Cómo escribir objetivos de proyectos convincentes y un alcance, requisitos de alto nivel y equipo de proyectos?

1. Introducción al curso: ¿ Estás escribiendo una carta de proyecto y te resulta difícil documentar los objetivos mensurables del proyecto, el alcance del proyecto, los requisitos de alto nivel, y el bim del proyecto. Necesita orientación específica sobre lo que debe y no debe incluirse en los objetivos de su proyecto. Desea elaborar una declaración de alcance del proyecto que esté completa y considere todos los aspectos del proyecto. Si tu respuesta es sí a estas preguntas, has venido al lugar correcto. Como gestor de proyectos, siempre documentará y creará una carta de proyecto tiene el primer paso de cualquier proyecto, o carta típica del proyecto incluye todos estos componentes. En este curso, aprenderás objetivos de proyecto medibles, alcance del proyecto, requisitos de alto nivel, nombre del gerente de proyecto y nivel de autoridad, y equipo del proyecto. Escribir los objetivos de tu proyecto requiere acciones claras, medibles y realistas que el proyecto necesita lograr. Una declaración de alcance del proyecto define la longitud y amplitud del proyecto. Los requisitos son básicamente las expectativas que su proyecto debe entregar. Es crucial identificar departamentos y equipos cuando empieces tu proyecto. Estos componentes de la carta de su proyecto son leídos por el patrocinador del proyecto y el comité aprobador. Y en base a lo que hayas documentado, bien aprobarán o rechazarán tu proyecto. Ahora, he visto varios proyectos siendo rechazados porque o bien los objetivos no son más una descripción de lo que hay que lograr. Alcance del proyecto no está bien definido. Todos los requisitos del proyecto de alto nivel no están claramente articulados. Estos componentes de la carta del proyecto documentados por algunos de los gerentes de proyectos con experiencia, sin embargo fracasaron. El motivo de su fracaso es simple. sus objetivos de proyecto, declaración de alcance , requisitos de alto nivel y composición del equipo del proyecto No se pensó ensus objetivos de proyecto, declaración de alcance, requisitos de alto nivel y composición del equipo del proyecto. Estaban incompletos. Los gerentes de proyectos no prestaron mucha atención explicando y convenciendo a sus aprobadores que su proyecto fue críticamente. En consecuencia, su documentación no pudo impresionar. Si quieres que tus cartas de proyecto se vean integrales. Si desea que sus objetivos de proyecto, declaración de alcance, requisitos de alto nivel y la composición del equipo brinden una imagen completa. Si desea que estos componentes desencadenen acciones inmediatas desde la alta dirección para aprobar su proyecto, financiado y promovido. Debes hacer este curso. He ejecutado varios 100 proyectos en la industria, y cada una de mis cartas de proyecto fueron aprobadas, financiadas e impulsadas instantáneamente por la alta dirección. Y estoy feliz de compartir mis conocimientos y pericia contigo en virtud de esta formación con esa información de antecedentes de lo que aprenderás en este curso y por qué es importante. Empezaremos nuestro viaje de aprendizaje. 2. Escribe objetivos de proyecto efectivos: Objetivos del proyecto mensurables. Definir objetivos cristalinos del proyecto es fundamental para cada proyecto. En esta conferencia, aprenderás cuáles son los objetivos de nuestro proyecto, consejos a recordar al tiempo de crear estos objetivos y vincular los objetivos del proyecto con metas estratégicas de tu organización. Entonces comencemos con la primera pregunta. ¿ Cuáles son los objetivos de nuestro proyecto? Al documentar la descripción de los entregables del proyecto, se articulan los criterios de éxito de su proyecto. No obstante, si hubiera señalado la descripción de estos entregables está escrita en forma subjetiva. No hay objetividad en ella. Y esa es una diferencia primaria entre la descripción de los entregables del proyecto y los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto son acciones específicas, medibles, alcanzables , realistas y con plazos determinados que el proyecto necesita lograr. Es posible que reconozcas que los términos específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados pueden abreviarse como inteligentes. Esa es la clave. Los objetivos de tu proyecto deben ser inteligentes. Los objetivos del proyecto pueden articularse como objetivos de negocio no relacionados con el nivel de servicio , relacionados con la calidad, relacionados con las finanzas, , relacionados con la calidad, relacionados con las finanzas, o la satisfacción del cliente. Me gusta llamar a estos objetivos de SQ FC, es decir, nivel de servicio, calidad, finanzas, y objetivos de satisfacción del cliente. El objetivo relacionado con el nivel de servicio se enfoca en cerrar tu proyecto por una fecha específica. Por ejemplo, nuestro objetivo es completar los lineamientos de regulación Dodd-Frank al 100% en nuestra organización para finales del primer trimestre. El objetivo relacionado con la calidad se centra en mejorar los aspectos de calidad de su organización. Por ejemplo, mejorar el puntaje de calidad de tu proceso en un 20%. Como su nombre indica, los objetivos financieros se centran en los rendimientos financieros del proyecto. Estos podrían ser objetivos de ahorro de costos o reducción de costos. Estos podrían incluso enfocarse en objetivos relacionados con la mejora de ingresos, ganancias, etcétera Por ejemplo, reducir el costo de viaje un 15% para finales de este año. Un objetivo relacionado con la satisfacción del cliente se centra en medir la satisfacción del cliente. Por ejemplo, mejorar el Net Promoter Score, conocido popularmente como NPS, de sus clientes por diez puntos básicos, finales de este año. Estas cuatro categorías generalmente los ingresos pasan la mayoría de los objetivos. Pero dependiendo de su industria, campo de trabajo, o empresa, puede haber más categorías. Además, su proyecto puede tener uno o muchos de estos objetivos. Echemos un vistazo a algunos consejos para crear estos objetivos. Sus objetivos pueden ser cuantitativos o cualitativos. Los objetivos cuantitativos tratan con los números y se pueden medir fácilmente. Por ejemplo, los objetivos financieros son mensurables. Se puede ver fácilmente si su proyecto está cumpliendo sus objetivos financieros no lo son. Cuantitativos, los objetivos son subjetivos. Por ejemplo, cuando mejora el puntaje de satisfacción del cliente, puede usar una escala de calificación de uno a cinco o uno a diez. Por lo que el primer consejo es asegurar que los objetivos de tu proyecto sean medibles. Al igual que discutimos anteriormente, será útil que sigan el principio inteligente. El siguiente consejo importante es mantener tus objetivos más realistas. Si el objetivo es demasiado fácil de lograr, puede obstaculizar la participación de los miembros del equipo. Si es demasiado duro, tu equipo puede perder la motivación para lograrlo. Tiene que mantener el equilibrio adecuado. Para ser honesto, no hay ciencia detrás de ello. Hay que observar, escuchar, absorber y asimilar de partes interesadas y expertos en materia. Consejo número tres, establece plazos claros para hitos y logros clave siempre que sea posible. Establecer fechas claras objetivo es fundamental y mantener la bola rodando en tu proyecto. Punta número cuatro, mantener los objetivos simples y sencillos. Los objetivos complejos, y enrevesados pueden sonar muy bien, pero pueden no proporcionar una imagen más clara de lo que planea lograr en su proyecto. Vincular los objetivos del proyecto con sus objetivos estratégicos organizacionales. Una vez que haya definido los objetivos del proyecto, debe mirarlos desde una perspectiva holística. Piense en cómo su objetivo de proyecto es ayudar a su organización a apoyar o cumplir su objetivo general. Puedes trabajar con las partes interesadas del proyecto para establecer la vinculación necesaria entre los objetivos de tu proyecto y las metas organizativas. 3. Declaración de diseño de proyectos: Alcance del proyecto. Veamos este ejemplo. Cuando una empresa comienza a construir un edificio, coloca una valla a través de su perímetro. Esta barda indica un límite dentro del cual se construirá el edificio. También permite que las personas ajenas al proyecto sepan que hay trabajo sucediendo en esa zona. Definitivamente que la constructora no ha hecho más que abarcar su área de trabajo. En esta conferencia hablaremos de lo que es el alcance del proyecto. ¿ Por qué es importante? ¿ Cómo documentar un alcance de proyecto? Empecemos. ¿ Cuál es el alcance del proyecto? Como habías visto en el ejemplo de construir un edificio, un alcance del proyecto define un límite a tu proyecto. Articula lo que está en alcance y fuera de alcance. Una vez finalizado y documentado el alcance y la carta del proyecto esté firmada, no hará ningún cambio. Si las partes interesadas solicitan modificar el alcance de su proyecto, pondrá su solicitud a través del proceso de gestión del cambio. Por favor, no diga sí a su solicitud de modificación de alcance de inmediato. Si le dices sí, lo más probable es que inicies un fenómeno llamado fluencia de alcance. Un estudio de proyectos fallidos indicó que fluencia del alcance es la razón por la cual más del 60% de los proyectos fracasaron. ¿ Qué es el alcance fluencia? Dices que sí, y agrega algún trabajo nuevo en el ámbito. Tu equipo retrocede y completa la recopilación de datos, compilación, el análisis y la elaboración de informes para este nuevo alcance. Esta obra lleva tiempo y tu proyecto no se mueve más lejos para ese periodo. Cuando vuelves a otra revisión de proyectos con las partes interesadas, terminan preguntando por qué estás tardando tanto en hacer avanzar el proyecto. No son conscientes de las bases necesarias para dar vida a los nuevos alcances, y así, comienzan a perder interés en el proyecto. Eventualmente, el proyecto termina como un proyecto fallido debido a la fluencia del alcance. Y sí, esto es una ocurrencia común en cada proyecto. Cuando pones la solicitud de cambio de alcance a través del proceso de gestión de cambios, la junta de control de cambios se involucra en determinar si los cambios solicitados son críticos. Si es así, la junta de control de cambios aprueba la solicitud de cambio, es sólo entonces se puede modificar el alcance del proyecto. Esta estructura formalizada evita que se incluyan cambios triviales y asegura solo cambios esenciales a incorporar. ¿ Por qué es importante el afrontamiento? como acabamos de discutir, documentar el alcance en una carta de proyecto evita la fluencia del alcance. Esta es la primera razón por la que el alcance es esencial. El otro motivo es que a medida que avanza en tu viaje de proyecto, algunas partes interesadas pueden decir que estaban asumiendo este proyecto. Cubriremos algunas áreas más. Es aquí donde se les puede mostrar la carta firmada del proyecto con las áreas que se decidieron y acordaron estar en alcance y fuera de alcance. ¿ Cómo escribir un alcance de proyecto? El alcance del proyecto tiene dos componentes. Hay que documentar lo que está en el alcance y lo que está fuera de alcance. Los artículos que incluyas en tu proyecto aparecerán en la sección in-scope. Y los que no incluyas en el proyecto, se incluirán en la sección fuera de alcance. 4. Escribe requisitos de alto nivel: Requisitos de alto nivel. Veamos el ejemplo de construcción. Cuando se está construyendo un edificio, deben cumplir ciertas condiciones o tareas para garantizar que el edificio esté bien construido. Estos podrían ser, el edificio debería tener buena durabilidad y resistencia. Es decir, todos sus componentes como losas, muros, columnas, etc., deben garantizar la seguridad. humedad puede reducir en gran medida la vida de un edificio. Los edificios deben construirse de tal manera que haya suficiente resistencia a esta humedad. Debe haber un aislamiento adecuado al calor, sonido, fuego, frío, etcétera Estos son los requisitos de alto nivel de su proyecto de construcción de edificios. ¿ Cuáles son estos requisitos de alto nivel? ¿ Cuáles son las diferentes técnicas para reunir estos requisitos? Cómo analizar los requisitos reunidos y cómo documentar estos requisitos de alto nivel es lo que aprenderás en esta conferencia. Empecemos. ¿ Cuáles son los requisitos de alto nivel? Los requisitos son una descripción de lo que su proyecto debe entregar. Estos requisitos pueden provenir de los objetivos del proyecto. Los requisitos también pueden provenir de partes interesadas del proyecto, clientes o cualquier parte. Tu trabajo es reunir requisitos precisos. Tu requisito no debe ser incorrecto ni excesivo. Supongamos que sus requisitos son incorrectos, sus partes interesadas estarán altamente insatisfechas. Si son excesivos, tu proyecto costará más alto y además tardará más en completarse. Algunos de los desafíos clave que puede enfrentar mientras está reuniendo requisitos son que los interesados pueden no ser capaces definir sus requisitos con la mayor precisión que deberían. Sólo pueden proporcionar unos pocos requisitos y perderse a los demás. Algunas partes interesadas pueden proporcionar requisitos de titulación contrarios a. Algunas partes interesadas pueden proporcionar todos los detalles y algunos sólo pueden requisitos de nivel superficial. Es posible que no incluya todas las partes interesadas en el proceso de recolección de requisitos. Las personas que no estén en su lista de partes interesadas pueden presionar U para agregar sus requisitos de producto. Apenas estar al tanto de estos retos. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que los requisitos que recojas puedan completar sentido para tus proyectos. ¿ Cuáles son las técnicas para reunir requisitos de alto nivel? Las técnicas descritas aquí se pueden utilizar en conjunto requisitos de alto nivel y detallados para el proyecto. La primera técnica es reunirse con el patrocinador del proyecto. Es el patrocinador del proyecto quien es responsable y responsable del proyecto. Es el patrocinador del proyecto quien aprueba el presupuesto, los recursos y el gerente del proyecto. Es el patrocinador quien elimina cualquier posible bloqueo de carretera para el proyecto. También es el patrocinador quien está interesado en el éxito de su proyecto. Se debe buscar una comprensión de lo que el patrocinador busca lograr a partir de este proyecto. Reunirse o una llamada con el patrocinador te ayudará a captar requisitos críticos. Reunión con las partes interesadas. Los interesados son las partes impactadas de su proyecto. De ahí que captar los requisitos de ellos es fundamental. Se pueden utilizar diversas técnicas para captar los requisitos. Estas técnicas incluyen grupos focales, entrevistas, encuestas por correo electrónico, entre otras. Observaciones del proyecto. A medida que recojas detalles para documentar los objetivos del proyecto, requisitos de alto nivel, etc. Obtendrás una comprensión justa de lo que se trata el proyecto. Estas observaciones te ayudarán a elaborar requisitos de alto nivel para el proyecto. Cómo analizar los requisitos reunidos al documentar una carta de proyecto, estás en fase inicial de tu proyecto. De ahí que no necesitamos captar cada pequeño requisito. Todo lo que necesitamos para capturar son los requisitos de alto nivel. Lo que debes asegurarte es que los requisitos capturados estén teniendo sentido. Si no lo son, es posible que desee probar un poco más a las partes interesadas relevantes para buscar su orientación y claridad en la comprensión de sus requisitos. Cómo documentar requisitos de alto nivel. Puntos clave a recordar, documentar correctamente los requisitos de alto nivel. Los requisitos documentados deben ser fáciles de entender y seguir. Deben ser claros e imparciales. Es posible que desee organizarlos en categorías si es necesario. Mantener los requisitos en un alto nivel. En esta etapa, en las futuras etapas de su proyecto, tendrá la oportunidad de brindar una visión general detallada de cada requisito. 5. Escribe un nombre de un proyecto y nivel de la autoridad: Nombre del gerente de proyecto y nivel de autoridad. Después de documentar los objetivos medibles del proyecto, alcance y los requisitos de alto nivel, ahora es el momento de documentar el nombre del gerente del proyecto y el nivel de autoridad. El nombre de la persona dada la autoridad para dirigir el proyecto debe estar documentado en la carta de su proyecto. Es el encargado del proyecto. Sería mejor que documentara las siguientes responsabilidades de gestor de proyectos. Breve descripción del trabajo de gestor de proyectos, y la autoridad del director del proyecto. Se puede preguntar ¿cuál es el motivo para discutir la autoridad del gerente del proyecto? Esa es una buena pregunta. En la mayoría de las organizaciones, los gerentes de proyectos pertenecen a diferentes departamentos. No pertenecen al negocio. Y como no pertenecen al negocio, no cuentan con la autoridad jerárquica necesaria para decidir el presupuesto, horario, o incluso personal. Pero dado que el gerente del proyecto lidera el proyecto, el patrocinador debe dar esta posición de autoridad necesaria para tomar la decisión correcta en el momento adecuado. Si bien esta autoridad, usted sólo duraría hasta que dure el proyecto, es fundamental dotar de esta autoridad a este rol. Y debe documentar una descripción de lo que está autorizado a hacer el gerente del proyecto. 6. Escribe detalles de tu equipo de proyecto: Equipo del proyecto, es crucial identificar los departamentos y equipos involucrados en el proyecto al inicio del proyecto. Esta conferencia, documentaremos las dependencias involucradas en el proyecto y qué papel desempeñan durante el proyecto. Veamos un ejemplo. El grupo de gestión de instalaciones y servicios tecnológicos trabajará con el gerente del proyecto para identificar y evaluar las soluciones disponibles. Representantes del departamento de riesgo corporativo han sido nombrados para ayudar a asegurar cualquier riesgo potencial. El aprovisionamiento y el equipo legal trabajarán en conjunto para dar a conocer la solicitud de propuesta, adquirir la solución, y mantenerla en un contrato jurídicamente vinculante con la administración de instalaciones de ventanilla y TI instalará los lectores de tarjetas de datos en cada piso. recursos humanos ayudarán a proporcionar los datos pertinentes de los empleados para entregar las tarjetas de datos a todos los empleados. El negocio y los equipos de nómina trabajarán con la TI y el proveedor para personalizar los requisitos de informes. Negocios, nómina de recursos humanos. Y TI desplegará la solución y evitará posibles problemas durante el despliegue de la solución. En este ejemplo, encontrará que el departamento está asociado a las actividades del proyecto que se enumeran. Se trata de Administración de Instalaciones, Servicios Tecnológicos o TI, oficina de gestión de proyectos , riesgo corporativo, adquisiciones, legales , recursos humanos, negocios, nómina, y el proveedor. Además de enumerar estos departamentos, también han documentado es departamentos rol de alto nivel durante la ejecución del proyecto. 7. Mini proyecto: Muchos proyectos. Ahora que eres plenamente consciente de todos los pasos necesarios para documentar los objetivos mensurables del proyecto, el alcance del proyecto, los requisitos de alto nivel y el equipo del proyecto. Aquí hay un mini-proyecto que puede convertir tus aprendizajes en realidad. Primero. Con base en tus aprendizajes de este curso, haz una lista de lo que hacer y no de documentar los objetivos del proyecto, el alcance, los requisitos de alto nivel y el equipo del proyecto. Una vez que su lista esté lista, documente estos componentes. Si ya estás trabajando en un proyecto, esta actividad se puede ejecutar para ese proyecto. O si no tienes un proyecto, puedes pensar en un escenario ficticio. En la práctica, tus habilidades recién aprendidas. 8. Conclusión del curso: Conclusión. Por lo que hemos llegado al final de este curso. Vamos a recapitular sus aprendizajes. Comenzaste este recorrido del curso entendiendo cómo escribir los objetivos del proyecto apropiados. A continuación, aprendiste a escribir una declaración de alcance del proyecto adecuada. Además, aprendiste a capturar los requisitos del proyecto de alto nivel. A continuación fue conocer por qué es importante documentar nombre y el nivel de autoridad del gestor de proyectos? Al final de este curso, aprendiste lo que pasa en la creación de un equipo de proyecto. Ese fue tu diario general del curso. Hemos llegado al final de este curso. Por favor comparta tu opinión y te veré en el próximo curso.