Más concentración y menos estrés: construye tu sistema de productividad definitivo en Trello

1. ¡Hola!: Obtener todo lo que tengo que hacer de mi cabeza y dentro de mi sistema Trello, me ha hecho sentir mucho menos estresado, ha aumentado mi productividad, y también ha mejorado la calidad del trabajo que produzco. Hola, soy Liam, abogado en prácticas que trabaja a tiempo completo en Londres. También soy YouTuber de medio tiempo, y amante de todo el desarrollo personal. Llevo usando a Trello durante los últimos cinco años a lo largo mi tiempo como estudiante y ahora soy abogado de tiempo completo, para mantener mi vida en orden, por su simplicidad. Ahí está esta palabra sueca, lagom, que significa justo. No demasiado, no muy poco. Creo que Trello tiene exactamente esto. Tiene las características correctas para, mantener nuestras vidas en orden y organizadas, y hacernos sentir que tenemos el control. En este curso te voy a guiar paso a paso cómo construir tu propio sistema de productividad Trello, empezando por construir tu tablero y toda la lista, para que puedas conseguir un mango real en todo lo que tienen pasando y todo lo que necesitas estar haciendo. Pensaré en cómo usar algunas de las características de Trello como etiquetas, fechas de vencimiento y lista de prioridades, para hacer que realmente estamos priorizando trabajar en las cosas que nos importan. Entonces cubriremos cómo descompongo estas tareas más grandes en trozos de tamaño mordido, para asegurarnos de que evitemos la dilación. Por último, nos sumergiremos en algunas de las increíbles herramientas de automatización y plantilla de Trello, para hacer todo esto totalmente sin esfuerzo. Vamos a sumergirnos en cómo te puedes configurar en Trello. sea puedes ver todo el curso antes de empezar, o puedes seguir haciendo tu propio tablero conmigo. 2. El sistema de organización: 3 niveles: En primer lugar, creo que es realmente útil para usted entender dónde se encuentra Trello dentro de mi sistema de organización general de mi vida. Yo en primer lugar tengo a Trello como el sistema de alto nivel para básicamente mantener un control de todo lo que tengo pasando. Vamos a entrar en mucho más detalle en cuanto a exactamente cómo lo uso para segmentar diferentes partes de mi vida. Pero por ahora, creo que es importante que entiendas uso Trello para mantener una cuenta todo lo que tengo pasando a lo largo de 3-6 meses, tal vez incluso más. Entonces también tengo que hacer menos que operen en un periodo de tiempo más corto así que tengo una lista de prioridades, que también establece dentro de Trello y que también vamos a estar construyendo en este curso, que todos solían tener cosas en las que quiero enfocarme en alrededor de las próximas semanas. Entonces también creo usando mis datos de archivador físico, una lista diaria de tareas por hacer para cada día, tomando cosas de mi lista de prioridades y poniéndolas ahí. Podrás integrar a Trello en tu vida como quieras, podrías tener un sistema enteramente digital. No podías hacer diariamente para hacer menos y simplemente dibujar en artículos de tu lista de prioridades. Eso depende realmente de ti. 3. Panorama general: tu tablero y tus listas: Vamos a empezar enseguida con la configuración de su tablero y su lista. Aquí lo clave es que estamos tratando de segmentar nuestras vidas en estos diferentes compartimentos para que tengamos una imagen clara cuando miramos a Trello de todo que está pasando en nuestra vida para poder ver todas las cosas que tenemos pasando en el trabajo, todas las cosas que tenemos pasando en nuestra vida social, nuestra vida personal. Pero también podemos segmentarlo para que solo pueda enfocarme, cuando estoy en el trabajo, en la lista de trabajo. Nos vamos a sumergir directamente en la configuración de tu tabla. Una vez que hayas ido a Trello.com y veas la página de aterrizaje, queremos empezar en primer lugar creando un nuevo tablero. El título del tablero para mí tengo a Liam para hacerlo llamaré este Liam 2 To Do porque solo voy a crear uno desde cero contigo. Entonces puedes establecer el fondo que quieras, puedes encontrar algo en línea, así que vamos con este león por ahora, que se ve bastante guay, y que se crea. Ahora, hemos montado nuestra junta, y yo recomendaría sólo tener un tablero que utilice para administrar toda su vida. Entonces comenzamos a crear listas. Aquí es donde empezamos a compartimentar nuestras vidas en cada una de las diferentes categorías de cosas que tenemos pasando. Te recomendaría si eres estudiante sin duda teniendo una lista de cosas por hacer para eso. Si trabajas, entonces también una lista de tareas por hacer, luego fuera de eso, y este es uno de los puntos clave que me encanta de Trello es creo que nuestra lista de cosas por hacer está tan a menudo dominada por cosas que son únicamente trabajo, pero Trello ofrece esta habilidad de tener lista de tareas para otros aspectos de tu vida. Tengo una lista general de tareas pendientes y aquí es donde pongo cosas como quehaceres que tengo que hacer, cosas que necesito comprar pero también cosas más generales como unirme a los doctores que necesito hacer en este momento o planeación de comidas. Entonces también podemos crear, y estas son solo recomendaciones, así que siéntete libre de crear las listas que quieras, una lista de tareas de la vida social. Tengo una lista de vida social en la que guardo a todas las personas con las que no he estado en contacto recientemente o con las que necesito llegar. Después también recomendamos crear una lista separada para los cumpleaños. Puedes poner todos los cumpleaños de todas las personas que realmente te importan. Entonces cuando vengas a Trello, verás que es el cumpleaños de alguien en una semana, mejor los muevo a mi lista de prioridades y me aseguro de que les mande una tarjeta. Por último, otra sugerencia en la lista es una lista de autocuidado. Aquí es donde puedes almacenar ideas para cosas que podrías hacer para autocuidarte, un baño o no sé, ve a tomar un masaje cuando termine la pandemia. Todas estas cosas se pueden mover a tu lista de prioridades cada vez que quieras enfocarte en ellas o hacer que ocurran en una semana o un periodo de dos semanas determinado. Una vez que hayamos creado esas listas, entonces también queremos crear una lista hecha equivalente para cada una de ellas, o al menos una lista hecha equivalente para tus estudios, para tu trabajo, y luego tal vez una lista general hecha. Creamos estas listas hechas equivalentes para que una vez que hayamos completado una tarea, mueva de la lista de tareas a la lista hecha o tenga un conjunto de automatización para hacer eso por nosotros. Una vez que configuraste tu lista, y vale la pena decir en este punto que por ejemplo, cuando estaba escribiendo mi libro, Las reglas de revisión, o cuando estaba, por ejemplo, escribiendo mi tesis en la Uni, Creé listas separadas específicamente para esos grandes proyectos, así que eso es absolutamente algo para lo que puedes usar Trello también. Una vez que tengamos configuradas todas estas listas, te recomendaría tener tu lista de más usados en el lado izquierdo de tu pantalla. Para mí, mientras estaba en Uni, habría tenido mi lista de LPC y me gusta tener una lista hecha situada justo al lado de ella. Entonces tal vez trabajar en orden decreciente de uso de izquierda a derecha. Ahora tenemos nuestra lista configurada. El jerarquía dentro de Trello es bastante sencillo. Ahí hay tableros, luego hay listas dentro de esos tableros y luego hay tarjetas. Las tarjetas son donde se crean estos artículos tangibles específicos de la lista de tareas pendientes que desea completar. Por ejemplo, en el trabajo, podría querer redactar un informe sobre el sistema jurídico inglés. El genial de las tarjetas es que después podemos hacer clic en ellas. Aquí es donde podemos usar las poderosas características de Trello para priorizar, comprobar establecer fecha de vencimiento y escribir información más detallada aquí, pero volveremos a eso más adelante y ahora leemos tu etapa clave oculta. Creo que esto es algo que el sistema Trello te obliga a hacer y es enormemente poderoso. Es posible que quieras hacer esto después de haber visto todo este curso. Pero básicamente ahora queremos poblar estas listas con cosas que creemos que podrían surgir o podríamos querer hacer una prioridad dentro del próximo año o así. Eso significa pensar en cosas que no van intuitivamente en una lista de tareas diarias o semanales, pero son cosas que realmente quieres hacerlo por mí, eso significa perseguir diferentes tipos de trabajo en el trabajo. Para Beth, mi novia, significa aprender lenguaje de señas británico. Para ti podría significar cualquier cosa, pero se trata de pensar realmente activamente en cosas que quieres hacer en digamos, el próximo año y poner eso en tu radar en lugar simplemente pasivamente constantemente tener cosas que te vienen y ese ser su lista de tareas pendientes. Voy a seguir adelante y crear algunas tarjetas ficticias de tareas de muestra solo con el propósito de hacer este curso para que realmente podamos explorar todas las características que Trello tiene para ofrecer. Pero claro, vas a necesitar poblar tu propia lista a tiempo. Por ahora, si solo quieres aprender cómo funciona Trello, tal vez solo crea unas cuantas tarjetas ficticias como voy a hacerlo, y vamos a seguir adelante con el resto del curso. 4. Cómo priorizar: listas, etiquetas y fechas de entrega: Tenemos este tablero con estas diferentes listas para cada una de las diferentes categorías de cosas que está pasando en nuestras vidas. Necesitamos construir en algún tipo de priorización y hay algunas características diferentes en Trello que te permiten hacer esto. Priorizar es realmente importante porque creo que si vas a tener una lista de cosas por hacer y vas a tener una idea de lo que está pasando, realmente necesitas saber, en primer lugar, cuándo es lo que tiene un debido específico fecha para un plazo de trabajo o un plazo de ensayo en la escuela, ¿ cuándo se necesita hacer esa cosa? Entonces segundo de todo, para las cosas que no necesariamente tienen fecha de vencimiento, por ejemplo, como correr un 10K, ese es un gol que tengo en Trello que quiero hacer. No hay fecha de vencimiento específica para eso, pero quiero que eso, por ejemplo, sea una prioridad durante las próximas dos semanas de mi vida. Por lo que necesito alguna forma de priorizar las diferentes cosas que tengo almacenadas en Trello y la primera forma que me gusta hacer esto es usar una lista de prioridades. Entonces al igual que todas las demás listas en Trello, simplemente agregamos otra lista y lo llamo prioridad hacer. Una vez que hayas creado esa lista, muevo al muy lejano lado izquierdo de mi pizarra. Lo guardo aquí porque es lo primero que veo cuando entro a Trello. Después todos los domingos por la noche, y luego en diferentes puntos durante esa semana, cada vez que me metan cosas nuevas para hacer, que agrego a mis diversas listas diferentes, moveré las cosas. Entonces, por ejemplo, digamos este seminario privado de adquisición que necesito preparar en el próximo par de días. Digamos que después de eso, el ensayo de gestión empresarial vence la próxima semana, y por ejemplo, mi informe en el trabajo que necesito hacer se debe algún tiempo la semana siguiente. Tengo alrededor de dos semanas de cosas dentro de mi lista de tareas prioritarias, y por ejemplo, digamos que para mí de manera individual, quiero borrar mi bandeja de entrada esta semana, así que lo muevo a mi lista de tareas pendientes de prioridad también. Entonces hay un segundo hilo para esta priorización dentro de Trello y eso es simplemente ordenar estas listas de acuerdo a lo urgentes que son las cosas. Si por ejemplo, este reporte se vence en alrededor de dos semanas entonces aún no es una prioridad, pero lo voy a mantener en la parte superior de mi lista de tareas por hacer, entonces así es como lo hago y trataré de mantenerlos en orden rudo, el orden en el que necesitan hacer. Además de eso, una característica realmente bonita en Trello, sin duda, si eres toda una persona visual a la que le gusta poder ver al instante como, vale, esto es urgente, esto no es urgente, es el uso de etiquetas. Si entramos en una tarjeta y ven aquí dice Editar Etiquetas. Las etiquetas permiten efectivamente agregar colores a la tarjeta. Entonces tendría, por ejemplo, la etiqueta verde que me gusta llamar futuro, eso es cosas que realmente no necesita hacer eso urgentemente, amarillo, me gusta llamar semirurgente, naranja, llamo urgente, y rojo, muy urgente. Eso te da una forma bastante rápida de decir, está bien, este seminario privado de adquisiciones que vence mañana por la mañana a las 9:00 AM, eso es muy urgente. Voy a marcar eso en cuanto lo mueva a mi lista de prioridades con esta etiqueta roja, y luego puedo decir, derecho que se lee necesito hacer eso rápidamente. Creo que esta es una buena manera de mantener una cuenta, por ejemplo en comprar cosas para una casa nueva que no sea tan urgente, para que pueda marcarlo como futuro. Es una forma bastante buena de mantener una ficha visual en cuando las cosas necesitan hacer sin tener que prescribir fechas específicas a las tareas. La otra opción y una que creo que es realmente, realmente útil para cosas que sí tienen fechas de vencimiento y plazos específicos es la característica para agregar una fecha de vencimiento a una tarjeta y luego también para sincronizar eso con tu propio calendario personal. Entonces, en primer lugar, digamos, por ejemplo, dije que este seminario de adquisiciones privadas es mañana a las 9:00 AM y necesito hacer la preparación para ello. Estableces la hora como esa y luego puedes establecer un recordatorio, así que voy a configurar el recordatorio 15 minutos antes de la hora y “Guardar” eso. Entonces puedo ver e intentar codificar automáticamente estas fechas en función de lo urgentes que son las cosas. De nuevo, aquí es amarillo porque es mañana, no está vencido, en cuyo caso sería rojo, pero no está tan lejos en el futuro. No necesito preocuparme por ello. Trello tiene esta incorporada codificación de colores de fechas de vencimiento, que creo que es realmente útil. Entonces también podemos agregar estas fechas de vencimiento a nuestro propio calendario personal. Trello tiene lo que se llama Power-Ups y puedes comprar más Power-Ups actualizando a Trello premium pero personalmente creo que dentro de la versión gratuita obtienes uno Power-Up a bordo, y para mí, el calendario Power-Up es más o menos el único que me pareció realmente, muy útil. Si solo entras aquí en el menú y agregas Power-Up, esto agregará un Power-Up a la pizarra. Si buscamos calendario, luego agregamos el Power-Up a la pizarra, vemos que aquí arriba tenemos entonces nuestro Calendario Power-Up. Si cerramos todo esto, si luego hacemos clic en “Calendar Power-Up”, podremos ver todas las cosas que tenemos pasando en este calendario dentro de Trello. No uso a menudo esta vista dentro de Trello, si soy honesto, generalmente prefiero simplemente sincronizarlo con mi propio calendario personal, lo que significa que tengo todo lo que tengo pasando en mi vida, reuniones, citas, llamadas en mi personal calendario, y también tengo estas fechas de vencimiento automáticamente pobladas. Para ello, simplemente vamos a este icono de engranaje aquí arriba, copiamos el enlace, y luego podemos pegar esto. Es posible que tengas que hacer clic en “Habilitar sincronización”, ya tenía habilitado. Entonces tienes que copiar este enlace en cualquier calendario que utilices, ya sea Google Calendar o iCalendar, utilizo iCalendar. Si agregamos una nueva suscripción de calendario, pegamos en la URL y “Suscribirse”, puedes codificarla por color dentro de iCloud, puedes configurarla. Te recomendaría configurar la actualización automática como lo único que necesitas cambiar, sin duda dentro de iCalendar a cada cinco minutos, tenerlo refrescante tantas veces como puedas, haz clic en “Ok”, y luego esto llenará automáticamente tu calendario, aquí arriba está aparecido con estas fechas de vencimiento. Por lo que realmente puedes agregar rápidamente estas fechas de vencimiento a tu propio calendario. Digamos, por ejemplo, que tiene un plazo en el trabajo o un trozo de tarea que necesita hacer para el sábado. Podrás ver en tu propio calendario personal cuándo son esas fechas de vencimiento. Una característica realmente útil. Creo que una aplicación realmente grande de fechas de vencimiento, al menos en mi vida, es ayudar a recordar los cumpleaños de las personas. Siempre he sido terrible enviando tarjetas de cumpleaños y regalos y asegurándome de que estoy diciendo feliz cumpleaños a la gente. Una gran forma de sistematizar es decir, ya hemos creado esta lista de cumpleaños de personas. Dentro de eso, ahora solo usamos la función Fecha de vencimiento para agregar cuándo es ese cumpleaños, elige, no puedo recordar cuando el cumpleaños de mi mamá está de cabeza, y solo selecciona cuándo es su cumpleaños. Voy a poner un recordatorio dos días antes de su cumpleaños así que tengo una advertencia extra para asegurarme de que estoy recordando, “Guardar” eso y entonces podemos ver muy rápidamente dentro de la lista de cumpleaños cuando están los cumpleaños de todos. El poderoso de esto es que de vez en cuando, cada dos semanas, dicen que buscaré la lista de mi cumpleaños y luego mudaré ese cumpleaños cuando llegue a mi lista de tareas prioritarias. También hay una característica en Trello donde puedes configurar una automatización donde una fecha de vencimiento esté dentro de un cierto tiempo y automáticamente se moverá a tu lista de tareas prioritarias, pero vamos a entrar en automatizaciones más adelante en este curso. Ahora tenemos ordenada la priorización, vamos a pasar a cómo puedes descomponer tareas dentro de Trello. 5. Peldaños, no saltos: listas de verificación: A continuación vamos a ver cómo descomponer tareas dentro de Trello. Para mí, esta es una de mis características favoritas dentro de Trello. Es realmente simple pero tan poderoso. Al menos desde mi perspectiva, una de las mayores razones por las que postergo es que las tareas, muchas veces, por ejemplo, escribir un ensayo o escribir un reporte de trabajo, se sentirán realmente grandes, y tendré ese ítem de lista de tareas pendientes, y si estuviera usando una herramienta que no fuera Trello, podría pensar, no sé por dónde empezar, no tengo forma de descomponer fácilmente esta tarea dentro de mi estructura de lista de tareas pendientes. Pero dentro de Trello podemos crear esta lista de sub tareas pendientes que dividen esta tarea más grande en tareas más pequeñas. Una de las primeras cosas que siempre haré cuando entre en Trello, y estoy poniendo, por ejemplo, una nueva tarea. Digamos, por ejemplo, que consigo una tarea de trabajo y me dicen que escriba un informe sobre la diferencia entre el derecho inglés y el español. Entonces sería bastante fácil para mí pensar, vale, esto se debe dentro, en una semana, así que lo voy a pasar a mi lista de tareas prioritarias, y semi urgente y luego solo voy a dejar que esto se relaje aquí para la próxima semana, porque no sé por dónde empezar. Una de las prácticas más poderosas que tengo con el uso de Trello, es que en cuanto consiga una tarea aquí, abriré, y entraré aquí y crearé una lista de comprobación. Las listas de comprobación son efectivamente estas sub lista de tareas pendientes. Simplemente los dejo llamados checklist, pero puedes agregar múltiples de estos y podrías nombrarlos cosas diferentes, si hubiera diferentes etapas a la pieza de trabajo en la que estás trabajando dentro de esta tarjeta. Por ejemplo, digamos que quiero leer dos artículos, hacer breves notas sobre esos artículos, etc., se obtiene la idea. Yo añadiría en esta lista de comprobación completa de los ítems que entran en la redacción de este informe. Creo, solo desglosarlo de esta manera, con el bonito porcentaje de finalización de Trello, cuando se hace una de las cosas, se obtiene una terminación del 50 por ciento, es como, sí, estoy trabajando hacia mi meta en estos pequeños escalones. Creo que descomponerlo de esta manera, con esta poderosa, se vuelve verde cuando se hace, es realmente útil. El otro es que cuando, por ejemplo, consigues cosas que hacer en el trabajo, puedes ver fácilmente qué tan lejos tan solo de nuevo de esta visión general de tu pizarra porque dice como uno de cada dos en la lista de chequeo. Aquí se puede ver realmente rápidamente, esto se debe en una fecha determinada, y qué tan lejos junto con esa tarea estoy I. 6. Hacer la vida más fácil: automatización: Ahora vamos a pasar a algunas de las herramientas de automatización realmente poderosas dentro de Trello que nos permiten, particularmente en relación a la sub-lista, al menos para mí, hacer el proceso de usar Trello lo lo más fácil posible. Quería mostrarles un ejemplo rápido de una automatización que siempre construyo en mis tableros, pero hay infinitas posibilidades con esto. De verdad sólo quiero mostrarles cómo funciona esto en términos generales. Las automatizaciones están básicamente contenidas dentro de Trello dentro de esta herramienta Butler. El Butler efectivamente surge con sugerencias de automatizaciones, cosas que te podrían gustar incluir en base a acciones a menudo realizas dentro de tu tablero. Pero creo que los botones de colores son realmente útiles. Este es efectivamente un botón que aparece en una tarjeta. Si entramos en una tarjeta, este aquí es un botón de tarjeta y tendrás aquí una lista de botones de tarjeta que aparecen una vez que los hayas agregado. Dentro de Butler, vamos a entrar en botón de tarjeta y vamos a crear un nuevo botón. Lo que quiero que haga este botón es cuando haya completado una tarea que está en mi lista de tareas prioritarias y fue una tarea de trabajo, quiero que se asegure de que la lista de comprobación esté al 100 por ciento marcada, porque por ejemplo, podría haber creado una lista de comprobación con cinco cosas que hacer, pero no he estado en Trello durante el día y luego llego al final del día, he completado esa tarea, solo quiero presionar un botón, completar la lista de cheques, y moverla a mi lista de trabajo hecho. Es posible que prefieras no tener estas listas hechas que creamos antes y tal vez solo prefieras archivar las tarjetas, y sacarlas completamente de tu pizarra. Personalmente me gusta poder ver todas las cosas que he hecho a lo largo del tiempo. Tengo estos trabajos hechos, LPC hecho General hecho, listas, eso depende de ustedes. Lo que vamos a hacer aquí es crear este botón de tarjeta agregando los nombres, voy a llamarlo trabajo terminado. Esto va a ser algo que presione cada vez que complete una tarea de trabajo, y luego podemos agregar acciones. Lo primero que quiero hacer es asegurarme de que todas las listas de chequeo estén marcadas. Si bajamos por aquí, se puede ver que dice revisar todos los artículos en la lista de comprobación. Se puede agregar que a la única aplica a ciertas listas de comprobación con ciertos nombres. Voy a sumar en todas las listas de comprobación. Todo esto sólo tiene que marcar todo en cada lista de chequeo en una tarjeta a eso como una acción. Entonces también queremos mover la tarjeta al principio de la lista, y queremos moverla al tope del trabajo realizado. Sí, así que estamos moviendo la tarjeta al principio de la lista así que me gusta tener cosas que he hecho más recientemente en la parte superior, pero podrías tener lo contrario y tenerla en la parte inferior. Vamos a moverlo al trabajo hecho. Yo también voy a añadir eso. Esas son las dos acciones que queremos para esta tarjeta, diría yo. Hemos creado ese botón de tarjeta, esa automatización. Digamos por ejemplo, que he completado esto. Necesito llevarme esto aquí. Te dejo venir por aquí para trabajos terminados. Automáticamente toma eso, y luego lo mueve automáticamente a mi lista de trabajo hecho. Una sugerencia más sobre automatizaciones es que en realidad personalmente en mi propia lista personal, me gusta mantener todo lo que tengo pasando en mi vida y después trabajar por separado. En realidad voy a tener mi lista de tareas de trabajo y no voy a mover las cosas de mi lista de tareas a hacer a mi lista de tareas prioritarias. Simplemente mantendré mi lista de tareas de trabajo por su cuenta. Eso estaría de vuelta aquí para mí, y luego ordenaré mi lista de tareas por hacer en orden de prioridad justo dentro de la propia lista. Eso significa que porque sólo tengo alguna vez cosas de trabajo dentro de esta lista, digamos por ejemplo, he creado una lista de comprobación en este informe de redacción para el sistema jurídico inglés, y he dicho, “Leer y escribir”. Obviamente, entraré en más detalles que eso. Pero digamos, por ejemplo, quiero tener una automatización que diga eso cuando todas estas estén marcadas. Cuando marque, escribe que luego marca toda esta tarjeta está hecha y la mueve automáticamente al hacer mi clic en la segunda. No es un botón de tarjeta, pero es una automatización para que cuando hago clic en esto, se mueva. Eso es exactamente lo mismo. Acabamos de llegar a Butler, y entramos en lugar de botón de tarjeta, sólo entramos en reglas y luego podemos agregar una regla. Voy a crear regla. Tenemos que crear un gatillo para esta regla. El detonante va a ser la terminación de la lista de chequeo dentro de la lista de tareas de trabajo. Cuando todas las listas de comprobación, esto podría decir lista de comprobación para ti, pero cuando todas las listas de comprobación se completen en una tarjeta, y luego necesitamos hacer clic aquí porque podemos crear más ajustes para esta automatización, lo que en la lista funcionan que hacer. Cuando se completen todas las listas de comprobación en el trabajo de la tarjeta a hacer, necesitamos luego agregar de nuevo aquí, se completan en el trabajo de la tarjeta a hacer. Agregamos eso como el gatillo. Después queremos mover esa tarjeta al principio de la lista y queremos que se mueva a la parte superior del trabajo realizado, y agregamos de nuevo. Cuando se completen todas las listas de comprobación en la tarjeta y trabajo por hacer, vamos a mover la tarjeta al principio de la lista el trabajo realizado y guardar. Estas reglas son automatizaciones que sucederán sobre un gatillo. Ahora tengo dos configuraciones de automatización dentro de nuestro tablero, tenemos ésta donde cuando tengamos un ítem de lista de comprobación en la lista de tareas de trabajo y marcamos que como completado, ese ítem se moverá automáticamente al trabajo realizado. También tenemos este botón de trabajo de mayordomo completado dentro de la tarjeta, que al marcarlo, marcará toda la lista de comprobación como completada, y lo moverá a la lista de trabajos realizados. Hay una automatización más poderosa que quiero compartir rápidamente con ustedes antes de pasar a hablar de plantillas. Esta es una automatización que uso siempre que haya un artículo habitual dentro de una de mi lista de tareas. Por ejemplo, Beth y yo, cada fin de semana haremos un plan semanal de comida. plan de comida semanal se sienta dentro de mi lista general de tareas de hacer. Está en mi radar de las cosas que necesito estar haciendo cada semana porque está en mi tablero de Trello pero también quiero que esto se mueva automáticamente cada noche del viernes para recordarme que durante el fin de semana necesito hacer esto en mi prioridad lista de tareas de hacer. Para hacer esto, de nuevo, mismo que antes, entramos en Butler. Esta vez, en lugar de crear una regla, creamos una automatización de calendario, un comando de calendario, se les llama. Esta es una nueva característica que sólo salió hace unas semanas. Si entramos en comando create, add trigger, y ahora podemos establecer un horario para cuando esta tarjeta, esta automatización se llevará a cabo. Yo lo puse a todos los viernes a las 5:00 PM. Todos los viernes a las 5:00 PM, quiero mover una tarjeta, y quiero mover cada tarjeta. Si entonces entro en este icono, esto me permite establecer ajustes personalizados. Deseo que el contenido de la tarjeta sea un nombre que contenga. Es por eso que amo a Jello, tan intuitivo para usarte crea estas frases basadas en los bloques constructivos que te han conseguido, y conteniendo comida plan, podría simplemente poner comida, pero comida-plan va a hacer, y añadir eso. Cuando cada viernes, 5:00 PM golpea, mueve cada tarjeta con el nombre que contiene el plan de comida a una lista. Yo quiero moverlo al principio de mi lista, y quiero moverlo a la lista de tareas de máxima prioridad y lo agrego. Eso no está aquí. Haga clic en Guardar, evento, consiguió esa configuración del comando del calendario y habilitada. Ahora todos los viernes, lo que sucederá es que mi plan semanal de comida se moverá automáticamente al tope de mi lista de tareas prioritarias. Una vez que haya completado el plan de comida semanal durante el fin de semana, poder moverlo de nuevo a mi lista de tareas generales, así que está en mi radar y lo repetimos todas y cada semana. Ahora pasemos a plantillas. 7. Acelerar las cosas: plantillas: Esta noche, estamos hablando de plantillas. Trello tiene esta característica realmente poderosa donde te permite crear plantillas de tarjetas. Esto es algo que uso dondequiera que haya una tarea que es repetible en la naturaleza. Por ejemplo, cuando creo tarjetas dentro de mi propio tablero de Trello para hacer estos videos, hay un proceso donde tengo un elemento A-roll dentro de mi lista de sub tareas pendientes, B-roll , edición, miniatura y descripción, subir, liberar, facturar patrocinadores. Estas son sub listas de comprobación que podría estar creando cada vez, pero eso sería tedioso, así que usamos una función dentro de Trello de crear estas plantillas. Por ejemplo, si entramos aquí y hacemos clic en “Crear a partir de plantilla”, entonces creamos una nueva plantilla. Por ejemplo, digamos que estás en la facultad de derecho. Esta es una que tuve cuando estaba en la facultad de derecho. Tenía Seminario de LPC. Entonces creo esa plantilla y se abre la tarjeta de plantilla. Entonces soy capaz de editar esa plantilla como me parezca conveniente. Podrías, por ejemplo, añadir una etiqueta si tuvieras etiquetas para, no conozco piezas urgentes de trabajo. Al crear esta tarjeta, automáticamente le agregará una etiqueta urgente. Para mí, las listas de comprobación son lo principal que creo que es realmente útil agregar a estas plantillas. Digamos, por ejemplo, por cada celda que va a haber lectura que hacer. Entonces va a haber alguna preparación del seminario. Después va a haber un seminario para asistir. Entonces va a haber consolidación de esa obra. Añado estos artículos a esta lista de comprobación. Ahora hemos creado esta tarjeta de plantilla de seminario LPC, cada vez que llego a enviar trabajo para un seminario, puedo simplemente rápidamente en lugar de tener que agregar otra tarjeta, el título, y luego crear esta sub lista de tareas pendientes, que es la misma cada vez, sólo puedo crear una tarjeta a partir de la plantilla. Lo que quieres hacer es, con esta plantilla misma, no creo que sea útil tener estos en la letanía. Es un poco raro que estos aparezcan por defecto en Trello en esta lista. Pero si simplemente te escondes de la lista, eso esconde la plantilla, y luego Crear a partir de plantilla, Seminario de LPC. Digamos, por ejemplo, me acaban de enviar estos en el trabajo en el Seminario de LPC. Es entonces, no lo sé, digamos que es para BMS 23, entra, y eso ha creado automáticamente esta lista de subtareas pendientes dentro de esta tarjeta. Otra característica realmente rápida que quiero mencionar es el uso de cubiertas dentro de Trello. Creo que estos son realmente útiles cuando se trata de plantillas. Si por ejemplo, están en el trabajo o en la escuela de derecho, tres tipos diferentes, digamos, de trabajo que te dan, podrías codificar por color los que están dentro de tu tablero usando cubiertas para que puedas ver realmente rápida y fácilmente, bien, tengo mucho de este trabajo en este momento. Por ejemplo, si solo entramos y entramos en nuestra plantilla de Seminario de LPC, podemos editar la plantilla usando esta. Si entonces entramos, ¿ves donde dice Cubrir aquí? Puedes agregar una portada a cualquiera de tus tarjetas solo para hacerlas más visualmente atractivas. Pero creo que es realmente útil usar colores en relación a esto. Por ejemplo, digamos que quiero agregar verde a esta plantilla y en realidad voy a hacer que esto no sea un Seminario general de LPC, pero lo voy a hacer solo por gestión empresarial y estrategia, por lo que BMS. Eso significa que cada vez que crea una tarjeta a partir de esta plantilla, va a estar dentro del tema de BMS, y por lo tanto va a ser codificada por colores dentro de mi tablero con este color BMS. Si cerramos eso y solo archivamos esto porque eso estaba usando la plantilla antigua y ahora agregamos un elemento usando esto. Podemos decir, BMS 23. Entonces conseguí automáticamente este código de colores y podría crear otras plantillas para otros temas. Digamos por ejemplo, para el derecho de la propiedad, podría tener una de estas plantillas con una cubierta de diferentes colores, y simplemente me permitirían ver muy rápida y fácilmente visualmente qué trabajo tengo más que hacer. Es solo una bonita, pequeña característica que tal vez te gustaría agregar a tu tablero. 8. Sobre la marcha: un potente atajo para el iPhone: El último rasgo de Trello que quiero compartir con ustedes chicos fue puesto a disposición en iOS 14 para iPhone, y es la capacidad de crear atajos dentro de Trello. Te voy a mostrar justo en mi pantalla exactamente cómo crear estos atajos y para qué lo uso. Pero básicamente es la capacidad de en dos o tres toques, crear una tarjeta dentro de una prioridad u otra lista dentro de tu tablero de Trello directamente desde la pantalla de inicio de tu iPhone. uso de widgets y atajos se convierte en algo que he usado mucho en iOS 14. Se puede ver aquí tengo un gran widget en mi pantalla de inicio y luego tengo dos en la segunda pantalla de mi teléfono. Este de aquí es uno de los atajos de Trello. Te voy a mostrar cómo crear esto, pero básicamente lo que hace es crear una tarjeta dentro de mi lista de tareas prioritarias. Siempre que estoy en marcha, realmente puedo tocar rápidamente esto, agregar lo que quiera hacer, y aparecerá entonces en mi lista de tareas prioritarias para más adelante ese día. Para crear uno de estos, que en primer lugar, necesitan cruzar y encontrar la aplicación de atajos de Apple. Se trata de una app nativa de Apple por lo que debería venir cargada en tu iPhone, y luego queremos crear un nuevo atajo. Si entramos, tengo una sección dedicada a Trello y a la vida. Si agregamos Acción, entonces queremos entrar en Apps y encontrar a Trello y luego Agregar una Tarjeta Trello. Si agregamos una tarjeta Trello, básicamente lo que esto va a hacer es que vamos a añadir “Pregunte a cada vez”, vamos a tocar eso, porque queremos poder agregar el nombre de la tarjeta que estamos agregando. Entonces lo agregamos a la parte superior de, me gusta que entre, estas son las diferentes listas que tengo en el Liam To Do, que es la nueva que estamos creando. Yo quiero ir a lo más alto de prioridad por hacer, por ejemplo. Va a ser algo que es bastante urgente, eso acaba de entrar que estoy en marcha y pienso, “realmente quiero hacer eso cuando regrese de mi paseo”, por ejemplo. Una vez que hemos creado eso, pasamos a siguiente y agregamos un nombre de atajo. Nos dieron agregar artículo a la lista de tareas pendientes prioritarias y hecho. Eso luego aparece dentro de nuestro banco de artículos, y podemos hacer click en él para usar el atajo. También puedes ajustar luego el icono. A mí me gusta tener esta función de lista. No estoy seguro de por qué es eso, pero por ahora, sólo vamos con esta garrapata. Hecho, y ahí está. Podemos agregar un elemento a nuestras listas de tareas prioritarias usando este atajo. Ahora, para agregar a ese atajo a nuestra página de inicio, entonces necesitamos tocar y mantener pulsado la pantalla de inicio. Si entonces vamos plus, entonces podemos agregar widgets. Si te desplazas hacia abajo, verás justo en la parte inferior es atajos. Ya sea puedes agregar, digamos que tenías cuatro listas diferentes y querías poder crear diferentes botones para poder agregar algo a tu lista de tareas prioritarias o lista general de tareas pendientes, tus otras listas. Pero por ahora solo vamos a añadir este atajo de widget. Si luego tocamos el atajo, entonces podemos seleccionar el atajo que queremos aplicar para agregar elemento a la lista de tareas pendientes de prioridad. Eso se establece entonces, toca “Hecho”, y estamos ordenados. Si luego hacemos clic en agregar elemento a nuestra lista de tareas prioritarias, digamos que realmente necesito llamar a mi mamá, hecho. Eso se ha sincronizado entonces inmediata y automáticamente en tiempo real con mi tablero de Trello por aquí. Entonces en Liam To Do, ahora tengo dentro de mi lista de tareas prioritarias, llama a mi mamá que acabo de agregar simplemente tocando un toque en la pantalla de mi teléfono, escribiendo lo que quería que dijera la tarjeta y ahora está ahí dentro y terminamos. Creo que esta es una característica realmente útil. Seguro que podría haber un equivalente en Android, pero ciertamente para los usuarios de iPhone uno recomiendo encarecidamente construir en, hacer que tu teléfono sea aún más productivo y realmente hacer tu uso de Trello está integrado en tu teléfono y las herramientas que estás usando lo más posible. 9. Reflexiones finales: Antes de terminar, solo quería dar algunos consejos rápidos finales y supongo palabras de sabiduría sobre cómo he construido Trello en mi vida antes de que ojalá empieces con implementar correctamente Trello en tu propia vida. Creo que lo principal que diría es que cuando empieces por primera vez, no estreses demasiado en cómo este proceso de tratar de pensar en toneladas de cosas diferentes para incluir en tu tablero de Trello. Simplemente crea una simple prioridad para hacer esto y una lista de tareas pendientes diferentes para diferentes aspectos de tu vida. Empieza a agregar orgánicamente tareas a medida que entran en tu vida, en eso. Al pensar en cosas que quieres hacer, solo agréguelas a tu tablero de Trello, para que estén en tu radar. Entonces creo que también vale la pena construir en tu horario, un tiempo en una noche de viernes o un domingo por la noche tal vez, donde activamente solo pasas cinco minutos pensando, bien, ¿cuáles son mis prioridades en este momento? Hay cosas que hay que mover a mi lista de tareas prioritarias y otras cosas en mi vida que de repente he decidido que realmente quiero hornear durante el próximo par de semanas. Voy a agregar eso a mi lista de tareas prioritarias porque es algo que realmente quiero hacer en este momento. Creo que solo tener esta conciencia activa del hecho de que todos tenemos la cantidad limitada de tiempo, pero se trata de que intentes pensar activamente en las cosas que quieres hacer y activamente dentro de Trello haciendo de eso un prioridad para ti en lugar de dejarla en tu tablero de Trello o en tu cerebro por edades, pero nunca en realidad conseguir alrededor para hacerlo. Esperemos que a medida que utilices un poco más Trello, puedas personalizarlo a la forma en que sientes que funciona mejor para ti. No sólo cambiar el fondo para ser lo que quieres que sea, sino el orden de tu lista, cómo estás priorizando y usando algunas de las técnicas. No necesariamente todas las técnicas que discutimos en este video. Agregando tus propias automatizaciones que realmente tiene sentido para ti, pero prepárate para cambiar un poco tu tablero. Sé flexible con cómo estás usando Trello y ojalá empiece a integrarlo en tu vida cada vez más. De verdad espero que hayas disfrutado de esto. Por favor házmelo saber si tienes alguna duda sobre cómo puedes usar Trello de manera más efectiva o cualquier cosa que hayamos cubierto en este curso. Por favor hazme un vistazo en YouTube, en Instagram. Yo soy Liam Porritt. Si has disfrutado de esto o tienes alguna retroalimentación sobre cómo podría haber mejorado el curso o cosas que yo podría hacer mejor en futuros cursos, por favor házmelo saber. Espero verte de nuevo muy pronto ya sea en tu curso de Skillshare o bien en mi canal en YouTube y lo más importante empiece a usar Trello, esta herramienta de gran alcance para sacar de tu cabeza en un solo lugar donde puedes priorizarlo y tener entonces esa claridad mental a lo que estés haciendo. Ya sea que sea pasar tiempo con amigos, si es estar con la familia, si es trabajo, si está trabajando en un ajetreo lateral, todo esto es mucho mejor cuando sientes que tienes el control de todo lo que necesita hacer. Para mí, Trello me permite hacer eso. Espero que ahora por ti, Trello te permita recuperar control realmente de todo lo que tienes pasando en tu vida.