Google Drive für Kreative: Schnelles Organisieren von Dateien

1. Einführung: Wenn Sie nach einer wirklich einfachen Möglichkeit Ihre kreativen Dateien in Google Drive zu organisieren , ohne zu viel darüber nachzudenken und ohne stundenlang durch altes Durcheinander zu stöbern, dann sind Sie in diesem Kurs herzlich willkommen Hallo zusammen. Ich bin Sharon, eine erfahrene virtuelle Assistentin, Inhaltserstellerin und Ihr Google WKSpaceGuide. Ich helfe Einzelunternehmern dabei, zu verstehen, wie sie Google WebSpace auf eine Weise nutzen können Google WebSpace auf eine Weise Wenn sich Ihr Laufwerk unübersichtlich anfühlt oder Sie ständig nach der richtigen Datei suchen, sind Sie definitiv Sie ständig nach der richtigen Datei suchen, sind Sie definitiv nicht allein. Wir sammeln viele Dinge, Entwürfe, Inspirationen, Screenshots, endgültige Versionen, Fotos, Kundenarbeit Und das alles häuft sich sehr, sehr schnell. Am Ende dieses Kurses werden Sie also eine saubere, benutzerfreundliche Ordnerstruktur haben, die tatsächlich Sinn macht Etwas, bei dem Sie langfristig bleiben können. Sie benötigen nichts Ausgefallenes, nur ein Google-Konto, bei Bedarf ein kostenloses Google-Konto und Zugriff auf Google Drive auf dem Desktop. Und es gibt ein Klassenprojekt. Sie werden Ihren eigenen Creative File Hub erstellen. Machen Sie einen Screenshot Ihrer Ordner auf oberster Ebene und laden Sie ihn hoch, damit wir Sie alle anfeuern können Bist du bereit? Dann lass uns anfangen. 2. Kursprojekt: Ihr Klassenprojekt ist also wirklich einfach und eigentlich ziemlich befriedigend. Sie werden Ihren eigenen Creative File Hub erstellen die Struktur verwenden, die Sie in diesem Kurs lernen werden. Also ich möchte, dass du Folgendes tust. Erstellen Sie Ihren Hauptordner und fügen Sie ihm dann Ihre Ordner auf oberster Ebene hinzu. Verschieben Sie ein oder zwei echte Dateien hinein sodass es sich anfühlt, als ob es Ihr System wäre. Machen Sie einen Screenshot Ihres neuen Setups und laden Sie ihn dann in den Bereich Klassenprojekt hoch. Und das ist alles. Es muss nicht perfekt oder fertig sein. Zeig uns deinen Ausgangspunkt. Es ist immer wieder inspirierend zu sehen wie jeder seinen eigenen Raum einrichtet. Lassen Sie uns nun in Lektion eins eintauchen, damit Sie mit der Erstellung Ihres Klassenprojekts beginnen können. 3. Warum Creative Drives chaotisch werden: Bevor wir loslegen, möchte ich kurz darüber sprechen , warum wir am Ende ein unordentliches Google Sie sehen, die meisten von uns sammeln Dinge während der Arbeit, referenzieren Bilder, Entwürfe, Ideen, PDFs, Fotos, Kundennotizen, und wir neigen dazu, Dinge zu speichern , wo immer wir uns gerade befinden , Manchmal sind wir also mit einem Projekt zur Hälfte fertig und denken, ich organisiere das später Aber die Sache ist, später kommt nie. Das Ziel dieses Kurses besteht also nicht darin, ein kompliziertes System oder Hunderte von Ordnern zu erstellen ein kompliziertes System oder . Absolut nicht. Wir werden etwas Einfaches entwickeln , das Ihren kreativen Arbeitsablauf unterstützt, nicht im Weg steht und Ihnen hilft, schnell das zu finden, was Sie benötigen. Lassen Sie mich Ihnen also die Struktur zeigen, die wir verwenden werden. 4. Die einfache Ordnerstruktur, die funktioniert: Okay, lassen Sie uns über das eigentliche System sprechen , das wir bauen werden. Sie werden einen Hauptordner mit dem Namen Creative File Hub erstellen . Darin erstellen Sie sieben oder acht Ordner auf oberster Ebene , die die großen Kategorien Ihrer Arbeit abdecken. Also hier sind die Ordner, deren Einrichtung ich empfehle. Inspiration. Hier findest du also Ideen, Screenshots, Moodboards, Referenzbilder, laufende Arbeiten, alles, was du gerade kreierst. Endgültige Projekte, ausgefeilte Arbeiten, Kundenarbeit, alles, was mit Ihren Kunden zu tun hat. Verwaltung, Dinge wie Rechnungen, Verträge, Markenwerte, Papierkram, Vorlagen, Dinge, die Sie wiederverwenden, und Portfolio, Ihre besten Artikel sind gut organisiert Nun, das ist nur ein Ausgangspunkt. Sie können es absolut nach Belieben anpassen. Die wichtigste Regel ist jedoch, keine Ordner zu erstellen, die Sie noch nicht benötigen Wenn Sie nur ein Projekt haben, benötigen Sie keine fünf Unterordner Fangen Sie einfach klein an. Denken Sie auch daran, dass sich jeder Ordner der obersten Ebene wie ein Boket anfühlen sollte Sie sollten sich nicht fragen müssen, wohin etwas gehört. Okay? Also lass uns jetzt mit dem Aufbau deines Hubs beginnen. 5. Erstellen Ihres Creative File Hub: Also mach weiter und öffne dein Google Drive. Ich möchte, dass Sie sich das so vorstellen, als würden Sie wieder von vorne anfangen. Im Moment sieht es jedes Mal, wenn Sie in Ihr Drive gehen, wie ein großes Durcheinander aus und Sie müssen die Suchfunktion verwenden, um etwas zu finden. Also das Erste, was ich möchte, dass Sie tun, und das klingt vielleicht ein bisschen drastisch, aber haben Sie Geduld, ich möchte, dass Sie einen neuen Ordner namens sort M erstellen. Jetzt können Sie entweder auf das Pluszeichen Neu in der oberen linken Ecke klicken und Neuer Ordner wählen, oder Sie können mit ich möchte, dass Sie einen neuen Ordner namens sort M erstellen. Jetzt können Sie entweder auf das Pluszeichen Neu in der oberen linken Ecke klicken und Neuer Ordner wählen, der rechten Maustaste auf den Bildschirm klicken und dort Neuer Ordner wählen. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen, etwa SOT me oder Archive. Fügen Sie am Anfang des Namens einen Unterstrich , damit er immer ganz oben in Ihrer Ordnerliste erscheint ganz oben in Ihrer Ordnerliste Klicken Sie dann einmal auf den allerersten Ordner oder die allererste Datei, die sich in Ihrem Laufwerk befindet, sodass sie ausgewählt ist Scrollen Sie dann ganz nach unten auf der Seite, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die allerletzte Datei, die aufgeführt ist. Also wird alles ausgewählt. Oben steht, wie viele tatsächlich ausgewählt wurden. Scrollen Sie dann zurück nach oben und solange noch alles ausgewählt ist, klicken Sie sie an und ziehen Sie sie in den neuen SOT me-Ordner. Sie können hier also sehen, dass alles gesammelt wurde und es steht, wie viele Dateien oder Ordner enthalten sind. Dann legen wir es einfach in den Ordner Sort Me. Nun, sieht dein Laufwerk nicht sofort viel besser aus? Und mach dir keine Sorgen. Alle Ihre Dateien und Ordner sind immer noch da. Sie sind einfach im SOT Me-Ordner versteckt. Sie können immer noch in den Ordner gehen und auf alles zugreifen, was Sie benötigen, und Sie können auch weiterhin die Suche verwenden, um sie zu finden. Es ist nur so, dass Ihre Drive-Hauptseite jetzt viel ruhiger aussieht Jetzt können wir damit beginnen, einen besser organisierten Hub für Sie zu erstellen. Erstellen Sie einen weiteren neuen Ordner und nennen Sie ihn Creative File Hub. Doppelklicken Sie dann darauf. Hier können Sie jetzt Ihre Ordner der obersten Ebene hinzufügen. Klicken Sie also erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie Neuer Ordner und nennen Sie ihn Inspiration. Wiederholen Sie den Vorgang und rufen Sie das nächste Projekt als „Work in Progress“ auf. Machen Sie es noch einmal und nennen Sie das nächste Projekt als Endprojekte. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf Neuer Ordner und nennen Sie es Client Work. Mach es noch einmal und nenne den Ordner admin. Der nächste wird Templates heißen. Und das letzte wird Portfolio heißen. Jetzt werden wir dort ein paar echte Beispieldateien platzieren echte Beispieldateien , damit Sie sehen können, wie das funktioniert. Stellen wir uns also vor, Sie arbeiten an einem Logo-Design, einem Blog-Post-Entwurf oder einem Produktfoto. Sie fügen die aktuelle Version in Arbeit ein. Wenn Sie ein Projekt fertiggestellt haben, laden Sie es in die Abschlussprojekte hoch. Alles, was dich inspiriert, ein Screenshot, eine Farbpalette oder ein Bild, lass sie dich inspirieren. wir nun die Struktur erstellt haben, lassen Sie uns ganz schnell über das Benennen von Dateien sprechen , damit sie Sie später nicht in den Wahnsinn treiben. 6. Einfache Namenskonventionen: Jetzt müssen Dateinamen nicht mehr kompliziert sein. Sie müssen nur Sinn ergeben wenn Sie nächsten Monat zu ihnen konvertieren. Also ein paar schnelle Tipps , die Sie beachten sollten. Halten Sie den Namen kurz und klar. Geben Sie den Projektnamen an. Wenn es sich um einen Entwurf handelt, fügen Sie etwas wie Entwurf eins oder V eins hinzu. Fügen Sie für Bilder eine Zahl hinzu, Produktname 01. Stattdessen würdest du das verwenden. Und bitte mach dir keine Sorgen darüber, das perfekt zu machen. Gut genug ist gut genug, und solange es für dich Sinn macht , ist das alles, was zählt, oder? Als Nächstes schauen wir uns also kleine Gewohnheiten an, um Ihnen zu helfen, Ihre Fahrt zu organisieren. 7. Organisieren Sie Ihre Fahrt: Nun, da Sie Ihren Creative File Hub eingerichtet haben, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie ihn organisieren können. Die gute Nachricht ist, dass Sie keine monatliche Entrümpelungssitzung planen oder Stunden damit verbringen müssen, alles neu zu monatliche Entrümpelungssitzung planen oder Stunden damit verbringen müssen, alles neu Tatsächlich sind die besten Systeme normalerweise die einfachsten. Hier sind also drei Gewohnheiten , die Ihnen helfen, Ihre Festplatte aufgeräumt zu halten , ohne dass es sich wie eine weitere Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste anfühlt . Tipp eins Ein- oder zweimal pro Woche fünf Minuten Aufräumen. , Verbringen Sie also ein paar Mal pro Woche nur 5 Minuten damit Ihre letzten Dateien zu durchsuchen und alles zu verschieben , was am falschen Ort gelandet ist Vielleicht haben Sie ein paar PDFs heruntergeladen, einige Screenshots gespeichert oder ein neues Dokument erstellt und es auf Ihrem Hauptlaufwerk liegen gelassen Und mach dir keine Gedanken darüber, alles perfekt zu machen. Fragen Sie sich einfach, gehört diese Datei an einen spezielleren Ort? Die Antwort lautet ja, dann verschiebe sie. Und wenn Sie noch etwas Zeit haben, schauen Sie sich Ihren Sortierordner an und beginnen Sie, Dateien in die neuen Ordner zu verschieben , die Sie erstellt haben. Jetzt müssen Sie nicht mehr Stunden damit verbringen, sondern nur 5 Minuten und dann aufhören. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, wird es sich wie eine lästige Pflicht anfühlen, und dann werden Sie nicht mehr damit weitermachen wollen Sie sich jedoch auf 5 Minuten beschränken, fühlen Sie sich etwas produktiver und motivierter, es jede Woche erneut zu tun Diese kleinen Aufräumarbeiten sind viel einfacher, als alles für sechs Monate stehen zu lassen und dann zu versuchen , Hunderte von Dateien gleichzeitig zu organisieren Nummer zwei, speichern Sie neue Dateien sofort am richtigen Ort. Nun, das klingt offensichtlich, aber es ist wahrscheinlich die Gewohnheit , die den größten Unterschied macht Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, ein Foto hochladen oder eine Projektdatei speichern, versuchen Sie, es sofort im richtigen Ordner abzulegen. Es dauert nur ein paar zusätzliche Sekunden und bedeutet, dass Sie später nicht danach suchen müssen Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie etwas wieder in den Schrank stellen nachdem Sie es benutzt haben, anstatt es auf der Küchentheke zu lassen Je öfter du das tust, desto natürlicher wird es Und schließlich Tipp Nummer drei: Erstellen Sie neue Projektordner nur dann, wenn Sie sie benötigen. Ein Fehler, den die Leute oft machen, ist alle Fälle viele, viele Ordner zu erstellen. Aber es dauert nicht lange, bis sie Dutzende leerer Ordner haben und sich nicht ganz sicher sind , wo etwas hingehört. Halten Sie die Dinge stattdessen einfach. Erstellen Sie nur dann einen neuen Ordner , wenn Sie tatsächlich ein Projekt starten oder wenn Sie wirklich einen neuen Ort zum Speichern von Dateien benötigen Ihr System sollte mit Ihrer Arbeit auf natürliche Weise wachsen. Denken Sie daran, dass Ihre Ordnerstruktur dazu da ist, Sie zu unterstützen. Sie müssen nicht am ersten Tag das perfekte System erstellen. Wenn Sie sich an diese drei Gewohnheiten halten können, ein schnelles wöchentliches Aufräumen sofortige Speichern von Dateien am richtigen Ort. Ordner nur dann erstellen, wenn Sie sie benötigen, werden Sie feststellen, dass Ihr Laufwerk mit sehr geringem Aufwand organisiert bleibt mit sehr geringem Aufwand organisiert Und genau das ist hier das Ziel, ein einfaches System, das leicht zu verwalten ist und Ihnen hilft, das zu finden, was Sie benötigen, wenn Sie es benötigen. Ich weiß, dass ich es immer wieder sage, aber es muss wirklich nicht perfekt sein. 8. Bonus nützliche Tipps für Google Drive: Bevor wir zum Abschluss kommen, möchte ich einige zusätzliche Google Drive-Tipps mit Ihnen teilen einige zusätzliche Google Drive-Tipps , die Sie möglicherweise sehr hilfreich finden, insbesondere wenn Sie mit vielen Dateien, Bildern oder verschiedenen Arten von kreativen Projekten arbeiten , Bildern oder verschiedenen Arten von kreativen Projekten Nun, diese sind völlig optional, aber sie können dafür sorgen, dass sich Ihr Laufwerk ein bisschen schöner anfühlt und es einfacher ist, mit ihnen zu arbeiten Also, Nummer eins, kennzeichnen Sie Ihre Ordner farblich. Das ist so einfach, aber es macht Ihr Laufwerk sofort visueller, was großartig ist, wenn Sie ein kreativer Denker sind Um Farbe hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, gehen Sie zu Organisieren und wählen Sie eine beliebige Farbe Du könntest nach Art der Arbeit, Priorität, Stimmung, was auch immer für dein Gehirn funktioniert, farblich kennzeichnen Priorität, Stimmung, was auch immer für dein Gehirn funktioniert, Inspiration könnte zum Beispiel Gelb, Work in Progress, Blau, Abschlussprojekte grün und Kundenarbeit Es hilft einfach, dass die Dinge ein bisschen mehr hervorstechen. Tipp Nummer zwei: Erstellen Sie Verknüpfungen, wenn eine Datei an zwei Stellen gehört. Nun, das ist genial, weil einige Dateien wirklich in mehr als eine Kategorie passen, wie zum Beispiel ein fertiges Bild, das auch in Ihr Portfolio gehört Anstatt sie zu duplizieren, können Sie also eine Verknüpfung erstellen Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei wählen Sie Verknüpfung zu Drive hinzufügen Wählen Sie den zweiten Ordner aus, in dem die Datei angezeigt werden soll, und fertig So können Sie die echte Datei an einem Ort aufbewahren und auch von einem anderen Ort aus darauf zugreifen , und es wird immer die aktuellste Version sein . Tipp Nummer drei: Starten Sie Ihre wichtigen Arbeitsordner. Wenn Sie also ein paar Projekte unterwegs haben und ständig in sie hinein - und herauswechseln, können Sie diese Ordner mit einem Stern markieren, sodass sie im Startbereich auf der linken Seite angezeigt im Startbereich auf der linken Seite Um einen Ordner mit einem Stern zu markieren, fahren Sie einfach mit der Maus über das Ordnersymbol und klicken Sie auf den Stern in der oberen rechten Ecke Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, wird „Zum Stern hinzufügen“ angezeigt. Um dann auf diese Ordner zuzugreifen, klicken Sie auf den markierten Bereich auf der linken Seite Das spart einfach eine Menge Klicks, besonders wenn Sie schnell arbeiten Tipp Nummer vier: Verwenden Sie „ Zuletzt“, wenn Sie zwischen Dateien wechseln. Dies könnte eines der nützlichsten kleinen Dinge sein , die Sie verwenden werden. Wenn du an mehreren Entwürfen arbeitest oder zwischen Bildern hin- und herwechselst, im Bereich „Zuletzt verwendet“ in der Seitenleiste auf der linken Seite die Dateien angezeigt , die du zuletzt geöffnet hast Es ist perfekt für den schnellen Zugriff, besonders an geschäftigen kreativen Tagen Tipp Nummer fünf: Verwenden Sie das Navigationsfenster, um Dateien einfacher zu verschieben. Nun, das ist einer meiner liebsten kleinen Google Drive-Tipps. Auf der linken Seite sehen Sie Ihr Ordner-Navigationsfeld. Anstatt also ständig Ordner auf dem Hauptbildschirm zu öffnen und zu schließen, können Sie Ihre Ordnerstruktur im Navigationsbereich auf der linken Seite erweitern und Unterordner aufschlüsseln , während Ihre aktuelle Ansicht auf dem Hauptbildschirm sichtbar bleibt Ihre aktuelle Ansicht auf dem Hauptbildschirm sichtbar Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Dateien organisieren, da Sie eine Datei einfach vom Hauptbildschirm ziehen und direkt in einen Ordner im Navigationsbereich ablegen einen Ordner im Navigationsbereich Das geht viel schneller, als einen Ordner zu öffnen, eine Datei zu verschieben und dann wieder zurück zu navigieren Wenn Sie viele Dateien gleichzeitig sortieren, kann dies eine Menge Zeit sparen Mein letzter Tipp ist, einmal im Monat nach Untitled zu suchen. Das ist eine Angewohnheit, die ich jedem empfehle , auch mir selbst Wenn wir ein neues Google Doc-Blatt oder die Datei erstellen, ist es sehr einfach, loszulegen und zu vergessen, ihr einen richtigen Namen zu geben . Ein paar Wochen später haben Sie am Ende viele Dateien mit den Namen Unbenanntes Dokument, Unbenanntes Spreadsheet, Betitelte Präsentation usw. Und weil sie keine aussagekräftigen Namen haben, können sie leicht vergessen werden Ich empfehle, einmal im Monat in der Google Drive-Suchleiste nach „entitled“ zu suchen. Verbringen Sie dann ein paar Minuten die Ergebnisse zu überprüfen und alles Wichtige umzubenennen oder die Dateien zu löschen , die Sie nicht mehr benötigen. Auf diese Weise können Sie Ihr Laufwerk schnell aufräumen und sicherstellen, dass nützliche Dateien nicht im Hintergrund verschwinden 9. Zusammenfassung: Und das war's. Sie haben in Google Drive ein sauberes, einfaches Dateisystem erstellt, das Sie und Ihre kreative Arbeit unterstützt. Ich hoffe, Sie genießen das Gefühl, ein Laufwerk zu haben , das für Sie endlich Sinn macht. Vielen Dank, dass Sie zu mir gekommen sind, und ich kann es kaum erwarten, Ihren kreativen Datei-Hub im Projektbereich zu sehen . Denken Sie daran, Ihre Screenshots hochzuladen. Und wenn Sie Fragen haben, hinterlassen Sie sie einfach hier und ich werde mein Bestes tun, um Ihnen zu helfen. mir auch gerne hier auf Skillshare folgen, und Sie werden über meine anderen Google Workspace-Kurse auf dem Laufenden gehalten meine anderen Google Workspace-Kurse , die ich in Kürze aufzeichnen werde Schließlich würde ich mich freuen, wenn Sie die Zeit finden würden , eine Bewertung zu diesem Kurs abzugeben Mein einziger Zweck ist es, dafür zu sorgen, dass sich Google Workspace etwas benutzerfreundlicher anfühlt und auf eine Weise, die für Sie funktioniert. Ich würde mich also sehr über Ihr Feedback freuen. Nochmals vielen Dank und ich freue mich auf Ihre Projekte. Tschüss fürs Erste.