Transcripciones
1. Introducción a Kenzie ED: Hola, y bienvenidos a convertirte en
un curso de asistente personal. Mi nombre es Kenzie,
y en este curso, compartiré con
ustedes mis conocimientos y experiencia para convertirme en una AP valiosa. Los asistentes
personales ejecutivos siempre
han jugado un papel
importante en los negocios. Su papel y
responsabilidades han evolucionado, pero la asistencia sigue siendo vital para la rentabilidad
de cualquier organización. La capacitación para convertirte en un asistente
efectivo te
convertirá en un
empleado valioso que asiste a la gerencia
en el camino hacia el éxito. Con eso en mente,
repasemos nuestras metas para hoy. Al finalizar este curso, debes poder
adaptarte a las necesidades y
estilos de gestión. Comunicarse a través de métodos
escritos verbales y no verbales. Mejorar las habilidades de gestión del tiempo. Gestionar reuniones de manera efectiva. Actuar como un guardián de la puerta telefónica. Utilizar las herramientas del
comercio de manera efectiva. Entonces, ¿estás listo para comenzar? IES, únete a mí para esta clase, y te deseo un feliz aprendizaje.
2. Trabajo con tu gerente: Trabajar con tu gerente, Una asistencia, trabaja para hacer
la vida más fácil a los empleadores. Esto requiere asistencia
para ser adaptable. Si bien nunca debes trabajar
en un ambiente inseguro, es imperativo que
adaptes tu comunicación y estilo de
trabajo al estilo, necesidades y responsabilidades
de tu jefe. Esto ayudará a asegurar que
tengas una relación laboral productiva y amable. Adaptándose a su estilo, no siempre
llegas
a elegir a tu manager. Si bien hay todas las
posibilidades de que encuentres amable el estilo de tu
manager, debes prepararte para un manager que presenta
más de un desafío. Tendrás que trabajar con la
gente, te resulta difícil. Sin embargo, es posible que pueda
convertir un negativo en positivo si se toma el tiempo para entender a
su gerente. Esta comprensión te
permitirá ajustar tus respuestas de
manera adecuada. Estilos comunes
de manejo difícil, comandante
autoritario Este estilo de gestión no
responde bien a las críticas, espera que las cosas
se hagan de cierta manera. Además, los resultados importan
más que la tarea en sí. Acercarse, expresar
preocupaciones, hacer preguntas. No digas que no directamente. No ofrecer
información sobre proyectos a menos que se le pida estilo
pesimista Este tipo de gerente
nunca podrá ver el
lado positivo de la vida. El tiempo se pierde, adivinando, y es fácil convertirse en
un consejero gratuito Acercarse, escuchar activamente para determinar si la
negatividad está justificada, ofrecer soluciones adecuadas,
pero permanecer profesionales, brindar actualizaciones positivas
siempre que sea posible Acercarse, escuchar activamente para determinar si la
negatividad está justificada, Ofer soluciones adecuadas,
pero seguir siendo profesionales, proporcionar actualizaciones positivas siempre que sea posible,
control freak También conocido como el micromanager, este tipo de persona
tiene problemas de confianza Cada acción que realice es
cuestionada y comprobada dos veces. Aproximación. La mejor manera de ganar confianza es entregar proyectos
completos y puntuales. Adicionalmente, debes
proporcionar actualizaciones sobre el trabajo sin que te pidan,
anticipar sus necesidades. Tu trabajo es reducir el
número de distracciones o tareas menores que tu
gerente tiene que manejar. No debes esperar que cada
necesidad esté claramente delineada para ti. Por ejemplo, su empleador no
debería tener que
explicar que no deben ser interrumpidos durante una
reunión con el director general. Debe anticiparse a esta necesidad. Anticipar las necesidades gerenciales es una habilidad esencial que todo
asistente debe aprender Anticipar las necesidades
requiere usar el sentido
común con cada tarea Por ejemplo, si agendas
un vuelo y reservas un hotel, se debe anticipar la necesidad de tarjetas de
embarque impresas y el mapa con indicaciones
. Al prestar atención a
las necesidades que se
le ponen su gerente y anticipar
las necesidades antes de que surjan, a
su gerente y anticipar
las necesidades antes de que surjan, se hará
un
empleado invaluable y un asistente
respetado Definir sus responsabilidades mientras descripción de
su trabajo le proporcionará la mayoría de sus responsabilidades
laborales. Es necesario aclarar ciertos aspectos de tu
trabajo con tu patrón. Gran parte de esto se basa en
sus preferencias personales. Debes iniciar
una discusión para aclarar información si
tu gerente no lo hace. Tus responsabilidades
cambiarán con cada gerente. Por lo que debes tener
una conversación cada vez que
trabajes para un nuevo gerente. Responsabilidades a
definir ¿es preferible la
comunicación telefónica, correo
electrónico o cara a cara? ¿Tienes un sistema de recordatorio? ¿Agendas reuniones con o sin consultar a
tu patrón? ¿Es necesaria alguna capacitación? Una vez que tenga sus
responsabilidades delineadas, debe anotarlas. Esto asegurará que no se
olvide de nada, cuándo tomar la iniciativa. Los gerentes esperan asistencia
para tomar la iniciativa. No obstante, es importante
que no sobrepases tus límites La clave es decidir cuándo procede
tomar la iniciativa. La respuesta será diferente
en cada situación. Comprender cuándo
tomar la iniciativa requiere que conozcas
las necesidades y expectativas de tu empleador. Algunos directivos se sienten
más cómodos con los empleados tomen
la iniciativa que otros, por lo que debes actuar despacio. Independientemente de quién sea
tu gerente,
debes comenzar
con tareas más pequeñas
hasta que ganes debes comenzar
con tareas más pequeñas un nivel
suficiente de confianza. Por ejemplo, podrías
realizar una investigación para un proyecto que tu gerente
necesita completar. Posteriormente, podrías crear una presentación en
PowerPoint o ser voluntario para redactar correspondencia
y sin correos electrónicos. Recuerda, solo para tomar
la iniciativa cuando sea apropiado y en base a los deseos o necesidades de tu
gerente. Será más fácil ver cuándo es apropiado
tomar
la iniciativa, cuanto más tiempo trabajen juntos usted y
su gerente. Sin embargo, si cree que su gerente se
sentiría incómodo con usted
asumiendo un proyecto, debe discutirlo antes de
tomar medidas. Estudio de caso. Este es el segundo puesto de Susan
como asistente personal. Ella está segura de que su gerente
estará complacida con ella y no siente que necesite
discutir sus
responsabilidades con él. Susan elige
comunicarse con su jefe usando el correo electrónico que prefirió su
último empleador. También se hace cargo de
la programación de reuniones porque siempre había
sido su papel. Su manager pronto la
llamó a una reunión, infelicidad inexpresada
con su actuación. Resulta que solo
revisó el correo electrónico
al final del día, y consideró que varias citas
programadas eran una pérdida de tiempo. Susan aprovechó esta oportunidad para aclarar las expectativas de su
manager.
3. Habilidades administrativas blandas: Soft skills administrativas, un asistente también funciona
como administrador. Tu trabajo requiere que
trabajes con diferentes personas. Un soft skills
administrativo es esencial para el éxito. Desarrollar inteligencia social, perspicacia para los
negocios, habilidades de
gestión social y escucha activa
mejorarán tu
relación de trabajo con quienes te
rodean y te harán
la vida mucho más fácil Inteligencia
social La inteligencia social es la
empatía, comprensión y cognición que es necesaria para ser efectiva
en un entorno social Nos permite identificar e interpretar las señales sociales
y reaccionar adecuadamente La empatía es la capacidad de
entender o compartir sentimientos. Algunas personas son naturalmente
más empáticas que otras. Sin embargo, se necesita más que empatía para tener una inteligencia
social efectiva Corres el riesgo de
crear animosidad si reaccionas de manera inapropiada
en Esto requiere una
comprensión de las normas
sociales y costumbres
culturales. Recuerda que las diferentes culturas tienen diferentes señales sociales, por lo que debes tomarte
un tiempo para investigar las costumbres
culturales cuando
trabajes a nivel internacional Formas de mejorar la inteligencia
social, prestar atención a los demás. Es fácil quedar
atrapados en nuestras propias vidas. Prestar atención a los demás, particularmente a tu manager
mejorará tu
inteligencia social. Practica las señales,
practica la interpretación las señales
sociales que
ves en los demás, aprende a interpretar expresiones
faciales y
toma conciencia culturalmente de Auto monitor. Antes de dejar escapar una respuesta
en una situación social, piensa en su idoneidad Esto mejorará tu inteligencia
social. Cument básico de negocios. cument empresarial es la
capacidad de mirar el panorama general y tomar las decisiones necesarias para el bien de
la organización Mientras que muchos ejecutivos
practican agudeza de negocios. La asistencia también debe desarrollar agudeza
empresarial
para que sea efectiva desarrollo de negocios
requiere que te mantengas informado sobre los
diferentes aspectos del negocio y la industria, y educarte sobre las ecuaciones financieras
y sus significados Te permitirá ver el impacto tu rol tiene en
la organización. Entonces, aquí hay algunas formas de
mejorar la perspicacia para los negocios. Investigación usando
Internet, libros y revistas, red
dentro de la organización. Toma clases cuando sea necesario. Practica la interpretación de informes
financieros, presta atención a cómo tu rol
afecta a otros departamentos La administración de oficinas, y el asistente también
deben operar
como gerente de oficina. Esto requiere que
asumas roles especiales que son necesarios para que el
departamento avance. malas habilidades de gestión
impedirán la productividad
para todos. Habilidades requeridas, plan. Los planes son esenciales para el éxito, pero el asistente
debe impulsar el plan hacia adelante asegurándose de
que se ejecuten los pasos. Horario. El horario y sus detalles suelen ser
del dominio del asistente. Por ejemplo, harías una lista de personas para
asistir a una reunión, contactarlas y reservar la
ubicación de la reunión. El asistente debe
mantener todo archivado, organizado
y accesible. Esto incluye
papeleo, horarios, viajes,
papeles financieros, etcétera. Orden. Usted será
responsable de ordenar los suministros. Esto requiere que mantengas
un inventario cuidadoso y ordenes en el momento correcto. Escucha activa. Las habilidades de escucha son esenciales para el asistente. Escuchar y comprender
todo lo que se dice puede ser difícil en
un entorno acelerado Aquí es donde la
escucha activa ayudará. La escucha activa te permite conectarte y
entender al hablante. Adicionalmente, es la
habilidad que se puede perfeccionar, formas de mejorar la escucha
activa Presta atención,
Enfréntate al orador y haz contacto visual. Hágale saber al orador
que está escuchando. Apaga las distracciones y
concéntrate en lo que se dice. Responder. No
escuches en silencio. Responde cuando sea apropiado para que el hablante
sepa que está escuchando. El lenguaje corporal
hablará por ti. Así que ten en cuenta cómo
te presentas. Permanecer de mente abierta. Evita ideas preconcebidas
al hablar con alguien. Permita que el altavoz termine. No interrumpas, aunque
tengas algo que decir, parafrasear, reafirmar
lo que
dice el orador para asegurarte de
que entiendes Contestar. B respetuoso cuando contestas el caso de estudio
del orador. Robert estuvo a cargo de los detalles para una conferencia
de empresa. Tuvo que platicar con mucha
gente a la hora de hacer el plan. El orador principal
le dio un orden del día. Pero estaba tratando de realizar múltiples tareas mientras tomaba
la información las arregló para anotar la hora de llegada
equivocada, y no había nadie allí
para recogerla. Tanto su manager como el
orador no estaban contentos, y Robert tuvo el problema de arreglar el problema a
última hora.
4. Gestión efectiva del tiempo: La gestión efectiva del tiempo, gestión del
calendario es esencial
para su gestión del tiempo. Es importante que mantengas un calendario
tanto personal como
profesional y los
sincronices para evitar
solapamientos y confusiones. Afortunadamente, existen
innumerables aplicaciones que te
permiten administrar fácilmente tu calendario en
casa y en el trabajo. Outlook es un popular
y proporciona un sistema codificado por colores y pop ups que le ayudan a
realizar un seguimiento de su horario. Si estás a cargo del calendario de
tu gerente, asegúrate de lo que tienes
permitido programar. Aquí hay algunos pasos
para la gestión. Programe reuniones
y tareas recurrentes para cada mes. Incluir tiempo para viajar y
dar seguimiento a cada actividad. Incluya tiempo personal
y vacacional, temprano, o nunca lo hará. Al final del día,
revisar el horario de mañana,
Programar tareas diarias, programar reuniones
individuales o tareas. Programe tiempo para responder a correos
electrónicos, y devolver llamadas. Prepárate para cambios
y sorpresas. No importa cuán
cuidadosamente planee, habrá sorpresas y cambios que perturben
su horario. Si bien algunas sorpresas y
cambios son emergencias, mayoría son interrupciones
que consumen tu tiempo En caso de una emergencia, tendrás que
cambiar el horario. La mayoría de las veces, sin embargo, puedes tomar el control de la
situación si planeas con anticipación. Necesitas programar una hora para
manejar las sorpresas en tu día, y dar algunos pasos para limitar las interrupciones
en tu jornada laboral Pasos a seguir,
analizar la sorpresa, determinar si necesitas
atender la interrupción de
inmediato, o si puedes esperar. Di que no. Obviamente, hay que
usar este con cuidado. Sin embargo, no es apropiado cuando un empleado quiere ayuda con un proyecto menor mientras
estás en medio de un proyecto importante con
una fecha límite próxima. Horario, Planifica el tiempo en el que no
estarás disponible para manejar sorpresas y horarios en
los que lo harás. Limitar el tiempo. Si alguien sí te sorprende, limita la cantidad de tiempo que
pasaste con la persona, ponte directo a los negocios
y no chatees. Mantener a los demás en el buen camino. Como asistente, es
tu trabajo ayudar a mantener a otras personas en el camino,
particularmente a tu gerente. La persona a cargo
de programar, usted es
responsable de asegurarse que su gerente llegue
a las reuniones a tiempo. Debe recordarle a
su gerente sobre las reuniones y ayudar a
mantenerlas a tiempo. Los recordatorios se pueden
configurar a través del correo electrónico, entregarse en persona
o por teléfono También es posible que tengas que extender el recordatorio a otras personas que
asistan a la reunión. Las actualizaciones del proyecto probablemente también te
serán enviadas. Debe establecer cronogramas
para las actualizaciones y registrarse con
los empleados cuando las actualizaciones no se
presenten a No es tu trabajo aspirar por
encima de otros empleados, pero mantenerte al tanto de las actualizaciones
en el cronograma
te ayudará a mantener a otros empleados en el camino para completar sus
proyectos a tiempo Urgente, importante matriz. Poder diferenciar lo urgente
de lo importante es esencial
para
la gestión del tiempo. La
matriz importante de corte urgente es una herramienta útil que te ayudará a identificar qué tareas
deben abordarse primero Las tareas urgentes como
recoger la tintorería o arreglar la impresora suelen
ocupar demasiado tiempo. Las tareas urgentes
no te ayudan a alcanzar tus metas y pueden
convertirse en distracciones Tareas importantes te ayudan a alcanzar tus metas y las actividades
que alcanzan las metas. Para la mejor productividad
y gestión del tiempo, dar prioridad a las tareas
importantes. No obstante, hay que identificar las tareas importantes,
primero, el estudio de caso. Jane programaba su
calendario todos los días, pero nunca pudo
seguir con él. Sentía que pasaba su
tiempo apagando incendios. Pero hoy iba
a ser diferente. Jane planeaba revisar el correo
electrónico y los mensajes de voz en los primeros 15
minutos de su día. Uno de los empleados la
atrapó cuando entraba, y él estaba en pánico. Él le dijo que
perdió el itinerario para la reunión al día siguiente y no
sabía qué
hacer con su calendario. Ella recuperó uno para él, y él pasó los siguientes 20 minutos haciéndole preguntas
sobre la reunión.
5. Herramientas del comercio parte 1: Herramientas del oficio.
Es imposible ser un asistente efectivo si no usas las
herramientas del oficio. Las herramientas del oficio para un asistente van más allá de
simplemente imprimir, archivar y tomar mensajes. Necesitas
familiarizarte con las máquinas, los programas de
computadora y la etiqueta para convertirte en
un asistente exitoso Si no estás seguro de
alguna herramienta relacionada con el trabajo, debes tomarte el tiempo para educarte.
Protocolo de correo electrónico. Hoy en día, el correo electrónico es una
forma de comunicación necesaria. Los correos electrónicos permiten a las personas responder cuando sea conveniente y es fácil guardar correos electrónicos en los servidores y evitar la pérdida de información
valiosa. Comprender el
protocolo básico de correo electrónico es esencial, considerando que es
el principal método de comunicación en
el mundo empresarial. Un correo electrónico es similar
a una carta comercial, pero no requiere un encabezado
con fecha y dirección. Al enviar o
responder correos electrónicos, hay algunas
pautas básicas a seguir Verifique dos veces la dirección. Asegúrese de que no
se utilizó accidentalmente la dirección incorrecta . No verificar dos veces
podría causar problemas. CC con cuidado. No copie al carbón
toda su libreta de direcciones. Sólo copiar a las personas en los correos electrónicos
cuando el tema les concierne. También puedes copiar
al carbón ciego para proteger la privacidad
de tus destinatarios. Elija un tema
y rumbo que sea profesional y que pertenezca
al tema. Saludo. Usa
saludos estándar como Aeta. Preséntate si
no has conocido al individuo antes. Cuerpo, mantener el tono
profesional y la tasa de prueba de errores. No uses todas las mayúsculas porque
es considerado gritar,
formatear, no pensar
demasiado Es un mensaje, no una página web. Y el formato de párrafo básico suele ser todo lo
que se requiere. Además, debes evitar distraer a las fuentes y emoticonos Firme, firme como lo
haría con una carta comercial. Maquinaria de oficina,
ser asistente requiere una comprensión básica de la maquinaria
de oficina. La empresa para la que trabajas determina la maquinaria
que vas a utilizar. Cada organización
tiene diferentes necesidades y compra
equipos en consecuencia. Sin embargo, algunos dispositivos son
más comunes que otros. La maquinaria de oficina común incluye faxes, escáneres,
copiadoras, impresoras, máquinas de
franqueo, trituradoras No es suficiente simplemente
saber cómo usar una
pieza de equipo. Debes familiarizarte con formas de
solucionar problemas Si no tiene los
manuales para una máquina defectuosa, siempre
puede
buscar el artículo en línea. Habilidades informáticas y de software. Todo asistente necesita
tener habilidades básicas de informática
y software. No esperes que nadie en tu organización
te enseñe a usar una computadora. La computadora y el software
que utilices
dependerán de la organización. Debe estar familiarizado con las habilidades informáticas
básicas, como el uso del teclado y el mouse, los dispositivos
externos y la
recuperación de archivos La mayoría de las empresas requieren una comprensión de
Microsoft Office, que incluye Word
para documentos, Excel para hojas de cálculo y
PowerPoint para presentaciones Debe estar familiarizado con
las bases de datos en Internet. Es posible que deba usar
software financiero como Quicken. Algunos puestos también requieren un conocimiento básico
de diseño gráfico, habilidades de
comunicación, capacidad comunicación es necesaria
para una carrera exitosa. Necesitas repasar tanto tus habilidades de
comunicación verbal escrita si quieres causar
una buena impresión. Si bien es cierto que escribir no
es el
aspecto principal de tu trabajo, tendrás tareas de escritura. Recuerda que la gente juzgará tus habilidades
en función de tu estilo de escritura. correos electrónicos, informes, notas, lectura de
comprobantes pueden caer bajo el dominio de asistencia.
Mejorar la escritura. Revisión ortográfica, ejecuta una revisión ortográfica y gramatical de
todo lo que escribas. Prueba leída, error tipográfico seguro
después de una revisión ortográfica. Prueba de lectura para gramática y
ortografía. Ser profesional. Usa un
tono profesional en tu escritura. Evitar s lank y términos informales. Usar errores. No te ofendas si alguien señala
un error en tu escritura, aprende de los errores
y no lo repitas Escribir es una habilidad que
puedes mejorar fácilmente. Toma una clase de
vez en cuando para perfeccionar tu escritura y mejorar tus técnicas de
comunicación. La asistencia también necesita
excelentes habilidades verbales. Deberá demostrar la etiqueta telefónica
adecuada, planificar eventos e informar a su gerente sobre temas
importantes También puede tener oportunidades
para hablar en público. Formas de mejorar tu comunicación
verbal. Piensa. Considera
todo lo que digas. No se limite a responder. Hablar con claridad y hablar
despacio para ser entendido. No te vueles tan
rápido como escribes. Tenga confianza, haga contacto visual y controle su lenguaje corporal. Llegar al grano, no retumbar, hablar concisamente, B Sigue siendo profesional mientras
haces que los demás se sientan a gusto. Comparte la conversación. Dominar la conversación hará que la gente se sienta incómoda Escucha. Practica habilidades de
escucha activa. No siempre somos conscientes de
cómo nos comunicamos verbalmente. Puedes pedir
comentarios a amigos
y familiares y modelar tu
comunicación verbal en los demás. Estudio de caso, Jesse tenía más que correos
electrónicos para escribir y
responder de lo normal Y ella tenía prisa. Envió un correo electrónico con reseñas de
empleados
para el departamento adscrito al jefe de RRHH, y CC a los
directivos involucrados. Unos minutos después, un empleado llamó y pidió
platicar sobre su revisión. Confundida por su solicitud, revisó el correo electrónico y
se dio cuenta de que accidentalmente envió el correo electrónico a
toda su lista de contactos en lugar de a un solo grupo. Ella envió otro correo electrónico pidiéndole a
todos que desatendieran la comunicación
anterior, pero el daño ya estaba hecho
6. Herramientas del oficio parte 2: Del oficio, la segunda parte, tecnología
siempre cambiante está dando forma al trabajo
del asistente. Se debe prestar atención a
las herramientas del comercio y adaptarse a medida que cambia la convención social
y la tecnología. Mantenerse al día con las herramientas
del oficio
le permitirá convertirse en un asistente invaluable de etiqueta telefónica
y de correo de voz Eres la voz de la empresa cuando contestas el
teléfono y haces llamadas. Es necesario seguir la etiqueta
básica para que
te representes a ti mismo, tu gerente, y a
tu empresa bien, identificarte
cuando alguien llama Pregunte antes de poner
a alguien en espera. Contesta el teléfono dentro de los
tres anillos, sé amable. No coma ni mastique
chicle en el teléfono. Conoce lo que vas
a decir antes de
llamar a alguien, Lmit llamadas
personales No llame a las personas
antes o después del horario
comercial a menos que se le dé permiso
previo. El correo de voz es una herramienta útil. Sin embargo, en un entorno de trabajo
acelerado, muchas personas no revisan su correo de voz con tanta
frecuencia como su correo electrónico Es necesario decidir cuándo es necesario un correo de
voz. Si tienes mucha información para impartir, el
buzón
de voz puede no
ser la mejor opción Cuando uses un buzón de voz, sigue la etiqueta básica Prepárense. Conoce lo que
vas a decir antes de tiempo. No retumbes, o posible que
el oyente no termine de
escuchar tu mensaje Sea conciso. Deje el breve
mensaje con su nombre, su número y el
propósito de la llamada. Habla con claridad. Habla
al teléfono, apágalo,
ruido de fondo y anuncie Al configurar
tu propio correo de voz, evita los mensajes
salientes lindos o tontos B profesional, y mantener actualizados
los mensajes salientes. Procesamiento de textos. El procesamiento de textos es una parte esencial de
cualquier posición comercial. El procesador de textos ha sustituido la máquina de escribir para los documentos de
creación. Los documentos comerciales comunes incluyen informes, notas, cartas y documentos
legales Si bien la mayoría de las empresas utilizan Microsoft Word como el programa principal de procesamiento de
textos, hay
otras opciones disponibles. Por ejemplo, Abby Word es
una aplicación de código abierto, y Google Dog es una aplicación basada en la web. El procesador de textos que utilices dependerá de
tu organización. No entre en pánico
si se encuentra trabajando con un procesador de
textos desconocido Todos tienen operaciones similares y la mayoría ofrecen tutoriales. Los procesadores de texto son
más que máquinas de escribir glorificadas. Proporcionan una serie de herramientas, incluyendo el chequeo ortográfico, la revisión
gramatical, los ors, diccionario, la edición, el conteo de
palabras , el
formato y la alineación para facilitar la creación de documentos. Aprovechando
las herramientas disponibles, mejorará tus documentos, haciéndolos más profesionales.
Redacción comercial. La redacción comercial incluye correos electrónicos, notas, informes y cartas
comerciales Cada uno tiene su propio formato. Pero hay algunas pautas
básicas que puede seguir con toda la redacción de su negocio para asegurarse que el mensaje sea
claro y efectivo. Entonces aquí están.
Identifica tu objetivo. Determina si necesitas informar, persuadir, etcétera. Entiende a tu audiencia. Crea tu mensaje en torno a las expectativas e
intereses de tus lectores. Tu audiencia determinará
el tono que uses. Mantente conciso. Usa oraciones cortas y
simples, para
que no pierdas el interés. También se debe
condensar la información para mantener la estructura del mensaje
más corta Asegúrate de que tu
tema haga la transición fácilmente. Usa el espacio para enfatizar los
descansos para diferentes temas. Gramática y ortografía, revisa tu gramática
y ortografía con el procesador de textos y por prueba de lectura, investigación en
Internet. Como asistente,
tendrás que hacer una
gran cantidad de investigación. Internet hace que esta
tarea sea más rápida y fácil. Toda la investigación, sin embargo, no
se crea igual. Los resultados básicos de los motores de búsqueda se basan en clics
y palabras clave, y no siempre proporcionarán la
información detallada que necesita. Debes familiarizarte con los motores de búsqueda especializados, como first gov.com Una serie de bases de datos, como ABI slash
Information research también le permite
acceder a la información Cuando encuentres información, siempre determina si
tienes una fuente legítima, un bloque basado en opinión
con poca investigación citada, por
ejemplo, sería este
aspecto, estudio de caso. Ken estaba haciendo recados durante
la primera parte del día. Por lo que mantuvo su
teléfono cerca de él. Recibió una llamada
mientras conducía, por lo que dejó
ir el teléfono al buzón de voz. Llegó a su destino y escuchó el buzón de voz. Fue un servicio de catering
llamando con una cotización para la
próxima gran reunión Había tanto ruido de
fondo que Ken apenas podía
escuchar el mensaje. Adicionalmente, tardó una eternidad para que el proveedor de catering
llegara al grano Ken estaba tan molesto
que borró el mensaje y decidió no usar el servicio
de
7. Lección 5 ED: Al ser un guardián efectivo de la puerta, los asistentes son guardianes de la puerta. Es tu trabajo ahorrarle a tu manager el tiempo
y el sle de distracciones Esto puede ser evitar llamadas
de ventas o generar información
innecesaria Ser un guardián de la puerta
requiere que seas inteligente y desarrolles la capacidad de ver
a través de trucos Entonces, cómo filtrar
datos e información. Filtrar datos e información
es parte de tu trabajo. Es necesario determinar
lo que su gerente necesita ver y saber y
qué es lo que no tiene importancia Por ejemplo, no es necesario pasar
un catálogo de ventas. Para saber qué
información es importante, es necesario comprender los intereses, metas, metas de tu
directivo, quiénes son esenciales para los proyectos y los nombres
de los familiares. Al determinar si transmitir o no información, debe hacer algunas preguntas
calificativas. Las
preguntas de calificación exactas que hagas dependerán de tu
empresa y de tu gerente, pero puedes comenzar con
algunas preguntas generales. Por ejemplo, ¿esto es importante? ¿Es el encargado el
único que se encarga de esto? ¿Es relevante para los objetivos? ¿Puedo abordar esto yo mismo? ¿Es confiable la fuente? Después de determinar qué es
lo que hay que ver
y qué no, su gerente
no tendrá que esperar a través de información inútil
o solicitudes que distraigan Aprende a decir que no. Parte de tu trabajo como guardián
es decir que no El tiempo de su gerente es valioso, y muchas personas intentarán
concertar citas cuando
no haya ninguna disponible. Llamarán para distraer a su gerente durante todo el día Los asociados de ventas están capacitados
para superar a los guardianes gay, pero no se les puede
permitir el acceso. No importa cuánto se
esfuerce la gente, hay que decir que no. No necesitas ser grosero. Puedes ofrecerte a tomar un mensaje
si alguien es insistente. Los asociados de ventas
ocasionalmente intentarán
vender al asistente directamente
y hacerse amigo de ellos. Esto ocurre, hay que
explicar que no toma tales
decisiones sin explicar que va a tomar un mensaje Como asistente personal, también
tratarás
con personas difíciles. Todo asistente tiene que lidiar
con personas difíciles. El conflicto a veces es
inevitable, pero seguro que aparecerá
cuando practicas decir que no e impidiendo que las personas
alcancen sus objetivos Las personas difíciles se
presentan, necesitas reprimir
tu respuesta de lucha y huida y
entablar conversación Entonces, cómo manejar a las personas
difíciles. Hablar asertivamente.
Un tono pasivo indica que
eres incierto, B asertivo, respetuoso.
Atender la solicitud. Deja claro que estás
rechazando la solicitud, pero no al particular Evita el sarcasmo. No use sarcasmo y
abordarlo cuando
se use en su contra Descansa, replantear el problema de una manera diferente para
otro punto de vista Compromiso. Hay que estar dispuesto a comprometerse
en ciertos casos. Ocasionalmente,
las personas difíciles pueden llegar a ser peligrosas. Si te sientes amenazado, no dudes en llamar
a seguridad. Ahora también hay que
reconocer los trucos. La gente entrena y
escribe artículos sobre trucos que usaban para
pasar a los guardianes de la puerta. Las llamadas de ventas y
otras interrupciones no siempre son obvias La gente intentará engañarte. Debes
familiarizarte con trucos comunes para que puedas
reconocerlos. Los trucos pueden ser. Usarán el nombre del
gerente y darán la impresión de
que son amigos. No ofrecerán
información voluntaria sobre por qué llaman, esperando que los
dejes pasar. Serán sumptivos y no pedirán ser trasladados
al encargado Dirán que
tienen noticias importantes que afectan al directivo. Usaremos tu
nombre y trataremos de
hacerte amigo con
múltiples llamadas telefónicas Hay muchos más trucos
además de los que figuran en la lista. Investiga trucos adicionales y comparte historias con
otros asistentes. Ahora veamos
este caso de estudio. Laura se sentía cómoda
respondiendo llamadas de ventas. Ella engaña a los gatos todos los días, salvando a su manager el sle de
llamadas frías de alta presión. Un día, sin embargo, Tom llamó y pidió
hablar con Anthony. Anthony era su manager, y Tom era su hermano. Laura nunca antes había
hablado con Tom, pero él estaba en una lista de nombres
aprobados que
Anthony le dio. Entonces ella transfirió la llamada. Después de unos minutos, Anthony la llamó
y le dijo que tuviera más
cuidado al examinar sus llamadas. El Tom en esta llamada no
era su hermano, sino un representante de ventas. Fue la primera vez que alguien logró
superar a Laura.
8. Habilidades de organización: Habilidades organizacionales
con el horario de PC que los asistentes tienen que mantener, las habilidades
organizativas son
esenciales para el éxito. Debes aprender
a priorizar, planificar y trabajar
hacia tus metas La organización es una habilidad que siempre puedes
trabajar para mejorar. No obstante,
al implementar las siguientes técnicas, mejorarás tu
eficiencia como asistente. Por lo que priorizar tu carga de trabajo, funcionará de manera más eficiente
si aprendes a priorizar tu carga de trabajo
en cuatro niveles, usa la
matriz urgente e importante para ayudarte a
identificar tus las tareas se les dará prioridades basadas en lo urgentes
e importantes que son. Se debe dar máxima prioridad a las tareas que son a la vez
urgentes e importantes. Esto hay que
hacer de inmediato. debe dar la segunda prioridad a las tareas que son importantes
pero no tan urgentes. Si dedicas suficiente tiempo a
tareas en el segundo nivel, reducirás el
número de tareas urgentes. Planea hacer estas
tareas el mismo día. El tercer nivel incluye tareas
urgentes pero sin importancia
que se deben hacer hoy Si ignoras tareas
en este nivel, pueden llegar a ser
urgentes e importantes. El nivel inferior incluye tareas que no son
urgentes ni importantes, etiquetarlas como tareas que
no se pueden olvidar. Estas tareas pueden
trasladarse al día siguiente. Estableciendo metas, necesitas establecer metas
para priorizar y organizar
tus tareas relacionadas con el trabajo Debes establecer metas a
largo y corto plazo para tu vida
personal y profesional. Es importante alinear sus
objetivos de trabajo a corto plazo con sus gerentes. También es importante que
crees metas inteligentes. Las metas no se pueden lograr
si son imposibles. Los objetivos inteligentes
facilitan el logro éxito porque sabes que el éxito está a tu
alcance. Entonces, ¿qué son los objetivos inteligentes? Estos son en realidad cuments a S para M específico para medible, A para alcanzable, R para
relevante, T para oportuno Por lo que los objetivos específicos
deben ser específicos. Un ejemplo de un objetivo específico se responde a todos los
correos electrónicos medibles. Las metas medibles te permiten darte cuenta cuando se alcanzan. Por ejemplo, la investigación por 1
hora cada día, obtenible. Todos los objetivos, particularmente los objetivos a
corto plazo deben ser alcanzables Por ejemplo, completar proyecto, una semana antes probablemente
no sea alcanzable. Relevante. Las metas deben ser relevantes
para tu situación. Un objetivo para aprender un
nuevo idioma
probablemente no sea relevante
para un proyecto financiero. Las metas requieren plazos
específicos. Por ejemplo,
completar el proyecto antes
de las 5:00 P.M. del próximo viernes. Planea para mañana hoy. Se debe programar el día siguiente cuando termine el día actual. Planear cada día
de la semana no es factible porque tus tareas
y prioridades cambiarán. Es necesario esperar hasta el final de la jornada laboral
para planificar el mañana Enumere todas las reuniones, citas y
eventos relevantes en su plan. Anote y termine las tareas para hoy, para combinar con
otras nuevas para mañana. Hacer una lista de todas las tareas
del día y priorizarlas. Agrega las tareas de la
lista a tu plan, según sus prioridades. Si te tomas el tiempo para
planificar al final del día, podrás ahorrar
tiempo a la mañana siguiente y mantenerte enfocado en tu
plan. Mantenerse en el buen camino. Mantener sus habilidades
organizativas en el camino es más fácil de configurar que hacerlo. Tu vida puede estar
organizada en papel. Pero es fácil
agobiarse cuando llegan los problemas
y las distracciones Sin embargo, mantenerse
encaminado le hará la vida más fácil y
aumentará su productividad. Aquí hay consejos para
mantenerse en el camino. D desorden. Mantenga su espacio de trabajo limpio y libre de desorden Guarde los archivos y papeles, una vez que haya
terminado con ellos, y al final de cada
día, use la tecnología, software y las aplicaciones están disponibles
para mantenerlo a tiempo. Regla de los dos minutos. Si una tarea
toma menos de 2 minutos, como archivar un papel que
haya terminado de usar, hágalo. Evitará que pequeñas tareas
acumulen equilibrio, programará las necesidades de su
vida personal, como el ejercicio y los
pasatiempos, sea flexible Tu horario
no está escrito en piedra. Esté listo para
ajustarlo, si es necesario. Ahora, veamos
este caso de estudio. Alan decidió que
iba a organizarse. Creó metas inteligentes, priorizó sus actividades,
no estableció su horario, pero su plan comenzó a
desmoronarse para el segundo día porque el gerente de Alan
le dio un
proyecto de emergencia para terminar. Su tiempo de inactividad se había ido, y no había forma de
que
pudiera mantenerse al día con el
horario que creó. Alan decidió dejar de
tratar de mantenerlo organizado y enfocado en manejar la
emergencia que le dio su jefe.
9. Lección 7 ED: Lineamientos de confidencialidad.
Como asistente, estarás al tanto de la información
confidencial Es imperativo que
aprendas a manejar esta información y evitar información
privilegiada se
filtre al público Seguir
pautas de confidencialidad te
hará un mejor
asistente y mejorará el nivel de confianza
que tu empleador tiene en ti, tu deber de
confidencialidad. La confidencialidad es una de sus tareas básicas
como asistente. Tendrás acceso
a secretos de la empresa, registros de
empleados e información
financiera. No mantener la
confidencialidad de la información
dañará su reputación y la reputación de
su organización. En ciertas circunstancias, la falta de confidencialidad
incumple la ley. RRHH tendrá información
sobre este tema. Necesitas tratar toda la
información que
encuentres en el trabajo
como confidencial. No compartir información
con amigos, compañeros de trabajo, clientes, etcétera A menos que se
le diga específicamente que es parte
del dominio público. La mayoría de las infracciones en la confidencialidad no
son maliciosas. Si bien es cierto que
algunas personas están motivadas por la codicia o la venganza, un incumplimiento de la confidencialidad
puede ser causado por intentos de impresionar a
rivales o clientes Las circunstancias atenuantes también
pueden causar incumplimientos, lo que significa que ocurren resbalones accidentales Debe tener cuidado al manejar la información
confidencial. Nunca repitas nada que
esté relacionado con tu trabajo, incluso cuando la gente te diga que
están habilitados para saber, ser diplomáticos y discretos. Como asistente, se
espera que seas diplomático, discreto en el lugar de trabajo
y al socializar Estás en una posición única por toda la
información que manejas. Hay que tener cuidado con
lo que le dices, a
quién se lo dices
y dónde lo dices. No se unan a los
chismes de los empleados y nunca
discutan información sensible
en un entorno público. Ser diplomático sobre negarse
a sumarse al chisme. Rechazar la acción,
pero no a la gente. A medida que separe la información
importante de la poco importante, se
encontrará con correspondencia
intrigante que
no comprende completamente Debe resistirse al impulso investigar la información
o saltar a conclusiones. Simplemente pasa información sin hacer preguntas
hipotéticas Los empleadores esperan este nivel de discreción de un asistente
personal, manteniendo los datos seguros Debido a la naturaleza sensible de la
información que maneja, debe tomar medidas para
asegurarse de mantener
los datos seguros. La compañía debe
tener seguridad para proteger
copias físicas de la información, y es posible que tenga
que registrar sus archivos. Los datos en su computadora, sin embargo, necesitan seguridad
adicional. Tome unos sencillos pasos para
asegurarse de que su
información esté segura. Entonces aquí hay algunos pasos a seguir. Consulte con TI para
asegurarse de que la seguridad y el software de su
computadora estén actualizados. No abra correos electrónicos si
no conoce al remitente. Crea una contraseña segura
con números y símbolos, y no la guardes
en tu computadora. Habilite la protección con contraseña,
registre su computadora y encripte los archivos
que sean confidenciales Ahora, qué hacer en situaciones
pegajosas, te encontrarás en situaciones
pegajosas
cuando trabajes como asistente. Necesitas
manejarlos con cuidado. Esta situación variará, no importa la situación, necesitarás implementar la solución de
problemas para manejarla. Por lo que las posibles situaciones, y los empleados chismes y
drena la productividad Tu gerente
te hace amigos en Facebook, un empleado comparte
demasiada información. Crees que alguien le está
robando a la compañía. La resolución de problemas sigue
un patrón básico. Identificar el problema,
mirar el problema objetivamente. Haga una lluvia de ideas, identifique los riesgos y
beneficios de cada solución Tomar una decisión. Ahora,
veamos este caso de estudio. Un empleado es traído para
ayudar a lanzar un nuevo producto. Ella es la encargada de monitorear, grupos
focales y
reportar los comentarios. El producto no está completo
y sigue siendo un secreto. A todos se les ha advertido que
no discutan el proyecto. Un día,
se ve al empleado discutiendo los cambios en el diseño con
algunos compañeros de trabajo durante el almuerzo. Los compañeros de trabajo no forman
parte del proyecto. Al ser reprendida, la empleada explicó que sus amigas no se
desprendían de la compañía. Era seguro platicar con ellos, y ella no proporcionó información
detallada. ¿Qué opinas
de este caso? Piénsalo. ¿Era
correcto actuar de esta manera?
10. Tareas especiales: Tareas especiales como asistente
válido. Debes estar preparado para
asumir roles y tareas especiales. Te encontrarás
interactuando con los clientes y administrando
las redes sociales. Puede estar administrando proyectos
y organizando ferias comerciales. Con un poco de práctica
e investigación, estarás listo
para cualquier situación. Ahora, veamos las habilidades de
gestión de proyectos. Muchos asistentes también desempeñan un papel de gestores de proyectos
para sus empleadores. Es necesario comprender
los conceptos básicos de la gestión de proyectos
para tener éxito. Cinco pasos de
gestión de proyectos son iniciar, planificar ,
ejecutar, administrar y finalizar. El inicio no te
incluye porque implica elegir un proyecto
y un gerente de proyecto. El siguiente paso es el plan. En esta fase, usted determina que los pasos que son
necesarios para el proyecto, esto incluye un análisis de riesgos,
estimación de recursos, estructura de desglose del
trabajo, secuencia de
actividades,
cronograma, presupuesto, análisis de
riesgos y sistemas de
comunicación. Gran parte de esto
se decidirá por ti. Ejecutar En esta fase, usted es
responsable de asegurarse de que las tareas del proyecto
se completen a tiempo. Administrar. Administras un proyecto mediante la creación de
informes de estado sobre el progreso. Los informes de estado se
envían al gerente y completan el proyecto
escribiendo un resumen del proyecto que
incluye su alcance, cambios, lecciones aprendidas,
impacto y éxitos. Ahora pasemos a las ferias comerciales. Una feria comercial es una
oportunidad para que una empresa muestre el producto o servicio
que brinda la organización. Las ferias comerciales son el lugar
perfecto para encontrar nuevos clientes y generar
interés en el producto. Su papel en las
ferias comerciales puede variar. Probablemente tendrás que
programar y coordinar
la feria, pero existe la posibilidad de que
tengas que asistir. Si asistes, prepare
las siguientes tareas, asista con la configuración de Booth. Desarrollar y todas las
demostraciones presentes, interactuar con clientes potenciales. Las demostraciones de ferias comerciales son oportunidades
publicitarias. Necesitas adaptar la
presentación a tu audiencia. Por ejemplo, deberías jugar oportunidades de ahorro de dinero para los directores ejecutivos e innovación para los compradores de
TI, interactuando
con los clientes. Los asistentes tienen que
interactuar con los clientes en persona por teléfono
y por correo electrónico. Es importante
ser amable y profesional en tus
comunicaciones. Construir una relación con los clientes recordando sus nombres,
intereses y necesidades. Mantenga una
lista de referencias para ayudarle. Ya estás familiarizado con la etiqueta de
correo electrónico y teléfono. Ahora tus
interacciones personales necesitan ser
perfeccionadas para que puedas convertirte en
el rostro de la empresa Interacciones cara a cara, aseo, estar bien arreglado y vístete
profesionalmente. Lenguaje corporal. No te inquietes y
presta atención a tu postura y
expresiones faciales, lado derecho Influir
en las personas permaneciendo del lado derecho, y los gestos, se gestos abiertos pero
limitados con las manos para parecer confiables. L ean adelante con una
postura abierta para indicar interés. Lo siguiente es la gestión de redes sociales. Las redes sociales son
una herramienta
importante a nivel personal y
profesional. Usted puede ser responsable administrar las redes
sociales de la compañía, pero definitivamente
tendrá que administrar las suyas propias. No importa la plataforma que utilices, debes tener cuidado de presentar
una persona profesional. Una vez que te unes a una plataforma, elige la
seguridad necesaria y sigue las páginas y las personas
que te interesan. Ahora estás listo para
desarrollar relaciones, cómo desarrollar
relaciones profesionales. Publica enlaces sobre tu trabajo, crea actualizaciones convincentes sobre
el estago, vincula blogs de la compañía, vincula
fotos y videos, elogia a los demás, celebra
todos los éxitos Usa las redes sociales con cuidado. La gente ha perdido sus empleos debido a publicaciones
cuestionables Si te preguntas si
algo es apropiado o no, estar del lado de la precaución. Ahora, veamos
este caso de estudio. Jenna estaba nerviosa por conocer nuevos clientes
en una feria comercial Ella estaba inquieta y mordiéndose las uñas antes de que comenzara el espectáculo Ella memorizó las manifestaciones y estaba lista para
responder cualquier duda Cuando comenzó el espectáculo, Jenna
tuvo problemas para concentrarse. Ella regateó y cambió
su peso mientras hablaba, por lo que no hizo ninguna venta Después del espectáculo, su gerente le dijo que
necesitaba capacitación para tratar con el público
antes de que él llevara a otra feria comercial.
11. Conclusión ED: Oye, enhorabuena. Has completado este curso. Espero que su viaje hacia la
comprensión de las
habilidades necesarias para ser un
ejecutivo efectivo o asistente
personal apenas
esté comenzando. Por favor, tómese un momento para revisar y actualizar
su plan de acción. Esta será una herramienta clave para guiar tu progreso en los días, semanas, meses y
años por venir. Y aquí están las
lecciones aprendidas, estrategias de gestión del
tiempo, la comunicación
efectiva, cómo anticiparse a las necesidades, la maquinaria de
oficina y las habilidades, cómo ser un guardián, las habilidades
organizacionales Y para concluir, me gustaría compartir con ustedes
palabras de los sabios. Peter Ducker, la eficiencia
es hacer las cosas bien. La efectividad es hacer
las cosas correctas. Steve Dobbs, sé un modelo
de calidad. Algunas personas no están acostumbradas a un ambiente donde se espera
la excelencia. La
unión de Henry Ford es un comienzo. Mantenerse juntos es un progreso. Trabajar juntos es éxito. Muchas gracias
por estar presente. Me gustaría desearte todo
lo mejor en tu nueva carrera.
Mackenzie Wilson
