Transcripciones
1. INTRODUCCIÓN: Hola, soy Matt Corroboy, Director de Proyectos
de Software en la Industria de Ciencias de la Vida. Dirijo un equipo de gerentes de proyectos y
programas entregando soluciones de
software y sistemas que ascienden a miles
de millones de dólares de ingresos. Siempre me ha encantado
resolver problemas, crear estructura y
eliminar fricción, y trabajar con personas y
esto en última instancia me ha llevado a una gratificante carrera de 20 años en el campo de la gestión de proyectos. La clase de hoy va a ser una inmersión profunda en algunas
de las tácticas clave que he encontrado trabajo mejor
tanto para la programación como para el
seguimiento de proyectos. En la mayoría de los casos aquí,
voy a asumir que
ya sabes reunir requisitos,
cómo crear listas de trabajo y estructuras de desglose de
trabajo. Como resultado de eso,
vamos a saltar directamente y voy a
hablar de cada táctica, lo que podrías necesitar
hacer para aplicarla, y luego hablar de los
beneficios que obtendrás. Para programar,
vamos a cubrir la elección del tamaño de tarea
correcto,
la refinación de las tareas correctas, y cómo construir en hitos
y metas que se
alinearán y obtendrán
a través del beneficio a través
del curso del proyecto. Para el seguimiento, aprenderemos, cómo rastreamos el tamaño de la
tarea en sí, cómo monitoreamos el camino
crítico, y la importancia de mantener
un registro de cambios y
narrativa a medida que avanza. Vamos a envolver todo
esto hablando de programación y construcción de
planes que ayuden a mantener enfoque y tirar del
hito sin
importar la metodología del proyecto
que pueda estar siguiendo. El listado de prop del proyecto de clase
va a ser simple. Va a ser tu
proyecto o tal vez uno
típico en tu
organización y
voy a estar preguntando
si estas tácticas
ya se están aplicando
y si hay una oportunidad
para que empieces utilizándolas ahora con el fin de tener beneficio
inmediato. Como siempre, quiero que
compartan sus avances en la
propia galería del proyecto y hagan cualquier pregunta que pueda tener en los tableros de discusión. Así que vamos a saltar a la lección
uno ahora en algunas de las tácticas clave
a la hora de programar en proyectos.
2. Tácticas de planificación: Vamos a saltar
directamente ahora a algunas tácticas clave que he
encontrado permiten la creación y uso de un plan de proyecto
para hacerlo más
que un horario inicial que la
gente pronto se olvida. Voy a estar usando un
ejemplo para explicar esta táctica, pero quiero que
pienses en tu propio proyecto, pienses en tus horarios, y cómo se construyen
actualmente. Pregúntate a lo largo de
si estás obteniendo el
máximo volumen hoy
de ese plan. Táctica Número 1 es conseguir el tamaño de
tarea adecuado para ti. Si lo piensas, cualquier
trabajo o tarea puede literalmente
desglosarse en actividades
al minuto si
realmente lo deseas. De igual manera, podrías dejar las
tareas a nivel súper alto, por
ejemplo, construir casa, pero ninguna de ellas te
permite servir el propósito correcto de tener un horario o plan significativo. seguimiento diario por ejemplo, en un
proyecto de dos años probablemente
solo creará gastos generales
significativos,trabajo
ocupado y
te hará solo creará gastos generales
significativos, sentir que estás haciendo cosas pero
realmente no agregando ningún valor. La creación de un horario de monstruos con cantidades increíbles
de detalle en ella, última instancia no servirá a nadie. Será difícil de describir,
imposible de rastrear, y lo que es más importante,
acaba de terminar siendo una de esas cosas que está
desactualizada tan pronto como empiece. En el extremo opuesto de esto, mantener demasiado alto de
un nivel significa que
no eres capaz de rastrear el progreso a medida que las cosas van avanzando. No eres capaz de administrar actividades
críticas, tal vez conducir a hitos o simplemente comunicar
las cosas con mucha facilidad. Es por eso que es realmente
importante conseguir el tamaño de tarea adecuado para ti. Piensa en tu proyecto, piensa en la duración del mismo, el número de personas involucradas, la frecuencia tal vez
de hitos o
eventos clave que te dicen que
las cosas están en buen camino, y luego piensa sobre
cuál será el tamaño correcto, tarea
promedio, para permitirle gestionar bien
el proyecto. Usaremos aquí un par
de ejemplos, usando una herramienta como monday.com para crear un horario bastante
básico. Imaginemos que es un proyecto de un
año. Hay 10 personas en tu oficina trabajando en el proyecto en sí, y estás lanzando cosas
al tamaño diario de las tareas. Eso es hasta 50 tareas a la semana, y podrías terminar entonces con
horario donde tienes muchas
tareas muy detalladas que en realidad, mucha descripción de la tarea podría no ser fácil de entender, y podría ser realmente confuso cuanto a lo que está pasando donde. Alternativamente, es posible que desee crear
su nivel de tarea en el nivel de la semana o el
nivel de dos semanas como resultado de eso, las descripciones de tareas en
sí pueden ser un poco más
comprensible, poco más fácil de
compartir con otras personas, tal vez partes interesadas de alto nivel, y también mantener a la gente un
poco más enfocada en
los resultados en lugar de cosas muy
tácticas dentro de ellas. El resultado aquí, es
que vas a estar creando equipos que
probablemente sean más autónomos. No vas a estar
revisando con ellos cada cinco minutos
para poder gestionar ese proyecto. Mientras que si estás
manejando cosas en el nivel de tarea diaria en
un proyecto de un año, realmente casi
las actividades de alimentación de cucharas de
forma continua a ese equipo. Realmente no estás
creando autonomía en el propio grupo y vas a estar
gastando mucho tiempo
gestionando el horario en sí, en
lugar de gestionando el horario en sí, en gestionar en realidad otras actividades como
parte del proyecto. No obstante, por otro ejemplo, podría ser que
te acaban de dar un plan de proyecto de tres semanas para implementar un traslado de oficina
dentro del edificio. Este probablemente va
a ser un horario con muchas actividades
y partes móviles y
mantenerse cerca de avanzar
en el trabajo que se está haciendo a diario va
a ser absolutamente clave. Va a ser de
ritmo rápido, va a
ser dinámico y es probable que se
necesiten ajustes
al horario a medida que avancen las cosas. En este caso, mantenerlo en
el nivel diario de tamaño de tarea o incluso un
nivel de medio día va a ser potencialmente vital para
mantener a todos enfocados. Una palabra de advertencia aquí sin embargo, solo por
lo que discutimos, no
hagas todas tus tareas
una semana por ejemplo. Porque eso solo
da como resultado algunas tareas que podrían ser un par de días siendo asignadas en el nivel de una semana y
costeadas a ese nivel, así que piensa en tal vez solo
agruparlas, o en el peor de los casos,
sólo
manteniéndolos a los dos días mismos. A veces no puedes
forzar tus tareas, lo contrario te arriesgas a que todo
simplemente no tenga sentido, otra vez, lo cual definitivamente
no es lo que queremos. Tactic 2, se enfoca en ítems
de alto riesgo para un análisis
más detallado. Uno de los beneficios clave
de pasar tiempo creando un plan y un
horario para su proyecto, es ayudar a identificar
dónde está el riesgo clave. Esto podría ser en forma
de un punto clave de integración, o tal vez una entrega
entre dos grupos, o simplemente podría ser una tarea difícil
o desafiante que proporcione un
poco de incertidumbre nos
proporcione un
poco de incertidumbre
cuando están armando
el plan. En todos estos casos, puede
tener sentido hacer un poco
de análisis adicional, para descomponer aún más
el problema en trozos. El motivo de ello es
ayudar a identificar qué parte de qué tarea realmente tiene
la mayoría del riesgo. Esto le permitirá
entonces mirar puntos
específicos de mitigación y gestión
más cercana de esa tarea
para tener éxito. Ejemplo aquí, tres
tareas, la Tarea B nos hace sentir un
poco más nerviosos, un poco de riesgo a su alrededor,
lo descomponemos, en realidad es una
sub-tarea de la Tarea B, que realmente sostiene
mucho del riesgo. Podemos entonces enfocarnos en mitigar
ese tema específico, nuestra actividad específica a
medida que las cosas avancen. Si tomamos nuestro
proyecto de TI, por ejemplo, hablamos de este traslado de oficina de
tres semanas. Podría ser que haya un riesgo específico que hayamos identificado alrededor del
servicio volviendo en línea. Pero en realidad romper
esa tarea en piezas
específicas muestra que hay tal vez dos
áreas diferentes donde vive el riesgo. Podría ser algo que
ver con que el cableado sea correcto y conectado, y la segunda pieza
podría ser algo que ver con tener el apoyo
y personal
apropiados en el sitio en el punto cuando vuelve a encender
los servidores, con el fin de mitigar cualquier
riesgo con venir en línea. Sólo al descomponer la tarea en esas áreas específicas, realidad
se puede ver dónde está
algo de ese riesgo. Otro buen ejemplo podría ser un cambio organizacional
dentro de tu negocio donde tienes esta tarea de
alto nivel que es comunicar el cambio
organizacional clave. Podría haber subtareas
asociadas con eso, pero en realidad rompiendo eso,
en realidad se ve que hay una comunicación
grupal específica sensible al tiempo que en realidad se descompone aún más allá de una persona
específica, un actor específico en tu organización
donde quieres poner mitigación de riesgos
muy clara y una gestión de tareas en marcha unamitigación de riesgos
muy clara y una gestión de tareas en
torno a esa persona. Sólo al descomponerlo aún más en trozos mucho
más pequeños, podríamos entender los detalles de
manejar ese riesgo. Táctica Número 3, poniendo eventos, metas o hitos
en tu plan que ayudarán a alinear el
proyecto a seguir adelante. Volvamos a un ejemplo de
monday.com aquí. Piensa en un horario
donde tengas tareas
interminables
hasta el final del proyecto. Esto puede plantear problemas
tanto en nuestra comprensión
como en el éxito a medida que avanzamos, pero también en alinear
a las personas en torno al propósito de
lo que estamos haciendo y por qué. Al crear tu
horario, tu trabajo hoy, piensa
en poner en hitos
o eventos clave que van
a suceder frente ti que va a significar algo significativo pasando. Esto podría ser solo que hayamos cambiado fases en el proyecto, tal vez de ideación
a implementación, o tal vez hemos cumplido un objetivo temprano aquí, meta temprana alcanzada. Eso nos da cierta
alineación con las partes interesadas sobre una
idea creativa, por ejemplo. Al poner estos
como hitos u objetivos basados en el
trabajo que tienen ante sí, tienes algo tangible o basado en resultados que puede ayudar a
impulsar el trabajo hacia adelante. En los equipos del proyecto, esto realmente
ayudará a las personas a tener una
alineación a corto plazo sobre una meta. Entonces los incentivos, recompensas, e incluso celebraciones pueden
vincularse a estos
objetivos para ayudar a mantener el enfoque en la tarea en cuestión para una
victoria posterior en un proyecto. También puedes empatar estos objetivos y eventos
clave en áreas
donde hay desafíos, cosas que normalmente no serían un evento trascendental para que
el proyecto alcance. Vamos a usar un ejemplo aquí
de cómo podemos convertir un evento en algo que
impulse ese comportamiento positivo. Imaginemos que es
un proyecto de dos años en el mundo del
desarrollo de productos, y tiene muchas actividades
iniciales torno a la definición de
lo que se está haciendo. Es complicado, hay
muchas partes involucradas, hay riesgo, y hay
muchas opiniones. El resultado de todo esto es un
plan de implementación y alcance acordados. Ahora normalmente, estas aprobaciones
formales a mitad del proyecto nos
pasarán y todos simplemente estamos
aliviados de seguir adelante. Pero estos eventos son significativos
y significan algo en lo
que debemos enfocarnos. Hacer que se acuerden algo así como
requisitos, un hito clave
que lo destaca como algo
para conducir hacia. En consecuencia, ayudamos a mantener más foco y energía en
ese objetivo frente a nosotros, y un blanco claramente digno también. Esto significa que
podría tener su propio seguimiento asociado a él, y luego al golpear
ese hito, celebramos este evento. Esto puede ser tan sencillo
como simplemente hacer una pausa, traer algún pastel o golosinas, tal vez comunicar la
victoria, agradecer a todos, y en última instancia establecer el tono de cómo debe
el proyecto correr de un
éxito positivo a otro, construyendo impulso,
creando alineación, y manteniendo altos los niveles de
energía. Por lo que hay tres tácticas
simples que pueden marcar una
diferencia significativa en tu programación. Antes de pasar al seguimiento, quiero que pases el tiempo ahora absorbiendo lo que
acabamos de pasar. Echa un vistazo a tus propios
proyectos y horarios. ¿ Están lanzados
al nivel correcto? ¿ Son accesibles? ¿Puedes
comunicarte bien con ellos? ¿ Describen fácilmente el proyecto
y sus objetivos? Tómate el tiempo para
pensar en qué cambios
podrías querer hacer antes de
pasar a la siguiente lección, donde veremos
algunas de las tácticas
clave hora de
rastrear nuestro progreso.
3. Seguimiento del calendario de tu proyecto: Una vez que tengas tu
horario de proyecto
a medida, útil y significativo en su lugar, entonces estás fuera de impulsar
tu proyecto hacia adelante. Pero como discutimos, no se detiene ahí, el seguimiento es clave. Pero una vez más, sólo si te está
diciendo lo que
realmente necesitas saber. Voy a pasar por
algunos ejemplos aquí aplicables a cada
táctica que se discute. Pero quiero que a medida que
pasemos por ella
piensen en su propio seguimiento
en sus propios proyectos. medida que pasamos por esto,
¿qué puedes cambiar hoy que
te hará más eficiente? La información
a la que reaccionas más relevante y para
ayudar a mantener a todos enfocados
a tu alrededor en lo que importa. Número 1, haz bien tu periodo
de seguimiento de informes, no
te hagas valer la pena. Esta táctica es la gemela o la que discutimos durante el conseguir el tamaño de la tarea justo cuando estábamos hablando de
crear un horario. Cuando piensas en
rastrear tu proyecto, quieres crear
un sistema que funcione específicamente para ti y para
el equipo que te rodea, uno que tenga sentido
para el proyecto. Repetir
actualizaciones de estado como tenemos aquí en el calendario,
donde
tengo actualizaciones de estado de lunes
por la mañana, actualizaciones de estado martes por la mañana, actualizaciones estado del
miércoles por la mañana, y tarde actualizaciones también, todo lo que vas a
estar haciendo es pasar tiempo interrumpiendo a las personas, ajustando horarios
con porcentaje de progreso
que se está haciendo, simplemente no funcionará. Mi consejo clave aquí es hacer que los períodos de informes y actualización de
tareas sean relevantes para el tamaño promedio de la
prueba para su proyecto. Regla realmente sencilla ahí que realmente me ayudó es
que ninguna tarea debe estar en curso por más de dos
periodos informativos o check-ins. Por ejemplo, si
configura su proyecto con tareas diarias, en promedio, tareas durante el día, entonces piensa en el seguimiento diario. ¿ Cómo se vería eso? A continuación, las tareas están programadas para hacerse
en el atraso a través ya sea en curso trabajando en este momento,
o bien están terminadas. Si hay una tarea, por ejemplo, que permanece en progreso
más allá de dos check-ins, entonces
se debe levantar aquí una bandera que tal vez no estamos
haciendo el nivel adecuado de progreso en ella que deberíamos ser y luego podemos
gestionar en consecuencia. Si el tamaño de tu tarea es que el
nivel de semana o dos semanas es promedio, entonces cambia tus ciclos
a estos tiempos. Establece la expectativa de lo que vas a estar
comprobando en ellos, sigue lo mismo en regla formal. Se puede, por supuesto, todavía
establecer la expectativa allí. Cualquier punto un riesgo o relación
ocurre en cualquier tarea en particular, pero eso se
comunica de inmediato. Pero al menos
no estás gastando todo tu tiempo comprobando el progreso todos los días
aparte del equipo del proyecto. Simplemente seguir adelante con el trabajo que
saben que necesitan hacer. El clave aquí es que expongas tu puesto temprano y explicas el razonamiento para el proyecto. A continuación, los equipos del proyecto se
meten en la rutina. Entienden el
flujo y propósito y cualquier reunión formal del
estado del proyecto que puedas tener
en tu calendario, son claros en cuanto a lo que son y para qué
están midiendo. Como resultado, en realidad pueden
ser cortos y más enfocados, y la gente llegó
sabiendo qué es probable
que se le pregunte y qué
información estás buscando. El punto clave
aquí es rastrear el nivel que
tiene sentido para tu proyecto. No hagas trabajo para ti mismo y no seas
el encargado del proyecto. Siempre hay
migraña para actualizaciones. Crear un sistema que se adapte a los proyectos y vaya desde ahí. Táctica número 2, no sudes las cosas pequeñas. línea con el último tema, es importante no
reaccionar exageradamente ante ninguna desviación
menor del plan. Un plan de referencia es justamente eso. Es lo que dijimos los
esfuerzos y duraciones serían en ese momento. Pero los
proyectos son proyectos por alguna razón, hay todos los conocimientos. Nuevos riesgos, desviaciones y
temas que todos ocurrirán. Turnos menores que ocurren
en un plan y se expanden en la atracción y la tarea ya que como se
establecieron originalmente, todos sólo parte y parte
del curso de la gestión de un proyecto. El consejo clave aquí es no reaccionar exageradamente ante el
primer deslizamiento que ocurre o la primera tarea que no
completó en su período de informe. Es natural que estas
cosas pasen. Como gestores de proyectos, siempre
estamos aprendiendo. Estamos recopilando retroalimentación sobre si el plan sigue siendo sólido, o podría necesitar ajustarse, reaccionar a todo
como si fuera una crisis, realmente
no pone el
puesto para aprender, para resolución de problemas, y
en última instancia para el éxito. Permitir que las cosas sucedan durante un periodo de tiempo
relativo al proyecto. Construye una imagen
entonces de lo que está sucediendo idealmente con
tu equipo de proyecto central, si tienes una, y luego haz
un poco de análisis. ¿ Qué hemos aprendido? ¿Cómo nos ajustamos al plan y los cambios
que acaban de suceder? Una vez más, dependiendo
del tamaño del proyecto, entonces la revisión y el análisis podría ser algo
que suceda
semanalmente, podría ser mensual
o trimestral. Recuerda, el liderazgo
positivo no está reaccionando todo el tiempo. Se ha medido, realista y claro en el enfoque, y esa es la mentalidad
que beneficiará tanto al proyecto como al equipo con el
que podrías estar trabajando. Táctica número 3, la única cosa, monitoreo de
ruta crítica. A pesar de todo lo que
acabamos de decir, hay un área donde podríamos querer mantener un ojo mucho más cercano, y ser más reactivos si
se encuentra el usuario, esa área es el camino crítico. Ahora hay muchos
sabores y teorías en torno al monitoreo crítico de
caminos. Pero como breve resumen, el camino crítico es
una secuencia de tareas que todas confían entre
sí de alguna manera y en última instancia dicta
la finalización o punto final del proyecto
o tal vez un hito. Eso puede ser tampón integrado en estas actividades para
gestionar elementos de riesgo. Pero fundamentalmente, si alguna
de estas fechas cambia, entonces tiene un impacto directo en el punto final o la fecha
de finalización del propio proyecto. Hay algunos puntos
clave en torno monitoreo
crítico de caminos
que definitivamente vale la pena compartir. Número 1, asegúrate de
que todo el mundo sepa qué y quién está en
el camino crítico. Comunícate aquí
tanto para que haya un
enfoque claro día a día en
lo que está sucediendo allí. Dos, rastrear o crear líneas
directas de comunicación diferentes
al resto del proyecto. Por ejemplo, es
posible que desee crear un período de
actualización más frecuente para la tarea actual en
la ruta crítica. Esto podría ser una línea directa con el individuo o
grupo que trabaja en ella. Esto también es que cualquier cambio en contrarrestado se
comunica de inmediato. Número 3, tener
planes de mitigación en su lugar. Sé súper proactivo aquí. No seas el gestor de proyectos
que reporta un deslizamiento a los caminos críticos sin ningún plan u opciones para responder. Asegúrate de poner planes en
marcha antes de los temas que surjan. Eso tiene que ser sobre
cómo se
manejarán de antemano cualquier deslizamiento hacia el camino crítico. Ese podría ser un
enfoque de todas las manos donde la gente del grupo podría enjaminar sobre una
tarea para lograrlo. Bueno, tal vez haya una
película especial que necesita ser creada para hacer frente a algunos
de esos desafíos. Táctica número 4, guarda un registro a medida que avanza de cualquier cambio de plan y cualquier
narrativa a su alrededor. Pasas todo tu tiempo
desarrollando un plan, estableciendo sistemas abiertos,
luego te vas. Pero de una manera después pasa
algo y las cosas cambian y
el plan evoluciona. Para ser un buen gestor de proyectos, necesitas ser realista. Necesitas saber que lo
inevitable sucederá, pero también sabes que cualquier punto
en el tiempo alguien podría preguntar, ¿qué pasó con tal y así
y quién decidió eso? Es importante por lo tanto,
mantener un registro de cualquier cambio que pudiera
ocurrir en el horario. Esto puede ser tarea
entregada temprano, tarea entregada tardía
tal vez, cambios de alcance , cambios de
recursos, tal vez el movimiento de una
meta para el proyecto, o podría ser un
tema de contrato con el proveedor. Basta con hacer una nota simple
y algo así, capturar el cambio, ajustar el plan en
consecuencia y seguir adelante. Esto no necesita
ser complicado. Pero estas notas no pagarán dividendos cuando se trata del momento adecuado en
sus proyectos. He estado en innumerables
proyectos donde gente no puede recordar
lo que pasó, lo que pasó el año pasado, y por qué no lanzamos en la fecha que planeamos originalmente? Lo que podemos hacer aquí es que
podemos filtrar cosas como cambios de
horario
en el proyecto e inmediatamente ver lo que sucedió en ese
momento. Podemos ver a las personas involucradas, podemos ver la decisión
que se tomó, y si hubo un revestimiento
ineficaz de rebase
del plan todo a la aprobación de
todos. Mantener un registro mientras haces un seguimiento del proyecto siempre te
dará algo de lo que volver a caer cuando
surjan esas preguntas complicadas. Los resultados no son sólo
para la autopreservación, tener muchos
cambios también nos permite mirar
hacia atrás al
final del proyecto y capturar algunas
lecciones realmente buenas e inteligencia para avanzar y comunicarse
para el próximo proyecto. Al guardar los datos y aplicarlos a tu
siguiente pieza de trabajo, eres capaz de ser
un mejor planificador, ver un justo riesgos, y también justificar
por qué podrías haber estructurado algo
de cierta manera. Con todo, es
algo realmente profesional para un PM hacer. Esto rara vez lo hace la mayoría. No se necesita mucho,
pero tómese el tiempo, siga haciendo diario
y vea los beneficios. Ahora que hemos pasado por
algunas tácticas de seguimiento clave, es hora una vez más de que eches un vistazo a tu
propio enfoque a esto. ¿ Dónde estás más de enfocarte
o tal vez no enfocarte en absoluto? ¿ Tienes
visibilidad crítica del camino o tal vez
solo estás empujando los proyectos
junto con dos más apretados agarre? Echa un vistazo ahora antes de atar todo junto y
miramos diferentes metodologías a la hora la gestión de proyectos.
4. Cómo traer la planificación y el seguimiento a la realidad: El mundo se mueve rápido. Las técnicas y
metodologías cambian, así
como el lenguaje que podríamos utilizar para describir nuestro mundo. Todos tenemos que cambiar e
incorporar las mejores prácticas aquí. Ya sea el uso
de backlogs, sprints, kanban o
gráfico de Gantt extranjero dentro de las métricas de valor, todas
estas son excelentes herramientas. Pero la experiencia me dice que
la mejor solución es
tratar a todos estos como simplemente no son herramientas en tu caja de herramientas, para luego escoger qué herramienta
o enfoque funciona para el trabajo que te han pedido
hacer para el proyecto en el que
estás trabajando. A menudo la mejor solución
podría ser una mezcla o un híbrido de muchos enfoques
diferentes. Voy a hablar de
algunos ejemplos aquí en esta lección final que
compartiré con nosotros. Quiero que pienses a
medida que pasamos. Aquí es donde puedes crear la mezcla perfecta
desde nuestra caja de herramientas que te
dará a ti y a tu
proyecto ese beneficio temprano. Número 1,
horario de imágenes grandes versus seguimiento
del día a día. En ciertas metodologías, podría haber extremos
ahí, por
ejemplo, todo es intuitivo y no hay una planificación
a largo plazo en su lugar, mientras que la alternativa es
que todo forma parte de un detallado planear y no hay flexibilidad en la
forma en que te acercas a las cosas. La experiencia me muestra que para que tus proyectos
tengan éxito, entonces probablemente necesites ambos. Aquí tenemos una vista de gráfico de
Gantt de alto nivel que se muestra en monday.com. Esto es realmente bueno para mostrar el flujo de fases que representan metas
a más largo plazo
y cómo permitimos que algo grande
ocurra en última instancia al final
del proyecto. Pero para la
gestión cotidiana del proyecto, es probable
que desee un enfoque ligeramente
diferente. Ahí es donde una
vista de estilo Kanban en una herramienta como esta o tal vez un Trello te permite
gestionar las cosas desde
el día a día, donde el enfoque puede estar en las tareas específicas que se están trabajando sobre en ese punto
dado en el tiempo. No estás siendo molida ahora por la visión de imagen más grande del mundo o
la
vista de gráfico de Gantt que se muestra. Número 2,
enfoque de enmalte Kanban versus tareas
designadas. En esta instancia
que tenemos aquí, el peligro de una vista de gráfico tradicional de
Gantt, es que cuando hay asignaciones de
recursos
asignadas a esas tareas,es recursos
asignadas a esas tareas, posible que se
le asigne a Bob a la tarea A o Claire
asignado a la tarea B y muchas veces esto crea algún siloing en las actividades que les has asignado abajo. En un enfoque Kanban como este, entonces se trata de
crear flujo, poder mover
tareas de un área a otra y conseguir que el
equipo se ayude mutuamente, animando a otros a ver lo que está sucediendo, en
lo que se trabaja, lo que se atasca, y crea esa propiedad compartida
y espíritu de equipo. Realmente puede ayudar a que las cosas
avancen aquí. Sea cual sea el enfoque que
pueda tomar, luego intente crear
el entorno adecuado donde esté fomentando flexibilidad y la voluntad de
ayudarse mutuamente en las tareas. Esto podría ser algo
que acaba de aplicar tal vez en sus
tareas de ruta crítica, si es necesario. Tres, sprints para crear alineación independientemente
del tipo de horario. Soy un gran fan de mantener el enfoque en el aquí
y ahora del proyecto. Se llama
presencia del proyecto en su mejor momento. Ahora, en la metodología Scrum, está el concepto de un sprint, donde
solo eliges una selección de actividades para el próximo
periodo de tu tiempo, por
ejemplo, las próximas dos semanas. A continuación, los equipos se centran únicamente en este trabajo y
evolucionan retrospectivamente, de un sprint a otro. Ahora, esta es una
herramienta fantástica con el fin de mantener el
foco en justo lo que
está frente a usted. Alinearlos a un
resultado como golpear un hito o evento clave
significa que el enfoque en todo momento está solo
en lo tenemos
delante y no en el
panorama general del proyecto, que a menudo puede ser desalentador
para que la gente vea. Ahora los sprints se pueden aplicar a casi cualquier cosa en un proyecto una manera de diferentes maneras. Ciertamente no
tienes que estar siguiendo una metodología
de Scrum para poder utilizarla. En este ejemplo, vamos a tomar todas las tareas
que están llevando a un hito clave en el
proyecto, que es una demo. Vamos a usar
el seltzer Kanban para filtrar todas las tareas que están en nuestra vista de Kanban sobre las que están
asociadas a ese grupo de obras. Lo que vamos a hacer
es seguir trabajando en demo, pero lo que vemos ahora
es que la vista de Kanban, que realmente se está enfocando puramente en el próximo periodo
funciona, va a permitir el resultado que
estamos buscando en esa demo al final de las cosas. Entonces, podemos mantener al equipo
totalmente enfocado en esta visión, no distraerse en absoluto por esa visión
de panorama general del gráfico de Gantt, sino simplemente mantener todas las tareas
enfocadas en lo que debe suceder en la próxima semana o
dos para hacer el trabajo. Usa el concepto sprint o periodo de
tiempo
actual para enfocarte, y luego usa una retrospectiva
al final para reflexionar sobre
lo que has aprendido, y luego alejar, mira lo que significa
el plan más grande. Asesoramiento para la vida aquí, no te metas en un
muro de metodologías. Evalúa tu proyecto, tu entorno de
trabajo, y todas las herramientas
a tu disposición con el
fin de crear
formas eficientes de trabajo que ayuden a mostrar tanto el panorama general como para mantener motivación de
alineación de enfócate en el aquí y ahora
de tu proyecto. Antes de cerrar sesión, piensa lo que acabamos de discutir, y mira cómo puedes aplicar todo el horario o en
técnicas y conceptos de seguimiento para
nivelar aún más tus proyectos. Recuerda,
siempre hay otra forma.
5. Reflexiones finales: [ MÚSICA] Planeación, programación y seguimiento de proyectos
es lo que hacemos. Es parte del trabajo, pero hay muchas
maneras de hacerlo. Cada entorno es diferente, cada proyecto es diferente, y cada organización podría
pedir cosas ligeramente diferentes a nosotros. Es importante ser de mente abierta por lo tanto y probar
diferentes enfoques, y siempre buscar mejorar
eligiendo la herramienta adecuada
para el trabajo correcto. Espero que hayan disfrutado de esta
clase y sean capaces aplicar algunas de estas
tácticas a sus proyectos. Siempre es agradable
escuchar cómo gente sigue adelante con
estos conceptos. Les animo a compartir
sus pensamientos o cualquiera de sus propias lecciones aprendidas en
los tableros de discusión a continuación. Gracias por ver,
y te volveré a ver.
Matt Corroboy, Projects, leadership, life and mindset.
