Produtividade liberada: estratégias poderosas para fazer as coisas

1. Apresentação: Bem-vindo à produtividade e estratégias menos poderosas para fazer as coisas. Hoje vivemos em um mundo agitado no trabalho, a multitarefa é esperada e considerada normal. Colegas de trabalho e amigos esperam que estejamos disponíveis sempre que precisarem de nós. Passamos o dia todo, todos os dias indo e voltando entre nossas próprias prioridades e as de outras pessoas. Como você navega por tudo isso e faz alguma coisa ou melhora? Como você pode garantir que realizou o que é importante e não o que não importa e como você sabe a diferença? E aqueles grandes projetos que assumimos? Como você aborda essas pessoas sem ser prejudicado pela procrastinação? Como você trabalha duro? Fácil? Depois, há reuniões. Nós realmente precisamos de todas as reuniões para as quais as pessoas nos convidam? Ou existe uma maneira melhor de se comunicar? Pelo menos algumas vezes, se você já lutou com alguma ou todas essas coisas, eu sei como você se sente. Então, quem sou eu? Meu nome é Frank McKinley. Sou escritor freelancer, autor publicado e professor on-line. Também sou marido, pai e amigo. Neste curso, compartilharei os princípios orientadores que me ajudaram a realizar tarefas. Gosto de escrever livros e cursos enquanto trabalho em tempo integral. Também compartilhei o que aprendi ao longo do caminho para que outros escritores possam ter sucesso. Acredito que os princípios deste curso são universais e os aplicaremos a qualquer trabalho que você tenha que fazer. Pronto para começar. Nos vemos no curso. 2. O projeto: Há muitas técnicas nesta classe para você usar neste projeto. Escolha uma coisa que você gostaria de melhorar agora, encontre uma técnica e use-a por uma semana e faça ajustes se precisar. A questão aqui é que queremos que você veja a mudança que deseja em sua vida e em sua produtividade. Minha semana? Bem, pode levar cinco dias para tirar o fim de semana de folga. Muitas vezes, leva alguns dias para ver resultados mensuráveis. Além disso, se você fizer a mesma coisa repetidamente, isso se tornará um hábito. Quanto melhores forem seus hábitos, melhores serão seus resultados. Não se preocupe em deixá-lo perfeito. Você não precisa fazer uma grande mudança. Movimento é o que buscamos. Quando terminar, compartilhe o que aconteceu em qualquer formato de sua preferência, como uma imagem, um vídeo ou apenas um texto simples. Queremos ouvir sua história. ação que você fizer incentivará outras pessoas a se aposentarem. Estou ansioso para ver o que você fez. 3. A verdade sobre a multitarefa: O maior desafio que todos enfrentamos no trabalho é a multitarefa. Especialistas dizem que devemos evitá-lo. A ciência diz que nosso cérebro só pode fazer uma coisa por vez. Até mesmo os processadores de computador refletem isso em seu design. O problema é que nossos empregadores geralmente esperam que realizemos várias tarefas ao mesmo tempo. Aqui estão alguns exemplos. Ensinando enquanto você distribui tarefas e papéis. Um funcionário do serviço de restaurante cuidando de cinco pedidos ao mesmo tempo, tendo que atender o telefone enquanto você conclui outras tarefas ou relatórios, escrevendo um artigo e fazendo pesquisas para verificar fatos por telefone, falar com um cliente enquanto faz anotações ou insere dados, ligando para os clientes enquanto ensacam seus pedidos. A menos que você ache que a multitarefa termina no trabalho. Considere esses exemplos. Exercite-se enquanto assiste televisão ou ouve música, lê um livro , janta, fala ao telefone, enquanto cozinha, constrói móveis lê as instruções. Você deve ter notado que pode fazer coisas simples simultaneamente. Por exemplo, você pode classificar e-mails enquanto ouve um podcast. Mas se você está fazendo algo complexo, precisa dar sua própria atenção dividida. Como você pode fazer isso se você espera que atenda o telefone o dia todo no trabalho. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer. Pergunte à sua equipe se você pode ter um período de tempo para trabalhar em seu projeto ideal é agendar isso quando o telefone não tocar com tanta frequência. Você também pode se revezar sendo o primeiro a atender o telefone. Isso permite que todos tenham tempo para trabalhar em coisas mais difíceis. Em seguida, melhore seu foco. Você pode fazer isso limitando a bagunça em sua mesa. Algumas pessoas dizem que uma mesa bagunçada pode torná-lo mais criativo. Isso é verdade até certo ponto, mas na maioria das vezes isso apenas oferece mais coisas para você se distrair. Se você precisar de papel por perto, certifique-se de que eles estejam relacionados ao que você está trabalhando. Outros papéis e pastas, de preferência em uma gaveta. Se você tiver um. Se você não tiver uma gaveta, um rack de armazenamento funcionará. Outra coisa a fazer é acompanhar o teste em que você está trabalhando. Você pode usar um aplicativo para fazer isso ou escrever no papel. A maior vitória aqui é que quando o telefone toca, você pode parar o que está fazendo e voltar para onde parou enquanto está no telefone ou falando com a colega de trabalho dela que acabou de se aproximar de você, faça anotações, então você pode voltar para o que estava trabalhando. Quando a interrupção terminar. Ao concluir cada tarefa, marque-a. Manter uma lista como essa faz duas coisas. Isso reduz a carga em seu cérebro. E então você não precisa se lembrar de tudo. Você só precisa se lembrar de consultar a lista. Isso mantém você no caminho certo sem se preocupar com interrupções e reduzirá sua produtividade para 0. Como você pode expandir seu foco? Quando você está trabalhando em um projeto complexo? Braquial grande, em pedaços, ajuste um cronômetro e trabalhe até que ele se solte. Dessa forma. Quando você se distrair, lembre-se de que você pode voltar a isso. Quando o cronômetro terminar. Em seguida, nos horários principais do dia, analise seu progresso. Você precisa reorganizar suas tarefas. O que precisa ser feito primeiro? O que pode esperar? Quem você pode chamar para ajudar? Siga essas diretrizes? E você pode realizar várias tarefas ao mesmo tempo que seu cérebro faz. Em nossa próxima lição, veremos como planejar seu dia. Nos vemos lá. 4. Como definir o modelo diário: Todos os dias como uma oportunidade de realização. Como você planeja seu dia para obter a máxima produtividade? Uma coisa que você pode fazer é criar um mapa de como você passará o dia. Um modelo, se você quiser. Por que um modelo e não uma lista de tarefas? Como o modelo é um guia, você pode usar para programar as atividades que preenchem seu dia. O dicionário define um modelo como um formato predefinido para um documento ou arquivo usado para que o formato não precise ser recriado toda vez que for usado. Isso significa que seu modelo está escrito em pedra? De jeito nenhum. Pode e será um documento crescente que se adequa a você e às suas tarefas. Quando seu trabalho muda, seu modelo pode mudar com ele. À medida que aprende seus níveis de energia, você pode combinar seu trabalho pesado cerebral mais difícil com seus níveis de energia mais altos. trabalho rotineiro e menos cognitivo pode ser feito quando seus níveis de energia estão naturalmente mais baixos, provavelmente levará uma semana para definir seu modelo. Preste atenção aos seus ritmos naturais. Experimente horários para fazer seu trabalho. O que você fez foi eficaz. Existe um momento em que você pode fazer isso melhor? Você pode estar limitado por nossos requisitos de trabalho, mas está tentando ser o mais flexível possível dentro das restrições que seu local de trabalho oferece. Primeiro, organize suas tarefas. Qual cirurgião ou o que não é, o que é importante ou não. As tarefas urgentes devem ser feitas primeiro, as tarefas importantes devem ser concluídas antes de se tornarem urgentes. Tarefas que não são urgentes nem importantes ou desperdiçam tempo. Agrupe atividades semelhantes e planeje reuniões em horários semelhantes. Há membros programados fora do local, portanto, reuniões semelhantes na mesma cidade podem acontecer no mesmo dia. Suas finanças na mesma hora, todos os dias. Analise-os regularmente para que você saiba que está no caminho certo e pode detectar problemas antes que eles saiam do controle. Faça chamadas telefônicas durante um período de tempo específico. Coloque um sorriso em seu rosto e ele aparecerá através da sua voz. Próximo. Adicione a hora do Fudge. Você pode usar isso para se atualizar, lidar com o inesperado e corrigir erros. Quando você constrói uma casa ou faz projetos como esse, você terá despesas inesperadas. Os materiais podem ser atrasados. Sua equipe pode não aparecer para trabalhar um dia. Considere esses possíveis custos em seu orçamento geral de tempo, dinheiro e erros. Cronograma, pensamento pesado para quando você tiver mais energia, trabalho não cognitivo e repetitivo deve ser feito e quando seu nível de energia estiver mais baixo, como pode ser à tarde, planeje pausas regulares. A Técnica Pomodoro é um ótimo modelo para isso. Você trabalha 25 minutos sem parar. Então você faz uma pausa de cinco minutos. Este ciclo é quatro vezes, e então você pode fazer uma pausa prolongada, 15 minutos. Isso pode ser quando você almoça, depois faça mais quatro antes de parar de passar o dia. Pode parecer contra-intuitivo, mas as pausas, na verdade, tornam você mais produtivo. Ficar longe do trabalho por menos de cinco minutos pode dar ao seu cérebro tempo suficiente para se destacar e dar um momento de a-ha. Finalmente, defina um horário para desistir e nunca violá-lo. Sua vida é mais do que trabalho. Saiba que quando você planeja parar e sair, sempre haverá um horário para trabalhar mais amanhã e alguns testes nunca terminarão. Faça o melhor que puder se, com o tempo que tiver, o resto se resolverá sozinho. Em nossa próxima lição, veremos como criar um ambiente de trabalho produtivo. vejo lá. 5. Criar um ambiente produtivo: Como você pode criar um ambiente produtivo? Primeiro, há um ambiente externo. Falaremos sobre isso em um momento. Antes de chegarmos a isso, vamos analisar o ambiente interno que você precisa para ser produtivo. Você começa com uma meta. O que você deseja realizar depois de fazer seu trabalho? Reserve alguns minutos e descreva-o em detalhes. Como será quando você conseguir isso? Como isso vai te ajudar? De outras formas? O que você poderá fazer? Quando você faz perguntas como essas? Você vê seu trabalho em termos de um panorama geral. Esse é o contexto que importa. Quando você vê seu trabalho assim. Você também pode pensar em como lidar com os contratempos antes que eles cheguem. O caminho para a realização nem sempre é suave e reto. Quão comprometido você está? Decida antes de começar? E você não será descarrilado mais tarde. Em seguida, defina alguns blocos de tempo para o seu dia. Quando você estará ocupado? Quando você terá um tempo de silêncio? Cronograma das atividades que exigem menos concentração? Quando você espera mais interrupções, mantenha uma caneta e papel à mão para que você possa fazer anotações quando alguém vier até você com uma solicitação. Dessa forma, você não precisará sobrecarregar seu cérebro com os detalhes. Você só precisa se lembrar de voltar às suas anotações. O que você faz quando não se sente motivado a fazer uma pausa rápida e fazer o seguinte. Beba um copo de água, caminhe, converse um pouco com um colega de trabalho, limpe sua mesa, faça o que fizer, certifique-se de que ela recarregue você para que você possa voltar ao trabalho com vigor renovado. Agora, vamos dar uma olhada em alguns assassinos de produtividade externos. O primeiro são as reuniões. Como você os torna mais produtivos? Se possível, obtenha a agenda com antecedência e, em seguida, você poderá preparar quaisquer perguntas ou comentários que tenha. Se você não receber a agenda até o início da reunião , você pode manter a discussão sobre o assunto. Se você puder abordar o assunto com um e-mail ou um telefonema em vez de um acasalamento, escolha essa opção. O objetivo das discussões no trabalho é levar as coisas adiante, encontrar a maneira mais eficiente e considerar as necessidades das pessoas com quem você trabalha. Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode considerar as necessidades de outras pessoas. Conheça suas personalidades. Embora existam muitos traços e perfis de personalidade que você pode estudar, o mais simples e eficaz é o perfil do disco. Talvez a melhor coisa seja que existem apenas quatro tipos para lembrar. Aqui está o que você precisa saber. A outra pessoa está mais preocupada com tarefas ou pessoas? Eles querem se mover rápido ou preferem se mover devagar e deliberadamente? Os quatro tipos correspondem às letras no disco. D é para dominância. Essas pessoas querem que as coisas aconteçam rapidamente e estão mais preocupadas com as tarefas do que com as pessoas. Então vá direto ao ponto. Evite conversas fiadas e prometa resultados rápidos. Eu, é muito influente. Essas pessoas adoram conversar, criar relacionamentos e fazer com que as pessoas se sintam bem. Eles são aqueles para quem você liga quando precisa vender suas ideias rapidamente. S é para estável. Eles amam as pessoas. Cada decisão que eles tomam considera o que as pessoas pensam e como a decisão as afetará. Eles têm muitos amigos e geralmente dizem que sim, quando você pede um favor. C é para consciencioso. Eles só seguem as regras. Fato, foram eles que escreveram o livro. Eles não querem conversar ou ouvir sobre o que você fez neste fim de semana. Eles queriam fazer as coisas da maneira certa e se aprofundarão o máximo necessário para garantir que o façam. Quando você vê esses padrões nas pessoas com quem trabalha, você saberá como se comunicar de forma eficaz com elas. Use essas ideias e você poderá ter um dia produtivo todos os dias. Em nossa próxima lição, veremos como definir as prioridades certas. Nos vemos lá. 6. Como definir a prioridade: Gostaria de saber se você poderia fazer algo que faria com que tudo corresse bem. Uma é aquela única coisa, sua maior prioridade. O que significa definir prioridades? A palavra prioridade vem de uma palavra raiz que significa mais cedo. É também a raiz da palavra anterior. A definição do dicionário afirma que uma prioridade é algo que você considera mais importante do que o resto. Portanto, ela tem o direito de pré-semear e ir antes de outras coisas. No livro, porém, uma coisa, Gary Keller sugere que você não pode ter mais de uma prioridade. Muitos podem diluir seu foco. Então, hoje responderemos à pergunta: como você define várias prioridades? Quando você só consegue se concentrar em uma coisa importante por vez. O problema de ter várias prioridades é que nada se torna mais importante do que qualquer outra coisa. Quando isso acontece, você precisa escolher arbitrariamente o que fazer quando estiver sobrecarregado. Ou em uma situação de crise. Com um foco principal, você pode decidir que uma prioridade orientadora dará origem e direcionará o resto de suas atividades. E uma maneira fácil de fazer isso é perguntar: qual é o meu lema ou qual é a minha missão? Quando você está definindo, aqui está o seu senso de propósito. Por que você faz isso? Você sabe, o que exatamente você está fazendo? Você está fazendo isso por? Isso pode soar como marketing. E os profissionais de marketing usam lemas com a estrutura. Para nós, um lema ou declaração de missão estabelece limites claramente definidos. Então, sabemos o que fazer quando surge uma situação desconhecida. Qual é a aparência de uma boa declaração de missão? Talvez seu empregador tenha um na parede em algum lugar. Você pode estar familiarizado com alguns desses Dollar Shave Club, Shave time, shave Money. A empresa Mosaic, ajudamos o mundo a cultivar os alimentos de que precisa, design BMW para o prazer de dirigir. Essas declarações realizam várias coisas com poucas palavras. Primeiro, eles descrevem seu cliente ideal. Alguns homens se barbeiam regularmente. O segundo é como o Dollar Shave facilita as coisas ao enviar automaticamente o que eles precisam para sua porta. Isso economiza tempo para eles irem à loja. Isso economiza dinheiro porque eles não estão comprando gasolina nem gastando tempo, o que também custa dinheiro. Em terceiro lugar, sua concentração é clara. Eles vendem suprimentos de barbear. Eles o estão vendendo por assinatura. É isso mesmo. Essas declarações, em parte, representam um senso de propósito e estabelecem limites que excluem atividades externas. Ao definir o que é importante. Você também define o que não é importante. Se sua empresa não tiver um lema. Veja como descobrir isso. Preste atenção no que é feito e no que o faz. Faça. Você vê uma tendência? Existe algum tipo específico de pessoa ou empresa que você atende? Que tipo de conversas você tem com os clientes e como elas são realizadas? Porque é por telefone ou por e-mail ou ambos? Tenho. Então, quando você usa cada um deles? Você usa o que aprendeu para criar sua própria declaração de missão. Depois de ter isso, você pode ordenar suas outras atividades em ordem de importância. Ao fazer isso, pergunte a si mesmo como isso contribui para minha missão hoje? Em seguida, você pode dividir suas tarefas de acordo com um modelo de gerenciamento de tempo conhecido como matriz de Eisenhower. Tem a forma de um quadrante e tem esta aparência. Você vê que tem duas linhas e duas colunas. É bem simples. Certo? Na coluna da esquerda é urgente. Taft, a coluna da direita tem tarefas não urgentes. Adequadamente, a linha superior tem as tarefas importantes, enquanto a linha inferior tem tarefas sem importância. Então, depois de organizar suas tarefas, onde você gasta seu tempo? Fazer o que é importante? Delegado, o que não é importante. Bom para sua declaração de missão, decidir o que é importante ou não. Se não for importante ou urgente, você não deveria estar fazendo isso. Para finalizar, vamos responder a mais algumas perguntas que você possa ter sobre como definir prioridades. Como você se empolga com sua principal prioridade? Especialmente quando você está cansado? Concentre-se nos benefícios que você obterá. Quando você se concentra no que importa. provável que, quando você passa mais tempo fazendo coisas que o fazem avançar, você se sinta mais energizado e menos cansado. E então, quando você chegar ao final do dia, a sensação de realização o ajudará a dormir melhor à noite. Como você abre espaço para o inesperado? Sejamos sinceros, surpresas acontecem. Incorpore flexibilidade em sua agenda. Idealmente, você passará esse tempo fazendo coisas importantes que ainda não são urgentes. Você também pode aproveitar as novas oportunidades que o ajudarão a cumprir sua missão e usar o tempo para progredir em coisas sem importância antes que elas se tornem IRT. Como você volta aos trilhos quando se distrai? Faça uma pequena pausa, afaste-se da sua mesa se puder e faça uma curta caminhada, tome um pouco de água ou café. Publicou uma declaração de sua missão, onde você pode vê-la , que deve inspirá-lo a começar uma nova. Depois de voltar ao trabalho, como você se apega totalmente, comunica suas prioridades a seus colegas, amigos e família? forma como fomos impressos e pendurados na parede permite que outras pessoas também o vejam. Quando você pode resumi-la em uma frase, você pode usar essa frase para responder quando as pessoas o interrompem, dizer algo como “Eu adoraria falar sobre isso com você”. Podemos fazer isso no almoço amanhã? Isso permite que eles saibam que você se importa com sua missão e que você lhes dará tempo inteiro mais tarde, quando nenhum de vocês estiver envolvido com outras coisas. Como você evita que seu zelo acabe com você? Lembra que há um tempo para trabalhar e outro para brincar? Sim, eu fiz no começo do dia. A que horas você começará e interromperá seu trabalho. É tentador trabalhar horas extras quando você está sob pressão. Mas todos nós temos nossos limites. Depois de oito ou dez horas a produtividade começa a diminuir. Pare de trabalhar antes que seu corpo desista. As pessoas que você atende e sua própria saúde são mais importantes do que estar lá. 24 horas por dia, sete dias por semana, defina suas prioridades antes de ir trabalhar. Caso contrário, você pode ter certeza de que outras pessoas os definirão para você. Em nossa próxima lição, veremos algumas maneiras eficazes de realizar seu trabalho mais árduo. vejo então. 7. Facilite as tarefas difíceis: Quando eu estava na escola, esse conselho estava no quadro de avisos do salão. Faça o trabalho mais difícil. Primeiro. É um bom conselho, mas não é bom o suficiente. Isso não leva em conta por que o trabalho foi árduo. O que vem à mente quando você pensa no que é difícil? Talvez você veja algo que não se quebra facilmente, como uma rocha gigante ao lado do oceano. Ou talvez você veja alguém correndo uma maratona. Uma tarefa que exige um esforço hercúleo. trabalho árduo exige muito de nós, talvez mais do que temos a oferecer. É natural resistir, mas termine a tarefa e, em vez disso, faça algo divertido. Parte do problema está nas palavras que usamos para descrever a tarefa. Dizemos que é difícil, desgastante ou mesmo impossível. Essas palavras invocam imagens negativas em nossas mentes. Um pensamento leva a outro e outro. Isso pode nos deixar cansados e deprimidos antes mesmo de começarmos. E se colocassem essas palavras com palavras positivas? Em vez de dizer que é difícil, diga que é um desafio. Um desafio nos convida a jogar. Eles dão o nosso melhor e buscam uma possível recompensa. Em vez de dizer que o trabalho é cansativo, diga que é revigorante. Dessa forma, a energia flui para você em vez de se esgotar de você. Em vez de dizer Impossível, diga que o projeto está cheio de possibilidades. Isso abre as portas para soluções criativas que ajudam você a realizar mais do que você imaginava. Você pode sentir que está mentindo para si mesmo. E talvez você seja. Considere isso. E se você estiver mentindo para si mesmo quando disser que é difícil, cansativo e impossível. Usar as palavras certas ao falar consigo mesmo sobre seus projetos mais desafiadores estabelece a base para que todas as outras estratégias sejam contadas. nisso, vamos analisar mais dois desafios que projetos difíceis nos apresentam. A primeira é a análise, a paralisia. Você tem dificuldade com o perfeccionismo? Você conhece esse. Você quer fazer a coisa certa, dar o melhor de si ao seu trabalho e aperfeiçoá-lo até que ele brilhe. Mas você realmente precisa investir tanto esforço? O tempo está sempre passando. Descubra o que você precisa realizar. Muitas vezes, um projeto parece um conjunto de Lego enquanto ainda está na caixa A imagem mostra como é o sucesso. E se a caixa for grande, você sabe, há muito trabalho entre essa pilha de peças e a obra-prima acabada. Você também sabe que precisa fazer ajustes quando o mapa de instruções não se parece com o território à sua frente. Embora possa não haver um prazo rígido, você pode ter certeza de que chegou um momento em que o suficiente é suficiente. Reserve um tempo para descrever o resultado e detalhes suficientes que você saiba quando o tiver alcançado. Faça uma lista dos recursos que você tem em mãos e dos que precisará. Depois de conhecer esses detalhes, você pode planejar e medir facilmente seu progresso sem andar em círculos. Seth Godin sugere que você bata no início de um projeto. Isso significa que você faz um brainstorm e ajusta o início. Mas quando você estiver se movendo, continue se movendo. Os únicos ajustes nesse momento, nossas correções de curso. A segunda barreira para superar isso é o tamanho do projeto. Quanto tempo vai demorar do início ao fim? Quais são todas as partes do projeto? Divida-o em pedaços pequenos. Aloque os recursos necessários para cada peça. Crie um calendário para que você possa marcar cada peça medida que estiver fazendo para ajudá-lo a se manter motivado se recompense em marcos predeterminados ao longo do caminho. Não precisa ser nada grande, apenas faça disso algo fora da sua rotina normal. Se você usar essas estratégias, aproveitará ao máximo qualquer tarefa difícil. E na próxima lição, veremos como aproveitar ao máximo o tempo não estruturado. Nos vemos lá. 8. Adicione a margem à sua programação: Todo dia tem seus ritmos. Talvez pela manhã você passe algum tempo ao telefone enquanto a tarde é hora do projeto. Seja qual for a aparência do seu dia, ele inclui alguma margem? A margem confunde você no final das contas. Aqui está um exemplo que pode ajudar minha esposa e eu a construir uma casa há vários anos. Esperávamos que demorasse um ano. Realmente passou de um inverno para o pescoço e para a primavera seguinte. Os projetos de construção têm muitas partes móveis. Você provavelmente não pode fazer tudo sozinho, e as chances são boas. Você não quer. É inteligente fazer um orçamento para atrasos, custos excessivos e intempéries. Se não o fizer, você ficará para trás e nunca conseguirá se atualizar. A margem é o tempo de contingência. Algumas das mais comuns que as pessoas experimentam no trabalho são surpresas. Seu computador trava, a conexão com a Internet cai por uma hora ou mais. Uma cliente que acabou de fazer um grande pedido mudou de ideia e quer seu dinheiro de volta. Você não pode saber tudo com antecedência, então é aconselhável fazer um orçamento para atrasos inesperados, mas você precisaria para que seu **** sem estoque por um mês. Enquanto isso, em que mais você pode trabalhar Existe um fornecedor alternativo que você possa usar? Você precisará de tempo para descobrir essas coisas. Problemas. Às vezes, você encontra uma situação totalmente nova e não tem ideia do que fazer primeiro. Você não precisa encontrar alguém que saiba a resposta e talvez precise esperar por uma resposta, atrasos em que seu parceiro não coletou todos os dados necessários para passar para a próxima etapa do seu projeto. Você precisará de tempo para entrar em contato com eles e descobrir o que está acontecendo. Na pior das hipóteses, você pode ter que colaborar com outra pessoa, que lhe custa ainda mais tempo. Interrupções. Seu colega de trabalho precisa de uma resposta agora. Mas você está em uma reunião. Você atende às solicitações, mas leva alguns minutos para retomar o que estava fazendo antes. Talvez seja melhor remarcar a reunião para um horário melhor. Esses são alguns dos custos que a margem ajudou a cobrir. A menos que você ache que a margem é apenas para eventos negativos. Aqui estão alguns pontos positivos. Você pode usar o tempo para fazer o trabalho importante, mas ainda não urgente. Isso o manterá preparado com mais frequência. Se você fizer isso regularmente, poderá descobrir que raramente gasta tempo fazendo algo urgente. Você também pode usar a margem para aproveitar as novas oportunidades. Você não pode fazer isso se reservar a cada hora, o dia todo. Blog de horário flexível para que você tenha tempo para pensar, observar e estudar seu mercado. Você pode gerar novas ideias e novas fontes de renda. Então, seus colegas de trabalho e supervisores se levantarão e o chamarão de abençoado. E uma parte crucial da margem são as quebras. Horário programado para não fazer nada. Não precisa demorar muito, cinco minutos aqui e ali, vamos mantê-lo mais fresco do que ficar em sua mesa por dez horas seguidas. Fazer pausas longas pode parecer contra-intuitivo. Mas considere isso. Quanto mais tempo você permanece em uma tarefa, maior a probabilidade de sua mente ficar entediada e considerar a tarefa. Menos importante. Um estudo da Universidade de Illinois descobriu que a breve diferença de uma tarefa melhora drasticamente o foco na tarefa por períodos prolongados. Então, como você sabe quanta margem adicionar? Aqui está uma maneira simples de descobrir isso. Manter um registro de tempo de tudo o que você faz por uma semana deve ser longo o suficiente para reunir os dados necessários para identificar tendências e sua agenda. Anote quanto tempo as interrupções demoram de você. Conte os minutos e divida-os pelo total de minutos que você trabalhou. Agora, daremos uma porcentagem com a qual trabalhar. Por exemplo, se você for interrompido em 30% do tempo, não agende nada que leve mais do que os 70% restantes. Esses números fornecerão um ponto de partida para adicionar margem à sua programação. Se você precisar de tempo para se atualizar, considere isso. Quando você define seus blocos de tempo, programe um horário que pode ser usado para qualquer coisa que você precisar. Isso pode ser 10% do seu tempo, dependendo de como as coisas estão indo. O objetivo de fazer isso é evitar trabalhar por mais tempo, usar o tempo que você tem da melhor maneira possível. E você não precisará abrir mão de mais da sua vida familiar para realizar seu trabalho. Quando você adiciona alguma margem ao seu dia, você pode dizer sim ao que importa e não ao que o distrai disso. E, em nossa próxima lição, veremos como os prazos podem tornar você mais produtivo. vejo lá. 9. Prazos como motivadores: trabalho hoje está cheio prazos e outras pessoas geralmente os definem para nós. O pulso, nos colocamos propósito ou de acordo com o relógio. Você já se perguntou de onde veio a palavra prazo? Originalmente, era a linha traçada ao redor da prisão onde os presos seriam baleados se fossem além. A maioria dos nossos prazos de hoje não tem consequências pesadas como essa. Mas a palavra é instrutiva, não é? Quando a janela de oportunidade se fecha, sua chance de aproveitá-la desaparece, violou prazos suficientes e provavelmente não terá um emprego. Talvez seja por isso que a aproximação dos prazos nos deixe nervosos. Nesta lição, minimizaremos o medo e aprenderemos técnicas que ajudarão você a usar os prazos para torná-lo mais produtivo. A coisa mais importante que os prazos fazem é estabelecer limites. Se você luta contra o perfeccionismo, sabe o quão verdadeira é a lei de Parkinson. Seja qual for o tempo que você permitir para o nosso projeto, ficaremos cheios de atividades relacionadas ao projeto. perfeccionismo não é de todo ruim. Se você conseguir mirar alto e fazer seu melhor trabalho, isso é ótimo. Por outro lado, porém, isso pode fazer com que você continue analisando algo por muito mais tempo do que vale a pena. De qualquer forma, o tempo ainda está passando. A melhor maneira de superar a tentação de gastar muito tempo em uma parte do processo é dividi-la em blocos de tempo. Vamos escrever um post no blog, por exemplo. Digamos que você tenha cinco horas para escrevê-lo e publicá-lo. Primeiro, liste as partes do processo, da pesquisa, da redação, do rascunho, edição, do polimento e da publicação. Ao lado de você. A partir do momento em que você decidiu quanto cada parte custará. Digamos que dedique a primeira hora para pesquisar o secundário ou você gastará escrevendo um rascunho. Na terceira hora, você fará revisões. O quarto poder, você pode editar e aperfeiçoar essas revisões. Na última hora, você passará a formatação do artigo e o enviará para o seu site. O que nos faz trabalhar é que você tem miniprazos integrados para evitar que você fique preso em qualquer parte do processo. Enquanto o tempo está passando, você tem que continuar se movendo. Se você acha que terá problemas ao longo do caminho, reserve um tempo para pedir ajuda. Isso leva a outro princípio que abordamos em uma lição anterior. Você precisa definir uma meta de como você gastará seu tempo. O que você deseja realizar em nosso exemplo de postagem no blog Talvez você queira aumentar a conscientização sobre nosso produto que os novos visitantes do seu site verão. Você é o mais específico possível e não perderá tempo com atividades irrelevantes. Se há uma coisa, os prazos exigem isso de nós, eles forçam você a se concentrar em ser eficaz e o afastam de buscar a perfeição. O que isso significa geralmente é bom o suficiente e entregue é melhor do que perfeito e inédito. Se você está em um campo que exige perfeição absoluta, tempo às atividades que o levem a esse resultado. Qualquer coisa extra é uma distração. Mantenha as primeiras coisas em primeiro lugar e as coisas secundárias podem atrapalhar você. Agora, vamos ver o que fazer quando seus prazos envolvem outras pessoas. Ao trabalhar em equipe, você precisará colaborar com outras pessoas para realizar seu trabalho. A primeira coisa que você deve considerar é a rapidez com que seus colegas de equipe geralmente respondem à sua solicitação. Isso é importante porque você precisará orçar essa quantidade de tempo em seu projeto. Uma boa regra é criar um tempo extra para contabilizar atrasos e surpresas inesperadas. Agora, aqui está um exemplo da vida cotidiana. Você tem um parente que está atrasado. Sempre que você faz uma festa. Se você está planejando comer em um, diga a eles que estaria lá às 12, sabendo que haverá uma hora de atraso de qualquer maneira. Se você tem um projeto que deve ser entregue na quinta-feira dizendo à sua colega você precisa que ela denuncie na minha terça-feira, então você terá menos chances de encontrar seu apoio contra a parede na hora de virar o projeto. E também lhe dá tempo para fazer ajustes de última hora. Mas com a pressão do tempo no front-end do nosso projeto , você pode impor essa pressão sobre si mesmo, em vez de senti-la dos outros. Você estará mais no controle e menos estressado. Saber que o tempo está funcionando para você e não contra você. E, em nossa próxima lição, falaremos sobre como aproveitar ao máximo o tempo da reunião. vejo lá. 10. Maximizar as reuniões: Stephen raga negociou enquanto colegas estudavam na Universidade da Carolina do Norte. Eles descobriram que a maneira como os trabalhadores se sentiam em relação às reuniões às quais deveriam participar afetava a maneira como se sentiam em relação ao trabalho. Eles entrevistaram 182 gerentes de diferentes setores. 65% deles disseram que reuniões os impediram de terminar o trabalho. 71% relataram que as reuniões eram improdutivas e ineficientes. 64% disseram que as reuniões impediram o pensamento profundo. Sessenta e dois por cento das reuniões alegam que não conseguiram aproximar a equipe. O que essas estatísticas nos dizem é que mais da metade das reuniões que temos são, na melhor das hipóteses, uma perda de tempo. Pior ainda, eles destroem o moral e matam a produtividade. Nesta lição, veremos por que você deveria realizar reuniões, como conduzi-las de forma eficaz e o que você fazia quando as reuniões não eram a melhor opção? Por que algumas reuniões são improdutivas? Primeiro, eles não têm um foco claro. Perguntei a si mesmo: por que queremos realizar aqui? Qual é o melhor resultado possível? O que podemos fazer ou discutir para nos ajudar a chegar lá? Qualquer coisa que esteja fora do foco escolhido não deve ser discutida. Agende outra reunião ou outro horário para discutir o assunto. Outra coisa a lembrar é manter a reunião sob controle. Indique alguém para liderar ou faça você mesmo. Compartilhe a agenda antes da reunião ou certifique-se que todos saibam o que você discutirá. Defina limites de tempo para cada item. E se precisar de mais tempo, tenha um plano de backup. Peça às pessoas que pensem sobre o assunto e agendem outro horário para discutir suas ideias. É sempre melhor quando as coisas são bem pensadas. Se você precisar de uma sessão de brainstorming , agende uma, mas não a combine com outra reunião. Em segundo lugar, decida a que horas você começará e a que horas encerrará a reunião. Caso contrário, o lado negativo da lei de Parkinson entrará em jogo. Se você não está familiarizado com a Lei de Parkinson, aqui está. O trabalho se expande para preencher o tempo que você dedica. Comece na hora certa e termine na hora certa. Se você alcançar seu resultado no início da reunião, quanto mais a reunião durar, menos produtiva ela se tornará. Uma hora geralmente é tempo suficiente. Você pode fazer uma hora de trabalho em 45 minutos se você se mover com propósito, você pode fazer 30 minutos e 20? Quando você termina mais cedo, você libera os participantes da reunião para prosseguirem com seu propósito. Terceiro, e convide as pessoas certas. Os tomadores de decisão devem estar envolvidos no processo que leva a uma decisão. Os subordinados podem ser consultados antes da reunião. Se você tiver muitas pessoas na sala, algumas tentarão assumir o controle, outras não dirão nada e outras ainda desligarão enquanto esperam para voltar para suas mesas. Somos as pessoas certas presentes. Você cobrirá sua agenda de forma mais rápida e eficaz, com menos interrupções e distrações. Não tenha uma reunião quando um e-mail ou uma ligação forem suficientes. Quando houver uma atualização de status para anunciar, não convoque uma reunião, a menos que você preveja que as pessoas terão dúvidas. E mesmo assim, você pode pedir às pessoas que enviem suas perguntas por e-mail. Se o problema for mais complexo, agende um encontro individual com aqueles que precisam. Quais são algumas alternativas às reuniões? Mencionamos o e-mail para mensagens curtas. Aqui está uma coisa a ter em mente. Mantenha o e-mail curto e aborde um assunto. Se você tiver outro tópico, envie outro e-mail. Isso ajudará as pessoas a acompanhar suas mensagens por tópico. Também permite espaço para conversas prolongadas no mesmo tópico. Grave uma mensagem de vídeo para torná-la um anúncio divertido. Às vezes é bom comemorar e se divertir. Se você estiver colaborando em um projeto, compartilhe um documento do Google ou compartilhe um documento no Microsoft 365. Isso fornece um local central para sua equipe reunir suas ideias e contribuir, e eles podem fazer isso em um momento que funcione para eles. As reuniões podem ser úteis se você precisar delas. Se você não encontrar outra maneira de as coisas com as dicas que aprendeu. Respeite o tempo de outras pessoas e haverá mais chances de respeitar o seu. Em nossa próxima lição, aprenderemos algumas maneiras eficazes de monitorar seu progresso. vejo lá. 11. Revise seu progresso: popular palestrante motivacional Jim Rhone disse que você não é pago pela hora e pelo valor que agrega à hora. Todos nós temos o mesmo número de horas todos os dias. forma como escolhemos passar essas horas determina o valor que agregamos a elas. Você não pode simplesmente presumir que está fazendo seu melhor trabalho o tempo todo. Você precisa revisar suas atividades para saber se está progredindo ou apenas se mantendo ocupado, comece fazendo três perguntas a si mesmo. O que está funcionando? O que não é e o que posso melhorar? Lembre-se da prioridade que você disse na lição anterior, compare suas atividades e os resultados que elas trazem à sua prioridade. Você está se movendo para frente ou girando, suas rodas estão voltando para trás. Comece com o que está funcionando. Comemore isso. Então pergunte: posso fazer isso ainda melhor? caso afirmativo, como agora? Ajuste apenas uma parte dela. Você pode fazer mais uma ligação por dia ou reduzir o tempo necessário para fazer uma ligação? O motivo pelo qual você deseja ajustar uma coisa cada vez vem do método científico. Se você mudar duas coisas ao mesmo tempo, não saberá qual delas fez a diferença. Tente mudar por tempo suficiente para ver como isso afeta seu resultado. Isso pode significar que você faz isso por alguns dias ou até uma semana ou duas, obtém dados suficientes para tomar uma decisão informada daqui para frente. Agora, vá para o que não está funcionando. Por que não está funcionando? Como isso está afastando você do resultado desejado? Quais são os fatores que impedem você de obter os resultados desejados? Se você não tiver certeza. Novamente, teste uma coisa de cada vez e veja o que faz a diferença. Fazer isso por tempo suficiente para reunir dados úteis que possam ajudá-lo a tomar uma decisão informada. Você pode se perguntar por que estou sugerindo que você faça o bem antes do mal. Não importa. Ao examinar o que funciona e comemorar, você terá mais energia para lidar com o que não está funcionando. Seu senso de possibilidade o guiará ao considerar alternativas ao que não foi tão bem quanto você esperava. O principal elemento da produtividade é o tempo. Quando as coisas estão indo bem, você pode reduzir o desperdício de como você gasta seu tempo. Você pode se mover um pouco mais rápido? E se sim, você deveria? Você não quer sacrificar a precisão pela velocidade. Às vezes, mover-se um pouco mais devagar permite você tenha tempo para olhar para o que deseja, o que geralmente é longo o suficiente para acertar. Muitas vezes, quando suas atividades são improdutivas, é porque você está gastando seu tempo ocupado em vez de obter resultados. Lá, qualquer trabalho intenso que você possa eliminar ou delegar a outra pessoa. Talvez a procrastinação seja o problema. E nosso livro mais vendido, The Five Second Rule, Mel Robbins descreve como ela faz todo tipo de coisa. Veja como isso funciona. Quando você sente vontade de fazer alguma coisa, você sabe, você deve fazer uma contagem regressiva de cinco para um. Contando para trás. Você está se preparando para um final definitivo. Depois de chegar a um, comece o que você precisa fazer. A beleza dessa abordagem é que você ignora o tempo que passa ficando com medo, temendo a tarefa ou dizendo a si mesmo um milhão de razões pelas quais você não pode fazer isso. Em vez disso, você simplesmente faz isso. especialista em comunicação Gary Goodman tem uma abordagem semelhante antes de fazer um discurso. Quando ele começa a sentir seus nervos aumentarem, ele diz a si mesmo: Está tudo bem. Você pode ficar tenso mais tarde. Mais perto da hora de início. Ele continua até a hora de fazer o discurso. Ele diz que isso realmente o ajudou a relaxar como nada mais que ele já experimentou. Você ainda pode se sentir nervoso ou com medo enquanto trabalha. Está tudo bem. Considere esse medo e entusiasmo. Sinta o mesmo em seu sistema nervoso. Então, pense na experiência estressante como uma oportunidade maravilhosa de brilhar. frequência você deve analisar seu progresso? A resposta é: depende. Faça isso todos os dias para o trabalho de rotina, faça semanalmente. Se você estiver trabalhando em um grande projeto, você pode atribuir à frequência dois marcadores, você disse ao longo do caminho. Por exemplo, quando você tem um grande projeto, você o divide em tarefas diárias. Uma rápida revisão no final do dia é um bom momento para avaliar seu progresso e detectar eventuais desvios com antecedência. Quanto mais cedo você fizer as correções de curso necessárias , melhor. E você descobrirá que os ajustes são menores do que seriam se você esperar para revisar seu trabalho, revisões regulares e se certificar de fazer o melhor trabalho todos os dias. Torne-os parte de sua rotina diária. E você pode atingir seus objetivos com mais frequência e precisão. Em nossa lição final, veremos como você pode conseguir tudo o que deseja e descobrir uma razão crítica pela qual não conseguiu. Te vejo lá. 12. Como obter o que você quer: Se você já se perguntou por que não consegue o que deseja, às vezes você pode definir metas para janeiro como uma época popular para isso. Queremos perder peso, correr uma maratona ou limpar nossa caixa de entrada bagunçada. Parece bom, senhor. Mas depois de uma semana ou duas ou talvez até alguns dias, voltamos ao nosso antigo regime. Por que isso acontece? Eu estava conversando com meu filho e conversamos sobre isso. Em seguida, repeti algo que todos os outros dizem uma e outra vez, você pode ter ouvido isso também. É assim. Se você quiser fazer alguma coisa, encontrará uma maneira. Se você não quiser, encontrará desculpas. Vamos desvendar isso e ver para que funcionou. Hearst. Se você realmente quiser fazer algo, considere quanto custará fazer isso. Bem, isso causou dor física ou desconforto. Bem, isso o colocou em um território desconhecido por um tempo. Bem, isso faz com que sua marca ande pelo outro lado da rua. Use uma máscara para não vê-los. Se o custo não assustar você, você encontrará uma maneira de conseguir o que deseja. Se o custo for muito alto, você descobrirá que não pode ter. Segundo, pergunte a si mesmo quais necessidades você está tentando atender. Por baixo de tudo, há alguma emoção esperando para ser satisfeita, identificada e você saberá como lidar com ela quando a inevitável decepção o receber ao longo do caminho. Em terceiro lugar, considere a recompensa que você recebe por seu tempo e esforço. Não pagamos por algo sem esperar algo em troca. É o mesmo com seus objetivos. Se o retorno não exceder o investimento. O que nos confunde não é que essas coisas façam parte do acordo. Que não os consideramos. Quando percebemos, queremos um pouco de consciência da chave que abre as portas para a oportunidade. Lembre-se dessas três coisas. E você pode obter tudo. 13. Conclusão: Parabéns. Você chegou ao final do curso. Quando os alunos têm cerimônias de formatura, eles os chamam de exercícios de formatura. escola pode ter acabado, mas sua educação continua começando, é para começar um novo capítulo. Você aprendeu estratégias para definir prioridades, evitar distrações e interrupções e garantir que você permaneça no caminho certo até o fim. Você pode usar o que aprendeu para ter sucesso no trabalho, encontrar mais equilíbrio em sua vida e alcançar qualquer grande meta que queira estabelecer para si mesmo. Espero que você revise e aplique esse material regularmente para manter essas ideias frescas em mente. Use-os, ajuste-os, torne-os seus. Desejo a você todo o sucesso que você deseja, e eu adoraria ouvir no que vai dar. Me encontre no meio da Amazon e nas mídias sociais.