Processo de TENDÊNCIA e como escrever um PEDIDO PARA PROPOSTA

1. Visão geral e definição de tendering: Neste vídeo, veremos o que é licitação, suas vantagens e desvantagens, pré-requisitos para licitação, documentos usados no suas vantagens e desvantagens, pré-requisitos para licitação, convite para licitações, pré-qualificação antes das licitações, critérios de seleção, negociação pós-licitação e adjudicação convite para licitações, pré-qualificação antes das licitações, critérios de seleção, negociação pós-licitação critérios de seleção do contrato. Obviamente, essas são muitas coisas sobre as quais falar. Então, vamos começar a falar sobre isso. Na maioria das vezes, quando você está conversando com alguém e pergunta, o que exatamente é licitação Você sempre lhe dará uma resposta nesse sentido. É quando você consegue um acordo para fornecer coisas em uma empresa ou em alguma agência governamental. Bem, se eles te disserem isso, nem tudo é licitação. Isso significa apenas que eles receberam a proposta, estão falando de uma pessoa que recebe uma proposta. Exatamente é licitação Bem, você pode ver isso como a divulgação pública ou comunicação pública de uma organização sobre a exigência de bens ou serviços para um projeto, a fim de permitir que licitações formais sejam feitas Para fornecer esses bens ou serviços. Nós podemos simplificar isso. Você pode ver isso de um ponto de vista bastante simplista Nesse caso, licitação é o processo pelo qual uma organização, neste caso, a organização cliente ou o empregador convida os empreiteiros a licitar trabalhos em um projeto de construção, fornecimento de bens ou mesmo prestação de O que está acontecendo aqui é que, se uma empresa tem um problema, ela publica o convite para licitações, o ITT Fornecedores, fornecedores em potencial, verão isso e, em seguida, farão a oferta da empresa. A empresa está simplesmente dizendo que temos algum tipo de problema e precisamos que você, fornecedor ou contratante, nos faça uma oferta sobre como você resolverá isso e quanto isso nos custará Nós vamos falar sobre isso. Agora, vamos continuar. Isso é o que é licitação 2. Vantagens e desvantagens de licitações: Quais são as vantagens e desvantagens da licitação? Eu meio que mencionei que o convite para licitações é apenas a maneira de uma organização tentar obter ofertas Essa não é a única maneira de fazer isso. Há várias maneiras pelas quais uma organização pode obter ofertas de fornecedores. Mas não estamos falando sobre essas outras formas. Mas só para que você possa mencioná-los , apenas para ter uma ideia de quais outras formas isso poderia ser. Uma organização pode usar coisas como solicitação de preços, solicitação de cotação, consultas básicas, todas complexas à sua maneira Mas ao lidar com áreas de alto valor ou alto risco, nas quais a transparência é fundamental , a licitação se torna a escolha mais apropriada Por que esse é o caso? Bem, a resposta é simples devido às seguintes vantagens que a licitação oferece Número um, transparência. Ver se você está trabalhando ou se a organização é uma dessas situações em que a transparência é fundamental. Digamos que seja uma organização pública e você meio que queira provar às pessoas que deseja mostrar às pessoas, para fins de relações públicas, que você é uma organização transparente. Então isso significa que se você precisa que algo seja fornecido e depois, você sabe, você passa pelo processo de licitação, isso significa que você não pediu apenas ao seu irmão, sua irmã que fornecesse essas coisas Você realmente solicitou fornecedores. Então isso é uma coisa. Essa é uma das vantagens da licitação Transparência. Número dois, um processo estabelecido, aceito e geralmente compreendido. Sim, é isso que é licitação. Eu simplesmente não começo e digo: Ei, temos um problema, precisamos ser corrigidos, vamos resolvê-lo. Você sabe, a organização, em algum momento, se sentará e dirá: se você quiser obter coisas do fornecedor, como garantir que o processo funcione? Quais são alguns dos desafios que você pode enfrentar e, em seguida, eles dizem: esses são os que vamos enfrentar? Vamos fazer um convite para licitações, eles eliminarão os fornecedores pré-qualificados e não qualificados, o processo de fornecedores pré-qualificados e não qualificados, o pré-qualificação DC, e então você examinará os fornecedores, e então você vai, você sabe, pós-negociação de licitação, se necessário, então você vai, quero dizer, o processo está todo definido Essa é uma das vantagens que o processo de licitação oferece , em vez de apenas dizer, olha, você negocia computadores, não pode fornecê-los por computador e, três semanas depois, percebe que o cara está lhe dizendo não podemos financiar os computadores Então, por que você não paga uma equipe e, em seguida , isso elimina esse tipo de problema. Agora, número três, ele permite uma trilha de auditoria. Quero dizer, a documentação obviamente possibilita que você examine a organização e responda à pergunta: para onde foi esse dinheiro? Ou como os fornecedores chegaram aqui? Ou o que fornecer, quanto custou? Como você sabia que era uma trilha que pode ser usada para auditar todo o processo. Em seguida, ele protege contra contratos verbais. Veja, há uma vantagem de escrever contratos. Primeiro de tudo, você precisa entender uma coisa. Um contrato será legítimo, seja verbal ou não. O problema é que os contratos verbais são difíceis de provar e isso, por si só, representa vários problemas. Portanto, se você está lidando com fornecedores e tudo se baseia em um contrato verbal , você terá dificuldade em provar que o fornecedor realmente forneceu o que o fornecedor realmente forneceu o você não queria ou que o suprimento, seja qual for o fornecido, é o que você realmente solicitou Então, para evitar isso, o processo de licitação facilita porque tudo está escrito, seja em papel real ou em papel eletrônico A questão é que há evidências de que uma transação ocorreu. Agora, isso é importante porque ajuda você a entender, em vez de se proteger contra os riscos associados à contratação verbal Outra desvantagem, a outra vantagem, é que permite uma maneira mais fácil de comparar ofertas Em seguida, ambas as partes se beneficiam do processo. Quer dizer, eu sou o fornecedor. Você é a organização compradora. Você me disse o que queria. Estou lhe dizendo o que estou oferecendo. Com base no processo, ganhamos porque, hum, eu poderia negociar e depois dizer que, por mais que você quisesse que isso fosse feito dessa maneira, eu tenho uma maneira melhor de fazer isso por meio da proposta que eu poderia apresentar a você Além disso, a organização compradora meio que se beneficia porque não precisa, você sabe, isso meio que a ajuda receber ofertas dos melhores fornecedores. Portanto, ambas as partes tendem a se beneficiar do processo. Em seguida, é a maneira mais fácil de cumprir com as organizações. Políticas de compras. Isso não significa que tudo esteja bem com o processo de licitação Ele também tem uma série de desvantagens que você precisa considerar. As desvantagens do processo de licitação incluirão coisas como a número um Pode ser muito burocrático. Número dois, pode ser uma barreira para pequenas e médias empresas, porque pense bem, essas são pequenas empresas. E você está vendo seus registros financeiros dos últimos, não sei, quatro anos ou algo assim. É uma empresa que começou no ano passado. Sim, eles podem, eles podem, você sabe, eles podem resolver seu problema. Eles podem fornecer tudo o que você precisa. Mas por causa de sua posição financeira ou por causa de seu histórico financeiro, que não existe desde que começaram no ano passado, eles são desqualificados Então, isso é um problema com o processo. Em seguida, pode ser um triunfo do processo sobre a substância. Novamente, alguém passa pelo processo e você acha que, bem, não passará porque passou pelo processo. Quero dizer, tudo o que você está procurando. O pretendente é o tipo de pré-requisito para Você vem para o processo de avaliação, o passe. Mas então eles não são realmente muito bons. Então, o processo os fez vencer, mas a substância que eles estão oferecendo não é perfeita. Isso pode ser um problema. Em seguida, pode inibir o brilho, a criatividade e a inovação. Número cinco, pode ser caro para todas as partes. Por causa do tempo necessário para preparar os materiais, tempo necessário, você sabe, todo o processo pode ser caro e, portanto, isso pode ser um desafio. Em seguida, ele pode inibir a negociação, e os últimos preços enviados geralmente são inflados para permitir espaço para Sim, bem, as pessoas são inteligentes. Quero dizer, eles sabem que estão meio que permitindo uma margem de manobra, porque se alguém já fez licitações antes, sabe que em algum momento pode haver uma negociação pós-licitação E esse nem é o caso Antes de adicionar um contrato, você ainda negociará alguns termos desse contrato Um dos termos sobre os quais você pode querer falar é preço. Alguém pode lhe dar um preço inflacionado porque, de alguma forma, está dizendo a si mesmo que ainda vamos negociar essas coisas Vamos deixar espaço para negociação, então isso pode ser uma desvantagem OK. 3. Pré-requisito para endurecimento: Fale sobre os pré-requisitos para licitação. Basicamente, antes de fazer um convite para propostas, quais são algumas das coisas que você procura Agora, há várias coisas que você precisa examinar. A primeira coisa que você precisa entender é o que exatamente você quer? Dessa forma, você obterá uma boa relação custo-benefício . Você vai investir. Olha, se você vai gastar dinheiro em alguma coisa, então você pode muito bem saber por que está gastando dinheiro com essa coisa. Porque como você sabe que obteve retorno sobre seu investimento se não tem ideia do que queria. Comece perguntando a si mesmo o que exatamente você está procurando, o que exatamente você deseja. E, ao fazer isso, esse processo significa que você pode se concentrar em coisas como especificação ou saída baseada em resultados. Lembre-se de tudo o que você vai colocar de acordo com as especificações. Você vai escrevê-lo como parte das especificações. Se você vai escrever uma especificação baseada em resultados, isso é o que isso significa. Você se concentra no que deve ser alcançado e não em como isso deve ser feito. Agora, um exemplo disso seria digamos que a licitação seja sobre certos aparelhos Você está negociando carros, e há esses aparelhos que deveriam ajudar na redução da emissão de gases de efeito estufa Nessa proposta, de acordo com a especificação desse convite à apresentação de propostas, sob as especificações, você pode dizer algo assim, o que você espera do fornecedor Pode ser algo como se o dispositivo reduzisse a emissão de gases de efeito estufa na taxa x dentro do polímero ambiental A segunda coisa que você também pode fazer é ajudá-lo a entender ou saber exatamente o que você está procurando ao fazer uma especificação. Você pode usar a especificação baseada em funções. Agora, ao contrário da outra especificação baseada em resultados, a ideia é garantir que sua especificação aponte para o que os requisitos devem fazer ou ser capazes de fazer em oposição ao seu perfil técnico. Digamos que toda a participação deva ser para web designers. De acordo com a especificação da função, o que você está realmente dizendo é que pode ser algo como uma página de destino. Em vez de dizer que quero uma página de destino feita com essa linguagem de codificação, porque isso só vai torná-la técnica Você diz que diz a eles o que esperar que a landing page faça. Eu quero que você capture leads, eu quero que você envie os leads para um e-mail, eu quero que você faça uma lista, seja ela qual for. Você está explicando a função que você criou a partir dessa página de destino específica. Essa é a especificação baseada em funções. É recomendável que alguns de seus termos de especificação sejam descritos usando padrões comumente usados como os padrões europeus, os padrões britânicos, os padrões internacionais, o ISO, basicamente. Isso não quer dizer que você não possa usar termos técnicos. Quero dizer, se for uma licitação de engenharia , é claro, você vai usar termos técnicos. Só estou dizendo que você tem que equilibrar isso. Você pode usar com base em resultados, você pode usar com base em funções e eles funcionarão. 4. Os documentos usados em convite para Concurso (ITT): Agora, vamos falar sobre outra coisa como parte do processo de licitação Vamos passar para os documentos que serão necessários no processo de convite para licitação. Quais documentos você precisará nesse processo? Alguns dos documentos necessários incluirão uma carta de apresentação com instruções. Então, vamos falar sobre, quero dizer, a carta de apresentação falará sobre as instruções que você espera que os fornecedores cumpram, como etiquetas a serem usadas, data de devolução, nomes de contratos, números, ETC. Obviamente, sua carta também terá uma isenção de responsabilidade ou , você sabe, você terá linha que explique, em vez de afirmar algo como “não somos obrigados a aceitar nenhuma proposta ou a proposta mais baixa Então é só você cobrindo sua base legalmente. OK. Número dois, você também precisará de um formulário de reconhecimento. Número três, especificação. Nós já conversamos sobre isso. fornecerá as especificações. Número quatro, um preço de custo e um cronograma de entrega. Número cinco, uma análise detalhada do custo de produção, coisas como suas margens, coisas como despesas gerais Quero dizer, coisas que o fornecedor se sentirá confortável em divulgar para que você possa entender, como comprador, o que exatamente você está pagando Em seguida, um cronograma de qualidade. Número a seguir, declaração atribuída de uma proposta genuína. Oito garantias aparentes da empresa ou garantia desempenho a serem preenchidas conforme apropriado. Nove séries de perguntas sobre políticas. Por exemplo, saúde e segurança, meio ambiente, responsabilidade social, tudo isso, tudo isso, tudo isso, tudo isso espera que o fornecedor responda. Então, essas serão, você sabe, perguntas. Você está apenas se dirigindo aos fornecedores. Você está perguntando a eles, qual é a abordagem, você sabe, por exemplo, seus padrões de saúde e segurança, como eles estão fazendo isso? Coisas como as políticas ambientais. Se você está preocupado com, você sabe, o ambiente verde e tudo mais. Então, essas são perguntas. Qualquer dúvida que você solicite o fornecedor responda para que ele possa esclarecer se esclarece ou não sua posição nessa proposta básica E a seguir, uma lista das informações necessárias no perfil da empresa fornecedora, supondo que eles não as tenham fornecido Em seguida, solicite as contas da empresa fornecedora. Então, as demonstrações financeiras dos últimos três anos. Se eles não forneceram dezenas, você pode querer dezenas. E, finalmente, uma lista de clientes satisfeitos com pelo menos uma referência. Tudo isso vai ajudar você a entender que você e o fornecedor se entendem. 5. Critérios de seleção e requalificação: Não deve ser evitado, pois se você publicar um anúncio, um anúncio convite para licitações Você encontrará muitas pessoas, todas acreditando que estão qualificadas, para evitar lidar com pessoas que não são qualificadas Isso significa que você precisa passar ou configurar sua pré-qualificação antes de convidar propostas Vamos falar sobre isso. A pré-qualificação antes de convidar propostas. Há várias estratégias. Existem vários critérios que você pode usar para se livrar dos fornecedores ou empreiteiros que não são qualificados Alguns deles incluirão coisas como capacidade financeira, verificação disso, procedimentos de qualidade, capacidade e competência, histórico. Ao fazer isso, é claro, os que não estão qualificados, você terá que ir embora. Não é como se eles estivessem indo embora. Eles só querem entrar no processo de seleção. Falando sobre o processo seletivo, vamos falar sobre isso. Agora que você se livrou dos fornecedores que não são qualificados, como selecionar fornecedores qualificados? Vamos falar sobre a seleção dos fornecedores. Para começar, o processo não será diferente do processo de pré-qualificação, porque você pode decidir analisar algo como a situação financeira Agora, a segunda maneira pode ser examinar coisas como critérios qualitativos e quantitativos como materiais usados, padrões aplicáveis, preço, histórico e a solução proposta. Quero dizer, essa é outra forma decidir se a pessoa é qualificada ou não. Você também pode analisar itens como qualidade do produto ou serviço, prazos de entrega, termos e condições. Agora, isso vai ser mais na linha de pagamentos. Quais são as condições de pagamento, quais são as garantias Em seguida, você também pode analisar os custos, o custo inicial desse custo mais o custo total da vida útil. 6. Negociação e prêmio de contrato Post Tender: Hum, agora vamos passar para outra coisa. Vamos falar sobre isso, então você passou por todo esse processo, certo? Você selecionou um candidato, mas não deu a ele o contrato ou não concedeu o contrato. Então você ainda não está negociando entre vocês, ok? E isso significa negociação pós-licitação. Agora, vamos começar definindo a negociação pós-licitação. Não. Esse é o tipo de negociação que ocorre entre o cliente, ou seja, a organização E o fornecedor potencial após o recebimento da proposta ou propostas, mas antes da adjudicação do contrato Agora, você não deve confundir isso com um esclarecimento delicado Porque o esclarecimento do concurso é uma coisa diferente. esclarecimento da licitação significa apenas que os agentes de compras se encontram os potenciais licitantes para esclarecer certos aspectos do documento do negociação pós-licitação ocorre após a conclusão do processo de avaliação da proposta, mas antes do contrato O número de razões pelas quais as pessoas entram na negociação pós-licitação Alguns desses motivos podem incluir coisas como o prêmio ou a alteração de certos aspectos da proposta A negociação pós-licitação é, na verdade, uma boa maneira de obter valor pelo seu dinheiro Lembre-se, tudo gira em torno das malas. O resto é conversa. Como pessoa de compras, é seu trabalho, é seu dever É seu dever descobrir se você vai precisar de uma negociação pós-licitação Você descobre se sim, você conseguiu o fornecedor, acabou de iniciar o contrato ou ainda queremos conversar sobre algumas coisas neste momento? Depois de descobrir isso, e depois decidir, vamos negociar ou não, especialmente em compras públicas Agora, se tudo o que lhe interessa é obter a melhor e final oferta anterior , existem várias maneiras de fazer isso que não necessariamente envolvem ou incluem a negociação pós-licitação Um exemplo aqui pode ser algo como enviar aos fornecedores, de forma anônima, uma lista de todos os custos ou prêmios obtidos e convidar sua melhor e última oferta O número dois são as opções inversas. Nesse caso, no caso de opções inversas. Opções. O que você está realmente fazendo é pedir aos fornecedores que lhe dêem a oferta final. A oferta mais baixa. Eles só precisam superar um ao outro ao propor ofertas mais baixas Até A, eles são aceitos pelo comprador ou B até que os outros fornecedores se recusem a reduzir ainda mais o preço. Você vê muito isso em leilões online. Você passa por todo o processo. Começamos, você começou entendendo o que é licitação e depois fomos até o fim Finalmente, você concluiu sua negociação pós-licitação. Está na hora de adjudicar o contrato. Vamos falar sobre isso. Vamos falar sobre a adjudicação do contrato Depois de ter os fornecedores ou o suprimento de que precisa, um contrato deve ser negociado, finalizado e O que eu quero entender é que o convite para licitações é apenas uma forma de você receber uma oferta O que é uma oferta? Uma oferta é basicamente uma expressão de vontade de um contrato em determinados termos, se esses termos forem aceitos Portanto, antes de começar a assinar um contrato, você precisa ter certeza de que está na mesma página, porque agora, com um contrato, você tem um contrato juridicamente vinculativo. Negocie o contrato, certifique-se de que os termos foram entendidos e depois assine-o O que você vai fazer a seguir? Você vai fazer três cópias, assinar todas as cópias, enviá-las aos fornecedores, garantir que eles assinem todas as cópias e as devolvam para você, e então você pode iniciar o processo. Se houver alguma dúvida, me avise e nos vemos no próximo vídeo. 7. Entendendo o RFP e suas partes principais: Neste vídeo, falamos sobre como escrever uma solicitação de proposta. O que é uma solicitação de proposta? Bem, o nome diz o que é, quero dizer, está lá no título. De qualquer forma, uma solicitação de proposta ou RFP é emitida por uma organização para obter propostas para o fornecimento de insumos para a organização, geralmente bens Propostas, neste caso, o que é comumente chamado de lances ou ofertas no mundo das licitações Então, ao solicitar uma proposta, a organização está simplesmente dizendo, olha, temos esse problema e precisamos de alguém que possa nos dizer como ou alguém que possa propor uma solução Como você vai nos ajudar a chegar a um a três? É isso que o pedido de proposta realmente faz. Então, quando uma organização divulga isso, ela está simplesmente dizendo a você, ao fornecedor ou ao contratante, que esse é o problema que você está enfrentando Então, por favor, sugira uma solução para esse problema e, em seguida, diga-nos quanto custará à organização financiar o f. Às vezes, uma organização pode usar uma solicitação de RFT, que é alternativamente chamada convite para licitação ou convite para licitação ao buscar ofertas para o fornecimento de insumos para a E com isso, você pode se perguntar ou alguém pode realmente propor essa pergunta. Existe alguma diferença entre RFP e RFT? Claro, tem que haver alguma diferença, caso contrário você não terá esses dois termos. Portanto, uma solicitação de proposta é usada quando o requisito é menos prescritivo ou menos definido Então isso significa que quando uma organização solicita que você faça isso, ok? Quando a organização faz uma solicitação de proposta, ela está simplesmente dizendo: esse é o problema. E, portanto, você esperava ser criativo ao propor a solução Porque temos uma ideia do que precisamos. Simplesmente não temos os detalhes ou os detalhes técnicos de como fazer isso. Basicamente, é como dizer, bem, estou começando um negócio de comércio eletrônico e, para começar, estou procurando uma plataforma de comércio eletrônico, e é basicamente isso E então você pode nos ajudar a criar um? Quero dizer, sim, sim, eu tenho uma ideia aproximada do que eu quero. Eu simplesmente não sei os detalhes necessários para fazer essa coisa. Então, nesse caso, eu vou dizer, escreva-me uma proposta, me diga como vamos fazer isso. E já que estou enviando essa coisa para mais de um fornecedor. Quero dizer, praticamente qualquer pessoa que possa fazer isso vai responder a isso. Então isso significa que eu tenho ideias, várias alternativas para o meu problema. É por isso que a organização faz isso. Outro exemplo seria, digamos que eu queira um estúdio. Agora, eu sei algumas coisas que um estúdio precisará, e provavelmente eles precisarão de uma câmera, um microfone, luzes, você sabe, as coisas básicas. Mas no que diz respeito à decoração de interiores, não tenho ideia de como fazer isso. Então eu posso querer que alguém, ok, algum designer de interiores proponha uma solução para isso. Então, eles me escrevem uma proposta, me dizem o que vão fazer e, se eu gostar da proposta, somos um jogo. Em contraste, a solicitação de propostas, o convite para licitação, convite para licitação serão usados para requisitos mais exigentes, com as latitudes de licitação Então, neste caso, estou dizendo que você sabe exatamente o que quer. Nesse caso, o que você vai fazer bem, você vai usar esses. Você vai usar o RFP. O problema é o seguinte. A maioria das organizações não quer perder tempo examinando a solicitação de proposta apenas para ser bombardeada por propostas não solicitadas Todas as propostas de pessoas com quem eles realmente não querem trabalhar. As pessoas não estão qualificadas para escrever essas propostas por pessoas, quero dizer, fornecedores. Para evitar tudo isso, a organização pode usar coisas como solicitação de informações, manifestação de interesse, basicamente refi e E ou I para evitar tudo isso Agora, esses são documentos abertos. E por documentos abertos, quero dizer, eles são o tipo de documento que, se você agir de acordo com eles, isso não significa realmente que você tenha um contato com a organização. Na verdade, o que eles estão realmente fazendo é fornecer à organização informações para selecionar os fornecedores em potencial dos quais eles podem solicitar propostas ou licitações Então, vamos falar sobre as partes principais de uma solicitação de proposta. Os modelos usados em uma solicitação de proposta serão diferentes, obviamente. Mas a seguir estão as quatro partes principais que todos esses modelos parecerão ter, independentemente do formato que você esteja usando Eles terão as quatro coisas a seguir. Número um, instruções sobre propostas e condições da proposta. Número dois, o requisito. Número três, informações a serem fornecidas pelas propostas, e número quatro, o contrato proposto. Agora, como parte disso, como parte desse processo de aprendizado, usei alguns dos materiais dos CIPs, basicamente o Chartered Institute of Procurement Quero dizer, esses caras só gostam de compras. Portanto, você também pode conferi-los e ver alguns dos materiais que eles têm, mas estou usando alguns dos materiais como uma diretriz para ajudá-lo a desenvolver sua RFP 8. PARTE ONE: instruções para proponentes: Novamente, quero apenas salientar que, se você estiver em condições de fazer o download do modelo que vem com o modelo de PDF que vem com este vídeo, poderá usá-lo à medida que avançamos. Então, vamos começar. Vamos falar sobre a primeira coisa que você precisa fazer. Número um, distração com as propostas e condições da proposta Portanto, esta parte definirá as expectativas, obrigações e requisitos para o comprador e o proponente enquanto a RFP Então, aqui você tem uma definição. É sempre uma boa ideia começar definindo os termos que você vai usar e basicamente, evitar confusão à medida que avança na proposta. Por definições, essas são as coisas que você definirá, coisas como nome da empresa, contrato, contratante, proposta, exigência do repositor O que qualquer um desses vai significar no que diz respeito à proposta? Aqui está o que quero dizer, quero dizer, você também pode usar o modelo para entender mais sobre isso, mas ele é, quero dizer. Um exemplo, de uma empresa. Empresa significa que você insere o nome da empresa. Contrato significa qualquer contrato resultante dessa solicitação de proposta, contratante significa a entidade que forma um contrato com a empresa para provisão do requisito Proposta significa uma oferta por escrito enviada em resposta a esta solicitação de proposta. Proposta significa uma entidade que envia ou é convidada a enviar uma proposta em resposta a essa solicitação de proposta Requisito significa o fornecimento a ser feito pelo contratante à empresa de acordo com a segunda parte da RFP Ok. Por segunda parte, quero dizer a parte em que você falará sobre seus requisitos. Portanto, se seus requisitos estão na parte três , você pode fazer z de acordo com o labirinto de acordo com a parte três Mas, por causa desta, a segunda parte será como falaremos sobre os requisitos. Novamente, olha, se você puder, basta baixar o PDF para que você possa continuar com isso, você tem que esperar. O que é isso e de onde vem? Agora, vamos passar para o próximo passo: escrever um resumo dos requisitos. A ideia é resumir os requisitos de forma que a proposta tenha uma ideia do que você deseja Então, como exemplo, é algo que eu baixei ou acessei de uma das RFP de anúncios da ONU que eles escreveram há alguns anos Então, é um exemplo de exigência. O objetivo desta solicitação de proposta é firmar um contrato de longo prazo, LTA, com licitantes vencedores e selecionar empreiteiros adequados para atender às necessidades contínuas de terceirização de TI dos anúncios da ONU por um período de dois anos a partir de abril de 2015, com uma extensão potencial de mais um U NAD está buscando habilidades funcionais e técnicas nas seguintes áreas da tecnologia da informação. Isso é desenvolvimento de código aberto e, em seguida, usar Drople PHP, ou qualquer outra coisa, administração de sistema e banco de dados, gerenciamento de projetos, análise de negócios A ajuda da ONU é uma organização que depende da contribuição orçamentária e extra orçamentária que recebe para a implementação de suas atividades Portanto, solicita-se aos licitantes que proponham a melhor e mais coeficaz solução para atender aos requisitos de ajuda da ONU e, ao mesmo tempo garantir um alto nível de serviço Esse é um exemplo de requisitos. Claro, você pode fazer melhor do que isso. Quer dizer, eu não estou dizendo que é, mas isso é bom. Mas eu só estou dizendo que você pode fazer melhor. Dependendo do que você quiser. Então, entenda seus requisitos, o que você quer deles, que problema você tem para que eles possam escrever uma proposta para isso. Se você apresentar requisitos incorretos, isso significa apenas que eles escreverão uma proposta que não atenderá às suas necessidades. A próxima coisa com a qual você deve se preocupar é com a estrutura do documento. A razão pela qual você está fazendo isso é porque está tentando ajudá-lo Você quer ter certeza que, onde quer que esteja lendo a proposta, e também onde quer que esteja lendo, eles saibam onde encontrar as atividades que estão procurando. Estou falando sobre ter uma estrutura como, por exemplo, título, parte um. Parte um, você tem algo como instruções para propostas e condições da proposta, p dois requisitos, parte três informações a serem fornecidas, exceto para o contrato proposto, e então a descrição ou exatamente está contida em todas essas partes. Então você se certifica de que você tem isso. Agora, a próxima coisa que você também quer ter certeza de que está em sua RFP são as datas-chave da RFP Foram as datas para que possamos saber quando está acontecendo o que está acontecendo ou o que está acontecendo em um determinado momento. Quero dizer, coisas como algumas das datas principais incluirão coisas como data de emissão da RFP, data de reconhecimento da proposta, data do resumo da proposta ou visita ao local, se necessário, data e hora de encerramento da RFP, data estimada de adjudicação da RFP, data do contrato Portanto, você precisa ter certeza de que, é claro, se houver coisas que você deseja adicionar, você também pode adicionar. Uh, lembre-se, eles disseram, isso é só um modelo, ok. Existem várias maneiras de escrever uma solicitação de proposta. Então, você sabe, tudo depende de você. Quais são as datas principais? Quais são as principais datas importantes, e então você as coloca lá. Agora, a seguir, a pessoa de contato da empresa, então o contato da empresa, quem é a principal pessoa de contato? Quero dizer, olha, no caso alguém, no caso de um fornecedor, estar escrevendo isso e precisando de algum esclarecimento ou algo assim Com quem eles contatam. Coloque o nome lá. Você está falando sobre coisas como o nome da pessoa, o título, o número de contato, o que quer que seja, endereço de e-mail, todas essas coisas. Certifique-se de que esse também esteja na RFP. Agora, a seguir, consultas e perguntas durante a RFP. Neste ponto, só quero mostrar que o processo será justo. Caso o fornecedor ou o proponente tenha alguma dúvida. Então você está meio que resolvendo apenas derretendo todas essas dúvidas Você poderia ter uma cláusula que diz algo assim. A proposta é direcionar quaisquer dúvidas e informações sobre a RFP, conteúdo ou processo para o contato da Nenhum outro funcionário da empresa deve ser contatado em relação à RFP, a menos que seja orientado pelo contato da empresa empresa se reserva o direito de desqualificar e rejeitar propostas que não atendam a esse requisito Todas as perguntas devem ser enviadas por escrito, por correio ou para o endereço de e-mail indicado A empresa pode optar por transmitir respostas às perguntas e consultas enviadas a todas as propostas, para que cada uma seja igualmente A próxima coisa que você deve anotar é um resumo da proposta e uma visita ao local, se necessário Na verdade, pode ser um caso, quero dizer, imagine você RFP para a construção de uma escola Portanto, não importa o quão bom eu com minha empresa de arquitetura ou construção. Vou começar a escrever uma proposta quando ainda não tiver visitado o local. Preciso saber como é a aparência da terra e todas essas coisas que importam para as pessoas que constroem. Talvez eles queiram visitar o site. Você precisa dizer a eles algo como se a empresa realizasse uma sessão de briefing de RFP para familiarizar ainda mais as propostas Esse briefing também incluirá uma visita ao site da empresa É permitido que no máximo dois representantes de cada proposta participem da sessão de briefing da RFP e Mais detalhes sobre a sessão de instruções da RFP e a visita ao local serão fornecidos A próxima coisa sobre a qual você quer falar são as emendas aos documentos da RFP. É aqui que você mostra como todas as alterações serão tratadas Caso sejam mudanças, como você vai lidar com essas mudanças ser algo como se a empresa pudesse Pode ser algo como se a empresa pudesse alterar os documentos da RFP emitindo avisos por meio de avisos formais, você sabe, o que você quiser colocar lá por meio de variação formal ou agenda. Nesse sentido, todas as propostas podem estender a data e hora de encerramento da RFP, todas as propostas podem estender encerramento da RFP Algumas empresas são astutas com isso. Quero dizer, eles publicaram uma RFP. E então você faz o que quiser. Mas já que você quer eliminar algumas pessoas. Eles mudam alguma coisa, fazem uma variação e depois enviam um e-mail ou por qualquer canal que digam que vão usar. Agora você está preso lá. Você não leu o livro, e chega o dia em que está desqualificado e é esperto Como isso aconteceu? Bem, porque mudamos algumas coisas que você não mudou em sua proposta. Você sempre precisa ter certeza de que tem linhas de comunicação abertas, e eles dizem que vão fazer isso e vão fazer isso por meio dessas plataformas, preste atenção. Em seguida, proposta, métodos de hospedagem e requisitos. Aqui você realmente dá instruções sobre como a proposta será enviada. Falando sobre coisas como, por exemplo, os proponentes devem enviar várias cópias de sua proposta à empresa em qualquer um dos seguintes métodos por correio Você fornecerá o endereço postal por e-mail. Obviamente, você dá instruções sobre isso manualmente, dá instruções e assim por diante. A próxima coisa que você quer apresentar é o plano no caso de propostas promissoras Você poderia dizer algo como as propostas são responsáveis por enviar suas propostas antes da data de encerramento da RFP De acordo com os requisitos de hospedagem aceitáveis descritos na cláusula blá, blá, blá, você fornece um Não haverá nenhuma provisão feita pela empresa para qualquer atraso na transmissão da proposta da proposta para a empresa Qualquer proposta recebida pela empresa após a data e hora estipuladas de encerramento da RFP pode ser removida de uma análise posterior pela Sim, isso é importante. Você precisa dizer isso a eles para não ter que lidar com pessoas que estão enviando as propostas com atraso Mas a próxima coisa sobre a qual você também quer falar em sua RFP são as regras relativas à aceitação de propostas Por que isso é importante? Agora, você tem que entender por que eles estão fazendo isso? Veja, a proposta vai levar a um contrato no futuro. Então, você quer que eles saibam que aceitar uma proposta é necessariamente o mesmo que aceitar que você tem um contrato. Basicamente, você precisa se proteger legalmente no que diz respeito a isso. Estou falando de algo como proposta que pode ser total ou parcial do requisito e pode ser aceita pela empresa, total ou parcialmente Uma proposta não será aceita por uma empresa, a menos e até que a empresa ceda um contrato ou envie uma notificação de adjudicação por escrito para a proposta bem-sucedida. A empresa não tem obrigação de aceitar a proposta de menor preço ou qualquer proposta e se reserva o direito de rejeitar qualquer proposta que seja totalmente condicional ou que não esteja em conformidade com o Essa é uma daquelas partes que você não quer deixar de fora em sua proposta, porque olha, você tem que limitar suas responsabilidades Está bem? Portanto, esses são alguns dos riscos que você encontra ao redigir RFPs de forma inadequada e acaba sendo processado Então você não quer deixar isso de fora. Agora, a seguir, validade da proposta. Ok, é o que você precisa saber. As propostas são como cofres. Eles vão correr para sempre. Ok. Você quer explicar a eles que essa coisa só será válida entre esse momento e esse momento. Passado esse tempo, está feito. Você tem que garantir que eles saibam disso. Você precisa ter algo que indique as seguintes linhas. As propostas enviadas em resposta à RFP devem permanecer válidas por um período de tempo e, em seguida, você lhes dá o horário a partir da data de encerramento da RFP Em seguida, fale sobre avaliação de propostas. Neste momento. Neste ponto, você só quer falar sobre as políticas da empresa sobre como você avaliará as propostas. Isso é importante porque, novamente, ajudará as propostas a saberem o que você está procurando. Quero dizer, eles poderiam usá-lo para vencer o sistema, mas esse não é o ponto. A questão é que essas são políticas que você vai usar para que, se alguém for rejeitado, saiba por que foi rejeitado. Coisas como os critérios mínimos de seleção a serem usados na avaliação da proposta incluem, mas não estão limitados ao seguinte. Você pode inserir os critérios. Esses critérios não estão em nenhuma ordem específica, nem necessariamente têm o mesmo peso A empresa pode solicitar informações adicionais das propostas para auxiliar na avaliação posterior das propostas. Quanto mais prescritiva sua definição dos critérios, mais peso ela atribui a Mas isso realmente não importa. Depende de suas políticas. O que você vai olhar? É um custo? Você vai analisar o histórico da proposta? Quero dizer, há muitas maneiras de avaliar isso. Depende de como você selecionará a pessoa qualificada e a pessoa que não é a proposta que não é qualificada. Agora, a outra coisa que você também quer ter certeza de que está disponível será em relação aos saques. Você pode acabar tendo algo assim. As propostas podem ser retiradas a qualquer momento antes da data e hora de encerramento da RFP , mediante notificação por escrito à A próxima coisa que você também quer ter certeza de que está disponível é uma cláusula declarando que as propostas devem se informar É importante garantir que você tenha essa cláusula. É uma daquelas cláusulas que mais uma vez ajudam você a limitar sua responsabilidade Pode ser algo como se a empresa tivesse tomado todos os cuidados razoáveis para garantir que a RFP seja No entanto, a empresa não oferece nenhuma representação ou garantia quanto à precisão ou suficiência das informações contidas e que todas as propostas receberão as mesmas informações proponentes devem se informar totalmente sobre todas as condições, riscos e outras circunstâncias relacionadas ao contrato proposto antes de enviar um contrato Os prêmios propostos devem ser considerados como cobrindo o custo do cumprimento de todas as condições da RFP e de todas as coisas necessárias para o devido e adequado desempenho e conclusão Na próxima parte, você quer ter certeza de que o proponente conhece seu padrão no que diz respeito ao custo de preparar a Agora, por que você está fazendo isso? Você está fazendo isso porque realmente não queremos que eles façam algo e depois achamos queremos que eles façam algo e depois que você vai reembolsá-los Então você vai ter uma cláusula. Bem, a menos que você vá reembolsá-los. Portanto, você terá uma cláusula que afirma que todos os custos relacionados à preparação e envio de uma proposta são de responsabilidade exclusiva da proposta A empresa não pagará nenhuma proposta total ou parcialmente por sua proposta Depois disso, você quer falar sobre confidencialidade. Obviamente, isso dependerá do tipo, do tipo de proposta e da natureza do trabalho a ser feito. Portanto, você poderia ter algo assim como uma cláusula em sua RFP Exceto conforme exigido para a preparação de uma proposta, a proposta não deve, sem consentimento prévio por escrito da empresa, divulgar a terceiros qualquer conteúdo dos documentos da RFP As propostas devem garantir que seus funcionários, consultores e agentes também estejam vinculados e cumpram essa condição de confidencialidade Claro, essas são todas as áreas nas quais você terá que procurar aconselhamento jurídico, ok? Como você pode acabar tendo casos em que alguém diz que houve violação do direito compensatório, houve qualquer coisa, olha, procure aconselhamento jurídico Em seguida, inconsistências e omissões. Quero dizer, não é como se você não pudesse cometer um erro. Todos cometemos erros. Então é aqui que você quer levantar a questão de e se houver um erro na RFP Ou se a empresa tiver cometido um erro? Então você pode ter algo assim nessa RFP. As propostas devem informar imediatamente a empresa por escrito quaisquer inconsistências e omissões sobre quaisquer inconsistências e omissões descobertas na RFP. Por que eles estão fazendo isso? Porque olha, você sabe, alguém pode realmente explorar um erro e lucrar com isso Então, você só quer que eles saibam que, se tentarem lucrar com seu erro, você pode mais tarde dizer, olha, esses são erros que cometemos, e esta é a cláusula que escrevemos que diz que estamos em posição de cometer um erro Quero dizer, você poderia ter cometido um erro. Então, se você fez isso, não seremos realmente responsabilizados por isso ou responsabilizados por isso. Aqui está o porquê. 9. : Agora, a próxima coisa que você também quer. Novamente, quero apenas salientar que há um PDF que você pode baixar que acompanha isso, para facilitar o acompanhamento enquanto assiste ao vídeo. Agora, a próxima coisa que você também quer ter certeza de que está em sua RFP é a segunda, os requisitos Lembre-se de que tudo o que você falou faz parte do número um, que era a instrução as propostas e as condições da proposta. E agora estamos falando sobre o número dois, que são os requisitos. Então, quais são esses requisitos? A ideia aqui é garantir que você realmente estipulou os requisitos Sobre o que exatamente você precisa que as propostas falem? Qual é o problema que você está tendo para que eles possam propor uma solução para isso. Hum, você vai ter algo parecido com isso. Antecedentes e contexto do requisito, visão geral da organização, incluindo detalhes do contrato. Então, quem está envolvido no requisito, quem especificamente são os clientes do requisito, quem será o principal ponto de contato na organização compradora, veja as descrições do requisito Há outra coisa que você também quer destacar. Às vezes, os requisitos precisam ser muito técnicos. E prescritivo, estabelecendo obrigações exatas, como pesos, tamanho, cor e distância Em outras situações. Normalmente, em um caso de RFP e não de RFT, o requisito pode ser mais funcional ou baseado no o requisito pode ser mais desempenho e descrever os resultados esperados ou o problema que precisa Em seguida, você também pode usar desenhos e diagramas para fornecer mais detalhes sobre o que você espera Em seguida, mencione os requisitos de qualidade , os padrões de desempenho Você também quer falar sobre se serão necessárias algumas aprovações, coisas como licenças externas ou coisas assim E, finalmente, você também quer dizer a eles suas contribuições, as contribuições das organizações compradoras, o que você pagará , o que você fornecerá se houver algo que você fornecerá para ajudar as propostas a entenderem mais sobre suas necessidades Ou seja, a organização compradora fornecerá quaisquer serviços ou materiais em apoio ao requisito, por exemplo, espaço de escritório, materiais, computadores, ETC? Então, você realmente precisa ter cuidado ao fazer isso. Lembre-se de que, além da primeira parte, que consistia apenas em instruções e coisas assim , a fase de requisitos, essa é a parte da proposta que realmente acabará se tornando ou acabará formando o contrato final. Então, você realmente quer prestar atenção ao que escreve aqui. Você realmente quer prestar atenção ao tipo de informação que fornece neste estágio. 10. Informações a receber e contrato proposto: Agora, a seguir, vamos passar para o número três ou a parte três. Informações a serem fornecidas pelas propostas. Até agora, o que você fez foi contar as propostas, seus requisitos. Agora é hora de você seguir frente e dizer a eles exatamente o que você quer que eles escrevam sobre o que você quer que eles escrevam na proposta. Esta seção da RFP define quais informações a organização compradora deseja receber de fornecedores em potencial Novamente, quero lembrar que, assim como na parte de requisitos, as informações descritas nesta seção também farão parte do contrato final Você tem que ter cuidado. O excelente princípio de elaboração da RFP é manter todas as obrigações de resposta em Dessa forma, o fornecedor em potencial não precisa pesquisar toda a RFP para descobrir quais perguntas precisam ser respondidas ou quais informações devem ser fornecidas As informações a serem fornecidas pelos fornecedores em potencial tendem a se enquadrar em três categorias. Essas são informações de preços exceto informações comerciais de preços, e as informações técnicas número três. Informações sobre preços. Esta seção será usada para coletar preços e tarifas de todos os fornecedores. A outra, informações comerciais não relacionadas a preços. Sob isso, você terá itens como forma de proposta, detalhes da empresa, informações de contato, TC, informações financeiras, histórico e desempenho profissional anterior, incluindo referências de clientes, detalhes do seguro mantido conformidade com os termos e condições contratuais propostos termos e condições contratuais Em seguida, informações técnicas. Então, aqui, você buscará informações que envolverão coisas como planos de execução e datas importantes, detalhes dos recursos e do pessoal-chave que executa o requisito. OK. terceirização de qualquer parte do requisito, planos de gerenciamento de qualidade, planos de gerenciamento de saúde e segurança, planos de gerenciamento de meio ambiente e sustentabilidade, planos de gerenciamento de relações com funcionários e regulamentação industrial, relações com funcionários e outros planos de gerenciamento e arranjos administrativos, planos de gerenciamento de riscos e abordagens de mitigação, Subcontratantes propostos ou terceirização de qualquer parte do requisito, planos de gerenciamento de qualidade, planos de gerenciamento de saúde e segurança, planos de gerenciamento de meio ambiente e sustentabilidade, planos de gerenciamento de relações com funcionários e regulamentação industrial, outros planos de gerenciamento e arranjos administrativos, planos de gerenciamento de riscos e abordagens de mitigação, planos de transição ou implementação e quaisquer alternativas propostas. Depois de ter tudo isso pronto, a etapa final será o contrato proposto. Seu contrato proposto será algo sobre o qual você falará, mas você pode deixar em branco um rascunho de contrato, para que eles tenham uma ideia de como será o contrato Agora, isso, seja o que for que você acabou de falar, é apenas um guia direcionando RFPs Faça o download do PDF, que é um modelo , e depois você pode preencher. Claro, sinta-se à vontade para mudar o que você não quer e todas essas coisas. Em caso de dúvidas, me avise mais, e nos vemos no próximo vídeo.