Gestión de proyectos: consejos y trucos para quienes no sean gerentes de proyectos

1. Introducción: A mí me gusta mucho la resolución de problemas. Son las cosas sencillas ahí dentro. No todo se trata de entrega, se trata de que cada día se encuentre esos retos que podrías cumplir y superarlos. Eso es realmente lo que me da mucha alegría. Despertar por la mañana, saber que hay un problema que resolver, y terminar el día en que hemos avanzado en esos temas. Hola. Yo soy Matt Corroboy. Soy director de proyectos de software en la Industria de Ciencias de la Vida. Ahora, llevo 20 años dirigiendo proyectos más o menos, y 10 de esos años han estado dirigiendo un equipo de gestores de proyectos y programas. La clase de hoy va a estar dirigida a personas que solo se están metiendo en la gestión de proyectos o tal vez estén buscando llegar a la gestión de proyectos o tal vez conseguir ese primer proyecto y están buscando algunas pistas y consejos de lo que se necesita para ser un buen gestor de proyectos. La clase de hoy va a ser un tour de parada de silbato de lo básico de ser gerente de proyecto. Vamos a hablar de lo que se necesita para tener la mentalidad correcta como gerente de proyecto. Vamos a hablar de cómo entender lo que necesitas saber de un proyecto, veremos planear proyectos, veremos gestionar proyectos, y luego veremos cómo comunicar dónde estamos en un proyecto con nuestros principales interesados. Primero me metí en la gestión de proyectos casi desde el principio de mi carrera, y en ese momento era un técnico de sistemas y se me dio un proyecto para ejecutar que tal vez duró un mes, involucró a algunos interesados. A partir de eso, realmente me dieron la mayor parte de organizar, controlar, casi mantenerme al tanto de todas estas actividades a la vez y en realidad esa comunicación y la satisfacción que se obtiene al juntar las cosas y entregando algo al final. Ese fue realmente el catalizador de ese primer proyecto, justo en el inicio de mi carrera. Me emociona que la gente tome esta clase porque creo que hay habilidades para la vida en esto, esto no se trata solo de proyectos. Si prestas atención con cuidado a algunas de las lecciones por las que pasaremos, se aplicarán no sólo al lugar de trabajo, sino que se aplicarán a la vida en general. Tenemos mucho que sacar adelante en esta clase, así que vamos a saltar a nuestra primera lección sobre cómo pensar como un gran gerente de proyecto. 2. Pensar como un gran gerente de proyectos: Los proyectos rara vez van sin problemas, si lo hicieran probablemente no habría necesidad de un jefe de proyecto, pero ese rara vez es el caso. A menudo hay desviación en los proyectos o tal vez cosas que necesitan ser manejadas y muchas veces liderazgo para juntar esas cosas. Para mí, ser un buen gerente de proyecto o incluso un gran gerente de proyecto es más sobre cómo piensas y te comportas en el rol en lugar de las tácticas, los detalles de la gestión de stakeholders, gestión de riesgos, etc. Se trata más de cómo piensas eso es importante. De alguna manera, es realmente simple; necesitas estar organizado, necesitas ser disciplinado, necesitas ser fuerte cuando los tiempos son difíciles, necesitas ser una influencia positiva, necesitas ser genial en construir relaciones. Estas son algunas áreas que se componen de por qué es importante pensar como un gran gerente de proyecto. Hablemos de arenilla y resiliencia; cuando los proyectos encuentran retos, la mentalidad es clave. Ahora, los proyectos rara vez siguen el camino feliz por lo que tienes que entrar en un proyecto con los ojos bien abiertos, listos para enfrentar esos retos, listos para ser proactivos, a menudo liderando con esa mentalidad para animar a otros a hacerlo también. El problema debe reconocerse con seguridad pero estamos en el negocio de crear soluciones como gerente de proyecto. Hablemos de mentalidad de crecimiento; como gerente de proyecto, es realmente importante estar siempre aprendiendo, siempre aprendiendo de lo que ha pasado, y lo que hay que hacer para avanzar. Esa podría ser la iniciativa actual en la que estás, ¿qué funcionó, qué no? A lo mejor el último proyecto, lo que funcionó, lo que no, ¿qué necesito para postularme para este futuro proyecto con el fin de ser mejor? Es masivamente importante de un proyecto a otro llevar adelante esos aprendizajes con esa mentalidad de crecimiento que siempre vamos a mejorar porque ningún proyecto es perfecto, ningún gerente de proyecto es perfecto pero si entras en ello, listo para aprender, entonces ahí es donde realmente puedes marcar la diferencia. El siguiente consejo es que las relaciones son clave, necesitas tener la mentalidad correcta con esos stakeholders y miembros del equipo que te rodean. La relación y la confianza es clave. Si vas a motivar e inspirar a los miembros del equipo a tu alrededor, entonces necesitas trabajar en esas relaciones. Entregar un proyecto a toda costa podría entregar el valor de ese proyecto específico pero no te ayudará para el siguiente si no has dedicado el tiempo trabajando en esas relaciones. El siguiente consejo es estar cómodo y tranquilo dentro del caos. Potencialmente, hay muchas cosas pasando dentro del proyecto que estás ejecutando y necesitas poder manejar todas esas múltiples actividades mientras te mantengas tranquilo y disciplinado. Ahora, los gerentes de proyecto que aman la gestión de proyectos a menudo prosperan en este entorno, si se debe hacer una elección en cuanto a cuáles son las prioridades en un día dado de la semana. Pero la disciplina es clave aquí, eso es lo que va a marcar la diferencia para ti. Observe cómo todos estos consejos se trata de ser positivos a medida que nos acercamos al trabajo. Nuevamente, esto es vital, tener la mentalidad correcta a medida que nos acercamos a las cosas. Estar tranquilo dentro del caos, estar organizado, ser de una mentalidad de crecimiento, buscar esas oportunidades para mejorar de un proyecto a otro, y cuando se encuentran proyectos, ser positivos al tratar con ellos de la manera correcta. Todo esto realmente ayuda a medida que avanzamos hacia la mecánica real de ejecutar un proyecto. Pero eso todo empieza con llevar adelante esa mente pensante a la hora de gestionar proyectos. Pasemos a nuestra siguiente lección donde todo se trata entender nuestro proyecto, entender el por qué, y construir las bases para nuestros proyectos un entendimiento que nos permita entregarlo mucho más exitosamente. 3. Entender tu proyecto: Esta lección se trata de entender tu proyecto al principio y entender tu proyecto a lo largo del trabajo, y esto es realmente importante. Puedes ser algo así como un buen jefe de proyecto solo siguiendo sistemas, siguiendo casi robóticamente si esto entonces haciendo ese tipo de declaraciones. Pero dentro de un proyecto, hay decisiones que tomar. Hay puntos críticos, hay compromiso de las partes interesadas, donde la gente está buscando información y realmente vale la pena entender los fundamentos de lo que estás tratando de hacer para que puedas transmitir esa información, puedes motivar y plomo cuando sea necesario hacer. También puedes tomar decisiones a medida que recorres el curso del proyecto mucho mejor si entiendes tus proyectos a la profundidad correcta. Aquí Aquí los consejos que te ayudarán a entender tu proyecto de principio a fin. El primer paso es entender el porqué de tu proyecto. Esto es vital, sobre todo al principio, para entender por qué me han dado esta pieza de trabajo? ¿ Qué significa? ¿Por qué es importante para el negocio del que soy parte? Ahí puedes usar múltiples técnicas: puedes usar una técnica de cinco whys donde te vas a preguntar: ¿por qué estoy haciendo este proyecto? ¿ Por qué es importante para el negocio? ¿ Por qué se alinea con la estrategia? ¿ Por qué es importante ese error de mercado? Eso realmente debería poder conectar tu proyecto a tal vez la estrategia de negocio o tal vez incluso a su visión y propósito, lo cual es masivamente importante. Ahora realmente creo que para ser un gran gerente de proyecto, necesitas entender el por qué y entender el proyecto tanto con tu cabeza como con tu corazón. Eso es masivamente importante. Se puede, como dije, ser ese robot pasando por el proyecto. Pero creo que si entiendes apasionadamente el por qué detrás de lo que haces, puedes transmitir eso a los demás y eso realmente traerá éxito en tu proyecto. El siguiente paso es entender tu proyecto a través del transcurso de su duración. Ahora, no solo te están haciendo gerente de proyecto solo para entregar los resultados al final, es que para representar el control a través del curso del trabajo en sí, se necesita tener técnicas y estrategias en su lugar que permiten mirar la totalidad del proyecto, todas las actividades que debes estar considerando frente a ti en cualquier momento. Podría haber gestión de riesgos, gestión del cambio, interesados a tratar. Podría haber un caso de negocios, podría haber seguimiento de proyectos, podría haber informes. Podría haber una lista completa de actividades que deben impulsarse en cualquier momento del tiempo. A veces puede ser abrumador como gerente de proyecto tener todas estas cosas frente a ti. La clave para mí es tener un mecanismo simple para poder dar un paso atrás, mirar tu proyecto, mirar todos los diversos elementos diferentes en una vista simple, como un mapa mente-por ejemplo, y hacerte preguntas cualquier día dado; ¿ tengo estas cosas bajo control? Creo que poner esa disciplina y comprensión donde deben estar las cosas, realmente te ayudará a medida que avanzas en tu proyecto. El siguiente paso es estar siempre listo para el terreno de juego del ascensor. Ahora bien, este es un consejo que a menudo comparto con mis jefes de proyecto y les pido que piensen en esto. Imagina que te han detenido en un corredor por el CEO o tal vez un Stakeholder senior, y te van a preguntar sobre, ¿qué está pasando actualmente en el proyecto? ¿ Cómo vas a resumir eso? ¿ Cómo vas a resumir los máximos y mínimos, los retos, y cuál es la clave para llevar que quieres que tenga este individuo cuando te hable. Deberías tomarte el tiempo y pensar en esto. Esto se va a complicar en ese por qué mensaje alrededor del proyecto, te va a permitir comunicarte mucho más claro si entiendes lo que está pasando en ese nivel de intervalo de un minuto que puedes resumirlo de manera tan condensada. Tómate el tiempo para pensar en ti mismo y eso realmente pagará dividendos en el futuro. Si actualmente tienes un proyecto que estás ejecutando, entonces haz una pausa en este momento y piensa en algunos de estos consejos. Piensa en entender el porqué del proyecto. Piensa en cómo estás gestionando el trabajo y tu nivel de visibilidad, y piensa en cómo lo resumirías de forma condensada. Entender el por qué de tu proyecto y todo lo que está pasando es realmente la base para su éxito futuro. Eso es en cualquier etapa justo desde el principio y todo el camino, así que tómate el tiempo ahora, piensa en eso. 4. Planificar tu proyecto: Esta siguiente lección es todo sobre planear tu proyecto. Es divertido ir en un viaje donde no tienes destino. Pero en realidad, en el lugar de trabajo, rara vez es el caso. Normalmente hay un desenlace o un entregable o una expectativa de que tu proyecto esté destinado a entregar, y para llegar a ese destino, necesitas saber cuáles son los pasos que te van a sacar de donde te están hoy a ese punto final, y ese es solo el plan. Eso es lo que necesitamos crear que va a representar a nuestros A a B para el trabajo que estamos tratando de hacer. Sin tener un plan, pasar tiempo en una planta o crear un plan, y realmente no estamos gestionando un proyecto. Son sólo una secuencia de cosas que están sucediendo. Ahora tener un plan nos da algo para centrarnos alrededor, para centrar a tus compañeros en torno a tus stakeholders para alinearnos en cuanto a lo que estás tratando de lograr, no solo la salida al final, sino en realidad qué estamos tratando de hacer hoy y mañana y la próxima semana. Un plan es algo que representa las actividades y tareas que se deben tomar a lo largo del curso del proyecto para entregar aquellos resultados que se te ha pedido administrar el proyecto. Esas actividades podrían depender unas de otras, lo que podría significar que hay una secuencia de trabajo que necesita llevarse a cabo. A menudo escucharás términos como ruta crítica mencionada aquí, que realmente muestra cómo esas tareas se vinculan para llegar a ese punto final para el proyecto que estás ejecutando. Hablemos de cómo crear el plan de esquema y que a menudo comienza con algo llamado estructura de desglose del trabajo o WBS, que podría escucharse en los círculos de gestión de proyectos. Imaginemos que tenemos esto, la tarea de alto nivel, que es el proyecto en sí. Ahora, obviamente el proyecto es demasiado alto para tener un plan asociado con él por lo que necesitamos descomponerlo en los principales trozos de trabajo que vivirán dentro de él. Entonces imaginemos para este ejemplo que lo desglosamos en tres segmentos de A, B y C. Ahora de nuevo, en la mayoría de las circunstancias eso no es suficiente detalle para que realmente entienda quién está haciendo qué. Entonces para este sencillo ejemplo, desglosemos algunos de estos a un nivel por debajo de éste también. Nuevamente, por simplicidad, etiquetemos este A_1, A_2, y A_3 y para esta tarea B haremos un B_1 y un B_2. Ahora, haremos tres más bajo C; así C_1, C_2 y C_3. Entonces lo que esto nos permite hacer, lo cual es realmente importante en la gestión de proyectos, es hacernos aquí algunas preguntas simples. ¿ Qué sabemos de estas tareas? ¿ Ya hemos hecho algo así antes? Podríamos estimar potencialmente cuánto tiempo tardaría en hacer esto? ¿ Cuál es la duración del esfuerzo implicado? Entonces si hemos pasado por esto y lo miramos y vamos, “Aguanta un segundo, ya hemos hecho estas cosas antes. Puedo dimensionar eso, entiendo el riesgo asociado a ello”, entonces eso es genial. A lo mejor este también es el caso. A_3, no realmente. Eso es algo que tal vez haya un poco de incertidumbre alrededor así que vamos a interrogar mark contra ese. Después pasamos por las tareas B. Esto se ve bien, esto está bien, esto está bien, esto está bien y de nuevo, tenemos otra tarea con un poco de signo de interrogación en contra. Lo que estamos tratando de hacer cuando hacemos planeación de proyectos a este nivel es averiguar dónde está el riesgo en nuestro proyecto. No estamos definiendo cada tarea que hay en nuestro proyecto. Creo que eso sería una locura hacer eso. Tenemos que hacerlo al nivel correcto que nos diga dónde está el riesgo. Entonces lo que hemos hecho aquí es identificar un par de áreas donde se está levantando algún flujo. Lo que podríamos hacer como resultado de eso es cavar un poco más abajo en estos en las tareas debajo de ellos y cuando hagamos eso, lo que podríamos terminar encontrando es que estamos de acuerdo con esto, ya hemos hecho esto antes, pero en realidad esta tarea A_3 2 que tenemos aquí ahora es la que posee una pregunta sobre nuestra capacidad para entregar este proyecto. Entonces eso podría ser suficiente, eso podría ser suficiente descanso, lo entendemos lo suficiente como para seguir adelante realmente. Entonces para este sencillo ejemplo, fingiremos que ese es el caso. Otra cosa que tenemos que hacer cuando pasamos por la estructura de desglose del trabajo es mirar el tamaño de estas tareas. Por lo que hay muchas maneras diferentes en diferentes escuelas de pensamiento fuera la empresa trabajar en realmente constriñe pensar dónde hay que ser realmente específico, pero una manera muy sencilla cuando estás lanzando que proyectos juntos para el primera vez es a camiseta tamaño estas cosas. Entonces dale estas etiquetas, para que tengas pequeñas, extra pequeñas, pequeñas, medianas, grandes, extra grandes, tal vez XXL ahí dentro y asocie esos tamaños con días potenciales; así que extra pequeñas podrían ser un día, pequeñas dos días, mediana tres, grande cinco, etc. Lo que eso te permite hacer es mirar tus tareas ahora y empezar a poner talla como camisetas contra éstas, eso es una pequeña, esta es una mediana, esta es una extra grande. Ábrete camino para las áreas donde hay riesgo en el plan, quizá quieras poner una gama de tamaños en contra de ellos tal vez eso sea mediano a grande y lo usaremos más adelante cuando unamos los puntos en el proyecto. Entonces tenemos un tamaño ahí, entendemos las tareas, lo siguiente que hay que hacer es dibujar dependencias como parte de este plan. Entonces tal vez A_2 necesita llevarse a cabo solo después de que A_1 esté completo, tal vez C_1 solo tiene que comenzar una vez que este A_3, 2 esté completo, sacar esas dependencias y luego tienes esa vista completa realidad estamos donde entiendes en este etapa a medida que entiendes tu desglose de tareas , entiendes algo de dimensionamiento, has identificado algún riesgo y conoces las dependencias. Ese es tu primer pase de una estructura de desglose de trabajo. Con estos pasos anteriores ya terminados, es hora de mapear esto. Ahora hay muchas formas en que puedes hacer esto. Puedes tener notas post-it, podrías hacerlo en un pedazo de papel, puedes usar y MS proyecto o una hoja de cálculo Excel. Aquí son claves las dependencias porque obviamente esto dicta qué tareas solo pueden comenzar una vez que esas estén completas. Ahora una breve palabra sobre nivelación en esto. Lo que intentamos hacer en este sencillo ejemplo, solo asumes que todo es una duración a diferencia de una FL en proyectos con múltiples personas, puedes tener múltiples tareas ejecutándose paralelamente, puedes tener la capacidad de reducir un tamaño de tarea poniendo más personas son ahora. Pero para este simple ejemplo, supongamos que podemos mapear estas cosas simplemente en duraciones. Entonces haz eso, mapézalos en un tablero para tu proyecto específico y si miras al lado derecho cuando hagas eso, verás ese endpoint. Ahora ese endpoint es tu primer planificador principal cuando el final del proyecto se debe a la tierra. Ahora lo importante en esta etapa es revisar esa fecha. ¿Qué nos dice eso? ¿ Cumple eso con las restricciones que tal vez en el proyecto, tal vez alguien necesita ajustar, tal vez más recursos necesitan ser parte del proyecto, o tal vez algún otro alcance necesita cambiar? De cualquier manera, este es tu plan. Asegúrate de revisar eso con tus grupos de interés y luego pasaremos a partir de ahí. Como puedes ver, hay mucho en lo que pensar a la hora planear tu proyecto y lo que quiero que hagas ahora es pensar en tus propios proyectos y pensar tu estructura de proyectos y cómo se ha creado eso. A lo mejor es demasiado detallado, lo mejor necesita refinar un poco más, lo mejor no has identificado el riesgo ahí dentro. Pero este es un gran comienzo para que nos movamos y eso nos lleva a la siguiente parte de la clase, que se trata de gestionar tus proyectos. 5. Gestionar tu proyecto: La siguiente lección en la que vamos a dar paso es sobre la gestión del proyecto. Nos ha ido muy bien ahora hemos creado nuestro primer plan y si todo funcionó perfectamente bien, corre hasta el final sin necesidad de gestión alguna. Pero de nuevo, como dije antes, ese rara vez es el caso. El plan es solo el principio y lo que realmente necesitas hacer es gestionar bien ese plan. Eso no es sólo hacer el trabajo en sí. Hay muchas otras actividades que hay que considerar como gerente de proyecto. La gente quiere saber qué está pasando, ¿cómo vas a hacer eso? ¿ Cómo vas a alinear a las personas hacia lo que necesitan hacer hoy o mañana? Debido a que la mayoría de la gente rara vez sabe en qué necesitan estar enfocándose sin esa dirección, esto es lo que se necesita para gestionar tu proyecto con éxito. Lo que vamos a hacer hoy es meternos un poco en algunos de esos consejos. Vamos a ver cómo acercar y alejar el zoom como concepto, como una forma de rastrear el proyecto. Vamos a ver la gestión de riesgos. Vamos a mirar a medir el éxito a medida que pasamos por el curso del proyecto, y también vamos a ver todas las demás actividades en las que podríamos necesitar pensar en nuestro día a día como gerente de proyecto. Este primer paso es todo sobre el seguimiento de proyectos y me gusta emplear una técnica llamada acercar y alejar nuestros proyectos con el fin de asegurarnos de que esos se enfoquen, para asegurarme de que las partes interesadas y los miembros del equipo estén realmente claramente enfocado en las tareas que están justo frente a nosotros. ¿ Qué significa acercar y alejar? Tienes tu gran plan que acabas de crear. Pero ver eso como una imagen completa, día tras día a veces puede ser abrumador. Lo que me gusta hacer es asegurarme de que repartimos el trabajo en un periodo de tiempo frente a nosotros. A lo mejor es un proyecto de cuatro semanas. Sólo nos vamos a centrar en las actividades de la Semana 1 y eso nos permite reunir a esos interesados, acercar a una sala a aquellos integrantes del equipo que puedan tener actividades que hacer dentro de eso, mirar esas actividades sólo para esa semana y enfocado al láser en entregar aquellos en ese periodo de tiempo. Ahora lo siguiente que haces después de hacer nuestro zoom, aquí está tu retrospectiva sobre el trabajo, así que vas a hacer una pausa por un segundo. Vas a ver lo que dijiste que ibas a hacer en ese periodo de tiempo y vas a ver qué salió bien, qué no, qué tal vez fue un poco de lucha. A lo mejor quieres dejar de hacer las cosas avanzando. A lo mejor hubo algunas actividades que tardaron un poco más de lo que debieron haber hecho. A lo mejor en realidad no completaste todas las actividades que dijiste que ibas a hacer dentro de esa ventana de tiempo. Ahora lo que hacemos con esa información de la retrospectiva, esas lecciones aprendidas es alejarnos. Miramos ese panorama amplio, miramos lo que originalmente planeamos y tomamos esas lecciones aprendidas y ajustamos en consecuencia. Nos fijamos en qué tareas se filtran en el segundo periodo de tiempo. A lo mejor hemos descubierto algo que significa que algo es mucho más grande más abajo del plan de lo que inicialmente pensábamos que iba a ser. Ajustamos el plan en consecuencia, nos configuramos, realineamos sobre cuál es el siguiente trozo de trabajo y luego volvemos con nuestro enfoque y este enjuague y repetición del acercamiento, zoom hacia fuera ciclos es realmente importante para mantener personas enfocadas pero siempre reflexionando sobre lo que estamos aprendiendo y lo que significa para ese panorama más amplio. Ese es uno de mis consejos clave para el seguimiento de proyectos en un entorno de trabajo. Nuestro siguiente consejo es todo sobre la identificación y gestión de riesgos. Ahora, la gestión de riesgos a menudo es realmente infravalorados aspectos de gestión de proyectos con la mayoría de las personas ignorándolo y como resultado de eso, sólo tratar temas a lo largo del curso del proyecto, saltando de un incendio a otro. A menudo el problema con la gestión de riesgos es en realidad la identificación de los propios riesgos y mayoría de las personas realmente no piensan en ello manera creativa cuando piensan en lo que podría salir mal dentro del curso de un proyecto. mí me gusta emplear una técnica llamada el uso de una pre-mortem al intentar que los equipos y las personas piensen de manera creativa sobre lo que podría salir mal en el proyecto. Aquí tienes un ejemplo. Digamos que vamos a enmarcar al equipo del proyecto que el proyecto fue un desastre. ¿ Qué salió mal? Ya terminamos el trabajo y ahora es el fin del proyecto. Todo se está desmoronando. ¿ Qué pasó? Por ejemplo, tal vez el proyecto perdió todos sus objetivos. ¿Por qué fue ese el caso? Bueno, no hicimos el análisis de nivel correcto o no evaluamos como fuimos o tomamos un enfoque pragmático. A lo mejor los interesados realmente odiaron el producto en última instancia y ¿por qué fue eso? Bueno, no nos involucramos con ellos. No les escuchamos ni les pedimos su retroalimentación, o en realidad no atestiguamos las suposiciones ya que andábamos alrededor del producto sí o tal vez nadie sabía realmente lo que estaba pasando en el transcurso del proyecto. A lo mejor nuestros reportes fueron pobres y desactualizados. A lo mejor nuestras comunicaciones eran demasiado infrecuentes y no lo suficientemente afiladas. Pero lo que hemos hecho aquí es que hemos identificado lo que sí salió mal en este futuro estado. Ahora podemos empezar a pensar en estos elementos y buscar poner en marcha mitigaciones de riesgo para identificar cómo nos aseguramos de que no sucedan ellos mismos. Ahora para muchos proyectos, esto en realidad es suficiente para que hayamos identificado cosas que queremos abordar. Pero si quieres ir un nivel más profundo hacia abajo, entonces puedes tomar estos riesgos, potencialmente combinarlos con otros y en realidad ponerlos de algún tipo. Lo que hacemos aquí, en este ejemplo, es tomar estos riesgos, digamos que hemos identificado cinco riesgos, 1-5 y queremos pensar en cuál la probabilidad de que ocurra ese riesgo y cuál podría ser el impacto si lo hiciera. Entonces otra vez, de forma individual o dentro del equipo con el que estás trabajando, solo básicamente pon estos en los lugares donde podrían existir dentro del proyecto. Por lo que R2 es de impacto medio de alta probabilidad. Tenemos R1 aquí y sobre bajo, bajo, R5 podría estar marcado como conjuntos altos, altos y R3 o par en esta categoría media. Ahora, lo que esto realmente te ayuda a hacer es identificar qué riesgos quieres poner en marcha planes de mitigación. Si acabamos de decir que sólo nos vamos a centrar en los máximos, entonces tenemos el corchete rojo aquí. Tenemos R2 y R5. Ellos son los que vamos a hacer algo. El resto del riesgo, sólo vamos a aceptar y convivir en ese momento. Esa es una manera realmente buena de reducir y donde ese enfoque necesita estar en torno a la gestión de riesgos para el proyecto. Pero la gestión de riesgos no se detiene ahí. Entonces tienes que manejar ese riesgo que están heridas. Digamos que R2 y R5 en realidad sí tenían planes de mitigación en su lugar. Tenemos que mantenernos al tanto de ellos como gestores de proyectos, asegurarnos de que esas actividades se están llevando a cabo y luego somos capaces de mitigar en última instancia ese riesgo, que es lo que el plan fue todo el tiempo. Eso es lo básico de la gestión de riesgos. Hablemos del siguiente consejo que está midiendo el éxito en el camino. Ahora, sólo porque tu proyecto está avanzando por las tareas que se pone en su plan, realidad no significa que haya sido exitoso. Qué KPI o indicadores clave de rendimiento podrían tener en su proyecto los cuales realidad le permitirán ver si cree que los resultados de sus proyectos se van a cumplir. Esto a menudo es complicado, pero tal vez estás creando nuevos productos. ¿ Cómo probamos ese producto en desarrollo temprano? ¿ Qué supuestos estamos haciendo sobre qué va a ser el proyecto? A lo mejor necesitamos dar borradores tempranos de cosas a ciertos clientes para que vuelvan a entrar en alimentación, y ponerlos como hitos a lo largo del curso del proyecto. Tenemos que pensar cuidadosamente en asegurarnos de que seamos deliberados sobre los resultados del proyecto y que estamos aprendiendo a medida que avanzamos. Ahora bien, muchas veces se trata de indicadores que van a llevar hacia ese resultado al final, pero podría haber otros indicadores también que tenemos dentro del curso de nuestro proyecto. Podríamos estar midiendo el número de palabras dentro de un documento que creamos, podríamos estar viendo una serie de imágenes creadas, podríamos estar hablando del número de clientes con los que estamos hablando en el transcurso de nuestro proyecto. Estas son todas las cosas que mostrarán cierto nivel de integridad al proyecto que estás ejecutando, y de nuevo, muestran que no solo tienes control sobre las propias tareas, sino también una comprensión más profunda de los resultados que estamos tratando de lograr a través del curso del proyecto. El apartado anterior se enfoca en algunas áreas clave de gestión de proyectos o gestión de un proyecto en flujo, pero también hay muchas otras actividades que podríamos necesitar considerar a través del curso de la gestión de cualquier proyecto que tal vez necesitemos mantenernos al tanto de cada día dado de la semana. Me gustaría explorar algunas de esas muy brevemente ahora solo para mantenernos a todos al día. Me gusta mantener un poco de un mapa mental aquí de cosas en las que necesito pensar en día dado y a menudo usaré esto realmente como una forma de comprobar si estoy en camino o no, casi como un cheque mental mientras paso por esto y en ningún orden particular sobre esto. Riesgo nos enseñan sobre esto, pero ¿vienen nuevos riesgos, hay alguna acción de riesgo a la que hoy hay que dar seguimiento? Pensemos en el cambio. ¿Ha habido algún cambio en el proyecto? A lo mejor necesito sacar algunos planes específicos y cambiar en su lugar. A lo mejor no estoy comunicando el cambio o tal vez necesito hacer algo específico como resultado. Hablemos de roles y responsabilidades. ¿ Quiénes son las personas clave involucradas en el proyecto? ¿ Todos conocen su papel? ¿ Está claro? ¿Alguien no conoce su papel? ¿ Necesito realinearme con alguien? Pensemos en el seguimiento como acabamos de hablar. ¿ Sabemos dónde estamos en este momento? A lo mejor he tenido que escalar algo hasta algún consejo de revisión de proyectos o un equipo de alta dirección o un comité entonces ¿hay alguna escalada? ¿ Necesito perseguir algo sobre comunicarme apropiadamente con esas juntas de revisión? ¿ Qué pasa con mis grupos de interés? ¿ Yo sé quiénes son? ¿Han cambiado los titulares de las participaciones? ¿ Me estoy comunicando con ellos en el nivel correcto, y lo más importante es que están contentos con lo que están recibiendo de mí? A lo mejor un entorno en el que estás operando. Ahí hay un proceso. A lo mejor hay cosas a las que debes adherir, documentos para crear en cierto orden. ¿ Qué hay que crear? ¿ Estamos en buen camino con esos también? ¿ Hay algo que necesite dar seguimiento? ¿ Existe algún riesgo ahí particularmente? Hablemos de liderazgo. ¿ Quién soy yo como líder? ¿ Estoy sirviendo al equipo? ¿ Soy inspiradora y motivadora? ¿ Cómo lo sabría? ¿Les estoy preguntando? ¿ Estoy recibiendo comentarios de ellos? Hablamos de presupuesto. A lo mejor tú también estás a cargo de las cuerdas de monedero en el proyecto. Tienes que estar al tanto de lo que está pasando con los costos. ¿ Cómo sé dónde estamos hasta? ¿ Cuál es el retorno de la inversión para el propio proyecto? Éxito del que acabamos de hablar, Pero ¿cómo estamos midiendo eso? ¿ A qué KPI estamos mirando todos los días? Después está reportando. ¿ Qué mensajes estoy enviando? ¿ A quién estoy enviando esos mensajes? ¿ Están recibiendo mensajes claros para el proyecto? Entonces si tienes la suerte de ejecutar un proyecto que ya ha sido lanzado, entonces veamos ese ciclo de vida extendido del proyecto. ¿Qué aprendimos de eso? ¿ Qué salidas que vemos como resultado y cómo sabremos si necesitamos hacer algo para el próximo proyecto que avanza? Todo esto representa una imagen bastante grande de las actividades que tal vez debas considerar para el proyecto con el que también estás lidiando. Ahora, mantenerse en la cima de todas estas cosas a menudo es realmente, realmente complicado, por lo que me encanta tener representaciones visuales de todo lo que está en juego en cualquier momento del tiempo. Aquí es de donde suele venir el término placas de hilado. Porque si te enfocas puramente en el aspecto de seguimiento para el proyecto, por ejemplo, entonces es muy fácil para nosotros perder la pista del presupuesto o tal vez un aumento en la escalada y luego paso todo mi tiempo lidiando con riesgos, entonces podría perder pista de esas escalaciones y luego quizá las cosas no se hagan. Es realmente importante tener una representación visual y me gusta, tal vez en cinco minutos todos los días, simplemente dar la vuelta al mapa mental y preguntarme si creo que estas cosas necesitan algún trabajo a medida que las atravieso. Eso realmente te permite mantenerte en control, trae esa disciplina al proyecto, y te permite ser un gestor de proyecto exitoso. Antes de pasar a la siguiente lección como parte de esta clase, quiero que se detengan y piensen en algunos de estos consejos y técnicas por las que hemos pasado aquí. Piensa en cómo estás gestionando actualmente el proyecto que tienes en vuelo. ¿ Necesitas un mecanismo como este el cual te va a ayudar a entender dónde están las cosas en tus proyectos actuales. Tómate el tiempo y piensa en eso ahora antes de pasar a la siguiente sección, que se trata de comunicar el estado de nuestro proyecto y comunicarnos con nuestros grupos de interés de forma continua. 6. Comunicar tu proyecto: Nuestra siguiente lección va a ser sobre comunicar tu proyecto a los demás. Ahora podrías preguntarte por qué eso es importante, pero podrías estar dirigiendo el mejor proyecto del mundo con el equipo de personas más asombroso que trabaja dentro de él. Pero si no le estás comunicando eso a la gente, entonces ¿cómo podrían saberlo? Si piensas en tu reporte semanal o en un correo electrónico que envías para resumir a tus stakeholders cómo van las cosas en un proyecto, entonces tal vez esa sea la única ventana que tienen a lo que está pasando día tras día. Asegurémonos de que haga un servicio a todas aquellas personas que trabajan duro dentro del proyecto, para representar realmente dónde están las cosas. Una buena comunicación también representa el control, que de nuevo es algo que se te está pidiendo que representes como gerente de proyecto en un proyecto. ¿ Estás haciendo eso de la forma en que te comunicas? Saltemos a algunos consejos y consejos que nos van a ayudar en el camino. Nuestro primer paso es todo sobre comunicar ese estado formal del proyecto. Este es su informe de proyecto. Aquí hay algunos consejos que son realmente, realmente importantes. En primer lugar, tiene que ser conciso. Tiene que ser claro. Tiene que ser capaz de representar en las pocas palabras posibles, cuál es ese estatus. Necesitas estar pensando en explicar lo que acaba de pasar, lo que está pasando a continuación, cuál es ese panorama más amplio del proyecto, ¿qué riesgos podrías estar llevando? A lo mejor quieres poner algunas preguntas ahí también, para que estés pidiendo al público que considere cierto aspecto del proyecto o que dé alguna retroalimentación. Concéntrese siempre en estos conceptos a la hora de informar. He visto informes de proyectos en mi tiempo, spam múltiples páginas que son densas de palabras y deja los interesados no realmente poder tener una buena idea de lo que son los takeaways. Piensa en eso. Preguntas clave, resúmenes clave y cuáles son potencialmente los puntos clave para el público. El reporte es realmente una forma de arte. Es decir la máxima cantidad de cosas en tan pocas palabras como sea posible. Busca esa retroalimentación. Mira a ver si tus grupos de interés están consiguiendo lo que necesitaban, y dar forma, y refinar ese mensaje para que sea claro y conciso porque eso es lo que va a ser importante para transmitir ese mensaje. El siguiente paso es mantener el ritmo de las comunicaciones informales también, no solo se concentren en ese informe formal del proyecto, sino que miren la oportunidad con cosas como Slack, o MS Teams, u otras formas de hablar con la gente. A lo mejor es un stand up diario o un stand semanal con un grupo más amplio de personas. Sea ese comunicador positivo, comparta los éxitos en el proyecto. Motivarás a los equipos con los que estás trabajando como resultado de eso, ya que verán que tú también lo estás diciendo y que estás compartiendo eso con esos stakeholders que tal vez sean solo obtén pequeños atisbos de lo que ha pasado día tras día fuera. Enfócate en esas comunicaciones informales y de nuevo, serás mejores equipos como resultado de eso. El siguiente paso es no se apresure y mantener las cosas actualizadas. No hay nada peor como actor clave en abrir un reporte digital que está desactualizado, que no ha sido atendido. A lo mejor es en realidad en una ubicación central la cual está destinada a ser en tiempo real y están obteniendo información que claramente está desactualizada. Ten siempre cuidado con lo que estás presentando, lo que estás compartiendo con tus grupos de interés, y que sea información fresca. Asegúrese de que el informe de cadencia en que para coincida con el tamaño y la escala del proyecto que ejecutan. El segundo consejo dentro de esto es usar tu alter ego, ya que creas ese primer pase de tu reporte de proyecto y solo pausas, enciendes ese alter ego y hazte preguntas, sobre lo que me está diciendo este reporte. ¿ Qué cosas podrían quedar sin respuesta? Si yo estuviera leyendo esto por primera vez, ¿qué preguntas podría tener? Simplemente arregla el reporte usando el alter ego y tal vez incluso como un tercer consejo, sala a través de ese reporte de arriba a abajo como si lo estuvieras presentando. ¿ Se pega en todos los marcadores clave? Creo que eso es realmente importante enfocarnos en eso y mantener felices a las partes interesadas a medida que lo atraviesan. Por concisión, piensa en las tres cosas que quieres que alguien le quite de leer tu reporte. Deben ser realmente fáciles de identificar cuando lees tu material. Ahora recuerda, si pones una escalada en la página 4, párrafo 3, entonces la gente no va a leer eso como una escalada. Por lo tanto, piensa cuidadosamente en la información que estás transmitiendo. El siguiente paso es entender que la comunicación no es sólo hablar contigo mismo. Digamos que conseguiste una reunión de interesados y trajiste gente a una sala para transmitir el estado del proyecto. Estás hablando sólo por 20 minutos en pleno control de todo lo que está pasando, tal vez no sea lo correcto. La comunicación también está escuchando. Tienes una oportunidad al reunir a esos interesados para preguntarles a estas personas qué piensan del proyecto. ¿ Creen que vamos bien? ¿ Qué riesgos ven? ¿ Con qué cosas necesitan ayuda también? Creo que cuanto tranquilo estés en esas reuniones, dejar que otros hablen, más valor te vas a sacar de ella. Seguro, vas a necesitar hacer eso por anticipado fijando el ritmo de escena. Vas a explicarle a la gente dónde está, pero mantén eso menos de lo que podrías pensar que necesita ser. Como resultado de eso, construirás mejores equipos colaborativos. La gente querrá trabajar porque sienten que se les está escuchando y si ajustas el plan en base a esta retroalimentación, les animará más a transmitir sus propias opiniones personales sobre si este proyecto está en camino o si cualquier cosa necesita cambiar. Antes de cerrar en esta clase, quiero que solo se detengan y piensen todo un lado de la comunicación de las cosas en su propio proyecto. ¿ Qué está funcionando? ¿Qué no lo es? ¿ Están contentos los interesados? ¿ Tus reportes son demasiado largos que necesitan ser más concisos? ¿ Tienes las reuniones correctas y estás transmitiendo el mensaje correcto en esas? Tómate el tiempo para pensar en eso. Una vez más, si consigues la comunicación correcta junto con las otras cosas, entonces realmente vas a hacer un proyecto exitoso. 7. Reflexiones finales: Gracias por ver hoy la clase. Recuerda, no se necesita demasiado para ser un buen director de proyecto, solo un poco de disciplina, y alguna organización, y la mentalidad correcta. Lo que quiero que hagas ahora es pensar en tu proyecto de clase mientras pasaste por esto, qué consejos y consejos realmente han resonado contigo, cómo se ve tu horario ahora, qué cosas vas a empezar a usar en tu propio día-a-to- día? Quiero que los compartas en la sección de proyecto de clase si es posible. Si tienes alguna pregunta, entonces por favor, suéltalas al tablero de discusión. Gracias de nuevo por mirar y nos vemos pronto.