Transcripciones
1. Introducción: Hola, mi nombre es Emily Simcox, y soy el Training Team Lead en Bench.co como firma de libros de pequeñas empresas, la más grande de Norteamérica. La clase de hoy se trata de averiguar las finanzas de
tu pequeña empresa y cómo funciona eso con la teneduría de libros cuando eres nuevo en el negocio. teneduría de libros es el proceso de registrar todas sus transacciones financieras. Te ayuda a rastrear tus gastos. Te ayuda a realizar un seguimiento de tus ingresos por ventas, y también te ayuda a entender a qué deducciones
fiscales puedes tomar al final de cada año vienen el momento de impuestos. Esta clase es probablemente la más adecuada para freelancers, emprendedores, e-commerce, solo personas que están empezando. No necesitas ser bueno en matemáticas. Ciertamente no necesitas ser un mago de física ni nada por el estilo para hacer esto. Durante esta clase, vamos a hablar las transacciones
personales y empresariales y de cómo separar las dos. También vamos a ver los diferentes métodos de teneduría de libros incluyendo entrada única, doble entrada, efectivo, y contable de devengo. Después más adelante en la clase, hablaremos sobre si debes o no decidirte a hacerlo tú mismo o si debes darle la bienvenida a algún tipo de ayuda. teneduría de libros podría ser una parte no negociable de tu negocio, pero más que nada, te brinda una libertad. Te brinda libertad financiera y comprensión de tu negocio. Te da perspicacia y te ayudará a hacer crecer tu negocio. Si vas a quitarle algo a esta clase, espero que te quites la confianza y saber qué pasos seguir. Me alegra mucho que hayas decidido llevarte esta clase con nosotros. Vamos a saltar justo dentro.
2. Por qué es importante la contabilidad: En esta primera sesión, vamos a hablar un
poco más sobre Por qué importa la contabilidad. En primer lugar como recordatorio, la contabilidad es ese proceso de seguimiento de todas sus transacciones financieras. Está grabándolos en el libro, tus libros. Es rastrear tus gastos a medida que salen, está rastreando tus ingresos a medida que entran, está rastreando los pasivos que debes, y está rastreando todos tus activos también. Te ayuda a diseñar estrategias para tu negocio y también te ayuda a presentar tus impuestos al final de cada año. La contabilidad es una parte no negociable de dirigir un negocio. Sólo recuerda que estás en buena compañía, todo el mundo tiene que hacerlo. Probablemente ya hayas tenido cierta exposición a la contabilidad, sea a través de la experiencia empresarial o tal vez de una forma más sencilla a través de presupuestos personales. Antes de que realmente nos sumergamos, me encantaría hablar un poco más sobre lo que es ser un pequeño negocio en EU. En primer lugar, hay 29 millones de pequeñas empresas en EU
según la Small Business Association a partir de aproximadamente 2016, eso constituye el 99.7 por ciento de todos los negocios en EU. Eso es mucho. De acuerdo con la Asociación de Pequeñas Empresas, más del 20 por ciento de esas pequeñas empresas van a fallar en su primer año. En los próximos cinco años de negocios, 50 por ciento de esos negocios más van a fallar. Eso son 5.5 millones de pequeñas empresas que no van a hacer que pase su quinto año de negocios. Las principales razones que se citan para el fracaso de estos pequeños negocios son, en su mayoría, financieras. De hecho, la incertidumbre económica es una, y el resto de ellas se reduce a cosas como no saber cómo van a subir tus gastos, no poder averiguar de dónde van a venir tus clientes, y perder ventas, y quizás también no poder asegurar préstamos o capital. La teneduría de libros proporciona la transparencia en la situación financiera de
su negocio y junto a un buen plan de negocios, es exactamente lo que necesita para configurarse para el éxito. Entonces, saltemos a ello. ¿ Por qué realmente importa la contabilidad? En primer lugar, la contabilidad importa para el manejo del estrés. Hacer contabilidad de manera consistente y hacerlo bien la primera vez ayuda
absolutamente a reducir el estrés que
experimentarás a finales de año llegado el momento de impuestos. No hay nada peor que
sostenerte en una habitación con la puerta cerrada y las luces bajas a finales de año durante tiempo fiscal tratando de averiguar ¿dónde están esos recibos que gastaste? Tratando de averiguar de dónde salieron tus ingresos por ventas? ¿ Cuál era ese acuerdo verbal que hiciste con tu amigo por algún préstamo que sacaste? contabilidad, te ayuda a planificar con anticipación, manera consistente, organizada, y estarás bien para ir en el momento de impuestos. Sin estrés, sin lío. El siguiente motivo por el que la contabilidad es tan importante es por el tiempo fiscal en la presentación de impuestos. Tener finanzas organizadas significa que
no debes tener problemas al finalizar el año organizando qué deducciones puedes tomar. Como propietario de un pequeño negocio, tienes algunas opciones extra especialmente si utilizas una oficina en casa, vehículo
personal o pagas tu propio seguro médico. Estar organizado también ayuda con cualquiera de esos gastos únicos que podrías haber perdido a lo largo del año. Grandes compras sobre todo. El último motivo por el que un conjunto organizado de finanzas te resulta realmente útil a fin de año, es para responder a cualquier cambio en las leyes del IRS o en la reforma fiscal. Es importante poder responder a estos cambios porque muchas veces, realmente
pueden impactar en tu negocio, y especialmente en las pequeñas empresas. El siguiente motivo por el que tanto importa la contabilidad, es porque puede ayudarte a asegurar un préstamo, financiamiento o capital. Siempre que vayas a un banco a pedir un préstamo para pequeñas empresas, van a querer ver tus finanzas. Las finanzas organizadas realmente pueden convertirte en un candidato más fuerte para asegurar un préstamo. Cuando estás mirando a tus grandes bancos, tienden a aprobar sólo alrededor de una cuarta parte de las solicitudes de préstamos para pequeñas empresas. Cuando estás mirando a tus bancos más pequeños, tienden a lucir mucho más en el carácter así como en los estados financieros, y así tienen una tendencia a aprobar hasta el 50 por ciento de esos préstamos para pequeñas empresas. Tener finanzas organizadas y tener buenos informes financieros limpios realmente fortalece tu posición. Cuando estás hablando con un proveedor de préstamos, probablemente
estén buscando dos cosas. Ellos van a escrutar tus libros para uno, tu capacidad para pagar tus préstamos, y dos, la capacidad para que el banco recupere su préstamo si fueras a la quiebra. A continuación, la contabilidad importa porque te ayuda a atrapar errores financieros. Ser humano es cometer errores, y no es inconcebible que alguien pueda cometer un error en tus libros. Es mucho mejor para ti atrapar tus errores cuando eres capaz de
arreglarlos en lugar de dejarlos demasiado tarde y no poder arreglarlos en absoluto. A veces, eso es un giro de 24 horas, a veces eso es dentro del mismo año. Si eres como la mayoría de las pequeñas empresas, probablemente
sea tu propio dinero el que has invertido, mejor no correr ningún riesgo que todos. Los errores financieros pueden ser cualquier número de cosas, todas las cuales se pueden captar si estás haciendo tu contabilidad regularmente. En primer lugar, errores bancarios, tal vez se te cobró una cuota que no debiste haber estado y puedes arreglarla si te pones en contacto con el banco. En segundo lugar, errores de nómina quizás alguien puso
algunas horas extras que en realidad no se debían y te han cobrado en exceso los gastos de nómina. A continuación, podría incluso ser en forma de errores de facturación. Quizás se puso un cero en el lugar equivocado o se puso un decimal en el lugar equivocado haciendo tu factura de $100 $1000. Es posible que puedas captar suscripciones que te habías
olvidado por completo y que pensaste que habías cancelado hace seis meses. Las suscripciones son astutas. Es mejor poder revisar tus transacciones mes a
mes y asegurarte de que estás pagando lo que se espera que estés pagando. Por último, inseguridad de fraude. Probablemente ya estés familiarizado con el fraude de tarjetas de crédito y el
descremamiento de tarjetas y tal vez tener tu tarjeta utilizada en línea. Pero en peores circunstancias, también puede ser fraude de transferencia cableada lo cual es realmente, realmente difícil de revertir tan pronto como superes el plazo de 24 horas. Estar súper encima de tu contabilidad y organizar tus transacciones te ayudará a evitar esto y arreglarlo si sucede. Una buena contabilidad te da realmente buena visión clara del negocio. Te ayudará a optimizar tus gastos y gastos. Quizás puedas aprender que hay un lugar en el que estás gastando demasiado y puedes moverlo a un tipo diferente de gasto para optimizar tu negocio. A continuación, te ayudará a entender tu flujo de efectivo. Si eres como una serie de pequeñas empresas, probablemente
tengas un par de meses realmente grandes en un año y gastos durante todo el año. Saber cuánto puedes pagar y cuándo puedes
pagarlo es realmente importante para el éxito de tu negocio. Por último, podrás mirar tus libros año con año, ver tu crecimiento, ver tu éxito y planificar en consecuencia. Nada más emocionante que ver crecer tu negocio. En esta clase, vamos a hablar del proceso de contabilidad y de las opciones que tienes para tu negocio. También vamos a hablar de los pasos que puedes dar a tu lado para que el balón ruede.
3. Gastos personales vs. empresariales: Una de las primeras cosas que puedes hacer para apoyar tu negocio es separar diligentemente tus transacciones personales, de tus transacciones comerciales. En primer lugar, te da datos financieros limpios, te
va a dar una idea de tu salud
financiera empresarial no de tu salud financiera personal. En segundo lugar, es protegerte de la responsabilidad. Por último, es prepararte para el crecimiento de la empresa. No es raro querer cambiar la estructura de
tu negocio a medida que tu empresa crece y se expande, tener una buena separación personal del negocio ayuda a facilitar esos cambios. Antes, nos vamos, voy a explicar un poco más sobre estructura
empresarial para agregar algún contexto al resto de esta información. Si eres nuevo en los negocios, más probable es que te hayas configurado como un único prop, Single member LLC, partnership o un multi-miembro de LLC utilería son en realidad estructuralistas es como que empezaste a vender algunos collares a tus amigos y familiares y bam, ahora eres un puntal único, estás en el negocio. Lo bonito de eso es que tienes propiedad
completa de tus propias decisiones de negocio. Lo complicado de eso sin embargo es que
no hay distinción legal entre negocios y personal, lo que significa que si alguna vez hay una disputa legal entonces tus bienes personales y tus activos empresariales son completamente lo mismo y todo hasta para agarra. Si bien no hay razón legal para tener tu transacción personal y comercial separada, es una práctica recomendada hacerlo y también
te ayudará a escalar si alguna vez optas por cambiar tu estructura de negocio. An LLC tiene responsabilidad limitada, lo que esto significa es que su negocio podría perder el valor del capital que usted invirtió, aquí es donde las transacciones personales y comerciales se vuelven realmente importantes. Porque podría tener que demostrar el capital empresarial y el capital personal. Si no has hecho una buena distinción entre lo personal y lo empresarial, ¿cómo puedes demostrar lo que se
invirtió exclusivamente en tu negocio y lo que es realmente personal todavía? El corto relato es que en el peor de los casos podrías perder más que el capital que invirtió, porque no pudiste demostrar lo que era exclusivamente para uso empresarial. Tan solo una nota rápida sobre C corps, si has comenzado tu negocio como corporación C entonces tener algún
crossover de negocios personal es un gran no-no y en realidad puede tener ramificaciones fiscales y legales. Entonces, repasemos algunos ejemplos de lo que algunas transacciones personales y cuáles son algunas transacciones comerciales. Porque para ser honesto, para un montón de negocios eso puede ser bastante complicado, y también depende bastante de qué tipo de negocio se dirige y qué tipo de gastos se necesita hacer, y no te voy a dar consejos aquí eso es asesoría fiscal o asesoría financiera pero te voy a dar un par de principios
rectores para ayudarte a entender cuando estás gastando algo personalmente y cuando estás gastando algo para el negocio. Mi primer ejemplo es, ¿es tu gasto ordinario y necesario,? Ejemplo de necesario quizás es un vuelo a otra ciudad para una reunión, ordinaria aunque está volando en economía no en primera clase. El siguiente ejemplo es la prueba de cara recta y este es mi ejemplo favorito porque realmente ayuda a poner el poder en tus manos decidir qué es
una transacción comercial y cuál es una transacción personal. La teoría es que si puedes sentarte en una habitación con un agente del IRS, y te pueden decir: “¿Es este gasto para los negocios?” Y puedes contestar sí con cara recta, entonces probablemente sea por negocios. Un ejemplo de esto quizá sea
sacar a cenar a tu hermano porque has decidido entrar en negocios juntos. Podrías decir absolutamente razonablemente que estabas en una cena con tu hermano para discutir necesidades de negocios y no fue una cena familiar. Lo último que realmente debes familiarizarte, son el tipo de gastos personales que también pueden ser gastos de negocios. De nuevo, la mayoría de ustedes probablemente sean apoyos únicos o LLC de un solo miembro, probablemente
trabajen desde casa fuera del costado de su escritorio. ¿ Sabías que puedes hacer deducciones de oficina en casa, puedes hacer deducciones de vehículos personales, también en realidad
puedes dar cuenta de que tu familia trabaje para ti? También es bueno entender qué tipo de gastos simplemente no son deducibles en absoluto. Cosas como algo de ropa, cosas como el gasto por intereses de las tarjetas de crédito
personales aunque las hayas usado para negocios, y también cosas como entretenimiento para clientes que no son lo mismo que comidas de negocios. Entonces, prácticamente hablando ¿cómo se hace esto? Si eres un único prop no hay en realidad ninguna distinción legal entre tú y tu negocio, lo que significa que si
quisieras, en realidad podrías simplemente abrir una segunda cuenta corriente y tratar de mantener toda tu gastos y todos tus ingresos por ventas entrando y saliendo de esa sola cuenta. Lo que significa que puedes mantenerlo separado de tus cosas personales. Si eres de cualquier otro tipo de estructura empresarial entonces abrir una cuenta de cheques de negocio es el camino a seguir. A veces, esto es diferente de una cuenta personal porque se abre nombre comercial y las instituciones bancarias
también ofrecerán diferentes opciones dependiendo de las necesidades de tu negocio. Esas necesidades podrían incluir cuentas corrientes, cuentas comerciante y opciones de préstamo. Entonces, préstamos, líneas de créditos, tarjetas de crédito. Cuando estás buscando una
cuenta bancaria de negocios realmente tienes un par de opciones que puedes hacer. Sin embargo, lo primero que debes hacer es
averiguar qué necesitas que tu cuenta bancaria haga por ti, y luego debes empezar a comprar las mejores ofertas. La mayoría de las cuentas tienen diferentes opciones dependiendo de las necesidades del negocio ,
podría ser alto volumen de transacción , podría ser alto volumen de transferencia bancaria, podría ser valor mínimo en su cuenta y también podría ser depósitos diarios mínimos. Piensa en cómo vas a estar dirigiendo tu negocio y lo que más te aplica. Cuando entras al banco para abrir una cuenta comercial, puedes esperar que te pidan un par de cosas. Como mínimo, te van a pedir tu número de seguridad social, dos piezas de identificación, tu EIN y cualquier convenio de sociedad o negocio que ya hayas establecido. Podrían también querer ver cualquier licencia que tengas, para ser honesto probablemente sea una buena idea dar la llamada bancaria antes de entrar. Este es uno de esos temas que va a cambiar para cada negocio porque cada negocio es único. Si quieres hacer más lectura sobre lo que puedes esperar abrir una cuenta bancaria empresarial, puedes echar un vistazo al programa y blog online de ventures. Ahí hay un par de grandes artículos que se
publicaron este año y brindan mucha más información.
4. Contabilidad de entrada única: En esta sesión, vamos a empezar
hablando de la contabilidad de una sola entrada frente a la de doble entrada, que es la primera opción que tienes que hacer a la hora pensar en cómo vas a hacer tu propia contabilidad. Puedes realizar un seguimiento de tus libros utilizando contabilidad de una sola entrada o la contabilidad de doble entrada. Empecemos por hablar de contabilidad de entrada única. contabilidad de una sola entrada, es una versión simplificada de la contabilidad, a menudo se hace en Excel o literalmente un libro. Las transacciones se registran solo una vez, ya que los gastos dejan su libro de caja o como ingresos ingresan a su libro de caja. En su mayor parte, se trata de una versión simplificada porque sólo se registra la mitad de la transacción. En consecuencia, es un método incompleto de contabilidad, y si alguna vez buscas financiamiento o compartir tus documentos y tus informes financieros con cualquier tipo de institución financiera, muchas veces no lo aceptarán por eso incompletitud. contabilidad de una sola entrada suele ser la más adecuada para negocios muy pequeños que tienen necesidades muy simples. Piensa en puntal único, LLCs de un solo miembro. Entonces recuerda lo que dije de que se ingresara solo una vez, como ingresa ingresos o como salgan de gastos. Lo que esto también significa es que si tienes necesidades de contabilidad
más complejas como tarjetas de crédito,
o préstamos, o capital, o accionistas, o nómina, las probabilidades son que estas te excluyan del uso de la contabilidad de una sola entrada. No obstante, si eres un puntal único o un solo miembro LLC con necesidades de contabilidad muy simples, es un lugar realmente bueno para empezar a colgarse de lo que se siente la contabilidad. Entonces, echemos un vistazo a algunos ejemplos de cómo se ve la contabilidad de un solo ingreso. Aquí, voy a estar usando el generador gratuito de cuentas de resultados de Bench. Te permite ingresar tus transacciones, te
permite también ver una cuenta de resultados al final. Voy a estar usando el generador de cuentas de resultados de Bench, pero no tienes que hacerlo. También hay opciones para usar, Excel o como dije antes, bastante literalmente un libro. Una sola entrada no se basa en tener una buena tecnología para hacerlo. Si eres bueno en equilibrar tu libro de cheque, lo más posible es que seas realmente bueno en hacer contabilidad de una sola entrada. Las condiciones de la contabilidad de un solo ingreso son justo esto; Necesitas ingresar la fecha, necesitas ingresar una descripción, necesitas ingresar el monto, y luego necesitas asignar una categoría. Vamos a hablar de categorías más adelante, pero déjame mostrarte un ejemplo ahora de cómo entrar a esa transacción. hoy, voy a almorzar con Disco Share Crew. Entro mi fecha, entro mi descripción, ingreso una cantidad y luego por último pero no menos importante, entro a la categoría, y eso es todo. Eso es grabar una transacción de una sola entrada. Como dije, no siempre viene con una cuenta de resultados para ir con ella. A menudo, tendrás que estar organizando esto por ti mismo lo que sí hace que la contabilidad de una sola entrada un poco más de tiempo consumiendo cuando quieras que la perspicacia vaya con la grabación de transacciones. En este caso, puedo mostrarles cómo se verá la cuenta de resultados también. Aquí puedes ver que tengo mis ingresos por ventas, mis gastos, y todo lo registrado debajo de una manera organizada. Registrar tus transacciones de esta manera a lo largo del año de manera consistente es todo lo que necesitas estar haciendo para estar preparado para el tiempo fiscal. Al final de cada año, puedes utilizar esta información que has rastreado todo el año para organizarte a la hora de presentar impuestos.
5. Contabilidad de efectivo vs. contabilidad de devengo: En esta sesión, vamos a hablar de efectivo versus contabilidad de devengo, que es la segunda opción que tienes a la hora de decidir qué sistema vas a usar. Las opciones que tienes aquí son, si hacer o no contabilidad de efectivo o contabilidad devengo y para la gran mayoría de los negocios, en realidad
es una opción. Existen muy pocas limitaciones en cuanto a si se puede o no hacer contabilidad en efectivo o devengo, particularmente para las pequeñas empresas. Dicho esto, hablemos de un par de las consideraciones de las que debes estar al tanto. En primer lugar, si has decidido hacer contabilidad de entrada única, entonces vas a estar haciendo contabilidad en efectivo por defecto. Peasy fácil, no hay problemas ahí. La segunda consideración a tener en cuenta, es que para algunos negocios, realidad se necesita presentar sobre la base de devengo de acuerdo con el IRS. En su mayor parte, se trata de negocios que tienen ingresos
realmente altos por ventas o inventario realmente alto. Por alto, quiero decir que probablemente estés buscando en los millones en ambas cuentas. Si crees que esto podría aplicarse a ti y a tu negocio, en realidad
me registraría con tu CPA o con un asesor financiero, porque esto tiende a cambiar una manera, pero entre años. La tercera consideración, es que una vez que eliges un método de contabilidad, debes atenerte a él. Para poder cambiar tu método de contabilidad, en realidad
necesitas aplicar al IRS y tener permiso para cambiar a un método diferente. último, pero no menos importante, si vas a usar el método de efectivo de la contabilidad, entonces sí tienes un poco más de opción que eso. Se puede utilizar algo llamado el método híbrido, que utiliza técnicas de contabilidad de efectivo, pero también algunas técnicas de devengo. Empecemos con hablar de contabilidad en efectivo. contabilidad de efectivo se puede definir de la manera más sencilla como registrar transacciones cuando el dinero se mueve de manos. Entonces, eso es en su mayor parte, registrar transacciones a medida que entran o salen de tu cuenta bancaria. A modo de ejemplo, podría recordar volver a la contabilidad de entrada única. Registramos cada una de esas transacciones ya que el dinero cambió de manos y sólo registramos un lado de esa transacción, solo el gasto o simplemente los ingresos. Para la contabilidad de base de efectivo, también
podemos utilizar el sistema de entrada única o podemos utilizar el sistema de doble entrada. La forma más fácil de obtener una verdadera sensación de contabilidad de base de efectivo, es ir en realidad y echar un vistazo a tus estados de cuenta bancarios. Tus estados de cuenta bancarios deben coincidir con casi todo lo que está sucediendo en tu contabilidad de base de efectivo. Si apenas estás empezando en tu nuevo negocio, probable es que estés más cómodo con la contabilidad de base en efectivo. La claridad y el flujo de efectivo, pueden ser realmente útiles cuando estás realmente atado con cantidad de dinero que tienes y cómo
lo estás ganando y cuándo necesitas poder gastarlo. Otra de las bondades de hacer primero el método de efectivo, es que es mucho más fácil pasar del efectivo a un devengo, luego del devengo de vuelta al efectivo. La contabilidad de devengo por otro lado, es un sistema donde se registran las transacciones cuando se ganan o gastan, no necesariamente cuando el dinero cambia de manos. Conciliar tus libros sobre la base de devengo, significa que debes poder igualar tus pagos salientes esperados y tus pagos entrantes esperados y entender la diferencia entre tu cuenta bancaria y tus expectativas. Lo más familiar para ti con la contabilidad de devengo, serán cosas como cuentas por pagar y cuentas por cobrar. También te encontrarás con cosas como gastos de prepago, como pagar tu renta por un año de anticipación, o tal vez, como ingresos por ventas aún no ganados como un retenedor de abogados, o tal vez, incluso tu inventario donde tienes inventario en el sitio, pero aún no lo has vendido. Entonces, para recapitular, hablemos de los pros y los contras del efectivo y el devengo. Los pros del dinero en efectivo. Es realmente fácil de revisar, deberías poder conciliar tus libros de efectivo con un estado de cuenta bancario. En segundo lugar, tus libros de efectivo también deberían darte una sensación realmente clara de flujo de efectivo. Sabes exactamente cuánto hay en tu cuenta bancaria y sabes exactamente cuánto estás gastando en la salida. El último aspecto de hacer tus libros sobre una base de efectivo, es que los ingresos están gravados ya que golpea tu cuenta bancaria. Esto significa que, todo está siendo gravado en el mismo año que literalmente ganas el dinero. Un estafa con usar el método de efectivo, es que en realidad puede ser un poco engañoso en cuanto a qué meses son tus más rentables. Podría haber construido cientos y cientos en un mes, pero podría no haber sido pagado hasta seis meses después, totalmente menguando cuando fue tu temporada más concurrida. Un pro de la contabilidad devengada, es que tienes una sensación mucho más clara de tus gastos e ingresos a lo largo de un periodo determinado en el tiempo. Se llega a ver cuando se factura algo o cuando se gasta algo, en lugar de cuando entra o sale de su cuenta bancaria. Otro pro a tener en cuenta, es que en realidad te gravan tus ingresos a medida que lo ganas, no cuando ingresa a tu cuenta bancaria. Habría notado que, este es un pro para la contabilidad de efectivo y también es un pro para la contabilidad de devengo. Eso se debe a que realmente, la forma en que quieres pagar tus impuestos depende de cómo operes tu negocio, tal vez, ya eres súper rentable y
eres capaz de pagar tus impuestos a medida que los ganas. Preferiría hacer eso, porque aquí cambia tu impuesto. mejor, estás en base al efectivo y preferirías hacerlo cuando tengas el dinero en el banco, porque sabes que podrás pagarlo. Una estafa de contabilidad devengada, es que el flujo de caja puede no ser fácilmente comprendido. Podrías haber facturado a un trabajo realmente grande, pero ese dinero podría no estar en tu cuenta bancaria todavía, totalmente engañándote sobre cuánto realmente tienes a tu disposición para gastar. Si estás trabajando con contabilidad de devengo y no tienes una comprensión clara de tu flujo de caja, puedes parecer altamente rentable, pero tienes centavos en el banco. Si eres nuevo en los negocios y estás en tu primer par de años, las posibilidades son, estarás más que feliz con el método de efectivo de la contabilidad. Dicho esto, si estás trabajando con inventario o grandes cantidades de dinero, entonces valdría la pena investigar también la contabilidad devengada. Ciertamente, si es algo que anticipas necesidad de usar en el futuro. A continuación, vamos a hablar un poco sobre hacerlo tú mismo o cuándo contratar a alguien para que te ayude y cuándo tomar esa decisión.
6. Contratación vs. DIY: En esta sesión, vamos a hablar un poco sobre las decisiones que tendrás que tomar a la hora decidir si lo vas a hacer tú mismo o contratar a alguien que te ayude con tu contabilidad. Si vas a hacer libros DIY, hay un par de cosas que debes considerar. Una, es la opción más atractiva absoluta para las personas que tienen un presupuesto. Esencialmente, todo lo que necesitas es Excel o algún software de contabilidad para configurarte, y luego ya estás listo para empezar. Sin embargo, la segunda cosa que debes recordar, y quizá ya hayas reconocido como de la clase hasta ahora, es que sí toma algún tiempo aprender a hacerlo. Puede ser bastante complejo, muy lento si no estás seguro de lo que estás haciendo, y la salida de tus libros es tan buena como la persona que los hace. Si vas a hacer un DIY, lo mejor que puedes hacer por ti mismo es educarte. Aléjate para obtener más recursos, puedes hacerlo a través de tu biblioteca pública, la Asociación de Pequeñas Empresas, el Better Business Bureau, tus pequeños bancos, cosas por el estilo. También podrías incluso echar un vistazo al Venture Blog donde tenemos guías de pequeñas empresas para jóvenes emprendedores. Cosas que necesitarás para poder reconocer son cómo categorizar tus gastos, cómo entender tu balance y cuenta de resultados, y también cómo hacer contabilidad de entrada única o doble entrada. También vas a querer entender cómo usar la herramienta que estás usando ya sea Excel y averiguar cómo usar las macros o
cómo usar las características de suma y cosas como esa o quizás incluso una curva de aprendizaje para la contabilidad software que vas a usar. No hay regla dura y rápida para cuando debes pasar de una solución de bricolaje a contratar a alguien, pero sin duda hay un par de lugares y la vida de
un negocio donde tiene más sentido. La primera vez que podrías reconocer que es hora de traer algo de ayuda es que tu CPA siempre está corrigiendo tus libros llegado el momento de impuestos. Un CPA haciendo tu contabilidad es realmente caro. El siguiente punto a considerar es que el 39 por ciento de ustedes ya están trabajando 60 horas más a la semana. Por lo general, un dueño de un pequeño negocio tarda alrededor de un día al mes en hacer la contabilidad cuando lo estás haciendo tú mismo. ¿ Realmente vale la pena tu tiempo? Lo último a considerar es que tal vez tu contabilidad nunca esté actualizada, esto da como resultado cosas como luchar por estimar tus impuestos trimestrales, tal vez estés luchando para estar al día con tus facturas, tal vez tienes realmente flujo de caja impredecible. Todos esos pueden contribuir a ser uno de esos 20 por ciento de los negocios que fallan en tu primer año. Lo último a considerar al pasar de
un método de bricolaje a contratar método de ayuda es que estás creciendo. A medida que tus necesidades de contabilidad se vuelven cada vez más complejas, podría estar fuera de tu alcance hacerlo tú mismo y realmente necesitas algo de ayuda. Ahora, que hemos hablado de efectivo versus devengo y entrada única versus doble entrada, echemos un vistazo a algunas formas en que puedes hacerlo tú mismo. Si vas a usar la contabilidad de entrada única, entonces suerte para ti, generador gratuito de cuentas de resultados de
Bench ya está ahí para que lo utilices. Agarra una copia de eso, siéntate con tus estados de cuenta bancarios, ingeniera transacciones y mira a dónde te lleva. Si has decidido que vas a usar el sistema de contabilidad de doble ingreso, efectivo o devengo, no importa, entonces tienes un par de opciones aquí también. El primero es invertir en un software de contabilidad. En primer lugar, vas a tener que aprender a usar el software, pero un buen software debería hacer que ingresar transacciones sea realmente sencillo para ti y debería poder producir todos tus informes financieros en el mismo software. Si no lo hace, asegúrate de que es lo que realmente necesitas y tal vez sigas buscando. Aquí un par de opciones son Quickbooks, Xero, y Wave. Para usar un software de contabilidad sí necesitas ser conocedor de contabilidad, por lo que necesitarás entender todo el asunto de los adeudos y créditos y
necesitarás entender cómo funcionan tu cuenta de resultados y balance, pero no deberías tener que ser conocedor de matemáticas. La otra opción que tienes es usar Excel. Excel es como la versión más complicada, pero si realmente estás en ello probablemente sea exactamente lo que necesitas para conseguir lo que necesitas hacer. Para la mayoría de las pequeñas empresas, esto definitivamente no es lo que necesitas porque es mucho más complicado de lo que vale. Necesitas estar usando Excel, necesitas saber cómo usar las fórmulas, probablemente también tengas que descifrar las macros y cosas así y ser un poco conocedor de matemáticas para poder corregir tu propio trabajo. Cuando estás buscando contratar a alguien, también
tienes un par de cosas que considerar. Si vas a contratar a alguien, puedes esperar pagar por el servicio, esto suele ser con un cargo mensual o por hora, naturalmente no todos los negocios pueden permitirse eso. Pero, si contratas a alguien, puedes confiar en la salida, puedes confiar en que en tiempo fiscal tus libros sean correctos y durante todo el año tus libros estarán actualizados. Tan solo una nota rápida sobre guardar aquí tus propios libros. Hacer que alguien haga tus libros es genial, pero no lo tomes como una oportunidad para alejarte de tus finanzas. Recuerda, tus libros sólo son tan buenos como la información que proporcionas a la persona que los hace. Es mucho mejor si actúas en colaboración con tu contable y te mantengas en contacto, úsalo como oportunidad para conocer tus finanzas y te pueden dar buena información también. Contratar a alguien no tiene que ser un enfoque de todo o nada, algunos negocios contratarán a un contador para configurarlo de la
manera correcta la primera vez y asegurarse de que se alinean con las mejores prácticas, otros podrían simplemente contratar un tiempo parcial cada trimestre para asegurarse de que estén atrapados de manera precisa. Cuando estás contratando a alguien, también
es importante considerar la antigüedad del contable con el que estás trabajando. Si eres un negocio nuevo y tu contabilidad necesita un bastante simple, podría ser que solo necesitas un contador junior, tienden a cobrar cada hora y puedes esperar pagar entre $20 y tal vez $80 la hora dependiendo. Si tienes necesidades realmente complejas podrías estar pagando mucho más que eso por un contable senior y alguien que sepa manejar tus libros. Tan pronto como tu contable esté pasando más de tres días a la semana haciendo tu contabilidad, podría valer la pena investigar a un contable interno. Los contadores no requieren una certificación, pero ciertamente hay algunas cosas que puedes cuidar para asegurarte que estás consiguiendo el mejor contable para tu negocio. Lo primero que hay que tener en cuenta es la experiencia y las críticas. ¿ Necesitas un contador con mucha experiencia? ¿ O te arreglarás con un contador junior? ¿ Tienen testimonios positivos de clientes anteriores? Lo segundo que probablemente será realmente importante para ti es la capacidad de respuesta. ¿ Podrás ponerte en contacto con ellos cuando lo necesites? El tercero a considerar es la ubicación. ¿ Necesitas estar en el mismo lugar al mismo tiempo que ellos para hacer las cosas? O está bien trabajar de forma remota? A continuación, ¿están al día de los cambios, necesitarás confiar en que tu contable tenga la información más actualizada y siga cumpliendo. Por último, el software de contabilidad que utilizan es fácil de entender, accesible y fácil de compartir. El sector contable es una de esas industrias que ha sido un poco lentas para responder a la era digital. Algunos CPA y contadores siguen usando software de escritorio que es difícil de compartir, algunos de ellos son de hecho, Dios no lo quiera, usando pluma y papel todavía. Si lo que necesitas, es un muy receptivo al día, fácil de descargar, encuéntralo tú mismo tipo de solución, tal vez considere que cuando buscas tu contable Esto es en realidad lo que Bench hace mejor, nosotros se especializan en contabilidad para pequeñas empresas. Engancharte con un contable con el que puedas trabajar desde cualquier lugar y hacer que sea sencillo iniciar y mantener tu contabilidad. A continuación, estaremos hablando de cómo organizar tus documentos de manera efectiva.
7. Categorizar las transacciones: En esta sesión, vamos a hablar de categorizar tus transacciones con precisión. En primer lugar, hablemos de algo llamado el cuadro de cuentas. El cuadro de cuentas es una lista de libros mayores que se utilizan comúnmente en la contabilidad. Esto incluye cosas como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos. Estos cinco tipos de cuentas se utilizan para conformar tu balance y tu cuenta de resultados. Tu balance es una instantánea de ahora o de un cierto punto en el tiempo. Tres de éstos pertenecen a tu balance. Los activos son lo que tienes, los
pasivos son lo que debes, y el capital es lo que has invertido en tu propia empresa. Tu cuenta de resultados es un cobro de gastos e ingresos a lo largo de todo un año o durante un determinado periodo de tiempo. Bajo el rubro de ingresos, probablemente
estés muy familiarizado con los ingresos por ventas, pero quizás estés menos familiarizado con el costo de los bienes vendidos o el costo del servicio, que son cuentas de ingresos contra. El modo de describir las cuentas contra son gastos que son necesarios para hacerse incluso para hacer una venta. Entonces, por ejemplo, imaginemos que eres un fabricante de tortillas. Para incluso vender una tortilla, hay
que comprar huevos. Tus huevos son costo de mercancía vendida. Por último pero no menos importante son sus gastos. Los gastos se dividen en diferentes libros mayores para
ayudarte a organizar y realizar un seguimiento de los diferentes tipos de gastos. Porque al final del año, se pueden tomar diferentes tasas de deducción sobre ellos. Algunas con las que quizás ya estés realmente familiarizado son cosas como marketing, gastos de
renta, suministros de oficina, comidas de
negocios, entretenimiento, viajes, todo tipo de cosas. Estos pueden ser súper únicos para tu negocio, pero también es bueno mantenerlo simple. Existen dos razones primarias por las que hacemos un seguimiento de nuestros gastos e ingresos por separado. En primer lugar, es ayudar a rastrear sus ganancias y pérdidas. Esencialmente, esta es su cuenta de resultados. Al finalizar el año, deberías poder contar cuánto hiciste o
cuánto perdiste a lo largo del año. En segundo lugar, es ayudarte a entender cuáles han sido tus gastos lo largo del año para que puedas entender las deducciones fiscales que puedes tomar. Por último, categorizar realmente bien tus transacciones te
da una mayor visión de cómo estás gastando tu dinero como negocio. Podría ser que puedas identificar que estás gastando mucho en
un área donde podrías estar mejor utilizándolo en otro lugar. El mejor consejo que tengo para ti es hacer un
seguimiento de tus gastos y asegurarte de que al final del año, puedas traducir fácilmente esos libros contables y los gastos en ellos una de las categorías en el horario C formulario 1040, que es el formulario de presentación de impuestos para utilería única. Esto solo asegura que no estés complicando más tus libros durante todo el año y haciéndote más difícil para ti en tiempo de impuestos. Analicemos algunos ejemplos de cómo puedes hacer eso usando el Horario C ahora. El horario C te pide separar tus ingresos de tus gastos. En primer lugar, te va a pedir tu ingreso bruto, ese es tu ingreso por ventas. Es todo de tus ingresos por ventas. También te va a pedir que categorices tus devoluciones y prestaciones por separado, tu costo de mercancía vendida, y cualquier otro ingreso. Otros ingresos es palabra clave para ingresos que ganaste que no eran de tus ventas primarias. En segundo lugar, debería poder traducir sus gastos de
su cuenta de resultados a la lista de gastos del horario C. Asegurar que tus gastos se alineen con los gastos del Formulario 1040 te ayudan a mantener las cosas realmente simples. Aquí te dejamos un par de ejemplos de los que sí se alinean con 10 forma 40. Comidas de negocios y entretenimiento, gas y auto para sus gastos de camión y automóvil, sus pagos de seguros y sus intereses pagados, sus servicios profesionales, su renta, arrendamiento, y suministros, y su viaje y transporte. Te darás cuenta aquí en este documento que en realidad he delineado un par más en naranja en lugar de amarillo. Eso se debe a que estos tienen múltiples formas diferentes en las que puedes deducir, y son oportunidades que puedes tener diferentes libros mayores para rastrear cada gasto. Por ejemplo, aquí tienes renta o arrendamiento, eso podría significar tu casa o tu oficina, pero también podría ser un vehículo que alquiles. Otro ejemplo son las comidas de viaje y el entretenimiento. Viajes comidas y entretenimiento tienen diferentes tasas de deducción dependiendo de con quién tuviste esa comida y dónde viajaste. Por lo tanto, rastrearlos por separado puede ser realmente útil. Si es tu primera vez que presentas impuestos, recomiendo encarecidamente que hagas bucle en tu CPA la primera vez que lo hagas. De esa forma, aprenderás a hacer ajustes por las deducciones que puedes tomar, y a asegurarte de rellenar los formularios correctamente la primera vez. Otra cosa que puedes hacer categorizando correctamente tus transacciones es en realidad realizar un seguimiento de algunos gastos que puedes dividir entre personal y negocio. Al ser dueño de un pequeño negocio, más probable es que estés usando tu oficina en casa o tal vez estés usando un vehículo personal o tal vez estés pagando tus propios seguros de salud y otras cosas por el estilo. Existen ciertas deducciones que se pueden tomar cuando el gasto se siente personal, pero una cierta parte del mismo puede deducirse como un gasto empresarial. A continuación, estaremos usando parte de esta información para
hablar de contabilidad de entrada única y contabilidad de doble entrada.
8. Organizar tus documentos: Su contabilidad es esencialmente una copia o una transcripción de todos sus documentos justificativos. Organizar y conservar estos documentos es requerido por el IRS. Este tipo de documentos incluyen cosas como recibos, estados de cuenta bancarios, todas tus declaraciones de impuestos, documentos de préstamo, facturas a pagar, facturas que has pagado, y todo tipo de cosas más. Literalmente, cualquier cosa que hayas anotado en el proceso de hacer tu contabilidad. Mantenerlos organizados y en un lugar al que puedas acceder
fácilmente a ellos hace que sea mucho más fácil revisar más adelante en el año o si alguna vez necesitas
volver a visitarlos para cualquier propósito de auditoría. Tu contabilidad y tu gestión de documentos no tienen por qué suceder en el mismo lugar. Cosas como el seguimiento de inventario, el seguimiento de facturas o el seguimiento de nóminas en realidad pueden suceder en un software completamente diferente o en un lugar completamente diferente a su contabilidad. Dicho esto, su contabilidad deberá
utilizar la información proporcionada por dichos servicios. Entonces, tenerlos disponibles para usarlos y mantenerlos en un lugar que los puedas encontrar significa que tu contabilidad será precisa y si alguna vez te llaman a proporcionar esos documentos, podrás hacerlo. Hay un par de reglas importantes cuando
piensas en qué tipo de documentos deberías estar guardando. Uno, recibos. El mejor de los casos es que guardes recibos para literalmente todo. Ahí hay una regla más pequeña de que cualquier cosa que supere los 75 dólares necesita tener un recibo para acreditar el gasto. Nuevamente, la mejor práctica es solo guardarlo todo La segunda condición es cuánto tiempo debes guardar tus documentos. Para ser honesto, hay alrededor de seis o siete condiciones diferentes sobre cómo y cuándo debes deshacerte de tus documentos o conservarlos. Entonces, para estar seguros, solo supongamos que si estás presentando tus impuestos cada año, deberías poder conservar tus documentos por siete a ocho años. La siguiente opción que tienes es cómo almacenar tus documentos. Una de las opciones que tienes es almacenar tus documentos digitalmente. Un par de opciones que tienes para softwares son cosas como Evernote, o Expensify, o Shoeboxed. Una alternativa es guardar literalmente todos tus documentos en una caja de zapatos debajo de tu cama. Cualquiera que sea la opción que elijas, hay un par de cosas que puedes hacer para mantenerte más organizado y eficiente en el mantenimiento de tu documento. Hablemos primero de los diferentes tipos de documentos que tienes que guardar. En primer lugar, probablemente tengas recibos. Ambos gastos empresariales que te has gastado o quizá que tus empleados hayan gastado en nombre del negocio. Para tus recibos de gastos de negocio, asegúrate
siempre de que puedas leer
el nombre, la fecha y el monto, y tal vez, a veces, sea útil incluso escribir en el reverso del recibo cualquier información adicional que era pertinente para ese gasto en particular. Un buen ejemplo sería escribir los nombres de las personas con
las que almorzaste en un almuerzo de negocios. Cuando estás haciendo registros digitales, deberías poder hacer esto en el software que estás usando. Para cualquier cosa que sea particularmente ambiguo, como uno de los grandes gastos, podría valer la pena agregar algún contexto adicional al por qué se gastó eso y para qué propósito. Cuando estés organizando estos documentos, considera organizarlos cronológicamente. Haces tus libros día a día, probablemente
deberías organizar tus recibos día a día para. Hace que la corrección de pruebas y la comprobación cruzada sea mucho más sencilla. En un sistema digital, podrás hacerlo etiquetando tus recibos con la fecha en la que los hiciste. En una versión física de esto, podría valer la pena tener tu caja de zapatos llena de recibos y separarlos usando sobres mes a mes. Por último, si fue un empleado quien hizo el gasto para el negocio, considere escribir el nombre del empleado en su recibo. De esa manera, si necesitas más información, ya
sabes con quién dar seguimiento. En lugar de rastrearlos cronológicamente, es más probable que vaya a querer rastrearlos por empleado. Esto te va a ayudar a entender cuánto
reembolsar a tu empleado y cuándo hacerlo. Si estás usando una versión en papel, considera escribir en el reverso de su recibo la fecha en la que realmente reembolsas a tu empleado por ello. A continuación, tienes recibos reembolsables del cliente. Esos son los que has gastado algo en nombre de un cliente y esperas que tu cliente te pague. Lo más probable es que tu cliente va a querer ver los gastos que pagaste y asegurarse de que se les esté facturando correctamente. Escribir en el reverso de su recibo o agregar una etiqueta digital para cuál era el gasto y por qué lo compró en nombre del cliente
irá en camino a demostrar que el gasto era legítimo. Entonces, por último, tiene documentación de apoyo. La documentación de apoyo son cosas como tus acuerdos de préstamo, tus acuerdos de pareja, facturas, facturación, y cosas como aquella que sustentan gastos y apoyan el comportamiento empresarial, pero tal vez, no aplican directamente a un gasto singular . Lo más probable es que no necesites estos documentos en el día a día de tu negocio. El nivel de organización que elijas utilizar dependerá cómo quieras utilizar esos documentos de forma continua. No obstante, un conjunto de libros altamente organizado va a organizar los recibos por separado de sus estados de cuenta,
por separado de sus declaraciones de impuestos, por separado de sus recibos facturables. El clave de la documentación es poder producirla cuando se te pida, ya sea por el IRS o tal vez, por tu CPA al final de cada año. No necesitas recibos para presentar tus impuestos, pero sí necesitas poder producirlos en caso de que alguna vez te auditen.
9. Reflexiones finales: Muchas gracias por unirte a mí en esta clase, un curso de choque sobre teneduría de libros y cómo hacer rodar el balón para tus finanzas de pequeño negocio. Espero que hayas aprendido lo suficiente sobre las opciones tienes a tu
disposición para tomar la mejor decisión
y una decisión informada sobre los próximos pasos cuando se trata de la teneduría de libros y tu pequeña empresa. La teneduría de libros no es un tema excitante ni sexy, pero estás en muy buena compañía con todos los demás dueños de negocios que también ha tenido que hacer teneduría de libros. Mis palabras de separacion para ti. Si no le quitas nada más a esta clase, llévate esto. Hacer de la contable un hábito. La consistencia es clave. Es mucho más difícil poner al día tus libros de lo que es estar encima de ellos en primer lugar. Considera hacer tus libros al menos mensualmente. Si dejas que se quede más atrás, como caer en esa fase de ketchup y es difícil mantenerse al día. Si tienes un volumen de transacciones muy alto o eres un negocio más grande, considera hacerlo semanalmente mientras la información está fresca en tu mente. Considera hacerlo estableciendo la hora en tu calendario o haciéndolo en un lugar donde sientas que estás siendo recompensado. En realidad puedes hacer tu teneduría de libros en un café, con un latte, y una galleta de chocolate. Lo siguiente que es realmente importante es mantenerse en el bucle. Recuerda que la información que proporcionas a tu contable es que usan para construir tu información financiera para ti. Manténgase en el bucle, dales lo que necesitan y manténgase en contacto. Donde sea posible, hazte la vida más fácil para ti. Automatiza las cosas que puedas y obtén ayuda cuando la necesites para configurarte bien la primera vez. Buena suerte a todos. Seguro que tienes esto.
10. Explora más clases en Skillshare:
Emily Simcox, Training Team Lead @ Bench
