Meus fluxos de trabalho para produtividade pessoal: métodos, ferramentas e mecanismos

1. Meu fluxo de trabalho de produtividade, ferramentas, engrenagens e métodos: Olá e bem-vindo a esta aula de Skillshare. Meu nome é Francesco e um produtivo pessoal para o YouTube. E nesta aula eu vou compartilhar com vocês meu fluxo de trabalho pessoal de produtividade e como eu usá-lo para me organizar durante todo o meu dia de trabalho. Vou mostrar algumas das estruturas e regras, algumas das ferramentas para selecionar as melhores, e também como abordar os cuidados e coisas como mudar seu ambiente para melhorar sua produtividade. E também coisas como reuniões, e-mail e muito mais. Esta é uma ótima oportunidade para escolher algumas das melhores metodologias e abordagens do espaço de produtividade. E estou muito animado para compartilhar como eu passo por isso e ajudá-lo a adquirir habilidades valiosas com as quais você pode abordar sua produtividade nas próximas semanas. Então se você, se você não sabe dinheiro, Francesca tem um canal no YouTube chamado Key Productive, no qual eu escolho o melhor software para as pessoas fazerem as coisas. Mas ao longo dos anos, eu fui capaz de ler e meio que mergulhar no bate-papo com algumas pessoas ótimas sobre metodologias de produtividade e aplicá-lo ao meu próprio sistema. Agora, eu não estou dizendo sobre a pessoa mais produtiva eu indefinidamente não é claro, mas eu definitivamente me sinto menos caótico abordar alguns desses métodos que eu definitivamente era antes. E eu queria reunir o melhor da raça e ajudá-lo a escolher essas opções. Então, estou muito animada para dar essa aula. Então sinta-se livre para mergulhar. 2. Exercício: regras, ferramentas e métodos: Então, com esta aula, nós fornecemos um exercício para você se concentrar. E está realmente aprimorando as três partes desta classe, as regras, ferramentas e cuidados. E o que vamos fazer é dar-lhe uma folha de trabalho em branco para que você possa ir embora e começar a escolher algumas das metodologias de banho para abordar sua própria produtividade. Agora eu acho que o que você vai ser capaz de obter desta classe é algum bom conteúdo que esperamos ser capazes de aplicá-lo em sua própria rotina diária. Mas o que é ótimo é que há muito mais conteúdo lá fora também, especialmente aqui no Skillshare. Você pode começar a cereja escolher o melhor material e aplicá-lo a esta mesma worksheet. Assim, no final desta classe, você deve ter uma planilhas totalmente concluídas com um esboço de algumas das novas abordagens de regra e estruturas. Você tomará algumas das novas ferramentas e processos de seleção que fará e também algumas das alterações que fará no seu ambiente. Talvez suas abordagens em micro oportunidades no trabalho que eu acho que será realmente benéfico para ajudar atividade importante. Então sinta-se livre para verificar as planilhas. Estou super animado para saltar para esta aula por você. 3. Como escolher o meu quadro: Então, como você pode imaginar, as estruturas são uma parte bastante fundamental da produtividade. E uma das coisas que eu teria que dizer é que provavelmente é um dos elementos mais negligenciados da produtividade quando vemos um aplicativo nos mercados, seja em toneladas de produtos, Twitter, ou talvez até mesmo um amigo tenha recomendado. O que muitas pessoas fazem é pular em um aplicativo e dizer, isso vai consertar minha produtividade. Mas a regra que tendemos a seguir é regras sobre ferramentas. É tão bom em rimas e provavelmente está certo porque rima. Mas basicamente é essa abordagem de olhar para estruturas antes de realmente aplicar e usar ferramentas em sua rotina. Porque uma vez que as estruturas se encaixam, uma vez que você tem uma espécie de base consistente, você pode construir a partir disso. Então, uma das estruturas que eu consegui encontrar quando comecei em nm, o interesse em produtividade era fazer as coisas, que é o conceito de David Allen. Agora, há cinco estágios para fazer as coisas. Há capturar, esclarecer, organizar, rever e fazer, que são todos naturalmente têm seu próprio processo. E, na verdade, no livro, ele entra em um nível muito mais alto de detalhes de como isso pode ser útil para tudo o que entra em seu sistema de produtividade. Mas o que o GTD me deu é uma espécie de base ou base que eu posso construir a partir de um aparelho que está 21 acima do fazer é que eu recomendaria verificar algumas das estruturas lá fora antes de você saltar para as ferramentas. Agora, obviamente há toneladas de livros de produtividade, mas é importante encontrar uma estrutura ou livro. Como é que um processo leva a forma de ser capaz de se organizar. Gtd é um ótimo exemplo disso porque você pode passar pelas cinco etapas de simplesmente capturar um e-mail ou o caminho para o que precisa ser feito depois disso. E também tem um monte de recomendações quando se trata de aplicar conceitos. Há também grandes livros como Deep Work de Cal Newport, que ensina a você sobre como basicamente levar mais tempo de aparência densa para trabalhar e focar e ser capaz de usar conceitos como bloqueio de tempo para realmente intensificar isso ainda mais. Então, minha maior recomendação é começar com um framework antes de escolher uma ferramenta, obviamente irá para o processo de seleção da ferramenta, mas é realmente fundamental que você encontre um que funcione para mim. Foi GTP, definitivamente me ajudou rotina diária. Mas o que é ótimo também é que você pode adaptá-lo à sua rotina diária. Algo que eu sempre leio linguagem, GTD, é que ele tem flexibilidade suficiente para me ajudar a mudá-la. Por exemplo, não é necessário ir, eu não sei, ir para granular na etapa 5 com fazer onde eu faço contatos e coisas assim. Mas eu aceito as grandes habilidades de captura e esclarecimento que estão no processo. Então, em recomendar apenas tomar o seu tempo antes de escolher uma ferramenta, escolha uma estrutura. Definitivamente vai ajudar. 4. O complexo prioritário: a escolha das tarefas certas: Então, uma das coisas que eu sou, quando comecei a entrar na produtividade foi que eu nunca fui realmente bom em priorizar. E eu acho que este é provavelmente um dos maiores problemas no mercado agora, é realmente não necessariamente o processo de fazer as coisas é realmente escolher o que fazer porque havia tanto, às vezes as pessoas têm longas listas de coisas como centenas de itens e eu tenho sido esse tipo de pessoa que tem longas listas. Às vezes, trata-se de descobrir quais fazem o maior efeito. Lembro-me de ler no livro muito cedo por Tim Ferriss que ele recomendou tentar escolher as tarefas que derrubar mais dominó e obtê-los feito o mais cedo possível. Um conceito que é realmente empurrado para dentro, comer aquele sapo de Brian Tracy, um livro fantástico sobre abordar as tarefas mais difíceis ou mais importantes que você precisa fazer no início do seu dia. Então, está fora do caminho. Mas a única coisa que estou dizendo é que é um processo gradual não vai mudar da noite para o dia. É ser capaz de descobrir qual é a coisa mais importante. Mas uma coisa havia, havia métodos que podem ajudar. Tentei, por exemplo, a matriz de Eisenhower que pode ajudá-lo a determinar a importância de certas coisas. E você pode colocá-los em quatro quadrantes. Indiscutivelmente o que está no canto superior esquerdo, eu acho que é, é que ajuda a determinar exatamente o que você deve fazer agora versus o que deve fazer mais tarde ou delegar. Uma das dicas que eu teria como prioridade é garantir que você preste atenção aos seus objetivos de longo prazo na maior parte do tempo, e eu me encontro fazendo isso também. Nós estabelecemos alguns objetivos anuais, e então estabelecemos alguns objetivos semanais ou mensais. E normalmente eles começam muito bem porque eles se aplicaram aos objetivos anuais. Mas a maior parte do tempo perdemos de vista as metas anuais ou as metas a longo prazo. O que fazemos naturalmente no começo a fazer coisas que estão no microondas, por exemplo, você sabe, um e-mail aparece dizendo para eu fazer mais isso, aparece me dizendo para fazer isso. Ou alguém me pergunta no trabalho. E às vezes a coisa é, você naturalmente gravitará para essas tarefas. E antes, você sabe, um mês depois, você está mais longe de começar esses objetivos anuais e você está de completá-los. E a coisa natural é fazer, é rever que constantemente tentar ajustar e mudá-lo. E o difícil é manter-se em cima disso. Mas minha recomendação é sempre ter esses objetivos na frente e no centro. Algo que eu faço que ajuda é naturalmente tê-lo preso perto de você, seja em um bilhete post-it em sua mesa. Mas eu gosto muito disso no sinal do meu caderno em evidência nos atalhos, eu posso acessá-los rapidamente e sempre que eu estou fazendo algo como uma revisão de semana onde eu olho para o meu fim de semana e digo, ok, bem, meus objetivos, as coisas que estamos atingindo naquele jogo semana para o meu tipo de metas de longo prazo e me ajuda a liberar sintonia e ir. Na verdade, isso e aquilo não estavam realmente relacionados com isso no final. Então, ter algum tipo de processo de revisão semanal pode ser um ótimo método, mas podemos falar sobre isso mais tarde. Mas é a ideia de ser capaz de diminuir o máximo possível. David Island tem uma regra metastática, 50000 pés rolam onde você olha a partir da visão do olho do pássaro e tenta aproximar-se a longo prazo e, em seguida, ampliar e ver o que você pode fazer a curto prazo para atingir esses objetivos de longo prazo. Então, há um exemplo fantástico. E é do futebol. Como jogador de futebol que muitos Bono chamavam Lionel Messi. E o que ele faz drogas novamente é que normalmente ele esfriou a lei da FERPA bastante preguiçosa. Mas o que ele faz normalmente nos primeiros cinco a dez minutos é andar no campo. Ele realmente não pula para jogar o jogo imediatamente. E ele é conhecido por ser um dos jogadores em campo que caminha mais e cobre o mínimo terreno durante um jogo. Mas ele também é alguém que executa muito bem marcando gols e desempenho avaliado. Mas ele é capaz de fazer bastante durante o jogo. E isso porque o que ele faz é que ele tende a ficar de olho no movimento estratégico da outra equipe, no movimento estratégico dos outros jogadores, e no que ele está fazendo lá, dando tempo para pensar ele. É sempre um processo eficaz. Se você se der tempo para pensar, reservar algum tempo durante a semana para diminuir o zoom e não necessariamente saltar em seus objetivos ou saltar em suas atividades que você precisa fazer. Mas só para casa agora e ver como isso afeta como você prioriza as coisas. Isso é algo que você pode querer roubar de Messi, é tirar esse tempo antes de apenas um realmente orientar-se antes de realmente se envolver no jogo. Não necessariamente pulando em todas as oportunidades. 5. Tarefas e notas: Então o que falamos é sobre regras e estruturas, e eu não posso dizer o quão fundamentais elas são. Mas é claro que existem ferramentas que podem ajudar e o que muitas vezes as pessoas tendem a recomendar. E uma coisa que David Allen tende a recomendar é ter três aplicativos principais e eles são tarefas, calendário e notas. Todos estes três podem ser realmente úteis para organizar um dia à frente. E deixe-me explicar por que as tarefas são realmente úteis para determinar exatamente o que você precisa fazer. Calendário determina o que seus eventos, atividades e notas determinaram e ajudam você a se lembrar de coisas que são fundamentais para o dia seguinte. Portanto, essas três principais aplicações de produtividade podem ser realmente benéficas. Obviamente, havia ferramentas que podem ajudar o processo, pode ser algo que pode ser útil, é um aplicativo de e-mail muito forte ou um aplicativo que ajuda você a manter o foco. Mas, na verdade, estes são os principais softwares de produtividade que você pode precisar para fazer as coisas. E vamos para a visão geral, eu vou recomendar alguns deles. E o que eu vou fazer é eu realmente vou saltar para a próxima seção e tipo de realmente mergulhar em como eu abordo isso e como eu tenho tomado o tempo para selecionar esses aplicativos e dá a você as melhores recomendações para combiná-los para cima. Uma coisa que eu diria antes de seguirmos em frente é que o software é realmente uma decisão de longo prazo. A maior parte do tempo nos distraímos com todos esses softwares adoráveis que entram, não me entenda mal. Eu os revisto. Eu sei que havia algumas aplicações bonitas no mercado, mas é realmente importante que você apenas gastar o tempo que puder com um determinado aplicativo. Porque quanto mais você investir em um para, melhor será para você a longo prazo. E é por isso que é tão importante obter a estrutura, as bases logo antes de entrar em um aplicativo. 6. Ferramentas - Masterclass - tarefa - Masterclass: Então, como você pode imaginar, gerenciamento de tarefas é partes bastante fundamentais da produtividade. Ajuda-nos a determinar o que vamos fazer durante o dia. E às vezes pode ser realmente esmagador. Então eu queria pegar algumas filosofias que eu escolhi cereja-ao longo do caminho de pessoas que podem ser úteis quando se trata gerenciamento de tarefas e também escolher o gerenciador de tarefas certo. Então a primeira metodologia que eu diria que é útil quando se trata de tarefas é o despejo mental. Agora isso é realmente algo derivado do livro de David Allen, Getting Things Done. E o que ele realmente permite que você faça é durante o seu dia, pegue cinco minutos para basicamente começar a despejar tudo que você tem em sua mente, seja ele desenvolvido para tirar a lavagem ou ser capaz de reservar como o carro que você tem flutuando lá dentro uma nota para anotar. Eu realmente faço isso na minha lista de afazeres e parafusos enquanto eu atravesso um dia e depois limpo no final do dia, determinando o que eles realmente significam mais tarde. Mas eles são realmente coisa útil e é muito, muito útil uma vez que você começa em que é apenas tirar isso de sua mente. E há uma ótima citação de David Allen que ele diz: “ Vou fazer açougueiro, usando sua mente para pensar basicamente, em vez de guardar coisas. Ele provavelmente vai um pouco diferente show móvel na tela, mas basicamente usando sua mente para realmente fazer as coisas e pensar da maneira certa, em vez de apenas segurar as coisas, eu estou basicamente usando seu gerenciador de tarefas ou caixa de entrada para ser capaz apenas capturar coisas para ter certeza que sua mente não está apenas confusa com tudo isso. Então, em mente, despejo é uma técnica realmente eficaz atendida como durante todo meu dia e apenas usando como eu uso Controle L para obter rapidamente isso para cima. E para ser honesto, acho que é muito útil para eles tirarem pequenas coisas. E mesmo às vezes se eu estiver longe do meu laptop ou eu sou como minha esposa começa a dizer como, oh, você sabe, eu tenho tudo isso que você pode comprar no supermercado local. Eu costumo fazer com que ele me envie uma mensagem de texto para que eu não me esqueça porque eu tento não lembrar as coisas tanto para que eu possa apenas focar em pensar. Então, em vez de armazenar. Então, outra coisa que você pode ter encontrado em um, em uma experiência de tarefa é listas esmagadoras. Isso é algo que quando falamos sobre priorização é sempre algo que acontece. Nós tendemos a apenas enxame nossas listas com muitas tarefas quanto possível. Alguns deles são importantes, alguns deles sem importância. Mas a única coisa que eu recomendo é encontrar uma maneira de fazer isso, um aplicativo que não necessariamente obriga você a colocar uma data em tudo. Uma coisa que eu tenho é um quadro em sinal de lista de tarefas que só me permite despejar tarefas em que não necessariamente têm datas de vencimento ou prazos, apenas para que eu possa começar a armazená-los lá. E eu posso vir no final da semana e processá-los e descobrir o que eles realmente significam. Eles não são tão importantes, mas também são úteis para eu capturar coisas durante o dia. E o que é bom sobre isso é que eu não estou necessariamente mudando minha lista de afazeres para o dia assistido luz confiança para preparar a lista de afazeres O dia anterior com base em como esse dia foi e tentar ficar com as coisas que eu fui fazer para o dia e tentar fazê-los fazer o máximo que eu puder. Ok, então o terceiro tipo de abordagem para a gestão de tarefas tem sido particularmente útil para mim, tem sido o tema do dia em conceito ou tema de tarefas. Então, há um curso realmente fantástico aqui em Skillshare de Mike Vardy. Ele mergulha particularmente no conceito de que o lote de tarefas pode ser uma maneira eficaz de reduzir a quantidade de energia que você desperdiça durante a semana. Então, por exemplo, gravando, se eu dissesse, vamos gravar essa aula de Skillshare na segunda, terça, quarta-feira por uma hora por dia. Digamos que demoro 15 minutos para arrumar tudo isso e levo duas horas para gravar tudo. Obviamente, isso não é necessariamente benéfico porque eu estou tendo que passar 45 minutos nesses três dias para preparar tudo. E então eu estou parando e eu estou começando, o que tende a apenas perder energia. E, naturalmente, são apenas pequenas coisas que você não esperaria. Mas é claro, estou gravando e 45 minutos de sessões, então são 45 minutos em três dias separados. Mas se eu dissesse certo, segunda-feira é agora meu dia de gravação, eu tenho duas horas de bloqueio e eu vou para tudo e tirar isso uma vez, em vez de sair três vezes separadas e empacotar três vezes diferentes, então isso me permite ajustar nossa nua, ser mais eficiente com a ativação da tarefa. E é realmente um grande conceito de, Eu acho que Thomas Frank, que é outro produto em YouTuber, que compartilha que ele tenta fazer as coisas o mais simples possível de configurar para que ele só faz isso precisa tipo de sentar-se e 50 minutos ou menos para que ele seja capaz de fazê-lo. E não há como uma fadiga de configuração, que naturalmente pode vir de Task batching. Portanto, obviamente, é realmente útil ser capaz de gerenciar tarefas como um lote. E se você é alguém que salvou faz escrita, edição ou uma certa coisa, e você tem uma multidão em fases do processo. Então, por exemplo, se você é um escritor e gosta de preparar um script para o seu artigo que você está escrevendo antes de poder fazer scripts em um dia, que permite que você prepare cinco scripts para cinco artigos e, no dia seguinte, faça esses cinco artigos, isso pode ser um pouco esmagador, mas fazer esses cinco artigos naquele dia, que tecnicamente deve ajudá-lo a ser capaz de fazer mais nesse dia porque você está batendo a atividade em lote. Então a minha ferramenta escolhida é fazer um teste. Mas quando se trata de selecionar um aplicativo de lista de tarefas, pode ser um pouco complicado. Então, tenho algumas recomendações. Nós realmente temos toda essa classe separada aqui no Skillshare que realmente mergulha em escolher o aplicativo mais íngreme perfeito. Mas eu normalmente criticá-lo para baixo em três partes processo. É pesquisa, ser capaz de gastar uma enorme quantidade de tempo antes de investir em um aplicativo para pesquisar quais são suas necessidades e se a ferramenta corresponde e suas necessidades. Então, antes de começar a pesquisar, escolha seus meios, e então comece a pesquisar e com base em suas necessidades, e ele deve ser capaz de ajudá-lo a tomar decisões melhores e mais informadas. A segunda parte do processo é testá-lo. Em vez de entrar com o aplicativo e ir, vou investir nisso. Eu sou como, Eu vou gastar todo o meu tempo e eu gastar 90 dias estavam lá, dar-se um feriado de três meses, não férias tempo com aplicação e apenas gastá-lo usá-lo tanto quanto você pode durante esse tempo se você encontrar uma falha, Não gostamos da experiência. Continue com esses 90 dias porque é realmente importante forçar-se a usar algo por um longo período de tempo. Então você resolve os erros que cometeu, os erros que cometeu e escolhe um aplicativo baseado nessa experiência. Ou se você está feliz com ele, então você pode passar para o passo 3, que é otimizar, é realmente aprender os prós e contras do aplicativo. Então você pode fazer uma boa base lá. Então, essas são todas as minhas recomendações para gerenciamento de tarefas. Espero que tenha sido útil. E vamos mergulhar no lado do calendário agora. 7. Ferramentas - Masterclass de calendário: Assim, um aplicativo de calendário pode ser uma ótima maneira organizar o que você tem quando se trata de eventos e atividades. Mas também pode ser uma ótima tática para melhorar a forma como você está gastando seu tempo. Eu queria compartilhar para tipos de métodos que eu uso com meu calendário para ajudar a melhorar a maneira como eu estou gastando meu tempo. Então, a única coisa que eu tenho feito recentemente é conectar meu Google Agenda, minha ferramenta escolhida, minha lista de tarefas, e o que isso faz, isso me permite bloquear um período de tempo. E esse período de tempo bloqueado agora aparece dentro da minha lista de afazeres. Movendo todas as ferramentas de lado, este é um conceito chamado bloqueio de tempo, e é uma ótima maneira de realmente lado um período de tempo que você vai estar trabalhando em alguma coisa. E ele realmente promove esse conceito do trabalho profundo de Cal Newport de onde você está se concentrando sem distrair em um período de tempo onde você pode realmente fazer algo bastante tipo de produto baseado. Assim, por exemplo, no final, você terá um produto final e o tipo de resultado final. E é uma oportunidade para você realmente puxar todo o seu tempo, atenção e energia para essa única coisa. Então, por exemplo, para esta gravação, bloqueei um período de três horas para gravar a coisa do Hung, que me permite ter essa energia focada nesta classe. Eu também faço isso com coisas como escrever, coisas como edição, coisas como Administração também. E isso me permite manter um foco. E eu tenho talvez quatro ou cinco destes espalhados em um calendário ao longo da semana. E também me ajuda a não reservar reuniões durante este período de tempo. Agora, é claro, você pode estar à mercê de um gerente ou alguém da sua equipe que vai para reuniões, que é lamentável, mas é claro, se você tem essa reunião bloqueada em seu calendário, também pode ser útil, especialmente quando eles estão tentando fazer algo que o braço específico e liderança criativa. Agora, uma das coisas que você pode fazer também é comunicar isso com sua equipe o máximo possível. Você poderia explicar a razão para fazer algo assim. E se é a primeira vez que você está fazendo algo assim dentro de uma equipe e você não tem certeza sobre como se aproximar, a melhor maneira é fazer uma sessão de amostra. Então, por exemplo, é bloquear um período de duas horas fora de qualquer reunião que você já tem e apenas dizer, eu vou estar fazendo algum trabalho intencional profundo durante esse período de tempo. Eu não estarei disponível através de coisas como Slack, Microsoft Teams e qualquer outra plataforma, a fim de obter algo fora dele. E durante essa primeira sessão, é uma oportunidade para você obter um produto final para mostrar sempre e depois desse trabalho intencional profundo, obviamente durante esse período de tempo, você pode usar coisas como pomodoro, que é uma metodologia eficaz para ser capaz de trabalhar por 25 minutos e cinco minutos de intervalo. Mas esse conceito de ser capaz de trabalhar sem distrair ainda se aplica. Então, o segundo tipo de recomendação após o seu calendário é , obviamente, reuniões são e a determinação das pessoas ao seu redor. Mas ter é mínimo reuniões de montanha possível, sempre realmente útil e tem, obviamente, uma variedade de maneiras que você pode fazer isso. Mas se você também falar com pessoas em sua equipe, tentar tornar as reuniões o mínimo possível pode ser afetado um pouco por si mesmo. E, por exemplo, eu me lembro quando eu trabalhava em uma empresa, antes de eu realmente me encontrar, obcecado em entrar em reuniões, saltar para reuniões, e definir um é mesmo cinco minutos antes que eles terminem. E é claro que é o tipo de coisa que você faz. Mas eu rapidamente aprendi que, na verdade, muitas das reuniões um-a-um controle remoto em, não realmente tão útil. E eu poderia estar usando o tempo de forma mais benéfica. Então, por exemplo, se você tem uma reunião que é bastante ad hoc e você poderia potencialmente convertê-la em uma reunião semanal, que permite que você emparelhe mais adequadamente e condense talvez duas ou três reuniões em uma semana, em uma reunião, e potencialmente até mesmo para erradicar isso, se necessário. E, por exemplo, você pode fazer a si mesmo um bom e-mail Roundup com alguns pontos de como algumas coisas progridem em vez de uma reunião obrigatória de 30 minutos. Assim, ter os papéis das reuniões ser capaz de ser testado. Há um livro fantástico de Jason Fried. Vou ligar aqui e colocar na tela. Eu acho que é somar trabalho não tem que ser louco o título. Mas isso realmente foi útil quando ele abordou tipo de como você deve olhar para as reuniões e o ambiente remoto também. Então, como eu sempre recomendo, minha ferramenta escolhida é um aplicativo Google Calendar. Eu o uso com o calendário da Apple no meu telefone. Eu mantenho as coisas muito simples com o calendário, mas eu costumava usar um aplicativo ou tecido sua conta baixa está no mercado, mas são realmente aqueles que tipo de atender seus dispositivos que você precisa, um S e fantásticos que você pode ir e explorar. temos muitos vídeos que podem ajudar. 8. Ferramentas - masterclass com as notas: Então, notas, eu sou muito útil maneira de começar a capturar coisas. E eu tenho mais de 4000 notas na minha conta Evernote agora. E é apenas a partir dos anos de ser capaz de capturar coisas ao longo do caminho. E o que eu diria é que é realmente útil capturar as coisas pequenas e as coisas grandes enquanto você continua. Uma das coisas que eu gosto de capturar nos dias de hoje são coisas como as ciências fechadas para certas marcas. Por exemplo, se eu, em seguida, ir e reservar preto, ser capaz de tipo de ir em um site e eu sou como, Ok, que tamanho eu esqueci minhas medidas. Útil ter os pequenos elementos como esse todo o caminho para os grandes elementos como documentos fiscais. E você pode precisar ser capaz de enviar rapidamente para alguém. Então, ser capaz de usar um aplicativo de notebook para isso pode ser super útil, não apenas para você, mas para os outros também. Eu estou sempre achando que é benéfico para ser capaz de enviar sobre algumas informações que eu encaixei no meu telefone sobre para outra pessoa faria usando um aplicativo de anotações que é armazenado com segurança também. Então por diante É colocar aponta para alguns métodos que definitivamente ajudaram quando eu estive escolhendo um aplicativo antigo e um tomador de notas que se conecta com o seu e-mail é realmente benéfico um, um monte de coisas vêm através de e-mail. Portanto, ser capaz de apenas encaminhar ou ser capaz de enviá-lo clipá-lo ou integrá-lo com o seu e-mail é realmente útil. Na verdade, tenho alguma extensão com Avenue onde eu apenas enviar e encaminhar qualquer e-mail com anexos mais para ter um aplicativo e ele vai para a minha caixa de entrada lá, que é realmente útil, realmente tem economia de tempo sólida quando se trata de ser capaz de fazer Claro que as coisas são capturadas. Então, capturar é uma parte realmente fundamental dentro da anotação e ser capaz de capturar isso rápido é ainda mais importante. Então, a segunda coisa que aprendi quando se trata de aplicativos de anotações é que você precisa se conhecer. Às vezes é importante poder ir. Para que eu realmente uso anotações e quais são minhas capacidades completas? Porque às vezes as pessoas tendem a ver aplicações no mercado e dizer, uau, eu preciso de uma pista. Como fazer isso? Eu preciso fazer para basicamente momento para essa aplicação. E claro que isso é luz natural. Fazemos isso o tempo todo. Como vemos uns sapatos muito bonitos e dizemos que eles são como algo que eu gostaria que eu os usasse. Vou comprá-los. Vou usá-los. E é naturalmente algo que acontece com aplicativos de anotações. Como por exemplo, eu vi um código de aplicativo da cidade em que eu realmente gosto do olhar, Eu acho que é fantástico e eu gosto quando eu vejo as pessoas usá-lo, mas na praticidade, Isso não é realmente eu. Realmente só toma notas básicas. Tomo notas que são muito simples com PDF ou apenas um pequeno texto básico. Eu não conecto anotações. Não preciso de um gráfico, não preciso de tanques. Só preciso de uma nota guardada para poder capturar para mais tarde. Então, conhecer a si mesmo é realmente útil quando se trata de tomar nota e tentar não evitar. Não devemos evitar, mas tentar não saltar sobre as tendências que aparecem apenas para fazer isso. Mas se você vê valor, como se você fosse um pesquisador, obsidiana pode ser realmente adequada para você. 9. Como lidar com e-mails e entrar em contato no box zero: Então e-mail é algo que todos temos que fazer. É meticuloso às vezes ser capaz de limpá-lo e ordená-lo. Mas uma das coisas que eu meio que abraço muito cedo com algo chamado Inbox Zero. E é um conceito que basicamente foi desenvolvido por Merlin Mann. E essencialmente, ele diz o que ele faz no locatário, faz o que diz na lata, e permite que você obtenha um status de caixa de entrada 0 onde você não tem e-mails em sua caixa de entrada. E o que muitas pessoas fazem é que eles tendem a coletar seus e-mails e usá-los como tarefas, ou até mesmo usá-los como uma espécie de espaço de armazenamento. E claro que isso é útil. Mas temos pesquisa em e-mail, o que é útil para começou a encontrar o e-mail certo no momento certo. Mas um que eu gosto pessoalmente é uma caixa de entrada limpa e o que eles tendem a fazer para ficar em cima disso. E pode ser uma montanha para tentar escalar. Se você é alguém que nunca fez isso, provavelmente tem 10 mil e-mails para se livrar. Mas a melhor coisa que eu recomendo fazer para manter em cima disso é para check-ins diários. Agora, eu vou falar sobre a ferramenta que eu uso que ajuda a fazer isso. Mas havia, obviamente, você poderia fazer isso com um aplicativo de e-mail básico se você achar que se encaixam. Mas para check-ins, um às nove da manhã e um às duas da tarde normalmente me ajuda a ver uma visão geral de se perdi alguma coisa ou se algo é importante para o trabalho que estou fazendo. Então, isso é realmente útil ter esses dois check-ins são normalmente apenas limpar a caixa de entrada uma vez a cada dois dias. E isso me permite fazer novamente o conceito de lote de tarefas de, ok, eu vou configurar isso em uma hora para fazer isso e limpar todo o meu e-mail de uma vez. Em vez de ter talvez três ou quatro quarteirões diferentes de 20 minutos. E eu apenas esmagar através do meu e-mail em uma sessão e obter 1 e para acompanhar em muito mais rápido. E são conceitos como no GTD onde você, por exemplo, se algo leva menos de dois minutos, você pode fazê-lo. Se algo for mais do que dois minutos, você delega. Isso é realmente útil. Então, voltando a isso, que os fundamentos da estrutura, fundamentos são realmente úteis para melhorar a maneira como você usa as ferramentas. Então, uma das maneiras que você pode se beneficiar disso é enviar um arquivo. Eu costumo fazer isso muitas vezes quando eu estou enviando e-mails ou enviar um arquivo anapsid, quando eu enviar algo, arquivos automaticamente me permite procurar mais tarde, mas na verdade não aparece novamente no sinal na minha caixa de entrada. E essa é uma maneira mais rápida de processar sua caixa de entrada quando você chega à Caixa de entrada Zero, que pode ser difícil, recomendo vivamente. Então a ferramenta de e-mail que eu uso é tempo para que existem tantas ferramentas diferentes no mercado, mas você precisa encontrar uma que melhor se adapte às suas necessidades. Então, por exemplo, se você está se concentrando em como estrelar e-mails e ser capaz de acessá-los e colaborar com eles. Outras pessoas, então Spark Mao pode ser adequado e aplicação por Riedl. Mas há tantas opções diferentes no mercado. Então, é importante analisar suas necessidades antes, para mim, ser capaz de ter essas duas sessões de lote foi realmente útil excedente entre feno e tempo para unadulterado dois é a minha aplicação de escolha. 10. Dicas para focagem e estados de trabalho profundos: Então, falamos sobre algumas ferramentas diferentes que podem ser úteis ao longo do caminho. Tarefas, notas de calendário e e-mail. E, normalmente, os fundamentos, sendo o e-mail o adicional que você tende a usar. Mas eles eram uma espécie de nova onda de aplicativos de produtividade que podem ser úteis. E eu os chamo de aplicativos de assistência, mas eles são aplicativos focados e eles podem ser úteis para ser capaz de reduzi-lo sob distrações que você tem e ajudá-lo a intensificar sua concentração enquanto você trabalha, que é para ser honesto, muito benéfico porque a qualidade do seu trabalho pode melhorar drasticamente por causa disso. Então, como você pode imaginar, há alguns tipos de aplicações de trabalho profundo saindo. E um que eu achei particularmente útil no passado são aplicativos como liberdade. E você pode chamá-los de bloqueadores de distração. E eles são provavelmente o melhor título disso. Mas o que eles essencialmente fazem é bloquear determinados sites ou acesso à Internet durante um período de tempo em que você está trabalhando. A principal razão por trás disso é para que você não se distraia ou tenha a opcionalidade de tomar um microsegundo no Twitter ou verificar seus e-mails. E, às vezes, eles podem até mesmo bloquear e aplicativos se você estiver usando versões de desktop. Então, ter um bloqueador de distração, pode ser uma ótima maneira de intensificar esse trabalho profundo e certificar-se de que você não está sendo tentado por pequenas doses de dopamina durante o seu dia e pode ser realmente útil intensificar a sessão . Então, uma das coisas que eu achei particularmente útil é usar música em segundo plano enquanto eu estou trabalhando, eu só recentemente investi em algum tipo de fones de ouvido de bloqueio de som, onde o ruído cancelando fones de ouvido, eles realmente ajudam a bloquear o tipo de barulho ao seu redor. E isso tem sido muito útil porque eu trabalhava melhor em cafeterias, que tendem a ser barulhentos. Embora eu gosto de ser capaz de ver as pessoas e essa emoção em torno de um café natural sobreviver evento. Quando estou trabalhando, gosto de estar sintonizado em Uppsala. Eu não estou distraído. Então ter algo assim pode ser útil, mas eu uso música que eu costumo gostar é música não lírica. Exemplo de vida. Eu mais recentemente gosto de analogias Luna Vicki re-imaginado série, que é realmente adorável, uma belas faixas estendidas. Há cerca de oito minutos e eu sou muito bom para me concentrar. E eu também gosto do aplicativo e 0 para IMC ter apenas uma abordagem mais analítica para a produtividade de que tem algumas grandes paisagens sonoras nele. Assim, ser capaz de usar música e som também pode ser eficaz. E embora possa parecer um pouco estranho no escritório, acho que tem seus benefícios. E se você está tentando vendê-lo para alguém, eu definitivamente faria um experimento lib servir com ele antes. É muito mais fácil em um ambiente remoto porque você não teve esse tempo de foco também. Então, muitas vezes falamos sobre fazer mais em nossos dias, fazer as coisas muitas vezes e focar em muitas listas e obter o máximo que você pode fazer em um dia. Mas às vezes é importante fazer menos. E havia algumas ferramentas realmente excelentes lá fora que podem ajudá-lo a fazer menos as coisas mais importantes. Há até um sistema chamado analógico, que ajuda você a escrever o tipo mais de tarefas de foco em todo o seu dia faz até mesmo massas como pomodoro, que ajuda você a aprimorar em uma tarefa. Mas é muito importante ser capaz de entender. Menos às vezes pode ser mais. Em, naqueles sessões de bloqueio de tempo. Eles podem ser úteis para eles apenas dar a si mesmo um pouco de e uma coisa para fazer e para fazê-lo muito bem, pelo menos para empurrar a qualidade para ele para 80 por cento. Mas eu descobri que nos últimos dois anos com um dia que tem sido como 10 tarefas para fazer versus quatro ou cinco tarefas para fazer. Eu me apresentei incrivelmente melhor nestes cinco, mesmo às vezes com menos do que isso. Então eu recomendo ter isso em mente. 11. Cuidados - alterações de ambiente para ser mais produtivas: Portanto, seu ambiente é algo que afeta sua produtividade. E há algumas coisas para as quais quero apontar. E o LinkedIn está sendo organizado, sua mesa e também seus melhores ambientes de trabalho. Portanto, a iluminação é algo que está provado para ajudar a maneira como você não é produtivo. E tem havido estudos que apontam para pessoas que trabalham com mais luz natural e no Windows tendem a ser mais felizes e a trabalhar melhor. E, claro, isso é muito, muito verdade. E às vezes até a iluminação no escritório, às vezes pode ser muito brilhante, muito intenso, e meio que faz você se sentir sob os holofotes o dia todo, que provavelmente está lá, o trabalho dourado. Mas eu sinto que a iluminação natural é muito banner. Se alguma vez trabalho em casa, costumo trabalhar na cozinha. Se alguma vez estiver num café, tenho tendência a gostar de trabalhar perto de uma janela para uma coisa muito pequena. E mesmo quando eu tenho que ter luzes acesas, eu gosto do Tibete, uma luz quente contra uma luz mais branca. Só sinto que a iluminação às vezes pode ser a coisa que te deixa cansado durante todo o dia. Se você ficar cansado fora atravessar o seu dia, definitivamente olhar para a sua iluminação. Eu acho que é algo que eu tenho quando eu estava no escritório, eu me encontrei com as luzes fluorescentes ficando bastante cansado quando chegou a esse tipo de 56 horas. E não apenas cansado como, mas realmente como um tipo de ocorrendo cansado. E como você pode imaginar, isso pode ter impacto no dia seguinte e no dia seguinte. Então a próxima dica que eu tenho é naturalmente manter em seu espaço de trabalho o mais claro possível o que estamos indo para uma mudança de casa no momento, então é muito ocupado. Mas quando eu tenho minha mesa limpa, eu me certifico de fazer uma espécie de encontrar Bennett limpo antes de eu realmente começar a trabalhar. Porque às vezes isso pode ser o fator de distração, na verdade, um, ter a distração ao seu redor. E número 2, querer fazer isso a clareira enquanto você está fazendo o trabalho, que é uma distração em si mesmo. Manter sua mesa limpa é provavelmente uma das melhores coisas que fiz ao longo dos anos. E é algo que realmente ajuda sua mente a clarear. E há alguns e alguns que gostam de um ambiente de bagunça para fazer as coisas, que igualmente, se funcionar para você e tem ao longo dos anos, pode não precisar mudá-lo. Mas para aqueles que estão descobrindo que eles precisam de um pouco de responsabilidade, ou algumas pessoas em um dia realmente útil, ok, então a terceira coisa, obviamente, algumas pessoas têm o luxo de ser capazes de trabalhar em casa. Outros têm o luxo de trabalhar de qualquer lugar. Portanto, é importante ser capaz de descobrir onde você trabalha melhor. E para mim, sempre trabalhei melhor em cafeterias. Se o seu trabalho é algo que não é necessariamente confidencial ou você pode usar uma VPN, então um café não é uma boa opção para você. Agora, uma coisa que obviamente você precisa saber é que o café pode não necessariamente funcionar para todos. E algumas cafeterias podem não gostar que trabalhasses nelas. Mas, ao mesmo tempo, se você encontrar um ambiente que funcione para você, seja em uma área específica de sua casa e você associou ao trabalho ou se está em um café na estrada, sendo capaz de descobrir que ponto doce é realmente importante. E eu sempre acho que em certos momentos em um café, como duas a 330 PM são Wow, eu trabalhei melhor e as vezes que eu trabalhei melhor também. Portanto, ser capaz de fazer certas atividades também quando você está em certas áreas pode ser útil. Isso também está levando ao tipo de lote de tarefas, mas também o tema de tarefas. Ser capaz de fazer uma certa coisa em um determinado ambiente pode ser realmente útil. Essas são as coisas que achei benéficas quando se trata do ambiente ao meu redor. 12. Cuidados - meditação, Fitness e diário: Portanto, obviamente, o cuidado é realmente importante quando se trata de produtividade. E, obviamente, eu não quero falar muito sobre um tipo de auto-cuidado, por si só. Mas 337 coisas que ajudaram ao longo do meu dia que eu acho que podem ser úteis para cruzar o seu dia de trabalho. E eu acho que empregadores e pessoas fora ou talvez que estão organizando seu trabalho estão se tornando muito mais abertos ao fato de que isso é benéfico. A primeira é a meditação, um pouco clichê, mas mesmo não necessariamente apenas meditação, o fato de que ir e fazer como uma meditação de 20 minutos onde você está configurando isso com música e mantendo uma calma. Eu acho que meditação B, ser qualquer coisa onde sua mente está em repouso e não é necessariamente pensar através das coisas. Então, para mim, minha meditação às vezes é andar com um garotinho pela manhã, 510 minutos ou talvez até 20 minutos, mas eu tenho tempo para me refrescar. E esse é o meu tipo de meditação matinal melhor. E também durante o dia como se eu estivesse saindo para fazer um pouco bancos seus olhos do que andar para fazer o exercício sobre para iniciar o exercício realmente como um pouco de meditação porque eu posso levar tudo em torno de mim. Então meditação não tem necessariamente que ser essa coisa intensa. Se é algo que você tem, você faz bem com isso, então isso é claro muito útil. Mas se é algo que você se acha complicado para ter tempo para fazer ou você não pode ficar quieto do que algo assim pode ser útil. O diário é outra coisa que pode ser útil durante o seu dia. E a única coisa que eu encontrei não é realmente um diário, mas realmente fazer algo chamado, eu não sei se é escola como um auto-reflexo ou algo assim. Mas basicamente, o que eu vou fazer é ir para o meu Evernote e começar a digitar o dia da semana e então eu vou falar através do meu processo. Como por exemplo, esta manhã eu fiz isso neste Ness, eu estou me sentindo um pouco confuso, mas eu acho que eu deveria abordar nesta situação então ser capaz de dizer, Ok, eu tenho isso como um S para fazer à tarde. E eu estou animado para isso e isso e a noite, mas na verdade apenas ter aquele período de tempo em que você está tipo de diário, mas apenas ser capaz de tipo de refletir sobre o tipo de presente e o futuro é realmente bastante útil porque você está apenas parando e indo, ok, ou o que é importante e o que eu estou realmente fazendo em vez de fazer o trabalho ser um tipo de processo esquecido como você atravessa seu dia. Então, a próxima coisa que eu quero falar, Miss Fitness, obviamente terminar pode ser útil durante um dia se você tiver a oportunidade de fazer qualquer tipo de fitness, é realmente ótimo porque ele só recebe esse tipo de cérebro e o sangue flui à tarde. Gosto particularmente de sair para passear ou jogar futebol. Mas se você está realmente amarrado para o tempo, você pode fazer coisas menores como um tipo simples de press ups naquela casa. Ou talvez até pulando. Saltar corda pode ser uma ótima maneira de não sair necessariamente de casa, mas permita-me quebrar o apartamento dele no jardim ou na sua varanda ou algo assim, hum, e pode ser uma ótima maneira de ativar rapidamente esse tipo de exercício sem queimar muito tempo. Mas eu definitivamente vejo os benefícios de fazer exercício e como isso afeta a segunda parte do meu dia. Se você é capaz de fazê-lo no meio do dia ou você é alguém que já faz isso de manhã. 13. Cuidados - sessões de oficina offline: Ok, então uma das coisas que eu meio que descobri no ano passado é realmente levar algum tempo para organizar muitas oficinas eu mesmo. E se você é alguém que trabalha para outra pessoa ou você tem seu próprio negócio, e isso pode realmente ser benéfico apenas por ser capaz de melhorar a maneira que você está se concentrando ao longo de uma semana. Então basicamente o que eu vou fazer é provavelmente duas vezes por semana por cerca de 15 minutos cada sessão. O que eu vou fazer é um período de tempo em que eu me chamo mini oficina onde eu basicamente uso um pouco de papel, voltar para a prancheta e ser capaz de apenas escrever algumas coisas que estão me preocupando em minha mente. Ou se você tiver um workshop em torno de um determinado tema, como por exemplo, como talvez eu tenha tido na semana passada ou um tema em torno de cursos que eu estava fazendo chegando. Então eu fui capaz de me concentrar nisso. Mas ter um workshop em torno desse tópico em particular pode ser realmente útil para apenas ser capaz de diminuir o zoom e meio que usar papel. Porque, às vezes, quando se trata de usar software e usar seus laptops ou dia, ele pode ser realmente às vezes um pouco intenso demais e os olhos antigos. Mas fazer estes 50 minutos quer Trump realmente ajudou a maneira que eu sou, se constantemente apenas refrescando a maneira que eu penso sobre o trabalho. Mesmo às vezes ter uma agenda por libra para uma mini-oficina pode ser útil para as coisas que você gostaria de cobrir ou apenas ser capaz de enviar os avisos para fora. Mas ser capaz de ter essas duas sessões por semana e um sinal de coisas que seu diário pode ser uma maneira realmente útil de apenas pausar e diminuir o zoom do que você está realmente fazendo ou resolver um problema específico que não requer que você use software o tempo todo. 14. Cuidados - Comentários de semanas: Então, uma das coisas que achei muito útil quando se trata de fazer as coisas. O livro de David Allen é os fracos comentários elementos disso. Eu estaria fazendo comentários de semana por talvez cinco ou seis anos agora. E é provavelmente uma das melhores coisas que já fiz. Porque o que ele faz, ele me permite apenas gostar, tomar um pouco de tempo uma vez por semana, normalmente quintas-feiras às 11 da manhã para apenas basicamente instantâneos como as semanas foram, o que eu posso melhorar para o futuro. E há uma variedade de maneiras de fazer uma revisão semanal. Você poderia tê-lo com os membros da sua equipe ou você pode tê-lo com colegas ou mesmo com você mesmo, como eu fiz. Mas ter uma avaliação fraca permite reduzir o zoom do que você fez durante a semana, o que foi bem sucedido e o que não foi bem sucedido. Mas também o que você pode fazer durante a semana que vem. E o que eu gosto sobre uma revisão de uma semana é que ela também permite que você sintonize suas metas de longo prazo e veja como as coisas que você fez isso, nós impactamos isso e também como você pode fazer mudanças para a semana seguinte. Mas também permite que você faça coisas como limpar seu e-mail e talvez sua caixa de entrada do gerenciador de tarefas t, como um pouco de um passo, eu realmente tenho um modelo para isso agora. E então nós tínhamos um modelo, mas eu tinha um modelo mental, enquanto eu sei o que fazer. Nós revisamos últimos dois meses têm sido usando um modelo para realmente implementar uma revisão semana apenas para o bem da minha mente não ser completamente confiança em minha própria memória para fazer coisas, mas realmente fazer algo assim pode realmente ser realmente útil. E algo que Chris, Dan e ver quem esteve em manter produtivo um par de vezes realmente empurra para é seus valores e o que realmente significa um grande negócio em sua vida e ser capaz de correlacionar sua semana revisão em torno disso. Você está batendo naquelas coisas que você realmente acredita em um gás durante toda a sua semana? E isso permite que você tipo de permanecer no caminho certo com os objetivos de longo prazo. Então, nós visualizamos em altamente recomendo que você pode fazer em praticamente todos os aplicativos. E eu definitivamente recomendo fazer um pouco mais de leitura em torno da semana quatro V de um 100, realmente otimizá-lo. Mas muito simplesmente, é uma atividade de 20 minutos que permite que você reveja o que correu bem, o que não correu bem, também, o que você quer fazer para a próxima semana em mente com suas metas e objetivos de longo prazo. E também para esclarecer qualquer tipo de massa, talvez alguns documentos queiram resolver, e também alguns e-mails que você queira passar. Às vezes você pode aparafusar agora na parte de trás dele. Mas uma análise semanal é uma experiência do cliente, por isso é tudo o que você quiser. 15. Agradecimento e resumo do curso: Então, pessoal, muito obrigado por fazerem esta aula. Acho que cobri o máximo que pude sobre como abordo a produtividade. Talvez eu responda a este curso, talvez eu apenas vou mantê-lo assim, mas eu estou realmente feliz que você fez isso como um estudante aqui no Skillshare. Você pode conferir algumas das minhas outras aulas. Fazemos alguns de potássio, ampliando certas ferramentas e processos diferentes. E mesmo como estudante, coisas assim, você pode aprender a se aproximar e aprender algumas habilidades realmente valiosas no processo, mas agradeça muito. Por favor, deixe um comentário se você gostou desta aula e verifique a planilha também, que pode ser útil para ser capaz de analisar tudo o que cobrimos e quais coisas você gostaria de escolher e tirar. Muito obrigado, pessoal. Espero que gostem de todas as nossas outras aulas aqui em Skillshare, cadeiras.