Transcrições
1. Apresentação!: Olá a todos. Meu nome
é sim, Benito County. E estou aqui para contar um pouco sobre minha experiência
com gerenciamento de projetos. Sei que existem
tantos cursos por aí. Existem cursos de
gerenciamento
de projetos com fundações que são muitas impressões, dois cursos, há muitas metodologias que diferentes empresas seguem, mas estou aqui para simplesmente
dar-lhe um pequeno destaque da minha experiência com
gerenciamento de projetos como iniciante, como alguém em suas
primeiras carreiras. E para você ter uma ideia para você
aplicá-la em sua universidade ou em
qualquer lugar do seu projeto
que você possa ter. E o que você perceberá é que muitas
dessas técnicas são coisas que você
tem aplicado nos últimos
meses ou anos. Você simplesmente não os chama de gerenciamento de
projetos. Vou falar um pouco
sobre iniciar um projeto,
sobre manter um projeto e fechar o projeto, e algumas ferramentas e truques ao longo do caminho sem
nenhum fundo, uma certificação que eu era
capaz de entender, entender e aprender rapidamente
ao longo da minha jornada.
2. Conceitos principais.: Alguns dos conceitos que eu gostaria de lhe apresentar,
para que você faça mais pesquisas, para que você entenda o que precisa ser feito
dentro de um projeto. Alguns deles que podem ser aplicados tanto para a indústria quanto para o seu projeto geral
que você pode ter na universidade ou na escola. Então, começando,
a primeira coisa é, qual é o escopo
do projeto? Isso é simplesmente significa, qual
é o objetivo do projeto? O que é toda a substância do projeto é feito de quais são as coisas que
você precisa fazer ao
longo do caminho para atingir
esse objetivo final. A segunda coisa que é muito
importante para você entender são os recursos
necessários para o projeto. Quando você está planejando
o projeto, quais são as diferentes
áreas que você pode precisar, pessoas que você pode precisar, materiais que você pode precisar, talvez certos laboratórios,
etc., que você olha. Isso requer planejamento
adicional para que você
entenda quais são as diferentes áreas que você
precisa explorar para
atingir o
objetivo final do projeto. Então outra coisa que
também é muito importante é financiamento para você
garantir que seu projeto
esteja on-line. Como você sabe se
ele está ficando online? E uma das principais
coisas que você precisa examinar aqui é as finanças. E isso geralmente é
medido por seus KPIs, coisas como seu CPI,
SPI, etc., que vou
entrar em detalhes mais tarde, é mais sobre entender onde está seu projeto
em relação ao seu cronograma e seu custo que você estimou no
início do projeto. Outra coisa que você também
pode analisar é sobre formas de manter
seu projeto. Digamos que, caso seu projeto não
esteja de acordo com o plano, o que você pode fazer
para trazê-lo de volta? O que você pode fazer
para dizer que
ainda alcançaremos uma meta até uma
determinada data que mencionamos
a um cliente ou se você tiver um prazo
para seus professores. E isso é algo que é muito importante e muitas vezes
precisa ser feito sem
comprometer o objetivo final. Em vez disso, procurando maneiras
de melhorar o que você tem. Talvez possa estar procurando
alterar seu escopo. Talvez possa estar adicionando recursos
adicionais
dependendo da sua situação. Isso é algo que você
precisa investigar também. E outra coisa importante
a saber é fechar um projeto. Você precisa saber o
que significa para você dizer que fechar um projeto,
porque um projeto é algo que
tem uma data de início
e uma data de término. Portanto, é importante
saber que você tem uma ideia de quando você pode dizer que seu
projeto está concluído. É quando entregamos
algo ao cliente? Ou é simplesmente quando
atingimos um determinado
objetivo lá dentro? Ou quando temos um
protótipo que é muito importante definir
no início. A última coisa que eu gostaria de
mencionar é sua equipe, as pessoas com quem
você está trabalhando, você precisa ser capaz de construir
um relacionamento de confiança e você precisa trabalhar umas
com as outras para alcançar a final
meta para o projeto.
3. Ciclo de vida simples.: Vamos passar por um ciclo de vida
simples de como um projeto poderia ser
potencialmente parecido. E farei isso tanto
em termos de indústria quanto em termos de um
projeto universitário ao longo do caminho. Então, a primeira coisa é
receber seu resumo
e, nesse caso, é mais sobre o que eles
exigem do projeto. Então isso envolveria
o que queremos alcançar. Vamos pegar, por
exemplo, uma caneta simples. Eles diriam que,
ok, nós queremos, no final do dia
ter uma caneta pronta e isso precisa ser feito em
cerca de seis meses. Então, o que você precisa fazer
basicamente neste momento é que você tem um resumo inicial e você tem uma compreensão
do que você quer, você se afasta disso. Você tem um mapa inicial onde você tenta entender o
que o projeto quer? Qual é o objetivo final
do projeto? Quais seriam os
recursos potenciais do projeto? E posso, neste caso, se você é um estudante
ou a empresa, se estiver trabalhando para a
indústria, lidar com esse projeto. Temos a capacidade de
realmente executar este projeto? E isso é o que seria
seu primeiro passo inicial? Isso seria quase como
uma matemática muito difícil que você tem na sua frente para
você ver que você está
se metendo. Portanto, esse é um passo muito inicial, mas neste momento você pode ter mais perguntas
para o cliente. Você pode
ver diferentes áreas que deseja
ver como gerente de projeto. E então, neste momento, uma vez que ambas as partes concordem
e você está feliz com o que
você vai fazer, o que vai fazer. É quando você vai em frente e usa o pico para outras pessoas
dentro de sua empresa, você garante que todos os seus
orçamentos estejam feitos e
se certifica de que está pronto
para este projeto começar. É aqui que sua
equipe entra. E este é um grupo
de
pessoas experientes em diferentes áreas que
têm habilidades diferentes. E todos vocês se reúnem e vocês, como gerente de projetos, é seu dever
garantir que todos entendam o que devem fazer. E isso não cabe a
você entrar em todos
os detalhes técnicos. Isso é mais garantir que eles entendam
o objetivo final, como isso seria feito é baseado em suas
áreas de especialização, que é
o trabalho deles investigá-lo. Você está simplesmente atribuindo
esse dever e está dizendo, isso é o que estamos
tentando alcançar e esse é o objetivo final do projeto. Então é aqui que a equipe
entra e é muito importante para você
garantir que todos estejam felizes com o que
estão fazendo. Todos estão ansiosos pelo que estão
fazendo e mantendo moral dentro da equipe
e do projeto geral. Agora, uma vez iniciado o projeto
, você manterá
seu projeto usando o Microsoft Project
Plan ou poderá usar ferramentas diferentes,
como roteiros usando o Visio, isso realmente depende do
tamanho do o projeto, depende do que você se sente
mais confortável
como gerente de projeto. Essas são algumas das
ferramentas
sobre as quais falarei um pouco mais tarde. E vamos passar por
eles e entender o que provavelmente
seria melhor para você. Então, olhando para isso, você está neste momento
mantendo o projeto. Agora sua equipe está
olhando para coisas diferentes. Como se levantar, como
tirar essa caneta? De que cores precisamos? Talvez qual é o objetivo final
da caneta e quanto tempo
ela precisa durar, etc. Sua equipe está fazendo tudo isso e você está se
certificando
de que
eles estão cumprindo quaisquer resultados
ou marcos que
possam ter ao longo do caminho antes
de atingir a meta final. Então, vamos dizer que, neste momento,
tudo está indo sem problemas. Isso significa que seu trabalho é quase nada neste
momento eu diria, mas esse nunca é o caso. Sempre haverá
algo que surgir. A equipe deles pode precisar de recursos
adicionais. Sua equipe pode exigir que
um especialista
investigue algo ou talvez
alguém esteja doente, etc. Então é aqui que você começa
a ajustar seu plano. Veja
coisas diferentes que você como gerente de projeto, pode fazer. Algumas das perguntas
que você pode à
sua equipe para ser muito inclusiva
e garantir que todos estejam felizes com
o que estão fazendo é o que eu
posso fazer para ajudá-lo? Você precisa de ajuda em alguma área? Há algo
que eu possa fazer que beneficiará você e sua equipe? Há algo que eu possa fazer
para garantir que atendamos nossa programação ou que nos
certificamos de que permanecemos dentro do orçamento. Essas são algumas perguntas
que você pode
fazer para se certificar de que está
alinhado com sua equipe. E digamos que você
não vai de acordo com o plano e você está nesse ritmo, não vai terminar de
acordo com a linha do tempo. Você disse, é quando você precisa começar a ajustar
seu projeto. Você provavelmente olha para
diferentes áreas onde você pode adicionar várias
pessoas ou pode remover determinado número de
pessoas que podem não se encaixar na função de especialista exata que
você precisa que elas se encaixem. E você precisa entender isso falando com pessoas
diferentes. Você se comunica com líderes, você se comunica com
engenheiros, etc, quem quer que você
tenha dentro do seu projeto. Ou se for universidade, você olha para sua equipe e diz, ok, há outras
áreas em que você possa ajudar? E então você tenta
mover as pessoas ao redor. No final do
dia, toda a equipe está trabalhando para terminar a meta. Digamos que você tenha superado
isso e agora você está procurando finalmente
entender o objetivo final. E você está dizendo, ok,
chegamos ao final do nosso projeto. Agora, como você avalia isso ao observar os
requisitos que foram inicialmente fornecidos pelo
cliente e garante
que todos os
requisitos foram atendidos. E nesta fase, se
tudo foi atendido, você está feliz e o
projeto está completo, então você vai em frente,
você
o envia ao cliente e ele oficialmente
precisa fechar o projeto. Isso ocorre porque, como eu disse, um projeto tem um começo e
um fim e você tem que ter certeza de seguir todos os procedimentos
ao longo do caminho. Agora, este é o
exemplo mais simples que
lhe dei para você
entender como seria um ciclo de vida. No entanto, ao longo do caminho, você encontrará
muitas dificuldades, enfrentará
muitos desafios. E tudo isso
virá até você dependendo
da situação e das pessoas e dos recursos que você tem
ao longo do caminho para ajudá-lo. Então, é aqui que
leitura ou certificação ou
pesquisa adicionais podem ajudá-lo a equipá-lo com ferramentas para
você entender, ok, para isso, pode
haver um determinado procedimento, pode
haver um de certa maneira
que eu posso ir junto com isso. O que as pessoas antes de mim fizeram para
passar por esse processo? Então este é um exemplo muito
simples, como eu disse, do ciclo de vida.
4. No caminho? Fora do caminho?: Algumas das maneiras de
garantir que seu projeto esteja no caminho ou fora do caminho certo para
você entender isso é observando KPIs. Portanto, há muitos deles e diferentes empresas preferem
usar outras diferentes. E uma das
coisas que eu
gostaria de mencionar é que
qualquer que você esteja usando, certifique-se de que
esteja de acordo com o que sua empresa exige. Garante que isso
faça sentido para seu projeto,
dependendo do tamanho, escopo e da
meta final do projeto. Há alguns dos quais
eu gostaria de
falar hoje. E os mais famosos, SPI e CPI aparecem mais. Cpi é o índice de desempenho de custo. Isso
depende do valor agregado,
ou seja, a quantidade de trabalho
que é realmente concluída
pelo custo que você deve usar para
essa quantidade de trabalho. Agora, isso lhe dá uma estimativa de quão bem você está indo em termos de usar o custo que
você orçou para
essa quantidade de trabalho. Essa proporção é medida
e, se estiver abaixo de uma, isso significa que você não alcançou
a meta que deseja. Ou seja, a quantidade de
trabalho que você fez
não corresponde a quanto dinheiro
você já usou. E isso significa que você
precisará dedicar tempo ou
esforço extra para garantir
que isso seja alcançado. No entanto, se você
tiver isso acima de um, nesse caso, isso significa que você está se apresentando acima de sua escala. Isso nem sempre é uma coisa
boa porque isso significa que você
superestimou seu orçamento. Em alguns casos. Isso é algo que
precisa ser
analisado se for menor ou mais, você ainda precisa olhar para os drivers que estão empurrando
isso e certificando-se que você fique dentro
dos limites do que quer que seja sua
empresa exige. Nem todo mundo procura um. Você pode estar procurando
algo acima 0,90 e isso
seria bom o suficiente. Então você precisa olhar para
o que você está procurando. Qual é o seu objetivo quando
você olha para o seu CPI? Outro que eu
gostaria de mencionar é o SPI, que é um índice de desempenho. Agora, como o nome sugere, e eu acho que, como você já
pode imaginar, trata-se de analisar o quão
bem você está indo contra sua agenda de
acordo com o que você planejou ou você realmente
entregando o que você planejado. Então, é novamente, uma estimativa
do valor que é o seu progresso que você tem sobre o progresso
que você planeja ter. Então, mais uma vez, é a mesma
coisa em termos de proporção. Você precisa entender que
seja qual for o número, você precisa saber se
você está indo antes do cronograma ou se está
atrasado e quais são
os drivers para isso? Se for um projeto grande, você precisa examinar
diferentes áreas. Existe uma área que você
pode avançar ou existe uma área que será lenta
nos próximos meses,
mas se tornará mais rápida. Então, no geral, no
final, ele se somará. Outro que eu
gostaria de mencionar é uma coisa chamada reserva de risco. Agora, nenhum projeto está
completo sem risco. Você precisa entender
que, especialmente dentro da indústria em que
estou em uma engenharia, há mudanças constantes e há
coisas novas que surgem. Portanto, neste momento, você precisa
entender e sempre considerar risco
dentro do seu plano
e dentro do seu orçamento. Você tem uma reserva de risco que você pode usar quando algo aparecer. No entanto, isso não significa
que ele esteja lá e você pode usá-lo constantemente toda vez que algo
novo aparecer. Você precisa ser
capaz de fatorar isso e você precisa ser capaz de dizer que quando eu
executo esse
teste específico ou quando eu executo essa
parte específica do projeto, existe o risco de
que isso possa acontecer errado e talvez tenhamos
que fazer isso de novo. Então, é aqui que
entra o resultado de
risco e você ainda
estará de
acordo com o plano porque você fez o esforço para fatorá-lo logo
no início. Outra coisa que as pessoas
investigam é recurso. Portanto, para cada projeto, você
tem um certo número de recursos que é
solicitado por uma subequipe. Algo que
precisa ser analisado é, é o projeto ser capaz entregar essa quantidade
de recursos, essa equipe em particular, digamos, acordo com uma determinada seção
dentro do projeto, uma subequipe
solicitou 40 pessoas. No entanto, o projeto é simplesmente capaz de dar a eles
apenas 20 pessoas. Por outro lado, vemos que
eles são SPI é de cerca de 0,6. Então esta é uma
explicação em que você, como gerente de projeto, pode
investigar e dizer, ok, então eles me
pediram 40, eu sou capaz de dar a eles apenas 20, o que significa que obviamente
eles não são capazes para entregar o trabalho por cronograma porque eles
não conseguem colocar
o recurso
nesse local específico. É quando você precisa
falar com seus APMs individuais e depois perguntar a eles sobre o que você
pode fazer como gerente de projeto. Você pode perguntar a eles
talvez pelo próximo, se eu puder lhe dar 20 recursos
adicionais, existe uma maneira de
podermos impulsionar nosso SPI? Existe uma maneira de
podermos impulsionar nosso CPI? E isso se somará ao projeto
geral SPI e CPI. Só para que você saiba,
para um grande projeto, cada uma das subequipes e todas
as pessoas sob elas, eles seriam capazes de
dar e KPIs também. E isso se somará
ao KPI geral do projeto. E isso é o que normalmente sua gerência ou
pessoas acima de você estavam pagando pelo
projeto gostariam de
olhar para garantir que
o projeto esteja no caminho certo.
5. Como mostrar progressos.: Agora que falamos
sobre algumas das ferramentas, outra coisa importante que muitas vezes
as pessoas querem ver quando o projeto está indo é
como o projeto está indo? Mas isso não pode ser
simplesmente por, oh, está indo bem, você precisa ser capaz de quantificar esses dados. E é aqui que as métricas
desempenham um papel muito importante. Existem diferentes
maneiras de mostrar métricas, você pode mostrar tabelas, mostrar números, mas os gráficos geralmente
são muito eficazes
na exibição de dados. Então, algo que
achei muito útil onde queimar e
queimar gráficos. Agora, esta é uma representação de quanto trabalho você fez e quanto trabalho
você tem restante. Portanto, essa é uma ótima
maneira de mostrar o botão. Então burndowns talvez para certos marcos
e entregas. Não precisa ser para todo o
seu projeto se você
tiver um projeto muito longo. Então, isso mostra que você
está no caminho certo ou fora da pista e o que está
fazendo para alcançá-lo. Então você teria
algo como uma linha onde você está mostrando
o que deveria ser. E então você terá uma linha se
estiver acima dela ou abaixo dela, o que mostra o seu real. Agora isso mostra que, se você
estiver na linha exatamente, isso significa que você está indo de
acordo com o plano e não precisa de ajuda. No entanto, se você estiver abaixo
ou acima da linha, é quando você precisa
examinar se você precisa
ajustar seu plano, se estiver acima ou
se estiver abaixo, então o que você pode fazer para
ter certeza de que está online? Então, trata-se de queimar
e queimar gráficos. E outra ótima maneira de mostrar seu progresso ou qual é
seu plano como roteiros. Isso é muito semelhante
ao conselho que eu
falaria sobre invisível. Trata-se de mostrar todo
o roteiro para você atingir a meta final. E isso pode estar usando entregas ou marcos
ao longo do caminho onde você diz:
Ok, então nos primeiros três
meses conseguimos isso. Nos segundos três meses,
gostaríamos de conseguir isso e três três meses,
gostaríamos de alcançar o que quer que seja. E então você mostra isso usando algumas linhas de progresso onde você mostra que fizemos
60% do trabalho. Estamos no caminho certo para
terminar até esta data. Esta é uma ótima maneira de você mostrar o progresso
que você tem ao longo do caminho sem
sair completamente da pista de uma só vez. Isso realmente permite que as pessoas
examinem e
digam, ok, elas têm uma ideia de quais áreas estão investigando. Outra coisa que eu gostaria de
mencionar, nossos gráficos de Gantt. Os gráficos de Gantt são
extremamente importantes para mostrar toda a
sua linha do tempo e mostrar seus principais
marcos são as datas que você gostaria de destacar
para qualquer pessoa que você está
apresentando
para. Então, isso mostra o
progresso dia dia ou mês a mês
ou semana a semana, dependendo de quanto
você deseja mostrar e quais áreas você gostaria de
destacar dentro do
seu gráfico de Gantt. Mas essa é uma ótima
maneira que pode ser usada tanto na universidade. Ele pode ser usado na indústria e realmente permite que você
tenha uma compreensão de qual área você precisa
se concentrar ou em qual área é primária, porque você pode destacar
certas com uma estrela, por exemplo, tão simples quanto isso, mas você está mostrando que esse é um passo importante
dentro do seu projeto. Portanto, um gráfico de Gantt é
outro exemplo de uma ótima maneira de mostrar uma
representação visual do seu plano, da sua agenda e o quão bem
você está indo contra ele.
6. Conclusão!: Isso me leva ao
final deste vídeo. Obrigado a todos por assistirem, e espero que isso tenha
lhe dado uma pequena visão e que você pegue algumas dicas e truques e o aplique
a diferentes papéis, seja
qual for o que estiver. Obrigado a todos.
Yasaswini Edupuganti, Aerospace Engineer ✈️
