Como agendar reuniões como um profissional | Rosamaria Carrillo | Skillshare

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Como agendar reuniões como um profissional

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Aulas neste curso

12 aulas (1 h 2 min)
    • 1. Reuniões de agendamento | de boas-vindas com eficiência

      2:22
    • 2. O agendamento drena sua energia mental

      5:53
    • 3. Pedidos de reuniões não claras abrandam você

      6:13
    • 4. Nenhum processo para reuniões de agendamento

      3:39
    • 5. É um desafio de fuso horário

      4:25
    • 6. Estratégia um: desenvolva uma revisão semanal de projetos

      12:35
    • 7. Estratégia dois: tempo de reserva para agendamento

      2:38
    • 8. Estratégia três: crie um sistema de agendamento personalizado

      4:46
    • 9. Como criar uma boa solicitação de reunião

      6:07
    • 10. Ferramentas de agendamento | Doodle e calendário

      6:39
    • 11. Agendamento: o resumo do resumo

      5:24
    • 12. O PROJETO

      1:34
  • --
  • Nível iniciante
  • Nível intermediário
  • Nível avançado
  • Todos os níveis

Gerado pela comunidade

O nível é determinado pela opinião da maioria dos estudantes que avaliaram este curso. Mostramos a recomendação do professor até que sejam coletadas as respostas de pelo menos 5 estudantes.

332

Estudantes

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Sobre este curso

Na minha opinião, reuniões de agendamento são atribuídas a tarefa mais tediosa e intensiva de tempo do mundo profissional. Se você concorda ou gasta toooo muito tempo processando e-mails e agendando reuniões, este curso é para você. Neste curso, você vai aprender quais desafios e barreiras podem retardar você e, potencialmente, manter você de volta. Em seguida, você vai aprender sobre algumas estratégias para enfrentar esses obstáculos. Você também vai aprender sobre as ferramentas de agendamento que eu uso para ser mais eficiente nas minhas tarefas do dia-a-dia.

Este curso é para qualquer pessoa que agenda reuniões, mas é especialmente relevante para freelancers, solopreneurs, empreendedores e qualquer pessoa que faça seu próprio agendamento. O conteúdo do curso também é ideal para qualquer profissional administrativo que queira entender por que essa parte do trabalho leva tanto tempo.

Recurso complementar: como agendar reuniões com tutorial de doodle

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Rosamaria Carrillo

Educator, activist, entrepreneur, & YouTuber

Professor

Hi, friend! I'm Rosamaria.

Welcome to my community.

I'm a career coach for first-generation women of color professionals, college graduates, & up-and-coming professionals. I help emerging professionals jump over, bypass, or sidestep the many career roadblocks & external life challenges that I faced as a first-gen and new professional.

I graduated from the University of California, Berkeley with a Master’s in Social Welfare with a focus on management and planning. I am here to share my passion for leadership development, marketing, productivity, and personal development strategies to both motivate and inspire you.

I launched my career coaching business in 2021 and am so excited to bring you updated courses on how to be a highly effective and ef... Visualizar o perfil completo

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Transcrições

1. Reuniões de agendamento | de boas-vindas com eficiência: Olá, todos. Meu nome é Earl. Alguém a pegou. Yo, bem-vindo a como agendar reuniões eficientemente no curso de hoje, vamos falar sobre a tarefa mais tediosa do mundo profissional, e que é agendar reuniões. O fato de muitas pessoas pensarem que agendar reuniões é uma tarefa fácil é muito enganador. Agendar reuniões não é fácil. O ato de marcar uma reunião é bastante simples. É tudo o que tem que ser feito para realmente ser capaz de enviar um pedido médio que leva o tempo mais longo como um coordenador de programa. Parte do meu trabalho ou grande parte do meu trabalho, é agendar reuniões para outras pessoas. E nos dias em que começo meu dia no processamento de e-mails, posso passar metade do dia, se não o dia inteiro, agendando reuniões. E naqueles dias, eu me pergunto, por que demora tanto tempo para agendar uma reunião? Neste curso, exploraremos as complexidades do agendamento de reuniões, as coisas que o atrasam, prendem e o tornam menos eficiente em fazê-lo. E então vamos explorar algumas estratégias sobre como se tornar mais eficientes reuniões de agendamento e analisaremos algumas ferramentas que podem ajudá-lo nesse processo. Então, este curso para quem luta com a programação de reuniões de forma eficiente e para aqueles de vocês que se sentem improdutivos, o winsome para aqueles de vocês que agendar reuniões para si mesmo como freelancers empreendedores para qualquer um que reuniões agendadas para outras pessoas, Michael é toe dar-lhe algumas estratégias que você pode implementar e aumentar sua eficiência , mas também para ajudá-lo a apreciar esta tarefa um pouco mais porque agendar reuniões não é uma tarefa fácil e não é algo que deve ser considerado fácil. Então eu espero que você se inscrever no curso e eu vou vê-lo no próximo vídeo Bem-vindo. 2. O agendamento drena sua energia mental: Olá a todos, todos, Obrigado por se juntar ao curso nos próximos vídeos. Vamos falar sobre alguns dos desafios e algumas das barreiras que você enfrentará ao tentar agendar uma reunião, e reduziremos sua eficiência. E neste vídeo em particular, vamos falar sobre como processar e-mails e agendar reuniões requer muita energia mental e o que isso faz com sua eficiência. Muitas pessoas assumem que agendar reuniões é uma tarefa fácil, mas realmente não é uma das coisas que as pessoas não reconhecem sobre agendamento de reuniões . Essa é a quantidade de energia mental que as pessoas podem gastar pensando em um pedido de mídia quando pedido imediato vem através. É fácil enviar uma confirmação de reunião quando alguém diz: “ Você pode enviar uma confirmação para amanhã às duas? É fácil fazer isso direito, mas quando um pedido chega, isso força você a pensar e a tomar muitas decisões. E se você não passou o dia ou a UM na noite anterior ou naquela manhã antes de tomar algumas decisões sobre suas prioridades, quando você está processando e-mails e um e-mail está perguntando sobre seu tempo, isso o obriga a pensar sobre suas prioridades para o dia, para a semana ou para o mês, e quando você não tem certeza ou desenvolve um plano para fazer isso, então ele força você a tomar decisões em decisões e fora das decisões de manguito em um esforço para avançar uma reunião ou para obter -lo fora da sua lista de fazer. E muitas pessoas começam seu dia no e-mail porque querem se sentir produtivo porque você quer riscar algo da sua lista de coisas para fazer porque você quer sentir que você conseguiu algo esta manhã. E então a razão pela qual muitas pessoas dizem, Não comece seus dias no e-mail É porque ele pode se tornar muito drenante, mentalmente drenante. E é esse processo de tomada de decisão que te drena. E então quando você passa aquela manhã em todas essas pequenas tediosas decisões, certo, você não tem seus níveis de energia vai descer e então se concentrar em alto impacto no exterior, pensando que você sabe disso, impacta de certa forma. Então, quando você está processando e-mail, você está olhando você meio que tendo um monólogo com sua mente, certo? Vês um pedido médio e dizes: “ Isto é importante? Não é importante O que parece? Devo agendar hoje? Devo passá-lo adiante? Se eu fizer, tenho tempo. Então eu tenho disponibilidade para acomodar isso hoje. Amanhã? Essas pessoas são importantes? E todas essas perguntas começam a correr na sua mente para cada e-mail que vem através de cada solicitação de reunião, certo? E isso é muita tomada de decisão que você tem que fazer na frente ou você sabe, que você tem que fazer no momento em que você está agendando uma reunião. Então eu sei que quando eu começar e e-mails em um determinado dia, eu seria sugado em branco rapidamente, muito rápido. E posso passar 23 horas em diálogo com pessoas de diferentes fusos horários e tentando extrair tanta informação para que eu possa tomar uma boa decisão sobre como seguir frente. Há reuniões que são super fáceis lá Jenkins rápido, principalmente reuniões internas que podem ser feitas que não exigem tanta energia. Mas se você trabalha com pessoas globais, , bem onde você tem clientes globais, você trabalha em diferentes fusos horários. Você trabalha com uma variedade de partes interessadas. Não é fácil e pensar que agendar reuniões é uma tarefa fácil, é enganador porque requer muita energia mental. E assim, você sabe, há pessoas como eu que trabalham nas profissões administrativas sente que fazer muito deste pensamento quatro funcionários de alto nível porque requer muita tomada de decisão. E se você não passou o tempo pensando em seu dia suas prioridades para o dia da semana, ele treina você rapidamente. A UM de tomada de decisões, necessidades de agendar reuniões é esmagadora. É tedioso e está treinando. Então essa é uma das coisas principais. Agendar reuniões é requer muito trabalho mental, e você pode não reconhecer o quanto de trabalho mental você precisa. Mas seu cérebro pode dizer que não posso lidar com isso. Não vamos responder agora. Vamos ignorar isso nos próximos dois dias, e assim você não poderia sair de algumas dessas reuniões. Porque sua mente não está pronta não está pronta para lidar com todas as negociações mentais que você tem a ver com todas as reflexões e sem o pensamento. Porque sua mente não está pronta não está pronta para lidar com todas as negociações mentais que você Uma das coisas que faz retardar as pessoas é toda essa tomada de decisão. E então, se você não está claro, leva mais tempo. Você leva tempo para fazer esses arranjos com você mesmo. Cerquem o seu tempo. Então, agendar reuniões requer muita energia mental, e isso força você a tomar muitas decisões. E se você não estiver preparado para tomar essas decisões, agendar reuniões o torna mais lento e você se torna menos eficiente. Então agora vamos mudar o Teoh para a próxima razão pela qual agendar reuniões é tão querido. 3. Pedidos de reuniões não claras abrandam você: Olá, todo mundo. Então, neste vídeo, vamos falar sobre outra coisa que nos atrasa quando se trata de agendar reuniões, mídia pouco claras, solicitações de mídia com informações insuficientes vamos falar sobre outra coisa que nos atrasa quando se trata de agendar reuniões,solicitações demídia pouco claras, solicitações de mídia com informações insuficienteso retardam Significativamente. Eu não posso dizer quantas vezes eu recebo um pedido de mídia e ele não tem todas as informações que eu preciso para decidir como seguir em frente. Pode não haver um propósito ou um objetivo da reunião. Pode não haver clareza sobre o quão urgente é. Quem precisa participar, Por que eles precisam participar. É essa reunião que precisa ser pessoalmente ao telefone? Será que a pessoa para viajar para fazer esta reunião acontecer? Hum, há tantas perguntas que eu preciso dependendo do pedido. Há muita informação que você precisa. Nem todas as pessoas sabem como fazer realmente bons pedidos de reunião, e isso o torna mais lento quando você não sabe qual é o propósito da reunião que você não sabe o que a reunião está de volta. Quando você não sabe qual é o objetivo da reunião, você não sabe se vale a pena o seu tempo. Quando as pessoas pedem uma reunião, e eles não dizem quem deve estar na reunião, especialmente para solicitações de reunião em grupo que você não sabe qual é a hora de priorizar, quem é quem é a pessoa mais importante. Se eles trabalham em tempos diferentes, isso limita sua disponibilidade e a disponibilidade deles para fazer uma reunião aconteceu, certo? Se eles trabalham em tempos diferentes, isso limita sua disponibilidade e a disponibilidade deles para fazer uma reunião aconteceu, Encurta as janelas. E assim, há muitas informações que você tipo de precisa para processar as solicitações de reunião. E quando essa informação não está no e-mail, em seguida, leva mais tempo porque então você tem que fazer acompanhamento. Há alturas em que passo em frente com o pedido. Isso não está claro ou não tem informação suficiente por algumas razões. 1 podem ser suas reuniões internas, e é fácil acompanhar as pessoas. Outras vezes, eu só não quero lidar com isso e aceitar que neste momento eu não posso lidar com o e-mail que vai acontecer. Então eu vou seguir em frente. E se alguém decidir que precisa de mais informações, voltará para mim e perguntará: “ Do que se trata? E então eu vou fazer o acompanhamento. Mas não posso fazer isso o tempo todo. Eu só faço isso normalmente não seria suas reuniões internas ou de parceiros realmente próximos que eu conheço muito bem. E eu aceito o acompanhamento. Isso vai acontecer se o propósito da reunião, os objetivos das reuniões e não estiver claro se eu não tenho essa informação. Eu aceito que tenho que fazer o acompanhamento mais tarde, quando eu estiver em um melhor humor qualquer. Tenho mais tempo ou seja lá qual for a instância. Mas quando estou trabalhando com pessoas externas, parceiros e clientes e você conhece todas essas outras partes interessadas, eu não posso fazer isso. Eu não posso voltar e acompanhar, um, muito mais tarde. Eu tenho que, o melhor que posso seguir em frente com a reunião com todas as informações detalhadas nele. Assim, uma vez que você é capaz de reconhecer o tipo de informação que você precisa, T zero é mais fácil de acompanhar direito. Se você ler um e-mail e a pessoa não deixou claro por que eles querem o propósito da reunião, o objetivo da reunião, quem precisa estar envolvido? Como algo é sensível ao tempo se é pessoalmente no telefone em vídeo, uma vez que você pode ficar melhor em ler através deste e através de solicitações de e-mail, solicitações de reunião você saberá se eles estão fornecendo informações suficientes para você fazer um Bom julgamento. Chame como seguir em frente. Um dos desafios de não ter informações suficientes está ligado ao vídeo em torno da energia mental. As reuniões tornam-se muito cansativas na sua mente porque exigem muita energia mental. E quando você não tem toda a informação é que você não pode tomar decisões rápidas. Nós não podemos tomar decisões rápidas do que você está em um monólogo com você de novo por perto, como eu posso seguir em frente? Quem eu priorizo? E então você começa a fazer suposições enquanto eu suponho que essa pessoa é usada. Teoh estar na reunião, e eu estou fazendo essas suposições, e às vezes eles são suposições certas. Talvez porque você trabalha com a pessoa antes, mas outras vezes eu posso ser suposições erradas, e então você tem que começar tudo de novo e lá você passou e desperdiçou algum tempo, hum, hum, treinando sua mente e, hum no seu tempo fazendo suposições sobre algo que não era verdade. Então, geralmente é melhor acompanhar. Mas como eu disse, às vezes tenho que seguir em frente. E assim, reconhecendo quanta informação é necessária para avançar com um agendamento. Uma reunião. Rapidamente, eficientemente , aumentará sua produtividade. Será que isso quanto mais melhor você começa em reconhecer quando um e-mail não tem um monte de informações para você tomar decisões. E ser capaz de integrar em suas prioridades, certo? E ser capaz de integrar em suas prioridades, Você precisa de toda essa informação para decidir. É algo que preciso tomar hoje? É algo que preciso agendar esta semana? Este mês? Quão longe eu empurro? Essas pessoas são importantes? Preciso acomodá-los? Então eu preciso mudar outras reuniões para acomodá-las. A clareza de um pedido e a informação que vem através é vir é realmente ligada apenas à quantidade de energia que é preciso para processar um pedido e por que as coisas se tornam muito drenantes e táxi porque isso faz você pensar e fazer um monte de perguntas sobre as reuniões . Então vamos seguir em frente no próximo vídeo onde você fala sobre outro desafio 4. Nenhum processo para reuniões de agendamento: Oi, todo mundo. Então, neste vídeo, vamos falar sobre outra barreira que nos atrasa. Mas também nos leva à conversa sobre estratégias e soluções sobre como nos tornarmos mais produtivos e mais eficientes com o agendamento de reuniões. Uma das principais coisas que eu reconheço que retarda as pessoas é que as pessoas não têm processo de infraestrutura para agendar reuniões. Então, uma maneira de fazer isso como, como você processa seu e-mail e sua solicitação de reunião? Muito poucos de nós têm um processo ou infra-estrutura Configurar processo Teoh, comer reuniões. Muitas vezes as pessoas contratam um novo profissional administrativo para cuidar desse trabalho. Mas se você não tem o luxo, você não trabalha para uma empresa que pode te dar contratar alguém para fazer isso. Esse tipo de pensamento e Teoh lidam com toda essa parte dotrabalho. e Teoh lidam com toda essa parte do e Teoh lidam com toda essa parte dotrabalho. Então você tem que fazer isso sozinho. E se você é um freelance ou um empreendedor ou alguém que trabalha em, ah, uma organização muito pequena e não tem esse luxo de ter alguém para fazer esse tipo de pensamento, hum, então se você não não têm um sistema para processar e-mails e essas solicitações e tipo de infraestrutura. Então é só você fazer isso por capricho. Quando você não está claro sobre como você está indo para processar e-mails e solicitações de reunião, então você pode acabar desistindo de muito do seu tempo e não ter tempo para o que importa, certo? E se você sentir que está sobrecarregado, sobrecarregado, provavelmente é porque você não tem um sistema para gerenciar todas as prioridades concorrentes para o seu tempo. E se você não estiver claro sobre como deseja um processo por e-mail como deseja um processo, solicitações de mídia. Você provavelmente está desistindo de muito do seu tempo para outras pessoas e dedo do pé para atender às prioridades de outras pessoas . Então, por sistemas de processador, eu só quero dizer alguma clareza em um. Quão disponível você está no e-mail? Você vai ficar no e-mail o dia todo? Será que você vai ser uma daquelas pessoas que responde a todos os e-mails que chegam assim que chegam? Ou você é alguém que deixa o tempo de lado? E você está tipo, eu só estou no e-mail por duas horas todos os dias, apenas duas horas, e então o resto dos dias é dedicado às minhas coisas importantes ou argumentar alguém que trabalha à noite. E você é como eu respondo ao e-mail à noite porque todos os meus dias são reservados para reuniões ou para trabalhar em projetos, e eu posso fazer e-mails à noite. Então, basta tomar algumas decisões iniciais sobre como você deseja lidar com seu e-mail, como você deseja lidar com solicitações de mídia e, em seguida, ter alguma infraestrutura no local e por gatilho de infraestrutura. Pode ser como uma lista de verificação sobre Como você, sabe, o que você precisa das pessoas quando eles pedem? Como você se comunica com suas equipes ou com as pessoas que você supervisiona sobre como elas devem solicitar reuniões? Permite-me que as pessoas façam reuniões no seu calendário sem perguntar? Então, é um calendário fechado? Tendo tomado algumas decisões por aí? Tudo isso é importante. E quando você não tem esse direito, você não sabe como se restringir. Se você é o único que agendar reuniões e, em seguida, outras pessoas não sabem como gerenciar seu talento, como priorizar suas coisas, então ser claro sobre isso no próximo vídeo vai aprofundar as estratégias e o que exatamente você deve estar priorizando 5. É um desafio de fuso horário: Então uma das últimas coisas que vai atrasar você e se tornar um problema. Alguns são fusos horários. Se você trabalha em diferentes fusos horários, isso limita a disponibilidade que você pode usar para agendar reuniões, certo? Então eu trabalho no horário da Costa do Pacífico. Mas eu trabalhei com pessoas em todas as quatro vezes dos EUA, também Pacific Mountains e jogar no horário oriental. E quando faço isso, reduz a disponibilidade que tenho para selecionar reuniões e agendar reuniões. E então quando isso acontece, é realmente difícil porque talvez uma reunião sem importância que precisa acontecer não pode acontecer porque estamos todos em fuso horário diferente. Então ele precisa ser empurrado para a próxima semana ou para a semana seguinte. Ou eu tenho que mudar outra reunião que teve que ser agendada e tomar esse tempo. Então, remarcar uma reunião para levar outra carne para colocar outra reunião no lugar leva tempo. Portanto, apenas esteja ciente disso. Realmente não há muito que você possa dificar em torno de fusos horários e disponibilidade das pessoas que é limitada pelo fuso horário. Além de perguntar se eles podem fazer reuniões fora do horário de trabalho e geralmente é, um, geralmente é um dedo menos resort. Peça a alguém para fazer uma reunião fora do horário de trabalho. Não é a melhor solução, geralmente, por isso esteja atento ao reconhecido quando isso acontece e quais são suas opções. Às vezes, sua opção é voltar para a pessoa ou para você fazer o alojamento, um, então dar às pessoas opções sobre como seguir em frente quando os desafios fusos horários é realmente importante. Eu era do Pacífico. Então, quando estou trabalhando com a Costa Leste, as pessoas só têm um intervalo de cinco horas em que as pessoas vêm trabalhar com elas das nove da manhã às duas da tarde. E então, se precisarmos agendar além das duas com as pessoas do horário da Costa Leste, isso é fora do horário de trabalho. A outra coisa é traduzir fusos horários. Você sempre precisa estar atento sobre se você vai ou não traduzir um fuso horário. Se você vai oferecer horários em seu fuso horário, você deve reconhecer que você está lá no seu fuso horário. Se você vai oferecer horas em seus tempos em quem quer que seja o destinatário, você precisa deixar isso claro. Eu não posso dizer quanta confusão isso causou quando eu faço a suposição de que as pessoas vão saber ou quando as pessoas fazem a suposição que eu vou saber e eu tenho que fazer seguir um bar em fusos horários. Só trabalho em 34 fusos horários diferentes. Você conhece os fusos horários. Hum, mas se você trabalhou mesmo, como globalmente, e você está trabalhando com pessoas que vivem na China, Índia e Japão ou o que quer que seja em todo o mundo, tendo algum recurso que eu vou compartilhar no fundo , um é importante e estar atento sobre fusos horários e ser muito claro. Então, quando você escreve um e-mail, você deve sempre dizer, Você sabe, esta reunião é confirmada para 5 de junho às 10 horas, horário padrão do Pacífico ou, você sabe, e você eu costumo sempre fazer meu fuso horário e seu fuso horário. As vezes que estou sendo preguiçoso ou não estou de bom humor e não quero traduzir zona de tentativa. É quando a confusão acontece. Por isso, é sempre uma boa prática para traduzir fusos horários. Eu costumo fazer o horário do Pacífico, e em qualquer fuso horário em que eles estão. Então é claro que é com isso que estamos concordando quando você não faz isso, as pessoas fazem suposições que ou você enviou para eles em seu fuso horário ou você envia em seu fuso horário. Então, se eles assumirem que você o envia em seu fuso horário, eles vão traduzir em seu fuso horário, e então ele pode não ser exato ou se eles assumirem que você o enviou em seu fuso horário. Mas, na verdade, era o seu fuso horário. Então eles vão ficar confusos, e então haverá acompanhamento e qualquer tipo de acompanhamento, lembre-se, lembre-se, leva as coisas demorarem mais. 6. Estratégia um: desenvolva uma revisão semanal de projetos: Então, vamos começar com estratégias para torná-lo mais eficiente no processamento de reuniões. Se você tirar alguma coisa do curso, faça a estratégia neste vídeo. Eu sinto que isso é vai reduzir muito a forma como você prat informar como você processa e-mail ou reduzir apenas a quantidade de tempo que você gasta em e e-mail e agendar reuniões. Ok, então reveja. Você é dia e calendário semanal e mensal ou no fim de semana naquela manhã ou à noite. Ok, tome algumas decisões antes de estar no escritório sobre suas prioridades. Sim, eu tenho certeza que você já ouviu isso e você leu isso e você viu isso em suas mídias sociais que você precisa priorizar seu dia sua semana para o seu mês antes de chegar ao escritório. E é tão verdade. Você precisa tomar algumas decisões antecipadamente sobre suas prioridades, porque agendar reuniões e responder a e-mails é tudo sobre suas prioridades. Se você não está claro sobre o que é importante para você e seu trabalho em seu negócio, então você perde seu tempo, certo? Se você quer prosperar e ser bem sucedido no que você faz, você precisa saber quais são suas prioridades. Você está a serviço de algo ou alguém ou causa e sendo claro sobre suas prioridades e como cada tarefa o leva mais perto de qualquer objetivo que você está tentando alcançar. Como se fosse importante se você quiser chegar até a escola e as pessoas que não tomam tempo para realmente pensar sobre o que seus dias prioridades lá semanas prioridade lá, meses prioridade você sabe? Então é super fácil apenas dar o seu tempo para acomodar a prioridade de todos os outros. Então é importante que você decida. O que você quer fazer esta semana, certo? O que você pode fazer esta semana? Ele dado o que você já se comprometeu com So the Weekly Review ou The Days Review The night Review O que você quer Carly ou sempre que você quiser agendá-lo em, sua disponibilidade é tão importante porque ele faz você tomar todas essas decisões acima de quando a sua clara cabeça para a direita, e isso faz você planejar com antecedência. O que você quer fazer. OK, e então isso é tão importante para agendar reuniões porque uma vez que você está claro sobre quais são suas prioridades para o seu dia, sua semana ou seu mês, então você pode decidir como você acomodar as prioridades de outras pessoas, Certo? Pedido de reuniões de outras pessoas. Desde todas essas coisas que podem não ser importantes para você. Então, se você tomar algumas decisões iniciais até o momento em que você começa a trabalhar no dedo do pé, você já sabe que você já tem um caminho, como você segue em frente e então você pode tomar algumas decisões muito claras sobre como você vai lidar com outros reuniões de pessoas. Então, por exemplo, se hoje é domingo e eu me sento no meu calendário e vejo como o meu calendário pelo resto do dia, sei que já desisti de algum tempo. Sei que vou viajar de terça a quinta, então isso está fora de questão. Provavelmente não será muito produtivo. Posso trabalhar à noite, mas provavelmente é para conseguir acrobacias para aquela viagem, certo? Então isso realmente significa que minha segunda e sexta-feira são os únicos dias que eu tenho disponível, sabendo que essa é a minha disponibilidade e sabendo que eu tenho, você sabe, duas entregas para entregar, talvez uma grande proposta, Talvez seja um trabalho de cliente ou seja lá o que for que eu possa tomar algumas decisões. Eu posso dizer naquele domingo. Eu não vou fazer nenhuma nova reunião para esta semana. Então, qualquer pedido que vier, eu não vou agendar. Certo. Então eu já sei que minha resposta por e-mail para pessoas que querem se encontrar comigo nessa semana em particular vai ser tipo, sinto muito. Estou viajando. Voltarei para você semana que vem. Tão simples. Então agora você não tem que ir na segunda. E quando todos esses pedidos de mídia chegam, você não precisa decidir como acomodá-los. Porque você já sabe. Você já sabe o que vai fazer. Você sabe que você vai direcioná-los para a próxima semana ou talvez duas semanas fora. Certo? Porque você já revisou seu mês. E você disse que eu não estou apenas viajando esta semana, mas quando eu voltar, eu preciso conversar. E eu tenho uma entrega de ervas naquela quarta-feira. Então você sabe o que responder. Sabe o que dizer às pessoas quando pedem sua reunião? Você diz que sinto muito. Estarei viajando e estou dentro do prazo para as próximas duas semanas. Então eu vou acompanhar, você sabe, no final da próxima semana, ou eu vou acompanhar na sexta-feira, certo? Uma vez que o seu claro, você também pode apenas encaminhá-lo para a pessoa que o apoia. Se você tem alguém que te apoia e faz isso, você pode dizer agendar isso até a próxima semana ou em duas semanas ou depois que você sabe, sexta-feira 17. Então, uma vez que está claro que a tomada de decisão ou a energia mental que você precisa para processar os e-mails, hum, é menos certo. É muito mais fácil de dizer. Eu não posso me encontrar hoje ou eu não posso me encontrar esta semana ou não pode se reunir nas próximas duas semanas do que é para você sentar lá na segunda-feira e dizer: “ Posso fazer isso acontecer? Devo fazer isso acontecer? O que tenho que fazer esta semana? O que há nas minhas prioridades? Então, ser capaz de ter essas conversas iniciais, hum, idealmente, durante o fim de semana, para que você saiba como começar suas manhãs de segunda-feira e ser produtivo de segunda a sexta . Quanto mais conseguires fazer isso, melhor. Porque então é muito mais fácil responder às solicitações das pessoas de seu tempo sendo claro sobre quem você acomoda. Também é importante, certo? Talvez você não tenha reuniões a não ser que eles sejam, você sabe, clientes da Ingrid sejam parceiros irritados ou em grande coisa. Ou talvez haja uma boa oportunidade. Então, quando esses tipos de pedidos chegam e é mais fácil para você dizer, Ok, essa pessoa é importante e nós temos que fazer isso acontecer, mesmo que isso signifique tomar uma reunião enquanto eu estou viajando bem, ou no manhã, antes de eu sair ou o que seja, para ser claro sobre as reuniões que você vai acomodar e o que você não vai acomodar. Assim, uma vez que você tem essas prioridades definidas, então é fácil apenas tomar algumas decisões rápidas. E você não está preso tentando Teoh decidir o que fazer durante a semana de trabalho Clarity. Agora você tem um plano que, como revisões semanais ou revisões mensais, revisões semanais sobre suas prioridades meses apenas lhe dão alguma clareza e reduz todas as decisões que você se obriga a tomar. Se você não tem essa clareza, se você não sabe quais são suas prioridades, se você não sabe qual é a sua disponibilidade, e então quando você faz isso? Hum, revisão semanal, você também pode decidir. Ok, agora que estou, sei que estou aqui segunda e sexta. Como quero passar o meu encontro? Quero trabalhar nos dois dias em projetos que preciso fazer, , ou vou usar esse tempo para, sabe, sabe, preparar para minha viagem? Ou eu vou gostar Como você quer gastar seu tempo dizer, na semana seguinte você vai estar no escritório e você vai ter alguma disponibilidade. Mas, você sabe, você está no prazo final, e então você decide isso às terças, segundas e terças. Serão seus dias para trabalhar no projeto. É para quarta-feira. Assim, qualquer reunião que venha através só pode ter horário na quinta e sexta-feira. Então você sabe que quintas e sextas estão abertas para reuniões e que é quando você vai fazer reuniões. E então você pode decidir se você faz seu agendamento por si mesmo. Você pode decidir OK às quintas e sextas-feiras. Estou em acomodar cinco reuniões e para que você possa escrevê-las e ser como se eu fosse acomodar reuniões às 10 às 12 às 12, certo? Então, quando alguém envia seus pedidos de reunião, eles disseram, podemos fazer esta semana aqui como, sim , na verdade, eu sei que estou disponível às terças, quintas e Sextas às 10. Ela era sua gravata. Uma vez que você tem esse tipo de clareza tão fácil de responder uma vez que você tomar as decisões em frentes um para identificar o que a sua disponibilidade é que você pode dar livremente uma vez que você pesou ele contra suas prioridades ou prazos. Seus projetos. É mais fácil de fazer se você tem um assistente, em seguida, ser claro com eles. Ele é um lar. Que horas quer ir às reuniões na quinta e sexta? É muito mais fácil. Eles não têm que, tipo, vir falar com você sobre suas prioridades de semanas em todas essas outras coisas e perguntas, você vai ficar tipo, OK, nestes dias eu quero dizer acomodar três reuniões por dia. Uma vez que eles se foram, eles se foram. E se houver algo urgente, venha falar comigo. Mas além dos pedidos não urgentes, você os encaixa nessas seis vagas, e é isso. É tudo o que vou levar. Então, ser muito claro sobre isso é muito útil, certo? É muito mais fácil de dizer. Adivinha? Estou disponível às quintas-feiras às 10 12 e três. Qual delas trabalha para você? Se eles não trabalharem para você, fique bem, mesma hora às sextas-feiras. Se nada funciona para você, eles não funcionam. Isso não funciona para você seria como, OK, eu tenho que voltar para você mais tarde. Esse é o tipo de priorização que é importante, e isso acontece no processo de revisão. Então, se quiser agendar para o fim de semana, bom. Se quiser agendar todas as manhãs, tudo bem ou na noite anterior. É importante, mas é importante para sempre para a revisão de longo prazo. Como você sabe, está sempre separando a revisão da lista para fazer para o seu O que você vai fazer é diferente de ter uma longa visão direita da sua semana, seu mês para que você saiba exatamente como sua disponibilidade se parece em um mês. Se não o fizer, se não estiver acostumado a pensar em intervalos de tempo do timo, é importante fazê-lo porque muitas vezes acabamos cometendo os erros que temos muito tempo porque há 12 horas. Mas RIA, a verdade é que nós não. Eles estão dormindo. Isso leva tempo. Há as reuniões que levam tempo. Há viagens. Há tipo exercício. Há todos esses outros compromissos. E uma vez que você risca o que sua disponibilidade é muito limitada. Disponibilidade toe realmente fazer trabalho, produto, trabalho, conhecimento, trabalho. Então, se você der tudo de fora que você está trabalhando nos fins de semana e você está trabalhando à noite e você trabalha até meia-noite e você está se sentindo sobrecarregado e sobrecarregado, hum, então dica número um. Agende uma revisão semanal. E quando você fizer isso, identifique qual é a sua disponibilidade. Escreva por e-mail descrevendo quais reuniões? Se você vai fazer qualquer reunião esta semana ou nas próximas duas semanas, se você está colocando espera nas reuniões que você vai fazer, ofereça para as pessoas direito e, em seguida, dando uma espécie de como uma descrição de como o que reuniões Você vai acomodar. Você sabe algumas diretrizes sobre isso, e esse e-mail pode ser enviado para você mesmo para que você se lembre do que você se comprometeu a fazer com Ben para qualquer um que você apoiar. E, assim, ser capaz de escrevê-lo no e-mail e ter um e-mail, talvez adicioná-lo ao seu aplicativo. Um aplicativo Nenhum toque é útil, então vamos passar para a próxima estratégia 7. Estratégia dois: tempo de reserva para agendamento: A segunda estratégia está muito ligada ao 1º 1 e nos aproxima da construção de um sistema para processar solicitações de mídia por e-mail. E isso é agendar na alocação de tempo para solicitações de processamento e reunião. Ter prazos específicos quando você faz isso protege especialmente sua disponibilidade de outras pessoas e de si mesmo, agora que você tem sua prioridade definida agora que você sabe qual é aparência da sua disponibilidade. Bem, agora você assumiu compromissos e decisões antecipadamente sobre o que você quer, como você quer gastar seu tempo. Então, quando você tiver, você sabe, reservado 12 horas, três horas, você pode decidir como você vai usar esse tempo, certo? Você pode reservar duas horas durante o seu trabalho fez processar e e-mails e, em seguida, mais uma hora à noite para processar o restante para que você possa dar a si mesmo três horas durante o dia para processar e-mails. Uma vez que você sabe que você pode uníssono, você sabe, manter esse tempo em seu calendário para que ele não acerte os dois, e também diminui apenas a quantidade de tempo que você gasta em seu e-mail real. Mas quando você deixa o tempo de lado, você realmente coloca restrições sobre a quantidade de tempo que você apenas gasta em e-mail e agendar reuniões. E agora que você está claro sobre suas prioridades, então você sabe qual é sua disponibilidade para a semana do mês. E então você sabe como responder às pessoas. Quando as pessoas te pedem o seu tempo. Se alguém disser, “Oh, eu gostaria de falar com você sobre uma boa idéia. Não tens tempo para falar com as pessoas sobre boas ideias. Então a sua resposta pode ser. Eu não tenho tempo este mês para acomodar esta reunião, então por que você não me envia um e-mail sobre sua idéia e eu responderei ao e-mail. Sabe, quando eu tiver algum tempo durante este mês e depois disso, podemos agendar acompanhamento, fazer um anel fácil. É mais fácil fazer essa sugestão o aviso para dar seu tempo ou simplesmente ignorar os pedidos de reunião, porque tomar todas essas decisões antecipadamente lhe dá clareza sobre como responder. Agora, você sabe o que você vai dizer para as pessoas que estão enviando e-mail para você, e então você sabe que você não vai precisar de tanto tempo no e-mail, como você fez antes. Porque você sabe o quê? Você consente. Você pode dizer que eu não tenho tempo. Estou viajando. Estou no prazo final. Eu não estou disponível. Eu sinto muito. Então, agora que você tem todo esse idioma em torno de sua disponibilidade tem reduzir a quantidade de tempo que você gasta em e-mail é mais fácil. Vamos passar para a próxima sugestão e estratégia para construir o seu sistema. 8. Estratégia três: crie um sistema de agendamento personalizado: O terceiro passo é realmente nos criar a infraestrutura, cavalgar, ter um protocolo, um protocolo escrito sobre como você gerencia reuniões e solicitações de reuniões. É importante Teoh obter essa informação em documentos escreve importante para escrevê-la. É importante ser capaz de documentá-lo para si mesmo nelas para as pessoas que você apoia para sua equipe, você precisa ser claro sobre como as pessoas solicitam seu tempo e usam seu tempo. A última parte da estratégia é realmente consolidar todas as informações de referência que você precisa. Todo o recurso é como vou chamá-los, que você precisa realmente enviar a confirmação da reunião. Então, por exemplo, isso constitui seu diretor linha telefônica direta, seu celular, seus números de conferência. Se você usar links de vídeo para fazer chamadas de vídeo e usar , zoom, você precisa de um link no número de telefone se ele usou Skype para negócios e você precisa de informações de login . Então, consolidar todas as coisas de referência que você precisa para processar solicitação imediata é realmente útil. Então ser capaz de consolidá-lo e colocá-lo em um lugar onde você poderia acessá-lo facilmente. Então, quando você precisa fazer uma confirmação ou enviar uma confirmação para uma reunião, você tem isso à mão. Ele reduzirá a quantidade de tempo que você tem para ir procurar essa informação ou pedir às pessoas para ela. Então, por exemplo, eu tenho um PC no trabalho e no meu PC. Eles têm os PCs com notas pegajosas. Então, nas minhas notas pegajosas, tenho o meu número de telefone, meus supervisores, as conferências, as linhas que usamos. Tenho ligações com os sistemas de vídeo que usamos. Tenho links para todas as contas, senhas e coisas assim que preciso. Então, quando eu estiver pronto para enviar uma confirmação de reunião, tudo que eu tenho que fazer é copiar e colar a linha da conferência ou o link de vídeo ou, uh, preciso se eu precisar compartilhar o número de fax como eu tenho tudo escrito, e tudo o que tenho que fazer é copiar e colar. E então eu salvei na minha área de trabalho em que furando Sem toque, mas eu tenho que salvá-lo on-line, então eu pessoalmente costumava fazer ist como meu gerenciador de tarefas e lá eu tenho uma seção de referência , e esse é o tipo de coisa que eu coloquei na minha seção de referência. Eu tenho, Ah, um projeto chamado Números de Conferência e eu lista todos os números de conferência que eu uso. Tudo o que preciso para vir de uma reunião está nessa seção de referência. E assim torna as coisas muito mais fáceis. E você não tem dedo do pé gastar energia física digitando coisas a menos que você gosta, hum, mas faz com que seja muito útil, especialmente quando você tem, tipo, 10 solicitações, 15 solicitações ou você está tentando processar muitos deles em um dia. Ter todas essas informações de referência em um local torna mais fácil e ser capaz de dizer isso virtualmente em como, você sabe, eu costumava fazer isso, mas você pode fazê-lo. Nunca sei que pode fazer isso no Google Dogs. Você pode fazer isso em qualquer sistema ou APs que você usa tendo em seu telefone. É muito útil, e então você não precisa perder tempo pedindo para alguém enviar a linha de conferência que você pode usar porque você já tem. Então, se você estiver viajando e precisar vir de uma reunião. Você pode apenas entrar no seu telefone e copiar e colar e colocá-lo em um e-mail. Houve várias vezes em que as pessoas vieram até mim e me perguntaram, tipo, pode me emprestar uma conferência nesse número? E mesmo que eu tenha faltado antes, como se as pessoas não o controlassem, então da próxima vez que precisasse, então eu venho até mim. Mas é que eu não me importo, porque não é muito difícil para mim, hum, recuperar tudo. Normalmente eu tenho a versão Web do para fazer está aberta no meu computador. Então mande o deuce para a seção de referência. Copie e cole e abra um e-mail e envie-o. E isso me leva, tipo, três segundos. E as pessoas estão impressionadas por eu conseguir informações tão rápido. Eso ter sistemas no lugar torna isso muito mais fácil. Então eu recomendo muito. Se você implementar esta parte simples e a 1ª sobre prioridades, , você reduzirá o tempo que você gasta agendar reuniões eu diria implementar tudo. Mas se você tiver que escolher esta e a primeira recomendação, então priorize, priorize, priorize. Então vamos seguir em frente para falar sobre o projeto 9. Como criar uma boa solicitação de reunião: neste vídeo, vamos falar sobre algumas das questões que são importantes para ter sempre em mente quando alguém busca em uma reunião de você. E mencionei alguns deles em alguns dos outros vídeos. Mas eu vou apenas verificar algumas das, hum, algumas das perguntas, e eles também estão sendo o recurso é. Então, é o começo. Qual é o propósito da reunião e da questão básica do carvão? Poucas pessoas dão uma boa resposta para isso. Então, Então, essa é provavelmente a pergunta que vai ajudar você a priorizar ou empurrá-la para sempre que você tiver algum tempo. Quem precisa participar de uma reunião? Isso é muito importante porque reuniões especiais e de grupo. Às vezes você não pode seguir em frente com ninguém que todos que são convidados para uma reunião de grupo , então saber quem é a prioridade super importante? Porque você pode convidar 10 pessoas, mas na verdade apenas três pessoas são outras prioridades, então você precisa ser claro sobre isso. Porque você pode convidar 10 pessoas, mas na verdade apenas três pessoas são outras prioridades, E então quem quer que esteja solicitando a mídia precisa ser claro sobre quem, hum, quem são as pessoas importantes com quem eles querem falar. Se eles estão pedindo para se encontrar com um monte de pessoas na organização. Claro, timing. Se as pessoas fornecerem, digam o quanto uma reunião é sensível ao tempo, melhor alguém diz que precisamos de uma reunião urgente sobre algo torna as coisas mais fáceis porque você sabe que precisa acomodá-la. Claro, eles devem compartilhar o propósito ou o objetivo da reunião antes de agendá-lo. Mas às vezes há momentos em vez de coisas que precisam ser agendadas agora. E é bom se eles podem dizer que um idiota realmente não chega ao aspecto sensível do tempo de uma reunião. Então, quando você solicita uma reunião, um, isso é sensível ao tempo, ou alguém pede uma reunião. Não inclua uma seiva. Uma seiva é um breve possível, mas o mais rápido possível pode ser na próxima sexta-feira, quando na realidade você precisa dele amanhã. Então seja claro sobre eles. Quão sensível ao tempo é uma reunião ou pergunta? Às vezes as pessoas simplesmente não perguntam, e então você oferece tempos que são muito longe e eles realmente precisavam falar com você muito mais cedo. Claro, como essa reunião deve acontecer? Isto é uma reunião pessoal, um telefonema ou uma videoconferência? São todas boas opções, certo? Mas às vezes é melhor entrar em vídeo. Se você trabalha com pessoas em outros estados e outros locais e horários, é bom desenvolver um relacionamento virtual com as pessoas. Às vezes, o telefone é muito melhor porque você está viajando ou seja lá o que for ISS. Portanto, esteja atento sobre o tipo de reunião que eles querem ou que você quer acomodar. Onde estão as pessoas? É apenas um simples acasalamento. Com que fusos horários estamos trabalhando? E isso é importante porque também influenciará a suapergunta sobre quem dar prioridade a isso. E isso é importante porque também influenciará a sua pergunta sobre quem dar prioridade a isso. Então, uma vez que a disponibilidade se torna pequena do que você sabe quem, quem são as pessoas que precisam ser priorizadas agendas? É sempre uma boa prática desenvolver uma agenda para uma reunião, mas especialmente para uma reunião de grupo, você sempre quer ter uma agenda. E ser claro sobre quem vai enviar a agenda, especialmente se o pedido foi interno, também é útil. Hum, é normal que quando alguém pede uma reunião de você, eles terão algum tipo de agenda. , Mas é sempre bom esclarecer,porque às vezes você é como uma espera por uma agenda e então ela nunca vem ou arma. Último minuto. Então, ser claro sobre esse recurso é, às vezes as pessoas querem vir e ter uma conversa com você sobre algo. um Éumprojeto novo ou DSM que querem compartilhar, mas não conseguem pegar a arma em uma hora, 30 minutos. Então, às vezes é importante que eles enviem algum recurso é ser capaz de perguntar, tipo, você tem algum recurso? É que eu poderia ler, hum, antes da reunião ou se eu for esperado para fornecer, hum, feedback, por favor. Você sabe, compartilhar aqueles, uh, compartilhá-los o mais rápido possível. Isso é sempre útil. Uma das coisas que você realmente não discutiu foi, hum, status. Um, se você trabalha em uma empresa, às vezes um dos atrasos que será é que você mesmo não pode realmente fazer o pedido até que alguém com um status superior faça isso. E isso geralmente reconhece o status da pessoa e tambémpor respeito, porque você não quer uma equipe júnior que possa explicar o porquê, o que você quer fora da reunião ou por que você está E isso geralmente reconhece o status da pessoa e também respeito, porque você não quer uma equipe júnior que possa explicar o porquê, perguntando a essa pessoa que está realmente ocupada para uma reunião? Hum, fazer isso para fazer aquele pedido. Por isso, às vezes ser-lhe-á pedido para coordenar um médium. Mas você realmente não pode avançar até que um supervisor ou alguém que está em um nível mais alto possa fazer a pergunta e então você segue com, você sabe, datas e horários e ou seu assistente. Portanto, estar atento a isso é importante. Houve momentos em que não sei se sou a pessoa certa que precisa fazer a pergunta, ou porque a pessoa com quem vou falar é como um chefe de uma fundação. E mesmo que alguém tenha feito a suposição de que eu poderia, você sempre tem que estar atento sobre isso porque eles fizeram de tinham a suposição errada e então você continua, você faz algo que não é apreciado. Portanto, esteja atento a todas essas coisas, e espero que você tenha alguma utilidade deste vídeo. 10. Ferramentas de agendamento | Doodle e calendário: Então, neste vídeo, vamos falar sobre algumas ferramentas que você pode usar para agendar reuniões. Eu uso a ferramenta de agendamento on-line chamada Doodle, e A permite que você e A permite que você crie como se fosse uma pesquisa com seus horários, e permite que as pessoas selecionem os horários que estão disponíveis. crie como se fosse uma pesquisa com seus horários, Então, você geralmente criou em torno de sua disponibilidade, e então você envia para as pessoas. E então eles dizem, Você sabe, eles respondem a cada disponibilidade lá. Sim, não, ou talvez, hum, e isso é super útil usar essa ferramenta quando você está agendando com grupos, hum, eso. Isso é quando eu uso quando estou agendando com mais de cinco pessoas. Às vezes, , eu não costumo usá-lo quando estou agendando com uma ou duas pessoas. É muito mais fácil enviar disponibilidade. Mas quando você faz isso, é melhor enviar um pouco alguns slots apenas o suficiente para dar algumas muito, você sabe, algumas opções, mas não muito que então ele só se torna pesado para eles para ser como olhar para o Calendário 23 semanas fora ou, você sabe, dizendo cinco diferentes se você vai dar tantas opções para um rabisco, mesmo que seja para duas pessoas. É super fácil de usar que você acabou de criar uma conta, e a melhor parte disso é que você pode ativar fusos horários. É super fácil de usar que você acabou de criar uma conta, Então, como eu disse, fusos horários são sempre algo que ou não poderia te segurar ou se tornar muito confuso e acabar como eu disse, fusos horários são sempre algo que ou não poderia te segurar ou se tornar muito confuso e acabar interferindo na sua eficiência. Portanto, rabiscos é sempre muito útil quando você habilitou as flexibilidades de fuso horário. Então o que ele faz é que ele lê o fuso horário fora de onde as pessoas estão, hum, assumindo Arreaza de seu computador. Ou, você sabe, qualquer que seja o sistema, ou é o Google ou o computador deles que eles abrem, ou o que quer que seja. De alguma forma, o rabisco sabe em que fuso horário você está trabalhando, e por isso é realmente útil. Nem todo mundo sabe como habilitar o fuso horário. Ele diz Ativar fuso horário Super easy habilitou-o na primeira vez que você vai criá-lo porque você não pode voltar. Então, quando você precisava editá-lo e você não pode voltar e habilitar os momentos em que você tem que fazê-lo enquanto você criá-lo, hum, eu recentemente recebi um rabisco e fusos horários não foram habilitados e eu provavelmente passei cinco minutos. Você viu que fuso horário era? Primeiro, tive que pesquisar o nome da pessoa, descobrir a organização, o horário da Costa Leste. Então eu estava assumindo que tudo bem, fiz a suposição de que, por causa do horário da Costa Leste , é onde a organização reside, que eles criaram, pensando em seu tempo, certo, os tempos da Costa Leste. E então, depois de olhar para as opções e traduzir os fusos horários, eu decidi que não era prático que eles se traduziriam em nossos fusos horários, porque então seriam as horas depois, nós mesmos Tipo, “ Ok, é o fuso horário deles com certeza que ainda não foi o suficiente para mim. Então, no dia seguinte eu enviei a pessoa que criou o rabisco, e eu estava apenas para ter certeza que isso estava criando um horário de Páscoa, e então eu voltei para ter certeza de que eu tinha respondido ao Times no fuso horário apropriado . Então significava que eu estava lendo meu calendário do Pacífico, traduzindo o fuso horário aqui, comparando com o meu rabisco. Portanto, sim, fusos horários levam tempo e reduzem sua eficiência para que o rabisco seja realmente útil. Apenas habilite essa funcionalidade. Há outro feliz que estou explorando e começando a usar. Chama-se Cal Unuly Talent Lee, e basicamente ajuda a automatizar o processo de agendamento de reuniões. Chama-se Cal Unuly Talent Lee, Você meio que gosta de identificar sua disponibilidade e, em seguida, você envia um link e as pessoas vêem o que sua disponibilidade e eles se inscrevem. Mas a sua você sabe seu nome, seu e-mail, e então você pode adicionar uma pergunta, Hum, Hum, e então uma vez que eles se inscrevem para esse intervalo de tempo a ferramenta, o aplicativo ou o que quer que a ferramenta é, envia a ambos um e-mail de confirmação. E por isso é realmente útil para aqueles de vocês que não tendem a fazer um a um. Se você é como um freelancer e você tende a fazer um em um reuniões super útil porque é apenas duas pessoas toe disponibilidade que você coloca espera em seu calendário. Você sabe que você está recebendo desistir deste tempo, e então você envia a singling para diferentes pessoas, e então eles abrem e então eles vêem em que sua disponibilidade eles se inscrevem. Seja o que for, eu ainda estou no processo de tentar usá-lo e entender como fazê-lo funcionar para equipes porque eu trabalho com equipes e muitas das vezes eu tenho que agendar com mais três pessoas, mais do que cinco pessoas. Então eu tenho, tipo, uma grande equipe e nesse processo de explorar como torná-lo um funcional, hum, como fazê-lo com uma equipe tão grande de qualquer maneira, se você sabe como, deixe um comentário abaixo. Então essas foram as duas ferramentas que eu uso, e elas são muito úteis. Mas há toneladas de ferramentas lá fora que te ajudam a agendar. Há alguns mais automatizados que estão saindo, e eles são úteis. Eu sei que o Google Google Calendar tipo de tem alguma funcionalidade muito legal que identifica a sua disponibilidade. E se outra pessoa tem calendários do Google, ele identifica a disponibilidade mútua e pode fazer algumas sugestões realmente boas. Eu não trabalho muito no Google, então eu não sei muito sobre isso porque eu trabalho no Outlook. É para isso que a empresa para a qual eu trabalho, sucos e por isso eu costumo usar o Google para e-mails pessoais, mas não necessariamente para agendar reuniões. Espero que explore essas ferramentas. Se você tem algumas ferramentas realmente boas por perto. Agende suas reuniões, deixe-as nos comentários abaixo, porque tenho certeza que outras pessoas poderiam se beneficiar de saber sobre elas, e eu também posso. 11. Agendamento: o resumo do resumo: Então obrigado por assistir o curso. Antes de terminarmos, vou fazer um resumo do conteúdo que abordamos aqui. Tenho a certeza de que deixei algumas coisas de fora, isso quero repassar todas. E espero que tenha tomado algumas estratégias daqui ou aprendido algumas coisas ou tenha encontrado uma nova apreciação por agendar reuniões. espero que tenha tomado algumas estratégias daqui ou aprendido algumas coisas ou tenha encontrado uma Então vamos começar. Número um. Faça uma revisão semanal do seu dia, sua semana no seu mês. Tão importante. Identifique suas prioridades. Escreva-os. Mande ele para você mesmo. Número dois, bloqueie. Hora de trabalhar em seus projetos e entregar um Bbles, certo, uh, e decidir, é claro. Você sabe, uma vez que você sabe o que, suas prioridades são bloqueadas essa folga em seu calendário, especialmente se você quiser trabalhar nelas durante a semana de trabalho. Se você não trabalha em projetos durante a semana de trabalho porque você está sempre em reuniões e respondendo a e-mails e você faz isso à noite, tudo bem. Bloqueie um tempo livre. Três. Um bloco fora, um, bloquear o seu horário de funcionamento ou fora de nota de que horas no seu calendário estão abertas para reuniões que irão ajudá-lo a lembrar em que disponibilidade você vai dar. E se alguém te apoiar como assistente, saberão onde agendar reuniões. Mas se você fizer isso primeiro durante esta revisão semanal, então você pode comunicar isso a si mesmo, é claro. E então, para as pessoas que te apoiam, são meia três horas ou cinco horas esta semana para se encontrar com pessoas. então Eentãovocê poderia agendar reuniões de acordo. Envie isso para você também, que você tenha e não esqueça, e depois que as horas de reunião acabarem, elas se vão , e então você começa de novo na próxima semana. Além disso, escreva um novo e-mail ou um memorando sobre suas diretrizes para reuniões, como as pessoas devem solicitar reuniões, que tipo de reuniões você faz. Você sabe quem é o fim da importação, quem deve sempre ser priorizado. Ou pelo menos a maior parte do tempo. Ser claro sobre todo esse processo em torno de reuniões e casa de pessoas deve se envolver com você é importante. Ser claro sobre todo esse processo em torno de reuniões e casa de pessoas deve se envolver E ter isso em um documento no memorando para você deixar você claro sobre como se comunicar com as pessoas. Mas então, se alguém te apoiar e ter essas diretrizes e tornar seu processo de tomada de decisão sobre agendamento de reuniões muito mais fácil porque eles sabem o que você quer e eles sabem como seguir em frente. Então ser capaz de definir algumas diretrizes e ter um memorando interno, e você pode ter, você sabe, cada compra um desejo para sua equipe e um para sua assistente e foi para si mesmo. Então isso e um para pessoas externas para que você seja capaz de adaptá-lo e reconhecer certas coisas. Sabes que queres estar disponível para as tuas coisas, especialmente se supervisionares as pessoas. Mas você também não quer estar completamente disponível onde as pessoas são como entrar o tempo todo . E então envie isso para você mesmo. Rascunhe um e-mail de modelo para, como uma resposta, e-mail para pessoas que solicitam reuniões que não pedem isso,não têm informações detalhadas ou que não são claras ou não forneceram o Rascunhe um e-mail de modelo para, como uma resposta, e-mail para pessoas que solicitam reuniões que não pedem isso, não têm informações detalhadas informações que você precisa processar tendo uma resposta. E-mails que você consente são úteis e apenas, você sabe, colocá-lo em seu computador. Você pode copiar e colar e, em seguida, editar e Taylor, como você achar melhor, mas isso ajuda. E poderia ser um simples é como, você sabe, obrigado por, você sabe, você sabe, ser capaz de agradecer-lhe por estender a mão. Por favor. Você sabe, responder a essas perguntas. Ajuda-me a priorizar. Entende, sabe como responder aos seus pedidos? Entende, Tenho prazos para o Baba Block. Tudo o que você precisa dizer para que seja delicado. É que é delicado e respeitoso das pessoas que estão estendendo a mão para você fazer isso. Mas ter isso já escrito agora para você copiar e colar na Ásia é super útil . Consolide seu material de referência. Como eu disse, um super importante ser capaz de ter todos os seus números juntos em um só lugar torna algumas coisas muito mais eficientes. E ter essa informação em mãos a qualquer momento significa que você pode agendar reuniões de qualquer lugar, mesmo que você não possa enviar os pedidos da mídia, você sempre pode enviar o e-mail com a informação. E ter essa informação em mãos a qualquer momento significa que você pode agendar reuniões de qualquer lugar, mesmo que você não possa enviar os pedidos da mídia, você sempre pode enviar o e-mail com a Tenho momentos difíceis e agendar reuniões a partir do meu telefone. Não é algo que eu goste de fazer, mas se eu precisasse vir de uma reunião, eu poderia ter meus números de conferência e enviar as bocas e quando eu chegar em casa ou no trabalho, eu poderia enviar a confirmação real . Então fazer isso é realmente útil de qualquer maneira, então eu espero que você pegue algumas dessas estratégias e então você implementá-las, e então você volta e então você me fala sobre se eles foram bem sucedidos, se reduziu o seu, Um, aumentar sua eficiência e torná-lo um pouco mais produtivo. Então vamos passar para o próximo vídeo. 12. O PROJETO: Olá, todo mundo. Muito obrigado por fazer o curso. Estou tão animada por você estar aqui no final, e espero que tenha encontrado algumas ferramentas muito boas e algumas boas informações antes de eu ir embora. Eu só queria dizer que, você sabe, para o projeto, não é nada muito grande. É mais sobre você compartilhar algumas ferramentas que você usa suas estratégias que você costumava ser mais eficiente com suas medianas de agendamento em algumas novas barreiras que eu não discuti. Aqui, hum, é o único requisito do projeto aqui compartilhar o recurso está em um link para uma ferramenta legal que você usa ou em um link. Teoh, você sabe mais informações sobre o assunto. Se eu não o fizesse. Claro, eu não posso ser abrangente nesses vídeos, e esses cursos para todas as coisas serão muito longos. Mas se você achar que há uma estratégia que foi, hum, muito útil para você e aumentar sua produtividade nesta área, a polícia compartilha, , e se você, hum, eu quero dar algum feedback, Por favor, faça isso. Estou sempre procurando melhorar os cursos que crio, e assim alguns comentários seriam muito úteis. Espero que tenha um bom dia. Dia produtivo, semana ou mês. Então, obrigado por se juntar a mim. E verei você no próximo curso que eu criar.