Escrevendo e-mails: quatro dicas para criar um e-mail de trabalho eficaz.

1. Introdução: Nesta era de mensagens de texto, tuítes, abreviações e emojis, escrever um e-mail eficaz se tornou uma arte meio perdida para alguém que recebe centenas de arte meio perdida para alguém que recebe centenas Posso te dizer em primeira mão que há muitos e-mails mal escritos por aí. Mas com este curso, espero que eu forneça as ferramentas e truques de que você precisa para ser mais eficaz com seu e-mail Oi. Sou Melinda Emerson, meu apelido é Small Blady e sou considerada a especialista número um em pequenas empresas da América Estou animado por estar aqui com você hoje. Sou palestrante principal, coach especializado e especialista em marketing de mídia social Eu administro um negócio on-line desde 2008 como editora de success is your boss.com, e o marketing de mídia social e o e-mail sempre foram parte integrante do meu Esta aula é para qualquer pessoa que precise enviar um e-mail para seu chefe, colega ou qualquer pessoa na América corporativa Eu queria dar essa aula porque e-mail é uma boa ferramenta de comunicação, mas muitas vezes é mal utilizado As pessoas se metem em problemas com o e-mail. Por isso, eu queria fornecer algumas das melhores práticas para que as pessoas pudessem obter as informações solicitadas ou transmitir sua opinião com muito mais eficiência. Quero que meus alunos diminuam a velocidade ao enviar seus e-mails Se eles gastarem apenas um ou dois minutos extras para verificar tudo, serão mais eficazes. Eles enviarão menos e-mails com erros de digitação e terão suas solicitações respondidas muito mais rapidamente Quero que os alunos usem as dicas que vou compartilhar hoje para escrever um e-mail eficaz e apresentarei um cenário prático. Digamos que seu chefe tenha convidado você para uma reunião obrigatória que entra em conflito com um dia de férias previamente agendado. Como você comunicaria isso por escrito ao seu chefe. Por favor, rascunhe sua amostra de e-mail e publique-a na galeria do projeto. Agora, vamos começar. OK. 2. Explicando detalhadamente um e-mail ruim: E-mails incorretos geralmente têm vários elementos. Ou eles são muito curtos, têm o tom errado, muito informais, sem saudações Há todos os tipos de erros de digitação, áreas gramaticais ou meu CC favorito para muitas pessoas. Eu não quero que isso aconteça com você. Na lição de hoje, vamos detalhar esses tipos de coisas a serem evitadas. Na próxima vez que você enviar um e-mail, ele será bem recebido. Este é um exemplo perfeito de um e-mail ruim. Em primeiro lugar, não há personalização. Só diz ponto de interrogação no alto espaço. Bem, se você está enviando um e-mail para alguém, por que não se incomodaria em pelo menos colocar o nome dessa pessoa no e-mail Em seguida, eles imediatamente entram em campo. Olá, teremos um webinart chegando em algumas semanas e achamos que você poderia se interessar Em seguida, diz que você ouvirá os gerentes dessas empresas sobre o tipo de suporte gerencial que eles realmente desejam. Eles compartilharão ideias sobre por que o coaching entre pares funcionou e quais outras soluções falharam além dessas histórias poderosas de como essa ferramenta desbloqueou e aumentou a colaboração, o pertencimento e pertencimento e Então eles receberam três logotipos, e então diz: Registre-se aqui para se juntar a nós. Bem, primeiro de tudo, eles nem se preocuparam em descobrir se eu sou ou não o cliente certo, mesmo para esse conteúdo Eles não se preocuparam em personalizá-lo para mim, e isso dura muito Para mim, isso é uma falha de um e-mail porque eu nem me importo com o que eles têm a dizer porque diz vírgula alta Parece um e-mail de spam. Má notícia. Aqui está outro e-mail. Curiosamente, este é um e-mail, na verdade, de alguém que eu conheço Veja aqui, diz Melinda, mas não é o espaço adequado Isso é gramática ruim. Você quer ter certeza de que, se estiver enviando um e-mail, seja como escrever uma carta. Você precisa colocar meu nome em uma vírgula e depois em um espaço para poder começar um novo parágrafo Juntar todas essas coisas me faz pensar que você estava pressa e não se importava mais com isso do que enviá-las assim Veja quanto tempo dura esse e-mail. Oh, meu Deus. Continua sem parar e falar sobre o que estou lendo, o que estou escrevendo, os livros que vou recomendar. Então, a propósito, na parte inferior, diz ele, para encomendar meu livro. Não estou lendo isso e não estou clicando em nada neste e-mail. Porque, novamente, isso é quase spam para mim. Na verdade, é de alguém que eu conheço, mas eles estão falando sobre algo que não me importa , parte da razão pela qual eu não me importo é porque eles me abordaram por e-mail. Então, essas coisas são importantes, enviar e-mails com problemas gramaticais e de digitação, enviar coisas muito informais ou que não têm nenhuma personalização Tudo isso são exemplos perfeitos de por que essa não é a maneira como você deseja se comunicar com qualquer pessoa dentro da sua empresa ou externamente à sua empresa Quando se trata de e-mails ruins, não deixe que seu mau comportamento de enviar mensagens de texto se torne seu comportamento de e-mail Sem abreviações ou mojes. Seja amigável, não muito casual, e você será muito mais eficaz com seu e-mail. A seguir, falaremos sobre a etiqueta adequada de e-mail 3. Etiqueta apropriada de e-mail: Você já recebeu um e-mail que o deixou se perguntando quem no mundo enviou isso ou pior? Você já enviou um e-mail que se arrependeu de ter enviado após o Enviar um e-mail ruim pode fazer com alguém realmente pense duas vezes sobre você, sendo a pessoa que o enviou? É como ter uma primeira impressão ruim. Quando alguém tem uma primeira impressão ruim de você, isso pode ter repercussões no futuro A velocidade do e-mail e a conveniência dele o tornaram a escolha número um para comunicação na América corporativa? Mas você precisa ter certeza de que conhece a etiqueta de e-mail adequada Porque quando você envia um e-mail eficaz, você se coloca em uma luz positiva e nunca sabe que isso poderia prepará-lo para uma possível promoção futura. Eu só quero que todos passem mais um ou dois minutos para reler seus e-mails Dessa forma, você não corre o risco de falhas de comunicação ou constrangimento Deixe-me dar um cenário. Digamos que você precise solicitar alguns dias de folga ao seu chefe. Bem, enviar um e-mail é muito eficaz para isso, porque você quer ter certeza de que eles não confundam as datas. Mas digamos que você tenha uma situação com um colega de trabalho, talvez digamos que ele esteja tentando intimidá-lo para assumir parte de sua carga de trabalho Isso é algo que você deveria colocar em um e-mail? Absolutamente não. Solicite uma reunião com seu chefe ou solicite uma reunião com o RH e peça ajuda sobre como gerenciar a situação. Há apenas algumas coisas que você não deve escrever. Sempre pense se é ou não apropriado enviar um e-mail. Quando se trata de decidir se você deve ou não enviar um e-mail, vou lhe dar algumas táticas a serem consideradas. Primeiro, se for um segredo, não o coloque em um e-mail. Qualquer coisa que você colocar no e-mail pode ser encaminhada para outra pessoa. Os segredos devem ser contados a alguém cara a cara, não escritos. Você também quer evitar comentários ofensivos. Se alguém lhe enviar um e-mail como esse, exclua-o. Não encaminhe, não compartilhe. Realmente, não perca muito tempo nem mesmo olhando para ela. Alguém te envia algo que é racista, sexista, pornográfico, algo assim Livre-se imediatamente disso. Você não quer ser pego com nada parecido no e-mail da sua empresa. Não grite em seus e-mails. Quando você usa letras maiúsculas ou vários pontos de exclamação, as pessoas percebem isso como gritos Você sempre quer ser educado e amigável e ter um tom meio uniforme Você não quer parecer emocionalmente feliz, emocionalmente triste ou zangado Você sempre quer ser factual. E não é emocional em seus e-mails. Você também não quer responder muito rapidamente ao e-mail. Reserve um tempo para lê-lo. Talvez você precise relê-lo, mas preste atenção quem é CCD neste e-mail Porque talvez alguém tenha CCD de várias pessoas, mas você só precisa responder a uma ou duas pessoas nesse e-mail Além disso, você quer ter certeza de que, sempre que enviar um e-mail, assine seu nome. Você não quer que alguém tenha que rolar até o fim para descobrir quem enviou esse e-mail e coloque seu nome lá. Alguém pode descobrir quem o enviou. Então você também quer responder, não encaminhe e-mails em cadeia Comece um novo e-mail para que você esteja no topo. Às vezes, é muito difícil pescar por meio de uma cadeia de e-mails. Facilite a resposta da pessoa para quem você está enviando o e-mail. Por fim, use sinalizadores de prioridade com cuidado. Se você sempre quer fazer algo urgente ou sempre quer colocar uma bandeira vermelha em algo no e-mail de alguém, eventualmente, as pessoas o ignorarão. Você vai se tornar o garoto que gritou lobo. Você quer ter muito cuidado ao tornar as coisas urgentes, gritando com as pessoas Você quer ter certeza de que mantém seus e-mails restritos e que eles têm um propósito Se você não sabe qual é esse propósito, não envie o e-mail. Para recapitular, não coloque nenhum dos seus segredos no e-mail. Certifique-se de não estar gritando com as pessoas. Sempre assine seus e-mails, não encaminhe todas essas cadeias de e-mail E certifique-se de sempre pensar se devo ou não enviar um e-mail ou se devo pegar o telefone ou solicitar uma reunião? Você quer ter certeza de que está se comunicando de forma eficaz para não ser mal interpretado seguir, falaremos sobre como criar um e-mail eficaz. 4. Construindo um e-mail eficaz: Todos têm a capacidade de enviar um e-mail aberto , respondido rapidamente e que respondido rapidamente os deixe sob uma luz positiva. O que eu vou fazer é te dar algumas táticas. Então, da próxima vez que você tiver que enviar um e-mail para seu chefe, um colega ou até mesmo um cliente externo, você enviará um e-mail que será bem recebido e bem feito Agora, esse é um exemplo de e-mail bem-sucedido. Primeiro de tudo, vamos dar uma olhada na linha de assunto deles. Sua estratégia de conteúdo está funcionando? OK. Acho que é uma coisa justa que me faria clicar e abrir um e-mail. Agora, vamos rolar para baixo e ver como ela se dirige a mim. Ela diz: Ei, Rojo Fam. Repurpose house é o nome da empresa. Quando me chamam de Rojo Fam, acho que provavelmente é assim que eles se referem a seus clientes potenciais em clientes existentes Na verdade, não me importo porque é muito consistente com a marca dessa empresa. Vamos ver como eles fazem esse e-mail. O nome do nosso incrível cliente é uma marca feiticeira. Dessa forma, ela realmente sabe o que é preciso para criar conteúdo que fale com o público-alvo. Agora, vocês veem na primeira linha desse e-mail que eles estão usando algumas imagens No entanto, eu entendo. De qualquer forma, essa empresa é muito peculiar e boba. Na verdade, isso combina com a marca deles. Se isso não é algo que você faria normalmente, não faça isso porque isso realmente não é apropriado na comunicação comercial. Mas, como estou familiarizado com a marca, não me incomodo porque é consistente. Você só quer ter certeza de não fazer coisas que atenção negativa desnecessariamente para você Isso é basicamente um e-mail perfil de um de seus clientes Eles disseram que ela se destaca em garantir que seus próprios clientes e sua própria empresa se destaquem no movimentado cenário das mídias sociais com excelente marca e conteúdo Ela valoriza o poder das mensagens para criar conteúdo para você, é por isso que temos a humildade compartilhar a história de Chantel sobre sua experiência com Não podíamos deixar de compartilhar, quero dizer, de verdade. Quando alguém te chama de épico, talvez você queira compartilhar isso com o mundo. Agora, aqui está algo interessante. Eles colocaram aqui uma cama. Pensamentos dos proprietários da agência A P P. Eles não xingaram no e-mail. Eles colocaram asterx, mas sabemos como eles estavam se referindo a essa empresa Mas o que quero dizer é que tudo isso está na marca. Eles têm um vídeo incorporado e esse e-mail é bastante curto. Todas essas coisas são boas. Não tenho certeza se teria usado os emojis de feiticeiros de marcas, mas quem chama um de seus clientes de feiticeiro de marca, uma empresa que usaria emojis em mas quem chama um de seus clientes de feiticeiro de marca, uma um Certamente, não existem regras rígidas e rápidas, mas acho que o que você quer ser mais do que tudo é consistente com seu e-mail. Vamos dar uma olhada em outro exemplo. Aqui está um. O slogan do e-mail é alerta de tendência. Alerta de tendência. Quero descobrir qual é a última tendência. Ei, Melinda, fique na moda, na próxima temporada. primavera e o verão são a época perfeita para mostrar o que você tem. Dê uma olhada em nossos novos cílios magnéticos e mantenha-se firme em longas viagens com nossa bolsa organizadora de assentos de carro ou deixe seu pátio o mais fresco possível, com fogos de artifício, com fogos de artifício Você está pronto para se tornar o topo da cidade? Clique aqui para comprar os mais vendidos da atualidade, seu amigo. Agora, eu não conheço Ian, mas deixe-me dizer o que eu aprecio no e-mail de Ian. Número um, ele se referiu a mim pelo meu nome neste e-mail. Número dois, o e-mail dele é curto e gentil. Adoro e-mails breves e concisos. Ele colocou links para qualquer coisa que eu pudesse precisar e assinou , seu amigo Ian. Eu acho que esse é um e-mail eficaz porque é curto, é direto ao ponto, eu sei do que ele precisa. Ele está sendo amigável, não está sendo ofensivo ou mesmo agressivo. Ele está dizendo: Ei, eu só quero que você saiba que essas coisas estão aqui e disponíveis. Portanto, há muitas maneiras diferentes de enviar e-mails. Mas aqui estão algumas das outras táticas que quero compartilhar com você e que talvez você queira considerar ao criar um e-mail. Número um, a linha de assunto do e-mail é importante. Você não quer fazer coisas como iscar e trocar. Não coloque uma promessa em um e-mail e, quando alguém ler o e-mail, isso não tem nada a ver com a linha de assunto que você coloca para que a pessoa o abra. Não faça isso. Você não quer irritar alguém que está tentando se envolva com você ou faça algo por A segunda coisa que você quer fazer é não escrever esses e-mails com quatro, cinco, seis parágrafos. Use balas Às vezes, as pessoas estão folheando e-mails muito rapidamente e você quer ter certeza de que elas têm todas as informações de que precisam rapidamente, para que saibam como podem ajudar ou decidam se querem Outra coisa que você quer fazer é manter seus e-mails em um tópico Os e-mails devem ser rápidos e breves. Você não quer abordar dois ou três problemas diferentes em um e-mail. Isso soa como um telefonema ou uma reunião. Certifique-se de manter seu e-mail sobre um único problema e fazer uma solicitação em seu e-mail. E a última coisa que eu quero que você pense são as ramificações legais Sempre que você envia um e-mail do seu local de trabalho, esse é um registro legal da correspondência E isso significa que está sujeita a intimação caso algo aconteça, caso ocorra uma ação judicial, caso um fornecedor ou colega de trabalho se esforce para Portanto, você quer ter certeza de nunca se comunicar por e-mail de uma forma que coloque você ou sua empresa em qualquer tipo de responsabilidade ou risco financeiro Portanto, se você não quiser que sua avó o leia, também não o coloque no e-mail do trabalho. Dessa forma, você sempre garante que não esteja sujeito a nenhum tipo de ação judicial ou suspeita sobre como você se comunica com Agora, se há apenas uma lição que eu posso dar a você para tirar desta lição, é essa Mantenha seus e-mails breves, menos é mais. Ninguém quer ler tudo isso. Certifique-se de ser específico e direto e não se preocupar com um monte de detalhes desnecessários Se você fizer sua solicitação rapidamente, alguém poderá dizer que sim, rápido. 5. Ferramentas de e-mail eficazes para usar: Nesta lição, vou prepará-lo para o sucesso com seu e-mail. Vou compartilhar com vocês minhas principais ferramentas para garantir que eu nunca envie um e-mail com um erro de digitação e vou mostrar os aplicativos que eu uso para marcar rapidamente compromissos com as pessoas, para que não tenhamos muitas idas e vindas de e-mails Aqui você verá, estou redigindo um e-mail para minha amiga Erica Estou dizendo à Erica que foi um prazer trabalhar com você. Tenho certeza de que você está ocupado. Mas vamos nos reunir. OK. Na próxima semana, para uma reunião de recapitulação Agora, normalmente, quando você envia a alguém um e-mail como esse , você precisa acessar sua agenda e descobrir quais podem ser os lembretes ou algumas datas que você deseja descartar Em vez disso, o que eu faço é ter um aplicativo muito legal chamado Max. Deixe-me mostrar o que ele faz. Eu clico em Max e digo disponibilidade de compartilhamento. Isso me leva ao meu calendário de e-mail e eu posso simplesmente marcar uma data na próxima semana e vou enviar a Erica duas opções para fazermos uma rápida reunião de recapitulação Então eu vou até aqui para compartilhar a disponibilidade, e vou fazer disso uma reunião do Zoom e meu Zoom pessoal já está lá e eu clico em Inserir essas vezes. Estrondo. Eu terminei. Agora veja aqui onde eu coloquei meu mix Max, recortei minha mensagem. Eu vou voltar aqui e vou trazer meu e-mail de volta para cima deste e-mail e vou deletar isso aqui e vou enviá-lo para ela. O que é tão legal nisso é que vai enviá-lo para ela, e vai permitir que ela escolha a hora em que quer se encontrar comigo. Também colocou algumas linhas em algumas das minhas comunicações e me avisou. Eu tenho alguns erros gramaticais aqui, então deixe-me ver. O que eu tenho? Oh, eu estava. Você sabe o que está surgindo, me dando a sugestão É minha gramática. Minha gramática está me ajudando a garantir que eu não me envergonhe com esse e-mail Oh, eu encontrei outra coisa que eu tenho aqui que é redundante Entrei aqui duas vezes. Eu tenho que ir. Eu disse, vamos lá. Então, isso corrige isso para mim. Então eu coloquei meu convite do MxMx aqui, meu grammarly, que é meu software gramatical que corrige quaisquer erros de digitação ou gramática. que corrige quaisquer erros Verifique novamente meu e-mail e, em seguida, sempre fecharei meu e-mail com uma saudação OK. E eu vou dizer que estou ansioso por isso. E eu vou clicar em Enviar. A melhor coisa sobre meu mix de recursos, Max é que, assim que ela clicar no compromisso que deseja, ele aparecerá automaticamente na agenda dela e na minha Agora, se ela usa o Outlook, ela precisa usar um adaptador especial para o Outlook, mas eu uso o calendário do Google, então ele funciona perfeitamente com o calendário do Google Outro aplicativo muito legal que usei e que me salvou muitas vezes de ficar envergonhado com um e-mail ruim é esse aplicativo chamado Hemingway Deixe-me mostrar a vocês o aplicativo Hemingway porque esse aplicativo é realmente muito legal Certamente, a gramática detectará erros de ortografia e gramática, mas o aplicativo Hemingway realmente ajuda você não apenas com sua gramática e estrutura de frases, mas também lhe dará uma nota sobre a legível do seu e-mail e fará sugestões para talvez outros verbos publicitários que você queira usar, esteja talvez outros verbos publicitários que você queira erros de ortografia e gramática, mas o aplicativo Hemingway realmente ajuda você não apenas com sua gramática e estrutura de frases, mas também lhe dará uma nota sobre a legível do seu e-mail e fará sugestões para talvez outros verbos publicitários que você queira usar, esteja ou não usando pactive voz ou voz ativa. E mostrará a contagem de palavras do seu e-mail. Isso é muito importante porque a coisa mais importante que você quer ser é breve. Se ele puder mostrar todas essas coisas , destacará como melhorá-lo, codifice-o por cores Se quiser que você altere os advérbios, isso é azul. Se quiser que você expresse algo mais simples, coloque-o em roxo Se sua frase for realmente difícil de ler, eles a colocarão em vermelho, e isso é como um alerta de alerta de que você precisa corrigir essa frase neste e-mail. Todas essas coisas realmente se resumem e acredito que ajudam você a entender um pouco melhor o tom dos seus e-mails Este é outro ótimo aplicativo para usar. Agora, outro que muitas pessoas usam para agendar é, na verdade, o Calendário Eu também gosto muito desse aplicativo. Eu prefiro o mix Max só porque ele abre minha agenda e eu posso ver quando estou disponível para marcar uma consulta. Mas o calendário também funciona muito bem porque permite que as pessoas realmente configurem quando querem marcar um compromisso com alguém, e é gratuito. Você pode usar o Calendly para ajudá-lo a agendar reuniões sem precisar trocar e-mails. Você pode configurá-lo para dias em que estará disponível, e qualquer pessoa que queira agendar uma consulta com você poderá simplesmente entrar e clicar na sua agenda e ver quais horários você tem disponíveis. Agora, você precisa se lembrar de voltar e atualizá-lo à medida que as pessoas se afastam da sua agenda. Mas você definitivamente quer usar uma ferramenta porque, se estiver solicitando uma reunião, você deseja facilitar que as pessoas façam negócios com você e agendem uma reunião O que eu quero que você faça é descobrir se sua empresa já está inscrita alguma dessas ferramentas que mencionei Caso contrário, descubra se seu chefe ou TI aprovarão que você o receba, para que você possa ser mais eficaz na próxima vez que precisar enviar um e-mail para alguém. OK. 6. Considerações finais: Muito obrigado por se matricular na minha aula de marketing por e-mail Espero ter lhe dado todas as dicas e truques de que você precisa para ser eficaz com o e-mail. Não há motivo para você ser mal interpretado ou envergonhado com seus e-mails nunca mais Se você tiver alguma dúvida, deixe-a para mim no fórum de discussão e não se esqueça de postar a tarefa de casa por e-mail que eu lhe dei anteriormente na galeria do projeto Desejo-lhe boa sorte com seu e-mail marketing.