Como escrever um caso de negócios

1. Introdução ao desenvolvimento de casos: Olá, meu nome é Shane. Neste curso, aprenderemos sobre o desenvolvimento de casos de negócios. O que é um business case? Business case reúne os benefícios, desvantagens, custos e riscos da situação atual e visão futura para que a gerência executiva possa decidir se um projeto deve prosseguir. Casos de negócios usados para decidir se vamos assumir um projeto. É um processo de tomada de decisão e uma forma de escrita para estabelecer uma comunicação clara, avaliação clara de uma decisão. É bom para se comunicar de um departamento para outro, possivelmente um processo de aprovação. Para dizer, esta é uma decisão que gostaríamos de tomar. Estes são os resultados que percebemos para ver com isso. Esses também são os riscos associados. Semelhante a um plano de negócios que você leva em conta, os riscos associados, o resultado ideal. Isso se refere principalmente a uma decisão de negócios que queremos dar uma olhada e ver, faz sentido que nossa empresa esteja fazendo isso caso a caso. Essa decisão faz sentido? 2. O que é um caso de negócios e por que você deve criar: O que é um business case? Business case reúne os benefícios, desvantagens, custos e riscos da situação atual e a visão futura de que a gerência executiva pode decidir se um projeto deve prosseguir. Casos de negócios usados para decidir se vamos assumir um projeto e acompanhar. Se eu tiver uma ideia, digamos que vou adicionar um novo local, vou trazer novos equipamentos. Vou fazer uma fusão ou uma aquisição e quero estabelecer, agora, isso faz sentido? Posso fazer um caso de negócios. Seríamos justificar por que vou fazer alguma coisa e garantir que ela esteja sendo analisada adequadamente. Ao fazer isso, ele fornece uma comunicação clara. Todos os níveis de gerenciamento dizem que é por isso que essa equipe específica quer realizar este projeto. Os benefícios para o negócio, os riscos associados, o custo associado e o que devemos esperar ver do empreendido para garantir que ele se alinhe com as metas gerais de negócios. Eu crio um business case. Há uma boa razão para criar um caso de negócios é justificar por que algo deve ser feito e examinar as ramificações financeiras de fazê-lo. Digamos que vou dar uma olhada na atualização de equipamentos na minha fábrica. Eu tenho uma fábrica que está usando máquinas de prensas e fizemos peças para vários fornecedores. Pressionamos peças e depois as enviamos para fora, colocamos as chapeadas, elas são enviadas de volta e depois as enviamos para um fabricante de automóveis. Fizemos uma parte que fica presa a um assento. Podemos fazer outra parte que fica presa a uma roda. Bem, algumas partes diferentes. Principalmente, trabalhamos com dois diferentes fabricantes de automóveis diferentes fazem as duas principais partes diferentes. A receita principal é em duas partes. Podemos dar uma olhada nisso e dizer, tudo bem, não faz sentido atualizarmos o equipamento de fazer todas as nossas peças. Enquanto faz sentido atualizar apenas o equipamento para nossos trabalhos nessas duas partes que fazemos que geraram essa receita. Queremos olhar para as coisas em torno disso. Então, se essas duas partes podem estar gerando receita apenas para os próximos três anos, ainda faz sentido comprar equipamentos? O equipamento pode estar sendo degradado agora e ligado. relance, pode fazer sentido atualizar o equipamento, mas se dizer que nosso contrato está em alta no final do ano para essas peças e não sabemos que vamos conseguir esse contrato. Mais uma vez. Pode não fazer sentido atualizar este equipamento porque a atualização deste equipamento pode significar enquanto está preso a ter equipamentos especializados. Agora, para o futuro previsível que talvez não precisemos de tanta abundância quanto temos. Porque se esse contrato não for aprovado, talvez isso não rastreado o justifique. Mas se não examinarmos uma situação, talvez não percebamos que de relance, vemos que temos um equipamento que realmente precisa ser substituído provavelmente nos próximos 18 meses, porque continuamente como seus problemas. Dar um passo atrás, olhar para toda a situação realmente nos dá uma melhor visão de nota, esse projeto faz sentido fazer? Talvez desejemos adicionar mais locais. Dando uma olhada nas ramificações disso, temos temos de novo, temos o negócio para justificar isso? Temos o trabalho para justificar isso? Precisamos desse espaço adicional? Quanto tempo vamos levar para recuperar o custo desse espaço onde todos os riscos associados. Essas são coisas que vamos precisar saber. Talvez o que eu queira analisar uma fusão com outra empresa que esteja no mesmo espaço ou similar, o que vamos ganhar? O que realmente vamos perder seguindo esse caminho? Muito importante dar uma olhada em todas essas coisas quando estamos tomando decisões comerciais importantes, especialmente são muito caras. Agora, atualizar um equipamento soa como uma coisa muito simples de se fazer e acompanhar. Mas quando você olha para equipamentos que em algum momento podem custar milhões de dólares, não é uma coisa simples de se fazer. Não é um simples curso de ação a ser tomado para uma empresa. É algo que precisa ser pensado e cronometrado adequadamente. preso era a quantidade apropriada de consideração e a mesclava. 3. As partes de um caso de negócios e visão geral: As peças são business case. Temos uma visão geral semelhante a um resumo. O que há dentro desse business case? Tínhamos a estratégia e os objetivos. O que estamos tentando alcançar? Qual é a estratégia? Esboços do projeto, esboço simples do que somos, o que vamos realizar e como isso vai parecer. Acompanha a linha do tempo e o plano. Como estamos planejando isso? Fica simples para alguém entender de relance. Isso é o que estamos tentando fazer. É assim que ele deve planejar a linha do tempo de forma inteligente. Os benefícios de fazer isso. Essencialmente, por que devemos fazer isso? Bem, os riscos. Por que não devemos fazer esta manhã para ver por que você não deve fazer as coisas, especialmente quando vai ser caro para uma empresa fazer. Os custos econômicos. Agora, o que estamos perdendo economicamente por fazer isso? O que estamos ganhando economicamente para fazer isso? Recomendações. São recomendações da proposta. Ou você recomenda fazer este caso? Você recomenda não fazer isso? Imagine que você recomendar certas coisas. Neste caso. Talvez este seja um projeto que só deve ser feito se certas coisas forem atendidas. Portanto, devemos comprar equipamentos somente se renovarmos o contrato com o fabricante de automóveis XYZ por um período de três anos. Isso justificaria a compra do equipamento. Claro, temos um resumo que encerra tudo. Visão geral. Vamos criar um resumo executivo. Um resumo executivo deve fornecer o seguinte resumo do problema que você pretende resolver. Uma visão geral das possíveis soluções para alcançar e o custo. Benefícios de desempenho. Inclua colaboradores e pessoas que terão sido consultadas, reflitam o suporte interno e forneça ao tomador de decisão mais competência e seu caso de negócios. O que isso significa está centralmente dentro desta visão geral, queremos poder dizer, recomendamos neste caso. E essas são as pessoas que temos nos apoiando. Se estivermos olhando para o equipamento que iremos obter porque renovamos esse acordo. Então conversamos com a equipe de manutenção e o gerente de manutenção disse: Sim, esta máquina precisa constantemente ser reparada e vai nos custar X quantia de dinheiro para continuar reparando. Conversamos com a engenharia que continua tendo construir um novo. Continua tendo que projetar novas peças para encaixar especialmente dentro dela, porque talvez seja uma máquina especializada. Bem, continuamos tendo que projetar nova peça para que você esteja separado, misturado um pouco mais de tempo causa mais dinheiro. Agora somamos. No ponto de aplicação de um cliente, continuamos tendo que adicionar todos esses custos, todos esses custos, todos os seus custos. Então, trazemos todos esses especialistas. Nós trazemos. Se trouxermos alguém das finanças, dizemos: Ei, há alguém das finanças. Vp of Finance tem sim. termos de custo, faz sentido irmos em frente e obter novos equipamentos porque este equipamento vai se depreciar de uma forma que faça mais sentido financeiramente para nós termos nos livros do que este velho pacífico. Se consertarmos esse equipamento antigo, ele realmente não vai nos ajudar. Nos livros. Este novo equipamento carrega mais. E o novo equipamento também vai durar mais tempo. E nós financeiramente teremos receita chegando basicamente garantida com base em nossos contratos. Então, sim, é muito seguro para o TBI. Muito importante ter basicamente referências de suporte interno. Porque essas são as pessoas que vão apoiá-lo nas decisões aqui e dizer: Sim, é por isso que isso faz sentido fazer ou isso não faz sentido fazer. Faça backup de seu business case. 4. Objetivos de negócios: Não é uma estratégia e objetivos. Esteja ciente dos ângulos de estratégia gerais da sua organização. Se sua proposta for contra-intuitiva, essas metas, ganhar aprovação ou fundos podem ser muito, muito difíceis. Manter-se em linha com a estratégia da organização mostra um caminho claro para como seu projeto pode ajudar a empresa a atingir suas metas. O que quero dizer com isso é quando estamos pensando em tentar aprovar um projeto e tentar criar uma razão para que precisamos fazer algo. Você deveria fazer isso. Interesses. Alinhe isso com o que a empresa já está fazendo. A ideia não deve sair do campo esquerdo. Você não deve acompanhar a venda de artigos esportivos. E então você vem com a ideia de ter um caso de negócios para vender carboidratos de repente. Essas duas coisas não são complementares. Não faça sentido. A estratégia de negócios provavelmente não faz sentido, as metas não se alinham. É importante entender se suas contas e caso de negócios exigem ou não uma mudança de filosofia dentro da empresa onde a próxima organização está estruturada e operada. Seu caso de negócios exigirá mudanças estruturais. Você precisará explicar um efeito de ondulação mais amplo dentro do business case. Configure isso dentro de sua estratégia, dentro de seus objetivos, e realmente conte isso com as pessoas que você está referenciando dizendo que isso deve funcionar. Leve em conta uma visão mais ampla e o que isso parece ser um efeito de ondulação fora de um curto prazo e a despesa do projeto. Isso aumenta a credibilidade e a substância dentro de sua proposta porque bem como o sistema. Com a compreensão de quais mudanças são necessárias, ele mostra quais devem ser as ramificações de longo prazo dessa mudança. Nós trazemos um novo equipamento. Essa nova peça de equipamento precisa de menos manutenção. Porque precisamos de menos manutenção nele. A equipe de manutenção está trabalhando menos horas extras porque agora eles estão trabalhando em torno de cinco horas extras por semana e tem cinco horas extras podem estar consumindo apenas nesta máquina. Agora, a cada duas semanas, eles estão trabalhando apenas duas horas extras. Então, estamos economizando X quantia de dinheiro apenas nisso. E temos uma máquina mais confiável, por isso não temos tempo de inatividade na máquina. Duas coisas começam na pilha. As coisas começaram a espiralar. As coisas começaram a ter um efeito cascata em toda a organização. À medida que você tem alterações, você precisa ter certeza de que está colocando-as e está adicionando-as. Porque esse efeito de ondulação realmente adiciona muita validade ao motivo pelo qual você deve fazer alguma coisa. Porque não mudou tanto o equipamento porque os novos obviamente vão mudar o equipamento porque está desperdiçando o tempo de tantas pessoas. Está fazendo com que tenhamos horas extras. Está quebrando. Está diminuindo a produtividade. Não é confiável. Muitos motivos mudam isso. Essas razões devolvem muitas coisas diferentes. Uma dessas coisas é o tempo. Fabricação no tempo no chão. Vezes a equipe de manutenção trabalhando em outras máquinas. Obtendo menos horas extras. As horas extras são caras. Heap focado em metas, mantenha-se focado na estratégia de negócios. Esboço do projeto. Este será um esboço conciso e informativo baseado em dados confiáveis que você pode usar para adicionar peso ao business case. Aqui estão seus fundamentos que ajudarão o revisor entender melhor sua proposta. Você quer ser capaz de afirmar claramente, propondo o projeto. Certifique-se de que as necessidades comerciais sejam atendidas, inclua uma análise clara do problema. Isso ocorre porque, se os revisores não conseguirem entender o problema completamente, eles não entenderão por que resolvê-lo é realmente necessário. O que, por sua vez, pode limitar sucessivos seu caso pode ser rejeitado. Então eu tenho esse equipamento. Eu digo, Ei, o equipamento vendido, precisamos substituí-lo. E esse é essencialmente meu caso então. Bem, só porque é antigo não significa que ele precisa ser substituído. Eu poderia ter um carro antigo e enquanto ele me levar de a a b, essencialmente a, servindo seu propósito do negócio. Não tem que parecer bom, só tem que me levar de a a b. Eu não disse, bem, o equipamento está nos atrasando. O equipamento está nos custando horas extras. O equipamento está quebrando. Essas coisas precisam estar lá. E o efeito de ondulação tem que ser mostrado. Porque, de outra forma, esse revisor não vai entender por que o business case é necessário. Precisamos fornecer dados que mostrem urgência para o problema. Dados numéricos que mostram o que vamos ganhar. Dados como no nosso caso do maquinário, vamos conseguir. Como as horas. Vamos dizer, vamos dizer que horas de produção desde o tempo de inatividade, tendo que reparar a máquina, vamos economizar horas de manutenção horas extras porque eles não terão que funcionar na máquina tanto. E talvez essa nova máquina seja mais rápida. Então, seremos capazes de produzir peças mais rapidamente. Porque podemos produzir peças mais rapidamente. Talvez possamos realmente assumir mais contratos com o mesmo número de funcionários. Vai ser interessante. Queremos definir quais áreas do negócio serão afetadas. Então, quais áreas serão afetadas? Talvez seja apenas as linhas de produção 12 serem efetuadas. É isso. Talvez seja tudo o que trabalha na planta número um. Mas todos que são afetados precisam ser contados. Lead, inclua opções. Opções para resolver o problema e relacionar duas seções restantes para colocar a proposta. Para isso, vamos criar mais algumas seções. Está delineado que vai dizer, Ei, aqui está o que mais poderíamos fazer. Se você estiver interrompendo o status quo. Você quer ter uma opção especialmente mais fácil que esteja mais alinhada com algo que a empresa normalmente faria. Você pode até ter uma opção que é basicamente a opção um. Não fazemos nada. Opção dois, fazemos isso. Queremos ter o impacto de incluir a situação atual. Portanto, se a opção um não fizer nada, mantenha a máquina atual. Queremos incluir o impacto disso. Temos mão-de-obra, nossos problemas ainda, temos os problemas de produção ainda temos atrasos na produção. Não confiável. Queremos resolver esse problema e garantir que os problemas enfrentados de forma muito real com as opções que são apresentadas. Muito raramente fazem problemas em uma solução. Precisamos incluir detalhes com cronogramas alternativos se as opções tiverem horários diferentes. Então, talvez a opção um possa ser feita em dois meses. A opção três pode ser feita em quatro meses. Basta incluir alguns horários diferentes para garantir que os tomadores de decisão entendam que essas diferentes opções podem ser feitas ao mesmo tempo. Haverá alguma mudança em cada opção. Fazer referência aos padrões e diretrizes do setor que seu projeto alinha feridas também pode ter um efeito positivo. Nesta parte. Porque estamos delineando o projeto. E estamos dizendo que a opção 1 faz esse padrão do setor. A opção 1 faz XYZ. O padrão da indústria é XYZ menos dois. A opção dois é igual a XYZ menos três. O padrão da indústria é XYZ menos dois. Então, estaríamos fazendo acima do padrão da indústria. Estaríamos indo melhor do que padrão da indústria se passássemos com a opção. Esses tipos de coisas, fazem sentido. Estávamos referenciando e dizendo: Olha, somos melhores do que o resto, do que o padrão da indústria. Se fizermos isso ou estamos atendendo padrão do setor fazendo essas coisas. Mas certas opções podem estar fora do padrão da indústria. E precisamos ter certeza de que eles estão claramente descritos. Quer utilizar ferramentas visuais. Então, se tivermos gráficos ou gráficos que façam sentido adicionar, queremos adicioná-los. Quero ter certeza de que é muito claro, muito fácil de entender. 5. Linha do tempo, plano, benefícios e riscos: Para nossa linha do tempo e planta, um plano estratégico detalhado da linha do tempo deve cobrir como você alcançará o resultado desejado. Inclua marcos importantes com entregas significativas em cada marco. Mas entregas significativas. Não quero dizer que algo chegou às instalações. Há um objetivo alcançável, algo substancial. O projeto atingiu um ponto em que teve alguma medida de pequeno sucesso. Você pode dizer que o projeto passou pelo primeiro estágio, que estamos quebrando por etapas, deve delinear quais recursos serão necessários. Você deve ter uma indicação clara das funções e responsabilidades necessárias para este projeto. Quando delineado como o projeto será monitorado e nós iremos os principais indicadores de desempenho ou KPIs, serão implementados para garantir que as metas sejam alcançadas nas várias etapas. Quer passar por cima se planejamos ter um impacto nos eventos organizacionais existentes, que algo como causar um desligamento, mudança estrutural. Pode ser como um problema de TI ou você implementa um novo sistema de TI, precisamos encerrar o suporte de TI por duas horas. Não, qualquer coisa assim precisa ser descrita aqui quando esses cronogramas acontecerem. Então, vamos colocá-lo nesta nova peça de maquinaria. Haverá tempo de inatividade. Talvez essa nova peça de maquinaria nos exija. Fechamos na quinta-feira e temos uma equipe que trabalha sexta a sexta a domingo para marcar isso. Isso é algo que precisa ser colocado lá para isso porque vamos ter horas extras da equipe trabalhando naquele fim de semana, mas só será naquele fim de semana. Vamos perder tempo de fabricação por tê-lo configurado na quinta, sexta-feira, mas ele estará funcionando, deve estar funcionando na segunda-feira. Quer fazer uma linha do tempo e uma planta detalhadas . Sabemos no que estamos nos metendo. Se estiver sendo definido como economia detalhada em termos de receita e produtividade, o resultado é alcançar maior eficiência. Uma representação efetiva dos benefícios incluirá benefícios financeiros mensuráveis. Impacto social. Informações detalhadas sobre como esses dados mudarão o desempenho da empresa. Quando falamos de benefícios mensuráveis. Quando estamos falando de retorno sobre o investimento, o que vamos gastar tanto dinheiro, vamos gastar um milhão de dólares, mas isso nos dará a capacidade de gerar US $20 milhões. Então temos que gastar um milhão, degenerar 20 milhões. É um bom investimento, é um bom negócio. Qualquer um faria esse investimento se pudesse ser provado. Você está fazendo neste caso é provar que faz sentido dobrar esse milhão, para fazer esses 20 milhões nos próximos 20 anos desta máquina. O que queremos fazer é garantir que descrevemos claramente descrevemos claramente todos os impactos que teremos. Os benefícios. Os benefícios são claramente compreendidos porque é aqui que você realmente brilha com isso. Digamos, isso é 100% por isso que devemos fazê-lo. É por isso que você deve estar animado para fazer isso, para dar uma olhada nos riscos. Lembre-se de cobrir todos os riscos. tomadores de decisão precisam saber sobre o associado a este projeto. Sempre que estamos chegando um projeto que surgirá com uma ideia, os riscos são a parte menos divertida para dar uma olhada. É porque queremos pensar que o projeto de borracha que estamos fazendo, vai ser tudo sol e rosas. Vai ficar ótimo. Mas, de forma realista, existem riscos associados. Há uma desvantagem em tudo. E temos que nos certificar de que estamos levando esses riscos em associação. Portanto, riscos associados ao problema e à probabilidade de aqueles ocorrerem. É fácil definir termos baixa, média ou alta chance desses atuais. Considerando o exemplo que estamos usando. Então, estamos ligando a peça de equipamento. Sabe, qual é o risco associado de perdermos um dia extra de tempo de inatividade? É uma baixa chance de risco que perderíamos um dia extra de tempo de inatividade com base em nos dar domingo como um amortecedor. Então, planejamos para quinta, sexta, sábado, domingo para resolver as torções, a configuração da máquina. Se houver problemas importantes na quinta, sexta, sábado, devemos ser capazes de resolver isso até domingo. Segunda-feira, não devemos perder essa produtividade. consideração de baixo risco de ameaças e oportunidades realmente será muito importante porque pode inibir ou maximizar o retorno do projeto. Se dermos uma olhada nisso e percebermos que os riscos não superam os benefícios. Obviamente, não devemos perder. Talvez o que seja considerado um pequeno risco para nós uma vez que ele vai para a alta gerência. E eles dão uma olhada. principais tomadores de decisão dão uma olhada. principais tomadores de decisão podem ver isso e pensar em outros projetos que estamos fazendo e como esse projeto pode amplificar os riscos associados a outros projetos. E pode fazer menos sentido fazer esse projeto por causa disso. Sim, riscos e opções vinculadas a eles precisam ser apresentados. Se esse risco acontecer, talvez seja necessário apresentar uma opção. De volta ao exemplo de um equipamento que estamos comprando, perderemos aquela segunda-feira de produtividade. O que fazemos com essa equipe? Nós dizemos a eles que você não trabalha naquele dia e agora perdemos que eles perdem isso, certo? Eles perdem essa renda. Decidimos que os pagamos? Decidimos que há outras coisas para eles fazerem na loja? O que fazemos? Você teria alguma planta? 6. Custos econômicos, recomendações, resumo: Queremos dar uma olhada nos custos económicos eram uma proposta abrangente. É imperativo. Claro. Todos os custos são detalhados. Claramente. Quer ser muito conciso com a forma como estamos detalhando isso. Então, queremos criar custos quantitativos. O CapEx será categorizado alguns dos seguintes. Então, vou analisar a confiabilidade, a segurança, a eficiência, a melhoria do desempenho. Uma segurança. Custos não quantificáveis, como credibilidade e reputação, devem ser idealmente reconhecidos em termos de como impactam os custos e benefícios quantificáveis. Então, digamos que eu tenho credibilidade. Isso é que pode ser impactado por alguma coisa. Bem, isso deve ser quantificado em termos de como poderia ser. Custo e confiabilidade, segurança, como isso me machuca economicamente? Segurança, como isso me machuca economicamente? Estamos colocando nesta máquina que alguém se machuque. Isso me machucou economicamente? Como é que esta nova máquina você está sendo ligada? Que procedimentos de segurança eu preciso colocar em prática agora por causa deles para garantir que eu não tenha custos econômicos associados a essa nova máquina. Tenho uma melhoria de desempenho. Que benefícios econômicos eu recebo com essa melhoria de desempenho? O que eu uni novamente, eficiência. Existe um custo para realmente ganhar essa eficiência? Existe um perigo associado? Quer ter certeza de que quantificamos essas coisas? Na seção de recomendação, vamos colocar nossa recomendação final e por que chegamos a essa conclusão. Quer destacar todos os benefícios e todos os custos. Queremos garantir que a solução recomendada mostre claramente o maior ROI. Queremos. Queremos tornar isso o mais fácil de entender possível e colocá-lo em um formato tão fácil de entender quanto possível. Podemos colocá-lo em mesas e entender, torná-lo muito fácil de olhar e ler. E realmente esse ponto para o revisor. A maioria dos detalhes. Isso já vai ter sido coberto. Queremos ter certeza de que não estamos alimentando mais parágrafos. Portanto, esta pode ser uma seção muito visual da raça, muito tipo de seção resumida. Não é bem o resumo, o resumo vem depois, mas suas recomendações pessoais. Por que você recomenda? Aqui estão os dados sobre y e uma recomendação visual disso. Finalmente, você tem você mesmo. O resumo final é a sua oportunidade de enfatizar as partes críticas do seu caso de negócios que você quer tomadores de decisão amanhã. Lembre-se, você está terminando com isso. Esta deve ser a última parte que eles veem acabou de ver sua recomendação e agora eles vão ver ou resumir. Então, o problema e a empresa precisam por que você está apresentando seu business case? Por que eles acabaram de ler este documento? Por que esse pé estava na frente deles? Lembre-lhes os benefícios e os riscos das opções. Lembre-lhes as coisas importantes. Quais são as soluções para o problema? Retorno sobre o investimento? Qual será o ganho geral? O que esperamos ver ao fazer isso? Qual foi sua recomendação final? O que você, o criador deste caso de negócios, acredita que deveria estar acontecendo?