Einführung in das Event-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Willkommen beim Kurs!: In den letzten Jahren war ich für Hunderte von Offline- und Online-Veranstaltungen zuständig. Diese Veranstaltungen erstrecken sich von Roundtables auf Meeresspiegel, die nur mehrere Stunden dauern, bis zu 1000 Personen, Webinarserien, die mehrere Monate dauern. Während diese wie sehr unterschiedliche Ereignisse klingen können, ist die coole Sache an der Ereignisverwaltung in der Struktur, die Sie verwenden, und der Prozess, den Sie folgen, bleibt mehr oder weniger gleich. Es ist nur eine Skala, die sehr unterschiedlich ist. Hallo Ryan, mein Name ist Jeff. Ich bin Product Marketing Manager bei einem großen Tech-Unternehmen. Und nebenbei mache ich YouTube-Videos zu den Themen Karriere und Produktivität. Dieser Kurs ist für Anfänger gedacht, die keine Erfahrung im Eventmanagement haben. Ich werde Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie ein kostenloses und beliebtes Tool, Google Sheets, verwenden, um ein hypothetisches Ereignis zu planen und zu verwalten, das sehr repräsentativ für aktuelle Ereignisse ist , für die ich bei der Arbeit verantwortlich bin. Konkret ist dieser Kurs in drei Teile unterteilt. Zuerst gehe ich über die Struktur der Tabellenkalkulation und spreche über die Methode vor, während und nach. Dann werde ich tief in jede Registerkarte eintauchen und den Zweck dieser Registerkarten erklären, bevor schließlich einige erweiterte Projektmanagement-Tipps teile , die über nur Ereignisse hinausgehen. Ich habe die Google Sheets-Vorlage unten auf der Registerkarte Projekt und Ressourcen unten verlinkt. Also fühlen Sie sich frei, eine Kopie zu machen und zu folgen. Und obwohl ich bereits die meisten Informationen ausgefüllt habe, um Ihnen tolle Zeit zu sparen, werde ich einige wichtige Änderungen und Anpassungen während des Kurses vornehmen , damit Sie sehen können, wie ich mit realen Lebenssituationen umgehen kann. Die Idee ist, dass diese Vorlage und die Konzepte aus diesem Kurs anwendbar sind, unabhängig davon, ob Sie eine Geburtstagsfeier, Ihr nächstes Team außerhalb oder eine große Proc-Ankündigung planen . Lasst uns anfangen. 2. Hintergrund und Kursprojekt: Hallo, vielen Dank für die Anmeldung. Bevor wir beginnen, erstellen Sie bitte eine Kopie meiner Google Sheets-Vorlage. Und wie Sie folgen, Ich empfehle Ihnen, diese Vorlage Ihre eigenen zu machen, indem Sie mit ihrer eigenen Veranstaltung kommen, geplant eine Überraschungsparty Plan, Apples nächste große Launch-Veranstaltung. Und während ich diese Konzepte durchgehe, sehen Sie, wie sie sich auf Ihr spezifisches Szenario beziehen. Weil glaub mir, du wirst so viel schneller lernen. Zum Beispiel werden für mein hypothetisches Offline-Ereignis die Bestätigungsnachrichten per E-Mail gesendet. E-Mail ist hier der Kommunikationskanal. Wenn Sie ein weniger formelles Ereignis haben, zum Beispiel Happy Hour, wird Ihr Kommunikationskanal etwas wie WhatsApp oder iMessage sein, vorausgesetzt, Sie haben keine Android-Freunde, Smog Haftungsausschluss, um zu verhindern, dass Verwirrung, da wir bei Google Sheets eine ganze Zeit bleiben, werden wir nicht über diese Ausführung sprechen, wie man eine Bühne für ein Offline-Event einrichtet oder wie man einen Livestream einrichtet, richtig? Das kommt viel zu tief in das Unkraut. Und für Vermarkter arbeiten wir in der Regel mit dedizierten Event-Agenturen, die sich auf die Ausführung von Ereignissen spezialisiert haben. Lassen Sie uns in die Tabellenkalkulations-Tab-Verwaltung eintauchen. 3. Spreadsheet: Gleich neben der Fledermaus wirst du bemerken, dass ich diese Doppelblätter in sechs verschiedene Abschnitte aufgeteilt habe. Überblick, wichtige Informationen, Pre-Event, während der Veranstaltung, Post-Ereignisse und Rohdaten mit diesen leeren Registerkarten als Abschnittsüberschriften. Und die sind alle auch farbcodiert, oder? Und tun Sie das aus zwei Gründen. Nummer 1, Sie erhalten eine Menge Fragen zu der Veranstaltung von verschiedenen Stakeholdern und Sie müssen die Informationen so schnell wie möglich finden. Und Nummer zwei: Da so viele Teams an der Veranstaltungsplanung beteiligt sind, möchten Sie, dass die Tabellenkalkulation so selbsterklärend wie möglich ist. Die Idee des Übersichtsregisters ist sehr einfach. Stellen Sie sich vor, dass jemand mit 0 Hintergrund des Ereignisses auf diese Tabelle stößt, nachdem er die Informationen auf dieser Registerkarte durchsucht hat. Sie sollten ein allgemeines Verständnis davon haben, worum es bei dem Ereignis geht, ohne Sie direkt fragen zu müssen Zu den wichtigsten Informationen gehören RSVP, Snapshot, Agenda, Promotion-Kanäle und Comms-Timeline. Und die Art und Weise, über diese vier Tabs nachzudenken, ist auch sehr einfach. Stellen Sie sich vor, wenn jemand sehr hochrangig wäre, wie Ihr Manager oder der Direktor eines anderen Teams Sie über die Veranstaltung informieren würde? Worüber würden sie sich fragen? Nichts, das ich Prozent der Zeit, die Antwort kann in einem dieser vier Registerkarten gefunden werden. Sie könnten fragen, wie viele Leute sich bisher angemeldet haben. Rsvp Snapshot, wie der Inhalt kommt. Agenda Registerkarte, welcher Promotion-Kanal die meisten Silos, Promo-Kanäle und eine erneute Versendung der nächsten Konformation oder Erinnerung E-Mail aus kommt Timeline für uns, die Projektmanager, jede einzelne dieser Registerkarten innerhalb der Tabellenkalkulation wichtig ist, oder? Aber vertrauensvoll möchte Ihnen sagen, sehr wenige leitende Manager werden sich um alle spezifischen Details kümmern und wollen nur wie die High-Level-Informationen, die Sie haben. Also nachdenklich bereits im Schlüsselinformationsabschnitt hier, Pre-Event-Taps, konsolidiert , hier kommt die Pre-, Während und Post-Methode ins Spiel. Großen und Ganzen hilft Ihnen dieser Teil nur, alle Dinge zu organisieren , die Sie planen müssen, bevor die Veranstaltung tatsächlich stattfindet. Daher listen Pre-Event während der Veranstaltung Registerkarten die Dinge auf, die Sie während der Veranstaltung kümmern müssen, und Sie haben es erraten, Post hier bedeutet Postamt. Keine Post-Event-Registerkarten helfen Ihnen, die Dinge zu organisieren, die Sie tun müssen, nachdem das Ereignis abgeschlossen ist. Diese gelben, violetten und grünen Tabs sind keineswegs eine erschöpfende Liste von Registerkarten, die Sie für jeden Abschnitt benötigen. Aber das sorgt für einen sehr guten Start. Und solange Sie auf diese Weise darüber nachdenken, wie vor, während und nach der Veranstaltung, verringern wir die Chancen, etwas Wichtiges zu verpassen. Rod, als Tabs, das ist genau so, wie es klingt. Hier behalten Sie alle Rohdaten, die Sie während des Ereignisplanungs- und -ausführungsprozesses sammeln, wie Registrierungsdaten, Teilnehmerdaten, Engagement-Daten, eine Post-Event-Umfragedaten, die alle hier gespeichert haben. Und ich mag es, diese in Grau zu markieren. In den nächsten Lektionen werde ich tief in jede dieser Registerkarten eintauchen und erklärt, dass Tabs Zweck, gehen Sie über die Formatierung und Formeln innerhalb und machen Anpassungen basierend auf realen Lebenssituationen. Okay, lasst uns tauchen. 4. Übersicht: Wie in der Übersichts-Tab erwähnt, bietet Kontext für jemanden mit absolut keinen Hintergrund und hat alle grundlegenden Informationen. Sie möchten definitiv den Titel des Ereignisses, das Ereignisdatum , die Uhrzeit, den Ort und die Tage bis zum Ereignis und einfach das heutige Datum vom Ereignisdatum subtrahieren. So ist jeder sehr klar, wie weit die Veranstaltung von heute ist. Es gibt zwei Gründe, die Veranstaltungsziele hier einzubeziehen. Erstens erinnern sie alle daran, an die wir alle arbeiten und an die Ziele tatsächlich die Ereignisausführung beeinflussen. Wenn zum Beispiel eines der Hauptziele darin besteht, die Benutzerbindung während der Veranstaltung zu erhöhen, sollten während der Veranstaltung mehr Ressourcen in den Inhalt, die Spiele und das Q&A investiert werden, richtig? Anstatt dieses Geld für bezahlte Medien auszugeben, um die Anmeldungen zu erhöhen. Weil Anmeldungen nicht. Mehr Anmeldungen bedeutet nicht mehr Benutzerbindung, Ereignisformat und Themen sind ziemlich selbsterklärende Team-Meeting-Notizen. Sie hätten also normalerweise wöchentliche Projekt-Update-Meetings mit funktionsübergreifenden Teams. Und es ist toll, die Besprechungsnotizen wie hier zu verknüpfen, damit jeder sie sehen kann. Für nützliche Links. Hier möchten Sie Hyperlinks zu anderen Dokumenten mit Leseinformationen verlinken , die nicht in der Kalkulationstabelle enthalten sind. Zum Beispiel, wenn es sich um eine jährliche Veranstaltung handelt, die wahrscheinlich klug ist, um letztjährigen Dokumentationen, damit Sie sie referenzieren, Inspiration ziehen und sich an Erkenntnisse erinnern können . 5. Raw: Alles klar, Jetzt ist der Übersichts-Tab fertig. Wir werden tatsächlich den ganzen Weg nach rechts springen und uns die Rohdaten ansehen. Zuerst werden wir hier ein bisschen herumspringen, aber ich verspreche dir, dass alles Sinn ergibt. Registerkarte RSvp Daten erfasst alle Registrierungsinformationen. Und ich kann sehen, dass ich hier oben zwei Hyperlinks eingefügt habe. Die erste ist für ein Google Forms, wo die Leute tatsächlich verwenden, um sich für die Veranstaltung zu registrieren. Und die zweite ist das Ausgabe-Arbeitsblatt aus den Google Forms. Sie haben keinen Zugriff auf die Google-Foren, aber keine Sorge, Sie brauchen es nicht. Sie haben Zugriff auf dieses Formular Antwort-Registerkarte, und das ist alles, was Sie schnell brauchen. Beachten Sie nun, dass es viele Plattformen gibt, mit denen Sie Ereignisregistrierungen verwalten können. Ich benutze nur Google Forms als Beispiel hier, meisten der fortgeschritteneren Plattformen ermöglichen es Ihnen , etwas namens UTM-Parameter zu verwenden, was uns im Grunde nur sagt, Ihnen helfen zu verfolgen, wo Leute Ihr Anmeldeformular gesehen haben. Wenn du noch nie von so etwas gehört hast, mach dir keine Sorgen. Wir werden keine UTM-Parameter für diesen Kurs verwenden. Stattdessen werden wir nur eine Frage in einem Google-Forum hinzufügen, in dem sie gefragt werden, wie sie auf unsere Veranstaltung gestoßen sind. Und wir gehen davon aus, dass sie ehrlich antworten werden. Nachdem sich die Benutzer angemeldet haben, werden ihre Informationen automatisch in eine Ausgabe wie Tabellenkalkulation aufgefüllt. Und was Sie tun möchten, ist, dass Sie diese rohen Antwortinformationen tatsächlich über die Importbereichsfunktion in Ihre RSVP-Datenregisterkarte importieren möchten. Sie tun dies, weil Sie nicht mit den Wand-Antwortdaten verwirren möchten, aber Sie müssen zusätzliche Berechnungen basierend auf ihren Antworten vornehmen. Die Importbereichsfunktion ist sehr einfach zu bedienen. Erstens habe ich immer eine Highlight-Zelle, die den Leuten sagt, Hey, es gibt eine Importbereichsfunktion direkt darunter, also mach dich nicht damit an. Und die Import-Rand-Funktion ist eigentlich genau hier. Und c ist gleich Importbereich. Anführungszeichen, die URL der Tricks oder des Arbeitsblatts, über das Sie importieren möchten. Und Anführungszeichen und Komma Anführungszeichen wieder, der Name der Registerkarte dieses Arbeitsblatts. So Formulare Antworten. Eins, ein Ausrufezeichen und die Spalten, die Sie in diesem Fall importieren möchten, sind ein ganz nach D, richtig? Und dann drücken Sie die Eingabetaste. Danach wird möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt, aber keine Sorge, klicken Sie einfach auf Zugriff zulassen oder was nicht. Sie sollten die Informationseingabe über so etwas ohne die Formatierung sehen. Ja, natürlich. Jetzt, da Informationen über importiert werden, können Sie dies durcheinander bringen oder Formatierungsanpassungen vornehmen, ohne die ursprüngliche Lichtausgabekalkulation zu beeinflussen. Und wenn sich mehr Personen anmelden, wird es automatisch unten unter den vier grünen Spalten aufgefüllt. Hier sind zusätzliche Berechnungen, die Sie tun müssen. Zunächst möchten Sie jeder Person eine UID oder eindeutige ID zuweisen , damit Sie sie später identifizieren und verfolgen können. Ich verwende gerne eine Kombination aus linken, rechten und und Funktionen. Um dies zu tun, nehme ich im Grunde nur zwei Zeichen aus zufälligen Verkauft für eine Person und maische sie einfach zusammen, um mit zufälligen Zeichenfolgen zu kommen. Und wenn Sie dies für eine Person tun, löschen wir dies vorerst. Sie können es einfach auswählen, halten Sie es gedrückt, drücken Sie Befehl D oder Control D. Und dies gilt für alle verschiedenen Zeilen. Das Benutzersegment ist wichtig, da normalerweise verschiedene Arten von Personen zu Ihrer Veranstaltung kommen und Sie sie in verschiedene Segmente aufteilen möchten, wird davon ausgehen, dass jeder mit einer.edu E-Mail ein Student ist. Jeder mit einer geschäftlichen E-Mail ist ein Geschäftsprofi und jemand mit, sagen wir, Gmail ist offensichtlich persönlich und da sie uns gesagt haben, wie sie über dieses Ereignis kamen oder gehört haben, wird hier auch einen Kanal-Code haben. Mach dir keine Sorgen, du wirst sehen, wie sowohl das Segment der Channel-Code etwas später ins Spiel kommt. Die Spalte „ Deduplizierung“ oder „D Cube “ prüft einfach, ob sich jemand mehr als einmal angemeldet hat. Ich verwende einfach eine COUNTIF-Funktion hier, die die E-Mail dieser Person in Beziehung zu der, die darüber kommt, verfolgt . Wenn sich diese Person zweimal mit derselben E-Mail angemeldet hat, wird dies tatsächlich auch sein. Wir werden ein Beispiel dafür sehen, wie sich das in ein bisschen wieder abspielt. Wechseln Sie zur Registerkarte „Teilnehmerdaten“. Dies ist einfach eine Aufzeichnung von allen, die an Ihrer Veranstaltung für Offline-Veranstaltungen teilgenommen haben. Dies ist, wenn Leute in die Offline-Speicherrechte einchecken würden. Es gibt zehn. Diese 10 dichte wird aufgezeichnet und für alle bei Ereignissen ist, wenn sie sich anmelden, sagen wir die Online-Live-Schienbein-URL. Und ähnlich wie RSVP-Daten, in der Regel gibt es eine rohe Ausgabedaten, vor allem irgendwo, und Sie möchten sie Informationen über importieren bevor Sie Formatierungsanpassungen vornehmen und zusätzliche Berechnungen vornehmen. Für die Zwecke dieses Kurses werde ich es einfach kopieren und einfügen und keine andere Eingabe-Bereichsfunktion für die Segment- und Kanalspalten haben . Hier verwende ich eine v-Lookup-Formel, die auf die eindeutige ID und ihr Segment und Kanal von der Registerkarte RSVP-Daten verweist. Sie sich keine Sorgen über die IF-Fehlerformel und den VIP-Phrase hier. Wir werden darauf zurückkommen. Es wird alles zusammenkommen. Mach dir keine Sorgen. Im Allgemeinen möchten Sie, dass Ihre Teilnehmer nach der Veranstaltung eine Art von Umfrage nach der Veranstaltung ausfüllen und ihre Antworten hier in dieser Registerkarte „Umfragedaten“ erfasst werden. Wieder, der gleiche Deal. Es gibt normalerweise eine rohe, rohe Daten, vor allem irgendwo, wo Sie einen Bereich importieren, der über und für zusätzliche Berechnungen, da die Personen, die etwas in die Umfrage einfügen, nur eine Funktion von Teilnehmern sein können. Sie können tatsächlich eine einfache VLookup-Formel auf der Registerkarte Teilnehmerdaten verwenden. Dieses Mal, jetzt, da wir alle Registerkarten für RSVP Teilnehmer und Umfrage. Wir könnten auf die wichtigsten Informationsregisterkarten zurückgehen und sehen, wie das alles miteinander verbunden ist. 6. Key: Die Registerkarte RSVP Snapshots gibt Ihnen Registrierungsnummern wie auf einen Blick. Also nein, um alle Rohdaten zu durchforsten. Und wie Sie dies sehen können, aufgeschlüsselt auf RSVP Typ Zusammenfassung und Promotion-Kanäle Zusammenfassung. Und innerhalb der RSVP-Typ-Zusammenfassung unterteile ich dies weiter, um zwei Arten von Registrierungen zu entsprechen. Teilnahmeberechtigte Anmeldungen wie Personen, die ich zu meiner Veranstaltung kommen möchte und andere, die möglicherweise nicht geeignet sind, um zu meiner Veranstaltung zu kommen. Und das hängt von ihrem Benutzersegment ab, richtig? Und hier kommt das Segment, das ich bereits erwähnt habe, ins Spiel für die Registerspalte weil wir in der Lage sind, unsere Registrierungsdaten in RSVP Data Tab zu segmentieren. Wir können einfach eine COUNTIF-Funktion verwenden, die auf die Registerkarte RSVP-Daten und die Segmentspalte verweist . Wenn Sie sich an eine Spalte G hier erinnern, und zählen Sie alle Menschen, die wir als Student definiert haben. Und deshalb Studenten, wenden wir das Gleiche für Unternehmen an. Und das sind noch vier, richtig? Annahme, dass dieses Ereignis bereits stattgefunden hat und das Ereignis abgeschlossen ist, können wir genau dasselbe für eine Anzahl von Teilnehmern aus diesen Segmenten tun , indem Sie auf die Registerkarte „Teilnehmerdaten“ (rechts) verweisen. Und wie viele von denen in einer Umfrage auf der Grundlage der Erhebung Daten Tab für VIPs eine Nominierungen gefüllt . Mach dir vorerst keine Sorgen darüber. Wir werden darauf zurückkommen, sobald wir auf die Registerkarte Nominierungen kommen, hoffentlich sehen Sie jetzt, warum ich durch die Rohdaten-Registerkarten ging, bevor ich zu wichtigen Informationen und insbesondere RSVP Snapshot Tab zurückkomme . Sie hier unten bewegen, können Sie sehen, dass wir wie zwei insgesamt Anmeldungen haben. Was bedeutet das? Was ist der Unterschied? Nun, insgesamt RSVP einfach als Summe von allen, die sich angemeldet und insgesamt qualifiziert ist bedeutungsvoller wegen der, einige der Segmente, die tatsächlich zu meiner Veranstaltung kommen wollen, richtig. Da es also zwei persönliche Anmeldungen hier gibt, wer darf ich vielleicht nicht an diesem Tech-Knolle teilnehmen wollen. Wir schließen sie nicht insgesamt qualifiziert ein. Und was ist dieses gelbe Highlight, 30 Prozent Drop-off Ziel? Nun, wenn Sie jemals irgendeine Art von Ereignis hatten, wissen Sie, dass die Leute in letzter Minute etwas absagen. Und normalerweise liegt der Branchen-Benchmark für Offline-Veranstaltungen bei etwa 70 Prozent, oder? Daher gibt es einen 30-prozentigen Rückgang. Also multiplizieren wir einfach die insgesamt berechtigten Anmeldungen mit 0,7 oder 70%, um zu erraten, wie viele Leute auftauchen und sich entsprechend vorbereiten würden. Nun, wieder, vorausgesetzt, dass die Veranstaltung bereits stattgefunden hat, können wir tatsächlich nur die Anzahl der Teilnahme verwenden, um durch die gesamte berechtigte Anmeldung zu teilen, um die Anwesenheitsrate zu erhalten. In diesem Fall ist es 50 Prozent eher niedrig. Und die Umfrage-Füllrate ist die Anzahl der Personen, die eine Umfrage ausgefüllt haben , geteilt durch die Anzahl der tatsächlich kamen. Gute Nachrichten sind Zeit, ein 100 Prozent unserer Teilnehmer füllten eine Post-Event-Umfrage für Promotion-Kanäle Zusammenfassung, hier können Sie sehen, welche Promotion-Kanäle die meisten Anmeldungen getrieben. Auch hier verwende ich eine COUNTIF-Formel. Und denken Sie daran, für Rohdaten, für die RSVP-Daten, sondern wir haben den Chow, der sich früher angemeldet hat, oder? Alles, was wir tun müssen, ist Countif zu verwenden und die Anzahl der Anmeldungen pro Kanal zu zählen und sie hier aufzuzeichnen. Wenn Sie wirklich Lust haben, können Sie tatsächlich all dies hervorheben und bedingte Formatierungen verwenden und ihnen eine Farbskala geben. Und sagen wir, weisen Sie die meisten Anmeldungen mit grüner Farbe und Rot am wenigsten zu. Nun haben einige von Ihnen vielleicht bereits bemerkt, dass die Gesamt-RSVP-Nummer hier, zehn, nicht bis zu den Gesamtstunden übereinstimmt. Wir heften die Nummer hier 12. Denken Sie daran, dass es nicht insgesamt qualifiziert ist, diese Summe RSVP. Und das ist wegen der Nominierungsreihe hier. Nochmals, keine Sorge, wir werden darauf zurückkommen, das verspreche ich. Für die Registerkarte „Agenda“ ist dies nur ein Ort, um den Überblick über alle Inhalte zu behalten , die während der Veranstaltung geteilt werden. Sie haben die Startzeit, die Dauer der einzelnen Abschnitte, das Thema, die Sprecher und ihre Rolle. Die grünen Spalten sind das, wofür Sie als Projektmanager verantwortlich sind. Die Headshots der Lautsprecher, schreiben ihr Skript, ihre Folien, und die Statusspalte, nicht begonnen Arbeitsfortschritt getan. Aus Sicht des Designs verwende ich gerne wie, ich benutze hier abwechselnde Farben, wie weiß, blau, weiß, blau, um die Zeilen wie visuell zu trennen. Und für den Status, für die Spalte Status können wir tun. Sie können auch bedingte Formatierungen hinzufügen. Wenn der Text beispielsweise WIP ist, bei dem es sich um Arbeit handelt, können Sie ihn in Gelb ändern, z. B. So ist es auch in der Lage, anderen Menschen auf einen Blick zu zeigen , wie der Status dieses bestimmten Teils des Inhalts ist. der Registerkarte „Promo-Kanal“ werden alle Promotion-Kanäle aufgeführt , die Sie zum Bewerben der Veranstaltung verwenden. Zum Beispiel haben Sie den Kanaltyp, Kanalnamen und den Kanalcode für, sagen wir Marquez. Sie wird seinen leeren VHD-YouTube-Kanal und sein Instagram verwenden, um die Veranstaltung zu fördern , indem sie den Link zu dem Google-Formular, über das wir zuvor gesprochen haben, gesendet. Dave, durch seine E-Mail-Newsletter, Website, und wir haben sogar bezahlt Medien wie der Rand und Andrew Polizei helfen die Asset-Format Schrägstrich Ergebnisse Spalte ist nur das Format des Assets. Ist es ein Video, Instagram-Posts oder Story oder einfach reiner Text, richtig? Das Go-Live-Datum, der Link zu den Vermögenswerten, so dass wir sie leicht verweisen können, der ultimative Besitzer und die Statusspalte wieder, ich mag, dass das heutige Datum mit dieser heutigen Formel von oben zu sehen, wie weit wir von den Go-Live-Daten sind und die Kommentarspalte ist nur Notizen. Ich möchte mich an die Registerkarte „Comms Timeline“ erinnern listet alle Kommunikationsmaterialien, die Sie an registrierte Personen bei Teilnehmern senden müssen . Es gibt verschiedene Kommunikationskategorien. So zum Beispiel, RSV geworden Formation einfach ist eine automatisierte, automatisch eine Nachricht zu generieren, die ihnen sagt, dass sie sich angemeldet haben, oder? Die Bestätigungs-E-Mail mit Zustimmung zu den berechtigten Anmeldungen, die ihnen mitteilen, dass sie zu kommen bestätigt werden. Und Erinnerungs-E-Mails werden näher am Veranstaltungstermin verschickt, um sie daran zu erinnern, zu kommen. Und in der Regel möchten Sie diese E-Mails in verschiedenen Wellen senden. Warum? Nehmen wir an, Sie beginnen sich heute anzumelden und Ihre Veranstaltung ist in drei Monaten. Sie wollen nicht 2,5 Monate warten, um Ihre erste Bestätigungs-E-Mail zu senden , denn morgen hätte sich jemand anmelden können, richtig? Deshalb möchten Sie die Bestätigungs-Erinnerungs-E-Mails staffeln. Es gibt also verschiedene Berührungspunkte für alle registrierten Personen für Einladungsveranstaltungen wie diesen hier. Sie können auch wie eine Ablehnungs-E-Mail und die Best-Practice hinzufügen. Es gibt eine direkte sie zu einer anderen Ressource, da sie nicht in der Lage, an dieser bestimmten Veranstaltung teilnehmen. Ich habe die einzeilige Zusammenfassung der Kommunikation selbst, des CTA oder eines Call-to-Action-Aufrufs am Ende dieser Kommunikation eingebettet. Material, die Zeit wird verschickt werden, das Datum wird auf den Status gesendet werden. Auch hier der Link zur Kommunikation, Copywriting für eine einfache Überprüfung und Genehmigung entweder durch Sie selbst oder Ihren Manager oder die PRT. Und das schließt die wichtigsten Informationsregisterkarten ein. Lassen Sie uns die Pre-Event-Registerkarten als nächstes angehen. 7. Registerkarten für Pre-Event: Aktionselemente ist genau wie es klingt, ist nur eine Liste von Aktionen, die Sie und alle anderen an der Veranstaltung beteiligt müssen, um ein erfolgreiches Ereignis zu gewährleisten. Lassen Sie sich diese scheinbar komplexe Registerkarte Sie jedoch nicht erschrecken. Eigentlich ist es ziemlich einfach. Sobald Sie es auf der linken Seite aufteilen, können Sie Kategorien und Unterkategorien unter Kategorien sehen lohnt sich Pre-Event während der Veranstaltung und Post-Veranstaltung. Wie Sie sehen können, denke ich gerne über Handlungselemente in chronologischer Reihenfolge nach. Vorbereitungsarbeiten sind Dinge, die Sie tun müssen noch bevor wir an die Planung der Veranstaltung denken können. Wählen Sie beispielsweise eine externe Agentur aus, wenn Sie mit einer arbeiten, oder richten Sie sich zumindest an funktionsübergreifenden Teams aus, um sicherzustellen, dass Sie ihren Buy-In direkt von Anfang an erhalten. Pre-Event kann weiter in Inhalte unterteilt werden. Wer sagt, welche Förderung, Die Promotion-Kanäle, die wir gerade über kreative gesprochen, die allgemeinen Design-Elemente der Veranstaltung und Logistik. Ich benutze nur als Catch-all für Dinge, die nicht in die anderen Unterkategorien fallen, um Ereignisse zu machen. Sie sind definitiv Logistik muss sich kümmern oder zur Kenntnis nehmen während der Veranstaltung vor Ort, natürlich. Und für Post-Ereignis müssen Sie analysieren, die Daten bereinigen und vielleicht eine Zusammenfassung des Ereignisses schreiben, um sowohl intern als auch extern zu teilen. Wechseln Sie zu den anderen Spalten. Ich werde nicht jedes dieser Aktionsgegenstände durchgehen. Eine, weil es nicht umfassend ist, aber es sollte Ihnen einen sehr guten Ausgangspunkt geben. Und zu, der Punkt ist, durch so viele Schritte wie möglich mit der Struktur zu denken, schreiben Sie es auf und verfeinern, wie Sie entlang der Struktur gehen, als was wird Ihnen helfen , ein erfolgreiches Ereignis haben und nicht die spezifischen Zeilen und Aktionselemente in dieser Registerkarte, der Eigentümer ist die Person letztendlich verantwortlich für diese Aktion Punkt Frist, was ist fällig? Referenz, Verknüpfung zu relevanten Folien oder Dokumenten, die gemeinsame Spalte und die Statusspalte, natürlich, damit Sie wissen, was abgeschlossen wurde und was als nächstes zu tun ist. Alles klar, jetzt reden wir über Geld. Geld, Geld, Geld muss lustig sein, okay, um es irgendwie zu tauschen. Im Marketing und auf der Registerkarte „Kosten“ besteht ein großer Teil Ihrer Aufgabe darin, das Ihnen zugewiesene Budget zu verwalten. Also müssen Sie zuerst herausfinden, wie viel Sie für diese Veranstaltung ausgeben müssen, und sehen, ob Sie es sich leisten können, diesen Betrag basierend auf dem Budget, das Sie haben, auszugeben. Und wieder möchten Sie die Kosten in verschiedene Kategorien einteilen. Hier habe ich Promotion, Kommunikation, Kreative, Delokalisierung und Offline-Setup. Und offensichtlich gibt es noch viel mehr Gegenstände, die ich in jede dieser Kategorien fallen, oder? Zum Beispiel, für Offline-Setup, das könnte Beleuchtungskosten, die gemacht werden, weil, um die Rohstoffe zu kaufen, es könnte Marketing-Agentur Arbeitskosten sein, oder? Alle diese Optimierungen sollten in einem anderen Vorschlagsdokument verknüpft werden. Hier. Diese Registerkarte sollte nur als übergeordnete Übersicht darüber dienen wie viel Ihre Gesamtkosten in den einzelnen Kostenschaufeln fließen. Denn um ehrlich zu sein, Ihr Manager wird sich nur um diese Gesamtkostenzahl kümmern hier, in Ordnung, und insgesamt Wireless-Tab. Also das etwas, das eine Menge Leute vermissen. Grundsätzlich, wenn Sie eine Veranstaltung veranstalten, muss es einen internen Kanal für Ihre anderen Teammitglieder oder Ihre, für Ihre Kollegen, um sich anzumelden. Dies hat aus vielen Gründen vorteilhaft. Zum Beispiel, Nummer 1, können Sie schnell eine interne E-Mail an diese Teammitglieder senden ihnen mitteilen, was sie während der Veranstaltung erwarten und wie sie selbst helfen können oder wenn sie sich anmelden, wenn es sich um ein Offline-Ereignis handelt, können sie eine spezielle Mitarbeiter-Abzeichen, das hilft, sie für andere Gäste zu identifizieren. Wie Sie sehen können, gibt es hier oben eine Dummy-Proof-Anleitung. Und normalerweise schicke ich, wenn ich eine Veranstaltung plane, eine E-Mail an alle relevanten Teams mit einem Aktionspunkt, der direkt auf diese Registerkarte verlinkt ist, und ihnen auffordert, sich anzumelden und ihr Team, ihre E-Mail und ihren Namen mitzuteilen . Und ich habe eine Deduplizierung oder D tun aber Spalte hier , die Leute wie diese fängt, die sich zweimal anmelden. Wie Sie sehen können, diese gerade wieder Formel gezählt werden. Und weil diese Person zweimal ihre E-Mail hat, wird dies als zwei angezeigt und es ist hervorgehoben. Was ich tun kann, bevor ich eine E-Mail Explosion verschicke, kann ich einfach einen Filter erstellen. Wählen Sie diese, deaktivieren Sie alle zwei oder drei oder Vieren, wenn die Leute gesehen, dass vier Mal, drücken Sie. Ok. Und ich habe jetzt noch eine Liste von nur einmaligen Anmeldungen. In Ordnung. Der Nominierungs-Tab, über den ich Sie alle geärgert habe, im Grunde ist dies das gleiche wie interne Warteliste vor extern, raten Sie. Wenn Sie irgendeine Art von großen Firmenveranstaltung veranstalten, garantiere ich Ihnen, dass sie Menschen werden, die Sie Messaging sein, fragen, ob sie jemanden, der wie nicht berechtigt ist, oder eine andere VIP, die nur zu dieser Veranstaltung kommen muss mitbringen können . Diese Registerkarte ist für sie geeignet. So wie das funktioniert, ist, dass der interne Mitarbeiter diesen Gast nominiert, daher Nominierungen durch Eingabe seines eigenen Teams und E-Mail hier, die Gäste Informationen hier. Und das ist, wo wieder, Marketing D Duplikate, bestätigt oder lehnt diese Person und weist eine eindeutige ID. Einige von euch fragen sich vielleicht, warum diese Leute nicht einfach den normalen Weg aufstellen? Nun, einige dieser Leute sind vielleicht sehr hoch und sie sind nicht auf die Eingabe von Informationen in Google Forms. Oder wie ich bereits erwähnt habe, sind sie nicht relevant für das Geschäft, aber ein leitender Führer will, dass sie beitreten und man kann nicht wirklich nein sagen. Nun, da wir wissen, welche Nominierungen sind, können wir zu einigen der anderen Registerkarten zurückkehren und die Formel aktualisieren, beginnend mit Teilnehmerdaten. Denken Sie daran, dass wir für winzige Daten die RSVP-Daten im VLookup verwenden. Aber für Nominierungen fallen sie nicht unter normale RSVP. Und deshalb habe ich hier die IF-Fehlerformel, dass, wenn sie nicht in RSVP erscheinen, was sie nicht sollten. Wir werden ihnen die VIP zugeteilt und sie melden sich über den Nominierungskanal an. Macht jetzt Sinn, Yeah, durch die gleiche Logik und die RCV-Snapshot-Registerkarte für die VIPs für registrierte. Dort finden wir sie nicht in der Registerkarte RSVP-Daten, oder? Wie Unternehmen und Studenten, sondern, wir müssen tatsächlich auf die Nominierungs-Tab und Countif gehen, alle bestätigten Nominierungen beraten. Und so wird es aktualisiert. Hier. nach unten gehen, wenden wir dieselbe Logik für die Zusammenfassung des Promotionkanals an. Für die Nominierung. Wir sollten nicht wirklich auf die Registerkarte RCP-Daten verweisen, sondern auf die Registerkarte Nominierung. Also werde ich den ganzen Weg hier zur richtigen Nominierung gehen, hier auswählen und die Kriterien auswählen, um das Wort Komfort zu sein. Und wir sollten die Zahl der g hier sehen und die gesamte RSVP 12 wird sich mit der gesamten US ausgleichen würde 12 hier oben sein. Liebst du es nicht einfach, wenn alles zusammenkommt? 8. During während der Event: Wechseln Sie zu den Datenträgern während der Veranstaltung, oder vielmehr nur zu der einen Registerkarte, die ich hier habe, singular. Und das ist, weil dies während Teil ist so abhängig von der tatsächlichen Veranstaltung, die Sie haben, dass es keinen Sinn, über sehr spezifische Details gehen. Zum Beispiel, für kleine Offline-Versammlungen mit Senior Vermutung, gibt es in der Regel ein Sitzdiagramm mit verschiedenen Teamleitern, die mit ihren jeweiligen Kunden und vielleicht Kunden aus der gleichen Branche sitzen wollen . Du willst auf dem gleichen Tisch sein. Vergleichen Sie das nun mit einem Online-Livestream-Event. Tabs, die Sie in den Abschnitt während aufnehmen möchten, gibt es Informationen wie das Leben und Plattform, die Sie oder Alto für die Probe verwenden, das eigentliche Ereignis selbst? Was für ein Washington danach, Anweisungen, wie verschiedene Lautsprecher von verschiedenen Orten einwählen können, et cetera. 9. Post-Event Registerkarten: Auf den Registerkarten nach dem Ereignis, zuerst nach oben Beitrag der Analyse. Dies kann also auf den Umfragedaten basieren, die Ihre Teilnehmer ausfüllen. Stellen Sie sich also vor, Sie erstellen eine Umfrage Google Forms und Ihre Teilnehmer füllten sie nach der Veranstaltung aus, beginnend mit der Snapshot-Tabelle hier, Anzahl der Registrierung, dies sind Beispielnummern, offensichtlich eine Reihe von Teilnehmer, Anzahl der erfüllten Dienstleistungen und die Zufriedenheitsrate für Logistik und Inhalte. Das ist also eigentlich ein Profi-Tipp. Ich frage generell gerne das Publikum, wieder, ich Feedback zu Logistik und Inhalt getrennt , anstatt mir eine Punktzahl von fünf für den Tierarzt im Allgemeinen zu geben. Der Grund, warum ich das mache, ist, wenn man darüber nachdenkt, Marketing mehr für die Logistik verantwortlich ist, oder? Die Bedienung und die Sprecher sind mehr verantwortlich für den Inhalt. Und indem wir diese beiden Teile herausbringen, können wir mehr Einblick in das bekommen, was wir beim nächsten Mal noch besser machen können. Zum Beispiel, wenn die Logistik erzielt niedrig 4,1 von fünf, aber die aktuelle Punktzahl hoch 4,8 von fünf. Wir wissen, dass die Redner und eine ausgezeichnete Arbeit, und wir müssen herausfinden, was operativ falsch gelaufen ist, durchschnittliche Wiedergabezeit und durchschnittliche Dauer der Anzeige Prozentsatz. Dies sind vor allem für Online-Veranstaltungen, wo wir verfolgen können wie lange jeder Betrachter State Online für sie. Für jede dieser folgenden Tabellen, die jeweils eine Umfragefrage darstellen, werden Sie sehen, dass ich die Antworten nach Benutzersegmenten, zum Beispiel Studenten, Unternehmen und VIPs, aufgeschlüsselt habe. Dies ist äußerst wichtig, im Vergleich zu nur die Gesamtpunktzahl aller Teilnehmerzu betrachten nur die Gesamtpunktzahl aller Teilnehmer da verschiedene Segmente mit verschiedenen Themen in Resonanz treten können. Und wenn Sie sich diese aufgeschlüsselten Zahlen ansehen, werden Sie noch viel interessantere Einblicke finden. Zum Beispiel, wenn die Gesamtereignis auf Unternehmen und Berufstätige ausgerichtet waren . Aber das ist ein Thema, das von den Schülern eine viel höhere Bewertung erhalten hat. Es kann sich lohnen, dieses Thema in einer Folgeveranstaltung mit dieser Zielgruppe zu erläutern , oder? Wenn Sie diese Zahlen nicht nach Segmenten aufgeschlüsselt haben, werden Sie einfach mit einer durchschnittlichen Gesamtzahl stecken, die Ihnen fast nichts sagt. Stellt es hierher. Jede dieser Fragen sollte ich einen Zweck haben. Aka Sie sollten nicht nur Fragen stellen um Fragen nach der Veranstaltung zu stellen. Antworten sollten dazu beitragen, wie Sie über die nächste Veranstaltung nachdenken oder wie Sie mit diesen Teilnehmern nachgehen. Wenn Sie beispielsweise weiterhin dieselbe Zielgruppe ansprechen möchten, fragen Sie nach, was sie beim nächsten Mal hören möchten, und sehen Sie, ob Sie liefern können. Erfahren Sie, wie sie sich erinnern, an welchen Promotionskanal sie sich erinnern. Obwohl Sie UTM-Parameter verwendet haben, um zu verfolgen, wo sie sich angemeldet haben, ist es immer interessant zu sehen, was sie sagen und was Sie verfolgt haben. Und ich füge immer eine Frage ein, ganz am Ende, bitte die Teilnehmer, uns eine Sache zu sagen, die wir besser am Essen bei Offline-Veranstaltung hätten machen können oder war es ein bisschen verzögert wenn Sie sich beim Live-Stream anmelden oder mit einer Farbe für die Gebühr ein bisschen abseits, wissen Sie, denn kein Event ist perfekt und es gibt immer Raum für Verbesserungen. Die Registerkarte Zusammenfassung hier enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um entweder eine interne Zusammenfassung E-Mail an Ihre Kollegen und Teamkollegen oder einen externen Blog-Beitrag, rechts, Zusammenfassung der Inhalte, die während der Veranstaltung geteilt wurde ähnlich auf die Ziel-Registerkarte ist immer schlau, eine Referenz Links enthalten, zum Beispiel Dateien oder Blog-Beiträge aus dem letzten Jahr, die Sie referenzieren können. Du musst also nicht wirklich das Rad neu erfinden. Okay, das schließt es für alle Registerkarten innerhalb der Tabellenkalkulation ein. Lassen Sie uns nun schnell über einige erweiterte Projektmanagement-Tipps für Google Tabellen gehen einige erweiterte Projektmanagement-Tipps für , die über nur Ereignisse hinausgehen. 10. Erweiterte Projektmanagement-Tipps: Zunächst nenne ich diese fortschrittlichen Projektmanagement-Tipps, weil sie definitiv nicht notwendig sind , um eine erfolgreiche Veranstaltung oder ein Projekt zu haben, aber sie werden Ihnen das Leben leichter machen. Und andere Profis, ich verspreche, Sie werden Notiz Tipp Nummer eins für gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen, die Sie besitzen, es ist immer toll, Anweisungen oder Notizen in der oberen linken Ecke jeder Registerkarte, egal wie offensichtlich es Ihnen scheint, Sie haben bereits Beispiele dafür gesehen. Also für die Registerkarte RSVP habe ich die beiden Links hier eingefügt, richtig? Denn Informationen in diesen beiden Links beziehen sich auf die Informationen in dieser Registerkarte oder auf etwas wie die Registerkarte Zusammenfassung. Fügen Sie ein paar Zeilen hier oben links hinzu, ich könnte so etwas schreiben, wie diese Registerkarte alle Informationen enthält, die zum Schreiben benötigt werden. Mails für dieses Ereignis zusammenfassen. Ereignis klingt sehr offensichtlich für mich und Sie schreiben, aber wir müssen annehmen, dass jemand mit 0 Hintergrund wird auf die Tabellenkalkulation und diese Registerkarten kommen. Und du willst eigentlich nicht, dass diese zufälligen Leute dir mitteilen und dir all diese Fragen stellen. Es liegt also in Ihrem besten Interesse, sicherzustellen, dass jeder Tab eigenständig sein kann. Tipp Nummer 2, verwenden Sie die Datenvalidierung wann immer möglich. Ein gutes Beispiel dafür ist in der Registerkarte Nominierungen hier unter Status, ich habe eine Datenvalidierung, die wir einrichten werden, wo Sie nur zurückgewiesen oder bestätigt eingeben können. Wenn ich versucht habe, etwas anderes einzugeben und die Eingabetaste zu drücken, tut es das nicht. Lassen Sie mich schreiben. Ein gutes Beispiel dafür, warum dies wichtig ist, ist, wenn Sie eine Formel irgendwo anders verwenden um auf die Informationen in dieser Spalte zu verweisen. Wenn jemand anderes oder Sie einen Tippfehler machen und Sie diese Datenvalidierung nicht haben, wird diese Formel durcheinander bringen, richtig? Es ist ein Dominoeffekt. So können Sie genauso gut einschränken, was Sie hier schreiben können und für eine Tatsache wissen, dass Google Sheets keinen Tippfehler machen und Ihre Formel in der Zeile, die auf diese Spalte verweist, auch keinen Fehler machen wird. Tipp Nummer drei. Und das ist sehr relevant für die Registerkarte Aktionselemente. Und es ist, dass der Besitzer immer eine Person sein sollte, nicht zwei, nicht drei, kein Team, sondern eine. In Situationen, in denen Ihr Kontakt wie ein Team-E-Mail-Alias oder ein Team-Alias ist, versuchen Sie Ihr Bestes, einen POC oder einen Ansprechpartner zu identifizieren , den Sie zur Verantwortung ziehen oder verantwortlich machen können. Denn als Deadline Ohren, Sie brauchen jemanden, der richtig zu erreichen und Ihnen diese Informationen zu geben. 11. Letzte Gedanken: In Ordnung, ein paar letzte Gedanken. Obwohl dies keineswegs ein umfassender Kurs zum Eventmanagement ist. Die Kernprinzipien, die ich geteilt habe, und die Struktur, die ich durchgemacht habe, sollten mehr als genug sein , um Ihre erste Firmenveranstaltung zu veranstalten. Und bitte lassen Sie mich im Überprüfungsabschnitt oder im Diskussionsabschnitt wissen, wenn Sie diese Vorlage in irgendeiner Form oder Form verwenden, beschleunigen Sie die Vorlage. Ich hoffe wirklich, dass du es dir eigen machst, indem du eine Hochzeit, ein Team außerhalb des Standorts oder eine Überraschungsparty für Jeff planst . Wenn Sie das getan haben, können Sie es gerne in den Projektbereich hochladen. Und ich liebe es, einen Blick zu werfen und zu sehen, was wir uns ausgedacht haben. Schließlich, wenn Ihnen dieser Kurs gefallen hat, möchte ich nur mehr über Event- oder Projektmanagement im Allgemeinen erfahren. Bitte lassen Sie es mich wissen. In der Zwischenzeit sehe ich dich auf meinem YouTube-Kanal. Haben Sie einen großartigen.