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Aulas neste curso

    • 1.

      Bem-vindo ao curso

      1:00

    • 2.

      Conheça seu público-alvo

      1:02

    • 3.

      Acrônimos e números

      2:25

    • 4.

      Uso de Pronomes

      3:06

    • 5.

      Pontuação

      6:39

    • 6.

      Revisão

      6:15

    • 7.

      Prioridade 1: seja respeitoso

      7:09

    • 8.

      Prioridade 2: seja cauteloso com humor

      2:28

    • 9.

      Prioridade 3: Resposta a todos os e-mails

      2:35

    • 10.

      Prioridade 4: usar fontes básicas

      1:02

    • 11.

      Como eliminar gírias e contrações

      2:59

    • 12.

      Usar verbos de ação

      1:15

    • 13.

      Evite dizer "eu estou desculpa"

      2:37

    • 14.

      Evite dizer "eu me sinto"

      3:04

    • 15.

      Evite dizer "eu apenas"

      1:57

    • 16.

      O sanduíche “Call to Action”

      1:45

    • 17.

      O corpo do seu e-mail

      10:02

    • 18.

      Como escrever uma linha de assunto "chamada para ação"

      8:36

    • 19.

      Como usar CC, BCC, e responder todos

      6:00

  • --
  • Nível iniciante
  • Nível intermediário
  • Nível avançado
  • Todos os níveis

Gerado pela comunidade

O nível é determinado pela opinião da maioria dos estudantes que avaliaram este curso. Mostramos a recomendação do professor até que sejam coletadas as respostas de pelo menos 5 estudantes.

720

Estudantes

2

Projetos

Sobre este curso

Nossa cultura adotou uma maneira relaxada e conversacional de se comunicar que muitas vezes é pontuada com acrônimos e gíria. Embora este estilo descontraído certamente tenha um tempo e lugar, a capacidade de se comunicar profissionalmente é uma habilidade que todos devem trabalhar para dominar.

Este curso é perfeito para qualquer pessoa que:

  • Funciona em uma posição voltada para cliente
  • É um funcionário responsável por se comunicar com membros da equipe
  • É um freelancer que precisa de interface com clientes e fornecedores
  • É dono de um negócio
  • Fornece serviços ou produtos para clientes
  • Está buscando emprego

Escrever por e-mail profissional é uma habilidade que qualquer pessoa pode aprender. Embora existam muitas facetas nuanced para escrever um e-mail atraente e gramaticalmente correto, este curso cobre os conceitos básicos que você precisa para começar a escrever texto detalhado, profissional, livre de erros e engajante.

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We train, equip and support freelancers to tackle their project and client management, find work, and build on their skill sets. A rising tide raises all ships and we believe strongly in the power of helping independent workers worldwide create dependable incomes to they can support their families and do meaningful, fulfilling work in the process.

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Level: Beginner

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Transcrições

1. Bem-vindo ao curso: Olá e bem-vindo ao curso profissional de escrita por e-mail. Estou feliz por você estar aqui, e estou animado para lhe ensinar tudo o que aprendi nos últimos 15 anos de ser um escritor profissional e para ajudá-lo a entender como levar seus e-mails de conversa para profissional. É uma habilidade importante que todos precisam ter. Não importa se você é um empregado, um empresário. Ah, freelancer. Todo mundo precisa ser capaz de escrever e-mails profissionais, sucintos, sucintos, breves ao ponto que transmitam respeito e que são fáceis de ler e fáceis entender, mesmo que em um relance rápido, se você está passando através do seu telefone ou o que quer que seja. Estou incrivelmente animado com os documentos anexados a este curso, então certifique-se de baixar os e-mails de amostra, as planilhas, tudo para que você esteja pronto e pronto para ir. Para colocar isso em prática em seu próprio trabalho e em sua própria vida pessoal. Então, com isso dito, vamos mergulhar 2. Conheça seu público-alvo: antes de entrarmos no verbo real, ege e estrutura da escrita de e-mail profissional, é muito importante que falemos sobre conhecer o seu público. Há uma enorme diferença entre seus colegas, seus colegas, aqueles em que você está, o mesmo nível de trabalho e aqueles que estão em uma posição de autoridade sobre você. Se esses são seus clientes, se isso é gerentes com se é o proprietário da empresa. Ok, como você se comunica e o nível de profissionalismo que você precisa trazer para o seu e-mail escrito deve aumentar quanto mais longe de você e mais acima de você que as pessoas que você está se comunicando com o nosso. Assim, como você se comunica por escrito com seus colegas pode ser muito diferente de como você se comunica com um cliente, que também pode ser muito diferente com o tom que você usa com um supervisor. Então, conhecendo seu público e sabendo com quem você está falando , com quem você está escrevendo, Teoh vai conseguir um longo caminho para alcançar o tom profissional certo para a situação 3. Siglas e números: Vamos falar de acrônimos e números. Agora acrônimos são uma série de letras, às vezes até números que são usados no lugar da palavra mais longa ou congelamento que representa . Então M I a. Faltando em ação um w o l ausente sem deixar direito o mais rápido possível. O que quer que isso signifique, não sei. Mas o ponto é, é que em sua escrita de e-mail profissional, raramente é aceitável apenas usar acrônimos e abreviaturas como essa. Se você vai introduzi-los em sua escrita, você precisa primeiro usar a forma longa, palavra ou frase, e então você pode usar o acrônimo mais curto. Mas, em geral, é muito mais profissional escrever essas coisas. A exceção a esta regra seria, digamos, que você está escrevendo um e-mail que é apenas uma troca rápida entre colegas, e talvez você esteja trabalhando em um projeto que tem um monte de termos técnicos realmente intensos, e vocês escolhem usar esses termos abreviados para obter o seu ponto mais rápido. Nesse caso, é aceitável. Mas se você está escrevendo um e-mail de inquérito para um cliente ou se você está enviando. E-mail de marketing frio. Faça o seu melhor para ficar longe de siglas e abreviaturas como esta. O mesmo vale para os números. Há uma hora e lugar para colocar apenas o número dois em vez de soletrar tw o, por exemplo. Mas a maior coisa que você quer evitar com números é flip flopping para frente e para trás. Então, se eu estiver digitando uma frase, por exemplo, e eu digo que a data é 7 de julho 2 vai t 20 e a reunião que vamos para será às 14h na quarta-feira, dia 23 da semana seguinte. Você quer mantê-lo consistente, então se você soletrar seus números, soletre seus números. Se você está apenas listando o número individual, então faça isso por toda parte. Você quer evitar soletrar o número dois e, em seguida, ter um número 22 apenas escrito mais adiante em sua frase. Portanto, a consistência é a chave aqui para escrever por e-mail profissional. Quando se trata de acrônimos para números T qualquer um disso, apenas certificando-se de que você está fazendo a mesma coisa uma e outra vez e não deseja lavar para trás e para a frente de uma maneira ou de outra. 4. Uso de pronomes: neste vídeo. Vamos falar sobre pronomes agora. Pronomes são palavras como Ele, ela, eles nós. E eles são usados no lugar dos nomes das pessoas em frases. Então, se eu fosse dizer que vou para a casa do John aqui vive na 47 0 Brian Lane. Ok, ele está no lugar de dizer John novamente. Isso pode ser muito, muito útil, pois evita o uso repetitivo de nomes. Sabe, vamos para a casa do John. John vive aos 27 anos. Será que as casas de Brian Lane John marrons? John dirige uma Ferrari? Ok, então nós queremos evitar esse uso excessivo de nomes, e é aí que pronunciar Rei pode ser útil. No entanto, aconselho-o a ficar longe dos pronomes pessoais, tanto quanto possível. Agora, pronome pessoal estaria usando eu, hum ou você, porque esses são termos muito relacionais e eles não são excessivamente profissionais, dependendo da maneira como você está usando-os. Se você está usando a palavra “eu ah, muito”. O tom que esse e-mail vai transmitir vai ser um de introspecção para si mesmo versus colocá-lo externamente. Por exemplo, se eu estiver enviando um e-mail para meu chefe por causa de um problema que estou tendo no trabalho. E se eu estou digitando coisas como eu acho que Derrida ou eu sinto Donetta pode vir através como muito acusatório ou muito intenso. Em vez de dizer algo como em uma situação como esta, alguém pode sentir que o uso do pronome é alguém. Está se referindo a si mesmo, mas está removendo. É mais uma perspectiva de 1/3 pessoa e pode fazer com que o que você está dizendo seja tomado um pouco mais fácil em vez de tão direto. Eu sinto que você fez isso em vez de isso acontecer, uma pessoa pode entender assim, certo? Então encontrar maneiras de se comunicar que talvez tire a perspectiva e a pressão de mim e de você e como podemos reformular para não sermos mais inclusivos a menos que seja autoritário, não. vez, como em tudo, há sempre um momento em que eu e você é apropriado. Mas sempre que possível, especialmente se você está trabalhando com a equipe para falar em termos gerais, o general, nós, o general você Ah, e ao fazê-lo, isso a torna muito mais inclusiva experiência de escrita por e-mail. Ah, tom mais inclusivo que muitas vezes é menos pressionante, muitas vezes menos intenso e muitas vezes, dependendo do leitor, dependem do seu público mais envolvente para eles também. 5. Pontuação: Então, nesta pontuação profissional e gramática, é importante discutir a pontuação em si. Agora há livros que foram escritos para ensinar gramática e pontuação, mas para o propósito deste curso, vamos cobrir os três tipos de itens grandes de ingressos. Quando se trata de pontuação profissional. A primeira é usar a vírgula de Oxford. A segunda é como utilizar aspas dentro do corpo do seu e-mail, e a terceira é evitar parênteses e executar frases sempre que possível. Então vamos cavar neste exemplo aqui. Temos a nossa linha de assunto. Temos a nossa saudação de introdução. Temos a nossa primeira frase aqui que tem o nosso apelo à acção. E depois temos o corpo do nosso e-mail. Então, dentro disso, uma vírgula Oxford é essencialmente uma vírgula que vai antes da palavra. E sempre que há uma série de três ou mais coisas. Então, o que isso parece bem aqui onde dizemos, estou confiante de que sua atenção aos detalhes aqui habilidades de comunicação profissional e sua organização de vida irá atendê-lo bem nesta posição de cliente. Então temos três coisas. O escritor está confiante de que o número um, a atenção ao detalhe número dois, as habilidades profissionais de comunicação e número três, O olho para a organização. Estes são os três itens da lista, e a vírgula de Oxford é este pequenote aqui. Agora, muitas pessoas eliminam isso, mas para que seja gramaticalmente correto e profissional, você precisa ter certeza de que esse comentário esteja sempre incluído. Pode parecer uma coisa pequena, mas quando você está falando de comunicação escrita de alto nível, é importante notar que mesmo as coisas mais pequenas podem carregar grande peso. Ele fala para o seu conhecimento de escrita adequada e gramática, e ele fala para a sua capacidade de prestar atenção para o para o menor dos detalhes em sua classificação. Então vamos passar para a próxima coisa. Aspas. Aqui em baixo temos o escritor dizendo, como Helen Keller disse: “ Sozinhos, Sozinhos, podemos fazer tão pouco. Juntos podemos fazer tanto agora que é uma citação direta, e como tal, precisa do que chamamos de aspas. Estes pequeninos bem aqui no início do fim do material citado. Mas o que fazemos com a vírgula aqui e o período aqui? Bem, como você pode ver a vírgula que vem antes da citação estar fora dela. Esta citação, marca de aspas, está aninhada mesmo contra o A aqui e, em seguida, no final, esta pontuação final. Vai por dentro. Então aqui você tem isso, e aqui você tem ele dentro. E a razão para isso é que eles são essencialmente duas partes separadas da mesma frase. Então essa coisa de introdução aqui que diz, como Helen Keller disse, é sua própria coisa autônoma. Então a vírgula aqui meio que denota onde esse buffer de pontuação está. E daqui, todo o caminho até aqui é o seu próprio pensamento sucinto. E assim esta pontuação final precisa sempre ir para dentro. As aspas nunca do lado de fora. Isso é apenas mais uma peça muito pequena, atenção aos detalhes que vai elevar a sua escrita e realmente dar-lhe aquele polimento profissional que estamos indo para. Certo, então, finalmente, vamos evitar parênteses sempre que possível, e eu não tenho uma amostra para isso aqui. Tudo o que estou dizendo é, apenas não use parênteses. Se você sentir que você precisa colocar ah pequeno pensamento lado entre parênteses, não basta colocar um ponto, torná-lo sua própria frase o fim. Mas vamos falar sobre correr em frases e fragmentos. Então, uma corrida na frase é uma frase que continua e continua, e muitas vezes não tem concordância apropriada do assunto verbo. Então, por exemplo, podemos quebrar isso aqui. Se pegarmos estas primeiras frases aqui. Vamos copiar quando vamos trazê-lo aqui. Tudo bem. Após a sua primeira semana seguindo Mark, começaremos a trabalhar você em gerenciamento direto de clientes e projetos. Se eu tirasse esse período e continuasse no meu fluxo de pensamento de estilo de consciência, isso seria uma corrida na sentença. Após sua primeira semana seguindo Mark, começaremos a trabalhar com você em gerenciamento direto de clientes e produtos. Neste momento, eu tenho dois projetos que estarão prontos e esperando por você. Um é o projeto de desenvolvimento de sites que está na fase dois e um é um novo projeto de design de logotipo que vai começar na próxima quinta-feira. Não é só um bocado, mas também é confuso. Ok, porque você deixa de dizer que você trabalha em um cliente direto da gestão partidária agora. É isso? É que você está trabalhando agora ou agora eu tenho isso só cria confusão e você acaba com o verbo sujeito, hum, questões de continuidade também. Então ela está falando na primeira frase depois da sua primeira semana, e então ela vai falar sobre o que eu fiz. Então, é importante dividir esses dois pensamentos. E se você não fizer isso novamente, é muito, muito confuso para o leitor, e não é muito profissional em tudo, então certifique-se de que não temos nenhuma corrida em frases e você também quer evitar fragmentos de fragmento é uma frase que não transmite um pensamento completo. Então seria como apenas dizer bem-vindo ou como dizer está lá e apenas deixá-lo como que Agora Fragmentos são muito mais fáceis de evitar do que correr em frases simplesmente porque a maioria de nós que passou por um certo nível de escolaridade sabe que você tem que ter um pensamento completo para que seja uma frase. Mas a corrida em sentenças é um pouco mais matizada, e no final do dia, se você tem uma pergunta sobre se a frase que você está tentando montar , é ou não , muito longa e complicada ou não. Basta jogar pelo seguro, dar um período, e lá começar um novo pensamento. É melhor ter um monte de frases sucintas para o ponto de volta para trás do que é ter um romance longo e divagante que seu leitor vai ter um tempo muito difícil entender. 6. Revisão: Nenhuma discussão sobre pontuação profissional e gramática seria completa sem falar sobre a importância da prova de leitura, leitura, leitura, rever o que você escreveu e certificar-se de que é livre de erros, porque nada é mais pouco profissional do que a cópia que está cheia de erros. Quer se trate de soletrar maiúsculas, problemas de pontuação, o que quiser. Se você ainda não teve tempo para apenas dar uma breve vez sobre o que você escreveu, as chances de você enviar algo para alguém que tem um ar nele é incrivelmente alto. Por quê? Porque quando escrevemos, escrevemos e lemos coisas que escrevemos, vemos o que queríamos dizer, e às vezes isso nos cega para o que realmente está lá. Então, o primeiro passo para provar a leitura de sua cópia de e-mail profissional é apenas passar por ela com seus olhos. Se você está escrevendo e palavra como eu estou agora, você vai notar que palavras comumente mal escritas são sublinhadas em vermelho, então é importante passar por isso, e então tudo o que você tem que fazer é certo. Clique e aperte auto, correto, ou você pode tocar na frente aqui. Certo, o mesmo aqui em baixo. Essa é uma maneira fácil e rápida e muitas vezes também irá sublinhar as coisas em verde que denota como possivelmente sendo uma palavra corretamente escrita, mas usada no contexto errado. Então, neste caso, chegando e embarcando, queríamos dizer, vindo a bordo. Então essa é a primeira coisa. Agora, o que nós dialogamos se nós lemos através dele? Achamos que é bom, mas não sabemos onde. Talvez não estejamos editando ou não escrevendo um para dentro, então não temos aquele dandy por baixo. Sabe, sublinhado vermelho. Como podemos obter uma perspectiva externa rapidamente para garantir que estamos enviando e-mails sem erros ? Bem, uma das melhores ferramentas que conheço lá fora chama-se Graham Early. Você pode instalá-lo, hum, diretamente na sua barra de ferramentas. E à medida que você estiver escrevendo seus e-mails, seja no Gmail ou no Outlook, ele reconhecerá automaticamente se você estiver cheirando coisas incorretamente e irá alertá-lo e ajudá-lo a corrigi-lo logo ali no seu editor de e-mail. É uma ferramenta incrível, e outra coisa que você pode fazer com ele é no aplicativo desktop para Graham cedo. Você pode realmente copiar e colar conteúdo, portanto, se você redigiu seu e-mail no Word ou em um editor de texto. Você pode fazer isso. Eu vou fazer agora, e você poderia apenas copiar e colar. Traga-o aqui e você pode colá-lo e ver o que o programa Graham realmente tem a dizer. Então, quando a colá-lo e imediatamente, você vê que ele vem com estes definição de meta Porque Graham Early faz muito mais do que apenas um leitor de documentos prova. Isso ajuda você a decidir se o tom está correto. Então, estou estudando meu público. É um e-mail. Então é uma audiência geral. K a formalidade. Quero um nível de formalidade. Irá restringir gírias e coloquialismos. K. O tom que eu quero é alegre, respeitoso, amigável. Há muitas coisas que você poderia fazer. Vou colocar alegre. A intenção é informar, Ok, e então eu vou bater, feito e imediatamente. Boom! Vejo que tenho seis alertas aqui. Minhas pontuações gerais 86 entrarão nisso aqui em um segundo. Posso ver que tenho seis alertas sobre ortografia, gramática e pontuação. A clareza do meu e-mail é muito clara. Eles invadiram para ser muito envolvente e a entrega está batendo no tom certo. Então eu venho aqui e logo de cara, eu posso ver que isso está destacado. OK, gerenciar deve ser gerenciado. E isso é algo que é muito fácil de ignorar com apenas uma leitura de prova visual. Porque mais uma vez, vou ver o que queria dizer. E muitas vezes eu vou ignorar o fato de que eu perdi um s aqui. Então, basta clicar aqui, ele irá ajustá-lo automaticamente e você passa para o próximo. Então, e ele quer corrigir a minha ortografia pronto e esperando Outro erro muito comum mal escrito escrito por escrito. Em seguida, Brad, em vez de Brand, eles querem um espaço entre as 9 da manhã, e depois aqui pensar que é um golpe para você. Devem ser seus registros. E, novamente, essa é uma coisa comum que é muito difícil de pegar quando você está apenas lendo. Viste o que querias dizer? Então vamos consertar isso. Está recalculando isso aqui. Ok, nós vamos clicar nisso e imediatamente ele vai me dar minha pontuação de texto. A pontuação é como Graham cedo avalia a qualidade da escrita no documento. Então, quanto maior essa porcentagem. Quanto mais profissional, a escrita. Me diz quanto tempo é o tempo de leitura. Ele me diz quantos caracteres, quantas palavras, quantas frases? OK, minha duração média da frase e, em seguida, aqui em baixo é onde fica realmente interessante. Ele me diz como Maney palavras únicas que é a diversidade de vocabulário. Agora, quanto maior essa pontuação, mais linguagem profissional de alto nível que você está usando em seu e-mail e, em seguida , aqui em baixo, palavras raras. Esta é a profundidade do vocabulário. Estas são palavras que não estão entre as 5000 palavras mais comuns em inglês. Certo, vamos fechar isso e eu pessoalmente não uso a versão premium do Graham cedo. Mas se você optar por atualizar e pagar por isso, ele iria dizer-lhe coisas como voz passiva mau uso de coisas como compostos e complexos problemas de frases, coisas como essa que não são necessariamente dealbreakers quando se trata de profissionais Escrevendo . Mas dependendo de quão intensamente você deseja refinar seus e-mails, pode valer a pena atualizar para essas informações adicionais. Então agora tudo que você tem que fazer é apenas copiar e colar este texto em seu editor de e-mail e você está pronto para ir sabendo que o e-mail que você está enviando para fora seu profissional, é livre de ar. É fácil de ler e transmite exatamente o tom e o conteúdo que você deseja que seu leitor seja capaz ler e entender. 7. Prioridade 1: tenha confiança: Vamos falar sobre etiqueta de e-mail profissional. Nossa primeira prioridade é ser respeitoso, e isso entra em jogo em vários cenários. Primeiro, ser um respeitoso com os colegas, pessoas com quem você trabalha, pessoas que você é em geral, no mesmo nível profissional como você é igualmente classificado, por assim dizer. É tão importante que sempre que você está se correspondendo com seus colegas, via e-mail ou qualquer outro que você conhece, correspondentes que você tem mesmo cara a cara que você está transmitindo um tom respeitoso quer você goste ou não deles. Você sabe que não vai se dar sempre bem com as pessoas com quem trabalha. Você nem sempre vai concordar ou ver olho no olho com as pessoas com quem trabalha. Mas é muito, muito importante que o tom que você escreve sempre coloque o respeito na vanguarda, certificando-se de que o leitor entende que você valoriza seu tempo. Você valoriza a experiência deles. Você aprecia o que eles estão contribuindo para o seu para a equipe, para a sua empresa , hum, e especialmente quando há um conflito e se você está escrevendo para eles para expressar um desacordo com algo que eles fizeram ou para chamar a sua atenção e cuidado que tem sido feito ok, para aproveitar a oportunidade para primeiro respeitar quem eles são. Porque se você vier de uma posição com essa honra a esse respeito, eles estarão muito mais aptos a ouvir o que você tem a dizer e tomar isso de forma apropriada e boa em vez de magoar seus sentimentos e ficar chateado e isso se transformar em uma troca desagradável por e-mail. Então, um exemplo disso poderia ser, Digamos que eu tenho que enviar um e-mail para um dos meus colegas para que eles saibam que eles perderam um prazo. E agora um cliente está chateado. Ok, eu tenho duas escolhas. Posso começar meu e-mail dizendo: “ Ei, Ei, então e então ontem você não enviou a Sra. Glenn os ativos que ela precisava. Ela está muito chateada. Toda a gente teve de te encobrir para descobrires. Certifique-se de que isso não volte a acontecer porque nos faz parecer mal. Certo, tudo isso pode ser verdade. Pode ser verdade. Você pode ser justificado e dizê-lo, mas quando você usa essas palavras K dizendo que isso aconteceu, você fez isso. É assim que nos sentimos. Não deixe que aconteça de novo. Está bem? Esse tom é acusatório. E imediatamente, a pessoa que recebe esse e-mail vai se sentir defensiva. Eles podem até sentir que eles têm que correr responder de volta para justificar como eles agiram e talvez até mesmo tentar culpar turno. Ok, você quer cortar tudo isso no mas e como você faz isso é começando com respeito. Então, em vez de ir direto ao assunto, uma opção melhor seria dizer, “ Ei, colega de trabalho, tenho certeza que foi um acidente completo, certo? Tenho certeza que isso foi apenas um simples descuido, mas isso aconteceu. Certo, Sra. Blend, os bens dela não foram entregues. Como posso ajudá-lo para que isso não aconteça de novo? Eu sei, você sabe, isso é completamente fora do comum, para você dar a Grace. Está bem. Você é normalmente um bom cronometrista. Você normalmente nunca perdeu os prazos, sabe, queria ter certeza de que tudo está bem, certo? Como posso ajudar? Segundo, como podemos ajudar-me a resolver este problema juntos? O tom de que honrar suas contribuições, reconhecendo o fato de que esta não é uma prática normal para eles define. O tom prepara o cenário para que isso seja muito mais respeitoso, até mesmo troca de quilhas, mesmo que você esteja chamando para fora por um erro que eles cometeram. Agora, vamos mudar de marcha por um segundo. Digamos que você não está em uma troca de e-mail com um colega de trabalho, mas você está em uma troca de e-mail com um superior. De muitas maneiras, se você está enviando um e-mail para um chefe ou um gerente, é automaticamente um pouco mais fácil transmitir esse tom respeitoso por causa de sua posição de autoridade sobre você. Suas interações diárias com eles normalmente serão menos casuais, menos conversacionais, menos diretas do que seriam com um colega. Então isso já está realmente embutido na sua comunicação. Mas ainda é muito importante ter certeza de que a qualquer momento que você está enviando e-mails para trás e para a frente com alguém que está acima da cadeia alimentar acima da escada de você, que você está sendo o mais respeitoso possível. Por um lado, cada interação que você tem com essas pessoas é algo que eles vão lembrar se e quando uma oportunidade de avançar. Então a empresa vem além disso. Ok, além disso, é incrivelmente importante que você reconheça que a pessoa que está em uma posição gerencial sobre você tem muito mais em que pensar do que apenas qualquer problema que você está trazendo para sua atenção. Então, se você tiver que deixá-los saber que um colega de trabalho deixou cair a bola ou se você tem que deixá-lo saber que você deixou cair a bola ou se há um conflito em curso que você está tentando mediar e trabalhar através deles sendo capaz de ser respeitoso para ser entender com as palavras que você escolher, vai dar muito caminho para difundir uma situação potencialmente volátil. E novamente, não que nem todos vão abordar seus e-mails escrevendo com esse tipo de nível , hum, perspectiva. Então é muito, muito provável que você seja confrontado com pessoas que são hostis da maneira que estão escrevendo. Eles podem ser acusatórios em relação a você, e você tem uma oportunidade com suas respostas e a maneira como escreve para realmente suavizar isso e ajudar a situação a voltar a um lugar mais respeitoso. Hum, por último, vamos falar sobre se você está enviando e-mail para clientes, isso deve ir sem o mesmo. Se você estiver se comunicando com alguém para quem você trabalha, ou um cliente com um cliente. Esse velho ditado do cliente está sempre certo pode não soar completamente verdadeiro. Sabemos que clientes e clientes podem estar muito errados. Mas é o coração dessa frase de tratá-los como se merecessem coisas boas. Eles merecem ser ouvidos. Eles merecem ter uma palavra a dizer e ser respeitados. É isso que queremos transmitir. Então, certificando-se de que você está assinando seus e-mails com você Não, obrigado. É um prazer trabalhar com você. Agradeço o seu tempo. Ah, eu respeito você quer dizer. No entanto, você escolhe dizer que aproveita todas as oportunidades, todas as oportunidades que você tem para apenas honrar e respeitar e validar as pessoas que o ajudam a pagar suas contas. Então, tudo bem, isso é tudo para este vídeo. Vemo-nos na próxima. 8. Prioridade 2: tenha cuidado com o humor: Então, a próxima coisa que precisamos discutir quando estamos falando sobre etiqueta e tom de e-mail é se devemos ou não usar humor em nossa escrita de e-mail. E muita gente está na cerca sobre isso. Ah, há uma escola de pensamento que pensa que nunca, nunca, nunca , nunca, ah, lugar para humor e brincadeiras em um ambiente de e-mail profissional. E então há uma espécie de nova escola de pensamento que diz, bem, bem, manter as coisas leves, adicionar um pouco de leviandade dependendo do seu público pode muito bem ser apropriado. Então vamos discutir as duas opções aqui. A visão por trás de não usar humor é apoiada pela perspectiva de que a escrita de e-mail profissional deve ser direcionada ao ponto. Ok, você está tentando valorizar a pessoa que estava lendo seu e-mail. Você está tentando valorizar o tempo deles e fazer o ponto passar o mais rápido e distintamente possível . Então, apimentar piadas ou humor muitas vezes diminui isso e acaba adicionando comprimento desnecessário ao que você está escrevendo burro, dependendo de com quem você está se comunicando, bem como , seja um chefe ou um cliente, é muito, muito provável que o aspecto humor seria inapropriado, uma ondulação. É um pouco de uma área cinzenta se você está se comunicando com colegas, porque novamente, se é alguém com quem você trabalha diariamente, você provavelmente tem uma relação de trabalho muito conversacional e relaxada de qualquer maneira, o que potencialmente se emprestaria a mais disso. Aquele humor sendo apimentado. Agora vamos falar sobre o outro lado. Então, se você vai colocar anedotas e piadas em seus e-mails, certifique-se de que eles não são ofensivos. certo Este não é o momentocertopara fazer piada à tua mãe ou algo assim. Ok, mantê-lo limpo, mantê-lo elegante e mantê-lo no ponto, porque a linha é tão fina entre o que é apropriado no local de trabalho e o que não é eo que pode ser mal interpretado e retirado de contatos e tomado o caminho errado. Mas é sempre melhor apenas ar do lado da cautela e decoro. Então, se você se encontrar querendo usar humor e leveza como uma forma de comunicar um ponto ou para transmitir um tom mais relaxado em seus e-mails, sinta-se livre para ir em frente. Mas novamente, tome-o com um grão de sal e certifique-se de que você não está mais inserindo esse humor em lugares onde ele pode não ser apropriado. 9. Prioridade 3: resposta a cada e-mail: Então, a terceira prioridade sobre a qual precisamos falar ao discutir a etiqueta de e-mail profissional adequada é a importância de responder a cada e-mail que você recebe, mesmo que não haja chamada à ação difícil e rápida dentro do e-mail, Um dos a maior razão pela qual fazemos isso é permitir que a pessoa que enviou o e-mail saiba que você de fato o recebeu. Há tem havido tantas vezes eu sei que eu enviei um e-mail e dias passam e eu sou como, Será que eles sequer obtê-lo? E é tão revigorante receber um e-mail rápido de volta dizendo: “ Ei, acha que eu tenho essa crítica e eu vou voltar para você mais tarde ou qualquer que seja a resposta, talvez ele me comunica que uma pessoa E é tão revigorante receber um e-mail rápido de volta dizendo: “ Ei, Ei, acha que eu tenho essa crítica e eu vou voltar para você mais tarde ou qualquer que seja a resposta, valoriza o meu tempo seja eles valorizam os meus sentimentos, ok, porque eles queriam que eu soubesse que eles o receberam para que eu tivesse paz de espírito. Ambas as coisas são muito profissionais, e não demoram muito tempo. Ok, outra coisa realmente importante que responder a cada e-mail que você recebe faz para você é ajudar você a manter sua caixa de entrada de e-mail limpa. Eu sei disso quando eu vou e eu olhei através do meu e-mail. Se não estiver pronto, se ainda estiver em negrito, sei que ainda tenho que lidar com isso. E isso ajuda a me manter no caminho certo para que eu saiba que se eu abri, eu respondi a ele. E se há mais do que eu preciso fazer com isso, se há uma chamada à ação difícil e rápida, se há um documento que eu preciso enviar, se há algo se houver uma pergunta que eu preciso responder para um cliente, então eu posso que o e-mail para uso futuro. Mas eu sei que eu respondi imediatamente e eficientemente a esse e-mail e deixar essa pessoa saber que eu realmente recebi e obrigado pelo seu tempo e eu vou voltar para você em breve. Fazer isso vai criar um hábito para você para que você se acostumar a responder rapidamente aos e-mails quando eles vêm através de sua caixa de entrada para que você evite a sobrecarga de e-mail. Não há nada pior do que ser enterrado com dezenas de e-mails até o final da semana, e você sabe que tem que responder a ele. Isso pode ser emocionalmente incapacitante e estressante. Então, queremos eliminar esse estresse, e isso também coloca você no hábito de ser um comunicador rápido. E o que isso faz é manter todos ao seu redor para, ah, alto padrão de comunicação bem, porque acredite ou não, às vezes você vai ser colocado na posição onde você tem que treinar colegas e clientes para responda rapidamente aos e-mails que você envia. E se você está sempre na bola, rápido para responder, mesmo que apenas um rápido Hey, eu tenho isso. Muito obrigado, vai treiná-los que é o que você espera em troca. E essa é uma habilidade muito, muito valiosa para você cultivar em si mesmo, porque vai tornar sua vida muito mais fácil no final da estrada. 10. Prioridade 4: use fontes básicas: Vamos falar sobre outra prioridade de etiqueta de e-mail, e que é usar meses básicos. Ok, um e-mail profissional não é lugar para ser criativo e louco e experimentar asas e obter, você sabe, usando caligrafia, fontes e tudo mais. Não, não, não, não, isso não é profissional. Você quer mantê-lo o mais simples possível. Aerial Helvetica vezes New Roman calibri thes ar Tudo grande, Muito padrão em toda a placa fontes. Eles são fáceis de ler, e eles transmitem uma sensação muito profissional, até mesmo quilha. Se você sente que precisa se expressar e ser criativo, ok, ok, este não é o lugar Você tem um tom que baixo e encontrar uma saída criativa em outro lugar . Talvez ir para a aula de arte ou começar a fazer ioga alguma coisa. Mas um profissional digitado e-mail precisa ser cozido claramente legível, com uma fonte muito, muito simples. Essa é a melhor escolha que você poderia fazer 11. Elimine gírias e contruções: Quando você está escrevendo um e-mail profissional, você precisa levar muito, muito atentamente em consideração os tipos de palavras e o vocabulário que você está usando. Especificamente. Termos de gíria e contrações são duas coisas que você precisa eliminar completamente de sua escrita, a fim de tê-lo encontrado como sendo profissional e bem pensado. Então vamos investigar isso um pouco mais fundo. O que exatamente é estilingue? Bem, a definição de gíria é um tipo de linguagem que consiste em palavras e frases que são consideradas muito informais. Eles são mais comuns em fala e escrita e são tipicamente restritos a um determinado contexto ou grupo de pessoas. Ok, então exemplos disso podem ser a palavra salgado, certo? jovens de hoje usam a palavra “salgado “para significar “ Osjovens de hoje usam a palavra “salgado “para significar “ mal-humorado” ou “rabugento”. Eles podem dizer que aquela pessoa ficou muito salgada comigo na padaria porque eu peguei meu pedido errado. Eles não significam salgados, como em saborosos. Eles significam salgados, como em atrevido. Ok, outra opção T, ok. É gíria para fofocas, sabe, derramar esse chá quente, irmã. Embora estas sejam palavras que você pode usar na conversa com seus amigos. Não é apropriado digitar isso e usá-lo em sua escrita de e-mail profissional. Ok, é sempre melhor usar um vocabulário expandido sempre que possível, então isso poderia ser coisas como em vez de dizer que eu sinto como ou eu quero ir Wana especialmente , é muito estilingue. Ok, você soletrar, você diz que eu preferiria ir ou eu sinto que eu tenho um sentimento que eu prefiro ok, todas essas coisas, em vez de eu quero ser uma coisa que você poderia encontrar-se casualmente dizendo em um conversa com um amigo, é provavelmente algo que precisa re avaliado antes que ele faz o seu caminho em sua escrita de e-mail profissional. Agora vamos falar sobre contrações. Uma contração é quando você empurra duas palavras juntas, então pode e não se torna, não pode fazer e não se torna? Não, não. Quando você faz isso em sua escrita, parece muito casual e parece muito genérico e muito conversacional, o que não é ruim. Só não é alto no nível profissional de escrita. Então, quando você está escrevendo um e-mail profissional, você quer ter certeza de digitar essas coisas em vez de dizer que eu não posso ir à reunião na quarta-feira. Você diz que eu não serei capaz de participar da reunião na quarta-feira em vez de dizer que eu não tenho os ativos para o cliente, você diz que eu não estou preparado para entregar os ativos para o cliente, ok, encontrar maneiras diferentes que você pode enquadrar o que você está dizendo para que você possa evitar usar contrações sempre que possível. 12. Use verbos de ação: Vamos falar por um minuto sobre como os verbos de ação podem realmente apimentar sua escrita de e-mail profissional e podem levar o fluxo do que você está tentando dizer de A para B. Rapidamente, insistentemente agora ação Verbos são verbos que mostram que algo está acontecendo. Está bem ali no título de ação Verbos. Ok, hum, há tantos para escolher, e dependendo do que você selecionar, ele pode realmente apimentar e adicionar um alto nível de tom ao que você está comunicando aos seus colegas, aos seus clientes, aos seus gerentes. Então, quais são algumas opções que você poderia usar? Palavras como eu lidei. Eu lidero. Eu consegui. Ok, eu me concentrei em preencher o espaço em branco. Certifique-se de verificar o download que está anexado a esta palestra. Eu incluí uma lista de mais de 100 verbos de ação de alto nível que você poderia começar a trabalhar em seus e-mails. Não só vai ajudar a manter as coisas em movimento rápido e conciso, você sabe, breve no ponto, mas também vai ajudar a sua escrita apenas realmente aumentar A não para que você esteja se comunicando de uma forma que é fácil para entender, e isso é muito, muito profissional também. 13. Evite dizer “a mim me desculpa”: um dos erros de email profissionais mais comuns que as pessoas cometem é usar a frase “ Sinto muito”. Agora há absolutamente um momento em um lugar para usar. Eu sinto muito. Especificamente, se você tem absolutamente e definitivamente errado alguém Se você desprezou um colega se você fez asneira para um cliente, Que há obviamente um momento e lugar para se desculpar. No entanto, usamos a frase Sinto muito o tempo todo. Desculpe o atraso, certo? Eu sinto muito. Preencha o espaço em branco. E o que isso faz é muitas vezes pedir à pessoa que estava falando para desculpar nosso comportamento, mesmo que não estivéssemos errados. Sinto muito que se sinta assim. Sinto muito que o que eu disse veio desta maneira. É uma frase que pode desarmar situações e às vezes, sabe, diferir o respeito de outra pessoa. Mas também há uma maneira melhor de comunicar esse sentimento. Por exemplo, em vez de dizer que sinto muito que eu estava atrasado, você pode usá-lo como uma oportunidade para pensar a outra pessoa Obrigado por esperar por mim. Agradeço a sua paciência. Se você demorou muito tempo para voltar para um cliente se eles estavam esperando um e-mail de você às oito. Na parte da manhã. E agora são três. E você está apenas agora voltando para eles em vez de começar seu e-mail dizendo, oh, meu Deus. Eu sinto muito. Deixei cair a bola. Certo, respire fundo. E em vez disso você poderia escrever algo como, eu aprecio sua paciência comigo. Queria ter certeza de que preencher o espaço em branco era um pedido antes de falar com você hoje. Está bem. Isso não só coloca você em uma boa luz, mas ao não se desculpar, transmite à pessoa com quem você está falando que nada está errado. Porque no final do dia, embora haja coisas pelas quais vale a pena se desculpar e que vale a pena lamentar, quando usamos essa frase, ela coloca desfazer pressão sobre nós mesmos para ter que parecer que não fizemos algo errado. Certo, então, no final do dia, você escolhe como enquadra a conversa. Se você realmente sente em seu coração que você enganou alguém ao ponto em que você precisa se desculpar por suas ações e ótimo vá em frente e use. Desculpe, mas se está usando como enchimento, para onde? Meio que passar por uma situação embaraçosa. Talvez esteja atrasado para responder como falamos antes. Elimine isso. Basta passar por isso. Agradeça a eles por seus pacientes e entre diretamente na carne do que você está tentando dizer em seu e-mail. 14. Evite dizer “Me sinto a sentir”: outra frase que queremos ficar longe Em nossa escrita profissional por e-mail é a frase que sinto agora novamente, com todas essas coisas que estamos falando neste curso, há obviamente um momento em que você pode dizer coisas assim. No entanto, quando dizemos que eu sinto que, em seguida, é geralmente seguido pela nossa opinião sobre algo, e pode ou não haver um tempo para substituir isso. Por exemplo, digamos que você está enviando um e-mail para seus colegas sobre ah, apresentação para um cliente em que todos vocês têm trabalhado. Digamos que você queira interpor sua opinião sobre como você acha que esta apresentação deve ser embrulhada para como deve ser. Você poderia escrever um e-mail dizendo: “Querida Equipe, eu sinto que o jeito que isso parece é juvenil. Não é profissional o suficiente. Sinto que precisamos fazer X, Y e Z para que você se sinta melhor. Ok, eles vão receber isso e eles vão se sentir na defensiva instantaneamente porque você veio até eles com seus sentimentos e eles serão automaticamente acionados para pensar que eles precisam responder com seus sentimentos. Então, como vamos lutar contra nós? Como combatemos sentimentos com fatos? Então, ah, melhor maneira de passar o seu ponto em vez de dizer que eu sinto que seria que iria parecer isso e então preencher o que você está tentando dizer. Parece que a cor azul, que tem um tom legal e transmite sentimentos de preenchimento no espaço em branco, será melhor usada se a trocarmos por cores mais agressivas, como o vermelho. O que quer que esteja tentando dizer. Se você lutar contra os sentimentos com fax, talvez alguns dados para fazer backup do que você está tentando obter através da pessoa lendo isso vai pegar esses fatos e vai processá-los como tal. OK, eles vão olhar para ele e dar, ah,um ah, valor maior do que eles dariam aos seus sentimentos. Isso não significa que eles não valorizem o que você sente. Significa apenas que nós, como pessoas, especialmente profissionais que trabalham, fomos condicionados a olhar para sentimentos e fax de forma muito, muito diferente. Nossos cérebros desencadeiam a resposta de uma maneira completamente diferente. É o mesmo quando você está conversando com alguém. Se eles estão constantemente falando. Sinto que preciso que seu cérebro se aproxime deles e responda a eles de uma maneira muito diferente do que você faria se eles estivessem dizendo coisas para você. Tipo, você sabia disso? E depois dar-te os dados, certo? Parece que, você sabe, você sabe, preencher o espaço em branco. Concorda que preencha o espaço em branco? Por isso, é importante começar a reformular os sentimentos que você tem, válidos ou não de duas maneiras que são mais baseadas em fatos, que as pessoas que estão lendo seus e-mails possam responder ao que você está tentando encontrar mais de forma adequada, menos defensiva e mais produtiva. 15. Evite dizer “Eu justos”: outro erro de e-mail profissional realmente comum é usar a frase apenas isso poderia ser. Eu só queria que você soubesse ou só queria ver se esse tempo ainda funciona para você, apenas checando ou apenas acompanhando meu último e-mail. Nós o usamos de várias maneiras diferentes e, bem, não é uma palavra ruim. O que ela faz é enfraquecer sua posição de autoridade, e define o tom em vez de ser confiante para alguém de questionamento. Ok, o que quero dizer com isso é que se eu começasse por e-mail dizendo, hey, só queria ver se você ainda estava disponível para uma reunião na sexta é um tom de hesitação, e é um tom de deferência . Certo, estou adiando o que você pode ou não querer fazer, e vou deixar a porta aberta para que as coisas mudem mais tarde. Não é terrível, mas também não é autoritário. Não é terrível, E você quer que seus e-mails profissionais transmitam confiança, transmitam competência e transmitam uma sensação disso. Você sabe como ir de A para B rapidamente e sucintamente. Você sabe o que quer. Você sabe do que precisa e não está se desculpando por isso agora. Isso não significa que você precisa desrespeitar o horário das outras pessoas. Talvez isso não signifique que você não deve ser acomodado com outras pessoas, mas quando você está escrevendo, as palavras que você escolhe são muito, muito importantes. E se você pode eliminar o uso da palavra apenas a partir dos e-mails e de suas conversas diretas com pessoas com quem você trabalha, pessoas para quem você trabalha, ele irá posicioná-lo como um líder e como alguém que está muito confiante no que eles tenho que dizer. E isso é exatamente o que você quer Dio, esse é todo o objetivo deste curso é fazer com que você se comunique com confiança com as pessoas com quem você trabalha de uma forma que seja compreensível, e que seja preciso, Muito, muito intencional. 16. A de “Call to Action”: nesta seção, vamos falar sobre como estruturar seus e-mails para obter resultados máximos e máxima legibilidade. Então, a primeira coisa, obviamente, precisamos começar nosso e-mail com uma saudação que poderia ser tão querida e assim ou olá, e então e daí? O que quer que pareça. Geralmente é curto no ponto. E uma vez que essa pequena saudação é feita, vamos entrar na carne do e-mail com o que eu gosto de chamar um sanduíche de chamada à ação . Ok, então a primeira frase depois da saudação inicial vai ter um item de ação para essa pessoa. E então, no final do seu e-mail, você vai repetir essa chamada à ação. Então, é muito claro em um relance exatamente o que você quer do seu leitor exatamente o que você quer eles dião. Se isso é obter um arquivo, envie um e-mail de acompanhamento para você. Agende uma reunião. Seja o que for, talvez você queira um sanduíche, seu conteúdo com chamadas à ação e, em seguida, no meio do seu e-mail. O corpo do seu e-mail é onde todas as informações de apoio sobre esse de ação serão encontradas. Recomendo limitar sua chamada ao seu corpo. Parágrafos 24 a 6 para a máxima legibilidade e, quando necessário, divisão dessa informação em abreviação. Você sabe, parágrafos punchy que o ar realmente fácil apenas de olhar para cima porque a maioria das pessoas estão ocupadas. Ah, muitas pessoas estão lendo seus e-mails em seus telefones enquanto eles estão vindo e vindo do trabalho enquanto eles estão indo para informar as reuniões. Portanto, é realmente importante que a forma como você estrutura esses e-mails seja incrivelmente simples para o leitor entender o que você está tentando dizer em um piscar de olhos. Então vamos mergulhar em como a estrutura de e-mail deve ser semelhante quando é jogado fora na vida real . 17. O corpo do seu e-mail: Então, saber como estruturar seu e-mail profissional não é tanto uma forma de arte, mas sim uma ciência. Existe um modelo amplamente aceitável, um formato que você pode seguir. E se você fizer isso, então você pode praticamente garantir que seu e-mail será legível. Vai ser conciso e direto ao ponto, e você vai ter esse chamado à ação espalhado por todo o lado que vai ajudar seus leitores a responder o mais rápido possível. Então, como é que isso se parece? As primeiras coisas primeiro. Certifique-se de que deixa a área de endereço de destinatário de e-mail vazia até que esteja pronto para enviar. Não há nada pior do que clicar acidentalmente em Enviar e ter 1/2 e-mail redigido sair. Isso definitivamente não é profissional. E então a melhor maneira de lutar contra isso é simplesmente não entrar no endereço de e-mail de onde você quer que seu e-mail para ir até que você esteja absolutamente terminado com o seu e-mail e pronto para que ele seja enviado. Então, em seguida, você quer usar uma frase de introdução e certifique-se de usar o nome da pessoa que você está enviando por e-mail sempre que possível. Então, o que isso parece Aqui estão três exemplos. O primeiro. Ok, você poderia começar dizendo, querida Sra. Callahan, outra opção seria bom dia, Michael. Espero que este e-mail o encontre bem. E claro, vais substituir o Michael ou a Sra. Callahan pelo nome da pessoa que estás a enviar. Outra opção quando você está enviando e-mails, várias pessoas podem ser Hello, Mark, Clara e Bill. E você quer ter certeza de que você termina com a pontuação adequada. Então, por exemplo, ouvir esta é uma frase completa. Então vamos terminar com um período para as opções um e três. Não são frases completas. Então vamos acabar com eles com uma vírgula para mostrar que o pensamento está continuando, e então ele será continuado na frase seguinte. Tudo bem, então a primeira frase do seu corpo de e-mail deve transmitir seu tema ou intenção de e-mail e também suportar com ele um apelo à ação. Então, como é que isso se parece? Opção um. Você poderia dizer algo como eu juntei os arquivos que você pediu, e eu espero que você possa revisar tudo e me dar feedback esta tarde. Então, imediatamente. O leitor sabe exatamente sobre o que é este e-mail. Certo, você juntou os arquivos que eles pediram. E o chamado à ação muito claro é que você está esperando que eles possam rever tudo e fornecer feedback para você esta tarde. Ok? Não é ambíguo. Não é. Ligue-me quando puder. Estás a dar-lhes um prazo difícil e rápido para quando não voltares. Outra opção é a opção dois. Você poderia dizer algo como a próxima semana é nossa reunião anual de orçamento, e precisamos apresentar uma lista de despesas projetadas para o próximo ano. Você pode me ajudar a reunir documentos de apoio para isso? Agora, isso é um pouco longo, até que frases de introdução vão. Mas o que precisamos transmitir é o tema, a intenção deste e-mail e, em seguida, a chamada à ação. Então, o tema para este aqui é a sua preparação. Na próxima semana é a reunião anual do orçamento, e precisamos de apresentar uma lista de despesas e, em seguida, o apelo à ação é este pedido para ajudá-los a reunir documentos comprovativos. Mais uma opção de como isso poderia parecer. Você poderia dizer algo como o novo projeto site relacionado ontem, tem um cronograma rápido de três semanas. Então eu preciso que cada um de vocês me diga até o final do dia hoje o que um cronograma razoável para desenvolver conteúdo e gráficos parece novamente, nós temos o tema K. O novo projeto do site tem uma linha de tempo rápida e então você ter a ação call toe. Preciso que cada um de vocês me informe até o final do dia de hoje qual é a linha do tempo para desenvolver conteúdo em gráficos no final do dia. O objetivo é que, mesmo que o leitor Onley leia a primeira frase do seu e-mail, não saiba exatamente sobre o que é o e-mail e eles saberão exatamente o que você precisa deles . Isto é especialmente verdadeiro se, digamos que eles abrem seu e-mail e estiverem indo para outra reunião e olharem para a primeira frase, saberão que tenho que voltar a isso. Precisa de algo de mim imediatamente. Assim que eu terminar com esta próxima reunião, é muito menos provável que eles vão adiar o seu e-mail ou que eles vão esquecer de responder quando você tem aquela chamada à ação bem ali na primeira frase. Então vamos passar o resto do primeiro parágrafo como sua estruturação deste e-mail. O resto do primeiro parágrafo deve apoiar o tema e a frase de introdução. Como é que isto se parece? Exemplo. Um. Assim que eu ouvir de você, eu posso finalizar o design do seu logotipo e podemos passar para o resto da sua marca. Estou incrivelmente animado com a direção de design e acredito que esta nova empresa, cérebro ing, vai excitar seus clientes também. Então, o que é que isto é feito? Você reiterou o que é o e-mail sobre finalizar o design do logotipo, e você está dando os próximos passos para a pessoa que está lendo este e-mail. Quando eu ouvir de você, podemos seguir em frente. Podemos continuar no projeto. Isso lhes dá ainda mais incentivo para voltar para você e para aderir à linha do tempo que você colocou antes deles. A segunda opção aqui. Você poderia dizer algo como nós seremos responsáveis por apresentar todo o nosso pedido de financiamento ao conselho de administração, e eu gostaria de incorporar ajudas visuais e gráficos sempre que possível. Se você acha que o tempo vai se tornar um problema para receber todo o atordoamento, avise-me que posso reatribuir Melanie e bate-papos que podem ajudar a criar esses visuais, se necessário . Ok, então isso faz várias coisas. Dá oportunidade para o leitor voltar e dizer: “ Ei, Ei, o cronograma de uma semana que você apresentou não é viável, e você também apresentou uma possível solução. Se esse cronograma for muito apertado, aqui está como podemos avançar para corrigir esse problema de forma rápida e eficiente. Essa antecipação de possíveis problemas que alguém pode ter ao ler seu e-mail é uma habilidade muito importante para dominar, pois eliminará desnecessários para trás e para frente à medida que você envia e-mails com pessoas tentando resolver problemas que surgem em seu dia de trabalho. E vai te rastrear rapidamente como um líder e alguém que pensa no futuro. A terceira opção que forneci aqui diz que esta é uma grande oportunidade para a agência, e sei que estamos todos entusiasmados com a possibilidade de trabalhar mais com esta empresa. Se formos capazes de executar com sucesso a visão de clientes para o site, quero ter certeza de que atingimos todos os prazos. Então, deixe-me saber se você prevê precisar de mais ajuda de outros criadores de conteúdo ou se precisávamos de fundos adicionais alocados para possíveis ao longo do tempo. Então o que isso faz é que realmente bate em casa essa emoção para tentar reunir a equipe dessa pessoa em torno deste prazo acelerado. Ao escrever isso, você está reconhecendo o fato de que é um grande pedido, e você também está, como na opção número dois, você está reconhecendo problemas potenciais, e você está apresentando soluções como encontrar ajuda de outros criadores de conteúdo ou alocar fundos adicionais para horas extras que essas pessoas podem estar incorrendo trabalhar nesse projeto de rastreamento rápido. Assim, à medida que você passa para estruturar seu e-mail, você pode usar parágrafos adicionais para fornecer informações de suporte ou para introduzir um novo pensamento ou tópico. Mas se novas informações estiverem sendo discutidas, certifique-se de incluir uma nova frase introdutória, destacando qual é a intenção real do novo parágrafo. Porque novamente, no final do dia, o objetivo é fornecer de relance, compreensão para o leitor. Isso é o que leva apenas um e-mail normal, divagante e cotidiano e o transforma em uma potência profissional. Então, por fim, precisamos encerrar nosso e-mail com uma frase de chamada à ação e, em seguida, usar uma frase de conclusão que isso poderia parecer. Muito obrigado por revisar tudo hoje. Estou ansioso para ouvir de você esta tarde sinceramente, Jenna, ou pode parecer a opção número dois. Agradeço sua ajuda com este projeto. Vamos entrar em contato novamente amanhã à tarde para garantir que nada caia nas rachaduras. Tenha uma ótima tarde, Jenna. Ou pode parecer o número três. Estou saindo do escritório às 4:30 hoje e preciso ter suas ideias sobre o conteúdo da linha do tempo antes disso. Muito obrigada. Cumprimentos à Jenna. Cada um deles fornece um chamado à ação muito, muito, muito, muito cristalino, e termina com uma saudação calorosa de despedida. Então, agora vamos ver como tudo isso se pareceria se juntássemos tudo em um polido e-mail estruturado polidoe acabado. Então, para este primeiro e-mail, você pode ver que é uma saudação muito, muito clara. A primeira frase tem o nosso apelo à acção. Nós terminamos com um apelo à ação e, em seguida, estamos terminando a saudação. É o mesmo com e-mail para este é um pouco mais longo, mas a estrutura e o formato são os mesmos. Temos a nossa saudação. Temos a nossa frase de introdução, e temos o nosso apelo à acção de apoio à informação. O acompanhamento da chamada à ação na saudação e novamente, Third Time é uma frase de introdução de saudação encantadora com a chamada à ação muito, muito, muito clara. Avise-me até ao fim do dia qual é a hora razoável, Linus. Nós seguimos com mais detalhes e, em seguida, um incrivelmente claro Eu estou saindo do escritório às 4:30 Eu preciso ter seus pensamentos antes disso. É isso. Fácil, eu prometo a você, se você pode manter essa estrutura, e se você pode exigir que você mesmo trabalhe dentro desses parâmetros, seus e-mails serão lidos. Eles serão respondidos muito rapidamente, e você será conhecido por alguém que escreve profissionalmente, sucintamente, e isso é fácil de entender e fácil de trabalhar. 18. Como escrever uma linha de assunto de “Call to Action”: agora que discamos como sua estrutura de email profissional deve ser. Vamos falar sobre como escrever linhas de assunto convincentes que obtêm resultados. Se você olhar aqui na minha tela, eu tenho três exemplos de linhas de assunto para cada um dos e-mails em que trabalhamos na palestra anterior . Se você se lembrar disso primeiro, e-mail tem a ver com reunir arquivos de logotipo. E o escritor espera que o cliente volte para eles assim que tarde com o Project Feedbacks que eles possam avançar com o resto do projeto. Assim, algumas linhas de assunto em potencial podem ser, por favor, revise esses arquivos de projeto hoje. Outro poderia ser arquivos de logotipo anexados para revisão imediata. Outra opção poderia ser urgente. Arquivos locais a serem revistos hoje. Agora vamos falar sobre por que esses funcionam. Queremos que a linguagem urgente de chamada à ação seja usada em nossas linhas de assunto que temos. Já falamos antes sobre a importância dos verbos de ação e como eles impulsionam o movimento . Faz-nos sentir que precisamos agir agora. Esse senso de urgência é o que vai ajudar as pessoas a abrir seus e-mails mais rápido e responder a eles mais rápido, que no final do dia é, é o que você quer. Você não quer que seus e-mails definhem na caixa de entrada de alguém por dias. Você quer que eles voltem para você o mais rápido possível para que você possa continuar com seu dia de trabalho . Outra coisa que as pessoas geralmente assumem é que linhas de assunto, além de você sabe, não ter que ser ativo, que agora sabemos que eles dio um, é um equívoco que eles precisam ser frases completas. Isso nem sempre é o caso, e este é realmente o único momento em que a escrita profissional permitirá um fragmento ou um pensamento incompleto. Você pode dizer arquivos de logotipo urgentes para ser revisado hoje, e está tudo bem. Você quer chamar a atenção deles e dar-lhes uma idéia do que o e-mail irá conter. Sem fazer isso requer prática. Leva tempo. Não há substituto para entrar e fazer o trabalho. Viu o que parecia o que funciona e descobrir o que você não quer evitar linhas de assunto excessivamente longas ? Porque novamente, o objetivo é em um relance compreensão. Então, se alguém está abrindo este e-mail em seu telefone, muitas vezes quando ele está passando pela linha de assunto de seus e-mails que estão aparecendo antes de realmente abri-lo. É sobre Lee as primeiras palavras que isso mostrará. Então, se você tiver mais de cinco ou seis palavras, ah, muito disso será cortado. Portanto, você quer se certificar de que você carrega na frente sua linha de assunto com as informações orientadas por ação que também permite que eles saibam o que esperar dentro do corpo do e-mail. Então vamos olhar para a amostra, também. Se você se lembrar, este foi um e-mail sobre uma próxima reunião de orçamento, eo remetente está esperando que a pessoa que recebe o e-mail irá ajudá-los a chegar a, AH, pedidos de financiamento e incorporar e ajudas visuais e gráficos para esta apresentação. Então, e há uma semana longa cronograma associado a nós, então algumas idéias de linha de assunto para isso podem incluir uma questão urgente do projeto reunião orçamento . Outro poderia ser solicitações de financiamento sensíveis ao tempo para a reunião da próxima semana, ou mesmo apenas um simples Você pode me ajudar com algo urgente? Todos estes transmitem imediatismo. Eles transmitem a necessidade de trabalho em equipe nele. Difere para os destinatários experiência ok, você está pedindo ajuda. Você está deixando eles saberem que você precisa do conhecimento deles. Você precisa da ajuda deles. E quando você faz isso, faísca no cérebro deles. R. Oh, é melhor eu ver do que se trata em vez de algo sem graça, como a próxima reunião de orçamento. Ah, isso pode cair através das rachaduras. Ou, pelo menos , não requer nada deles. É mais informativo. Você quer, sempre que possível em sua linha de assunto. Exigir que o leitor faça alguma coisa, seja para ajudar ou ler ou responder a esta pergunta ou alerta sensível ao tempo. Não tenha medo de colocar palavras urgentes e intensas em seu assunto como ajuda ou urgente ou sensível ao tempo. Qualquer uma dessas coisas é completamente apropriada dentro de uma linha de assunto. Agora vamos olhar para estas últimas amostras. Então, se você se lembra, isso foi para um, foi um e-mail para uma equipe sobre um novo site que foi lançado uma linha de tempo rápida. A chamada para ação é que o remetente está esperando obter informações da linha do tempo de volta de sua equipe até 4:30 p.m. Nesse dia, então algumas opções para a linha de assunto poderia ser que eu preciso de seus pensamentos linha do tempo o mais rápido possível ou parabéns equipe, por favor, responda imediatamente para que possamos mergulhar ou a terceira opção aqui. Urgente. Eu preciso do seu projeto agendado para as 4:30 Por favor, vamos falar sobre estes ar um pouco mais matizado do que as outras amostras que eu dei a você deste primeiro 11 coisa que você percebe imediatamente é não colocá-lo aqui. OK, temos uma abreviatura que temos, o quê? que falamos em uma palestra anterior sobre não querer dio Não querer usar acrônimos e o mais rápido possível é um dos únicos acrônimos de e-mail profissionais aceitáveis que você pode usar. E realmente, a única vez que você quer usá-lo é neste assunto dirigindo o benefício para ele é que você quer que sua linha de assunto seja rápida e breve e seja atraente. E se você escrevesse a totalidade o mais rápido possível, é muito provável que quando eles puxarem essa miniatura em seu telefone em torno de seu dispositivo desktop, isso vai cortar isso e você quer fazer certeza de que o peso total da urgência do que você precisa deles neste e-mail é transmitido. Então isso é quando usar um Nobre férias ou um acrônimo como este é apropriado. Agora vamos dar uma olhada no próximo. Então essa equipe de parabéns. É importante quando você está trabalhando com equipes, especialmente em projetos sensíveis ao tempo, que você encontre uma maneira de celebrar os ventos e, hum, brilhar sobre as perdas. Porque quando você está lidando com os sentimentos das pessoas sobre trabalho e projetos, sentimentos podem rapidamente acelerar ou descarrilar um projeto. Então, às vezes, é benéfico colocar um breve reconhecimento para, ah, grande vitória. Eles conseguiram um grande projeto, então dizendo parabéns equipe está automaticamente indo para o destinatário ter boas sensações Eles vão ser como Ah, sim, obrigado, Pat nas costas. E então você segue isso com, por favor, responda imediatamente para que possamos mergulhar, e até isso é um pouco longo. Mas mesmo que ele seja cortado, eles ainda vão ver a equipe de Parabéns, por favor responda. E esse apelo imediato à ação é exatamente o que queremos. E então vamos olhar para este último Urgente. Preciso da agenda do seu projeto até às 16h30, por favor. Agora, o que eu gosto neste aqui é. Você está usando essa linguagem muito agressiva que tem um prazo muito difícil e rápido. Urgente. Preciso do seu cronograma até às 16h30 e quando você coloca isso, por favor, aqui, é sobre esse respeito que falamos em uma palestra anterior. É a idéia de mesmo que você está comandando e você está ditando quando você precisa ter este comprando seu desenho uma linha muito dura e rápida. Você também está reconhecendo que eles precisam concordar com as regras que você está definindo, hum, por favor, pedir o mesmo, por favor ou agradecer-lhe as sutilezas comuns. É quando é possível. Se você pode incluir isso, humaniza a correspondência virtual porque é tão fácil para as coisas serem tiradas do contexto, tomadas de forma errada quando é apenas através da palavra escrita. Então, qualquer momento que você pode adicionar um favor ou Thora obrigado são palavras de agradecimento para seus e-mails, vai humanizá-lo e fazê-lo parecer um pouco mais relacional enquanto ainda mantém qualidade profissional que precisamos de tanto a linha de assunto quanto o resto do corpo do e-mail 19. Como usar CC, BCC, e todos: Então, neste curso, você aprendeu a polir uma linha de assunto convincente. Você aprendeu a estruturar seus e-mails profissionais para que eles apareçam. Você aprendeu a provar, ler usando seus olhos e usar Graham cedo. E agora vamos falar sobre algumas dicas e truques sobre como usar o e-mail de forma estratégica e profissional. A primeira coisa que queremos falar é quando usar o BCC, Hum, Hum, e a resposta a todos os recursos. Assim, a maioria das pessoas sabe que se você estiver em um tópico de e-mail de grupo, você tem a opção de clicar no botão responder a todos. E o que faz isso dio Bem, o que ele faz é pegar o que você está dizendo, e ele envia para qualquer um que tenha sido incluído no tópico de e-mail original, seja através de e-mail direto, Ah, cópia de carbono cega ou cópia de carbono. O importante a observar com isso é que é fácil na maioria dos sistemas de gerenciamento de e-mail. Toe acidentalmente aperte o botão responder todos em vez de apenas pressionar responder para a pessoa que enviou o e-mail inicial. Onde isso pode dar errado? muitas, de muitas maneiras. Então você sempre quer ter certeza de que quando você está batendo, responder ou responder a tudo o que você está fazendo isso intencionalmente. Então você não está enviando informações acidentalmente para alguém que não foi destinado a receber isso, tanto quanto o BCC, a cópia cega Carbon ou os botões CC. Se eu estou escrevendo um e-mail para alguém e seu e-mail está no assunto principal são a linha principal destinatário e eu chegar ao mar. Veja, vai copiar tudo o que estou enviando e enviá-lo para aquela pessoa secundária também . Eles também poderão ver para quem foi o e-mail principal. Teoh e o destinatário principal do e-mail também poderão ver essa pessoa com cópia de carbono. Por que você faria isso? Às vezes, ele pode ajudar com a organização e a estrutura do e-mail, especialmente se você não estiver antecipando uma resposta da pessoa que foi copiada. Você só quer que eles sejam capazes de ver, mas , você não necessariamente antecipa que eles respondam. Se você quiser que as pessoas respondam, e é aí que esse tópico de e-mail onde você está inserindo vários e-mails e na linha de endereço de e-mail principal , é aí que isso seria útil. O BCC que cega cópia em carbono é um pouco mais sorrateiro. Se você incluir um endereço de e-mail nessa área, o destinatário do e-mail original não verá onde essa semente verá e quando você pode usar isso enquanto, por exemplo? Digamos que eu estou enviando um e-mail para um cliente, e eu sou como o gerente de projeto. E eu estou dizendo, Ei, cliente só queria que você soubesse que esta é a nossa disponibilidade de designers para se encontrar com você nas próximas duas semanas para finalizar o design do seu site. Mãe de um Buck e então eu BCC meu designer. Por quê? Quero que o designer saiba exatamente o que foi dito. Mas eu não quero necessariamente que o cliente seja capaz de me ignorar como gerente de projeto e entrar em contato com o designer. Quero que tudo filtre através de mim toda a comunicação para filtrar através de mim, mas eu quero manter o meu designer informado. Então, esse é apenas um exemplo de como o uso do BCC pode ajudar seu fluxo de trabalho. Mas tenha em mente isso de novo. É uma cópia de carbono cega, modo que a pessoa que está comprando carbono copiado pode ver o e-mail pode ver respostas, mas o destinatário inicial da Imo não pode tão apenas fatorar tudo isso em dois, quando você está configurando, como você deseja que seu e-mail seja enviado. A próxima coisa é discutir como ser gracioso em uma situação de discussão de e-mail. Digamos que você tenha 5 10 pessoas que foram inseridas na linha principal do destinatário do e-mail . Você está incluído em uma ameaça por e-mail. Nesse ponto, isso significa que quaisquer respostas se eles baterem resposta, todos vão para o grupo como um todo. Então, como você é um bom membro? Um membro gracioso deste tipo de comunicação? Ah, uma coisa importante é ter certeza de que antes de responder você leu todas as respostas que foram anteriores à mensagem original. Isso é importante porque você não deseja adicionar informações ou perguntas desnecessárias ao tópico de e-mail porque eles já podem se tornar pesados e complicados e tipo de gargalos e difíceis de navegar, especialmente quanto mais respostas que começam a vir através. Então, se você tiver uma pergunta sobre o e-mail original, certifique-se de ler tudo o que alguém já pode ter perguntado. Pode já ter sido abordada, e assim você não está mais sentindo o fogo da confusão. A outra coisa importante é manter suas respostas breves e diretas o máximo possível. E se houver isso, se houver um membro vermelho específico que você precisa abordar e ele ainda precisa permanecer , talvez para rastreamento de mensagens sua empresa queira que o espaço mais idiota no tópico. Em seguida, certifique-se de colocar o nome deles no topo da sua resposta. Você sabe, para Brad Vírgula e, em seguida, sua resposta ou suas perguntas dessa maneira. Brad sabe imediatamente que é para ele e para todos os outros. Não que eles vão ignorá-lo, porque se eles estão sendo graciosos destinatários de tópicos de e-mail, eles ainda vão ler. Mas eles saberão que não há urgência ou apelo à ação que os afete diretamente, que pode ajudá-los a gerenciar seu fluxo de trabalho e como eles passam o dia. Portanto, essas duas coisas não afetam tanto a escrita profissional por e-mail, mas é importante saber como ser um bom profissional. e-mail para ela e essas coisas vão um longo caminho para ajudá-lo a aperfeiçoar esse ofício e realmente colocar o seu melhor passo em frente quando se trata de como você está escrevendo e respondendo a e-mails no local de trabalho.