Transcrições
1. 1. Introdução: Ei, meu nome é Andre. Tenho cerca de 15 anos de experiência
técnica e
de gerenciamento na indústria de software. E nos últimos seis anos, tive minha própria consultoria de
liderança. Olha, adoro escrever. Escrevi o seguinte livro de
edição de medos, compre e centenas de artigos,
postagens e documentos
como parte do meu trabalho. Eu até escrevi ponteiro de volta
no dia e quero um terceiro lugar
na pilha de chamadas Econ IT
poetry concurso de concursos, que sim, você
nunca ouviu falar sobre isso. Mas a questão é
que adorei escrever. Um líder precisa de boas habilidades de
escrita, e isso é o que eu
queria te ensinar aqui. Este curso não é sobre bate-papos
rápidos ou e-mails rápidos, embora eu tenha outro
curso sobre isso. Mas este é sobre o tipo mais deliberado
de comunicação escrita, as mensagens importantes,
as que escrevem com cuidado, aquelas em que
cada palavra importa. Vou levá-lo através de
várias iterações,
o contrário, mas pontapé inicial, a gestão de crises
pedindo pela manhã,
reconhecendo, parabenizando
e comunicando mudanças. Vou lhe dar técnicas
e construirei um exemplo para cada situação, que também fornecerei
como documento anexado. Vamos.
2. 2. Por que é útil a comunicação escrita de forma útil?: Como líder, você
se comunica de várias maneiras, mas há três
vantagens principais para a
comunicação bem elaborada e
cuidadosamente escrita que estamos abordando neste curso, ela pode alcançar muitas pessoas
mais do que ele pode abordar em
um bate-papo ou em um discurso. É completo e
claro porque é bem elaborado e polido
e persistente. Tem gostos lá.
As pessoas podem lê-lo e reler dias,
semanas e meses depois. Em termos de formato,
pode ser um e-mail, pode
ser um post em um fórum, um blog ou um documento. O formato também é importante, mas não é tão difícil
escolher o caminho certo. A mensagem é a chave. Esse tipo de
comunicação escrita bem
elaborada e deliberada
não é algo que você faz diariamente. É reservado para ocasiões ou mensagens
importantes da manhã . Talvez você faça isso uma vez em um mês, talvez mais, talvez menos. Mas quando for importante, quando chegar a hora, pode
ser a vantagem que você precisa e
fará a diferença.
3. 3. A atualização: Você deseja atualizar sua equipe, departamento ou empresa
sobre o que há de novo. Estou falando de atualizações
maiores, não dos relatórios de
status diários ou semanais em um projeto. São de natureza bastante técnica
e prática. Vamos dar o exemplo
a seguir. Aqui está o chefe de desenvolvimento
de um departamento de 100. As várias equipes em
nosso departamento trabalham em diferentes projetos. Você é responsável pelas práticas
gerais, padrões e qualidade de como o trabalho
é feito em todas as equipes. Você está enviando a atualização mensal do
departamento caso
essas atualizações recorrentes não tenham acontecido nada importante necessariamente. É apenas um resumo
do mês passado e algumas
ideias para este mês. A melhor maneira de pensar sobre isso. É como escrever um boletim informativo. Vocês Pessoas Estritamente falando, não precisam de sua atualização. Eles não estão ansiosamente
esperando por isso. Não está, por si só, no topo da lista de prioridades
deles. Não há nada específico que
os impeça que esse tipo de comunicação
resolva para eles. Você tem que torná-lo interessante. Você tem que escolher a curiosidade
para fazê-los lê-lo. Precisamos criar mensagens
significativas curtas,
fáceis de entender, fáceis de ler e ter que abordar as coisas mais relevantes que você puder. Mesmo assim, este não é o tipo de comunicação em que
você pode esperar por 100% de taxa de abertura ou
qualquer coisa próxima a isso, se você puder chamá-lo
de taxas de abertura, a propósito, isso será útil medir o sucesso de sua mensagem, considerando esse fato de que
nem todos os lerão. Se você tiver uma mensagem particularmente importante, prepare-se para
repeti-la de forma não idêntica, mas resolva-a repetidamente em algumas
comunicações consecutivas para garantir que ela atinja o maior
número possível de pessoas. Também estabeleça consistência. Um cronograma consistente sempre
na primeira segunda-feira do mês ou
o que quer que seja. Uma estrutura consistente,
sempre as mesmas 23 seções. É também o tipo
de mensagem que pode se beneficiar de um
pouco de trabalho visual. Use seções,
cores, tamanhos de fonte, talvez imagens para
facilitar ainda mais a leitura. Por exemplo, algo assim é apenas um exemplo,
mas você entende a ideia. Outra coisa que você pode
fazer com esse tipo de comunicação é usar
um tema abrangente. Se digamos que aumentar a qualidade é a grande iniciativa
do ano, como vai isso? O que há de novo? Qual é o próximo marco?
4. 4. o pontapé inicial: Você queria começar
algo novo, um novo projeto ou nova iniciativa. E esta é
sua mensagem inicial para as pessoas que
farão parte dela. Vamos continuar com o exemplo do capítulo anterior. Você
voltará a cabeça de desenvolvimento e quer
dar início a essa iniciativa de
melhoria da qualidade. Antes de entrar no conteúdo, vamos discutir o canal. Você quer que o maior número
possível de pessoas leia esta mensagem. Você usará
o canal mais direto e em seu rosto. Você tem e-mail, por exemplo. Você não vai colocar isso em um fórum interno em algum lugar, esperando que as pessoas tropeçam nele. Esta é a mensagem que
não é opcional. Todos
devem obtê-lo. Atenha-se a uma mensagem
e apenas uma mensagem. Se iniciar a
iniciativa de qualidade é a mensagem, essa é a única coisa que
você aborda uma mensagem ou deixa todo o resto
para outra comunicação. Ao elaborar esta mensagem, seu trabalho é responder às
seguintes perguntas da forma mais clara, mas ao mesmo tempo da forma mais
concisa possível. Por que estamos fazendo isso? O que estamos fazendo? Como o sucesso se parece? Qual é o primeiro passo? Foi a primeira coisa que você
pode esperar bater em você. Então, um exemplo poderia se
parecer com isso. Essa é uma boa maneira de
dar início a uma iniciativa. Este exemplo é
orientado por problemas. Temos um problema e
um fim para corrigi-lo. Também pode ser
orientado para oportunidades, nesse caso, as mudanças y
pela estrutura geral e
abordagem permanecem as mesmas.
5. 5. gerenciamento de crises: Vamos mudar o exemplo e supor que você é o gerente responsável por uma unidade de negócios ou acompanhar e a epidemia de
COVID. E a pandemia do COVID
é o seu começo. É muito, muito cedo, muita incerteza, mas é claro
que pode ser grande. Quando se trata de
gerenciamento de crises, o tempo é crucial. tempo é importante em
todas as situações, mas em nenhum lugar quase
tanto quanto em uma crise. Quando você aborda isso? Quando você
se comunica sobre isso? A resposta é cedo, mas não muito cedo, e definitivamente não é tarde demais. Muito cedo pode resolver o pânico. E você
realmente não tem muito a dizer porque ainda
não sabe muito. Sim, eles estavam cientes disso
e assistindo com cuidado, tipo de mensagem tem seu
papel, mas é limitado. Enquanto você deve olhar
rapidamente, você não deve se apressar. Se forem os estágios iniciais. Alguns relatórios da
China não sabem quando e como e se chegará
ao resto do mundo. Dê um pouco de tempo. Não muito tempo, mas um pouco de tempo. No entanto, não espere
por um mês inteiro até que seu governo já
tenha mandatado o trabalho em casa. E só então você também vem com uma mensagem como, Ei pessoal, que tem que trabalhar em casa,
isso é ridiculamente tarde. Quando você estiver, digamos que 75% de certeza de que algo
se transformará em algum
tipo de crise. Você pode resolvê-lo. Você não precisa ser 100%. Mas se você tem 75 desejos,
grosso modo, é
claro que não estou dizendo que você calcule isso quando
seu pessoal também está setenta e cinco por cento ou
mais e depois se preocupa e pensando nisso e
tem sido por algum tempo . Sua comunicação
agora é urgentemente necessária. As coisas de crise podem
mudar rapidamente. Talvez hoje seja um pouco de
turnê pouco reagir. Mas amanhã à noite
já foi tarde demais. Amanhã de manhã
é a hora certa. Tem que ser rápido em
uma crise e se adaptar a tudo o
que está acontecendo. A chave para uma grande comunicação
de gestão de crises está na franqueza, simplicidade e
no equilíbrio certo entre confiança
e vulnerabilidade. Palavras simples,
linguagem direta, coisas específicas, fatos
concretos, sem fantasia e definitivamente sem
linguagem corporativa. Essa é a linha de base. Então você tem que ser competente. Seu pessoal precisa saber que
você não está pirando e tem algum tipo de plano. No entanto, você não pode dizer que nos
preparamos para tudo porque isso
pode ser verdade em uma
situação como essa. Ninguém pode prever
exatamente o que acontecerá e ninguém pode se preparar para tudo o
que será falso e exagerado
confiança. E isso teria o oposto
do impacto pretendido. Não seria crível. E em vez de
fortalecer a moral, ela a enfraquecerá. É aqui que entra a
vulnerabilidade. Você deve admitir
a incerteza sem se deixar
ficar sobrecarregado por ela. A essência da sua mensagem, o GIF da sua mensagem de
gerenciamento de crises é algo assim. Isso está acontecendo. Está se desenvolvendo,
é sem precedentes. Não sabemos exatamente
como ele evoluirá. No entanto, sabemos algumas coisas. Identificamos alguns problemas e estamos tomando algumas medidas. E aqui estão eles. Quando se trata de comunicar
as medidas de Decidi, seja específico e dê a elas algo concreto para se agarrar. Diga a eles quem vai
contatá-los por Wang, quem veio entrar em contato, etc. Não deixe isso aberto. Uma crise traz
incerteza suficiente de qualquer maneira, não acrescente a ela com decisões
vagas. Se você não estiver pronto para
decidir, não decida. Mas se você decidir, ser decisivo e terminar
, manteremos contato. É muito provável que outras
medidas e atualizações
acompanhem isso e
os incentivem a se aprofundar com ideias, fazer perguntas, etc, e criar os
canais para isso. Se eles ainda não estiverem no lugar. comunicação constante
para abordar a incerteza e os
problemas à medida que
surgem está essencialmente em uma crise ,
porque nos estágios iniciais
de uma situação em desenvolvimento, tudo pode
mudar muito rapidamente.
6. 6. Pergunte mais: Sua equipe tem trabalhado muito duro em um projeto
difícil
pelo cliente não está mais feliz
porque ainda há problemas e dias mais
difíceis estão pela frente. Você precisa dizer à sua equipe que mais trabalho árduo
será necessário. Escusado será dizer que
você deve cuidar da sua equipe e não
forçá-la demais. Mas isso à parte,
é sobre como você diz a eles que mais trabalho
árduo se seguirá. Estamos nos concentrando no aspecto da
comunicação aqui. Primeiro, nesses projetos
difíceis, é fácil ficar
sobrecarregado com os problemas. Consertou uma coisa e outras
três quebram. Todos estão estressados para que as pessoas
percam a perspectiva e sejam enterradas no fluxo aparentemente
interminável de problemas. Uma vez que as pessoas perdem a perspectiva logo após perderem a motivação. Então, uma coisa que você precisa
fazer nessa situação e sua comunicação é
recuperar alguma perspectiva. Diga algo como, Ei, começamos essa coisa há dois
meses com o a, fizemos B, mas C ainda resta. Corrigimos dez de 30
bugs depois de corrigi-los, ou C também será feito. Esse tipo de resumo, dando um passo atrás, incluído na sua mensagem, quando não for super detalhado, fornecerá perspectiva. Então você vai ser
positivo em sua mensagem. Você tem que acreditar que
isso pode ser feito e isso será feito se você
ficar com o preto. No entanto, você tem que ser
real ao mesmo tempo, sua positividade não deve
ser esse vizinho, certo? Sim, nós podemos, sim, ele vai fazer isso sem
nada por trás disso. É um
tipo diferente de mensagem, mas a mistura de confiança
e vulnerabilidade que
falamos no
capítulo de crise também se aplica aqui. Você tem que ter
certeza de que pode fazer isso, mas você é vulnerável em
admitir que não será fácil. Também gosto de mencionar
coisas nesse tipo de mensagens sem ser formal
demais sobre isso. Por exemplo, se eu
voltar a esse resumo, não
direi algo como, esse é o progresso
do projeto até agora. Blá-blá blá. É um pouco rígido demais. Em vez disso, vou
trazê-lo de uma forma mais casual. Como se eu tivesse pensado nisso. Como se fosse quase como
uma reflexão tardia. Não foi uma reflexão tardia. Eu sabia exatamente o que estava fazendo, mas talvez eu quisesse que
soasse um pouco assim. Não foi um pensamento posterior. Eu sabia o que estava fazendo, mas talvez eu quisesse que
soasse um pouco assim. Por exemplo.
7. 7. Reconheça e pare: Digamos que você queira
destacar o ótimo trabalho ou algum tipo de conquista
sobre a equipe ou um indivíduo. Você quer enviar uma
mensagem pública para todos sobre isso. Isso é bom. Algumas
coisas a considerar. Em primeiro lugar, não
parabenize pessoas ou equipes por coisas fáceis. Não diga apenas um
trabalho incrível para tudo. É ótimo para você ser legal. Não me entenda mal em
dizer obrigado por apreciá-los e tudo isso. Mas uma mensagem pública enviada para todos os outros basicamente
dizendo: hey pessoal, parem o que você está
fazendo e olhe para essa equipe ou essa pessoa que
eles fizeram essa coisa incrível. Essa coisa especial não
deve ser enviada. Provavelmente isso deve significar algo, eles devem fazer algo especial e, dessa forma,
apreciarão sua mensagem porque isso
significará algo para eles também. Se você criar uma inflação
de parabéns. E todos estão
parabenizando cada um que eu deixei e direito
o tempo todo quando isso não
significará mais muito, forneceu uma história por trás disso. Não diga apenas que eles fizeram exalações ou entregaram o
projeto em x dias. Embora esse x possa ser impressionante, não
é suficiente porque
outros podem aprender com isso. Forneça uma história por trás disso. Como eles fizeram isso? O que eles fizeram de forma diferente? Ao fazer isso, você
consegue duas coisas. Primeiro, você faz disso uma oportunidade de
aprendizado
para todos os outros. E dois, você o torna mais
humano e relacionável. Por exemplo,
algo assim.
8. 8. Anular as mudanças: Quando você está anunciando
grandes mudanças, há algumas
coisas específicas a serem consideradas. O que quero dizer com grandes mudanças? Talvez você esteja mudando
a plataforma tecnológica onde está mudando a estrutura
organizacional, onde talvez esteja mudando
o foco nos negócios. Esse tipo de mudanças inevitavelmente
criará desconforto porque eles levam praticamente todos a zona de conforto
automatizada, as pessoas precisam aprender coisas novas. As responsabilidades do trabalho podem mudar. As estruturas de energia serão
viradas de cabeça para baixo e assim por diante. Em 99% dos casos, as pessoas,
mesmo pessoas boas, serão inicialmente pelo menos um pouco resistentes a
esse tipo de mudanças. Espere um longo processo de
comunicação com múltiplas interações, perguntas e assim por diante. Mas, por enquanto, vamos nos concentrar
no grande anúncio
que o tira. As três idéias-chave que você
precisa ter em uma mensagem. E eu não acho que uma grande mudança. Nosso, por que, por que estamos fazendo isso? Por que não aceito
as coisas que temos
feito até agora. Talvez seja porque
a indústria está mudando e eu tenho que acompanhar. Talvez os clientes tenham
mudado ou talvez a concorrência
seja o que for. Certifique-se de
começar explicando por que a mudança é necessária. Porque se você é
proativamente lá, então você quer mudar as coisas antes que elas se tornem
um grande ponto de dor. Você quer estar à
frente da curva. Mas isso também significa que
a mudança pode parecer apressada e não ser
desnecessária para algumas pessoas. É por isso que você tem
que explicar que, embora a mudança não pareça necessária hoje, não
é necessariamente para a inevitabilidade de
amanhã. Essa mudança está
chegando. Ele virá. Você não pode optar por não usá-lo. Todos nós teremos que
passar por isso, respeito. Mas queremos conversar com
todos vocês, ouvir suas preocupações, suas ideias e ajustar o plano
com base nelas. Queremos você como parceiros. Se você der às pessoas a opção não participar da mudança, muitas delas
não participarão
da mudança ou chegarão atrasadas ou adotarão. E novamente, olha,
este não sou eu sendo pessimista enquanto pessoas
que não fazem o Havaí, estou realmente muito otimista
sobre a natureza humana, mas trata-se de zonas de conforto e como grandes grupos
de pessoas mudam. Falo com base na experiência. Se você quer grandes mudanças rapidamente com grandes
grupos de pessoas, então ele precisa ser inevitável. No entanto, você
quer torná-los parte
do processo e respeitar
suas opiniões, obter suas ideias porque
elas terão boas ideias. Você pode pensar em
tudo
sozinho ou com seu
pequeno Grupo de Estratégia. Você precisa que eles estejam
a bordo e precisa que
eles façam parte disso. Alguns deles até
queriam se tornar líderes no processo de mudança. A direção geral
pode ser inevitável, mas exatamente como chegamos lá
e devemos ser discutidos.
9. 9. Conclusões: Líder precisa de boas habilidades de
comunicação e da capacidade de
criar mensagens polidas e
eficazes
adequadas à situação. Isso não é algo que você
pode precisar fazer diariamente, talvez semanas que passam sem a necessidade desse tipo
de comunicação. Mas quando chegar a hora
e ela virá, normalmente
é
algo importante e se você estiver lidando com isso bem, isso fará a diferença. Obrigado por ficar parado. Espero que você tenha gostado. Espero que você tenha achado
útil e pronto. Agora vá fazê-lo.
Andrei Postolache, Leadership Consultant
