Sistema de base de datos de portafolios avanzados (parte 2): guía de actualización en Airtable

1. Introducción: Bienvenido a esta clase ampliada sobre la organización de su cartera. Si ya tomaste mi clase anterior sobre el sistema de organización de carteras, esta será una gran adición para refinar tu flujo de trabajo. Si aún no has tomado mi primera clase, te animo a tomarla ya que sienta las bases de un sistema de organización de cartera muy fuerte que está especialmente diseñado para bateador de superficies y diseñadores También porque esta clase sería la segunda parte de esa clase. Te dejaré el siguiente enlace para que puedas acceder fácilmente a él. En caso de que aún no me conozcas, soy vía TritPasqual, y soy un diseñador de prohibición de superficie Desarrollé este sistema de organización de portafolios después de darme cuenta de que es esencial tener un sistema bien estructurado esencial tener un sistema bien estructurado que le permita guardar y rastrear fácilmente sus diseños, incluyendo una base de datos que le proporcione todos los campos necesarios para incluir los atributos descriptivos de los diseños, convirtiéndolo en una poderosa herramienta para organizar, filtrar, buscar y ahorrando tiempo. La base de datos que hice está construida con tabla R, y esta clase está enfocada en esta increíble herramienta. Estoy usando la versión gratuita de una tabla. Bien, así que he hecho algunas actualizaciones a mi sistema agregando nuevas columnas que ayudan a mantener todo estructurado y fácil de navegar En estas lecciones, te guiaré a través de estas nuevas incorporaciones y te explicaré cómo pueden hacer que tu cartera sea aún más eficiente. Te guiaré paso a paso a través de la configuración, mostrándote cómo integrar estas columnas en tu sistema existente. Al final de estas lecciones, tendrás una cartera más clara y organizada que te ahorra tiempo y mantiene tus proyectos en el buen camino. Ahora vamos a desglosar las nuevas columnas que he agregado para potenciar tu flujo Estos no son solo campos aleatorios. Están diseñados para ayudarte a categorizar, rastrear y aprovechar tus diseños como más inteligentes Los cambios que estamos a punto de implementar son una columna de grupo de patrones globales, columnas de código de color hexadecimal con automatización para nombres y columnas automáticas para el número de colores y grupos de carpetas principales. Piense en ellos como los nuevos mejores amigos de su cartera. Empecemos. 2. Crear la columna de grupo global: Hola otra vez. Bien, vamos a sumergirnos en la columna de grupo global de patrones. En mi base de datos de tablas ER, he creado una nueva columna que he llamado Pattern Global Group. Este es un menú desplegable de selección múltiple que le permite agrupar diseños en categorías estratégicas más amplias. ¿Por qué? Porque no todos los patrones tienen el mismo propósito. Las opciones disponibles que he incluido son estas, pero puedes adaptar la lista a tus propias preferencias y necesidades. Estos son patrones atemporales, incluyendo patrones que nunca pasan de moda como rayas, lunares o diseños a cuadros Conceptuales, estos son diseños modernos con una textura experimental o toque abstracto TranspotPatterns, cubre diseños que actualmente están de moda, ya sea por color, delgado, estacionalidad La firma representa diseños más personales con una voz e identidad únicas. ECOS incluye patrones inspirados en influencias históricas. Con este sistema, puede filtrar instantáneamente para ver, por ejemplo, qué diseños de transpot necesitan refrescarse Cada temporada puedes marcar diferentes patrones bajo esta etiqueta. Y puedes quitar la etiqueta de aquellos patrones que ya no son tendencias debido al color o motivos, por ejemplo. También puedes ver cuánto de tu portafolio es firma versus atemporal. Recuerda que el saldo es clave en cualquier portafolio. Entonces esta columna te va a dar una visión general muy importante de la cantidad de diseños que tienes de cada grupo global. Bien, pasemos ahora a la siguiente lección. 3. Columnas de color automatizadas: Hola otra vez. Además, he reestructurado la forma se registran los colores en la base de datos para mejorar la precisión y la capacidad de búsqueda En lugar de ingresar manualmente los nombres de color básicos, como lo había hecho antes, he introducido ahora los códigos X que recuperan automáticamente los nombres de color correspondientes. Esto permite un mejor control sobre las paletas y búsquedas más precisas Para lograrlo, he eliminado las columnas de color básicas anteriores e introducido una nueva llamada colorway X. Esta columna está vinculada a una tabla separada llamada Colors, Clos en español, donde todos los códigos X se almacenan junto a los respectivos nombres de color La columna colorway X se conecta a otra columna, nombre de colorway, que es un campo de búsqueda que recupera automáticamente color de la columna de nombre de color en la en la De igual manera, he agregado dos columnas más, colores principales X y nombres de colores principales. Estos funcionan de la misma manera, asegurando que todos los colores primarios utilizados en un diseño estén bloqueados y categorizados con precisión. Con este sistema, el nombre de colorway y columnas de color principales están completamente automatizadas, reduciendo errores y agilizando el Entonces hagamos una configuración paso a paso de la tabla de colores. Aquí te explicamos cómo configurarlo en dos columnas simples. La columna de código hexadecimal o Codio exa decimal en español, es un relleno de texto de una sola línea donde ingresarás códigos hexadecimales te mostraré cómo tomar breve te mostraré cómo tomar estos códigos hexadecimales rápidamente de tus diseños. Y la columna de nombre de color también es un relleno de texto de una sola línea, donde ingresarás nombres manualmente, pero con un giro, siempre empiezo primero con el color base. Por ejemplo, el azul. Evito incluir solo nombres abstractos como Tiara o Trucha a menos que quieras jugar a adivinar el color con tu yo futuro ¿Por qué importa esto? Porque después, puedes filtrar todos los blues a la vez, es decir, podremos ordenar o filtrar registros por tono base instantáneamente. Y esto siempre te va a ahorrar tiempo. Compartiré mi herramienta gratuita favorita para encontrar códigos hexadecimales y nombres en la siguiente demo. Bien, vamos a incluir un ejemplo para mostrar cómo funcionan las columnas de color Tengo aquí este patrón que necesito incluir en la base de datos. Entonces voy a crear un nuevo registro con todos sus atributos descriptivos. Tú Ahora, voy a mostrar un ejemplo de cómo puedes extraer fácilmente los códigos X de los colores si usas Adobe Illustrator. Voy a seleccionar mi patrón en Adobe Illustrator, y voy a presionar el icono de carpeta en dicho panel para crear un nuevo grupo de muestras Ahora con este grupo seleccionado, voy al menú de 3 barras en la parte superior del panel y selecciono crear dicha información. Ahora en la nueva ventana emergente, me aseguro de que en la sección mostrar códigos de color, la opción adcimal esté activa Doy clic en Crear y las muestras aparecerán con los códigos hexadecimales Voy a acercar el zoom para que lo veas mejor. Ahora puedo seleccionar y copiar el código hexadecimal con Comando Z. y de vuelta en mi base de datos, voy a pegar este código en la columna Colorway x Como este es un nuevo código hexadecimal en la base de datos, una tabla me dará la opción de crear un nuevo registro. Ahora, en los colores de la hoja de cálculo, puedo comprobar que el nuevo registro se crea al final de la lista en el código hexadecimal de la columna Bien, para elegir el nombre del color, hay muchas herramientas en línea que podemos usar Normalmente uso este gratuito que es muy fácil de usar. Simplemente ingrese el código hexadecimal, y recuperará el nombre del color más similar. Así que de vuelta en mi base de datos de air table, voy a ingresar el tono principal del color, en este caso, el rosa, y el apellido Blush Y normalmente incluyo app ya que es un color aproximado. Genial. Ahora la columna de nombre de colorway mostrará el nombre completo de este color hexadecimal Voy a incluirlo de nuevo en la columna colores principales X, y como pueden ver, ahora obtiene correctamente el color recién creado Bien, voy a volver a mi archivo de Adobe Illustrator para obtener el segundo color hexadecimal, y lo pego en tabla. Como puedes ver, este código X ya existe en la hoja de cálculo de colores, así que solo necesito darle click sobre él para ingresarlo en la columna El nombre aparecerá en los nombres de los colores principales de inmediato. Aquí es donde tu sistema de color realmente vale la pena. Digamos que un cliente solicita patrones basados en rojo. En lugar de desplazarme sin parar o adivinar, voy a filtrar por la columna de nombre de color principal y simplemente escribir en Surge instantáneamente cada diseño con rojo. Ya sea que esté tirando opciones para un cliente, analizando mis tendencias de color o simplemente organizando mi colección, este sistema hace que sea fácil detectar, rastrear y trabajar exactamente con lo que necesito Fácil, ¿verdad? Bien, vamos a sumergirnos ahora en la siguiente lección. 4. Columna de conteo de colores automatizado: Hola otra vez. Seguimos subiendo de nivel nuestro sistema de base de datos inteligente, y ahora estoy compartiendo una de mis actualizaciones favoritas, columnas automatizadas que matan el trabajo manual. En primer lugar, la columna de recuento de colores. Esta columna contiene una fórmula mágica que te dice exactamente cuántos colores usa Eddie Sign. Hay cuatro, no más contar a mano. Vamos a sumergirnos. Así que he creado una nueva columna llamada número de color como un campo de tipo de fórmula. Y aquí está la fórmula que creé. Parece complejo, pero es simple genio. También cuenta los colores en función los códigos hexagonales ingresados en la columna principal de colores x, y se actualiza en tiempo real. Decodificemos juntos la fórmula. No entres en pánico. Es más sencillo de lo que parece. Aquí está el tramposo tramposo. Los recuentos vienen como entre los códigos hexagonales, luego agrega uno. Y si no hay nada, cortésmente dice cero Y sí, voy a dejar caer esta fórmula en los recursos de clase para que puedas copiar pegada como un utilete. Entonces, mira esto. Cuando incluyo otro código X aquí, la columna se actualiza a tres. Y si borro un código, son dos colores otra vez, así que tengo una actualización instantánea. Básicamente, el beneficio clave aquí es que puedo filtrar mi cartera por complejidad de color en segundos. Vamos a crear un filtro por dos colores. Obtendré una lista con todos los patrones de mi portafolio que contienen sólo dos colores. El filtro también puede tener otras condiciones, ya que puedo elegir filtrar con las opciones más de cinco colores en este caso. O menos de cinco colores. Tengo posibilidades de filtrado más amplias que se pueden adaptar a cualquier necesidad. Esto siempre es muy funcional, ¿verdad? Entonces básicamente, con esta columna, vamos a evitar todos los errores humanos en el conteo. Muy bien, así que vamos a sumergirnos en la siguiente lección. 5. Columna de carpetas principales automatizada: Hola otra vez. En esta lección, vamos a crear otra columna que calculará instantáneamente los códigos de la carpeta padre. Todo bien. Así que he creado otro conjunto de columnas como tipo de fórmula. Y aquí está la fórmula que creé, que está personalizada para mi sistema sk, donde los diseños comienzan con P o R. Vamos a desglosarlo. Si el sesgo comienza con P o R, agarra el número después esas letras y las redondea hacia abajo al diez más cercano ¿Por qué? Porque en mi sistema, cada carpeta padre contiene hasta diez carpetas hijas. Esto mantiene todo ordenado. Si estás usando solo una letra en tu sistema de sesgo, la fórmula se simplificaría Voy a dejar ambas opciones en los recursos de clase y puedes adaptarlas con tus propias letras. Entonces, lo que vamos a obtener con esta nueva columna es agrupar todas las carpetas hijas bajo la carpeta padre específica. Esta columna es especialmente importante porque independientemente de cuándo cree una carpeta hijos y la ingrese a la base de datos, siempre aparecerá agrupada bajo el paraguas de su carpeta padre en la base de datos. Mira cómo funciona. Voy a ingresar un nuevo código SQ. P 2035, la carpeta padre de columna creará automáticamente el código de carpeta padre correspondiente, P 20 oh 30 y agruparemos este nuevo registro con el resto de carpetas hijas bajo la misma carpeta padre Todo ahora mira lo que sucede si modifico este registro con letras SQ diferentes a P o AR. La tabla Er lo eliminará del grupo de carpetas padre y mostraremos este registro solo. Además, la fórmula no devuelve nada. Esta fórmula es como el gorila para tu excusa. Muy bien, pasemos ahora a la siguiente lección. Nos vemos ahora. 6. Transforma tu flujo de trabajo. El poder de un portafolio organizado: Hemos llegado al paso final. Por qué es importante esta actualización. No se trata solo de carpetas ordenadas. Se trata de diseñar más rápido, más inteligente y con más confianza. Su base de datos actualizada no solo está organizada. Es una potencia que encontrará cualquier diseño en segundos. Así que no más y menos desplazamiento. Detecte taxis en su cartera antes de que los clientes los noten y aumente su productividad para que pueda concentrarse en crear Y lo más importante, ahora analizará su cartera con precisión quirúrgica, fortalezas de apotting, brechas y oportunidades de crecimiento a través su propia autoauditoría profesional Antes tienes que desplazarte durante horas tratando de encontrar diseños florales en azul. Ahora, con tu base de datos actualizada con dos filtros en 2 segundos, obtendrás los resultados. Los clientes no ven tus carpetas, pero lo sienten cuando no puedes enviarles opciones perfectas en minutos. Imagina que recibes un correo electrónico de un cliente solicitando patrones geométricos en tonos cálidos. Con nuestro sistema actualizado, puedo filtrar por categoría geométrica. Y agregar un grupo de condiciones filtrando por nombres de colores principales. Bueno, voy a entrar en rojo, amarillo, naranja y marrón. Después en 10 segundos plano, veo 33 diseños coincidentes. Ahora, puedo responderle con confianza, Sí, tengo 33 diseños que se ajustan a sus necesidades Sin conjeturas, sin pánico, confianza y velocidad. El año pasado, un cliente necesitaba diseños métricos en tonos cálidos rápidamente. El viejo yo habría entrado en pánico. Nuevo me filtro en la base de datos, exportado el info, y respondió en 10 minutos. Ese es el poder de los sistemas sobre el caos. Detecta taxis antes de que haya problemas. Por ejemplo, mi sección de transpot estaba prácticamente vacía. Con esta simple auditoría, podría tomar mejores decisiones para corregir esta brecha. Hay cuatro oportunidades que pude detectar para crecer. Este sistema le permite convertirse en su propio consultor de cartera ejecutando auditorías de manejo de datos cuando lo necesite. Así que hazte preguntas relevantes para analizar tu portafolio. Es hora de la parte divertida, el trabajo de detective. 7. Proyecto de clase: autoauditoría del portafolio: Tiempo para la parte divertida, el trabajo de detective. Ahora que su base de datos es magra y mezquina, descubramos ocultos en su interior para aumentar su productividad Aquí está tu lupa. Hagamos el análisis automático de su cartera. Para convertir las ideas en acción, diseñé este kit de detectives de cartera. Incluye hallazgos, tablero, categorías de seguimiento visual, colores y carpetas. Así que filtra por Paren Global Croup. A atemporal diseña tu columna vertebral? ¿Ese es tu ingreso confiable? ¿Tienes sólo unos pocos transpots? A lo mejor es momento de nuevas incorporaciones. ¿Destacan los diseños exclusivos? Esa es probablemente tu ventaja competitiva. Filtra por nombre de color principal e ingresa colores básicos de tonalidad. ¿Está el azul marino por todas partes? Ese es tu matiz característico. Son tonos sobreutilizados, a lo mejor es momento de diversificar. ¿Te faltan los tonos populares? Esas son oportunidades de clientes esperando. Si filtra por carpeta padre, verifica qué grupos de carpetas principales se ven solos porque eso podría ser una fuga de productividad ya más diseños equivalen a más oportunidades. Así que hazte este tipo de preguntas. Aha momento foco, yo abajo tu mayor revelación. Comprometerse con un siguiente paso concreto. Escribe una prioridad en tu PDF. Ejemplo, crear cinco diseños minimalistas, uno o dos colores de Yun. Su kit de detectives de cartera está esperando en recursos. Utilízala. Comparte tus momentos ajá y recuerda, los grandes diseñadores crean, los diseñadores inteligentes se organizan. Ahora son los dos. Esto no es tarea. Es tu plan para trabajar de manera más inteligente. Ahora ve y muestra a tu portafolio quién es el jefe. Bien, hemos llegado al final de esta clase. Fue un placer crearlo para ti. Si te ha parecido interesante, agradecería tu opinión, ya que me ayuda a crear nuevos contenidos. Si tienes alguna duda respecto a esta clase, no dudes en dejarla en la sección de conversación. Voy a responder lo antes posible hasta la próxima vez, seguir creando y organizando.