Como coordenar uma ótima reunião

1. Introdução: Oi, sou Mitch Lippman. Bem-vindo ao curso. Como realizar uma grande reunião. Este curso é projetado para qualquer pessoa, em qualquer nível, em qualquer negócio que realmente marcasse e dirija uma reunião. Estou no negócio há mais de 30 anos, e sou um treinador executivo e organizacional, um treinador de liderança e um facilitador de reuniões, e olhei em tantas indústrias diferentes que trabalham em tecnologia e finanças em entretenimento na publicação e publicidade. Restaurante médico legal em hospitalidade, fabricação de varejo, engenharia. Oh, meu Deus, a lista continua e continua, e onde quer que funcionasse, vejo muitos dos mesmos temas. Recorrer em um desses temas é o que eu chamo de reunião de itis. A doença das reuniões. As pessoas dizem que vão a muitas reuniões, são convidadas. Às vezes eles nem sabem por que são convidados. E mesmo que saibam por que estão lá, não sentem que nada acontece na reunião. Isso é útil. E eles saem sentindo que foi uma perda de tempo. Então pensei que não seria ótimo se você pudesse comandar uma reunião onde as pessoas soubessem por que estavam lá? Uh, qual o propósito da reunião Waas, e havia uma agenda clara. E quando eles saíram da reunião, eles sentiram que algo tinha sido realizado no negócio. Avançar. Eles se sentem bem com isso. Eles se sentem bem com você, e com certeza querem voltar para sua próxima reunião. Então é disso que se trata o curso. Para o seu projeto de classe, você estará carregando um convite para uma reunião que você realizaria que inclui um plano e propósito para a reunião. Ah, bem pensado na lista de participantes e uma agenda. E depois, depois do curso, você pode fazer upload de comentários adicionais sobre como foi sua reunião e o que mais você aprendeu, então vamos começar. 2. Visão geral do curso: Ok, então vamos falar sobre o nosso curso para começar com o que suas reuniões gostam. Agora, se suas reuniões forem típicas, não há necessariamente uma noção clara de qual é o propósito da reunião e por que as pessoas estão na sala e os indivíduos podem não saber por que são convidados e qual é o seu papel. Ou pior, Eles podem pensar que seu papel na reunião é diferente do que você pensa, que poderia criar confusão e alguns problemas. Outra coisa que pode acontecer em reuniões típicas é que há um acordo sobre as decisões que foram tomadas antes desta reunião atual, e muito tempo poderia ser gasto rehashing decisões antigas, que pode realmente ser perturbador e frustrante para todos os participantes. Outra coisa que pode acontecer é que as pessoas introduzem tópicos que não estão relacionados a esta reunião. Pode ser algo que está em sua mente, ou algo que saiu de uma discussão anterior que acabou de acontecer antes de entrarem pela porta. Mas isso também pode descarrilar suas reuniões. Isso acontece muito em reuniões, e como resultado nada é decidido e as pessoas sentem que seu tempo foi desperdiçado e estão irritadas, e isso é uma reunião típica. Então o que estamos procurando é o que eu chamo de reunião ideal. E em uma reunião ideal, há um propósito claro para esta reunião. As pessoas entendem o que é isso, e também entendem seu papel na sala. Há um acordo sobre o que foi decidido no passado, e a menos que você tenha uma razão muito específica para fazê-lo lá, você não deve estar voltando e retomando decisões antigas. Isso é uma perda de tempo, e volta ao típico encontro em vez do ideal. Falaremos sobre algumas dicas para isso. Falamos sobre comandar a reunião. Você também quer ter uma agenda clara preparada e ser capaz de segui-la, e isso irá ajudá-lo a passar pela reunião e alcançar o propósito da reunião. E como resultado, o objetivo é alcançado e você tem a documentação de quaisquer decisões que foram feitas compromissos que foram feitos em uma ação, planos que estão saindo da reunião com os detalhes sobre aqueles e as pessoas se sentem como eles realizaram algo e o negócio avança. É uma reunião ideal. Então vamos dar uma olhada em como isso se alinha com nosso programa, então vamos começar falando sobre plano e propósito. Agora sou um treinador executivo e organizacional. Então, muitas coisas são temas recorrentes e para mim planejamento, alinhamento de propósito, fazer o negócio avançar, esses tipos de coisas surgem por toda a liderança e planejamento e propósito para uma reunião é uma crítica Coisa. Se você vai conseguir um monte de pessoas de um negócio em uma sala por uma hora para falar sobre algo, vale a pena gastar alguns minutos planejando para que haja clareza. A próxima coisa que vamos falar é sobre a lista de participantes e como selecionar participantes com base no que você precisa na reunião. Se há tomadores de decisão que precisam falar, então eles devem estar lá. Esses tipos de decisões sobre quem deve estar na sala devem ser tomadas. Vamos falar sobre isso. A próxima coisa que vamos falar é sobre como criar uma agenda que vai ajudá-lo a alcançar o propósito da reunião. A próxima coisa que vai falar é a comunicação na criação geral de algum tipo de comunicação ou convite para sua reunião que inclui os detalhes e logística para que todos estejam alinhados antes de entrar na sala. Nossa próxima parada será dicas para realmente executar a reunião e permanecer no caminho certo. E então vamos falar sobre artefato ou algum tipo de documentação do que aconteceu na reunião, quais decisões e compromissos foram feitos na reunião e as especificidades em torno disso. Então há alinhamento saindo da reunião, e então vamos falar sobre acompanhamento para que haja responsabilidade. Então, se você tem uma grande discussão em sua reunião, mas se as pessoas concordam ou se comprometem a fazer certas coisas como resultado da reunião e elas não as fazem, então você acabou de ter uma ótima discussão. Mas o negócio não avança e efetivamente, ele meio que apaga o valor de sua reunião. Então, há uma grande quantidade de valor e acompanhamento, e vamos falar sobre isso. Então vamos fazer uma viagem paralela para falar sobre alguns elementos opcionais para alguns tipos específicos de reuniões, e então vamos discutir seu projeto de aula e eu vou dar algumas dicas sobre isso, e então vamos terminar com o resumo e esse é o nosso curso 3. Plano e propósito: Certo, então vamos direto com o plano e o propósito. Agora, como treinador executivo e organizacional e treinador de liderança, falo muito sobre planejamento e propósito em muitas áreas. Vamos falar sobre isso no que diz respeito a reunião. Mas esta é uma habilidade específica que é realmente crítica para uma liderança eficaz. Então, por exemplo, se você vai receber uma chamada telefônica ou, hum ou escrever um e-mail demorando alguns minutos antes de fazer isso para descobrir qual é o seu plano ou qual é o seu propósito para essa chamada telefônica ou e-mail incrivelmente valioso ajudá-lo a definir o tom certo e abordá-lo da maneira certa. E o mesmo é verdade para reuniões, que é sobre o que vamos falar. E como eu disse antes, se você vai colocar um monte de pessoas em uma sala por uma hora, digamos, ou mais para falar sobre algo relacionado ao negócio, você quer tomar algum tempo e pensar um pouco e fazer um plano. Então vamos falar sobre como fazemos um plano aqui. Em primeiro lugar, quero dizer que o planejamento é metade da chave para o sucesso, e a segunda metade é executar o plano com flexibilidade. Você tem que lidar com o que está na sua frente na sala, e eu só paro um momento aqui e digo que vou falar sobre o que eu vou falar na sala e não importa o meio que sua reunião está tomando, uh, forma aqui. E podem ser pessoas reunidas numa sala. Pode ser pessoas, videoconferência ou pessoas no telefone, ou uma mistura de todos os três daqueles planejamento Propósito não muda em tudo em que você pode ter que executar um pouco diferente, porque se alguém está no telefone, você não pode vê-los, então você pode querer fazer coisas um pouco mais específicas. Falamos sobre isso mais tarde, quando falarmos sobre dirigir a reunião. Mas em termos da maior parte de tudo, vamos fazer o meio em si, não importa. Então, mantenha isso em mente. Eu não quero, você sabe, improvisar nada. Eu acho que o planejamento é um aspecto muito importante para a liderança. Eu já disse isso. Provavelmente diga de novo e você realmente quer tomar algum tempo, pensar um pouco e escrever as coisas, e eu acredito que algo acontece entre o seu cérebro e o papel. Se você está escrevendo a mão longa com uma caneta e papel, isso não acontece quando você está digitando. Então minha recomendação é que você tenha passado algum tempo e pense um pouco com uma caneta e papel ou, se preferir, um estilista em uma tela, mas algo antes de digitar e você não compartilhe isso com ninguém. Mas acho que acontece algo diferente. Então eu recomendo que você faça isso agora. Então, a próxima coisa que queremos fazer é dar-lhe um pouco de estrutura de que tipos de perguntas você pode querer fazer a si mesmo. Então, o que precisa ser realizado? Qual é a razão de estarmos todos juntos? Uh, como nós vamos embora com? O que precisamos para decidir chegar a acordo? Isso se for o que vai acontecer. E então o que deve acontecer agora isso prossegue a agenda. Então, por exemplo, se vamos selecionar entre três opções diferentes do que vamos fazer a seguir em nosso projeto, a reunião precisa de dedo, reunião precisa de dedo, ter uma revisão dessas três opções e, em seguida, talvez uma discussão, talvez uma votação ou algum outro método de seleção que prossiga que vai informar a agenda, mas que o plano aqui é que vamos ouvir sobre as três opções que vamos ficar do lado sobre as três opções. Faz parte do teu plano. Certo, com o que estamos indo embora. Eu mencionei isso antes e então há outra maneira de fazermos isso? E se houver alguma maneira de fazermos isso além de reunião ou convocação, vamos fazer isso salvará o mundo de uma reunião extra. Pense assim. Se a comunicação é unitária direcional, ela não precisa necessariamente ser uma reunião, a menos que o assunto seja importante o suficiente para que você queira ter certeza de que todos ouviram você e que você deseja medir sua resposta. Mas uma vez que você está avaliando sua resposta, a comunicação se torna multidirecional, então há uma necessidade para o multidirecional, e isso é o que levaria a necessidade para a reunião. Mas, em geral, se você estiver indo de uma maneira na comunicação, enviou um e-mail se você precisar. Você Teoh, ouça de volta de outras pessoas, veja a resposta deles, avalie a resposta, ou peça que elas discutam ou façam perguntas sobre algo, então essa é a sua reunião. Ok, então pense um pouco sobre essas perguntas e outras perguntas que você pode ter. Então vamos falar sobre alguns exemplos de plano de reunião e propósito. Uma reunião inicial é uma grande oportunidade para um exemplo de reunião. Vamos iniciar um novo processo. Nós chutamos isso. Pensamos sobre qual seria o plano ou o propósito. Vamos decidir sobre os próximos passos para um projeto. Sua iniciativa. Acabo de mencionar isso anteriormente, num exemplo em que temos três opções. Portanto, queremos decidir sobre os próximos passos dentre essas três opções. Precisamos notificar todos de informações ou mudanças que ar novo. Esse é um exemplo de uma reunião em que, se for importante o suficiente para podermos avaliar a resposta, então temos uma reunião sobre isso. Conversamos sobre isso antes, selecionando opções e algumas coisas que as pessoas precisam discutir. Conversamos sobre isso antes, Nenhum lugar decide. Então essas eram algumas coisas para pensar. Agora vamos olhar para tipos de plano e propósito. Seus dois tipos principais, ah, plano estratégico e propósito e plano declarado e propósito, e queremos falar sobre a diferença entre os dois. Então estratégia é ah, plano que você faz para realizar er e alcançar um objetivo. Agora, você pode ou não compartilhar sua estratégia. Com um grupo maior, você pode declarar um propósito que mais simples e não é revelador. Então aqui estão alguns exemplos. Duas equipes trabalharão juntas em um projeto, então seu plano estratégico ou propósito pode ser que as pessoas entendam os objetivos e os rolamentos e o plano do projeto para que as pessoas trabalhem juntas e se conheçam. Uh, conhecer um ao outro como uma equipe. Portanto, criando uma melhor dinâmica de equipe para tornar a equipe mais eficaz. E todo mundo deve entender o quão importante este projeto é para o negócio que talvez seu plano estratégico, seus planos declarados provavelmente vai ser mais simples, o que é introduzido. O projeto recebe, você sabe, a equipe rever a linha do tempo e os resultados. Então, uh, você tem uma diferença no que você está pensando em relação ao que você está afirmando outro exemplo de propósito de planejamento de reuniões. Então acabamos de ter uma grande reunião da empresa onde houve um grande anúncio feito. Teremos uma reunião de equipe menor só nossa equipe para acompanhar isso e discutir como isso nos afeta e responder perguntas que você possa ter. Assim, o objetivo do planejador estratégico para isso seria fornecer apoio para a mudança para os membros da equipe, para gerar esperanças e preocupações em um grupo menor, para convidar as pessoas a fazer perguntas e dizer o que está em suas mentes para que você pode abordá-lo e ajudá-los e unificar a equipe. Mas você não vai dizer que essa é a sua estratégia. Sua estratégia vai ser mais simples. Se o seu estado e o seu plano vão ser mais simples, será que vamos rever o que aconteceu na reunião maior e responder a perguntas dar-lhe a oportunidade de discutir que é um dente menor. Então essa é a diferença entre plano estratégico e declarado e propósito. Agora eu só quero falar sobre isso. Isso não é para ser desonesto ou dissimulado. É sobre dar-te a oportunidade. Pense em como e por que você está fazendo algo, e a estratégica informará o estado assim. Por exemplo, se você estiver indo para uma reunião em que seu plano estratégico inclui desenvolver as relações dos indivíduos na sala, isso vai informar como você gerencia a si mesmo ou gerencia a reunião dentro dessa reunião? Então, Então, eu poderia encorajar as pessoas a serem mais gentis umas com as outras. Ou você pode incentivar indivíduos que são geralmente calados a falar com o propósito de desenvolver este tipo de melhor relacionamento na equipe. Mas você não vai entrar na sala dizendo: “ Ei, Ei, estou aqui para melhorar o relacionamento que é um pouco óbvio. Então, outro exemplo, um assunto completamente fora daqui seria, digamos que você está entrevistando para um emprego. Você é o candidato a entrevista de emprego. Você não vai dizer: “ Ei, Ei, estou aqui para me gabar e te contar tudo sobre o melhor de mim e por que sou melhor do que ninguém . Você vai dizer que você vai apenas responder as perguntas e citar, fazer a entrevista com isso em mente como sua estratégia. Outro exemplo pode ser. Se vou te pedir um favor, não vou te dizer. Vou te lisonjear, mas posso te lisonjear. Não estou a dizer que gostas mesmo da tua camisa. Pode me fazer um favor? Você vai saber que é isso que está acontecendo, mas eu não vou declarar isso, então essa é uma espécie de diferença entre o objetivo estratégico e o propósito declarado. Ok, então você quer pensar um pouco em tipos específicos de reuniões, causar uma única reunião, uma fora reuniões, digamos, lançar um novo projeto ou algo assim. Essas foram mais claras, mas reuniões com as coisas de Peyton como atualizações semanais ou mensais para adolescentes interdependentes ou ah, grupos maiores ou até reuniões de equipe. Você pode querer pensar um pouco Teoh para planejar e fazer um propósito em vez de apenas deixar isso continuar e depois reuniões especiais como uma nova equipe. Você quer pensar sobre qual poderia ser o propósito estratégico é que conversamos em uma nova equipe. Talvez queiras ter uma não oportunidade. Teoh, também, com que as pessoas se conheçam melhor, mas você não vai necessariamente dizer que o mesmo tipo de coisa vale para equipe e conflito. Você não vai dizer que eles estão em conflito ou mudando diretor de prioridades. Você não quer dizer que planejamento de longo alcance, brainstorming e seleção de idéias ou outras coisas em que você quer pensar um pouco o que você quer realizar. Então, brainstorming vai escolher isso como Addison. Um exemplo. Você pode ter como um propósito estratégico ou plano que você quer ouvir idéias de algumas das pessoas que normalmente são mais silenciosas, em vez de deixar um par de pessoas mais barulhentas dominar. Você não vai necessariamente declarar isso, mas você vai estruturar a reunião ou lidar com a reunião de forma diferente. Se você sabe de antemão que isso faz parte do seu plano. Então, novamente, você pode não declarar. Ei, pessoal, eu quero ouvir de algumas das pessoas mais silenciosas, mas você pode criar ah, estrutura onde as pessoas individualmente contribuem de forma ordenada como todos se revezando . Isso alcançará seu plano estratégico sem você declará-lo. Ok, então é assim que você quer pensar sobre isso. Então você quer considerar takeaways, e pode haver mais de um take away. É muito raro que uma reunião tenha apenas um propósito, então você quer separar diferentes propósitos, e então você pode querer ver se há um tema unificador, seja para o propósito estratégico ou para o propósito declarado ou ambos. Portanto, é importante para você pensar sobre isso, porque raramente ou reuniões apenas sobre um tópico, então você quer pensar sobre isso para sua reunião. Aqui está um exemplo para uma reunião de equipe. Então nos encontramos. Vamos apenas sua equipe precisa todas as semanas, e nós sempre temos um atraso e temos atualizações e coisas assim. Bem, para esta próxima reunião, vamos ter um tema específico de aprendizagem ou discussão, ou uma revisão das melhores práticas ou algo assim. Assim, à medida que você começa a melhorar no planejamento, você pode integrar. Inclua isso até mesmo em suas reuniões contínuas, e isso pode ajudá-lo a desenvolver seus indivíduos ou desenvolver processos e tornar a equipe melhor para o negócio. Ok, então para o seu plano, você quer pensar sobre o propósito mais estratégico e declarado, e você quer pensar sobre o resultado desejado e há o asterisco. Você pode ou não saber esse resultado específico, então você quer deixar alguma flexibilidade lá para o que o grupo vem acima com. Ok, então não seja muito rígida. Você quer que seu plano e propósito tenham estrutura, mas não tanto estrutura que não permita a flexibilidade do que acontece quando o grupo se reúne e as pessoas fazem perguntas e traz à tona coisas que você não Pensei sobre isso. Quer deixar espaço para isso? Ok, então para a primeira parte do seu projeto de classe, você quer escrever um plano estratégico e propósito para a reunião que você vai realizar e para o projeto, queremos que você pense em uma reunião. Ok, então você quer mesmo escrevê-lo? E, hum tão certo, o propósito estratégico do planeta e certo, o plano e propósito declarados. Um par de dicas aqui. Não dês tudo. Mantenha-o simples e mantenha-o atraente. Especialmente sobre isso. O propósito declarado. Deve ser simples e convincente. E, em seguida, dar espaço para entrada, crescimento e mudança como discutimos. Ok, então isso é plano e propósito, e vamos seguir em frente a partir daí, tomar algum tempo, pensar um pouco e lembrar que a primeira vez que você escrever plano e propósito, vai demorar mais tempo do que jamais voltará a acontecer. E aposto que conseguiria fazer isso em 10 a 15 minutos, para começar. E uma vez que você ficar bom nisso, você pode fazê-lo em 2 a 3. Ok. Falo com você em breve. 4. Participantes: seguindo em frente com a forma de executar uma grande reunião, dando uma olhada em nossa celebridade nos. Acabamos de falar sobre plano e propósito, e nosso próximo tópico são os participantes. Agora, plano e o propósito são tão críticos que vão informar tudo o que fizermos. E isso começa com a seleção de participantes. Então, tradicionalmente, poderíamos dizer, quanto mais melhor. XYZ colocar um monte de pessoas em uma sala descobrir isso ou podemos ir para o lado oposto e dizer, Ei, vamos ter apenas na sala as pessoas que gostamos ou que pensam da maneira que fazemos ou algo assim, Mas propósitos de planejamento vão nos ajudar a refocar. Então eu criei quatro tipos ou categorias de participantes. Isso é apenas para sua estratégia, e você está planejando não compartilhar essa informação, mas esta é uma maneira de você pensar sobre isso em termos de plano e propósito. Então os quatro tipos são necessários substituto desejado, N F Y. I, e vamos falar sobre cada um deles individualmente, e então teremos alguns exemplos, e espero que seja bem claro, tão necessário. Estas são as pessoas que precisamos para alcançar o propósito da reunião. Não podemos ter a reunião sem eles. Isso pode ser porque não podemos tomar decisões sem eles ou eles têm que ter contribuições ou que eles têm informações importantes para nós. Eles são os principais jogadores em nossa decisão ou propósito de nossa reunião De propósito prático , podemos agendar a reunião se essas pessoas não estiverem disponíveis em geral, necessário significa que mudamos a programação para acomodar o participantes necessários. Agora, com essa nota, pode haver algumas pessoas em um nível sênior em sua organização que querem fazer parte dela, e elas podem não ser necessárias em seus olhos para alcançar o propósito. Mas queremos por deferência e desenvolvimento de relações. Queremos acomodá-los o melhor possível quando isso acontecer. Portanto, você deseja incluí-los na categoria necessária em seu próprio pensamento e certificar-se que eles estão disponíveis no momento em que você selecionar a reunião. Ah, a segunda categoria é substituta, então se você tem um par de indivíduos que não podem fazer isso que são necessários, eles podem escolher alguém para se sentar para eles. Agora você quer se certificar de que, se isso acontecer, você entende se essa pessoa tem autoridade para tomar decisões, tomar ações ou compromissos assumidos ou se existe um provedor de informações do coletor de informações. Isso vai afetar como você dirige a reunião. Então vamos apenas dizer que temos uma reunião onde o chefe de finanças precisa tomar uma decisão sobre se podemos ir em frente com isso e o chefe de finanças e disponível. Mas vai mandar alguém do departamento dela. Então você precisa saber se essa pessoa tem autoridade para aprovar ou não? , Porque eu, você pode pedir uma votação e a pessoa pode dizer que eu não estou autorizado a votar ou tomar uma decisão. Ou pior ainda, eles podem optar por votar ou tomar uma decisão, e depois o chefe das finanças diz, “Whoa, whoa, whoa, whoa. Era suposto eu fazer parte disto. Não vamos seguir em frente. Precisamos recuar e repensar isso. Então, fim de manter o negócio em frente, você quer ter certeza de que entende as funções, e isso vai, como eu disse, como eu disse, impactar como você dirige a reunião, e então o outra coisa, você quer ter certeza de que a pessoa que está agindo como uma barriga de aluguel está atualizado sobre o que você está falando. Não posso simplesmente pegar alguém na rua e ter a barriga de aluguel. Você quer realmente trabalhar com a pessoa que eles estão substituindo para ter certeza de que eles estão atualizados no momento em que a reunião acontece. Então esses dois tipos necessários na barriga de aluguel você realmente quer pensar em praticamente agendar a reunião para que eles tendem a tentar? Ok, próxima categoria é desejada. Esses caras do ar, eles poderiam agregar valor à sua reunião. Ah, eles podem ter informações valiosas. Eles podem ter conhecimento de experiência para fornecer entrada em perspectiva. Eles podem ter conhecimentos institucionais que podem ser muito úteis. E, hum, então nós queremos realmente, uh, incluí-los. Uh, eles podem ser capazes, através de sua competência e experiência, valor adicional para o nosso ah, plano e propósito. Então nós os incluíssemos. E, uh, então você quer pensar sobre, uh, como você convidar pessoas que podem ser úteis, e então se eles não estão disponíveis na hora em que sua reunião está sendo marcada, então ajudaria você a desenvolver o relacionamento para que eles saibam. Ei, seria muito bom ter você nesta reunião, mas estamos tendo, você sabe, quarta-feira às 11. De manhã e você não está disponível, tudo bem? E assim, além de um plano de trapaça e propósito, você também quer pensar em dois outros fatores. Do ponto de vista da liderança, quando você está dirigindo uma reunião, uma está desenvolvendo relacionamentos e a outra está fazendo o negócio avançar. Então, com o propósito de desenvolver relacionamentos, queremos ir aos indivíduos desejados para os participantes desejados e dizer, “ Ei, nós realmente somos bons em tê-lo nesta reunião, mas, mas, hum, mas você não estará disponível nesse momento. Está tudo bem, então você está fazendo esse check-in, mas a reunião não pode acontecer sem eles. E é assim que você quer categorizar isso em sua cabeça. Ok, a última é para mim. Estas são pessoas que foi bom para eles saberem o que está acontecendo na reunião. Eles podem ter um envolvimento periférico na finalidade que também seus relacionamentos em desenvolvimento . Este talvez alguém, por exemplo, que não vai estar ativamente envolvido agora, mas talvez envolvido no caminho e seja bom para tê-los no processo desde o início ou mais cedo no processo. E então eles podem ser capazes de oferecer informações que nós não tínhamos considerado. Então, hum, essas quatro categorias de ar para você pensar sobre, uh, mas lembrando que ambos os desejados e para fins práticos de agendamento, se eles não estão disponíveis, você ainda pode agendar suas reuniões. Você quer pensar sobre isso nessas quatro categorias e eu só quero repetir, você não vai deixar ninguém saber que você é apenas um amigo ou o que você desejou. Você não é o tipo de coisa necessária. Você quer apenas pensar sobre isso em sua cabeça em termos de como você marcaria a reunião e quem você convidaria. Ok, então vamos falar sobre alguns exemplos que, uh deve ajudar a esclarecer isso. Então o 1º 1 é uma reunião onde vamos decidir qual fornecedor vamos usar para cumprir nossos pedidos pelo correio. Agora, no meu exemplo, este fornecedor será gerenciado por um gerente de marketing, alguém que se reporta ao chefe de marketing. Ok, então nós temos Ah, a pessoa de fornecedores que entende as ofertas de fornecedores que eles são necessários. Também podemos chamá-los dependendo da sua organização. Pode chamá-los de “sourcing”. Você pode ligar para as compras. Você pode chamá-los de compras. É a mesma coisa efetivamente, então essa pessoa deve estar na sala. A pessoa que vai gerenciar o vendedor deve estar na sala que a pessoa precisa. A próxima pessoa que tenho é o chefe de marketing. Então lembre-se que o gerente de fornecedor, segunda pessoa na lista, essa pessoa é um gerente de marketing que se reporta ao chefe de marketing. Eu tenho o chefe de marketing como uma pessoa desejada na sala. Seria bom ter entrada do chefe de marketing, mas não necessário, mas você percebe isso entre parênteses. Dentro, dependendo do tamanho do trabalho, pode haver um limite financeiro sobre o qual, uh, uh, você sabe, o gerente de marketing não pode tomar uma decisão. Então, isso pode mudar o chefe de marketing de desejo para exigido, a fim de dar a aprovação na reunião. Ou você pode descobrir de outra maneira. Só queremos ter isso em mente. Preciso desta pessoa no quarto. Não deixo esta pessoa no quarto? Chefe de produto? Quem saberia sobre o produto da forma como ele é construído, portanto, portanto, completa quatro finalidades de cumprimento que a pessoa seria útil toe tem na sala e, em seguida, o gerente de atendimento ao cliente. Agora essa pessoa não está envolvida desnecessariamente no processo de tomada de decisão. Mas uma vez que as decisões tomadas e os fornecedores trazidos no atendimento ao cliente, gerente provavelmente vai estar trabalhando diretamente com esse fornecedor para ajudar a resolver problemas de atendimento ao cliente , modo que a entrada da pessoa seria muito útil. Então, colocamos essa pessoa, como é desejado participante para a reunião e, em seguida, um assistente para a pessoa que está gerenciando o fornecedor. para ajudar E sópara ajudaro empresário a avançar e desenvolver as relações, ter apessoa na sala pode ser muito útil. E sópara ajudaro empresário a avançar e desenvolver as relações, ter apessoa na sala pode ser muito útil. E sópara ajudaro empresário a avançar e desenvolver as relações, ter a relações, se você pensar sobre isso avançando, porque essa pessoa, este assistente ou associado do gerente do fornecedor pode estar muito ativamente envolvido no gerenciamento do relacionamento mais tarde, então trazendo-os mais cedo pode ser muito útil, e estes são os tipos de considerações que você quer fazer em vez de apenas dizer não . - Não. Só precisamos das pessoas na sala. Nós vamos realmente tomar a decisão. Isso pode ajudar a abrir o processo um pouco mais novamente com o objetivo de desenvolver relacionamentos e fazer avançar o negócio. E então pode haver outros jogadores que você pode convidar. E mais uma vez, lembre-se, você não está necessariamente dizendo Ei, você é o suficiente. Por quê Só está dizendo que gostaria de vir à reunião? O propósito da reunião é este. E se for necessário, falaremos sobre isso. Falamos sobre comunicação. Pode ser bom dizer, “ Ei, eu perguntei a essas pessoas porque eles vão se envolver nisso mais tarde. Eles podem não estar ativamente envolvidos no processo de tomada de decisão, e você pode esclarecer durante a sua comunicação, vamos falar sobre isso na comunicação, estão se comunicando. Mas isso é um exemplo. O segundo exemplo é a minha reunião de pessoal em curso. Digamos que não tenho reunião de pessoal em semanas alternadas há uma hora. Minha equipe se reúne, então todas as pessoas que se reportam a mim diretamente são necessárias para essa reunião. Mas de vez em quando, alguém como pessoas não estão disponíveis, eles podem estar na estrada ou com um cliente ou algo assim. Então eu poderia pedir-lhes para enviar uma barriga de aluguel, alguém que pode reportar e dar uma atualização de status em sua área do negócio. Podemos chamá-los necessários ou desejados, ou f y I dependendo de qual é o seu papel novamente. Lembre-se, isso está em nossa cabeça, essas categorias, mas isso é bom de algumas maneiras. Uma é que tem alguém que pode nos manter atualizados. Mas a outra coisa é que isto é um desenvolvimento de funcionários. Estamos olhando para desenvolver esses indivíduos fazendo-os ser substitutas para seu supervisor direto , que eles possam entender como é um nível acima no gráfico de Nova York para eles, e eles podem participar de reuniões que pode não ter a oportunidade de participar. Então isso poderia ser muito útil, então eu poderia realmente convidar convidados para apresentar. Portanto, eu não tenho um propósito contínuo para minha reunião de equipe em andamento, que é para atualizações de status e compartilhamento de informações de informações importantes. Mas eu poderia, para reuniões individuais de equipe tem um propósito adicional, como coletar informações de outros departamentos, então vamos apenas dizer que eu sou o chefe de marketing. Eu poderia dizer: “ Ei, Ei, quer saber? Em nossa próxima reunião de equipe, o chefe de pesquisa e desenvolvimento vai entrar em nossa reunião de equipe e desistir de 30 minutos de conversa sobre o que está acontecendo em pesquisa e desenvolvimento e para esse fim que essa pessoa seria obrigado feito. Eles podem decidir trazer outros indivíduos que se reportem a eles, talvez especialistas em matéria de, uh, o grupo de pesquisa e desenvolvimento. No meu exemplo, essas pessoas seriam desejadas, FY I. E é aqui que poderia ser muito útil não só entender o que está acontecendo no negócio, mas também desenvolver relacionamentos que através vai ajudar a fazer o negócio avançar à medida que avançamos através do ciclo de vida dos negócios. Meu assistente de departamento é necessário para minhas reuniões de equipe, e isso é uma prática muito boa, porque o criminoso, a pessoa que está ajudando, é um membro ativo da equipe em um papel de suporte. Então não queremos excluir essa pessoa. Você quer pensar em ser inclusivo. Agora podemos pedir a essa pessoa que tome notas. Podemos falar sobre isso mais tarde, quando falarmos sobre dirigir a reunião e criar artefatos. Mas ter o assistente que vai apoiar as coisas fazendo parte da discussão de informações e atualizações de status é para mim uma função crítica que você realmente quer pensar e outra assistência do departamento que pessoas de outros departamentos que nos ajudam e apoiam como tê-los vindo às nossas reuniões de vez em quando como um reconhecimento ativo e inclusão é uma coisa muito boa em uma coisa inteligente a fazer. Então, essas eram algumas coisas só para pensar enquanto você montava suas listas de participantes da reunião . Também podemos querer convidar outras pessoas para virem a reboque. Saiba mais sobre o nosso departamento, Justus. Estamos aprendendo sobre pesquisa e desenvolvimento. No meu exemplo, podemos convidar outras pessoas para entrar e por convite apenas para participar ou observar nossa reunião de pessoal. Então, novamente, estamos desenvolvendo relacionamentos para ajudar a fazer o negócio avançar, e podemos incluir isso em nosso propósito para qualquer reunião individual. OK, então eu espero que esses dois exemplos esclareçam isso para você. Então, para o seu projeto, você quer pensar sobre a reunião que você está usando como um exemplo, e você deseja determinar quem virá para sua reunião ou quem deve estar vindo e atribuir um tipo ou categoria, lembrando disso, isso não é necessariamente algo que você vai compartilhar com as pessoas. Mas isso é para sua estratégia agora para a empresa manter a confidencialidade. Se você está usando um exemplo da vida real, você pode querer mudar os nomes de pessoas ou usar iniciais ou algo assim, mas talvez incluir, uh, título além de, hum, a categoria ou o tipo. E a outra coisa que eu quero dizer sobre o seu projeto é que você deve estar adicionando a um documento que você começou com plano e propósito. Você vai adicionar a lista de participantes, mas não enviá-la até chegarmos ao tópico do seu projeto de classe, você poderá, uh, uh, resumir e colocar tudo junto e depois fazer upload. Adicionar como um documento concluído. Ok, então essa é a lista de participantes 5. Agenda: Bem-vindos de volta a como organizar uma grande reunião. Olhando para nós, Elvis, já falamos sobre planos e propósitos e participantes, e vamos falar sobre agenda. Então adivinhe qual agenda é muito informada pelo plano e propósito. Eu sei, eu sei que continuo me repetindo, mas é tão simples e importante assim. Então aqui está o que uma agenda deve incluir. O que vai ser coberto sobre quanto tempo cada tópico vai demorar. Quem vai apresentar sua liderança, cada tópico ou seção e o que concluímos até o final da reunião. Muito simples. Então vamos levá-los um de cada vez. O que será coberto? Isso é muito importante porque ajuda você a definir limites. Então eu recomendo que você envie isso antes da reunião, e assim isso permite que você tenha certeza de que você tem algo que as pessoas podem se referir. E enquanto você está dirigindo a reunião desde que eles foram recebidos com antecedência, você pode ajudar a manter as pessoas no caminho certo. Então não estamos falando apenas sobre o que estamos sentindo ou o que é a coisa mais atual ou urgente em nossas mentes. Mas estamos falando sobre o que se relaciona com a agenda da reunião onde o propósito da reunião. E também garante que algo que alguém quer falar vai realmente ser incluído. Então alguém pode trazer algo à tona e você diz: “ Ei, Ei, quer saber? Esse é o terceiro item da agenda. Vamos falar sobre o primeiro item no segundo item, e então vamos chegar a isso. Então ele permite a você a estrutura para isso, e ele cria um roteiro para toda a conversa, que é o que uma reunião é e que permite que cada participante se prepare para a reunião, sabendo o que vai acontecer para que talvez as pessoas que vão apresentar prepare-se para apresentar . Mas outras pessoas podem ler sobre informações ou ou check-in em se vai haver atualização de status do que eles já vêm preparados, tendo feito a pergunta. Ok, eu vou a uma reunião onde eu tenho que dar uma atualização de status, me dizer como estamos com isso. Então lá eles são capazes de reunir informações que eles vão apresentar. E além disso, publicar em um adiantamento de IVA permite que as pessoas olhem para ele e digam, Ei, você esqueceu isso ou você tem aquilo ou o que quer que seja e fazer correções para que você possa fazer suas correções com antecedência em vez do que ter as pessoas visualizá-lo pela primeira vez na reunião . É tipo, bem, bem, o que aconteceu com isso? Opa, eu esqueci disso. Por isso, dá-lhe um pouco de buffer extra para se certificar de que é preciso. Então, tomar estes, este é o próximo passo. Aqui está quanto tempo será gasto em cada tópico. Isso é realmente valioso para fornecer limites e limitar a discussão e quando você começa a seguir em frente, modo que porque às vezes as pessoas gostam apenas de continuar a falar sobre algo, que é a natureza humana, então nós Honre isso. Mas também dizemos: “ Ei, Ei, quer saber? Tivemos um monte de 15 minutos para isso. Os 15 minutos acabaram. Precisamos descobrir uma maneira diferente de discutir isso porque precisamos seguir em frente para que essa seja apenas uma boa profissional maneira de organizar uma reunião. Assim, a próxima seção sobre quem irá apresentar sua liderança cada seção permite que os apresentadores se preparem, mas também permite que todos os outros entendam qual é o seu papel e compreendam. Ok, essa pessoa vai falar sobre este assunto, não eu. Tão bem, criamos o e definimos as expectativas com antecedência. Além disso, você também pode delegar como parte das oportunidades de desenvolvimento de funcionários, sobre as quais falamos no módulo de participantes. Mas isso é algo que você pode incluir aqui para que as pessoas saibam com antecedência. Certo, essa pessoa está apresentando, e vamos honrar isso. Seja respeitoso com isso. É assim que o Expecto aconteceu na reunião. Então isso é só um evento beneficente do Nadig. Ok? Compreender o que será concluído até o final da reunião é realmente útil tanto para manter o controle quanto para garantir que todos entendam o objetivo compartilhado. Se acordar discordar em um monte de coisas, mas se concordarmos com antecedência sobre qual é o objetivo, isso nos ajuda a ficar muito mais no caminho certo e e e não desviar do propósito da reunião . Uma das características importantes sete uma organização funcional versus uma organização funcional disfuncional Minnesota é capaz de aderir a alguns limites e realizar o que está estabelecido na frente deles e assim algo tão simples como um agenda. Ser publicado pode ser uma grande estrutura para ajudar a organização a permanecer funcional e fazer as coisas. Ok, algumas dicas aqui. Você quer ter certeza de que você se lembra que tudo leva mais tempo do que pensamos . Então você quer incluir buffers em sua agenda em sua agenda para permitir isso. E, ao mesmo tempo, você quer os limites que são definidos pelo período de tempo. Então você só está incluindo alguns buffers. Só para você saber, você tem algum tempo para ir lá. Você pensa que quer incluir algum tipo de aquecimento, um, que você nunca chamaria de aquecimento. Mas você quer pensar sobre isso? Ah, olá. Uma saudação? Intrasecção. O que você quiser chamá-lo para os primeiros 3 a 5 minutos. Isso pode ser especialmente útil para equipes que normalmente não trabalham juntas ou equipes remotas que estão trabalhando juntas para ser capaz de dizer, Ei, como vocês estão ou o que está acontecendo? Sabe mesmo algo tão simples como dizer: “ Ei, Ei, você estava em L.A L.A Você está em Nova York. Como está o tempo? E só para estabelecer um relatório, , pode ser uma coisa humanizadora e ajudar a equipe a funcionar melhor. Então você não quer gastar muito tempo com esse pessoal social. Mas um pouco de aquecimento pode ser muito útil. Não tente colocar tudo em uma única reunião, mantenha o foco e entenda que você pode diferir. Se alguém falar de um tópico que não estava na sua agenda, você pode criar uma reunião separada. Ou se você tem uma reunião regular em andamento, você pode querer incluir isso na reunião futura. Então, eu estou fazendo um exemplo em alguns momentos, e eu estou incluindo algo em que alguém trouxe algo sobre uma reunião anterior e ele disse, Ei, quer saber? Não temos tempo para isso agora, mas vamos deixar você falar sobre isso e na próxima reunião. Não temos tempo para isso agora, Então isso é algo que você poderia fazer facilmente. Ok, então eu quero fazer uma pequena viagem e falar sobre a relação de uma organização com o tempo . Cada organização tem sua própria relação única com o tempo, e você vai pensar em sua organização. Se uma reunião agendada para as 10 da manhã, começa exatamente às 10 da manhã ou começa cinco depois ou para começar três depois? Ele não começa 1/4 depois que você quer entender a relação da organização com o tempo e, em seguida, você quer decidir se você quer honrar isso ou quebrá-lo. Então, como exemplo, se tudo em sua organização tende a iniciá-lo 10 após as horas novamente. Se a reunião é suposto começar às 10 horas, as pessoas meio que vagueiam e por volta das 10 horas depois? Você quer fazer isso? Ou você quer começar com, tipo, tipo, seis ou sete depois quando você tem um grupo central e então começar? E as pessoas têm sentimentos fortes sobre isso, então você só quer saber o que é isso. E as pessoas têm sentimentos fortes sobre isso, Eu sei como professor, eu ensinei em lugares onde eu estava dando aula de oito horas, e começou às oito, e alguém me disse que quando os ponteiros do relógio bateram oito, você começa a falar. Eu não me importo se ninguém está no quarto. Você começa a falar. Estamos enviando a mensagem de que a aula começa às oito, mas muitas organizações dirão: “ Ei, Ei, você sabe o que é uma aula de oito horas, começa às oito. Você quer planejar em começar um 10 após 1/4 depois, e então você quer descobrir o que é razoável. Então, ter alguém me dizendo que como eu venho de fora pode ser muito, muito útil aqui nesta organização, nós começamos exatamente no tempo ou aqui nesta organização, nós começamos 10 após trimestre depois Seja o que for, você só quer entender a relação com o tempo e honrá-la, ou se você vai quebrá-la, quebrá-la de propósito e deixar as pessoas saberem. Então nós vamos começar no apropriadamente às 10 horas, Hum, estar lá ou ser quadrado. No entanto, você quer fazer isso. Mas você quer pensar sobre isso. Ok, então eu vou te dar um exemplo aqui. Estou começando com o plano e o propósito, e então vamos passar pela elaboração de uma agenda de amostra. E então como descobrimos o que vamos publicar para a agenda. Então, para esta reunião específica, é uma reunião de projetos em andamento, uma reunião semanal de um grupo de indivíduos principais que trabalham em um projeto juntos. Então, o meu propósito aqui seria esta semana seguir uma linha ao redor e rever o resultado da reunião anterior e, em seguida, uma atualização sobre o status dos bals entregar dessa reunião. Então as pessoas comprometidas a fazer coisas que queremos verificar isso cria responsabilidade, e isso é uma parte importante do planejamento da idéia de responsabilidade porque se decidirmos que algo deve ser feito semana passada e ninguém fez isso, então nós realmente não podemos seguir em frente esta semana ou nós podemos estar em espera. Mas para nos manter funcionando no negócio avançando, precisamos responsabilizar as pessoas pelos compromissos que assumem nas reuniões. Joe Schmo na semana passada trouxe uma ideia e dissemos: “Ei, quer saber?” Joe Schmo na semana passada trouxe uma ideia e dissemos: “Ei, Não há tempo na agenda, mas dar-lhe-á tempo da agenda da próxima semana. Então queremos Teoh incluir tempo suficiente para Jota apresentado e, em seguida, ter alguma discussão sobre e, em seguida, sobre um tópico separado. Temos que tomar uma decisão sobre a próxima coisa que vamos fazer para um projeto. Precisamos de chegar a acordo sobre isso e, em seguida, sair dessa decisão ou o acordo virá o que entregar Bols e itens de ação serão atribuídos e quem os fará. E então nosso objetivo de relacionamento é manter nossa equipe no caminho certo e trabalhando em conjunto, e nosso ouro comercial estará mantendo o impulso e a qualidade. Agora, esses dois últimos eu mencionei quando conversamos no tópico anterior sobre, hum, participantes. Isso é algo que você nunca vai falar. Mas você quer manter isso em mente, ele vai informar como você mesmo escrever o e-mail, se você quiser, ou o convite ou a agenda. Todas essas coisas que você quer ter em mente. E é algo que informará como você acompanha e dirige a reunião e todas as outras etapas do processo, então fique ciente disso. E é algo que informará como você acompanha e dirige a reunião e todas as outras etapas do processo, Certo, então como fazemos isso em ordem do dia? Então vamos começar com este buffer de cinco minutos de introdução de boas-vindas sobre o qual falamos e, em seguida , cerca de 10 minutos sobre você da reunião anterior e atualizações. E então quem vai fazer isso? Então? Joe tem 15 minutos na agenda. Então você quer pensar em termos de quanto disso Joe está apresentando e quanto disso é discussão, e você quer determinar isso. Então você não quer dizer ao Joe? Ok, você tem 15 minutos para apresentar. Você quer que Joe deve pensar mais em termos de uma apresentação de 5 a 7 minutos e depois em 8 a 10 minutos de discussão. Você quer que Joe deve pensar mais em termos de uma apresentação de 5 a 7 minutos e Quer definir essa expectativa com Joe com antecedência? E então nós estamos mudando tópicos de 15 minutos de discussão sobre os próximos passos em uma idéia aqui. E então eu coloquei em 10 minutos de atribuição de entrega, Bols com um buffer de cinco minutos para resumo e, uh, próximos passos e depois em uma viagem à uma hora. Portanto, esta é uma reunião de um projecto de agenda de uma hora. Então vamos dar uma olhada em como podemos editar isso um pouco. Eu poderia dizer introdução. A verdade é que eu provavelmente vou remover tudo isso junto e colocar no primeiro tópico em termos do primeiro tópico. Eu provavelmente vou me livrar da revisão de notas de reunião anteriores e atualizações e apenas dizer, atualizações de status de reuniões anteriores. E então quem vai falar sobre eles? E isso pode ser vários indivíduos falando sobre isso porque pode haver vários indivíduos que têm informações sobre a atualização de status. Então temos os 15 minutos do Joe e talvez queiras definir a expectativa que o Joe vai apresentar para cinco e depois falaremos por 10. Mas talvez você não tenha que colocar isso na ordem do dia e, em seguida, mais 15 minutos sobre esse novo tópico. E então vamos encurtar isso e falar sobre entregas e prazos. E então temos cinco minutos um Zay disse resumo na reunião de planos, que é realmente um tampão, e o advogado em um. Então é isso que pensamos que ela tinha. É assim que podemos publicar isto. Livramo-nos da introdução e dizemos : “ De 12 a 12.” 15 estavam fazendo a atualização de status da reunião anterior e essas pessoas que estão fazendo isso, então temos Joe de 12 15 para 12. 30 vamos mudar de assunto em 12 e 30 para tomar uma decisão. Considerações sobre o projeto ou ação X Y Z. E depois passaremos 55 minutos conversando. Mas são muito 10 minutos falando sobre entregas e prazos e, em seguida, cinco minutos resumindo, e que cinco minutos é um buffer. Você pode deixá-lo lá. Mas isso é algo muito mais parecido com o que você publicaria e distribuiria. Mas isso é algo muito mais parecido com o que você publicaria e distribuiria. Ok, então espero que isso te dê um pouco de pensamento sobre como você pode abordar a criação de uma agenda. Então, para o seu projeto de classe quer que você reveja o propósito de sua reunião e, em seguida, escreva uma agenda estratégica para si mesmo semelhante ao rascunho que fizemos e, em seguida, editá-lo para ser publicado e para o seu projeto. Você quer incluir quaisquer notas sobre quaisquer razões que você pode ter feito alguma coisa. Por que você incluiu ou excluiu algumas informações e talvez até mesmo o que você aprendeu nesta parte de fazê-lo. Então, Então, espero que isso tenha sido útil. Essa era a agenda. 6. Comunicação: Ok, então bem-vindo de volta. Nós cobrimos planos e propósitos participantes e agenda. E agora é hora de passar para a comunicação ou comunicação. Este será o convite para a vossa reunião, e muito do trabalho pesado já foi feito. Ao passar algum tempo no plano e no propósito selecionando a lista de participantes e criando uma agenda, o próximo passo será informar as pessoas ou convidá-las para sua reunião. Eis algumas coisas para pensar sobre ela. Considere, primeiro lugar, o agendamento. Você quer ter certeza de que você agendar sua reunião em um momento em que todos os indivíduos necessários e substituto podem participar e o maior número possível dos olhos desejados e f y podem participar. Você também quer pensar sobre onde a reunião será realizada e todo esse tipo de coisa. Assim, o convite em si dá um aviso aos indivíduos e lhes permite tempo e oportunidade de se preparar para o encontro. Às vezes você quer pedir ajuda. Um pediu ajuda dentro do convite. Você pode querer pedir ajuda separadamente, e falaremos sobre isso. Mas para quem não se reportar a você ou não faz parte de uma reunião regular, contínua ou recorrente. É bom pedir às pessoas que participem, em vez de lhes dizer. E então você quer considerar comunicar um a um separadamente com indivíduos. Então só porque alguém tem uma hora livre em sua agenda não significa que eles têm que vir à sua reunião. É muito bom para você ir até eles e dizer: “ Ei, Ei, eu vou ter essa reunião. Você parece ter algum tempo livre quinta-feira à tarde, não é? Você compareceria? E falaremos sobre isso quando falarmos de exemplos. Mas a ideia da comunicação acontecendo um a um, seguida de um convite que confirma e firma esses detalhes poderia ser muito, muito útil no desenvolvimento de relacionamentos. Portanto, movendo o negócio para a frente mais fácil. Ok, então o que queremos que as pessoas saibam? Primeiro de tudo, movimento. Deixe as pessoas saberem. Por que estamos tendo a reunião no que diz respeito aos negócios? E já descobrimos isso. Nós só queremos colocar em palavras aqui para o convite. Por que as pessoas pessoas específicas incluem er convidado? Se for apropriado agora, se tiver uma reunião recorrente para sua equipe. Você não precisa colocar isso em todos os convites de reunião, mas se você tiver algo que é um pouco diferente, você quer incluir isso, ou se você tiver um tipo diferente de reunião, você pode querer incluir esse também. Vamos dar uma olhada nisso em exemplos, ok, e espero que seja muito claro lá. Qualquer logística e toda a logística devem estar em um só lugar no convite da reunião, se possível. E isso deve incluir onde é a reunião, como chegar lá se as pessoas precisarem saber como morrer. Elaine se as pessoas estão discando em como toe conferência em, se as pessoas estão conferindo em. E também se você tem pessoas que estão participando da reunião de diferentes formas, seja pessoalmente ou discando qualquer coisa, é bom deixar as pessoas saberem que outras pessoas estarão presentes por diferentes meios. Então isso é muito útil. Uma ondulação só para definir expectativas. Você quer incluir a agenda no corpo do seu convite ou é um anexo ouambos, e isso permite que você defina regras básicas para o que vai acontecer na reunião, e isso será muito útil. Você quer incluir a agenda no corpo do seu convite ou é um anexo ou ambos, e isso permite que você defina regras básicas para o que vai acontecer na reunião, quando você vai comandar a reunião. Mas, novamente, ele já estabeleceu expectativas. Agora, com qualquer comunicação de negócios, eu quero que você tire algum tempo e leia seu convite antes de enviá-lo para descobrir qualquer coisa que ainda possa estar em sua cabeça que você não tenha digitado ou quaisquer suposições você fizeram que não são necessariamente pressupostos válidos. Isso é importante em qualquer comunicação empresarial. Estamos incluindo-o aqui também. E então às vezes você vai estar pedindo entrada em sua agenda, por exemplo, e você quer ter certeza de que você está claro sobre os prazos e temos algo sobre isso no exemplo. Então vamos olhar para isso. Ok, então primeiro exemplo é um exemplo de já usado, que é uma reunião de seleção de fornecedor para encontrar um fornecedor para preencher nosso produto por correio. E, uh, as considerações aqui custam qualidade e atender nossos requisitos de resposta de três dias. Essas são as considerações para a seleção de fornecedores voltando ao nosso módulo sobre participantes. Já fizemos isso, mas adicionei nomes falsos às pessoas. Então, neste exemplo, eu sou o gerente de marketing. Vou administrar o vendedor. Mary é a diretora de sourcing. Estabelecemos que ela é uma participante obrigatória. Minha chefe, a vice-presidente de marketing, chama-se Celeste, e estabelecemos que ela é desejada. Um, o gerente de produto que sabe muito sobre o produto e será útil na seleção do fornecedor. Por causa disso. O nome dele é Patrick. Ele é desejado. Nosso gerente de suporte ao cliente é Evelyn. Nós estabelecemos que ela é um desejo de 10 D porque ela estará trabalhando com o fornecedor muito de perto depois, depois, na resolução de problemas de suporte ao cliente e, finalmente, são assistente de departamento. Michael é um corte desejado F Y. Eu porque ele vai estar trabalhando comigo na gestão desse fornecedor um inferno de um monte de comunicação ou contato com o fornecedor. Então esses são os jogadores. Este é o esboço geral aqui, e então a logística é nesta quinta-feira das 13h às 14h na nossa sala de conferências 4 bombas A. E aqui está a agenda. Durante os primeiros 20 minutos, Mary impedirá apresentar o RFP para solicitar propostas e revisará as várias . E então, por cerca de 10 minutos vai estar falando. Haverá alguma entrada cubana A e discussão de todos durante os próximos 20 minutos que vamos começar a selecionar. Vamos falar de prós e contras, e depois nos últimos 10 minutos, teremos uma seleção final. Assim, poderia haver um pouco de variantes no tempo desses segundo e terceiro itens. Então, outra Mary recebe 20 minutos completos nos próximos , 30 minutos,ou mais, de 120 a 150. É realmente uma discussão. Então eu não vou obrigatoriamente manter as pessoas para o tempo exato sobre isso, mas dando apenas uma sensação de cerca de 10 minutos de nós Q e A etc e, em seguida, cerca de 20 minutos de discussão e consideração. Mas os últimos 10 minutos são bastante solidamente uma decisão vai ser tomada. Então isso é o tipo de que marcou para a reunião. Então aqui está e isso cobre dois slides. Mas aqui está um exemplo do que eu vou fazer para um convite, e eu vou falar com você sobre isso aqui. Olá. Como discutimos com cada um de vocês, gostaria de realizar uma reunião para fazer a seleção final do fornecedor para atender nosso produto por correio. Tenho agendado de uma hora reunião quinta-feira às 13h. Em conferência de um no quarto andar. Então vamos falar sobre isso. Então, em primeiro lugar, começa com, como eu falei com cada um de vocês já foram para essas pessoas, lembre-se que a maioria dessas pessoas não trabalham para mim. Então eu provavelmente fui ao Patrick, o escritório de gerentes de produtos, e disse: “ Ei, Patrick, eu vou estar selecionando o preenchimento do fornecedor. Eu adoraria seu envolvimento nisso. Eu acho que você tem muito a acrescentar em termos de valor. Você está bem com isso? E então eu fui Teoh Celeste, meu chefe e disse, Ei , uh, você quer ser incluído nesta reunião? Eu acho que você poderia ser útil. Então, etcetera, etc. Mas esta comunicação junta tudo isso. Mas cada uma dessas pessoas já sabe que vou incluí-los na reunião. E eu acho que isso é realmente importante para você pensar em termos de como você organizaria uma reunião eficaz em vez de apenas dispensar convite e as pessoas ouvem sobre isso pela primeira vez. Além disso, tenho aqui a logística de onde e quando a Mary se apresentará. As opções de fornecedores são vastas. Celeste se juntará a nós, assim como Patrick e Evelyn. Já que podemos nos beneficiar de sua visão, Michael vai se juntar a nós uma vez que ele vai trabalhar diretamente com o vendedor. Então isso permite que todos saibam de tudo. Então eu posso ter tido uma conversa a um com cada uma dessas pessoas. Mas isso faz com que todos saibam quem vai estar na sala e qual é o seu propósito. E no caso do Michael, alguém pode pensar, “Oh, “Oh, o assistente, ele não é tão importante.” Eu estou dando importância a ele dizendo que ele vai estar lá porque ele vai estar trabalhando diretamente no vendedor e então olhar para o último parágrafo aqui antes de eu mudar para o próximo ao vivo. O objetivo é fazer a seleção final até o final da reunião. Agradeço muito a sua ajuda com isto. Então, um pouco de manteiga aqui em cima, mas também o gol. Agora, se você se lembra de alguns lados anteriores, eu tenho alguns critérios que incluem qualidade de custo, etc. Eu nem preciso colocar isso no convite que talvez sobrecarregar o convite quando estamos na reunião venha com eles e irá estabelecer isso é como um critério para seleção, mas você não quer sobrecarregar. Podemos falar sobre isso na reunião. Você quer pensar sobre isso. É o que precisa ser dito com antecedência versus o que pode ser dito na sala. Certo, continuamos com o e-mail ou o convite, a agenda exatamente como discutimos. Então eu não preciso cobrir isso, seguido por favor me avise se você tiver alguma dúvida. Obrigado, Mitch. E então há um pouco de delicadeza social aqui, mas há estrutura. Ok, então algumas opções aqui, você pode querer colocar isso em um e-mail separado em vez de incluí-lo na reunião. Convite para a segunda opção seria, como eu disse, como acabei de mencionar colocar a sua nota no convite para a reunião, você também poderia anexar a ordem do dia ou incluído no seu corpo. Posso até fazer as duas coisas. Anexar a agenda dá às pessoas a oportunidade de imprimi-la ou abri-la como PDF e trabalhar com ela na sala. Anexar a agenda dá às pessoas a oportunidade de imprimi-la ou abri-la como PDF e Isso pode ser útil para que todos estejam acompanhando lhe dê a chance de tomar notas ou um lugar para tomar notas. Portanto, há um bom benefício para as pessoas que seguem a agenda como parte da reunião. A maneira como você faz isso depende da cultura da sua empresa. E assim, em alguns casos, você vai descobrir que minhas recomendações sua organização sem dinheiro faz isso. Então você quer encontrar uma maneira que funcione melhor em sua organização. Então, por exemplo, eu trabalho com organizações onde ninguém lê as notas e convites para reuniões, então você não gostaria de fazer isso na reunião. Notas de convite que você deseja fazer é um e-mail separado e provavelmente começou com. Enviei um convite para todos aqui nos detalhes. Mas seja o que for que funcione para a sua organização, acho que é importante que você considere. E então você vai notar. O próximo ponto aqui é que eu discuti isso com todos um a um que permite que as pessoas saibam há algumas coisas aqui é que há uma questão de respeito e então, mas isso permite que todos saibam que ninguém foi pego de surpresa e que todos estão no mesmo página agora. Minha preferência seria incluir as notas no convite, se for possível, e anexar a agenda, bem como ou em vez de incluí-la no corpo das notas novamente para que as pessoas possam imprimi-la ou abri-la como um PDF em seu seu dispositivo e seguir junto com Não importa. É só que essa é a minha sugestão. Certo, segundo exemplo. Então esta é uma reunião de equipe recorrente, e desta vez temos um orador convidado. Portanto, normalmente temos uma reunião de uma hora onde temos atualizações de status, informações , compartilhamento e perguntas, e podemos ter alguns outros tópicos. Mas para este, , vamos adicionar pesquisa e desenvolvimento. Matilda, que é a chefe de P&D, vai falar sobre novas iniciativas. Então, quem são os participantes? Todos os meus relatórios directos, excepto um deles. Minha gerente de marketing digital, Alicia, não está disponível, então ela vai enviar um substituto Martin, que é um especialista em marketing digital que se reporta a ela, e ele vai sentar em por ela. E então temos Matilda de R e D, e ela pediu dois especialistas em produtos de R e D Stephen Vikram para participar, disse que aqueles ar os jogadores. Ok, então a logística da minha reunião todas as segundas-feiras das 2 às 3 na sala de conferências de marketing e a agenda desta reunião. Vai ser um pouco diferente da agenda habitual da reunião da equipa. Nos primeiros 20 minutos, faremos atualizações de status em projetos importantes, que é algo que fazemos em todas as reuniões de equipe. E então, nos próximos 10 minutos, vamos fazer perguntas chave para mim e para o outro . Mas então, às 23:30 vamos parar, e vamos entregar o chão para Matilda e depois Matile que vai com Stephen Vikram, , falar sobre o que quer que eles queiram falar em termos do que está saindo da pesquisa e desenvolvimento. E isto, 30 minutos é completado incluirá um Q e A etc. Definindo as expectativas, quero dizer à Matilda, vocês têm 30 minutos, incluindo perguntas e respostas e discussões, etc. Então, se você está fazendo uma apresentação, você não quer 30 minutos de apresentação. Você pode querer fazer uma apresentação de 10 minutos, seguido por 20 minutos cominho, A qualquer coisa que você acha que é melhor usado. Mas você quer ter certeza de que as expectativas estabelecem que a reunião termina em três. Ok, então aqui está um exemplo da comunicação que eu posso enviar para a minha equipe para esta reunião. Oi, equipe nisso. A reunião de equipe de segunda-feira terá convidados da pesquisa e desenvolvimento para nos informar o que está acontecendo. Matilda da Steve e Vikram se juntará a nós para nos dar alguns antecedentes sobre projetos em andamento. Começaremos com nossas atualizações habituais de status da equipe e manteremos dúvidas. E então, de 30 a 3, Matilda toma a palavra com Stephen Vikram. Uma coleira vai estar no site de um cliente, então Martin vai se juntar a nós, representando marketing digital. A ordem do dia está anexada. Por favor, avise-me se tiver alguma dúvida. Obrigado, Mitch. E, em seguida, há um outro slide que ir para a frente para o qual diz como um lembrete. Se você quiser adicionar qualquer item a qualquer agenda de reunião de equipe, envie-me um e-mail até o final da quinta-feira para a reunião de segunda-feira seguinte, farei o meu melhor para incluí-lo. Então foi sobre isso que conversamos antes. Vou voltar para este slide anterior, que é um monte de coisas que estavam acontecendo aqui. Primeiro de tudo, eu não deixei ninguém saber que eu o escolhi até isso. E ela escolheu Stephen, vigário aos meus olhos e na minha comunicação lá três iguais que foram convidados para a reunião . Qualquer coisa que seja importante ao invés de dizer que escolhi Matilda e ela escolheu se arrastar . O Stephen. Vikram, , você não quer fazer isso. Estas três pessoas são bem-vindas é convidados, ok? Ah, e então também estabelecendo os limites aqui, que é 30 afiadas Matilda assume o controle. E então, , a outra coisa que eu estou deixando as pessoas saberem é que Martin vai se juntar a nós para representar marketing digital, e isso lhe dá algum crédito. E isso dá a ele um grito, se você quiser, que ele está se juntando a nossa equipe é um membro desta reunião de equipe. Então isso é o que eu estou pensando em termos de estabelecer quais os propósitos de planejamento , quem são os participantes, qual é a agenda, mas também quais são as expectativas. E estou criando um desenvolvimento de relacionamento e relacionando tudo de volta ao negócio. Então não estamos apenas conversando sobre R e D sem motivo, certo? Neste momento, deixando-nos saber alguns antecedentes sobre projetos em obras para que tenhamos alguma visão sobre o negócio. Isso está desenvolvendo insights de negócios. Então esse é o propósito deste convite. Eu vou pular em frente, e vamos olhar para o que você vai fazer para o seu projeto com base nesta informação, incluindo esses exemplos que eu espero ter sido útil. Então você quer incluir o texto de sua comunicação e talvez algumas notas sobre por que você está se comunicando ou como você está comunicando e por que você está fazendo isso dessa maneira. Então, por exemplo, vou incluir isso nas notas do meu convite para reuniões. Olha, ou vou incluir isto nas notas através do Google Agenda ou seja lá o que for. Mas a outra coisa seria realmente útil para você seria incluir quaisquer notas sobre coisas que você considere, e isso pode ser normalmente eu não faria assim. Mas depois de pensar sobre isso, isso é o que eu decidi incluir ou eu decidi fazer as coisas de uma certa maneira por causa de blá, blá, blá, então isso inclui o que você aprendeu com isso. Mas não carregue seu projeto ainda. Nós temos um pouco mais para ir, então eu espero que isso cobre bem a comunicação e eu vou temporada obrigado 7. Como fazer a reunião: Certo, agora é hora de falar sobre o que realmente fazemos na reunião. Então minha primeira dica para você, eu digo várias vezes, começar a reunião a tempo. Já falamos sobre a ideia de que diferentes organizações têm relacionamentos diferentes com o tempo. Para algumas organizações, isso é exatamente no horário de início do DOT para outras organizações, isso significa alguns minutos sempre que for para sua organização. Você quer honrar isso, e você quer fazer a diferença entre este é o momento. Não estamos a ter o significado. E agora começamos para que fique claro para todos que você está começando a reunião. Agora você pode querer começar a reunião, foram preceder a reunião, se você quiser, com um pouco de bate-papo ou bem-vindo. E isso é especialmente útil se você estiver trabalhando com, digamos, equipes remotas que trabalham juntos em um projeto. Mas nunca nos vejamos de verdade. Há oportunidades para alguns minutos, o início de uma conversa, e as pessoas estão se reunindo conveniente para ter uma conversa geral que humaniza os indivíduos em ambos os lados da chamada. Isso é que você pode usar algo tão simples é o clima ou eventos especiais para apenas dizer, como está indo e novamente humanizando pessoas que trabalham remotamente e trabalhando juntas como um grupo funcional, você pode Isso é que você pode usar algo tão simples é o clima ou eventos especiais para apenas dizer, como está indo e novamente humanizando pessoas que trabalham remotamente e trabalhando juntas como um grupo funcional, liso graxa as rodas um pouco e desenvolver relacionamentos e ajudar o negócio antes do trabalho, modo que poderia ser muito útil. Mas então, quando é hora de começar, você muda o tom e a maneira como você está fazendo as coisas, e você começa com o primeiro tópico em sua agenda. Então, o primeiro tópico em sua agenda você quer ter certeza de que você ficar com a agenda. Mas o primeiro, o tema da agenda, pode muito bem ser uma breve revisão do que aconteceu na reunião anterior, e muitas reuniões formais começam com isso. Assim, muitas reuniões do conselho, por exemplo, podem começar com a revisão das atas da reunião anterior. Você não precisa necessariamente ser tão formal, mas se for apropriado dizer, aqui é onde paramos e é aqui que estamos começando, isso é bom. A única coisa que você não quer fazer quando já falamos sobre isso é que você não quer rehash conversas antigas ou revisitar decisões que já foram tomadas a menos que haja uma razão específica de negócios para fazê-lo. Então este é um elemento opcional em sua agenda que você pode incluir. Mas você não precisa. Você quer ter certeza de que o melhor que puder, você mantenha o cronograma. Você tem a agenda, tem horários, e todos têm o mesmo mapa, se preferir. Então, manter o cronograma ajuda você a ficar bem e profissional na reunião, e ele mantém-lo. Ele mostra respeito pelos indivíduos na reunião, e dá novamente estrutura para a reunião que poderia ser muito útil para a realização seu propósito de negócio. Vamos falar sobre um par de métodos de estacionamento e conversas off-line, bem como outras reuniões. Aziz como ferramentas que você pode usar para fazer avançar sua reunião. Às vezes, as pessoas trazem tópicos que não pertencem à sua agenda, ou exigem mais profundidade, disse conversa. Você quer ter certeza que você usa essas ferramentas e vamos falar sobre elas e reuniões adicionais com outra coisa que eu mencionei, e então algo que é realmente crítico é quando algo aparece que precisa ser feito. Essa é a hora de decidir quem vai fazer isso. E quando. Assim, isso permite a responsabilidade e a responsabilidade, e evita que as coisas caiam, caiam em rachaduras e não sejam abordadas. Você quer ter alguém designado para tomar notas. Agora que talvez alguém que tenha trazido especificamente como um tomador de notas, pode ser um administrador ou um assistente onde pode ser um membro da equipe. E em uma reunião de equipe, você decide que há uma oportunidade para o desenvolvimento profissional sem tomar. Parece estranho, mas a idéia de ser capaz de ouvir uma reunião descobrir que a pepita de ouro do tópico que está sendo discutido e, em seguida, identificar o que os bles entregar são e quem as pessoas são as partes. Essa habilidade é uma capacidade de desenvolvimento profissional para ser capaz de descobrir o que está acontecendo e resumi-lo. Então isso é algo para pensar. Nem sempre é ótimo para a pessoa que dirige a reunião tomar notas, porque pode distrair. Na verdade, eu não recomendo, mas você quer ter alguém que tome notas durante a reunião e você quer ter isso resolvido no início antes da reunião começar. E então você quer garantir o melhor de sua capacidade que você termine a reunião a tempo . Demonstra respeito. Você começa a perder pessoas também se eles têm outro compromisso. Se eles permitiram uma certa quantidade de tempo para sua reunião e você está indo sobre Julie para perdê-los ou você vai impedi-los de fazer a próxima coisa que eles precisam fazer, então você quer fazer o melhor que puder e a tempo. E se você tem coisas que o ar pairando sobre, você quer descobrir como você vai lidar com isso. E às vezes é bom dizer que não conseguimos falar sobre isso. Isso e tudo isso enviar um e-mail para descobrir isso, ou será incluído na reunião da próxima semana ou o que quer que seja que vamos fazer. Mas você quer uma mancha, você pode tentar terminar a tempo. Assim, em termos de estabelecer limites, você pode lembrar as pessoas do propósito da reunião e da agenda. A agenda é um roteiro. É um conjunto de regras básicas. Se alguém está trazendo algo que não está na sua agenda. Você pode usar a agenda e o propósito para trazê-los de volta, e vamos falar sobre alguns outros métodos. Mas você pode dizer que esse não é o tópico da nossa agenda. Isso é uma coisa separada. É uma coisa importante, e temos que descobrir quando é que isso vai ser falado. Ok, sim, você quer ter certeza que você, como líder da reunião, mantenha um espaço seguro na sala, então você quer garantir que as coisas permaneçam profissionais e não pessoais? Você quer se certificar de lembrar as pessoas do propósito e objetivos da reunião, e se as coisas começarem a sair do controle, você diz: Vamos continuar profissionais nisso e não vamos ser pessoais e vamos manter a agenda e o propósito da reunião. Então essa é apenas uma maneira de você tipo de encurralar as pessoas se as coisas meio que começam a ficar fora de controle, que não acontece com muita frequência, mas você quer desenvolver uma reputação de ser alguém que pode simplesmente saborear simplesmente aguentar Um segundo. Vamos manter este profissional não pessoal, e vamos manter a nossa agenda e seguir em frente. Certo, então muitas vezes temos conversas de fundo acontecendo em uma sala que você quer, só às vezes você pode usar a frase. Podemos ter uma conversa, por favor, para lembrar às pessoas que as distrações podem ser grandes de conversas de fundo ou conversas paralelas que acontecem na sala? E isso é meio clichê, mas é como se valesse a pena dizer para a pessoa ao seu lado, provavelmente vale a pena ficar na sala ou não vale a pena dizer novamente que é um pouco escola primária para muitas pessoas dizerem, Mas você pode achar um jeito de ficar. Ei, podemos ter uma conversa, por favor? Para que possamos passar pela nossa agenda. Se as pessoas estão a fazer coisas que estão a distrair, peça-lhes educadamente para não o fazerem. Veja, você quer ser conhecido como alguém que pode encontrar uma maneira de respeitosamente deixar as pessoas saberem que você está lá para um propósito específico e que o que eles estão fazendo não é com esse propósito. O melhor que você pode não acontece o tempo todo. Você tem alguém muito veterano na sala que você não é capaz de dizer: “ Ei, Ei, você poderia guardar seu telefone? Mas você quer fazer isso o melhor que pode? Falamos sobre isso mais cedo. Não deixe entregar bolas ou compromissos não serem reclamados. Não deixe as coisas pararem por aí. Se a pessoa que precisa fazer algo não está na sala e precisa ser informada de que está se voluntariando, então você quer que alguém na sala seja dono dessa conversa. Então alguém diz: “ Certo, Certo, Celeste, você vai voltar e dizer ao Vladimir que ele pediu que ele participasse disso para que tenhamos um dono da delegação. Se nada mais, se faltar alguém que é necessário para a conversa, determine se você ainda pode ter a reunião. E se você não pode ter a reunião, você quer pensar em cancelar a reunião mais cedo ou pular o item da agenda porque essa cena é extremamente respeitosa com todos na sala. Se você precisa Celeste para tomar uma decisão sobre um item específico da agenda e Celeste só pode participar de sua reunião, então é uma perda de tempo para um grupo de pessoas falar sobre coisas que não podem ser decididas. Você começa a determinar o que você pode fazer e o que você não pode fazer na reunião. Mas quando você chega quando você bate em uma parede e há algo que você não pode fazer, é bom dizer, quer saber? Podemos conseguir isso. Vamos descobrir uma maneira diferente de fazer isso. Você aprenderá muito respeito fazendo assim também. Certo, então temos uma ferramenta chamada estacionamento. Portanto, esta não é uma oportunidade para você capturar itens por escrito que estão fora do tópico exigem mais detalhamento ou que você pode estar acessando mais tarde. Então você não quer uma mudança de tópico neste momento. Então você quer fazer isso? Como eles disseram por escrito visivelmente. Então eu recomendo quadro branco, quadro branco eletrônico, flip chart, algo onde as pessoas podem ver que você escreveu o que eles trouxeram. Ou vamos encontrar um tempo mais tarde na nossa reunião para falar com eles, ou vamos lidar com eles separadamente. Mas há uma idéia de respeito aqui que é importante, que você garantir às pessoas que você vai chegar, então estamos anotando. Voltaremos à nossa agenda e garantimos às pessoas que o assunto será coberto em uma guerra de reunião separada mais tarde nesta reunião atual. Certo, a outra coisa que podemos fazer é ter um grupo central de pessoas, um grupo menor de pessoas que precisam falar sobre algo separadamente. Não queremos passar tempo nesta reunião com todos esses indivíduos. Queremos ser respeitosos, respeitosos com o tempo deles. Então nós queremos ter que discutir ter uma conversa off-line, o que significa que talvez duas ou três pessoas que estão na reunião atual vão discutir isso separadamente. Ok, então você pode capturar isso por escrito, talvez perto do seu estacionamento, que muitas vezes são conversas. E você quer ter certeza que anotações são tomadas sobre isso e as pessoas realmente terão a conversa. Então, capturamos esse tópico e voltamos à nossa agenda. Reconhecemos que é o tempo que precisa ser gasto, mas nem todos na sala precisam se sentar lá. Bem, algumas pessoas falam sobre isso então, novamente, ele fornece garantia de que o tópico será abordado. Ok, algumas coisas adicionais para pensar sobre todas as perguntas são boas. Eles podem não ser capazes de ser respondidos nesta reunião. Então, capturá-los em seu estacionamento ou em uma lista de conversas frequentemente, ou mesmo apenas nas notas da reunião e reconhecendo que algo precisa ser abordado. É perfeitamente bom quando os apresentadores que representam você querem agradecer isso, e a idéia aqui está no negócio. Queremos recompensar o comportamento que queremos agradecendo às pessoas, dando sinceros parabéns qualquer maneira que funcione em sua organização. Você quer ter certeza, e eu falei sobre essas duas vezes que qualquer coisa que foi previamente decidido permanece como era. A menos que haja novas informações ou novas razões para mudá-las. Você quer pedir opiniões, opiniões e pensamentos, e então você quer ouvir. Então, uma das características de um grande líder de reunião é alguém que diz: “ Há alguma ideia? Há alguma dúvida ou entrada e, em seguida, pausas faz contato visual com as pessoas foram apropriadas? Hum, você. A outra coisa que você poderia fazer é se alguém estiver no telefone ligando para uma reunião, você poderia perguntar pelo nome. Ei, Muriel, você tem alguma pergunta sobre isso? Como é que isso está sentado com você? Não consigo ver a tua cara porque estás ao telefone e podes não dizer isso, mas isso implica na pergunta. Então, em vez de colocar alguém no local dizendo, quer saber, eu quero ter certeza de que estamos considerando qualquer contribuição de você. Você deseja usar perguntas abertas para obter informações adicionais. E daí se não considerarmos ou qualquer outra coisa? Devíamos saber de alguma coisa. Dedo adicionar. Por favor, adicione-o agora. Ou há alguma coisa em que não tenhamos pensado? Algum impacto que não tenhamos pensado? E a outra coisa que você pode fazer é convidar pessoas para enviá-lo depois por e-mail ou um telefonema ou mensagem de texto. Er foram pessoalmente, seja lá o que for, se às vezes as pessoas não se sentem confortáveis em uma reunião maior dando entrada. Mas você quer ter certeza de que você vai permitir para que ele vai de mãos dadas com a idéia de feedback, que é as pessoas deixando você saber o que eles pensaram de algo ou como eles pensam que algo aconteceu. Quando você recebe feedback, você quer aceitá-lo sem defensividade, e você quer um modelo, o comportamento que você quer que outras pessoas exibam quando eles voltarem, que é, dizer obrigado e então Considere isso. E se você concordar, faça mudanças. Mas se não concordar, não concorde . Mas você não tem que discutir sobre isso. Agradeça às pessoas , mas você considerará isso. Esta é uma parte muito importante da liderança. É útil em reuniões. Então são três as idéias de alguém ser capaz de dizer para você, você sabe, a idéia de que você teve 10 minutos de duração, isso criou um problema para mim na minha agenda. Eu não pude participar desta discussão porque eu tive que sair mais cedo. Seja o que for, agradeça a essa pessoa pela entrada e reconheça que você vai pensar sobre isso que você quer abordá-lo, seja lá o que for que você faz quando você está pedindo feedback, não diga, Do você tem algum feedback porque isso se torna carregado? Você poderia perguntar, isso foi útil? Conseguimos o que você queria, ou há algo que eu pudesse fazer diferente ou melhor que pudesse nos ajudar a alcançar nosso objetivo? Este é o ar algumas maneiras de abordar a idéia de feedback sem realmente usar a palavra feedback. Você tem algum feedback para mim? Muito bom senso no meu trabalho, acho que vejo falta muito senso comum de muitas coisas. Por isso, às vezes é bom ter pessoas que podem não ser especialistas no assunto sobre o que quer que seja a sua reunião , e pedir-lhes, convidá-las a fornecer opiniões de bom senso. Isso faz sentido? O que você acha disso, etcetera que pode ser realmente útil e incentivar soluções simples e identificar áreas onde as coisas são desnecessariamente complexas? Isso pode ser uma coisa muito eficaz de se fazer. Era um líder de reunião, o que quer dizer, “ Ei, parece que está ficando muito complicado. Vamos ver se podemos simplificar. Ok, então essas são algumas dicas em termos de fechar a reunião. Você quer Clara esclarecer quaisquer métodos de acompanhamento, se você vai estar falando com indivíduos, se vai haver uma conversa off-line, se há itens de estacionamento que não foram abordados, Seja lá o que for, você vai esclarecer. Mesmo que você esteja dizendo que eu lhe enviarei um e-mail para que você saiba o status de blah e blah envolvidos que pode ser muito útil. Você quer ter certeza de que os compromissos, Air reiterou e reconheceu, Uh e então você quer agradecer as pessoas e reconhecer o fato de que você alcançou o propósito dos objetivos na reunião. Agradece às pessoas. Isto é muito útil. Agradeça às pessoas por sua ajuda. Seu tempo, sua contribuição, algo muito simples, como agradecer às pessoas pode fazer de você um líder melhor e um líder de reunião melhor. Então, para o seu projeto, você teve o seu significado? Se você fizer isso, se você incluir algumas notas sobre saúde foram e como você executou e o que você aprendeu e especialmente olhando para as coisas que você pode ter feito de forma diferente como resultado deste material. Ok, então não coloque seu projeto ainda, mas estamos bem perto. Então isso são algumas dicas para comandar a reunião. Ótima. 8. Artefatos: Ok, então você realizou sua reunião, e agora é hora de falar sobre artefato. Então, em primeiro lugar, o que é um artefato? Um artefato é um registro ou documentação de que algo aconteceu. E no caso de uma reunião, é um registro de que a reunião aconteceu. E inclui uma documentação de quaisquer compromissos, prazos, prazos, decisões e discussões que acontecem, especialmente os Golden Nuggets. O que eu chamei de Golden Nuggets de pontos chave de discussão. Portanto, não inclui todas as coisas que foram faladas, mas a idéia de recapitular ou resumir o que aconteceu na reunião, e isso lhe dá algo para se referir e permite manter o ímpeto. Então o fluxo é que planejamos para a reunião. Realizamos a reunião, e na reunião temos discussão, debate, descoberta, e disso vêm decisões e itens de ação. E assim, saindo da reunião, você cria um artefato que documenta essas decisões e itens de ação e permite que você mantenha o ímpeto em torno deles. Assim, ela nos realinha em torno do propósito da reunião, e nos dá um ponto de referência para responsabilidade e acompanhamento. Então, se você pensar na agenda como um roteiro para a discussão na reunião. O artefato é um mapa para acompanhamento após a reunião. Então, documentando essas pepitas douradas os pontos chave de discussão, bem como decisões e itens de ação. Então, sem artefatos, as pessoas podem esquecer o que aconteceu na reunião. Esqueça que eles se comprometeram a fazer algo ou eles não podem pensar que não era importante. As pessoas estão ocupadas. Veja um incluir isso em seu pensamento e seu planejamento. Então você quer colocar o artefato lá fora para que você lembre as pessoas do que aconteceu sem artefatos. Perdemos o alinhamento em torno dos objetivos, e parecemos desorganizados como líderes. Então você quer ter certeza de que você tem um artefato criado. Então, quem é o responsável por esse testamento? Em última análise, como o corredor da reunião que você é, isso pode ser delegado? Absolutamente Justus tomando notas pode ser delegado a um administrador ou assistente ou um membro da equipe. Assim como a criação de um artefato. E vamos falar sobre a diferença entre um artefato e notas em breve. Mas a idéia geral aqui é que a criação de um artefato é a destilação da conversa para aqueles pontos dourados Nugget, esses pontos-chave, bem como os compromissos em itens de ação, juntamente com os detalhes daqueles que convite responsável, foi. Então isso pode ser algo que você tem seu administrador ou assistente. Faça o nosso número de equipe A fazer ou você pode realmente tê-los. Tome notas e dar-lhe as notas, e você pode fazer a destilação. Crie o artefato. Isso não importa. O que importa é que você entenda que a capacidade de destilar uma conversa agora e 1/2 ou uma hora a hora para baixo em ah breve resumo de nível executivo com todos os pontos-chave é uma grande competência de liderança. Então, ou você está fazendo isso sozinho e você está desenvolvendo você mesmo ou você está desenvolvendo e pessoas que trabalham para você. Mas isso não é trabalho de trabalho duro. Este é um trabalho crítico, a capacidade de capturar essas informações de forma digerível e um documento de tamanho razoável . Ok, então algumas dicas para artefatos que incluirão uma diferença entre notas e artefatos também . Então, primeiro lugar, você quer tentar obter o artefato criado e distribuído dentro de um dia útil. Mantém o ímpeto. Não importa exatamente qual formato você usa. Você deseja usar o mesmo formato de cada vez. O mais importante é que você quer fazer algo que já existe em sua organização, em sua organização, termos de formato e localização de lojas porque, hum, hum, se as pessoas têm que procurar de uma maneira diferente, Eles não vão procurá-lo, e então as pessoas vão encontrá-lo. Então você quer honrar os sistemas que já em vigor dentro de sua organização em termos de distribuição e armazenamento do artefato, Você quer pensar nisso como um registro permanente. Portanto, não use texto ou outras formas temporárias de comunicação que você queira pensar. Você vai precisar disso na próxima semana e na semana seguinte, e então você pode querer ser capaz de se referir a ele um ou dois anos abaixo da estrada e dizer , Ei, espere um minuto, por que tomamos essa decisão ou quando tomamos essa decisão e quem estava na sala? Então você definitivamente quer pensar nisso como um artefato permanente de registro permanente? Uh, você quer ter certeza que é acessível, e nós mencionamos isso, quanto mais difícil é para alguém encontrá-lo, receber ou ler, menos provável é que eles façam isso. Então você quer ter certeza de que é fácil para alguém ler isso, que em termos de formato, localização e até mesmo o comprimento do documento, você não pensa em todas essas coisas. Então seu artefato vai incluir todos os itens de ação, compromissos, partes responsáveis em luzes. Você quer todos os detalhes aí. E então, onde diferimos das notas? É mais curto que notas. Você quer novamente destilar a conversa para baixo nuggets dourados ou pontos-chave. Então é realmente alto nível e não tanto detalhe. Mas você quer os resumos. Portanto, isso e as pessoas devem ser capazes de ler isso e entender o resultado da discussão . Mesmo se eles não fizeram, não fizeram aqui e não querem ler todos os pontos de discussão individuais, você pode querer adicionar informações ausentes que aconteceram. Você está desaparecido na reunião que aconteceu depois, então as pessoas podem ter feito uma pergunta que você não foi capaz de responder na reunião. Se você tem a resposta que pode ser incluída no seu artefato. Convém destacar os itens abertos, mas também destacar os itens que estão fechados. Então, se vamos delegar algo a alguém que não está na reunião, podemos incluir isso no artefato e dar a essa pessoa uma cópia dos artefatos que eles estão incluídos no processo. Eso Essa é uma boa maneira de desenvolver relacionamentos e ser inclusivo de indivíduos que estavam trabalhando juntos em um projeto. É uma oportunidade para agradecer às pessoas e para chamar ou identificar e reconhecer uma participação ou ações particularmente bem-sucedidas. Você sempre quer recompensar o comportamento que você quer. Isso poderia ser simples, mas novamente, desenvolvimento de relacionamento. Movendo o negócio junto. Eles estão relacionados. Então, aqui está um exemplo. Isso passa por cima de alguns slides. Você vai notar que eu não chamo isso de artefato em minha mente e em nossas discussões para liderança e dirigir uma reunião. Achamos que é um artefato que vamos chamar um resumo da reunião. Portanto, este é um resumo de reunião baseado no exemplo que usei anteriormente da seleção de fornecedores para atender nosso produto. Então é chamado de resumo da reunião, e eu tenho o título dele, que é uma reunião de seleção de fornecedores de atendimento deste produto e, em seguida, a data e a hora e a lista de atendentes. Então conversamos sobre isso. Esta sou eu, Mary Celeste, Patrick, Evelyn e Michael. Então, isso está avançando no mesmo documento, Mary apresentou três opções de fornecedor Empresa A empresa B empresa. Veja, então vamos listar as empresas. Os critérios de seleção incluíram a qualidade do custo e o cumprimento do nosso requisito de resposta de três dias . Agora, este é o critério dos meus objetivos. Lembre-se que eu não incluí isso no meu convite para reunião, mas eu disse que iríamos discutir isso na reunião. Então eu incluí aqui como um registro e você verá que estamos avançando. O grupo discutiu todos os três fornecedores. A empresa A não poderia atender ao exigido o requisito de tempo que a empresa se tornou em abaixo do preço. Mas o grupo concordou que ou esta era uma estimativa baixa ou que a qualidade poderia sofrer. E, em seguida, as empresas parecem que todos os nossos requisitos Então nós selecionamos empresas. Veja, você pode ver que isso inclui os destaques e não os detalhes individuais. Então aqui estão os próximos passos, e é aqui que entramos em mais detalhes. Então Mary vai notificar o contato na empresa até o final do dia sexta-feira e determinar quem será o contato para negociações contratuais. E você verá muitos desses. Tudo isso, eu acho, incluindo a data. Então, não só na sexta. Sobre o quê? Sexta-feira. Então você quer ter certeza de incluir o namoro, tudo isso. Então Mary vai notificar tanto a empresa quanto a empresa que eles não cumpriram o contrato, e que vai ser comprada hoje. Segunda-feira, e obviamente a data será incluída. E estamos incluindo uma nova pessoa aqui. O Ephraim do departamento jurídico ia ser posto em contacto com a empresa. Entre em contato com uma empresa C até segunda-feira de manhã para começar o processo do fornecedor a bordo, que inclui o contrato e toda a papelada do outro fornecedor , e inclua essa data e, em seguida, temos 10 dias para a conclusão do contrato e o que é essa data do dia 10 e, em seguida, a próxima coisa é assim que Ephraim me der o ir em frente, eu vou entrar em contato com o gerente de conta da Empresa C para definir um plano de ação sobre transferência de informações. Então, isto é uma dependência. Estou à espera que o Ephraim me diga quando está tudo bem contactá-los porque não quero contactá-los muito cedo porque estão em negociações contratuais. E então o ouro para a primeira remessa é de 30 dias a partir de hoje e incluir essa data e , em seguida, obrigado. Então, esses mostram os aspectos específicos que saíram dessa discussão, provavelmente a maioria deles foram discutidos nos últimos cinco minutos da reunião. Mas eles são os itens de ação mais importantes que saem do processo de tomada de decisão. Então este é o meu exemplo de artefato para aquela reunião. Agora é sua oportunidade de pensar sobre a criação de um artefato saindo de sua reunião. Então, para o seu projeto de classe, não sei se você quer enviar um artefato Riel de uma reunião real. Eu acho que você poderia violar a confidencialidade em sua organização, mas depende de você. Você definitivamente quer fazer é inclui e notas sobre o que você aprendeu sobre artefato. Então isso é artefatos, e nós vamos seguir em frente para acompanhar 9. Acompanhamento: Então tivemos nossa reunião e distribuímos nosso artefato na forma de um resumo de reunião. E agora é hora de acompanhar. Então você, como corredor da reunião, quer acompanhar todos os compromissos, entregas e itens de ação que saem de sua reunião para garantir que tudo corra bem. Agora, a maneira como você vai acompanhar vai ser diferente, dependendo de quem é. A natureza da relação e a natureza da estrutura de relatórios Eles relatam a você? Eles são puros de anos, um superior seu? Gráfico de Nova Iorque? Como é que isso funciona? Isso vai ser algo a considerar, e vamos dar uma olhada nisso. Mas você quer ter certeza de que você está fazendo check-in em itens de ação para ter certeza de que eles estão no caminho certo para garantir que as pessoas que devem fazer eles estão a bordo. E se você se lembra em nosso exemplo anterior, às vezes as pessoas que têm que fazer coisas nem estão na reunião, então podemos querer contatá-las. Vamos dar uma olhada em exemplos em um momento, mas nós também Nosso objetivo aqui é descobrir quaisquer blocos para completar esses itens e escalá-los para entrar, para ter certeza de que eles são realizados para que o negócio se mova para a frente. Se não seguirmos, as pessoas podem pensar que não falámos a sério ou que não é tão importante e podem sentir que não há responsabilização. Então, queremos mostrar que há responsabilidade e há maneiras diferentes de fazer isso. Então podemos fazer isso falando com alguém pessoalmente ou ligando para ele pelo telefone, ou podemos enviar um e-mail. Podemos incluí-lo como ponto da ordem do dia na próxima reunião. Se tivermos reuniões regulares, ou se tivermos um a um com um indivíduo, podemos colocá-las na ordem do dia por um a um. Então eles são um monte de maneiras diferentes de fazer isso. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos e os exemplos que vou usar. Eles virão da mesma reunião de exemplo que usamos em módulos anteriores, que é a reunião de seleção de fornecedores. Agora, se você se lembra, aquela reunião aconteceu em uma quinta-feira, e incluiu Mary do fornecimento ou compras e Mary iria notificar o vendedor que selecionamos na sexta-feira da seleção. Esse era o prazo dela. Não vou contatá-la na sexta. Mary não trabalha para mim. Ela é uma colega minha na organização. Não quero controlá-la. Vou esperar uns dias até terça ou quarta. Vou enviar-lhe um e-mail de agradecimento. Muito gentil, educado. Obrigado. E-mail que diz, Mary, muito obrigado por sua ajuda na seleção do fornecedor. Espero que tudo tenha corrido bem com a conexão com eles. Isso abre a porta para Mary escrever de volta para mim e dizer, É meu prazer trabalhar com você e tudo correu bem ou para dizer, você sabe o que? Não consegui contatá-los onde houve um problema. Nesse ponto, podemos trabalhar juntos agora. As chances são muito boas da Mary e eu tenho um bom relacionamento. Ela teria aumentado isso mais cedo se houvesse um problema. Mas esta é apenas uma boa maneira de eu chegar até ela e entrar em contato. Então isso é uma coisa. A segunda coisa que vou fazer é enviar um bilhete para o esforço. Agora, se você se lembra, Ephraim não estava em nossa reunião. Mary ia entrar em contato com Ephraim e colocá-lo em contato com a pessoa certa do vendedor para se conectar ao contrato. Então, de novo, eu não quero microgerenciá-lo. Vou esperar quase uma semana. Então, na próxima quarta ou quinta-feira, vou mandar um bilhete dizendo “Oi, Ephraim”. Só quero ter certeza de que tudo está funcionando bem com você e o fornecedor e ter certeza de que eles se conectaram com você em relação ao contrato e que estamos no caminho certo. Simples, não microgerencia E, mas simples dá a ele a oportunidade de escrever de volta e dizer, Sim, estamos no caminho certo ou não, há uma falha ou qualquer coisa, mas então podemos resolver isso. E isso é como acompanhar alguém que nem estava na reunião. E você vai notar que eu deixei passar algum tempo, assumindo que essas pessoas são profissionais e escolhendo especificamente não microgerenciar. E então a terceira coisa que vou fazer é ter um encontro regular com o nosso assistente de departamento Michael, e vou incluir no nosso próximo contra um, que será na próxima semana, uh, na agenda para discutir a preparação para as próximas etapas, que é a criação de um plano de ação em conjunto com o fornecedor. Então não podemos fazer nada até conseguirmos ir em frente de Ephraim ilegal. Então, queremos ter certeza de que estamos prontos para partir quando ele nos der a ir em frente. Então essa é a minha maneira de acompanhar o Michael, e posso pedir-lhe para elaborar o plano de ação, ou podemos trabalhar nisso juntos ou seja lá o que for que funcione para nós. Mas você pode ver que eu estou acompanhando ele de alguma forma. Então, esses são alguns exemplos de como eu poderia acompanhar e novamente. Eles tomam qualquer consideração, a natureza do relacionamento, e você está querendo ser um negócio apropriado e não um microgerenciamento. Aqui estão algumas dicas para acompanhar. Você quer ter certeza de que você colocar prazos em seu calendário ou você fazer lista que isso é algo que para uma boa limpeza você pode querer fazer ao mesmo tempo que você criar ou distribuir esse artefato. Porque esse artefato contém os prazos, então você quer pensar sobre qual será o seu tempo ao mesmo tempo, então nada cai nas rachaduras que você definitivamente quer. Considere a natureza do relacionamento, e isso vai impactar. Como você acompanha como é fora para tocá-lo ou mais tarde tocar em você. Você usa nesse acompanhamento, mas você quer pensar nisso como um acompanhamento, mesmo que seja uma nota de agradecimento ou faça o check-in agora e, em seguida, queremos lembrar que foi a sua reunião, então você o possui. Mas você também quer ser respeitoso com outras pessoas e suas áreas de especialização e seus negócios, então isso está acompanhando. Então, para o seu projeto de classe, apenas algumas adicionar algumas notas ao documento do seu projeto de classe sobre o que você aprendeu sobre o acompanhamento deste módulo. Fantástico. 10. Elementos opcionais: Falamos sobre ideias, sugestões, estruturas e práticas recomendadas para realizar qualquer tipo de reunião. E há também alguns tipos específicos de reuniões que exigem considerações especiais. Então, esta pequena viagem em elementos opcionais. É sobre algumas coisas a considerar para tipos específicos de reuniões, e o primeiro tipo que vamos falar é brainstorming. Então, uma sessão de brainstorming é um tipo especial de reunião onde você consegue um monte de pessoas juntas em uma sala, e o objetivo é criar suas muitas idéias quanto possível. E, em geral, você quer manter a geração de ideias muito ampla e criativa. E a maneira que você faz isso é pedindo às pessoas para idéias malucas e loucas Crayola o mais fora da caixa pensando possível. E você sempre terá a oportunidade de modificar, refinar e selecionar ideias. Mas durante a sessão de brainstorming em si, o seu ouro é incentivar a criatividade e obter esses sucos criativos fluindo. Então você quer definir que uma regra de base za efetivamente que são idéias loucas que você está procurando, e então você precisa limitar as críticas. Necessidade de evitar a crítica de idéias porque a crítica de idéias realmente impede os sucos criativos de fluir. Então, no momento em que alguém diz: “ Não, Não, isso nunca vai funcionar. Ou é por isso que não podemos fazer isso. Você precisa parar e dizer Aguente firme. Esta não é uma oportunidade de crítica. Isto é, isto é criatividade. Oportunidade. Então você quer ter certeza de que você mantém o quarto seguro e isso incentiva a criatividade. Você pode adicionar ideias juntas e girar juntas e modificar. É que você simplesmente não pode limitar, negar ou eliminar idéias da mesa, porque é isso que pára o processo criativo. Então você realmente quer incentivar a idéia de que todas as idéias ar bom e ter em mente uma das minhas frases favoritas, que é as sugestões ridículas de hoje, se tornar as realidades de amanhã e novamente em brainstorming ou geração de idéias. Você quer não pensar sobre o fato de que mais tarde na estrada, você vai fazer modificação de idéia, estreitando e e e seleção de idéias. Então isso é brainstorming para fora de locais e outras longas reuniões. 1/2 por dia, dia inteiro e vários dias. Ela tem algumas dicas para pensar. É uma ótima idéia ter um conjunto de regras básicas que o grupo vem com e então nós o corredor da reunião facilitar em vez de contar. Então esta é uma oportunidade para você começar a reunião dizendo: “ Ei, Ei, qual você gostaria que nossas regras básicas fossem? E quando você faz isso, você primeiro ganha o noivado deles. As pessoas estão envolvidas na facilitação de regras básicas. Eles realmente começam a trabalhar juntos como um grupo instantaneamente, e você também ganha o direito de contribuir com algumas idéias para as regras básicas se eles não aparecerem com algumas das coisas que você está esperando que eles criem, e nós falar sobre isso daqui a pouco. Isso também torna muito mais fácil para manter as pessoas para as regras básicas foram aplicadas as regras básicas. É muito mais fácil aplicar as regras de Brown que as pessoas ajudaram a criar que é aplicar as regras de Brown que você impôs a elas. Essa é uma boa maneira de pensar sobre regras básicas para reuniões mais longas. Vamos falar sobre regras básicas Maurin um pouco sempre que em uma reunião mais longa, seu alguém contribui com algo honestamente, seja ah factor, pedaço de informação ou uma ideia ou uma sugestão que você realmente quer encorajar isso? Esse tipo de comportamento de contribuir honestamente para a reunião por parte dos participantes é muito, muito importante para manter sua reunião lenta. Então, às vezes, você precisa separar o comportamento da contribuição honesta do conteúdo dessa contribuição, seja uma boa ideia ou má ideia. Porque no momento em que você se concentra em saber se a idéia é boa ou ruim, especialmente ruim, então você começa a apenas é em brainstorming. Você começa a diminuir a quantidade de participações. Você quase tem que separar o ato de contribuir honestamente do conteúdo da própria contribuição. Então você está recompensando o comportamento. E às vezes acho que uma das melhores práticas é agradecer às pessoas por suas contribuições honestas e corajosas e nem mesmo lidar com o conteúdo da idéia naquele momento para que você estivesse encorajando a reunião a avançar para alguns tipos de reuniões. Você pode querer usar o facilitador como um terceiro neutro ou alguém que é bem versado em navegar por conversas difíceis ou conversas desafiadoras. Então, como facilitador, eu poderia dizer que houve alturas em que eu sugiro usar alguém como eu e há momentos que você pode comandar a reunião sozinho. Muito disso depende do grupo, do tópico, da duração da reunião e de como você quer, como você queria correr. O que você espera ganhar com isso, qual é o propósito da sua reunião. Então, basta considerar um facilitador para certos tipos de coisas. Aqui estão algumas regras básicas de exemplo que você pode querer usar ou pensar sobre e novamente. Você quer facilitar as regras básicas. Mas esses ar alguns que você quer ter no bolso de trás como coisas que se as pessoas não vêm com você, pode incentivá-los a contribuir ou você pode contribuir sozinho. Como eu disse, se você está facilitando o desenvolvimento de regras básicas, você ganhou o direito de adicionar uma ou duas. Portanto, estar na tecnologia de cronometragem no mínimo. Esses fundamentos aéreos que o ar é útil estar aberto a possibilidades? É meio que uma declaração ampla, mas novamente, você está procurando por algumas coisas com suas regras básicas você está procurando estabelecer sim, a maneira como vamos operar. Você também está procurando estabelecer diretrizes que você pode manter as pessoas para, no caso de citarem, quebrar as regras básicas. E você também está procurando uma maneira de definir o tom para toda a sua reunião. Outra? Não, nenhuma crítica que falamos em brainstorming. Mas também é realmente uma boa idéia na maioria dos tipos de reuniões e, em seguida, sem ataques pessoais, que é realmente sobre comportamento profissional, e então dizer explicitamente que vamos nos concentrar em nossos objetivos compartilhados, esses ares, algumas regras básicas que você pode achar úteis. Tenho aqui de propósito, porque acho importante que sempre que facilitares o estabelecimento de regras básicas, percebes que vais ter coisas que nunca consideraste, por isso queres estar aberto a isso. possibilidade. Em seguida, quero levá-los através de uma lista de algumas das regras básicas favoritas que eu obtive de pessoas quando eu facilitei ao longo dos anos, que pode apenas dar-lhe algumas coisas para pensar sobre aprender algo novo. Alguém contribuiu para isso, e há tantas maneiras de olhar para isso. Aprenda algo novo sobre si mesmo quando algo novo um voto. Quando outro aprendizado aprendeu algo novo sobre o negócio que existe, há muitas maneiras de enquadrar isso pode abrir sua reunião e definir um tom realmente bom . Considere que você não é perfeito. Considere que é você. Às vezes alguém vai contribuir com uma idéia, e eu acho que as pessoas têm dois tipos de respostas. Ou é que não sou eu, não é feito que faz isso. E então o outro é E se for eu? E quando eu descobrir que as pessoas que são mais bem sucedidas das pessoas que tomam um momento para dizer, Bem, se for eu? O que posso aprender ou o quê? Posso recolher a partir dessa observação, fato ou sugestão? É apenas algo para pensar sobre o presente estar presente na reunião 80 20 participação. Adoro esta regra. Então esta é a matemática não funciona, mas esta é uma ótima maneira de pensar sobre isso, que é 80% do tempo. Você deveria estar ouvindo e 20% das vezes você deveria estar falando, e essa é uma ótima maneira de fazer por você. É o corredor da reunião para navegar talvez algumas pessoas que podem mais participar na conversa, muito. Você pode realmente dizer algo simplesmente como você sabe o quê? Você tem mais de 20% de euros. Eu gostaria de ouvir alguém com menos de 20% e isso impede que você tenha que dizer algo um pouco mais crítico. Ele também permite que você encoraje as pessoas que são geralmente caladas a participar dizendo, Ei, nós ouvimos de você e você está abaixo de seus 20%. Então, é apenas uma grande regra básica que ajuda você a estabelecer um pouco mais de equidade na sala em termos de participação na petição. Este foi um ótimo que eu recebi de alguém que é fazer suas perguntas na sala, não em intervalos e sobre ele refeições. Não quando terminarmos no final do dia, mas a menos que seja pessoal e muito companhia, pessoal ou confidencial. Você quer que nós adicionemos suas sugestões, suas idéias, suas observações na sala enquanto todos estão lá. Outras pessoas podem aprender com outras pessoas, inventar se isso com ele. Então isso foi uma regra de base muito útil que eu descobri se divertir. Eu adoro quando as pessoas neste um desses quando estamos nos divertindo nossas defesas caem foram mais produtivas, e podemos passar por tópicos ainda difíceis ou desafiadores mais fáceis. Permanecendo no tópico. Esta é uma grande regra de base do dedo tem que você pode se referir no caso de as pessoas começarem a se perguntar, prestando atenção ao tempo. E isso pode ajudá-lo com reuniões, palavra. Você sabe onde há uma nova agenda. Espero que você não tenha Jennifer em todas as reuniões, mas quando estamos ficando sem tempo sobre um assunto e estamos prontos para, hum, começar um novo ou quando estamos indo para o intervalo e então um certifique-se de acordar de volta em tempos que podemos começar esse tipo de coisas. E então conversamos sobre isso quando falamos sobre dirigir a reunião. Se você tem uma regra básica que diz uma voz de cada vez, é muito mais fácil gerenciar a conversa ocasional em segundo plano ou conversa lado a lado que acontece na sala. Então essas são apenas algumas das coisas que eu descobri que eu queria compartilhar com vocês algumas sugestões para reuniões regulares ou recorrentes que tipo de equipe se reúne todas as semanas ou qualquer outra coisa todos os meses. Seja o que for, é uma ótima idéia estabelecer regras básicas para o grupo, e você faria isso da mesma maneira facilitando-os, e você pode facilitá-los uma vez e depois usá-los novamente e novamente. Você pode querer postá-los ou tê-los à mão. Como um lembrete. E-mail encaminhou-os todas as semanas ou em todas as reuniões, mas você sabe que eles estão lá, e isso pode ser muito útil. Alguns dos que falamos no passado par de slides para ser muito útil. Você pode querer rever as regras básicas de vez em quando. À medida que grupos ou equipes se desenvolvem, você pode ter novos tópicos para adicionar às suas regras básicas. À medida que grupos ou equipes se desenvolvem, , Muitas vezes, quando uma equipe é nova, nós nem sequer consideramos como irá gerenciar conflitos. Mas depois de sermos uma equipe por um tempo, nos envolvemos em conflitos, e talvez queiramos definir algumas regras básicas em torno do que isso parece. Esse é apenas um exemplo da oportunidade que você tem de rever as regras básicas após um período de tempo. Isso pode ser a cada trimestre ou duas vezes por ano, ou apenas para revisitá-los quando houve algum conflito para um exemplo. Então isso é apenas algo que você pode fazer é parte da realização de uma reunião recorrente. Recomendamos que você mantenha a mesma agenda geral para sua reunião recorrente e também permita que as pessoas contribuam com ideias para tópicos especiais para essas reuniões e que você compartilhe as responsabilidades para tomar notas e para a criação de um artefato. E conversamos um pouco sobre isso no passado, então essas são algumas coisas para pensar. Quatro. Ele está repetindo reuniões regulares para uma reunião a uma. Aqui estão algumas idéias, e este é especificamente um gerente com a pessoa que se reporta para que o gerente vai chamar. Essa pessoa é subordinada. E aqui estão as minhas ideias para quê? O que pode acontecer nisso? Eu recomendo que os gerentes se reúnam regularmente com seus relatórios diretos. Pode levar 20 minutos por semana. Pode ser uma hora por semana. Pode ser 20 minutos do que quer que seja. Mas a idéia de ter um regular um a um é algo que eu recomendo fortemente para todos os líderes. Então eu recomendo que o subordinado recapitule a reunião por escrito após a reunião, geralmente por e-mail, e então o gerente iria verificar, editá-lo e contribuir para ele, e este é um Então eu recomendo que o subordinado recapitule a reunião por escrito após a reunião, geralmente por e-mail, e então o gerente iria verificar, editá-lo e contribuir para ele, uma ótima maneira de criar responsabilidade e um monte de outras coisas, mas também ter certeza de que vocês estavam na mesma página. Então, a versão final disso se torna seu artefato, você diz: “ Ok, estamos de acordo. Houve edições das edições do gerenciador do subordinado, e agora temos uma versão final. Você pode manter isso em um e-mail, ou se você tiver outro, uh, dispositivo ou mecanismo para armazenar isso, tudo bem, também. Mas eu recomendo que você tem um documento são, de fato, dessa conversa. Isso cria o alinhamento entre as duas partes, então garante que estamos na mesma página saindo da reunião. Ele também cria a documentação da conversa, o que pode ser muito útil para ambas as partes. E desenvolve no subordinado a capacidade de resumir e pensar criticamente sobre a reunião. Então, às vezes, este resumo Um resumo pode ser uma oportunidade para o subordinado pensar sobre o que aconteceu. Talvez algo aconteceu que eles levaram pessoalmente, e isso dá a oportunidade de pensar sobre isso de forma mais comercial. Coloque-o escrevendo e reemoldurado com ele. Eles estão olhando para isso através deste processo de contribuição compartilhada entre o gerente e subordinado. Portanto, é uma ferramenta muito boa que eu recomendo fortemente. Eu uso isso e meu treinador qualquer um que eu treinador tem que recapitular a conversa para que eu certeza de que estamos na mesma página e isso lhes dá a oportunidade. Na verdade, é um exercício para eles pensando sobre o que conversamos e o que eles disseram que iam fazer e colocar isso por escrito. É uma ótima ferramenta, então às vezes as pessoas vêm até mim e dizem que eu quero ter uma reunião, mas eu não acho que haja uma boa razão de negócios para fazê-lo. Então eu inventei essa lista que eu queria compartilhar com vocês de algumas coisas que são razões comerciais legítimas para ter uma reunião. Então, construir equipes é uma razão legítima para ter uma reunião, e você não precisa gastar muito dinheiro nisso. Ele faria isso a cada semana, mas desenvolver e construir uma equipe é importante, e oportunidades de formação de equipe são razões comerciais legítimas para reuniões, resolver conflitos. Muitas vezes, quando o conflito acontece no local de trabalho, você quer fazer uma reunião ou fazer uma reunião com a finalidade de falar através disso. Trabalhar nisso, às vezes isso é usar um facilitador, às vezes não. Mas não pense que não pode fazer isso. Eu não acho que você tem que lidar com o conflito no local. Você pode realmente levá-lo separadamente no reboque de uma reunião e não de uma forma punitiva, mas de uma forma produtiva. Reconhecer as pessoas ou agradecer às pessoas é uma grande oportunidade para uma reunião que se concentra especificamente nisso. Pode ser uma reunião curta. Se você está fazendo isso, você quer ser específico, não apenas dizer: “ Ei, Ei, foi um ótimo trabalho. Mas realmente falar sobre por que, em relação ao negócio, algo era realmente bom. Sempre que o negócio está mudando, você quer se encontrar com as pessoas, você quer se encontrar com elas várias vezes para ter certeza de que elas entendem isso. Se há uma oportunidade lá para que eles contribuam com idéias para a mudança no negócio, você quer se encontrar com as pessoas e e entender que executar essa reunião você tem que ser muito específico e focado no propósito, Não que isso seja diferente de qualquer outra reunião. Mas há um pouco mais de rigor que você precisa que Teoh tenha em torno de entender seu propósito e sua agenda naquela reunião. Às vezes, precisamos apenas perceber em torno de nossos objetivos, lembrar a todos por que estamos aqui e quais são seus papéis e objetivos compartilhados. Então esta é uma idéia de um refrescante. Portanto, estes são todos propósitos para reuniões que são reuniões de negócios legítimas. Não são todos eles, mas são apenas alguns que as pessoas trazem até mim que eu queria compartilhar com você, então isso realmente cuida de elementos opcionais, e vamos passar para o seu projeto de classe. 11. Seu projeto do curso: Então é hora de falar sobre seu projeto de classe e ter certeza de que você tem todos os elementos antes de fazer o upload. Espero que, à medida que estamos indo, você tenha adicionado a um documento que você tem, mas não importa, desde que tudo esteja lá quando você estiver pronto para fazer o upload. Então vamos dar uma olhada na lista do seu projeto. Em um documento, você deve ter a seguinte declaração de propósito para uma reunião que você faria , então isso seria um propósito para você. Pode incluir alguma estratégia ou pensamento estratégico ou planejamento sobre sua reunião. Isso não seria o que você necessariamente compartilharia com os participantes da reunião, uma lista de participantes que participariam. E qual é a sua razão para convidá-los a pensar nessas categorias e funções. Agora, quando você inventa tanto o propósito quanto a lista de participantes, você deseja remover informações confidenciais Então você não está carregando informações confidenciais sobre seu negócio para que você possa usar iniciais ou títulos ou Algo assim. Uh, então o próximo item seria um convite em si. Discutimos o convite resumindo o propósito, e os participantes e qualquer logística. E se há algo que precisa ser trazido para a reunião, coisas assim e novamente, você deseja remover informações confidenciais disso, então algumas notas sobre o que você aprendeu de alguns ao executar a reunião com base no que tivemos ao executar as reuniões ou qualquer coisa que você fez de forma diferente e qualquer coisa que você aprendeu ou descobriu como resultado disso. Algumas notas sobre o artefato recomendaram que você não carregasse necessariamente o artefato porque ele provavelmente conteria algumas informações confidenciais que você gostaria de divulgar . Se você é capaz de carregar uma espécie de artefato genérico, isso é ótimo. Mas você pode realmente querer se concentrar mais em algumas notas sobre o que você aprendeu sobre a criação de um artefato e incluir algumas notas sobre o que você aprendeu sobre acompanhamento, qualquer coisa que você fez que funcionou qualquer coisa que você tentou recomendar ou qualquer coisa que você fez que não funcionou, qualquer coisa que você aprendeu com o módulo ou fazendo isso seria útil. E então você coloca tudo em um documento e carregou, e estamos todos definidos 12. Resumo: Ótimo. Então nós completamos nosso curso, e eu só quero resumir é uma maneira de cimentar essa informação lá dentro. Espero que você tenha mudado de típico para ideal em termos de suas reuniões, e eu sei que isso é um processo contínuo, não um interruptor de luz que você vira de fora para diante. Mas espero que suas leituras estejam mudando de, uh, pessoas tendo uma grande noção do propósito para pessoas entendendo um propósito claro de convidados, não sabendo realmente por que eles são convidados para uma reunião para pessoas sabendo por que eles estão participando de reuniões de pessoas, não concordando ou entendendo o que aconteceu da última vez. Para esclarecer em torno do que foi decidido na última reunião, desde os tópicos inseridos até uma agenda clara, desde nada sendo decidido na reunião até um sentido de propósito, que conseguimos algo e que foi documentado através de um artefato da reunião sendo uma lista irritante de tempo. Duas pessoas tendo um senso de realização a partir dessa reunião e novamente apenas para rever os tópicos. Falamos sobre o plano e o propósito de uma reunião, escolhendo os participantes, cuidadosamente, criando uma agenda sólida, comunicando isso através de um convite que é claro executando as reuniões e dicas para como fazer essa criação de um artefato que documenta a reunião, acompanhar itens de ação e entregar bols e compromissos. E então, finalmente, alguma discussão sobre elementos opcionais para alguns tipos específicos de reuniões. Espero que tenha tirado muito do curso. Eu sei que me diverti a fazê-lo, e aqui estão as minhas informações de contacto. Caso tenha alguma pergunta específica para mim, muito obrigado.