Introdução a empregos profissionais administrativos | Parte 1 | Rosamaria Carrillo | Skillshare

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Introdução a empregos profissionais administrativos | Parte 1

teacher avatar Rosamaria Carrillo, Educator, activist, entrepreneur, & YouTuber

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Aulas neste curso

15 aulas (1 h 20 min)
    • 1. Introdução

      2:53
    • 2. Sobre o instrutor

      1:19
    • 3. Sobre o projeto

      2:04
    • 4. Por que considerar o campo de profissionais administrativos?

      6:25
    • 5. Ambição de papel

      2:53
    • 6. O papel de assistente administrativo

      3:55
    • 7. O papel de assistente do programa

      5:32
    • 8. O papel de assistente de executivo

      6:02
    • 9. Visão geral de papéis administrativos

      9:45
    • 10. O valor de de assistentes

      3:43
    • 11. Habilidades de comunicação

      6:37
    • 12. Habilidades de gerenciamento de tempo

      10:30
    • 13. Skills organizacionais

      6:58
    • 14. Tech Savviness

      8:54
    • 15. Encerramento

      2:14
  • --
  • Nível iniciante
  • Nível intermediário
  • Nível avançado
  • Todos os níveis

Gerado pela comunidade

O nível é determinado pela opinião da maioria dos estudantes que avaliaram este curso. Mostramos a recomendação do professor até que sejam coletadas as respostas de pelo menos 5 estudantes.

1.320

Estudantes

3

Projetos

Sobre este curso

6b5741c7

Qual é a diferença entre um assistente administrativo, Assistente do programa e assistente executivo? Você já se perguntou se esses tipos de posições de carreira Ou você já está interessado em aprender mais sobre o campo de trabalho?

Se isso, este curso é para você! Esta série do curso apresenta você o campo dos profissionais administrativos e as habilidades necessárias para entrar e prosperar no campo. Você vai aprender por que esses trabalhos são opções ideais para estudantes do ensino médio, faculdade recentes e universitários e comunitário, para profissionais de transição entre carreiras, e pessoas que retornando para o local de trabalho. Vamos discutir as diferenças sutil que distinguem essas posições e as habilidades necessárias para elas.

Quem deve fazer o curso?

Qualquer pessoa interessado em aprender sobre o campo deve fazer este curso. Além dos grupos de pessoas mencionados acima, este curso também vai como ferramenta para qualquer pessoa que quer freelance como assistente virtual. Além disso, se você estiver

Conteúdo do curso:

  • Palestra

  • Um projeto

  • Participação do curso

  • Pesquisa do curso

Visão de Syllabus

  • Qual é o campo dos profissionais administrativos?

  • Por que considerar este campo?

  • Qual é o papel dos assistentes em um negócio ou organização?

  • Entenda os diferentes títulos e deverde dos assistentes administrativos, Assistentes de programa e assistentes executivos.

  • Entenda as habilidades necessárias para essas posições.


É minha esperança que no final do curso, você terá uma compreensão holística do campo e estará totalmente à vontade para aplicar e navegar no campo administrativo. Como o instrutor do curso, vou estar aqui para levar você por seu conteúdo principal, e abordar qualquer pergunta que você possa ter por que que você

Conheça seu professor

Teacher Profile Image

Rosamaria Carrillo

Educator, activist, entrepreneur, & YouTuber

Professor

Hi, friend! I'm Rosamaria.

Welcome to my community.

I'm a career coach for first-generation women of color professionals, college graduates, & up-and-coming professionals. I help emerging professionals jump over, bypass, or sidestep the many career roadblocks & external life challenges that I faced as a first-gen and new professional.

I graduated from the University of California, Berkeley with a Master’s in Social Welfare with a focus on management and planning. I am here to share my passion for leadership development, marketing, productivity, and personal development strategies to both motivate and inspire you.

I launched my career coaching business in 2021 and am so excited to bring you updated courses on how to be a highly effective and ef... Visualizar o perfil completo

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Transcrições

1. Introdução: Oi lá. Bem-vindos aos profissionais administrativos. Quer um? Meu nome é Rosa Maria, e eu estou tão animado para estar ensinando este curso O campo de profissionais administrativos é grande e inclui assistência administrativa, assistência programa, coordenadores de assistência executiva, Gerentes de escritório do secretário e muitos mais em empregos e, hum, profissões sob ele porque o campo em si Issa realmente grande neste curso nós vamos aprender sobre ou vai realmente se concentrar em três principais oportunidades de emprego ou tipos de empregos. E isso é assistência ao programa de assistência administrativa e assistentes executivos. Michael, para este curso é que você entende se ou não, este é um sentimento que você deve considerar se, uh, entender as diferenças entre um assistente administrativo, um assistente de programa e assistente executivo, e, em seguida, compreender amplamente o tipo de habilidades necessárias para entrar neste campo amplo e teve um próspero -lo. E se você não está interessado em trabalhos, mas está interessado em contratar pessoal de suporte como assistência, isso poderia lhe dar alguma boa visão sobre o combustível no tipo de trabalho que é feito. Se você é alguém que tem trabalhado como um profissional administrativo e gostaria comercializar suas habilidades, isso também pode fornecer algum bom enquadramento para você falar sobre o campo e quais são suas habilidades. Então, amplamente falando, este curso é para graduados do ensino médio, graduados da faculdade que inclui graduados da faculdade comunitária. Uh, recém-graduados que talvez não estejam prontos para se comprometer com, uh, carreira e precisam de algo transitório, esses tipos de ar realmente bons trabalhos onde você poderia fazer um ou dois ou três anos em um campo que que gostaria de explorar. Você tem uma área de interesse, mas talvez não tenha estudado. Você não tem certeza de, hum, então ele é realmente uma boa oportunidade de trabalho. E então para aqueles de vocês que estão voltando para o local de trabalho, se você esteve fora, hum, cuidando de crianças ou família ou você apenas tirou um tempo de folga e você quer ler para o local de trabalho, isso é Ah, estes são bons empregos ponto de entrada. Então eu estou realmente animado para o curso. Se você estiver interessado, por favor, no papel, e eu vou vê-lo no curso 2. Sobre o instrutor: Como eu disse, meu nome é Will Alguém ainda e eu criei este curso porque trabalhei em cargos administrativos nos últimos sete anos. Eu fiz isso na faculdade, e uma vez que me formei na faculdade, e quando me formei em Berkeley, eu , hum, inesperadamente me encontrei nessas posições, e houve muitos equívocos que eu tinha sobre este campo. Muito do que eu pensava ser trabalho administrativo. Eu realmente só entendi como trabalho de secretariado. Mas os campos evoluíram e a necessidade evoluiu significativamente. E então há muitas oportunidades se eu criei este curso, principalmente porque, hum, é um campo muito dinâmico. E quando eu estava fazendo uma pesquisa sobre o curso, não há muitos. Recurso é em torno do que significa ser um assistente de qualquer momento. Ele fala muito sobre os conjuntos de habilidades, mas não há muitas experiências em primeira mão sobre essa sensação dinâmica e esses empregos condenam definitivamente ser muito dinâmicos, muito gratificantes e têm tanta oportunidade, hum, tanto para avançar sua carreira, mas também lhe dá um monte de oportunidades levou crescer habilidades que você pode precisar em outro tipo de empregos de gestão ou outros tipos de empregos que você gostaria de fazer a transição para 3. Sobre o projeto: Vamos falar um pouco sobre o projeto. O projeto é bastante simples. Se você é alguém que contratou um assistente antes de um assistente administrativo e assistente de programa ou uma polícia assistente executiva nos deixar um parágrafo, um parágrafo de 3 a 5 frase ou ah, alguns pontos bala nos dizendo o que fez Eles são ótimos. O que é Gil? Que valor eles trouxeram para a equipe ou para o negócio? Seria útil para todos nesta comunidade saberem. De alguém que contratou o valor que o assistente dá para trabalhar. Hum, então apenas perguntando um pequeno parágrafo para alguns pontos bala sobre eles se você não foi contratado e não trabalhou com assistência. E você está se perguntando se essas carreiras são para você. Deixe-nos uma reflexão de um parágrafo sobre o que foi dito aqui. Você sabe o que você aprendeu não se você teve uma percepção errada neste curso ajudaria a você, você sabe, hum, entendê-lo melhor. Ou você teve alguns pensamentos. Talvez você não estivesse considerando um cargo administrativo antes de qualquer um. Quaisquer reflexos que você tenha. Estou ansioso para ler. Também estou interessado em entender como essas posições administrativas são percebidas no mundo. Sei que minhas percepções estavam erradas quando me formei em Berkeley. Agora é como procurar oportunidades de emprego e oportunidades de carreira. Hum, então é basicamente isso. Eu também posso ter uma pesquisa em, como uma pesquisa de perguntas fina no final do curso que você pode oferecer algumas sugestões para conteúdo futuro e coisas assim. Mas eu realmente estou apenas tentando obter seus pensamentos e insights, então por favor compartilhe na seção de comentários abaixo. 4. Por que considerar o campo de profissionais administrativos?: você pode estar se perguntando, por que usar? Reconsidere este campo primeiro e acima de tudo este campo tão maciço você confinou posições administrativas em qualquer setor e qualquer campo em qualquer indústria, profissão, coisa. É tão amplo. Hum, e ele não importa quão nicho seus interesses são, certo? Se você está interessado em conservação de água há centenas e milhares de posições para você. Se você está interessado em jogos ou em um ponto de vista técnico muito específico, há posições para isso. O campo é tão amplo que permite que você pense amplamente. Você sabe, saúde, tecnologia, tecnologia médica, justiça social, questões de nível populacional como Talvez você queira trabalhar com saúde, tecnologia,tecnologia médica,justiça social, questões de nível populacional como Talvez você queira trabalhar com negócios. Quem está interessado em apoiar a comunidade asiática americana? Teatricum American Community, aquela comunidade latina, a comunidade LGBT. É tão amplo. E porque é tão amplo, há muitos empregos em qualquer tipo de área de interesse que você tem. Então não importa quão grandes são seus interesses ou quão estreitos eles são. Existem posições administrativas em qualquer setor. Claro, você tem que procurar por eles, mas existem lá fora, e por isso, por causa da quantidade de empregos nesses cargos administrativos , isso permite que você alinhe suas paixões, Certo. Sua paixão ou paixões. Seu ponto de vista. Você sabe como você percebe e entende o mundo e tipo do que você quer fazer com sua vida. Ele permite que você encontre aqueles negócios e empresas e organizações que são tudo sobre você. Quando me formei na Universidade de Berkeley, sabia que queria entrar no setor sem fins lucrativos. Quando me formei na Universidade de Berkeley, Então eu não procurei emprego no setor de lucro, e eu não procurei por eles no setor público. E o setor sem fins lucrativos é provavelmente o que eu vou fazer por um longo tempo. Porque os empregos que se alinham com o meu sistema de valores são no setor sem fins lucrativos. Então você pode ir um Sfar largo ou estreito como você quer e encontrar um monte de oportunidades. Então eu realmente penso sobre suas paixões, seus interesses e, hum sei que há oportunidades lá fora para você. E assim porque, hum, você não poderia fazer isso muitas oportunidades. Muitos desses empregos, como eu disse, eles são tipo de nível de entrada ou nível médio, dependendo de onde você está indo. Aplicar há muito espaço para a mobilidade superior. Se você começar na parte inferior como um assistente administrativo, você pode passar para funções de gerenciamento, ou você pode ser redirecionado para, como as regras do projeto, certo? Hum, se você também gosta dependendo do campo ou do setor, esses empregos podem ser muito bem pagos com certeza no setor de negócios, dependendo de qual setor você está, Hum, assistência executiva pode fazer em qualquer lugar de 40 a 70 $80.000 por ano. A tecnologia também é bem paga. O setor sem fins lucrativos não é tão bem pago quanto o setor empresarial, mas, hum, pode depender de onde você mora. Sua geografia tem um grande tem a ver com o salário e também o tamanho da organização, então essas são todas as coisas a considerar. Mas saiba que há muitas oportunidades que você pode on-line sua paixão, seu interesse direito. Você pode definitivamente ter experiência de uma boa quantidade de mobilidade ascendente antes de precisar transição para fora, e esses empregos também abriram portas para carreiras realmente competitivas ou tipos de carreiras onde você precisa de conjuntos de habilidades que você não tem. Então, se eu quisesse como eu disse, formei. Eu me formei em psicologia e sociologia, mas se eu quisesse entrar no setor de tecnologia para fazer desenvolvimento Web, eu realmente não tenho esse conjunto de habilidades. Mas eu poderia entrar através de uma posição administrativa, entender o campo, entender o tipo de habilidades, relacionamentos pouco desenvolvidos e entrar nesse campo, a transição pela via administrativa. , Se você é, se você só precisa de um tipo de emprego para ocupar lugar, ele é uma ótima oportunidade. Hum, se você está interessado, digamos que você se formou com seu bacharelado e você está pensando: “ Ei, Ei, devo ir para a faculdade? Porque eu quero ser um médico ou eu quero ser um advogado? Devo investir o dinheiro e o meu tempo para fazer isso? Bem, você pode fazer uma transição para algum tipo de administrativo, profissional ou assistente e se tornar como um assistente médico ou um assistente legal e ver se esse combustível é de interesse. E como eu disse, o campo médico tão amplo e tão estreito, então você pode definitivamente procurar e tipo de interesse sua área de interesse. A mesma coisa para, como legal, o setor de direito. Você pode ir Assn. Arrow como você quiser, então há muitas oportunidades. Então, para um pouco de arroz, é grande. Você não poderia alinhar seus interesses, suas paixões, nessas posições. Há um espaço para a mobilidade superior, e eles são bons pontos de entrada em carreiras competitivas. E também, eles são realmente bons, hum, trabalhos quando você precisa fazer uma transição entre um trabalho, então há muitas oportunidades lá. Mas vamos nos aprofundar nos trabalhos, nas habilidades que são necessárias neste campo. Mas vamos nos aprofundar nos trabalhos, Vejo você no próximo vídeo. 5. Ambição de papel: Então neste vídeo vamos falar sobre os três tipos de assistência neste curso é foco em assistência administrativa de assistência programa e assistência executiva. Como eu mencionei, eu tive que estreitar porque este campo é tão amplo. Mas muitos dos empregos que, hum, os empregos que eu estou falando também acabam se candidatando a tipo de secretários ou coordenadores ou gerentes de escritório e, um, muitos outros tipos de assistência. A coisa é que eu quero que você entenda, à medida que começamos a ir profundamente no reboque, tipo de trabalho é que, apesar de eu estar tentando Teoh ser claro em tentar distinguir quais são os papéis para essas posições. Sei que no mundo real, uma vez que entramos no local de trabalho, essas regras são muito diferentes. Hum, eles misturam muitas vezes que eles vão pousar em assistência administrativa, trabalhar com o programa. E isso é porque as empresas tentam projetar trabalhos que se ajustem às suas necessidades ou à sua capacidade. de um Então, modo geral, as diferenças entre esses trabalhos de que estou falando são muito específicas. Mas saiba que você pode estar nessa posição, e então você pode estar se perguntando ou pensando: “ Oh, Oh, eu faço isso. Mas não sou assistente de programa. Hum, não, isso só depende. Depende do negócio, da empresa com a organização para a qual você trabalha, , e do tipo de necessidade que eles têm. E então eles projetam esses cargos de trabalho para preencher essas necessidades. Hum, mas há algumas diferenças muito específicas em como as pessoas fazem o trabalho. Então, como uma pessoa administrativa faria o trabalho versus de assistente de programa e na assistência executiva porque eles tipo de ficar em lugares diferentes na organização. Quero que pensem nestas posições em termos de triângulo. Se pensar em tentar, vá para casa. Eu quero que você pense sobre posições administrativas sendo na parte inferior do programa de assistência triângulo na parte central do triângulo e, em seguida, no topo do triângulo assistência executiva. E não é porque um é melhor que o outro. É quando os coloco neste tipo de triângulo é só para mostrar como os deveres, hum, reduziram, e então como as pessoas acabam fazendo o trabalho baseado em onde se sentam, certo? Por isso, a UM vai tornar-se um pouco mais claro. Entramos nas comparações e entendemos as diferenças, então vamos começar. 6. O papel de assistente administrativo: Olá, todos. Então vamos começar por entender o papel da assistência administrativa. Assistentes administrativos tendem a ser o trabalho administrativo de nível de entrada mais comentário. O título difere dependendo do setor em que você trabalha, mas nogeral, é um papel muito generalizado. O título difere dependendo do setor em que você trabalha, mas no geral, Então, no vídeo anterior, eu falei sobre como trabalhar ou qualquer pensar sobre essas três posições. Em termos de pirâmide. Assistência administrativa cair na parte inferior da pirâmide porque eles apoiam na organização se eles trabalham em um negócio realmente grande ou organização ou instituição que talvez apoiando um departamento em vez de todo o negócio. Então depende do tamanho do lugar onde eles trabalham e, em seguida, hum, hum, como as regras precisam ficar divididas para apoiar toda a equipe. Então, às vezes, só talvez departamentos. Mas a idéia é que eles fornecem um suporte de vida geral. Eles costumam construir o papel de ser um assistente administrativo da recepção lá na recepção, cumprimentando pessoas, dirigindo chamadas, respondendo a qualquer pessoa que tenha qualquer tipo de comunicação com o negócio. Eles geralmente estão supervisionando processos ou se eles não estão estabelecendo seu gerenciamento, organizando processos. Eles estão gerenciando bancos de dados. Eles estão fazendo entrada de dados. Eles estão garantindo que as pessoas que trabalham no negócio obtenham as ferramentas. O recurso é a informação que eles precisam para fazer seu trabalho. Mas, além de fazer tudo isso, admita tarefas administrativas. Se não o fizeram, se não estão estabelecendo sistemas, estão gerenciando o sistema. Então eles podem estar gerenciando um sistema de arquivamento para a organização. Então pode ser a pessoa que as pessoas vão para entender onde você sabe. Os últimos documentos dizem H R são onde as últimas faturas folhas de tempo, você sabe como fazer um pedido de material de escritório. Talvez tenha pedido permissão para usar o cartão corporativo como se fossem os detentores de toda essa informação. O tipo de conhecimento especializado que a assistência administrativa desenvolve é mais em sistemas e processos baseados porque eles têm que saber onde as coisas estão, como fazer as coisas. Quem detém que tipo de informação, quem decide o que tem como uma perspectiva de sistemas e informação ou ponto de vista . E então esse é o tipo de conhecimento que eles têm. E é o tipo de conhecimento que você precisa no dia-a-dia. Se alguém tem uma pergunta sobre reservar viagens, alguém tem uma pergunta sobre ter um evento no escritório, e eles não sabem exatamente em que os clientes estão. A organização está lá, os detentores desse tipo de informação generalizada, e então muito do conhecimento que eles carregam é que o processo é como fazemos as coisas aqui. E então eles geralmente são as pessoas que provavelmente são o melhor recurso para qualquer pessoa nova em uma organização, porque são eles que você iria para obter as informações que você precisa. Então agora vamos passar para o próximo vídeo. Vamos falar sobre assistência ao programa e como seus papéis são um pouco diferentes. 7. O papel de assistente do programa: Agora vamos entender o papel da assistência ao programa e seus deveres e responsabilidades. Ah, o assistente de programa está subindo, move-nos para o segundo nível nesta pirâmide. E eles estão neste nível intermediário nesta pirâmide porque há deveres, responsabilidades e foco são reduzidos. Eles não estão apoiando uma organização. O trabalho deles está a serviço das pessoas que trabalham naquele nicho muito estreito, certo? Então, se for um programa, eles estão trabalhando para o programa e garantindo que as pessoas que trabalham nesse programa específico de mentoria tenham as ferramentas e os recursos de que precisam, ou que a pessoa que está liderando o trabalho de alimentos saudáveis tenha o ferramentas e informações de que precisam para fazer o seu trabalho. Então o trabalho deles agora é a serviço de, hum, aquelas poucas pessoas ou até mesmo uma pessoa, às vezes em que você acaba de ser trazido estavam com outra pessoa. Quando estou falando de programas, estou falando de experiência muito discreta ou específica ou conhecimento ou programas reais. Talvez uma nova organização trabalhe em prevenções de obesidade ou gerenciamento de diabetes ou alimentos saudáveis , por isso é reduzido para que a organização possa trabalhar em um monte de coisas. Mas há uma equipe específica que trabalha em um determinado conteúdo. Se for no setor de negócios e talvez um projeto real, será talvez uma campanha de mídia social para A para uma grande conta Corporates. Então o termo programas flexíveis e vai mudar dependendo de onde, o que eu sou setor que você trabalha. Também têm muitos deveres administrativos, mas tudo o que as suas funções administrativas apoiam essa área de trabalho. Também têm muitos deveres administrativos, Uma das principais características distintivas do assistente de programa e do assistente administrativo é realmente o seu conhecimento. Como no vídeo anterior, falamos sobre como a assistência administrativa tinha esse tipo de conhecimento de processos de sistemas de informação que eles construíram porque eles estão apoiando toda a equipe. Embora a assistência ao programa tenha um tipo diferente de conhecimento e motor, maior parte de sua experiência está relacionada com o programa. Eles apoiam o apoio. Então eles têm um novo conhecimento organizacional porque qualquer pessoa que trabalha em uma organização ou empresa entende uma certa quantidade de informações que eles precisam trabalhar direito dentro de uma organização. Mas um assistente de programa terá seu conhecimento ficará mais especializado quando eles começarem a trabalhar com um pequeno número de equipes, eles estarão realmente apoiando o trabalho. Saberão quem deve fazer o quê se, especialmente se estiverem na coordenação lá. Tomando notas, eles estão seguindo as bolhas de entrega. Eles estão garantindo que a equipe saiba o que precisa ser feito, lembrando as pessoas de prazos. Eles estão fazendo esse tipo de de coordenação para as equipes. Eles têm uma experiência muito específica que estão desenvolvendo em torno dessa área de trabalho. Então essa é a maior diferença. Ao contrário da assistência administrativa, cuja comunicação constante é com os convidados de boas-vindas e saudar as pessoas que estão entrando na organização, A maioria das comunicações e habilidades de atendimento ao cliente que eles usarão é com as pessoas parcerias que eles desenvolvem para deixar essa área de trabalho, certo? Então, se eles estão fazendo alimentos saudáveis, hum e eles estão trabalhando externamente com outras pessoas no mesmo campo lá, é onde eles estão se conectando, comunicando e desenvolvendo suas habilidades de comunicação na taxa de atendimento ao cliente versus trabalhar com pessoas que estão vindo ao escritório para fazer perguntas. Muitas vezes eles programam assistência e tornando-se como o primeiro ir para pessoa em uma organização para um corpo de trabalho. Então, às vezes, a equipe pode não querer ir perguntar ao líder de um projeto, algo muito simples, como, Onde está esse relatório? Onde está essa informação? Então, programa de assistência ou são a primeira pessoa de contato dentro da organização real também? Porque eles sabem tanto bacon direcionar a equipe internamente sobre como encontrar as coisas ou dar atualizações sobre onde as coisas estão. Então eles se tornam a primeira pessoa a se conectar ou conversar. Se você precisar de algo imediatamente e você sabe que a liderança em um projeto vai estar ocupado em reuniões ou viagens. Hum, e então eles têm muita experiência quando se trata do assunto em que eles trabalham e da equipe que eles apoiam. Então agora vamos passar para o assistente executivo e entender seu papel. 8. O papel de assistente de executivo: Olá. E agora vamos passar a entender o papel do assistente executivo. Então o assistente executivo está no topo da pirâmide e eles estão no topo da pirâmide porque seu trabalho, fica mais estreito, mais especializado em sistemas executivos A mais focados que funcionam com, hum, Pessoal de alto nível. Então você é seu CEO, seu presidente, seu vice-presidente. Qualquer pessoa de alto nível trabalha em sua organização empresarial, eles tendem a ter assistência executiva e o trabalho que eles fazem. Esse aspecto administrativo, a coordenação, o aspecto de gestão do seu trabalho é tudo isso ao serviço da única pessoa que eles apoiam. Assim, eles também têm que garantir que a pessoa que eles apoiam tem as ferramentas de recursos é a informação que eles precisam para fazer o seu trabalho. Então, todas as tarefas administrativas que eles executam estão em serviço fora dessa pessoa, o que quer que eles precisem. Então eles podem não ser o livro pessoal em apuros, mas eles fazem eles Eles estariam se certificando de que eles estão rastreando Trump, falando com o agente de viagens que faz isso, ou falando com o assistente administrativo da recepção que processa viajar ou descobrir como eles fazem isso, e em alguns casos eles fazem reservar viagens. Depende da descrição do trabalho nos lados da organização e do foco. O que separa o assistente executivo do assistente de administração e do assistente de programa são duas coisas. Por um lado, eles estão trabalhando em níveis mais altos. Seus deveres e responsabilidades têm, ah, são um pouco mais complexos e eles têm um impacto maior. E a razão para isso é porque eles estão apoiando, uh, uh, claro, alto nível, pessoas que têm acesso a informações organizacionais e que estão liderando o trabalho organizacional . Então, porque eles são tão próximos das pessoas com a experiência, o poder, eles estão interagindo com pessoas que têm um certo nível de experiência no poder. Então, se eles apoiam um CEO, eles são mais propensos a trabalhar com outro CEO dentro de seu campo ou com outros campos . Estamos trabalhando e estamos nos comunicando mais com os presidentes e vice-presidentes, funcionários eleitos e pessoas de alto nível dentro de outra organização parceira. Então, porque as pessoas que eles apoiam estão fazendo essa organização de trabalho de alto nível, trabalhar seu impacto, esse direito organizacional, hum, e porque eles fazem isso agora, sua experiência é muito específica. É uma organização focada expertise que eles estão aprendendo sobre desafios organizacionais, questões organizacionais , pensamento estratégico, visões estratégicas para a organização lá nessas discussões de alto nível e conversas em torno de uma empresa ou organização, direito a que uma pessoa que trabalha em programas não terá acesso, ou alguém que trabalhe no assistente administrativo. Bem, então a diferença entre adolescentes exper entre o sistema administrativo, que também tem um tipo de foco organizacional, é que o assistente administrativo está trabalhando em processos reais para manter uma organização em execução versus Eles estão procurando processos organizacionais para avançar na organização, direito para avançar, para liderar. E então esse é o tipo de ponto de vista organizacional e perspectiva que eles desenvolvem por causa das pessoas que apoiam no tipo de trabalho que estão apoiando. Certo? Então o presidente e o CEO estão gerenciando provavelmente o trabalho prioritário para o negócio. Mais organização. Estão a fazer chamadas com financiadores. Eles estão trabalhando com funcionários eleitos. Eles estão trabalhando com concorrentes que têm parcerias. Então eles estão fazendo um trabalho de alto nível. E a assistente executiva tem essa, uh, essa conexão e então eles são atendimento ao cliente, e seu relacionamento está focado em gerenciar todos esses relacionamentos para seu CEO lá. Presidente. Então esse é o tipo de trabalho que eles fazem para Dio. Hum, se o CEO é organizado gerenciando muitas vezes quando o CEO está gerenciando prioridades organizacionais da administração. Mas assistente é apoiado eles, garantindo que eles entendam os prazos prazos e certificando-se de que qualquer pedido que vem através dele vem através de que CEO ou presidente é pesado contra quaisquer prioridades concorrentes que há dentro. Então, a maior parte do trabalho está em serviço, certo? Ao serviço daquele CEO. Então, realmente, as maiores diferenças entre esses cargos são quem você apoia, como você faz isso com base em onde você se senta na organização e na experiência em conteúdo. Então, agora que aprendemos um pouco, as diferenças nessas posições, hum, falarão um pouco sobre o tipo de tarefa administrativa real que as pessoas fazem 9. Visão geral de papéis administrativos: vamos falar um pouco sobre os papéis administrativos no tipo mais comum de tarefas administrativas que a maioria dessas posições fará. E então eu vou falar um pouco sobre os que são um pouco diferentes. Mas isso lhe dará uma noção do que são tarefas administrativas, e há muito mais do que isso, e há algumas que são muito específicas para a indústria. Então, primeiro e acima de tudo, processo de e-mail e toneladas, toneladas de e-mail, todas as três posições farão isso. E qualquer um que trabalhe em qualquer campo processará até mesmo homens. Mas, na verdade, assistência não é apenas o processamento de e-mail que vai para eles, mas o fantasma para as pessoas que eles apoiam. Então eles estão processando. E isso significa ler, decidir o que fazer com um pedaço de e-mail respondendo e com e-mail. Há muitas solicitações para reuniões agendando reuniões com funcionários internos, parcerias com funcionários externos, financiadores de membros do conselho. Com tantos tipos de pessoas, uma grande parte dessas intervenções é agendar reuniões. assistência administrativa não precisa fazer isso muito, porque geralmente eles serão assistência de programa. Também trabalhando em uma organização e apoiando uma equipe e, em seguida, eles serão a assistência executiva importante a equipe de alto nível lá. Assim, a assistência administrativa pode fazê-lo quando se relaciona com questões organizacionais lá. Coordenação de reuniões talvez mais limitada e menor em comparações com um assistente de programa e, com certeza, um assistente executivo. As reuniões são uma grande parte do trabalho que precisa ser feito. Isso e, em seguida, comunicações de todos os tipos de comunicações, comunicações internas comunicações externas e está no e-mail. Alm telefone através de vídeo. Qualquer meio que você terá estará se comunicando. E assim programa com certeza e assistência executiva estão escrevendo diferentes tipos de mamíferos. Mamíferos em torno do processo talvez atualize as comunicações para uso externo. assistência administrativa faria isso, mas apenas focada em questões organizacionais. Certo? Eles precisam atualizar alguém que eles precisam para fornecer aos funcionários uma atualização sobre as cruzes mais recentes para reservas, viagens ou qualquer outra coisa. Então as comunicações deles estão no centro do processo. , Problemas de viagem, provavelmente outra tarefa muito demorada que a assistência ajudará a assistência administrativa . Se eles apoiarem uma pequena empresa ou organização de equipe, provavelmente apoiarão as pessoas que fazem isso e, na verdade, reservarão viagens. Mas se o negócio é grande o suficiente para ter assistência no programa e assistência executiva eles provavelmente estarão fazendo isso para uma das suas equipes para o mar e para o CEO. E assim viagens inclui tudo, desde reservar hotéis, reservar voos , reservar carros, certificar-se de que a logística de viajar está tomando cuidado muito tempo. Às vezes, a assistência executiva pode trabalhar com agentes de viagens porque pessoas de alto nível como CEO Oh é muitas vezes viaja muito. E assim, tendo um neg, Zeke yah tive assistente fazer tantas viagens além de todos os deveres que eles têm que desempenhar. Às vezes é demais para diligência. Assim, todas essas posições farão um certo nível de viagem na contabilidade de todas as organizações e empresas para fins lucrativos, setor público sem fins lucrativos. Espera-se que todos na equipe façam um certo nível de contagem, certo? Então, se eles estão viajando, eles esperam ser reembolsados pelas despesas que incorrem. Eles têm que enviar a papelada, e como um assistente executivo, garantiria que seu CEO receba tudo isso cuidando disso, talvez processando uma planilha no cartão de crédito deles. Pode estar coletando todos os recibos. Um assistente de programa garantiria que seus funcionários entendessem o processo para entendessem o processo para pedir reembolso e garantir que eles recebam o processo de reembolso e compartilhemas informações. pedir reembolso e garantir que eles recebam o processo de reembolso e compartilhem as informações o processo real e o assistente administrativo talvez apoiando pessoas reais. Se a organização é pequena e suficiente ou eles podem estar apenas direcionando as pessoas para os formulários ou o que precisa acontecer, hum, para processar todos os reembolsos, faturamento e detalhes contábeis que precisam obter feito. Planejamento e coordenação de eventos é muitas vezes algo que todas as três assistência farão em algum momento. Administra assistência bit vai fazer planejamento de eventos quando é provavelmente e tipo de parcerias quando você está trazendo pessoas externas. E para a equipe, quando tem que haver, tipo um treinamento de pessoal ou algo assim, issoé organização. E para a equipe, quando tem que haver, tipo um treinamento de pessoal ou algo assim, isso Por que eles vão fazer isso. M programa de planejamento Assistência terá sido planejamento quando se relaciona com o programa. Talvez eles vão ter uma conferência que eles vão ter um conveniente ou eles vão ter apenas a reunião com líderes locais. Eles vão fazer isso. Planejamento em assistente executivo faria isso quando seu CEO está hospedando pessoas na organização. Então todo mundo vai fazer um certo nível de um planejamento dobrado em coordenação. Você sabe as tarefas básicas, premiar material de escritório para ajudar com impressão, cópia, fax, escanear tudo isso. Você sabe as tarefas básicas, premiar material de escritório para ajudar com impressão, cópia , fax , Todo mundo vai fazer até certo ponto. E todos saberão como fazer isso. Em uma organização, até pessoas que não são coisas inflexíveis. Em uma organização, Mas a equipe de administração é meio que esperado para entender esses processos e para apoiar todos que precisam desse tipo de apoio. E com certeza, o assistente administrativo seria a pessoa certa para ele obter esses processos, obter tecnologia no dedo do pé do trabalho, hum, e obter suporte quando você só precisa de um pouco de suporte adicional as tarefas administrativas de gerenciamento de tecnologia, todo mundo vai fazer. assistência administrativa será provavelmente o melhor recurso e suporte para essa entrada de dados . Assistentes administrativos e assistência ao programa farão a entrada de dados, claro, você sabe, em serviço de quem apoiar a assistência executiva fará a entrada de dados quando se trata de Assistentes administrativos e assistência ao programa farão a entrada de dados, claro, você sabe, você sabe, em serviço de quem apoiar a assistência executiva fará a entrada de dados quando se trata gerenciando qualquer informação ou, uh, sistemas que seu CEO está supervisionando. Então, se houver eles supervisionarem algum grande banco de dados, eles estarão contribuindo para isso. Um assistente administrativo fez a entrada de dados, , como em questões contábeis. Eles precisam processar faturas ou entrada de dados relacionados a H R, então esse tipo de eu sou entrada de dados. O sistema do programa fará dados em triplo como se relaciona com a equipe que eles apoiam no projeto que eles suportam. Outro trabalho mais especializado que eles fizeram para o programa. assistência e a assistência executiva podem incluir a criação de apresentações, desenvolvimento de pontos de discussãoe discussão escrita de discursos. Para isso, há uma pesquisa de nível e trabalho de preparação que precisa entrar. Então, se um assistente de programa assistente executivo está criando uma apresentação real com imagens e conteúdo real, muitas vezes eles terão que se encontrar com, hum, as pessoas que seus funcionários vão e Conhecer certo? Então, se seu CEO é convidado a ir dar uma apresentação sobre um assunto, Theo Executive Assistance estaria em comunicação com as pessoas que fizeram o pedido . Pergunte sobre o público que tipo de informação eles precisam, sobre o tema da apresentação. E então eles vão começar a desenvolver algum tipo de apresentação ou pontos de discussão. Ou eles vão realmente se desenvolver fora do discurso e trabalhar com seu CEO antigo e para garantir que o discurso faça sentido e que ele ressoa com quem eles precisarem. Hum inspirar, mobilizar e, hum, você sabe, educar. E, portanto, essas são apenas algumas das muitas tarefas administrativas que a assistência fará. Há muito mais. Então, se você tiver quaisquer comentários e perguntas, por favor, saia. Deixe-os na seção de comentários abaixo. Agora vamos passar a aprender sobre as habilidades necessárias para prosperar neste campo. 10. O valor de de assistentes: Vamos passar um pouco de tempo falando sobre o valor de um assistente executivo ou assistente de programa e apenas o trabalho de assistência muitas vezes. Porque este trabalho, esses empregos têm assistente neles e dependem do campo. Ou, hum, pessoas. Essas posições são julgadas, , porque você está ajudando outra pessoa a fazer o trabalho. E então é importante entender o tipo de valor que essas posições, hum, fornecem para um negócio. Uma empresa do Projeto um CEO de equipe e diretor executivo e o exemplo todos usam assistência executiva . E isso vem do setor de negócios porque eles sabem quantificar posições e valor determinado de uma posição. , E assim,no setor de negócios, a Executive Assistance Air meio que considerou gatekeepers e gatekeeper e alguém que mantém o portão que eles estão gerenciando que tem acesso ao tempo, a energia e a informação que o CEO detém. Eles estão cuidando do CEO da Gate OH recebe toneladas de pedidos de toneladas de pessoas. Eles estão recebendo pedidos de palestras, comparecimento a conferências, convites para reuniões, tanto virtuais quanto presenciais. Eles também precisam gerenciar, entregar um bles e projetos e um eles precisam gerenciar as pessoas. E assim, os tipos de pedidos que vêm através de um CEO são muitos. Um bom assistente executivo gerencia o tempo de seus CEOs e os ajuda a se concentrar no trabalho que precisa ser feito em qualquer momento, gerenciando seu tempo, sua energia. O recurso é que eles têm, hum, e ajudá-los a priorizar seu trabalho. E em muitos casos, , quando a assistente é super competente porque tenho anos de experiência ou talvez desenvolveram uma boa relação de trabalho com o CEO. Oh, eles acabam jogando como um papel híbrido entre ser um assistente e ser uma equipe de programa porque eles acabam pegando muito trabalho programático, programático, trabalho, organização. Hum, que eles vão acabar fazendo isso e eles vão acabar influenciando o trabalho da organização. Eu estou significativamente porque eles estão trabalhando com o comandante e eles estão aprendendo muito e contribuindo com seu conhecimento e experiência. Ser um guardião dessas pessoas de alto nível garante que elas não fiquem sobrecarregadas. Eles não perdem todo esse tipo de solicitações e informações que estão constantemente chegando . E isso é o mesmo para assistência ao programa porque eles estão fazendo isso. Mas eles estão fazendo isso projetos adicionais e a maior parte do tempo o programa de assistência Air, assumindo todo o processamento de todas essas informações e apenas canalizando para baixo o que precisa para chegar ao pessoal principal. E então eles têm que fazer todo esse processo de tomada de decisão. Então vamos passar para a habilidade para que você tenha uma melhor visão sobre como cada uma das habilidades necessárias para fazer este trabalho bem contribui positivamente necessárias para fazer este trabalho bem contribui positivamente para uma organização. 11. Habilidades de comunicação: ter boas habilidades na Grã-Bretanha e comunicação oral é realmente importante em qualquer tipo de trabalho, e como assistente você estará fazendo um monte de comunicação em vários meios. Você estará fazendo isso no telefone pessoalmente m via e-mail. Muito disso será via assistência por e-mail em uma base diária semanal. Estão sempre processando e-mails, , no processamento deles, diferentes tipos de e-mails, e alguns deles são direcionados para eles. A maioria deles são direcionados para as pessoas que eles apoiam quatro programas de assistência e assistência executiva de seu processamento diferentes tipos de mim machos que são talvez orientados para a tarefa . Às vezes lá, processar e-mails, isso é busca de informações. Então alguém tem uma pergunta sobre algo ou eles querem uma atualização sobre algo, e então eles vão fazer isso em nome da pessoa que eles apoiam. , Às vezes,há um pedido que tem que ser feito, sabe, pedidos para uma reunião. Muitas dessas comunicações estão na comunicação. Ser um bom escritor é importante e, em seguida, ser específico para tipo de como um negócio ou um estilo formal escrever é realmente importante, especialmente no setor de negócios. Sinto que é mais formal. Trabalho no setor sem fins lucrativos, então me dá um pouco de flexibilidade, , quando se trata de escrever. Mas nem sempre é o caso, porque às vezes eu tenho que interagir com pessoas do governo ou com pessoas da fundação ou com pessoas de alto nível. Então eu tenho que ser o mais formal possível, especialmente se eu não sei quem eles são ou se eu não tenho relacionamentos estabelecidos. Então vai depender próprio tipo do setor em que você trabalha e, em seguida, tipo de relação que você tem com as pessoas e as expectativas organizacionais. Por isso, é importante ter o bem na comunicação. Um, ou uma comunicação, claro, é muito, muito importante, porque você sempre estará falando com alguém. Você vai ser você sabe, é claro, interagindo diariamente com a pessoa que você apoia com as equipes que você apoia com a organização, hum, a equipe em geral, e então qualquer tipo de parcerias que você tem, você estará no telefone. Portanto, ter boas habilidades de comunicação Orel é muito importante porque você sempre precisa ser claro sobre o que você precisa para que você possa fazer o seu trabalho Ser capaz de se comunicar claramente tanto escrito como oral Lee é importante porque você está sempre tipo de representar a pessoa que você apoia. É a organização para a qual você trabalha, e por isso sair, claro, conciso e simpático é realmente importante ter uma boa primeira impressão. A coisa boa é que as habilidades de comunicação são provavelmente um dos tipos mais fáceis definir para trabalhar porque há muitos. O recurso é que todo mundo está tentando ter boas habilidades de comunicação. Então, se escrever não é sua força, talvez você possa ter uma aula noturna ou uma semana na aula. Se não, você poderia , ler livros sobre melhor escrita,gramática ou estrutura. Seja qual for o seu desafio, eu uso a ferramenta chamada Graham cedo, que me permite escrever nele e capturar coisas muito simples em torno de sintaxe, gramática, nous repetitivo e coisas assim. Eu também uso pessoas que gostam de fazer que gostam de escrever, especialmente o que eu preciso para enviar e-mails importantes e ou e-mails que eu preciso que eles sejam o mais claro possível . Eu tenho amigos e colegas de colegas, hum, rever minhas coisas, pessoas em quem eu confio pessoas que não vão me julgar se eu, hum, escrever o verbo errado ou esquecer o qualquer erro gramatical que eu tenha cometido. Portanto, se você tem colegas que não são críticos e que têm o seu melhor interesse, pedir a eles para revisar seu trabalho para documentos importantes é uma boa prática, e deixá-los saber que você está aberto a feedback é provavelmente uma das melhores maneiras de melhorar suas habilidades de comunicação destruidoras. E é isso que eu tenho. Eu tenho algumas pessoas na minha organização em quem eu confio e que eu acredito que têm a minha aposta e que acreditam em tipo de mim e me ajudando a ser o melhor empregado que eu posso ser para o trabalho. E então eu, hum, honesto e eu pedi a ajuda quando eu preciso, hum, e eu também tenho a sua volta se ou uma comunicação é a coisa mais difícil que você sabe, isso é que abrange de como Speed Public falando em um grande local para gostar de uma pequena aposta . Novo Se é com isso que você luta, você pode começar devagar e fazer, hum, tipo de pequenos discursos no trabalho, se colocando lá fora ou na frente de amigos. Se você tem amigos e você é como se eu tivesse uma grande apresentação que eu preciso fazer. Posso dar a você? E você pode me dar algum feedback que você pode me dizer sobre o conteúdo? Use O recurso é as pessoas que você tem à mão como o tipo de Isso não é o melhor recurso que você tem. Isso é baixo orçamento e muito impacto para estupro. Se você precisar de mais apoio, você também pode usar tornar-se um Toastmasters. Se você é um toastmaster, diga oi, mas um toastmaster é um clube no clube internacional dedicado a treinar as pessoas para falar melhor. Falar em público é o objetivo deles. Se você quiser aprender a se comunicar melhor, eles estão lá para você. Então vá on-line para toastmaster stop ou e procure um clube em sua área. E é a forma mais solidária do espaço do clube que permite que você venha a praticar sua palestra em público. Fui religiosamente por três anos. Não posso dizer todas as coisas boas que quero sobre Toastmasters. Talvez eu faça curso sobre isso 12. Habilidades de gerenciamento de tempo: Oi lá. Vamos falar de outra habilidade muito importante neste gerenciamento de tempo de vídeo. Todo mundo está tentando administrar o tempo, certo a fim de fazer mais. Mas a verdade é que o tempo não pode ser controlado. Gerenciar o tempo realmente é sobre priorizar e se concentrar em tarefas que importavam em qualquer momento no tempo. E ser capaz de gerir os tempos dos outros é a coisa mais difícil de digerir. Mas também é uma das coisas mais importantes para dio como um noces, distante como uma assistência, você tem que ser bom em gerenciar ou priorizar o seu tempo e o tempo da pessoa que você apoia para que ambos possam completar o que entregáveis você eu preciso de tudo no tempo. Porque o conceito de gestão do tempo é difícil de entender. Vou usar um exemplo super simples, mas que ilustra claramente como a assistência economiza tempo e como as ajudam a gerenciar ou priorizar seu tempo. Certo, porque o gerenciamento de tempo é sobre prioridades e economia de tempo, para que você possa fazer outras coisas, mais importantes ou significativas, gerenciando o tempo em si um super tempo intensivo. Quando se trata de tarefas administrativas, requer muita energia mental que executivos e pessoas de alto nível, hum e até mesmo funcionários de nível médio não devem estar gastando ou, você sabe, gastando tempo. Hum, então se você é como um CEO ou uma pessoa de alto nível que você quer, você quer que eles estejam focando sua energia mental em nossas prioridades organizacionais e resultados e alcançar o que quer que entregue zehr herbal deveria ser uma ela alcançando para organização. Então, quando você remove o pensamento administrativo que eles deveriam estar fazendo em torno certas equipes, você economiza tempo automaticamente. Vamos fazer reuniões de agendamento, está bem? Agendar uma reunião per se é super simples. Alguém pode ser como Rosa, pode confirmar uma reunião com Joe para amanhã? 10. É super fácil para mim ir ao meu calendário de perspectivas ou calendário do Gmail e enviar a essa pessoa uma confirmação para uma reunião para amanhã às 10h. Certo? Isso é fácil. O que fica complicado é quando você recebe 2030 40 e-mails, certo? O que fica complicado é quando você recebe 2030 40 e-mails, Informações procurando e-mails, tarefas, tarefas, e-mails de referência. Então, quando você está processando tanto e-mail em uma base diária, é muito trabalho, e requer muito processo mental no primeiro passo, quando os e-mails vêm através de uma caixa nem em def. Você é uma assistente executiva. Seu problema sendo direcionado, todos os e-mails que vêm do CEO ou para o C.O.Um , se você é assistente de programa, você provavelmente está recebendo alguns dos e-mails que vêm através da própria equipe que costumava portar. Então, tendo todos esses pedidos de que isso é o que tem que acontecer como um assistente, você tem que ler todos os e-mails que estão vindo através de que nossa busca de informações. Então, se alguém está pedindo algo de alguém que você precisa saber porque há uma tarefa e esse e-mail de referência. Então alguém está atualizando você em algo, ou alguém está falando com você sobre algum projeto ou dando informações materiais de referência , você também tem que processar que decidir se isso é importante. Se, hum, há um pedido para, como, uma reunião ou uma conferência ou ah, ligar ou participar de um discurso ou conferência participando de uma conferência, você tem que processar tudo isso . Uma vez que você, hum, ler todo esse conteúdo, você tem que determinar, tipo, o que você faz? Qual é o próximo passo? Você precisa olhar para o que já está no calendário então se é para o CEO, você tem que olhar para o calendário deles ou ligar. Que reuniões? Que eventos lá já em participar naquele dia naquela semana, naquele mês. E então você tem que pesar tudo isso. Então você tem 20 pedidos. Você tem que decidir. Ok, o que eu faço? Como qual desses 20 pedidos são de alta prioridade, baixa prioridade. Você tem que pesá-los contra o que está no calendário. Eles ainda são contra a aproximação dos prazos para projetos porque às vezes as pessoas não colocam seus projetos no calendário. Eles só estão trabalhando neles em quaisquer outras prioridades concorrentes. Certo. Então, como ajuda, você está você está tomando essas decisões em nome das pessoas ou da pessoa que você apoia assim por diante. Excelente assistente é capaz de olhar para o grande quadro, certo? O que é a pessoa ou pessoas que eu apoio fazer em qualquer determinado dia, semana e mês, certo. E com base nisso, eu preciso tomar algumas decisões independentes como, o que poderíamos acomodar direito em qualquer tempo disponível lá. E então eu tenho que fazer algumas sugestões sobre como o CEO deve priorizar o solicitação que estão chegando e chamar sua atenção para detalhes específicos. Então você tem que pensar nessas posições. Pelo menos, sabe, sabe, para processar tarefas, reuniões de coisas. Aquele consultor, você está basicamente dizendo, Rosa, ontem você recebeu 20 pedidos de reuniões com base no seu tempo disponível. Os eventos no seu calendário Thea próximo programa é que você tem esta reunião deve ser adiada duas semanas fora, certo? Mas se esta reunião é de alta prioridade, tome o tempo da Melinda. Mas se esta reunião é de alta prioridade, Se não , podemos agendar para o passado ou, sabe, mais tarde nas próximas duas semanas. Então você condensou a quantidade de pensar que a pessoa que você apoia tem que fazer. Você está dizendo a eles o que está em seu prato, certo? O que? Como eles já estão usando seu tempo e dando algumas sugestões sobre como eles poderiam cumprir seu tempo de forma mais eficiente. E então eles serão capazes de dizer, bem, você sabe, é meio que é uma espécie de alta prioridade. Então vamos tomar o lugar da Melinda ou agendar a Melinda e tirar a agenda dela duas semanas porque essa discussão não é importante. Mas ser capaz de reduzir a quantidade de tempo que as pessoas que você apoia têm para pensar é uma economia de tempo valiosa, e você já as ajudou a priorizar algo super simples. Muitas vezes nessas posições, você vai passar olhar, talvez 20 minutos, talvez três dias, tentando marcar uma reunião sobre algo, e você não vai conseguir fazer isso. E você é como, por que eu gastei 20 minutos tentando agendar essa reunião que deveria logicamente levar apenas, tipo 10 certo. Mas isso é porque requer tomada de decisão e fazer uma tomada de decisão eficaz. Você precisa de informações. Então você precisa reunir todas as informações que você precisa para ser capaz de tomar essas decisões por conta própria e para ajudar as pessoas que você apoia. Priorize o trabalho. Eso Isso é apenas um exemplo algo super simples. Agendar reuniões, como você acaba economizando e ajudando as pessoas que você apoia a priorizar seu tempo. E isso pode acontecer com pedidos de palestras ou pedidos para participar conferências, , ou mesmo pedidos para fazer projetos. Se alguém diz, você pode assumir isso, você pode realmente ser um quadro de som e ser como, hum, você sabe, eu sei que você concordou em pegar essa música, mas eu quero lembrá-lo que você já tem essas cinco coisas que estão para chegar nas próximas três semanas, então você pode querer considerar passar outra para outra pessoa e esses tipos. Esse tipo de pensamento e orientação é como você está priorizando e você está gerenciando as pessoas que você apoia a chuva, que você está gerenciando o tempo deles. Muitas vezes as pessoas vão ficar tão focadas e dizer sim para tantas coisas e dizer, eu posso fazer tudo. Mas quando alguém leva um momento para dizer que você já tem compromissos que você já mais comprometido levar algum tempo para realmente processar e saber que você pode fazer isso e se não, como o que devemos fazer sobre isso e ter alguém para questionar como viável é para você fazer algo ou se comprometer com todas essas coisas. É tão valioso. E é isso que assistência executiva e o programa de assistência devem estar fazendo pela equipe deles. As pessoas que eles estão apoiando porque é assim que você está gerenciando seu tempo e você está ajudando elas a priorizar o trabalho que é impactante e significativo e que terá os melhores resultados. Por isso, espero que isso tenha sido claro. Está tentando ser o mais claro possível quando se trata de gerenciamento de tempo porque é um tópico tão grande e há tanta informação lá fora sobre ele, espero que você aprenda uma maneira diferente de pensar sobre a gestão do tempo. 13. Skills organizacionais: Então vamos falar sobre habilidades organizacionais neste vídeo. É outro tópico importante a discutir porque, como assistente, , assistente, você precisa saber como dedo ser eficiente para que você possa fazer o seu trabalho de forma eficiente e ajudar a pessoa que você apoia a fazer esse trabalho de forma eficiente também. O objetivo da organização é que você está configurando um processo ou um sistema que torna isso tão fácil de recuperar e tão fácil que você não perde tempo procurando o que precisa que você pode obter coisas, , coisas, O que quer que essas coisas sejam, , de uma forma fácil e sem esforço, certo? Isso inclui qualquer coisa, desde itens físicos como material de escritório para informações, certo, ambas informações de referência, como relatórios ou memorandos ou, hum, qualquer material que conta material trabalhando. E então pensamentos como ideias e conversas, insights e reflexões, e então as tarefas reais , que você precisa seguir. Há algumas coisas de como organização organização acontece no ambiente do escritório, então você muitas vezes terá que organizar o espaço físico para que você possa acessar qualquer conteúdo , informação e coisas que você precisa, , e que talvez o seu cubículo ou o seu escritório ou se você é um assistente administrativo, o front office ou onde quer que material de escritório é mantido. Você também organizaria as tarefas para tudo o que constitui um pedido que você teria que organizar. E então, hum, você se consolidaria para que você pudesse tomar decisões sobre eles. Você organizaria ideias para si mesmo e para o seu supervisor, , e então meio que compartilhá-las. E essas idéias são muitas vezes compartilhadas verbalmente suas compartilhadas em reuniões, em notas, em e-mails em todos esses lugares diferentes. E se você pudesse, hum, reunir todas essas idéias no papel e tirá-las de sua mente, você está essencialmente desordenando sua mente. E então essa é a organização da mina. Você também organizaria desordem digital, e isso inclui qualquer tipo de documentos, apresentações e qualquer coisa digital. Você sabe, um e geralmente você organiza, como em um sistema baseado em nuvem ou em um servidor. E a ideia é fazer as coisas sem esforço, certo? Recuperação deve ser um processo sem esforço para reduzir o estresse para que quando alguém pede algo, você saiba onde as coisas estão. Você sabe como obtê-lo. O ato de reorganizar e organizar o espaço e... e a mina de desordem é muito importante em qualquer posição, e esta nesta posição não é exceção. E assim sempre visam organizar as coisas para que com recuperá-los seja super fácil. E não leva ah, muito tempo e um monte de pensamento mental ou qualquer coisa assim. Eu não posso dizer quantas vezes as pessoas vêm até mim lá dentro. Ei, você pode me dizer onde eu poderia obter ah, código de orçamento ou como eu consigo essa informação aleatória e o Oh, sim, o código de orçamento aqui e então eu, tipo, me leva, como, dois segundos para copiar colar e enviar um código de orçamento para eles. Meu Deus, isso foi tão rápido. Esse é o tipo de coisas impressionantes que você pode fazer quando você está organizado e as coisas são fáceis. Então, sendo capaz de pensar sobre, se alguém me perguntasse informações de referência, quão rápido eu posso chegar? Leve-os para eles. Isso vai te deixar impressionante. Duas pessoas. Então, mas uma das coisas importantes sobre a organização neste ambiente de escritório é que você tem que reconhecer que para ser organizado, você tem comportamentos que permitem que você mantenha um nível de organização. Então, se você estiver indo para usar um gerenciador de tarefas ou calendário para organizar Taschen, você sabe o caderno que você precisa para adotar hábitos que permitem usar essas ferramentas bem, então a ferramenta em si, não vai ajudá-lo a ser organista. Você tem que usá-los. Então, se você vai usar uma agenda e um, um calendário e um gerenciador de tarefas virtuais, você tem um sistema no lugar que você pode usar regularmente, hum, para mover seu trabalho adiante e o trabalho de outros. Então, trata-se de fazer o seu hábito, como ter hábitos que permitem que você seja organizado e eficiente. Então há muito que poderia ser dito sobre a organização e sobre as diferentes ferramentas que existem para organizar algumas das minhas favoritas ou para fazer ist, pelo menos para ferramentas, uma trilha. Oh, hum, eu uso o Evernote para quatro idéias de captura. Usei cães do Google para capturar documentos finais e coisas assim. Então há um monte de ferramentas, e eu posso totalmente fazer um vídeo. Se é de interesse para você, basta me avisar um, mas no geral, Eu sempre penso, Como eu poderia fazer as coisas é super fácil de recuperar para mim e para a pessoa de apoio. Se você pode criar sistemas que são apenas sem esforço para a pessoa recuperar, sua eficiência vai ficar muito melhor. Uma coisa que eu quero reconhecer que em plataformas como o YouTube, há muitos organizadores que são sobre embelezar espaços. Reconheça que organizar é sobre eficiência, não embelezar quando se trata de seu espaço de trabalho. É maravilhoso se você pudesse ter um belo espaço que te inspire e, hum, te deixa animado com o dia. Mas reconheça que há uma diferença entre criar um belo espaço organizado e criar um espaço organizado funcional para que você possa fazer o seu trabalho. Não há sentido em ter um belo espaço de trabalho se você está desorganizado e não consegue fazer as coisas. Então, se você tem que priorizar algo priorizou o aspecto real de organizar o que precisa ser organizado 14. Tech Savviness: neste vídeo, vamos falar sobre uma escala que você não precisa necessariamente entrar, mas que você pode desenvolver no trabalho e que está se tornando um pouco mais experiente em tecnologia. Se não estiver, o que quero dizer com “conhecimento técnico “é não ter medo da tecnologia. Como um período de noces de qualquer tipo, você será a pessoa o rosto da ajuda. Serás o primeiro a responder a qualquer emergência tecnológica . Isso acontece porque você apoia certas pessoas para, você sabe, reuniões e todas essas outras coisas que você sempre será o mais próximo. Então, mesmo se você estiver em uma grande organização onde há um departamento de tecnologia, você sempre estará mais perto do que a pessoa no departamento de tecnologia, a menos que você tenha pedido para eles estarem na sala. Então o que eu estou pedindo é que você adote a tecnologia que está em sua organização. E então quando eu quero dizer por tecnologia são apenas as coisas básicas. A impressora, o scanner, a copiadora, o mailer, qualquer sistema FedEx ou UPS que eles usam o sistema telefônico, os computadores, uma alfabetização básica de computadores, você sabe saber como conectar um computador a uma impressora sabendo imprimir cores, panfletos de dupla face e todas essas etiquetas. Então eu sei que o que estou dizendo é como aprender a usar a tecnologia atual em suas organizações e solucionar problemas quando surgirem problemas e porque ter esse conhecimento e experiência tornarão você mais eficiente em seu trabalho o ajudará a resolver problemas e será realmente impressionante para a equipe que você apoia. A maioria das emergências que acontecem no local de trabalho são muito menores. As pessoas não sabem como dedar um três-velório. Eles não sabem como conectar o computador à impressora ou eles se conectaram à impressora errada ou, hum, hum, você conhece as cabeças deles. Isso não está funcionando mais. Ou eles não podem se conectar a um link de webinar ou eles não podem a quantidade de emergências técnicas são infinitas, mas eles geralmente são muito simples. Você raramente terá uma emergência muito complicada . Se souber como solucionar problemas, melhor ele ficará. Então, o que eu estou pedindo é que você adote a tecnologia que está em sua organização. Não há necessidade de fazer pesquisas sobre as ferramentas mais recentes e trazê-las de forma alguma com os sistemas de software existentes na sua organização. Que diabos já está lá. Quanto mais você puder aprender sobre sua impressora e sua copiadora em computadores, melhor. Então a razão pela qual estou pedindo ou pedindo que considere isso é porque houve tantas vezes em que algo houve alguma emergência técnica. Então a razão pela qual estou pedindo ou pedindo que considere isso é porque houve tantas Ou não conseguimos conectar ou o áudio estava desligado ou seja lá o que for ISS. E então as pessoas na sala sempre se voltam para você porque você está basicamente lá para ajudar cada, você sabe, tornar as coisas eficientes. Você está lá para ajudar todo mundo, seu coração, seu lá também. Fazer as coisas funcionarem, certo? Então, quando essas emergências surgirem, as pessoas olharão para você, olharão para você e pensarão: “ Faça algo sobre isso”. Eles não vão dizer isso, mas eles vão olhar para você e esperar que você olhe e a coisa e faça algo sobre isso. A coisa é que a expectativa de saber como resolver problemas tecnológicos não está realmente na descrição do trabalho de assistente de qualquer tipo. Você pode saber que pode ser pedido para aprender, você sabe, imprimir e outras coisas, mas para realmente saber como resolver uma gama de tecnologia,não está lá dentro. Você pode saber que pode ser pedido para aprender, você sabe, imprimir e outras coisas, mas para realmente saber como resolver uma gama de tecnologia, É meio que aparece. E porque você é a pessoa mais próxima que pode obter ajuda, você sempre será a pessoa que eles procuram para resolver um problema. Então, se você prestar atenção nesses momentos de emergência, você honestamente pergunta quem ajuda a resolvê-los. Se não foi você, o que eles fizeram, qual era o problema? Da próxima vez que algo acontecer, você pode fazê-lo sozinho. E tem havido várias vezes em que ser capaz de resolver o problema atacado tem sido mais impressionante do que chegar na hora ou, você sabe, então entregar algo porque as emoções ficam altas. , As pessoas ficam ansiosas como um,você sabe, o nível de estresse aumenta e coisas assim nas pessoas percebem tudo. E controlar o pânico é difícil, certo? Então não tome quando a tecnologia falhar, opânico aumenta significativamente. Então não tome quando a tecnologia falhar, o Assim, quanto mais você puder adotar essas idéias de tecnologia aprendendo a solucionar problemas melhor para você. Então faça o que eu faço. Eu sabes quando? Mas eu vou ter algumas pessoas de alto nível que você envolveu em uma reunião ou uma conferência virtual ou o que quer que seja, eu sempre peço ao meu departamento de tecnologia para estar lá. Coloquei no calendário deles. Recebo a confirmação verbal de que estarão lá no dia anterior. Eu disse: “ Você vai chegar aqui na hora certa a esta hora? E mesmo que seja simples como uma teleconferência, eu sempre, hum, peço a eles para estar por perto para resolver qualquer coisa. Porque, tecnicamente, eles deveriam ser habilidosos em questões tecnológicas eles deveriam ser habilidosos em questões tecnológicas. Portanto, eles devem ser como os mais eficientes em obtê-los. Então, quando você está agendando tal reunião com pessoas de alto nível, hum, você não quer que seu rosto e você seja a pessoa que lá, dependendo do conhecido. Se você não sabe como resolver problemas como este, então há todas as outras ferramentas. As organizações agora em dias provavelmente têm 10 ou 20 ferramentas que estão usando para tornar sua equipe mais eficiente para gerenciar projetos. Dependendo da equipe, eles usarão, hum, algumas equipes ou mais experientes em tecnologia do que outras, e eles vão querer usar a mais recente ferramenta da moda, mas saiba que nenhuma empresa vai esperar que você saiba como usar todas as ferramentas. Então, geralmente, se você precisa de um software muito especializado l B na descrição do trabalho. Mas além disso, todas as outras ferramentas que eles usaram serão coisas que você pode aprender no trabalho. Que você deve ser capaz de obter treinamento se eles não oferecem treinamento é algo que você pode obter treinamento ao entrar em si mesmo. Você vai em compartilhamento de habilidades e aprende como fazer adobe. Ou você pode ir ao YouTube e aprender a fazer muito especializado, você sabe, você sabe, vender fórmulas ou o que quer que seja. Portanto, não tenha medo de usar recursos externos é aprender a usar a tecnologia em que sua empresa usa em termos de tecnologia. Realmente, as coisas são abraçar a tecnologia. Abracei o aspecto de inovação disto. Não tenha medo. A pior coisa que isso pode acontecer é que você não sabia como consertar isso. Hum, mas quanto mais você pode apreciar o poder da tecnologia, é uma contribuição valiosa para o seu trabalho. E quanto mais você aceitar que há problemas que você não será capaz de controlar, você vai ficar bem e ser capaz de, hum, hum, respeitar as complexidades calmas da tecnologia e do comportamento humano. Hum, você vai ficar bem. Eu não vou dizer isso. É um requisito para você ser super experiente em tecnologia. Eu quero que você adote qualquer tecnologia em sua organização e, em seguida, aprenda quais ferramentas adicionais você precisa aprender Isso vai torná-lo inestimável. 15. Encerramento: Oi, todo mundo. Então, muito obrigado por se inscrever no curso. Diverti-me tanto a tentar criar este curso, e estou muito entusiasmado por poder partilhar os meus pensamentos e as minhas ideias convosco. Como eu disse, o tópico é muito amplo. Então, você sabe, deixar quaisquer comentários e perguntas que você tem abaixo de quaisquer reflexões, Por favor, complete o projeto pro que eu estou olhando para ouvir de você. O que suas experiências têm sido com assistência antes de seu valor, sua contribuição, se você é. Se você não trabalhou ou mais com um assistente e aprendeu algo neste curso, deixe isso na seção do projeto abaixo. Estou animado para ouvir de todos vocês. E se você tiver um extra cunhado, por favor, complete a pesquisa de cinco perguntas, hum, vinculada abaixo. Estou à procura de mais orientação sobre o tipo de conteúdo que todos querem. E muito obrigado por ficar comigo. Espero que você tenha que aprender e obter uma compreensão mais ampla do campo administrativo , o tipo de trabalho que é feito, esse tipo de oportunidade que existe. E se isso não for para você, mas você conhece alguém que pode se beneficiar do curso. Definitivamente. Mande para eles. E compartilhados amplamente,não há muitos. E compartilhados amplamente, O recurso é em torno do campo de profissionais administrativos, e estes são excelentes para começar sua carreira em, hum, ou para nos usar tipo de espaços reservados ou para entrar em novos campos. Então há tanta oportunidade em cargos administrativos. Então eu espero que você tenha conseguido algo com isso. Eu com certeza fiz. Foi um prazer desenvolver o curso, ensiná-lo e ensiná-lo e aprender com este processo. Então eu vou te ver em outro vídeo da Siri.