Guia de artista para escrever por e-mail: como se comunicar com seus clientes não artistas

1. Introdução: [MÚSICA] Oi, meu nome é Harry e eu sou um artista profissional. Trabalhei há mais de uma década como artista profissional em várias indústrias diferentes. Meus trabalhos incluíram a criação arte de interface de usuário para uma grande empresa em desenvolvimento de videogames, um editor de imagens de tela verde e um artista de fundo 3D para uma produtora de vídeo. Estou trabalhando como artista 3D líder e mais tarde, diretor de estúdio para um premiado estúdio de visualização arquitetônica. Durante minha carreira como artista profissional, rapidamente percebi que a maioria dos clientes não artistas simplesmente não pensava da mesma forma que eu quando se tratava de projetos criativos. Isso levou a falhas de comunicação frequentes que frustraram a mim e o cliente e levaram a um projeto geral mais controverso do que deveria ter. Ao longo dos anos, desenvolvi muitas técnicas diferentes de redação de e-mail que incorporei ao meu fluxo de trabalho que melhoraram drasticamente as comunicações com os clientes. comunicação por e-mail clara e eficaz é a base de uma base sólida de projeto. falhas de comunicação durante essas fases iniciais podem fazer que um projeto saia dos trilhos e adquira muito mais tempo, esforço e dinheiro para colocá-lo de volta aos trilhos. Nesta aula, aprenderemos a escrever e-mails claros e eficazes para nossos clientes como artistas que trabalham em um campo criativo. Estaremos aprendendo técnicas como orientação de ideias do cliente, formatação efetiva de perguntas e e-mail, lidando com superestimações e subestimar a dificuldade do nosso trabalho e pregar um prazo com um cliente indescritível. Esta aula é destinada a qualquer artista ou aspirante a artista que queira aprender a se comunicar fácil e eficaz com seus clientes. Essas técnicas de comunicação aprimoradas levarão a projetos mais concluídos, clientes mais felizes e clientes mais repetidos. Vamos colocar as habilidades que aprendemos em prática com nosso projeto de aula. Você responderá com sucesso uma das quatro cadeias de e-mail hipotéticas com um cliente. Cada um desses e-mails se concentrará em um problema específico com o qual você precisará lidar de forma clara e eficaz usando todas as dicas que você aprendeu ao longo desta aula. Sinta-se à vontade para responder a todos os quatro e-mails simulados se você quiser praticar extra. Depois de criar sua resposta à situação, publique suas respostas na galeria para obter meus comentários sobre o quão bem você superou cada problema. Espero que você se junte a mim nesta aula enquanto aprendemos técnicas valiosas de redação de e-mail voltadas especificamente para artistas e profissionais criativos. Vejo você na primeira lição. 2. Quais problemas comuns enfrentamos?: [MÚSICA] Nesta lição, discutiremos questões comuns que você provavelmente encontrou como artista se comunicando com clientes que não são artistas. Depois de definirmos os problemas mais comuns, mergulharemos em cada um na lição a seguir e aprender técnicas para superar cada um deles. Quais problemas enfrentamos com mais frequência? Como artistas, nossos clientes geralmente não são artistas. Os não-artistas podem achar difícil expressar suas idéias e palavras artísticas, mesmo que tenham uma imagem clara do que querem em suas mentes. artistas precisam de informações muito específicas de seus clientes para concluir seu trabalho, mesmo que o cliente não consiga fornecer esses detalhes com clareza. Precisamos ser capazes de orientar nossos clientes através de suas ideias para que possamos ter uma visão clara do que eles realmente querem e fornecer a eles a arte que pagaram. O próximo problema que você pode encontrar é quando você está pedindo respostas para suas perguntas importantes, no entanto, eles só respondem algumas de suas perguntas enquanto ignoram pedindo respostas para suas perguntas importantes, no entanto, eles só respondem algumas de o resto. Alternativamente, eles podem estar respondendo às suas perguntas, mas com informações irrelevantes, o que significa que você não está perto entender o que eles realmente querem. Devido à sua inexperiência, nossos clientes não artistas podem ter pouca compreensão de como algo realmente é difícil para um artista, então eles subestimarão coisas difíceis e às vezes superestimar coisas fáceis. Isso irá distorcer sua percepção de quanto tempo um projeto levará para ser concluído, ou quanto isso vai custar a eles. Por fim, você pode encontrar um cliente que não receberá um prazo real para o projeto. Eles podem dizer que precisavam o mais rápido possível ou, alternativamente, não há prazo para o projeto. É muito provável que nenhum deles seja verdade e ambos tenham suas armadilhas. Nas próximas lições, analisaremos cada um desses problemas em seu próprio vídeo. Vamos rever alguns exemplos do mundo real e aprender como lidar melhor com cada uma dessas situações. Vejo você lá. 3. Como orientar as ideias do seu cliente: [MÚSICA] Nesta lição, abordaremos nosso primeiro problema comum. Seu cliente não consegue descrever claramente o que ele quer que você crie para ele. Isso acontece por uma infinidade de razões, mas a mais óbvia é que elas simplesmente não estão tão familiarizadas com sua arte quanto você. Nosso objetivo em nossa comunicação por e-mail deve ser orientar o cliente para um resultado com o qual ele ficará feliz. Isso pode ser você pegar a vaga ideia e moldá-la em um objetivo atingível ou talvez precise trabalhar com eles durante o processo de articular totalmente a ideia que eles têm em sua cabeça para que eles tenham em sua cabeça em um objetivo atingível ou talvez precise trabalhar com eles durante o processo de articular totalmente a ideia que eles têm em sua cabeça para que eles tenham em sua cabeça pode obter exatamente o que eles querem. Vamos rever o processo a partir de duas abordagens diferentes. Na primeira situação, o cliente nos deu uma vaga ideia do que eles querem. Você pode dizer que eles estão tendo alguns problemas para explicar exatamente o que querem devido à falta de experiência que eles têm com esse tópico. Em nosso primeiro e-mail de volta para o cliente, precisamos levar todas as informações que eles nos deram e formá-las em uma direção concisa. Ao recitar de volta a eles qual é a ideia deles da sua perspectiva, ela realiza duas coisas. Primeiro, permite que você obtenha seus pensamentos retos e no papel. Este é um primeiro passo importante para você como artista, pois iluminará o que você sabe e o que você não sabe sobre os projetos do cliente até agora. Como artista, você tem conhecimento suficiente sobre seu trabalho para perceber onde há lacunas nas informações que você recebeu. Esta é a sua oportunidade de anotar essas partes ausentes em sua resposta. Segundo, você está demonstrando ao seu cliente que tem conhecimento sobre seu campo específico e é capaz de pegar o que eles disseram até agora e formulá-lo em um plano conciso de ação. Isso inspirará confiança em seu trabalho e os tornará mais receptivos a quaisquer ideias ou ajustes futuros que você precise fazer no projeto. Um segundo curso de ação que orienta nosso cliente através suas ideias é uma referência de imagem de um cofre. Como artistas, somos treinados para visualizar conceitos em nossa mente sem a necessidade de sempre ter representação direta disso no papel. Seus clientes não artistas provavelmente não desenvolverão essa habilidade tão habilmente quanto você e, como tal, pode achar difícil verbalizar o que eles podem ver em sua mente. É aqui que as referências de imagens são úteis. Quando você se sente confiante, você tem pelo menos uma vaga ideia do que eles estão procurando por pentear seu trabalho passado ou procurar online exemplos que correspondam mais ao que você acha que seu cliente está esperando. Isso dará ao seu cliente e visual imediato para emparelhar com a ideia deles de que eles podem usar como trampolim para descrever melhor o que eles querem que você faça por eles. Em relação a uma referência visual, recomendo que você identifique exatamente para qual parte da imagem você está chamando atenção. Tente não enviar uma imagem e apenas deixe o cliente derivar sua intenção. Isso provavelmente levará a uma falha de comunicação mais tarde. Para tornar suas referências visuais o mais úteis possível , destaque partes específicas da imagem usando cores. Dessa forma, um cliente pode se referir a partes exatas da imagem por sua cor, em vez de tentar pensar em uma maneira de descrever o detalhe ou atribuir um nome a esse detalhe que é incorreto ou confuso para você. Por exemplo, se você estivesse pintando uma paisagem para um cliente e eles pedirem que você remova as árvores no fundo, mas eles realmente significavam que você remova as árvores em primeiro plano, você pode ter um erro dispendioso seguindo uma direção mal informada. Isso poderia ser evitado marcando claramente cada área com árvores em uma cor única que o cliente possa se referir a elas facilmente. Se, de alguma forma, depois de todas as suas comunicações, ainda não descobriram uma ideia concreta do que eles querem, peça que eles enviem uma referência visual do que eles querem. Se provavelmente antes de estender a mão para você, eles viram algo que lhes deu a ideia para o projeto em que você está trabalhando agora. Esperamos que eles possam pelo menos, fornecer essa imagem como ponto de partida para sua conversa usando as técnicas que acabamos de discutir. Em nossa próxima lição, aprenderemos a fazer perguntas efetivas ao nosso cliente para que possamos obter todas as informações necessárias para concluir o projeto. Vejo você lá. 4. Como escrever perguntas eficazes: [MÚSICA] Nesta lição, discutiremos como formar perguntas claras e eficazes para o seu cliente. Isso é essencial para obter todas as informações que você precisa do seu cliente para concluir o projeto dentro do prazo e dentro do orçamento. Inevitavelmente, você precisará fazer perguntas aos seus clientes enquanto trabalha no projeto. No entanto, a maneira como você faz suas perguntas faz uma grande diferença. Uma abordagem comum seria escrever suas perguntas em forma de parágrafo, assim como qualquer outro e-mail. Normalmente, é o que a maioria das pessoas predomina ao escrever um e-mail. No entanto, existem algumas desvantagens significativas dessa abordagem. A desvantagem mais óbvia é que suas perguntas simplesmente não se destacam do resto do seu e-mail. Eles simplesmente se parecem com qualquer outra seção do seu e-mail que, à primeira vista, não diz ao leitor nada sobre o que ele contém. Seus clientes provavelmente estão ocupados com outras tarefas e sua comunicação com você é apenas uma pequena parte de suas tarefas para o dia. Eles podem estar apenas esvaziando seus e-mails para obter detalhes importantes e provavelmente perderão coisas em uma parede de texto. É aqui que os pontos de bala são úteis. Sei que pode parecer uma coisa muito menor ou óbvia, mas os marcadores têm muito poder dentro de um e-mail quando se trata de legibilidade. Quando quebramos nossas perguntas em pontos de bala, damos ao nosso cliente um sinal claro de que essa parte do e-mail é diferente do resto. Ele chama a atenção para possivelmente a parte mais importante da correspondência com eles. Evitamos o problema de as perguntas serem ocultas em uma parede de texto e, ao mesmo tempo tornamos cada pergunta individual mais legível como um subproduto. Ao usar marcadores para perguntas, certifique-se de usá-los sempre tiver mais de uma única pergunta pois ele informa o cliente que sempre que vir pontos de bala, esse feedback é exigido deles. Isso facilita a vida deles tornando o processo de desnatação menos tedioso para eles e facilita sua vida porque você sabe que eles estão realmente vendo suas perguntas. Na minha experiência, os clientes geralmente copiam seus marcadores na resposta e simplesmente escrevem suas respostas em uma cor diferente ao lado de cada ponto. Isso também pode tornar a compreensão das respostas deles muito mais fácil para você. Nossa próxima técnica ao fazer perguntas ao cliente é perguntá-los em um formato sim ou não sempre que possível. Ao evitar perguntas complexas de várias partes, permitimos que o cliente nos dê respostas às nossas perguntas com o mínimo de esforço possível. Isso significa que levará menos tempo para escrever uma resposta, que os torna mais propensos a responder a todas as perguntas que fizermos. Seu cliente prefere responder cinco perguntas sim ou não do que ter que escrever um parágrafo para sua complexa pergunta multiparte. Por exemplo, se você estivesse projetando um logotipo para um cliente e precisa saber se o cliente preferiria uma marca de palavras, uma marca de combinação ou uma marca pictórica, tente fazer sua pergunta como esta. Seu logotipo conterá apenas um símbolo? Seu logotipo conterá apenas texto? Seu logotipo conterá texto e um símbolo? Esse método evita o uso de termos que o cliente pode não saber, e obtém uma resposta clara para as perguntas que você tem. Se o cliente sentir a necessidade elaborar mais do que sim ou não, certamente pode fazê-lo, mas coloca a escolha de escrever mais em suas mãos do que na sua. De qualquer forma, você obtém a resposta para sua pergunta, mesmo que ela a deixe como um simples sim ou não. Se simplesmente não for possível escrever sua pergunta em um formato sim ou não, tente quebrar suas perguntas em pontos menores que possam ter respostas menos complexas para elas do que se você perguntasse tudo de uma só vez. Em nossa próxima lição, aprenderemos como lidar com um cliente que está abaixo ou superestimando a dificuldade das solicitações. Vejo você lá. 5. Tratando a dificuldade desestimada: Nesta lição, estamos aprendendo a lidar com um cliente que está subestimando a dificuldade de seus pedidos. Eles acham que algo é fácil quando é realmente muito difícil. Ou, alternativamente, um cliente que está superestimando a dificuldade dos pedidos, eles acham que algo é difícil quando é realmente muito fácil. Esse é um problema que você geralmente encontrará depois enviar os primeiros rascunhos para um cliente para receber feedback. Ao ver seu trabalho, eles vão gostar do que vêem. No entanto, eles quase sempre terão algo que eles querem mudar. É aqui que a inexperiência geral deles com seu ofício entra em jogo. Para nosso primeiro exemplo, vamos supor que você um animador 3D e tenha sido contratado por um cliente para criar uma animação engraçada de um cowboy montando uma scooter. Você envia o primeiro rascunho de animação para o cliente e, felizmente, eles adoram, exceto que eles querem que você troque a scooter para uma bicicleta. Você percebe imediatamente que todo o trabalho que você fez para animar o cowboy na scooter é desperdiçado se você precisar mudá-lo para ele andando de bicicleta. Isso vai atrasar muitas horas reanimando o personagem e provavelmente custará mais dinheiro ao cliente devido ao revés. Portanto, temos algumas opções neste caso. Nossas duas primeiras escolhas não são ótimas. Podemos aceitar a mudança e não mencionamos nada do revés que ela nos causará. Isso nos forçará a trabalhar horas extras de horas extras para fazê-lo até o prazo final. Perder dinheiro dos nossos bolsos no processo. Ou podemos recusar a mudança e dizer ao cliente que isso não é possível sem mais explicações. O cliente está infeliz e provavelmente será difícil de trabalhar com o restante do projeto. Agora vamos falar sobre as melhores soluções. Primeiro, podemos informar ao cliente imediatamente que a solicitação não será possível dentro do prazo e do orçamento atuais. Precisamos explicar a eles em termos leigos por que a solicitação é muito difícil e demorada de ser concluída com base na descrição atual do projeto. Em seguida, temos algumas opções para o cliente. Informamos ao cliente que as solicitações podem ser feitas, no entanto, exigiremos um tempo adicional adicionado ao prazo. Certifique-se de que você é específico sobre a quantidade de tempo que você precisa, e haverá uma taxa associada ao trabalho adicional necessário. Como alternativa, informamos ao cliente que sua solicitação não será possível dentro do prazo e do orçamento atuais. No entanto, podemos trabalhar com eles para encontrar um compromisso que funcione dentro de seu prazo e orçamento. Neste último exemplo, vamos supor que perguntamos ao cliente por que a scooter originalmente proposta não funciona mais. Em nossa conversa, descobrimos que o gerente de marketing deles acha que as scooters parecem muito datadas, elas só sugeriram uma bicicleta porque foi a primeira coisa que veio à mente. Eles não estão ligados à ideia de uma bicicleta. Eles só querem algo além de uma scooter. Podemos então explicar a eles que a bicicleta era demorada demais para que acontecesse. Mas mudar a scooter para um skate seria muito mais fácil devido à semelhança dos movimentos. Isso permitirá que o projeto permaneça dentro do orçamento e no prazo limite, enquanto ainda atende solicitações para remover a scooter. Os clientes não estão tão vinculados às suas ideias quanto seus orçamentos e cronogramas. Eles geralmente protegem seu resultado final, em vez de suas ideias. Em ambas as duas últimas opções, salvamos nosso relacionamento com um cliente evitando custos adicionais do nosso lado. Nossos clientes geralmente subestimam a dificuldade das solicitações. Eles superestimam a dificuldade também. Felizmente, essas situações são significativamente mais fáceis de lidar. Se um cliente superestima a dificuldade de seu pedido, o significa que ele acha que algo será realmente difícil de fazer, mas na realidade, é realmente bem simples. Deixe-os saber imediatamente que o pedido deles é possível e, na verdade, não é difícil. Ao ser honesto com seu cliente que um pedido é fácil, mesmo que eles pensassem que era difícil, você dá a eles a confiança de que você está trabalhando em seus melhores interesses e não vai sobrecarregue-os só porque eles não sabem nada melhor. Isso não só os deixa felizes no momento em que percebem que esse pedido não prejudicará seus resultados, mas também os torna mais receptivos no futuro, se você precisar dizer-lhes que eles são subestimando a dificuldade de um pedido. Você demonstrou a eles que sabe do que está falando, e eles serão menos resistentes a quaisquer mudanças que você achar que precisam ser feitas para manter o projeto no caminho certo. Se um cliente está subestimando ou superestimando a dificuldade, a chave para o sucesso do projeto é apenas ser honesto. Um pouco de boa vontade pode percorrer um longo caminho nos relacionamentos com clientes. Em nossa próxima lição, aprenderemos como obter um prazo real de um cliente indescritível. Vejo você lá. 6. Tratando prazos fugazes: [MÚSICA] Nesta lição, estamos aprendendo como fazer um cliente indescritível se comprometer com um prazo. Ao propor um projeto para um cliente, sempre há uma discussão sobre o tempo que levará para ser concluído. Na maioria dos casos, o cliente forneceria uma linha do tempo imediatamente que você precisa aderir, aceitar ou recusar, ou você informará quanto tempo leva para concluir o projeto e eles aceitarão ou declínio. Em ambas as situações, um prazo é conhecido antecipadamente. No entanto, há momentos em que isso não vai funcionar como planejado. O primeiro problema que você pode encontrar é um cliente que não lhe dará um prazo real e apenas diz que ele precisa dele o mais rápido possível. O cliente acha que isso impõe um senso de urgência, no entanto, a ambiguidade só complica o projeto. A falta de um verdadeiro prazo e deixá-lo aberto o mais rápido possível leva a muitos problemas. A primeira questão é que isso coloca o artista sob estresse indevido porque não consegue efetivamente orçar seu tempo. O artista só sabe que o cliente gostaria que o projeto fosse feito ontem e não está disposto a soltar o gás. O segundo problema com esse prazo vago é que se o cliente estiver priorizando apenas a velocidade, você não poderá priorizar a qualidade ao mesmo tempo. Isso significa que os cantos serão cortados e o produto final sofrerá para atender a linha do tempo acelerada e ambígua. Se o cliente receber um produto abaixo do par, ele reflete mal em você e provavelmente azedará o relacionamento. Como podemos evitar todos esses problemas? Primeiro, precisamos começar pedindo ao cliente que defina o que o mais rápido possível realmente significa para ele. Deixe seu cliente saber que é difícil para você orçar o projeto de forma eficaz se não houver metas definidas a serem cumpridas. Deixe-os saber que é do melhor interesse do orçamento e da qualidade do projeto para que eles ofereçam um cronograma definido. Espero que, após sua explicação da importância de uma linha do tempo definida, eles cedam e lhe dão uma data real. Agora cabe a você informá-los se essa nova linha do tempo é aceitável com base no orçamento atual. Caso contrário, você precisará trabalhar com eles para reduzir o escopo do projeto ou informá-los que é necessário mais tempo. Você pode seguir a mesma abordagem da lição de dificuldade subestimativa para chegar em um prazo aceitável se for muito curto. Em nossa segunda situação, vamos supor que você pediu ao cliente para fornecer um prazo real, explicar a importância disso, mas eles ainda permanecem indescritíveis em dar detalhes sobre quando o necessidades do projeto concluídas. É aqui que você precisa tomar as rédeas do projeto e dar-lhes um prazo se eles não estiverem dispostos a lhe dar um significado. Você teme que o cliente possa ser difícil de lidar? Talvez você queira adicionar um pouco de tempo de buffer extra para problemas desconhecidos. Dê a eles um tempo preciso para cada fase do projeto. Certifique-se de atribuir um tempo específico para fornecer feedback sobre o projeto se precisar de comentários contínuos. Os prazos podem ser totalmente sabotados se você precisar de feedback de seu cliente para prosseguir, mas eles não têm urgência em fornecer esse feedback. Depois de propor sua linha do tempo, você finalmente receberá algum feedback do cliente, bom ou ruim. Se o cliente não gostar da sua linha do tempo, ele finalmente lhe dará um motivo para a resistência e fornecerá uma linha do tempo real. Nesse ponto, você precisa decidir se eles são novos prazos para serem concluídos dentro do orçamento. Caso contrário, considere dar-lhes alguns ajustes para torná-lo possível no orçamento. Em nosso primeiro exemplo, o cliente está forçando você a trabalhar o mais rápido possível. O que acontece se o cliente não tiver urgência alguma? E se eles disserem que o projeto não tem prazo? Eles não estão preocupados com o tempo que leva para ser concluído. Muitas vezes, nenhum prazo significa que eles não descobriram qual é o prazo. Isso significa que quando eles descobrirem quando precisam disso, eles vão colocá-lo em você com pouco aviso. Isso obviamente pode colocá-lo em um vínculo como a pessoa que precisa concluir o projeto. O processo para resolver isso é semelhante ao problema o mais rápido possível. Dê a eles um tempo preciso para cada fase do seu projeto e também atribua a eles um tempo específico para fornecer feedback sobre o projeto, se você precisar de seus comentários contínuos. Precisamos impor o senso de urgência neles para manter o projeto em movimento. Se esse prazo funcionar para eles, agora você pode orçar melhor seu tempo e evitar um projeto que se arraste para sempre e lhe perca dinheiro. Se esse prazo não funcionar para eles, parabéns, agora você descobriu o prazo secreto que eles tinham em mente o tempo todo. Você pode trabalhar daqui e descobrir um compromisso para atender às necessidades deles dentro do orçamento. Nesta lição, aprendemos as armadilhas de uma linha do tempo muito agressiva e uma linha do tempo muito passiva. Em nossa próxima lição, discutiremos nosso projeto de aula final. Vejo você lá. 7. Projeto do curso: [MÚSICA] Bem-vindo ao final da minha aula. Agora é hora de discutir nosso projeto de classe. Nosso objetivo é implementar o máximo desse conhecimento que você acabou de reunir em uma experiência de e-mail simulada. Responderemos e-mails simulados de clientes que exemplificam um problema fundamental que discutimos. O objetivo deve ser escolher pelo menos uma dessas situações de e-mail simulado e fornecer uma resposta bem pensada ao cliente. Pontos de bônus se você responder a todos os quatro e-mails. No primeiro e-mail, seu cliente está tendo muitos problemas para explicar o que quer. Eles estão sendo vagos e usando termos inventados para descrever o que eles querem que você crie. Coloque-os de volta aos trilhos e tenha uma ideia clara do que eles querem que você crie. No segundo e-mail, o cliente não está respondendo às perguntas que você faz e, quando o faz, responde de forma inútil. Formule suas perguntas de forma a fazer com que seu cliente responda às suas perguntas com clareza e obtenha as informações necessárias para concluir o projeto. No terceiro e-mail, seu cliente não tem experiência em superestimar a dificuldade de alguns dos pedidos, enquanto subestima drasticamente a dificuldade de outros pedidos. Lidar com essas duas situações e mantenha seu cliente feliz. No quarto e-mail, seu cliente está sendo evasivo com o prazo para o projeto. Descubra a melhor maneira de obter um prazo realista do cliente que ainda o manterá dentro do orçamento. Depois de criar sua resposta à situação, publique suas respostas na galeria para obter meus comentários sobre o quão bem você superou cada problema. Apenas certifique-se de me dizer qual e-mail simulado você está respondendo. Obrigado a todos por se juntarem a mim nesta aula. Eu realmente aprecio o apoio. Se você achou as informações nesta aula úteis, considere deixar uma avaliação honesta para informar outros artistas se esse curso vale o seu valioso tempo. Sinta-se à vontade para conferir as outras aulas no meu perfil se você gostou desta. Espero ver todos vocês em minhas aulas futuras. Vejo você em breve.