Transcrições
1. Introdução: Bem-vindo a esta aula sobre gerenciamento de projetos e tarefas. Um sistema que o ajudará a aumentar seus níveis de produtividade e organização. Você aprenderá como gerenciar com sucesso seus projetos e como realizar as tarefas que transformarão esses projetos em uma realidade. Mas primeiro, Oi, estou realmente escolhendo um, estou ajudando mais de 30000 alunos on-line criando conteúdo sobre produtividade, alto desempenho e aquisição de habilidades, estou completamente obcecado em encontrar novas maneiras de produzir um trabalho melhor em menos tempo. Esta aula vai exatamente para esse propósito. E apesar de estar completamente obcecado com a produtividade, ainda
conheço muitas pessoas que lutam todos os dias para gerenciar seus projetos, realizar suas tarefas e alcançar seus objetivos. E para ser honesto, eu tenho sido uma dessas pessoas por muito tempo, tendo tantos sonhos, ambições e compromissos que muitas vezes me encontrava
naquele lugar onde você realmente não consegue nada significativo. Porque quando você tem muitas coisas em seu prato, é muito fácil negligenciar os itens mais importantes. No entanto, eu não acredito que esta dura realidade tem que ser a realidade para mim em para você. E é por isso que me comprometi com o processo de aprender a gerenciar meus projetos e minhas tarefas. E eu me vi tendo sucesso só porque eu era melhor administrar as coisas que eu tinha que fazer. Durante os seguintes vídeos, você vai aprender como o gerenciamento de projetos e tarefas será o que você precisa para fazer progressos nos projetos que você deseja realizar. Durante os próximos vídeos, você aprenderá o que é realmente o gerenciamento de projetos e tarefas e como eles podem ajudá-lo a atingir seus objetivos pessoais e profissionais. Então você aprenderá os principais princípios de gerenciamento de projetos e tarefas. Você aprenderá como aplicá-los em sua vida e o que eles podem realmente fazer por você. E como alguns de vocês perguntaram, decidi integrar nesta classe um processo passo a passo sobre como construí meu próprio projeto e gerenciamento de tarefas dentro do Notion. E você será capaz de replicar a mesma estrutura que eu sigo para gerenciar meus projetos e tarefas. No entanto, mesmo que você não use o Notion para gerenciar sua vida, você ainda terá um monte de insights desse vídeo porque você verá exatamente o meu processo de pensamento construindo um sistema de gerenciamento de projetos e tarefas. Não quero parecer pretensioso, mas quando comecei a implementar este sistema, vi resultados visíveis na primeira semana de colocar isso em prática. Os projetos que tive por muito tempo finalmente começaram a avançar. Consegui fazer todas as tarefas que planeei para a semana e ver progresso
visível em algumas das coisas que eu realmente queria concluir naquela semana,
eu também embarquei em novos projetos ambiciosos porque eu estava mais motivado do que nunca. E hábitos como meditar ou ir ao ginásio também começaram a ser reforçados porque criei uma estrutura que me ajudou a lidar com isso. Então, se você está procurando aumentar seus níveis de produtividade, organização e gerenciamento de tempo, eu definitivamente recomendo que você assista essa aula e leve para sua própria vida. Eu não gosto de fazer promessas, mas você pode esperar grandes resultados
nos projetos que você está trabalhando no momento após a implementação deste sistema. E eu estou muito, muito animado para ir nessa jornada com você. Se isso é algo que você está procurando, eu vejo você dentro da classe. Obrigado.
2. Por que você precisa dos sistemas: Estou muito feliz por ter a oportunidade de compartilhar essas informações valiosas com vocês porque acredito que isso pode revolucionar a maneira como você está gerenciando suas tarefas, suas prioridades, seus projetos e seu tempo. Este primeiro vídeo será tudo sobre as razões pelas quais você deve incorporar este sistema em sua vida antes de ensiná-lo a implementá-lo, eu acho que é crucial para você entender o que ele pode realmente fazer para sua esposa. E eu tenho certeza que você vai deixar este vídeo mais motivado para colocar este sistema em prática e para aprender mais sobre ele. Ainda assim, mesmo que este sistema seja acessível a todos, eu ainda conheço pessoas que lutavam diariamente com sua tarefa, com seus projetos, com a maneira de gerenciar seu tempo, elas passam o dia com intenções pouco claras. E assim o fim do dia sem fazer progressos
reais nos projetos que eles querem desenvolver e não me entenda mal. Eu estava no mesmo lugar, que tantos projetos e ambições, eu muitas vezes acabaria em lugar nenhum. Uma enorme pilha de tarefas que eu não sabia a que projeto eles pertenciam. Uma longa lista de objetivos e ambições que eu nem sabia se queria alcançá-los. E, claro, a sensação de que as 24 horas que
tive no dia não eram suficientes para as coisas que eu tinha que gerenciar. Consegui persistir em encontrar uma solução para este problema. Meus dias não são interrompidos por falta de clareza, mesmo que algumas tarefas sejam mundanas ou chatas, eu sei exatamente onde eles pertenciam no esquema global de cada projeto. E por isso, os projetos que eu me comprometo a fazer mais rápido e rápido porque eu sei exatamente como cada tarefa contribui para os resultados gerais. E então estou aqui para ensiná-los exatamente como alcançar os mesmos resultados em sua vida. Mas primeiro, quero dar uma dica sobre como o gerenciamento de projetos e tarefas irá ajudá-lo em três domínios de sua vida, em sua vida pessoal, sua vida profissional e nos objetivos que você estabeleceu para si mesmo. Em um nível pessoal, quando você decidir assumir o comando de seus projetos e as tarefas que o levarão lá. Seus níveis de motivação e disciplina
aumentarão só porque seu cérebro sabe que você está fazendo a coisa certa. Quando você decide que você quer tarefas leves, esmagadoras, todo
o sistema se torna a pena imediatamente porque este sistema promove ação imediata e irá ajudá-lo a se tornar a melhor versão de si mesmo. Além disso, desde que comecei a implementar o sistema que já não preciso, desperdice tempo e espaço valiosos na minha mente para decidir o que vou fazer a seguir. Então todas as manhãs eu só precisava sentar, abrir meu computador e ver quais tarefas cada projeto exige de mim. E com base nisso, posso começar a trabalhar imediatamente e não preciso perder tempo pensando que devo fazer ou no que preciso fazer em algumas horas? Passando para o domínio profissional, você provavelmente já viu pessoas que têm a mesma história, os mesmos objetivos, os mesmos compromissos, o mesmo caminho semelhante, ainda alguns anos adiante. Algumas dessas pessoas estão à frente no jogo, enquanto outras ainda estão no mesmo lugar do que quando começaram. O contraste é evidente na maioria das vezes. O que realmente separa esses dois grupos não é habilidade, não
é paixão, e não é inteligência. O que realmente faz a diferença são as ações diárias que cada um desses grupos realiza. E essas ações agravadas produzirão resultados muito diferentes para ambos. O primeiro grupo prefere ler
na mesma esteira todos os dias esperando chegar à praia. E o segundo grupo, eles correm mais riscos, tentam coisas todos os dias. Eles refinaram suas estratégias. Eles vão lá e finalmente chegarão à praia. Agora, por favor, diga-me a que grupo prefere pertencer. São os que correm em uma esteira esperando alcançar algo ou
aqueles que realmente vão lá fora e fazem suas próprias coisas para alcançar seus desejos em ambicioso. E eu provavelmente posso dizer que você pertencerá ao segundo grupo. Por quê? Porque você está assistindo essa aula agora e isso já mostra que você é um alto nível de compromisso e disciplina para fazer algo pelo seu futuro ainda. E, claro, você realmente precisa colocar este sistema em prática. Caso contrário, é apenas assistir e ler e não implementar realmente o que você aprende. Porque na maioria das vezes o que realmente separa os grupos não é realmente eles são menos número de horas trabalhadas. É mais sobre o que eles fazem nessas mesmas horas. E é por isso que o gerenciamento de projetos e tarefas irá ajudá-lo nesse sentido. Porque o sistema irá ajudá-lo a definir suas prioridades e entender exatamente quais ações o levará para onde você quer ir. E, claro, não é apenas o sistema que vai mudar toda a sua vida, mas o sistema é o combustível que vai acender o fogo enquanto você fizer o trabalho. Mais cedo você colocar o sistema em prática, quanto mais cedo você verá resultados de um ponto de vista profissional, você pode criar um projeto para cada um de seus objetivos profissionais em empregos profissionais. Então, em vez de lutar para entender dezenas de clientes, relatórios, reuniões ou chamadas, você terá um projeto e então você terá tarefas
divididas com um prazo que tornará esses projetos uma realidade. Agora, o menor domínio em que você pode alavancar seu progresso com gerenciamento de
tarefas e projetos está na realização de seus objetivos. Se há uma coisa que aprendi e observei várias vezes, como a qualidade dos meus sistemas atuais define o meu sucesso futuro. O que quero dizer com isto é que posso ter muitas ambições e sonhos para o futuro. Mas se meus sistemas atuais, que são minhas atividades diárias não combinam com esse caminho, eu posso esperar tudo, mas provavelmente esses resultados nunca chegarão porque há essa lacuna do que eu quero
alcançar e meu atual ou meu peso atual de gerenciar meus dias. Suponha que seu objetivo é chegar a uma certa escola de fitness. Mas se o seu planejamento de refeições e sua rotina de treino não fomentar a realização desse objetivo. Não é realmente realista esperar que esse objetivo se transforme em realidade. Mas para aqueles que fazem o esforço de combinar seus sistemas atuais com seus objetivos futuros, eles podem ter certeza de que alcançarão seus resultados mais cedo ou mais tarde. É uma questão de disciplina, e posso dizer-lhe que o gerenciamento de projetos e tarefas irá ajudá-lo a alcançar seus objetivos em será aquela disciplina talvez que você precisa para tornar seus objetivos uma realidade. Então aqui está um exemplo mais concreto. Digamos que você esteja estudando na universidade e agora esteja no segundo ano do seu diploma de negócios. E um de seus objetivos é chegar à final no último ano com um GPA de 3,8 porque isso vai conceder bolsa de estudos que você usará para fazer um mestrado. Então esse é basicamente o seu objetivo de alcançar um GPA de 3,8. Então, o que você pode fazer hoje para garantir que seu sistema ofereça suporte aos seus objetivos futuros? Primeiro, para gerenciar seus projetos. Você pode criar um projeto para cada um dos seus assuntos. E isso faz sentido porque cada um de seu assunto dará uma certa porcentagem para a nota geral. Então você pode pensar em cada assunto como um projeto diferente. Em seguida, dentro de cada projeto ou dentro de cada assunto, você tem um conjunto de tarefas diferentes que você deve concluir. E, idealmente, as tarefas de dose serão as coisas que farão com que você tenha notas altas em cada um desses assuntos. Então, algumas dessas tarefas podem ser tomar notas, fazer dez exames anteriores e ir para a aula. E então o que importa é criar um conjunto de tarefas diferentes que, no final, irão ajudá-lo a alcançar o seu resultado final. Nesta abordagem pode ser aplicada a qualquer objetivo que você tenha relacionado com sua vida pessoal, suas finanças, sua carreira, seus níveis de fitness, você nomeá-lo. O que é crítico aqui é combinar seus sistemas atuais. O objetivo que você quer alcançar no futuro. E estas foram as três principais razões pelas quais o gerenciamento de projetos e tarefas irá ajudá-lo em sua vida de uma perspectiva pessoal, ele irá ajudá-lo a aumentar seus níveis de motivação e disciplina. De uma perspectiva profissional, ele irá ajudá-lo a avançar sua carreira. E, finalmente, ele vai ajudá-lo a alcançar seus objetivos com os seguintes vídeos, Vou cobrir cada um desses dois em detalhes. Primeiro, gerenciamento de projetos e, em seguida, gerenciamento de tarefas. E, claro, você vai aprender no vídeo final como eu realmente implementei os sistemas em Notion. Vejo você no próximo vídeo.
3. PM — frame e regras: Bem-vindo a este vídeo sobre gerenciamento de projetos. E eu realmente acredito que este vídeo sozinho pode revolucionar a maneira como você está gerenciando ou projetos atualmente, e ele vai revolucionar seus níveis de produtividade para o vídeo de hoje, você vai aprender exatamente o que o gerenciamento de projetos realmente está em as quatro regras principais de gerenciamento de projetos e como elas irão ajudá-lo a realizar o que você deseja realizar. E antes de ensinar-lhe exatamente como fazê-lo, eu acho que é crucial para primeiro definir o que realmente é a gestão de
projetos e, em seguida, ensinar-lhe as regras para fazê-lo trabalhar. Gerenciamento de projetos e tarefas é muito mais do que apenas ter software que fará as coisas por você. Esta é realmente uma estrutura, e essa estrutura é o que ajudará você a gerenciar sua produtividade no futuro. Então, se você acabou de aprender a configurar isso em seu sistema digital, você nunca entenderia os fundamentos. E basicamente isso é o que mais importa. Então, quando você se move diretamente para o sistema antes de pensar e entender como esse sistema se encaixa na sua vida. Você pode basicamente acabar com um sistema que não complementa sua vida e será realmente outra coisa para você gerenciar e perder o tempo. E isso aconteceu comigo porque eu queria ter um software digital super chique para gerenciar projetos e tarefas. E o que deveria simplificar a minha vida era na verdade, tornar-se outro item na minha lista de afazeres. E isso aconteceu porque eu não tive tempo para estudar e
entender como o gerenciamento de projetos realmente funciona e como ele se encaixa na minha vida. Então eu tinha um sistema que parecia produtivo por fora, mas não estava me ajudando por dentro. Então não faz sentido ter o sistema perfeito que parece muito organizado, muito bonito. Se não está ajudando você a alcançar seus objetivos, não está ajudando você a gerenciar sua vida pessoal e profissional a sério, maioria das pessoas apenas criar um monte de categorias e, em seguida, eles tentaram encaixar suas vidas naqueles mesmos categorias. E não é assim que deve funcionar. Primeiro, você deve decidir quais coisas sua vida requer uma visão, e só então você passa para o software para tentar fazer com que o software ajude sua vida real. Porque eu costumava ter todos os tipos de tarefas e projetos agrupados em diferentes categorias que eu achava que estavam me ajudando a gerenciar minha vida. Mas no final o que eu tinha era uma pasta dentro de outra pasta com como uma lista de tarefas com algumas notas aleatórias. Como se o sistema não se encaixasse na minha vida. E foi aqui que aprender profundamente a gestão de projetos me ajudou a progredir nos projetos que estou gerenciando atualmente. Isso foi porque em vez de criar pastas
diferentes e tentar encaixar minha vida nessas pastas. Eu simplesmente organizo minha vida agora com base em projetos. E agora cada projeto tem uma certa, uma certa tarefa necessária que se encaixava nele. E há também outras informações que alimentam os projetos. Então eu não estou tentando alimentar categorias, categorias aleatórias. Só estou tentando alimentar o projeto. Ou seja, estou tentando me ajudar só para dar um exemplo. Esta classe atual que você está assistindo agora é o projeto dentro do meu sistema. E este projeto tem um conjunto de tarefas, tem um conjunto de notas. Também tinha o roteiro no currículo. Tem tudo lá. E assim, ao invés de criar uma categoria principal que diz cursos, eu tenho um projeto específico para essa classe específica. Então é por isso que eu realmente acredito que é crucial entender as regras de gerenciamento de projetos. Então você não vai cair na armadilha em que eu estava, que é criar um sistema que não se encaixa na sua vida porque você nem sequer pensou em como isso poderia ajudá-lo. Então eu realmente espero que essas quatro regras ajudem você a gerenciar sua vida. Mas antes de lhe ensinar as regras, é super crucial definir exatamente o que um projeto realmente é. Um projeto é qualquer coisa com um objetivo concreto que dura por um certo período de tempo e requer um conjunto de diferentes tarefas a serem realizadas. Então, vamos explorar essas três características em detalhes. Primeiro, você deve ter um objetivo concreto cada vez que você configurar um projeto, alguns exemplos são criar uma postagem de blog específica, entregar relatório sobre o tópico amplo para o próximo cliente ou perder cinco quilos. E cada um desses projetos vai para diferentes áreas de sua vida. Mas como você pode ver, o concreto R em termos do objetivo final. Agora, a segunda característica de um projeto é o limite de tempo. Ou seja, quanto tempo dura esse projeto? Quatro. Então, basicamente, você precisa definir quando o projeto deve ser concluído. E isso é basicamente estabelecer um prazo em vez de se envolver em pensamentos desejáveis. E, finalmente, os projetos são compostos de diferentes tarefas. E para ser considerado um projeto, seu projeto precisa exigir mais de uma tarefa. Porque se requer apenas uma tarefa, então não é um projeto, é simplesmente uma tarefa. Então, digamos que o projeto de criar um bloco, requer a criação de um domínio. Requer encontrar hospedagem para o site. Ele requer que você escreva postagens de blog se isso estiver incluído na configuração, no design e assim por diante. E estas são as três principais características de um projeto. É objetivo concreto, uma linha do tempo, e um conjunto de tarefas. E esses três componentes são exatamente o motivo pelo qual você precisa de um sistema para gerenciar tudo isso. Porque talvez você possa usar uma planilha de documentos do Google, mas pense nisso quando você tem um projeto que dura
dois anos e você tem centenas de tarefas que devem ser concluídas. Quando você tem uma planilha simples, é muito difícil gerenciar tudo isso em todos os momentos. E o que primeiro foi fácil de gerenciar logo se torna um fardo e outra coisa para você perder tempo. Então, a chave é desenvolver um sistema robusto que possa lidar com qualquer projeto que você quiser. Não importa se dura uma semana ou cinco anos. Agora, tendo entendido o que um projeto realmente é, Vamos passar finalmente, para as quatro regras de gerenciamento de projetos. A primeira regra é tornar seus projetos inteligentes. Então, o que eu quero dizer com inteligente? Smart significa específico, mensurável, atingível, realista e limitado ao tempo. Então, se você seguir estes, você terá um projeto bem definido. Agora, vamos começar em termos de S específico. Você deve, você deve tornar seu projeto concreto em termos de como você deseja que o resultado final seja parecido. E isso pode ser um livro acabado ou um ensaio de três páginas. A chave é gerenciar seu projeto especificamente para você e aqueles com quem você compartilha o projeto. Ao lado da letra M significa mensurável. Como você vai medir seus resultados no progresso diário? É pelo número de palavras escritas por dia, o número de perspectivas contatadas, o número de horas trabalhadas, o número de vezes que você foi ao ginásio, ou o peso que você levantou lá. É crucial estabelecer métricas que
ajudem você a medir se o resultado foi alcançado e se não, por que a terceira letra na sigla smart é alcançável. É o projeto que definiu atingível por qualquer meio, ou é dependente de variáveis, você não pode controlá-lo. Deixem-me dar-vos um exemplo. Digamos que você seja um YouTuber e queira alcançar um certo número de assinantes até o final do mês. Mesmo que suas intenções sejam grandes, seu projeto não depende inteiramente de você mesmo. Você pode estar fazendo tudo o que pode fazer para alcançar o objetivo na falha de aço. Então, com certeza, eu preferiria um projeto relacionado com consistência, como publicar dois vídeos do YouTube por semana e interagir com o público. Assim, as principais percepções são estabelecer projetos alcançáveis. Ou seja, resultados que você pode controlar. O quarto é realista. Adoro objetivos ambiciosos e sonhadores, mas se os projetos que criei não forem, de modo algum, realistas, estou me preparando para o fracasso. A chave é equilibrar ambas as ambições com os desafios diários da realidade. Já vi muitas pessoas acreditarem em sua invencibilidade e fazem os objetivos estabelecidos que vão além de suas capacidades atuais, que as deixa frustradas e duvidam de sua ética de trabalho. E assim, para evitar esse erro comum de programar muitos projetos para um futuro próximo, eu me pergunto essa pergunta várias vezes. Isto é realista? Se a resposta é um claro não, dando a carga de trabalho que estou gerenciando, eu simplesmente não coloco essa pressão desnecessária em mim mesmo. E finalmente, a quinta letra na sigla Smart está limitada ao tempo. Há um ditado que diz algo assim. Se não estiver no seu calendário, é improvável que seja feito. Então, o que faz você pensar que você vai conseguir algo feito quando você não tiver agendado isso pode ser aplicado tanto para projetos quanto para tarefas. Dica para o jantar que você deveria ter com seus colegas por um ano agora. Portanto, a lição é sempre ter uma data de vencimento para cada um de seus projetos. Você pode agendar um ano a partir de agora, mas você deve dar-lhe uma data de vencimento precisa. Caso contrário, não é um projeto, mas apenas um pensamento desejoso. E estas foram as instruções para criar projetos inteligentes. Específico, mensurável, atingível, realista e limitado ao tempo. Agora, a segunda regra para gerenciamento de projetos é ter uma linha de tempo. Esta linha do tempo apenas ilustra exatamente todos os projetos que você está gerenciando e suas datas de vencimento. Então você pode parecer daqui a um ano em C, exatamente o projeto que você está gerenciando. Em que períodos de sua vida são mais anseados com os projetos em que esses períodos são livres. Basicamente ter seus projetos definidos nesta linha do tempo apenas ajuda você a ter uma visão mais clara e objetiva de como sua vida futura será semelhante também pode ajudá-lo a decidir se você deve assumir um novo projeto ou se você definitivamente não pode fazê-lo. É uma ótima maneira de sair
da bolha de moagem diária e ver as coisas em um quadro maior, o que ajudará você a definir melhor suas prioridades. Agora, a terceira regra de ter seu gerenciamento de projetos, ter uma maneira de ter outras pessoas em seu sistema. Isso basicamente permite colaboração e delegação. Isso é crucial se os projetos que você está gerenciando exigiram as entradas ou saídas de outras pessoas, porque caso contrário seu sistema não refletirá toda a progressão de um projeto. Isso refletirá apenas as coisas em que você está trabalhando,
o que, obviamente, não é uma imagem realista do que você está fazendo. O desafio aqui é ter as pessoas com as quais você está colaborando ou delegando usando esse mesmo sistema. Porque se um usa um e o outro
, fica mais complicado gerenciar tudo. Mas ainda assim, o recurso de adicionar outras pessoas ao seu sistema para basicamente atribuí-las a diferentes tarefas é um recurso crucial que o seu software deve ter. Então eu recomendo que, mesmo se você não usar Notion que é o que eu uso para encontrar um que permite para esses recursos porque é muito útil e benéfico. A quarta regra do gerenciamento de projetos será a que ajudará você a consolidar tudo e cada progresso que você tem feito ao longo da semana, durante todo o mês ou durante todo o ano. Trata-se de revisar o sistema, ver quais tarefas você fez
e, o mais importante, a maneira de adaptar seu sistema às circunstâncias atuais. Lembre-se, seu sistema é sua ferramenta e você deve ser o único gerenciando e não o oposto. Então, se algo mudar, você deve adaptar seu sistema para se ajustar a essas mudanças. Então você nunca deve se sentir mal por reorganizar projetos, reorganizar essas linhas, ou eliminar completamente algo. Então eu costumo revisar meu sistema muito rapidamente, duas vezes por dia, geralmente escrevendo a manhã quando eu começar a trabalhar. E depois, no final do dia, para ver o que preciso fazer para o dia seguinte. Mas isso geralmente me leva de dois a cinco minutos. É apenas uma maneira de eu ver mais ou menos quais tarefas eu preciso fazer hoje para avançar os projetos. No entanto, o que você pode fazer semanalmente, use rever o sistema mais detalhadamente e ver como os projetos estão realmente avançando. Portanto, este processo de revisão de seus projetos irá ajudá-lo de três maneiras diferentes. Primeiro, você encontra exatamente quais coisas você precisa
fazer diariamente que o ajudarão a avançar o projeto. Então, basicamente, isso serve como o Planeta Diário. Em segundo lugar, você tem a oportunidade de adaptar e alterar seus planos de acordo com novas informações em suas circunstâncias atuais. Então você sempre tem seu sistema encaixá-lo, encaixando em sua vida. E, finalmente, ao revisar seu sistema, muitas vezes você vê o progresso que está fazendo. E isso lhe dá mais motivação e vontade para continuar trabalhando em seus projetos. Com estas quatro regras principais em mente, eu realmente acredito que você quer agora pronto para colocar o gerenciamento de projetos em aplicação sem fazer todos os erros que eu fiz. Então, tome seu tempo para observar essas lições para entender as regras porque desgastado importante como ter o software perfeito e sistema perfeito é realmente entender o que está por trás desse sistema. E toda a razão para usar o gerenciamento de projetos e tarefas é ter um sistema para o resto de sua vida. Portanto, o foco inicial deve ser muito mais nos fundamentos do que nas ferramentas. Então eu espero que você tenha aprendido muito durante este vídeo e eu estou realmente animado para continuar nesta jornada. Vejo-te no próximo.
4. PM — erros comuns: Há dois erros comuns que as pessoas cometem ao fazer seu gerenciamento de projetos. E eles realmente querem cobri-los aqui muito rapidamente. O primeiro erro é ter um projeto muito amplo. E para ajudá-lo a entender esse erro, vou lhe dar um exemplo. Digamos que você trabalhe para uma empresa de consultoria e que uma de suas principais tarefas seja entregar relatórios aos clientes. Um projeto que é muito amplo é aquele que é chamado de projeto fígado para os clientes. Então isso não é específico. Ele basicamente não diz nada sobre o que você deve entregar e a quem você deve entregar. Então, nesse sentido, um projeto bem feito que não seja muito amplo ou muito estreito seria entregar um relatório ao cliente X sobre a produção de gás dos EUA? Eu não sei. Mas como você pode ver, ele tem o resultado claro que é o tipo de relatório você está produzindo e sobre o que e para quem você está entregando. No outro espectro, seu projeto também não deve ser muito estreito. Tomando este mesmo exemplo, um projecto demasiado estreito seria,
por exemplo, empresas de investigação que trabalham na produção de gás dos EUA. Então isso é muito estreito porque não é um projeto, é uma tarefa e o projeto principal é aquele relatório que você deve produzir sobre esse assunto. E uma das tarefas do projeto seria
pesquisar as empresas que trabalham nesse campo. Então isso é um projeto muito estreito que, em certo sentido, é uma tarefa que sempre se lembra que um projeto requer um conjunto de tarefas que devem ser concluídas. Neste caso, isso seria apenas uma única tarefa. Portanto, não é um projeto tendo esses erros comuns em mente nas quatro regras que falamos anteriormente, eu acho que você quer em uma posição perfeita para criar um sistema de gerenciamento de projetos incrível. Muito obrigado.
5. Gestão de tarefas — conclua seus projetos: Neste vídeo, vamos continuar com o sistema, desta vez passando para o gerenciamento de tarefas. E essas são as tarefas que ajudarão seus projetos a avançar. Eu vou usar listas de afazeres. Muitas vezes, o sistema que você vai aprender não tem nada a ver com uma lista de tarefas. Não tem nada a ver com o 10 lista de itens a fazer aleatórios com coisas de regar suas plantas para escrever um capítulo de um livro ou dois, levando seu filho para a escola. Em vez disso, todas as suas tarefas serão organizadas em, alocadas para um projeto específico. E isso vai refinar o sistema muito mais do que qualquer coisa que eu já tentei antes. Mas antes de lhe ensinar as regras de gerenciamento de tarefas, decidi compartilhar com vocês por que
decidi incorporar o gerenciamento de tarefas neste sistema. Quando eu começo a procurar gerenciamento de projetos, eu vi isso em livros, cursos, artigos e assim por diante. Então, certamente foi uma coisa. No entanto, depois de experimentar e dedicar algum tempo ao sistema, ao sistema de gerenciamento de projetos, encontrei uma enorme lacuna. E essa lacuna estava no fato de que quando você tem um sistema de gerenciamento de projetos, você tem uma maneira de gerenciar seus projetos. Mas você não tem como ver que os projetos estão avançando ou não estão. C, a gestão de projetos é um aspecto crucial da vida de qualquer pessoa, especialmente se você trabalha para uma empresa ou se você tem seu próprio negócio. Mas se você não combinar gerenciamento de projetos com gerenciamento de tarefas, você está criando um sistema que não suporta o principal motivo para configurar esse sistema, que é atingir seus objetivos, alcançar níveis mais altos de produtividade e honestamente fazer o progresso
diário faz quando eu experimentei pela primeira vez com gerenciamento de projetos, eu sabia que algo estava faltando. O progresso estava faltando. E é por isso que eu decidi criar um sistema complementar, que é gerenciamento de tarefas. Então, se você realmente quer que seu projeto seja concluído, você deve trabalhar no gerenciamento de tarefas. Para, quando isso em mente, podemos passar para os cinco princípios de gerenciamento de tarefas que ajudarão você a criar, manter e ter sucesso dentro do sistema geral. Estes princípios são simples e intuitivos, mas na minha experiência, eles podem fazer ou quebrar o sistema geral se você não prestar atenção neles e segui-los. O primeiro princípio é, as tarefas devem sempre pertencer a um determinado projeto. Como eu disse anteriormente, cada projeto deve ter mais de uma tarefa para ser considerado um projeto. Nesse mesmo sentido, uma tarefa deve sempre pertencer a um projeto. Então pode ser um relatório de negócios, uma reunião de negócios, ou sua própria agitação lateral. A chave está sempre combinando a tarefa com um projeto. E quando você não seguir esta regra, você terá dois sistemas que não se complementam. E você também corre o risco de ter uma lista de tarefas simples em vez de ter um sistema. O segundo princípio da gestão de tarefas é que as tarefas devem ser específicas. Toda vez que você cria uma tarefa, você deve se perguntar essa pergunta. Isto é claro e mensurável? A resposta para ambas as perguntas é sim, você provavelmente está fazendo certo? Então, digamos que você é responsável por entrar em contato algumas empresas com as quais sua empresa tem algumas conexões. E uma das tarefas que você cria são demônios da areia. Então a primeira pergunta é: isso é específico? E a resposta é, talvez seja especialmente adequado para você quem vai enviar o e-mail. Então, se você ver isso, você imediatamente sabe que tipo de e-mails você deve enviar. A segunda questão é: isso é mensurável? E a resposta é não, porque quantos e-mails você deve enviar? É 10? São 50 a 500? Então não há como medir seu progresso. Portanto, esta tarefa deve ser definida como areia 15 e-mails. E, claro, você poderia especificar a tarefa ainda mais como dizer enviar e-mails para acompanha XYZ, blá, blá, blá. Mas se é como você que vai completar a tarefa e você sabe, você pode fazê-lo em 30 minutos talvez você não precise ser tão específico afinal porque há uma troca entre ser muito específico e perder tempo detalhando a tarefa e apenas, você sabe, fazendo isso. Então você basicamente sempre deve ter o equilíbrio entre esses dois, esses dois componentes. O terceiro princípio é que as tarefas devem ter um prazo. O mesmo se aplica à gestão de projetos, mas desta vez, dar prazos para tarefas é ainda mais importante porque Normalmente as tarefas estão mais relacionadas com o curto prazo. Isto é, o que você vai fazer hoje, amanhã, ou na próxima semana. Então, quando você tem prazos, você realmente se certifica de que está fazendo honras de progresso em uma base atual e que seus projetos estão sendo atendidos. O quarto princípio é que as tarefas devem ser prioritárias. Durante esta aula, expressei minha preocupação com listas de tarefas
aleatórias porque quando criamos uma lista de tarefas, estamos basicamente configurando uma lista de coisas aleatórias. E chamamos-lhe um dia em que conseguimos realizar a maioria deles. Mas, na minha perspectiva, uma lista de afazeres tem duas falhas principais. A primeira é que está desorganizada por natureza. E a segunda é que cada tarefa parece ter a mesma prioridade. Por esta razão, um dos princípios mais importantes para o gerenciamento de tarefas é garantir que você saiba exatamente quais tarefas são uma prioridade e não me entenda mal. Eu ainda uso listas de tarefas para comprar coisas
no supermercado ou para lembrar itens que eu devo levar em uma viagem. Mas não confio em listas de tarefas para gerenciar o conteúdo que devo criar para meus cursos ou postagens de blog. E eu certamente não uso listas de afazeres para gerir o meu negócio. E isso acontece porque sei exatamente quais coisas são minha prioridade. Então eu não mexo com tarefas versus prioridades porque elas são diferentes. Não é a mesma coisa regar suas plantas para escrever um post de blog ou para chamar um cliente. Então, é muito crucial que você definiu cedo quais são suas prioridades. Agora, o quinto princípio é que as tarefas devem ser cumpridas. Algumas pessoas são planejadoras perfeitas. Eles têm dezenas de agendas. Eles usam os aplicativos de produtividade mais recentes. E eles estão sempre atualizados sobre a inovação mais recente e não há nada de errado com essa abordagem. O problema surge quando aquelas pessoas que são planejadores
perfeitos conseguiram fazer praticamente nada. Você pode ter inventado o melhor sistema. Mas se você não colocar no trabalho e você não concluir as tarefas que você configurou para fazer, então todo o sistema está configurado para falha. Então, se você tem a tendência de sempre tentar descobrir a ferramenta mais recente,
primeiro, pergunte a si mesmo, minhas tarefas atuais estão sendo cumpridas? Se a resposta for sim, então talvez você possa ir e tentar encontrar outro sistema. Mas se a resposta for não,
por favor, tente refinar primeiro sua disciplina e uma maneira de obter as coisas que deveria ser feito. E estes eram os cinco princípios da gestão de tarefas. Primeiro, as tarefas devem ser sempre parte de um projeto em andamento. Em segundo lugar, as tarefas devem ser específicas. Em terceiro lugar, as tarefas devem ter um prazo. 4º, as tarefas devem ser uma prioridade. E, finalmente, quinto, as tarefas devem ser cumpridas. Não, você não precisa memorizar todos esses cinco princípios e recitar para ele diariamente, mas simplesmente refletir sobre o impacto que o sistema poderia ter em sua vida, especialmente quando você leva os princípios em conta. Ter um sistema bem gerenciado pode literalmente ser a diferença entre realizar o projeto e nunca terminá-lo. Pode ser a diferença entre ser promovido ou nem tentar. E pode ser a diferença entre uma vida próspera e uma não muito bem sucedida. Agora, eu realmente espero que você esteja animado ambos
os sistemas em prática e comece a colher os benefícios, tanto em termos de produtividade quanto de motivação. Em não se esqueça que a combinação dos sistemas é o que realmente aumenta os ganhos em termos de sua produtividade. No vídeo a seguir, vou mostrar-lhe como eu criei ambos os sistemas dentro do Notion e como eles estão conectados. Se você não usar o Notion, ele ainda será uma inspiração para você independentemente do software que você usa, porque você verá o meu padrão de pote ao criar o sistema e você sempre pode replicar mais ou menos com um software. Muito obrigado por assistir UTIN no próximo vídeo.
6. Tutorial de noção — gerenciamento de projetos e tarefas: Olá e bem-vindo à minha tela. Como eu disse anteriormente, vou mostrar passo a passo como criar um sistema de gerenciamento de projetos e tarefas dentro do Notion e como eu os uni. E se você está curioso sobre o Notion e você nunca ouviu falar dele, eu recomendo que você verifique esta ferramenta porque ela é gratuita. Ele tem funcionalidades extensas em, tornou-se, no ano passado,
o único aplicativo que eu uso para gerenciar meus projetos, minhas tarefas, as notas, eu tomo, os hábitos, eu quero manter o controle dos objetivos que eu tenho muito mais então noção como apenas esta ferramenta poderosa. Ok, então vamos começar. Durante este vídeo, vou mostrar-lhe como criar esta página,
que é a página chamada áreas e você vai ver como é útil, em seguida, como criar a página do projeto. E eu vou compartilhar para mostrar como você pode fazer isso em como usá-lo, e então como gerenciar suas tarefas com esse banco de dados e como ele pode ser usado. Ok, então vamos começar e você pode começar adicionando uma nova página aqui. E vamos chamar-lhe áreas. E basicamente a razão pela qual estamos criando uma página chamada áreas é diferenciar projetos que se encaixam na minha vida pessoal. Então essa seria a área pessoal, meu negócio, minha vida profissional, minha tese de mestrado. Basicamente, isso me ajuda a diferenciar diferentes áreas da minha vida em basicamente classificar projetos através de áreas que podem se tornar muito úteis, especialmente se você gerenciar um monte de projetos. Ok, então a primeira coisa é depois de nomear as áreas da página, você vai para este botão aqui e você vai adicionar um banco de dados aqui. E este que é chamado, desculpe, podemos adicionar uma lista ou uma tabela. É do jeito que você mais gosta, mas prefiro trabalhar com mesas. Então agora você pode nomeá-lo novamente como áreas da minha vida ou como você quiser chamá-lo. E então aqui, o nome, você nomeará as áreas de sua vida. Então, digamos pessoal, digamos profissional, e digamos negócios. Ok? Agora, aqui você vai adicionar mais duas propriedades adicionais, mas somente depois de adicionar os projetos e tarefas. Então, vamos já passar para o próximo, e então eu vou voltar e ver como você pode relacionar esse banco de dados chamado áreas com
o banco de dados chamado projetos em com um banco de dados chamado tarefas. Mas eu mostro-lhes depois, crianças. Então vamos para Editar página e vai me levar a projetos. E faremos exatamente a mesma coisa. Vamos ao banco de dados e adicionamos uma tabela. Então vamos chamá-lo de novo Projetos. E aqui vamos ter o nome do projeto. Então eu estou pronto para criar um projeto aqui. Então você pode ver como um bom exemplo já. Então, digamos que na minha vida pessoal, eu quero, deixe-me pensar, criar o hábito de ir ao ginásio três vezes por semana. Isso seria, então isso é muito importante. Agora podemos ter outras propriedades aqui nesta tabela que podem ser muito, muito úteis. Então vamos pensar quando,
quando crítico, pensamos que falamos de uma coisa crítica. Falamos de projetos, uma necessidade de ter um prazo. Então vamos aqui em, vamos selecionar o tipo de propriedade no Finder um chamado data, desculpe, data. E vamos chamar-lhe essa linha. Então, digamos que eu queira formar esse hábito até julho de 2021. É. Então vamos pensar de novo. O que seria útil ter em um projeto? O que eu posso pensar é basicamente uma propriedade que me diz para o projeto está concluído, o projeto está em andamento, está progredindo ou se ele ainda não começou. Então vamos até aqui e selecionar esta propriedade. Essa é a seleção múltipla. E vamos nomeá-lo como estado. Agora aqui, você deve criar uma opção, e nós vamos criar três opções. O primeiro não é iniciado, modo que seria um projecto que ainda não foi iniciado. Então vamos criar outro que seria chamado em progresso e outro chamado feito. Eu mudaria as cores para combinar com nossos próprios códigos de cores, certo? Porque quando é verde, é feito amarelo em progresso e vermelho não iniciado. Então estas seriam as três propriedades. Mas uma vez que você os criou, você pode simplesmente excluí-los. Entrada apenas aquele que se encaixa neste projeto específico aqui. Então, neste caso, estaria em andamento. Agora, outra propriedade de projetos que é muito útil é compartilhar o projeto com outra pessoa. E então o que eu faria é criar uma coluna que é chamada como, como esta propriedade chamada pessoa, que significa que você pode basicamente mencionar pessoas com quem você está trabalhando. E assim eles sabem que eles são os responsáveis pelo projeto. Então você poderia criar uma pessoa e então você colocaria aqui responsável. Então, neste caso, eu seria o único para me selecionar aqui, mas isso é meio inútil para ser honesto. Agora, vamos criar duas colunas adicionais aqui, e eu vou dizer-lhe para assistir em um segundo. Mas agora vamos passar para as tarefas e eu vou mostrar a vocês como vamos integrar todos os três bancos de dados. Então vamos criar outra página chamada tarefas. E novamente, estamos fazendo a mesma coisa. Vamos criar uma tabela de banco de dados em linha. Novamente, tarefas. Aqui podemos colocar o nome da tarefa e vamos fazer a mesma coisa. Então prazo. E agora a propriedade como um encontro. E então nós também podemos adicionar o estado, que seria um multi-select e digamos feito em andamento e não iniciado. E eu realmente daria, oops, o que aconteceu com essa? Não começou. E eu daria a eles as mesmas cores que fizemos antes. Então, em progresso. Aqui, seria lido. Novamente. Vamos colocar outra coluna sobre a pessoa que é responsável por isso. E você pode marcar, marcar pessoas diferentes responsáveis por uma tarefa específica. E novamente, vamos criar duas colunas adicionais. Agora, vamos pensar no projeto que
escolhi para ir ao ginásio três vezes por semana. Vamos pensar em uma tarefa que poderia, que poderia ser uma parte desse projeto. Pelo que estou a pensar, pode estar a inscrever-se na academia. Então, inscrever-se na academia e isso seria como um gene específico que você tem perto de sua casa. E isso será uma tarefa. Agora vamos selecionar o prazo. Quero inscrever-me no ginásio e até ao fim desta semana. Ok. E então, claro, eu seria o responsável, mas eu não vou realmente colocá-lo aqui mesmo que eu pudesse, mas é meio inútil para ser honesto. Ok, então, como você se lembra, nós criamos duas colunas adicionais aqui. Na verdade, temos três, então deixe-me deletar este. Criamos duas colunas adicionais em cada uma
das páginas que não fizemos ainda não preenchemos. Então vamos pensar sobre isso. Então temos uma página chamada áreas. E dentro de cada uma das áreas teremos projetos diferentes, certo? Então o que queremos é relacionar esta coluna aqui com os projetos que temos aqui em relacionar esta coluna aqui com as tarefas. Então o que vamos fazer é passar para o tipo de propriedade. E vamos criar um que diga relação aqui. E isso igualmente como diz, permite
que páginas neste banco de dados referenciem páginas em outra, e isso é exatamente o que queremos. Então precisamos selecionar um banco de dados. Então vamos chamá-lo. Como é que lhe chamamos? Era chamado de projetos. Então este seria o único e nós criamos uma relação e nós nomeamos projetos. Agora, como você pode ver, já
podemos ver o projeto que criamos antes. E vamos adicioná-lo aqui. Então, dentro do pessoal, atualmente tenho esse projeto de ir ao ginásio três vezes por semana. E agora, se eu for para projetos, você pode ver que já há algo aqui. E isso é porque a noção meio que se relaciona de uma forma a outra. Então, quando eu realmente criar duas colunas, eu não precisava porque é basicamente inteligente e na galeria faz isso para mim porque eu criei um relacionamento aqui em áreas. Assim, ele conecta automaticamente no campo do projeto. Então vamos mudar o nome para áreas porque a área é pessoal. E novamente aqui, pense nisso. Temos este projeto aqui no que queremos é relacionar o pessoal, a área de pessoal com tarefas que também fazem parte da área pessoal. Então vamos fazer a mesma coisa, passar para Relação. Mas desta vez vamos selecionar Tarefas. E vamos nomear tarefas. Agora porque isso é, nós já sabemos que tarefa vai aparecer, certo? Inscrevendo-se no XX, Jim. E nós vamos selecioná-lo. Como você pode ver, nós já temos as conexões aqui. Agora, se formos para projetos, temos áreas, mas ainda precisamos adicionar tarefas aqui. Então vamos fazer a mesma coisa. Portanto, já o temos conectado a áreas agora precisamos de tarefas. Então vamos para a relação tipo de propriedade. Agora estamos adicionando tarefas. E podemos excluir essa coluna e nomear essa tarefa. Agora, se você se lembra, qual era a tarefa associada a este projeto é se inscrever na academia. Então, já está conectado aqui. Agora, a única coisa que resta são as tarefas. Mas como já conectamos as tarefas tanto para as áreas do projeto, as colunas já estão aparecendo aqui para que possamos realmente excluir esses dois. Eu meio que esqueci que isso já faz isso automaticamente, mas tudo bem. Então, agora vamos. Vamos mudar o nome aqui para apenas áreas. Como já se conecta à área pessoal. E agora projetos, porque ele já se conecta ao projeto. Então vamos apenas dizer que isso não foi iniciado porque eu ainda não contatei o ginásio. E agora já posso ver todas as conexões entre as áreas, os projetos e as tarefas. Agora vou criar outro projeto e mostrar a vocês como isso seria feito. Então desta vez eu vou criar um projeto profissional. Então, digamos que vou conseguir um novo emprego. Então este seria o projeto conseguir um novo emprego. Isso poderia ser mais específico como trabalho em uma empresa específica com um departamento específico específico de um departamento específico. Mas vamos manter isso simples para o exemplo. E eu quero um novo emprego até o final de junho. E isso estaria em andamento para, um, o responsável com ele antes aqui, nós também poderíamos adicioná-lo. Como eu disse, é inútil. Então agora vamos passar para as tarefas. Desculpe, esqueci de mostrar que aqui você já pode ter acesso às áreas. Então, aqui você já pode selecionar profissional nas áreas. E se eu for para as áreas, ele já tem o projeto de conseguir um novo emprego. Então isso conecta tudo muito rápido automaticamente. Agora a próxima coisa é criar uma tarefa no primeiro teste que vamos relacionar com a obtenção um novo emprego será entrar em contato ou enviar CV para cinco empresas. E vamos fazer isso até domingo. Ok? Digamos que não começou. E aqui só precisamos conectá-lo com áreas, como dissemos, é profissional e então precisamos conectá-lo com um projeto, que é conseguir um novo emprego. Agora, se eu voltar a projetos, verei que isso já está relacionado com a tarefa. Então eu poderia adicionar umas 20 tarefas diferentes para o mesmo projeto. O projeto de conseguir um novo emprego. E todas as 20 tarefas apareceriam aqui. Então isso faz a conexão automática. É por isso que este sistema é tão poderoso porque você só precisa adicionar coisas em basicamente um ou dois lugares em. Ele já conecta tudo e torna seu trabalho mais fácil. Então, novamente, aqui em áreas já está conectado para a tarefa, para o projeto. Então é basicamente isso, como se meu sistema fosse exatamente isso. A diferença é que eu já tenho dezenas e dezenas de projetos e centenas de tarefas, mas é exatamente assim que você começa. Vou deixar isto um pouco mais bonito porque acho que fica melhor. Se pudéssemos ter uma organização como eu tinha antes. Então projetos. E então talvez tarefas como esta. E isso seria como sua maneira de organizar suas tarefas de projeto. E, claro, por área dentro da noção. Como eu disse, a noção é tão poderosa ferramenta que você pode usar em compartilhamento com outras pessoas. Então aqui, usando a propriedade de quem é o responsável pelo que você poderia realmente gostar, dar a pessoas ou muitas pessoas tarefas muito diferentes e ter tudo organizado em um só lugar. Então eu recomendo que você use o Notion. E eu, com sorte, eu te mostrei passo a passo como você pode construir exatamente a mesma coisa dentro da sua conta Notion. Muito obrigado.
7. Conclusão: Muito obrigado por assistir a esta aula até o fim. Espero que você esteja animado para trazer tanto o gerenciamento de projetos quanto os sistemas de gerenciamento de tarefas em sua vida. Durante esta aula, você aprenderá exatamente o que o gerenciamento de projetos e tarefas realmente são. Você aprendeu a implementá-los em sua vida, seus principais princípios. E você também me viu criando meu próprio sistema dentro do Notion. E eu não sei quanto a vocês, mas toda vez que penso no aumento da produtividade que posso ter, apenas usando este sistema, já me sinto mais motivado a continuar
trabalhando para o meu pessoal e profissional metas. E por causa disso, o projeto para esta aula é para você implementar este sistema em sua vida, em compartilhar seus resultados na discussão, eu adoraria ver seu sistema e como você escolheu para organizá-lo. E o mais importante, eu adoraria ver os resultados que você tem tido com ele. E é isso. Estou muito feliz por ter tido a oportunidade de compartilhar essas informações com você porque sei que isso pode mudar a maneira como você gerencia seu tempo, a maneira como você gerencia suas tarefas e a maneira como gerencia seus projetos. Se você está interessado no meu conteúdo, você pode ir ao meu blog e se inscrever para uma aula de produtividade gratuita que irá ajudá-lo a triplicar seus níveis de produtividade. Mais uma vez, muito obrigado por assistir esta classe UTIN, nós conhecemos suas aulas.
Filipa Canelas, Content Strategist & Content Creator
