Habilidades esenciales de administración y gerente de oficinas

1. Introducción al curso: Ahí y bienvenidos. Estoy muy contenta que hayas decidido unirte a mí para este curso. Ya sea que esté entrando en el mundo de administración o si ha estado manejando cosas detrás de escena por un tiempo, esta es su oportunidad de desarrollar sus habilidades y hacer que la oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. Los procedimientos de oficina administrativa pueden no ser glamorosos, pero son esenciales para el éxito de cualquier empresa Una oficina bien administrada reduce las faltas de comunicación y ayuda a eliminar errores comunes Al hacer de la oficina administrativa una prioridad, podrás crear políticas y procedimientos claros que todos entiendan y apoyen. Ayudando a que la oficina funcione de manera más fluida todos los días. Entonces veamos los objetivos del curso. La investigación ha demostrado consistentemente que cuando se asocian metas claras con el aprendizaje, se produce de manera más fácil y rápida. Con eso en mente, revisemos nuestras metas para el día de hoy. Al finalizar este curso, deberías poder organizar una carpeta que mantenga la información importante accesible y fácil de actualizar. Desarrollar procedimientos de oficina que creen estructura y reduzcan la confusión. Preparar listas de verificación que simplifiquen las tareas diarias y mejoren la consistencia Entiende la planificación de la sucesión, que tu equipo esté siempre listo para el futuro. Recoge las herramientas correctas para mantenerte eficiente, organizado y preparado. Entonces, ¿estás listo? Vamos a sumergirnos y construir juntos estas habilidades esenciales. Te veré en la siguiente lección. 2. Por qué tu oficina necesita procedimientos administrativos: Por qué su oficina necesita trámites administrativos. Los procedimientos administrativos son más que las políticas de mandane. Se ponen en marcha para garantizar la supervivencia de la empresa en cualquier evento o situación de catástrofes para cambiar a actividades básicas del día a día, los procedimientos de la oficina administrativa los atienden todos cuando se hacen correctamente continuidad del negocio, la planificación de sucesión, los requisitos de auditoría y la planificación de recuperación están incluidos en los procedimientos administrativos. Continuidad del negocio. La continuidad del negocio también se conoce como continuidad del negocio Es el plan en marcha para mantener a una empresa funcionando en caso de desastre, tanto durante como después del desastre. Establecer la continuidad del negocio requiere identificar primero las tareas esenciales. Esto incluye artículos y servicios que son críticos para que la organización funcione. Esto variará según la organización, pero incluyen tecnología, seguridad de los empleados, sonido y estructura, etcétera, pasos de continuidad del negocio, riesgos determinados que probablemente enfrentará la compañía, ya sea TI, sabotaje, etcétera Analizar los efectos de cada riesgo o peligro que descubras en un aspecto diferente de la empresa, seguridad, funciones, activos, etcétera Determina cuánto tiempo podría funcionar tu empresa si uno de estos riesgos llegara a pasar y qué recuperación requeriría. Desarrollar un equipo y estrategia para abordar los problemas potenciales. Desarrollar un plan y documentar cada paso antes de compartirlo con el resto del equipo. Pruebe el plan utilizando diferentes métodos como tutoriales de simulacros y listas de verificación Planeación de sucesión, planeación exitosa de sucesión desarrolla un pool de talento para que haya candidatos calificados más que suficientes para llenar Esta estrategia requiere reclutar talento calificado, crear un grupo de talentos e inculcar lealtad a los empleados Identificar metas y objetivos. Los objetivos comunes incluyen la rentabilidad, la lealtad de los empleados , el servicio y la productividad, identificar las necesidades en la empresa, ver los cambios en la responsabilidad de diferentes puestos que desarrolla la empresa, reconocer las tendencias en la fuerza laboral, comprender los cambios que ocurren dentro y sin su organización, como una fuerza laboral envejecida, desarrollar el grupo de empleados, determinar dónde encontrar empleados para llenar los vacíos dentro de las campañas de reclutamiento, redes sociales, etcétera Desarrollar un plan para involucrarlos una vez que sean elegidos. Requisitos de auditoría interna y externa. Tanto las auditorías internas como las externas son importantes para identificar los riesgos que enfrentan las organizaciones. La auditoría interna aborda cuán efectivos y confiables son los controles administrativos. Una auditoría interna también aborda la exactitud de los registros, cumplimiento legal y la acción de la administración. Auditorías internas y externas como similares el auditor interno es un empleado de la empresa que audita. El auditor externo no es un empleado, y él o ella creará un informe basado en las finanzas, operaciones y cumplimiento de las empresas. Tanto los auditores internos como los externos brindan recomendaciones basadas en sus evaluaciones. el auditor, con lo interno o Se requiere que el auditor, con lo interno o externo, sea independiente y objetivo, calificado, proporcionar pruebas adecuadas, proporcionar documentación y acción adecuadas, de una verificación, y revisión, y dar un informe que será revisado por las partes relevantes, como el consejo de administración. Planeación de recuperación. La planificación de la recuperación va de la mano con la continuidad del negocio. planificación de recuperación o la planificación de recuperación ante desastres es el proceso que se pone en marcha para recuperar datos, software, hardware y mano de obra que la empresa necesita para iniciar la copia de seguridad después de un desastre Pasos de planeación de recuperación, identificar sistemas críticos y priorizarlos e identificar riesgos potenciales Determinar estrategias para datos, tecnología, proveedores, personas e instalaciones. Cree un plan con instrucciones paso a paso basadas en las estrategias descubiertas, pruebe el plan de recuperación y realice los ajustes necesarios. Estudio de caso, Sharon trabajó en la misma empresa durante 26 años acercaba a la jubilación y le preguntó su supervisor si se necesitaba su ayuda capacitando a su reemplazo. Se sorprendió al enterarse de que nadie estaba en la carrera por su puesto. Y se retiró en un mes. Su supervisor explicó que estaban teniendo problemas para encontrar a alguien calificado para reemplazarla. 3. Reúne las herramientas adecuadas: Reunir las herramientas adecuadas. Cualquier actividad requiere el uso de las herramientas correctas, y la oficina administrativa no es la excepción. carpetas administrativas y otros materiales son herramientas necesarias que aseguran que las tareas se completen correctamente. Al recopilar la información necesaria y encontrar estas herramientas, eliminará la confusión y asegurará de que sus procedimientos se realicen correctamente. Carpeta, carpetas administrativas contienen instrucciones sobre los procedimientos administrativos que todos los empleados podrán utilizar. Comience eligiendo una carpeta y recogiendo los separadores y protectores de hojas necesarios La creación de una carpeta requiere que realice un seguimiento de las operaciones diarias. También debes elaborar una lista de responsabilidades para diferentes trabajos. La lista debe incluir tareas diarias, semanales, mensuales y anuales. La carpeta necesita incluir procedimientos básicos. Comience con las descripciones de los puestos y entreviste a diferentes empleados para determinar sus tareas. Discutiremos qué información se necesita y cómo recopilarla en profundidad en la siguiente lección. La carpeta también debe incluir recursos básicos como listas telefónicas, ubicaciones y listas de verificación de planificación Esto variará según la organización, pero también se deben incluir guías tecnológicas y otra información que sea esencial para conocer sobre esencial para conocer sobre los sistemas de la empresa. Divisor de sección. Los divisores de sección se utilizan para descomponer físicamente la carpeta en diferentes secciones para que la información sea más fácil de encontrar Después de recopilar toda la información relevante, organízala y crea una tabla de contenidos. El índice te guiará por división de sección. Abordaremos específicamente la tabla de contenidos más adelante. Las secciones y temas variarán según la organización, pero deben organizarse de manera clara y concisa. Utilice protectores de hojas con cinta como separadores de sección para facilitar la búsqueda de información específica Protectores de hojas, protectores de hojas son necesarios para mantener la carpeta salvo de accidentes y derrames Los protectores de hojas con cinta deben usarse para los divisores de sección de la carpeta, se deben usar protectores de hojas regulares sin otras páginas de la carpeta, se deben usar protectores de hojas regulares sin tapar recomiendan protectores de hojas para uso pesado Se recomiendan protectores de hojas para uso pesado para páginas que se usarán con frecuencia, como plantillas, listas de teléfonos y listas de verificación No es necesario colocar cada página en protectores de hojas. Dejar el grueso de las páginas fuera de los protectores de hojas hará que sea más fácil realizar cambios en la información cuando sea necesario. Carpetas de tapa a cubierta. Una vez que haya recopilado todos los elementos necesarios para crear una carpeta, determine qué se debe incluir organizado la información. Es hora de colocar todo en la carpeta. Elegir la carpeta correcta es importante. La información en la carpeta debe estar completamente cerrada para que se mantenga segura. Las carpetas deben revisarse de tapa a cubierta para asegurarse de que estén completamente encerradas. El tamaño de la carpeta que normalmente se usa para este propósito debe ser de 1.5 pulgadas y 2 "de ancho. Es importante elegir una carpeta que sea lo suficientemente grande como para agregar páginas si es necesario. Adicionalmente, elegir una carpeta que sea demasiado pequeña puede hacer las páginas se rompan y se caigan a medida que se usa la carpeta. Estudio de caso. Aaron le dijeron que creara una carpeta de procedimientos con las herramientas a su disposición. Pudo encontrar una carpeta de 1" y protectores de hojas sin explotar Al armar la carpeta, se dio cuenta de que iba a ser un ajuste ceñido. Para crear divisores de sección, colocó notas publicadas entre las secciones Al mirar a través de él, las páginas se cayeron, y también lo hicieron los divisores de sección 4. Identificación de procedimientos a incluir: Identificando los procedimientos a incluir al crear una carpeta de oficina administrativa, es importante elegir los procedimientos que sean necesarios. Si pones demasiada información en una carpeta, se vuelve difícil navegar. Sin embargo, si no pones suficiente información en una carpeta, es inútil. Al realizar un seguimiento de las diferentes tareas, trabajar con otros empleados y estar al tanto de las actividades diarias, podrás encontrar los mejores procedimientos. Seguimiento de tareas por algunos días. Para identificar los procedimientos, necesario incluir, es necesario realizar un seguimiento de las tareas durante unos días. Deberían ayudarte a identificar la siguiente información. Seguimiento de tareas. Determinar qué operaciones se ejecutan como parte de la posición. Establecer las herramientas que se utilizan de forma regular. Descubre la información que se consulta de manera consistente. Determinar qué eventos y reuniones son repetitivos. Realice un seguimiento de esta información usando aplicaciones, herramientas organizativas o escriba notas. Elige el método que mejor funcione para ti. Una vez que se descubra la información, ayudará a reducir los procedimientos que necesita incluir en la carpeta. Comunícate con otros empleados para obtener ideas de comentarios. Determinar qué procedimientos incluir no es una decisión unilateral. Es importante recopilar comentarios de los empleados y pedirles sus ideas sobre qué procedimientos deben incluirse en la carpeta administrativa. Aproveche los múltiples métodos de retroalimentación para asegurarse de recopilar mayor cantidad de información posible. Métodos de retroalimentación, encuestas, grupos focales, reuniones, cuestionarios, evaluaciones, buzones de sugerencias Es esencial hacer hincapié en que es necesario preparar a los empleados antes de pedirles comentarios. Dales tiempo para analizar sus propias tareas y proporcionar la información más relevante. Anota las tareas diarias. Ya hemos establecido que es importante anotar las tareas diarias, semanales y anuales. Las tareas diarias deben registrarse por un mínimo de cinco días para que puedas determinar qué tareas realmente completas diariamente. El tiempo que le toma completar cada tarea necesita ser registrado así como la tarea en sí. Puedes anotar tus tareas al final de cada día o tomarte descansos para enumerar tus tareas periódicamente a lo largo del día. También puedes usar aplicaciones para realizar un seguimiento de tus actividades. No importa qué método elijas, es importante que completes el registro de tus tareas diarias antes de salir de la oficina. Realizar un seguimiento usando una hoja de cálculo. A medida que realiza un seguimiento de diferentes tareas para determinar qué procedimientos incluir en la carpeta, es importante realizar un seguimiento de las tareas diarias, semanales, mensuales y anuales, etcétera La mejor manera de hacerlo es con una hoja de cálculo. Echa un vistazo a la tabla a continuación como ejemplo. Es posible que deba agregar tiempos para sus tareas. Por ejemplo, la nómina puede ser bimestral y las reuniones pueden ser quincenales Estudio de caso, Joanne estaba tratando de hacer un seguimiento de sus actividades, pero estaba extremadamente ocupada Ella planeaba grabar la tarea en cuanto saliera de la oficina. Pero para cuando regresó a casa, no pudo recordar todo lo que hizo ese día. Por si fuera poco, no tenía idea cuánto tiempo le llevó completar alguna de las tareas. Decidió enumerar lo que recordaba, cuánto tiempo pensó que llevaría completar cada uno. Ella lo hizo por unos días y utilizó la información para identificar a sus osiores. 5. Los cinco procedimientos principales para grabar: Los cinco mejores procedimientos para registrar. Al crear una carpeta, no es posible abordar todos los procedimientos al mismo tiempo. Para obtener los mejores resultados, es necesario limitarse a cinco procedimientos. Comience por elegir los cinco procedimientos principales que necesita registrar una vez que identifique los cinco procedimientos principales, usar una plantilla y escribir procedimientos detallados ayudará a garantizar que los procedimientos de registro sean precisos y efectivos. Use una plantilla para mantenerse consistente de una pista a otra. La consistencia puede ser difícil de lograr cuando se está moviendo de una pista a otra. Al implementar el uso de una plantilla se desarrollará consistencia entre los procedimientos del tracto. Hay diferentes plantillas disponibles, pero también puedes crear tu propia plantilla y adaptarla a las necesidades de tu organización. Qué incluir en una plantilla Departamento. El departamento en el que recae los trámites. Categoría, la división que los procedimientos corresponden a la contabilidad, recursos humanos, etcétera Trabajo, el título de trabajo del individuo que normalmente realiza el trámite, propósito, razón de la implementación de los procedimientos. Declaración. La declaración de política describe las acciones y comportamientos requeridos utilizando las regulaciones de voz activa. Enumerar las leyes y reglamentos a los que se aplique la política. Información relacionada. Enumere los lineamientos, políticas y procedimientos relacionados con la nueva política. También es posible que deba incluir palabras clave, definiciones e información de antecedentes dependiendo del alcance y la complejidad de sus procedimientos. Sea lo más detallado posible. Al grabar un procedimiento, debe ser lo más específico posible. Proporcione cada detalle que pueda recordar que el procedimiento necesita ser registrado para que cualquiera pueda completarlo sin supervisión. Anota los pasos de tu proceso y revisarlos cuidadosamente para determinar si necesitas aclarar los pasos o agregarlos. No te saltes los pasos para ahorrar tiempo o espacio. Por otro lado, evita usar instrucciones largas y verdosas que abrumarán y confundirán Las instrucciones deben ser comandos cortos como iniciar sesión en el portal en el siguiente sitio web. Un ejemplo de una instrucción que es demasiado larga y prolija sería, ir al sitio web y usar su contraseña para iniciar sesión en el portal para que pueda ingresar la información que recopiló Use viñetas en lugar de párrafos. Los pasos que proporcione para los procedimientos deben ser claros y fáciles de seguir para las personas. Aquí es donde el formateo se vuelve importante. En lugar de escribir las instrucciones en formato de párrafo, use viñetas en su lugar. Las viñetas atraen la atención de tus lectores. Son fáciles de usar y proporcionan información básica concisa. Los puntos de viñeta también facilitan que las personas mantengan su lugar ya que están siguiendo los pasos que usted proporciona. Cada paso debe tener su propio punto de viñeta. Pídale a alguien que ejecute el procedimiento antes completar su trabajo grabando un procedimiento, debe asegurarse de que el procedimiento sea efectivo. Esto requiere que el procedimiento sea probado, encontrar un amigo o colega para completar el procedimiento tal y como lo has escrito. Es fundamental que la persona que complete los trámites lo haga sin ninguna dirección o interferencia de su parte. El procedimiento escrito debe ser capaz de mantenerse por sí solo. Una vez que se ejecuta el procedimiento, pídale retroalimentación al individuo. Entonces, aquí hay algunas preguntas que hacer, fueron claras todas las instrucciones? ¿Sentiste que faltaban algunos pasos? ¿Alguna de las direcciones fue confusa? ¿Pudiste completar el trámite? ¿Qué cambiaría, en todo caso, del procedimiento de estudio de caso? Matilda registró los cinco primeros procedimientos y enumeró cuidadosamente los pasos. Ella revisó los pasos y decidió que eran efectivos. Incluso los probó siguiendo las instrucciones ella misma mientras completaba las tareas. Ella los grabó y los colocó en la carpeta. Se sorprendió la semana siguiente cuando su supervisor le dijo que necesitaba reelaborar algunos de sus procedimientos porque los pasos no estaban claros 6. Qué incluir en tu encuadernador: parte 1: Qué incluir en tu carpeta, primera parte. Al crear una carpeta administrativa, debe determinar qué se debe incluir y qué no. Las necesidades de cada organización determinarán qué temas debes incluir en la carpeta. Hay, sin embargo, ciertos temas que deben incluirse en la carpeta de la mayoría de las organizaciones. Los temas de uso común incluyen etiqueta telefónica, redacción de negocios, organización de reuniones y administración del tiempo, etiqueta telefónica Cada organización necesita tener su propio conjunto de pautas para el uso del teléfono. El tono de la compañía determinará el tono utilizado en el teléfono. Existen, sin embargo, algunas reglas básicas de etiqueta telefónica que la mayoría de las empresas pueden beneficiarse de implementar Etiqueta básica. Contesta por el tercer anillo. Tener un saludo estándar. Use hold apropiadamente. Transfiere llamadas de manera eficiente. Toma mensajes cuando sea necesario, mantén el tono apropiado. Redacción comercial. La escritura empresarial es una habilidad esencial que cada persona de su organización necesita comprender. La mala escritura refleja mal en la empresa. Implementar algunos procedimientos reducirá los errores y mejorará las habilidades de escritura. Tus trámites deben basarse en el tipo de escritura que tus empleados deben completar. Algunas técnicas básicas deben incluirse en los diferentes procedimientos. Usa la voz activa en lugar de la pasiva. Evite el uso de palabras de moda y jergas. No use los puntos de exclamación, úselos únicamente cuando sea apropiado. Usa frases cortas y vocabulario sencillo. Asistiremos a una reunión a las 9:00 A.M. del miércoles. No una reunión será atendida por nosotros a las 9:00 A.M. del miércoles. Leer la escritura en voz alta a través de toda la comunicación escrita liberada Gestión efectiva del tiempo. Cada organización puede beneficiarse de una gestión eficaz del tiempo. Al documentar los procedimientos, es importante incluir estrategias de gestión del tiempo Estrategias, mantente organizado, organiza el espacio de trabajo para que no pierdas el tiempo buscando cosas. Priorizar tareas, completar tareas importantes antes que las sin importancia Dejar de procrastinar, identificar la procrastinación sin evitar. Hacer un horario, delegar, dar a los demás sus responsabilidades que no requieran de su atención. carpetas deben incluir herramientas con estrategias para ayudar a administrar el tiempo. Las herramientas que pueden incluir las carpetas son horarios, hojas de horas, listas de verificación, tiempo estimado por tarea para ayudar a los empleados a realizar un seguimiento de su trabajo y hacer los ajustes necesarios Creación de arreglos para reuniones. Todas las empresas requieren reuniones de vez en cuando. hora de organizar reuniones, es fácil pasar por alto algo Proporcionar una lista de verificación para ayudar a crear arreglos para reuniones ayudará a garantizar que no se pase por alto nada y que las reuniones se desarrollen sin problemas Los tipos de reuniones que esté organizando determinarán la lista de verificación. Una reunión con miembros de fuera de la ciudad requerirá más preparación que una reunión semanal de empleados. Tareas a incluir en listas de verificación, tamaño de grupo, lugar, avisos y seguimiento, oradores confirmados cuando sea necesario, arreglos financieros, arreglos de habitación, comida planeada, si es necesario, arreglos para dormir, si es necesario Estudio de caso. George fue el responsable de planear la reunión anual de la compañía. Mantuvo un registro de todas sus comunicaciones, sugerencias y solicitudes de otros empleados. El primer día de la reunión, descubrió que no venían tres personas dos de ellas se suponía que debían ser honradas en una presentación. Se había olvidado de dar seguimiento con todos los ponentes y asistentes. George esperaba que esto fuera lo único que pasaba por alto 7. Qué incluir en tu encuadernador: parte 1: Qué incluir en tu carpeta Parte dos. carpetas deben incluir políticas básicas que los empleados puedan consultar fácilmente si tienen alguna pregunta. pólizas que la mayoría de las empresas deben incluir en las carpetas, cubren ausencias, descansos, beneficios y salarios Asegúrese de que las pólizas estén claramente escritas, cubran información general y cumplan con las regulaciones estatales y federales. Política de ausencias. ausencias de los empleados son costosas para evitar ausencias no deseadas y no programadas, debe haber una política clara La política necesita cumplir con las regulaciones gubernamentales en todos los niveles. Qué incluir en una política de ausencia. Definir diferentes tipos de ausencias, PTO, días de enfermedad, deber de jurado, ausencias autorizadas y no autorizadas, requisitos y procedimientos de notificación, requisitos de puntualidad, el número de horas faltantes que equivalen a una ausencia, ausencias de emergencia, consecuencias de ausencias consecuencias ausencias autorizadas y no autorizadas, requisitos y procedimientos de notificación, requisitos de puntualidad, el número de horas faltantes que equivalen a una ausencia, ausencias de emergencia, consecuencias de ausencias no autorizadas y abandono laboral. Frenos. Los frenos deben estar claramente delineados en las políticas de la compañía y colocarse de manera prominente en la carpeta Sin políticas claras, los empleados podrían abusar de sus frenos. Por otro lado, puede estar violando la ley si los empleados no toman los frenos mínimos que se requieren. política de frenos debe incluir almuerzos y descansos cortos junto con horarios específicos en los que deben tomarse si corresponde Asegúrese de crear políticas de frenos que cumplan con los requisitos legales. Si tienes sucursales en más de una ubicación, es recomendable asegurarte de que tus descansos cumplan con los requisitos más estrictos Por ejemplo, si los empleados requerirían descansos de 30 minutos en un estado y 15 minutos en otro, dele a todos los empleados 30 minutos. Esto proporciona uniformidad en sus pólizas. Salarios. La política en materia de remuneración y salario debe ser delineada claramente en la carpeta. Si bien no revelará los salarios de puestos específicos, la política debe incluir alguna información básica. Incrementos salariales basados en el desempeño, incremento del costo de vida, sí o no. El uso de hojas de horas, tarjetas de tiempo, etcétera, requisitos de horas extras, empleados exentos y no exentos, horarios de pago Beneficios. Los beneficios de los empleados pueden ser confusos. Explicar las políticas que rigen los beneficios de los empleados en la carpeta permitirá a los empleados responder sus propias preguntas y evitar malentendidos Cabe señalar que prestaciones de los empleados podrían superponerse con las ausencias de los empleados Debes indicar claramente qué hace que el empleado sea elegible para beneficios específicos, beneficios a domicilio, seguro grupal, beneficios COBRA, jubilaciones, ejemplo, cuatro oh un caso, vacaciones Dejar asistencia educativa, desarrollo y capacitación. Estudio de caso, a Hank no le gustaba tomar descansos. Sólo se detendría el tiempo suficiente para comer su almuerzo y luego comenzaría a trabajar de nuevo. Su supervisor alentó a otros empleados a emular el compromiso de Hank con el Uno de ellos informó las acciones del gerente a RRHH y pronto se le notificó a Hank que tenía que tomar su pausa completa para el almuerzo todos los días y su supervisor fue escrito por desalentar a los empleados de tomar sus descansos completos 8. Organización de tu encuadernador: Organizar tu carpeta. Una vez concluidas las pólizas y procedimientos, es el momento de colocarlos en la carpeta. La organización de una carpeta es similar a cualquier otro documento. Debe proporcionar una tabla de contenido que enumere cada sección y una lista de procedimientos que abarca cada sección. Una vez que se junta la carpeta, es necesario mantenerla actualizada y realizar los cambios necesarios. Tabla de contenido, crear una tabla de contenido. Esto significa que el primer paso que debes dar es reunir los procedimientos desarrollaste y organizarlos en secciones de información de la junta directiva, que discutiremos más adelante. Las secciones que tengas se enumerarán en la tabla de contenidos. Cada una de las secciones se corresponderá con los separadores con cinta que utilice en la organización física de la carpeta Una opción popular es usar pestañas numéricas que se correspondan con los números utilizados en la tabla de contenido similares a los números de página utilizados en los libros. Usando pestañas numéricas en lugar de pestañas de nombre, facilita la reorganización de la carpeta cuando sea necesario Enumere cada sección. Ejemplo, contabilidad. Antes de organizar la carpeta, es fundamental que enumeres todas las secciones. El enfoque de la empresa determinará qué secciones necesita en su carpeta. Pero hay algunas secciones comunes que comparten muchas empresas, secciones de uso común, contabilidad, recursos humanos, contactos, listas de verificación diarias, semanales y mensuales, eventos, TI, calendario, los ejemplos que utilicé no son completos, pero proporcionan un punto de partida útil para ayudarte a guiarte en la creación de tus propias secciones de bind Enumerar procedimientos en la sección. Como ya dijimos, cada trámite caerá dentro de un apartado específico. Después de haber desarrollado la lista de secciones, es necesario organizar los procedimientos a continuación de ellas. Revisar la lista de procedimientos para asegurarse de que están con las secciones correctas. Los protectores de hoja roscados que proporcionan las secciones deben tener la sección como encabezado, y los procedimientos deben ser viñetados debajo de la Asegúrese de que las balas estén en el orden de su aparición. Esto hace que los procedimientos específicos sean más fáciles de encontrar contabilidad, informes de gastos, ganancias y pérdidas, procesamiento de pagos. Mantenga la carpeta actualizada con cualquier cambio nuevo. Las políticas y los procedimientos cambiarán inevitablemente con el tiempo. Es importante que actualices la carpeta según sea necesario. Hay varios pasos que puedes tomar para mantener la carpeta actualizada. Marque las páginas impresas cuando note que la información es inexacta Deje el documento de carpeta en una carpeta que tenga acceso directo en la computadora. Realizar los cambios en el archivo e imprimirlo inmediatamente. Haz que los archivos sean fáciles de compartir con otros responsables de ello para que la información en la carpeta se mantenga actualizada. Al revisar la carpeta de forma regular, podrá asegurarse de que la información que se comparte sea precisa y esté actualizada. Estudio de caso. Tim creó y organizó la carpeta para su equipo y animó a todos a usarla. Pronto se convirtió en la principal fuente de información. Después de unos meses, las políticas de beneficios cambiaron. Tim hizo una nota mental para hacer los cambios en la carpeta, pero se puso ocupado con otro proyecto y se olvidó de ello. Un mes después, un colega utilizó la carpeta para ayudar a programar sus vacaciones. Se sorprendió al enterarse de que su solicitud fue denegada porque hubo un apagón vacacional 9. Qué no incluir en la guía de procedimiento: Qué no incluir en la guía de procedimientos. Ya hemos establecido qué incluir en la guía de procedimientos. Ahora es el momento de abordar lo que nunca se debe incluir en una carpeta bajo ninguna circunstancia. Gran parte de lo que hay que evitar en la guía de procedimientos es de sentido común. Las contraseñas y cualquier otra información confidencial no deben incluirse en la carpeta. Encuentra otros métodos para compartir información confidencial donde sea necesario, contraseñas. Las contraseñas nunca deben colocarse en las carpetas, donde se puedan leer fácilmente. Esto incluye todas las contraseñas que se pueden usar regularmente, como correo electrónico, portales de empresas, contraseñas a cuentas financieras, etcétera Si es necesario registrar las contraseñas, deben almacenarse en una carpeta separada carpetas físicas con contraseñas deben mantenerse en una ubicación separada de la carpeta, y cualquier archivo de computadora debe protegerse con contraseña ellos mismos. Solo el personal autorizado debe poder acceder a las contraseñas, determinar quién necesita acceder a las contraseñas y asegurarse de que sepa cómo acceder a la información. Esta lista suele incluir administradores y personas en puestos ejecutivos. Identifique la información confidencial a través de su empleador. Las empresas son responsables una gran cantidad de información confidencial, y tienen la obligación mantener esta información segura. Esto incluye números de Seguro Social, fechas de nacimiento, información de tarjetas de crédito de la empresa , secretos comerciales, etcétera Al igual que las contraseñas, toda la información confidencial debe mantenerse fuera de todas las carpetas y manuales Recuerda, si tienes alguna preocupación que la información que tengas pueda ser privada, no la grabes para que todos la vean. Es mejor estar seguro que lamentar. Almacene la información en una carpeta separada fuera de la guía. Cuando deba almacenar información confidencial, colóquela en una carpeta separada. La carpeta debe estar etiquetada cuidadosamente. Obviamente, escribir información confidencial en la carpeta no es una opción. Lo mejor es darle una etiqueta simple como información administrativa o simplemente darle el mismo nombre que el título de los ejecutivos. Elegir un título inocuo ayudará a disimular lo que estás almacenando y evitará que la gente se interese demasiado en la carpeta cuando necesites sacarla Encuentre una ubicación segura para almacenar Una vez que la información confidencial se coloca en una carpeta separada, debe almacenarse de forma segura. Bloquearlo en un cajón o archivador que otras personas no puedan acceder fácilmente. Coloque la carpeta en la parte posterior del cajón o gabinete, solo dígale al personal autorizado dónde se encuentra la carpeta, y no deje la llave afuera donde se pueda encontrar. Cualquier archivo de computadora que contenga información confidencial debe estar protegido con contraseña y encriptado. Debe evitar almacenar los archivos en un sistema compartido. Cuanto más difícil sea acceder a la información, mejor. Además, asegúrese de que los detectores de cables de millas, cortafuegos y otras características de seguridad se actualicen regularmente. Estudio de caso. Se le pidió a Diana que mantuviera información confidencial para su supervisora. Decidió mantener la carpeta en su archivador. supervisor de Diana etiquetó los números de cuenta de la carpeta para que cualquiera que mirara la carpeta sabría que contiene información confidencial. Diana mantuvo el gabinete cerrado, pero no quiso llevar la llave en caso su supervisor quisiera obtener el archivo mientras ella no estaba. Dejó la llave debajo de las plumas en el cajón de su escritorio. Ocho meses después, el supervisor notó que faltaba dinero en la cuenta. 10. Comparte la guía de procedimientos de oficina: Compartir Guía de procedimientos de Office. Una vez que hayas completado la carpeta, debes compartirla con el resto de la oficina. En este punto, la comunicación es esencial. Sin la compra de actores clave, la guía de procedimientos no será una herramienta que obtenga mucho uso. Obtener comentarios de ejecutivos y empleados por igual garantizará que su guía sea efectiva y aplicable a las necesidades de su audiencia. Dar guía a jefe ejecutivo para revisar. La guía de procedimientos necesita ser revisada por tu jefe o el ejecutivo a cargo de tu departamento antes de que se implemente. Los supervisores podrán identificar cualquier brecha en la información que deba cubrirse Revise cualquier nota que haga su jefe y agregue los cambios antes devolver la guía al supervisor. Complete el proceso tantas veces como sea necesario hasta que ambos estén satisfechos con el resultado. Después de que el guía haya sido revisado, es el momento de informar a los demás miembros del personal. Informar al personal de la oficina de guía de procedimientos. El guía debe ser una herramienta esencial utilizada por el personal de la oficina. Es necesario presentar la guía a todos. Yo puedo beneficiarme. Esto requiere más que un rápido anuncio en una reunión. Hay diferentes formas de introducir la guía de procedimientos, y puede usar más de un método de introducción, anuncio por correo electrónico, reunión, presentación, uno a uno. Independientemente de los métodos de comunicación que elija, asegúrese de adaptar la comunicación para satisfacer las necesidades de su audiencia. Colocar guía en un área visible. Una vez introducida la guía, debes mostrarla cuidadosamente. El guía necesita ser colocado en un área que sea visible para todos los empleados que lo van a usar. El entorno del lugar de trabajo determinará la mejor ubicación para la colocación de su guía. Si existe un área común para materiales, coloque el guía en un lugar destacado de la zona. También puede mostrarlo en su escritorio con el entendimiento que las personas pueden usarlo independientemente de la ubicación que elija, es importante que la guía sea fácilmente accesible. Permita que el personal de la oficina exprese mejoras, actualizaciones si es necesario. Nunca subestimes la importancia de la retroalimentación. Las personas que utilizan la guía son las mejores para escuchar a la hora de realizar mejoras y actualizar la información. No se limite a esperar a que la gente comparta sus puntos de vista, brinde a los empleados diferentes oportunidades para comunicarse con usted. Por ejemplo, discutir la carpeta en las reuniones semanales, proporcionar encuestas, sacarla a colación de uno a uno. Dependiendo de la organización de la empresa, puede optar por permitir que los empleados actualicen la carpeta por su cuenta. Estudio de caso. Brad completó la carpeta y revisó con su jefe antes de exhibirla en la sala de descanso Esperaba estar inundado de preguntas y comentarios, pero nadie parece darse cuenta del nuevo manual de procedimientos Lo sacó a colación en una reunión y descubrió que la mayoría de sus compañeros no tenían idea de que la carpeta existía incluso. 11. Ejecutar correctamente la guía: Ejecutando con éxito la guía. La guía debe ser ejecutada con la misma diligencia que se utilizó para crearla. Esto requiere capacitación, consistencia y comunicación. Tu guía debe evolucionar con la empresa. Así que recuerda considerar nuevas ideas mientras creas una cultura de consistencia. Crear una reunión de 1 hora, seminario para empleados. Después de que se haya introducido la guía, es importante que los empleados estén capacitados en cómo usarla. No es necesario un entrenamiento extensivo. Una reunión o seminario de 1 hora debería ser suficiente para explicar la guía. Hay algunos pasos que puedes dar para la reunión, establecer los resultados que esperas, desarrollar una agenda, capacitar a los empleados. La agenda necesita incluir los temas abordados. Los objetivos esbozan con límites de tiempo al tema, apegarse a la agenda una vez que comience la reunión para asegurar que la reunión se mantenga en curso, mantenga consistente con los procedimientos. Una vez que se han implementado los procedimientos, es importante que se sigan de manera consistente. Existen diferentes herramientas como listas de verificación para asegurar que se sigan los procedimientos El factor más importante para crear consistencia, sin embargo, es liderar con el ejemplo. Si los líderes y las personas que crean las políticas y procedimientos no los acatan, entonces hay un poco de motivación para que los demás empleados lo hagan Asegúrese de abordar las inconsistencias a medida que ocurren. No espere para abordar problemas hasta reuniones o revisiones. Hacer que los empleados estén al tanto de cualquier cambio actualizado. Las políticas y los procedimientos cambiarán inevitablemente con el tiempo, razón por la cual la comunicación es tan importante. No se puede simplemente asumir que los empleados leen periódicamente la carpeta para mantenerse al día con los cambios. Debes comunicarles los cambios directamente a ellos utilizando métodos formales e informales. Los métodos formales utilizados para comunicar cambios incluyen reuniones por correo electrónico y conferencias telefónicas. Los métodos informales de comunicación incluyen almuerzos, eventos y conversaciones informales. Asegúrese de utilizar múltiples métodos de comunicación para llegar a tantos empleados como sea posible. Mantente abierto a mejoras. Es esencial que no te adhieras tanto a la carpeta que creaste que dejes de buscar formas de mejorarla. Esto también es cierto en todos los ámbitos de la vida. Necesitas estar abierto a nuevas ideas y debes mantener un diálogo con otras personas para escucharlas. Deberías ir más allá del simple uso métodos tradicionales de retroalimentación para descubrir ideas. Las nuevas ideas se pueden encontrar en cualquier lugar. Es posible que escuches algo en una conversación casual, leas algo en un libro o escuches algo en la radio. Al estar siempre abierto a mejoras, podrás mantener la carpeta relevante y efectiva. Estudio de caso, Warren fue instruido para implementar las nuevas políticas y procedimientos descritos en la carpeta. Warren presentó los procedimientos a sus empleados y mantuvo la carpeta en un lugar visible. Las políticas y procedimientos pronto se le pasaron cabeza y volvió a caer en viejos hábitos de trabajo Los empleados decidieron que las nuevas políticas y procedimientos no eran importantes cuando se dieron cuenta de que Warren no los seguía él mismo. Pronto casi todos optaron por trabajar sin tener en cuenta los procedimientos esbozados.