Vendas e transações de gastos em QuickBooks | Liz Callejas | Skillshare

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Vendas e transações de gastos em QuickBooks

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Aulas neste curso

2 aulas (30 min)
    • 1. 1. Crie uma transação de venda

      12:28
    • 2. 2. Crie uma transação de despesa

      17:39
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Sobre este curso

Este curso vai mostrar como criar transações de vendas e despesas.

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Liz Callejas

Lets Get Down to Business, Lets Learn QuickBooks!

Professor

I have been a bookkeeper for over 15 years, a tax preparer for 4 years, and a Quickbooks ProAdvisor for Over 4 years. I own a bookkeeping business, Bookkeeping Dynamix, Inc. I will share with you how to use Quickbooks for your business as well as some business and tax information to help you in your business. Enroll today to learn more!

As a bookkeeper for small businesses I want my clients to know how to use their QuickBooks file. I started creating videos on How To’s and Tips & Tricks for QuickBooks. I have various tutorials on my website and also on my Youtube Channel. I hope that you find the answers to your QuickBooks Questions here.

 

Sincerely,

Liz Callejas

 

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Transcrições

1. 1. Crie uma transação de venda: nesta lição, vamos aprender sobre transações de vendas agora. No QuickBooks, você pode escolher entre três formulários de vendas diferentes para documentar o que você vende, e cada formulário tem seus próprios pontos fortes e limitações. Então vamos aprender sobre as faturas, os recibos de vendas e as declarações. Então, vamos começar agora. As faturas podem lidar com quaisquer testes de faturamento que você pode pensar, então eles são a melhor escolha se você tiver alguma dúvida sobre qual deles usar agora no QuickBooks Premier e adições corporativas , QuickBooks inclui mais um tipo de formulário de vendas, que é o formulário da ordem de venda nessas adições. Ao criar uma ordem de venda para o produto que o cliente deseja comprar, você pode criar uma fatura para os itens que estão em estoque e manter o controle de itens fora de estoque que você precisará enviar ao cliente quando a remessa chegar. Agora não vamos falar sobre a ordem de venda nesta lição. Por favor, visite nossa outra lição em relação à ordem de venda. Vamos falar sobre os recibos de vendas primeiro. Agora o recibo de vendas é a forma mais simples que o QuickBooks oferece, e é também o caminho mais curto entre fazer uma venda e ter dinheiro no banco, pelo menos no QuickBooks. Mas este formulário é adequado Onley se seus clientes pagarem o valor total no momento da venda, por exemplo, por exemplo, em uma loja de varejo, um restaurante ou salão de beleza. Agora, para as empresas de serviços dos EUA, você pode acumular cobranças de tempo em despesas faturáveis, que mostrarei como fazê-lo em outro vídeo e depois adicioná-los a um recibo de venda. Mas para produtos que você vende recibos de vendas lidar com pagamentos Onley na íntegra. Agora, quando você cria um recibo de venda no QuickBooks, QuickBooks automaticamente postar o dinheiro em uma conta de fundos positivos, que é, ah, conta de retenção. Mas eu quero mudar isso. E para fazer isso, tenho que fechar todas as minhas janelas. Vou fechar este recibo de venda e vou fechar o meu centro de clientes. Depois vou editar as preferências, depois vou para as preferências da empresa de pagamentos. Agora temos algumas opções aqui, verificando automaticamente aplicar pagamentos. O que isso fará é que o QuickBooks aplicará pagamentos a faturas abertas que o cliente tem, e ele vai do antigo. Este primeiro calcula automaticamente o pagamento se você verificar isso. QuickBooks inserirá o valor da fatura quando você aplicar um pagamento. Então este é o que queremos desmarcar Hughes sob fundos positivos como um depósito padrão para a conta. Então vamos desmarcar isto. Não, nós vamos clicar, OK, e vamos voltar para nossos recibos de vendas e dar uma olhada nisso. Ok, aqui vamos nós. Então, como você pode ver agora, QuickBooks perguntou sua guia aqui. Estamos diz depósito para e podemos selecionar qual conta queremos depositar o valor para o recibo de venda. Então vamos instalar. Ele vende recibo. Tenho uma empresa de serviços de instalação de tapetes. Alguns vão Teoh, vá e instale o tapete. E eu vou inserir um recibo de venda para essa instalação porque o cliente vai me pagar o valor total. Então eu vou Teoh, digite o nome do cliente aqui. Então eu vou Teoh, Agora você pode inserir novos clientes que você pode selecionar a partir do seu não, Primeiro de tudo, você pode selecionar um da sua lista. Mas se o cliente não estiver lá, você pode digitar o nome dele. E, em seguida, QuickBooks irá perguntar se você deseja Thio adicionado, ou configurá-lo. Vou fazer um anúncio rápido. Então ele vai adicioná-lo à minha lista de clientes. E ele está bem ali. Ok, eu definitivamente quero que isso entre na minha conta corrente, e eu vou selecionar o item Instalação do tapete completo. Como você pode notar, é um grupo. Então, todos os itens ou todos os serviços para esse item estão neste item de grupo, e há um vídeo que eu fiz sobre itens de grupo. Então meu total é 290 agora, uma vez que o cliente me paga e ele me pagou com o cheque. Eu posso selecionar o cheque e o número do Chuck aqui, e então eu posso ser se eu quiser colocar um memorando ou uma mensagem de cliente, mas eu vou apenas salvá-lo. Sim. Ok, então agora ele está salvo e vamos para o nosso centro de clientes. Olhe para isso. Há um recibo de venda para o Sr. Jones, e podemos ir em frente e abri-lo e vê-lo. Então foi assim que você criou um recibo de venda no QuickBooks. Agora, olha como nós fazemos declarações para construir nossas listas de clientes, sair desta venda que vemos agora suponha que você é um advogado e você gasta 15 minutos aqui e 15 minutos. Eles estão trabalhando no problema legal de um cliente ao longo de um mês. Então, cada vez que você fizer isso, isso é outra cobrança para a conta do cliente. Então, no QuickBooks, cada uma dessas cobranças é chamada de cobrança de extrato, que para chegar lá vamos para novas transações. Cobranças de declaração Você pode inseri-los individualmente ou você contrata o seu tempo e, em seguida, faturá-lo em um enviado. Agora, muitas empresas muitas vezes igrejas declarações quando eles cobraram o mesmo valor a cada mês, como taxas mensais fixas para o serviço de Internet ou trabalho em tempo integral. Como programador contratado, vamos ver como podemos inserir as cobranças do extrato. Se aparecermos sob o cliente, podemos descer para o cliente que queremos cobrar. Você também pode criar um novo cliente. Se não estiver em nossa lista, como você pode ver, ele irá trazer qualquer transação que está aberta. Então vamos voltar para o Sr. Jones e vamos criar uma taxa mensal para encanamento tão bem, digite o encanamento ou o item, a quantidade se você quiser fazê-lo por nossa. Mas como este é um valor fixo nós vamos apenas digitar o valor e isso trazê-lo para a taxa e a data de vencimento vai ser 1º de setembro. Agora, a fim de atrasar uma carga, nós podemos ir editar e excluir. Se precisarmos editar a transação, podemos clicar em editar transação. Poderíamos também entrar no tempo e nas despesas faturáveis daqui. E se tivermos um relatório rápido, ele nos levará ao relatório do cliente com todas as suas vendas. Você pode ver aqui estão as vendas recebidas do Sr. Jones. Então vamos dar uma olhada no depoimento. Então vamos aos clientes e criar declaração A partir desta tela, podemos selecionar um tem várias declarações de clientes ou todos os clientes. Mas neste caso, queremos mostrar apenas um cliente, que é o Sr. Jones. E se quisermos que o Teoh mostre os detalhes dos itens, podemos precisar desta marca ou podemos desmarcá-la se não o fizermos, hum, ou podemos ter as datas de vencimento das transações. Também impressa nesta declaração. Então vamos dar uma olhada no que a declaração parece É pré-visualização, ele não pode ouvi-lo ISS. Aqui está a declaração para o Sr. Jones agora onde declarações realmente brilham é resumir a conta de um cliente nos bastidores. Um demonstrativo adiciona todas as transações que afetam o saldo aberto dos clientes durante um período de tempo, que inclui encargos do demonstrativo, pagamentos e faturas. Agora, vamos dar uma olhada. Essa é a fatura foi fechada fora do extrato. Ok, então agora as faturas vão aceitar qualquer item que você tenha criado em sua lista de itens, e você pode criar faturas a partir de estimativas, mas nós não vamos estar olhando para estimativas nesta lição. Agora, aqui em cima. Como você pode ver, não há depósito para descartar porque esta é uma fatura. Temos dois ótimos. Um pagamento para esta NFF. Agora, o modelo, é que existem vários modelos. Vamos em frente e usar. Ah, conserte, veja a fatura. E nós vamos selecionar instalar tapete e trabalhar de um a 200. E podemos colocar um número P aqui se precisarmos de um na rede de guisado 30. Está bem. Tão perto. A data de vencimento e a fatura mais segura. Quer gravar agora? Sim. E queremos ter os termos da sua próxima vez? Sim. Diz informação de custo de trabalho. O trabalho não tem estimativas. Sem uma estimativa. QuickBooks não é capaz de comparar sua estimativa em custos reais para este trabalho. Você quer saber mais sobre por que as estimativas são importantes? Bem, temos outro vídeo para isso. Então, vamos clicar? - Não. Está bem. Vamos voltar para a fatura no lado direito, você poderá ver algumas informações para o cliente. Podemos ver o saldo aberto e podemos ver transações recentes. Podemos ver uma fatura. Um encargo de demonstrativo em um recibo de venda. Vamos clicar na cobrança do extrato. E isso nos leva para onde entramos as acusações da declaração. Porque você pode ver que não há vendas recebidas porque os demonstrativos mostram apenas o que está aberto. Então vamos criar uma declaração do Sr. Jones. Sim, vamos. Aqui. Um cliente. Sr. Jones, nesta declaração de pré-visualização aqui, são as duas transações que criamos sem saldo de encaminhamento. Agora, se quisermos que Teoh remova essas datas de vencimento aqui, podemos fazê-lo voltando para a página anterior e desmarcando a impressão Fazer assumir transações. É pré-visualização de cliques e não há datas de vencimento. Isso parece ótimo. Agora vamos aplicar um pagamento ao Sr. Jones foi fechar a declaração. Volte para o centro de atendimento. Foi bom. Um novo pagamento recebido. Tia, digamos que o Sr. Jones nos pagou 250 dólares do seu saldo. Ok, vamos colocar a data, e vamos colocar a referência que ele nos pagou com o cheque. Então isso se transforma em um número de cheque, tão bem colocado. Hum, ok. E aqui é onde podemos selecionar em quais contas bancárias queremos depositar, e então vamos clicar na conta corrente. E como você pode ver, Quickbooks aplica automaticamente os $250. Nós temos 200 aqui e 50 dólares lá, e então nos deixa com um pagamento insuficiente de 150. Então vamos salvar isso. Conhece esse disco? Sim. Agora, o Sr. Jones só tem um saldo de 150. Vamos voltar ao depoimento e ver se está refletido. Vai criar uma declaração, Sr. Jones. Está bem. Pré-visualização. Está bem. E lá está. Reflete os pagamentos. É assim que trabalhamos com transações de vendas. 2. 2. Crie uma transação de despesa: temos duas opções para lidar com nossas despesas. Podemos pagar agora, ou depois. E QuickBooks dor imediatamente significa escrever um cheque e treinamento de transação de cartão de débito, inserir uma cobrança de cartão de crédito, fazer um pagamento on-line ou usar dinheiro de dinheiro pequeno. Quando você paga imediatamente, você não precisa digitar um sino. Dor mais tarde significa que você vai inserir sua conta no QuickBooks, e então ele será colocado nas contas a pagar e você pode pagá-lo mais tarde. Agora é inserir um sino e vamos fazer isso a partir desta página inicial sob o Centro de fornecedores . Então, vamos clicar em inter bill, e QuickBooks nos traz para o formulário de fatura que é realmente fácil de usar agora. Se formos aqui no topo, podemos mudar esta conta para credenciar se tivermos um crédito do fornecedor. Se voltarmos para Belle e desmarcarmos a conta receber, ele mudará a conta para o recibo do item. Recibos de itens estavam indo para olhar para ele outra lição, Então vamos clicar em Bill recebido agora. Aqui podemos selecionar o fornecedor para o qual vamos inserir a fatura. Também podemos adicionar um novo fornecedor, se necessário. Agora, se você posicionar o cursor sobre o canto inferior direito da lista aqui e, em seguida, arrastá-lo , você pode abrir ou você pode visualizar mais fornecedores à medida que estamos indo mais e mais para baixo. Então isso é um truque bem legal. Então vamos selecionar ABC encanamento para inserir um sino e aqui podemos digitar o endereço. Eu adicionei encanamento ABC, um, como um ato rápido, então eu não configurá-lo, mas a partir daqui, você pode adicionar o endereço se você tiver. Então, senhorita, compre o endereço, ok? E então o número de referência seria o número da sua fatura. E depois temos o Monte e a data de vencimento da conta. Podemos inserir uma data de vencimento ou podemos ter os termos aqui. Podemos adicionar novos termos se você não o vir nesta lista. Agora. As vantagens de fazer uma conta é que podemos obter descontos de nossos fornecedores e na indústria da construção. Se pagarmos por um certo tempo, normalmente recebo descontos. Podemos inserir um memorando aqui para que pudéssemos dizer para o trabalho, hum, incrível, porque nós temos um trabalho incrível, e então aqui nós temos uma guia de despesas e nós não temos a guia de itens. Agora, essa despesa a ter não entra em um emprego. Então, na verdade, é mais como despesas gerais e podemos selecionar a partir do menu suspenso. Mas vamos colocar essa conta sob um emprego e vamos Teoh colocá-lo sob encanamento. Apenas 14. Eles estão bem. E, em seguida, o montante total é 1000. , Não, está dizendo que mudamos os custos porque nossa conta é 1000 pode não ter um custo no item, e então podemos selecionar um emprego. Trabalho incrível, e podemos selecionar se é faturável. Ok, então vamos salvar o nosso imóvel. E isso nos diz que mudamos o endereço para encanamento ABC porque lembre-se, adicionamos o endereço aqui, então queremos dizer OK para atualizar o fornecedor, e também atualizamos os termos. Sim. E aqui nos traz essa de informaçãode endereço. Se precisarmos inserir o código postal, nada de impressionar. Ok, Mão e persegue-o. Se formos para o fornecedor, será capaz de ver essa conta aqui. E aqui está. Agora está em um crédito Vimal para ABC encanamento. Então vamos voltar para novas transações Inter Bill e Select Credit. E nós temos a ABC encanamento como uma data de fornecedor e o número de referência que podemos tratar aqui e geralmente mamíferos de crédito têm um C N e então nós temos os valores de crédito de 50. E queremos selecionar o item que inicialmente colocamos para a fatura. Era 14 nosso item de encanamento. Ele irá inserir o valor e foi para o trabalho incrível e foi faturável. Então isso vai dar ah, crédito do nosso cliente. Ok, então isso parece. E poderíamos colocar um memorando também. Créditos para o trabalho de Haslem e vamos salvar o crédito Prince Click? Sim, e aqui está ISS. Como você pode ver, as contas são mostradas como um negativo e o crédito como um positivo. E o saldo aqui é de 9 50 l por centro. Uma conta para um aluguel e com nossos aluguéis, nós também pagamos utilitários. Então vamos entrar em nosso ato fornecedor meramente cena pode. Vamos fazer um anúncio rápido e trabalhar para o número da fatura. Vamos inserir o número da fatura e o aluguel é 615 O até o momento é no primeiro com um memorando rápido. E sob a conta e despesas, vamos colocar o aluguel 600 e os utilitários 50. Como você pode ver, podemos dividir a conta sob a guia de despesas. Também podemos fazer o mesmo em itens se quisermos gastar uma determinada fatura em vários trabalhos. Está bem, parece bom, e vamos salvá-lo. Cain, rápido. Sim. E aqui está a nossa factura para acne. Lissy, Desde que eu pago aluguel todos os meses, eu quero dizer QuickBooks para me lembrar sobre esta transação. Então vamos voltar para a conta e vamos memorizar. E traz a transação memorizada. Bem, nós queremos fazer é o nome ou a transação? Neste caso, vou colocar o aluguel. E eu poderia dizer ao QuickBooks como eu quero ser lembrado. Posso ter QuickBooks adicionado à minha lista de cuidadores. Não me lembre ou fora de fazer entrada de transação. Quero automatizar a transação para que ela faça isso por mim. Quantas vezes vai ser mensal. E a próxima data que eu queria ter feito seria eu diria que em torno dos 25º números recorrentes. Eu poderia colocar o número de vezes que eu quero. Quero que o QuickBooks faça isso. Alguém para dificar cinco vezes em dias de antecedência para entrar. Eu quero ter um dia de antecedência e eu vou pressionar OK, agora ele está tirando como uma foto. Está memorizando esta transação e, a fim de obter essa transação estava perto disso . Isso é bom. Uma lista memorizada lista de transações. E aqui está a nossa transacção. QuickBooks copiou a transação que pedimos para memorizar. Então, se clicarmos nele, isso nos leva ao projeto de lei que acabamos de criar. E se precisarmos mudá-la, podemos sempre memorizar transações para editá-la ou excluí-la. Ou podemos entrar na transação e ele abrirá a conta e podemos apenas salvá-la. E diz que você quer gravar a nova transação. Bem, eu vou dizer não, mas como você pode ver a data agora, ele foi para 925 que foi o dia em que eu peguei QuickBooks no dedo do pé. Então eu vou clicar. Não, e é assim que se faz uma transacção de memorização. Agora vamos pagar a conta da ABC Encanamento. Então isso é fechar fora desta lista de transações e ir para novas transações. Pagar as contas. Aqui temos uma lista de contas abertas. Agora, eu quero selecionar encanamento ABC, então eu sou Mark ou marque a caixa. E aqui está a conta. Agora sei que temos crédito. Então vamos definir o crédito para o quando tivermos por $50. Se vamos selecioná-lo e clicar em concluído, então vamos inserir a data em que queremos pagá-lo. E o método que poderíamos fazer cheque ou cartão de crédito. E vamos atribuir o cheque. O que significa que eu já trouxe a mão escreveu o cheque. Vou dizer aos Quickbooks qual era o número do cheque. Então, vou guardá-lo aqui. Podemos conversar. O que parece, o quê? O número do cheque espera quem ia atacar? Está bem. E podemos pagar mais contas daqui ou podemos clicar. Feito. Então agora o encanamento ABC tem um equilíbrio de zero. Agora vamos passar um cheque para os materiais de Craig para materiais que precisamos imediatamente. Como você notou, há um saldo, mas não vamos pagar esse saldo. Então vamos para a banca. Faça um cheque aqui. Scruggs materiais Agora neste formulário de verificação. Como você pode ver, podemos selecionar a contagem que queremos pagar. E quando nós dio QuickBooks está nos dizendo que há faturas abertas para este para-lama. Então, queremos ir pagar as contas ou continuar a ler o cheque? Vamos continuar a escrever o cheque. Então pegamos o John da conta corrente. Então vamos imprimir o cheque mais tarde, e vamos passar o cheque de 100 dólares e vamos apagar isso e colocá-lo sob o item de trabalho incrível sob o encanamento. E é um trabalho incrível, e está disponível. Certo, então vamos salvar essa transação. E há o cheque de 100 dólares. Agora podemos imprimir o cheque. Então vamos para arquivos de impressão de formulários de verificação, insira o número do cheque e selecione o cheque. Toda a gente do Prince vai bater, está bem? E isso nos leva para as configurações da impressora de impressão. Podemos selecionar a impressora, depois vamos imprimir, e agora ela imprime. Agora, se quisermos reimprimir este cheque, se não saiu correto, podemos clicar aqui para nos arrependermos e acertar. OK, e então podemos reimprimir. Então vamos verificar se vamos acertar. Ok, agora podemos ver o cheque com o número do cheque. Agora, se quiséssemos pagar com um cartão de débito, o processo é o mesmo. Temos que pagar, um cheque. Mas agora não vamos imprimir um cheque. O que? Vamos datilografar aqui. Vamos continuar em cheque, mas vamos digitar aqui é DB para cartão de débito e vamos inseri-los, e o processo é exatamente o mesmo. Temos que inserir o item nos $300 para o trabalho incrível. Então podemos escrever um memorando pago por materiais com cartão de mas. Ok, no salvar esta transação. Sim. Como você pode ver agora diz DB para cartão de débito. Agora digamos que você tenha uma conta em dinheiro pequena onde você substitui o dinheiro que você usou cada duas semanas ou qualquer quantidade de tempo que você selecionou. Precisamos comprar materiais do encanamento ABC, então vamos gravar essa transação indo para a banca. Faça cheques como você pode ver aqui. Estamos fazendo um cheque, mas não vamos passar um cheque. Só estamos dizendo aos Quickbooks que pagamos a ABC Encanamento. Não vamos escrever nada aqui porque é dinheiro e vamos selecionar a ABC encanamento, mas na conta bancária, precisamos mudá-la para ter dinheiro pequeno. Então vamos adicionar novo neste empreendimento conta de caixa pequena. Ok, então guarde e nós vamos apagar isso e nós vamos para US $25 para encanamento ABC ou um item de encanamento. Então, John, vamos salvar essa transação. Ok, então aqui está o encanamento ABC. Como você pode ver aqui, podemos ver para onde as transações vão ou de quais contas estão vindo. Aqui está o nosso dinheiro de 25 dólares. Agora precisamos fazer um cheque para o Petty Cash de $25. Ou se estamos tirando dinheiro da conta corrente por dinheiro pequeno, então temos que fazer uma transferência. E nós podemos fazer isso indo fundos de transferência bancária, a data e nós vamos dio de verificar para dinheiro pequeno $25 e está economizando perto agora. O que eu quero fazer é inserir uma transação com cartão de crédito. Eu também quero pagar o saldo de materiais do Greg parte dele com o cartão de crédito. A primeira coisa que eu preciso fazer é inserir um cartão de crédito no QuickBooks porque eu não tenho um . Então vamos para um plano de lista de contas indo para clicar com o botão direito e pressionar. Não, não selecionei o cartão de crédito. Continue para o número da conta e digite o nome da conta. E eu vou bater. Salvando perto. Selecione. - Não. E tem um cartão de crédito. Agora podemos ir para a transação sob a banca e assumir cobranças de cartão de crédito. É meio que ser o material do Greg. Você tem contas pendentes com este fornecedor. Vou selecionar. Não exibir. Está bem. E vamos inserir a quantidade de 25. O item é 14. Trabalho incrível, e este não está disponível. E agora devemos salvar a transação do cartão de crédito. Vai conceder e há ver sob o tipo. Podemos ver que tipo de transação este fornecedor tem. E aqui está o cartão de crédito. Agora vamos pagar um pouco desse saldo, ir para novas transações, pagar contas, e estamos de volta à tela da conta da página. Então, vamos selecionar materiais de regs e vamos descer aqui. Vamos selecionar o cartão de crédito e o cartão de crédito que queremos pagar. Mas também queremos mudar o valor porque eu não quero pagar 5000. Eu só quero pagar $2500. Então vamos mudar isso e salvar nossa transação. Bata bem, e vamos acabar. E aqui está o pagamento da conta com um cartão de crédito para 2500 você também pode inserir transações no registro. Vamos listar o plano de contas. Tem todo o registro de cartão de crédito que você pode começar a entrar daqui. Vamos inserir o fornecedor e vamos clicar em Anúncio rápido. É um visual de fornecedor, OK comercializado para 100. Podemos entrar na conta aqui. Agora, se é várias contas agora, este serviço de entrega rápida. Eu também estou pagando postagem, então eu quero dividir isso em contas diferentes. Quero pagar taxas profissionais por 75. Eu poderia colocar um memorando e então eu quero colocar postagem para 25 e então eu posso fechar isso e é dividido porque ele está dividido e eu vou salvar esta transação. Sim, e vamos voltar para o nosso fornecedor. Isso é bem ali sob o cartão de crédito de serviço e é assim que entramos e pagamos nossas despesas . QuickBooks. Quero agradecer por se juntar a nós neste tutorial QuickBooks, e espero vê-lo em nosso próximo tutorial. Obrigado.