Transkripte
1. Einführung: Hallo, ich bin Laura, und ich habe eine Leidenschaft dafür, vielbeschäftigten Menschen dabei zu helfen, ihre Ziele durch Aufmerksamkeitsmanagement zu erreichen, anstatt Zeitmanagement als neuen Weg zur Produktivität. Seit mehr als zwei Jahrzehnten habe
ich das Vergnügen, Menschen dabei zu helfen,
ihre signifikanten Ergebnisse zu erzielen und ein Leben der Wahl zu führen. Sie können sowohl in Ihrem Berufsleben als auch in Ihrem Privatleben erfolgreich sein und diese Erfolgsreise kann spannend und belebend sein, anstatt überwältigend und anstrengend. Ich glaube auch, dass eine gesunde Work-Life-Balance für die Mitarbeiter nicht nur
notwendig ist , sondern auch für einen nachhaltigen organisatorischen Erfolg erforderlich ist. In diesem Video zeige ich Ihnen einige Strategien, um einen exzellenten Kundenservice mit
schnellen Reaktionszeiten anzubieten , während Sie dennoch in der Lage sind, Ihren Fokus
zu setzen und eine angemessene Work-Life-Balance zu halten. Ich werde Tipps für die Verwaltung von internen und externen E-Mails, die Verwaltung der Kundenerwartungen
und ich werde auch darauf eingehen, wie Sie verhindern können, dass die Arbeit in Ihre persönliche Zeit eindringt, damit Sie diese Zeit nutzen können, um sich auszuruhen und aufzuladen und Comeback, um mit Motivation und einer frischen Perspektive zu arbeiten. Ich freue mich, dass du diesen Videokurs gewählt hast, und ich sehe dich im nächsten Video.
2. Warum du überwunden und Distracted dich: Werfen wir in diesem Segment einen Blick auf Ihre Behandlung von E-Mails. Betrachten Sie diese Frage. Verwenden Sie E-Mail für dringende und zeitsensible Kommunikation? Erlauben Sie anderen, das gleiche in ihrer E-Mail an Sie zu tun? Hier ist das Problem. Wenn jede E-Mail, die Sie erhalten, das Potenzial hat, extrem dringend zu sein, Spam
oder irgendetwas dazwischen, und Sie haben keine Möglichkeit zu wissen, bis Sie jede Nachricht öffnen, wie dringend sie ist, dann sind Sie effektiv an Ihre E-Mail gekettet. E-Mail ist als asynchrone Kommunikation konzipiert,
was bedeutet, dass nicht gleichzeitig geschieht. Es ist nicht beabsichtigt, sofort zu sein, aber wenn Sie es als synchrone oder unmittelbare Kommunikation behandeln, dann fühlt es sich unangenehm, weg zu treten, weil Sie Angst haben, etwas Wichtiges zu verpassen. Wenn eine E-Mail, die Sie erhalten, dringend sein könnte, werden
Sie nie in der Lage sein, Ihre E-Mail zu schließen und sich die Möglichkeit zu
geben, durchdachte,
tiefe Arbeit auf unabgelenkte Weise zu erledigen . Ich weiß, was du denkst, aber die Leute erwarten eine sofortige Reaktion. Nun, zuerst würde ich Sie bitten, zu überlegen, ob diese Frage wirklich wahr ist. Denkst du, dass die Leute wirklich eine sofortige Antwort erwarten, oder denkst du, sie würden dir etwas Zeit geben, um wieder zu ihnen zu kommen? Wenn Sie wirklich davon überzeugt sind, dass sie eine sofortige Reaktion erwartet haben, könnte das daran liegen, dass Sie sie trainiert haben, eine zu erwarten. Wenn Sie Ihre E-Mail normalerweise sofort beantworten, haben
Sie mit jedem, der mit Ihnen kommuniziert, eine Erwartung geschaffen, dass Sie sofort antworten werden. Es kann nur erfordern, dass Sie diese Erwartungen zurücksetzen und ihnen ein wenig Zeit
geben, sich an Ihr neues Verhalten zu gewöhnen. Aber wenn Sie glauben, dass es wirklich ein Problem
für Sie verursachen könnte , regelmäßig von Ihrer E-Mail entfernt zu sein, dann muss es möglicherweise eine Textzeile in Ihre E-Mail-Signatur einfügen, die lautet „Ich überprüfe meine E-Mail nur ein paar Mal am Tag, Wenn Sie mehr Soforthilfe benötigen, rufen Sie mich bitte an.“ Eigentlich ist es sogar besser, dass sie
eine speziell dafür vorgesehene Telefonnummer oder Erweiterung für Notfälle anrufen . Auf diese Weise legen Sie die Erwartung fest, dass der Absender nicht erwarten
sollte, dass er eine sofortige Antwort erhält, aber Sie haben auch eine Möglichkeit bereitgestellt, Sie zu erreichen , falls
das Problem dringend oder zeitempfindlich ist. Hier ist der Grund, warum das wichtig ist. Alle Arten von Studien zeigen, dass Sie Ihre Arbeit besser und schneller erledigen, wenn Sie sich unabgelenkt darauf konzentrieren können, aber die meisten Menschen erhalten alle zwei Minuten eine neue E-Mail. Also lass mich dich das fragen. Benötigt eine Ihrer Arbeiten mehr als zwei Minuten lang anhaltende Aufmerksamkeit? Natürlich tut es das. So müssen Sie sich wohl fühlen. In der Tat sollten Sie sich ermächtigt fühlen sich von Ihrer E-Mail regelmäßig den ganzen Tag
abzuwenden, so dass Sie wichtige Arbeit erledigen können. Wenn Sie versuchen, diese wichtige Arbeit anzugehen, während Sie alle zwei Minuten auf die neue E-Mail blicken, die gerade in Ihrem Posteingang angekommen ist, werden
Sie nicht nur mehr Fehler machen, sondern Sie fühlen sich auch verstreut und zerrissen, um Ihren Stress zu erhöhen. Diese konstante Ablenkung sprengt weg auf Ihre Aufmerksamkeitsspanne, so dass es kürzer und kürzer. Nun, wenn Sie ein Führer sind, überlegen Sie, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen, wie schnell sie E-Mails beantworten. Vermittelt Ihre Sprache den Eindruck, dass Sie
ihre Aufmerksamkeit und ihre Fähigkeit, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, unterstützen ? Oder sabotieren Sie tatsächlich ihre Leistung? Im Moment denken Sie vielleicht, aber was ist mit meinen Kunden, sie werden verärgert sein, ich komme nicht sofort zu ihnen zurück. Nun, halten Sie diesen Gedanken fest und ich werde es im nächsten Video ansprechen.
3. Frag deine Annahme: Lassen Sie uns jetzt darüber sprechen, wie Ihre Kunden
reagieren könnten , wenn Sie ihre E-Mail-Nachrichten nicht sofort beantworten. Betrachten Sie zuerst Ihre eigenen Anbieter, Ihren Versicherungsvertreter, Ihren Bankier, Ihren Buchhalter. Halten Sie es für einen schlechten Kundenservice, wenn es ein paar Stunden dauert, um auf Ihre Nachrichten zu antworten? Persönlich, wenn meine Anbieter meine Nachrichten sofort beantworten, mache ich mir Sorgen um ihre Liebe zum Detail. Ich weiß, dass Fehler in Gegenwart von ständiger Ablenkung wahrscheinlicher sind. Wenn sie meine Nachrichten sofort beantworten, folgt, dass sie alle oder die meisten Nachrichten sofort beantworten, was bedeutet, dass sie ständig abgelenkt sind. Das lässt mich an ihrer Richtigkeit zweifeln und denke, dass ich ihre Arbeit sorgfältig überprüfen sollte. Mein anderer Gedanke an diejenigen, die meine Nachrichten sofort beantworten, ist Haben sie
nichts anderes zu tun? Das ist eine andere Perspektive. Vielleicht, anstatt Sie positiv zu betrachten, wenn Sie sofort reagieren, stellen
Ihre Kunden tatsächlich Ihre Genauigkeit und Ihren Erfolg in Frage. Hier ist eine andere Möglichkeit, es zu betrachten. Wenn Ihr Kunde an Ihrem Schreibtisch gegenüber saß, würden
Sie Ihre E-Mails, Ihren Text
oder Ihre anderen Nachrichten nicht überprüfen, weil Sie wissen, dass das unhöflich wäre. Nun, wenn das stimmt, verdient die Arbeit, die Sie für Ihre Kunden tun,
wenn sie nicht in Ihrer Anwesenheit sind , nicht diese Arbeit den gleichen Respekt und Aufmerksamkeit? Und wenn ja, muss es für Sie und Ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen von E-Mails weg sein. Wenn Sie noch nie eine Kommunikationsrichtlinie für sich selbst oder Ihre Organisation in Betracht gezogen haben, ist
es an der Zeit, darüber nachzudenken, damit Sie wichtigere Arbeit erledigen können. Hier sind einige Fragen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Wie kommunizieren Ihre Kunden mit Ihnen oder mit Ihren Mitarbeitern? Haben Sie eine angemessene Reaktionszeit für Anfragen aus
verschiedenen Kanälen festgelegt und sowohl Kunden als auch Mitarbeiter geschult? Benötigen unterschiedliche Kommunikationskanäle, wie E-Mail oder Telefon, wie E-Mail oder Telefon,unterschiedliche Reaktionszeiten? Haben Sie für Ihre Kunden und Mitarbeiter definiert was die dringenden und nicht dringenden Kanäle sind? Sie sollten E-Mails für die routinemäßige asynchrone Kommunikation zwischen Ihren Kunden und Ihren Mitarbeitern verwenden, nicht für zeitkritische oder dringende Kommunikation. Wenn Sie E-Mails nur für Routinekommunikation reserviert
haben, müssen Sie nie sofort auf eine E-Mail antworten. Nur dann können Sie und Ihre Mitarbeiter sicher sein, dass Sie Ihre E-Mails
schließen, um sich auf die Arbeit mit höherer Wirkung zu konzentrieren. Wenn Sie planen, innerhalb eines Werktages auf E-Mails zu antworten, glaube
ich nicht, dass eine Erklärung erforderlich ist, da E-Mail asynchron sein soll. Aber wenn es so aussieht, wird dies eine große Verschiebung für Leute sein, die mit Ihnen kommunizieren. Eine Möglichkeit, Erwartungen zurückzusetzen, ist mit dieser Zeile in Ihrer E-Mail-Signatur, auf die ich im letzten Video verwiesen habe. Es ist noch besser, wenn Sie diese Richtlinie erweitern können , um Mitarbeiter direkte Telefonerweiterungen auch einzubeziehen. Telefonanrufe sind gut für Nachrichten, die vielleicht zu
komplex sind , damit ein Kunde effektiv per E-Mail kommunizieren kann. Aber wenn sie auch nur für Routinekommunikation sind, dann wird niemand jemals das Gefühl haben, dass sie das Telefon jedes Mal beantworten müssen, wenn es klingelt. Dies unterstützt die Aufmerksamkeit und tiefe Arbeit weiter. Bei nicht dringenden Kommunikationskanälen sollten
Kunden und andere darauf vertrauen, dass sie rechtzeitig eine Antwort erwarten
können. Die Definition von rechtzeitig hängt von der Art Ihres Unternehmens ab. Aber in der Regel reicht ein Werktag aus. Dringende Kundensituationen sollten anders behandelt werden. Sie sollten Ihren Kunden einen klaren Weg geben, um in zeitsensiblen Situationen mit Ihnen zu kommunizieren. Kunden sollten immer wissen, was dieser Weg ist. Auch hier kann diese Zeile in Ihrer E-Mail-Signatur eine Möglichkeit sein, sie zu erziehen. Voicemail sollte ähnliche Anweisungen wie „Wenn Sie eine rechtzeitige Antwort benötigen, wählen
Sie bitte 0 oder schreiben Sie mir eine SMS.“ Oder was auch immer für Sie geeignet ist. Es hängt von Ihrer beruflichen Rolle ab, aber die meisten Menschen sollten allgemein für dringende oder zeitkritische Angelegenheiten zugänglich sein. Aber um Aufmerksamkeit und Produktivität zu unterstützen, sollte
der Absender der Informationen den richtigen Weg
kennen und der Empfänger sollte wissen, dass es nur dann wichtig genug für mich sein
wird, zu unterbrechen, was ich tue. Intern ist der effizienteste Weg, um
diese dringenden und zeitsensiblen Anfragen zu bearbeiten , mit einem treyarch-Ansatz,
was bedeutet, dass es die Aufgabe einer Person ist, diese Kanäle mit hoher Priorität zu überwachen, was auch immer sie sind. Wie eine spezielle Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Diese Nummer oder E-Mail sollte von einer angemessenen Anzahl von
Personen überwacht werden , um das Volumen der dringenden Anfragen zu bearbeiten, die Sie erwarten. Sie sollten Backup-Abdeckung für Pausen einschließen. Diejenigen, die diese dringenden, zeitsensiblen Kommunikationskanäle besetzt haben, sollten in der Regel keine andere Arbeit
oder zumindest keine hochgradig detailorientierte oder terminorientierte Arbeit erhalten . Denn die Art dieser Verantwortung bedeutet, dass sie häufig unterbrochen werden. Sie könnten jedoch zu
verschiedenen Kundendienstmitarbeitern während ihrer Arbeitszeit Schichtarbeiten haben . Wenn Sie die gleichen Leute haben, die Probleme, die auch erwartet werden, um die Probleme zu lösen, müssen
Sie ihnen Zeit von
ihrem Telefon und E-Mail geben , damit sie dies effektiv tun können. Ein wichtiger Bestandteil eines guten Kundendienstes ist das
Vertrauen, dass Probleme gründlich und zufriedenstellend angegangen werden. Machen Sie auch nicht den Fehler, diese Notrufnummer oder
E-Mail-Adresse an mehrere andere Telefon- oder E-Mail-Adressen innerhalb der Organisation weiterzuleiten , da dann das Risiko der Ablenkung auf alle Verantwortlichen verteilt ist. Jeder wird prüfen, ob eine Nachricht hereinkam oder ob das Telefon klingelt. Selbst wenn dringende zeitkritische Angelegenheiten selten oder nie passieren, können
Sie nicht erwarten, dass die Mitarbeiter, die sie betreuen, rund um die Uhr telefonisch sind. Selbst wenn nichts passiert, ist die
Überprüfung für diese Notfälle immer noch Arbeit und ständige Überwachung bedeutet, dass sie während einer Ausfallzeit in andere Arbeit gezogen werden können. In diesem Fall werden sie überhaupt keine Ausfallzeiten haben. Im nächsten Video bespreche ich die Erwartungen an Verfügbarkeit und Arbeit an Abenden, Wochenenden und Feiertagen.
4. Hohe Performers vs. Workaholics: Richtlinien darüber, welche Art von Kommunikation unter
verschiedenen Umständen verwendet wird , setzen die Erwartungen Verfügbarkeit während der Arbeitszeit und ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, wenn Sie eine haben, Ihre Arbeit nachdenklich anzunehmen, wichtige Aufgaben erledigt werden, und bietet Ihnen Möglichkeiten, öfter in einen Flusszustand zu gelangen. Wenn Sie sich voll in Ihre Arbeit einziehen und mehr erreichen können, sind
Sie glücklicher, engagierter, motivierter und produktiver. Aber jetzt lassen Sie uns unsere Aufmerksamkeit auf die Arbeit nach der Arbeitszeit richten. Es gibt Zeiten, in denen Ihre Arbeit erfordert, dass Sie zusätzliche Stunden setzen,
und Menschen, die das zu diesen Zeiten tun, sind hohe Leistungen, aber Menschen, die immer arbeiten und immer verfügbar sind, sind Workaholics. Es gibt einen Unterschied. Sie könnten ein Wissensarbeiter sein,
was bedeutet, dass Ihr Arbeitsprodukt Ideen,
Kreativität, Entscheidungen, Kommunikation und Lösungen für Probleme ist . Wenn Sie das sind, dann ist Ihr Gehirn das wichtigste Werkzeug, das Sie jeden Tag zur Arbeit bringen, und das bedeutet, dass Ihre persönliche Zeit, Dinge wie Ruhe, Erholung, Schlaf, Familie ,
richtige Ernährung und Bewegung wichtig für Ihre Fähigkeit sind machen Sie Ihren Job gut. Es scheint, als wären Sie produktiver, wenn Sie die ganze Zeit arbeiten. Aber denk darüber nach, du kannst keine neue Perspektive auf etwas bekommen, von dem du nie wegtreten kannst. Ihre Produktivität wird leiden, wenn Sie zu viel arbeiten, sich bewusst
sein, wenn Sie die Linie von High-Performer zu Workaholic überqueren, und denken Sie daran, dass manchmal das Beste, was Sie für Ihre Arbeit tun können, nicht Arbeit ist. Sie arbeiten eine angemessene Anzahl von Stunden, aber sagen wir, dass Ihre Arbeitszeit flexibel ist und Sie mit
Ihrem flexiblen Zeitplan um 23:00 Uhr arbeiten. Nun, das liegt an Ihnen, aber verhängen Sie Ihren Mitarbeitern nicht Ihren Arbeitsplan, indem Sie E-Mails nach den Stunden senden. Verwenden Sie stattdessen eine geplante Sendefunktion oder legen Sie Nachrichten in den Entwurfsordner ab, die während der Arbeitszeit gesendet werden sollen. Wenn Sie jemanden während der Off-Stunden wirklich erreichen müssen, denken Sie zweimal darüber nach, ob er warten kann, und wenn nicht, verwenden Sie einen Kommunikationskanal, der weniger häufig ist wie Voicemail oder Text ,
damit er auf das Problem reagieren kann, aber nicht müssen ihre E-Mails überwachen, um mehr darüber zu erfahren. Es ist wirklich einfach, E-Mails zu senden, weil es scheint, als wäre es nicht aufdringlich. Wir zögern, jemanden während der Off-Stunden anzurufen oder zu schreiben, weil diese aufdringlicher sind. Aber es ist schwer, sich zu entspannen und Ihre Ausfallzeit zu genießen, wenn Sie wissen, dass alle anderen arbeiten und Ihnen Dinge fehlen. Das gilt für Abende und Wochenenden, aber auch Urlaub sind ein Problem. Damit Sie maximalen Nutzen aus Ihrem Urlaub realisieren können, können
Sie nicht arbeiten, während Sie weg sind. Überprüfen von E-Mails vom Strand funktioniert immer noch. Studien haben gezeigt, dass Urlaub sowohl für Sie als auch für Ihre Organisation Vorteile hat. Ihre Reserven an Motivation und Inspiration werden im Laufe der Zeit heruntergefahren, was Ihre Kreativität und Ihre Fähigkeit, Probleme zu lösen, einschränkt. Urlaub kann eine Gelegenheit bieten, erfrischt und neue Energie zu bekommen und wieder zu arbeiten mit dieser verbesserten Kreativität und frischen Perspektive, die so wichtig für die Wissensarbeit sind. Im nächsten Video werde ich einige Punkte ansprechen, die Sie berücksichtigen sollten, ob Sie führend in Ihrer Organisation sind, ob Sie der Chef sind, wenn Sie ein Manager sind, der Ihnen Mitarbeiter berichtet, oder wenn Sie anstreben, in einer Führungsposition in Ihrem Zukunft.
5. Eine produktive Kultur schaffen: Lassen Sie uns nun darauf eingehen, wie sich diese Probleme in größeren Organisationen ausspielen. Wenn Sie Führungsaufgaben haben, müssen
Sie die Informationen in dieser Klasse aus dieser Perspektive berücksichtigen. Weil Führungsbeamte Verhaltensweisen einen großen Einfluss auf die Kultur der Organisation haben. Wie benimmst du dich als Anführer? Machen Sie Urlaub? Erhalten Sie oder Ihre Mitarbeiter eine E-Mail an Teammitgliedern am Abend, am Wochenende oder im Urlaub? Wenn ja, senden Sie die Nachricht, dass Sie eine konstante Verfügbarkeit benötigen. Selbst wenn Führungskräfte explizit sagen, erwarte
ich nicht, dass Sie Nachrichten beantworten, wenn Sie nicht bei der Arbeit sind,
das ist nicht genug, um sie davon abzuhalten, sich so zu fühlen, wie sie sollten. Ihre Mitarbeiter sind ehrgeizig, sie wollen in Ihrer Position sein. Also werden sie dein Verhalten nachahmen, ihnen zu
sagen, dass sie es nicht tun müssen, hilft nicht. Sie müssen das Vorbild setzen. Sie müssen das Verhalten modellieren. Wenn Sie führend in einer Organisation sind, die bezahlte Urlaubszeit für Mitarbeiter bietet, dann ist es klug, die maximale Rendite Ihrer Investition in diese bezahlte Zeit zu realisieren. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre E-Mails im Urlaub überprüfen, warum bezahlen Sie sie, um sich Zeit zu nehmen? Sie bieten bezahlten Urlaub an, damit sie die Vorteile erhalten können, die ich zuvor skizziert habe, die Dividenden nicht nur für sie, sondern auch für die Organisation zahlen können. Niemand sollte so unentbehrlich sein oder denken, dass sie nie wirklich wegtreten dürfen. Damit sie das tun können, möchten
Sie eine Umgebung schaffen, in der sich die Menschen wohl fühlen
können, wenn sie sich außerhalb des Büros befinden. Mitarbeiter davon ab, sich
einzuchecken, Nachrichten oder E-Mails zu überprüfen oder anderweitig zu arbeiten, während sie im Urlaub sind. Einige Unternehmen geben Mitarbeitern sogar die Möglichkeit, Nachrichten löschen zu lassen, wenn sie weg sind. Absender erhalten eine sehr höfliche Nachricht, die sie an eine andere Person weiterleitet, die ihnen helfen kann. Damit die Mitarbeiter dies annehmen können, ist
es besonders wichtig, dass Führungskräfte diese Verhaltensweisen modellieren. Wenn Sie führend in Ihrer Organisation sind, nehmen Sie sich Ihre eigene Urlaubszeit und checken Sie nicht ein, während Sie weg sind. Verlängerte Zeit zum Abziehen bietet eine neue Einstellung und eine neue Perspektive , die für Sie entscheidend ist, um
der visionäre Denker zu sein , den Ihre Führungsposition verlangt. jemanden für Sie abdecken lassen, wird dieser Person die Möglichkeit geben, zu wachsen, und wenn Sie sich bei ihnen anmelden, während Sie weg sind, wird der
Eindruck erwecken, dass Sie kein Vertrauen in sie haben. Also völlig unplugged und voll genießen Sie Ihre Urlaubszeit wird sowohl Ihnen als auch ihnen zugute kommen. Im nächsten Video gebe
ich Ihnen einige konkrete Schritte, die Sie ergreifen müssen,
damit Sie das, was Sie in dieser Klasse gelernt haben, sofort nutzen können.
6. Schlussbemerkung: In dieser Klasse habe ich über die Verwaltung Ihrer Kommunikationskanäle gesprochen. Ich schlug vor, dass Sie Mitarbeiter E-Mail und
direkte Telefonerweiterungen für Routinekommunikationbenennen direkte Telefonerweiterungen für Routinekommunikation und über einen einzigen geeigneten Personalkanal für dringende Anfragen und Nachrichten verfügen. Ich habe auch die Notwendigkeit
ununterbrochener Ausfallzeiten für alle Mitarbeiter, insbesondere die Führung, erörtert . Jeder muss sich frei fühlen, sich von seiner E-Mail zu entfernen und sich auf
tiefe Arbeit zu konzentrieren und auch gelegentlich ganz von der Arbeit abzuwehren. Denken Sie daran, dass es einen Unterschied zwischen einem hohen Performer und einem Workaholic gibt. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, aber beschränken Kommunikation
nicht im Notfall nur auf Geschäftszeiten. Ein letzter Punkt, den ich hervorheben möchte,
ist, dass die Kultur einer Organisation,
einschließlich des Tempo und des Drucks der Umwelt, an der Spitze
beginnt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Führungskräfte das Verhalten
modellieren, das sie von Mitarbeitern ausstellen möchten. Wenn Sie eine Führungskraft sind, verwenden Sie E-Mail
nicht für dringende und zeitkritische Kommunikation
und entmutigen Sie die Praxis, wenn Sie sehen, wie andere es tun. Senden Sie Ihrem Team keine E-Mail an Abende, Wochenenden und während des Urlaubs, auch wenn Sie glauben, dass sie es wissen, Sie erwarten nicht, dass es antwortet. Nehmen Sie sich Zeit im Urlaub und ermutigen Sie Ihr Team mit Begeisterung, dort mitzunehmen. Checken Sie nicht im Büro ein, während Sie weg sind. Hier ist, wie ich möchte, dass du nach dem Video anfängst. Überprüfen Sie zunächst Ihre E-Mail so oft, wie Sie denken, dass Sie es benötigen, aber sobald Sie es überprüft haben, schließen Sie sie, damit Sie andere Arbeiten erledigen können. Wenn Sie Zugriff auf Ihren Posteingang benötigen, um Ihre andere Arbeit zu erledigen oder wenn die Aufgabe vor Ihnen ist, mit der Nachricht fertig zu werden, bereits vorhanden ist, dann arbeiten Sie im Offline-Modus. Die meisten E-Mail-Clients haben dafür eine Einstellung. Wenn Sie über einen Browser auf Ihre E-Mail zugreifen, sollten Sie stattdessen einen E-Mail-Client einrichten
, der Ihnen mehr Kontrolle bietet. Einige beliebte E-Mail-Clients sind Microsoft Outlook, Apple Mail und Thunderbird. Als Nächstes widerstehen Sie dem Drang, E-Mails während Ihrer Off-Zeit zu überprüfen. Einige Smartphones machen es sehr einfach für Sie, Ihre E-Mail vorübergehend zu deaktivieren. Dies kann die Versuchung minimieren, es zu überprüfen, wenn Sie weg von der Arbeit sind. Wenn Sie ein iPhone-Nutzer sind, finden
Sie Anweisungen dazu auf meinem Blog. Eine andere Sache, die Sie tun können, vermeiden Sie, Ihre persönliche Handynummer zu geben, um
Kontakte zu arbeiten , indem Sie eine kostenlose Google-Sprachnummer berücksichtigen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie dies tun, auch wenn Sie Ihre Nummer bereits gegeben haben, auch auf meinem Blog. Hier ist ein weiterer Schritt, den Sie machen können. Wenn Sie ein individueller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind, besprechen Sie die Verfügbarkeitserwartungen mit Ihrem Chef. Fragen Sie zum Beispiel direkt, ob Sie voraussichtlich abends,
am Wochenende oder im Urlaub Ihre geschäftlichen E-Mails abrufen. Wenn Sie der Chef sind, machen Sie die
Schritte, die ich bereits erwähnt habe, um Ihre Unternehmenskultur zu
verbessern. Hier sind sie wieder. Verwenden Sie E-Mails nicht für dringende und zeitsensible Kommunikation und entmutigen Sie die Praxis, wenn Sie sehen, wie andere es tun. Senden Sie Ihrem Team keine E-Mail an Abende, Wochenenden und während des Urlaubs, auch wenn Sie glauben, dass sie es wissen, Sie erwarten nicht, dass es antwortet. Nehmen Sie sich Zeit im Urlaub und ermutigen Sie Ihr Team mit Begeisterung, dort mitzunehmen. Checken Sie nicht im Büro ein, während Sie weg sind. Schließlich ist es eine weitere hilfreiche Strategie, einen Entscheidungsbaum für die Kommunikation zu identifizieren und ihn mit Ihren Kollegen zu teilen. Zum Beispiel für die routinemäßige Kommunikation, senden Sie eine E-Mail oder hinterlassen Sie eine Voicemail. Wenn eine Kommunikation zeitsensibel ist, so
etwas wie: „Können Sie sich uns in 30 Minuten an der Besprechung beteiligen?“ Senden Sie einen Text für diese. Wenn eine Kommunikation dringend ist, zum Beispiel: „Ich muss jetzt wirklich mit Ihnen sprechen.“ Rufen Sie an und rufen Sie sofort zurück, wenn ich nicht antworte. Wenn ich immer noch nicht antworte, rufen Sie die Hauptnummer an und bitten Sie sie, mich zu finden. Dies sind nur Beispiele, die Sie basierend auf Ihrer eigenen Situation anpassen können. Wenn Sie der Chef sind, identifizieren Sie einen Entscheidungsbaum für Kunden und entscheiden Sie, wie Sie sie aufklären und ihre Erwartungen festlegen möchten. Sie können es auf Ihrer Website veröffentlichen, sie zur E-Mail-Signatur
hinzufügen
oder ein Dokument erstellen, das Sie für Kunden freigeben können, wenn Sie sie aktivieren. Ich hoffe, du hast diese Klasse nützlich gefunden. Teilen Sie die Schritte, die Sie unternommen haben und wie es für Sie funktioniert, auf dieser Klassenseite, auf der Skillshare Website, oder senden Sie mir eine E-Mail direkt an mt@maurathomas.com. Sie können auch viele weitere Informationen zu diesen Themen und vielen anderen Themen
im Zusammenhang mit persönlicher und organisatorischer Produktivität, Aufmerksamkeitsmanagement und Work-Life-Balance in meinen beiden Büchern „Persönliche Produktivitäts-SCRETS“, was Sie nie für möglich gehalten, mit Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit, und wieder die Kontrolle über Ihr Leben,
und mein zweites Buch, und mein zweites Buch, „ARBEITEN OHNE WALLS“ ein Führungskräfte-Leitfaden für Aufmerksamkeitsmanagement, Produktivität und die Zukunft der Arbeit. Sie sind beide in Taschenbuch-,
E-Book- und Audioformaten erhältlich ,
überall dort, wo Bücher verkauft werden. Auf meiner Website finden Sie weitere Möglichkeiten, Informationen zu erhalten und sich mit mir auf Twitter,
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