Transcrições
1. Apresentação do curso: Bem-vindo à aula de gerenciamento de projetos para designers. Neste curso, vamos dar uma olhada em como você pode aumentar o nível seu negócio com uma estrutura de gerenciamento de projetos realmente sólida. O objetivo do gerenciamento de projetos é garantir que o breve seja entregue no prazo com alta qualidade e que todos os envolvidos no projeto de você para sua equipe e seus clientes saibam exatamente o que é esperado e estão realmente concluindo suas tarefas a tempo. Também queremos garantir que todos os envolvidos se sintam realmente apoiados e
saibam exatamente o que precisam fazer quando, para que tenham uma ótima experiência no projeto e em todo o processo. Então, neste curso, vamos aprender como economizar tempo e seu negócio. Evite a fluência do escopo Bergen, e aprenda a parecer profissional para os clientes com um fluxo de trabalho realmente claro. Nós também vamos aprender como obter mais empresas do MEU negócio porque os filhos estão muito mais satisfeitos com o processo e eles estão felizes em recomendá-lo a alguém. E no final desse processo, você terá um negócio que você adora trabalhar, mas também importante, que pode ser dimensionado e crescer com você se quiser adicionar mais pessoas à sua equipe ou apenas ter uma experiência melhor dia a dia em o seu negócio. Para fazer isso, vamos dar uma olhada na criação de um fluxo de trabalho para sua empresa. As ferramentas que você vai precisar do dia-a-dia e diferentes opções para você dependendo da maneira que você preferir trabalhar. E também vamos dar uma olhada na criação modelos para que você possa automatizar coisas e seus negócios e garantir que você possa gastar seu tempo com o imposto que você realmente adora fazer, e não tanto no coisas que ocupam o seu tempo. Então estou ansioso para vê-lo na aula.
2. Como criar seu fluxo de trabalho: Portanto, o objetivo do gerente de projeto é garantir que seus clientes, sua equipe, você, todos os envolvidos, saibam exatamente o que eles
precisam fazer quando precisam fazê-lo e se sentir confortável e apoiado fazê-lo. Então, para isso funcionar, três coisas precisam acontecer. Primeiro, você precisa saber todas as diferentes tarefas que precisam acontecer desde o lead inicial quando um cliente se aproxima de você para oferecer suporte a todo o processo do projeto. Então você precisa conhecer todas as pequenas tarefas diferentes que precisam acontecer. Você também precisa agendar todas as tarefas diferentes para que se algo precisa acontecer antes de algo mais claro e organizado, e então você precisa deixar ambos os seus clientes e sua equipe, e claro, você mesmo saber quando todos essas diferentes tarefas precisam ser feitas por isso, quando as pessoas têm um agendado para seguir, eles podem facilmente planejar seus dias e eles se sentirão realmente felizes fazendo isso porque não há estresse ou, você sabe, noites tardias tentando cobrir algo que você perdeu no processo. Por último, você precisa verificar as pessoas. Se algo mudar, digamos que seu cliente queira alterar o escopo do projeto. Então você precisa conversar com sua equipe, trabalhar através de seu fluxo de trabalho e ver como você pode realmente trabalhar com o cronograma e o teste que você deixou para alterar isso para que todos fiquem felizes e nada chegue a empacotar para se tornar realmente estressante. O tipo de processo criativo de todos pode ser um pouco diferente. Mas eu acho por experiência própria que há sempre o mesmo tipo de passos que continuam chegando no processo geral do projeto. A primeira coisa que normalmente acontece é que uma pista entra pela sua porta. Eles querem trabalhar com você e querem discutir esse projeto com você. Então você tem algum tipo de reunião inicial para ver se você se encaixa bem. Uma vez que você tenha o sinal verde, você precisa integrar seu cliente e informar o que esperar quaisquer prazos e convidá-lo para a ferramenta de gerenciamento de projetos que você decidiu usar. E, na verdade, vamos falar mais sobre ferramentas mais adiante neste curso. Então você entra no estágio de design. Normalmente, temos algo como descoberta, reuniões de conceito, iterações e, finalmente, entregar o projeto ao cliente quando ele estiver concluído. Seu fluxo de trabalho também contém todas essas pequenas tarefas que ajudam você a passar de um estágio para o outro. Estas podem ser coisas como criar a apresentação para mostrar ao seu cliente ou para seus clientes descer conteúdo para seu site, por exemplo. Portanto, aqui estão alguns exemplos de etapas que você pode querer incluir em seu fluxo de trabalho também. Coisas como coleta e bom resumo é realmente importante para se certificar de que o projeto funciona sem problemas. Contratos e faturas, muito importantes. Coleta de conteúdo de clientes e colaboradores. Coisas como se você trabalha com freelancers, por exemplo, e você precisa de um determinado pedaço de trabalho antes de um prazo. E, claro, coletando feedback para você trabalhar. Há muitas ferramentas ótimas para isso, e nós vamos estar olhando para isso na seção de ferramentas também.
3. Projeto do curso 1: Então, para este projeto de primeira classe, eu criei um PDF que você pode ir baixar. O PDF, ele tem diferentes campos onde você pode adicionar em seus diferentes estágios e, em seguida você apenas preencher todas as diferentes tarefas que você precisa para competir para esse estágio específico. Você também preenche quanto tempo vai demorar e quem deve estar fazendo isso. Portanto, não se esqueça de adicionar as tarefas que seus clientes precisam para competir também. Como dar feedback, por exemplo. Porque este curso é tudo sobre tornar a sua vida mais fácil. Eu também fiz um modelo interativo para você na noção que você pode usar se você preferir isso ao invés do pdf impresso. E tudo o que você precisa fazer é clicar no link
na seção sobre este curso e duplicar a página. Depois de fazer isso, você pode realmente começar a adicionar as tarefas no modelo ali mesmo. E para definir quanto tempo algo deve levar, basta adicionar uma nova propriedade e chamá-lo de tempo necessário. Assim como eu fiz neste cartão de exemplo que você pode ver aqui. Você também pode alocar as tarefas para a pessoa certa imediatamente. Ou você pode adiar a menos que até que tenhamos feito o projeto de classe também, onde você está realmente colocando-o em uso. E para usar este tablet, você tem que criar uma conta com noção que é gratuita. Mas se você não quiser fazer isso, você pode simplesmente ficar com o PDF imprimível.
4. Explorando configurações: Quando pensamos em gerenciamento de projetos, há alguns métodos ou estruturas testados e testados que você pode usar. Então, para tornar sua vida um pouco mais fácil e para nos ajudar a usar algumas das ferramentas que estão lá fora, eu vou estar passando por três diferentes. Vai ser o método de combinação,
o método gráfico de Gantt, e planejamento de calendário. A primeira configuração é chamada Kanban. E aqui você tem categorias diferentes para suas diferentes tarefas. Normalmente coisas como permanecer em progrediu e concluído. Isso lhe dá uma visão geral realmente boa do processo do projeto. Portanto, se você usar essa configuração, certifica-se de que cada tarefa também tem um prazo e que está alocada para a pessoa certa. Se você não tem esse risco acabar com uma espécie de gigante para fazer isso. E ninguém realmente sabe o que eles devem priorizar e quando devem estar fazendo o quê. Uma dica que funcionou muito bem para mim é configurar cada estágio do seu fluxo de trabalho como uma coluna, em vez de ter essas três categorias tradicionais de permanecer em andamento e concluí-lo. Desta forma, você pode ver o que precisa de ação agora, e você pode realmente facilmente ver o que vem a seguir. O próximo passo é chamado de gráficos de gantt. E gráficos de Gantt são uma ótima maneira de obter uma visão geral clara de vários projetos ou membros da equipe. Portanto, cada projeto ou tarefa obtém uma data de início e término e é alocado para um determinado membro da equipe. Desta forma, você pode facilmente mover tarefas e prazos e você pode ver como eles afetam uns aos outros. Eu realmente gosto da configuração porque ele lhe dá uma visão
tão visual de todos os seus projetos ao mesmo tempo, que é perfeito se você é um designer dele e um pensador visual como eu. Então, por último, mas não menos importante, eu também quero falar sobre planejamento de calendário. Então você pode usá-lo sozinho ou você pode usá-lo junto com qualquer uma das outras duas configurações. Então, os gráficos Kanban ou Gantt. Um problema que eu notei executando meu próprio negócio é que se você apenas definir prazos e tarefas, mas você não alocar um tempo para cada um dos itens em sua agenda, você pode facilmente acabar com esta enorme lista de tarefas sem prioridades. Portanto, o planejamento do calendário significa que você adiciona cada tarefa à sua agenda. Então, se algo não se encaixa, você agenda, ou
você precisa delegá-lo ou você precisa
decidir se você pode removê-lo da sua lista de tarefas. Portanto, para usar qualquer uma dessas configurações, você normalmente executará todas as tarefas que você anotou em seu fluxo de trabalho para o projeto de classe um
e, em seguida, adicioná-las à configuração. Então, para isso, é ótimo usar ferramentas on-line. Então é isso que vamos olhar a seguir. Então, uma vez que saibamos mais sobre o projeto de classe de ferramentas dois será tudo sobre a criação de sua própria configuração de uma maneira que funciona melhor para você.
5. Ferramentas: Mesmo se você for alguém como eu que ainda permite caneta e papel, cadernos e quadros brancos, você ainda estará trabalhando com uma equipe. Portanto, mesmo que essa equipe seja você e seu cliente, você ainda quer ter certeza de que tudo é fácil de colaborar. Então agora vamos dar uma olhada em algumas ferramentas diferentes que você pode usar. Eles tornam a automação muito mais fácil. Eles tornam toda a estrutura e configuração muito mais fácil porque você pode realmente criar um modelo nesses diferentes programas que você pode, em seguida, reutilizar para cada projeto. Então é isso que vamos dar uma olhada. Agora, se você acha que qualquer uma dessas ferramentas parece interessante, então você pode ir para a seção Sobre deste vídeo. Está logo abaixo do vídeo. E eu vou ligar todas essas ferramentas diferentes bem ali. A primeira ferramenta que eu quero falar é uma que eu realmente construí. Chama-se Kayla, e ajuda-o a recolher os ficheiros dos clientes a tempo. E eu o construí porque cerca de 75% das empresas
criativas experimentaram alguma forma de fluência do escopo. E isso nos custou cerca de 11% de nossos lucros, o que é muito alto. Assim, com o Canadá, você pode integrar os clientes configurando as solicitações para as imagens, texto e outros arquivos que você precisa com bastante antecedência de quando você precisa. Assim, tudo estará pronto para você quando precisar começar a trabalhar. Então não haverá atrasos nos projetos. Então, aqui podemos ver que configuramos em uma solicitação para cada etapa do processo de design que analisamos em nosso fluxo de trabalho. Dessa forma, o cliente verá isso e saberá exatamente o que precisa enviar quando. você também pode atribuir colaboradores diferentes a solicitações diferentes. E isso é perfeito se vamos dizer que você está fazendo um site e você precisa da cópia de um redator, as fotos de produtos de um fotógrafo, e talvez o resumo e o feedback de seus clientes. Minha parte favorita é que Kayla lembra seus clientes para você. Então tudo acontece automaticamente sem você
ter que pensar em fazer check-in ou perseguir arquivos. Então, isso só torna isso muito fácil. E uma vez que algo é enviado, você pode simplesmente aprovar os arquivos ou pedir novos arquivos. Então Kayla é um tipo de ferramenta acessória que você pode usar com qualquer uma das outras configurações de gerenciamento de projetos porque ele lida especificamente com o processo de coleta de conteúdo que você normalmente deseja integrar como parte do seu fluxo de trabalho. Enquanto criamos a Qaeda, sabíamos que, além de torná-la agradável de usar para designers, os clientes também precisam amá-la,
caso contrário, eles não vão usá-la. Então isso é muito, muito importante. E é por isso que nos certificamos de que é super fácil enviar arquivos de uma forma que pareça muito familiar para os clientes. Outra grande ferramenta é a noção. Notion é talvez a ferramenta mais flexível porque você pode criar sua própria estrutura. Você viu como usamos a noção quando criamos nosso projeto de classe um modelo que foi super útil. E você também pode configurar modelos e até mesmo incorporar outras ferramentas, como projetos de visão ou Fichman. Gosto de configurar uma página inicial para cada cliente e isso facilita muito a navegação entre diferentes projetos. E você sempre pode encontrar tudo o que você precisa mesmo depois que um projeto é concluído. E então isso é talvez que o cliente enfrentando interfaces necessariamente, mas talvez mais o que você tem para você e sua equipe para manter o controle de tudo o que você precisa. Se você gosta, o método Kanban de mover tarefas de não iniciado para terminado, tremolo é uma ótima opção para isso. Você pode convidar sua equipe e eu gosto de configurar um quadro para tarefas internas, como para pessoas em sua equipe, e outro para cada cliente. E isso significa que o cliente só vê o que acontece em seu quadro. E você pode estruturar com uma coluna para cada estágio do processo de design. Assim, quanto mais fácil for para seus clientes entender as etapas de seu processo de design e o que esperar
a seguir, mais suave seus projetos serão executados. E vamos dar uma olhada um pouco mais sobre isso e como estruturá-lo na classe de proteção para grade para colocar usos, configuração de gráfico de
Gantt, você pode tentar alternar plano. Você já pode saber alternar de sua ferramenta de rastreamento de tempo, o que é realmente incrível. Mas eles também têm um software de gerenciamento de projetos que usa gráficos de Gantt. E como bônus, você pode até optar por criar uma configuração de gráfico kanban e de Gantt para cada projeto. Então você não tem que escolher. Agora que sabemos um pouco mais sobre as diferentes configurações que eles estão lá fora e algumas ferramentas diferentes. Vamos falar um pouco sobre gerenciar sua equipe e gerenciar seus clientes em seus projetos.
6. Como gerenciar uma equipe: Quando você está gerenciando equipes, queremos ter certeza de que o aspecto gerenciador não se torne alguém que era um falcão sentado, olhando para as pessoas e usando um navegador da web em uma cenoura. Então, o que queremos pensar é trabalhar juntos como uma equipe, você como gerente de projeto, é tanto quanto parte da equipe quanto o resto das pessoas que trabalham nessa empresa. Então queremos ter certeza de que quando criarmos a estrutura em que estamos trabalhando agora e a configuração, ela não deve funcionar apenas para você, trabalho
emitido para toda a sua equipe. Então não tenha medo de perguntar às pessoas que tipo de programa. Eles já sabem o tipo de como preferem trabalhar. Ou se houver mais alguma coisa que eles achem importante para você saber. Isso também é muito importante se você pensar sobre quando você quer definir quanto tempo algo deve demorar. Você como gerente de projeto pode ter uma idéia que digamos que a fase de concepção deve levar três semanas. Mas certifique-se de que você perguntar às pessoas que estão indo para fazer o trabalho é três semanas realista. E desta forma, você está realmente se certificando de que o cronograma que você está criando será seguido muito mais detalhadamente e muito mais facilmente com as pessoas sendo felizes e animadas ou trabalhando. Outra coisa a pensar é, como as pessoas realmente gostam de trabalhar em
sua empresa em termos de obter a cultura da sua empresa. Então, as pessoas querem ter reuniões cara a cara o tempo todo, ou eles querem usá-las via sala de bate-papo como o Slack, por exemplo, para fazer muita comunicação para que você não precise se encontrar pessoalmente. Então, muitas dessas coisas diferentes são importantes para garantir que as pessoas se sintam incluídas no processo. E se você não tem uma grande equipe, você ainda pode fazer o mesmo com seus clientes. Então pergunte aos seus clientes, com
que tipo de programas eles estão confortáveis? Você sabe, são os mais confortáveis ter um telefonema usando e-mail. Talvez eles já conheçam muitas
dessas ferramentas de gerenciamento de projetos que já demos uma olhada. E se o fizerem, isso é ótimo. Se não o fizerem, talvez precises de os embarcar sobre isso. Portanto, certifique-se de que todos se sintam confortáveis, animados. E esta é uma ótima maneira de não só tornar as coisas mais eficientes, mas também tornar a cultura da sua empresa e muito mais amigável e feliz.
7. Projeto do curso 2: Incrível. Então, agora nós fizemos todo o caminho até o projeto da classe dois, e este é o último vídeo. Então aqui estamos pegando tudo o que aprendemos nesta aula. E vamos pegar o fluxo de trabalho que você criou e lançar o projeto um. E vamos criar esses modelos e a configuração para
o seu sistema de gerenciamento de projetos. E o que eu sugiro que você faça é que você tem uma base inicial, que é essencialmente como uma wiki para sua empresa. Aqui é onde você pode acessar todos os diferentes projetos. Você pode acessar os diferentes modelos e, em seguida, irá configurar um modelo para interno. Então, o que sua equipe ou você precisa completar e uma maneira que seu cliente é convidado onde eles têm uma ótima visão geral. A primeira coisa que você quer decidir é que tipo de configuração você gostaria. E isso realmente se resume a preferência pessoal. Kanban, gráficos de Gantt, planejamento de calendário. Pense sobre, se você preferir mais de uma visão geral ou um plano muito detalhado, e basta escolher a estrutura que você acha que vai funcionar melhor para você. Em seguida, vamos começar com a configuração para sua equipe, seu conselho interno. Você pode criar uma seção para cada projeto ou você pode ir com o testado e testado restante em andamento e feito, adicionando todas as tarefas que você deseja que apenas sua equipe veja. Então coisas como discussões sobre conceitos de design, talvez enviar a fatura é reuniões internas, coisas como esta. Depois de adicionar tudo o que precisa, salve esta seção como um modelo e copie-a sempre que tiver um novo projeto. Ao iniciar o projeto, atribua cada tarefa a alguém da sua equipe e defina datas de vencimento para cada uma das tarefas. É um passo muito importante. Em seguida, vamos dar uma olhada na criação de um quadro para projetos de clientes. E o objetivo deste quadro é ajudar seu cliente a obter uma visão geral clara do seu processo e das tarefas que ele precisa para se completar. Eu também gosto de adicionar algumas tarefas para minha equipe que envolve enviar ao cliente algum tipo de informação. Então, aqui está um exemplo da aparência do
meu modelo de configuração do cliente para os três primeiros estágios, você pode ver que eu posso adicionar facilmente o contrato assinado e outras informações úteis. Para que o cliente e eu possamos sempre encontrá-lo. Uma dica de bônus que eu quero mencionar é adicionar um link
para os projetos acabados uma vez que você completar o projeto. Se o seu cliente quiser compartilhar o trabalho com um membro da equipe e quiser imprimi-lo. E eles querem enviá-lo para um desenvolvedor web ou alguém depois, você sabe, talvez eles só queiram encontrá-lo de novo porque eles esqueceram onde eles guardaram. Eles podem começar a procurar um link em um e-mail que pode ser muito confuso se você enviá-lo desta forma. E as chances são que eles vão começar a escrever, você tem que pedir para reenviar. Então, para economizar algum tempo, você pode simplesmente adicionar o link para o quadro e, em seguida, você e eles sempre sabem como encontrá-lo mesmo depois que o projeto é encerrado. Depois de terminar, salve-o como um modelo e duplique-o quando tiver um novo projeto. A última coisa a ter em mente é testar seu novo fluxo de trabalho e configurá-lo por cerca de um a três meses e, em seguida, rever o que funcionou e o que pode ser melhorado. Você pode querer alterar um pouco seu modelo. Talvez você queira experimentar uma ferramenta diferente, ou talvez pedir à sua equipe para sugerir maneiras de melhorar isso. E eu realmente espero que você tenha gostado desta aula. Não se esqueça de completar o projeto. E eu estou aqui se você tiver alguma dúvida e se você quiser mais dicas ou coisas ao longo dessas linhas, confira o nosso Instagram e eu adoraria ouvir de mim lá. Tenha um grande tempo e boa sorte com seus projetos.
Malin Lernhammar, Co-founder at Kayla
