Caja de herramientas de productividad: hojas de cálculo de Google para el éxito de la pequeña empresa

1. ¡Hola!: Hola, soy Viki. Soy contable y coach de contabilidad. Les muestro a las pequeñas empresas cómo mantenerse al tanto de sus finanzas. Desarrollando diferentes prácticas simples de contabilidad, los ayudo a organizarse y tener la mejor visión de sus finanzas Si estás viendo este video, tal vez ya hayas decidido intentar hacer la contabilidad de tu propia pequeña empresa por tu cuenta, o tal vez ya hayas tomado la decisión de dar unos pasos más allá e iniciar tu propio negocio de contabilidad Si es así, esta serie de videos te será muy útil. Todos los materiales utilizados en este curso han sido elaborados únicamente con fines informativos y no están destinados a brindar asesoría fiscal o contable Antes de participar en cualquier acción, consulte a un experto en CPA en su ubicación Ahora bien, ¿qué es la contabilidad? Es solo un proceso de registro y seguimiento todas las transacciones de ingresos y gastos dentro de un negocio. Pero, ¿por qué es tan importante la contabilidad para el negocio? Ayuda a las empresas a organizarse y mantenerse al tanto de sus finanzas. Solo así, los dueños de negocios pueden tomar las decisiones comerciales correctas. Ahora, un poco sobre el contenido que puedes esperar en los siguientes videos. Esta serie de videos se centrará únicamente en la contabilidad de efectivo, que es aplicable para pequeñas empresas La contabilidad en efectivo es más que simple. Además, requiere cero inversión y puede ser realizado por todos aunque no tengan ningún conocimiento contable Entonces veamos el horario de este curso. En primer lugar, voy a aclarar qué negocios pueden usar la contabilidad en efectivo Segundo, voy a explicar cómo está funcionando el ciclo de contabilidad en efectivo Después voy a presentar las plantillas de Google Sheets que usaremos en este curso. Cuarto, revisaré la plantilla de factura y te diré qué funciones he usado para esta plantilla. A continuación, hablaré sobre el plan de cuentas, su significado y la contabilidad de caja y cómo agregarlo a su libro de ingresos y libro gastos y a Google Sheets. Después de eso, le mostraré cómo configurar el informe de pérdidas y ganancias para obtener automáticamente información del libro de ingresos y del libro de gastos. Una vez que estemos listos con la comprensión de la contabilidad de efectivo y la parte técnica de la creación de plantillas de Google Sheets, te guiaré a través del uso práctico de las plantillas Esto significa que te mostraré cómo registrar y rastrear de manera precisa y efectiva el dinero de tu negocio usando las cuatro plantillas de contabilidad de Google Sheets Te voy a dar algunas sugerencias sobre cómo debes hacer registros en tu sistema de contabilidad Por último, pero no menos importante, te mostraré cómo leer la información financiera de tu estado de ganancias y pérdidas. Como pueden ver, tenemos mucho trabajo. Empecemos. 2. Usuarios de Hojas de cálculo de Google: Tú eliges trabajar como freelancer o propietario único, puedes beneficiarte de Google Sheets y usarlo para rastrear tus cuentas O si quieres iniciar tu propio negocio de contabilidad, pero eres completamente nuevo, puedes comenzar con algunos clientes de pequeñas empresas y hacer su contabilidad usando Google Desde el punto de vista contable, los autónomos, los propietarios únicos y los contratistas independientes no necesitan hacer contabilidad de doble entrada Sólo tienen que rastrear sus ingresos y gastos y estimar los pagos de impuestos. Este tipo de sistema de contabilidad se conoce como contabilidad única Es simple, fácil de seguir y lo suficientemente precisa. Dado que la contabilidad única se basa en efectivo, registra las transacciones solo cuando el dinero entra o sale. Esta información se utiliza al presentar el anexo C. Ayuda a las pequeñas empresas a maximizar las deducciones fiscales y también a minimizar los impuestos Por lo tanto, administrar un proceso efectivo de contabilidad es esencial para las pequeñas empresas No importa si eres dueño de una pequeña empresa o un contable cuyos clientes son dueños de pequeñas empresas, deberías intentar ahorrar dinero cuando puedas Puede guardar desde el software de contabilidad a medida que elija usar Hojas de cálculo de Google Se trata de una poderosa herramienta que simplifica el proceso de creación de facturas, seguimiento de ingresos y gastos, y elaboración de informes financieros De esta manera, estás al tanto de tu propia situación financiera empresarial. Estás bien preparado para el tiempo de impuestos y puedes tomar las decisiones comerciales correctas. En caso de que uses Google Sheets para hacer la contabilidad de tus clientes de pequeñas empresas, les proporcionarás una visión general precisa de sus finanzas y los ayudarás a mantenerse organizados y al tanto de sus finanzas Si no estás seguro de si Google Sheets es la herramienta de contabilidad adecuada para ti, el resto del video te ayudará a encontrar la respuesta correcta Si eres dueño de una pequeña empresa y no tienes empleados o solo tienes unos pocos, entonces puedes usar Google Sheets como herramienta de contabilidad Lógicamente, si eres contable y tienes clientes de pequeñas empresas que no tienen empleados o solo tienen unos pocos, entonces puedes usar Google Sheets como herramienta de contabilidad Google Sheets es adecuado para empresas que no necesitan rastrear el inventario también. El volumen de transacciones también puede afectar la elección de una herramienta de contabilidad Supongamos que tu pequeña empresa solo tiene unas pocas transacciones a la semana. Definitivamente puedes usar Google Sheets para grabarlas. Es lo mismo si eres contable y tus clientes de pequeñas empresas solo tienen algunas transacciones a la semana Déjame darte algunos ejemplos. Una pequeña tienda en línea que ofrece productos digitales o IEM de impresión bajo demanda, puede rastrear sus ingresos y gastos utilizando Google Sheets Un instructor en línea que venda cursos en línea o un entrenador que venda diferentes programas de coaching también puede usar Google Sheets como herramienta de contabilidad Todos los negocios que he mencionado no tienen inventario y no tienen empleados. Por supuesto, estos cuatro negocios son solo una pequeña parte de todos los ejemplos de pequeños negocios que existen. 3. Hojas de cálculo de Google y organización empresarial: La contabilidad de efectivo es adecuada para pequeñas empresas que no deben rastrear el inventario y no tienen empleados. Aclaremos qué es la contabilidad en efectivo y cómo funciona. Si usa la contabilidad de efectivo para registrar sus transacciones comerciales o las transacciones de sus clientes de pequeñas empresas, debe registrar todo el dinero en el momento en que se van y todo el dinero en el momento en que se reciben Es decir, si recibiste una factura de los servicios de marketing en octubre, pero pagaste la factura en noviembre, registrarías esos gastos como gasto de noviembre. Supongamos que entregaste un servicio a un cliente en octubre, pero ellos pagaron la factura en noviembre. De acuerdo con los principios de contabilidad en efectivo, registraría esos ingresos como ingresos de noviembre. Veamos cómo puede verse un sistema de contabilidad de efectivo de una pequeña empresa Primero, debes crear una factura cada vez que realices una venta. Para registrar el monto de la factura como ingresos, hay que recibir un pago. Por cada compra o servicio que obtenga, necesita recibir una factura, pero registra el monto de la factura no en el momento en que recibe la factura, sino en el momento en que realiza un pago al proveedor. Cuando añades ingresos y gastos a tus registros contables o los registros contables de tus clientes, debes categorizarlos Esto significa que pones cada pago realizado o recibido en un grupo. De esta manera, usted o sus clientes obtienen información detallada sobre las finanzas de su negocio. Usando esta información detallada, cada pequeña empresa puede mantenerse organizada y administrar sus finanzas de la mejor manera. Y siempre, cuando usted como propietario de un negocio necesita encontrar alguna información relacionada con un gasto o ingreso en particular , la puede encontrar rápidamente. Cuando su cliente de pequeña empresa solicita alguna información financiera en particular, usted como su contable puede responder de inmediato y proporcionar la información necesaria La diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales es el beneficio neto del negocio. Esta información necesita ser resumida en un informe llamado estado de pérdidas y ganancias. En este reporte, se ve claramente cuánto ha ganado el negocio, cuánto ha gastado y la diferencia entre la entrada de efectivo y la salida de efectivo Muestra cómo le va al negocio. Con base en esta declaración de pérdidas y ganancias, su contador fiscal le ayudará a presentar el Cuadro C que necesite presentar junto con su C mil 99 Por supuesto, tienes la libertad de elegir usar Google Sheets o software de contabilidad para registrar y rastrear tus ingresos y gastos Pero en este curso, te mostraré cómo puedes hacer tus cuentas usando Google Sheets. En mi opinión, esta es la mejor solución para startups en pequeñas empresas, sobre todo en el primer año. Resumamos cómo funciona el sistema de contabilidad de efectivo. Cada vez que recibes un pago de un cliente, en caso de que seas dueño de un negocio, o cuando tu cliente recibe un pago, en caso de que seas contable, ingresas la transacción en los registros contables Una vez ingresada, esta transacción necesita ser categorizada para mostrar exactamente de dónde proviene el dinero. Cada vez que realizas un pago a un tercero, en caso de que seas dueño de un negocio, o tu cliente realice un pago, en caso de que seas contable, ingresas la transacción en los registros contables Una vez ingresada, esta transacción necesita ser categorizada para mostrar dónde sale exactamente el dinero. Para estar seguro de que has registrado todas las transacciones durante un periodo determinado, necesitas conciliar el extracto bancario y tus registros contables El depósito bancario total durante el período en particular debe ser igual al monto total de ingresos que aparece en los registros contables exactamente de la misma manera, los pagos bancarios totales durante el período en particular deben ser iguales al monto total de gastos que aparece en los registros contables Si hay alguna diferencia, es necesario encontrar el error y corregirlo. El reporte más importante en el sistema de contabilidad de efectivo es el estado de pérdidas y ganancias Este es un resumen de todas las transacciones que ha ingresado al sistema y muestra el beneficio del negocio. En este video, he hecho una visión rápida de todo el proceso de contabilidad Te guiaré a través de cada parte de ella en los siguientes videos. Así que sigue vigilando. 4. Ventajas de Google Sheets: Estás haciendo contabilidad de doble entrada de un negocio con muchos empleados e inventario, definitivamente te aconsejaría usar software de contabilidad Pero cuando se trata de un propietario único o freelancer, no hay una mejor solución que Google Primero, usar Hojas de cálculo de Google es completamente gratuito. No debes pagar ninguna cuota mensual o anual. Todo lo que necesitas hacer es crear una cuenta de Google. Una vez hecho esto, tienes acceso gratuito a Google Sheets. Segundo, puedes acceder a tus archivos de Google Sheets desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación, igual que cada software de contabilidad Clad Solo necesitas una conexión a Internet, navegador y tu correo electrónico y contraseña para acceder al archivo. Por ejemplo, eres un día festivo extraño, pero quieres ingresar algunos datos relacionados con tu propio negocio o el negocio de tu cliente. No hay problema. Puedes hacerlo en cualquier momento usando tu computadora portátil o tu teléfono móvil. A continuación, Foogle Sheets permite compartir documentos. Por un lado, si eres contable, puedes dar a tus clientes acceso a la mesa con su información financiera Por otro lado, si eres dueño de una pequeña empresa y estás haciendo tu contabilidad por tu cuenta, tal vez te gustaría que un experto revisara tus registros Simplemente haz clic en el Share Bn en la parte superior de la pantalla y eso es todo. Otra ventaja de usar Hojas de cálculo de Google es el hecho de que solo configuras las tablas una vez, y después de eso solo ingresas los datos diariamente, semanalmente o mensualmente. Basado en las fórmulas que has integrado Google Sheets, muestra todos los datos ingresados. Como puedes ver, Google Sheets proporciona las características más importantes que ofrece el software de contabilidad para propietarios únicos o autónomos 5. Categorías de negocios: Antes de empezar a crear plantillas, voy a explicar qué es un cuadro de cuentas. Un cuadro de cuentas es una herramienta que la contabilidad utiliza para registrar todas las transacciones que ocurren dentro de un negocio Dado que la mayoría de los propietarios únicos y autónomos están haciendo contabilidad de efectivo, el cuadro de cuentas es solo un montón de categorías que ayudan a contabilidad a dividir todas las transacciones comerciales las transacciones Como ya he explicado, un negocio que aplica este tipo de contabilidad registra sus transacciones cuando provocan entrada real de efectivo o salida de efectivo Para entender mejor el significado de las categorías, te daré la siguiente ilustración. Si un negocio vende tres productos y ofrece dos servicios, sería bueno que el negocio creara cinco categorías de ingresos separadas para cada producto y servicio. Por lo general, las categorías de gastos son más que las categorías de ingresos. Algunas categorías típicas de gastos son publicidad, renta, servicios públicos, seguros, teléfono e Internet. Todas estas categorías de ingresos y gastos son solo un ejemplo, y se pueden cambiar dependiendo del tipo de negocio que estés dirigiendo. A lo mejor se preguntaría, ¿por qué una empresa necesita agrupar sus gastos e ingresos cuando simplemente puede resumirlos y tener los valores totales? La respuesta es, de esta manera su propio negocio o el de su cliente puede obtener información detallada sobre de dónde proviene el negocio de mayores ingresos y dónde gasta la mayor parte de su dinero. Agrupar todas las transacciones ayuda a una empresa a realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos y tener información detallada utilizada para la toma de decisiones. Las categorías de transacción permiten a una empresa comparar información financiera detallada entre diferentes períodos fiscales y encontrar lo que ha causado la diferencia. He preparado un ejemplo muy sencillo. Los gastos totales de los negocios, digamos en 2021 son superiores a los de 2020. Comparando cada categoría de gastos, puedes averiguar de inmediato qué gastos han provocado este incremento. Una vez que hayas averiguado qué categoría ha aumentado, el dueño del negocio, sin importar si eres tú o tu cliente, puede tomar una decisión para reducirlos. Supongamos que te enteraste de que los gastos de publicidad han aumentado rápidamente al dueño del negocio, no importa si eres tú o tu cliente, ya sea debes negociar con la agencia de publicidad para tratar de reducir el precio o encontrar una nueva agencia que ofrezca los mismos servicios de publicidad, pero a un precio menor. Me gustaría compartir una razón más por la que las transacciones deben ser categorizadas. Categorizar todo el dinero de negocios gastado es el requisito más importante para pagar impuestos sobre la renta más bajos El motivo es que sólo se reconocen algunos gastos a efectos fiscales. Para saber qué monto de los gastos se pueden deducir de los ingresos a efectos fiscales, es necesario colocarlos en diferentes categorías Y ahora un poco sobre cómo agregar el cuadro de cuentas en tu sistema de contabilidad con Google Sheets Debe crear un menú desplegable con categorías de ingresos y gastos e integrarlos en algunas de las plantillas. De esta manera, podrás elegir la categoría más adecuada para cada transacción. Después de seleccionar la categoría correcta para cada transacción, todas estas categorías aparecerán en el estado de ganancias y pérdidas que una empresa utilice para presentar sus impuestos sobre la renta. 6. Plantillas de negocios: Este video, rápidamente te guiaré a través todas las plantillas de contabilidad que estaremos usando en este curso La primera hoja incluye una plantilla de factura. Como puedes ver una factura creada con Google Sheets también puede lucir elegante. La plantilla de factura es editable. Te permite ingresar cualquier información que quieras. Puede agregar información sobre el vendedor y el cliente. También puedes escribir la fecha y el número de factura. Cuando agrega cantidad de artículos y precio por unidad, la plantilla calcula automáticamente el monto total para el artículo en particular. La plantilla calcula automáticamente el monto total de todos los artículos, el impuesto sobre las ventas en su caso y el precio de factura que el cliente debe pagar. Veamos la siguiente plantilla que usaremos. Se llama Revenue Book e incluye información de todos los artículos o servicios que hayas vendido. Debe ingresar la fecha, descripción, monto y categoría de cada transacción de ingresos. En las tres primeras columnas, es necesario introducir manualmente la información, y en la cuarta columna, utilizará un menú desplegable con todas las categorías de ingresos. En esta tabla, ingresarás todo el dinero que entre en tu cuenta bancaria. La tercera plantilla que usaremos se llama Libro de gastos e incluye información de todos los gastos que realice. Debe ingresar la fecha, descripción, monto y categoría de cada transacción de gasto. En las tres primeras columnas, debe ingresar manualmente la información, y en la cuarta columna, utilizará un menú desplegable con todas las categorías de gastos. Aquí ingresarás todo el dinero que salga de tu cuenta bancaria. La cuarta plantilla se llama Hoja de Ganancias y Pérdidas. Automáticamente extrae toda la información de los libros de ingresos y del libro de gastos y calcula los ingresos brutos totales, los gastos totales y el beneficio neto. Como puedes ver, las plantillas son simples pero realmente poderosas. 7. Organización de facturas: A la hora de facturar, personalmente creo que hay dos puntos principales que requieren atención El primer punto es el diseño de la factura. El aspecto de tus facturas dice mucho sobre tu negocio y tu actitud hacia los clientes. El propio proceso de facturación es el segundo punto que me gustaría mencionar Debe ser lo más simple posible. Por eso buscaba una forma gratuita de crear facturas de aspecto profesional en menos de un minuto. Entonces descubrí que Google Sheets es la herramienta adecuada para estos fines. Google Sheets ofrece una variedad de fuentes y colores. También puedes agregar una imagen. Todas estas características te ayudan a crear una apariencia impresionante de tu factura. Google Sheets ofrece funciones que puedes integrar en tu factura y ahorrar tiempo en el cálculo de todos los montos en la factura. Solo se agrega la cantidad y el precio por unidad, y la factura calcula automáticamente el monto que el cliente debe por la cantidad total del artículo en particular Cuando vendes dos o más artículos, la factura puede calcular el monto total que tu cliente debe pagar después de descuentos y aplicar impuestos. Repasemos por las fórmulas que se utilizan en esta plantilla. La primera fórmula que he integrado en esta plantilla es la fórmula multiplicar. Esta fórmula multiplica la cantidad vendida de un artículo en particular por el precio por unidad y muestra el resultado en la columna de cantidad La segunda fórmula que he usado es la fórmula Sol. Resma todos los números en la columna de cantidad y muestra la cantidad de sub fritle Esta plantilla de factura calcula automáticamente el impuesto a las ventas. Acabo de usar de nuevo la fórmula multiplicar. Esta vez multiplica el monto de la subfrita por el porcentaje de impuestos Por supuesto, la plantilla de factura calcula el monto total de la factura que deben pagar los clientes. ¿Adivina qué? He vuelto a usar la fórmula de suma. En él se resume el monto subtotal y el monto del impuesto. En conclusión, puedo decir que las dos fórmulas principales utilizadas en esta plantilla son la fórmula multiplicar y la fórmula de suma. Usando solo estas dos fórmulas simples, he creado una plantilla de factura completamente funcional. 8. Organización de ventas: Este es un libro de ingresos. Lo primero que te voy a mostrar es cómo agregar una moneda a la columna de cantidad. Hay dos maneras. El primero es corto y el segundo es un poco más largo. Empecemos por la parte fácil. Seleccione la primera celda de la columna y luego el icono del dólar. Para aplicar este formato al resto de la columna, solo necesitamos hacer clic en la esquina derecha con más de la celda seleccionada y tirar a la fila que queramos. Es posible que tu menú superior haya desaparecido. En este caso, debes usar la segunda forma de agregar una moneda. Una vez que hayas seleccionado la primera celda de la columna, haz clic en formato en el menú superior. Seleccione el número y haga clic en la moneda. Ahora haga clic en la esquina derecha con el plus de la celda seleccionada y tire a la fila que desee. La parte más emocionante de esto es en realidad la columna de categoría. Esta columna le permite elegir una de algunas categorías de ingresos. Para agregar esta funcionalidad, necesitas crear un menú desplegable y agregar todas las categorías de ingresos que se ajusten a tu negocio. Para aplicar esta opción, debes dar algunos pasos. Empecemos. Ir a datos y seleccionar validación de datos. En el campo de rango de celdas, ingresa el área donde se aplicará el menú desplegable. Para ello, da clic en el campo y después de eso, selecciona la columna, donde aparecerá el menú desplegable. En este caso, esta es la columna de categoría de la hoja de transacciones. En el menú de criterios, seleccione lista de ítems, y en el campo derecho escriba todas las categorías de ingresos relacionadas con su negocio. Recuerda, debes separar las categorías con una coma Ahora guarda, y eso es todo. Como puede ver, todas las celdas de la columna de categoría tienen una pequeña flecha en el lado derecho. Y cuando haces clic en algunas de las celdas, aparece el menú desplegable, y puedes elegir la categoría de ingresos que coincida con la transacción en particular. 9. Organización de gastos: En este video, te mostraré cómo crear un menú desplegable con categorías en el libro de gastos. Ya has visto el proceso de agregar categorías de ingresos a un menú desplegable. Ahora deberías hacer lo mismo pero con categorías de gastos. Primero, es necesario agregar una moneda a la columna de cantidad. Estoy seguro que recuerdas lo que te he mostrado en el video anterior. A pesar de que te voy a mostrar una vez más para estar seguro de que lo harás bien. Seleccione la primera celda de la columna y luego el icono del dólar. Para aplicar este formato al resto de la columna, basta con hacer clic en la esquina derecha con el plus de la celda seleccionada y tirar a la fila que desee. Si quieres, puedes hacerlo de otra manera. Haga clic en formato en la parte superior del menú. Seleccione el número y después de eso, haga clic en la moneda. Después haga clic en la esquina derecha con el plus de la celda seleccionada y tire a la fila que desee. Pasemos a la columna de categoría y agreguemos un menú desplegable con todas las categorías de gastos que se ajusten a tu negocio. Sólo así, tendrás información detallada sobre tus gastos, y podrás deducir tus impuestos Vaya a los datos y luego seleccione la validación de datos. En el campo de rango de celdas, ingresa el área donde se aplicará el menú desplegable. Para ello, da clic en el campo y después de eso, selecciona la columna donde aparecerá el menú desplegable En este caso, esta es la columna de categoría de la hoja de transacciones. En el menú de criterios, seleccione la lista de artículos y, en el campo correcto, escriba todas las categorías de gastos relacionadas con su negocio. Debes separar las categorías con una coma. Simplemente haga clic en Guardar para agregar el menú desplegable. Al hacer clic en la flecha pequeña en el lado derecho de cada celda en la columna de categoría, aparece el menú desplegable, y puede elegir la categoría de gastos que coincida con la transacción en particular. Entonces estamos listos con el libro de gastos. En el siguiente video, verás cómo crea un estado de pérdidas y ganancias. 10. Informe de negocios: El estado de pérdidas y ganancias muestra lo que su negocio ha hecho y lo que ha gastado. Compara estos dos componentes y calcula si ha obtenido una ganancia o pérdida dentro de un rango de tiempo determinado. La información de este reporte es detallada, y se puede ver de dónde viene el dinero del negocio y de dónde ha gastado su negocio la mayor parte de su dinero. El estado de pérdidas y ganancias proporciona esta información detallada utilizando un diseño realmente simple. Consta sólo de dos columnas, y estas dos columnas te dan información clave. El primero muestra todas las categorías de transacción, y el segundo muestra el monto total de cada categoría. La parte más interesante es que el estado de pérdidas y ganancias extrae automáticamente la información del libro de ingresos y del libro de gastos. Y en este video, te mostraré cómo agregar esta funcionalidad. Vamos a crear la fórmula que tire sobre el monto total de cada categoría de ingresos y gastos y lo colocará cada categoría de ingresos y gastos y en la segunda columna del estado de pérdidas y ganancias. Voy a usar la suma de fórmula, que es realmente fácil entender y muy poderosa a la vez. Esta fórmula pasa por un rango de celdas para encontrar aquellas que coincidan con una condición dada. Después toma los números relativos a las celdas coincidentes y los resume. Hay tres argumentos entre corchetes. El primer argumento es el rango de datos que deben evaluarse por criterio. En este caso, este rango es la columna de categoría en la hoja de ingresos u hoja de gastos. El segundo argumento llamado criterio es la condición a cumplir? En este caso, este argumento cambiará para cada fila, y será el nombre de la categoría del que desea obtener información. Supongamos que quieres sacar información de los gastos publicitarios. La condición será la publicidad. Debes tener cuidado y escribir las categorías de la misma manera que aparecen en la columna de categoría en la hoja de ingresos. El argumento llamado rango de suma muestra el área en la que se deben sumar números. Esta será la columna de monto en el libro de ingresos y el libro de gastos. Veamos cómo se ve esta fórmula cuando se aplica a las categorías de ingresos. Esta fórmula le dice a Google Sheets lo siguiente. Observa las celdas de D seis a D 28 en la hoja de ingresos y suma todos los montos de la columna de importes relacionados con la categoría de ingresos que se muestra como segundo argumento. Para cada categoría de ingresos en el informe de pérdidas y ganancias, debe ajustar la fórmula a medida que cambia el argumento condicional. La condición para la primera categoría de ingresos debe ser el producto de ventas uno. La condición para la segunda categoría de ingresos debe ser ventas producto dos. De la misma manera, la condición para la tercera categoría de ingresos será el producto de ventas tres. Siguiendo esta lógica, debe ajustar la fórmula para todas las categorías de ingresos. Utilizaré la misma fórmula para las categorías de gastos en el estado de pérdidas y ganancias, pero editaré todos los argumentos. Esta versión de la fórmula dice, mira las celdas de D seis a D D ocho en la hoja de gastos y suma todos los montos de la llamada de monto relacionados con la categoría de gastos que se muestra como segundo argumento. Para cada categoría de gastos en el informe de pérdidas y ganancias, debe ajustar la fórmula a medida que cambia el argumento condicional. La condición para la primera categoría de gastos debe ser ad kaise La condición para la segunda categoría de gastos debe ser la educación continua. La condición para la tercera categoría de gastos debe ser suscripción. Siguiendo esta lógica, debes ajustar la fórmula para cada categoría de gasto. Una vez que haya ajustado la fórmula y todas las celdas de la columna de monto, puede agregar el monto total de ingresos, el monto total de los gastos y los ingresos netos, que es la diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales. Para calcular los ingresos y gastos totales, utilizará la función sum. Primero, seleccione la celda que mostrará los ingresos totales y agregue la fórmula de suma. A continuación, selecciona todo el rango de ingresos que quieras resumir. Para calcular los gastos totales, seleccione la celda que mostrará este número y agregue la fórmula de suma. Luego selecciona todo el rango de gastos que quieras resumir. Para calcular el ingreso neto, utilice la fórmula de restar Seleccione la celda que mostrará el ingreso neto y sume las celdas que desea restar Aquí, quieres restar los gastos totales de los ingresos totales Una vez que se aplican todas las fórmulas, la información en el estado de pérdidas y ganancias se actualiza cada vez que cambia la información del libro de ingresos y del libro de gastos. 11. Ventas de grabación: Puedes hacer registros en los libros de ingresos tantas veces como quieras. Depende del tipo de persona que seas y de cuántas transacciones de ingresos consigas. Si una empresa recibe algunos pagos todos los días, entonces tal vez sería razonable ingresarlos diariamente. Si una empresa recibe pagos de algunos clientes a la semana, entonces le sugeriré que haga registros en su libro de ventas una vez a la semana. Y si una empresa recibe pagos de algunos clientes al mes, entonces puedes ingresarlos en el libro de ingresos una vez al mes. No hay un camino correcto y un camino equivocado. Simplemente pruebe diferentes opciones y vea cuál funciona para las necesidades de su negocio. Cuando registra la entrada de efectivo comercial, necesita un extracto bancario para el período en el que ingresará los datos Una vez que lo tengas, puedes comenzar a ingresar a la transacción de venta. Es fundamental concentrarse y trabajar con precisión. Todas las transacciones bancarias están en orden cronológico, exactamente de la misma manera que debes ingresarlas en el libro de ingresos. Primero, escribe la fecha de la transacción en particular. En descripción, puedes escribir el número de factura a nombre de la le Luego escribes el monto que ha recibido el negocio. Y, por supuesto, categorizas la transacción de venta. Como puedes ver ingresas una transacción en menos de un minuto, imagínate. Si tienes diez transacciones de venta por día, necesitas menos de 10 minutos diarios para registrarlas. Si tienes 20 transacciones de ventas por semana, necesitas menos de 20 minutos por semana para registrarlas. No es tanto tiempo, supongo. Estos 10 minutos de trabajo te ayudarán mucho cuando llegue el momento de impuestos y tienes que presentar tu Horario C. Una vez al mes, puedes conciliar las transacciones de ingresos en el libro manteniendo registros con los ingresos en el extracto bancario Si el monto total de ingresos en el libro de ingresos es igual al monto total de ingresos en el extracto bancario, sus transacciones de ingresos se conciliarán Si hay alguna diferencia, deberías encontrar el error y corregirlo. Hay algunos errores comunes que ocurren muy a menudo. Incluso si estás enfocado en lo que estás haciendo, es probable que ingrese una cantidad incorrecta para una transacción en particular. Otro posible error es ingresar la misma transacción dos veces, o tal vez no hayas ingresado una o más transacciones en absoluto. Un error muy común es ingresar una transacción de gastos en el libro de ingresos. No importa cuál sea el error, es importante encontrarlo y corregirlo. No hace falta que tengas preocupaciones. Está absolutamente bien si has cometido algún error. Solo es importante encontrarlo y corregirlo a tiempo. Por lo tanto, la conciliación es una parte esencial de su proceso de contabilidad 12. Registro de gastos: Similar al libro de ingresos, puedes hacer registros en tu libro de gastos dependiendo del tipo de persona que seas y cuántas transacciones de gastos realices. Si su propio negocio o el negocio de su cliente paga solo unas pocas facturas por Internet, teléfono, servicios públicos y suscripción al sitio web, puede registrarlas en el libro de gastos puede registrarlas en el libro de gastos al final del mes. Pero si hablamos de un negocio de impresión bajo demanda, cada vez que el negocio realiza una venta, necesita pagar a la empresa de impresión bajo demanda para producir el artículo y enviarlo al cli En este caso, sería razonable registrar los gastos pagados a la empresa de impresión diariamente los gastos pagados a la empresa de impresión bajo demanda. Cuando las transacciones no son tantas, puede ingresar datos en el libro de gastos semanalmente. No hay un camino correcto y un camino equivocado. Simplemente pruebe diferentes opciones y vea cuál se ajusta a las necesidades de su negocio. Cuando registra la salida de efectivo comercial, necesita un extracto bancario para el período en el que ingresará los datos. Una vez que lo tengas, puedes comenzar a ingresar las transacciones de gastos. Similar a las transacciones de ingresos, debe registrar manualmente las transacciones de gastos. Por eso es fundamental concentrarse y trabajar con precisión. Todas las transacciones bancarias están en orden cronológico. Exactamente de esta manera deberías ingresarlos en el libro de gastos. Primero, escribe la fecha de la transacción de gastos. En descripción, se puede escribir el número de factura y el nombre del tercero. Después escribes la cantidad que has pagado. Y, por supuesto, categorizas la transacción de gastos. Ten mucho cuidado con la categorización de gastos, porque esto refleja los impuestos que debes pagar Cuando categorizas con precisión los gastos de tu negocio, estás unos pasos más allá para pagar menos impuestos Como puede ver, ingresa una transacción de gastos tan rápido como una transacción de ingresos. El proceso es sencillo y no consume mucho tiempo. Cuando lo haces regularmente, definitivamente tendrás un sistema de contabilidad efectivo que permita que una empresa se mantenga al tanto de sus finanzas De esta manera, usted o sus clientes, dependiendo de si es dueño de un negocio o un contable, pueden tomar las decisiones comerciales correctas y mejorar la situación financiera del negocio Y no sólo esto, sino esos registros regulares de contabilidad te ayudarán mucho cuando llegue el momento de impuestos y tienes que presentar a través del Horario C. Una vez al mes, puedes conciliar todas las transacciones de gastos que hayas puesto en el sistema de contabilidad con las del extracto bancario Si el monto total de gastos en el libro de gastos es igual al monto total de gastos en el extracto bancario, las transacciones de gastos se concilian Si hay alguna diferencia, deberías encontrar el error y corregirlo. Hay algunos errores comunes que ocurren muy a menudo. Incluso si estás enfocado en lo que estás haciendo, es probable que ingrese una cantidad incorrecta para una transacción de gastos en particular. Otro posible error es ingresar la misma transacción de gastos dos veces, o tal vez no hayas ingresado una o más transacciones de gastos en absoluto. Un error muy común es ingresar una transacción de ingresos en el libro de gastos. No importa cuál sea el error, es importante encontrarlo y corregirlo. No necesitas tener preocupaciones. Está absolutamente bien si has cometido algunos errores en el libro de gastos. Pero es importante encontrarlo y corregirlos a tiempo. 13. Más sobre el informe: Una vez aplicadas todas las fórmulas, la información del estado de pérdidas y ganancias se actualiza cada vez que cambia la información de la hoja de ingresos y la hoja de gastos. Si agrega una nueva transacción de ingresos, este monto aparecerá en el estado de ganancias y pérdidas y aumentará los ingresos totales y los ingresos netos. Cada vez que agregue una nueva transacción de gastos, este monto aparecerá en el estado de ganancias y pérdidas y aumentará los gastos totales y disminuirá el ingreso neto. Por ejemplo, si agrega una nueva transacción que muestre $1,000 ingresos por servicio uno, los ingresos totales del servicio uno en el estado de ganancias y pérdidas también aumentarán en $1,000 Veamos cómo funciona. Vaya a la hoja de ingresos y agregue la nueva transacción. Primero, agregue la fecha de la transacción, luego agregue el número de factura de la transacción. Ahora puedes escribir el monto de la venta. En este caso, es de $1,000. Para completar el registro, es necesario seleccionar una categoría de ingresos. Veamos el estado de pérdidas y ganancias. Se ve que el ingreso total del servicio uno ha aumentado en $1,000 También se han incrementado los ingresos totales. Por supuesto, el ingreso neto también ha aumentado automáticamente en $1,000 El estado de pérdidas y ganancias se actualizará de la misma manera cuando agregue una nueva transacción de gastos al libro de gastos. Supongamos que has pagado $100 mensuales de renta. Debe agregar esta transacción al libro de gastos. Comienza con la fecha de la transacción. Segundo, escribe el número de la factura que has pagado. Al monto que hayas pagado, Y selecciona una categoría de gasto. Ahora ve al estado de pérdidas y ganancias y mira qué ha cambiado. Los gastos totales de renta han aumentado en $800. También se han incrementado los gastos totales. Por supuesto, la utilidad neta también ha cambiado y ha disminuido en 800 dólares Ya ves lo dinámicamente esta declaración de pérdidas y ganancias funciona esta declaración de pérdidas y ganancias y lo poderosa que es. Exactamente, este es el mayor beneficio de Google Sheets como asistente contable 14. Visualización de datos - 1: En este segundo video de bonificación, te mostraré paso a paso cómo agregar gráficos a tu estado de ganancias y pérdidas usando Google Sheets. Suena complicado, pero no lo es para nada. Solo debes saber qué rango de datos usar y dónde encontrar la funcionalidad del gráfico en Google Sheets. El software se encarga de todo lo demás. La información que quiero mostrar se relaciona con las categorías de ingresos y gastos. Primero, quiero comparar todas las categorías de ingresos y ver qué producto o servicio proporciona los ingresos más altos. Segundo, quiero comparar todos los gastos y ver dónde gasta mi negocio la mayor parte de su dinero. Para visualizar toda esta información, crearé dos gráficos separados en la hoja de pérdidas y ganancias. Para crear el gráfico de ingresos, necesito seleccionar las columnas qué información quiero mostrar. Voy a Insertar, y después hago clic en Gráficos. Quiero cambiar el nombre de la tabla. Voy a personalizar en el Editor de gráficos y selecciono Gráfico y título del eje. Después en el campo de texto del título, escribo el nombre. El gráfico que aparece es un gráfico circular. El gráfico circular es adecuado para los datos que estoy visualizando. Pero en caso de que quiera cambiarlo, voy al editor de gráficos. Y desde el menú desplegable en la sección de configuración, elijo el tipo de gráfico que se ajuste a mis necesidades. Aunque el gráfico circular encaja perfectamente con los datos de ingresos, esta información también se puede mostrar en forma de otros gráficos. Por ejemplo, puedo elegir el gráfico de líneas. Se ve bien, pero sigo pensando que el gráfico circular es la mejor solución. Veamos cómo se verá la información de ingresos en forma de gráfico de columnas. La información de ingresos es fácil de leer, pero me gusta mucho el gráfico circular. Por lo tanto, lo seleccionaré de nuevo. Como puedes ver, hay algunas opciones para elegir. El primero es Gráfico circular. El segundo es gráfico de donas, y el tercero es gráfico circular de tres D. A pesar de que hay una gran variedad de gráficos, prefiero usar el primero. Estoy listo con la visualización de la información de ingresos. Ahora voy a crear un gráfico que represente todos los gastos. Selecciono la columna con todas las categorías de gastos y la columna con todos los montos de gastos. Después voy a Insertar y doy click en Gráficas. Para cambiar el nombre del gráfico, voy a personalizar en el Editor de gráficos. Selecciono Gráfico y título del eje. Después en el campo de texto del título, escribo el nombre del gráfico. En menos de un minuto, visualizo todos los datos de gastos. Siéntase libre de seleccionar otro tipo de gráfico. También puede personalizar el aspecto de los gráficos usando la sección personalizada en el editor de gráficos. En el siguiente video, te mostraré cómo leer la información de los gráficos. Si te interesa, ver montón. 15. Visualización de datos - 2: En este video bono de CRD, te mostraré cómo leer la información de los gráficos Echemos un vistazo rápido al gráfico de ingresos. Cada producto o servicio tiene un color diferente y se representa como parte de todo el pastel. Además, el gráfico muestra qué porcentaje del total de ingresos es generado por cada producto o servicio. La parte azul del gráfico visualiza los ingresos generados por el Producto uno Es obvio que la parte azul del gráfico es la más grande. Esto significa que Producto uno ha generado la mayor parte de los ingresos. El gráfico muestra que este producto ha ganado 47% del total de ingresos. La segunda gran parte del gráfico está coloreada en naranja y representa los ingresos generados por el Servicio dos. servicio dos también ha generado una gran parte de los ingresos totales. Este servicio ha ganado casi 20% del total de ingresos. servicio uno está representado en verde, y ha generado 12% de los ingresos totales. producto tres está coloreado en amarillo, y ha obtenido 16% del total de ingresos. La parte más pequeña del gráfico está coloreada en rojo, y muestra los ingresos obtenidos por el producto dos. Este producto ha obtenido 4% del total de ingresos. El artículo más rentable es el producto uno. El producto dos ha obtenido los ingresos más bajos. Con base en esta información, el negocio puede tomar la decisión de dejar de ofrecer el producto dos y concentrarse en productos y servicios más rentables. Pasemos al siguiente gráfico. Cada gasto tiene un color diferente y se representa como parte de todo el pastel. Además, el gráfico muestra qué porcentaje de los gastos totales se genera por cada categoría de gasto. Las partes más grandes del gráfico están coloreadas en naranja y azul. La parte naranja representa la cantidad que el negocio gasta para RAP. Estos gastos son el 21% del dinero total que ha gastado el negocio. La parte azul representa los gastos publicitarios. Han generado 23% del total de gastos. Las dos partes más pequeñas de las cartas representan los gastos de envío y envío y los honorarios legales y profesionales Los gastos de envío son 3% del total de gastos, y los honorarios legales y profesionales son solo 2% del total de gastos. Todos los demás gastos están entre 4% y 11% del total de gastos. Ya ves lo comprensible que puede ser la información financiera utilizando collares y figuras geométricas Google Sheets hace que la información de los informes financieros sea completa y fácil de comparar. La visualización de datos no es algo que debas hacer, pero es muy útil y te ayudará a ver las tendencias en tu negocio solo con una vista rápida. 16. Ventajas de Google Hojas de cálculo para impresión bajo demanda: Google Sheets es una poderosa herramienta que puedes usar para registrar y rastrear tus ventas y gastos. Aquí, me gustaría revelar algunas de las ventajas de Google Sheets como herramienta de contabilidad para su negocio de impresión bajo demanda Primero, como ya sabrás, Google Sheets es totalmente gratuito. No es necesario pagar nada para usar todas sus funciones. Puedes crear tantas hojas de cálculo como quieras, y siempre será gratis No importa cuán grande sea tu cita, no hay forma de que Google Sheets te cobre. En segundo lugar, Google Sheet está basado en la nube. Esto significa que podría usarse exactamente como un software de contabilidad basado en la nube Esto le da la libertad de acceder a sus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar. No solo esto, sino que puedes hacer que tus archivos sean accesibles a tu contador o asesor fiscal y facilitar la comunicación con ellos. A continuación, Google Sheets es fácil de usar y sencillo. La mayoría de la gente está familiarizada con él porque es muy similar a Excel. Entonces, si sabes trabajar con Excel, te resultará más que sencillo trabajar con Google Sheets. Google Sheets permite agregar facturas como un enlace. Mediante esta funcionalidad, puedes adjuntar una factura a cada transacción y organizar mejor tus finanzas. Los gráficos son otra ventaja que me gustaría mencionar. Google Sheets te permite visualizar tus datos financieros con solo unos pocos clics. Por supuesto, no es posible hablar de ventajas sin mencionar algunas desventajas. Una de las desventajas de Google Sheets es que necesitas crear tus hojas de cálculo antes de empezar a usarlas. Quiero decir que necesitas decidir cómo organizar tus datos, qué fórmulas usar y simplemente poner todo en acción. No es una tarea difícil en absoluto, pero hay que dedicar un poco más de tiempo configurar todas estas cosas. Otra desventaja es que Google Sheets es adecuado sólo para la contabilidad en efectivo Si haces contabilidad de devengo, debes elegir otra herramienta de contabilidad Pero en caso de que hagas contabilidad de casos, Google Sheets sería el asistente perfecto Cierro los ojos ante estas dos desventajas y recomiendo encarecidamente hojas de cálculo para pequeños negocios de impresión bajo demanda que hacen contabilidad de cajas La razón principal de mi opinión es su sencillez. No requiere ninguna habilidad tecnológica especial. Si tienes curiosidad por aprender a organizar tus finanzas empresariales impresas bajo demanda con Google Sheets, lo haré en los próximos videos. 17. Libro de ventas: impresión bajo demanda: Antes de empezar a hablar de Google Sheets y cómo puede ser beneficioso para tu negocio de impresión bajo demanda, quiero enfatizar que supongo que ya has usado Google Sheets y sabes trabajar con las fórmulas básicas comunes. El propósito de esta clase no es enseñarte a escribir fórmulas, sino cómo transformar Google Sheets en una herramienta de contabilidad y cómo usarla para organizar tu información comercial impresa bajo demanda Así que comencemos. En este video, te mostraré las tres plantillas de contabilidad que puedes usar para registrar y rastrear las finanzas de tu negocio de impresión bajo demanda Puedes utilizarlos como columna vertebral y ajustarlos para que se ajusten a tu negocio de impresión bajo demanda. En la primera hoja de cálculo, podrías agregar todas las transacciones de ventas En el segundo, podrías ingresar todos los gastos. La tercera hoja de cálculo está automatizada, y extrae todos los datos de las dos primeras hojas de cálculo y la resume Empecemos por la primera hoja de cálculo. Este es un archivo que contiene toda la información sobre sus ingresos por ventas. Aquí agregas todas las ventas a lo logrado. Ahora vamos a pasar por todas las columnas que aquí se incluyen . El primero es la fecha. La fecha es esencial porque te ayuda a organizar tus transacciones en orden cronológico De esta manera, podrás realizar un seguimiento de todas las transacciones sin esfuerzo. La segunda columna es el número de factura. El número de factura es necesario porque vincula tus registros contables con la factura real que es evidencia de la transacción registrada La tercera columna se llama categoría. Esta columna es importante porque brinda información detallada sobre los artículos que vendiste. Si no divide sus transacciones de ventas en diferentes grupos, no tendrá información sobre cantidad de ganancias que genera cada grupo de artículos. Solo tendrás un monto total de ingresos. No estaría mal, pero no va ser eficaz para tomar decisiones de negocio. Esa es la razón por la que recomiendo hacer registros detallados de todo lo que sucede dentro de su negocio de impresión bajo demanda. En la siguiente columna se muestra el monto de las ventas. Esta columna es imprescindible porque es una métrica que muestra cuánto dinero generó tu negocio a partir de cada transacción de venta. La columna factura es donde puede proporcionar un enlace a la factura real que muestra la transacción en particular. Esta columna no es imprescindible, pero la incluiría porque ayuda a hora de conciliar las transacciones de venta En caso de algunos errores, es necesario comparar la información en sus hojas de cálculo de ventas con la información sus facturas de venta Tener enlaces a todas las facturas de venta en tu hoja de cálculo te ahorrará tiempo y esfuerzo No recomiendo eliminar ninguna de estas cuatro columnas. Sólo se pueden agregar más columnas. Por ejemplo, podrías agregar una columna con la ubicación de tus clientes. De esta manera, sabrás en qué países aprovechaste al máximo tus ingresos. Puedes agregar cualquier otra información que quieras. Prestemos atención a la columna de categoría. Aquí agregué un menú desplegable donde puedo elegir los artículos que vendí. En la tienda se venden nueve productos, y los agregué todos. Si el número de artículos es demasiado grande, podría agrupar los elementos y agregar solo los grupos. Por ejemplo, aquí incluí tres tipos de camisetas, tres tipos de sudaderas con capucha y tres tipos de zapatos Pero podrías agruparlos en solo tres categorías, camisetas, sudaderas con capucha y zapatos Depende de usted cómo organizar sus categorías de ingresos. Yo creo que los datos deben ser detallados, y por lo tanto creé nueve categorías en lugar de sólo tres. Mi consejo es organizar tus categorías de ingresos dependiendo del número y tipos de artículos que vendas. Para ajustar las categorías de ingresos, haga clic en algunas de las celdas la columna de categoría y seleccione ver más acciones de celda. Después haga clic en la validación de datos. Aquí puedes eliminar, encabezar y editar las categorías de ventas. Dependiendo del número mensual de ventas que realice, puede agregar todas las transacciones de ventas a la misma hoja de cálculo Pero si el volumen de ventas es demasiado grande, sería más efectivo crear una hoja de cálculo para cada mes De esta manera, tendrás 12 hojas de cálculo separadas y cada una contendrá únicamente las transacciones de venta incurridas en ese mes en particular Sería fácil para ti encontrar la información que necesitas. Te aconsejo que uses la misma hoja de cálculo para todas las ventas en caso de que hagas hasta 25 30 ventas al mes La plantilla que te he mostrado es exactamente para un volumen de ventas tan pequeño. 18. Libro de gastos: impresión bajo demanda: Es hora de recorrer la hoja de cálculo de gastos. La plantilla que ves es adecuada para pequeños negocios de impresión bajo demanda que realiza hasta 30 compras. Si el volumen de las compras que haces es mayor, recomiendo crear una hoja de cálculo de gastos por separado para cada mes Sería más fácil para ti hacer un seguimiento de tus datos de gastos. La hoja de cálculo de gastos es casi la misma que la hoja de cálculo de ventas Tenemos, nuevamente, una columna con la fecha de las transacciones, que te ayudará a hacer registros cronológicos El número de factura te ayudará cuando quieras conciliar todas las transacciones de gastos Por ejemplo, puedes verificar si el pago en tu cuenta bancaria coincide con el monto en tu hoja de cálculo rastreando el número de factura particular La columna de categoría te permitirá obtener información detallada sobre los diferentes gastos que realiza tu negocio de impresión bajo demanda. Puedes ver cuánto dinero gasta tu negocio en costos de productos y envío, cuánto en diferentes tarifas de comercio electrónico y cuánto en otros gastos. Tener esta información detallada de gastos le ayudará a tomar decisiones relacionadas con los precios de los artículos, los planes de suscripción de comercio electrónico y cualquier otro servicio que utilice para realizar su negocio de impresión bajo demanda. Como puedes ver, las categorías de gastos más importantes están incluidas en un menú desplegable. En mi opinión, es más conveniente en lugar de agregar una categoría para cada transacción manualmente. Pero claro, no deberías agregar un menú desplegable si no quieres. Simplemente puede escribir el nombre de la categoría de gastos. Pero creo que usar un menú desplegable te ayudará a que tus registros de gastos sean más rápidos. En esta plantilla se agregan algunas categorías de gastos esenciales y más comunes que pueden formar parte de un negocio de impresión bajo demanda. Sabes mejor qué gastos haces cada mes. Simplemente ajuste el menú desplegable para que se adapte a su negocio de impresión bajo demanda. Para ello, haga clic en algunas de las celdas la columna de categoría y seleccione ver más acciones de celda. Después haga clic en la validación de datos. Aquí puede eliminar, tener y editar las categorías de gastos. Los registros contables deben incluir el monto de cada transacción para poder calcular el beneficio en un plazo de dinero Es por eso que la cantidad de dinero junto con las otras tres columnas son esenciales y deben incluirse en su sistema de contabilidad Por supuesto, puedes agregar cualquier otra información que quieras, pero no borres ninguna de estas cuatro columnas de las que estaba hablando. Cuando se trata de la columna de factura, repetiré una vez más. Esta columna es donde puede proporcionar un enlace a la factura real que muestra la transacción de gastos en particular. No es una necesidad, pero me parece útil porque ayuda a la hora conciliar las transacciones de gastos En caso de que encuentre algún error, debe verificar si la información en sus hojas de cálculo de gastos coincide con la información de sus facturas de gastos Tener enlaces a todas las facturas de gastos en tu hoja de cálculo te ahorrará tiempo y esfuerzo Después de ver los dos últimos videos, tienes alguna idea humerizada de qué información necesitas grabar y cómo organizarla usando Google En los próximos videos, haremos una mirada más profunda a la organización de la información de su negocio de impresión bajo demanda. 19. Informe: impresión bajo demanda: Es hora de ver el estado de pérdidas y ganancias. En esta hoja de cálculo, se pueden ver todas las categorías de ingresos y gastos, los ingresos totales y gastos totales, y, por supuesto, la diferencia entre ellos llamada ganancia Esta hoja de cálculo le brinda una imagen resumida y detallada de todas las ventas que realizó en su tienda en línea y todas las cantidades que pagó para realizar estas ventas Puedes ver dónde gasta tu negocio la mayor parte de su dinero y qué artículos generan más ganancias. Todos los datos que ve en el estado de pérdidas y ganancias se obtienen directamente de las dos hojas de cálculo anteriores Abro corchetes y digo que la fórmula utilizo para crear esta funcionalidad es suf Los gráficos toman información del estado de pérdidas y ganancias y visualizan los números. Los datos presentados en forma de gráfico son comprensibles para todas las personas. Por lo tanto, todo el software de contabilidad muestra los datos financieros también en forma de diferentes tablas y gráficas Esto me llevó a la idea de que sería bueno que incluyera gráficos en la hoja de cálculo Al agregar estos dos gráficos, intenté hacer que la plantilla de contabilidad de Google Sheets fuera similar a cualquier software de contabilidad Si te convenzo de que Google Sheets es un buen asistente de contabilidad para tu negocio de impresión bajo demanda, te mostraré cómo organizar información de tu negocio y qué te ayudaría a construir y administrar un sistema de contabilidad efectivo 20. Grabación de ventas: impresión bajo demanda: Después de ver qué información básica necesita tener en su sistema de contabilidad, es el momento de ver cómo registrar sus transacciones de ventas Al crear estos registros, estará bien preparado para el tiempo de impuestos, y podrá proporcionar toda la información que su asesor fiscal requiera para presentar sus impuestos. Antes de comenzar a agregar transacciones a su sistema de contabilidad, asegúrese de haber consultado con su contador o asesor fiscal y siga todos sus consejos Para ingresar una transacción de ventas en su sistema de contabilidad, debe abrir la factura y transferir la información de la factura a su archivo de ingresos de Google Sheets. Si la factura incluye solo un artículo, es fácil registrarlo. Se agrega la fecha, el número de factura, la categoría del artículo y el monto, y eso es todo. Pero, ¿qué sucede cuando aparecen dos o más artículos en la factura? Aquí tienes dos opciones dependiendo lo detallado que quieras que sean tus registros. La primera opción es hacer un registro con el monto total de todos los artículos que aparecen en la factura. Si eliges esta opción, harás el registro más rápido, pero no se detallará la información que tendrás en tu sistema de contabilidad Y si quieres ver cuántos ingresos ha generado un artículo en particular, no podrás encontrar esta información. No está mal, pero le recomiendo hacer registros más detallados para asegurarse de que tenga una mejor imagen de su negocio de impresión bajo demanda. Si elige hacer sus registros contables de esta manera, no necesita crear un menú desplegable con todas las categorías de ingresos. Solo necesitas una categoría llamada ingresos por ventas. La segunda opción es agregar cada elemento a su sistema de contabilidad como un registro separado Te llevará un poco más de tiempo, pero tendrás una imagen detallada de todos tus ingresos y podrás ver la cantidad que generó cada ítem. Esta información es esencial cuando tomas decisiones relacionadas con la fijación de precios, adición de nuevos artículos o la eliminación de algunos de los actuales. Por lo tanto, recomiendo una segunda opción. Como ya mencioné, el número de factura es único. En este caso, único significa que cada factura tiene su propio número. Pero, ¿por qué ve filas con los mismos números de factura? Esto se debe a que registro en cada posición de venta de la factura como un registro contable separado Esto no quiere decir que haya emitido algunas facturas con el mismo número. Sólo significa que la factura en particular tiene unas pocas posiciones con diferentes artículos que se registran como transacciones de venta únicas en el sistema de contabilidad Independientemente de la opción que elija, los ingresos totales en el estado de pérdidas y ganancias serán los mismos. Pero en el primer caso, la información de ingresos no se estrechará. En el segundo caso, el reporte mostrará los ingresos para cada categoría de ingresos, y sabrás qué artículos son rentables y cuáles no. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas. La primera opción es más rápida, pero los datos están demasiado resumidos. La segunda opción lleva más tiempo, pero es más precisa. No va a equivocarse si eliges la primera opción, pero te recomiendo la segunda porque el papel principal del sistema de contabilidad es crear y administrar información comercial precisa y detallada Si decides vincular una factura a cada registro que realices en tu hoja de cálculo de ventas, te sugiero tener todas las facturas de venta en Google Drive Para agregar un enlace a una factura en particular, vaya a Insertar y seleccione Enlace. Agrega el archivo de factura y haz clic en Aplicar. Ya tienes pruebas la transacción de venta que ingresaste. Si quieres que tu cuenta tenga acceso a tus transacciones de ventas y a tus facturas, puedes compartirlas con un enlace. Asegúrate de que tus enlaces estén restringidos y solo agrega los correos electrónicos que permitiste acceder a los archivos. Solo de esta manera tus datos están protegidos. Bien. 21. Gastos de grabación: impresión bajo demanda: Permítanme aclarar por qué es importante grabar y rastrear sus gastos de impresión bajo demanda. Agregar todos los gastos relacionados con tu negocio te ayudará a tener información detallada y resumida sobre todos los gastos deducibles, que es un momento clave cuando tu contador o asesor fiscal presenta tus Antes de comenzar a agregar transacciones a su sistema de contabilidad, asegúrese de haber consultado con su contador o asesor fiscal y siga todos sus consejos Solo te doy ideas sobre cómo puedes administrar un sistema de contabilidad efectivo para tu negocio de impresión bajo demanda, pero tu contador debe confirmar que todas las prácticas que vayas a aplicar cumplirán con los requisitos legales en el país donde diriges tu Para ingresar una transacción de gastos en su sistema de contabilidad, debe abrir la factura de gastos y transferir la información de la factura a su archivo de gastos de Google Sheets Cuando tengas diferentes tipos de gastos en una misma factura, puedes elegir cómo ingresar la información. Se puede elegir entre dos opciones. La primera opción es agregar el monto total del gasto como una transacción comercial. En este caso, la información de tus gastos no está detallada, y sería un gran reto tomar decisiones relacionadas con el dinero que gastas. Si desea información más detallada, debe ingresar cada fila como una transacción de gastos separada en su archivo de gastos. Por ejemplo, en la factura Printify aparecen dos filas. El primero es el costo del producto, y el segundo es el costo de envío. Podrías agregar el monto total de estos dos gastos y categorizar el monto como un gasto Printify, pero no sabrás qué parte de esta cantidad gastas en el producto y qué parte gastaste en Por lo tanto, recomendamos ingresar ambos costos como transacciones separadas. Esto te ayudará a tener información más detallada sobre cuánto dinero gastó tu negocio en diferentes categorías de gastos. Dependiendo de cómo quieras ingresar tus gastos, necesitas editar tu columna de categoría de gastos. Si prefieres ingresar los gastos totales que aparecen en tus facturas de gastos, necesitas algunas categorías de gastos. Por ejemplo, puede agregar las siguientes categorías de gastos, Printify, Shopify, servicios públicos, Internet y otros gastos comerciales Pero si quieres información detallada sobre tus gastos, ¿quién puede usar una lista similar a la que yo uso? Recomiendo encarecidamente tener información detallada sobre sus gastos. Sólo de esta manera se pueden tomar decisiones empresariales racionales. Al elegir hacer registros detallados, debe agregar cada gasto individual a su sistema de contabilidad como un cable separado Te llevará un poco más de tiempo, pero tendrás una imagen detallada de todos tus gastos y podrías rastrear hacia dónde va a salir tu dinero. Esta información es esencial a la hora de tomar una decisión relacionada con la elección de proveedores. País es donde vender y mucho más. En el video anterior, mencioné que cada factura tenía su número único. Y tal vez preguntaría si cada factura tiene un número único, ¿por qué veo transacciones de gastos con el mismo número de factura? Esto se debe a que cada posición de gasto de la factura se agrega como un registro contable separado Pero esto no quiere decir que recibí algunas facturas con el mismo número. Significa que la factura particular tiene algunas posiciones con diferentes gastos que se registran como transacciones de negocios individuales en el sistema de contabilidad Independientemente de la opción que elija, los gastos totales en el estado de pérdidas y ganancias serán los mismos. En el primer caso, no se reducirán los datos de gastos. En el segundo caso, el reporte mostrará el gasto total para cada categoría de gasto, y sabrás dónde gastas la mayor parte de tu dinero. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas. La primera opción es ahorrar tiempo pero demasiado resumida. La segunda opción consume mucho tiempo pero es más precisa. Depende de usted elegir el que se adapte a sus necesidades. No va a equivocarse si eliges la primera opción. Pero te recomiendo el segundo porque sólo así podrás gestionar tus gastos adecuadamente. 22. Gestión de inventario: La tabla Google Sheets que ves rastrea varios accesorios disponibles en una tienda. Contiene algunas columnas. No obstante, moveremos nuestro enfoque a las dos últimas columnas. La columna denominada disponibilidad muestra la disponibilidad actual de cada accesorio, indicando cuántas unidades de cada artículo hay en estola. La columna denominada status es donde integraremos la fórmula I para determinar si se debe colocar un nuevo pedido para un accesorio o si hay suficiente stock para satisfacer la demanda. Vamos a establecer la función que usaremos para rellenar la última columna de la tabla. El primer elemento de la función es la celda de la fila dos y la columna D. Se refiere al valor en esta celda, que representa las unidades actualmente disponibles del accesorio que estamos evaluando. El segundo elemento de la función es menor a diez. Muestra la condición y comprueba si el valor en la celda particular es menor que diez, es el umbral que establecemos para desencadenar un reordenamiento El tercer elemento es la palabra reordenar. Si se cumple la condición, quiero decir que la disponibilidad del accesorio particular es menor a diez. La fórmula devuelve reorden, indicando que se debe pedir un nuevo artículo El cuarto elemento es la palabra en stock. Si no se cumple la condición, quiero decir que la disponibilidad del accesorio particular es de diez o más. La fórmula regresa en stock indicando que hay suficiente disponibilidad. Entonces solo aplicamos esta fórmula a todas las celdas de la columna de estado, y automáticamente evalúa la disponibilidad de cada artículo y proporciona el estado correspondiente en función de los criterios definidos 23. Categorización de inventario: Supongamos que eres dueño de una tienda y quieres categorizar tu inventario como alto, medio o bajo Puede usar la instrucción I para poblar automáticamente la columna de categoría en función de los valores de cantidad En esta tabla, la columna de categoría agrupa los artículos en alto, medio o bajo, con base en la cantidad en stock. Antes de agregar la función I, debemos determinar los criterios que categorizarán los ítems Podemos aplicar las siguientes condiciones. Alto para artículos con 50 o más unidades en stock. Medio para artículos con 20 a 49 unidades en stock, y bajo para artículos con menos de 20 unidades en stock. Una vez que hayamos identificado los criterios, podemos pasar a la función. Simplemente hacemos clic en la primera celda de la columna de categoría y tecleamos o agregamos la fórmula. Aquí, he copiado la fórmula que vamos a usar. Por lo tanto, solo lo pego en la celda. Como puede ver, hay dos funciones. La primera función if comprueba si la cantidad en stock. Este es el valor en la celda pero dos es mayor o igual a 50. Si es así, categoriza el artículo como alto. Si la cantidad es menor a 50, se utiliza la segunda sentencia, if para verificar si es mayor o igual a 20. Si es así, categoriza el artículo como medio. Si la cantidad es inferior a 20, categoriza el artículo como bajo Luego puede copiar esta fórmula para el resto de los artículos en su lista de inventario, y Google Sheets clasificará automáticamente cada artículo en función de su cantidad en stock Por ejemplo, si tienes un artículo con 65 en stock, la fórmula lo categorizará como alto Si tienes un artículo con 30 en stock, se clasificará como mediano. Si tienes un artículo con 15 en stock, se clasificará como bajo. Este enfoque simplifica la categorización de los artículos de inventario y ayuda a tomar decisiones informadas sobre repoblación o la gestión de los niveles de existencias 24. Descuentos: En la tabla proporcionada, tenemos una lista de libros con sus precios, el número de unidades solicitadas y los descuentos correspondientes. Te mostraré cómo calcular los descuentos en las dos últimas columnas dependiendo de cuántos libros se ordenen. Primero, calcularemos el descuento en la columna de porcentaje de descuento utilizando una declaración if para determinar el porcentaje de descuento apropiado en función del número de unidades solicitadas. Si el número de unidades solicitadas es de diez o más, se aplica un 10% de descuento. Si el número de unidades solicitadas es 5-9, se aplica un 5% de descuento Si el número de unidades solicitadas es menor a cinco, no se aplica ningún descuento. Conociendo la condición que aplicaremos a la columna de descuento, podemos agregar la función I en la columna de porcentaje de descuento. La fórmula verifica el valor en SLC dos y con base en los criterios, asigna el porcentaje de descuento correspondiente Un libro que tenga 21 unidades ordenadas recibirá un 10% de descuento. Luego puede copiar esta fórmula para el resto de la lista de libros, y Google Sheets aplicará automáticamente el porcentaje de descuento para cada libro en función de cuántos libros se ordenen. La última columna calcula el monto real del descuento en dólares para cada libro. Esto lo hace multiplicando el precio por unidad, el número de unidades ordenadas y el porcentaje de descuento Mediante el uso de estas fórmulas, la tabla proporciona un desglose claro de los porcentajes de descuento y los montos reales de descuento para cada pedido de libro. Esta información es valiosa para la librería en línea ofrezca descuentos de compra por volumen a los clientes en función de la cantidad de libros que ordenen, al tiempo que garantiza cálculos precisos Puedes aplicar fácilmente estas dos fórmulas simples para tu negocio, sin importar qué artículos o servicios ofrezcas. 25. Recordatorio de pago: Suponemos que usted, como propietario de una pequeña empresa, quiere recordar a los clientes las próximas fechas de vencimiento de facturas. Tienes la fecha de vencimiento para cada factura, y quieres enviar recordatorios si la fecha de vencimiento es dentro de los siete días Todo lo que necesita para rastrear la fecha de vencimiento de las facturas de sus clientes es la declaración I. Debe hacer clic en la primera celda de la columna de estado del recordatorio y agregar la siguiente fórmula. El estado I calcula la diferencia entre la columna denominada fecha de vencimiento y la fecha actual. Para esta clase, aceptamos que la fecha actual es el ocho de noviembre de 2023. Si la fecha de vencimiento es dentro de los siete días siguientes a la fecha actual, solicita enviar un recordatorio Si faltan más de siete días para la fecha de vencimiento, indica que no hay recordatorio. Esta fórmula te ayuda a enviar proactivamente recordatorios de pago a los clientes con fechas de vencimiento próximas De esta manera, ahorras tiempo y organizas mejor tu flujo de trabajo empresarial. El uso de sus estados de cuenta para automatizar los recordatorios de pago en una pequeña empresa agiliza todo el flujo de trabajo empresarial. Permite enfocarte en el crecimiento y las iniciativas estratégicas en lugar de dedicar un tiempo excesivo a tareas administrativas.