Produktivitätsverbesserung: Tipps und Tools zur Automatisierung deiner Arbeitsabläufe

1. Einführung: Ich liebe es, Automatisierungen zu erstellen , weil es den Menschen die beste Version von sich selbst zu sein, sich kreativ und intellektuell auf die Dinge zu konzentrieren , die sie leidenschaftlich tun, im Vergleich zu tun langweilige, sich wiederholende Aufgaben immer und immer wieder. Hi, mein Name ist Kevin Siskar. Heute sprechen wir über Produktivität und darüber , wie wir Ihre Belegschaft automatisieren können. In den letzten Jahren habe ich mit Hunderten von Unternehmen zusammengearbeitet, ich bin ein Investor mit 43North, wo wir 5 Millionen Dollar pro Jahr in ein wachstumsstarkes Technologieunternehmen investieren . Ich betreibe auch Finta, ein Softwareunternehmen, das Gründern hilft, den Fundraising-Prozess zu automatisieren, und ich habe einen Podcast Ambition Today, in dem wir Gründer und ihre unternehmerischen Reisen interviewen . In den heutigen Klassenproduktivitätstools sprechen wir darüber, wie Sie Ihre Workflows automatisieren können. Zuerst müssen wir einen Basisplan festlegen, Ihre Woche messen und herausfinden, welche Möglichkeiten für die Automatisierung am besten sind. Dann werden wir diese auswählen, herausfinden, wie viel Zeit sie uns wahrscheinlich sparen werden, und planen und bauen diese Automatisierungen. Sobald sie gebaut sind, werden wir unsere Zeit neu messen und herausfinden, wie viel intellektuelle und kreative Energie wir haben. Schließlich erstellen wir einen Plan, wie diese Automatisierungen in Zukunft aufrechterhalten werden können. Ich hoffe wirklich, dass du dir die Idee nimmst , dass es manchmal einen besseren Weg gibt, Dinge zu tun. Es kann auf lange Sicht mehr Output und Produktivität in einem Team erzeugen , das aussagekräftig ist. Wenn Sie während dieser Klasse mitmachen möchten, können Sie gerne eines der in der Vergangenheit erwähnten Tools verwenden . Ich habe auch ein Arbeitsblatt bereitgestellt, das Sie im Abschnitt Ressourcen unten finden können . Ich ermutige Sie, es für alle anderen zu teilen , damit sie kommentieren und diskutieren können. Sie können sich alle gegenseitig helfen, da es Skillshare-Community ist. Beginnen wir mit Produktivitätstools, wie Sie Ihre Workflows automatisieren können. 2. Messzeit: In dieser Lektion messen wir zunächst Ihre Zeit. Dies wird uns helfen, einen Basisplan zu etablieren. Messung Ihrer Zeit ist wichtig, da Sie nicht immer wieder dieselbe sich wiederholende Aufgabe wiederholen möchten. Aber wenn wir Ihre Zeit messen und alles über eine Woche zusammenfassen, können wir sehen, wo wir Ihnen die größte Kapitalrendite für die Erstellung dieser Automatisierungen erzielen können die größte Kapitalrendite für die . Wenn Sie Ihren ROI maximieren können, können Sie die Zeit und Kreativität maximieren , die Sie wieder in Ihr Leben bringen. Wenn Sie das mit 52 Wochen in einem Jahr oder ein paar Jahren multiplizieren , sich diese Zeit wirklich sparen Sie nicht nur diese Zeit pro Woche, sondern auf lange Sicht unzählige Stunden, vielleicht sogar Tage. Im Jahr 2021 hat Asana einen Bericht über den Stand der Arbeit erstellt, und in diesem Bericht wurden einige überraschende Fakten darüber aufgedeckt , wie wir heute arbeiten. Burnout ist auf dem Vormarsch. Einundsiebzig Prozent der Arbeitnehmer erlebten im Jahr 2020 einen Burnout. Außerdem gaben etwa 87 Prozent der Mitarbeiter konsequent zu spät zu arbeiten. Was heißt das? Dinge wie Werkzeugüberlastung verschärfen, die Teamausrichtung beeinträchtigen. Sie fanden auch heraus, dass die Mitarbeiter im Rennen um die Verbindung fast 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps wechseln . Fragmente in der Teamkommunikation und Verringerung der Effizienz insgesamt. Grundlegende Koordinationsaufgaben verbrauchen rund 60 Prozent des Tages der Menschen. Infolgedessen werden nur 26 Prozent der Zeit den qualifizierten Job aufgewendet, für den jemand eingestellt wurde. Wenn Sie ein Vermarkter sind, führen Sie tatsächlich Marktanalysen durch, wenn Sie Softwareentwickler sind, tatsächlich Softwareentwicklung durchführen, und nur 14 Prozent unserer Zeit zukunftsgerichtete Strategie aufgewendet. Das bedeutet, dass der Großteil unserer Tage, jeden Tag, fünf Tage die Woche, Koordination und Teile unserer Arbeit ausgegeben wird , für die wir wirklich nicht eingestellt wurden. waren nicht die Fähigkeiten beabsichtigt waren, als wir eingeführt wurden, aber so wird unsere Zeit aufgewendet, um die aktuelle Art der Arbeit im Jahr 2021 zu erledigen . Genauso wie Maschinen im Industrialisierungszeitalter des vergangenen Jahrhunderts exponentielle Produktivitätsleistung erzeugten im Industrialisierungszeitalter des vergangenen Jahrhunderts exponentielle Produktivitätsleistung . Wir leben jetzt im Informationszeitalter. Das Einrichten von Automatisierungen und die Automatisierung unserer Workflows genau das Gleiche und schafft exponentielle Produktivitätsausgaben für Unternehmen heute. Zapier hat kürzlich eine weitere Studie darüber durchgeführt , wie Büroangestellte ihre Zeit verbringen. Sie fanden heraus , dass 76 Prozent der Befragten gaben an, 1-3 Stunden damit zu verbringen , Daten einfach von einem Ort zum anderen zu verschieben, und nur drei und fünf Wissensarbeiter, etwa 61 Prozent, nutzen Automatisierung Software bei der Arbeit. Aber fast alle, deren Automatisierungssoftware, 98 Prozent, geben an, dass sie ihnen zugute kommen. Ich denke, das ist hier ein wichtiger erwähnenswerter Punkt, dass fast jeder, der Workflow-Automatisierungen eingerichtet hat froh ist, dies getan zu haben und sie in Zukunft weiterhin einsetzt. Dieser Schritt zurückzutreten hat nur weiter gezahlt und Dividenden für sie gezahlt. Um Ihre Zeit im bereitgestellten Arbeitsblatt zu messen , haben wir ein grundlegendes Layout Ihrer Woche von Montag bis Sonntag, Stunde für Stunde, und Sie können mit dem manuellen Stift und Papier beginnen, schreiben wie du deine Zeit verbringst. Wenn Sie es vorziehen, digitale Tools anstelle von Stift und Papier zu verwenden , kann ich auch ein paar Softwarelösungen empfehlen , um auch eine Zeit aufzuzeichnen. Ich persönlich benutze Timeular, das kostenlos ist. Sie werfen einen Blick auf den Kalender, Sie können sehen, dass es Stunde für Stunde einen leeren Kalender gibt , und Sie können auch sehen, dass ich die Aktivitäten und Aufgaben gespeichert habe , die ich am häufigsten mache. Anschließend können Sie diese Aufgaben hier auf einen Blick aufzeichnen und diese Zeit messen. Sie können sogar Notizen oder Tags zum Speichern hinzufügen und etwas mehr Tiefe in das geben , woran Sie gearbeitet haben. Timeular bietet während der Woche auch Einblicke , die Ihnen zeigen können , wo Sie die meiste Zeit verbracht haben. Neben Timeular können Sie sich auch Toggl ansehen, eine weitere kostenlose App, die Ihnen kostenlose Zeiterfassungssoftware bietet. Das großartige Teil an Toggl ist, dass es tatsächlich Ihre Chrome-Tabs verwendet , um Ihre Zeit automatisch aufzuzeichnen und sie automatisch für Sie zu protokollieren. Darüber hinaus bieten iOS und macOS sowie Windows und Android sowie Windows und Android alle Bildschirmzeitsoftware. Sie können hier einen Blick darauf werfen und damit beginnen Ihr Gedächtnis zu aktualisieren, woran Sie gearbeitet haben , indem Sie einfach in Ihre Einstellungen gehen und auch Ihre Bildschirmzeit ansehen. Sie nun bestimmt haben, wie Sie Ihre Zeit messen werden, blicken Sie auf die letzten Arbeitstage zurück und versuchen Sie sich daran zu erinnern und aufzuschreiben, wo Sie die meiste Energie und am meisten ausgeben Zeit und tun Sie das auch in den nächsten Tagen in Zukunft. Sie fangen einfach an, schnell zu sehen, wo Sie immer wieder viel Zeit und Aufgaben verbringen . Wenn Sie möchten, notieren Sie Ihre Arbeitszeit notieren Sie Ihre persönliche Zeit. Je mehr Informationen Sie sich anmelden, desto informierter und desto besser sind Sie in diesem Prozess in dieser Aufgabe. Nehmen Sie sich jetzt etwas Zeit und füllen Sie das Arbeitsblatt aus und zeichnen Sie Ihre Zeit auf, und dann werden wir es uns in dieser nächsten Lektion gemeinsam ansehen . 3. Chancen ermitteln: Jetzt, da Sie Ihre Zeit aufgezeichnet haben , werden wir uns diese in dieser Lektion ansehen. Wir werden die besten Möglichkeiten für die Automatisierung in Ihren Workflows ermitteln besten Möglichkeiten für die . Es ist wichtig, dass wir bestimmen , wo Sie die meiste Zeit zurückbekommen können. Wir tun dies, indem wir uns die letzte Woche ansehen und herausfinden wo Sie die meiste Zeit verbracht haben und wo diese Möglichkeiten sind, diese Zeit zu automatisieren. Sie möchten nichts am Ende Ihrer Liste automatisieren , da Sie möglicherweise länger brauchen , um diese Automatisierung einzurichten , als Sie diese Aufgaben tatsächlich erledigen. Wir möchten sicherstellen , dass wir Ihre Zeit sparen und eine Kapitalrendite erzielen. Indem du dir diese Liste ansiehst und die Sachen oben nimmst , wo du vielleicht eine Stunde, 2, 3, 4, 10 Stunden pro Woche und immer wieder damit verbringst 2, 3, 4, 10 Stunden pro Woche , dieselbe Aufgabe zu erledigen. Wenn wir diese Energie und diese Zeit nehmen und sie Ihnen zurückgeben könnten, damit Sie sich auf andere aussagekräftige Aspekte Ihres Jobs konzentrieren und produktiv sein können, dann können wir dort die meisten schaffen Kapitalrendite in diese Übungen. Dort konnten Sie in den nächsten 52 Wochen, einem Jahr, zwei Jahren einem Jahr, zwei Jahren die größte Kapitalrendite erzielen, die Ihnen den größten Sinn, Zeit und Energie zurückgibt. einen Blick auf Ihre letzte Woche und addieren wir uns die ganze Zeit, die Sie für dieselben Aufgaben aufgewendet haben. ob Sie pendeln, addieren Sie die ganze Zeit , ob Sie E-Mails machen, addieren Sie die ganze Zeit. Wir fangen an, Teile davon zu sehen, wo Sie die meiste Zeit verbringen und wo es Raum zum Automatisieren gibt. Jetzt, da wir gesehen haben, wo Sie die meiste Zeit verbringen, möchten wir feststellen wo sich die Möglichkeiten zur Automatisierung befinden. Fangen Sie an, sie in zwei Kategorien zu unterteilen. Eins, überwiegend digital und softwarebasiert. Dies sind Aufgaben, die wahrscheinlich einen klaren Auslöser haben. Etwas, das sehr spezifisch passiert und dann eine Aktion auslöst. Andere Arten von Aufgaben sind vielleicht menschenorientierter. Sie benötigen mehr Kreativität. Sie benötigen mehr menschliche Berührung, um getan zu werden. Beginnen wir damit, unsere Aufgaben in diese beiden Eimer zu legen und herauszufinden , wo wir die Möglichkeit haben zu automatisieren. Wir werden uns heute überwiegend auf die Softwareaspekte und diese Aufgaben konzentrieren . Wir werden ein wenig darüber sprechen, wie Sie auch diese anderen Aufgaben optimieren und automatisieren können. Jetzt, da wir begonnen haben, darüber zu sprechen, wie Sie die besten Teile und Aspekte Ihres Jobs ermitteln die besten Teile und Aspekte Ihres können, um potenziell zu automatisieren, möchte ich Ihnen zeigen, wie ich einige dieser Automatisierungen eingerichtet habe . Mit meiner Firma Finta erstellen wir Software, die Gründern hilft, einen Deal mit Investoren zu teilen , und dies tun sie , indem sie einen einzigen Link teilen. Was ich in Zapier gemacht habe , einer Plattform und einem Ort, den Sie nutzen können, haben wir ein Zapier-Rezept erstellt, das uns in Slack sagt, jedes Mal, wenn ein neuer Benutzer einen Deal-Room erstellt und ihn teilt. Dies lässt uns leicht weiterverfolgen. Der Auslöser eines neuen Deals lässt uns das sofort sehen und uns dann an diesen Gründer wenden und Feedback zu seinem Deal-Room geben. Wie das in Zapier aussieht, ist alles immer mit einem Auslöser beginnt. Dies ist eine Aufgabe, eine Sache, die eine Kette von Ereignissen auslöst , die diesem Beispiel folgen soll. Darin schafft jemand einen neuen Deal-Room. Wir sehen, dass wir es für ein wenig Zeit verzögern , um den Menschen die Möglichkeit zu geben , es zu beenden. Wir bereinigen einige der Zahlen und wie sie präsentiert werden, also werden sie uns in Slack klar und sauber präsentiert. Dann schicken wir eine neue Nachricht an Slack. Wir haben dies Schritt für Schritt eins nach dem anderen eingerichtet , fast so, als ob dies dann so wäre. Wenn wir es dann testen, werden wir hier sehen, dass es eine neue Slack-Benachrichtigung auslösen wird. Wir kommen rein und wir konnten hier sehen, da ist es, dass diese Person gerade einen Geschäftsraum geschaffen hat. Wir können auf diesen Link klicken, hineingehen, ihn ansehen und sehen, wie es ihnen geht, ihnen Feedback geben und weitere Informationen teilen. Diese spezifische Aufgabe geschieht jeden Tag in unserem Unternehmen immer und immer wieder. Anstatt dass wir es manuell durchsuchen, Konten überprüfen müssen, werden wir jetzt jedes Mal automatisch benachrichtigt, wenn jemand Maßnahmen ergreift, und wir könnten entsprechend weiterverfolgen wir jetzt jedes Mal automatisch benachrichtigt jemand Maßnahmen ergreift . Jeden Tag sparen Sie unzählige Minuten und Stunden damit, die Konten unseres eigenen Unternehmens manuell zu durchsuchen und herauszufinden, wie und wann Benutzer Maßnahmen ergriffen haben. Wir wissen es jetzt automatisch und wir haben einen klaren und prägnanten Prozess um mit diesen Aktionen umzugehen und darauf zu reagieren. Wenn Sie diesen Abschnitt des Arbeitsblatts noch nicht ausgefüllt haben, addieren und fassen Sie Ihre ganze Zeit zusammen, kategorisieren Sie ihn nach digital oder nicht-digital und beginnen Sie zu sehen, wo Sie die größte Möglichkeiten zur Automatisierung. 4. Planning: wir nun unsere Zeit gemessen haben und die wichtigsten Möglichkeiten für die Automatisierung hervorgehoben haben , lassen Sie uns darauf eingehen und beginnen, diese Aufgaben zu automatisieren. Wir werden uns zuerst auf digitale Aufgaben konzentrieren und wie Sie diese automatisieren können. Für die Zwecke dieser Beispiele werden wir Zapier verwenden. Ich habe mit Zapier zusammengearbeitet, weil dies das Tool ist , mit dem ich am besten vertraut bin und mit dem mein Unternehmen aufgrund der von ihnen angebotenen Integrationen zusammenarbeitet . Aber es gibt noch ein paar andere Alternativen , durch die ich Sie auch hier führen möchte. Automate.io ist eine weitere Alternative und sie haben eine andere Integration. Vielleicht möchtest du einen Blick darauf werfen. Wenn This Then That ist das etwas weniger geschäftlich ausgerichtet und ein bisschen persönlicher fokussiert. Angenommen, Sie kommen von der Arbeit nach Hause und Ihr Telefon kennt Ihren GPS-Standort, und Sie möchten das Licht in Ihrem Haus einschalten, wenn dies dann eine großartige Lösung dafür ist. gibt es auch kostenlose Lösungen, die in die Betriebssysteme Ihres Computers integriert Wahrscheinlich gibt es auch kostenlose Lösungen, die in die Betriebssysteme Ihres Computers integriert sind. Apple verfügt über eine Anwendung namens Verknüpfungen , die sowohl unter iOS als auch unter Mac OS kostenlos ist, in der Sie auf diese Weise Automatisierungen erstellen können. Dann hat Microsoft eine Flow-Alternative für Fenster, die auch Automatisierungen erstellen können. Unabhängig von dem von Ihnen gewählten Tool möchten Sie wirklich nur sicherstellen, dass die Integration von diesen Plattformen unterstützt wird und dass die Aufgabe, die Sie automatisieren möchten , durch entweder Zapier oder Automatisieren, If This Then That, welches Werkzeug Sie auch wählen. Alle diese Plattformen folgen jedoch der gleichen Struktur. Sie haben einen Auslöser gefolgt von einer Aktion. Sie möchten jedes Mal eine SMS senden , wenn Sie eine E-Mail erhalten, dann wäre dieser Auslöser eine neue E-Mail. Die Aktion würde eine SMS senden. Manchmal können Sie mehrere Aktionen miteinander verknüpfen. Jetzt werde ich Sie durchführen, wie Sie eine Automatisierung mit Zapier als Beispiel einrichten . Werfen wir einen Blick darauf, wie man jetzt ein neues Rezept erstellt . Nachdem Sie ein kostenloses Konto erstellt haben, werden Sie ein ZAP erstellen. Nun, das ist wie gesagt, mit einem Auslöser beginnen. Ein Trigger ist ein Ereignis , das Ihr Rezept startet und Ihr ZAP Ihre Automatisierung startet. Wir werden Typeform benutzen. Typeform ist ein einfacher Formulargenerator, mit dem Menschen Formulare einreichen und Fragen und Antworten ausfüllen können . Ich habe ein Formular und muss mich mit meinem Typeform-Konto verbinden , um darauf zugreifen zu können. Jetzt, da wir das Konto verbunden haben, sehen wir unsere Formulare. Wir werden unser Formular auswählen, und wenn jemand hier unser Anlegerzinsformular ausfüllt , werden wir den Auslöser testen, wir können sehen, dass es kürzlich eine Antwort gibt , und wir können fortfahren. Wir wissen, dass das Formular spricht, wir wissen, dass der Auslöser definiert ist, und jetzt möchten wir eine E-Mail senden. Sie können Google oder Gmail verwenden, aber Zapier bietet auch einen eigenen E-Mail-Client an. Wir senden eine ausgehende E-Mail wir werden sie auch senden. Sie würden die Variable für die E-Mail der Person hier eintragen. Für dieses Beispiel werde ich meine eigene E-Mail schreiben, damit es an mich geht. Wir können unsere Betreffzeile ausschreiben, also danke für Ihre Bewerbung. Dann können wir den Text der E-Mail ausschreiben. Hey, und dann können wir eine Variable wie Vorname, Jim einfügen . Dies wird dynamisch für jede neue Person aktualisiert , die das Formular ausfüllt. Vielen Dank für Ihre Bewerbung und wir arbeiten gerne mit Ihnen zusammen. Wie soll nächste Woche weiter diskutiert werden? Wir können sagen, dass es von Kevin stammt oder wer auch immer Ihrem Team diese einsetzt, und wir können auf „Weiter“ drücken. Testen wir es und wir werden sehen, ob ich die E-Mail bekomme. Kehre auf Zap zurück und wir können loslegen. Wir haben es getestet. Wir gehen hier zu meinem E-Mail-Konto und wir können uns bedanken, dass Sie sich beworben haben. Wir würden gerne mit dir zusammenarbeiten. Etwas so Einfaches wie das hat mich wirklich nur zwei Minuten gedauert. Das Marketingteam könnte den Link zu diesem Formular bewerben Leute ausfüllen lassen. Dann wird jede einzelne Person , die hereinkommt und sie ausfüllt , sofort eine Antwort von unserem Team erhalten . Wir können anfangen, die Dinge noch einen Schritt weiter zu gehen und Aktionen miteinander zu verknüpfen. In meinem vorherigen Beispiel, in dem ich sagte , dass Leute zu Slack kommen und uns benachrichtigen, und dann können wir das manuell erreichen, wir können das wie in diesem Beispiel einen Schritt weiter gehen und dann diese Reichweite automatisieren auch raus. Diese Dinge zusammenreihen und uns wirklich Zeit und Energie sparen und viele dieser Workflows und Prozesse automatisieren. Oft bieten diese Plattformen auch eine ZAP-Historie. Sie können jedes Mal, wenn sie ausgeführt werden, eine Aufzeichnung aller Automatisierungen sehen. Im letzten Monat hat unser Unternehmen über neun Automatisierungen 4.763 Aufgaben automatisiert. Man konnte sehen, wie jeder ausgeführt wird, wie oft er verwendet wird, und sie auch so zu messen. Nehmen Sie sich jetzt ein paar Minuten Zeit, um einzutauchen und beginnen Sie mit der Einrichtung Ihrer Automatisierungen. Wählen Sie Ihre Plattform aus und suchen Sie diejenige, die die von Ihnen benötigten Integrationen unterstützt. Erstellen Sie Ihr Konto, ermitteln Sie Ihre Auslöser, richten Sie Ihren Trigger richten Sie dann Ihre nachfolgenden Aktionen oder Aktionen ein, wenn Sie mehrere Schritte automatisieren möchten, und richten Sie dann Ihre nachfolgenden Aktionen oder Aktionen ein, wenn Sie mehrere Schritte automatisieren möchten, beginnen Sie diese einzurichten und zu aktivieren. Sie können das Protokoll und die Aufzeichnung von ihnen in Zukunft sehen. 5. Messen deines ROI: Jetzt, da Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Automatisierungen einzurichten und einzuschalten, nehmen wir uns eine Minute Zeit und sehen wie sie eine Kapitalrendite für Sie schaffen. Sie möchten sicherstellen , dass die Aufgaben, die Sie eingerichtet haben , Ihnen tatsächlich Zeit und Energie sparen. Was wir hier tun werden , ist , den leeren Wochenplan zu nehmen , den wir vorher einmal gemacht haben, und wir werden es wieder tun. Was wir tun können, ist, den ersten mit dem nächsten zu vergleichen und zu sehen, wo wir Unterschiede gesehen haben und wo wir Veränderungen gesehen haben. Hoffentlich werden wir sehen, dass die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Ihnen Zeit und Energie zurückgewonnen haben , die Sie in Ihrem täglichen Leben für produktive Aufgaben aussagekräftiger ausgeben könnten in Ihrem täglichen Leben für produktive Aufgaben aussagekräftiger . Nehmen wir uns noch eine leere Woche. Lasst es uns vor uns legen und fangen wir an , es auszufüllen. Ich benutze Timeular, und du könntest hier sehen , dass ich meine ganze Woche ausgefüllt habe. Wir vergleichen sie vorher und nachher, wir können sehen, wo wir Verbesserungen vorgenommen haben, wo wir diese Gewinne haben und wie wir unsere Zeit und Energie zurückgewonnen haben, nicht nur für uns selbst, sondern auch für unsere eigene Produktivität auch für das Unternehmen. Wenn Sie Zeit gespart haben, sollten Sie diese Automatisierung am Laufen halten. Vielleicht können Sie es sogar erweitern und einige andere Aktionen hinzufügen. Das war wahrscheinlich eine sehr wertvolle Sache, die Sie für Sie einrichten müssen. Wenn nicht, müssen Sie vielleicht Ihre Automatisierungen ein wenig optimieren, sie weiter erweitern und möglicherweise einige nachfolgende Aktionen hinzufügen, möglicherweise einige nachfolgende Aktionen hinzufügen bis Sie wirklich Zeit und Energie sparen. Nun, da Sie bestimmt haben, wie viel Zeit Sie gespart haben, was war Ihr ROI? Andere Leute in einem Team von haben das wahrscheinlich auch getan. Wenn Sie anfangen könnten, diese Zeit zu addieren und darüber nachzudenken , wie viel Zeit Sie sparen, sondern auch Ihr gesamtes Team sparen. Das ist für das Unternehmen von Bedeutung . Wir haben das in meinem eigenen Unternehmen gesehen, wenn Sie anfangen, mehrere Personen aufzunehmen und sie zu befreien um nicht nur die Arbeit zu erledigen, die sie lieben und das tun, was sie lieben, sondern auch die sich wiederholenden Aufgaben zu entfernen und erstellen Sie Animationen. Es verschafft Ihrem Unternehmen einen enormen Vorteil. schreiben Sie ein Dokument auf Vervollständigen Sie für diese Lektion in Ihrem Arbeitsblatt die Woche erneut und , wie Sie Ihre Zeit verbringen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um dies mit der Woche zuvor zu vergleichen und markieren Sie die Möglichkeiten bei denen Sie eine Rückzeit haben und sich frei machen, die Dinge zu tun , die Sie lieben. 6. Maintaining: Sie haben jetzt mehrere Automatisierungs-Setups , die Ihnen helfen können, die Zeit zurückzugewinnen. Aber es ist auch wichtig, diese Automatisierungen zu pflegen. Sie werden Auslöser haben , die immer überwachen und immer feuern und andere Aktionen ausführen. Also ein paar Dinge zu besprechen hier. Erstens sollten Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team weiß, welche Automatisierungen laufen. Das Letzte, was Sie haben möchten, ist jemand, der unwissentlich einen Auslöser abfeuert und dann 6.000 Personen per E-Mail sendet. Das ist uns tatsächlich einmal passiert. Wir hatten ein Formular, das die Leute ausfüllen würden, und es schickte ihnen eine Willkommens-E-Mail an unsere gemeinnützige Organisation , die wir begonnen haben. Ein Praktikant kam herein und lud ein paar tausend Menschen in lud ein paar tausend Menschen eine Tabelle hoch, die mit diesem Formular verbunden war. Es sah aus, als hätte dieses Formular neue Vervollständigungen und alle diese Leute per E-Mail erhalten, die Begrüßungs-E-Mail. Viele von denen haben sich nicht wirklich angemeldet. Sie möchten sicherstellen, dass jeder im Team weiß, welche Automatisierungen eingerichtet sind und dass er unwissentlich etwas auslöst, das eine unerwartete Aktion verursacht. Sie möchten auch Ihre Automatisierungen überwachen da manchmal die von Ihnen verwendete Integration wie Typformular oder Google eine Änderung an der Integration vornimmt und sich auf die Ausführung Ihrer Automatisierung auswirken kann entweder aus Auslöser- oder Aktionsperspektive. Vielleicht möchten Sie alle sechs Monate oder so, acht Monate im Jahr, sicherstellen, dass Sie auf das Konto kommen. Man schaut sie einfach an und schaut sie sich an und stellt sicher, dass sie reibungslos laufen. Versetzen Sie sich in eine Position , in der Sie wissen können, ob diese Automatisierungen laufen und alle sechs Monate und Sie sehen es sich an, vielleicht überprüfen Sie Ihren Posteingang und sehen, dass all diese E-Mails zwei gestoppt wurden Vor Wochen, und du gehst und sieh dir das an. Denken Sie darüber nach, wenn Sie Ihre Automatisierungen erstellen, wie Sie kleine Breadcrumbs einrichten oder wie Sie auf dem Laufenden bleiben können. Sie müssen eigentlich keine Arbeit machen, aber Sie können immer noch überwachen und sehen, dass diese Automatisierungen reibungslos und ordnungsgemäß laufen und weiter funktionieren. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, entweder in Ihrem Task-Manager oder Ihrem Kalender alle sechs Monate ein wiederkehrendes Ereignis zu erstellen, das Sie daran erinnert, Ihre Automatisierungen zu überprüfen. Ich melde mich bei meinem Zapier-Konto an und sehe alle meine Rezepte und meine Automatisierungen hier. Ich kann sehen, dass sie dran sind und dass sie rennen. Dann kann ich auch hier zur Zap-Geschichte gehen und ich kann auch einen Blick darauf werfen , wo und was am meisten läuft. Etwas, das besonders in Zapier nützlich ist, ist, dass ich tatsächlich filtern kann ob etwas fehlgeschlagen ist oder nicht. Ich kann hier reinkommen und ich kann nach gestoppt oder fehlerhaft filtern nach gestoppt oder fehlerhaft oder angehalten und angehalten werden und ich kann sehen , welche Automatisierungen nicht vollständig gelaufen sind. Vielleicht ist diese neue Automatisierung der Benutzerbenachrichtigung , die ich hier eingerichtet habe und die in den letzten Tagen einige Male gestoppt wurde, etwas, das ich mir ansehen möchte. Vielleicht wird es gestoppt, weil ich es wollte, oder vielleicht gibt es hier draußen etwas, weil es eine zugrunde liegende Veränderung in der Integration gab. Das ist nur ein Beispiel dafür worauf Sie achten möchten und wie Sie sicherstellen können , dass diese nicht versagen und die Dinge immer richtig laufen, wie Sie es beabsichtigt haben. Wenn etwas kaputt ist, behalte ich meine E-Mail genau im Auge und werde normalerweise von den Plattformen benachrichtigt. Wenn die Plattform, die Sie verwenden , keine historischen oder Such- oder Filtertools anbietet oder Such- oder Filtertools um sich Ihr Konto anzusehen, dann möchten Sie es vielleicht einfach notieren. Sie können es in einem Google Sheet oder einem Stift und Papier dokumentieren . Aber das Einrichten von Automatisierungen war ehrlich gesagt entscheidend. Es ist ein großer Unterschied darin, dass nicht nur Unternehmenskultur und Führung Menschen dazu befreien können , sich auf das zu konzentrieren, was sie lieben, sondern auch ein strategischer Vorteil. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich sehe , dass Unternehmen nur Handarbeit und Handarbeit leisten, und das ist großartig, das bringt Geld ein und das zahlt die Rechnungen. Aber es gibt einen großen Unterschied zwischen einem Softwareunternehmen, das auf eine Milliarde Dollar skaliert und aufgrund der Automatisierung vorherrschend tut. Jetzt schreiben sie oft Code, um das zu tun. Aber der große Unterschied ist der Fokus und die Energie, mit der sie es tun und in diese Richtung gehen und arbeiten. Wenn Sie Automatisierungen mit einer dieser Plattformen, dem Drag & Drop-Stil, einrichten könnten Automatisierungen mit einer dieser Plattformen, Drag & Drop-Stil, werden Sie jedem Konkurrenten oder einem anderen Unternehmen immer noch Lichtjahre voraus sein diese Arbeit oder das Mischen von Papier. Wenn mehrere Personen im Team diese Übung gemacht haben , treffen Sie sich. Addieren Sie die gesparte Zeit, multiplizieren Sie sie mit 52 und sehen Sie, wie viel Zeit Sie für das Jahr sparen. Ich könnte Ihnen persönlich aus eigener Erfahrung sagen , dass ich jedes Mal jemandem helfen konnte, einige redundante, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, die ihm nicht gefallen und haben erlaubte ihnen, sich auf etwas zu konzentrieren, das ihnen wichtig ist und für das sie leidenschaftlich sind. Es verändert die gesamte Dynamik, die gesamte Energie, Glück des Teams und es ist etwas , das wirklich mächtig ist und die Moral verbessert und die Vision langfristig für alle im Team wie sie zusammenarbeiten, wie sie zusammenarbeiten und ehrlich gesagt, wie viel Spaß sie an der Arbeit haben. Machen Sie einen Schritt zurück, tun Sie das und ich denke Sie werden die Ergebnisse sehen und sehr zufrieden sein, besonders wie es für alle im Team funktioniert. Werfen Sie für diese Lektion einen Blick auf das Arbeitsblatt und beginnen Sie mit der Erstellung von Erinnerungen. Vielleicht alle sechs Monate, acht Monate oder ein Jahr, was auch immer Sie sich wohl fühlen, um wieder reinzukommen und Ihre Automatisierungen zu überprüfen. Behalten Sie Ihren E-Mail-Posteingang im Auge da diese Plattformen Sie oft warnen, wenn sich etwas ändert, nach dem Sie Ausschau halten müssen, oder gehen Sie hinein und überprüfen Sie sich selbst. Bauen Sie sich in die Automatisierungen ein, damit Sie sie anhand der Auslöser, den Aktionen und den Antworten überwachen können sie anhand der Auslöser, den Aktionen und den Antworten überwachen . 7. Letzte Gedanken: Was ich Ihnen heute hinterlassen möchte , ist die wichtige Erinnerung daran, dass in diesem Jahrzehnt jedes Unternehmen zu einem Softwareunternehmen wird, egal ob Sie ein Mainstream-Unternehmen oder Fortune 500 sind, Software die Welt frisst. Je mehr du dich darauf stützst, desto besser wirst du dran sein. sicherstellen, dass Sie einen Schritt zurücktreten , um diese Automatisierungen einzurichten, können Sie diese Möglichkeiten wirklich dabei unterstützen disruptiv und innovativ zu bleiben und unter dem neuesten Stand Ihrer Branche zu bleiben. Ich hoffe, Sie haben gesehen, wie viel Zeit Sie von der Messung dieser ursprünglichen Basislinie bis zum Einrichten Ihrer Automatisierungen gespart Einrichten haben und sehen, wie viel Zeit und ROI Sie gespart haben. Ich hoffe, dass ich Sie in Zukunft dazu inspiriert habe , mehr Automatisierungen einzurichten, andere Möglichkeiten in Ihrem Job zu finden und Ihre Arbeit zu sagen, wie könnte dies besser gemacht werden und nicht nur Ihre täglich, aber die Produktivitätsleistung des Unternehmens. Ich empfehle Ihnen, Ihr Arbeitsblatt einzureichen, Fragen zu stellen, die Sie in der Projektgalerie unten haben, und ich werde antworten, Ihnen Feedback geben und ich kann es kaum erwarten, die Arbeit zu sehen, die Sie geleistet haben. Vielen Dank , dass du hier bist. Ich hoffe, wir haben einen tiefgreifenden Einfluss auf Ihre Arbeitsweise und die Verbesserung des täglichen Lebens erzielt. Bleib neugierig alle. Mein Name ist Kevin Siske und wir sehen uns in meinem nächsten Skillshare-Kurs.