Usando o Google Sheets para suas pequenas empresas

1. Apresentação: Olá, sou a Vicky. Sou contador e treinador de contabilidade. Eu mostro às pequenas empresas como se manter no topo de suas finanças, desenvolvendo diferentes práticas de contabilidade simples. Eu os ajudei a se organizarem e a ter a melhor visão de suas finanças. Se você estiver assistindo a este vídeo, talvez você já tenha decidido tentar fazer a contabilidade de sua própria pequena empresa por conta própria. Ou talvez você já tenha tomado a decisão de dar alguns passos adiante e iniciar seu próprio negócio de contabilidade. Portanto, esta série de vídeos será muito útil para você. Todos os materiais utilizados neste curso foram preparados apenas para fins informativos e não se destinam a fornecer conselhos fiscais ou contábeis antes de se envolver em qualquer ação, consulte um especialista em CPA em seu localização. Agora, o que é manutenção de livros? É apenas um processo de registrar e rastrear todas as transações de receita e despesa dentro de uma empresa. Mas por que a contabilidade é tão importante para o negócio? Ela ajuda as empresas a se organizarem e se manterem por dentro de suas finanças. Só assim, os empresários podem tomar as decisões comerciais certas. Agora, um pouco sobre o conteúdo que você pode esperar nos vídeos a seguir. Esta série de vídeos se concentrará apenas na contabilidade em dinheiro, que é aplicável a pequenas empresas. contabilidade em dinheiro é mais do que símbolo. Além disso, requer 0 investimento e pode ser feito por todos, mesmo que eles não tenham nenhum conhecimento contábil. Então, vamos dar uma olhada no cronograma deste curso. Primeiro, vou esclarecer quais empresas podem usar a contabilidade em dinheiro. Segundo, vou explicar como o ciclo de manutenção do livro de caixa está funcionando. Em seguida, apresentarei os modelos do Planilhas Google que usaremos neste curso. Em quarto lugar, vou examinar o modelo de fatura e dizer quais funções usei para este modelo. Em seguida, falarei sobre o plano de contas. Está se reunindo em contabilidade de caixa e como adicioná-lo ao seu livro de receitas e livro de despesas no Planilhas Google. Depois disso, mostrarei como configurar o relatório de Lucros e Perdas para extrair automaticamente informações do livro de receitas e do livro de despesas. Quando estivermos prontos com a compreensão da contabilidade em dinheiro e a parte técnica da criação de modelos do Planilhas Google. Vou orientá-lo sobre o uso prático dos modelos. Isso significa que vou mostrar a você como gravar e rastrear com precisão e eficácia o dinheiro da sua empresa usando todas as quatro Planilhas Google, modelos de contabilidade, eu lhe darei algumas sugestões sobre como você deve fazer registros e seu sistema de contabilidade. Por último, mas não menos importante, mostrarei como ler as informações financeiras da sua demonstração de lucros e perdas. Como você pode ver, temos muito trabalho. Vamos começar. 2. Quem pode usar o Google Sheets como uma ferramenta de contabilidade: Se você optar por trabalhar como freelancer ou proprietário único, poderá se beneficiar do Planilhas Google e usá-lo para rastrear suas contas. Ou se você quiser começar seu próprio negócio de contabilidade, mas você é completamente novo. Você pode começar com alguns clientes de pequenas empresas e fazer a contabilidade deles usando o Planilhas Google. Do ponto de vista contábil, freelancers, proprietários exclusivos e contratados independentes não precisam fazer contabilidade de entrada dupla. Eles só precisam rastrear suas receitas e despesas e estimar pagamentos de impostos. Este tipo de sistema de contabilidade é conhecido como contabilidade única. É simples, fácil de seguir e preciso o suficiente. Como a contabilidade única é baseada em dinheiro, ela registra transações somente quando o dinheiro entra ou sai. Essas informações são usadas ao arquivar o Cronograma C. Ajuda as pequenas empresas a maximizar deduções fiscais e minimizar os impostos também. Portanto, o gerenciamento e o processo efetivo de contabilidade é essencial para pequenas empresas. Não importa se você é proprietário de uma pequena empresa ou um contador cujos clientes são donos de pequenas empresas, você deve tentar economizar dinheiro quando puder. Você pode dizer, pelo software de contabilidade ao optar por usar o Planilhas Google, é uma ferramenta poderosa que simplifica o processo de criação de faturas, rastreamento de receitas e despesas e preparação de relatórios financeiros. Dessa forma, você está ciente de sua própria situação financeira comercial. Você está bem preparado para o tempo de impostos e pode tomar as decisões comerciais certas caso use o Planilhas Google para fazer a contabilidade de seus clientes de pequenas empresas. Você fornecerá a eles uma visão geral precisa de suas finanças e os ajudará a permanecer organizados e no topo de suas finanças. Se você não tiver certeza se o Planilhas Google é a ferramenta de contabilidade certa para você. O resto do vídeo ajudará você a encontrar a resposta certa. Se você é dono de uma pequena empresa e não tem funcionários ou tem apenas alguns. Você pode usar o Planilhas Google como uma ferramenta de contabilidade. Logicamente. Se você é um contador e tem clientes de pequenas empresas que não têm funcionários ou têm apenas alguns, então você pode usar o Planilhas Google como uma ferramenta de contabilidade. O Google Sheets é adequado para empresas que não precisam rastrear o inventário também. O volume de transações também pode afetar a escolha de uma ferramenta de contabilidade. Vamos supor que sua pequena empresa tenha apenas algumas transações por semana. Você definitivamente pode usar o Planilhas Google para gravá-las. É o mesmo se você for um contador e seus clientes de pequenas empresas tiverem apenas algumas transações por semana. Deixe-me dar alguns exemplos. Uma pequena loja online que oferece produtos digitais ou íons impressos sob demanda pode rastrear suas receitas e despesas usando o Planilhas Google. Um instrutor on-line que vende cursos on-line ou treinador que vende diferentes programas de coaching pode usar o Planilhas Google como uma ferramenta de contabilidade para todas as empresas que mencionei. Não tenha estoque e não tenha funcionários. Claro, essas quatro empresas são apenas uma pequena parte de todos os exemplos de pequenas empresas por aí. Se você optar por trabalhar como freelancer ou proprietário único. 3. Mais sobre contabilidade de caixa: A contabilidade de caixa é adequada para pequenas empresas que não devem rastrear o estoque e não têm funcionários. Vamos esclarecer o que é contabilidade em dinheiro e como ela funciona. Se você usar a contabilidade em dinheiro para registrar suas transações comerciais ou as transações de seus clientes de pequena empresa. Você deve gravar todo o dinheiro no momento em que eles se foram e todo o dinheiro no momento em que eles são recebidos. Em outras palavras, se você tiver uma conta de serviços de marketing em outubro, mas pagou a conta em novembro. Você registraria essas despesas como uma despesa de novembro. Vamos supor que você forneça um serviço a um cliente em outubro, mas eles pagaram a fatura e novembro. De acordo com os princípios de manutenção do livro em dinheiro, você registraria essas receitas como uma receita de novembro. Vamos ver como um sistema de contabilidade em dinheiro de uma pequena empresa pode se parecer. Primeiro, você deve criar uma fatura toda vez que fizer uma venda. Para registrar o valor da fatura como receita, você precisa receber um pagamento. Para cada compra ou serviço que você recebe. Você precisa obter uma fatura, mas você registra o valor da fatura, não no momento em que você recebe a conta, mas no momento em que você faz um pagamento ao fornecedor, quando você adiciona receitas e seus registros contábeis ou os registros contábeis de seus clientes. Você deve categorizá-los. Isso significa que você coloca cada pagamento feito ou recebido em um grupo. Dessa forma, você ou seus clientes obterão informações detalhadas sobre as finanças da sua empresa. Usando essas informações detalhadas, todas as pequenas empresas podem se manter organizadas e gerenciar suas finanças da melhor maneira. E sempre quando você, como proprietário de uma empresa, precisa encontrar algumas informações relacionadas a uma despesa ou receita específica. Você pode encontrá-lo rápido. Ou quando você é um cliente de pequenas empresas solicita algumas informações financeiras específicas. Você, como contador, pode responder imediatamente e fornecer as informações necessárias. A diferença entre as receitas totais e as despesas totais é o lucro líquido do negócio. Essas informações precisam ser resumidas em um relatório chamado demonstrativo de lucros e perdas. Neste relatório, você vê claramente quanto a empresa ganhou, quanto gastou e a diferença entre a entrada de caixa e a saída de caixa. Ele mostra como o negócio está indo. Com base nesta declaração de lucros e perdas, seu contador fiscal ajudará você a registrar um Cronograma C que você precisa enviar junto com seu cone 1099. Obviamente, você tem a liberdade de optar por usar o Google Sheets ou software de contabilidade para registrar e rastrear suas receitas e despesas. Mas neste curso, mostrarei como você pode fazer suas contas usando o Planilhas Google. Na minha opinião, esta é a melhor solução para startups e pequenas empresas, especialmente no primeiro ano. Vamos resumir como o sistema de contabilidade de cache funciona. Toda vez que você recebe um pagamento de um cliente. Caso você seja proprietário de uma empresa ou quando seu cliente recebe um pagamento. Caso você seja um contador, você insere a transação nos registros de contabilidade. Uma vez inserida, essa transação precisa ser categorizada para mostrar exatamente de onde vem o dinheiro. Toda vez que você faz um pagamento a terceiros. Caso você seja proprietário de uma empresa ou seu cliente efetue um pagamento. Caso você seja um contador, você insere a transação nos registros de contabilidade. Uma vez inserida, essa transação precisa ser categorizada para mostrar onde exatamente o dinheiro sai. Para ter certeza de que você registrou todas as transações durante um determinado período, você precisa conciliar o extrato bancário e seus registros contábeis. O depósito bancário total durante o período específico deve ser igual ao valor total da receita que aparece nos registros contábeis. Exatamente da mesma forma. O total de pagamentos bancários durante o período específico deve ser igual ao valor total da despesa que aparece nos registros de contabilidade. Se houver alguma diferença, você precisa encontrar o erro e corrigi-lo. O relatório mais importante no sistema de manutenção do livro de caixa é a demonstração de lucros e perdas. Este é um resumo de todas as transações que você inseriu no sistema e mostra o lucro comercial. Neste vídeo, fiz uma visão rápida de todo o processo de contabilidade. Vou orientá-lo por cada parte dela nos vídeos a seguir. Então continue assistindo. A contabilidade de caixa é adequada para pequenas empresas que não devem rastrear o estoque e não têm funcionários. Vamos esclarecer o livro em dinheiro que o mantém. 4. Por que você deve usar o Google Sheets para contabilidade: Se você estiver fazendo contabilidade de entrada dupla de uma empresa com muitos funcionários e inventário, eu definitivamente aconselharia você a usar o software de contabilidade. Mas quando se trata de um único proprietário ou freelancer, não há uma solução melhor do que o Google Sheets. Primeiro, usar o Planilhas Google é totalmente gratuito. Você não deve pagar nenhuma taxa mensal ou anual. Tudo o que você precisa fazer é criar uma conta do Google. Uma vez feito, você tem acesso gratuito ao Planilhas Google. Em segundo lugar, você pode acessar seus arquivos do Planilhas Google de qualquer dispositivo, de qualquer local. Assim como cada software de contabilidade em nuvem, você só precisa de uma conexão com a Internet, navegador e seu e-mail e senha para acessar o arquivo. Por exemplo, você está de férias, mas deseja inserir alguns dados relacionados ao seu próprio negócio ou ao seu negócio de clientes. Não há problema. Você pode fazer isso a qualquer momento usando seu laptop ou seu celular. Em seguida, o Google Sheets permite compartilhar documentos. Por um lado. Se você for um contador, você pode dar aos seus clientes acesso à tabela com suas informações financeiras. Por outro lado, se você é dono de uma pequena empresa e está fazendo sua contabilidade por conta própria. Talvez você queira que um especialista olhe seus registros. Basta clicar no botão Compartilhar na parte superior da tela e pronto. Outra vantagem de usar o Planilhas Google é o fato de você ter acabado de configurar as tabelas uma vez. E depois disso, basta inserir os dados diariamente, semanalmente ou mensalmente. Com base nas fórmulas que você integrou, Planilhas Google exibe todos os dados inseridos. Como você pode ver, as planilhas do Google fornecem os recursos mais importantes que o software de contabilidade para proprietários exclusivos são os freelancers. Se você estiver fazendo contabilidade de entrada dupla de uma empresa com muitos funcionários e inventário, eu definitivamente aconselharia você a usar o software de contabilidade. Mas quando se trata de um único proprietário ou freelancer, não há uma solução melhor do que o Google. 5. Gráfico de contas: Antes de começarmos a criar modelos, explicarei o que é um plano de contas. Um plano de contas é uma ferramenta que a contabilidade usa para registrar todas as transações que acontecem dentro de uma empresa. Como a maioria dos proprietários e freelancers estão fazendo contabilidade de caixa, o plano de contas é apenas um monte de categorias que ajuda a contabilidade a dividir todas as transações comerciais em grupos diferentes. Como já expliquei, uma empresa que aplica esse tipo de contabilidade registra suas transações quando causam entrada de caixa real ou saída de caixa. Para entender melhor o significado das categorias, darei a ilustração a seguir. Se uma empresa vender três produtos e oferecer serviços, seria bom que a empresa criasse cinco categorias de renda separadas para cada produto e serviço. Normalmente, as categorias de despesas são mais do que as categorias de receita. Algumas categorias de despesas típicas são publicidade, aluguel, serviços públicos, seguros, telefone e internet. Todas essas categorias de receita e despesa ou apenas um exemplo, e elas podem ser alteradas dependendo do tipo de negócio que você está executando. Talvez você pergunte, por que uma empresa precisa agrupar suas despesas e receitas quando pode apenas resumi-las e ter os valores totais? A resposta é que, dessa forma seu próprio negócio ou seu negócio de clientes podem obter informações detalhadas sobre de onde vem a maior receita do negócio e de onde ele gasta a maior parte de seu dinheiro. agrupamento de todas as transações ajuda uma empresa a acompanhar suas receitas e despesas e ter informações detalhadas usadas para a tomada de decisões. As categorias de transação permitem que uma empresa compare informações financeiras detalhadas entre diferentes períodos fiscais e encontre o que causou a diferença. Preparei um exemplo muito simples. As despesas totais dos negócios em 2021 são superiores às de 2020. Comparando cada categoria de despesa, você pode descobrir imediatamente quais despesas causaram esse aumento. Depois de descobrir qual categoria aumentou, o proprietário da empresa, não importa se é você ou seu cliente, pode tomar a decisão de reduzi-las. Vamos supor que você descobriu que as despesas com publicidade aumentaram rapidamente. O proprietário do negócio, não importa se é você ou seu cliente, mostrou negociar com a agência de publicidade para tentar reduzir o preço ou encontrar uma nova agência que ofereça o mesmo serviços de publicidade , mas a um preço mais baixo. Gostaria de compartilhar mais um motivo pelo qual as transações devem ser categorizadas. Categorizar todo o dinheiro comercial gasto é o requisito mais importante para pagar impostos de renda mais baixos. A razão é que apenas algumas despesas são reconhecidas para fins fiscais para saber qual o valor das despesas que pode ser deduzido da receita para fins fiscais. Você precisa colocá-los em diferentes categorias. Agora, um pouco sobre como adicionar o plano de contas e seu sistema de contabilidade com o Planilhas Google. Você deve criar um menu suspenso com categorias de receita e despesa e integrá-las em alguns dos modelos. Dessa forma, você poderá escolher a categoria mais apropriada para cada transação. 6. Uma visão rápida dos modelos que vamos criar: Neste vídeo, vou orientá-lo rapidamente por todos os modelos de contabilidade que usaremos neste curso. A primeira folha inclui um modelo de fatura. Como você pode ver, uma fatura criada com Planilhas Google também pode parecer extravagante. O modelo de fatura é editável. Ele permite que você insira qualquer informação que desejar. Você pode adicionar informações sobre o vendedor e o cliente. Você também pode escrever a data no número da fatura. Quando você adiciona itens, quantidade e preço por unidade, o modelo calcula automaticamente o valor total para o item específico. O modelo calcula automaticamente a quantidade total de todos os itens. O imposto sobre vendas, se aplicável, o preço da fatura que o cliente deve pagar. Vamos ver o próximo modelo que usaremos. É chamado de livro de receitas e inclui informações para todos os itens ou serviços que você vendeu. Você precisa inserir a data, a descrição, valor e a categoria de cada transação de receita. Nas três primeiras colunas, você precisa inserir manualmente as informações. E na quarta coluna, você usará um menu suspenso com todas as categorias de renda. Nesta tabela, você inserirá todo o dinheiro que entra em sua conta bancária. O terceiro modelo que usaremos chama-se Livro de despesas e inclui informações para todas as despesas que você fizer. Você precisa inserir a data, a descrição, valor e a categoria de cada transação de despesa. Nas três primeiras colunas, você precisa inserir manualmente as informações. E na quarta coluna, você usará um menu suspenso com todas as categorias de despesas. Aqui você inserirá todo o dinheiro que sai da sua conta bancária. O quarto modelo é chamado de folha de Lucros e Perdas. Ele extrai automaticamente todas as informações dos livros de receitas e do livro de despesas e calcula a receita bruta total, as despesas totais e o lucro líquido. Como você pode ver, os modelos são simples, mas realmente poderosos. 7. Fatura: Quando se trata de faturamento, eu pessoalmente acredito que há dois pontos principais que precisam de atenção. O primeiro é o design da fatura. A aparência de suas faturas fala muito sobre seu negócio e sua atitude para com os clientes. O processo de faturamento em si é o segundo que eu gostaria de mencionar. Deve ser o mais simples possível. É por isso que eu estava procurando uma rodovia para criar faturas com aparência profissional. E menos de um minuto, então descobri que o Google Sheets é a ferramenta certa para esses propósitos. O Google Sheets oferece uma variedade de fontes e cores. Você também pode adicionar uma imagem. Todos esses recursos ajudam você a criar uma aparência impressionante de sua fatura. O Planilhas Google oferece funções que você pode integrar em sua fatura e economizar tempo no cálculo de todos os valores na fatura, você só adiciona a quantidade e o preço por unidade. E a fatura calcula automaticamente o valor que o cliente deve para a quantidade total do item específico. Quando você vende dois ou mais itens, a fatura pode calcular o valor total que seu cliente deve pagar após descontos e aplicar impostos. Vamos examinar as fórmulas usadas neste modelo. A primeira fórmula que integrei neste modelo é a fórmula de multiplicação. Esta fórmula multiplica a quantidade vendida de um determinado item pelo preço por unidade e mostra o resultado na coluna de valor. A segunda fórmula que usei é a fórmula de soma. Ele resume todos os números na coluna de valor e mostra o valor total do SOP. Este modelo de fatura calcula automaticamente o imposto sobre vendas. Acabei de usar a fórmula de multiplicação novamente. Desta vez, ele multiplica o valor do subtotal pelo imposto por cento. Obviamente, o modelo de fatura calcula o valor total da fatura que o cliente deve pagar. Gás. O que usei a fórmula de soma novamente, ela resume o valor do subtotal e o valor do imposto. Em conclusão, posso dizer que as duas principais fórmulas usadas neste modelo ou a fórmula de multiplicação e a fórmula do sol. Usando apenas essas duas fórmulas simples, criei faturas completamente funcionais. 8. Livro de receita: Este é um livro de receitas. A primeira coisa que vou mostrar é como adicionar uma moeda à coluna de valor. Existem duas maneiras. O primeiro é curto e o segundo é um pouco mais longo. Vamos começar com a parte fácil. Selecione a primeira célula dessa coluna e, em seguida, o ícone do dólar. Para aplicar essa formatação ao resto da coluna, basta clicar no canto direito com a célula selecionada e puxar para a rota desejada. É possível que seu menu superior tenha desaparecido. Nesse caso, você deve usar a segunda maneira de adicionar uma moeda. Depois de selecionar a primeira célula da coluna, clique em formato e no menu superior. Selecione o número e clique na moeda. Agora clique no canto direito com a adição da célula selecionada e puxe para o valor ligado. A parte mais interessante desta planilha é, na verdade, a coluna de categoria. Esta coluna permite que você escolha uma entre algumas categorias de receita. Para adicionar essa funcionalidade, você precisa criar um menu suspenso e adicionar todas as categorias de renda que se adequam à sua empresa. Para aplicar essa opção, você deve seguir algumas etapas. Vamos começar. Vá para dados e selecione Validação de dados. No campo intervalo de células, insira a área onde o menu suspenso será aplicado. Para fazer isso, clique no campo e depois disso, selecione a coluna onde o menu suspenso aparecerá. Nesse caso, esta é a coluna de categoria da planilha de transações. No menu de critérios, selecione a lista de itens e, no campo direito, digite todas as categorias de renda relacionadas à sua empresa. Lembre-se, você deve separar as categorias com uma vírgula. Agora Salve e é isso. Como você pode ver, todas as células da coluna de categoria têm uma pequena seta no lado direito. E quando você clica em algumas das células, o menu suspenso aparece e você pode escolher a categoria de renda que corresponde à transação específica. 9. Livro de exportação: Neste vídeo, mostrarei como criar um menu suspenso com categorias no livro de despesas. Você já viu o processo de adicionar categorias de renda em um menu suspenso. Agora você deve fazer a mesma coisa, mas com categorias de despesas. Primeiro, você precisa adicionar uma moeda à coluna de valor. Tenho certeza que você se lembra do que eu mostrei no vídeo anterior. Embora eu mostre mais uma vez para ter certeza de que você fará certo. Selecione a primeira célula da coluna e, em seguida, o ícone do dólar. Para aplicar essa formatação ao resto da coluna, basta clicar no canto direito com o mais da célula selecionada e puxar para o Raul desejado. Se você quiser, você pode fazê-lo do outro lado. Clique em formato e na parte superior do menu. Selecione o número. E depois disso, clique na moeda. Em seguida, clique no canto direito com a vantagem da célula selecionada e puxe para o Raul desejado. Vamos passar para a coluna de categoria e adicionar um menu suspenso com todas as categorias de despesas que se encaixam na sua empresa. Somente assim você terá informações detalhadas sobre suas despesas e poderá deduzir seus impostos, acessar Dados e selecionar Validação de dados. E o campo da faixa salarial. Insira a área onde o menu suspenso será aplicado. Para fazer isso, clique no campo e depois disso, selecione a coluna onde o menu suspenso aparecerá. Nesse caso, esta é a coluna de categoria da planilha de transações. No menu de critérios, selecione a lista de itens e, no campo certo, digite todas as categorias de despesas relacionadas à sua empresa. Você deve separar as categorias com uma vírgula. Basta clicar em Salvar para adicionar o menu suspenso. Clicando na pequena seta no lado direito de cada célula na coluna de categoria, o menu suspenso aparece e você pode escolher a categoria de despesa que corresponde à transação específica. Então, estamos prontos com o livro de despesas. No próximo vídeo, você verá como criar uma declaração de lucros e perdas. 10. Declaração de lucro e perda: A declaração de lucros e perdas mostra o que sua empresa fez e o que gastou. Ele compara esses dois componentes e calcula se ele obteve lucro ou perda dentro de um intervalo de tempo específico. As informações neste relatório são detalhadas e você pode ver de onde veio o dinheiro da empresa e de onde sua empresa gastou a maior parte de seu dinheiro. A declaração de lucros e perdas fornece essas informações detalhadas usando um design realmente simples. Consiste apenas em duas colunas. E essas duas colunas fornecem informações importantes. A primeira mostra todas as categorias de transação e a segunda mostra o valor total de cada categoria. A parte mais interessante é que a demonstração de lucros e perdas extrai automaticamente as informações do livro de receitas e do livro de despesas. E neste vídeo, mostrarei como adicionar essa funcionalidade. Vamos criar a fórmula que irá sobrecarregar o valor total de cada categoria de renda e despesa e colocá-la na segunda coluna da demonstração de lucros e perdas. Usarei a fórmula de soma, que é realmente fácil de entender e muito poderosa ao mesmo tempo. Esta fórmula passa por uma variedade de células para encontrar aquelas que correspondem a uma determinada condição. Em seguida, pega os números relacionados às células de correspondência e os resume. Existem três argumentos entre colchetes. O primeiro argumento é o intervalo de dados que deve ser avaliado por critério. Nesse caso, esse intervalo é uma coluna de categoria na folha de receita ou na folha de despesas. O segundo critério de chamada de argumento, é a condição a ser atendida. Nesse caso, esse argumento mudará para cada linha e será o nome da categoria a partir do qual você deseja extrair informações. Vamos supor que você queira extrair informações das despesas com publicidade. A condição será publicidade. Você deve ter cuidado e escrever as categorias da mesma forma que elas aparecem na coluna de categoria na folha de receita. O argumento chamado intervalo de soma mostra a área na qual resumir números. Esta será a coluna de quantia e o livro de receitas e o livro de despesas. Vamos ver como essa fórmula se parece quando aplicada às categorias de receita. Esta fórmula diz ao Planilhas Google o seguinte. Olhe para as células de D6 a D oito na folha de receita e soma todos os valores da coluna de quantia relacionada à categoria de receita, mostrada como um segundo argumento. Para cada categoria de receita no relatório de Lucros e Perdas. Você precisa ajustar as fórmulas, você altera o argumento condicional. A condição para a primeira categoria de receita deve ser produto de vendas 1. A condição para a segunda categoria de receita deve ser produto de vendas para. Da mesma forma. A condição para a terceira categoria de receita será o produto de vendas três. Seguindo essa lógica, você deve ajustar a fórmula para todas as categorias de receita. Usarei a mesma fórmula para as categorias de despesas na demonstração de lucros e perdas. Mas vou adicionar argumentos. Esta versão da fórmula diz, veja as células de 2008 desexed na planilha Despesas e alguns são todos valores da coluna de valor relacionados à categoria de despesa. Mostrado como um segundo argumento. Para cada categoria de despesa no relatório de Lucros e Perdas. Você precisa ajustar as fórmulas. Você altera o argumento condicional. A condição para a primeira categoria de despesas deve ser publicidade. A condição para a segunda categoria de despesas deve ser a educação continuada. A condição para a terceira categoria de despesas deve ser assinatura. Seguindo essa lógica, você deve ajustar a fórmula para cada categoria de despesa. Depois de ajustar a fórmula em todas as células da coluna de quantia, você pode adicionar o valor total da receita, o valor total da despesa e o lucro líquido, que é a diferença entre as receitas totais e as despesas totais. Para calcular o total de receitas e despesas, você usará a função soma. Primeiro. Selecione a célula que mostrará a receita total e adicione a fórmula de soma. Em seguida, selecione toda a faixa de receita que você deseja resumir. Para calcular o total de despesas. Selecione a célula que mostrará esse número e adicione a fórmula de soma. Em seguida, selecione todo o intervalo de despesas que você deseja resumir. Para calcular o lucro líquido. Use a fórmula de subtrair. Selecione a célula que mostrará o lucro líquido e adicione as células que você deseja subtrair. Aqui. Você deseja subtrair o total de despesas do total de receitas. Depois que todas as fórmulas são aplicadas, as informações no demonstrativo de lucros e perdas são atualizadas sempre que as informações no receitas e no livro de despesas forem alteradas. 11. Adicione transação ao livro de receita: Você pode fazer registros e os livros de receita quantas vezes quiser. Depende do tipo de pessoa que você é e de quantas transações de receita você recebe. Se uma empresa recebe alguns pagamentos todos os dias, talvez seja razoável inseri-los diariamente. Se uma empresa receber pagamentos de alguns clientes por semana, sugerirei que você faça registros em seu livro de vendas uma vez por semana. E se a empresa receber alguns pagamentos de clientes por mês, você poderá inseri-los no livro de renda uma vez por mês. Não há um caminho certo e errado. Basta experimentar diferentes opções e ver qual funciona de acordo com as necessidades da sua empresa. Quando você registra a entrada de caixa comercial, você precisa de um extrato bancário para o período em que você inserirá dados. Depois de obtê-lo, você pode começar a entrar na transação de vendas. É essencial se concentrar e trabalhar com precisão. Todas as transações bancárias estão em ordem cronológica, exatamente da mesma forma que você deve inseri-las no livro de receitas. Primeiro, você escreve a data da transação específica. Na descrição, você pode escrever o número da fatura e o nome do cliente. Em seguida, você escreve o valor que a empresa recebeu. E, claro, você categoriza a transação de venda. Como você pode ver, você insere uma transação em menos de um minuto. Imagine. Se você tiver dez transações de vendas por dia, precisará de menos de 10 minutos por dia para registrá-las. Se você tiver 20 transações de vendas por semana, precisará de menos de 20 minutos por semana para registrá-las. Não é tanto tempo, eu acho. Esses dez minutos de trabalho o ajudarão muito quando chegar a hora do imposto e você tiver que arquivar sua agenda C. Uma vez por mês, você pode conciliar as transações de receita nos registros de contabilidade com o receitas no extrato bancário. Se o valor total da receita no bug de receita igual ao valor total da receita no extrato bancário. Suas transações de renda são reconciliadas. Se houver alguma diferença, você deve encontrar o erro e corrigi-lo. Existem alguns erros comuns que acontecem com muita frequência. Mesmo se você estiver focado no que está fazendo, é provável que insira um valor errado para uma transação específica. Outro erro possível é inserir o mesmo preço de transação. Ou talvez você não tenha inserido uma ou mais transações. Um erro muito comum é inserir uma transação de despesas no livro de receitas. Não importa qual seja o erro, é importante encontrá-lo e corrigi-lo. Você não precisa ter preocupações. Tudo bem se você cometeu algum erro, é importante encontrá-lo e corrigi-lo a tempo. Portanto, a reconciliação é uma parte essencial do seu processo de contabilidade. 12. Adicione transações ao livro de extravasamento: Semelhante ao livro de receitas. Você pode fazer registros em seu livro de despesas dependendo do tipo de pessoa que você é e de quantas transações de despesas você faz. Seu próprio negócio ou o negócio de seu cliente paga apenas algumas contas pela assinatura da Internet, telefone, utilitários e sites. Você pode gravá-los no livro de despesas no final do mês. Mas se falamos de um negócio de impressão sob demanda, toda vez que a empresa faz uma célula, ela precisa pagar às empresas de impressão sob demanda para produzir o item e enviá-lo ao cliente. Nesse caso, seria razoável registrar as despesas pagas às empresas de impressão sob demanda diariamente. Quando as transações não são tantas, você pode inserir dados no livro de despesas semanalmente. Não há um caminho certo e errado. Basta experimentar diferentes opções e ver qual delas atende às necessidades da sua empresa. Quando você registra a saída de caixa comercial, você precisa de um extrato bancário para o período em que você inserirá dados. Depois de obtê-lo, você pode começar a inserir as transações de despesas. Semelhante às transações de receita. Você deve registrar manualmente as transações de despesas. É por isso que é essencial se concentrar e trabalhar com precisão. Todas as transações bancárias estão em ordem cronológica. Exatamente dessa forma, você deve inseri-los no livro de despesas. Primeiro, você escreve a data da transação de despesas. Na descrição, você pode escrever o número da fatura e o nome do terceiro. Então você escreve o valor que pagou. E, claro, você categoriza a transação de despesas. Tenha muito cuidado com a categorização de despesas porque isso reflete os impostos que você deve pagar. Quando você categoriza com precisão suas despesas comerciais, você está alguns passos adiante para pagar menos impostos. Como você pode ver, você insere uma transação de despesa tão rápido quanto uma transação de receita. O processo é simples e não demorado. Quando você faz isso regularmente, você definitivamente terá um sistema de contabilidade eficaz que permite que uma empresa fique por dentro de suas finanças. Dessa forma, você ou seus clientes, dependendo se você é proprietário de uma empresa ou um contador, podem tomar as decisões comerciais certas e melhorar a situação financeira dos negócios. E não só isso, mas esses registros regulares de contabilidade ajudarão você muito quando chegar a hora do imposto e você tiver que registrar um Cronograma C. Uma vez por mês, você pode conciliar todas as transações de despesas que você colocou no sistema de contabilidade com aqueles no extrato bancário. Se o valor total da despesa no livro de despesas igual ao valor total da despesa no extrato bancário. As transações de despesas são reconciliadas. Se houver alguma diferença, você deve encontrar o erro e corrigi-lo. Existem alguns erros comuns que acontecem com muita frequência. Mesmo se você estiver focado no que está fazendo, é provável que insira um valor errado para uma transação de despesa específica. Outro erro possível é inserir as mesmas transações de despesas. Ou talvez você não tenha inserido uma ou mais transações de despesas. Um erro muito comum é inserir uma transação de receita no livro de despesas. Não importa qual seja o erro, é importante encontrá-lo e corrigi-lo. Você não precisa ter preocupações. Tudo bem se você cometeu alguns erros e o livro de despesas. Mas é importante encontrá-lo corretamente e pontualmente. 13. Entenda as informações sobre o lucro e perda: Uma vez que todas as fórmulas são aplicadas, as informações na demonstração de lucros e perdas são atualizadas toda vez que as informações na receita e despesa que ela muda. Se você adicionar uma nova transação de receita, esse valor aparecerá no demonstrativo de lucros e perdas e aumentará a receita total e o lucro líquido. Toda vez que você adicionar uma nova transação de despesas, esse valor aparecerá na demonstração de lucros e perdas e aumentará as despesas totais e diminuirá o lucro líquido. Por exemplo, se você adicionar uma nova transação que mostre 1 $1000 de renda do serviço um, a receita total do serviço um na demonstração de lucros e perdas também aumentará em US$100. Vamos ver como ele funciona. Vá para a folha de receita e adicione a nova transação. Primeiro, adicione a data da transação e depois no número da fatura da transação. Agora você pode escrever a quantidade da célula. Nesse caso, é de US $1000. Para concluir o registro, você precisa selecionar uma categoria de receita. Vejamos a demonstração de lucros e perdas. Você vê que a receita total de pesquisas um aumentou em US$100. As receitas totais também aumentaram. Obviamente, o lucro líquido aumentou automaticamente em US $100 também. A demonstração de lucros e perdas será atualizada da mesma maneira quando você adicionar uma nova transação de despesas ao livro de despesas. Vamos supor que você pagou um aluguel mensal de US $100. Você deve adicionar essa transação ao dinheiro de despesas. Comece com a data da transação. Em segundo lugar, certo. O número de pagos. Adicione o valor que você pagou e selecione uma categoria de despesa. Agora vá para a demonstração de lucros e perdas e veja o que mudou. As despesas totais de aluguel aumentaram em US$800. As despesas totais aumentaram, é claro, o lucro líquido também mudou e diminuiu US$800. Você vê como funciona dinamicamente essa declaração de lucros e perdas e quão poderoso é exatamente esse é o maior benefício do Google Sheets como assistente de contadores. 14. Bonus 1 - Visualização de dados: Bem-vindo ao primeiro vídeo bônus. Aqui vou lhe dizer algumas palavras sobre visualização de dados e por que ela é necessária. No segundo vídeo bônus, mostrarei passo a passo como adicionar gráficos à sua declaração de lucros e perdas. E no terceiro vídeo bônus, mostrarei como ler as informações do gráfico. Vamos começar. Vemos gráficos e gráficos em todos os lugares nas notícias, na primeira página do jornal no livro didático e em muitos outros lugares. Toda a visualização de dados deles. visualização de dados é a representação de informações na forma de gráficos e gráficos ou outros visuais. Essa é a maneira mais acessível que os empresários podem usar para ver e entender tendências e padrões em seus negócios. Portanto, as empresas geralmente preparavam visualizações de dados em seus relatórios e apresentações. Os dados exibidos na forma de um visual contam uma história por trás dos números. Ele conta todos os momentos essenciais que você precisa saber para entender seu negócio. Analisar informações comerciais ajuda os proprietários a se concentrarem nas áreas que exigem atenção. Os formulários visuais os ajudam a entender os pontos-chave necessários para seus negócios. Seja um relatório de vendas ou um relatório de compra. Uma representação visual dos dados ajuda as empresas a aumentar seus lucros por meio de melhores análises e melhores decisões de negócios. Ao apresentar seus dados e gráficos de receita e despesa, você pode transmitir as informações financeiras forma mais rápida e eficaz. Ter suas informações financeiras na forma de visuais ajudará você a consumir facilmente todos os números que você tem. Ele permitirá que você visualize todos os seus valores de receita, valores de despesas e tendências com uma única aparência. Você pode usar a visualização de dados para fazer perguntas melhores e tomar melhores decisões relacionadas à sua empresa. Existem muitas ferramentas de visualização de dados e o Planilhas Google é uma delas. Ele permite que você exiba seus números na forma de gráficos diferentes com apenas alguns cliques. Se você estiver interessado em ver como você pode criar e ler um gráfico com as planilhas do Google. Assista aos próximos dois vídeos de bônus. 15. Bonus 2 - como criar um gráfico: Neste segundo vídeo bônus, mostrarei passo a passo como adicionar gráficos à sua declaração de lucros e perdas usando o Planilhas Google. Parece complicado, mas não é de todo. Você só deve saber qual intervalo de dados usar e onde encontrar a funcionalidade do gráfico no Planilhas Google. O software cuida de todo o resto. As informações que eu quero exibir estão relacionadas às categorias de receita e despesa. Primeiro, quero comparar todas as categorias de receita e ver qual produto ou serviço oferece a maior renda. Segundo, quero comparar todas as despesas e ver onde meu negócio gasta a maior parte de seu dinheiro. Para visualizar todas essas informações, criarei dois gráficos separados na folha de lucros e perdas. Para criar o gráfico de receita, preciso selecionar as colunas quais informações eu quero exibir. Vou para Inserir. E, em seguida, clico em Gráficos. Quero alterar o nome do gráfico. Vou para Personalizar no editor de gráficos e selecione Título do gráfico e do eixo. Em seguida, no campo de texto do título, escrevo o nome. O termo que aparece é um gráfico de pizza. O gráfico de pizza é adequado para os dados que estou visualizando. Mas no caso de eu querer alterá-lo, vou para o editor de gráficos e, no menu suspenso da seção Configuração, escolho o tipo de gráfico que atende às minhas necessidades. Embora o gráfico de pizza se encaixe perfeitamente com os dados de receita, essas informações também podem ser exibidas na forma de outros gráficos. Por exemplo, posso escolher o gráfico de linhas. Parece bom, mas ainda acho que o gráfico de pizza é a melhor solução. Vamos ver como as informações de receita, veremos na forma de um gráfico de colunas. As informações de receita são fáceis de ler, mas eu realmente gosto do gráfico de pizza. Portanto, vou selecioná-lo novamente. Como você pode ver, existem algumas opções para escolher. O primeiro é o gráfico de pizza, o segundo é o gráfico de rosquinhas e o terceiro é o gráfico de pizza 3D. Embora exista uma grande variedade de gráficos, prefiro usar o primeiro. Estou pronto com a visualização das informações de receita. Agora vou criar um gráfico que representa todas as despesas. Eu seleciono a coluna com todas as categorias de despesas e a coluna com todo o valor da despesa. Em seguida, vou para Inserir e clique em Gráficos. Para alterar o nome do gráfico. Vou para Personalizar no editor de gráficos. Eu seleciono o título do gráfico e do eixo. Em seguida, no campo de texto do título, escrevo o nome do gráfico. Em menos de um minuto. Eu visualizo todos os dados de despesas. Sinta-se à vontade para selecionar outro tipo de gráfico. Você também pode personalizar a aparência dos gráficos usando a seção personalizada no editor de gráficos. No próximo vídeo. E mostraremos como ler informações de gráficos. Se você estiver interessado, continue assistindo. 16. Bônus 3 — como ler um gráfico: Neste terceiro vídeo bônus, mostrarei como ler as informações dos gráficos. Vamos dar uma olhada rápida no gráfico de receita. Cada produto ou serviço tem uma cor diferente e é representado como parte da torta inteira. Além disso, o gráfico mostra qual porcentagem da receita total é gerada por cada produto ou serviço. A parte azul do gráfico visualiza as receitas geradas pelo produto um. É óbvio que a parte azul do gráfico é a maior. Isso significa que o produto um gerou a maior parte das receitas. O gráfico mostra que este produto ganhou 47% do total de receitas. A segunda grande parte do gráfico é colorida em laranja e representa a receita gerada pelo serviço para. serviço para também gerou uma grande parte das receitas totais. Este serviço ganhou quase 20% com a receita total. serviço 1 é representado em verde e gerou 12% da receita total. produto três é colorido em amarelo e ganhou 16% com as receitas totais. A menor parte da tríade é colorida em vermelho e exibe as receitas obtidas pelo produto para este produto ganhou 4% em relação às receitas totais. O item mais lucrativo é o produto um. produto dois ganhou a menor receita. Com base nessas informações, a empresa pode tomar a decisão de parar de oferecer produtos também e se concentrar em produtos e serviços mais lucrativos. Vamos passar para o próximo gráfico. Cada despesa tem uma cor diferente e é representada como parte da torta inteira. Além disso, o gráfico mostra qual porcentagem do total de despesas é gerado por cada categoria de despesa. As maiores partes do gráfico são coloridas em laranja e azul. A parte laranja representa o valor que o negócio gasta para ratos. Essas despesas são 21% do dinheiro total que a empresa gastou. A parte azul representa as despesas com publicidade. Eles geraram 23% das despesas totais. As duas partes menores dos gráficos representam as despesas de postagem e envio e taxas legais e profissionais. As despesas de envio são três por cento das despesas totais e as taxas legais e profissionais são apenas 2% do total de despesas. Todas as outras despesas estão entre 4%, 11 do total de despesas. Você vê como as informações financeiras podem ser compreensíveis usando cores e figuras geométricas. Planilhas Google torna as informações dos relatórios financeiros abrangentes e fáceis de comparar. A visualização de dados não é algo que você deve fazer, mas é muito útil e ajudará você a ver as tendências em seu negócio apenas com uma visão rápida.