d'un bâtiment, portée d'un projet définit une limite à votre projet. Vous expliquez ce qui est dans la portée et hors de portée. Une fois la portée finalisée et documentée et que la charte du projet est approuvée, vous n'apporterez aucune modification. Si les parties prenantes demandent à modifier la portée de votre projet, vous passerez leur demande dans le processus de gestion des modifications. Veuillez ne pas dire oui à leur demande de modification de portée immédiatement. Si vous dites oui, vous êtes très probablement à l'origine d'un phénomène appelé « fluage de la portée ». Une étude portant sur les projets échoués a montré que changement de portée est la raison pour laquelle plus de 60 % des projets ont échoué. Qu'est-ce que le fluage du scope ? Vous dites oui, et ajoutez un nouveau travail à portée de main. Votre équipe revient en arrière et complète la collecte de données, compilation, l'analyse et la création de rapports pour cette nouvelle portée. Ce travail prend du temps et votre projet ne va pas plus loin pendant cette période. Lorsque vous revenez à un autre examen de projet avec les parties prenantes, ils finissent par se demander pourquoi vous prenez autant de temps pour faire avancer le projet. Ils ne sont pas conscients des bases nécessaires pour donner vie à cette nouvelle portée, et ils commencent donc à perdre tout intérêt pour le projet. Finalement, le projet finit par être un projet échoué en raison du fluage de la portée. Et oui, il s'agit d'un événement courant dans chaque projet. Lorsque vous faites passer la demande de modification d' étendue dans le processus de gestion des modifications, le tableau de contrôle des modifications intervient dans la détermination de l'importance des modifications demandées. Si c'est le cas, le tableau de contrôle des modifications approuve la demande de modification, ce n'est qu'alors que vous pouvez modifier la portée du projet. Cette structure formalisée évite l' inclusion de changements triviaux et garantit que seuls les changements essentiels doivent être incorporés. Pourquoi l'adaptation est-elle importante ? Comme nous venons de le discuter, la documentation de la portée dans une charte de projet évite le fluage de la portée. C'est la première raison pour laquelle le cadrage est essentiel. L'autre raison est qu'au fur et à mesure que vous avancez dans le cheminement de votre projet, certaines parties prenantes peuvent affirmer qu'elles assumaient ce projet. Nous couvrirons quelques autres domaines. C'est ici que vous pouvez leur montrer la charte de projet signée avec les domaines qui ont été décidés et convenus comme étant dans la portée et hors de portée. Comment rédiger une portée de projet ? La portée du projet comporte deux volets. Vous devez documenter ce qui est dans la portée et ce qui est hors de portée. éléments que vous incluez dans votre projet seront répertoriés dans la section dans le champ d'application. Et ceux que vous n' incluez pas dans le projet seront inclus dans la section hors champ. 4. Écrivez des exigences de haut niveau: Exigences de haut niveau. Examinons l'exemple de construction. Lorsque vous construisez un bâtiment, certaines conditions ou tâches doivent être remplies pour s'assurer que le bâtiment est bien construit. Ceux-ci pourraient être, le bâtiment devrait avoir une bonne durabilité et une bonne endurance. En d'autres termes, tous ses composants, tels que les dalles, les murs, les colonnes, etc., doivent assurer la sécurité. humidité peut réduire considérablement la durée de vie d'un bâtiment. Les bâtiments doivent être construits de telle sorte qu' il y ait suffisamment de résistance à cette humidité. Il doit y avoir une isolation adéquate pour la chaleur, le bruit, le feu, le froid, etc. Ce sont les exigences de haut niveau de votre projet de construction. Quelles sont ces exigences de haut niveau ? Quelles sont les différentes techniques pour répondre à ces exigences ? façon d'analyser les exigences collectées et de documenter ces exigences de haut niveau est ce que vous apprendrez dans cette conférence. Commençons. Quelles sont les exigences de haut niveau ? Les exigences sont une description de ce que votre projet doit fournir. Ces exigences peuvent provenir des objectifs du projet. Les exigences peuvent également provenir des parties prenantes du projet, des clients ou de toute autre partie. Votre travail consiste à rassembler des exigences précises. Votre exigence ne doit pas être incorrecte ni excessive. Supposons que vos exigences soient incorrectes, vos parties prenantes seront très insatisfaites. S'ils sont excessifs, votre projet coûtera plus cher et prendre plus de temps. Certains des principaux défis auxquels vous pouvez faire face lors de la collecte des exigences sont les parties prenantes qui ne sont pas en mesure de définir leurs exigences aussi précisément qu'elles le devraient. Ils ne peuvent fournir que quelques exigences et passer à côté des autres. Certaines parties prenantes peuvent fournir des exigences de degré contraires à. Certaines parties prenantes peuvent fournir tous les détails et autres ne peuvent que des exigences de niveau superficiel. Vous ne pouvez pas inclure toutes les parties prenantes dans le processus de collecte des exigences. personnes qui ne figurent pas sur votre liste de parties prenantes peuvent appuyer sur U pour ajouter les exigences de leurs produits. Soyez simplement conscient de ces défis. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que les exigences vous rassemblez peuvent être pleinement adaptées à vos projets. Quelles sont les techniques permettant de recueillir des exigences de haut niveau ? Les techniques décrites ici peuvent être utilisées conjointement avec exigences détaillées et de haut niveau pour le projet. La première technique consiste à rencontrer le promoteur du projet. C'est le commanditaire du projet qui est responsable et responsable du projet. C'est le promoteur du projet qui approuve le budget, ressources et le chef de projet. C'est le commanditaire qui supprime tout obstacle potentiel pour le projet. C'est également le commanditaire qui s' intéresse au succès de votre projet. Vous devez chercher à comprendre ce que le sponsor cherche à réaliser de ce projet. rencontre ou un appel avec le commanditaire vous aidera à saisir les exigences critiques. Rencontre avec les parties prenantes. Les parties prenantes sont les parties concernées par votre projet. Par conséquent, il est essentiel de saisir les exigences de ces derniers. Vous pouvez utiliser différentes techniques pour saisir les exigences. Ces techniques comprennent des groupes de discussion, des entretiens, des sondages par courriel, entre autres. Observations du projet. Au fur et à mesure que vous rassemblez des détails pour documenter les objectifs du projet, les exigences de haut niveau, etc., vous aurez une bonne compréhension de la nature du projet . Ces observations vous aideront à définir des exigences de haut niveau pour le projet. Comment analyser les exigences collectées lors de la documentation d'une charte de projet, vous en êtes à la phase initiale de votre projet. Par conséquent, nous n'avons pas besoin de saisir toutes les petites exigences. Tout ce que nous devons capturer, ce sont les exigences de haut niveau. Ce que vous devez vous assurer, c'est que les exigences saisies ont du sens. Si ce n'est pas le cas, vous voudrez peut-être prouver un peu plus aux parties prenantes concernées qu'elles le cas, vous voudrez peut-être prouver un peu plus aux parties prenantes concernées sollicitent leurs conseils et clarté pour comprendre leurs exigences. Comment documenter les exigences de haut niveau. Points clés à retenir, pour documenter correctement les exigences de haut niveau. Les exigences documentées doivent être faciles à comprendre et à suivre. Ils doivent être clairs et impartiaux. Vous voudrez peut-être les classer en catégories si nécessaire. Gardez les exigences à un niveau élevé. À ce stade, dans les prochaines étapes de votre projet, vous aurez l' occasion de fournir un aperçu détaillé de chaque exigence. 5. Écrivez le nom et la l'autorité: Nom du chef de projet et niveau d'autorité. Après avoir documenté les objectifs du projet mesurables, portée et les exigences de haut niveau, il est maintenant temps de documenter le nom du chef de projet et le niveau d'autorité. Le nom de la personne habilitée à diriger le projet doit être documenté dans votre charte de projet. C'est le chef de projet. Il serait préférable que vous documentiez les responsabilités suivantes du chef de projet. Brève description du travail du chef de projet et de l'autorité du chef de projet. Vous pouvez demander quelle est la raison de discuter de l'autorité du chef de projet ? C'est une bonne question. Dans la plupart des organisations, les chefs de projet appartiennent à différents départements. Ils n'appartiennent pas à l'entreprise. Et comme ils n' appartiennent pas à l'entreprise, ils n'ont pas l'autorité hiérarchique nécessaire pour décider du budget, du calendrier ou même de la dotation en personnel. Mais comme le chef de projet dirige le projet, le promoteur doit donner à ce poste l'autorité nécessaire pour faire le bon choix au bon moment. Bien que cette autorité ne durerait que jusqu'à la fin du projet, il est essentiel de donner cette autorité à ce rôle. Vous devez également documenter une description de ce que le chef de projet est autorisé à faire. 6. Écrivez les détails de votre équipe de projet: Équipe de projet, il est essentiel d'identifier les départements et les équipes impliqués dans le projet au début du projet. Cette conférence, nous documenterons les départements impliqués dans le projet et le rôle qu' ils jouent au cours du projet. Voyons un exemple. Le groupe des services de gestion des installations et de technologie travaillera avec le chef de projet pour identifier et évaluer les solutions disponibles. Des représentants du département des risques organisationnels ont été nommés pour aider à garantir les risques potentiels. L'équipe d'approvisionnement et l'équipe juridique travailleront ensemble pour publier la demande de proposition, acquérir la solution et la maintenir dans un contrat juridiquement contraignant avec la gestion des installations de fenêtre et service informatique installera les lecteurs de cartes de données à chaque étage. Les ressources humaines aideront à fournir les données pertinentes des employés pour transférer les cartes de données à tous les employés. Les équipes de gestion et de paie travailleront avec l'informatique et le fournisseur pour personnaliser les exigences de reporting. Paie des entreprises et des ressources humaines. service informatique déploiera la solution et éliminera les problèmes potentiels pendant le déploiement de la solution. Dans cet exemple, vous constaterez que le département est associé aux activités du projet sont répertoriées. s'agit de la gestion des installations, des services technologiques ou informatiques, du bureau de gestion de projet, risques d'entreprise, des achats, des services juridiques , des ressources humaines, des entreprises, de la paie et du fournisseur. En plus de répertorier ces départements, ils ont également documenté rôle de haut niveau des ministères pendant l'exécution du projet. 7. Mini projet: Beaucoup de projets. Maintenant que vous êtes pleinement conscient de toutes les étapes nécessaires pour documenter les objectifs mesurables du projet, la portée du projet, les exigences de haut niveau et l'équipe de projet. Voici un mini-projet qui peut concrétiser vos apprentissages. D'abord. fonction de vos enseignements tirés de ce cours, dressez une liste de choses à faire et à ne pas faire pour documenter les objectifs du projet, la portée, les exigences de haut niveau et l'équipe de projet. Une fois que votre liste est prête, documentez ces composants. Si vous travaillez déjà sur un projet, cette activité peut être exécutée pour ce projet. Ou si vous n'avez pas de projet, vous pourriez penser à un scénario fictif. En pratique, vos compétences nouvellement acquises. 8. Conclusion du cours: Conclusion. Nous sommes donc arrivés à la fin de ce cours. Récapitulatifs de vos apprentissages. Vous avez commencé ce parcours de cours en comprenant comment rédiger des objectifs de projet appropriés. Vous avez ensuite appris à rédiger une déclaration de portée de projet appropriée. De plus, vous avez appris comment saisir les exigences de haut niveau du projet. Ensuite, il fallait savoir pourquoi est-il important de documenter nom et le niveau d'autorité du chef de projet ? À la fin de ce cours, vous avez appris ce qui se passe dans la création d'une équipe de projet. C'était votre journal général de cours. Nous sommes arrivés à la fin de ce cours. Veuillez partager votre avis et je vous verrai dans le prochain cours.