Melhoria de processos com avaliações de pós-ação e lições aprendidas

1. Apresentação: Olá, bem-vindo a esta aula sobre as lições aprendidas, seu guia passo a passo sobre como analisar seu trabalho e como melhorá-lo continuamente. Nesta aula, você aprenderá uma maneira simples realizar análises após a ação e de aproveitar ao máximo esses esforços com lições detalhadas e eficazes aprendidas. Eu venho testando maneiras de melhorar a análise de lições aprendidas há anos, tanto quando dirigia uma pequena empresa de software quanto agora em meu trabalho como consultor de gestão para outras pequenas empresas, Descobri que o maior desafio é analisar seu próprio trabalho com uma abordagem completamente neutra, sem trazer nenhum preconceito preferencial ou usar uma visão retrospectiva útil no momento. O método que desenvolvi e que você aprenderá nesta aula força meus clientes e meus alunos a pensar sobre seu trabalho em seu verdadeiro contexto. Se você é proprietário de uma pequena empresa, se é líder de departamento ou chefe de equipe ou, de alguma forma , responsável pelo desempenho e pelos resultados do projeto de sua equipe. Então este curso é para você. Você quer os melhores resultados. Você quer tomar as melhores decisões. E você quer treinar os melhores funcionários para os grandes líderes do futuro. E, claro, você quer melhorar o desempenho geral de um projeto para o outro. Este curso vai te ensinar como fazer tudo isso. E isso será feito fornecendo um guia passo a passo simples que você pode usar para analisar os resultados de um projeto. Você o usará para saber o que funcionou bem e descobrir o que pode ser melhorado. E, claro, como fazer essas mudanças específicas para melhorias no próximo projeto. Como projeto final da aula, você criará um plano para o primeiro conjunto de lições aprendidas. Você usará as etapas que aprenderá durante a aula e fará isso em seu próprio projeto de trabalho na vida real. Tudo o que fazemos, seja o sucesso, o fracasso ou qualquer outra coisa, sempre pode ser melhorado. E um sistema eficaz de lições aprendidas significa que você está constantemente encontrando áreas de melhoria. Como resultado, sua empresa será mais eficaz , mais inovadora e, em geral, mais criativa. Comece agora mesmo. Vá direto para as aulas iniciais desta aula. E essas lições explicarão exatamente quais são as lições aprendidas e por que você quer usá-las em sua empresa. Feliz aprendizado. 2. O que é melhoria de processos: Depois de implementar um processo, você precisa aprimorá-lo. Como você aprendeu na lição anterior, esse é um dos motivos para garantir que todos os seus processos sejam anotados e documentados, pois é a única maneira aprimorá-los continuamente e , assim, melhorar seus negócios. Vamos começar com uma compreensão simples do que é melhoria de processos. melhoria do processo de negócios é a prática de identificar e implementar mudanças ou melhorias seu processo de negócios existente, seja para o trabalho contínuo de sua empresa ou para projetos ou tipos de projetos específicos. Você quer implementar a melhoria do processo porque isso tornará sua empresa mais eficiente. Você encontrará maneiras mais fáceis de fazer as coisas. Isso também tornará sua empresa mais eficaz. Você encontrará maneiras melhores de fazer as coisas. Isso tornará sua empresa mais precisa porque você encontrará maneiras mais específicas de fazer as coisas e tornará sua empresa mais confiável porque você está encontrando maneiras mais consistentes de fazer as coisas. E, finalmente, também tornará sua empresa mais responsiva, pois você está encontrando maneiras mais rápidas de fazer as coisas Todas essas melhorias deixarão seus clientes felizes, seus funcionários felizes e sua empresa mais bem-sucedida. Mas qual é o objetivo de escrever um processo se ele está mudando constantemente? Bem, aí está realmente o cerne da questão. Se você não anotar, simplesmente não poderá melhorá-lo. E se você não conseguir melhorá-lo, sua empresa ficará estagnada ou até Fazer isso requer a criação de uma cultura de melhoria contínua. Então, você e seus funcionários estão todos abertos e curiosos. Isso realmente significa mudar a mentalidade dos problemas para transformá-los em oportunidades, e isso tem que vir do topo 3. Por que os cursos aprendidos?: Uma coisa que eu quero que você tire dessa aula é uma nova maneira de analisar todos os seus esforços comerciais. Quem se lembra da ideia de que muitos de vocês e muitos de vocês provavelmente já ouviram falar dele, mesmo que tenha sido o primeiro dispositivo portátil da Apple. Foi o precursor do iPhone. Agora, gerencialmente, fez tudo certo. No entanto, esse produto foi um grande fracasso, mas a marca não desapareceu. E 13 anos depois, eles lançaram o iPhone, que estabeleceu o padrão para dispositivos portáteis desde então. É normal que as coisas dêem errado nos negócios. Mesmo quando um erro parece um soco na barriga. Não dedique seus esforços comerciais pensando em sucesso ou fracasso, bons ou maus. Em vez disso, dê a cada resultado individual as mesmas considerações. Pergunte a si mesmo, por quê? Pergunte a si mesmo como? Pergunte a si mesmo o que poderia ter sido diferente? Pergunte a si mesmo o que o cliente pode isso e muito mais. Pergunte a si mesmo o que realmente aconteceu como resultado das ações individuais. O que você descobrirá é que você sempre aprende algo novo com esse tipo de análise. E você também sempre encontrará algo para comemorar. As lições aprendidas não são sobre sucesso ou fracasso. Há simplesmente uma questão de por que algo aconteceu? modo geral, você sempre começará do início com um brainstorm do que aconteceu, logo com suas impressões sobre o que você fez bem e o que pode melhorar. O que você aprendeu ao longo do caminho sobre o projeto, sobre sua empresa, sobre o ambiente em que está trabalhando? Em seguida, você examinará esses resultados reais. Você quer entender como elas ocorreram, por que suas expectativas estavam corretas ou incorretas. Essas são as informações que você poderá usar para determinar o que mudará na próxima vez que estiver nessa situação. Na verdade, no final você terá essa lista, não uma lista de sucessos e fracassos. Uma lista que olha para o passado, você terá é uma lista de repetições e melhorias, que é uma lista voltada para o futuro. Na próxima lição, veremos como essa prática de lições aprendidas se enquadra no gerenciamento de projetos. 4. Terminologia: Talvez você já tenha ouvido falar de avaliações pós-ação e das lições aprendidas. Se você está se perguntando exatamente qual é a diferença, você não está sozinho. Essa é uma pergunta comum, e eu ouvi esses dois termos serem usados de forma intercambiável, mas eles não são exatamente a mesma coisa. Deixe-me explicar a diferença entre esses dois. No contexto. Você tem uma sequência de eventos que levam às lições aprendidas. Esses eventos são, antes de tudo, o projeto. Isso é o que acontece primeiro. Em seguida, é seguido por uma revisão pós-ação. E a revisão após a ação resulta em lições aprendidas. Essa é a ordem em que você deve entrar. Deixe-me explicar brevemente cada etapa para delinear mais claramente as diferenças. O projeto é o que acontece. Agora. Pode ser um processo atual que está sendo revisado ou pode ser um projeto especial único. O ponto principal para nossos propósitos é que o projeto gira em torno de um determinado objetivo. Há um resultado ou resultado esperado deste projeto. E os detalhes do projeto incluirão coisas como tarefas e ferramentas, pessoas , cronograma e muito mais. A revisão pós-ação é a análise desse resultado. Em outras palavras, qual é o objetivo do projeto alcançado e como o principal objetivo da revisão pós-ação é comparar o resultado pretendido desse projeto com o resultado real e depois analise o que o levou até lá. E isso leva às lições aprendidas. As lições aprendidas são os resultados de sua análise após a ação. As lições aprendidas são uma lista do que reter desse projeto e do que você precisa melhorar no próximo. Essa é a sequência correta e tem que acontecer nesta ordem, projeto. Após a análise da ação e as lições aprendidas. Para o propósito desta aula, estamos interessados nessas duas últimas etapas após as análises das ações e as lições aprendidas. E é sobre isso que você aprenderá. 5. Os desafios do trabalho: Se você estiver participando desta aula para criar um sistema de lições aprendidas pela primeira vez , convém conhecer os desafios mais comuns para evitá-los imediatamente. Se, por outro lado, você está ministrando as lições aprendidas sem sucesso, é provável que tenha enfrentado um ou mais dos desafios que estou prestes a listar nesta lição. Continuaremos descobrindo o que são e como superá-los. De qualquer forma, quanto mais você sabe sobre o que pode dar errado, mais você pode fazer para que tudo dê certo. A maioria dos problemas com os esforços das lições aprendidas se enquadra em uma das seguintes categorias. A primeira é a falta de tempo. Quando um projeto é concluído, você está com pressa para começar a próxima etapa, então você não tem tempo nem tempo para parar, por assim dizer e analisar o que aconteceu. A segunda é a falta de acesso. Você não pode obter feedback ou dados das pessoas necessárias. Ou talvez você não consiga o envolvimento do chefe sem ter acesso às informações corretas e às pessoas corretas Você não pode realizar uma análise adequada das lições aprendidas. E, finalmente, falta de estrutura. Talvez você colete algumas informações e as compartilhe por e-mail ou de forma divertida. Mas não há uma estrutura formalizada para isso. Não há próximas etapas formalizadas e as pessoas realmente não sabem o que acontece a partir daí. Esses são desafios comuns, mas a verdade é que eles só são problemas se você não os considerar de antemão. Embora sejam difíceis de superar depois de acontecerem, eles são bastante simples de evitar em primeiro lugar. Se pensarmos na falta de tempo, já mencionamos que, depois que as ações, as revisões e as lições aprendidas fizerem parte de todo o plano do projeto, implante um esforço adequado de gerenciamento de projetos que as inclua. dá um passo adiante. O projeto não termina de fato até que esteja concluído e só esteja concluído. Depois das lições aprendidas. Você pode combater a falta de acesso certificando-se de que os esforços venham do topo. Se você é um líder em sua organização, seja o proprietário da pequena empresa, o líder da unidade ou o gerente, precisa modelar o comportamento que deseja ver. Crie o novo formato de projeto que mencionamos e lidere as lições aprendidas. Certifique-se de que você é a pessoa que constantemente destaca o quanto isso é importante. Se você não é o líder, encontre um patrocinador, coloque alguém em uma posição influente para ser o principal impulsionador das lições aprendidas desde o início do projeto e para combater a falta da estrutura. Bem, é por isso que você está aqui. Siga o resto desta aula e você terá a estrutura para executar as lições aprendidas adequadamente. Você aprenderá tudo o que precisa saber para criar as duas últimas etapas da sequência em seu plano de projeto. 6. Por que os cursos de vendas Learned são importantes: Muitas empresas refletem sobre suas experiências anteriores ou repugnam os resultados gerais de um projeto. Mas a verdade é que poucas empresas realizam um plano adequado e aprofundado de lições aprendidas. O que eles farão é analisar um projeto geral. E então eles podem decidir que se tiver sido bem-sucedido, eles o repetirão. E se o projeto em geral não for bem-sucedido, eles nunca mais o farão. O problema com essa abordagem é que você acaba repetindo erros ou descartando boas ideias. Nunca será a totalidade de um projeto excelente ou um desastre completo. Na realidade, tudo se resume a etapas e decisões individuais. Quando você faz uma lição aprendida, você quer analisar essas etapas individuais. Lições aprendidas com nossas experiências em eventos passados, e elas devem ser usadas para informar eventos futuros. Como tal, eles também devem fazer parte do plano geral do projeto. Os estágios finais desse plano devem ser a revisão pós-ação. E as lições aprendidas. Até porque erros reais são erros repetidos. O problema é não fazer algo incorretamente. Isso acontecerá naturalmente, à medida que você experimenta coisas novas ou, à medida que as circunstâncias mudarem problema será fazer exatamente a mesma coisa errada. Novamente, um erro só acontece quando você repete o mesmo erro mais de uma vez, quando não aprendeu com experiências passadas. Uma lista adequada de lições aprendidas evitará tudo isso. Além disso, ele também aumentará seus dados e oferecerá uma visão sobre o que você está fazendo e como está tomando decisões. Isso melhorará a comunicação dentro da sua equipe e entre as diferentes equipes da empresa. Obviamente, ele oferecerá melhorias nos negócios. Isso trará inovação, mantendo você na vanguarda do desenvolvimento e do desempenho da indústria. Você descobrirá que não está mais desperdiçando dinheiro. Aprender com seus erros significa não investir dinheiro em algo que ainda não funcionou. Além disso, isso também significa que você documentará seus sucessos. Não se trata apenas do que deu errado. Você também poderá destacar o que correu bem. E todo mundo agradece que essas e outras razões sejam as razões você quer fazer o resto deste curso. 7. O que é uma análise de pós-ação: Já declaramos anteriormente que uma revisão pós-ação é uma análise do resultado de um projeto. Ele vem como parte do plano geral de gerenciamento de projetos. E é uma parte importante do escopo de qualquer projeto. Após a conclusão do projeto, as tarefas de execução vêm a revisão pós-ação. Essa análise lhe dirá o que aconteceu. Seu projeto em um nível micro será capaz de entender atividades e ocorrências individuais, mas também por que isso aconteceu dessa forma. Essas são as informações que você usará para as lições aprendidas. Com as informações que você obterá dessa análise, você poderá extrair o que deu certo, analisando seus pontos fortes e o que aconteceu devido à sorte, é importante entender a diferença entre esses dois. E também lhe dirá o que você pode melhorar. Geralmente, analisando as áreas de habilidades, conhecimento e comunicação, as falhas na comunicação são uma causa muito comum de atrapalhos em projetos. Essas são as informações que você usará para desenvolver suas lições aprendidas, essa lista de melhorias e coisas a serem retidas. Agora, a maioria dos guias de revisão pós-ação explicará o processo de uma revisão após a ação. Você define o escopo, conduz, a pesquisa que analisa. Na verdade, tudo isso faz parte do seu plano de projeto. Ou seja, como seguir as etapas da revisão pós-ação. Nesta aula, aprenderemos especificamente como conduzir a análise em si. Como pegar os dados do projeto e analisá-los em todas as suas pequenas partes. Faremos isso dividindo a análise em quatro áreas que são processos. Analisaremos a comunicação durante todo o projeto, consideraremos as distrações e também consideraremos as forças externas. Se você precisa diferenciar entre força e sorte, é igualmente importante diferenciar entre erros e coisas fora de seu controle. Nas próximas lições, analisaremos cada uma delas em detalhes e como conduzir essa parte específica de sua análise após a ação. 8. Comece com um brainstorm: Comece sua análise após a ação com basicamente um debate inteligente sobre suas primeiras impressões, logo de cabeça para baixo. Certifique-se de fazer isso rapidamente. Apenas cinco minutos, mais ou menos. Ainda não estamos na fase de análise. Só queremos coletar suas primeiras impressões. Isso também terá a vantagem de colocar você na mentalidade correta. Você se reembolsará pela experiência do projeto e, portanto, estará melhor preparada para lidar com uma análise mais aprofundada. Escreva um ou dois parágrafos sobre a experiência do projeto, o que você acha que funcionou bem e as áreas que você acha que precisam ser melhoradas. Esses são seus primeiros pensamentos. Um simples brainstorm. Vá. 9. Revisão do processo: Antes de tudo, quero que você entenda que seu problema nunca será o processo como um todo. Mas sim, se for o caso, uma etapa específica em seu processo geral. Analise o processo dos projetos passo a passo. Comece pegando o plano do seu projeto e examine-o com a sabedoria da retrospectiva, com o que você sabe agora, esse foi o procedimento correto para o projeto? As coisas aconteceram, por exemplo, fora de ordem na realidade da execução ou etapas diferentes do que você esperava, onde há etapas que foram adicionadas à medida que você avançava no projeto, tinha que acontecer mais do que o que você havia contabilizado originalmente? E também onde faltou alguma etapa. O que você fez que não estava em seu procedimento original. Faça uma lista das etapas processuais que não corresponderam ao processo original e mantenha essa lista à mão. Agora comece a analisar cada etapa individualmente. O que deveria ter acontecido? Por que essa etapa específica foi incluída no procedimento detalhado? Em qual foi o resultado ideal dessa etapa? Em seguida, determine se esse resultado ocorreu? O que deveria acontecer realmente aconteceu? E se sim, ótimo. E se não, por que não? Por que o resultado dessa etapa não foi o que você esperava que fosse? Foi por causa de uma fraqueza processual? Em outras palavras, foi porque a etapa estava na ordem errada, era completamente redundante ou algo mais relacionado a esses detalhes do processo? Mais uma vez, faça uma lista e mantenha-a à mão. Ao final dessa análise, você terá uma lista das boas decisões de processo e dos erros cometidos no processo e nesses procedimentos mais detalhados. 10. Revisão de comunicação: A comunicação parece tão simples. Conversamos, apenas estipulamos que nos comunicamos. Mas a verdade é que, em um contexto de negócios, precisamos de compartilhamento de informações e de transferência de informações. E isso deve ser feito de forma estruturada. falta de comunicação é provavelmente a causa mais comum de erro e pode assumir várias formas diferentes, como esquecer de dizer algo a alguém. Você pode dizer a alguém algo incorreto, a informação errada. Você pode dizer a alguém algo que essa pessoa não entenda. Você pode presumir que alguém sabe alguma coisa, mas na verdade não sabe, ou você pode dar uma instrução pouco clara. Eu testemunhei muitas reuniões, por exemplo em que boas decisões foram tomadas, mas nenhuma instrução clara foi dada após o fato. E então nada realmente aconteceu. Examine como você se comunica e descubra se a falha está em algum lugar nessas etapas. Veja como fazer isso. Descreva, em primeiro lugar, quem estava envolvido, quem fazia parte de qualquer compartilhamento e transferência de informações? Podem ser clientes, certamente colegas, talvez de todas as equipes, de qualquer fornecedor e de qualquer outra pessoa. Analise o que foi comunicado de um lado para o outro. Aqui você deve pensar em coisas como instruções que foram dadas de uma parte para outra. Qualquer conhecimento necessário para realizar uma determinada etapa, atualizações de progresso em todo o projeto, especialmente de uma equipe ou departamento para outro e qualquer outra coisa em termos de fluxo de informações, agora, analise como essas informações estavam fluindo de um lugar para outro ou de uma pessoa para outra. Onde você está usando um software de gerenciamento de projetos, uma plataforma de bate-papo. Você faz isso por meio de e-mails, telefonemas? Isso aconteceu em reuniões? Como as informações passaram pela organização durante todo o projeto? Por fim, veja como as informações foram capturadas ao longo do projeto. As informações são armazenadas em algum lugar específico, como uma plataforma de gerenciamento de projetos? É facilmente compartilhado com todos os envolvidos? É fácil para as pessoas acessarem? Por exemplo, existem guardiões das informações ou perdidas em algum lugar em algum longo tópico de bate-papo? As informações corretas estão marcadas ou de alguma forma conectadas à parte relevante do processo ou às pessoas relevantes? Faça uma lista de todas essas informações. E então você pode dar uma olhada no que você pode concluir sobre quaisquer fraquezas na comunicação durante o projeto. Onde a comunicação foi perdida? Onde você teve que repetir as mesmas informações? Onde as informações foram mal interpretadas em qualquer outra coisa que pudesse resultar dessa análise? Faça uma lista e mantenha-a à mão. Ao final dessa análise, você terá uma boa compreensão de todas as áreas nas quais sua comunicação carece de uma estrutura adequada. 11. Revisão de dados de vendas: Sempre haverá algo que você simplesmente esquecerá. Quanto mais longo ou mais complexo o projeto, probabilidade de serem erros de distração em algum lugar. Por que também é importante revisar esses tipos de erros? É realmente algo que você pode consertar? Bem, possivelmente, na verdade, provavelmente. Quanto melhor você entender as condições em que se distrai e as consequências dessa distração, menor a probabilidade repeti-las novamente. Mas tem mais. Você não quer correr o risco de mudar algo que realmente funciona. Se você diagnosticar erroneamente um erro de distração como outra coisa. Bem, esse é o risco de você correr para consertar algo que não precisa ser corrigido. Então, quando você os isola das áreas reais que precisam de correção, você está criando um resultado melhor. Como você analisa suas distrações? Analise se houve momentos em que sua cabeça simplesmente não estava trabalhando. Você já fez. Uma análise bastante detalhada do projeto para examinar as etapas processuais e o fluxo de comunicação. Usando essa análise, você revelou algum momento em que simplesmente não estava se concentrando adequadamente? Talvez você estivesse fazendo várias tarefas ao mesmo tempo ou talvez quisesse fazer algo muito rapidamente e, portanto, não tenha dado a devida atenção. Outra forma de ver isso são os problemas que você identificou até agora, algum deles realmente fosse porque a pessoa envolvida simplesmente não estava focada. Portanto, não foi um problema de processo ou comunicação, foi apenas um erro humano. Essa diferença não é importante para garantir que você esteja corrigindo a coisa certa. Se o erro foi distração em vez de processual ou estrutural , certifique-se não corrigir algo que funcione. Dê uma olhada crítica em seu trabalho e determine os momentos em que você pode simplesmente ter feito a coisa errada ou feita a coisa certa, mas mal, faça uma lista e mantenha-a à mão. No final desta análise, você terá notas e possivelmente correções sobre os problemas identificados até o momento. 12. Revisão das forças externas: Nem tudo é sua culpa. Às vezes, coisas acontecem com você. Às vezes, os problemas são causados por forças externas que você não consegue controlar. Mas você pode controlar como você escolhe reagir a eles. Se seu problema foi causado por algo fora de sua empresa e fora de seu controle, você quer saber como proteger suas práticas contra esse evento ou evento semelhante que aconteça. novamente no futuro. É bom saber o que você não pode controlar. Assim, você pode fortalecer sua posição por meio do que você pode controlar. Assim como na análise de distração, use o material e os dados que você já tem. O que eu quero que você faça aqui é fazer duas listas de forças externas. Uma lista de tudo o que estava a seu favor, coisas que foram úteis e uma lista de tudo que funcionou contra você e foi prejudicial para cada item que você adiciona a qualquer lista. Explique o que causou isso. Explique como esse evento mudou as coisas em seu projeto. Explique como você reagiu, o que fez para se ajustar. E também, você acha que isso vai acontecer de novo? E se sim, como você pode antecipar isso? Faça uma lista e mantenha-a à mão? Ao final dessa análise, você estará melhor preparado para todas as suas futuras incógnitas. 13. E se você perdeu alguma coisa?: Mas se eu esqueci alguma coisa ou se perdi alguma coisa, ou se eu estivesse distraída novamente e ainda houvesse mais a ser descoberto? Persista na análise após a ação com uma rápida revisão de qualquer coisa que possa ser excepcional. Comece voltando ao seu brainstorm original. Veja os poucos parágrafos que você escreveu logo no início, releia-os. Existe alguma coisa que você escreveu que não esteja contabilizada em sua análise pós-ação O que você está lendo agora muda sua visão sobre qualquer coisa que esteja em sua análise após a ação. Se necessário, faça as atualizações necessárias. Em seguida, escaneie as informações novamente. Veja as entrevistas que você realizou como parte de sua análise pós-ação. E também dê uma olhada nos dados mais uma vez, você já examinou os dois em detalhes. O que você está fazendo agora é mais um debate de alto nível sobre o fim da tarefa para ver se você perdeu alguma coisa ou se esta avaliação muda sua opinião sobre algo que você já tem e considere quaisquer comentários que você ouvido, seja em primeira ou segunda mão. Penso tanto nos insiders quanto nos outsiders. O que disseram as pessoas ligadas ao projeto durante toda a duração do trabalho, bem como após conclusão, e elas puderam ver os resultados? Mas também quais foram as impressões de pessoas que não estavam diretamente envolvidas com o projeto, mas o viam de fora. Com esta última análise, você pode não encontrar nada de novo. Você pode encontrar novas ideias que, em uma inspeção mais detalhada, você pode simplesmente descartar. Ou você pode encontrar algumas informações adicionais que afetam ou alteram parte de sua análise após a ação. 14. Crie seus cursos de formação aprendida: Agora você concluiu sua análise pós-ação. Você vai usar essas informações para compilar suas lições aprendidas. E esse é o foco da próxima seção. Nas próximas aulas, você aprenderá como desenvolver e usar as lições aprendidas. Vamos abordar tanto as boas lições aprendidas as coisas que funcionaram, bem como a área de aprimoramento das lições aprendidas. Em seguida, discutiremos como implementar as mudanças que você considera urgentes ou não. Ao longo dessas aulas, continuarei destacando a importância de reconhecer a diferença entre o que você fez o que aconteceu com você. Em outras palavras, suas boas decisões e coisas que foram pura sorte, sejam elas boas ou ruins. Entender essa diferença é essencial para um exercício eficaz de lições aprendidas. 15. Aulas sobre o que manter: Vamos começar com as lições positivas aprendidas, os elementos que você descobriu que funcionaram bem e que você deseja reter para projetos futuros. Nunca pule essa etapa. Você sempre quer compartilhar as lições aprendidas sobre o que funcionou bem, as coisas que você deseja manter. Há duas razões principais para fazer isso. A primeira é garantir que você realmente os mantenha. Lembre-se de que esse recurso específico de que você está falando foi especificamente programado para ser mantido. Portanto, não o ignore ou remova em nome de outra coisa na próxima vez, ou pelo menos não sem um bom motivo. Número dois, você quer comemorar isso. Reconheça que você está tomando boas decisões e que está trabalhando bem. Obviamente, mais foco e tempo serão dados ao que precisa ser corrigido. Portanto, é útil lembrar que nem tudo está realmente sendo corrigido. Apresente e compartilhe as lições aprendidas sobre coisas a serem guardadas. Eles abrangerão o processo, as etapas processuais detalhadas e as decisões que são benéficas e valiosas para seu trabalho em geral. Como um parêntese rápido aqui, estou usando a palavra processo e procedimento em toda esta aula. processo é a estrutura geral que você está usando. Os procedimentos são as etapas detalhadas, ambas pertinentes. Isso também abrangerá a comunicação, é claro, os métodos bem-sucedidos de legenda, captura e compartilhamento de informações. Você analisará as distrações. Agora, se as distrações ocorreram, elas entrarão na lista negativa. Mas o que você pode destacar aqui é qualquer exemplo de forma de correção imediata em que você evita problemas adaptando-se durante o projeto em si. E você analisará as forças externas onde lidou com forças externas com sucesso. Isso pode ser devido a dois motivos principais. Primeiro, eles trabalharam a seu favor. Nesse caso, você pode replicar essas condições na próxima vez ou pode confiar que essa força externa aconteça novamente? Também foi lá que eles trabalharam contra você. Mas, como acontece com as distrações, você se adaptou bem à situação. Todas essas são coisas para observar e comemorar. Isso nos leva a outro ponto que você deve fazer ao longo deste exercício, que é diferenciar entre o que é uma força que você usou e o que é pura sorte. Seus pontos fortes são coisas que você deseja reter e replicar. Quando você teve sorte. O que você pode fazer é ver como você pode replicar as circunstâncias que trouxeram sua aparência, transformar isso em um ponto forte para a próxima vez. 16. Aulas sobre o que melhorar: Essa lição é o cerne de toda a turma aqui sobre as lições aprendidas. Nesta lição, você aprenderá como compilar sua lista de melhorias com base no que aprendeu com a execução do projeto. Observe que ainda não estamos diferenciando entre as melhorias imediatas e as de longo prazo que virão na próxima etapa. Melhorias significam que mudanças estão sendo feitas e as mudanças não podem ser feitas pelo processo ou não podem ser feitas por uma empresa. As mudanças são feitas por pessoas. O objetivo desse sistema de lições aprendidas é fazer essas mudanças e, portanto, elas precisam ser específicas. As pessoas precisam saber exatamente o que fazer para fazer as mudanças. E o mais importante, como reconhecer que a mudança foi feita. Por esse motivo, usamos categorias diferentes agora nas lições aprendidas do que usamos na revisão pós-ação Estamos usando categorias que facilitam o isolamento da mudança específica que precisa ser feita. A primeira é a tomada de decisões. Muita coisa na área de planejamento de processos de melhorias. Mas não só, ela também surge em qualquer situação que exija uma adaptação rápida, como forças externas e distrações. Com base em sua análise após a ação, você precisa melhorar a forma como está tomando decisões? Você precisa de mais informações? Você deveria envolver mais pessoas? Você deveria envolver pessoas diferentes? Você precisa de uma lista melhor de seus prós e contras? Seja específico sobre exatamente como você atualizará seu processo de tomada de decisão. A próxima categoria é habilidades. O que você descobriu sobre qualquer fraqueza em habilidades específicas que você e sua equipe têm agora? Você pode começar posicionando as habilidades necessárias para realizar o trabalho e, em seguida, extrair as pessoas que precisam de treinamento e em quais áreas especificamente. Observe também se eles precisam de treinamento adicional, se precisam aprender algo novo ou se precisam de mais experiência em fazer algo e, em seguida, indique especificamente como isso será fornecido eles. E Glenn, o que você precisa melhorar em termos de conhecimento? Havia lacunas claras de conhecimento no que você fez? E com isso, quero dizer lacunas de conhecimento que não deveriam ter existido, coisas que você deveria saber, mas não sabia quando importava. Por que você não os conhecia? Você não olhou com atenção o suficiente para não falar com as pessoas certas ou não entendeu adequadamente algo que deveria ter entendido, ou não fez as perguntas certas? Nesta lista de lições aprendidas? Explique as etapas que você tomará na próxima vez para garantir que essas lacunas de conhecimento não se repitam. Existe a categoria de comunicação. Agora, obviamente, essa também é uma das categorias de revisão pós-ação. E isso faz sentido como uma categoria de mudança porque nos dá uma lista de coisas sobre as quais podemos agir. Quais são os casos de perda ou falha de comunicação. O que você fará para melhorar a captura e o acesso às informações, registrando as informações e fazendo isso no lugar certo. O que você fará para melhorar o fluxo de informações entre as partes interessadas? E como você se comunicará no próximo projeto? Seja específico sobre as funções individuais que precisam comunicar as informações específicas em cada etapa. E lembre-se de que isso também pode incluir a criação de confiança em termos de comunicação com as pessoas corretas da maneira correta. Vamos considerar as ferramentas. Você não tinha as ferramentas certas para o seu trabalho? Durante sua análise pós-ação, você aprenderá se havia ferramentas para apoiar o processo de comunicação ou em qualquer outra parte do projeto. E você não tem essas ferramentas no momento. Você precisará deles na próxima vez. Crie um plano para o que é a ferramenta, porque é software, manual, etc. Por que você precisa dela? E como você selecionará a correta, bem como como as partes relevantes serão treinadas para usá-la. E o que mais. Dê uma olhada rápida em sua análise após a ação. Há áreas de melhoria que não se encaixam em nenhuma das categorias anteriores? E se sim, vá em frente e adicione-os à lista e crie a nova categoria. Colocar a melhoria em uma categoria como essa facilita o entendimento e a busca. Este exercício e as lições aprendidas fornecerão não apenas uma lista de melhorias. Em vez disso, para cada melhoria, você também deve ter uma explicação de como essa melhoria será feita. Qual é o processo de melhoria, quem está envolvido e quais recursos são necessários? Inclua também o prazo esperado. Em seguida, você precisa selecionar no que trabalhar agora e o que pode esperar. 17. Melhorias imediatas: Quanto tempo dura sua lista de melhorias? São cinco itens? É 1025. Não há uma resposta correta ou incorreta aqui. Mas o que importa é o que você pode fazer de forma realista agora e o que precisa esperar. Selecione as melhorias que são realmente urgentes. Vamos seguir as quatro etapas necessárias para tomar essa decisão. Como você decide o que é urgente? Comece analisando as consequências de não fazer essa melhoria. Pergunte a si mesmo: o que acontece se você não fizer essa melhoria? Quais são essas consequências diretas, mas, aprofundando, isso causa um problema ainda maior? Esse problema exacerba ou aumenta a possibilidade de outro? Isso cria um impedimento se você não consertar isso, isso impede você de fazer alguma coisa? E também é muito importante: quando o problema ocorre? O desafio aqui é ser realista. Seja honesto consigo mesmo sobre o tamanho do problema quando as consequências negativas se apresentarão. Também discuta o que acontece se você não consertá-lo. E esse resultado em si é um problema? É um problema agora ou no futuro? Isso depende de outras coisas? Entenda totalmente as consequências de não corrigir isso e não corrigir isso imediatamente. Desafie-se também a ser seletivo. Quanto tempo você tem para trabalhar nessas melhorias? Então você realmente tem que consertar isso agora? Ao fazer essa análise, também pode ser útil ter um oponente designado na sala como parte da reunião. Alguém cuja posição é que nada é urgente. E essa é uma forma de ajudá-lo a ver os dois lados desse argumento. Cada mudança que você fizer levará tempo. E é por isso que você quer ser seletivo com o que você trabalha imediatamente. Mas, eventualmente, você terá sua lista finalizada de melhorias e, nesse momento, criará um plano de projeto para cada uma, incluindo o que você está fazendo. Você quer que o plano explique como você vai conseguir essa melhoria. Certifique-se de indicar quem precisa estar envolvido e em quais partes. Faça uma lista das ferramentas necessárias e sempre inclua o prazo esperado. Agora que está pronto, tudo o que você precisa fazer é começar. 18. Itens do parque de estacionamento: Bem, agora, e todas as melhorias que não são urgentes? Eles ainda podem ser importantes, mesmo que seus efeitos não sejam sentidos por um tempo ou até que outra coisa em particular ocorra em um futuro distante. Esses itens que colocamos em um estacionamento. O estacionamento é uma técnica de produtividade. É usado para manter reuniões, projetos e discussões dentro do escopo. O estacionamento é uma lista de ideias que merecem uma discussão mais aprofundada, mas não no momento. E é uma forma de reconhecer todas as contribuições e garantir que elas não sejam ignoradas sem deixar elas atrapalhem uma discussão ao vivo. Usaremos a ferramenta de estacionamento para separar as melhorias imediatas das melhorias que são importantes , mas não urgentes. O objetivo principal é não tentar fazer muita coisa ao mesmo tempo. Portanto, certifique-se de que estamos priorizando corretamente. Pegue tudo o que sobrou depois de determinar suas melhorias imediatas e, em seguida, construa uma mesa para itens de melhoria do estacionamento. Você quer incluir nessa tabela qual é a melhoria. Explique onde, em sua análise após a ação você identificou esse problema de melhoria. Descreva por que isso é importante o que mudará para sua empresa. E também considere quais seriam as consequências se você não fizesse essa melhoria eventualmente. Diga quando isso vai acontecer. Quando essas consequências ocorreriam? E, portanto, é o momento certo para enfrentar essa melhoria. E, finalmente, a ação. O que é o plano de melhoria? O que tem que acontecer? Quem está envolvido? O que isso envolve e quanto tempo levará? Esse é o mesmo plano de projeto usado na lição anterior. Mas, nesse estágio, pode ser uma visão de alto nível a ser incorporada com mais detalhes quando você realmente aborda o problema. Depois de concluir esta tabela, há uma última etapa que é revisar a lista completa. Cada melhoria é realmente importante? A consequência realmente importa? Esta é sua última chance de eliminar qualquer coisa que não corresponda a ela , considerando mais de perto. No final, você terá sua lista para melhorias futuras. E o importante é agendar revisões regulares dessa lista mensalmente, pelo menos cordialmente, no máximo. E certifique-se de que você está abordando e corrigindo os itens dessa lista. 19. Projeto final: Você está quase pronto. Mas antes de eu deixar você ir completamente, tal um teste? Como seu projeto final, você preparará uma luz de lições aprendidas. Este exercício fará com que você combine a revisão pós-ação e o brainstorm original em uma revisão pós-ação bem pensada. Considere isso um amido ou um exercício para se preparar para uma análise mais profunda no mundo real. Veja um projeto recente. Pode ser um discurso de vendas, uma iniciativa especial, uma entrega ao cliente, um evento que você realizou ou qualquer outra coisa. Usando os modelos de PDF anexados, preencha a tabela e faça uma lista das ações que foram tomadas, dos resultados desejados de cada uma dessas ações e, em seguida, dos resultados reais de cada uma dessas ações. Depois de terminar, observe onde as colunas 2.3 não coincidem e explique por que elas não coincidem. Observe também em um canto se isso foi um problema de processo, comunicação, distração ou força externa. 20. Conclusão: Parabéns, você concluiu esta aula sobre as lições aprendidas. Você aprendeu muitas coisas diferentes a diferença entre as lições aprendidas e as avaliações após a ação. Você também aprendeu por que essas duas coisas dominam e como fazê-las, como usá-las. E você tem um sistema e todos os modelos necessários para aplicar esse trabalho ao seu próprio negócio. Agora lembre-se, os únicos erros são erros repetidos. Portanto, esteja aberto a mudanças, esteja aberto a experiências em sua empresa e esteja sempre aberto ao aprendizado. Certifique-se de concluir seu projeto e compartilhar os resultados desse projeto. Eu agradeço comentários. Agradeço qualquer feedback e qualquer tipo de pergunta. Portanto, não hesite em entrar em contato comigo diretamente. Se você quiser continuar aprendendo, dê uma olhada em minhas outras aulas e para saber mais sobre mim, o que eu faço e minha consultoria, você pode se inscrever no meu e-mail semanal. É chamado de terça-feira em sua empresa. E toda semana eu envio uma dica de negócios. Clique no botão de inscrição no meu site, www.rgbreedseat.com. Boa sorte, divirta-se aprendendo mais e lembre-se de sempre ficar curioso.