Gestión de proyectos: las tres mejores prácticas para gestionar partes interesadas clave

1. Introducción: Se trata de los comportamientos que realmente separan al gerente de proyecto promedio de lo grande. La lección de hoy, nos vamos a centrar compromiso de las partes interesadas y la gestión de las partes interesadas, y en lo importante que es construir esas relaciones. Cómo mirar cómo podemos entender a nuestros stakeholders, cómo podemos hacer el análisis frente a ellos, y dónde podemos gestionarlos avanzando con el fin de llevar el mayor éxito posible para el proyecto que estás ejecutando. Hola, soy Matt Corroboy y soy Director de Proyectos de Software en la industria de las ciencias de la vida. Ahora, he sido gerente de proyecto durante los últimos 20 años más o menos, y los últimos 10 de ellos han sido un equipo de directores de proyectos y programas. He aprendido de la manera difícil. He aprendido de esos proyectos en los que realmente luché desde el principio. Principalmente porque me enfoqué demasiado en las tareas en primera fila y no en involucrarme con las partes interesadas. Pasé la mayor parte de mi tiempo como resultado lidiando con actores descontentos y lidiando con la política cuando realmente todos deberíamos estar alineados. Lo que he descubierto de proyecto a proyecto es que al alinear, al colaborar y construir relaciones fuertes con las partes interesadas, podemos ser mayores que la suma de las partes. A mí me apasiona todo esto, de administrar a los stakeholders porque realmente creo que al hacerlo, analizarlos y gestionarlos y comunicarnos bien con los stakeholders, que vas a sacar lo mejor de tu proyecto. Ahora, una vez que volteé ese interruptor personalmente, pude entregar mejor los proyectos. Era un ambiente más feliz. La gente disfrutaba mucho mejor trabajar en proyectos porque había esa alineación, porque la gente tenía voz, porque se podía trabajar en conjunto y compartir en los retos del proyecto. Por eso creo que es vital que hablemos de esto hoy y que tomes algunos de los consejos y sugerencias que he tenido a lo largo de mi carrera, y ojalá los aplique a tus propios proyectos. Al final de esta clase, quiero que te alejes con una comprensión más profunda de los stakeholders dentro de tus propios proyectos. Yo quiero que tengas una apreciación más profunda de lo que se necesita para involucrar y gestionar a esos stakeholders, y también hacer el análisis sobre ellos, para que sepas realmente dónde deberías estar gastando tu tiempo fin de sacar el máximo valor fuera de esos compromisos. Hoy estoy muy emocionado de que estés tomando esta clase porque creo que esto es fundamental. Sin esas relaciones, no tenemos una larga colaboración con esas personas con las que trabajamos. Me gustaría que pasaran por los ejercicios y reflexionaran sobre sus propios proyectos. Pausa y piensa cómo podrías incorporarlos en tu propio trabajo con el fin de mejorar ese compromiso de las partes interesadas que tienes hoy. Por todos los medios, comparte cualquier idea o cualquier incorporación que tengas en la galería de proyectos. Si tienes alguna pregunta, entonces por favor pregúntalos también en los tableros de discusión. Sigamos con la clase. 2. Comprender a los interesados clave: Es masivamente importante entender a los stakeholders dentro de tu proyecto. Eso es principalmente por quiénes son. Ellos son un Stakeholder. Tienen una apuesta, un interés en lo que estás tratando de lograr. Ahora bien, eso podría ser parte de un interesado del propio proyecto realmente haciendo el trabajo o podría ser alguien que está relativamente distante de lo que está sucediendo día a día. Pero de cualquier manera tienen una participación o un interés en tu proyecto, y ese interés es por una razón válida. Ignorarlos a su riesgo, de lo contrario, pasarás todo el tiempo lidiando con interesados descontentos que se sienten frustrados por no involucrarse en lo que estás haciendo. En primer lugar, las partes interesadas son en realidad parte del equipo. Muchos casos, en realidad están haciendo el trabajo dentro del proyecto. No son sólo un actor, realidad son un miembro del equipo. De verdad paga si realmente lo piensas de esta manera, porque entonces vas a estar alineándote con ellos en el trabajo mucho mejor. Vas a escucharlos mucho claro y eso te va a ayudar a avanzar. En consecuencia es vital saber quiénes son, qué parte van a jugar, porque juntos, esa es la única forma en que se puede hacer de este proyecto uno ganador. Esto luego lleva a quién necesita qué y cuándo. Entender a tus stakeholders al nivel adecuado nos permitirá saber dónde enfocarnos. Tenemos algunas partes interesadas que podrían ser relativamente pasivas y solo quieren comprometerse sólo un poquito. Alternativamente, se puede tener interesados que necesitan un compromiso realmente cercano. Sólo entendiendo a los stakeholders y haciendo el análisis donde descubrimos quién es, entonces sabemos dónde específicamente deberíamos estar enfocando nuestro tiempo. También es muy importante estar siempre evaluando a tus stakeholders. Hacer análisis y gestión de las partes interesadas no es un evento único. interesados cambian al igual que sus opiniones y creencias a través del curso del proyecto. Siempre esté pidiendo retroalimentación, ajustando sus mapas de stakeholders en su evaluación, y adelante desde allí. Por lo que en las siguientes lecciones, voy a ahondar en el detalle de lo que significa analizar, gestionar y involucrar a sus grupos de interés. Sólo al hacer eso, traerás un éxito extra a tu proyecto. 3. Analizar a los interesados clave: Analizar a los interesados no se trata solo de crear una lista de las personas que se asociaron con el proyecto y luego dejarlo eso, puede estar enviándoles un reporte una vez a la semana. Es mucho más detallado. El motivo por el cual se debe a que nuestros grupos de interés suelen tener diferentes intereses y tal vez incluso influencias diferentes en el propio proyecto. Es realmente importante hacer una pausa y reflexionar sobre cuáles son sus intereses en el proyecto para que puedas ayudar a atender mejor a esos. Al hacer este análisis, se entiende dónde debe estar el foco frente a otros interesados. También podría ayudarte a identificar qué accionista necesita medidas especiales. A lo mejor necesitan involucrarse en el proyecto mucho más cerca que otras personas para asegurarse de que su influencia sea positiva frente a negativa. Dale a esta parte tu enfoque y cosecharás las recompensas avanzando, tendrás partes interesadas más comprometidas. Habrá una mejor alineación y con frecuencia habrá ayuda cuando la necesites. Existen dos etapas clave para analizar a los interesados en su proyecto. El primero es comenzar con una lista, con la segunda parte siendo haciendo esa pieza de análisis para ellos. ¿ De dónde viene la lista? Ahora eso puede provenir de proyectos anteriores, podría provenir incluso de un viejo gráfico para tu negocio en el que estás operando. Pero todos estos son buenos insumos, pero empezar con esa lista es clave. Un consejo que tengo en esto es fingir que tu proyecto es una cebolla. Empiezas con un equipo central en el medio y comienzas a mover capa por capa hacia el exterior de esa cebolla, para que se ocupen de las partes interesadas que tal vez no están en medio del proyecto pero que aún están conectadas de alguna manera a él. Después te mueves un poco más lejos a otras áreas del negocio o a los grupos de interesados, pero tal vez estén un poco más distantes y luego puedes moverte fuera del proyecto [inaudible], donde tal vez estás lidiando con gobernar órganos o comités o tal vez audiencias legales que estén relacionadas con su proyecto. Conocer quiénes son los grupos de interés, saber qué están buscando en tu proyecto, cómo involucrarse con ellos va a ser clave para el éxito. Ahora que hemos conseguido la lista, realidad podemos ahondar en hacer el análisis sobre los propios stakeholders y una forma muy sencilla de hacerlo está en el modelo de cuatro cajas. Lo que tengo aquí es un gráfico sencillo que muestra el nivel de intereses a las partes interesadas frente a la influencia que puedan tener en el proyecto y hacemos una lista de las partes interesadas. Lo mejor que hay que hacer ahora es pensar en dónde podrían sentarse en ese gráfico. Voy a hacer algunos ejemplos aquí. Pondremos unas cuantas partes interesadas que han conseguido diversos niveles de intereses diferentes. Tenemos a alguien aquí que tiene bajo interés y baja influencia y tenemos a alguien aquí arriba que es de alto interés, alta influencia, y tal vez tenemos un par de personas que están en ese cuadro. Lo que esto realmente nos dice cuando echamos un vistazo a esto depende en qué cuadrante se sientan, cómo podríamos querer involucrarnos con ellos como individuos en el proyecto o como grupos dentro del proyecto. Podríamos querer etiquetar aquí esta sección que vamos a manejarlos de cerca. A los que tienen bajo interés pero alta influencia, podríamos decir que queremos mantenerlos satisfechos. Para las personas que tienen alto interés pero en realidad son probablemente de baja influencia, entonces eso es mantenerlas informadas. Eso nos deja con este grupo inferior aquí, que son de bajo interés y baja influencia, aunque sigue siendo un Stakeholder, que queremos asegurarnos de que los vigilamos y entender si están consiguiendo lo que necesitan desde el curso del proyecto. tenemos en estos grupos ahora que nos dará alguna indicación de lo que podríamos querer hacer más adelante cuando hagamos el plan de comunicación, una pieza de compromiso. Parte que a menudo se pierde cuando hacemos este tipo de gráficos es ese nivel de influencia. ¿ Podría ese nivel de influencia realmente ser positivo o negativo? A veces esto se denomina a menudo como su poder dentro del proyecto y no todos los interesados solo están proporcionando una influencia positiva. Se pueden tener algunos, que si no se manejan y manejan correctamente, pueden causar impacto negativo en el propio proyecto. Una palabra de advertencia aquí, lo que no quiero que hagan es correr el riesgo de etiquetar un gráfico que luego termina en manos de los interesados. Es posible que desee poner una bandera o una etiqueta ahí o algo que indique que podrían necesitar medidas especiales por esa influencia. En esta instancia, sólo vamos a usar estrellas verdes y rojas. Tenemos un par de interesados en este grupo superior aquí que vamos a marcar como verde, y luego vamos a encontrar este aquí como rojo. Esto es genial. Ahora tenemos nuestro primer pase de tomar algunas de esas partes interesadas y ponerlas en alguna forma de gráfico. Ahora podemos mirar diferentes formas que tal vez vamos a mantener a la gente satisfecha o ¿cómo vamos a manejarlo de cerca? Podríamos querer agrupar a algunos de estos stakeholders para que podamos encontrar la forma más eficiente de comunicarnos con ellos. Ahora para las partes interesadas donde podríamos tener una bandera roja o una estrella roja en su contra, ahí es donde tenemos que pensar cuidadosamente cuáles pueden ser esas medidas especiales. He trabajado en proyectos en los que hemos tenido que tener gerentes de proyectos tener específicos de uno a uno con las partes interesadas y tratarlos de verdad, muy de cerca. Tal vez incluso hablar con ellos todos los días solo para asegurarse de que se sientan cómodos con lo que está pasando. Ahora bien, podrías estar en desacuerdo con eso. Podrías pensar que eso no es realmente bueno sólo porque tengo un mal Stakeholder en mi proyecto, quiero pasar más tiempo con ellos. Eso no está bien. Pero en realidad todo esto se trata del éxito del proyecto. Si no haces eso, el éxito general podría ponerse en peligro. Hacer el análisis, identificar a los interesados, poner medidas en marcha y luego avanzar con éxito a partir de ahí. En lo que hacemos ahora es entrar, ¿cómo vamos a manejar que estas personas avancen? ¿ Qué buscan? ¿ Cómo realmente vamos a comunicarnos y comprometernos con ellos tomando la información que tenemos aquí? 4. Involucrar y gestionar a los interesados: En esta siguiente sección, voy a hablar de involucrar y gestionar a los interesados. Hablamos de lo importante que es mantenerse cerca de ellos en la introducción, cómo es vital que estén colaborando en el proyecto y alineados en las metas generales. Yo quiero que pienses en esto mientras pasamos por este siguiente apartado. Si tratas bien a los interesados, si te involucras con ellos, entonces verás los éxitos a medida que lo atravesamos. Además de hacer tu propio análisis y compromiso ahora podrías tener que hacer algo bastante poco común, que es pedirles sus propios comentarios sobre cómo se están ejecutando actualmente los proyectos. Entrémonos en algunas tácticas específicas sobre cómo involucrar y gestionar a esos interesados a través del curso del proyecto. Después de hacer el análisis en el que a menudo terminamos es un plan de comunicación y esto podría ser un documento formal o artefacto que tienes que crear en el entorno de proyecto en el que realmente estás. De cualquier manera, es una etapa realmente importante de tomar el análisis que hiciste sobre los stakeholders y empezar a mapear cómo realmente te vas a comunicar con ellos. Una forma realmente simple de hacer eso es tener una tabla sencilla donde tienes la columna quién donde vas a enumerar esos stakeholders. Entonces vas a mirar el qué, dónde, por qué, cuándo y cómo. ¿ Qué vas a comunicar? ¿ De dónde van a conseguir esa información? ¿ Por qué realmente lo quieren? ¿ Cuándo lo vas a entregar? ¿ Cuáles son los medios de comunicación en los que eso va a llegar? Piensa en esto para cada interesado. Por ejemplo, lo que tenemos aquí, tenemos a alguien que quiere un resumen del gasto del proyecto. Van a conseguir eso en el reporte del proyecto que vamos a crear. Están a cargo del presupuesto. Por eso les interesa. Van a querer ver esa información tal vez cada dos semanas. Vamos a entregar eso en su bandeja de entrada en forma de correo electrónico. Eso podría ser totalmente diferente a otro Stakeholder que quiere mantenerse alineado porque en realidad hay un gestor de recursos. Ellos son los que consiguieron los recursos en el proyecto que estás ejecutando. A lo mejor una vez al mes, se puede tener una reunión presencial de partes interesadas. Esa es la forma en que vas a interactuar con nuestros grupos de interés de la manera correcta. Vas a empezar a ver patrones. Vas a ver áreas donde ciertos interesados están tras la misma información que otros y podemos empezar a agrupar esa información para hacerla mucho más eficiente. También vamos a tratar con esas personas en esa influencia negativa en el proyecto o esa influencia negativa potencial. Vamos a ver los detalles de lo que necesitamos arreglar y poner en marcha cuando hagamos esto. Ahora, sean advertidos aquí, lo que ocurre mayormente en proyectos en mi experiencia de crear planes de comunicación es que se crea esto en primera instancia con una carga de energía y emoción. Ya has hecho el análisis, has mapeado cómo te vas a comunicar con ellos. Entonces eso se desfila con el tiempo. medida que avanza el curso del proyecto, comprueba que estás haciendo las cosas correctas. También pide retroalimentación en esto para asegurarte de que los medios que estás enviando, los intereses que tienen siguen siendo los mismos y puedes ajustar el plan de comunicación a medida que avanza. Una vez más, hacer esto puede parecer exagerado, pero si lo haces bien, entonces dará sus frutos en dividendos a través del curso del proyecto. No estarás lidiando con esos actores descontentos ni con ese estallido político. Habías hecho el trabajo, te habías quedado encima de él, y has cosechado las recompensas de esas partes interesadas. Eso nos mueve al inicio del proyecto. Ahora en mi experiencia, esta es la etapa de un proyecto donde las cosas pueden empezar a salir mal, justo al principio. Si no nos comprometemos con nuestros grupos de interés, si no los llevamos a la sala, si no compartimos la visión y los objetivos, e incluso les pedimos sus propios comentarios sobre si es probable que este proyecto tenga éxito. Qué les preocupa al respecto, cuáles podrían ser incluso los riesgos y cómo quieren dedicarse a esa configuración de apertura. Entonces probablemente estés en la parte trasera, desde ese punto en adelante. Si estás a punto de iniciar un proyecto, piensa en esa reunión de inicio. Piensa en quién necesita estar en la habitación. Si has hecho algo de ese análisis de las partes interesadas, entonces sabrás quién debería estar ahí, quién necesita estar estrechamente comprometido y asegurarte de que están ahí para ayudar a juntar ese panorama de cómo va a ser el proyecto. Hablemos de informes formales. Ahora esto es algo que es pan y mantequilla para la gestión de proyectos. Ese informe formal es algo en lo que hay que pensar detenidamente. Si has hecho ese análisis con esas partes interesadas, si sabes lo que están buscando en tu reporte, entonces asegúrate de que eso está ahí dentro. Pero en su forma más simple, crear en un informe de gestión, un informe formal debería capturar algunas cosas bastante simples. Debe captar qué trabajo se ha hecho, qué trabajo está sucediendo a continuación. Dé un paso atrás. ¿Qué aspecto tiene toda la carretera en el contexto de lo que estás tratando de hacer. A lo mejor vas a hablar de algunos riesgos que están pasando. A lo mejor hay una pregunta por los que están leyendo ese documento. Pero sobre todo, tiene que ser claro y conciso. Estas son cosas bastante fundamentales. a leer un reporte de 5,000 páginas entregado a un interesado en No se vaa leer un reporte de 5,000 páginas entregado a un interesado en su bandeja de entrada entre varios otros 100 reportes. Piensa cuidadosamente en cuáles van a ser los tres para llevar para tu reportaje y asegúrate de que resuenan en todo lo que mandes abajo. Ahora hablemos de realineamiento continuo sobre las expectativas. hecho de que la gente estuviera ahí al principio en el arranque del proyecto o en esas primeras comunicaciones no significa que todavía entiendan lo que está pasando y por qué estamos haciendo esto. A menudo en el lugar de trabajo, las personas están muy ocupadas y pierden noción de la importancia de lo que podría estar ocurriendo. No hace daño a nadie volver a reunir a las personas periódicamente para realinear las expectativas y metas de los proyectos y obtener esa retroalimentación mientras todos están en una habitación. Ahora algunos miembros de esa sala podrían pensar que esto es exagerado, que lo has exagerado. Por supuesto que todo el mundo entiende lo que está pasando. Pero para esas partes interesadas que pueden estar un poco más distantes, esto podría ser vital y les da la oportunidad de comprometerse y es algo de lo que no te vas a arrepentir. Esto lleva a pedir retroalimentación. Eso es tanto en un entorno formal como en un ambiente informal para el proyecto. A lo mejor tienes una reunión de proyecto o una reunión de todas las manos o incluso una de esas reuniones semipatadas. Pide retroalimentación en esos. Pero también de manera informal, pasar a alguien en el corredor, tal vez dejar caer a alguien en línea o enviarle un correo electrónico preguntándole a esos interesados qué piensan del proyecto. A lo mejor lo que creen necesita cambiar, si están obteniendo la información de nivel correcto. Si todavía creen que los objetivos son precisos para lo que necesitamos hacer. Para esas personas que dijimos vamos a poner medidas especiales en su lugar, luego doblar hacia abajo en esto, pasar incluso tiempo extra con ellos pidiendo esa retroalimentación. De nuevo, no quieres ningún punto ciego en tu proyecto donde tal vez pienses que están contentos porque de nuevo, hiciste ese trabajo por delante, pero en realidad han empezado a seguir ahora me siento un poco descontento. Asegúrate de dar el tiempo en pedir esa retroalimentación a esos individuos específicos. El siguiente consejo es que es mejor sobrecomunicarse en temas clave. Todos hemos estado ahí. Nos han parado frente al público y nos han dado un magistral discurso hablando de los máximos y mínimos y las áreas críticas. ¿ Pero en realidad todos están escuchando en esa habitación? La mayoría de la gente tiene muchas cosas pasando en su cabeza e incluso cuando les mandas medios, ya sea en su bandeja de entrada o podría ser un reporte de proyecto de algún grado. ¿ De verdad están leyendo esos puntos clave. Sobrecomunicarse donde necesita estar. Esto es particularmente importante para donde ha habido cambios en un plan o tal vez haya una escalada. Asegúrate de enfatizarlo y luego volver a enfatizarlo una y otra vez y otra vez. Para mí, en mi experiencia, esa es la única manera real de lograr que la gente entienda realmente lo que está pasando, sobre todo si quieres que una pieza específica de información resuene con ellos. Ahora hablemos de reuniones, tanto virtuales como reales. Cuando estamos reuniendo a la gente, es importante saber que no eres la única voz en la sala, la que hace toda la charla. Te has tomado el tiempo de reunir a la gente así que saquemos algo de valor de ello, además de comunicar cosas como el estado del proyecto. Es realmente importante también pensar cuidadosamente cuál es el propósito de esa reunión. Establezca agendas claras para las partes interesadas para que sepan en qué están entrando. Tener resultados y acciones claros que las personas puedan necesitar tomar. Recapitular acciones anteriores, mantenerlo claro y conciso. Si termina temprano, entonces envuélvala. Creo que es realmente importante cuando hablamos de reuniones que nos apegamos a controlar, atenemos a la disciplina que les rodea. Pero no seas el que esté haciendo toda la charla, deja que otros hagan eso por ti. De nuevo, obtendrás mucho más beneficio de construir esos equipos colaborativos al hacerlo. Como se puede ver en algunos de estos, que administrar proyectos y tener éxito no se trata solo de hacer las tácticas. Se trata de las habilidades blandas. Se trata de construir esas relaciones con las partes interesadas, comprometerse con ellas y de mantener ese compromiso al día durante el curso del proyecto. Ahora lo que quiero que hagas es pensar entorno del proyecto en el que estás operando hoy. ¿ Cuáles de estos consejos y tácticas por las que hemos pasado te van a dar potencialmente más valor, lo que no estás haciendo hoy que crees que podrías querer adoptar? Qué tácticas tal vez estás haciendo hoy que no han hablado y tal vez querrías empujarlas a un lado y no volverlas a hacer? Pero piensa en lo que hemos pasado. Piensa en el valor que puedes tomar de él y empieza a aplicarlo a tu trabajo de proyecto hoy mismo. 5. Reflexiones finales: Gracias por participar hoy en la clase. Recuerda, no importa lo grande o pequeño que sea tu proyecto, siempre habrá partes interesadas. Son tus compañeros, son tus amigos, son tu gerencia, son las personas que están financiando tu proyecto. Es tan vital que te mantengas en contacto con ellos, involucres con ellos y los manejas correctamente. Eso traerá un gran éxito para que tu proyecto avance. Lo que quiero que hagas ahora es compartir tus lecciones aprendidas a medida que pasas por esto en la Galería de Proyectos. Si tienes alguna pregunta específica que pudiera haber surgido a medida que hemos pasado por esto, entonces pregúntalos en el panel de discusión. Pero gracias de nuevo por escuchar hoy y nos vemos pronto.