Facilitação de reuniões eficaz: crie sua própria lista de verificação para sucesso

1. Introdução: Você está frustrado e exausto de se encontrar após reunião por estar fora de controle? Não na hora certa e, francamente, não é eficaz. Não se preocupe, você não está sozinho em se sentir assim. Meu nome é Matt Robinson. Sou gerente de projetos profissional e passei os últimos 15 anos trabalhando em projetos técnicos. Essa pessoalmente tem sido uma das habilidades mais difíceis em que tive que trabalhar em minha carreira e continuo a desenvolver isso hoje. facilitação de reuniões é uma habilidade que pode ser desenvolvida ao longo do tempo. É alcançável por todos com um pouco de determinação e pode realmente ser divertido e frutífero, acredite ou não, uma vez que você pega o jeito e está funcionando bem. Ao final deste curso, você terá as ferramentas necessárias para planejar e conduzir reuniões eficazes. Vários modelos serão criados juntos. E criaremos uma lista de verificação para apoiar suas próprias reuniões daqui para frente. Aqui estão os tópicos de alto nível que abordaremos juntos. Análise e determinação das partes interessadas , planejamento da reunião, preparação mental, dicas e truques, considerações de logística e agendamento. Estabelecer regras básicas e gerenciamento de tempo, aproveitando recursos visuais, atividades de acompanhamento e garantindo que um ciclo de feedback esteja em vigor. Certifique-se de ficar com o n rho, compartilhar alguns modelos que têm sido úteis na minha carreira. Agradeço qualquer feedback que você possa fornecer , pois é assim que todos podemos melhorar juntos. Estamos ansiosos para pular para a primeira lição, que é a análise das partes interessadas. 2. Análise e determinação das partes interessadas: A análise das partes interessadas é uma maneira sofisticada de dizer: identifique, compreenda e envolva as pessoas certas necessárias para apoiar a meta. As partes interessadas podem assumir várias formas. Por exemplo, interno ou externo à sua organização. Agências governamentais. Estamos trabalhando no contexto da reunião neste caso, mas os princípios também se aplicam no nível de planejamento do projeto. Só isso provavelmente representaria um grupo muito maior. Existem muitas técnicas que podem ser aproveitadas para a identificação dessas partes interessadas. Aqui estão alguns exemplos dessas técnicas. Entrevistar potenciais partes interessadas, reunir-se com pessoas pessoalmente ou virtualmente. Esta é uma conversa em que você pode conhecer a pessoa e sua posição sobre o seu tópico e criar alguma documentação de relacionamento, como artefatos de lições aprendidas, carta de projeto, negócios. casos, que são documentos que muitas vezes chamam de partes interessadas, especificamente por nome rotativo. Outra técnica é a rede elétrica, que é uma estrutura na qual você pode agrupar as diferentes partes interessadas. Esses intervalos descrevem seu nível de interesses e a influência que eles têm sobre seu projeto ou tópico. Mantenha-se informado, monitore, envolva , consulte e fique satisfeito. Isso ajudará você a entender quem e como se envolver em suas reuniões. Vamos supor que, neste ponto, você sabe quem são suas partes interessadas para sua reunião. O próximo passo é tentar entendê-los e suas perspectivas em particular em relação ao seu tópico em questão. Eles estão realmente entusiasmados com sua iniciativa ou preferem servir uma xícara de café na cabeça e depois participar da reunião? Então você pode estar se perguntando, bem, como isso vai me ajudar a planejar minha reunião? Bem, isso ajudará você a identificar quem convidar e potencialmente, como envolvê-los durante sua reunião, durante a análise das partes interessadas é um bom momento para conhecer o pessoal com quem você está lidando Se você ainda não os conhece, claro, pessoalmente, minha preferência é construir um relacionamento individual com meus stakeholders antes de tê-los em um grupo maior. Isso ajudará a fornecer muitos insights sobre como eles podem se comportar durante a reunião. Há uma grande quantidade de livros sobre traços de personalidade. Mas do jeito que eu vejo, você tem algumas coisas a considerar. Os tipos quietos e tímidos, faladores exagerados, negativos, positivos demais ao ponto, você está quase preocupado com eles serem agradáveis demais. Dentro desses grupos de pessoas. Você pode ter especialistas no seu tópico, ou até mesmo alguns que não têm ideia do que você vai falar. Isso também lhe dará uma visão dos diferentes estilos de aprendizado como uma contribuição para o planejamento. Então, por que isso é tão importante? Você pergunta, eu só estou planejando a reunião, certo? O motivo é que você vai querer estar preparado para ter estratégias para lidar com situações que inevitavelmente surgirão em suas reuniões entre tipos de personalidade conflitantes. Abordaremos isso com mais detalhes em breve, mas eu gostaria de destacar um ou dois exemplos para fazer você pensar sobre como jogar esse insight será útil. Sou contador, continuo trazendo à tona os resultados financeiros de um. No entanto, sua reunião é sobre a próxima equipe Potluck. Então, como você lida com essa situação? Você diz a Bob para enfiar e voltar para sua caverna no terceiro andar? Não, claro que não. Você poderia dizer que algo assim é um ótimo ponto, Bob, vou fazer uma anotação disso para que possamos falar sobre isso em nossa próxima reunião de resultados financeiros. Passando para o próximo tópico importante da agenda, o que vamos trazer para a festa? Compreendendo os tipos de personalidades ou o nível de polegadas e nos dando muitas dicas sobre as técnicas que podemos querer ter no bolso de trás para suas reuniões. Dependendo do objetivo da sua reunião, você precisa determinar essas partes interessadas que devem ser incluídas para participar da reunião. No caso de você precisar de pessoas que, francamente, não deveriam estar na reunião para atingir esse objetivo. As técnicas de manuseio serão muito mais importantes para garantir que esses colaboradores tenham a oportunidade de agregar valor para atingir a meta. Agora vou supor que você identificou as pessoas certas, as entendeu um pouco e pensou em pelo menos algumas estratégias para lidar com alguns cenários em potencial. Agora estamos prontos para começar a planejar a reunião. Você está animado? Eu sei que sou. 3. Planejando a reunião: Para começar a planejar a reunião, você deve ter certeza de que tem uma meta e um resultado claros em mente. A compreensão básica da meta que realiza análise das partes interessadas será uma contribuição. No entanto, agora você está em posição de refinar isso ainda mais e colocar a caneta no papel para aqueles que ainda fazem isso. Vamos supor que você não tenha certeza de qual deveria ser o objetivo da reunião, então você, meu amigo, não está pronto para a reunião. Na verdade, é mais provável que a reunião cause alguma frustração e faça que outras pessoas não confiem no processo. Muitas vezes, essa etapa é totalmente negligenciada ou ignorada porque pode ser demorada e muitas vezes estamos em uma crise de tempo. Dependendo da natureza da sua reunião. Isso pode ser tudo, desde apresentações em PowerPoint, demonstrações do sistema, recursos visuais e até mesmo o envio e-mails com pré-trabalho para o seu público. Isso permitirá que eles sejam mais bem informados antes da reunião. Essas coisas ajudarão muito a estabelecer um alinhamento claro entre os participantes e, em estabelecer um alinhamento claro entre última análise, apoiar a obtenção de algo legal. É muito importante que você analise e entenda seu objetivo antes da reunião. Portanto, uma maneira de fazer isso é usar a estrutura inteligente, que é específica, mensurável, alcançável, relevante e baseada no tempo. E aqui está um diagrama que vai um pouco sobre isso. 4. Preparação mental (dicas e truques): Um dos momentos antes de entrar no agendamento das reuniões para falar sobre uma habilidade que é importante na facilitação de reuniões e que continuará a crescer ao longo do tempo em sua carreira. Essa é a capacidade de estar mentalmente preparado para a reunião em si. Pessoalmente, eu costumava ficar nervoso falando na frente das pessoas e muitas vezes nem sequer conseguia falar. Muito disso teve a ver com a falta de preparação para a reunião em si, que, quando bem feita, ajudará a criar confiança ao longo do tempo. Aqui estão algumas dicas para ajudar a estar mentalmente preparado, saúde geral, estar bem descansado, anidrido saudável. Pesquise sobre o tópico para garantir que você tenha um entendimento razoável e tenha a oportunidade de fazer algumas perguntas enquanto se envolve com as partes interessadas na capacidade individual. Os cenários de RPG percorreram vários cenários inventados, RPG mental para criar estratégias como você lidará com situações difíceis ou únicas. Você nunca conseguirá pensar em tudo nessa atividade. Mas um dos dez primeiros ajudará muito no dia da reunião. Esses cenários podem ser tudo, desde o que as pessoas podem pedir a ele uma ligação até o telefonema caindo no meio do caminho e você ter que descobrir alternativas para a sala de reuniões e coisas assim. Você pode se divertir muito com essa atividade. Eu encorajo você a fazer isso. 5. Logística e agendamento: Desde a pandemia global, vimos um aumento nos arranjos de trabalho remoto, bem como modelos híbridos incapazes de se adaptar e entender nosso entorno, é muito útil. Não há diferença em nossa preparação para e durante nossa reunião. Dependendo da natureza da reunião ou do projeto, você terá várias coisas a considerar. Aqui estão alguns dos itens que geralmente precisam ser abordados. Tamanho da sala com base no número de participantes. Remoto versus híbrido, como as equipes interagirão e se comportarão? A tecnologia, como os telefones Microsoft Teams Zoom, todos treinaram e têm acesso a essa tecnologia. Notas adesivas versus quadros brancos virtuais. Refeições e intervalos, dependendo se você está pessoalmente para reuniões mais longas, a disponibilidade de salas e participantes, muitas vezes isso pode ser um desafio, permitindo prazos de entrega em caso de agendamento difícil. Depois de ter a chance de avaliar todas as considerações logísticas e de agendamento, agora você pode enviar o convite para a reunião, certificando-se de incluir os detalhes necessários, como equipes ou Link de zoom, número de telefone, localização, agenda, linha de assunto clara e participantes. 6. Estabelecer regras básicas: Estabelecer regras básicas é uma forma eficaz de ajudar a manter as coisas no caminho certo. As regras básicas são um conjunto de ações ou comportamentos com os quais os participantes concordaram antecipadamente. Isso ajuda a evitar qualquer confusão e torna mais fácil quando você como facilitador, precisa chamar a atenção para um desvio dessas regras. Por exemplo, Mark começa a interromper e outros participantes como facilitador, você pode fazer uma chamada para mencionar a regra básica de levantar a mão. Por exemplo, isso será um julgamento baseado em sua parte para ajudar a manter as coisas em andamento. Aqui estão alguns exemplos comuns de regras básicas. Fornecerei um modelo que usei no passado para ajudar suas reuniões como referência. Portanto, não há telefones durante a reunião presencial. Usando o recurso de levantar a mão em equipes ou sistema de conforto em vez de interromper os outros. Seja respeitoso e gentil durante todas as interações da equipe. A maioria, se não todos, deve ser desnecessário dizer, no entanto, ajuda ter a equipe na mesma página sobre isso. Então, dependendo da natureza da sua reunião, por exemplo, se for uma reunião recorrente, você pode querer ter um conjunto mais detalhado de regras básicas. Se o significado for mais pontual, você pode querer estabelecer um conjunto chave de regras básicas , como a mão para levantar. Isso não tem o objetivo de fazer com que o grupo tenha medo de falar. Essa é uma linha tênue a ser percorrida para garantir que todos tenham a oportunidade de se sentir e, finalmente, serem ouvidos na reunião. 7. Gerenciamento de pessoas e tempo: gestão de tempo e pessoas é, sem dúvida, a parte mais difícil da maioria das reuniões. Todos nós temos nossos próprios traços de personalidade, conforme discutimos em nossa visão geral da análise das partes interessadas, o conhecimento adquirido sobre as várias personalidades é um insumo fundamental para apoiar o sucesso das metas de cumprimento. . Os relacionamentos que você construiu ao longo tempo servirão bem enquanto você estiver na reunião. A principal coisa a perceber é que ter personalidades diferentes não é uma coisa ruim. Por mais que pareça às vezes, é realmente uma coisa muito positiva e deve ser adotada. Claro, se alguém é apenas muito rude e desrespeitoso, na minha opinião, isso deve ser tratado separadamente e fora da reunião. A razão pela qual isso é bom é que as maiores ideias vêm do mashup de várias opiniões e perspectivas. Fortes habilidades de gerenciamento de tempo e pessoas podem exigir alguma prática. Mas algumas das principais coisas para definir o tom ou garantir que você tenha uma agenda com carimbo de data e hora. Verifique se você está iniciando a reunião no horário e terminando no horário. Isso mostra um respeito pelo tempo de todos, que é nosso ativo mais valioso depois que o principal desafio na gestão do tempo e das pessoas é, muitas vezes encontrar uma maneira educada de interromper o conversa ou tentar acelerar certas partes para manter o fluxo desnecessário. Manter o objetivo em mente ao fazer isso, uma habilidade que virá com o tempo com a prática. Às vezes, você pode ter uma ótima conversa, mas esse item da agenda tinha apenas um intervalo de tempo de cinco minutos atribuído a ele. Existem maneiras de lidar com isso e minha opinião pessoal é que cabe a você como facilitador, fazer essa ligação com o feedback da equipe. Eu tive reuniões, consegui defini-lo para ajustar a agenda no voo porque o grupo percebeu que era muito mais favorável ao objetivo, mais do que o próximo item da agenda. Por exemplo, digamos, planejar um almoço versus atender aos resultados do primeiro trimestre, um substitui o outro. Outras vezes, os tópicos estão melhor posicionados para serem colocados no estacionamento, que essencialmente é um acúmulo de itens que devem ser tratados separadamente da reunião. Na maioria das vezes, você vai querer manter a agenda que planejou porque, afinal, você já pensou nisso. O risco de ajustar a reunião rapidamente com muita frequência pode levar a um grupo um pouco mais difícil de gerenciar, porque eles podem se tornar um pouco complacentes com coisas que parecem não estar organizadas e estruturadas. A maneira como eu lidei com isso é afirmando que entendo que temos esse outro item da agenda, mas, por enquanto, se o grupo concordar, podemos abrir uma exceção para fazer essa mudança. Também restabelecendo que esta não é uma ocorrência regular a ser esperada, e que é importante valorizar a agenda. 8. Aproveitar os aparelhos visuais: Aproveitar os recursos visuais é uma maneira extremamente eficaz de lidar com uma reunião. Pesquisas mostram que mais de 65% das pessoas são, na verdade, aprendizes visuais. Isso significa que as chances são de que uma boa parte de seus participantes também sejam aprendizes visuais. Recursos visuais ou qualquer coisa que ajude ou complemente a linguagem falada da reunião. Assim, coisas como as notas adesivas antiquadas para reuniões presenciais, apresentações em PowerPoint, tabelas e gráficos, diagramas de fluxo de trabalho, vídeos e muito mais podem ser aproveitadas. Vou dar alguns exemplos aqui. 9. Acompanhe o feedback e a conclusão: Parabéns, você liderou a reunião com sucesso. Não que a reunião tenha terminado. Ainda temos alguns passos que precisamos dar. Precisamos primeiro enviar as atas e notas da reunião destacando quaisquer itens de ação, cronogramas associados, Tarefas são documentos relevantes. Em seguida, também precisamos acompanhar as partes interessadas, individualmente ou em grupo. Você também pode considerar a criação uma pesquisa para enviar ao público. Isso permitirá que você obtenha feedback para ajudar a melhorar as reuniões futuras. Esta é uma transição perfeita para encerrar este curso curto. Espero que você tenha obtido algum valor do nosso tempo juntos. Agradeço se você também puder fornecer algum feedback na seção da comunidade bem como seus modelos que você criou como resultado de alguns dos cursos. Agradeço se você puder fornecer algum feedback na seção da comunidade. E então eu estarei procurando fazer mais curso se isso é algo que você está interessado. Também estou pensando em fazer mais gerenciamento de projetos para as coisas no gerenciamento de projetos Agile, bem como alguns interesses pessoais, como design gráfico e outras coisas também. Você está interessado, por favor me avise se quiser se aprofundar em algum detalhe específico ou se tiver alguma dúvida sobre qualquer um dos tópicos abordados, sinta-se à vontade para adicioná-los aos comentários e eu irei olhe para responder. Muito obrigado.