DICAS profissionais para Excel Parte 2: formatação

1. Dicas de formatação: Todos nesta seção falarão sobre dicas de formatação, que são sobre personalizar a aparência de suas pastas de trabalho do Excel. Vamos falar sobre dores de congelamento, projetar relatórios e painéis polidos e trabalhar com tipos de dados complicados, como datas, códigos postais e números de telefone. Finalmente, vamos mergulhar em algumas dicas de nível especializado, como regras de formatação baseadas em fórmulas e tipos de números personalizados . Vamos começar. 2. Atalhos de formatação: Tudo bem. Próxima dica profissional. Usando atalhos de controle para aplicar auto-formatação. Uma bem simples. Esta é uma dica de uma estrela. Muito simples. A questão é, você pode acessar alguns dos formatos de número comuns do Excel usando atalhos de controle com shift então pressionar o controle Shift um ou o ponto de exclamação de controle vai formatar sua seleção como um deslocamento de controle de formato de número comum para faria como o tempo três seria formatado como data fours moeda. Cinco. Sua porcentagem e seis são científicos, então eu cuido do X que é um tipo científico de formato numérico. E sempre que você quiser reverter seus formatos de volta para um tipo de estilo geral não formado e emaranhado, você pode usar a mudança de controle. Tilda, que é a chave que acredita na maioria dos teclados, vive à esquerda do número um. Então, aqui está uma demonstração rápida foram na prática isso no Excel. Digamos que você tenha quatro colunas como esta data de lançamento. Facebook gosta de receita bruta e R A y todos os diferentes tipos de formatos lá, e você quer transformá-lo em algo assim, pelo menos, é a primeira passagem é uma ótima maneira usar os atalhos de mudança de controle que você poderia selecionar coluna uma mudança de controle uso. Três. Para transformar esses valores de data da haste em datas devidamente formatadas, você pode usar o controle. Desloque um na coluna B para transformar esses gostos do Facebook em controle de formato numérico padrão. turno quatro transformaria esses valores de receita bruta em moeda e, finalmente, controle Shift 5 transformaria esses decimais brutos em valores percentuais reais. Então, o caso de uso óbvio aqui é realmente apenas para aplicar rapidamente esses formatos numéricos comuns sem usar o mouse sobre clicar e sem trabalhar através da caixa de diálogo de células de formato . Então, vamos tomar dois minutos e praticar rapidamente a aplicação de alguns desses atalhos de formatação . Tudo bem, então se você está acompanhando, abra seu arquivo Excel de dica pro Excel. Vá para um índice, e este é o primeiro atalhos de formatação de dicas de formatação. Vá em frente e clique. O link irá levá-lo para o primeiro tipo de guia laranja aqui formatando atalhos e você verá cinco colunas muito semelhantes às que eu acabei de descrever. Filme de data de lançamento gosta de orçamento de receita bruta e nosso aliado, e como você pode ver, estes ar todo tipo de não-formado, matted, formatos de estilo geral neste momento. Então tudo o que precisamos fazer é lembrar essas teclas de atalho para realmente convertê-las em formalidades que fazem mais sentido. Então, para começar, vamos em frente e selecionar toda a coluna A e usar a mudança de controle. Três. Corte atalho. E isso vai transformar esses valores de data brutos em datas que são, na verdade, um pouco mais legíveis. E você pode ou não gostar do formato de data padrão selecionado para você. Estou tão a partir daqui que você pode clicar com o botão direito e ir em suas opções de formato. Eu gosto do controle um atalho para chegar ao mesmo lugar, e você pode ir em frente e escolher data e talvez formatá-lo algo assim, que pessoalmente, eu prefiro um pouco mais. Agora vamos para o Facebook gosta, certo? Formato numérico padrão. o Tudooque precisamos fazer aqui é controlar o Shift 1. E lá vai você. É adicionado o decimal com dois espaços reservados que vírgula entre separadores de milhares novamente . Talvez não seja o seu formato favorito, mas você pode ir em frente no seu menu inicial aqui. Você sabe que este caso talvez queira se livrar dessas casas decimais, e aí está. Receita bruta e orçamento. Estes ar tanto moeda. Vamos em frente e segure o turno Grab coluna D. Então eu tenho ambos de uma vez fazer um pouco de dois para um especial aqui. Controle o turno quatro, que é o sinal de dólar, e que aplica o formato de moeda. Novamente. Eu realmente não tenho esses dados no nível dos sentidos. É arredondado para o dólar para que eu possa ir em frente e remover aqueles decimais. Por último, mas não menos importante, mas selecione coluna E turno de controle cinco, que você adivinhou que é o símbolo de porcentagem. E lá vai você. Agora temos uma porcentagem devidamente formatada. Coluna Sharon Coma. Então lembre-se, se você quiser voltar e reverter esses dois tipos de estilo geral não formatado, nós poderíamos apenas selecionar todos esses dados de um a E e usar a mudança de controle até a opção para nos levar de volta para onde começamos. Ou podemos controlar Z desfazer essa mudança. E lá vai você. Temos formatos adequados. Então, iniciador rápido sobre como usar esses atalhos de controle para formatar-se rapidamente 3. Snap para grade: Tudo bem. Uma próxima dica profissional é muito simples. Esta é uma dica de formatação de uma estrela, muito, muito básica, mas também muito útil. Indo. Fale sobre alinhar objetos de pasta de trabalho usando encaixar na grade, e isso soa um pouco extravagante, mas é extremamente simples. Tudo o que você precisa fazer é segurar a tecla altar enquanto você arrasta para redimensionar e objeto para encaixá-los nas bordas da célula. Então aqui está um exemplo. Digamos que você tem um gráfico em uma planilha, que é um exemplo de um objeto, e que o tubarão está apenas flutuando lá, forma livre em cima de sua grade. Se você pegar o gráfico inteiro ou uma borda específica do gráfico e segurar Ault, você pode essencialmente ajustá-lo diretamente para essas bordas de coluna e linha. Esta é uma ótima ferramenta para espaçamento e alinhamento e consistência para se certificar de que todos os seus objetos companhia aérea para a mesma grade comentário. Então, alguns passos de bônus aqui também. Se, em vez de segurar Ault, você mantém o controle enquanto você dragão objeto. O que isso vai fazer é criar uma cópia duplicada desse objeto ao mesmo tempo. Tão rápido, maneira de criar versões duplicadas do mesmo objeto em vez de copiar e colar . E depois a segunda dica aqui. Outra dica relacionada ao alinhamento. Se você segurar shift enquanto arrasta um objeto, ele limitará esse movimento a um único plano, horizontal ou vertical. Então, os casos de uso óbvios aqui novamente, certificando-se de que seus objetos de planilha estão todos alinhados a essa grade comum e também projetar e limpar e polido ferramentas ou painéis voltados para o usuário. Você sabe, às vezes essas pequenas coisas essas pequenas dicas de formatação, como espaçamento no alinhamento, podem ir muito longe até produzir trabalho de qualidade profissional. Então, vamos entrar em nossa pasta de trabalho de dicas profissionais e praticar encaixar alguns objetos em nossa grade. Tudo bem, então se você tem seguido junto com o curso, você vá em frente e abra Sua pasta de trabalho de dicas do Excel pro teve seu conteúdo de tabela iria saltar para o snap para a grade demo em nossa categoria de dicas de formatação e pressione link. E quando você pousar em que snap para a guia grade, você verá três gráficos que estão tipo de apenas flutuando aqui na folha. E se você selecionar um deles e observar, você tem que ter cuidado, tipo de onde você clica e você quer clicar direito na borda onde você vê aquela seta de quatro pontas que vai permitir que você mova o objeto inteiro de uma só vez. Observe como ele tipo de mover suavemente sobre a folha, enquanto que quando eu segurar, Ault começa a ficar um pouco mais rápido direita e encaixando para a grade de worksheet real atrás dele. Vamos em frente e alinhar o canto superior esquerdo ali para ser três. E isso foi um exemplo de mover todo o objeto. Mas nós também podemos apenas pegar você sabe, a borda inferior, por exemplo, velho Ault e encaixá-lo na linha 13. Agarre a borda direita. Você vai procurar a flecha de duas cabeças neste caso. Espere e vamos encaixá-lo direito para chamá-lo de F. Então agora temos um gráfico que tem exatamente cinco colunas de largura e cerca de 10 linhas de altura. Só vai tornar muito fácil seguir o mesmo processo com esses outros dois gráficos. Vamos em frente e pegar este gráfico azul. É movê-lo um pouco perto do verde. Vamos segurar tudo menos o canto superior esquerdo em H 3 e depois passar pelo mesmo processo, agarrou o porão inferior até a linha 13 da borda direita. Ault se aplicou na coluna I E lá vai você. Agora temos que consistentemente formatados gráficos. Tudo o que temos que fazer agora é aplicar o mesmo processo a este cara laranja aqui, e vamos jogá-lo em 3 rolagem todo o caminho até lá. Nós também vamos trazê-lo para fora para pentear são e trazer a borda inferior para a fileira 13. E aí está. Acabamos de criar gráficos de tamanho consistente usando essa opção de encaixe na grade. Além disso, lembre-se de que você tem outras ferramentas na guia de layout de página para alinhar objetos diferentes. Por exemplo, se você fosse selecionar e segurar o controle para pegar todos os três poderia usar ferramentas como uma linha superior ou distribuir horizontalmente para realizar o mesmo efeito. E essas ferramentas podem ser muito, muito úteis, especialmente se suas larguras de coluna não são exatamente as mesmas que são aqui. Assim, como a maioria das coisas no Excel, muitas abordagens diferentes que você pode usar para resolver a mesma tarefa. Então lá você tem ele usando Ault para encaixar objetos na grade 4. Hide da caderno: a próxima dica pro que eu quero cobre muito rápido. Uma conversa sobre ocultar elementos individuais da pasta de trabalho para ajudar a reduzir a desordem. Portanto, na guia de exibição da faixa de opções, você verá um grupo de caixas de seleção na categoria Mostrar. Parece algo parecido com isso nesse grupo de caixas de seleção permite que você oculte elementos individuais da exibição, incluindo linhas de grade, barra de Fórmulas ou os próprios cabeçalhos. Os cabeçalhos das colunas romanas. Você também pode recolher a faixa de opções em si da exibição. Há um pequeno ícone de cenoura no canto inferior direito e, em seguida, fixá-lo novamente no lugar selecionando uma guia e, em seguida, fixando onde aquele ícone de cenoura WAAS. Vou mostrar-lhe exatamente o que isso parece em apenas um segundo, mas basicamente a idéia aqui é tomar algo que se parece com isso, que você sabe é obviamente projetado para ser polido usuário enfrentando painel de relatório. Mas ainda parece muito com uma planilha. Você tem a barra de fórmulas tem seus cabeçalhos de linha e coluna. Você está olhando para suas linhas de grade para que pareça muito com uma planilha. Eu realmente quero fazer isso parecer um relatório mais limpo e polido algo assim. Então, simplesmente desligando as linhas da grade, escondendo a barra de fórmulas e os cabeçalhos e recolhendo a faixa de opções. Você acaba com algo assim que parece mais algo que você veria saindo de uma ferramenta B I, como um tableau ou power bi I, mesmo que ainda estejamos aqui dentro do ambiente do Excel. Dica tão fácil, mas também muito útil, especialmente se você trabalha em análises e você cria relatórios e painéis como este agora uma coisa rápida para anotar algumas dessas configurações linhas de grade e dirigindo especificamente em Lee impactar a folha em que você está. Mas outros, como a barra de fórmulas e a faixa de opções colapsando nas configurações da faixa de opções. Isso impacta todas as folhas de toda a pasta de trabalho. Por isso, mantenho isso em mente. E, novamente, casos de uso comuns criando essas exibições limpas e polidas como estilo de painel e em seguida, também ocultar essas linhas de grade e cabeçalhos ajudaram a impedir que os usuários realmente modifiquem linhas, colunas ou fórmulas em sua ferramenta. Então, com isso, vamos saltar para o Excel e eu vou mostrar-lhe como esconder alguns desses elementos da pasta de trabalho. Ok, então aqui estamos na pasta de trabalho dica profissional vai para elementos de pasta de trabalho ocultos em nossa seção dica de formatação PressLink. Você vai saltar para essa guia elemento pasta de trabalho oculta e isso é exatamente como nós descrevemos. Você tem esse usuário enfrentando gráficos de relatórios e, ah, números, números e insights, mas ainda parece uma planilha. , Ainda consigo ver as células,os cabeçalhos e a barra de fórmulas. Então o que vamos fazer é ir para a nossa guia de visão, vamos de selecionar as linhas da grade. Você sabe, isso sozinho faz uma grande diferença. De selecionar esses cabeçalhos porque não queremos adicionar ou modificar linhas e colunas neste ponto. E essas duas alterações que acabaram de fazer linhas de grade e cabeçalhos que você vai notar se você clicar em outras guias não afetam essas outras planilhas, certo? Então eu ainda vejo as linhas de grade e os cabeçalhos aqui no meu encaixe na guia de grade, mas não na minha guia de elemento de pasta de trabalho oculta. Por outro lado, se eu desmarcar a barra de fórmulas, essa é uma alteração que afeta todas as planilhas. E eu não tenho acesso a essa barra de fórmulas em nenhum outro lugar neste arquivo. Então, tenha isso em mente. A mesma coisa vale para o colapso da fita. Pode ir até este pequeno ícone de cenoura. Pressione para derrubar a fita, e agora eu fico com essa tela vazia e limpa. E para ter minha fita de volta, tudo que preciso fazer é navegar em qualquer uma dessas guias, e isso meio que puxará minha fita temporariamente de volta. E onde estava o ícone de cenoura, agora é um pequeno alfinete. Tudo que você tem que fazer é clicar no pin, e agora ele está consertado de volta na minha worksheet. Então, aí está. É simples que é assim que você pode ocultar elementos de planilha individuais para criar esses tipos de relatórios poloneses ou reduzir a desordem em suas planilhas. 5. Pintador de formatação: próxima dica pro é um dos meus favoritos, replicando formatos com o pintor de formatos. Agora esta é uma ponta de uma estrela, muito básica, muito simples, mas também muito poderosa quando você sabe que ela existe. Então, essencialmente, o pintor de formatos. Tudo o que ele faz é copiar todas as configurações relacionadas à formatação de uma célula ou intervalo selecionado de células que inclui a cor de preenchimento, as fontes, esse formato numérico que faz fronteira, os estilos, o alinhamento. Todas essas informações são copiadas e, em seguida, aplicadas de um intervalo selecionado para outro. Então, por exemplo, vamos estar olhando para uma demonstração onde temos um número de colunas, cada uma com 0 a 5 pontuações de classificação. E neste caso, aplicamos uma escala de cores simples que a coluna E. E queremos aplicar essa mesma escala de cores na mesma lógica de formatação condicional duas colunas , F, F, G e H. Então, para começar, tudo o que precisamos fazer é selecionar as células que contêm a formatação que queremos, que é Values e Colin E. E e ir para a guia inicial dela e clicar no botão do pintor de formato que se parece com um pincel Now. Uma coisa a observar é que se você clicar nesse botão uma vez ele vai pegar e copiar essas configurações de formatação uma vez, então o próximo lugar em que você clica é onde esses formatos seriam aplicados e então a ferramenta será desativada. Se você tiver casos como este em que você deseja pegar essa formatação e aplicá-la várias vezes como duas colunas F, G e H, você pode clicar duas vezes no botão do pintor de formato para tipo de bloqueá-lo no lugar, que permite que você para aplicar continuamente esse formato uma e outra vez até que você clique no botão novamente para desativá-lo. Então ferramenta realmente útil que vai nos permitir fazer algo assim e aplicar essa escala de cores de Colin E dedo do pé, F, G e H simplesmente clicando três vezes. Agora, casos de uso comuns novamente aplicando rapidamente formatos em várias colunas sem ter que entrar manualmente e ajustar qualquer uma dessas configurações de formatação você mesmo e garantir que a venda de menta seja exatamente a mesma, incluindo todos esses diferentes critérios ou configurações como Bordas, número de Phil, formatos e assim por diante e assim por diante. Então vamos pular para nossa pasta de trabalho de dicas profissionais e dar uma chance a isso. Tudo bem, assim que você abrir sua pasta de trabalho de dicas profissionais, vá para a primeira guia do conteúdo da tabela, e você deve ver uma demonstração do pintor de formato aqui na seção de dicas de formatação. Vá em frente e pressione link. Vai te levar para a guia do pintor de formato. E o que estamos vendo aqui são classificações de burrito de revisores individuais e esses revisores que devem ser revisores que devem serfanáticos por burritos. Estão em San Diego. Eles revisaram todos esses diferentes tipos de burritos em determinadas datas que vêm de diferentes locais ou restaurantes. E a chave aqui, as colunas com as quais realmente nos importamos neste caso, hum, são as classificações em si, que vivem nas colunas e a l. E basicamente o que cada revisor fez é marcar cada burrito em uma escala de 0 a 5 em termos de uma série de critérios diferentes. Então tortilla, os recheios de temperatura do burrito, o volume da carne, uniformidade, sinergia da salsa, que não sei o que isso significa e a qualidade do rap. Então nós temos olhares como cerca de oito critérios de pontuação diferentes, e esta é uma ótima oportunidade para usar algo como formatação condicional para realmente visualizar alguns dos padrões e tendências que podem existir aqui. Você sabe que é difícil de ver quando estamos apenas olhando para os dados brutos em si. Então o que vamos fazer aqui é selecionar Oliver Tortilla Data. Vou clicar na primeira linha e, em seguida, usar o atalho de seta de deslocamento de controle para baixo que vai selecionar a coluna inteira lá e rolar de volta para cima. E agora, em vez de usar apenas uma escala básica de cores, eu quero realmente usar algumas das regras da célula de destaque, e eu vou usar a regra entre. Então a primeira regra que vamos definir é uma das células de formato que estão entre uma pontuação de zero e duas com um preenchimento vermelho com texto vermelho escuro. Na verdade, vamos mudar isso para 2,5. Então isso é muito ruim. Aqueles burritos herdeiros que obtiveram pontuações muito baixas para este critério em particular. Aquela tortilla eu estou pressionando OK, não, não, volta para o menu de formatação condicional dela. Vamos simplesmente adicionar outra regra entre as regras. Isso não vai sobrescrever o existente. Isso irá adicionar um 2º 1 e agora queremos formatar pontuações entre 2.5 e 3.5 como tipo de média lá, como no meio. Então vamos fazer um preenchimento amarelo com texto amarelo escuro pressione OK e, em seguida, mesmo processo. Vamos adicionar mais uma regra de formatação condicional para entre 3,5 e cinco, que são pontuações muito altas. Lembro-me daqueles verdes cheios de texto verde escuro e imprensa. OK, então aqui vamos nós podemos ver que ele está preenchendo, como nós esperaríamos tem uma boa gama de pontuações altas, médias e baixas aqui para os critérios de tortilla. E agora queremos aplicar essa mesma lógica, esse mesmo formato condicional para os preenchimentos temporários, atender volume e assim por diante e assim por diante, todo o caminho para alces de coluna. Há algumas maneiras de fazermos isso. Poderíamos selecionar os valores na coluna F e trabalhar através do mesmo processo que fizemos , o que obviamente é um pouco ineficiente. Poderíamos ir para nossas regras de formatação condicional, gerenciar essas regras e mudar as próprias referências, que também é um pouco confuso. A maneira mais fácil de fazer isso vai ser pegar aquela coluna inteira e ir para o pintor de formato do menu inicial e assistir isso sobre clicar nele uma vez e, em seguida, selecionar a coluna F. Ele vai aplicar esse formato, mas agora o meu formato. Pintores desativados, veja, mas porque eu quero aplicá-lo a mais seis colunas agora, uma abordagem melhor é clicar duas vezes no pintor de formato, clique em G, clique em cada clique Eu cozinho J, K e L. E aí vai você. Observe como ele também mudou a coluna com porque, tecnicamente, isso é parte da formatação que eu copiei aqui da matemática de chamadas. Então, agora para desativar, tudo que eu faço é clicar no botão do pintor de formatação novamente, e aí você está. Eu peguei minhas regras de formatação condicional personalizadas da coluna E, e apliquei a sete colunas adicionais em questão de segundos. Então realmente grande caso de uso para como usar esse pintor de formato e a ferramenta de clique duplo para aplicar muito rapidamente a formatação de um intervalo de células para outro. 6. Design de cores e bordes: Tudo bem. Ei, todo mundo. A próxima dica profissional que eu quero cobrir é como usar cores e bordas de uma maneira pensativa para criar relatórios do Excel refinados. Agora é importante ter em mente que as cores Phil e as configurações de borda não são apenas ferramentas estilísticas. Quando você os usa com cuidado e estrategicamente, ele pode realmente ajudar a melhorar a legibilidade de seus relatórios. Isso pode ajudar a criar um espaçamento importante entre as células e, o mais importante, chamar a atenção para as principais métricas ou tendências ou padrões que, de outra forma, poderiam ter sido perdidos no ruído. E uma dica específica que eu uso o tempo todo é esconder as linhas da grade da planilha e, em seguida adicionar bordas brancas para criar um visual agradável, limpo e polido. Deixe-me mostrar-lhe como isso seria aqui. Digamos que você tenha um alcance de células. Você tem as coisas bem espaçadas. Eu tenho algum auto-doente. Eles estão olhando para algumas métricas de tráfego em algumas métricas de leads. Se você selecionar esse intervalo inteiro indo para a sua cidade natal para as opções de borda baixo onde você vê as ferramentas de borda suspensa, verá a opção de cor da linha ao selecionar branco. Você pode usar essa ferramenta e aplicar essas bordas brancas para criar efeito que se pareça com isso . E nota. Eu também adicionei algum sombreamento mais escuro aqui para chamar a atenção para algumas colunas. Mas basicamente o que fizemos é usar fronteiras de uma forma não tradicional. Não estamos usando fronteiras também. Adicione linhas entre células. Estamos usando fronteiras para essencialmente criar a ilusão de espaçamento entre células que pode realmente ajudar com a legibilidade e com a criação de qualidade profissional, relatórios muito agradáveis e limpos. Então, os casos de uso aqui projetando ferramentas e painéis que não têm essa aparência de planilha e, em seguida, novamente criando separação entre células ou colunas ou valores sem ter que adicionar manualmente linhas ou colunas redundantes extras. Vamos em frente e dar uma chance em seu livro de dicas profissionais. Tudo bem, então vá em frente e vá para a guia de conteúdo da tabela no início da pasta de trabalho e procure a demonstração de cor e borda na seção de dicas de formatação e vá em frente e pressione link para saltar direto para a guia. E o que você está vendo aqui é basicamente apenas um pedaço de dados bruto, não formado e emaranhado, e nós temos algumas métricas de tráfego aqui, como impressões e cliques. Isso é uma pista. As métricas têm transações. E esse tipo de segue. Ah, funil de compra. Certo, então talvez estejamos dirigindo tráfego para um site aqui e estamos olhando para dados semana após semana, e parte desse tráfego converterá os leads, e alguns desses leads acabarão por se converter no que nos importamos, que são transações reais. Então, em seu formato atual, isso é muito, muito difícil de interpretar. Como usuário, você realmente não deriva qualquer valor a partir dele porque o cérebro humano simplesmente não é projetado para ver padrões quando os dados são formatados em um estilo bruto, tabular como este. Então o que vamos fazer é usar ferramentas básicas de formatação, weenies, cores e bordas para realmente ajudar a polir isso um pouco mais e ajudar o usuário a digerir as informações, chamar sua atenção para as métricas e as colunas que mais nos preocupam. Começando com a cor, , uma coisa que eu gosto de fazer é formatar minhas colunas mais importantes com um verde agradável. É uma maneira sutil de dizer ao usuário Ei, essas células de ar que eu mais me importo com este caso, essas seriam nossas transações. Vamos em frente na nossa guia inicial. Dê a essas transações um tom claro de verde, e então podemos dar ao cabeçalho uma sombra verde também por uma questão de consistência. Mas para fazê-lo estourar um pouco mais. Vamos uma sombra mais escura. Então lá vai você. Temos uma transação. Métricas em leads verdes também são importantes, mas não são tão importantes. Eles são uma espécie de meio caminho para uma transação. Então vamos em frente e talvez usar algo como laranja ou amarelo. Aqui, depois das pistas, mesma coisa com o hétero fazem-no estourar um pouco mais com um tom ligeiramente mais escuro. E então o tráfego é algo que não necessariamente otimizamos também. Então podemos usar mais de um tom natural, neutro aqui, como talvez um azul acinzentado claro, e então formatar esse cabeçalho na linha. Então, mesmo esses passos simples ajudaram a criar alguma separação entre esse tipo de categorias de métricas, que já começou a percorrer um longo caminho. E agora se houver algumas colunas aqui com as quais nos importamos mais? Certamente se preocupam com o volume de impressões e cliques ou Leeds ou transações. Mas o que é mais importante para nós e talvez para nossos clientes, são as taxas que custam por clique no clicker. Oito Cosper mentiu e mentiu taxa eo custo por transação e transação lida. Esse é o caso. Uma pequena dica que podemos usar aqui continuando a usar cores e vender preenchimentos é destacar a sombra um pouco mais escura, assim como fizemos com o cabeçalho que basicamente diz ao usuário que essas colunas ainda estão relacionadas com nossos outros métricas de tráfego. Mas hey, preste um pouco mais atenção a estes porque estes são os que realmente se importam . Vamos fazer a mesma coisa com nossos números de liderança aqui, aquele amarelo escuro e com nossos números de transação com um verde mais escuro. Então, novamente, mesmo apenas alguns passos simples e estamos começando a realmente dar vida a esses dados usando ferramentas muito fundamentais. Em seguida, eu quero mostrar a vocês como usar essa ferramenta de borda, essa abordagem de borda branca para transformar isso de um tipo de conjunto de números de planilha em algo que se parece mais com um relatório polido e o primeiro passo para fazer isso é realmente para ocultar aqui as linhas da grelha, o que poderá fazer na sua página de vista, basta seleccionar a caixa de linha da grelha. E agora parece que estamos trabalhando em uma tela branca em branco. Então você vai voltar para casa, vai selecionar todas as células onde você gostaria de aplicar essas bordas e, em seguida, aprofundar as configurações de borda bem aqui na categoria de fonte. E o que queremos fazer é ir até a cor da linha e selecionar branco. E antes de fazer qualquer coisa, faça drill-back em suas configurações de borda. Vamos no estilo de linha de reboque e selecionar uma opção de borda ligeiramente mais espessa aqui no meio. E novamente, mais uma vez de volta às bordas e clique no botão de todas as bordas. E aí está. Aplicamos essas bordas a toda a seleção de células, e isso criou o efeito de gerar espaços quase entre essas células e criar uma separação agradável para tornar esses valores um pouco mais legíveis. Então você poderia certamente aplicar seus próprios tipos de estilos para isso, ou você poderia levá-lo a partir daqui e ir ainda mais longe. Mas essa é uma boa maneira de usar algumas dessas ferramentas mais simples, como Phil e Borders, para criar relatórios agradáveis, limpos e polidos 7. Colagem: Tudo bem. Próxima dica profissional. Quer Falar sobre dores de congelamento para manter certas linhas e colunas em vista. Agora você está congelando painéis As opções, que você encontrará em sua guia de exibição, são comumente usadas para você adivinhar que congelar ou corrigir a primeira coluna de remador no lugar, permitindo que o resto de sua planilha rolar. Portanto, se você tiver uma planilha selecionada, você pode ir para sua guia de exibição e você verá três opções diferentes de painéis de congelamento. Agora, dois destes ar muito simples. Você pode congelar apenas uma linha da linha superior, que é quase sempre a sua sala de cabeçalho. Ou você pode congelar sua primeira coluna A. Agora, a terceira opção é um pouco menos intuitiva. O que ele fará é essencialmente congelar todas as células acima e à esquerda da célula selecionada . Então, esse é o único que realmente se preocupa com onde seu cursor está ou qual venda você selecionou quando você escolhe essa opção. Então, se clicássemos na primeira opção congelar painéis neste caso em que temos Selby para selecionado, acabaríamos com algo assim onde a Linha um e a coluna A são sempre visíveis na janela, não importa onde o usuário rola. Então, neste caso, estamos realmente olhando para os dados de Colin P. 32 para vender s 48, mas ainda estamos vendo os títulos na coluna A e os cabeçalhos na linha um. Assim que congelar painéis essa opção genérica no topo da lista. Essa é uma ótima ferramenta para usar quando você deseja corrigir linhas e colunas. Então, se você usar casos aqui, o mais comum é realmente apenas manter aquele hetero, visível especial. Se você tiver um conjunto de dados muito grande com muitas linhas e uma coisa a observar, este é um dos recursos padrão de formatação organizar como uma tabela e, em seguida, o segundo caso de uso é breezing colunas importantes ou chave quando suas tabelas podem ser muito largo ou conter um grande número de colunas ou campos. Então vamos entrar em nossa pasta de trabalho pro tip e praticar o congelamento de algumas dessas linhas e colunas. Tudo bem, então em um índice, procure a demonstração do Freezing Pains e sua seção de dicas de formatação. Novamente. Esta é uma dificuldade de duas estrelas, não muito ruim link de imprensa. Agora vamos direto para a cidade e o que estamos vendo aqui. Isto são dados de filmes do banco de dados de filmes I M D B. Agora, qualquer um que tenha tomado minha análise de dados com Excel Pivot tabelas curso eu tenho certeza que você é. Ah, muito, muito familiarizado com este conjunto de dados porque estes são os mesmos dados, mesma informação que usamos durante a maior parte do curso. Para aqueles que ainda não viram isto. Essencialmente, o que estamos vendo aqui são títulos de filmes em cada linha, bem como um monte de atributos e métricas relacionadas a esse filme s a data de lançamento. Quer se trate de cor, linguagem de gênero preto e branco, informações de classificação de país sobre os atores e diretores e, em seguida, algumas métricas como Facebook gosta. Eu sou DB avaliações de pontuação, duração, um orçamento de receita, etc. Os detalhes realmente não importam. Neste caso. O ponto é, nós temos um monte de colunas para trabalhar todo o caminho até as Colunas E. E nós temos cerca de 1000 linhas de dados aqui também. E o que você vai notar é que como eu rolar para baixo assim de repente, essas métricas perdem seu contexto porque à primeira vista, eu não tenho idéia do que esse número 1000 e vender s 98 mesmo significa que eu tenho que rolar para cima tipo de mapeá-lo para o cabeçalho da coluna na primeira linha para dizer, OK, que representa o filme que o Facebook gosta. E agora a que título está associado? Bem, mesma história. Eu tenho um pergaminho todo o caminho para a esquerda e digo, tudo bem, isso foi de Não pode parar a música Agora o que seria realmente útil? O que seria ideal é se eu pudesse manter os títulos do filme em vista o tempo todo, bem como meus cabeçalhos e Row One. Então congelar painéis vai nos permitir fazer isso. Agora vamos para a nossa guia de visão. Você pode perfurar as opções de dor congelada para ver as três escolhas que falamos . E o 1º 1 só por causa da demonstração é apenas congelar a fila de cima. E quando você seleciona essa opção enquanto rola para cima ou para baixo, linha um nunca sai da exibição. Permanece fixo ou congelado no lugar. Mas se você rolar o riso direito, essa coluna a está escondida enquanto você se move para a direita, então ele fica meio que a metade do trabalho feito, mas não a coisa toda. Mesma história. Se voltarmos para congelar painéis e apenas congelar a primeira coluna, ele vai manter a coluna a e ver como você rolar para a esquerda ou para a direita, mas você vai perder esses cabeçalhos enquanto você rolar para cima ou para baixo. Então, novamente, ele recebe a outra metade da tarefa feita, mas não a coisa toda. Vamos voltar para painéis congelados. O que é descongelar? E agora lembre-se, porque queremos congelar linhas e colunas e usar essa opção genérica congelar painéis. Aqui é onde nossa seleção de células é importante. E porque nós vamos congelar as células acima e à esquerda da célula selecionada, isso significa que eu preciso selecionar célula ser para se eu quiser que todos subiu acima significando Linha um e todas as colunas para a coluna A esquerda para permanecer congelado, invisível em lugar. Essencialmente, o que eu estou fazendo aqui é que eu estou definindo o canto superior esquerdo da janela da minha worksheet que eu quero Teoh permanecem Scroll herbal, se isso faz sentido, então com ser selecionado. Vamos voltar a congelar painéis e usar esta primeira opção aqui e agora. Veja isto. Confira quando rolamos para baixo. Ainda temos o nosso cabeçalho. Nós rolamos para a direita. Ainda temos o título dela e olhamos como é mais fácil interpretar. Você conhece alguns desses valores mais profundos em nossos dados. Defina 12.000. É o diretor do Facebook gosta de Star Trek. Três 138. Esse é o total de críticas para um pesadelo na Rua Elm. Eso mesmo? O que fizemos foi usar uma ferramenta simples como congelamento para tornar esta planilha muito, muito mais amigável. 8. Centrais em seleção: Eu quero compartilhar uma dica profissional que eu encontrei alguns meses atrás que eu pensei que era realmente interessante. E é sobre centralizar texto em várias células, mas não da maneira que você normalmente pode fazê-lo. Então, modo geral, maioria dos usuários quando você quer centro, texto através de várias células, vamos começar por mesclar essas células e, em seguida, alinhar o texto para o centro dessa célula emergiu . E não há nada de errado com isso. Está totalmente bem. Ele faz o trabalho. Apenas lado negativo é que, ocasionalmente, isso pode causar alguns problemas e dores de cabeça. Se você precisar modificar outras células nessa planilha, então uma abordagem alternativa aqui é em vez de mesclar. Você pode fazer algo assim onde você tem seu texto em uma célula, neste caso em si D para, e você pode selecionar o intervalo de células que você normalmente teria mesclado. Mas em vez de realmente mesclar, vá em frente e use o controle de um atalho ou navegue para a caixa de diálogo de células de formato e logo ali na segunda guia, a guia de alinhamento, você verá algumas opções horizontais, e uma dessas opções é o centro em toda a seleção. Agora, quando você clica nessa opção, onde você verá é exatamente o mesmo efeito que mesclar e centralizar sem realmente mesclar as células subjacentes. Então você acaba com o mesmo resultado com mais flexibilidade. Agora você pode editar todas essas células individualmente, como você normalmente faria. Então, dica muito boa e útil para fazer coisas como formatar seus cabeçalhos de texto dentro de relatórios e painéis estavam comendo para editar outras células dentro da planilha ou personalizar seu alinhamento em casos em que, talvez para seja qual for o motivo, você não pode usar células de mesclagem. Então vamos saltar para o Excel. Vou mostrar-te um exemplo rápido de como isto pode ser usado. Tudo bem, então vá para o seu índice. Procure o centro em toda a demonstração de seleção. Vá em frente e pressione vinculado para saltar para a guia. E aqui temos uma performance básica. Painel de controle. Hum o quê? Estamos a prestar atenção às nossas células de cabeçalho, certo? Temos este cabeçalho principal aqui também. Um sub-cabeçalhos para diferentes categorias de métricas ou colunas, tráfego e leads e, finalmente, outro cabeçalho aqui. Esse é o tipo de divisão do segmento indicador parte do relatório, e como eu estou selecionando essas células, você pode notar que estas são, de fato, células mescladas, e o problema com essas células mescladas é que elas parecem agradáveis. Mas se eu quisesse, digamos, digamos, reorganizar a ordem de algumas dessas colunas como o custo de troca por clique e a taxa de clique, por exemplo, uma coluna de clique direito cada um poderia cortar, e eu recebo um erro que diz, Não podemos fazer isso para emergir. Então, a mesma história. Se eu quiser limpar alguns dos conteúdos dessas células, clique com o botão direito do mouse em Limpar conteúdo. O mesmo erro. E é por causa dessas células de fusão que estavam recebendo esses erros. Então, vamos em frente e tentar usar essa dica de formatação no centro através da opção de seleção para realizar esse mesmo resultado visual, permitindo que todas as células no seu painel permaneçam editar ervas. Então, vamos fazer isso é navegar até a nossa guia inicial com esta mesclagem Sell selecionada, que vai desprender o centro de emergência que vai mover o texto para a esquerda. A maioria das células. Agora é D para e, em seguida, fazer a mesma coisa para os outros três cabeçalhos. Aqui você pode verificar o botão ou usar F quatro para repetir a última ação, e lá vamos nós e agora para realizar esse efeito de seleção cruzada central. Vamos selecionar o mesmo intervalo de células que teríamos selecionado para mesclá-los e clique com o botão direito ou usar controle um reboque iniciar a caixa de diálogo de células de formato. Vai saltar para o segundo alinhamento de abas e bem aqui nas opções horizontais para baixo perto da parte inferior, você vai ver o centro através da seleção pressionar OK, e observar como esse texto ainda vive na célula D dois. Mas agora ele é exibido, centrado nas células selecionadas, que é exatamente o que queremos. Vamos em frente e fazer a mesma coisa aqui. Vou selecionar as opções de trânsito. Aqui está uma ótima maneira de usar esse atalho F4. Nem preciso voltar à minha caixa de diálogo de células de formato. Eu posso repetir a mesma ação que eu fiz para os outros três cabeçalhos e lá está. Então, agora, se eu quisesse trocar a ordem dessas duas colunas, direito, clique, corte, inserção, corte. E estamos bem. Mesma coisa. Posso limpar o conteúdo, se quiser. Posso editar cada uma dessas células individualmente. Então, aí está. Uma pequena dica agradável centralizando o texto em uma seleção de células 9. Formatação de texto invisível: Tudo bem. Hora de compartilhar uma das minhas dicas profissionais favoritas. É muito simples, mas na verdade usá-lo um pouco. Trata-se de usar regras de formatação personalizadas para tornar o texto invisível. Então o que vamos fazer é basicamente usar um formato de número personalizado e definir um tipo definido por três semi dois-pontos consecutivos para essencialmente dizer ao Excel para não exibir o texto em uma célula. Então você pode estar se perguntando, bem, qual é o ponto de esconder completamente seu texto ou seus valores? Bem, na demo, estou prestes a mostrar-lhe que vamos olhar para um mapa de calor como este, certo? Estamos olhando para temperaturas médias mensais em várias cidades diferentes e basicamente revisões para regras de formatação condicional para gerar este estilo de mapa de calor visual exatamente onde temos essas baixas temperaturas, azul escuro e altas temperaturas em vermelho. E isso parece ótimo. Mas se quiséssemos realmente manter o formato, manter o efeito real do mapa de calor, mas não mostrar os números, esta é a chance perfeita de fazer isso. Então o que você poderia fazer é pressionar o controle. Um. Inicie a caixa de diálogo Formatar células. Você vai para a última categoria que a categoria personalizada à esquerda e simplesmente digitar os três semi dois-pontos na barra de texto. Quando você fizer isso, você vai entrar em vigor assim. Agora é importante notar que você não está realmente excluindo os próprios valores. Eles ainda estão lá. Você ainda os verá na barra de fórmulas, mas essa regra de formatação impede que esses valores sejam exibidos nas próprias células . Então esse é um caso de uso muito comum. Criando esses mapas de calor para visualizar dados, padrões e tendências bem, na verdade obscurecendo os valores subjacentes. Outros casos de uso comuns para transformar colunas de valores em coisas como barras de dados ou conjuntos de ícones para visualizar padrões novamente sem mostrar os próprios números. Então vamos entrar ou pro Dicas pasta de trabalho e dar uma chance a isso. Tudo bem, então aqui estamos nós, na tabela de conteúdo vamos para a nossa demonstração de texto invisível e dicas de formatação. PressLink. E aqui vemos o mapa de calor da temperatura, como mostrei a vocês. Temos dados para pensar sobre 10 cidades diferentes de todo o mundo, com essas temperaturas médias mês a mês e novamente, a idéia é continuar a mostrar este padrão visual esta tendência, mas sem ter a distração do pontos de dados dos próprios valores. Portanto, não podemos simplesmente excluir os valores certos, porque a formatação foi condicional com base nesses valores. Então vamos desfazer isso. Não podemos simplesmente reduzir nossos valores. Isso é meio que tentar trapacear. Realmente não funciona. E nós realmente não podemos formatar a cor da nossa fonte qualquer cor em particular porque ela sempre estará visível em algum lugar, certo? Então essas são algumas opções que podem chegar perto, mas não completamente até lá. Além disso, se estivéssemos trabalhando com uma ferramenta ou opção de formatação como barra de dados ou um conjunto Nikon, você tem opções que o ar basicamente caixas de seleção que dizem, Basta mostrar a barra ou apenas mostrar o ícone, não o valor. Infelizmente, não temos essa opção aqui com nossa escala de cores, que é baseada no auto-preenchimento, mas não se preocupe. Tudo o que temos a fazer é selecionar esses valores controlar um dedo iniciar que formatar células caixa de diálogo . Eu tinha que costume e onde diz General aqui, basta excluir o general e digite três semi dois pontos consecutivos pressione OK, e lá vai você. Agora só temos o efeito do mapa de calor. A formatação condicional continua a funcionar porque os valores ainda estão lá. Pode-se vê-los na barra de fórmulas. Acabamos de escondê-los da vista. Então, aí está, um dos meus tipos favoritos de dicas rápidas e se destaca usando esse formato de número personalizado para tornar seu texto invisível. 10. Botões de zip e números: há um punhado de tipos de dados que são notoriamente difíceis de trabalhar com no Excel. Um deles é datas, e os outros são códigos postais e números de telefone. E a razão pela qual esses tipos de dados são desafiadores que devem funcionar com um Excel é que eles se parecem com números. Eles se parecem com campos de valor quantitativo, e por causa disso, Excel muitas vezes converte-os em valores numéricos da mesma forma que converteria dados de vendas ou Leeds ou cliques ou dólar gasto. E o fato é, realmente não queremos tratar coisas como códigos postais ou números de telefone dessa maneira, porque nunca vamos querer aplicar qualquer tipo de operação estatística ou agregação ou ização de verão a esses valores. Em outras palavras, nunca em um 1.000.000 anos faz sentido adicionar números de telefone juntos, mesmo que seus números e eles se pareçam com valores. Gostaríamos de tratá-los mais como texto neste caso. Então, aqui está um exemplo de como os códigos postais e números de telefone geralmente se parecem quando você os carrega no Excel. O desafio com o campo de código postal é que você pode ter um zero à esquerda em um código postal de cinco dígitos que foi descartado porque o Excel está dizendo, Ei, este é um valor que você não precisa que o zero à esquerda Não significa nada. Mas, realisticamente, sabemos que, como parte de um CEP, esse zero é significativo e é importante e significativo. Um caso semelhante com o número de telefone. De um modo geral, você não vai querer que seus números formatados como seqüência contínua de valores como este. mais provável que você queira adicionar traços ou espaçamento entre o código de área e o resto do número, dependendo exatamente de como você deseja formatá-lo. Então, a boa notícia é que a maioria das versões do Excel realmente tem uma categoria de formatação especial na caixa de diálogo de células de formato, e está logo acima da categoria personalizada na parte inferior da lista. E dentro dessa categoria especial, você encontrará códigos postais que encontrarão números de telefone e números de Segurança Social. E o segmento comum entre todos esses tipos de dados diferentes é que seus tipos de dados que se parecem com valores, mas não devem ser tratados numericamente. Então, se pegarmos essas duas colunas, aplicarmos esses formatos especiais para CEP e número de telefone, acabaríamos com algo assim, então esses zeros iniciais seriam restaurados para os CEP, e o telefone seria formatado com esses parênteses ao redor do código de área, algum espaçamento extra e esses traços antes dos últimos quatro dígitos. Agora, uma coisa a notar. Se você não tem acesso a essas opções especiais de formatação, ou se você quiser formatar as coisas em um pouco de estilo diferente à sua maneira, você tem algumas alternativas diferentes. Você pode escrever suas próprias regras de formatação personalizadas ou usar fórmulas de célula. Neste caso, poderíamos usar uma função de texto para formatar corretamente, embora códigos postais e fórmulas como meio esquerdo ou direito para formar no número de telefone. Então, para resumir casos de uso comuns aqui novamente reformatando zips e números de telefone que foram convertidos automaticamente em números e adicionando os zeros iniciais para forçar seus CEP volta a um formato consistente de cinco dígitos. Então vamos praticar sujar as mãos dela com um código postal e dados do número de telefone. Tudo bem, então vá para o conteúdo da sua mesa. Procure por esse código postal e número de telefone demo e vá em frente e clique no link. Isso levará você a uma amostra básica de dados do cliente. Nós temos a coluna de nomes, um tem sobrenomes, endereços de rua e, em seguida, esses campos clássicos de código postal e número de telefone, bem como, e você vai notar que nosso CEP perdeu seu zero inicial. É por isso que vemos alguns códigos postais de quatro dígitos aqui e alguns cinco dígitos e nossos números de telefone ar apenas sendo tratados como um longo tipo de cadeia de valores tratados como números. Então tudo o que precisamos fazer aqui novamente, é aplicar essa regra especial de formatação. Então vamos começar com CEP. Selecione todo o controle de uso de Colin D. Um deles é o atalho para iniciar essa caixa de diálogo de células formatadas, e tudo o que precisamos fazer é descer um código postal especial. Então estamos lidando com simples cinco cabras Zip. Não temos os quatro dígitos extras nas extremidades. Esta primeira opção funcionará bem. Pressione OK, e lá está. Tudo o que é feito foi restaurado os zeros iniciais nos casos em que ele tinha sido despojado para quatro dígitos. Para que tudo pareça bom. Vamos seguir em frente e seguir uma abordagem semelhante com a coluna de número de telefone chamando e assim controlar um para iniciar células de formato. telefone especial. OK, e lá vai você. Adicionou os parênteses, adicionou algum espaçamento e um traço, então isso deve fazer o trabalho, você sabe, 99% do tempo. Mas novamente, se você quisesse algo um pouco mais personalizado, lembre-se de que você sempre poderia usar funções como texto esquerdo no meio ou à direita para personalizar exatamente como os CEP e números de telefone parecem e como eles são exibidos nas células. Se você gostaria de saber mais sobre essas funções, confira minhas fórmulas e funções avançadas. Caso contrário, usando esta opção especial de formatação de célula deve fazer o trabalho. 11. Agrupamento de colunas e carretas: Tudo bem para nossa próxima gorjeta profissional. Vamos falar sobre o agrupamento de colunas ou linhas para ajudá-lo a simplificar seus relatórios do Excel. E para fazer isso, vamos usar as ferramentas de grupo da nossa guia de dados para ocultar linhas ou colunas selecionadas da exibição. E uma razão comum para você querer fazer isso é que se você tem um relatório que se parece isso, é simplesmente esmagador. É denso. Há muita informação embalada lá dentro, e temos que simplificar as coisas para nossos usuários finais. Então, em um caso como este, uma coisa que poderíamos fazer é selecionar grupos ou pedaços de linhas ou colunas e usar essas opções de agrupamento da tentativa de data para transformá-lo em algo assim. Agora, essencialmente, o que o Excel fez aqui foi consolidar e colapsar. Essas colunas surgiram, mas geradas automaticamente alterna os sinais de mais e menos que permitem ao usuário mostrar ou ocultar esses grupos individuais. E também no canto superior esquerdo dessa captura de tela, você verá botões rotulados um e dois, e o que eles farão é realmente esconder e desnudar todos os agrupamentos de estradas ou todos os agrupamentos de colunas com um clique do mouse. Casos de uso tão comuns aqui. Eu uso bastante essas ferramentas porque eu projetei um monte de relatórios que, por necessidade, contêm uma quantidade muito grande de dados para meus clientes. Mas o fato é que, eu só quero mostrar a informação mais crítica, a mais relevante de antemão. Então o que eu faço é usar essas ferramentas de agrupamento para tipo de colapso ou consolidar essas colunas extras nos bastidores para que eles ainda estejam lá para que os usuários acessem. Se eles gostariam de aprofundar e, em seguida, o segundo caso de uso aqui é novamente, ele dá esses usuários longe muito rapidamente. Alterne entre exibições que você conhece, de uma exibição detalhada para uma exibição de resumo sem ter que clicar manualmente com o botão direito do mouse em Ocultar uma linha, clique com o botão direito do mouse em ocultado novamente. Isso alterna produzido pela ferramenta de agrupamento. Torne essa interação muito fácil e muito suave. Então vamos entrar em nossa pasta de trabalho de dicas profissionais e dar uma chance a isso. Tudo bem, então no seu índice, vá em frente e procure a coluna do grupo e a demonstração da linha na nossa seção de dicas de formatação que tinha link para essa guia? E o que você vai descobrir é que uma besta absoluta de um relatório aqui tem algo como 30 colunas diferentes de dados. À medida que percorremos, você pode ver que estamos dividindo as coisas por semanas por segmentos por regiões. É só muita informação, sabe, sabe, olha para as métricas. Temos cinco tipos diferentes de leads de componentes que têm transações para algo como 10 produtos diferentes. Quando realisticamente, a informação mais importante é o número total de lead nesse número total de transação. Então, tenho muita informação aqui. Isso é realmente apenas criar ruído e tornar mais difícil para o usuário final obter qualquer tipo de valor deste relatório. E escute, eu trabalhei em análise por um longo tempo. Construí toneladas desses relatórios para clientes, clientes e colegas, e entendo a sensação de querer incluir métricas só porque você as está rastreando . Agora, aqui está a coisa. Há um meio termo entre excluir dados do relatório e mostrá-los em uma visão de monstro como esta. E essa solução intermediária está usando essas colunas e linhas de grupo para consolidar e ocultar alguns desses dados da exibição. Mas a chave é que não estamos deletando. Vamos mantê-lo lá. Ele ainda estará acessível se e quando o usuário final quiser aprofundar esse nível de detalhe. Então, é uma ótima opção em casos como este agora, para fazer isso acontecer, vamos em frente e esconder ou consolidar alguns dos dados extras. Talvez não seja tão crítico. Então, por exemplo, olhando para nossa quebra de segmento, talvez nós só queremos comparar um contra B para a semana atual. E é menos importante entender como cada segmento individual tem tendência sobre os últimos quatro. Então, por exemplo, eu posso agarrar a Linha 21 mantenha a tecla Shift Select 23. Estas são as três linhas que eu quero esconder ou colapsar. Usando a ferramenta de agrupamento pode navegar para meus dados GDT e grupo de hit a partir das opções de contorno e pressionar a ferramenta de grupo. E lá vai você. Ele criou esta pequena alternância, esta alça que agora me permite esconder ou exibir aqueles três grupos rosa com o clique de um botão. Agora passe pelo mesmo processo. Destaque Rose 26 a 28 e um dos meus atalhos favoritos. A tecla F 4 só vai repetir a última ação. Então só vou agrupar aquelas rosas. A mesma coisa com as minhas regiões Selecione Impress às quatro. Selecione as três linhas em quatro, apenas repetindo o processo para cada uma dessas seções agrupadas de Rose. E então, uma vez que eu tenha passado por todas as linhas que eu quero um grupo eu posso rolar para cima e dar uma olhada neste e rotular aparecer no canto superior esquerdo. Mas isso vai permitir-me fazer pressionando aquele que derruba todos os grupos de Rose com um único clique. E como você pode esperar se eu clicar, vai expandir todos os grupos de Rose com um clique. É uma ferramenta muito útil lá. Vamos em frente e configurá-lo como um e manter essas linhas recolhidas e passar por esse mesmo processo com essas colunas de métricas extras. Então, por exemplo, podemos selecionar coluna através de em, que contém nossos tipos de lead componente individual aqui Grupo. Lá vamos nós por último, mas não menos importante, Que através Z, com todas as nossas transações de produtos individuais, agrupar aqueles também e lá você tem isso. Então agora dê uma olhada neste tipo de antes e depois de tiro. Essencialmente, reduzimos uma enorme quantidade de informações para realmente chamar a atenção para as métricas que importam. Você sabe, o desempenho fraco atual para o segmento A versus B ou regiões A versus B, C, D e E. Estamos olhando para o total de leads e o total de transações. Mas aqui está a beleza disso. Se e quando nossos clientes dizem que isso é ótimo, esse total de leads aumenta semana após semana. Mas quais pistas individuais conduziram esse jogo? Bem, nós temos a opção aqui. Simplesmente consolidamos isso nessas colunas de grupo. Então, aí está. Essa é a sua cartilha sobre o agrupamento de linhas e colunas. Uma ótima maneira de simplificar seus relatórios para seus usuários finais. 12. Formatação de erros com IFERROR: Tudo bem. E esta próxima dica profissional quer falar sobre erros de reformatação usando a função de erro if. E nesta demonstração, vou mostrar-lhe como envolver fórmulas com uma instrução if error para essencialmente personalizar como essas mensagens de erro serão exibidas nas células. Assim, por exemplo, em vez de mostrar hash de zero ou numb ou erro de referência, você pode personalizar como esses erros serão exibidos. Como com um simples traço, por exemplo. Agora realmente, realmente importante nota aqui é que você tem que usar esta dica cuidadosamente e em Lee quando você entender e esperar a origem do erro. Então, neste caso de uso específico que estamos usando if error como uma ferramenta cosmética, não estamos usando como um Band Aid para tentar corrigir fórmulas quebradas ou enganar usuários de qualquer maneira . Então vamos dar uma olhada rápida em um exemplo em que, usando if error pode ser apropriado Agora, se você tem seguido junto com o curso, isso deve parecer bastante familiar. Temos aqui o nosso relatório interactivo de basebol. Estamos mostrando métricas para ele dado jogador selecionado, e este é um caso em que esperamos e entendemos que haverá erros feitos zero. Teremos jogadores que não jogaram em um determinado ano. Teremos jogadores que não tentaram uma base roubada, caso em que teremos equações que têm um denominador de zero, que por sua vez avaliarão como uma mensagem de erro div zero. E isso é OK. Não significa que haja algo errado com nossa lógica ou cálculos. Então, em um caso como este, o que poderíamos fazer. Vamos pegar uma coluna como porcentagem de base roubada e essencialmente embrulhado essa função, que está dividindo as bases roubadas pelo total de tentativas. Embrulhe isso em uma declaração de erro if tão essencialmente dizendo excel. Se você receber um erro ao avaliar esta fórmula, retorne um traço. Esse é o traço e duas aspas. Em vez de retornar sua mensagem de erro padrão, e quando você aplicar essa alteração ao resto das fórmulas no relatório, você acaba com algo assim, que parece muito mais limpo e muito mais polido para os usuários finais. Então casos de uso comuns este é realmente um dos mais comuns limpando esses anos estão enfrentando relatórios, ou painéis, ou painéis, onde erros ocasionais são esperados e compreendidos e, em seguida,. Além disso, é importante ter em mente que se o erro também pode ser usado por outras razões que não são simplesmente cosméticas, como, por exemplo, se você quiser produzir uma saída completamente diferente com base em se um teste condicional produz ou não um erro, você pode usá-lo de maneiras muito mais complexas também. Então vamos entrar em nossa pasta de trabalho pro tip e praticar envolver algumas funções em uma declaração de caso . Tudo bem, então da sua guia de índice, vá em frente e encontre a demonstração de erro de reformatação em nossa seção de dicas de formatação e pressione link que vai nos levar ao nosso painel de basebol. Aqui e novamente, estamos olhando para seis anos de dados de desempenho do beisebol, e temos a capacidade de soltar este menu e selecionar qualquer jogador que escolhermos na lista. E em muitos casos, como Adam Jones aqui, tudo parece bem. Este é um jogador que jogou todos os seis anos na amostra. Não há diferença zero, zeros e denominadores, então não vemos nenhum erro, e isso parece perfeitamente OK. Mas e se mudarmos a seleção para alguém como A J. Pierzynski? Por exemplo, aqui está um cara que não é muito de um corredor básico que não rouba muitas bases. Então, como resultado de fórmula como porcentagem base roubada, que tem um denominador calculado como colunas A B mais A C vai produzi-lo. Div zero erro nos casos em que este jogador não tentou uma única base roubada durante toda a temporada. E então teremos casos semelhantes para jogadores como Victor Martinez aqui embaixo que não jogaram uma temporada inteira neste caso. Em 2012 ele rasgou um ligamento no joelho, não jogou um único jogo. Então, obtemos esses erros de zero para três de nossas métricas de taxa strikeouts, duas caminhadas, porcentagem base roubada e média de rebatidas. Então vamos em frente e aplicar esta declaração de erro se para essas três colunas e reforma em como esses erros ar sendo exibido. Então vamos em frente e começar com a média, basicamente apenas pegando os acertos divididos pelos morcegos at. Tudo o que precisamos fazer é colocar são cursor logo após o tipo de sinal de igual se erro e abrir um parêntese, você está dizendo que se você receber um erro quando você fizer este cálculo, comente para o valor se erros. Isto é o que queremos que a célula exiba em vez da mensagem de erro padrão. Então algo como citar um simples tipo de traço cercado por duas aspas. Fechar o parêntesis pressione OK? E então podemos ir em frente e pegar a primeira fórmula e arrastar e aplicá-la até a Estrada 10. E lá vai você. Você vê isso? Casamentos DIV zero desaparecem completamente. Mesma história com porcentagem base roubada se erro abrir parênteses, vírgula, pequeno traço e aspas Fechá-lo fora. Pressione Enter e arraste-o para baixo. Deveríamos ver essas mensagens se transformarem em traços. Lá vamos nós e, em seguida, por último, mas não menos importante , K dois b b, que é riscado para andar proporção. Se a vírgula voltar um traço feche o parêntese pressione OK e estamos prontos para ir. Então agora, não importa qual jogador, eu uso a seleção deles aqui se eles jogam todos os anos na amostra ou não, eles não vão receber essas mensagens de erro feias. Em vez disso, eles vão ter um simples traço. Então, lá vai você rápido pequeno primer sobre como usar a instrução de erro if. Limpar suas mensagens de erro 13. Como converter texto em valores para data: Tudo bem. Esta próxima dica profissional é uma que eu estou realmente animado porque é uma das dicas mais valiosas em todo o curso, indo para falar sobre como converter strings de texto em valores de data. Em outras palavras, vamos pegar campos que se destacam reconhecidos como texto direto e transformá-los em valores de data adequados. Agora isso não deve ser surpresa. Mas as datas são um dos mais desafiadores, se não o mais desafiador tipo de dados no Excel. E a razão pela qual ele é tão desafiador é porque os formatos de data tendem a muito consideravelmente não apenas em diferentes regiões, mas até mesmo em regiões ou localidades individuais. Então, nos EUA, podemos usar mês barra dia barra ano na Europa, pode ser dias barra mês barra ano, e em outros casos, você pode ter dados chegando em formatos totalmente aleatórios, como dia, dia, mês, mês, ano, ano, seu ano ou alguma variação disso. Agora, a boa notícia é que o Excel foi criado para entender uma grande variedade de formatos de data específicos para suas configurações regionais. A notícia não tão boa é que você nem sempre vai obter dados com datas em suas configurações regionais , Você pode ter que às vezes reformatar uma reestruturação datas para que o Excel vai entendê-los. Outras vezes você pode obter dados que estão apenas em um formato totalmente louco que o Excel não tem escolha a não ser formatar como texto. Como esses dados, por exemplo, aqui está um trecho rápido da demonstração que vamos olhar em apenas um segundo. Dê uma olhada na coluna A. Estas datas são formatadas seu ano, seu ano, mês, mês, dia dia. E, infelizmente, esse não é um formato que o Excel foi projetado para entender. Então, como resultado, todos esses valores na coluna A estão sendo tratados como texto, assim como a coluna de tipo ou a coluna de país em B ou C. Mas aqui está a coisa. Nem tudo está perdido. Se você tem um caso como este, o que nós vamos fazer eo que eu vou te mostrar como fazer é usar funções de texto como esquerda meio direita. E pode Katyn oito dedos realmente fisicamente reorganizar os pedaços dessa cadeia de texto em um formato que minha versão do Excel vai entender. E, finalmente, vou envolver essa função em algo chamado valor de data, na verdade converter o resultado em uma data adequada. E uma vez que eu fizer isso, eu vou ser capaz de usar funções de data e hora e inteligência de tempo para tratar essa data como um faria qualquer um deles. Então, em outras palavras, você quer pegar o que temos aqui na coluna A e transformá-lo em algo assim na coluna B, que nós rotulamos nova data. E para fazer isso, vou mostrar-lhe como escrever uma função como esta. Então parece uma espécie de besta. Mas confie em mim, não é tão ruim, e nós quebramos tudo de novo. Estamos pegando pedaços da cadeia de texto, reorganizando-os e dizendo ao Excel: “Ei, “Ei, isso é um encontro. Tratá-lo como tal. Então, para recapitular, casos de uso comuns reformatando campos que o Excel não foi capaz de reconhecer como um desses tipos de data comuns ou converter datas de texto para valores de data para que você possa usá-los para tempo, inteligência, data, hora ou análise de séries temporais. Então vamos pular em nossa pasta de trabalho do Excel e ver se podemos realmente usar essas funções para converter uma string de texto em uma data adequada. Tudo bem, então abra a pasta de trabalho do Excel Pro no sumário. Você verá a demonstração de conversão de texto até data na parte inferior da lista de dicas de formatação. Esta é uma dificuldade de quatro estrelas. Então estamos chegando em direção ao lado desafiador do espectro. Vá em frente e clique no link para sair para a guia de conversão de texto para data. E o que estamos vendo aqui são dados de ataque de tubarões. E para aqueles que tomaram minha análise de dados com curso Tabela dinâmica, ele vai reconhecer que isso foi usado em um de nossos estudos de caso para o curso. Basicamente, temos registros de cada ataque de tubarão que remonta a 1950, quer tenha sido provocado ou não. E sim, aparentemente algumas pessoas escolhem provocar tubarões por algum motivo. Qual país e área ocorreu, o que a vítima estava fazendo nome, sexo, descrição da lesão e um pouco mórbido, se foi ou não um ataque fatal. Mas nós realmente não nos importamos com essas colunas diferentes agora por causa desta demonstração , realmente só queremos olhar para a coluna A, que é rotulada como uma coluna de data. Mas tenho minhas dúvidas. Então o que queremos fazer primeiro é confirmar se o excel está ou não tratando esses valores na coluna A como datas ou não, e então temos algumas maneiras diferentes de fazer isso. Uma opção é selecionar um dos valores de data e usar o controle um atalho para exibir ou formatar células caixa de diálogo. E temos duas opções diferentes aqui. Primeiro, podemos ir para a categoria geral, e se esta fosse uma data adequada, o que veríamos aqui na caixa de amostra é um valor de data, que seria um número de cinco dígitos neste caso. Isso indica o número de dias passados desde 1º de janeiro de 1900 que no mundo do Excel é o início do tempo. Neste caso, não é o que estou a ver. Só estou vendo o fio exato na cela retornado aqui, então essa é uma boa pista de que isso não está sendo tratado como uma data adequada e outra opção. Se tentarmos apenas selecionar um dos tipos de data padrão aqui, pressione OK, nada acontece agora. Outra maneira de verificar é inserir uma nova coluna e tentar usar uma função de data como ano, por exemplo, e referenciar esse campo. Então o ano de um dois é igual a um erro numérico porque um dois não é uma data adequada. Esse tipo de sela o acordo. Sabemos agora com certeza que esses valores na coluna A não são datas adequadas essas cadeias de texto do ar disfarçando-se como datas. Mas não se preocupe, podemos corrigir isso que vamos fazer é rotular esta nova coluna B algo como Novo Encontro. E novamente, o que vamos fazer aqui é pegar fisicamente pedaços dessa corda de texto no pedaço do mês naquele dia, Peace the Year. Vamos forçá-los a um formato que o Excel reconhece como uma data adequada. No meu caso particular, vou usar o mês de dois dígitos a barra a barra dia de dois dígitos e o ano de quatro dígitos . E para fazer isso, eu vou usar as funções de texto como esquerda no meio da direita e comercial. Ou pode ser o capitão oito. Então vamos dar um tiro e tipo de trabalho através dele pedaço por pedaço. Comece com o sinal de igual, e o primeiro componente que eu preciso é o mês, e eu sei que o mês vive no meio da minha string de texto na coluna A. Então, quando você usa uma função intermediária aqui e meu texto vive aqui em oito para e começa no quinto caractere porque o primeiro 4 são o ano e o número de caracteres que eu quero retornar são, também, porque eu quero um mês de dois dígitos aqui. Vamos fechar, parar aí e pressionar Enter. Jogue isso para baixo. Esta será uma boa maneira de identificar. Verifique se está funcionando corretamente. Então este deve ser um para janeiro 2345 até 12. Isso parece bom. Então eu tenho o meu mês lá dentro. Agora a próxima parte desta data formatada que eu preciso é a barra seguida pelo dia. Então eu vou inserir manualmente essa barra usando, como em Katyn oito símbolo e, em seguida, uma barra cercada por aspas. E agora preciso do meu dia. Então, mais um e por cento e o dia é basicamente representado como os dois últimos caracteres ou a maioria dos dois caracteres da coluna A. Então você adivinhou. Eu vou usar uma função direita lá vai dizer, dê-me algum texto da direita de um para eu quero caracteres. Feche, pressione Enter. E como você pode ver, estamos começando a ficar um pouco mais perto. 12 de janeiro 16 de janeiro 18 de fevereiro 21 de julho. Então estamos chegando lá Em seguida, precisamos do ano. Então, novamente, precisamos de uma segunda barra primeiro envolvendo aspas e porcentagem. E esse ano é representado pela esquerda a maioria dos quatro caracteres. Então eu saí do “Tem um “para “e nós queremos quatro personagens desta vez. Feche isso. Centro de imprensa, silêncio. E agora isso está começando a parecer um riel. Formatou-nos adequadamente a data do estilo. 1 12 1956 25 1950 Mas ainda não chegamos lá. A última coisa que precisamos fazer é pegar essa string de texto porque ele ainda é realmente apenas uma string de texto e envolver a coisa toda em uma função chamada data value. E nós fazemos isso. Nós dizemos: Tudo bem, Tudo bem, Excel. Dê uma olhada neste texto de data que eu criei e converta-o em um valor que você pode entender quando aplicarmos isso até o fim. Dê uma olhada no que está parecendo muito promissor neste momento. Então agora tudo o que resta a fazer é confirmar se chegamos lá ou não. Podemos usar as mesmas ferramentas que mostrei há um minuto. Pode clicar com o botão direito do mouse no formato Essas células dão uma olhada no formato geral, e esse é um valor de data apropriado. Então isso está me dizendo que 12 de janeiro de 1950 ocorreu 18.275 dias após 1 de janeiro de 1900 que novamente é o início de excelência. Linha do tempo. Então isso parece bom. Pressione OK, e podemos desfazer. Na verdade, não queremos. Exiba como Thea Date Value um para exibir um formato mais apropriado, legível. E vamos verificar mais uma vez inserindo uma nova coluna. E vamos tentar usar a função como ano e referenciar este novo campo e pressione OK, parece um pouco funky aqui. Pode estar se perguntando por que diz 1905 Isso é apenas porque esta nova coluna é formatada como um mês, dia, ano estilo data. Não queremos esse tipo de formato. Neste caso. Nós só queremos formato geral ou numérico, e isso vai transformá-lo em algo que faz um pouco mais. Desde 1950 1951 até 2015. Então lá vai você. Isso é apenas confirmado que temos realmente convertido com sucesso esta cadeia de texto e coluna A em uma data Excel formatada corretamente na coluna B. Vamos em frente e excluir esse campo de ano, e lá você tem que realmente grande ferramenta que pode ser um salva-vidas absoluto quando você precisar. 14. Formaturas baseados em fórmula: Esta próxima dica profissional é uma das minhas favoritas. Vou falar sobre definir nossos próprios formatos baseados em fórmulas. Agora, estamos na categoria de especialistas de cinco estrelas agora, então isso não vai ser fácil, mas é uma ferramenta muito poderosa quando você aprender a usá-la. E o que vamos fazer nesta demonstração é usar regras de fórmula para formatar células, usando lógica complexa que são formatação padrão e ferramentas de formatação condicional simplesmente não podem lidar. Então, por exemplo, vamos aplicar formatação a linhas inteiras com base em valores e outras colunas. Vamos aplicar formatos a células que atendam a vários critérios baseados em fórmulas, usando coisas como instruções condicionais e operadores lógicos. E neste exemplo, nós íamos fazer é dar uma olhada em um exemplo para fazer lista, certo? Temos uma lista de tarefas, categorias, categorias, prioridades e datas de vencimento. E para aplicar essas regras de formatação baseadas em fórmulas, o que vamos fazer é selecionar o intervalo de células ao qual queremos aplicar formatação. Vamos aprofundar nosso menu de formatação condicional na guia inicial e clicar em Nova regra e, em seguida, na parte inferior da lista. Há uma opção que diz usar uma fórmula para determinar qual vende para formatar agora. Regra de ouro aqui, uma pequena dica em Diga um sentido, que é basicamente aquela caixa auxiliar de fórmula que aparece quando você está escrevendo uma fórmula na barra de fórmulas padrão. Isso não existe aqui na caixa de diálogo de formatação condicional, então é como o Velho Oeste lá fora. Isso não existe aqui na caixa de diálogo de formatação condicional, Certifique-se de saber a sintaxe da fórmula antes de começar a escrever a regra de formatação. E o que esta opção vai fazer é permitir criar regras complexas como esta. Nesse caso, estamos destacando linhas inteiras com preenchimento vermelho nos casos em que a data de vencimento passou e seja o status e a coluna E é zero ou incompleta. E isso é algo que você simplesmente não pode fazer com suas ferramentas de formatação condicional padrão . Então, para resumir, alguns casos de uso comuns novamente aplicando esses formatos personalizados ou complexos além das opções padrão ou destacando células que atendem a um conjunto específico de vários critérios. Então vamos em frente e abrir, sobressair e ver se podemos escrever uma de nossas próprias regras de formatação orientadas por fórmulas. Ok, então, se você está acompanhando, vá em frente e abra sua pasta de trabalho do Excel Pro Dicas. Vamos saltar para a nossa fórmula orientada formatos palestra aqui em nossa seção dicas de formatação link de imprensa que vai nos levar direto para a nossa lista de fazer. E aqui temos uma lista de cerca de 20 tarefas diferentes. Eles são categorizados como trabalhadores pessoais. Temos prioridade onde a Unidade 3 é baixa. Tenho uma lista de datas de vencimento aqui, e então um ícone definido para status zero está incompleto e um está completo. Agora, uma coisa para notar que isso é baseado em uma função de hoje que é volátil, e isso significa que você não vai ver exatamente as mesmas datas que eu estou mostrando na minha tela. Mas você deve ver as mesmas tendências e relacionamentos entre suas datas de hoje e suas datas de vencimento em sua pasta de trabalho. Agora, a primeira coisa que eu quero fazer é destacar ou formatar esta coluna de data de vencimento para chamar a atenção para datas importantes, e vamos começar com duas regras diferentes. A primeira regra é destacar qualquer data que tenha passado, o que significa que a data de vencimento está atrás de nós. Então, para fazer isso, vamos em frente e selecionar todo o intervalo de células que você deseja aplicar formatação para ir para a sua cidade natal formatação condicional. E, como regra geral, você deve sempre verificar se você sabe se uma ferramenta padrão existe para servir seus propósitos. Na verdade, há regras de célula de destaques que usam datas especificamente, e há uma série de opções que você pode usar aqui. Então, formatar células que contêm uma data ocorrendo ontem ou hoje ou amanhã ou nos últimos sete dias. Mas nada. Isso é exatamente o que precisamos, porque a primeira coisa que queremos fazer é destacar qualquer célula que esteja antes de hoje qualquer célula ou data que esteja no passado. E depois disso, vamos fazer mais um conjunto de regras de formatação para destacar datas que são quase fazê-lo datas onde a data de vencimento é dentro de três dias de hoje, e nem essas opções estão disponíveis aqui, que nos diz que vamos precisar usar regras baseadas em fórmulas. Então vamos cancelar. Vamos manter essa seleção ativa, voltar à formatação condicional. Agora vamos entrar em nova regra, usar uma fórmula para determinar qual vende para formatar. Então o nosso 1º 1 onde a data é mais cedo do que hoje a data é passada como qualquer fórmula . Vamos começar com um sinal de igual, e precisamos selecionar uma das células do nosso alcance contendo uma data. Vamos selecionar a primeira célula aqui D três e dizer se três profundos é menor do que hoje, abrir forense fechado, em seguida, formatar isso de uma certa maneira. Então, se a data de vencimento passou, vamos em frente e preencher essas células com algo como um tom laranja avermelhado claro poderia escolher o que você quiser aqui. Pressione OK, pressione OK? Novamente, Você notará que toda a coluna formatada à direita. Isso não parece certo, porque hoje é 10 15 e nós temos 10 16 10 21. Esses realmente não devem ser destacados. Então, para diagnosticar o que está acontecendo, vamos voltar às regras de gerenciamento. Selecione esse clique governante nele, e o que está acontecendo aqui é que quando clicamos em d três, ele automaticamente aplicou referências fixas. Então o que isso está fazendo é para cada célula nessa seleção. Está verificando. Esta condição é D três mais cedo do que hoje, e porque D três é 15 de setembro e hoje é 15 de outubro isso retornará verdadeiro todas as vezes, que significa que este formato será aplicado a cada linha, cada nesta seleção. Então, tudo o que precisamos fazer para combater isso é mudar a referência Roe para relativo removendo o cifrão antes dos três e isso nos permitirá verificar as datas não apenas na linha três, mas também 45678 até a estrada 24 e agora pressionando OK e aplicando essa regra atualizada. Agora vemos o que queremos. Qualquer data anterior a 10 15 agora está realçada. Qualquer data em 10 15 ou depois não é destacada, então isso está funcionando exatamente como esperávamos. Agora vamos trabalhar na próxima regra. Portanto, agora queremos destacar datas que estão quase a fazê-lo dentro dos próximos três dias. Então, novamente, queremos destacar esse mesmo intervalo de células de volta em uma formatação condicional em outra nova regra usando uma fórmula. Isto vai ser parecido, mas um pouco diferente. Então nós vamos dizer, se a data nesta coluna e lembre-se, nós temos que remover essa referência de linha fixa menos hoje. Então, a diferença entre essa data e a data atual Essa diferença é menor ou igual a três dias. Então sabemos que a data de vencimento está chegando. Está se aproximando. Então vamos formatar isso com algo como sem filetes amarelos, como um sinal de aviso. Direita Pressione OK. E nós pressionamos Ok, isso vai acontecer. É que essa nova regra vai ter precedentes e essencialmente sobrescrever o preenchimento vermelho que criamos em nossa primeira regra. Tudo o que precisamos fazer é gerenciar nossas regras novamente e simplesmente mudar a ordem para que nossa regra vermelha data no passado novamente. Tome prioridade. Então pressione aplicar e OK, e lá vai você. Então isso parece exatamente como esperaríamos esse ar. As três tarefas que estão chegando tem processo. Esses relatórios de despesas contatam TI e depois temos que reabastecer aquela comida de peixe dourado, certo? Então, esses são dois exemplos de como usar regras relativamente simples em data e aplicá-las a uma coluna neste caso são datas de vencimento na coluna D. Agora vamos fazer mais um exemplo e ficar um pouco mais sofisticados. Vamos sinalizar toda rosa onde três condições são verdadeiras Primeiro, onde o prazo passou. Sabemos como fazer isso já segundo, onde o status zero, que significa que a tarefa não foi feito. E três, onde a prioridade é um. Então, estamos procurando tarefas de alta prioridade onde a data de vencimento passou e elas não foram concluídas. Agora, para fazer isso, precisamos selecionar todo o intervalo de células onde queremos que a formatação seja aplicada. E porque queremos que a formatação seja aplicada em uma linha inteira, vamos pegar todo esse intervalo de três d 24. Vamos adicionar uma nova regra baseada em fórmulas. E porque queremos testar três critérios diferentes que estão sendo atendidos, vamos usar uma declaração. Então comece com isso e abra um parêntese e, em seguida, à direita são três condições. Portanto, a condição número um que vimos antes da data de vencimento com uma linha relativa precisa ser menor do que hoje. É passado que é condição. Uma condição, também, é que o status esteja incompleto. Então vender E três com uma referência de linha relativa é igual a zero e são terceira condição. É que a célula de prioridade C três com uma referência de linha relativa deve ser igual a um. Então, essas são três condições aqui. Vamos fechar os parênteses, definir uma pré-visualização, determinar o formato e desta vez, em vez de um Phil, vamos em frente e fazer uma fonte em negrito. E vamos fazer a cor da fonte brilhante, vermelho brilhante e pressione. OK, então D três é antes de hoje, E três é igual a zero e C três é igual a uma pressão. OK, e dê uma olhada. Então, duas das Rose e a nossa lista de tarefas foram destacadas, e ambas as linhas não foram completas. A data de vencimento passou e sua prioridade um. Deveríamos ter coordenado essas entrevistas em 26 de setembro, o que não fizemos. E não enviamos convites para o aniversário do Billy. Eles deveriam mandá-lo para fora em 11 de outubro. Então, se ao menos tivéssemos criado essas regras de formatação condicional e nossa lista do Excel para fazer antes, poderíamos ter pego isso e Billy teria tido o aniversário que ele merecia. Obviamente, estes ar apenas alguns exemplos de como você pode usar regras de formatação baseadas em fórmula para fazer coisas realmente interessantes como este no Excel. Esperemos que isso faça suas engrenagens girar e inspire você a criar algumas regras de formatação condicional interessantes de seu próprio 15. Formatinhos de número avançado: Certo, então a próxima dica é uma dica de formatação de nível de cinco estrelas . Vamos falar sobre alguns dos excelentes formatos de números personalizados avançados. Agora, se você tem acompanhado o curso, usamos algumas dessas opções de formatação personalizadas no passado. Por exemplo, quando usamos o tipo de formatação personalizada triplo semi dois-pontos para tornar nosso texto invisível. Tecnicamente, estávamos usando um desses formatos de números personalizados, mas realisticamente mal estávamos arranhando a superfície do que essas ferramentas são capazes de fazer . E, de fato, há uma linguagem ou sintaxe completamente diferente nos bastidores que gera formatos de números personalizados muito mais complexos. E o que os usuários não percebem é que você tem a capacidade de formatar números com base em quatro condições diferentes positivas, negativas, zeros ou texto. E é isso que nos permitirá criar regras personalizadas que talvez Onley queira aplicar a positivos ou negativos ou a qualquer outro tipo de valor que selecionamos. Agora, nesta demo, vou cobrir as coisas muito rapidamente, manter as coisas muito alto nível. Se você quiser aprender mais e realmente cavar na sintaxe, siga este link aqui. Ele irá levá-lo para o site de suporte do Microsoft Office, onde eles têm alguma documentação realmente profunda e abrangente, onde você pode aprender muito mais sobre os recursos desses formatos personalizados. Então, nesta demonstração, vamos dar uma olhada em algumas colunas diferentes de dados, olhar para receita bruta, orçamento e lucro. E basicamente, queremos transformar esses valores adicionados não formados de rocha em algo assim. E basicamente, o que estamos fazendo é arredondar esses números muito grandes e adicionar rótulos como um M para significar milhões. Mas a chave é que não estamos dividindo o valor subjacente. Ainda são três milhões estavam apenas usando um formato de número personalizado para alterar a forma como os números exibidos para que ele é 3.0 com um rótulo M. Agora. Uma coisa a notar. À medida que trabalhamos nesta demonstração, tenha em mente que seus números podem parecer um pouco diferentes com base em suas configurações regionais . Em lugares onde estou usando uma vírgula para significar milhares, você pode usar um ponto ou vice-versa. Apenas mantenha isso em mente. Então, vamos percorrer cada um desses exemplos passo a passo. Mas, essencialmente, isto é o que vamos fazer. Vamos selecionar uma coluna de Vales. Vamos lançar o formato numérico que a caixa de diálogo pode usar o controle Um atalho. Vamos entrar em uma categoria personalizada e aplicar uma regra como esta aqui para obter lucro, a fim de formar esses valores de uma forma que não poderíamos fazer com ferramentas padrão. Então, a mesma história com receita e orçamento. Vamos entrar nessa categoria personalizada, certo? Nossa própria regra personalizada, e transformá-la em algo parecido com o que você vê aqui. Casos de uso tão comuns. Talvez você queira aplicar formatos personalizados aos positivos do Onley versus apenas negativos para chamar a atenção para determinados padrões ou tendências. Ou talvez o caso de uso mais importante ou mais comum aqui é como eu mostrei para abreviar valores muito grandes com esses rótulos K ou M para significar milhares ou milhões sem usar uma fórmula e sem modificar o valor subjacente real. Então, com isso, vamos entrar no Excel e ver como isso realmente funciona. Tudo bem, então na sua pasta de trabalho profissional cabeça o seu índice, você procura a demonstração avançada de formatos personalizados em nossa seção de dicas de formatação. Vá em frente e clique no link e o que estamos olhando aqui é um conjunto de dados bastante simples. Temos cerca de 50 filas de dados. Olhe para títulos de filmes com receita bruta, orçamento e lucro atualmente não formado, matted que eu gostaria de fazer primeiro é jogar com esta coluna de receita bruta e mostrar uma versão dele que é arredondada para baixo com esse rótulo milhões. Então isso é um pouco mais legível, que podemos comparar números um pouco mais claramente lado a lado. Então a primeira coisa que vou fazer é criar duplicata. Então, quando você clicar com o botão direito e copiar Colin, ser e inseri-lo ao lado dele, eu só quero ser capaz de verificar contra a minha coluna original e certificar-se de que essas regras personalizadas estão operando como esperado. Então vamos e selecione que toda a coluna C o clique direito escolher células de formato ou usado o controle um atalho e navegar todo o caminho para a nossa categoria personalizada. A primeira coisa que eu recomendo fazer antes de você começar a digitar as coisas na caixa aqui é realmente olhar para a lista de opções personalizadas pré-preenchidas aqui porque na maioria dos casos você tem algo que vai chegar perto do que você precisa e então você pode ajustar ou modificar a partir daí. Então, para ter uma noção de como essa sintaxe realmente funciona, vamos ver o que alguns desses exemplos realmente fazem. Assim, o 0.0 irá essencialmente forçar a pontos decimais se eles são ou não valores significativos . Para que eu possa te mostrar como isso seria. Simplesmente adiciona o ponto decimal. Vamos controlar um para voltar lá. O hash com uma vírgula essencialmente força um separador de vírgula para milhares, e isso é algo que definitivamente queremos. Então vamos em frente e testar essa. Lá vai você. Livrou-se dos decimais, mas adicionaram os separadores de vírgula. Vamos saltar de volta. Este formato aplicaria tanto os decimais quanto os separadores de vírgula, e agora estamos entrando em alguns casos mais complexos. positivos foram retirados de forma diferente dos negativos? Temos rótulos que aplicam a cor vermelha ao funt. Se você está curioso, este pequeno sublinhado parêntese aberto. O que isso realmente está fazendo é adicionar um espaço igual à largura de um parêntese para todos os valores positivos, modo que ambos positivos e negativos, que estão sempre rodeados por parênteses, estarão alinhados. Então, só um pequeno teaser, você sabe, para o quão complexa esta sintaxe pode realmente ficar. Mas neste caso, vamos ficar com o nosso separador de milhares por enquanto. E tudo o que vamos fazer é adicionar um cifrão para simbolizar a moeda na imprensa inicial. OK, e lá vai você. Então, estamos a caminho, mas nada realmente inovador. No entanto, este é um formato que poderíamos ter aplicado muito, muito simplesmente. Então, se quisermos ficar um pouco mais complexos aqui, vamos em frente e adicionar um pouco a isso. Devíamos adicionar um espaço e dizer: “ Colocar um K entre parênteses”. Tudo o que faria é apenas uma etiqueta K no final, certo? E isso não faz muito sentido neste momento porque ainda estamos olhando para o número completo . Não estamos arredondando para baixo. Se quisermos dizer ao Excel para arredondar os últimos três dígitos, podemos fazer isso simplesmente adicionando uma vírgula após o zero. Então veja esses números 82.300.000 pressionar OK, que se torna 82.300 com milhares decaídos simbolizados. Então, tecnicamente, este número está correto, mas ainda é muito grande para ser realmente legível. Então, em vez de usar o rótulo K, vamos voltar para nossa caixa de diálogo personalizada. O que vamos fazer aqui é arredondar mais três dígitos usando uma segunda vírgula. Vamos mudar aquele K para um M de milhões e pressionar OK, agora estamos chegando a algum lugar. Então temos 82.000.016 milhões, 17 milhões. O último ajuste que eu quero fazer aqui é realmente trazer de volta esses pontos decimais porque agora estamos arredondados um pouco demais. Então vamos voltar mais uma vez. Tudo o que precisamos fazer depois desse zero é no período 00 que vai forçar a pontos decimais . Pressione OK e Walla. Nós temos nossos lindamente formatados, arredondados para baixo valores de receita bruta com esse indicador de milhões de m e nós realmente não alteramos o valor subjacente. Essa é a chave aqui. Nós preservamos o valor em si. Acabamos de exibi-lo de uma forma muito interessante. E essa regra de formatação se aplica e pode ser copiada como qualquer outra. Assim, poderíamos selecionar toda a coluna C cabeça para a nossa guia inicial, usar o pintor de formatos e aplicar a mesma regra. Duas colunas B do orçamento, Kahlan e todas essas condições transitam. Então, agora. Um último exemplo. Vamos brincar um pouco com essa coluna de lucro. Chamando e clique direito teve que formatar células indo para personalizado. E neste caso, quero chamar a atenção para qualquer filme que possa ter trazido uma perda. Então, em outras palavras, um lucro negativo. Este é um bom lugar para usar esses formatos personalizados e outro bom exemplo de quando eu não quero reinventar a roda quando eu sei suas opções aqui, que vai me levar muito perto do que eu preciso. Então, por exemplo, este aqui, é um formato de moeda. Não tem pontos decimais, o que é uma boa causa. Eu quero isso arredondado para números inteiros, e ele já tem este formato vermelho com parênteses para valores negativos. Sei que é negativo porque é a segunda condição depois do cólon. Então vamos em frente e começar com este e pressionar OK e isso me deixa muito perto que eu quero. Está me mostrando todos os lucros positivos como um formato de moeda tradicional e quaisquer negativos. Neste caso há apenas dois vermelhos com parênteses e daqui, você pode ajustar isso como quiser. Você sabe, se quiséssemos talvez voltar ao costume e tornar nossos números positivos verdes, você poderia literalmente adicionar colchetes e digitar. Havia verde e imprensa. OK, e lá vai você. Funcionou. Não é bonito. Na verdade, é muito difícil de ler, e é bem feio. Mas isso aplicou um formato verde aos valores positivos e vamos voltar atrás. E porque aquele verde era um pouco duro, talvez em vez do verde, só queremos um sinal positivo para positivos. E então, pelo contrário, podemos adicionar um sinal negativo antes que os números vermelhos negativos pressionem. OK, E lá vai você, então você pode começar a ver toda a flexibilidade aqui para criar seus próprios formatos numéricos muito dinâmicos e complexos usando esta sintaxe personalizada. Então, novamente, se você quiser saber mais, certifique-se de ir para o link de suporte do escritório. Eles têm uma boa documentação lá. Caso contrário, essa é a sua cartilha rápida em formatos de números personalizados avançados.