Como dominar habilidades de gerenciamento de escritório

1. Introdução ao curso: Se você tem pouca experiência em trabalho administrativo, talvez se pergunte como se tornar um gerente de escritório. Você pode se pegar fazendo perguntas como: de quais habilidades você precisa? Como ganhar experiência. O que você pode esperar ao começar? Não se preocupe Você encontrará respostas para essas perguntas neste curso. Profissionais motivados podem encontrar maneiras de aproveitar a experiência, as habilidades e os conhecimentos existentes para iniciar carreira de sucesso como gerentes de escritório. Portanto, neste curso, você encontrará tudo o que precisa saber sobre como assumir uma função de gerente de escritório. Então, aqui estão as habilidades que você aprenderá neste curso, gerenciando seu tempo, delegando, comunicação, habilidades organizacionais, negócios e planilhas, usando o Excel, escrevendo relatórios, ferramentas Essas são apenas algumas das funções que um gerente de escritório executa. Não importa quais sejam as preocupações de sua empresa , é provável que esteja no negócio de pessoas, que significa que algum nível de gerenciamento de pessoal e comunicação comercial faz parte da empresa. Lembre-se de que um gerente de escritório não apenas ajuda a criar fluxo dentro da empresa. Eles mantêm o navio inteiro flutuando e todos a bordo felizes Então, bem-vindo à função de administração da felicidade. Vamos começar. 2. Novas contratações: Novas contratações. Quando novos funcionários são contratados, eles geralmente recebem informações e habilidades vitais necessárias para serem bem-sucedidos no grupo. Embora essas informações possam ajudá-los a começar, o novo contratado precisará aprender o funcionamento interno do escritório e o ambiente do qual faz parte agora para prosperar e ter sucesso Como gerente, você pode ajudar os novos funcionários a perceberem como o escritório funciona e o que eles podem fazer para se encaixar perfeitamente. Valores fundamentais da empresa. Aprender os valores fundamentais de uma empresa é um primeiro passo comum durante a primeira orientação de um funcionário. Ter essas informações permite que o funcionário construa uma base de conhecimento da empresa e de como ela funciona. Alguns pontos importantes a serem incluídos: quais são os valores fundamentais? Como esses valores são promulgados. Que tipo de resultados e produtividade são valorizados, construir relacionamentos, construir relacionamentos-chave com os novos contratados, garante que eles se sintam confiantes no que fazem no escritório e que venham até você se precisarem de ajuda, estabelecendo uma conexão desde o início e durante toda a permanência das pessoas na empresa, ajuda-os a estabelecer a sua própria mergulhe enquanto aprende a política do meio ambiente. Chaves para construir melhores relacionamentos entre os funcionários. Crie autoconsciência, identifique como você aparece para os outros, estabeleça funções como gerente e funcionário. Incentive a comunicação entre colegas, bem como a gestão, ou seja, política de portas abertas. Incentive o respeito. Como gerente, é importante incentivar o respeito e a etiqueta entre os funcionários Você não deve apenas respeitar seus trabalhadores, mas o respeito deles é igualmente crucial. Qualquer novo contratado é especialmente encorajado a respeitar os novos colegas de trabalho e gerentes para estabelecer um relacionamento desde o início. Uma quantidade igual de respeito deve ser demonstrada a cada funcionário e as diretrizes de etiqueta devem ser estabelecidas O respeito inclui considerar a privacidade de outras pessoas, espaço físico e os pertences dos funcionários, diferentes pontos de vista, filosofias, filosofias Estabelecendo regras básicas. Quando um novo funcionário é contratado, espera-se que ele entre no local de trabalho e aprenda a trabalhar com colegas e contribuir com a equipe Estabelecer regras básicas antes de serem liberadas para o grupo é um passo fundamental para garantir que eles possam trabalhar com outras pessoas sabendo o que se espera ou não delas. Embora a maioria dessas informações possa ser encontrada em um manual ou manual do funcionário, uma análise do gerente pode facilitar a aceitação das informações e esclarecer qualquer dúvida que possa surgir As regras básicas devem abordar vários tópicos do escritório, incluindo código de vestimenta e vestuário, comportamento e tolerância, cadeia de comando, IE, para reclamações, perguntas, etc., diretrizes de produtividade, IE, prazos, processos, cotas, estudo de caso James contratou recentemente uma contadora Jenny para se juntar à equipe ocupada durante o pico da Na primeira semana, a produtividade de Jenny estava baixa e muitas vezes ela era vista trabalhando sozinha em seu escritório Alguns dos outros funcionários do escritório começaram a reclamar que ela não estava trabalhando bem com o grupo James se aproximou de Jenny e descobriu que ela não conhecia as diretrizes de produtividade do escritório e não sabia a quem recorrer para tirar suas dúvidas Por sua vez, ela não estava construindo uma boa relação de trabalho com seus colegas ou com o gerente James dedicou um tempo para revisar as regras e diretrizes do escritório com ela e incentivou mais reuniões de equipe para ajudar a melhorar as relações de colagem Ele também fez questão de acrescentar esses tópicos à orientação dos funcionários. 3. Interagir e influenciar: É sobre interagir e influenciar. Como mencionado anteriormente, a política do escritório existe em todos os ambientes de escritório. Os escritórios normalmente são compostos por uma ampla variedade de pessoas e tipos de personalidade. A chave para manter uma boa política é saber como interagir uns com os outros e influenciar os funcionários sob sua gestão, lidando com personalidades diferentes Um bom relacionamento entre os funcionários pode construir a base para uma equipe melhor. Personalidades diferentes têm pontos fortes e fracos diferentes, que podem ser combinados para se complementarem Conhecer os diferentes tipos de personalidades e como lidar com elas pode facilitar o gerenciamento de qualquer situação no escritório Você aprenderá mais sobre os tipos de personalidades nas lições a seguir Mas, por enquanto, vamos dar uma olhada nos tipos comuns de personalidade de escritório: reclamante, fofoqueiro, agressor, rede negativa, Nancy, guardiã de informações, sabe O polidor de maçãs, vizinho intrometido. Crie uma cultura de colaboração. Quando as empresas crescem, a cultura do grupo cresce e os cliques podem começar a se formar Com tantas visões conflitantes, uma empresa pode perder de vista seu propósito original O objetivo de um gerente é formar uma colaboração que inclua os talentos e as visões de cada pessoa . Aqui estão algumas dicas. Ouça e observe seus funcionários. Seja diplomático. Mantenha os assuntos privados em sigilo. Não se emocione. Mantenha uma posição profissional. Seja gentil com todos, não apenas com aqueles que podem ajudá-lo. É importante ser gentil com todos no escritório. Como gerente, as pessoas devem se sentir à vontade para abordar você com seus problemas ou preocupações. Se eles sentirem que você escolheu favoritos ou excluiu outros, isso pode afetar não apenas o desempenho deles no trabalho, mas também o seu. Tratar todos da mesma forma é a melhor maneira de ajudar a evitar panelinhas e expulsões no escritório Então, aqui estão algumas dicas úteis. Mantenha-se neutro. Não se envolva em fofocas ou exageros no escritório Fique atento às bandeiras vermelhas entre os funcionários. Monitore como você aborda os funcionários e delega tarefas. Seja um jogador de equipe. Um membro da equipe acredita que pode, ou o grupo pode, progredir trabalhando duro e participando para promover os objetivos da equipe Eles sabem colocar as necessidades da equipe à frente de suas necessidades pessoais e, geralmente, seguem o caminho necessário para realizar o trabalho corretamente na primeira vez. Como gerente de escritório, você é uma parte importante da equipe e um membro influente da equipe. Após nossos exercícios anteriores, aprendemos que é importante identificar as diferenças e semelhanças da sua equipe para que funcione não apenas sem problemas, mas Aqui estão algumas características de ser um jogador de equipe. Não faça preconceitos sobre os membros da sua equipe. Baseie suas observações em seus hábitos e comportamentos de trabalho atuais, forneça incentivo e motivação aos seus funcionários Mostre empatia pelos problemas ou necessidades de outro trabalhador. Mantenha a mente aberta sobre cada membro, respeite os valores e opiniões. Se surgirem problemas com um funcionário ou com a equipe, resolva-os imediatamente. Permitir que eles fiquem inquietos pode causar problemas na equipe Estudo de caso, Everett reuniu uma nova equipe de funcionários para criar um novo logotipo da empresa Ele realizou várias reuniões para explicar a tarefa e ordenou que os funcionários trabalhassem juntos para realizá-la. Embora ele tenha delegado a maior parte de seu trabalho aos seus dois melhores artistas Logo as personalidades do grupo entraram em conflito e muitas delas começaram a discutir O projeto ficou para trás e eles foram aprovados em seus prazos Everett percebeu que estava favorecendo alguns funcionários e não dando atenção suficiente a Por sua vez, o grupo não sabia como agir em conjunto e falhou em trabalhar em equipe. Ele fez questão de delegar novamente a tarefa igualmente entre o grupo e ouvir a opinião de cada funcionário Quando todos se sentiram iguais uns aos outros, puderam pensar juntos e concluir o projeto conforme planejado. 4. Como lidar com rumores e fofocas: Lidar com rumores, fofocas e meia verdade. Embora todo gerente goste de acreditar que todos no escritório se dão bem. Infelizmente, isso nem sempre é o caso. Quando as pessoas se reúnem, problemas como rumores e fofocas podem surgir e se Se esses problemas não forem abordados e resolvidos desde o início, eles podem aumentar e causar interrupções entre os colegas de trabalho Você tem a capacidade de incutir confiança e confiança em seus funcionários Seus efeitos na moral. Embora os conflitos no escritório sejam normais, fofocas frequentes, rumores ou até comentários informais podem desmoralizar Comentários negativos que se espalham por todo o escritório podem não apenas ser prejudiciais, mas também causar dúvidas e medo entre os funcionários, sem afetar Os funcionários podem começar a ter medo de vir trabalhar, questionar a segurança no emprego ou simplesmente fazer com que se retirem do grupo. Por sua vez, a moral do grupo cai e a equipe não trabalha mais em conjunto, reforçando a verdade com fatos Quando uma fofoca ou um boato é ouvido no escritório, nosso primeiro instinto deve ser impedir que ela se Uma das melhores maneiras de fazer isso é desacreditar as informações e reforçar a verdade com os fatos Como a fofoca geralmente começa por falta de comunicação ou falta de conhecimento, um pouco de educação ou comunicação aberta pode ajudar muito a acabar com ela Aqui estão alguns exemplos de métodos. Reúna grupos para falar sobre o incidente, abrir as portas para a comunicação, falar com seus funcionários e responder a quaisquer perguntas que os funcionários possam ter. Realize reuniões semanais para abordar quaisquer palavras recentes no escritório. Resolva quaisquer preocupações ou problemas que os funcionários possam ter. Além disso, use esse tempo para oferecer fatos e informações. Isso pode acabar com as fofocas e aliviar qualquer dúvida Não participe. Uma das melhores maneiras de acabar com as fofocas ou os rumores é simplesmente não compartilhá-los com fofoca se alimenta de quem está disposto a divulgá-la e tem dificuldade em seguir em frente quando Participar do moinho de roma não apenas o perpetua, mas você se desacredita e até Como pessoa em um cargo de gerência, qualquer participação em fofocas no escritório pode retratá-lo de forma negativa, e você pode parecer que não trabalha em equipe Lide com isso rapidamente. Recusar-se a transmitir boatos ou fofocas não encerrará seu ciclo Quando algo assim se aproximar de você, fale abertamente com a pessoa que lhe contou e diga que você não pretende compartilhar as informações com mais ninguém Além disso, diga a eles por que você acredita que as informações podem ser prejudiciais se forem repassadas adiante Isso mostra que você não participará desse tipo de comportamento. E ajude a esclarecer a outra pessoa para ver o quão negativas são suas ações. Fale com outros funcionários e tenha a mesma conversa com eles. Se necessário, faça uma reunião com o escritório e fale com um grupo de funcionários ao mesmo tempo. Quanto mais rápido esses problemas forem abordados, mais cedo pararemos e o trabalho poderá continuar. Estudo Ce. Rachel promoveu recentemente uma das funcionárias seniores, Anna Após sua avaliação anual, Anna teve uma pontuação alta em sua avaliação e se destacou em muitas de suas tarefas anteriores Logo depois que Anna mudou de escritório, Rachel começou a notar comportamento estranho entre os outros funcionários Ela começou a ouvir rumores e fofocas sobre Anna e por que Rachel falou diretamente com alguns funcionários. Embora não soubessem do que os outros estavam falando, logo depois Rachel realizou uma reunião no escritório com todos os seus funcionários e abordou diretamente os rumores que ouvira Alguns funcionários se apresentaram e expressaram preocupações de favoritismo e até mesmo de inadequação devido à promoção de outro Isso deu a Rachel a chance explicar brevemente por que ela estava qualificada para ser promovida e garantir ao resto do grupo que eles também são uma parte importante da equipe Após esse incidente, Rachel fez questão de ter reuniões frequentes com sua equipe para informá-los sobre como estão discutindo as promoções que surgiam e reiterar que sua porta está sempre 5. Personalidades do escritório: parte 1: Personalidades do escritório. Cada funcionário é único em suas habilidades profissionais e presença no escritório. Isso também significa que cada funcionário tem sua própria personalidade no escritório. Embora muitos sejam toleráveis e até otimistas, alguns podem ter efeitos negativos em outros funcionários Os gerentes devem entender esses diferentes tipos e saber como lidar com eles no local de trabalho. Reclamante. O reclamante no escritório geralmente é o funcionário que sempre encontra algo do que reclamar no trabalho, seja a quantidade de horas que trabalha, as tarefas que recebe ou simplesmente o tipo de café na sala de Eles adoram divulgar más notícias e se alimentar da miséria dos outros Provavelmente eram funcionários exemplares, mas provavelmente tiveram muitos confrontos com colegas de trabalho ou comentários negativos da alta Dicas para lidar com uma personalidade reclamante. Tente manter seus pontos de vista em perspectiva, direcione sua negatividade para pontos de vista mais positivos Em vez de ouvir as opiniões deles, crie a sua própria. Não deixe que suas opiniões cínicas confundam sua visão do escritório Fofoqueiro. A principal missão do fofoqueiro do escritório é conhecer e compartilhar o escopo mais recente do escritório e, se ele não souber, simplesmente o inventará Eles precisam se sentir importantes e pensar que, como possuem a chave para obter as melhores informações, isso os coloca no topo. Um fofoqueiro buscará propositalmente aqueles que estão dispostos a ouvir e se alimentar Embora acreditem que esse tipo de comportamento os torna mais responsáveis e populares, na verdade, pode ter o efeito oposto, tornando-os indignos de confiança e indignos de confiança Dicas para lidar com uma personalidade fofoqueira. Evite se envolver em fofocas ou rumores, diga que você não está interessado no que eles têm Não passe informações que eles possam ter passado para você. Evite discutir assuntos pessoais perto deles, a menos que queira que todo o escritório conheça o agressor. Existem vários tipos de agressores de escritório com várias características diferentes Mas o comportamento deles geralmente é o mesmo. Os agressores procuram dominar e controlar sua área de trabalho. Freqüentemente, insultam ou minimizam seus colegas de trabalho ou seu desempenho para se distrair agressores têm seu próprio crescimento, que usam para fazer com que os funcionários os temam e cumpram o que dizem Somente quando sentirem que têm controle e poder, eles se sentirão felizes Dicas para lidar com uma personalidade agressora. Não tente desafiá-los. Isso só se encaixa em sua personalidade agressora. Não leve seus comentários para o lado pessoal. Provavelmente, não é realmente sobre você. Evite tentar agradá-los. Normalmente, eles não podem ser satisfeitos com tanta facilidade. Ao abordar o comportamento deles, faça-o de forma privada e calma Nancy líquida negativa. Negative net e Nancy, normalmente, não confiam em ninguém com autoridade ou poder Eles querem me dar uma atitude. Embora acreditem que estão sempre certos, eles evitam respostas, mas são rápidos em revelar quando as coisas dão errado. Essa personalidade sempre vê o lado negativo de qualquer situação, dicas para lidar com uma personalidade negativa Mantenha-se positivo, mas seja realista. Evite tentar simplesmente encontrar a solução, pois eles a rejeitarão. Fique com os fatos. Evite discutir com eles ou tentar corrigi-los. Estudo de caso. Matthew acaba de fazer parceria com seu co-gerente, Zack, e começou a distribuir tarefas que precisam ser Matthew começou a perceber que Zack era muito rígido no trabalho e fazia pouco esforço para se tornar amigo dos membros da equipe Ele foi rápido em subestimar os funcionários, mas não ofereceu nenhuma solução que pudesse ajudar Alguns meses depois, Zak se aproximou de Machu e revelou que queria procurar outro emprego Ele não se sentia bem-vindo no escritório e achava que o resto da equipe era muito hostil Machu começou a sentir que Zach era um tipo de personalidade negativa na rede, e isso estava prejudicando seu desempenho no escritório Ele falou pessoalmente com Zach sobre o que gostaria de ver e falou sobre como o escritório poderia se beneficiar dele. Ele abordou as preocupações de Zach sobre ficar, mas permaneceu realista Zach permaneceu no departamento por mais alguns meses, mas acabou sendo transferido. Matthew enviou uma solicitação aos recursos humanos para adicionar um simples questionário de personalidade às inscrições que se inscrevem em seu departamento, seja para membro da equipe ou para a gerência 6. Personalidades do escritório: parte 2: Personalidades do escritório, segunda parte, como dissemos anteriormente, cada funcionário é único e traz sua própria personalidade para o escritório Algumas dessas personalidades podem ter efeitos negativos não apenas nos colegas de trabalho e na gerência, mas também em todo o escritório Aqui, discutimos mais tipos de personalidade um gerente pode encontrar e maneiras de lidar com eles no local de trabalho. Guardiões de informações, os detentores de informações são semelhantes a saber tudo, exceto que tendem a guardar as informações para exceto que tendem a guardar as informações para si mesmos, em vez de espalhá-las por todo o escritório poder vem de dentro, no qual eles conhecem as informações necessárias e esperam que outros as busquem. Eles prosperam na coleta informações sobre todos os assuntos e departamentos, mesmo que não sejam parte ativa disso Dicas para lidar com a personalidade de um guardião de informações. Perceba que não há problema em pedir a ajuda deles, mas não deixe que eles controlem a situação. Não tente corrigi-los ou fazer com que mudem de ideia. Atenha-se ao tópico em questão. Não entre em outras categorias. Não tente competir com eles. K é tudo. Eles sabem que tudo é a pessoa do escritório que é muito qualificada na área e é uma grande especialista no assunto. Mas faz com que um colega de trabalho pobre, quer você tenha pedido ajuda ou não, ele esteja mais do que disposto a mostrar o que sabe e o que pode fazer. Sua arrogância pode dificultar o trabalho com eles. Mas sua experiência é um ativo fundamental para o escritório. Dicas para lidar com uma personalidade que sabe tudo. Mantenha-os focados na tarefa. Ou informações necessárias. Não tenha medo de pedir a ajuda deles, mas mantenha-a relacionada ao trabalho. Evite tentar competir com eles. Não os discuta nem os corrija. Se algo estiver incorreto, ofereça-se para falar com eles em particular. O polidor de maçãs. Freqüentemente, existem muitos nomes para o tipo de polidor de maçã, como boss's Pet, brown noser ou, francamente, apenas o idiota de escritório, desde a justa como boss's Pet, brown noser ou, francamente, apenas o idiota de escritório, desde a justa rejeição. Um polidor de maçã será muito simpático e educado para se sentir aceito Eles adoram elogiar pois acham que isso os ajuda a progredir. Eles sempre se voluntariam para projetos, mesmo que ainda não tenham sido solicitados. Eles geralmente colocam o relacionamento com a gerência acima do relacionamento com os colegas, o que pode torná-los desagradáveis no Em casos extremos, o polidor de maçãs pode se tornar um problema se acharem que isso colocaria do lado bom da gerência, dicas para lidar com a personalidade de um Sempre fale com essa pessoa em particular. Descubra o que o empregador realmente precisa, não apenas o que ele está disposto a aceitar. Evite rejeitar totalmente. Agradeça a eles pelo esforço e pela vontade de ajudar, mas lembre-os de que eles não precisam fazer tudo para serem um ótimo membro da equipe O tipo de vizinho barulhento é aquele no escritório que sempre quer conhecer os negócios dos outros Eles constantemente fazem perguntas pessoais e podem aparecer em seu escritório várias vezes ao dia. Embora esse funcionário possa ser irritante, ele geralmente acredita que está apenas sendo prestativo ou até amigável Não é fácil desviar esse tipo de pessoa, pois ela não é tratada Eles podem se intensificar e se esforçar mais para se aproximarem. Dicas para lidar com a personalidade de um vizinho barulhento. Responda às perguntas curiosas com alguns fatos, conforme necessário. Permaneça amigável, mas não se encaixe na necessidade de informações. Evite falar sobre sua vida pessoal no trabalho. Ao fazer perguntas pessoais, tente voltar o foco para assuntos relacionados ao trabalho. Estudo de caso. Jeremy foi recentemente designado para o departamento de marketing de sua empresa primeiras semanas de trabalho, ele foi recebido por Stephanie Um de seus funcionários. Ela o acompanhou pelo escritório, se ofereceu para participar de vários projetos e o elogiou em todos os assuntos, desde escolha de ternos até o almoço que ele trouxe naquele dia Ele percebeu que ela não era muito popular entre alguns dos outros funcionários e geralmente ficava de fora do circuito. Jeremy ficou preocupado e falou com alguns dos outros gerentes Ela era a mascote do gerente e geralmente fazia o que podia para obter as boas graças deles O comportamento dela não era nada novo. Jeremy então fez questão de agradecer a Stephanie por se voluntariar para ajudar, mas disse que queria que ela se comprometesse com apenas alguns projetos, em vez de Ele não recusou ajuda ou outros avanços, mas tentou manter os comentários e sugestões dela relacionados ao trabalho. Ele também realizou mais reuniões de equipe para ajudar Stephanie a trabalhar mais com os outros membros da equipe, em vez de fazer tudo sozinha O desempenho de Stephanie melhorou um pouco, mas ela ainda estava sobrecarregada com vários projetos na época Embora ela tenha feito mais amigos no escritório, seu objetivo principal ainda parecia agradar apenas seus gerentes. 7. Como obter suporte para seus projetos: Obter suporte para seu projeto. Às vezes, pode parecer difícil conseguir apoio para seus projetos de escritório. Mas não jogue a toalha tão cedo. Alguns dos principais aspectos para obter apoio são construir relacionamentos com a equipe, criar aliados que possam lhe dar um impulso e não ter medo de mostrar aos outros o que você tem a oferecer. Usar uma política honesta e boa pode não apenas obter apoio para qualquer projeto que você esteja realizando, mas impulsionará sua carreira sem queimar pontes atrás Ganhe confiança por meio da honestidade. gerente que inspira confiança e confiança mútua cria um ambiente de escritório que mantém os mais altos padrões e uma ética clara Embora a política do escritório possa fazer com algumas pessoas pensem em termos como engano e trapaça Lembre-se de que a honestidade e a confiança proporcionarão um benefício mais poderoso e duradouro aos funcionários e impulsionarão ainda mais a carreira Não minta nem encubra erros recentes que você possa ter cometido. Esteja aberto sobre as etapas que você teve que seguir para corrigir situações. Quando solicitado a fornecer estatísticas ou relatórios para seu projeto, ofereça-os gratuitamente. É importante construir relacionamentos de confiança nos quais as pessoas possam confiar para obter apoio ao longo do tempo Relacionamentos baseados em desonestidade e equívocos não se sustentam Dicas úteis: seja educado e aberto com os colegas de trabalho, B aberto com os outros e não tenha medo de dizer o que está acontecendo, em vez de fazer rodeios Não use decepções, mentiras ou políticas ruins para progredir. Seja assertivo. Ser assertivo muitas vezes pode ser mal interpretado como sendo mau ou apenas um idiota, mas menosprezar, intimidar ou tentar controlar aqueles que poderiam muito bem ajudá-lo causará problemas no escritório e fará com que você perca o respeito dos outros Ser assertivo exige que se tenha confiança sem ser agressivo Não tenha medo de dizer o que você quer ou precisa. E contanto que você faça isso de forma cuidadosa e respeitosa. Se sua resposta for não, não desista imediatamente. Reagrupe e repense o que você precisa fazer para atingir seu Aqui estão algumas dicas úteis. Seja confiante, mas não arrogante. Não tenha medo de rejeição ou crítica, diga o que você quer ou pretende ganhar. Não faça rodeios nem use fumaça e espelhos. Toque sua própria buzina. Uma das melhores maneiras de obter apoio para sua causa é fazer com que outras pessoas saibam o que você realizou ou o que você pode trazer para a mesa no futuro Tenha cuidado com a linha tênue entre tocar a buzina e se gabar abertamente ou ser arrogante Ao falar com pessoas que podem potencialmente dar o apoio de que você precisa, acrescente sutilmente alguns de seus sucessos recentes ou um bom comentário feito em sua última avaliação Uma vez que eles vejam seu valor e potencial, você terá mais pessoas ao seu lado. Da próxima vez que você apresentar seu caso em uma reunião de equipe. Mantenha seus comentários verdadeiros e realistas. Certifique-se de não inventar apenas coisas boas para dizer. Aqueles que desejam apoiá-lo provavelmente verificarão seus fatos primeiro. Faça aliados. Não subestime o poder e o valor de ter aliados, não apenas em seu departamento, mas também em outros departamentos Para conquistá-los, reserve um tempo para aprender como você pode ajudar e contribuir com seu tempo. Manter uma boa relação com diferentes chefes de departamento pode colocá-lo no meio do movimento de networking na empresa e permitir que você acesse cada departamento quando necessário. Isso também permite que você não apenas crie credibilidade, mas também fortes alianças de escritório que serão muito úteis Aqui estão algumas dicas úteis. As alianças não são construídas da noite para o dia. Seja comprometido, ofereça seu tempo para ajudar outros departamentos e gerentes Se você quiser que eles façam isso por você, esteja disposto a fazer isso por eles. Não subestime os pequenos. Muitas alianças começam pequenas. No estudo C, ela iniciou recentemente o Drive, membro do cartão de benefícios hospitalares, que exige muitas correspondências recebidas e enviadas, bem como entrada de dados Ela percebe que precisará mais três funcionários para atender à demanda durante esse período agitado Ela foi até seu supervisor imediato, George, com quem concluiu recentemente vários outros projetos Quando ela falou com ele, ela não aumentou nenhum de seus números e disse a ele sem rodeios o que ela precisava Sheril contou a ele os fatos da viagem e apresentou uma lista de estatísticas Quando ele estava inicialmente cético, Sheril foi assertiva e declarou não só ela, mas o departamento George finalmente concordou e concedeu Cheril três funcionários temporários para ajudar no trabalho extra 8. Resolução de conflitos: Resolução de conflitos. Embora o conflito esteja fadado a acontecer em qualquer escritório. Os gerentes ainda são responsáveis por criar um ambiente de trabalho que permita que seus funcionários trabalhem confortavelmente juntos, sem medo ou hostilidade Podem surgir conflitos, desentendimentos e discussões claras, o que pode afetar todo o escritório Como gerente, é sua responsabilidade identificar esses conflitos e garantir que eles sejam resolvidos o mais rápido possível. A importância do perdão. O conflito causa estresse e dor emocional. Depois que um conflito for resolvido, é importante perdoar todas as partes envolvidas. Aqueles que não perdoam podem ficar presos em um círculo de raiva e ressentimento, afetando não apenas seu desempenho no trabalho, mas também outros O perdão permite que uma pessoa se livre da culpa e da dor E sentir o peso sair de seus ombros, perdão beneficia, permite sentir mais empatia pela outra parte, permite que as partes reparem qualquer dano ao relacionamento, permite que o funcionário ou funcionários se sintam menos vítimas e tenham um papel mais ativo na resolução Neutralizar as emoções, quando um gerente tenta ignorar ou afastar as emoções em um conflito, isso pode não apenas piorar o conflito original, mas também tornar o gerente parte do conflito As emoções negativas logo são apontadas para o gerente e podem criar mais problemas do que o pretendido. De qualquer forma, antes que um conflito possa começar a ser resolvido, o gerente deve primeiro neutralizar as emoções Feito isso, o problema pode ser analisado objetivamente e resolvido com mais calma Dicas para lidar com as emoções. Lembre o funcionário ou funcionários de seus atributos positivos, o que desvia a atenção das emoções negativas. Ofereça soluções que você possa fornecer pessoalmente , como uma mudança de tarefa ou uma reunião individual Acima de tudo, reconheça os sentimentos das partes. Alguns funcionários só querem ser ouvidos. Os benefícios de uma resolução. Resolver um conflito pode fazer com que qualquer ambiente de trabalho pareça poderoso Os funcionários sentem que podem passar dia em vez de sentir o estresse, os conflitos e as discussões. Embora o conflito nunca possa ser eliminado do escritório, funcionários e gerentes podem aprender como gerenciar conflitos e reduzir ao mínimo esses casos frustrantes Os benefícios comuns da resolução de conflitos exigem que o funcionário ou funcionários assumam a responsabilidade por suas próprias ações, permitem que as pessoas ouçam umas às outras e considerem permitem que as pessoas ouçam umas às pontos de vista diferentes, permitem que os funcionários desempenhem um papel em sua própria resolução, vez de serem feitos inteiramente pela gerência, a estrutura do acordo A estrutura do acordo é usada para explicar o ponto de vista do funcionário durante um conflito de forma firme, sem oferecer nada à outra parte e sem humilhar sua própria posição A estrutura do acordo visa incentivar a discussão aberta e a conversa entre todas as partes envolvidas. Os funcionários devem iniciar a conversa com: “Eu concordo, agradeço respeito e acredito”, ou até mesmo, acho que essas frases permitem que os funcionários reconheçam como a outra parte está se sentindo. Mas também permite que eles interfiram com suas próprias opiniões Quando usado corretamente, o quadro de argumentos pode ser uma ótima ferramenta para resolver qualquer conflito Lembre-se de permitir que ambas as partes falem e incentive o uso das frases-chave anteriores. Faça com que os funcionários se concentrem no que desejam na solução, usando palavras como, mas, no entanto, um advérbio negativo, etc., possam desviar Evite usá-los enquanto os funcionários estão falando. Estudo de caso. Justin está conversando com dois funcionários, Robert e Susan, que estão discutindo no escritório há Ele não tem certeza do que se trata o conflito, mas está determinado a encerrá-lo antes que ele afete outros funcionários Justin os puxa para o escritório e fala com eles sobre o problema. Ele descobre que eles estão discutindo sobre a carga de trabalho atual e culpando um ao outro pela folga Ele permite que cada pessoa fale e expresse como se sente e, em seguida, lembra que elas são um grande trunfo para o escritório Depois que Justin neutralizou as emoções, Robert e Susan puderam conversar sobre o problema calma e encontraram uma maneira de dividir a Agora que conseguiram resolver o conflito, conseguiram trabalhar melhor juntos e com seus outros colegas de trabalho. 9. Ética: Ética. Ética é um conjunto de padrões usados para julgar o certo e o errado. No local de trabalho, pode se referir ao ato de concorrência justa, agir honestamente e tratar colegas de trabalho e gerência , colegas de trabalho e gerência Todos os dias, os gerentes precisarão tomar decisões éticas que afetarão seus funcionários e a si mesmos. É por isso que é muito importante que o gerente compreenda as obrigações éticas da empresa para que ele possa não apenas atender aos requisitos estabelecidos, mas também mostrar um comportamento adequado aos benefícios de um ambiente ético para seus funcionários e colegas seus funcionários e colegas de trabalho. Um escritório que cria um ambiente ético é um escritório em que os funcionários podem se sentir seguros e confiáveis. que os funcionários que trabalham nesse tipo de ambiente comprovado que os funcionários que trabalham nesse tipo de ambiente trabalham mais e aumentam a produtividade com o tempo. Quando os funcionários sabem que sua gerência segue um código de ética, eles estão mais inclinados a ir além e a se destacar em seu trabalho Aqui estão alguns benefícios adicionais. Ele permite a comunicação aberta entre a gerência e os funcionários. Os funcionários têm maior probabilidade de denunciar má conduta, dar o exemplo Como a boa ética é notada primeiro no topo, gerência deve dar o exemplo. Os funcionários podem assistir a seminários ou ver um cartaz na sala de descanso sobre boa ética, mas estão realmente aprendendo ética as pessoas que os cercam, incluindo a gerência Como ferramenta fundamental nesse processo de aprendizado, é importante que, como gerente, você esteja atualizado sobre o código de ética da empresa e como aplicá-lo. Lembre-se de que os gerentes devem manter os padrões éticos de toda a empresa Os funcionários buscam sua orientação, dê a eles um exemplo que vale a pena seguir, garantindo um comportamento ético. Agora que você está liderando seus funcionários pelo exemplo, em seu comportamento ético, como você garante esse comportamento ético em outras pessoas? Muitas empresas usam vários tipos de maneiras de primeiro incutir sua ética e, em seguida, garantir que ela seja executada, como programas de treinamento ou manuais Então, use subornos e recompensas que são dados quando um bom comportamento ético é visto O método oposto também é usado, no qual os funcionários são rapidamente disciplinados quando exibem um comportamento antiético Esse efeito normalmente é feito forma semiprivada para fazer do funcionário um exemplo e desencorajar outras pessoas a cometerem o mesmo ato Ambos os métodos devem ser usados com cautela, pois podem na verdade, levar a um comportamento antiético Como gerente, cabe a você decidir como garantir com eficácia o comportamento ético no local de trabalho. Aqui estão alguns exemplos de métodos, programas de recompensa, planos disciplinares, sessões de treinamento, incluindo pôsteres, manuais e manuais, abordando comportamento antiético Nunca é divertido ouvir comportamento ético Um dos principais problemas depois testemunhar esse comportamento é como lidar com ele adequadamente para que o comportamento possa ser Os funcionários podem ter dificuldade expor comportamentos antipáticos se não estiverem claramente definidos ou correrem o risco de algum tipo de retaliação. Às vezes, os gerentes podem enfrentar os mesmos problemas. É melhor que a empresa crie alguma política ou procedimento sobre como denunciar qualquer comportamento testemunhado Instruções claras descritas. Funcionários e gerentes não precisam hesitar em denunciar o comportamento antiquado Pontos-chave para abordar o comportamento antiquado. Fale claramente com o funcionário, de preferência em particular, use empatia e compreensão, mas mantenha firme que o comportamento foi inadequado Enfatize a política da empresa e as consequências que elas acarretam em tais consequências, e lembre ao funcionário que esse tipo de comportamento é inaceitável Estudo de caso. Jacob estava revisando as contas de despesas funcionários e percebeu que uma das funcionárias, Janet, sacou sua conta Os itens não eram comerciais e eram muito caros. Jacob sabia que havia instruído todos os seus funcionários a não usarem as contas da empresa para uso pessoal e, se o fizessem, poderiam ser demitidos. Ele falou com Janet em particular e discutiu o que havia descoberto recentemente Janet tentou explicar que não fez nada de errado pois sempre pagava as contas antes do final do mês Jacob reafirmou a política da empresa que estabelecia que os funcionários não devem usar as contas para uso pessoal Ele foi forçado a demitir Janet com base em seu comportamento antiético e incapacidade de cumprir a política Embora ela fosse uma agente popular no escritório, Jacob sabia que sua decisão estava correta e esperava encorajar outras pessoas a tomarem melhores decisões éticas no 10. Você não é uma ilha: Você não é uma ilha. Às vezes, como gerente, você pode se sentir como se estivesse em sua própria pequena ilha fazendo seu trabalho conforme o esperado. Mas não se esqueça de olhar para cima e ver sua equipe de funcionários que está lá para trabalhar para você e com você, bem como parceiros na alta gerência. Ninguém pode gerenciar tudo sozinho e precisará entrar em contato de tempos em tempos. Às vezes, você pode achar que precisa entrar em contato com pessoas que acabou de conhecer ou até mesmo com alguém que você pensou ter deixado para trás. Nunca queime uma ponte. Se você deixou outra empresa para vir para esta, ou está mudando de departamento, sempre há uma ponte atrás de você que está fazendo você avançar. Nosso instinto natural é liberar nossa frustração nas pessoas que você não precisa mais ver, mas queimar aquela ponte atrás de você quer resgatar o passado e pode prejudicar seu futuro Você nunca sabe quando ou onde precisará enfrentar a empresa ou uma pessoa novamente. Vai querer garantir que, se você se encontrar novamente ou se precisar da ajuda, estará a favor deles. Aqui estão algumas dicas. Saia com aviso prévio. Não saia com raiva. Guarde todos os comentários negativos e frustrações para si mesmo. Agradeça ao gerente ou ao RH pelo tempo que passou na empresa. Eles se lembrarão de sua atitude gentil quando forem chamados para pedir uma referência. Pegue a estrada principal. Seguir o caminho certo significa simplesmente tomar decisões com base na moral. Ou para agir de forma ética. Ao se deparar com uma decisão diferente, o gerente deve tomar o caminho certo para resolver o problema ou corrigir o que ele possa ter feito de errado. A chave para fazer isso é ter certos limites e usá-los quando necessário. Reconheça a posição que outra pessoa pode ocupar, mesmo que você não goste ou concorde com ela, e use seus limites para expressar sua opinião de ser negativo ou antiético Mesmo que a situação não esteja melhor, certamente não piorou. Aqui estão algumas dicas. Respire fundo e pense no que deve ser feito e não no que está sendo feito atualmente. Pense no tipo de pessoa que você deseja exibir para as pessoas ao seu redor, mostre isso em suas ações Lembre-se de que todos nós temos divergências e cometemos erros Como você gostaria que a outra pessoa o tratasse se você usasse os sapatos dela? A confiança é uma via de mão dupla. Os funcionários querem confiar no gerente e depender dele para atender às suas necessidades no trabalho. É importante que o gerente crie confiança entre si e seus funcionários. Especialmente porque isso pode ajudar a reparar quaisquer deficiências de confiança feitas em outro lugar. Quando os gerentes demonstram confiança em seus funcionários e acreditam em seu trabalho árduo, os funcionários continuarão se esforçando para fazer o bem para seus gerentes e, em troca, mostrar sua confiança, dicas para ajudar a criar confiança. Mostre confiança em seus funcionários. Seja honesto e diga a verdade, mesmo que isso faça você parecer ruim ou o coloque em desvantagem Demonstre que suas palavras são consistentes com suas ações. Cumpra suas promessas. Não se esconda em seu escritório. Os funcionários do escritório contam com seus gerentes como líderes e querem saber se estão lá para enfrentar situações difíceis no escritório quando surgirem. Alguns gerentes tentam descobrir o benefício de permanecer no escritório, talvez para se concentrar ou ignorar conversas não relacionadas ao escritório Mas, na realidade, isso está prejudicando a equipe na qual eles estão tentando se concentrar Quando o gerente passa a maior parte do tempo atrás de uma porta fechada, os funcionários começam a se sentir negligenciados e podem começar a se ressentir Faça questão de sair do escritório e falar com seus funcionários e como eles estão se saindo no trabalho. Seus funcionários o respeitarão mais como colega de trabalho e aliado do que como gerente de equipe que se esconde atrás de portas fechadas, estudo de caso Len gerenciava uma central de atendimento ao cliente e frequentemente se retirava para seu escritório para escapar do barulho e da conversa Ela raramente interage com seus funcionários, a menos que seja hora de avaliá-los ou de um aviso de disciplina Seus funcionários começaram a se ressentir dela e não a procuravam com perguntas ou problemas Quando os relatórios de produtividade chegaram, Len percebeu que os números de seu departamento estavam caindo constantemente e houve rumores de possíveis demissões Len falou imediatamente com seu supervisor e explicou que ela não estava gerenciando o grupo de funcionários da melhor maneira possível e assumiu a responsabilidade pessoal pela maioria das quedas nos números Depois disso, Len fez questão de falar frequentemente com seus funcionários e responder a qualquer preocupação que surgisse Como os funcionários tiveram mais contato com seu gerente, eles conseguiram ter um desempenho melhor e aumentar sua produtividade em pouco tempo. 11. Eventos sociais: Eventos sociais fora do trabalho. Embora socializar fora do trabalho geralmente possa parecer uma ótima ideia A equipe que joga junto permanece unida. Chega um momento em que funcionários e gerentes devem respeitar os limites uns dos outros e saber quando passar um tempo separados. Além disso, funcionários e gerentes devem passar algum tempo longe do estresse e da agitação do escritório e não devem levar o trabalho com eles quando saem Como recusar educadamente. Os gerentes não podem ou não querem necessariamente participar de eventos sociais com seus funcionários, seja por causa da madrugada, da diferença de interesses ou simplesmente da falta de tempo. Mesmo que não haja nada de errado nisso, é importante oferecer uma recusa educada, em vez de apenas insultar seus funcionários. Quando solicitado a participar de um evento ou reunião, agradeça à pessoa pelo convite e simplesmente diga que você não pode comparecer por qualquer motivo. No início, os funcionários podem rir ou zombar um pouco, mas aprenderão a respeitar você e seu raciocínio Para evitar perder totalmente o contato com eles, você pode planejar e oferecer seus próprios eventos, convidar seus colegas de trabalho para isso, ou mais do seu estilo, ou que se encaixem em sua agenda Isso não os impedirá de fazer suas próprias coisas, mas permite que eles passem mais tempo com você e se socializem fora do trabalho Razões comuns para recusar um evento social, responsabilidades familiares, falta de tempo, permissão de horários, falta ou diferença de interesses Regras para participar. Quando um grupo do escritório planeja se reunir fora do ambiente de trabalho, é sempre melhor estabelecer um conjunto de limites falados ou não Coisas como informações de clientes ou informações pessoais de funcionários não devem ser discutidas. Se houver tempo, reúna o grupo antes e discuta que tipo de limites precisam ser estabelecidos, sejam pessoais ou profissionais, estabelecendo regras e limites comuns Sem falar sobre o escritório, salários de clientes, tarefas, colegas de trabalho , as fotos devem ser reduzidas ao mínimo e não publicadas em um site de rede social sem a permissão do assunto O evento não impede que o funcionário venha trabalhar no dia seguinte. Conhecer novas pessoas. Ao conhecer novas pessoas fora do trabalho, as coisas podem parecer naturais ou ficar estranhas rapidamente. Às vezes, não temos certeza de nós mesmos fora do trabalho e da identidade que divulgamos. Afinal, aqui fora, você não é apenas o gerente e colega de trabalho, você é Joe, Bob, Susan, Ann, etc Situações como essa podem remontar aos nossos excelentes dias de escola e lembrar como você fez novos amigos de forma clara e simples. Aproxime-se das pessoas com calma e diga algo sobre você. Peça-lhes que retribuam o favor. Mantenha as apresentações curtas. Eles não precisam conhecer todo o seu currículo em uma conversa. Se você encontrar alguém que seja rude ou idiota, sorria educadamente e simplesmente O que fazer e o que não fazer na conversa. Uma das regras gerais de eventos sociais é ter uma lista compreendida de tópicos que não devem ser discutidos quando estiver fora com colegas Conforme declarado anteriormente, informações como lista de clientes da empresa ou salários de funcionários devem estar no topo da lista de não discutir Outros tópicos podem incluir avaliações ou atribuições de funcionários, reuniões de escritório ou até mesmo outros colegas de trabalho. Alguns escritórios optam por simplesmente eliminar completamente o estoque do escritório Não é possível controlar o que os funcionários falam quando estão fora, mas você pode influenciar a conversa nos eventos que escolher participar. Informe ao seu grupo quais assuntos estão proibidos ou seriam inapropriados Esclareça quaisquer mal-entendidos antes que eles tenham a chance de surgir Estudo de caso. Alex é gerente de uma unidade de informações de saúde no hospital, onde eles mantêm registros de pacientes. Ele normalmente não saía muito com seus funcionários fora do trabalho. Embora eles o tenham convidado várias vezes. Alex sempre recusava educadamente pois tinha um bebê novo em casa e geralmente tinha que ir para casa logo após o trabalho Em poucas semanas, Alex anunciou que estava se reunindo em sua casa para comemorar seu aniversário. Ele convidou seus colegas de trabalho que normalmente não vê fora do trabalho. Antes da festa, Alex falou em particular com seus colegas de trabalho e pediu que todos os assuntos comerciais continuassem funcionando Ele não queria que os convidados discutissem informações sobre pacientes ou tarefas estressantes. Seus colegas de trabalho concordaram. Alex e sua equipe de funcionários finalmente conseguiram se reunir e conhecer o outro lado deles , que não conseguem ver a portas fechadas.