Desenvolvimento pessoal e profissional: normas digitais para equipes felizes

1. Introdução: [MÚSICA] Se há uma coisa que você deve tirar desta classe, será uma visão mais profunda seu próprio estilo de comunicação e suas próprias expectativas, e esperamos que uma melhor compreensão de como a tecnologia afeta a forma como suas equipes estão funcionando em um nível fundamental. Sou Rahaf Harfoush, sou antropólogo digital, professor, pesquisador e autor best-seller do New York Times, especializado em cultura digital, inovação e liderança. Ensino inovação e modelos de negócios disruptivos na Escola de Gestão e Inovação Sciences Po em Paris e sou autor de três livros, mais recentemente, Hustle and Float: Reclaim Your Criatividade e prosperar em um mundo obcecado pelo trabalho. Este curso aborda um assunto que afeta todos nós, comunicação digital em um mundo constantemente conectado. Se você trabalha com equipes distribuídas geograficamente, tem uma cultura mundial híbrida, está tentando descobrir a comunicação nesse ambiente, bem, essa classe é para você. Vamos nos concentrar em um documento que eu acho que cada equipe precisa, a carta digital, como um tratado, acordo de parte, parte inicial de conversas, parte de paz de espírito. É algo que você vai montar com sua equipe para melhorar sua colaboração e burnout, provar que você é hábitos de trabalho. Em cada lição, vamos nos concentrar em uma parte da carta e preencheremos juntos. Mostrarei como avaliar seus próprios hábitos digitais, como conversar com sua equipe sobre limites digitais e como colocar alguns protocolos para lidar com qualquer coisa inesperada que apareça em seu caminho. A parte mais difícil desta classe, vamos dar uma olhada em nossos próprios hábitos e desafiando nós mesmos e aos nossos colegas de equipe a considerar uma abordagem diferente. No final desta aula, você vai embora com algo que você pode colocar em prática imediatamente. Não tenha medo de fazer isso seu, você pode descobrir que alguns aspectos se aplicam a você mais do que outros e tudo bem. A chave aqui é sentir-se capacitado, à vontade e no controle de suas comunicações digitais. Estou tão animado para você fazer essa aula porque sei , sem dúvida, que há uma maneira melhor de trabalhar, uma em que você pode se comunicar com sua equipe em um ambiente sem pressão ou estresse desnecessários, e os benefícios que você sentirá serão imediatos. Honestamente saber que estou ajudando a tornar a vida profissional das pessoas um pouco melhor é parte da razão pela qual eu amo meu trabalho. Eu encorajaria você a compartilhar sua carta digital, especialmente sua auditoria de comunicação digital com outros alunos aqui no Skillshare. Quanto mais versões vermos, mais nossa comunidade se beneficiará, então não tenha medo de fazer perguntas ou compartilhar suas personalizações. Você está pronto para começar? Vamos. 2. Decodificando hábitos digitais: Cada um de nós tem nossos próprios hábitos, rotinas e preferências. Seja como gostamos de começar nosso dia ou como gostamos de estruturar nossas listas de tarefas, há apenas certas coisas que gostaríamos de fazer de uma maneira específica porque funciona para nós e a comunicação digital é sem exceção. Por exemplo, você pode ter certos aplicativos que você verifica em um determinado pedido pela manhã, ou você pode ter sua própria estratégia para lidar com sua caixa de entrada ou como prioriza notificações. É muito provável que esses hábitos e rotinas tenham se tornado uma parte tão normal do seu dia que você nem os percebe mais. Eles são como a infraestrutura invisível que guia como você gasta seu tempo, mas você já deu um passo atrás e considerou como seus próprios hábitos digitais podem estar afetando a cultura de sua equipe. Hoje vamos tentar resolver essa questão e vamos fazê-lo preenchendo uma auditoria pessoal de comunicações digitais. Vamos usar o PDF de auditoria digital, por isso, se você não tiver esse prático pause o vídeo, imprima uma cópia e volte quando estiver pronto para ir. Vamos preencher isso juntos. A primeira pergunta são seus canais digitais favoritos. Existem certos canais digitais que você prefere em detrimento de outros? Por exemplo, algumas pessoas adoram Facebook Messenger ou outras são texters difíceis. Para mim, eu uso o Telegram, o Signal e o WhatsApp principalmente, então nós apenas preenchemos isso aqui. Esses são meus canais preferidos. Outros exemplos podem ser algo como DMs do Instagram, e-mails ou iMessage ou mensagem do Slack. Você obtém a foto. pensar no formato da mensagem. Você gosta de enviar texto, notas de voz ou notas de vídeo? Mais uma vez, preferência pessoal. Adoro mensagens de texto e não sou um grande fã de vídeos ou realmente anotações, a menos que seja como um amigo. A próxima caixa é emojis. Existem emojis, frases ou abreviações que você está propenso a usar? Você pode verificar seu telefone os emojis mais recentes que você enviou para ter uma ideia de seus hábitos de emoji. Quando fiz isso, percebi que usei o emoji fantasma, mas nem todo mundo sabe o que isso significa. Você pode ter uma expressão favorita, um acrônimo ou um conjunto de emojis que você gosta de usar regularmente. Isso é realmente importante saber sobre si mesmo se você trabalha com equipes multiculturais porque, como aprendi, alguns emojis e frases têm significados diferentes, dependendo onde você está no mundo. Pense nisso e preencha isso aqui como um emoji fantasma. Em seguida, é o seu estilo de escrita. E a sua pontuação? Você gosta de escrever a palavra ok? Você usa todas as tampas? Você acabou de enviar um k ou talvez um kk com o período. Isso é especialmente importante se você estiver se comunicando com pessoas de diferentes gerações, porque se você é um defensor da gramática, você pode achar que gosta de enviar mensagens que ter um período no final deles, mas um colega mais jovem pode interpretar esse período como um sinal de que você está louco ou que está descontente com o desempenho deles. Sou bonita, diria informal. Estou bastante relaxado. Não estou obviamente quebrando regras, mas sou um bom texter. Em seguida, vamos preencher esse nível de formalidade porque algumas pessoas são mais formais em tom, enquanto outras são mais casuais. Eu moro na França e a única coisa que notei é que os franceses são mais formais em sua cultura de e-mails do que na América do Norte. Por exemplo, você nunca usaria primeiro nome de uma pessoa se não a conhecesse, enquanto na América do Norte eu acharia totalmente normal e bom receber um e-mail de alguém que eu não conhecia dizendo algo como: “Ei Rahaf. O que se passa?” Eu tinha um amigo francês que uma vez me disse que meus e-mails eram muito informais e podiam até ser percebidos como rudes, e estou tão feliz que eles disseram algo porque honestamente eu não tinha ideia. Eu costumo ser informal em todos os canais, então deixe-me preencher isso assim. Preciso saber isso sobre mim mesmo que eu possa me lembrar que estou sempre usando a formalidade certa especialmente com alguém que não me conhece. Basta preencher isso para todas as suas diferentes plataformas. Em seguida, quero falar sobre o tempo que é essa caixa aqui. Quero que liste quanto tempo leva para voltar para alguém. Você responde em alguns segundos, minutos, horas ou dias. Sou muito ruim em responder rapidamente, mas tenho amigos que são super rápidos. Lembre-se, não há respostas certas ou erradas aqui. Estamos apenas descobrindo nossos próprios padrões de comunicação digital, então vou colocar algo como 1-2 dias úteis para e-mails, talvez um dia para meu texto e bate-papo. Basta passar e listar todos eles. Vá para a caixa abaixo e pense quando você espera que alguém responda a você? Qual é o tempo apropriado que você acha que alguém deve levar para voltar a uma de suas mensagens? Por exemplo, 1-2 dias para retornar a um e-mail é bom e e-mail não urgente é realmente bom. Um a dois dias para o WhatsApp também é muito bom, então eu iria apenas passar e listar tudo isso. Quero que vejamos nosso comportamento de marcação. Você gosta de copiar qualquer pessoa e todos que estão em mensagens ou e-mails ou você é muito seletivo sobre quem é colocado em loop em uma conversa? Digamos que eu seja bem seletivo. Odeio quando estou em loop em e-mails que não têm nada a ver comigo, essa é apenas minha preferência pessoal. Liste o seu próprio. Aproveite o tempo para preencher isso para realmente entender suas próprias preferências e o que eles dizem sobre suas expectativas em relação à comunicação digital. Eu até deixei uma pequena caixa na parte inferior, caso você tenha algo que você queira mudar, atualizar ou adaptar, ou uma pequena nota que você deseja enviar para si mesmo. Olhe para suas próprias respostas e agora imagine que seu chefe ou seu colega é alguém que tem exatamente as preferências opostas. Você gosta de respostas instantâneas, elas levam horas ou dias para voltar para você. Você adora se incluir em conversas, elas odeiam qualquer coisa que adiciona conversas desnecessárias. Eles adoram enviar notas de voz e você prefere que eles gostassem apenas de mensagem de texto. Você pode ver como tensões e conflitos podem surgir nesse cenário, ou como duas pessoas da mesma equipe podem se sentir desconectadas ou mal compreendidas? A razão pela qual preenchemos a planilha com nossas próprias preferências primeiro é que, antes podermos colocar políticas em vigor sobre como uma equipe deve se comunicar ou como deve usar ferramentas digitais, temos que entender nossos próprios hábitos, rotinas e hábitos e rotinas de nossas equipes também para que possamos negociar um arranjo mutuamente benéfico. Idealmente, você faria com que todos preenchessem sua própria cópia antes de iniciar um bate-papo ou discussão, mas você também poderia preenchê-la completamente. A escolha é sua. Depois de preencher esta planilha, você pode passar para a próxima etapa. 3. Definindo os obstáculos para sua equipe: Nosso próximo passo será descobrir com quais restrições sua equipe está trabalhando atualmente. Porque antes que possamos entrar nos detalhes da carta digital, precisamos entender como a equipe em um todo está funcionando. Você vai querer as folhas de restrições da equipe para esta lição, tanto na página semanal quanto mensal. Este primeiro passo pode ser feito sozinho ou com sua equipe, é começar com o topo do formulário, que é uma visão geral detalhada das responsabilidades e restrições semanais da sua equipe. Agora, toda equipe tem certos prazos, projetos, reuniões que não são negociáveis. Qualquer política de fretamento tem que contornar essas restrições, caso contrário, elas não vão ficar e as pessoas não vão segui-las. Por exemplo, se sua equipe tiver uma reunião permanente com seu diretor todas as terças-feiras, e essa é a única hora de seu diretor se encontrar, você provavelmente não conseguirá mudar isso facilmente. Em vez disso, você terá que encontrar uma maneira de contornar isso. Ou digamos que sua equipe seja responsável por entregar um relatório todas as quintas-feiras, e isso significa que todos precisam estar presentes no dia anterior para garantir que isso seja feito a tempo. Bem, isso também precisa ser levado em conta. Vamos preencher esta parte superior em que vamos olhar para a semana e descobrir onde estão nossos blocos. Minha empresa eu faço treinamento consultivo às quintas-feiras, então isso é um bloco difícil para mim, então vá em frente e bloqueie isso. Nas tardes de sexta-feira, geralmente faço pesquisa, então isso é como um semi-bloco, vamos bloquear isso. Às segundas-feiras, eu gosto de bloquear a manhã para escrever, então eu bloquearia isso aqui assim. Depois de fazer isso, quero que você vá para a próxima caixa, que é a caixa de horas operacionais. Os membros da minha equipe trabalham em fusos horários diferentes, então há certas horas em que nem todos estão operacionais. Se você tiver colegas internacionais ou colegas de fuso horário, você vai querer identificar a janela do tempo durante o dia de trabalho que se sobrepõe número possível de fusos horários, onde todos geralmente desperta um pouco disponível. Agora, a maioria das equipes com as quais trabalhei tem espaço de manobra em termos de tempo disponível, então comece com essas restrições e então você verá com qual parâmetro você tem para trabalhar. Por exemplo, para mim é entre, eu diria 03:00 PM aqui na Europa até 21h, o que me leva ao maior número possível de pessoas. Agora, empresas diferentes têm diferentes níveis de flexibilidade, portanto, se sua equipe tiver muitas restrições, não se preocupe, não desanime, ainda há muitas coisas que podemos fazer para colocar uma ótima carta no lugar, e falaremos sobre o que algumas dessas coisas são mais tarde. Agora, eu dei a vocês duas opções aqui, semanalmente e mensalmente, para que você possa usar uma ou ambas, o que funcionar melhor para sua equipe. Como algumas equipes têm limitações semanais e outras equipes têm restrições mensais ou trimestrais, basta adaptar a planilha ao período de tempo que funciona. Vou mostrar que um exemplo da restrição mensal seria se sua equipe tiver uma entrega que ela tem que entregar todos os meses, elas podem ser certezas do mês que são menos flexíveis do que outros, então você só pegaria esta pequena folha mensal e você diria, ok, esta semana vai ser um bloco para nós. Isso é realmente útil para equipes cujas semanas parecem bem diferentes. Agora você volta a este quadro semanal aqui, esta visão geral semanal, e eu quero que você comece a adicionar suas restrições pessoais tanto para você quanto para seus colegas. Por exemplo, você pode ter alguém que tenha que levar seu filho para a aula de karatê duas vezes por semana às 17h30, então coloquei isso aqui, à noite. Você pode ter alguém que queira priorizar uma caminhada à tarde para limpar a cabeça ou que tenha cuidados com idosos ou consultas médicas ou outros compromissos. Basta ir em frente e adicioná-los aqui também para ter uma ideia de quais restrições pessoais sua equipe e seus colegas estão trabalhando. Você pode até usar cores diferentes, se quiser, e fazer com que pareça chique. Agora vamos preencher a parte da planilha chamada de preferências pessoais de trabalho. Por exemplo, quantas pessoas da sua equipe são corujas noturnas ou aves adiantadas? Uma vez tive uma cliente que fez esse exercício e percebeu que a maioria das pessoas ela gerenciava eram corujas noturnas, e ainda assim suas reuniões semanais agendadas eram sempre a primeira coisa pela manhã. Depois que ela realizou uma auditoria, ela decidiu mudar a reunião da equipe para o final da tarde e ela observou uma melhora no humor de todos durante esse novo horário de agendamento. Todos eles tinham mais energia, e as reuniões eram mais produtivas, porque as pessoas não estavam lutando para acordar. Agora a vida de todos é complicada, todos nós temos muita coisa acontecendo. O objetivo deste exercício é colocar tudo na mesa para que tenhamos uma visão completa do que a equipe precisa e do que se espera deles. Queremos uma visão geral clara e concisa. Eu até deixei uma seção na parte inferior para você fazer anotações sobre qualquer coisa que você perceba, quaisquer padrões ou hábitos apenas para que eles estejam no topo da mente mais tarde, quando estamos discutindo a carta. Porque para que um sistema funcione, temos que entender todos os jogadores e todas as partes móveis. Depois de concluir a planilha inteira, ela deve se parecer com isso, até mesmo algumas ideias para melhorias, alterar os horários das reuniões, por exemplo. Agora que você tem suas próprias preferências e as restrições de sua equipe, você está pronto para começar a delinear os detalhes da carta. 4. Negociando expectativas claras: Você deve ter suas próprias preferências de comunicação, as preferências da sua equipe, as restrições da equipe. Depois de preencher todas essas coisas, agora podemos começar a negociar a carta da equipe ou as regras acordadas para engajamento digital. Qual é o objetivo? O objetivo aqui é definir expectativas claras com as quais todos da equipe concordam e se beneficiam. Isso é uma negociação. Porque ouça, por mais que gostaríamos que todos fizessem as coisas do nosso jeito o tempo todo, isso não é realmente realista. Temos que chegar a um acordo que funcione para todos na equipe, o que significa que todos nós incluindo você, devemos estar prontos para comprometer e ajustar algumas de nossas expectativas. Agora lembre-se, isso é uma negociação, não uma competição, então vocês estão todos do mesmo lado e estão trabalhando para o benefício de toda a equipe. Agora, idealmente, você faria isso em uma reunião por completo. Você estaria tendo uma conversa, porque o que estamos tentando chegar é obter detalhes realmente específicos que não haja ambiguidade. Você precisará do PDF da carta digital para esta lição, então tenha certeza de que tem isso à mão. Depois de ter a planilha à sua frente, você irá item por item ou caixa a caixa e discutirá como grupo qual deve ser a política final. Vamos fazer um exemplo disso juntos, para que você tenha uma ideia. O primeiro passo aqui é o tempo de resposta acordado. Aqui você fará uma lista das ferramentas que sua organização usa, depois vá uma a uma e determinará a quantidade apropriada de tempo que alguém deve tomar para responder. Vamos começar com e-mails. Você começa com e-mails e vamos supor que não são e-mails urgentes porque lidaremos com emergências e solicitações urgentes um pouco mais tarde. Isso é apenas para um e-mail de trabalho regular não urgente. Eu abriria a conversa nesta reunião que diria, ok pessoal, acho que deveríamos ter dois dias úteis completos para responder a reuniões não urgentes. Então um dos meus colegas seria como, whoa, nós somos metade, isso é muito longo. Acho que todos devem responder em 30 minutos ou menos. Então as pessoas começam a pesar, temos uma conversa e esperamos que cheguemos a um compromisso tempo de resposta apropriado. Por exemplo, neste caso específico, talvez concordemos em verificar nossos e-mails três vezes ao dia para que um cliente sempre ou um colega de equipe sempre ouça de nós dentro de algumas horas. Uma vez que concordamos com isso, escrevemos, e-mails 2-3 vezes por dia, seja lá o que for, e você passa para a próxima ferramenta. Você passa para o Slack ou mensagens de texto ou seja lá o que for. Agora, quero falar brevemente sobre por que definir essas diretrizes é tão importante. Primeiro, garante que todos saibam o que seus colegas de equipe e colegas esperam deles. Quando esperamos respostas instantâneas, o resultado é que as pessoas ficam interrompidas e distraídas o tempo todo com pressa para nos responder, e isso cria uma perda de produtividade e foco. Ao definir a política antecipadamente, ela dá às pessoas a chance de controlar seu tempo e garantir que elas estejam se concentrando na coisa certa. Além disso, não há ambiguidade. Você sabe que receberá uma resposta dentro do prazo definido, para uma resposta dentro do prazo definido, que você não precise gastar sua largura de banda mental esperando e antecipando uma resposta. Agora, sei que nem todas as mensagens são criadas iguais, mas falaremos sobre isso em uma lição posterior. No momento, estamos apenas definindo diretrizes gerais. seguir, depois do nosso e-mail, o que acontece se você receber um e-mail fora do horário de trabalho? Existe uma expectativa de responder ou você pode esperar até o dia seguinte? Agora lembre-se, não estamos falando de e-mails urgentes, então você pode decidir, como equipe definir uma política que soe assim. Se você receber um e-mail não urgente após o horário de trabalho, poderá ignorá-lo até o dia útil seguinte. Agora, isso dá às pessoas a chance de realmente se desconectar do trabalho e se concentrar em estar com suas famílias em vez de amarradas a um dispositivo. Há algo que é realmente poderoso dar às pessoas permissão para fazer isso. Isso os capacita a priorizar seu tempo pessoal. Porque a realidade é que, se a equipe se comunicar após horas, isso se tornou uma norma aceita e as pessoas se sentirão socialmente pressionadas a acompanhar essa expectativa. Ao ter uma política clara anotada, as pessoas podem se desconectar com tranquilidade. Vamos apenas seguir em frente e preencher sua política após a hora. A próxima seção é marcar e copiar pessoas em mensagens. Agora, isso remonta às suas preferências pessoais sobre se você gostaria de estar informado ou se deseja ser realmente seletivo sobre quais mensagens você recebe. Este é o momento em que você pode discutir as melhores práticas gerais com sua equipe. Por exemplo, se você usasse um serviço como o Slack, esse problema geralmente é tratado por ter canais diferentes para que as pessoas possam optar por receber as notificações e mensagens relevantes. Mas se, como muitas empresas, você tem uma cultura pesada por e-mail, pode ser ótimo identificar o que faz o corte para uma mensagem em todo o grupo. Por exemplo, você pode concordar que criará alguns recursos internos que têm atualizações em projetos em andamento para alguns recursos internos que têm atualizações em projetos em que, em vez de enviar mensagens para pessoas, haja um lugar onde elas possam ir se elas precisa dessa informação. Isso é chamado de pull versus push, porque você está criando um recurso que puxa aqueles que querem a informação em vez de empurrá-las para todos, precisando ou não. Tire um segundo e preencha isso. Em seguida, são os bate-papos em grupo, que eu tenho muitos, então fique claro sobre o que servem seus bate-papos em grupo. É para ficar em contato e conversar socialmente com seus companheiros de equipe? É para atualizações em um projeto? forma como você estrutura esse grupo determinará as configurações que você usa e como as pessoas o usam. Por exemplo, tenho um grupo de bate-papo social com alguns dos meus colegas, é só por diversão. É completamente aceitável silenciar as notificações e aparecer informalmente, em vez de receber ping após o ping em meus dispositivos. Mas estou em outro grupo com um cliente que está discutindo um projeto em andamento. Para esse grupo, vou manter minhas notificações ativas, mas disse ao cliente que, a menos que seja uma emergência, só responderei dentro do meu horário de trabalho. As possibilidades aqui são infinitas e esse é o ponto. Trata-se de encontrar o equilíbrio que funciona para sua equipe. Vá em frente e preencha todas as diferentes regras de grupo. A última seção é sobre quem precisa saber o quê. Vi equipes analisarem uma lista de projetos atuais e determinar quem precisa ser incluído em convites para reuniões, atualizações, e-mail, poupando seus colegas de e-mails desnecessários fretamento. Depois de preencher esta parte da planilha, estamos prontos para passar para a próxima etapa que aborda as reuniões e o calendário. 5. Criando uma estratégia de calendário: Agora, quero que falemos sobre o calendário. O calendário é uma das ferramentas de produtividade mais incompreendidas e subutilizadas que existem atualmente. Levar algum tempo para esclarecer como você o usará ajudará sua equipe a ser mais eficiente, mais produtiva, mas também mais feliz. Porque se você é como a maioria das empresas com quem trabalhei, você deve ter notado que as pessoas estão gastando tanto tempo em reuniões que não estão tendo a oportunidade de realmente fazer um trabalho profundo, e isso foi piorado com a ascensão do trabalho remoto, com pesquisas mostrando que as equipes estão gastando mais tempo em reuniões do que nunca. Agora, essa parte da planilha em que vamos trabalhar juntos foi projetada para ajudá-lo a repensar como você usa seu calendário em relação à cultura de reuniões da sua equipe. Vamos preenchê-lo juntos, mas lembre-se, você não precisa preencher todas as seções deste documento. Estou apenas orientando suas opções para que você possa encontrar a solução que funciona melhor para você e para sua equipe. O primeiro passo é examinar o horário padrão da reunião e descobrir qual deve ser o horário da reunião. Agora, você ficaria chocado com quantas pessoas acabaram de reservar uma reunião de 60 minutos porque essa é a configuração padrão. Mas cada vez mais empresas estão dando uma olhada nesse padrão e se perguntando se devem mudá-lo para outra coisa. E se o padrão for 30 minutos ou 45 minutos? As reuniões são uma daquelas coisas que podem preencher tanto tempo quanto são dadas. Descobrir um tempo padrão é uma ótima maneira de se tornar mais eficiente e ganhar de volta um pouco do seu tempo. Mas você vai querer fazer nesta pequena caixa é fazer uma lista de suas reuniões e ver se a duração faz sentido. Devem que as reuniões de 60 minutos fiquem aos 60 minutos, devem ser 40 minutos, deve ser de 30 minutos? Basta passar pela lista e descobrir. Ao reduzir o horário padrão da reunião, você reduzirá o número de horas as pessoas são forçadas a participar de reuniões, pelas quais todos agradecerão. Você pode ter que experimentar a duração do tempo porque pode levar algumas reuniões para as pessoas pegarem o jeito. Se você está tentando algo novo, dê a si mesmo algumas semanas para se estabelecer e ver se você precisa fazer alterações ou não. Não estou aqui para lhe dizer qual a duração de suas reuniões. Estou apenas sugerindo que vamos dar uma olhada em nossas reuniões existentes e garantir que o tempo funcione e apoie sua empresa e o que você está tentando realizar. Isso é especialmente verdadeiro para reuniões remotas , especificamente porque a fadiga do Zoom é real e as chamadas de vídeo back-to-back são cansativas. Outra ótima pergunta a ser feita na seção padrão é que essa reunião poderia ser um e-mail? Você não acreditará no número de vezes que me sentei em uma reunião que deveria ter sido um e-mail de três linhas. Acho que estamos tão acostumados às reuniões como uma parte regular da vida no escritório que raramente damos um passo atrás e dizemos “Ei, existe uma maneira melhor de dar a todos essa informação que eles precisam?” Agora que você descobriu seus novos padrões, vamos seguir para as políticas de reunião, que são as melhores práticas que vamos concordar em implementar para garantir que nossas reuniões corra o mais suavemente possível. Por exemplo, você pode definir uma política que toda reunião agendada precisa ter uma agenda. Você pode observar as restrições da sua equipe e pode dizer que não estamos agendando reuniões antes das 10:00 ou depois das 16h. Você pode dizer que gostaríamos que as reuniões fossem agendadas para dar às pessoas com pelo menos 24 horas de antecedência. Você tem tantas opções diferentes. Você pode até escolher quais reuniões são opcionais para câmera porque, como mencionei anteriormente, chamadas de vídeo podem ser esgotadas para que você possa reduzir a quantidade de tempo as pessoas estão na câmera e isso pode ajude-os a se manterem energizados. Algumas empresas estão até experimentando um limite máximo de quantas horas você pode estar em uma reunião por dia para dar às pessoas a chance de realmente se sentar e fazer um trabalho profundo. Outras empresas estão introduzindo dias livres de reuniões inteiras para incentivar suas equipes a se concentrarem em trabalhar sem distrações. Por exemplo, você pode dizer que as quartas-feiras é um dia livre de reuniões. Tudo o que você quiser é possível aqui. Então pense realmente sobre o que ajudaria sua equipe. Uma vez que você tenha feito isso, quero que falemos sobre buffers, que é esta última caixinha aqui. Como você vai projetar suas reuniões para dar às pessoas a chance de ir ao banheiro ou fazer uma pequena pausa? Porque muitas vezes não nos damos tempo suficiente para pensar sobre o que acabamos de discutir em uma reunião, e estamos tão ocupados pulando de chamada em chamada para chamada que perdemos um oportunidade de absorver e processar o que aprendemos e até mesmo de tomar um copo de água. Uma sugestão que sempre tenho para os clientes é construir em tempo de buffer, especialmente se sua empresa favorecer reuniões de 60 minutos. Em uma reunião de 60 minutos, você diria algo como se vamos dedicar os últimos 10 minutos para fazer uma pausa , anotar pontos importantes da reunião, ficar hidratado, você obtém a foto. Agora, essa é uma ótima maneira de projetar para recuperação, que reduz a taxa de burnouts. Você pode colocar isso aqui. Então, reunião de 60 minutos, 50 minutos, etc. O que você decidir o importante é que você está aproveitando o tempo para esclarecer como e quando sua equipe se reúne, a fim de garantir que ela esteja alinhada com seus objetivos. Depois de preencher isso, sua planilha deve se parecer com isso. Agora lembre-se, este é um processo iterativo não atribuído contrato. Você pode achar que pensou que 30 minutos eram suficientes, mas você realmente precisava de 45. Tudo bem. Volte, reajuste e tente novamente. O importante aqui é que estamos olhando proativamente nossas reuniões como ferramentas para ajudar a promover o trabalho profundo e reduzir o burnout. 6. Esperando o inesperado: Colocar uma carta digital no lugar é bom e bom, mas não será útil se ela desmoronar na primeira emergência ou ocorrência inesperada. Mas não tenha medo, há uma seção que aborda isso especificamente e é nisso que vamos nos concentrar nesta lição. Você precisará do formulário de resposta de emergência da equipe digital . Agora, novamente, isso pode parecer básico ou óbvio, mas você ficaria surpreso com a facilidade com que tudo funciona quando houver protocolos claros em vigor. Vamos nos concentrar em duas coisas. Primeiro, precisamos concordar sobre o que priorizar, e dois, precisamos decidir qual é o plano de ação quando surge uma emergência. Vamos falar sobre a hierarquia da urgência. Agora, sabemos que nem todas as mensagens ou notificações são criadas iguais. Uma mensagem de um colega sobre um projeto sensível ao tempo não tem a mesma prioridade um e-mail de toda a empresa parabenizando um colega por uma promoção. Há claramente algumas mensagens que têm uma prioridade maior do que outras, então a chave para preencher isso é garantir que todos concordem em como e o que definimos como importante. Nesta seção, vamos preencher quais mensagens ou mensagens são as mais importantes a priorizar. Por exemplo, você pode dizer que mensagens enviadas do gerente ou do CEO, você pode identificar projetos ou eventos específicos que tenham um prazo definido. Uma prática recomendada que você pode usar é que você pode concordar colocar uma resposta de tempo na linha de assunto do e-mail. Por exemplo, se eu colocar 17h entre parênteses que preciso de uma resposta para este breve, você saberá que você tem o dia inteiro versus se eu disser que eu realmente preciso de uma resposta até (11:00 AM). A maioria de nós ainda aborda e-mails cronologicamente ou à medida que eles entram, mas isso não é realmente eficiente. Ao definir uma hierarquia clara de urgência, podemos lidar com nossas caixas de entrada de uma forma que faça sentido para garantir que não perdemos informações importantes. Uma vez que todos estejam claros sobre quais são as prioridades e como vamos sinalizá-las, podemos passar para o próximo passo, que é como lidamos com emergências e solicitações urgentes? Todos sabemos que as coisas inesperadas inevitavelmente surgem, então como podemos lidar com elas sem entrar em pânico? Primeiro, precisamos colocar todos na mesma página sobre o que constitui uma emergência, porque é por isso que quando todos estão claros sobre o que é uma emergência, todos sabemos o que precisam fazer em para entrar em ação. Uma emergência de trabalho é definida como um importante problema sensível ao tempo que requer atenção imediata. Percorra alguns dos cenários anteriores da equipe para ver o que as pessoas consideraram uma emergência no passado e veja se você ainda concordaria ou se precisamos ajustar a definição um pouco. Por exemplo, e se o site da empresa cair? É uma emergência? E se uma conta de mídia social for invadida? Isso é uma emergência? E quanto a um colega que precisa acessar um documento? Este é um pouco complicado porque realmente depende da sua equipe e da sua empresa, e você terá que decidir o que pode esperar e o que não pode. Em resposta a uma emergência, uma recomendação política que eu teria para as pessoas é ligar para seu colega ao telefone se houver uma emergência de trabalho real. O telefone chamará a atenção de alguém mais rápido do que bate-papos em grupo e e-mails. Você pode decidir quem é responsável por qual projeto, você pode decidir quando é esperado que eles estejam de plantão e você pode decidir como você vai alcançá-los e preencher tudo isso neste formulário. Agora isso é realmente importante porque uma vez que as pessoas saibam quando devem estar de plantão ou quando se espera que estejam disponíveis, isso pode fazer a diferença quando você precisa um jejum resposta no caso de algo sair dos trilhos. Isso também permite que as pessoas possam se afastar de seus dispositivos sem comprometer seus compromissos de trabalho. Você também gostaria de pensar na seção sobre um processo de escalonamento para sua equipe. Vamos apenas dizer que algo dá errado, você chama o contato de emergência, e então? De quem você precisa se precisar escalar? Quando você precisa entrar em contato com seu gerente? Realmente reserve seu tempo para descobrir esse plano, porque depois de preenchê-lo, ele deve se parecer com isso. Você tem todas as partes importantes aqui e depois de fazer isso, estamos quase terminando de criar a carta. Há apenas uma última peça para ir. 7. Comunicando seus limites: Agora que reunimos todas essas peças e fizemos todo esse trabalho, é hora de criar a etapa final, que é sua visão geral de disponibilidade pessoal. Esta é uma breve declaração que você pode adicionar à sua assinatura de e-mail que coloca tudo o que falamos até agora em prática. Agora você não enviará a todos uma cópia deste documento, então você vai querer comunicar suas políticas e limites para colegas outras equipes ou para clientes externos. Agora pense nisso dessa maneira, quando você recebe uma resposta fora do escritório de alguém, você sabe que haverá um atraso na resposta e geralmente está bem com isso. Mas muitas pessoas não comunicam suas restrições quando estão no escritório, então uma declaração pode percorrer um longo caminho para ajudar a gerenciar a expectativa e reduzir a frustração. Agora, essa afirmação varia de pessoa para pessoa, mas geralmente conterá os três elementos a seguir. O primeiro é sua janela de capacidade de resposta. É quando alguém pode esperar ouvir de você. Por exemplo, você pode dizer algo como, eu verifico e-mails às 9:00, 12:00 e 16h e responderei antes do final do dia útil, ou responderei ao seu e-mail em um dia útil, ou meu tempo de resposta habitual aos e-mails é esse, ou você pode esperar uma resposta minha até esta e esta data. Vá em frente e preencha isso com o que faz mais sentido para você e sua equipe. O segundo elemento é como alguém pode entrar em contato com você em caso de emergência. Lembre-se de que sabemos o que é uma emergência, então agora só precisamos ser muito claros sobre como alguém pode chegar até você. É algo tão simples quanto, ligue para este número em caso de emergência ou se sua solicitação for sensível ao tempo, contato com a pessoa X. Vá em frente e preencha isso aqui. O último elemento dá às pessoas permissão para dedicar um tempo para responder a você, portanto, no caso de você enviar um e-mail que esteja fora do horário de trabalho. Por exemplo, você pode apenas escrever algo como, eu trabalho em horas flexíveis e, se você receber este e-mail fora do horário comercial normal, sinta-se à vontade para responder sobre o seguinte dia útil. Você pode preencher isso aqui. Descobri que a maioria das pessoas é bastante razoável. O aborrecimento que sentimos com os e-mails e a frustração que temos da comunicação digital geralmente vem de não saber quando você receberá uma resposta. Esta declaração de visão geral de disponibilidade pessoal elimina a ambiguidade, dá clareza à pessoa e dá a ela uma maneira de chegar até você se sentir que é realmente importante. 8. Fazendo as mudanças permanecerem: Depois que sua equipe tiver concordado com a carta, imprima o documento e assine completamente. Coloque-o em algum lugar onde você possa vê-lo ou fixá-lo em seus canais digitais. Assinar isso significa que todos vocês concordam aderir às normas descritas. Há algo empoderador e incrível em assumir um compromisso como equipe, mas você também deve saber que ninguém é perfeito e definitivamente haverá erros ou erros. Hábitos são muito difíceis de quebrar. Lembre-se de ser paciente um com o outro ao criar essa nova cultura de equipe de trabalho. Uma das armadilhas que você precisa para navegar é como a tecnologia viciante se tornou. À medida que você começa a implementar essas práticas, você pode achar que precisa ajustar seus próprios comportamentos. Por exemplo, se você estiver tendo dificuldade em se desconectar, você pode estar respondendo e-mails em todas as horas do dia e da noite ou respondendo a mensagens mesmo em suas horas de folga. Isso é normal. Uma carta leva tempo, e definitivamente levará tempo para que as mudanças se mantenham. Mas um fator chave de sucesso é concordar antecipadamente que vocês se responsabilizarão de forma gentil e compassiva. O burnout está em ascensão e nossas ferramentas digitais são parcialmente culpadas. Se você também vir colegas respondendo a mensagens em suas horas de folga, considere uma mensagem gentil incentivando-os a aprovar e descansar. Aponte para a carta, use-a como fonte de suporte. Você ficará surpreso que você também encontrará sua própria resistência, sobra de adrenalina ao pensar que cada e-mail era urgente e importante e cada notificação requer sua atenção, mas seja deliberado sobre como você usa seus dispositivos e não se esqueça falar com sua equipe com frequência, especialmente se você ou outras pessoas da sua equipe continuarem a trabalhar demais. Você definitivamente terá que revisitar as definições de urgência, mas mantenha-se comprometido com o objetivo final. O objetivo aqui é criar um ambiente de trabalho com a menor quantidade de estresse possível e onde sua equipe se sinta conectada, ouvida e compreendida. Mais uma coisa, seu trabalho ainda não está feito. O mundo está mudando e sua carta precisará mudar também. Marque esta pequena agenda para revisar e adicione um check-in trimestral para rever a carta e ver se você deseja alterar alguma coisa. Por exemplo, você pode ter percebido que algo que você definiu como uma emergência não era tão importante e você tem novas prioridades em vigor. Durante essas reuniões, você pode perguntar o que está funcionando, o que não está funcionando e o que especificamente queremos mudar? Analise cada seção do documento em conjunto e avalie se ele pode permanecer o mesmo ou se os ajustes precisam ser feitos. Talvez seja necessário ajustar a resposta de emergência ou alterar a forma como usa mensagens instantâneas ou bate-papos em grupo para melhor se adequar aos propósitos da sua equipe. Mas, de qualquer forma, saiba que este documento é destinado a ser um ativo dinâmico e em evolução, projetado para ajudá-lo a se adaptar e prosperar em qualquer ambiente em que você se encontre. Agende uma revisão, assine e namore e adivinhe? Sua carta está pronta. 9. Considerações finais: Parabéns, agora você tem sua própria carta digital. Bom trabalho no preenchimento de todo o documento. Espero que isso ajude você a estabelecer políticas de trabalho projetadas para priorizar o bem-estar de você e sua equipe em todo o mundo. Você sabia que você pode usar uma versão deste documento com sua família e amigos? É verdade. Talvez não seja a versão completa, mas em meus próprios grupos de familiares e amigos, tivemos conversas específicas sobre coisas como tempos de resposta e o que fazer em uma emergência, e o que é uma emergência? Acho que ter expectativas claras em relação a coisas como essa realmente reduz a tensão e aumenta a comunicação. Por exemplo, na minha própria família, apesar de usarmos o WhatsApp para um bate-papo familiar, em caso de emergência real, o protocolo acordado é enviar uma mensagem de texto, não uma mensagem do WhatsApp, um texto mensagem, porque meu telefone priorizará essas mensagens e fará um som mesmo no meio da noite. Agora, essa é uma distinção importante porque nosso grupo WhatsApp é apenas conversa social e vivemos em fusos horários diferentes e eu ficaria muito irritado por ser acordado às 2:00 da manhã porque alguém tirou uma foto do cachorro deles. Quero dizer, isso é algo que é realmente importante para mim, eu tenho que dormir. Agora, também temos uma política de que, se houver uma emergência e você ligar para a pessoa, mas não entrar em contato com ela, você envia uma mensagem de texto explicando a situação imediatamente. Não posso ficar saindo de uma reunião e ver que perdi 28 telefonemas do meu pai e sem saber o que está acontecendo. São pequenas coisas como essa que podem adicionar tanta clareza e ajudar a melhorar suas experiências de comunicação digital e seus relacionamentos. Espero que você tenha gostado desta aula e que tenha se afastado com um ativo documentado que tornará sua vida digital diária muito melhor. Mal posso esperar para ver seus projetos, comentários e perguntas. Sinta-se à vontade para entrar em contato e conferir algumas das minhas outras aulas no Skillshare e se conectar comigo nas mídias sociais.