Domina Gmail, Google Calendar y Notion para la gestión de proyectos

1. Introducción a la clase: Hola y bienvenidos a la clase de tareas administrativas. Estoy muy emocionada de verte aquí. Yo solo quería recorrer las cosas que voy a estar cubriendo en esta clase, así sabes si esta clase es para ti o no. Pero básicamente, lo que voy a cubrir es la gestión de GML, gestión de tu bandeja de entrada, cómo , digamos, configurar ciertas automatizaciones, configurar fuera de la oficina, firmas de correo electrónico y cosas así, o cómo otorgar acceso si digamos que estás trabajando como asistente virtual y necesitas que tu cliente te otorgue acceso a la bandeja de entrada o cosas como Gestión de eventos también usando Google Mt, cómo crear Event, cómo modificar la REM, cómo encontrar un momento adecuado para todos y cosas así Por último, lo que realmente quiero cubrir durante este curso es una de las herramientas de gestión de proyectos que he estado usando llamada Notion. Realmente espero que esta clase vaya a ser útil. 2. Cómo conceder acceso a la bandeja de entrada de Gmail: Bien, entonces otra cosa muy importante que tu cliente necesita hacer antes de que pueda comenzar a administrar su bandeja de entrada es compartir el acceso de la bandeja de entrada contigo como asistente virtual Entonces, si quisieran hacerlo con su cuenta de Gmail, tendrían que iniciar sesión en su cuenta y luego ir a la opción Configuración de aquí. Tendrían que seleccionar ajustes de CO. Y luego a partir de ahí, tendrían que seleccionar cuentas e importar. Y tendrán acceso a la opción de tu cuenta por aquí. Por lo que tendrían que agregar otra cuenta haciendo clic en ella e ingresando su dirección de correo electrónico por aquí. Lo que esto permite hacer es eliminar su correo electrónico, enviar correos electrónicos en su nombre. Lo único que no vas a poder hacer es modificar ninguna de las configuraciones de la cuenta de Google o cambiar su contraseña, pero cuando se trata de cualquier otra cosa, vas a poder hacerlo en nombre de ellos. Entonces, una vez que ingreses el correo electrónico al que quieres dar acceso, simplemente haz clic en Siguiente paso. Y enviar correo electrónico a Grant Access. Eso es. Vas a recibir una confirmación de que se concede el acceso, y la persona a la que concediste acceso va a recibir este correo electrónico donde va a poder aceptar la solicitud o rechazar la solicitud. Por supuesto, si se trata de un asistente virtual, siempre vas a aceptar la solicitud haciendo clic en el enlace. Tienes que confirmar y luego como verás en el mensaje, puede tardar hasta 30 minutos en que sea acción, pero una vez hecho, vas a poder ver la bandeja de entrada de tu cliente. 3. Cómo crear una firma por correo electrónico en Gmail: Bien, así que vamos a crear una firma de correo electrónico juntos. Así que una vez más, vamos a ir a la opción de configuración de aquí y hacer clic en C O ajustes. Bajo el general, deberás desplazarte hacia abajo hasta que veas la opción de firma. Entonces para mí, sería, ¿me lo estoy perdiendo? Sí, casi me lo perdí, pero lo encontré. Está por aquí para mí. Si no has tenido las firmas anteriores, solo vas a ver ninguna firma y crear una nueva por aquí. Entonces comencemos. Haga clic en Crear nueva firma, ponga el nombre de la firma. Entonces y haz clic en Crear. Por lo general, lo que quieres que siempre tenga tu firma es tu nombre, tu puesto de trabajo, el nombre de tu empresa, tu información de contacto, así que correo electrónico, número de teléfono, sitio web y cualquier enlace o imagen relevante de redes sociales. Para que también puedas discutir todo con tus clientes de qué es exactamente lo que quieren en su firma de correo electrónico. Por el bien de este ejemplo, acabo de ingresar una plantilla rápida. Entonces, saludos cordiales tu nombre, puesto de trabajo, compañía de salto, dirección de correo electrónico, sitio web y número de teléfono. Así que ahora puedes elegir cuándo debería aparecer la firma automática. Entonces por ejemplo, tendría que aparecer para cualquier nuevo correo electrónico, sólo voy a hacer clic en mi firma, y en las respuestas o hacia adelante, también, voy a hacer clic en que debería aparecer en esto, y solo voy a desplazarme hacia abajo y hacer clic en cambios seguros. Entonces, pongámoslo a prueba ahora mismo. Si hago clic en Redactar correo electrónico, mi firma ya está por aquí. Entonces es algo muy útil tenerlo si tu cliente o estás enviando correos electrónicos a varias personas lo largo del día y no quieres seguir ingresando tu nombre completo o el de tu cliente y otros detalles 4. Cómo eliminar correos electrónicos masivos en Gmail: Lo más probable es que ya conozcas la opción de cómo eliminar los correos electrónicos simplemente seleccionándolos y haciendo clic en la opción profunda. Pero quiero mostrarte otra opción muy útil que Gmail y Outlook ya tienen. Básicamente se trata de eliminar correos electrónicos en el libro, y puedes hacerlo para correos electrónicos más antiguos. Digamos, cualquier correo electrónico que se enviara seis meses en adelante, para este ejemplo, solo voy a eliminar cualquier cosa, que es de una semana y más. Entonces todo lo que necesitarías hacer es ingresar esta pequeña fórmula en la barra de búsqueda. Aquí vas a tener antes del año un mes y una fecha. Una vez que ingreses la fecha, simplemente necesitas hacer clic en Enter, y luego vas a tener todos los correos electrónicos que te fueron enviados antes del 19 de enero de 2025. Así que en este momento todo lo que tendrás que hacer es hacer clic en Seleccionar Opción y eliminarlas todas. Ahora van a aparecer en tu papelera. Entonces, si deseas eliminarlos de forma permanente, nuevamente tienes la opción de seleccionarlos todos y hacer clic en Eliminar para siempre. 5. Cómo crear respuestas guardadas en Gmail: Entonces ahora mismo, te voy a mostrar cómo podrías estar creando tus respuestas seguras en tu cuenta de Gmail. Quizás quieras crear algunas plantillas para que las uses cuando respondas a los clientes, o tal vez quieras hacer vida de tus clientes un poco más fácil y crear algunas plantillas para que las Así que comencemos. Todo lo que necesita hacer es iniciar sesión en su cuenta GML y luego hacer clic en el botón Configuración, ver todos los ajustes, hacer clic en Avanzado aquí y asegurarse de que las plantillas estén habilitadas Entonces, si tuviste el Sable, simplemente cámbialo a Habilitar y haz clic en cambios seguros. Una vez hecho esto, puedes seguir adelante y crear la plantilla. Entonces estarías creando una plantilla de la misma manera que estás creando un nuevo correo electrónico haciendo clic en Redactar. Um, asegúrate de que la firma se elimine cada vez que intentes crear una plantilla, solo para que no veas esa firma duplicada apareciendo cada vez que uses esa plantilla. Entonces sí, solo borra eso, ingresa la plantilla que deseas usar. Si todo parece correcto, puedes seguir adelante y guardar esta plantilla. Así que podrías simplemente estar haciendo clic en los tres puntos para más opciones, plantillas y guardar borrador como plantilla y guardar como una nueva plantilla. El nombre de la plantilla suele aparecer en el tema. Entonces si quieres, um, ahorrarte algo de tiempo. Simplemente puedes ingresar un nombre muy neutro que podría aparecer en el tema y seguiría luciendo profesional y bueno. Entonces déjame guardarlo como seguimiento. Una vez que se guarda, podemos seguir adelante y usar la plantilla. Entonces todo lo que tendrías que hacer es una vez más, hacer clic en Redactar. Da clic en los puntos del árbol de la misma manera que guardamos la plantilla, derecho, y haz clic en el seguimiento de la plantilla que acabamos de crear. Y como puedes ver, el tema va a ser de seguimiento, y la plantilla va a aparecer en el tema en el campo de descripción. Si ya no necesitas esta plantilla, puedes volver a ir a más plantillas de opciones y eliminar la plantilla que elijas eliminar, así como así, y va a desaparecer. 6. Cómo programar un correo electrónico en Gmail: Entonces ahora mismo, permítame mostrarle cómo programar un correo electrónico para que se envíe en un momento posterior. Entonces esto es muy útil cuando necesitas hacer un seguimiento de algo o tu cliente necesita hacer un seguimiento de algo. Entonces déjame mostrarte cómo hacerlo. Comenzarías de la misma manera que solo redactar un correo electrónico normal, así que harías clic en Redactar Seleccionarías tu receptor. Simplemente pondría el tema y el cuerpo dentro y daría clic en este pequeño botón de flecha para ver más opciones de CNN Si haces clic en él, vas a ver Horario CN. Tendrás la opción de elegir entre lo que GML te ofrece, o también puedes seleccionar tu fecha y hora preferidas Entonces eso es lo que vamos a hacer. Digamos que necesito darle seguimiento en una semana, y digamos que tengo que hacerlo a las 12:00 P.M. Y eso es todo. Entro la fecha. Entro la hora, y solo voy a dar click en Programar enviar. Como pueden ver, la notificación aparece diciendo enviar horario para el domingo 2 de febrero a las 12:00 P.M Así que ahora digamos ya no necesito mandar seguimiento. Quiero cancelarlo. Puedes hacerlo todo el tiempo, o siempre puedes editarlo a una fecha diferente, hora diferente haciendo clic en la bandeja de entrada programada y haciendo clic en Cancelar SN. Y así, tu correo electrónico simplemente va a aparecer frente a ti una vez más y podrías editarlo de nuevo, hacer clic en el Schedule SN y simplemente seleccionar una fecha diferente si digamos que necesitas modificar la hora de tu seguimiento. 7. Cómo crear carpetas y automatizaciones en Gmail: Así que siempre que estés trabajando con tu nuevo cliente y estés administrando su bandeja de entrada de correo electrónico, tu cliente puede resultarle muy útil si crearas algunas etiquetas y carpetas para ellos. Entonces aquí es donde entro para mostrarte cómo crearlo. Entonces todo lo que necesitarías hacer es acceder a tu Gmail o cuenta de Gmail de tu cliente si ya los tienes y hacer clic en la opción para crear una etiqueta por aquí. Um, puedes usar etiquetas para cualquier cosa. Puedes encontrar tu propio sistema y básicamente de qué se beneficiaría tu cliente. Sólo por darte algunos ejemplos qué etiquetas podrías encontrar útiles es, no sé, correos urgentes, correos electrónicos de alta prioridad, cualquier cosa relacionada con la suscripción de tu cliente, derecho, o digamos cualquier cosa relacionada con la comunicación con el cliente, o para este ejemplo, voy a crear una etiqueta para cualquier factura que tu cliente pueda estar recibiendo. Entonces todo lo que tendría que hacer es ingresar el nombre y hacer clic en Crear Opción. Y como pueden ver, una nueva etiqueta aparece por aquí en el lado izquierdo. Entonces, si desea transferir algunos correos electrónicos existentes a su nueva etiqueta, todo lo que tendría que hacer es simplemente arrastrarlos aquí, y podría verlos aparecer aquí en mi nueva etiqueta. Pero hay otra pero hay otra muy interesante pero hay otra herramienta muy útil que también puedes encontrar en la cuenta de Gmail siempre que necesites ordenar los correos automáticamente para ahorrar tu propio tiempo. Entonces, por ejemplo, necesito todos los correos electrónicos que tienen facturas adjuntas para ir a mi nueva etiqueta. Puedo intentar configurarlo automáticamente para que el sistema lo haga. Entonces todo lo que necesitarías hacer es hacer clic en configuración, ver todos los ajustes, filtros y direcciones bloqueadas. Y crear un nuevo filtro. Entonces tal vez su cliente tenga facturas que vienen de ciertos proveedores. Entonces es posible que ya tengas sus direcciones de correo electrónico, y podrías ingresarla aquí. Pero por el bien de este ejemplo, voy a usar esta línea sólo tiene las palabras y poner factura como la palabra que estoy buscando, y dar clic en la opción Crear filtro. Entonces esto creará un filtro para básicamente cualquier correo electrónico que tenga factura dentro de él para ir a mi nueva etiqueta, bandeja de entrada. Entonces para finalizar la configuración, tendré que hacer clic en, aplicar la etiqueta y elegir la etiqueta de facturas como la que quiero y hacer clic en Crear filtro. Entonces ahora mismo, pongámoslo a prueba. Entonces me envié un correo electrónico simplemente con el mundo así que me envié un correo electrónico simplemente con la palabra factura Y se puede ver que apareció por aquí, y se transfirió automáticamente a mi etiqueta llamada facturas también. Entonces sí, y también puedes ver que también estaba marcado como facturas, lo cual es muy útil porque también permanece en la bandeja de entrada principal, así que no se transfiere solo a la etiqueta. Um, así que sí, esta es una gran herramienta para usar. Yo no confiaría en ello al 100% porque las cosas suceden y algunos correos electrónicos podrían ser ordenados erróneamente. Pero para estos correos electrónicos muy básicos que quizás no sean tan urgentes, y tal vez pueda esta opción podría ser genial de usar. 8. Cómo otorgar acceso a un calendario en Google Calendar: Entonces, antes de comenzar a administrar el calendario de tus clientes, lo único que debes hacer es tener acceso también a su calendario. Entonces, por supuesto, algunos clientes están de acuerdo con compartir sus contraseñas, pero prefiero simplemente que compartan el acceso al calendario. Esta es una forma más segura de hacer todo. Entonces todo lo que necesitan hacer es iniciar sesión en su cuenta de gmail, ir al Google Calendar. Haga clic en la opción de configuración, vaya a la configuración. Y por aquí van a ver su calendario. Entonces aquí, van a ver su nombre, si hacen clic en él, y si hacen clic en compartir con personas o grupos específicos, van a ver esta opción. que puedas agregar personas, por ejemplo, tú como persona para compartir su acceso al calendario. Entonces déjame mostrarte cómo hacerlo. Simplemente haga clic en la persona con la que desea compartir el acceso, cambie el permiso. Para que puedas elegir. Tu cliente puede elegir lo que quiere que te permitan hacer en su calendario, ya sea simplemente verlo, si es para editar también. Entonces, si no les importa que edites, hagas eventos, cambies todo en su calendario, recomendaría ir con opción Hacer cambios y administrar compartir, y simplemente haz clic en el botón Enviar. Lo que va a pasar ahora mismo es que el solicitante, este correo va a recibir un mensaje En breve voy a mostrarte cuál. Y a partir de ahí, van a poder tener acceso a tu bandeja de entrada, a la bandeja de entrada de tu cliente. Entonces este es el correo electrónico que usted como asistente virtual va a recibir de su cliente, y todo lo que querría hacer ahora mismo es hacer clic en Agregar este calendario y simplemente hacer clic en Agregar Opción. Una vez hecho esto, también verás las reuniones de tus clientes apareciendo las reuniones de tus clientes apareciendo en tu calendario 9. Cómo encontrar un buen momento para reunirse en el Calendario de Google: Entonces hablemos de cómo enviar correos electrónicos a otros participantes para encontrar un buen momento para reunirse para ellos y su cliente. Normalmente tiendo a ofrecerles tres franjas horarias que funcionan para mi cliente. También considero un poco de tiempo de búfer porque sé que algunas reuniones pueden ser un poco más largas, tener ese tiempo de búfer realmente ayuda y tiendo a, por supuesto, usar mi plantilla. Entonces mi plantilla, la voy a dejar caer en algún lugar aquí es de nombre alto. Espero que te vaya bien, podrías por favor avisarme si alguna de las siguientes veces, funcionaría para ti. Entonces acabo de mencionar los tiempos que funcionan para mi cliente y solo digo esperando su respuesta. También agrego a mi cliente como BCC solo porque quiero que mi cliente esté informado de que estoy trabajando en ello, que estoy tratando de encontrar el tiempo con este participante, pero no necesariamente quiero que el participante sepa que estoy transportando a mi cliente en los correos electrónicos que funciona perfectamente y también tengo algunas herramientas que uso siempre que necesito para encontrar el momento adecuado y cuando estoy trabajando con un montón de gente. Normalmente uso Google Forms, Doodle o Microsoft Fine Time Voy a tener todo el video explicando cómo se podría arreglar esto con Google Forms, pero eche un vistazo a Doodle y Microsoft Fine Time también Son gratuitos si nada ha cambiado y además es muy fácil de usar. 10. Cómo encontrar una buena hora para una reunión con Google Forms: Entonces otra herramienta que me gusta usar a la hora de programar una reunión con un grupo más grande y tratar de establecer el tiempo que más le convenga mayoría del grupo es Google Forms. Entonces todo lo que necesitas hacer es simplemente ir a Google Forms. Y una vez que veas lo siguiente, da clic en Iniciar un nuevo formulario. Una vez que hagas clic en él, vas a ver aparecer esta plantilla. Entonces es bastante autoexplicativo. Todo lo que necesitas hacer es simplemente crear el título del formulario, explicar brevemente de qué se trata este formulario, cuál es el propósito del mismo, e ingresar algunas opciones entre las que los respondedores puedan elegir y también la pregunta que les estás haciendo Entonces así es como se ve después de que ingresé toda la información relevante. Entonces como puedes ver, tiene el nombre, selección de fecha de reunión. Tiene una breve descripción, diciendo, por favor seleccione su fecha preferida para la reunión del equipo. Se programará la opción más popular. Entonces tienes una pequeña pregunta y tres opciones. Normalmente sólo tiendo a dar tres opciones porque cuando tenemos demasiadas de ellas, es muy difícil encontrar la que le convenga a la mayoría del grupo. Así que es más fácil solo tener un par o tres opciones disponibles. Pero una vez que esté contento con la selección con el formulario, con la encuesta, podría seguir adelante y compartirlo con los respondedores que quiero pad Entonces simplemente ingresaría la dirección de correo electrónico de aquí, aseguraría de que esa persona esté marcada como respondedor y haga clic en Compartir. Entonces puedo seguir adelante y publicar el formulario. Como pueden ver, tengo algunas opciones disponibles para mí. Entonces para los respondedores, básicamente, estoy diciendo que cualquiera que tenga el enlace puede responder a este formulario, y yo puedo compartir el enlace Digamos que si mi equipo está usando el canal SPAC, lo compartiría ahí Podría compartirlo vía correo electrónico. Podría compartirlo en cualquier otro canal de comunicación que todos usemos. Como ya has visto antes, también podría compartirlo con los respondedores haciendo clic en esto e ingresando su dirección de correo electrónico Entonces, si ya tengo a todos en eso, simplemente podría hacer clic en esto, notificar a estos respondedores opción y hacer clic en publicar y Notificar Una vez que lo haya hecho, todas las personas que fueron marcadas como respondedores van a recibir esta f con estas opciones disponibles Por lo que todos podrán seleccionar una opción. Entonces digamos el 13 de febrero, 9:00 A.M. Funciona para mí y envíalo. Entonces se va a grabar su respuesta, y después voy a poder revisar las respuestas que prefirieron el momento. Entonces, si iba al mismo formulario y hacía clic en las respuestas, vería qué día uno y cuándo debo programar la reunión. Por lo que esto es extremadamente útil y extremadamente fácil de configurar. 11. Cómo programar una reunión en Google Calendar: Bien, así que te voy a mostrar cómo crear un evento, una reunión en el Google Calendar Solo hay un par de opciones para hacerlo. Te voy a mostrar los dos, y voy a explicar brevemente cómo funciona todo, que puedas crear fácilmente un evento o una reunión para tu cliente o para ti también. Entonces la primera opción es si abres tu Google Calendar, y si ves todo el calendario, simplemente puedes seguir adelante. Y da clic en cualquier momento en el calendario. Entonces digamos, necesito agendar una reunión para el día de hoy a las 5:00 P.M. Simplemente daría clic aquí, y esta pequeña ventana me aparecería. Entonces podría continuar aquí y completar todos los detalles, incluyendo el título, el tiempo y la duración de la reunión, podría agregar invitados también aquí, ubicación, y simplemente hacer clic en Guardar, y eso sería todo. Pero hay otra opción a la que puedes ir desde aquí si haces clic en Más opciones, o también puedes simplemente hacer clic en Crear evento y simplemente hacer clic en más opciones también. Si haces clic en él, vas a ser redirigido a una ventana más grande con más opciones como puedes ver Así que hablemos de todas estas opciones y de todo lo que puedes seleccionar aquí. Entonces como puedes ver, el primero es el título. Hay ciertas plantillas que utilizo, y las voy a agregar ya sea en los recursos o en algún lugar de la pantalla. Um, pero, sí, podrías simplemente hacer un título describiendo de qué se trata esta reunión esta escuela. Entonces digamos que sería uno oh uno con insertar un nombre, o sería revisión de progreso y el nombre del proyecto, o sería entrevista para y el puesto, ¿verdad? Así que básicamente describiendo lo que queremos lograr con esta escuela, así queda claro para el receptor. Y debajo de un título, vas a tener una opción para seleccionar la fecha. Entonces, si quieres ajustar la fecha, simplemente puedes hacer clic en la fecha y seleccionar tu preferida en el calendario. También puede seleccionar el tiempo aquí y la duración de la reunión. No olvides que tienes una opción para una zona horaria por si acaso estás programando reuniones para tu cliente que no vive en el mismo país que tú, échale un vistazo porque puede llegar a ser complicado si estás trabajando con clientes internacionales. Y luego debajo del tiempo, vas a ver los detalles del evento. Entonces, como pueden ver, puedo hacer esta reunión ya sea una llamada de Zoom o una reunión de Google. La razón por la que veo la opción de reunión de Zoom es porque ya tengo una extensión de Zoom instalada en mi laptop. Si no tienes uno, te recomendaría encarecidamente instalarlo, especialmente si tu cliente tiene preferencia por las reuniones de Zoom en lugar de las reuniones de Google. Entonces sí, discuta esto con tu cliente antes de ver cuál es la preferencia ahí. Y si la preferencia son las llamadas de Zoom, entonces recomendaría encarecidamente instalarlas. Es realmente fácil extensión de Google Zoom y seguir el proceso desde allí. Y, um digamos ahora mismo por el bien de este ejemplo, solo voy a agregarlo como Google Meet. Entonces también puedes agregar ubicación. Puedes dejarlo en blanco o también simplemente decir Google Meet también dependiendo de dónde se vaya a llevar a cabo esa reunión. Tal vez se va a llevar a cabo desde la oficina de tu cliente con otras personas también. Y tal vez vas a estar platicando con alguien que se encuentra en otro país, ¿verdad? Podría ser una opción. Entonces, si es necesario, también pop la ubicación por aquí. Debajo de una ubicación, tenemos otra herramienta muy, muy útil, que es una notificación o un correo electrónico, 30 minutos o 10 minutos o cualquier período de tiempo que prefieras antes de la reunión para avisar a tu cliente o ti mismo de que esta reunión está programada y necesitan asistir a un simple recordatorio Siempre lo pongo como notificación. Eso es lo que prefiero. Eso es lo que me lo hace más fácil, y por lo general aparece por aquí. También tendrás la opción de codificarlo por colores. Entonces, ya sea que tengas un sistema consumado con tu cliente o no, pero tal vez tu código de color, digamos, uno a uno y un color y las entrevistas en otro color, ese podría ser un sistema muy útil para simplemente ver lo que el cliente tiene en sus calendarios y básicamente para qué necesita prepararse sin tener que analizar el calendario. Y entonces tenemos la opción de seleccionar ocupado o libre. Lo que eso significa es que si seleccionaría ocupado y nadie más podría programar bajo una reunión para superponerse con esta, si seleccionara una opción gratuita, entonces alguien más podría básicamente programar otra reunión en el marco de tiempo de esta reunión si tiene sentido. Y entonces también tienes esta opción, lo que hace que tu calendario sea privado o público. Entonces o todos pueden ver que tienes esta reunión o no. Y por último, solo tienes una opción de descripción. Entonces solo me gusta brindar más detalles para decir algo como como se discutió anteriormente, estoy programando una reunión para esto y aquello para hablar de esto y aquello. También podría incluir algunos puntos de discusión o cualquier detalle relevante de qué va a tratarse esta reunión. Entonces la persona que recibe una anotación sabe y se prepara para ello. Y lo último que debes hacer después de que hayas llenado toda esta información es agregar a los invitados. Y lo último que debes hacer después de llenar toda esta información es simplemente agregar a los invitados. Lo único que creo que no he mencionado que es bastante útil saber es que esto no repite una opción todo el día. Entonces, la reunión durante todo el día es bastante autoexplicativa. Simplemente básicamente dice que la reunión va a tomar todo el día. Tu cliente está ocupado, y eso es todo. Y otra opción de no repetir se puede ajustar a diario, semanal, lunes, mensual, anual, o personalizado. Entonces por ejemplo, digamos, si tu cliente tiene la misma reunión todas las semanas, simplemente programarías a la vez y seleccionarías opción semanal y personalizada. Eso lo hace un poco más fácil ya que no necesitas programar ya que no necesitas programar una reunión de nuevo cada semana, así que solo te ahorra un poco de tiempo. 12. Cómo modificar un evento que ya está programado en el Calendario de Google: Ahora, una vez que hayas creado un evento, también puedes reprogramarlo También podrías ajustarlo desde el calendario una vez más. Entonces, si digamos que necesitas extenderlo, simplemente podrías arrastrarlo a la hora a la que te gustaría extenderlo También tienes la opción de hacer doble clic en él y editar el evento desde ahí. Una vez que modifique su evento a su reunión, simplemente haga clic en Guardar. 13. Gestión de proyectos con Notion: una guía paso a paso: Como puedes ver frente a ti, tenemos el sitio web de Notion abierto, y si no sabes qué es Notion y para qué se utiliza, esta lección es para ti porque voy a guiarte a través de las principales preguntas de qué es Notion, para qué se utiliza, qué puedes hacer con ella, básicamente, y quién se beneficia más de esta plataforma. Y básicamente solo te voy a mostrar cómo empezar. Entonces, antes que nada, Notion está todo en un solo lugar de trabajo para organizar la información, administrar tareas y colaborar con otros. Combina características sin retomar, herramientas de gestión de proyectos, bases de datos en una sola plataforma. Todo en Noción se construye dentro de las páginas, como se puede ver en el lado izquierdo de la página en la sección privada. Y cada página puede contener texto, imágenes, listas de verificación, calendarios o bases de datos estructuradas Y ahora, ¿qué puedes hacer con él? Entonces ya mencioné algunas cosas que puedes hacer con él, pero también puedes crear una algunas cosas que puedes hacer con él, lista de tareas, construir rastreadores de proyectos, almacenar notas de reuniones, planificar bases de datos de contenido, o incluso configurar una base de conocimientos para tu equipo, digamos También puedes ver la misma información en diferentes formatos, digamos, una tabla, tablero, calendario, línea de tiempo, y filtrar y ordenar datos para enfocarte básicamente en lo que más importa. Esta plataforma, al menos en mi opinión, me recuerda a Asana y Trello porque esas son ambas herramientas de gestión de proyectos o también confluencia porque tiene la base de conocimientos que puedes compartir Entonces siento que es sostener todo lo que puedas necesitar en un solo lugar. Y hay mucha gente que podría beneficiarse de ello. Pero veo a muchos estudiantes, escritores, creadores de contenido beneficiándose ello, gerentes de proyectos, freelancers, asistentes virtuales, propietarios de startups, propietarios pequeñas empresas es solo una gran plataforma para aprender a usar y organizar todo en así que ahora después aprendemos un poco más sobre Notion, qué se usa para lo que es básicamente y quién se beneficia más de ella, ahora mismo, vamos a llegar a la parte práctica, y déjame mostrarte algunas funciones que tienes con Notion y básicamente mostrarte los conceptos básicos de Notion y cómo usar esta plataforma. Entonces antes de comenzar con una versión gratuita, en realidad no recuerdo si solo tienes disponible la primera pestaña de bienvenida a Notion y todo lo demás en blanco porque esta es una versión paga. Por lo tanto, es posible que no tenga estas opciones por aquí como planificador de proyectos, rastreador de solicitudes de empleo, sitio web personal , planificador de viajes, etcétera por aquí Solo voy a asumir que no lo tienes, y voy a mostrarte lo que puedes hacer con Notion básicamente desde cero, ¿verdad? Así que comencemos. Como dije anteriormente, en Notion, lo tienes todo en páginas. Entonces, lo que quieres hacer primero si quieres empezar es crear una nueva página. Puedes hacerlo haciendo clic en este icono de lápiz, y aquí tienes tu primera página. Entonces claro, tienes la opción personalizarlo en función de tus preferencias. Entonces o quieres agregar cualquier tipo de fondo, la portada, si quieres agregar un icono, puedes. Entonces tienes ese título por aquí. Lo que escribas aquí también va a reflejarse aquí. Entonces en este momento, digamos que vamos a crear una lista de tareas por debajo de ella, todas las opciones aparecen cuando empiezas escribiendo una baraja, y como puedes ver, tenemos una opción sugerida, que son las que vamos a usar en este caso, una lista de tareas, derecha Pero además de eso, también tenemos otras opciones como encabezamientos, lista con viñetas, lista numerada, lista de alternancia, páginas, cotizaciones, opciones de traducción incluso, imágenes, video, literalmente infinitas opciones con noción de que puedes hacer lo que quieras Tienes tantas opciones diferentes para elegir. Entonces realmente recomendaría tener un momento y explorar todas las opciones y todas las cosas que podrías estar haciendo con Notion porque una vez más, son infinitas y depende de tu creatividad, depende de tus preferencias. Puede ser muy sencillo, cierto, pero también puede ser algo muy complejo y bonito, ¿verdad? Entonces, si quiero hacer una lista de tareas pendientes, esta es. Voy a escribir algunas cosas aquí. Por ejemplo, necesito enviar un correo electrónico a mi empleado, necesito enviar un correo electrónico. Una vez que haya terminado con esta lista, puedo volver a esta página y marcarla como hecha. Entonces también podemos seguir adelante y crear una nueva página diciendo notas sobre el proyecto importante y mantener esta página. Básicamente solo por las notas que quiero conservar para este proyecto, ¿verdad? Y puedes simplemente seguir creando estas páginas, cualquier cosa que necesites. También puedes crear tu propio panel de control. Estoy seguro que lo has visto tal vez en Instagram o Tik Tok incluso. Muchos creadores lo tienen, y realmente lo personalizan. Muy encantadora. Se ve muy limpio, se ve muy único. Y si, es muy, muy útil tenerlo. Así que básicamente, podría simplemente escribir el tablero de Gabby por aquí Ahora lo que queremos hacer un poco diferente esta vez. Entonces, en vez de simplemente escribir un slash, vamos a escribir Ed porque queremos redirigir y pasar de esta página a digamos mi lista de tareas o a mis notas, ¿verdad Entonces sólo voy a entrar d y puedo vincularlo a otra página. Entonces, qué pasa en este caso, una vez que lo tenga todo vinculado podría ser una lista completa, cierto, pero podría ser como una tabla de contenidos en algún sentido. Y si tan solo hiciera clic en eso, me redirigiría a la página de mi lista de tareas pendientes. Entonces, una vez más, esta es una función súper, súper, súper útil también, porque tienes todo en una página en un tablero. No necesitas desplazarte por todas tus páginas para encontrar algo que necesites. Una vez más, es como una tabla de contenido en un libro. Ahora pasemos a otra cosa que también es muy cool acerca de Notion es crear una base de datos. Una vez más, voy a crear una nueva página, y ahora mismo, si solo escribas base de datos, tienes estas opciones, solo voy a crearla como una página completa. Y esto es lo que tienes frente a ti. Podría funcionar para diferentes propósitos. Digamos que necesitas rastrear los plazos de los diferentes proyectos, o necesitas rastrear incluso tus hábitos del día o cualquier otra cosa. Entonces, si harías clic aquí, se convertiría en una página dentro de esta página. Entonces digamos que estoy trabajando en un proyecto y quiero que lo rastreen por aquí. Entonces digamos que solo voy a escribir proyecto X, y por aquí, puedes agregar una propiedad. Puede ser un estatus. Digamos que no lo he iniciado en progreso hecho también puedes editar a diferentes estados también Se puede agregar otra propiedad que podría ser algo así como una fecha, ¿verdad? Entonces necesito completar este proyecto para el final de esta fecha, y puedes agregar todas estas diferentes propiedades tantas como quieras. Y básicamente, abre una página dentro de una página, es decir, que si haces clic en el proyecto real, también puedes hacer comentarios. Básicamente puedes agregar cualquier otra cosa que necesites agregar sobre ese proyecto sobre esa tarea. Por lo que también es súper herramienta súper necesaria y súper útil para tener, sobre todo en asistencia virtual o en creación de contenido. Dos campos en los que estoy muy involucrado. Y una cosa más que estoy muy, muy emocionada de mostrarles es que se puede ver la misma base de datos en diferentes formatos. Entonces no sólo como mesa, sino también, digamos, como tabla por aquí, bien, muy de nuevo similar a Asana y Tre si trabajas con ellos previamente, o también puedes verlo, digamos, en un calendario, ¿verdad puedas ver en qué día necesito completar y él es solo una vez más, una herramienta tan útil y cosa que hay que saber. Entonces creo que esto es todo lo que quería mostrarles hoy chicos. Por supuesto, las opciones, como dije, millones de veces antes, son infinitas, y puedes explorar todas las opciones. Puedes tener las plantillas por aquí y simplemente crear nuevas ventanas basadas en eso ayuda mucho, ¿verdad? Pero sí, solo tómate tu tiempo explorándolo, tómate tu tiempo jugando con él antes. Y una vez que te acostumbras, vas a ver lo útil que es este taburete. Si tienes alguna duda al respecto, solo avísame en la sección de preguntas y respuestas o envíame un mensaje, y estaré encantado