Escritura de negocios simplificada: cómo hacer que tu escritura sea más fácil de leer.

1. Introducción: ¿ Alguna vez has recibido un documento que tenías que leer porque era tu trabajo leerlo porque realmente querías leerlo? Y cuando te metes en leerlo, tu cerebro glasearía sobre algunos documentos, tomaría 234 o incluso cinco veces para leer con el fin de entender lo que el escritor ha escrito. Entonces la pregunta que tengo para ti es como una posible que la gente tenga el mismo problema con lo que tú tienes. Rutil. Por supuesto que no, porque lo que has escrito es absolutamente maravilloso. Y al final del día, cualquiera puede levantarse. Llega el año, me CresS. He sido escritora e ilustradora desde hace más de 20 años. En esta clase, comenzaremos viendo algunos de los mitos que rodean la escritura dentro del contexto empresarial . Entonces pasaremos a algunos principios, que puedes usar para aportar claridad y concisión del pie lo que estás escribiendo, porque si es claro y conciso, va a ser más fácil de leer, Y si es más fácil de leer, es más probable que se lea. Entonces pasemos a la primera escucha y empecemos a mirar algunos de los mitos que rodean escritura dentro del contexto empresarial 2. Mitos: Entonces, ¿cuáles son algunos de los mitos sobre escribir? El 1er 1 es que tienes que ser creativo a la hora de comunicarte con los demás y escribir. Es importante no ser demasiado creativo con tus sinónimos y objetivos. Es importante no referirse a lo mismo con una serie de nombres diferentes, y es importante no usar el mismo nombre o término al referirse a una serie de cosas diferentes . El mundo está lleno de TL A's y palabras de moda que una industria de tono único, una empresa o incluso un equipo de proyecto dentro de una empresa. Entonces, ¿tienes que ser creativo? Bueno, sólo si estás escribiendo una novela, y esta clase no se trata de escribir novelas, tienes que encontrarte como inteligente. No es raro querer impresionar a la gente con un gasto de vocabulario usando palabras grandes o extranjeras que suenan. Creo que todos pasan por esta fase hasta cierto punto en alguna etapa de sus vidas. Pero este comentario no se trata de presumir, y ampliar tu vocabulario en realidad es algo bueno. El punto que estoy haciendo es que es más importante enfocarse en lo que quieres decir y usar el vocabulario de tu audiencia. Si quieres transmitir tu mensaje, y eso suele ser una audiencia mucho más amplia de lo que piensas, y tal vez un objetivo mucho más difícil para algunas personas reconocer y lograr. ¿ Tienes que encontrarte con su inteligente? ¿ Eso es una firma? No, aquí hay un sí, no hay duda. Y quiero que vayas con la primera respuesta que me viene a la mente. ¿ Es importante que sus lectores necesiten estar plenamente informados? Es posible que estés escribiendo sobre un evento en marcha y venidero, un tema local que está afectando la salud de tu comunidad. O estás brindando información financiera para que tus clientes puedan tomar una decisión informada y a la pregunta. ¿ Es necesario que sus lectores estén plenamente informados? La respuesta es no. Y volveremos al pronto porque sé que algunos de ustedes estarán pensando que la respuesta es sí y continúa hasta su último punto. ¿ Alguna vez alguien se detuvo y canceló sus citas para el día para leer un correo grande o reportar que tienes síntoma? Tú lo escribes. Volviste tu corazón y tu alma en ella. Odio ser el Buró de Noticias Decepcionantes, pero cuando se trata de documentación empresarial y correspondencia. La gente simplemente no se muere por leer lo que has escrito. Entonces esos son los meses. En lugar de ser creativo con tus sinónimos y adjetivos y lo que llamas cosas, sé consistente con tu elección de palabras. Es decir, por ejemplo, está escribiendo un manual sobre cómo usar una computadora en lugar de ponerse creativa refiriéndose al monitor. ¿ Es delgado un monitor? Al referirse a Es una pantalla. Entonces refiriéndonos a ella es una pantalla. Sentarse en usar solo una de estas tumbas consistentemente a través de su documentación, iría a la pantalla. Y esto se debe a que pienso en un monitor es una persona que mantiene un ojo en algo, y me gusta usar la palabra display como verbo en lugar de como sustantivo, sobre todo si estoy escribiendo, por ejemplo, una guía de usuario. En lugar de tratar de encontrarse con su inteligente usa el inglés llano tanto como puedas. Es un equilibrarlo. En ocasiones sí necesitas usar términos de la industria, sin embargo, si estás escribiendo a la gente o escribiendo para personas que son nuevas en la industria, usar un inglés sencillo puede ayudar a ponerlos al día mucho más rápido. Es necesario que los lectores estén plenamente informados. No hay Raiders necesitan estar razonablemente informados si ahogas a tus lectores en una noción de información pensando que necesitan estar plenamente informados. Eso puede llevar a una parálisis para el lector, por todos los medios proporcionar a los lectores lo que necesitan saber para tomar una decisión informada. Simplemente no los ahogues con todo lo que puedas pensar como el escritor. Tienes que hacer todo el trabajo para que todo lo que el lector tiene que hacer es leerlo una vez dedo del pie. Entenderlo. Recuerda más fácil de leer. Es más probable que se deshagan los documentos. Estos son los principios que se tienen en cuenta a la hora de escribir constructo información Cherie. lectura fácil puede ser escritura dura, pero cuanto más lo hagas, más fáciles los niños. 3. Principios de principios: los cinco principios que voy a cubrir brevemente son importantes tener en cuenta a la hora escribir si está escribiendo un correo electrónico, el informe o una publicación en bloque. Todos estos principios trabajan en conjunto para ayudarle a encontrar el equilibrio adecuado de claridad y concisión en todas sus comunicaciones escritas. Conoce a tu público. Recuerdo cuando mi hija tenía cuatro años y me hablaba de alguien que conoció , y asumió que conocía a esta persona porque hasta ese momento, conocía a todos en su mundo. Incluso como adultos, seguimos haciendo esto. Es normal asumir que nuestros albergues de conocimiento y vocabulario se comparten con todos. Es solo que afuera, por ejemplo, trabajos especializados en el aire o las industrias que trabajamos. Y no es tan universal como queremos esperar. Considera que tu público puede no estar familiarizado con lo que tienes en la cabeza o cómo piensas. Considera con el vocabulario que usas todos los días con tus compañeros son universalmente entendidos porque, por ejemplo, esto me un experto de minutos de tema o pequeña a mediana empresa. Bueno, algo más si estás hablando de pymes como experto en materia, pero la persona con la que estás hablando está tratando de relacionar tu diálogo demasiado pequeño con las medianas empresas, sus cerebros se van a glasear. Considera cómo reservar quieres que tu público se aleje. Si quieres llegar a un público más amplio, sé más inclusivo con tu vocabulario. No. ¿ Qué quieres decir? Tómese un tiempo para averiguar cuál es su mensaje principal. ¿ Qué es lo que realmente quieres comunicar? ¿ Hacer un gran cerebro volcado en papel o en tu procesador de textos? Una Mente reunida puede ser útil. Tan solo una figura y arregla tus pensamientos. Tan solo toma aquí para no compartir estos pensamientos confusos. Ordenadlos primero y asegúrate de eliminar cualquier cosa que pueda ser distrayente o potencialmente engañosa. ¿ Sabes por qué quieres decirlo? Pregúntate por qué quieres comunicar esta información. Algo te está conduciendo. O tal vez ayuda simplemente entender tu propósito, por ejemplo, persuadir a alguien para que haga algo para informar a los lectores de algo que está pasando o poner a alguien al día con un aspecto del nuevo trabajo. No me hagas pensar. Si sabes lo que quieres decir y entiendes por qué lo estás diciendo, entonces es importante que hagas todas las palabras el escritor, para que tus lectores puedan leer de una vez y conseguir lo que estás diciendo. Recuerda estas dos cosas. Tu público solo necesita estar razonablemente informado, así que no los ahogues con demasiadas opciones o demasiado conocimiento. La mayoría de la escritura de negocios es larga, compleja y tarda una eternidad en llegar al grano. Esto es autoderrotante como el teatro disponible. El tiempo de lectura suele ser sólo unos minutos. Simplificar. Sé que algunas personas piensan que la simplificación es una forma de tontear las cosas para tu público. Permítanme asegurarles que no es así. ¿ Alguna vez has enviado un correo solo para decepcionarte de que el destinatario se perdiera el punto que estabas intentando hacer y se centrara en algún otro aspecto de tu correo electrónico? simplificación es el proceso de eliminar cualquier cosa que pueda nublar lo que estamos tratando de decir . La forma más sencilla de lograr comedores de simplicidad a través de la eliminación reflexiva de cualquier cosa que sea poco o nulo valor para tu mensaje principal. Es importante sopesar lo que estás diciendo contra tu mensaje principal o punto clave. En ocasiones esto significa sacrificar contenido del que estás orgulloso, y esto puede ser difícil. Eso con mientras proporciona demasiada información, aumenta la probabilidad de dos cosas. Las personas tienen menos probabilidades de leer lo que has escrito, o es más probable que se pierdan lo que intentas decirles y se centrarán en algo que consideres irrelevante. 4. Simplifica: estufa en un ejemplo. Este 'll es un correo electrónico o recibido hace un tiempo de parte de un agente inmobiliario o real tour. Pensé que este correo electrónico era un buen ejemplo de lo que no se debe hacer. Y así lo reelaboré en el centro, grande preguntando al escritor de puedo usarlo en mis talleres. A la derecha me alegró usarla siempre y cuando cambiara los nombres. Lo que me gustaría que hicieras es pausar este video en un momento y anotar tres cosas que podrías hacer para mejorar este correo electrónico. Así que pausa ahora, mientras corre la cuenta regresiva y dale un poco de pensamiento. Graze ahora estás de vuelta. ¿ Qué podrías mejorar que aportaría claridad a este correo electrónico? Bueno, sentencias más cortas habrían hecho más fácil incursionar. Localizar ese correo electrónico, mensaje primario o clave, y ponerlo por delante aseguraría que no se pierda. Usar texto en negrita con moderación y darle un propósito ayuda. En la actualidad, el texto en negrita crea lo que yo llamo aleatorio. Yo soy Ignatz thes imanes dibujar los lectores yo y me han leído juntos. No tienen sentido en absoluto cambiar el foco de lo que está hasta el escritor para terminar enfocarse en lo está en él para el lector y la última mejora que podríamos hacer, aunque probablemente sean un hume o simplemente es eliminar palabras y frases que no tenían valor. Entonces vamos a aplicar un poco de simplificación. La primera oración es larga de cuerda, y mucha de ella se puede quitar para que sea más fácil de leer. Por ejemplo, ¿realmente necesita el escritor decirme que me está haciendo un favor proporcionándome un niño para ver? O sea, ¿qué es realmente principal? ¿ El escritor realmente necesita decirme que me está escribiendo en absoluto? Eso es un dado para que puedan ir. Y aquí nos hemos quitado toda la pelusa y nos quedamos con las frases. Mensaje primario. Quitemos algunas palabras o frases redundantes. ¿ Alguna vez has oído hablar del miércoles, jueves o viernes cayendo en un fin de semana para que pueda ir la frase durante la semana? La última parte de esta limpieza es agregar algo de consistencia y la presentación. Entonces en lugar de wid jueves o viernes por la noche, escribamos todos los días en su totalidad, y una vez que lo hayamos hecho, simplemente fluye mucho más fácil. Y aquí está el después mucho más fácil de leer. Además de los cambios de misiones hasta el momento, utilicé negrita solo para la línea de captura y reordené el contenido. Ha estado pegando el centro. Un correo electrónico. Yo movería la línea de captura al campo sujeto delgado estaban directamente en el por qué delgaba la oferta y luego el llamado a la acción. El correo electrónico de la derecha es mucho más fácil de leer. No me hace, es el lector. Deténgase a pensar en ello lo que el escritor está tratando de decir. No tengo que leerlo varias veces para obtener el mensaje. Entonces recuerda, si es más fácil de leer, es más probable que lo sea realmente. Se trata de un proceso de simplificación de reducción reflexiva si de desorden de palabras y frases redundantes dando como resultado un mensaje claro y conciso. 5. Viñetas: Ahora pasemos a otra herramienta que puedes usar para simplificar tus oraciones. Algunos de ustedes ya estarán haciendo esto, posiblemente sin pensarlo demasiado. Pero de lo que estoy hablando aquí es usar balas para aportar claridad a lo que pueden ser oraciones largas, enrevesadas. En particular, podemos usar balas para que tus documentos sean más fáciles de leer. Proporcionar. Bienvenido qué espacio y expresar las relaciones más claramente. Por lo que aquí hay un ejemplo antes y después de una declaración de política, comenzando por la frase original en el ascensor. Al igual que el lector, inmediatamente pierde la voluntad de vivir, hace derecho a la jerga sin llegar directamente al grano, y hay que leerlo varias veces el dedo del pie trabaje si realmente se aplica a usted en el derecho. Cualquiera que lea esto confesado trabaje con la información va a ser relevante antes de seguir leyendo. Si es relevante para el lector, le dice claramente al lector, Win aplica esta política y lo que necesitan hacer. Y escuchemos. Te voy a mostrar tres caminos. Puedes usar balas para aportar claridad a tu escritura. Puedes usar balas para listas con viñetas, rompiendo una sola frase como acabamos de ver hacia abajo en trozos fácilmente digeridos de información y listando oraciones. El listado con viñetas. Este es quizás el uso más familiar de las balas aquí. Estamos usando balas para crear una lista simple, en orden de artículos. La regla sobre capitalización y paradas completas son las que uso porque estamos usando balas . Cualquier otra puntuación es redundante. A algunas personas les gusta volver a encabezar los semi colones. Al usar balas, no tenían valor y se pueden soltar por completo. Esta es una lista de ejemplos, por lo que tampoco hay necesidad de un fin. El condenado con viñetas. Empezamos esto. Escucha con una frase con viñetas, y aquí hay otro ejemplo. Esta es una sentencia completa. Podemos usar las balas para formar una sentencia encabezando un colon, reemplazando los Commons por balas, reteniendo las mayúsculas estándar de la sentencia, colocando una coma antes de la declaración condicional y terminando con la parada completa. Y, por supuesto, es mucho más fácil escanear y allanar entonces, cuando está enterrado en el párrafo sin base de blancos alrededor de él. Por lo que una sentencia con viñetas es más fácil de leer y más fácil de leer. Sentencias sólo necesitan ser leídas quiere entenderlas frases con viñetas. El último ejemplo de usar balas es bastante sencillo. En este ejemplo, estamos listando un set off frases. Cada ítem con viñetas es una frase por derecho propio, es decir, cada bala. Se sentencia sigue la capitalización de sentencia estándar y termina con un tope completo. Se establece de antemano la relación entre estas sentencias. ¿ Dónde te pide seguir estos cuatro rollos? Si se escribe es un párrafo, esto podría llevar a los lectores de viaje salvaje los hits alrededor de las reglas, así que tengan una oportunidad. Este es un ejercicio sencillo. Ah, pon una cuenta regresiva en esto para darte cinco segundos para presionar el botón de pausa. Y mientras estás posando las hendiduras, agarra un bolígrafo y papel e intenta sacar la oración usando balas. Aguanta. Aquí está mi consejo que simplificando a sus parejas frustraciones usando un toro si sentencia. Algo que quizá te hayas encontrado haciendo al leer estas oraciones de balas es escanear la lista. Los iPhones con viñetas son fáciles de escanear. Es un poco como conseguir una vista de pájaro de lo que estás a punto de redactar y hacer ejercicio, sea relevante o no, antes de leerlo realmente 6. Superación de la Ambiguity: en esta última escucha, vamos a cubrir cómo utilizar frases con viñetas para superar la ambigüedad. Entonces, ¿a qué me refiero con ambigüedad? Hablo del uso de las palabras y y O me parece que a veces la gente usa fin cuando significan o terminan. En ocasiones usar o cuando significan punta punta punta se suman a la confusión. Algunas personas tratan de cubrir todas las bases mediante el uso y la slash. O el problema surge de limitaciones con el idioma inglés. Y aquí es donde todos podemos encontrarnos luchando. ¿ A quién debo decir por qué los lectores pueden luchar con lo que usted ha escrito. Las palabras terminan y o simplemente no cubren todas las permutaciones lógicas que necesitamos a la hora de escribir. Pero, ¿qué quiero decir con esto? Echemos un vistazo a cómo los desarrolladores de software resolvieron este problema. Han definido claramente lo que cada uno de estos términos significa fin para completar la lógica que tienen X o así fin significa ambos todos significa uno o el otro o ambos, y Excell simplemente significa uno u otro, pero no ambos. Ahora bien, no estoy sugiriendo que uses estas reglas cuando estés escribiendo un correo informará, dado que la mayoría de la gente nunca ha oído hablar de la Lógica Booleana. Línea letal Lo que está usando X o no va a ed claridad a tu escritura. Pero espera. Podemos, en la mayoría de los casos, sortear la ambigüedad de usar end y o por ser astutos sin frases de plomo. Ya has visto esto antes. Es la lista con viñetas de antes en esta clase, y el plomo sentenció la frase cualquiera fuera lo siguiente elimina cualquier ambigüedad. Echemos un vistazo a un simple problema con la frase. Muéstrame todos los arándanos de lectura. ¿ Qué te viene a la mente? ¿ Estaba pensando Muéstrame todas las Bayas que son rojas o soplan? Sí, muéstrame todas las Bayas que tienen tanto rojo como azul podría reescribir Esta es una frase estándar y eso está bien o podría simplificarla justo abajo usando balas. Muéstrame la siguiente lectura Bayas y arándanos. Si fuera a mandar a un empleado a comprar unos autos azules de lectura, estoy pidiendo algunos autos rojos y algunos autos azules, o causa que tienen un esquema de color de dos tonos de la ambigüedad real y azul puede llevar a que se cometan errores caros aquí es otra. Yo uso un chubasquero. Gana que llueve y nieva. ¿ Lluvia y nieve al mismo tiempo? Yo uso un chubasquero cuando llueve o nieva. ¿ Esto es más claro? Llevo un chubasquero en cualquiera de los siguientes con las condiciones lluvia, aguanieve, nieve. Eso es mucho más claro. Aquí tenemos una gama de ideas para sentencias de plomo. El punto aquí es que se utiliza la frase principal para comunicar claramente las relaciones entre los ítems y los puntos de viñeta que están a seguir es una pausa de ejercicio. El tobogán y pesado consiguió reescribir el sexo. Estricto como cacería, puedes reescribirlo con la sentencia principal y lista con viñetas. Hall es una sentencia con viñetas. Entonces, ¿cómo te fue? Aquí hay dos ejemplos de cómo podría parecer. El 1er 1 está escrito. Tiene sentencia con viñetas. El segundo está escrito es una lista con viñetas. Por lo que ahora estamos en el ejercicio de aguinaldos. Sólo bromeando. Este párrafo se puede descomponer en tanques fáciles de digerir. Si quieres jalar la escucha, hazlo ahora y ten un go reescribiéndolo todo. Por lo que su cuenta en para que puedas hacer una pausa y darle una oportunidad. Aquí está pasando mucho, podríamos escoger un cheque de información y convertirnos en una sentencia con viñetas. No obstante, el gran cambio que estamos haciendo aquí es hablar directamente con el público. Si tienes antecedentes legales, esta es una oportunidad para probar el inglés llano. Entonces aquí, chicos para hablar con el público de manera más directa. Estoy usando las palabras usted para referirse al Raider y nosotros para referirnos a la persona que es la er superior. Es más directo y amigable al mismo tiempo. Ahora tenemos un golpe claro para esta cláusula contractual. Entonces nos vamos directo a sentar. Las expectativas que es llana tienden al grano. Hay mucho espacio alrededor de su tronco de información. Tiende a quien esté leyendo esto no necesita leerlo varias veces dedo del pie resolver lo que el escritor está tratando de decir. 7. Boy a fin de que se Bye en bbde en Bye con Bye a un de bí se bé en el día bido: Oye, muchas gracias por ver esta clase. Me alegra mucho que hayas llegado tan lejos. Recuerda que como escritor, es tu trabajo hacer todo el trabajo para que todo lo que tu lector tiene que hacer es leerlo una vez juntos. Y esto es tan de vital importancia en este día y edad, cuando tu público recibe mucha correspondencia, probablemente tenga muchos informes que leer, muchas decisiones que tomar. Sabes que tienen su propio trabajo de día para hacerlo. Si les estás enviando algo, asegúrate de que lo que les mandes vaya a subir hasta la cima del Leicester. Tim. Entonces lo que quiere leer tu público. Si puedes ganar reputación por escribir correspondencia y documentación claras y concisas , esto aumenta las posibilidades de que lo que escribes se vaya a leer, y eso te pone por delante de la manada. Entonces solo quedan tres cosas más por hacer. Una es seguirme en habilidades. Pura a es dejar una reseña de esta clase, así que por favor deje una reseña. Sí ayuda a otros alumnos determinados con esta clase vale la pena ver. Además, díselo a tus amigos así si tienes mucho valor fuera de esta clase, y piensas que algunos de tus amigos podrían mejorar en su correspondencia o sus reportes, viéndolos de esta manera y decirles que vigilen esta clase. Y la tercera cosa es, por favor deje un comentario en el área de discusiones a continuación, particularmente si quiere que agregue más lecciones a esta clase o si quiere que cree más clases a lo largo de estas líneas. Entonces si es el inicio de la semana, que tengan una gran semana. Si es el fin de semana, que tengas un gran fin de semana, y espero volver a verte algún día. No es que en realidad pueda verte, pero ¿sabes a qué me refiero?