Escritura de correo electrónico profesional

1. Bienvenido al curso curso: Hola y bienvenidos al curso profesional de redacción de correo electrónico. Me entusiasma que estés aquí, y me emociona enseñarte todo lo que he aprendido en los últimos 15 años de ser escritor profesional y ayudarte a entender cómo llevar tus correos electrónicos de conversacional a profesional. Es una habilidad importante que todo el mundo necesita tener. No importa si eres empleado, dueño de un negocio. Ah, freelancer. Todo el mundo necesita poder escribir correos profesionales, sucintos, sucintos, breves al punto que transmitan respeto y que sean fáciles de leer y fáciles entender, incluso de un vistazo rápido, ya sea volteando en tu teléfono o lo que sea. Estoy increíblemente emocionado con los documentos que se adjuntan a este curso, así que asegúrate de descargar los correos electrónicos de muestra, las hojas de trabajo, todo para que estés listo y en funcionamiento y listo para ir. Poner esto en práctica en tu propio trabajo y en tu propia vida personal. Entonces con eso dicho, buceemos en 2. Conoce a tu público: antes de entrar en el verbo real, ege y estructura de la escritura profesional de correo electrónico, es realmente importante que hablemos de conocer a tu público. Hay una enorme diferencia entre tus compañeros, tus compañeros, aquellos en los que estás, el mismo nivel de trabajo con y los que están en una posición de autoridad sobre ti. Ya sea que sean sus clientes, si eso son gerentes con si ese es el dueño de la empresa. De acuerdo, cómo te comunicas y el nivel de profesionalismo que necesitas llevar a tu email escribiendo debería aumentar cuanto más lejos de ti y cuanto más arriba de ti que las personas con las que te estás comunicando con nuestra. Entonces cómo te comunicas a través de la escritura con tus compañeros podría ser muy diferente a cómo te comunicas con un cliente, lo cual también podría ser muy diferente con el tono que tomas con un supervisor. Entonces conocer a tu público y saber con quién estás hablando, quién estás escribiendo, Teoh te va a conseguir un largo camino en lograr el tono profesional que es adecuado para la situación 3. Acrónimos y números: Hablemos de acrónimos y números. Ahora las siglas son una serie de letras, a veces incluso números que se utilizan en lugar de la palabra más larga o congelar que representa . Por lo que M I a. Falta en acción a w o l ausente sin derecho de licencia lo antes posible. Sea lo que sea que realmente signifique, no lo sé. Pero el punto es, es que en tu escritura profesional de correo electrónico, rara vez es aceptable solo usar acrónimos y abreviaturas como esa. Si vas a introducir esos en tu escritura, primero debes usar la forma larga, palabra o frase, y luego puedes usar el acrónimo más corto. Pero en general, es mucho más profesional simplemente escribir estas cosas. La excepción a esta regla sería, digamos, que estás escribiendo un correo electrónico que es sólo un intercambio rápido entre colegas, y tal vez estás trabajando en un proyecto que tiene muchos términos técnicos realmente intensos, y ustedes optan por usar estos términos acortados para conseguir su punto de vista más rápidamente. En ese caso, es aceptable. Pero si está escribiendo un correo electrónico de consulta a un cliente o si está enviando. Ah, correo electrónico de marketing frío. Pruebe su mejor esfuerzo para mantenerse alejado de acrónimos y de abreviaturas como esta. Lo mismo vale para los números. Hay un momento y lugar para simplemente poner el número dos en lugar de deletrear tw o, por ejemplo. Pero lo más grande que se quiere evitar con los números es voltear de ida y vuelta. Entonces si estoy escribiendo una frase, por ejemplo, por ejemplo, y digo que la fecha es el 7 de julio 2 won t 20 y la reunión a la que vamos va a ser a las dos de la tarde del miércoles 23 de la semana siguiente. Quieres mantenerlo consistente, así que si deletreas tus números, deletrea tus números. Si solo estás listando el número individual, entonces haz eso a lo largo. Se quiere evitar deletrear el número dos y después tener un número 22 que acaba de escribir más adelante en su sentencia. Por lo que la consistencia es la clave aquí para la redacción profesional del correo electrónico. Cuando se trata de acrónimos a los números T cualquiera de esto, simplemente asegurándote de que estás haciendo lo mismo una y otra vez y no desees lavar ida y vuelta de una manera u otra. 4. Uso de Pronoun: en este video. Ahora vamos a hablar de pronombres. pronombres son palabras como Él, ella, ellos nosotros. Y se utilizan en lugar de nombres de personas en oraciones. Entonces si iba a decir que voy a John's House aquí vive al 47 0 Brian Lane. Está bien, está en el lugar de decir a John otra vez. Esto puede ser muy, muy útil ya que evita el uso repetitivo de nombres. Ya sabes, vamos a casa de John. John vive a los 27. darían las casas de Brian Lane John? ¿ John maneja un Ferrari? De acuerdo, así que queremos evitar ese uso excesivo de nombres, y ahí es donde pronunciar Rey puede ser útil. No obstante, les advierto que se mantengan alejados tanto como sea posible de los pronombres personales. Ahora bien, pronombre personal estaría usando yo, um o tú, porque esos son términos muy relacionales y no son excesivamente profesionales, dependiendo de la forma en que los estés usando. Si estás usando la palabra yo ah, mucho. El tono que ese correo electrónico va a transmitir va a ser uno de, um, introspección para ti mismo versus colocarlo externamente. Por ejemplo, si estoy enviando un email a mi jefe por un tema que estoy teniendo en el trabajo. Y si estoy escribiendo cosas como pienso que Derrida o siento que Donetta se puede encontrar como muy acusatorio o muy intenso. En lugar de decir algo así en una situación como esta, alguien puede sentir que el uso del pronombre es alguien. De acuerdo, te estás refiriendo tanto a ti mismo, pero lo estás quitando. Es más de 1/3 perspectiva de persona y puede causar que lo que estás diciendo sea tomado un poco más fácil en lugar de tan directo. Siento de esta manera Hiciste esto en lugar de que esto pasara, una persona podría tomarlo de esta manera, ¿ verdad? Entonces encontrando formas de comunicar que tal vez quiten la perspectiva y la presión de mí y de ti y cómo podemos replantear para no ser más inclusivos a menos que autoritativo Um, no. Nuevamente, como con todo, siempre hay un tiempo en el lugar a donde yo y tú es apropiado. Pero siempre que sea posible, sobre todo si estás trabajando con el equipo para hablar en términos generales, el general, nosotros, el general tú Ah, Y al hacerlo, la hace mucho más inclusiva experiencia de redacción de correo electrónico. Ah, tono más inclusivo que a menudo es menos presionante, a menudo menos intenso y con frecuencia, dependiendo del lector, depende de que tu público también sea más atractivo para ellos. 5. Puntuación: Por lo que en esta gustosa puntuación profesional y gramática, es importante discutir la puntuación misma. Ahora hay libros que se han escrito para enseñar gramática y puntuación, pero para los efectos de este curso, vamos a cubrir los tres tipos de artículos de boleto grande. Cuando se trata de puntuación profesional. El primero es usar la coma Oxford. El segundo es cómo utilizar las comillas dentro del cuerpo de su correo electrónico, y el tercero es evitar paréntesis y ejecutar frases siempre que sea posible. Entonces, vamos a indagar en este ejemplo aquí. Tenemos nuestra línea de asunto. Tenemos nuestro saludo de intro. Tenemos aquí nuestra primera frase que tiene nuestro llamado a la acción. Y luego tenemos el cuerpo de nuestro correo electrónico. Entonces dentro de esto, una coma Oxford es esencialmente una coma que va antes de la palabra. Y siempre que haya una serie de tres o más cosas. Entonces, ¿cómo se ve esto aquí mismo donde decimos, confío en que tu atención al detalle aquí habilidades profesionales de comunicación y tu organización de la vida te servirán bien en esta posición frente al cliente. Entonces tenemos tres cosas. El escritor confía en que el número uno, la atención al detalle número dos, el profesional Habilidades de comunicación y el número tres, El ojo para la organización. Estos son los tres artículos de una lista, y la coma Oxford es este pequeñito de aquí. Ahora mucha gente elimina esto, pero para que sea gramaticalmente correcto y profesional, debes asegurarte de que este comentario siempre esté incluido. Puede parecer una cosita, pero cuando se habla de comunicación escrita de alto nivel, es importante notar que incluso las cosas más pequeñas pueden llevar mucho peso. Habla a tu conocimiento de la correcta escritura y gramática, y habla de tu habilidad para prestar atención al hasta el más pequeño de los detalles en tu calificación. Entonces pasemos a lo siguiente. Comillas. Entonces aquí abajo tenemos al escritor diciendo: Como dijo Helen Keller, Solos, podemos hacer tan poco. Juntos podemos hacer tanto ahora que es una cotización directa, y como tal, necesita lo que llamamos comillas. Estos pequeñitos aquí mismo al inicio del final del material citado. Pero, ¿qué nos dio con la coma aquí y el periodo aquí? Bueno, como se puede ver la coma que viene antes de la cita está fuera de ella. Esta cita, marca de cita, está anidada justo arriba contra la A aquí y luego al final, esta puntuación final. Va por dentro. Entonces aquí lo tienes fuera, y aquí lo tienes dentro. Y la razón de eso es que son esencialmente dos partes separadas de la misma frase. Entonces esta cosa introductoria aquí que dice, como dijo Helen Keller, Es cosa propia independiente. Entonces la coma aquí tipo de denota dónde está ese buffer de puntuación. Y luego desde aquí, todo el camino hasta aquí es su propio pensamiento sucinto. Y así esta puntuación final necesita dedo del pie ir siempre dentro. El presupuesto marca nunca en el exterior. Eso es sólo otra pieza realmente pequeña, atención al detalle que va a elevar tu escritura y realmente darle ese pulimento profesional que vamos a buscar. Está bien, entonces, por último, vamos a evitar paréntesis siempre que sea posible, y no tengo una muestra para eso aquí. Todo lo que digo es, simplemente no uses paréntesis. Si sientes que necesitas poner ah poco pensamiento lateral entre paréntesis, no solo pongas un punto, haz que sea su propia frase el final. Pero hablemos de correr en sentencias y fragmentos. Por lo que una carrera en sentencia es una sentencia que sigue y sigue y sigue y sigue y sigue y muchas veces no tiene acuerdo de sujeto verbo apropiado. Entonces, por ejemplo, podemos romper esto aquí mismo. Si tomamos esto estas primeras frases de par aquí mismo. Vamos a copiar cuando lo vamos a traer aquí abajo. Está bien. Después de tu primera semana ensombreciendo a Mark, comenzaremos a trabajarte en gestión directa de clientes y proyectos. Si sacara este periodo y simplemente continuara en mi corriente de pensamiento del estilo de conciencia, eso sería una carrera sobre sentencia. Después de su primera semana ensombreciendo a Mark, comenzaremos a trabajar en la gestión directa de clientes y productos. Ahora mismo, tengo dos proyectos estarán listos y esperándote. Uno es el proyecto de desarrollo de sitios web que se encuentra en la fase dos y uno es un nuevo proyecto de diseño de logotipos que dará inicio el próximo jueves. Eso no sólo es un bocado, sino que también es confuso. De acuerdo, porque pasas de decir trabajarte en un cliente directo de gestión de fiestas ahora mismo. ¿ Lo es? ¿ Es que lo estás trabajando en este momento o ahora mismo lo tengo solo que crea confusión y terminas con verbo de tema, um, temas de continuidad también. Entonces ella está hablando en esta primera frase después de tu primera semana, y luego se va a hablar de que tengo. Por lo que es importante dividir esos dos pensamientos. Y si no vuelves a hacerlo, es tan muy, muy confuso para el lector, y no es para nada muy profesional, así que asegúrate de que no tengamos corridas de frases y también quieras evitar fragmentos de fragmento es una frase que no transmite un pensamiento completo. Entonces sería como simplemente decir bienvenido o como decir está ahí y simplemente dejarlo como que Now Fragmentos son mucho más fáciles de evitar que correr en sentencias simplemente porque la mayoría de nosotros que hemos pasado por cierto nivel de escolaridad sabemos que hay que tener un pensamiento completo para que sea una sentencia. Pero la corrida de las sentencias es un poco más matizada, y al final del día, si tienes alguna pregunta sobre si la sentencia que intentas armar y al final del día, si tienes alguna pregunta sobre si la sentencia que intentas armar es demasiado larga y enrevesada o no. Simplemente juega seguro, da un periodo, y ahí empieza un pensamiento fresco. Es mejor tener un montón de frases muy cortas y sucintas al punto espalda con espalda que tener una novela larga y divagante que a tu lector le va a costar mucho entender. 6. Corrección de textos: Ninguna discusión sobre la puntuación profesional y la gramática estaría completa sin hablar de la importancia de la prueba de lectura, leer, leer, repasar lo que has escrito y asegurarte de que esté libre de errores porque nada lo es más poco profesional que copia que sólo está plagada de errores. Ya sea que se trate de mayúsculas ortográficas, problemas de puntuación, lo nombra. Si no te has tomado el tiempo de ni siquiera sólo dar un breve una vez más de lo que has escrito, las posibilidades de que envíes algo a alguien más que tenga aire en él es increíblemente altas. ¿ Por qué? Porque cuando escribimos y escribimos y leemos cosas que hemos escrito, vemos lo que queríamos decir, y a veces eso nos ciega a lo que realmente hay. Por lo que el primer paso para probar la lectura de tu copia de correo electrónico profesional es simplemente ir a través de ella con los ojos. Si estás redactando y palabra como yo ahora mismo, notarás que las palabras comúnmente mal escritas están subrayadas en rojo, por lo que es importante pasar por eso, y entonces todo lo que tienes que hacer es correcto. Haga clic y golpee auto, corrija, o puede tocar hacia adelante aquí mismo. De acuerdo, lo mismo aquí abajo. Esa es una manera fácil, rápida y muchas veces también subrayará cosas en verde que denota como posiblemente una palabra correctamente escrita pero utilizada en el contexto equivocado. Entonces en este caso, viniendo y abordo, queríamos decir, entrando a bordo. Entonces eso es lo primero. Ahora, ¿qué nos dio si lo hemos leído? Creemos que es bueno, pero no estamos seguros de dónde. A lo mejor no estamos editando o no escribiendo un interior así que no tenemos ese práctico dandy debajo. Ya sabes, subrayado Rojo. ¿ Cómo podemos obtener una perspectiva exterior rápidamente para asegurarnos de que estamos enviando correos electrónicos libres de errores ? Bueno, una de las mejores herramientas que conozco por ahí se llama Graham temprano. Puedes instalarlo, um, um, directamente a tu barra de herramientas. Y a medida que estás redactando tus correos electrónicos, tanto si estás en Gmail como en Outlook, reconocerá automáticamente si estás oliendo las cosas incorrectamente y te alertará y te ayudará a corregirlo justo ahí mismo en tu editor de correo electrónico. Es una herramienta increíble, y otra cosa que puedes hacer con ella es en la app de escritorio para Graham temprano. En realidad puedes copiar y pegar contenido, así que si has redactado tu correo electrónico en word o en un editor de texto. Puedes hacerlo. Voy a hacer ahora mismo, y podrías simplemente copiar y pegar. Tráelo aquí y puedes pegarlo y ver lo que realmente tiene que decir el programa Graham . Entonces cuando un pegarlo en y de inmediato, ve que se le ocurre estos ajuste de objetivos Porque Graham Early hace mucho más que sólo un lector de pruebas documenta. Te ayuda a decidir si el tono es correcto. Entonces estoy estudiando a mi público. Es un correo electrónico. Entonces es un público general. K la formalidad. Yo quiero un nivel de formalidad. Restringirá el argot y coloquialismos. K. El tono por el que voy es alegre, respetuoso, amable. Hay muchas que podrías hacer. Voy a poner alegre. El propósito es informar, Ok, y luego voy a golpear, hecho y enseguida. ¡ Boom! Ya veo tengo seis alertas por aquí. Mis puntuaciones generales 86 se meterán en eso aquí en un segundo. Puedo ver que tengo seis alertas en cuanto a ortografía, gramática y puntuación. Es muy clara la claridad de mi correo electrónico. Ellos allanaron para ser muy atrayentes y la entrega está tocando justo el tono correcto. Por lo que vengo aquí y justo del bate, puedo ver esto está resaltado. OK, administrar debe ser maneja. Y eso es algo que es muy fácil de pasar por alto con sólo una lectura de prueba visual. Porque de nuevo, voy a ver lo que quise decir. Y muy a menudo pasaré por alto el hecho de que me he perdido un s aquí. Por lo que solo tienes que hacer clic aquí, lo ajustará automáticamente y pasarás al siguiente. Entonces y quiere corregir mi ortografía lista y esperando Otro error muy común mal escrito por escrito. A continuación, Brad, en lugar de marca, quieren un espacio entre las 9 de la mañana Y entonces aquí mismo creo que es golpe para ti récords. Deberían ser tus registros. Y de nuevo, ese es uno común que es muy difícil atrapar cuando apenas estás leyendo. ¿ Has visto lo que querías decir? Entonces vamos a arreglar eso. Está recalculando esto aquí. De acuerdo, vamos a hacer clic en esto y enseguida me va a dar mi puntaje de texto. El puntaje es cómo Graham evalúa tempranamente la calidad de la escritura en el documento. Por lo que cuanto mayor sea este porcentaje. Cuanto más profesional, la escritura. Me dice cuánto tiempo es el tiempo de lectura. Me dice cuántos personajes, cuántas palabras, cuántas oraciones? OK, mi longitud media de frase y luego aquí abajo es donde se pone realmente interesante. Me dice cómo Maney palabras únicas esa es la diversidad de vocabulario. Ahora cuanto mayor sea esta puntuación, más lenguaje profesional de alto nivel que estás usando en tu correo electrónico y luego aquí abajo, palabras raras. Esta es la profundidad del vocabulario. Se trata de palabras que no están entre las 5000 palabras inglesas más comunes. De acuerdo, vamos a cerrar esto y personalmente no uso la versión premium de Graham temprano. Pero si optas por actualizar y pagar por eso, te diría cosas como mal uso de voz pasiva cosas como cuestiones de frases compuestas y complejas , cosas como esa que no necesariamente son desventajosas cuando se trata de profesionales . Pero dependiendo de cuán intensamente quieras refinar tus correos electrónicos, puede que valga la pena actualizar a esta información adicional. Entonces ahora todo lo que tienes que hacer es solo copiar y pegar este texto en tu editor de correo electrónico y estás bien para ir sabiendo que el correo que estás enviando a su profesional, es libre de aire. Es fácil de leer, y transmite exactamente el tono y el contenido que desea que su lector pueda leer y entender. 7. Prioridad 1: sé respetuoso: Hablemos de la etiqueta profesional del correo electrónico. Nuestra primera prioridad es ser respetuoso, y eso entra en juego en diversos escenarios. En primer lugar, ser un respetuoso con los compañeros, personas que trabajas con personas que eres en general en el mismo nivel profesional como estás igualmente clasificado, por así decirlo. Es tan importante que cada vez que te estás correspondiendo con tus compañeros, vía correo electrónico o cualquier otro que conozcas, corresponsales que tienes incluso cara a cara que estás transmitiendo un tono respetuoso te gusten o no. De acuerdo, sabes que es tu no siempre te vas a llevar bien con la gente con la que trabajas. No siempre vas a estar de acuerdo o ver ojo a ojo con la gente con la que trabajas. Pero es muy, muy importante que el tono en el que escribes siempre ponga el respeto a la vanguardia, asegurándose de que el lector entienda que valoras su tiempo. Valoras su experiencia. Agradece lo que están aportando a su al equipo, a su empresa, Um, y sobre todo cuando hay un conflicto y si les está escribiendo para expresar un desacuerdo con algo que han hecho o para llamar a su atención y cuidado que se ha hecho bien, para aprovechar la oportunidad para primero respetar quiénes son. Porque si vienes de una posición de ese honor en ese sentido, van a ser mucho más aptos para escuchar lo que tienes que decir y tomarlo de manera apropiada y buena en lugar de lastimarse sus sentimientos y volverse molestos y se convierta en un desagradable intercambio por correo electrónico. Entonces un ejemplo de esto podría ser, Digamos que tengo que enviar un correo electrónico a uno de mis compañeros para que sepan que no cumplieron un plazo. Y ahora un cliente está molesto. De acuerdo, tengo dos opciones. Puedo empezar mi correo diciendo: Oye, así y así ayer no le enviaste por Oye, correo electrónico a la señora Glenn los activos que necesitaba. Está muy disgustada. Todo el mundo ha tenido que cubrirte para que lo descubra. Asegúrate de que esto no vuelva a suceder porque nos hace quedar mal a todos. De acuerdo, todo eso puede ser cierto. Podría ser cierto. Puede que estés justificado y lo digas, pero cuando usas esas palabras K diciendo que esto sucedió, hiciste esto. Así es como nos sentimos. No dejes que vuelva a suceder. ¿ De acuerdo? Ese tono es acusatorio. Y de inmediato, la persona que reciba ese correo electrónico se va a sentir a la defensiva. Pueden incluso sentir que tienen que correr respuesta de vuelta a justificar cómo actuaron y tal vez incluso tratar de culpar al cambio. Vale, quieres cortarte todo eso en el pero Y cómo lo haces es empezando con respeto. Entonces en lugar de simplemente llegar justo al grano, una mejor opción sería decir, Hey, Hey, compañero de trabajo, estoy seguro de que fue un accidente completo, ¿ verdad? Seguro que esto fue sólo un simple descuido, pero esto sucedió. De acuerdo, señora Blend, sus bienes no fueron entregados. ¿ En qué puedo ayudarte para que esto no vuelva a suceder? Ya sabes, ya sabes, esto está completamente fuera de lo común, le das a Grace. Está bien. Um, normalmente eres un muy buen cronometrador. Tu normalmente nunca perdiste los plazos, ya sabes, Quería asegurarte de que ante todo todo está bien, ¿ verdad? ¿ En qué puedo ayudar? En segundo lugar, ¿cómo podemos ayudarme a solucionar este problema juntos? El tono de que honrar sus contribuciones, reconociendo que esta no es una práctica normal para ellos establece. El tono prepara el escenario para que esto sea mucho más respetuoso, incluso intercambio de quilla, pesar de que los estás llamando por un error que cometieron. Ahora, cambiemos de marchas por un segundo. Digamos que no estás en un intercambio de correo electrónico con un compañero de trabajo, pero estás en un intercambio de correo electrónico con un superior. En muchos sentidos, si estás enviando un correo electrónico a un jefe o a un gerente, automáticamente es un poco más fácil transmitir ese tono respetuoso por su posición de autoridad sobre ti. Tus interacciones diarias con ellos suelen ser menos casuales, menos conversacionales, menos directas de lo que serían con un colega. Entonces eso ya está realmente integrado en tu comunicación. Pero sigue siendo muy importante asegurarse de que en cualquier momento que estés enviando un correo electrónico de ida y vuelta con alguien que está arriba de la cadena alimentaria por la escalera de ti, que estés siendo lo más respetuoso posible. Por un lado, cada interacción que tienes con estas personas es algo que van a recordar si y cuándo una oportunidad para avanzar. Entonces la empresa sube más allá de eso. Vale, Más allá de eso, es increíblemente importante que reconozcas que la persona que está en una posición gerencial sobre ti tiene mucho más en qué pensar que cualquier problema que estés trayendo a su atención. Entonces si tienes que hacerles saber que un compañero de trabajo dejó caer el balón o si tienes que hacerle saber que te has caído el balón o si hay un conflicto en curso que estás tratando de mediar y trabajar con ellos pudiendo ser respetuoso para ser entendiendo con las palabras que elijas, va a ir mucho camino a la difusión de una situación potencialmente volátil. Y de nuevo, no es que no todos se vayan a acercar a su redacción de correo electrónico con este tipo de nivel encabezado, um, perspectiva. Entonces es muy, muy probable que te enfrentes a personas que son hostiles en la forma en que están escribiendo. Pueden ser acusatorios hacia ti, y tienes una oportunidad con tus respuestas y la forma en que escribes para realmente tonificar eso y para ayudar a la situación tipo de volver a un lugar más respetuoso. Um, por último, hablemos de si estás enviando un correo electrónico a clientes, esto debería ir sin igual. Si te estás comunicando con alguien para quien trabajas, o un cliente un cliente. Ese viejo adagio del cliente siempre tiene razón puede no sonar completamente cierto. Sabemos que los clientes y clientes pueden estar muy equivocados. Pero es el corazón de esa frase de tratarlos como si se merecían cosas buenas. Merecen ser escuchados. Merecen tener voz y ser respetados. Eso es lo que queremos transmitir. Entonces asegurándose de que estás firmando tus correos electrónicos contigo No, gracias. Es que es Es un placer trabajar contigo. Um, aprecio su tiempo. Ah, respeto te refieres. No obstante, optas por decirlo aprovecha cada oportunidad, cada oportunidad que tengas de solo honrar y respetar y validar a las personas que te ayudan a pagar tus cuentas. Entonces está bien, eso es todo para este video. Nos vemos en el próximo. 8. Priorización 2: sé prudente con el humor: Entonces lo siguiente que tenemos que discutir cuando estamos hablando de etiqueta y tono del correo electrónico es si debemos o no usar humor en nuestra redacción de correo electrónico. Y mucha gente está en la barda al respecto. Ah, hay una escuela de pensamiento que piensa que nunca, nunca, nunca, nunca ah, ah, lugar para el humor y bromas alrededor en un entorno profesional de correo electrónico. Y luego hay una especie de la nueva escuela de pensamiento que dice: Bueno, Bueno, mantener las cosas ligeras, agregar un poco de ligereza dependiendo de tu público bien puede ser apropiado. Entonces discutamos ambas opciones aquí. El punto de vista detrás de no usar humor está respaldado por la perspectiva de que la escritura profesional de correo electrónico debe dirigirse al grano. OK, estás tratando de valorar a la persona que estaba leyendo tu correo electrónico. Estás tratando de valorar su tiempo y conseguir el punto a través lo más rápido y claramente posible . Por lo que saltear en chistes o humor muchas veces resta de eso y termina agregando longitud innecesaria a lo que estás escribiendo tonto, dependiendo de con quién te estés comunicando también, ya sea un jefe o un cliente, es muy, muy probable que el aspecto del humor fuera inapropiado, un oleaje. Es un área un poco gris si te estás comunicando con compañeros, porque de nuevo, si es alguien con quien trabajas a diario, probablemente tengas una relación laboral muy conversacional, relajada de todos modos, lo que potencialmente se prestaría a más de eso. Ese humor siendo salteado. Ahora hablemos de la otra cara. Entonces si vas a poner anécdotas y chistes y demás en tus correos electrónicos, asegúrate de que no sean ofensivos. De acuerdo, este no es el momento en el lugar para hacer bromas a tu mamá ni nada por el estilo. De acuerdo, mantenerlo limpio, mantenerlo con clase y mantenerlo en punto, porque la línea es tan delgada entre lo que es apropiado en el lugar de trabajo y lo que no lo es y lo que podría ser malinterpretado y sacado de contactos y tomado de la manera equivocada. Pero siempre es mejor simplemente aire del lado de la precaución y el decoro. Entonces si te encuentras queriendo usar el humor y la levidad como forma de comunicar un punto o de transmitir un tono más relajado en tus correos electrónicos, siéntete libre de seguir adelante. Pero de nuevo, tómalo con un grano de sal y asegúrate de no estar más insertando ese humor en lugares donde podría no ser apropiado. 9. Prioridad 3: responde a cada correo electrónico: Por lo que la tercera prioridad de la que debemos hablar al discutir la correcta etiqueta profesional del correo electrónico es la importancia de responder a cada correo electrónico que recibas, aunque no haya un llamado a la acción duro y rápido dentro del correo electrónico, Uno de las mayores razones por las que hacemos esto es que le permite a la persona que envió el correo saber que de hecho lo recibiste. Hay que han habido tantas veces que sé que he enviado un email y pasan los días y estoy como, ¿Lo consiguieron? Ya sabes, Y es tan refrescante solo conseguir un correo rápido de vuelta diciendo, Oye, piensa que tengo esta revisión todo y te volveré más tarde o lo que sea esa respuesta, tal vez me comunica que una esa persona valora mi tiempo sea que valoren mis sentimientos, vale, porque querían que supiera que lo recibieron para que tuviera tranquilidad. Ambas cosas son muy profesionales, y apenas te toman nada de tu tiempo. De acuerdo, otra cosa realmente importante que responder a cada email que recibes hace por ti es que te ayuda a mantener limpia tu bandeja de entrada de correo electrónico. Sé que cuando voy y miré a través de mi correo electrónico. Si no está listo, si sigue siendo negrita ID, sé que aún tengo que lidiar con ello. Y así me ayuda a mantenerme en el camino para que sepa si lo he abierto, lo he respondido. Y si hay más de lo que necesito hacer con ello, si hay una llamada dura y rápida a la acción, si hay un documento que necesito enviar, si hay algo si hay una pregunta que necesito contestar para un cliente, entonces puedo marca ese correo electrónico para uso futuro. Pero sé que he respondido de manera inmediata y eficiente a ese correo electrónico y que esa persona sepa que sí lo recibí de hecho y gracias por su tiempo y me pondré pronto. Hacer esto va a crear un hábito para ti para que te acostumbre a responder rápidamente a los correos electrónicos cuando llegan a través de tu bandeja de entrada para evitar la sobrecarga de correo electrónico. No hay nada peor que quedar enterrado con decenas de correo electrónico a finales de semana, y sabes que tienes que responderle. Eso podría ser una especie de paralizante emocionalmente y estresante. Por lo que queremos eliminar ese estrés, y también te pone en el hábito de ser un comunicador rápido. Y lo que eso hace es que retiene a todos a tu alrededor a, ah, alto estándar de comunicación también, porque lo creas o no, a veces se te pondrá en la posición donde hay que capacitar a colegas y clientes para responder rápidamente a los correos electrónicos que envías. Y si siempre estás en el balón, rápido para responder, incluso sólo un rápido Hey, tengo esto. Muchas gracias, les va a entrenar que eso es lo que esperas a cambio. Y esa es una habilidad realmente, realmente valiosa para que cultives en ti mismo, porque te va a hacer mucho más fácil la vida por el camino. 10. Prioridad 4: usa fuentes básicas: Hablemos de otra prioridad de etiqueta por correo electrónico, y eso es usar meses básicos. De acuerdo, Un correo electrónico profesional no es lugar para ponerse creativo y loco y probar abolladuras de ala y conseguir, ya sabes , usar escritura a mano, fuentes y todo eso. No, no, no, no, Eso no es profesional. Se quiere mantenerlo lo más simple posible. Aérea Helvética tiempos Nueva romana calibri thes aire Todo genial, Muy estándar en todo el tablero fuentes. Son fáciles de leer, y transmiten una sensación muy profesional, incluso de quilla. Si sientes que necesitas expresarte y ser creativo, vale, vale, este no es el lugar Tienes un tono que abajo y encuentras un outlet creativo en otro lugar . A lo mejor tomar en clase de arte o empezar a hacer yoga algo. Pero un correo electrónico profesional mecanografiado necesita cocinarse claramente legible, con una fuente muy, muy simple. Esa es la mejor opción que podrías hacer 11. Eliminar la Slang y las contracciones: Cuando estás escribiendo un correo electrónico profesional, debes tomar muy, muy de cerca la consideración de los tipos de palabras y el vocabulario que estás usando. Específicamente. términos y contracciones de argot son dos cosas que debes eliminar por completo de tu escritura para que se encuentre como profesional y bien pensado. Entonces vamos a profundizar en esto un poco más. ¿ Qué es exactamente el eslinga? Bueno, la definición de argot es un tipo de lenguaje que consiste en palabras y frases que se consideran muy informales. Son más comunes en el habla y la escritura y típicamente están restringidos a un contexto o grupo de personas en particular . De acuerdo, entonces ejemplos de esto podría ser la palabra salado, ¿ verdad? Los jóvenes de hoy usan la palabra salado dos para significar, um, um, gruñón o malhumorado. Podrían decir que esa persona se puso realmente salada conmigo abajo en la panadería porque me dieron mal mi pedido. En realidad no significan salado, como en sabroso. Se refieren a salado, como en atrevido. De acuerdo, otra opción T bien. T es argot para chismes, ya sabes, derrame ese té caliente, hermana. Si bien estas son palabras que puedes usar en conversación con tus amigos. No es apropiado escribir esto y usarlo en tu redacción profesional de correo electrónico. De acuerdo, Siempre es mejor usar un vocabulario ampliado siempre que sea posible, Así que podrían ser cosas como en lugar de decir que me siento como o quiero ir Wana especialmente , es muy honda. Está bien, lo deletreas, dices que preferiría ir o siento que tengo la sensación de que prefiero bien, todas estas cosas, en lugar de que quiero son debería un algo que te encontrarías casualmente diciendo en un conversación con un amigo, es probablemente algo que necesita volver a evaluarse antes de que se haga camino en su escritura profesional de correo electrónico. Ahora hablemos de contracciones. Una contracción es cuando se mete dos palabras juntas, así que se puede y no se convierte, no se puede k hacer y no se convierte? No lo hagas. Cuando haces esto en tu escritura, luce muy fortuito y luce muy genérico y muy conversacional, lo cual no está mal. Simplemente no es alto en el nivel profesional de la escritura. Entonces cuando estás escribiendo un correo electrónico profesional, quieres asegurarte de escribir estas cosas en lugar de decir que no puedo venir a la reunión del miércoles. Dices que no podré asistir a la reunión el miércoles en lugar de decir que no tengo los activos para el cliente, Tú dices que no estoy preparado para entregar los activos al cliente, Ok, Ok, encontrando diferentes formas que puedes enmarcar lo que estás diciendo para que puedas evitar usar contracciones siempre que sea posible. 12. Usa verbos de acción: Hablemos un minuto sobre cómo los verbos de acción realmente pueden dar vida a tu escritura profesional de correo electrónico y pueden tomar el flujo de lo que estás tratando de decir de A a B. Rápidamente, insistentemente ahora acción Los verbos son verbos que muestran que algo está sucediendo. Está ahí mismo en el título de acción Verbos. OK, um, hay tantos para elegir, y dependiendo de la que selecciones, realmente puede darle sabor y agregar un alto nivel de tono a lo que estás comunicando con tus colegas, a tus clientes, a tus gerentes. Entonces, ¿cuáles son algunas opciones que podrías usar? Palabras como manejé. Yo dirijo. Yo me las arreglé. De acuerdo, me enfoqué en llenar el espacio en blanco. Asegúrate de revisar la descarga que se adjunta a esta conferencia. He incluido una lista de más de 100 verbos de acción de alto nivel que podrías empezar a trabajar en tus correos electrónicos. No sólo va a ayudar a que las cosas se mantengan en movimiento rápido y concisas, ya sabes, breves en el punto, sino que también va a ayudar a que tu escritura simplemente realmente repunte A no para que te estés comunicando de una manera que es fácil para entender, y eso es muy, muy profesional también. 13. Evita decir “Lo sentimos”: uno de los errores profesionales de correo electrónico más comunes que la gente comete es usar la frase lo siento . Ahora hay absolutamente un momento en un lugar para usar. Lo siento. Específicamente, si tienes absoluta y definitivamente equivocada a alguien Si has despreciado a un colega si has fastidiado para un cliente, que obviamente hay un momento y lugar para disculparte. No obstante usamos la frase lo siento todo el tiempo. Siento haber llegado tarde, ¿verdad? Lo siento. Rellenar el espacio en blanco. Y lo que eso hace es muchas veces que le pide a la persona que estaba hablando que excuse nuestro comportamiento aunque no estuviéramos en el mal. Um, siento que te sientas así. Siento que lo que dije se haya topado de esta manera. Es una frase que puede desactivar situaciones y a veces puede, ya sabes, diferir respecto a otra persona. Pero también hay una mejor manera en ocasiones de comunicar ese sentimiento. Por ejemplo, en lugar de decir que siento que llegué tarde, puedes usarlo como una oportunidad para pensar a la otra persona Gracias por esperarme. Agradezco su paciencia. Si tardaste ah ah ah, mucho tiempo en volver con un cliente si esperaban un correo electrónico de tu parte a las ocho. Por la mañana. Y ahora son tres. Y justo ahora estás volviendo a ellos en lugar de comenzar tu correo diciendo: Oh, Oh, Dios mío. Lo siento mucho. Se me cayó el balón. De acuerdo, respira hondo. Y en cambio podrías escribir algo así como, agradezco tu paciencia conmigo. Quería asegurarme de que, ya sabes, llenar el espacio en blanco fuera un pedido antes de que te contactara hoy. Está bien. Esto no sólo te pone en una buena luz, sino que al no disculparte transmite a la persona con la que estás hablando que nada anda mal. Porque al final del día, si bien hay cosas por las que vale la pena disculparse y por las que vale la pena lamentarse, cuando sobreusamos esa frase, pone deshacer presión sobre nosotros mismos para tener que parecer que no hemos hecho algo malo. De acuerdo, así que al final del día, se llega a elegir cómo enmarcar la conversación. Si realmente sientes en tu corazón que has hecho mal a alguien hasta el punto en que necesitas disculparte por tus acciones y grande adelante y usar. Lo siento, pero si sólo lo estás usando como relleno, ¿a dónde? Una especie de pasar por una situación incómoda. A lo mejor llegas tarde a contestar como hablamos antes. Eliminarlo. Simplemente muévete más allá de ella. Agradécelos por sus pacientes y métete directo en la carne de lo que intentas decir en tu correo electrónico. 14. Evita decir “Me doy en la de la cuenta”: otra frase de la que queremos mantenernos alejados En nuestro correo electrónico profesional la escritura es la frase que siento ahora de nuevo, con todas estas cosas de las que estamos hablando en este curso, obviamente hay un momento en el lugar en el que se pueden decir cosas así. No obstante, cuando decimos que lo siento entonces suele seguir nuestra opinión sobre algo, y puede que haya o no un sustituto de tiempo para eso. Por ejemplo, digamos que está enviando un correo electrónico a sus colegas respecto a ah, presentación para un cliente en el que todos han estado trabajando. Digamos que quieres interponer tu opinión por cómo sientes que esta presentación debe estar envuelta por cómo debe verse. Podrías escribir un correo electrónico diciendo: Querido Equipo, siento que la forma en que se ve esto es juvenil. No es lo suficientemente profesional. Siento que necesitamos hacer X, Y y Z para que te sientas mejor. De acuerdo, van a recibir eso y se van a sentir instantáneamente a la defensiva porque has venido a ellos con tus sentimientos y automáticamente van a ser activados pensar que necesitan responder con su sentimientos. Entonces, ¿cómo luchamos contra nosotros? ¿ Cómo combatimos los sentimientos con hechos? Entonces ah, mejor manera de atravesar tu punto en lugar de decir que siento que sería que pareciera eso y luego llenar lo que estás tratando de decir. Parecería que el color azul, que tiene un tono fresco y transmite sentimientos de relleno en el blanco, será mejor utilizado si lo cambiamos por un color más agresivo, como el rojo. Sea lo que sea que estés tratando de decir. Si peleas los sentimientos con fax, tal vez algunos datos para respaldar lo que estás tratando de llegar a través de la persona que lee se va a tomar esos hechos y los va a procesar como tales. OK, lo van a mirar y darle, ah,un valor más alto de lo ah, que harían tus sentimientos. No quiere decir que no valoren lo que sientes. Simplemente significa que nosotros como personas, sobre todo profesionales que trabajan, estábamos condicionados a mirar los sentimientos y enviar fax de manera muy, muy diferente. Nuestros cerebros desencadenan la respuesta de una manera completamente diferente. Es lo mismo cuando estás manteniendo una conversación con alguien. Si están constantemente hablando. Siento que necesito quiero que tu cerebro se va a acercar a ellos y responder a ellos de una manera muy diferente a la que lo harías si te estuvieran diciendo cosas. Al igual, ¿sabías eso? Y luego dándote los datos ¿verdad? Parecería que, ya sabes, llenar el espacio en blanco. ¿ Está de acuerdo en que llene el blanco? Por lo que es importante empezar a reformular los sentimientos que tienes, sean válidos o no de dos formas que estén más basadas en hechos, para que las personas que están leyendo tus correos puedan responder a lo que intentas atravesar más de manera adecuada, menos defensiva y más productiva. 15. Evita decir “Yo solo”: otro error de correo electrónico profesional realmente común es usar la frase justo esto podría ser. Solo quería hacerte saber o solo quería ver si ese tiempo aún funciona para ti o simplemente registrarte o simplemente dar seguimiento a mi último correo electrónico. Lo usamos de diversas maneras y, bueno, bueno, no es una mala palabra. Lo que hace es que socava tu posición de autoridad, y marca el tono en lugar de estar confiado a uno de cuestionamientos. De acuerdo, lo que quiero decir con eso es que si empecé el email diciendo, Hey, solo quería ver si todavía estabas disponible para una reunión el viernes es un tono de vacilación, y es un Es un tono de deferencia . De acuerdo, me estoy aplazando a lo que puede o no querer hacer, y estoy dejando la puerta abierta para que las cosas cambien más adelante. Um, no es terrible, pero tampoco es autoritativo. Y quieres que tus correos electrónicos profesionales transmitan confianza, transmitan competencia y transmitan un sentimiento de eso. Ya sabes cómo llegar de a a B de forma rápida y sucinta. Ya sabes lo que quieres. Ya sabes lo que necesitas y no te estás disculpando por ello ahora. Esto no significa que tengas que faltarle el respeto a lo que los horarios de otras personas. A lo mejor esto no quiere decir que no debas ser complaciente con otras personas, pero cuando estás escribiendo, las palabras que eliges son tan, muy importantes. Y si puedes eliminar usar la palabra solo de los correos electrónicos y de tus conversaciones directas con personas con las que trabajas, personas para las que trabajas, te posicionará como líder y como alguien que tenga mucha confianza en lo que ellos tienen que decir. Y eso es exactamente lo que quieres To dio, ese es todo el objetivo de este curso es conseguir que te comuniques con confianza con la gente con la que trabajas de una manera que sea comprensible, y eso es preciso, y eso es muy, muy intencional. 16. El sándwich de la “Llamada a la acción”: en esta sección, vamos a hablar de cómo estructurar tus correos electrónicos para obtener los máximos resultados y máxima legibilidad. Entonces lo muy, muy primero, obviamente necesitamos iniciar nuestro correo electrónico con un saludo que pudiera ser querido así y así o hola, así y entonces ¿qué? Sea lo que sea que se vea. lo general es corto en el punto. Y una vez que se haga ese pequeño saludo, vamos a meternos en la carne del correo con lo que me gusta llamar un sándwich de llamada a la acción . De acuerdo, entonces la primera frase después de ese saludo inicial va a tener un ítem de acción para esa persona. Y luego, al final de tu email, vas a repetir ese llamado a la acción. Por lo que es muy claro de un vistazo exactamente lo que quieres de tu lector exactamente lo que quieres que den dio. Ya sea que sea conseguirte un archivo, envía un correo electrónico de seguimiento a ti. Agendar una reunión. Sea lo que sea tal vez quieras un sándwich, tu contenido con llamadas a la acción y luego en medio de tu email. El cuerpo de su correo electrónico es donde se va a encontrar toda la información de apoyo respecto a esa llamada a la acción. Te recomiendo limitar tu llamada a tu cuerpo. Párrafo 24 a 6 frases para máxima legibilidad y, cuando sea necesario, dividir esa información en breve. Ya sabes, párrafos punchosos que aire realmente fácil sólo de echar un vistazo porque la mayoría de la gente está ocupada. Ah, mucha gente está leyendo sus correos electrónicos en sus teléfonos ya que vienen hacia y desde el trabajo mientras se dirigen a informar a las reuniones. Por lo que es realmente importante que la forma en que estructuras estos correos electrónicos sea increíblemente simple para que el lector entienda lo que estás tratando de decir sólo en un abrir y cerrar de ojos. Entonces, vamos a sumergirnos en cómo debe ser la estructura del correo electrónico cuando se juega en la vida real . 17. El cuerpo de tu correo electrónico: Por lo que saber estructurar tu correo electrónico profesional no es tanto una forma de arte como es una ciencia. Existe una plantilla ampliamente aceptable, un formato que puedes seguir. Y si haces eso, entonces prácticamente puedes garantizar que tu correo electrónico va a ser legible. Va a ser conciso y al grano, y vas a tener ese llamado a la acción espolvoreado en todo eso va a ayudar a tus lectores a responder lo más rápido posible. Entonces, ¿qué aspecto tiene eso? Lo primero es lo primero. Asegúrate de dejar el área de dirección de destinatario de correo electrónico de tu correo electrónico vacío hasta que estés listo para enviarlo. No hay nada peor que golpear accidentalmente Enviar y tener 1/2 email redactado salir. Eso definitivamente no es profesional. Y así la mejor manera de solo luchar contra eso es simplemente no entrar en la dirección de correo electrónico de donde quieres que vaya tu email hasta que estés absolutamente terminado con tu email y listo para que se envíe. Entonces a continuación quieres usar una frase de introducción y asegúrate de usar el nombre de la persona a la que estás enviando un correo electrónico siempre que sea posible. Entonces, ¿qué aspecto tiene eso Aquí hay tres ejemplos. El primero. OK, podría empezar diciendo: Querida señora Callahan, otra opción sería buenos días, Michael. Espero que este correo te encuentre bien. Y por supuesto, vas a sustituir a Michael o a la Sra. Callahan por el nombre de la persona a la que realmente estás enviando un correo electrónico. Otra opción cuando estás enviando un correo electrónico, varias personas podrían ser Hola, Mark, Clara y Bill. Y quieres asegurarte de que termines con la puntuación adecuada. Entonces, por ejemplo, escuchar esto es una frase completa. Entonces lo vamos a terminar con un periodo para las opciones uno y tres. No son sentencias completas. Entonces los vamos a terminar con una coma para demostrar que el pensamiento continúa, y luego se continuará en la siguiente frase. Muy bien, por lo que la primera frase de tu cuerpo de correo electrónico debe transmitir tu tema o intención de correo electrónico y también llevar con ella un llamado a la acción. Entonces, ¿qué aspecto tiene eso? Opción uno. Podrías decir algo así como junté los archivos que solicitaste, y espero que puedas revisar todo y proporcionarme comentarios esta tarde. Entonces enseguida. El lector sabe exactamente de qué se trata este correo electrónico. De acuerdo, Has juntado archivos que pidieron. Y el muy claro llamado a la acción específico es que estás esperando que puedan revisar todo y brindarte retroalimentación esta tarde. ¿ De acuerdo? No es ambiguo. No lo es. Vuelve a mí cuando puedas. Les estás dando un plazo duro y rápido para cuando no regreses de ellos. Otra opción es la opción dos. Se podría decir algo así como la próxima semana es nuestra reunión anual de presupuesto, y necesitamos presentar una lista de gastos proyectados para el próximo año. ¿ Puedes ayudarme a reunir los documentos de apoyo para esto? Ahora bien, esto es un poco largo en lo que respecta a las frases de intro. Pero lo que necesitamos transmitir es tanto el tema, la intención de este correo electrónico como luego el llamado a la acción. Entonces el tema para este es tu sentar las bases. próxima semana es la reunión anual de presupuesto, y necesitamos presentar una lista de gastos y luego el llamado a la acción es esta solicitud para ayudarlos a reunir los documentos justificativos. Una opción más para cómo podría verse esto. Se podría decir algo así como el nuevo proyecto de sitio web relacionado ayer, tiene una línea de tiempo de vía rápida de tres semanas. Entonces necesito que cada uno de ustedes me haga saber para el final del día de hoy lo que se ve una línea de tiempo razonable para desarrollar contenido y gráficos otra vez, tenemos el tema K. El nuevo proyecto de sitio web tiene una línea de tiempo de vía rápida y luego tú tener la acción call toe. Necesito que cada uno de ustedes me haga saber al final del día de hoy qué es una línea de tiempo para desarrollar contenidos en gráficos al final del día. El objetivo es que aunque el lector Onley lea la primera frase de tu correo electrónico, no sepas exactamente de qué se trata el correo electrónico y ellos sabrán exactamente lo que necesitas de ellos . Esto es especialmente cierto de si, digamos que sucede que abren tu correo electrónico y se dirigen a otra reunión y simplemente echan un vistazo a esa primera frase, sabrán que tengo que volver a esto. Necesita algo de mí de inmediato. En cuanto termine con esta próxima reunión, hace que sea mucho menos probable que pospongan tu correo electrónico o que se olviden de responder cuando tengas ese llamado a la acción ahí mismo en la primera frase. Entonces vamos a pasar por el resto del primer párrafo como tu estructuración de este correo electrónico. El resto del primer párrafo debe apoyar el tema y la frase de intro. ¿ Qué aspecto tiene esto? Ejemplo. Uno. En cuanto sepa de usted, puedo finalizar su diseño de logotipo y podemos pasar al resto de su branding. Estoy increíblemente emocionado con la dirección del diseño y creo que esta nueva empresa, brain ing, va a excitar también a sus clientes. Entonces, ¿qué se hace esto? Ha reiterado de qué se trata el correo electrónico de finalizar el diseño del logotipo, y le está dando los siguientes pasos a la persona que está leyendo este correo electrónico. Una vez que oiga de ustedes, podemos seguir adelante. Podemos continuar en el proyecto. Les da aún más incentivos para volver a ti y para que se adhieran a la línea de tiempo que les has puesto. la segunda opción. Se podría decir algo así como seremos responsables de presentar toda nuestra solicitud de financiamiento a la junta directiva, y me gustaría incorporar ayudas visuales y gráficos siempre que sea posible. Si crees que el tiempo se convertirá en un problema con conseguir todo el aturdimiento, avísame que puedo reasignar a Melanie y chats que pueden ayudar a crear estos visuales si es necesario . De acuerdo, así que esto hace múltiples cosas. Da oportunidad para que el lector vuelva y diga: Oye, Oye, la línea de tiempo de una semana con la que te has presentado no es factible, y también has presentado una posible solución. Si esa línea de tiempo es demasiado apretada, así es como podemos avanzar para solucionar ese problema de una manera rápida y eficiente. Esta anticipación de problemas potenciales que alguien podría tener al leer tu correo electrónico es una habilidad muy importante para dominar ya que eliminará innecesarios de ida y vuelta a medida que envíes correo electrónico con personas tratando de resolver problemas que surgen en tu jornada laboral. Y te va a dar un seguimiento rápido como líder y alguien que piensa adelante. La tercera opción que he proporcionado aquí dice Esta es una enorme oportunidad para la agencia, y sé que todos estamos entusiasmados con la posibilidad de más trabajo con esta empresa. Si somos capaces de ejecutar con éxito la visión de los clientes para el sitio, quiero asegurarme de que lleguemos a cada plazo. Entonces avísame si anticipas necesitar más ayuda de otros creadores de contenido o si necesitábamos fondos adicionales asignados para posible a lo largo del tiempo. Entonces lo que esto hace es que realmente golpea a casa esa emoción para tratar de reunir al equipo de esta persona alrededor de este plazo acelerado. Al escribir esto, estás reconociendo que es una gran pregunta, y también estás, y también estás, como con la opción número dos, estás reconociendo problemas potenciales, y estás presentando soluciones como encontrar ayuda de otros creadores de contenido o asignar fondos adicionales para horas extras que estas personas puedan estar incurriendo mientras están trabajando en este proyecto de seguimiento rápido. Por lo que a medida que pasa a estructurar su correo electrónico, puede utilizar párrafos adicionales para proporcionar información de apoyo o para introducir un nuevo pensamiento o tema. Pero si se está discutiendo nueva información, asegúrate de incluir una nueva frase introductoria, destacando cuál es la intención real del nuevo párrafo. Porque nuevamente, al final del día, el objetivo es proporcionar de un vistazo, comprensión para el lector. Eso es lo que toma sólo un correo electrónico normal, divagante, cotidiano y lo convierte en una potencia profesional. Entonces Por último, necesitamos terminar nuestro correo electrónico con una oración de llamada a la acción y luego usar una frase de conclusión así podría parecer. Muchas gracias por revisar todo hoy. Espero con interés escuchar de ustedes esta tarde sinceramente, Jenna, o podría parecer la opción número dos. Agradezco su ayuda con este proyecto. Tocemos de nuevo la base mañana por la tarde para asegurarnos de que nada caiga por las grietas. Que tengas una gran tarde, Jenna. O podría parecer el número tres. Me dirijo de la oficina a las 4 30 de hoy y necesito tener tus pensamientos sobre la línea de tiempo de contenido antes de entonces. Muchísimas gracias. Saludos Jenna. Todas y cada una de ellas proporciona un llamado a la acción muy, muy, muy cristalino, y termina con un cálido saludo de despedida. Entonces ahora veamos cómo sería todo esto si lo juntamos todo en un solo pulido email estructurado pulidoy terminado. Por lo que para este primer correo electrónico, se puede ver que es un saludo muy, muy claro. El primer frase tiene nuestro llamado a la acción. Lo terminamos con un llamado a la acción y luego estamos terminando el saludo. Es lo mismo con el correo electrónico a este es un poco más largo, pero la estructura y el formato es el mismo. Tenemos nuestro saludo. Tenemos nuestra sentencia de intro, y tenemos nuestro llamado a la acción apoyando la información. El llamado de seguimiento a la acción en el saludo y otra vez, Tercera Vez es un encanto saludo intro frase con el muy, muy, muy claro llamado a la acción. Hazme saber al final del día cuál es el tiempo razonable, Linus. Seguimos con más detalles y luego una increíblemente clara me estoy dirigiendo de la oficina a las 4 30 necesito tener sus pensamientos antes de entonces. Eso es todo. Peasy fácil, te lo prometo, si puedes aferrarte a esta estructura, y si puedes exigirte trabajar dentro de estos parámetros, tus correos electrónicos serán leídos. Se les responderá demasiado rápido, y serás conocido por alguien que escribe profesionalmente, sucintamente, y eso es fácil de entender y fácil de trabajar. 18. Escribe un asunto de “Llamado a la acción”: ahora que hemos marcado en cómo debería ser tu estructura profesional de correo electrónico. Hablemos de cómo escribir líneas de asunto convincentes que obtengan resultados. Si miras aquí en mi pantalla, tengo tres líneas de asunto muestras para cada uno de los correos electrónicos en los que trabajamos en la conferencia anterior . Si recuerdas esto primero, correo electrónico tiene que ver con juntar archivos de logotipos. Y el escritor espera que el cliente vuelva a ellos tan pronto como esa tarde con Project Feedbacks que puedan avanzar con el resto del proyecto. Por lo que algunas posibles líneas de asunto podrían ser por favor revise hoy estos archivos del proyecto. Otro podría ser archivos de logotipos adjuntos para su revisión inmediata. Otra opción podría ser urgente. Archivos locales a revisar el día de hoy. Ahora hablemos de por qué funcionan estos. Ah, queremos lenguaje de llamada urgente a la acción para ser utilizado en nuestras líneas de asunto Tenemos. Ya hemos hablado antes sobre la importancia de los verbos de acción y cómo impulsan el movimiento hacia adelante . Nos hace sentir que tenemos que actuar ahora. Ese sentido de urgencia es lo que va a ayudar a la gente a abrir tus correos electrónicos más rápido y responder a ellos más rápido, que al final del día es, es lo que quieres que quieras. No quieres que tus correos electrónicos languidecieran en la bandeja de entrada de alguien durante días. Quieres que te vuelvan lo más rápido posible para que puedas seguir adelante con tu jornada laboral . Entonces otra cosa que la gente suele asumir es que las líneas de asunto , además de que tú sabes , no tener que estar activas, que ahora sabemos que dieron um, es una idea errónea que necesitan ser oraciones completas. Ese no siempre es el caso, y este es realmente el único momento en que la escritura profesional permitirá un fragmento o un pensamiento incompleto. Se puede decir archivos de logotipos urgentes para ser revisados hoy, y eso está bien. Se quiere captar su atención y darles una idea de lo que contendrá el correo electrónico. No elaborar estos requiere práctica. Lleva tiempo. No hay sustituto para sólo entrar y hacer el trabajo. ¿ Ves lo que parecía lo que funciona y averiguar qué no quieres evitar líneas de asunto excesivamente largas ? Porque de nuevo, el objetivo es de un vistazo la comprensión. Entonces si alguien está abriendo este correo electrónico en su teléfono, muchas veces cuando están pasando por la línea de asunto de sus correos electrónicos que se están mostrando antes de que realmente lo abran. Es en Lee las primeras palabras que eso mostrará. Entonces si tienes más de cinco o seis palabras, ah, mucho de eso se cortará. Por lo que quieres asegurarte de que frontal carga tu línea de asunto con la información impulsada por la acción que también les permite saber qué esperar dentro del cuerpo del correo electrónico. Entonces, veamos también la muestra . Si recuerdas, este fue un correo electrónico sobre una próxima reunión presupuestaria, y el remitente espera que la persona que recibe el correo les ayude a llegar con, AH, solicitudes de financiamiento e incorporar y ayudas visuales y gráficos para esta presentación. Entonces y hay una línea de tiempo de una semana de duración asociada con nosotros, por lo que algunas ideas de línea de asunto para esto podrían incluir una pregunta urgente del proyecto de reunión presupuestaria . Otra podría ser las solicitudes de financiamiento sensibles al tiempo para la reunión de la próxima semana, o incluso solo una simple ¿Me puedes ayudar con algo urgente? Todos ellos transmiten inmediatez. Transmiten la necesidad de trabajo en equipo en ella. Difiere a la experiencia de los destinatarios bien, estás pidiendo ayuda. Les estás haciendo saber que necesitas sus conocimientos. Necesitas su ayuda. Y cuando haces eso, chispas en su cerebro. A. Oh, mejor veo de qué se trata esto en lugar de sólo algo soso, como la próxima reunión presupuestaria. Ah, eso podría caer por las grietas. O al menos, no requiere nada de ellos. Es más informativo. Se desea, siempre que sea posible en su línea de asunto. Exigir que el lector haga algo, ya sea ayudando o leyendo o conteste esta pregunta o alerta alerta sensible al tiempo. No tengas miedo de poner palabras urgentes, intensas en tu línea de asunto como ayuda o urgente o sensible al tiempo. Cualquiera de estas cosas son todas completamente apropiadas dentro de una línea de asunto. Ahora veamos estas últimas muestras. Entonces si recuerdas, esto fue para um, fue un correo electrónico a un equipo respecto a un nuevo proyecto de sitio web de sitio web que se han aterrizado que tenía una línea de tiempo de vía rápida. El llamado a la acción es que el remitente está esperando obtener información de línea de tiempo de su equipo las 4:30 p.m Ese día, Así que algunas opciones para la línea de asunto podrían ser Necesito sus pensamientos de línea de tiempo lo antes posible o enhorabuena Equipo, por favor responda de inmediato para que podamos bucear o la tercera opción aquí. Urgente. Necesito tu proyecto programado por 4 30 Por favor, hablemos de estos Estos aires un poco más matizados que las otras muestras que te he dado de este 1er 11 cosa que notan enseguida es no lo pongas aquí. OK, tenemos una abreviatura que tenemos, ¿Qué? cual platicamos en una conferencia anterior sobre no querer dio No querer usar acrónimos y lo ASAP es uno de los únicos acrónimos profesionales aceptables de correo electrónico que puedes usar. Y realmente, la única vez que quieres usarlo es en este tema encabezando el beneficio a él es que quieres que tu línea de asunto sea ágil y sea breve y sea llamativa. Y si fuera a escribir la totalidad de lo antes posible, es muy probable que cuando levanten esa miniatura ya sea en su teléfono alrededor de su dispositivo de escritorio, que se vaya a cortar eso y se quiera hacer seguro de que se transmita todo el peso de la urgencia de lo que necesita de ellos en este correo electrónico. Entonces es cuando se usa unas vacaciones de Nobre o un acrónimo como éste es apropiado. Ahora veamos este próximo. Por lo que este equipo felicita. Es importante cuando estás trabajando con equipos, sobre todo en proyectos sensibles al tiempo, que encuentres la manera de celebrar los vientos y, um, brillo sobre las pérdidas. Porque cuando estás tratando con los sentimientos de las personas sobre el trabajo y los proyectos, los sentimientos pueden muy rápidamente o bien acelerar o descarrilar un proyecto. Entonces a veces es beneficioso poner un breve reconocimiento a, ah, gran victoria. Aterrizaron un gran proyecto así que decir enhorabuena equipo va automáticamente dedo del pie tienen el receptor tiene buenas sensaciones Van a ser como Ah, sí, gracias, Pat en la espalda. Y luego sigues eso con favor responde de inmediato para que podamos sumergirnos, e incluso esto es un poco largo. Pero aunque se corte, todavía van a ver al equipo de Felicitaciones, por favor responda. Y ese llamado inmediato a la acción es exactamente lo que queremos. Y luego veamos este último Urgente. Necesito su horario de proyecto por 4 30 por favor. Ahora lo que me gusta de este es. Estás tomando este lenguaje muy agresivo que tiene un plazo muy duro y rápido. Urgente. Necesito tu agenda de productos para las 4 30 Y cuando pongas esto, por favor aquí, es ese respeto del que hablamos en una conferencia previa. Es la idea de aunque estés comandando y estás dictando cuándo necesitas tener esto comprando tu dibujo una línea muy dura y rápida. También estás reconociendo que necesitan estar de acuerdo con las reglas que estás poniendo, um, así quepreguntando lo mismo, preguntando lo mismo, por favor o gracias las sutilezas comunes de las. Es cuando siempre que sea posible. Si puedes incluir esto humaniza la correspondencia virtual porque es tan fácil que las cosas sean sacadas de contexto, tomadas mal cuando es sólo a través de la palabra escrita. Entonces en cualquier momento que puedas agregar un favor o Thora gracias son palabras de aprecio a tus correos electrónicos, lo va a humanizar y hacer que se sienta un poco más relacional sin dejar de retener esa calidad profesional que necesitamos de tanto la línea de asunto como el resto del cuerpo del correo 19. Uso de CC, BCC, y responde a todo lo que se haga en CC, y responde: Entonces en este curso has aprendido a pulir una línea de asunto convincente. Has aprendido a estructurar tus correos electrónicos profesionales para que estallen. Has aprendido a probar, leer usando tus ojos y usar a Graham temprano. Y ahora hablemos de algunos consejos y trucos para cómo usar el correo electrónico de una manera estratégica, profesional. lo primero de lo que queremos hablar es de cuándo usar el BCC, Um, y la respuesta a todas las características. Por lo que la mayoría de la gente sabe que si estás en un hilo de correo de grupo, tienes la opción de presionar ese botón de respuesta todo. Y qué hace ese dio Bueno, lo que hace es que toma lo que estés diciendo, y se lo manda a cualquiera que haya sido incluido en el hilo de correo electrónico original, ya sea a través de correo electrónico directo, Ah, copia ciega de carbono o copia de carbono. Um, lo importante a tener en cuenta con esto es que es fácil en la mayoría de los sistemas de administración de correo electrónico. Toe accidentalmente golpeó el botón de respuesta todo en lugar de solo golpear respuesta a la persona que envió el correo electrónico inicial. ¿ Dónde puede salir mal esto? Muchas, muchas, muchas maneras. Por lo que siempre solo quieres asegurarte de que cuando estás golpeando, contesta o contesta todo lo que estás haciendo eso intencionalmente. Por lo que no estás enviando accidentalmente información a alguien que no se pretendía recibir esa no hasta el BCC, la copia ciega Carbon o los botones CC. Si estoy redactando un correo electrónico a alguien y su correo está en el tema principal son la línea principal de destinatario y me pego al mar. Ves, se va a copiar todo lo que estoy enviando y se lo va a mandar también a esa persona secundaria . También podrán ver a quién fue el correo electrónico principal. Teoh y el destinatario principal del correo electrónico también podrán ver a esa persona de copia de carbono. ¿ Por qué harías eso? A veces puede ayudar con la organización y estructura del correo electrónico, sobre todo si no estás anticipando una respuesta de la persona que está copiada. Solo quieres que puedan verlo, Um, Um, pero no necesariamente anticipas que respondan. Si sí quieres que la gente responda, y ahí es donde ese hilo de correo electrónico donde estás ingresando múltiples correos electrónicos en la línea de dirección de correo electrónico principal , ahí es donde eso sería útil. El BCC que copia de carbono ciega es un poco más astuto. Si incluyes una dirección de correo electrónico en esa área que el destinatario de correo electrónico original no verá dónde ve semilla y cuándo podría usar esto mientras, por ejemplo? Digamos que estoy enviando un correo electrónico ah cliente, y soy como el encargado del proyecto. Y digo, Hey, Hey, cliente solo quería hacerte saber que esta es nuestra disponibilidad de diseñadores para reunirse contigo en las próximas dos semanas para finalizar el diseño de tu sitio web. Madre de un Buck Y luego me BCC mi diseñadora. ¿ Por qué? Yo quiero que el diseñador sepa exactamente lo que se dijo. Pero no necesariamente quiero que el cliente pueda eludirme como gerente de proyecto y llegar al diseñador. Quiero que todo filtre a través de mí toda esa comunicación para filtrar a través de mí, pero quiero mantener a mi diseñador en el bucle. Entonces ese es solo un ejemplo de cómo usar el BCC puede ayudar a tu flujo de trabajo. Pero sólo ten en cuenta eso otra vez. Se trata de una copia de carbono ciega, por lo que esa persona que ha estado comprando carbono copiado puede ver el correo electrónico las respuestas, pero el destinatario inicial de Imo no puede tan sólo factorizar todo eso en dos, cuando estás cuando estás configurando, cómo quieres que salga tu correo electrónico. El siguiente es discutir cómo ser gentil en una situación de hilo de correo electrónico. Digamos que tiene 5 10 personas que han sido todas ingresadas en esa línea de destinatarios de correo electrónico principal . Todos ustedes están incluidos en una amenaza de correo electrónico. En ese punto, eso significa que cualquier respuesta si golpean responden, todas van a ir al grupo en su conjunto. Entonces, ¿cómo eres un buen miembro? ¿ Un miembro gentil de este tipo de comunicación? Ah, una cosa importante es asegurarse de que antes de responder que ha leído cada respuesta que ha precedido al mensaje original. Esto es importante porque no quieres agregar ninguna información o preguntas innecesarias al hilo de correo porque ya pueden volverse pesadas y complicadas y tipo de cuellos de botella y difíciles de navegar, sobre todo cuanto más respuestas que comienzan a salir. Por lo que si tienes alguna pregunta sobre el correo electrónico original, asegúrate de leer todo lo que alguien ya lo haya hecho. Puede que ya se haya abordado, y de esa manera ya no estás sintiendo el fuego de la confusión. Um, otro importante es mantener tus respuestas breves y directas tanto como sea posible. Y si hay esto, si hay un específico el miembro rojo que necesitas abordar y todavía necesita quedarse , tal vez para el seguimiento de mensajes tu empresa quiere que el cuarto más tonto en el hilo. Entonces asegúrate de poner su nombre justo en la parte superior de tu respuesta. Ya sabes, para Brad Comma y luego tu respuesta o tus preguntas de esa manera. Brad sabe enseguida que es para él y para todos los demás. No es que lo ignoren, porque si están siendo graciosos destinatarios del hilo de correo electrónico, seguirán leyendo. Pero sabrán que no hay urgencia ni llamado a la acción que los afecte directamente, lo que les puede ayudar a administrar su flujo de trabajo y cómo van alrededor de su día. Por lo que esas dos cosas no están tan impactando en la redacción profesional del correo electrónico, pero es importante saber cómo ser un buen profesional. Envíala un correo electrónico y estas cosas van mucho para ayudarte a perfeccionar esa artesanía y realmente poner tu mejor pie adelante cuando se trata de cómo estás escribiendo y respondiendo a correos electrónicos en el lugar de trabajo.