Utiliser Google Sheets pour vos petites entreprises

1. Introduction: Bonjour, je suis Vicky. Je suis comptable et coach comptable. Je montre aux petites entreprises comment rester au courant de leurs finances, en développant différentes pratiques simples de tenue de livres. Je les ai aidés à s'organiser et à avoir la meilleure vision de leurs finances. Si vous regardez cette vidéo, peut-être avez-vous déjà décidé d'essayer de faire la comptabilité de votre propre petite entreprise. Ou peut-être avez-vous déjà pris la décision de faire quelques pas plus loin et démarrer votre propre entreprise de comptabilité. Cette série de vidéos vous sera donc très utile. Tous les documents utilisés dans ce cours ont été préparés titre informatif uniquement et ne sont pas destinés à fournir des conseils fiscaux ou comptables avant d'entreprendre une action quelconque, consultez un expert CPA dans votre emplacement. Maintenant, qu'est-ce que la tenue de livres ? Il s'agit simplement d'un processus d' enregistrement et de suivi toutes les transactions de revenus et de dépenses au sein d'une entreprise. Mais pourquoi la comptabilité est-elle si importante pour l'entreprise ? Il aide les entreprises à s'organiser et à rester au courant de leurs finances. Ce n'est que de cette façon que les propriétaires d'entreprises peuvent prendre les bonnes décisions commerciales. Maintenant, un peu plus sur le contenu auquel vous pouvez vous attendre dans les vidéos suivantes. Cette série de vidéos se concentrera uniquement sur la comptabilité de trésorerie, qui s'applique aux petites entreprises. La comptabilité en espèces est bien plus qu'un symbole. De plus, cela nécessite 0 investissement et peut être fait par tout le monde même s'il n'a aucune connaissance de la tenue de livres. Examinons donc le calendrier de ce cours. Tout d'abord, je vais préciser quelles entreprises peuvent utiliser la comptabilité en espèces. Deuxièmement, je vais expliquer comment fonctionne le cycle de tenue des livres de caisse. Ensuite, je vais présenter les modèles Google Sheets que nous utiliserons dans ce cours. Quatrièmement, je vais parcourir le modèle de facture et vous dire quelles fonctions j'ai utilisées pour ce modèle. Ensuite, je parlerai du plan comptable. Il se réunit dans la comptabilité de trésorerie et comment l'ajouter à votre carnet de revenus et carnet de dépenses dans Google Sheets. Après cela, je vais vous montrer comment configurer le rapport de profits et pertes pour extraire automatiquement les informations du carnet de revenus et du carnet de dépenses. Une fois que nous sommes prêts à comprendre la comptabilité de trésorerie et la partie technique de la création de modèles Google Sheets. Je vais vous guider dans l' utilisation pratique des gabarits. Cela signifie que je vais vous montrer comment enregistrer et suivre avec précision et suivre l'argent de votre entreprise en utilisant les quatre Google Sheets, modèles de comptabilité, je vous donnerai quelques suggestions sur la façon dont vous devriez créer des dossiers et votre système de comptabilité. Enfin, je vais vous montrer comment lire les informations financières de votre relevé de profits et pertes. Comme vous pouvez le constater, nous avons beaucoup de travail. Commençons. 2. Qui peut utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité: Si vous choisissez de travailler en tant que pigiste ou propriétaire unique, vous pouvez bénéficier de Google Sheets et l'utiliser pour suivre vos comptes. Ou si vous voulez créer votre propre entreprise de comptabilité, mais que vous êtes complètement nouveau. Vous pouvez commencer avec quelques petites entreprises clientes et faire leur comptabilité à l'aide de Google Sheets. D'un point de vue comptable, les pigistes, les propriétaires individuels et les entrepreneurs indépendants n'ont pas besoin d'effectuer une comptabilité à double entrée. Ils n'ont qu'à suivre leurs revenus et leurs dépenses et à estimer les paiements d'impôt. Ce type de système de comptabilité est connu sous le nom de comptabilité unique. Il est simple, facile à suivre et suffisamment précis. Étant donné que la comptabilité unique est basée sur l'argent comptant , elle n'enregistre les transactions que elle n'enregistre les transactions que lorsque l'argent entre ou sort. Cette information est utilisée lors de la production de l'annexe C. Elle aide les petites entreprises à maximiser déductions fiscales et à minimiser les impôts. Par conséquent, la gestion et l' efficacité du processus de comptabilité sont essentiels pour les petites entreprises. Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou un comptable dont les clients sont propriétaires de petites entreprises, vous devriez essayer d'économiser de l'argent quand vous le pouvez. Vous pouvez dire à partir d'un logiciel de comptabilité lorsque vous choisissez d'utiliser Google Sheets, il s'agit d'un outil puissant qui simplifie le processus de création de factures, suivi des revenus et des dépenses, et préparer des rapports financiers. De cette façon, vous êtes au courant de la situation financière de votre entreprise. Vous êtes bien préparé pour le temps d' imposition et vous pouvez prendre les bonnes décisions commerciales au cas où vous utilisiez Google Sheets pour faire la comptabilité de vos clients de petite entreprise. Vous leur offrirez un aperçu précis de leurs finances et les aiderez à rester organisés et au mieux de leurs finances. Si vous n'êtes pas sûr que Google Sheets soit le bon outil de comptabilité pour vous. Le reste de la vidéo vous aidera à trouver la bonne réponse. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et n'avez pas d'employés ou que vous n'en avez que quelques-uns. Vous pouvez utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité. Logiquement. Si vous êtes comptable et que vous avez des clients de petites entreprises qui n'ont pas employés ou n'en comptent que quelques-uns, vous pouvez utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité. Google Sheets est adapté aux entreprises qui n'ont pas besoin de suivre leurs stocks. Le volume des transactions peut également influer sur le choix d'un outil de comptabilité. Supposons que votre petite entreprise n' ait que quelques transactions par semaine. Vous pouvez certainement utiliser Google Sheets pour les enregistrer. Il en va de même si vous êtes comptable et que vos clients de petites entreprises n'ont que quelques transactions par vos clients de petites entreprises n'ont semaine. Permettez-moi de vous donner quelques exemples. Une petite boutique en ligne qui propose des produits numériques ou des ions d'impression à la demande peut suivre ses revenus et ses dépenses à l'aide de Google Sheets. Un instructeur en ligne qui vend des cours en ligne ou un coach qui vend différents programmes de coaching peut utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité pour toutes les entreprises que j'ai mentionnées. Je n'ai pas d'inventaire et n'a pas d'employés. Bien sûr, ces quatre entreprises ne représentent qu'une petite partie de tous les exemples de petites entreprises. Si vous choisissez de travailler en tant que pigiste ou propriétaire unique. 3. En savoir plus sur la comptabilité de trésorerie: La comptabilité de trésorerie convient aux petites entreprises qui ne devraient pas suivre les stocks et n'ont pas d'employés. Clarifions ce qu'est la comptabilité de trésorerie et comment elle fonctionne. Si vous utilisez la comptabilité de trésorerie pour enregistrer vos transactions commerciales ou celles de vos petites entreprises clientes. Vous devriez enregistrer tout l'argent au moment où ils sont partis et tout l'argent au moment où ils sont reçus. En d'autres termes, si vous avez reçu une facture de services marketing en octobre, mais que vous avez payé la facture en novembre. Vous enregistrerez ces dépenses en tant que dépenses de novembre. Supposons que vous livriez un service à un client en octobre, mais qu'il a payé la facture et en novembre. Selon les principes de tenue de livres de caisse, vous enregistrerez ces revenus sous forme de chiffre d'affaires de novembre. Voyons à quoi peut ressembler un système de comptabilité de caisse d'une petite entreprise. Tout d'abord, vous devez créer une facture chaque fois que vous effectuez une vente. Pour enregistrer le montant de la facture en tant que produit, vous devez recevoir un paiement. Pour chaque achat ou service que vous recevez. Vous devez obtenir une facture, mais vous enregistrez le montant de la facture, pas au moment où vous recevez la facture, mais au moment où vous effectuez un paiement au fournisseur, lorsque vous ajoutez des revenus et les dépenses afférentes à vos registres comptables ou aux registres comptables de vos clients. Vous devriez les catégoriser. Cela signifie que vous placez chaque paiement effectué ou reçu dans un groupe. De cette façon, vous obtiendrez ou vos clients informations détaillées sur les finances de votre entreprise. En utilisant ces informations détaillées, chaque petite entreprise peut rester organisée et gérer ses finances de la meilleure façon. Et toujours lorsque vous êtes propriétaire d'entreprise, devez trouver des informations relatives à une dépense ou à un revenu particulier. Vous pouvez le trouver rapidement. Ou lorsque vous êtes un client de petite entreprise, vous demandez des informations financières particulières. En tant que comptable, vous pouvez immédiatement répondre et fournir les informations nécessaires. La différence entre les revenus totaux et les charges totales est le bénéfice net de l' entreprise. Ces informations doivent être résumées dans un rapport appelé état des profits et pertes. Dans ce rapport, vous voyez clairement combien l' entreprise a gagné, combien elle a dépensé et la différence entre les entrées de trésorerie et les sorties de trésorerie. Il montre comment se déroule l' entreprise. Sur la base de ce relevé de profits et pertes, votre comptable fiscal vous aidera à déposer une annexe C que vous devez soumettre avec votre cône 1099. Bien sûr, vous avez la liberté de choisir d'utiliser Google Sheets ou logiciel de comptabilité pour enregistrer et suivre vos revenus et vos dépenses. Mais dans ce cours, je vais vous montrer comment faire vos comptes à l'aide de Google Sheets. À mon avis, il s'agit la meilleure solution pour les startups et les petites entreprises, surtout la première année. Résumons comment fonctionne le système de comptabilité de cache. Chaque fois que vous recevez un paiement d'un client. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou lorsque votre client reçoit un paiement. Si vous êtes comptable, vous saisissez la transaction dans les registres comptables. Une fois entrée, cette transaction doit être classée pour indiquer exactement d' où vient l'argent. Chaque fois que vous effectuez un paiement à un tiers. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou si votre client effectue un paiement. Si vous êtes comptable, vous saisissez la transaction dans les registres comptables. Une fois entrée, cette transaction doit être classée pour indiquer exactement où l'argent sort. Pour être sûr d'avoir enregistré toutes les transactions sur une période donnée, vous devez rapprocher le relevé bancaire et vos relevés de comptabilité. Le dépôt bancaire total sur la période donnée doit être égal au montant total des recettes figurant dans les registres comptables. De la même manière. Le total des paiements bancaires sur la période donnée doit être égal au montant total des dépenses figurant dans les registres comptables. S'il y a une différence, vous devez trouver l' erreur et la corriger. Le rapport le plus important du système de comptabilité de caisse est l'état des profits et pertes. Il s'agit d'un résumé de toutes les transactions que vous avez saisies dans le système et affiche les bénéfices de l'entreprise. Dans cette vidéo, j'ai fait un aperçu rapide de l'ensemble du processus de comptabilité. Je vais vous guider à travers chaque partie de celle-ci dans les vidéos suivantes. Alors, continuez à regarder. La comptabilité de trésorerie convient aux petites entreprises qui ne devraient pas suivre les stocks et n'ont pas d'employés. Précisons quel livre de caisse le garde. 4. Pourquoi vous devriez utiliser Google Sheets pour la comptabilité: Si vous effectuez une comptabilité à double entrée d' une entreprise comptant de nombreux employés et stocks, je vous conseillerais certainement d' utiliser un logiciel de comptabilité. Mais lorsqu'il s'agit d'un propriétaire unique ou d'un pigiste, il n'existe pas de meilleure solution que Google Sheets. Tout d'abord, l'utilisation de Google Sheets est totalement gratuite. Vous ne devez pas payer de frais mensuels ou annuels. Il suffit de créer un compte Google. Une fois cela fait, vous avez accès gratuitement à Google Sheets. Deuxièmement, vous pouvez accéder à vos fichiers Google Sheets depuis n'importe quel appareil, depuis n'importe quel emplacement. Comme chaque logiciel de comptabilité cloud, vous suffit d'une connexion Internet, d'un navigateur, d'un e-mail et d'un mot de passe pour accéder au fichier. Par exemple, vous êtes en vacances, mais vous souhaitez entrer des données relatives à votre propre entreprise ou à votre activité client. Pas de problème. Vous pouvez le faire à tout moment à l'aide votre ordinateur portable ou de votre téléphone portable. Google Sheets permet ensuite de partager des documents. D'un côté. Si vous êtes comptable, vous pouvez donner à vos clients l'accès à la table avec leurs informations financières. D'autre part, si vous êtes propriétaire d' une petite entreprise et que vous faites vous-même votre comptabilité. Peut-être aimeriez-vous qu'un expert examine vos dossiers. Il suffit de cliquer sur le bouton Partager en haut de l'écran et c'est tout. Un autre avantage de l'utilisation de Google Sheets est que vous venez de configurer les tables une seule fois. Après cela, il vous suffit de saisir les données quotidiennement, hebdomadaire ou mensuel. Sur la base des formules que vous avez intégrées, Google Sheets affiche toutes les données saisies. Comme vous pouvez le constater, les feuilles Google fournissent les fonctionnalités les plus importantes que les logiciels de comptabilité pour les propriétaires uniques offrent aux indépendants. Si vous effectuez une comptabilité à double entrée d' une entreprise comptant de nombreux employés et stocks, je vous conseillerais certainement d' utiliser un logiciel de comptabilité. Mais lorsqu'il s'agit d'un propriétaire unique ou d'un pigiste, il n'y a pas de meilleure solution que Google. 5. Tableau des comptes: Avant de commencer à créer des modèles, j'expliquerai ce qu'est un plan comptable. Un plan comptable est un outil utilisé par la comptabilité pour enregistrer toutes les transactions qui se produisent au sein d'une entreprise. Étant donné que la plupart des propriétaires individuels et indépendants font de la comptabilité de trésorerie, le plan comptable n'est qu'un ensemble de catégories qui aident comptabilité à diviser toutes les transactions commerciales en différents groupes. Comme je l'ai déjà expliqué, une entreprise qui applique ce type de comptabilité enregistre ses transactions lorsqu'elles provoquent des entrées de trésorerie réelles ou une sortie de trésorerie. Pour mieux comprendre la signification des catégories, je vais vous donner l'illustration suivante. Si une entreprise vend trois produits et offre des services, il serait bon que l'entreprise crée cinq catégories de revenus distinctes pour chaque produit et service. En général, les catégories de dépenses sont supérieures aux catégories de revenus. Certaines catégories de dépenses typiques sont la publicité, loyer, les services publics, les assurances, le téléphone et Internet. Toutes ces catégories de produits et de dépenses ou simplement un exemple, et elles peuvent être modifiées en fonction du type d'entreprise que vous gérez. Vous demanderiez peut-être pourquoi une entreprise doit-elle regrouper ses dépenses et ses revenus alors qu'elle peut simplement les résumer et avoir les valeurs totales ? La réponse est que votre entreprise ou votre entreprise cliente peut ainsi obtenir des informations détaillées sur chiffre d'affaires le plus important provenance du chiffre d'affaires le plus important et l'endroit où elle dépense la plus grande partie de son argent. Le regroupement de toutes les transactions permet à une entreprise de suivre ses revenus et ses dépenses et de disposer informations détaillées utilisées pour la prise de décision. Les catégories de transactions permettent à une entreprise de comparer des informations financières détaillées entre différents exercices financiers et déterminer ce qui a causé la différence. J'ai préparé un exemple très simple. Les dépenses totales des entreprises en 2021 sont supérieures à celles de 2020. En comparant chaque catégorie de dépenses, vous pouvez immédiatement savoir quelles dépenses ont provoqué cette augmentation. Une fois que vous avez découvert quelle catégorie a augmenté, le propriétaire de l'entreprise, qu' il s' agisse de vous ou de votre client, peut décider de les réduire. Supposons que vous ayez découvert que les dépenses publicitaires ont rapidement augmenté. Le propriétaire de l'entreprise, qu' il s'agisse de vous ou de votre client, a montré soit négocier avec l'agence de publicité pour tenter de réduire le prix soit trouver une nouvelle agence qui offre la même des services publicitaires mais à un prix inférieur. Je voudrais partager une autre raison laquelle les transactions doivent être classées. catégorisation de tous les fonds dépensés est l'exigence la plus importante pour payer des impôts sur le revenu moins élevés. La raison en est que seules certaines dépenses sont comptabilisées à des fins fiscales pour savoir quel montant de dépenses peut être déduit des recettes à des fins fiscales. Vous devez les placer dans différentes catégories. Maintenant, voici un peu comment ajouter le plan de comptes et votre système de comptabilité avec Google Sheets. Vous devez créer un menu déroulant avec des catégories de produits et de dépenses et les intégrer dans certains modèles. Vous pourrez ainsi choisir la catégorie la plus appropriée pour chaque transaction. 6. Aperçu rapide des modèles que nous allons créer: Dans cette vidéo, je vais rapidement vous guider à travers tous les modèles de comptabilité que nous utiliserons dans ce cours. La première feuille contient un modèle de facture. Comme vous pouvez le constater, une facture créée avec Google Sheets peut également paraître sophistiquée. Le modèle de facture est modifiable. Il vous permet de saisir toutes les informations souhaitées. Vous pouvez ajouter des informations sur le vendeur et le client. Vous pouvez également écrire la date dans le numéro de facture. Lorsque vous ajoutez des articles, une quantité et un prix unitaire, le modèle calcule automatiquement le montant total de l'article en question. Le modèle calcule automatiquement le montant total de tous les articles. La taxe de vente, le cas échéant, le prix de facture que le client doit payer. Voyons le prochain modèle que nous utiliserons. Il s'agit du livre de revenus et contient des informations sur tous les articles ou services que vous avez vendus. Vous devez entrer la date, la description, montant et la catégorie de chaque transaction de produit. Dans les trois premières colonnes, vous devez saisir manuellement les informations. Et dans la quatrième colonne, vous allez utiliser un menu déroulant contenant toutes les catégories de revenus. Dans ce tableau, vous allez saisir tous les fonds qui arrivent sur votre compte bancaire. Le troisième modèle que nous utiliserons est appelé Carnet de dépenses et contient des informations sur toutes les dépenses que vous effectuez. Vous devez entrer la date, la description, montant et la catégorie de chaque transaction de dépenses. Dans les trois premières colonnes, vous devez saisir manuellement les informations. Et dans la quatrième colonne, vous allez utiliser un menu déroulant contenant toutes les catégories de dépenses. Ici, vous entrez tout l'argent qui sort de votre compte bancaire. Le quatrième modèle est appelé feuille Profit and Loss. Il extrait automatiquement toutes les informations des livres de revenus et du carnet de dépenses et calcule le produit brut total, les dépenses totales et le bénéfice net. Comme vous pouvez le constater, les modèles sont simples mais vraiment puissants. 7. Facture: En ce qui concerne la facturation, je pense personnellement qu'il y a deux points principaux qui nécessitent une attention particulière. La première est la conception de la facture. L' apparence de vos factures en dit long sur votre entreprise et votre attitude envers les clients. Le processus de facturation lui-même est le deuxième que je voudrais mentionner. Il doit être aussi simple que possible. C'est pourquoi je cherchais une autoroute pour créer des factures d'apparence professionnelle. Et en moins d'une minute, j'ai découvert que Google Sheets est le bon outil à ces fins. Google Sheets propose une variété de polices et de couleurs. Vous pouvez également ajouter une image. Toutes ces fonctionnalités vous aident à créer une apparence époustouflante de votre facture. Google Sheets propose des fonctions que vous pouvez intégrer votre facture et gagner du temps dans calcul de tous les montants sur la facture Vous n'ajoutez que la quantité et le prix unitaire. Et la facture calcule automatiquement le montant que le client doit pour la quantité totale de l'article en question. Lorsque vous vendez deux articles ou plus, la facture peut calculer le montant total que votre client doit payer après remises et l'application de taxes. Passons en revue les formules utilisées dans ce modèle. La première formule que j'ai intégrée dans ce modèle est la formule multiply. Cette formule multiplie la quantité vendue d'un article particulier par le prix unitaire et affiche le résultat dans la colonne Montant. La deuxième formule que j'ai utilisée est la formule de somme. Il résume tous les chiffres de la colonne Montant et affiche le montant total des SOP. Ce modèle de facture calcule automatiquement la taxe de vente. Je viens d'utiliser à nouveau la formule de multiplication. Cette fois, il multiplie le montant du sous-total par le pourcentage d'impôt. Bien entendu, le modèle de facture calcule le montant total de la facture que le client doit payer. gaz. Ce que j'ai encore utilisé la formule de somme, résume le montant du sous-total et le montant de la taxe. En conclusion, je peux dire que les deux principales formules utilisées dans ce modèle ou la formule multiply et la formule solaire. En utilisant uniquement ces deux formules simples, j'ai créé des factures complètement fonctionnelles. 8. Livre de revenu: Il s'agit d'un livre de recettes. La première chose que je vais vous montrer, c'est comment ajouter une devise à la colonne Montant. Il y a deux façons. Le premier est court et le second est un peu plus long. Commençons par la partie facile. Sélectionnez la première cellule dans cette colonne, puis l'icône dollar. Pour appliquer cette mise en forme au reste de la colonne, il suffit de cliquer sur le coin droit avec la cellule sélectionnée et de tirer vers l'itinéraire souhaité. Il est possible que votre menu principal ait disparu. Dans ce cas, vous devez utiliser la deuxième méthode pour ajouter une devise. Une fois que vous avez sélectionné la première cellule de la colonne, cliquez sur Format et sur le menu supérieur. Sélectionnez le numéro et cliquez sur la devise. Cliquez maintenant sur le coin droit avec le plus de la cellule sélectionnée et tirez sur la valeur. partie la plus excitante de cette feuille est en fait la colonne des catégories. Cette colonne vous permet d'en choisir une parmi quelques catégories de revenus. Pour ajouter cette fonctionnalité, vous devez créer un menu déroulant et ajouter toutes les catégories de revenus qui correspondent à votre entreprise. Pour appliquer cette option, vous devez prendre quelques mesures. Commençons. Accédez à Données et sélectionnez Validation des données. Dans le champ Plage de cellules, entrez la zone dans laquelle le menu déroulant sera appliqué. Pour ce faire, cliquez sur le champ, puis sélectionnez la colonne dans laquelle le menu déroulant apparaîtra. Dans ce cas, il s'agit la colonne catégorie de la feuille de transactions. le menu Critères, sélectionnez la liste des articles et, dans le champ de droite, saisissez toutes les catégories de revenus liées à votre entreprise. N'oubliez pas que vous devez séparer les catégories par une virgule. Maintenant, économisez et c'est tout. Comme vous pouvez le constater, toutes les cellules de la colonne de catégorie comportent une petite flèche sur le côté droit. Et lorsque vous cliquez sur certaines cellules, le menu déroulant apparaît et vous pouvez choisir la catégorie de revenus correspondant à la transaction en question. 9. Livre de dépenses: Dans cette vidéo, je vais vous montrer comment créer un menu déroulant avec des catégories dans le carnet de dépenses. Vous avez déjà vu le processus d'ajout de catégories de revenus dans un menu déroulant. Maintenant, vous devriez faire la même chose, mais avec des catégories de dépenses. abord, vous devez ajouter une devise à la colonne Montant. Je suis sûr que vous vous souvenez de ce que je vous ai montré dans la vidéo précédente. Bien que je vous montrerai encore une fois pour être sûr que vous le feriez bien. Sélectionnez la première cellule dans la colonne, puis l'icône dollar. Pour appliquer cette mise en forme au reste de la colonne, il suffit de cliquer sur le coin droit avec le plus de la cellule sélectionnée et de tirer vers le Raul souhaité. Si vous le souhaitez, vous pouvez le faire dans l'autre sens. Cliquez sur Format et en haut du menu. Sélectionnez le numéro. Et après cela, cliquez sur la devise. Cliquez ensuite sur le coin droit avec le plus de la cellule sélectionnée et tirez vers le Raul que vous voulez. Passons à la colonne Catégorie et ajoutons un menu déroulant contenant toutes les catégories de dépenses qui correspondent à votre entreprise. Ce n'est que de cette façon que vous aurez des informations détaillées sur vos dépenses et vous pourrez déduire vos impôts, accéder à Données, puis sélectionner Validation des données. Et le champ fourchette salariale. Entrez la zone dans laquelle le menu déroulant sera appliqué. Pour ce faire, cliquez sur le champ, puis sélectionnez la colonne dans laquelle le menu déroulant apparaîtra. Dans ce cas, il s'agit la colonne catégorie de la feuille de transactions. le menu Critères, sélectionnez la liste des articles et, dans le champ de droite, saisissez toutes les catégories de dépenses liées à votre entreprise. Vous devez séparer les catégories par une virgule. Il suffit de cliquer sur Enregistrer pour ajouter le menu déroulant. En cliquant sur la petite flèche située à droite de chaque cellule de la colonne Catégorie, le menu déroulant apparaît et vous pouvez choisir la catégorie de dépense correspondant à la transaction particulière. Nous sommes donc prêts avec le carnet de dépenses. Dans la vidéo suivante, vous verrez comment créer un relevé de profits et pertes. 10. Déclaration de perte et de perte: Le relevé des profits et pertes indique ce que votre entreprise a réalisé et ce qu'elle a dépensé. Il compare ces deux composants et calcule s'il a réalisé un profit ou une perte dans une période donnée. Les informations contenues dans ce rapport sont détaillées et vous pouvez voir d'où provient l'argent et où votre entreprise a dépensé le plus de son argent. Le relevé des profits et pertes fournit ces informations détaillées à l'aide d'un design très simple. Il se compose uniquement de deux colonnes. Et ces deux colonnes vous donnent des informations clés. La première affiche toutes les catégories de transactions et la seconde indique le montant total de chaque catégorie. partie la plus intéressante est que le relevé des profits et pertes extrait automatiquement les informations du carnet de revenus et du carnet de dépenses. Et dans cette vidéo, je vais vous montrer comment ajouter cette fonctionnalité. Créons la formule qui va extraire le montant total de chaque catégorie de produits et de dépenses et la placer dans la deuxième colonne du compte de profits et pertes. J'utiliserai la formule de somme, qui est vraiment facile à comprendre et très puissante à la fois. Cette formule passe par une série de cellules pour trouver celles qui correspondent à une condition donnée. Ensuite, il prend les numéros relatifs aux cellules de correspondance et les résume. Il y a trois arguments entre parenthèses. Le premier argument est la plage de données qui doit être évaluée par critère. Dans ce cas, cette fourchette est une colonne de catégorie dans la feuille de revenus ou la feuille de dépenses. Le deuxième critère d'appel d'argument est la condition à remplir. Dans ce cas, cet argument changera pour chaque ligne, et il s'agit du nom de catégorie à partir duquel vous souhaitez extraire les informations. Supposons que vous souhaitiez extraire des informations sur les dépenses publicitaires. La condition sera de la publicité. Soyez prudent et écrivez les catégories de la même manière qu'elles apparaissent dans la colonne Catégorie de la feuille de revenus. L'argument appelé plage de somme indique la zone dans laquelle les nombres doivent être additionnés. Il s'agit de la colonne Montant ainsi que du carnet de recettes et du carnet de dépenses. Voyons à quoi ressemble cette formule lorsqu'elle est appliquée aux catégories de revenus. Cette formule indique à Google Sheets ce qui suit. Examinez les cellules de D6 à D huit dans la feuille de revenus et additionnez tous les montants de la colonne de montant correspondant à la catégorie de produit, affichés comme deuxième argument. Pour chaque catégorie de revenus de l'état Profit and Loss. Vous devez ajuster les formules, vous modifiez l'argument conditionnel. La condition de la première catégorie de revenus doit être le produit de vente 1. La condition de la deuxième catégorie de revenus doit être le produit de vente. De la même manière. La condition de la troisième catégorie de revenus sera le produit de vente trois. Suivant cette logique, vous devez ajuster la formule pour toutes les catégories de revenus. J'utiliserai la même formule pour les catégories de dépenses dans le compte de profits et pertes. Mais j'ajouterai des arguments. Cette version de la formule indique : regardez les cellules de 2008 déséchées dans la feuille Dépenses et certains sont tous des montants de la colonne Montant liés à la catégorie de dépenses. Affiché comme deuxième argument. Pour chaque catégorie de dépense dans l'état des profits et pertes. Vous devez ajuster les formules. Vous modifiez l'argument conditionnel. La condition de la première catégorie de dépenses doit être la publicité. La condition de la deuxième catégorie de dépenses devrait être la formation continue. La condition de la troisième catégorie de dépenses doit être l'abonnement. Suivant cette logique, vous devez ajuster la formule pour chaque catégorie de dépenses. Une fois que vous avez ajusté la formule dans toutes les cellules à partir de la colonne Montant, vous pouvez ajouter le montant total du produit, le montant total des dépenses et le résultat net, qui est la différence entre les revenus totaux et les dépenses totales. Pour calculer le total des revenus et des dépenses, vous allez utiliser la fonction de somme. D'abord. Sélectionnez la cellule qui affichera le chiffre d'affaires total et ajoutez la formule de somme. Sélectionnez ensuite toutes les fourchettes de revenus que vous souhaitez résumer. Pour calculer le total des dépenses. Sélectionnez la cellule qui affichera ce nombre et ajoutez la formule de somme. Sélectionnez ensuite toutes les fourchettes de dépenses que vous souhaitez résumer. Pour calculer le résultat net. Utilisez la formule de soustraction. Sélectionnez la cellule qui affichera le revenu net et ajoutez les cellules que vous souhaitez soustraire. Ici. Vous souhaitez soustraire les dépenses totales des revenus totaux. Une fois toutes les formules appliquées, les informations contenues dans le relevé de profits et pertes sont mises à jour chaque fois que les informations du revenus et du carnet de dépenses changent. 11. Ajoutez la transaction au livre de revenu: Vous pouvez créer des enregistrements et des livres de revenus aussi souvent que vous le souhaitez. Cela dépend du type de personne que vous êtes et du nombre de transactions de revenus que vous obtenez. Si une entreprise reçoit quelques paiements chaque jour, il serait peut-être raisonnable de les inscrire quotidiennement. Si une entreprise reçoit quelques paiements de clients par semaine, je vous suggérerai de faire des enregistrements dans votre carnet de ventes une fois par semaine. Et si l'entreprise reçoit quelques paiements de clients par mois, vous pouvez les inscrire dans le livre de revenus une fois par mois. Il n'y a pas de bonne et de mauvaise façon. Essayez simplement différentes options et voyez celle qui répond aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous enregistrez les entrées de trésorerie de l'entreprise, vous avez besoin d'un relevé bancaire pour la période pendant laquelle vous entrerez les données. Une fois que vous l'avez obtenu, vous pouvez commencer à saisir la transaction de vente. Il est essentiel de se concentrer et de travailler avec précision. Toutes les transactions bancaires sont par ordre chronologique, exactement de la même manière que vous devez les saisir dans le livre de revenus. Tout d'abord, vous écrivez la date de la transaction en question. Dans la description, vous pouvez écrire le numéro de facture et le nom du client. Ensuite, vous écrivez le montant que l'entreprise a reçu. Et bien sûr, vous catégorisez la transaction de vente. Comme vous pouvez le constater, vous saisissez une transaction en moins d'une minute. Imaginez simplement. Si vous avez dix transactions de vente par jour, vous avez besoin de moins de 10 minutes par jour pour les enregistrer. Si vous avez 20 transactions de vente par semaine, vous avez besoin de moins de 20 minutes par semaine pour les enregistrer. Ce n'est pas tellement le temps, je suppose. Ces dix minutes de travail vous aideront énormément au moment des impôts et vous devrez déposer votre annexe C. Une fois par mois, vous pouvez rapprocher les transactions de revenus dans les registres de comptabilité avec le revenus dans le relevé bancaire. Si le montant total du produit dans le bogue de chiffre est égal au montant total du produit indiqué dans le relevé bancaire. Vos transactions de revenus sont rapprochées. S'il y a une différence, vous devriez trouver l'erreur et la corriger. Il y a quelques erreurs courantes qui se produisent très souvent. Même si vous êtes concentré sur ce que vous faites, il est probable qu'il y ait un montant erroné pour une transaction particulière. Une autre erreur possible consiste à saisir le même prix de transaction. Ou peut-être n'avez-vous pas du tout saisi une ou plusieurs transactions. Une erreur très courante consiste à saisir une transaction de dépenses dans le carnet de revenus. Quelle que soit l'erreur, il est important de la trouver et de la corriger. Vous n'avez pas besoin de vous inquiéter. C'est tout à fait acceptable si vous avez commis une erreur, il est juste important de la trouver et de la corriger à temps. Par conséquent, la réconciliation est un élément essentiel de votre processus de comptabilité. 12. Ajoutez des transactions au livre de dépenses: Semblable au livre de recettes. Vous pouvez créer des enregistrements dans votre carnet de dépenses en fonction du type de personne que vous êtes et du nombre de transactions de dépenses que vous effectuez. Votre propre entreprise ou celle de votre client ne paie que quelques factures pour l'abonnement à Internet, au téléphone, aux services publics et aux sites Web. Vous pouvez les enregistrer dans le carnet de dépenses à la fin du mois. Mais si nous parlons d'une entreprise d'impression à la demande, chaque fois qu'elle crée une cellule, elle doit payer les entreprises d'impression à la demande pour produire l'article et l'envoyer au client. Dans ce cas, il serait raisonnable d'enregistrer les dépenses payées aux entreprises d'impression quotidiennement les dépenses payées aux entreprises d'impression à la demande. Lorsque les transactions ne sont pas si nombreuses, vous pouvez saisir des données dans le carnet de dépenses une fois par semaine. Il n'y a pas de bonne et de mauvaise façon. Essayez simplement différentes options et voyez celle qui répond aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous enregistrez les sorties de trésorerie de l'entreprise, vous avez besoin d'un relevé bancaire pour la période pendant laquelle vous entrerez les données. Une fois que vous l'avez obtenu, vous pouvez commencer saisir les transactions de dépenses. Similaire aux transactions de revenus. Vous devez enregistrer manuellement les transactions de dépenses. C'est pourquoi il est essentiel de se concentrer et de travailler avec précision. Toutes les transactions bancaires sont par ordre chronologique. Exactement de cette façon, vous devez les saisir dans le carnet de dépenses. Tout d'abord, vous écrivez la date de la transaction de dépenses. Dans la description, vous pouvez écrire le numéro de facture et le nom du tiers. Ensuite, vous écrivez le montant que vous avez payé. Et bien sûr, vous catégorisez la transaction de dépenses. Faites très attention à la catégorisation des dépenses , car cela reflète les impôts que vous devez payer. Lorsque vous catégorisez avec précision vos dépenses commerciales, vous êtes à quelques pas pour payer moins d'impôts. Comme vous pouvez le constater, vous saisissez une transaction de dépenses aussi rapidement qu'une transaction de revenus. Le processus est simple et ne prend pas de temps. Lorsque vous le faites régulièrement, vous disposerez certainement d'un système de comptabilité efficace qui permet à une entreprise de rester au courant de ses finances. De cette façon, vous ou vos clients, selon que vous êtes propriétaire d'entreprise ou comptable, pouvez prendre les bonnes décisions commerciales et améliorer la situation financière de l'entreprise. Et non seulement cela, mais de tels registres comptables réguliers vous aideront énormément au moment des impôts et vous devrez déposer une annexe C. Une fois par mois, vous pouvez rapprocher toutes les transactions de dépenses que vous avez mais de tels registres comptables réguliers vous aideront énormément au moment des impôts et vous devrez déposer une annexe C. Une fois par mois, vous pouvez rapprocher toutes les transactions de dépenses que vous avez effectuées. dans le système de comptabilité avec ceux figurant dans le relevé bancaire. Si le montant total des dépenses dans le carnet de dépenses est égal au montant total des dépenses figurant dans le relevé bancaire. Les transactions de dépenses sont rapprochées. S'il y a une différence, vous devriez trouver l'erreur et la corriger. Il y a quelques erreurs courantes qui se produisent très souvent. Même si vous êtes concentré sur ce que vous faites, il est probable qu'il y ait un montant erroné pour une transaction de dépenses particulière. Une autre erreur possible consiste à saisir les mêmes transactions de dépenses. Ou peut-être que vous n'avez pas du tout saisi une ou plusieurs transactions de frais. Une erreur très courante consiste à saisir une transaction de produit dans le carnet de dépenses. Quelle que soit l'erreur, il est important de la trouver et de la corriger. Vous n'avez pas besoin de vous inquiéter. C'est tout à fait acceptable si vous avez commis des erreurs et le carnet de dépenses. Mais il est important de le trouver correctement et à temps. 13. Comprendre pour lire les informations sur la déclaration de profits et de pertes: Une fois toutes les formules appliquées, les informations sur le relevé de profits et pertes sont mises à jour chaque fois que les informations contenues dans le produit et les dépenses qu'elle change. Si vous ajoutez une nouvelle transaction de produit, ce montant apparaîtra dans le compte des profits et pertes et augmentera le chiffre d'affaires total et le résultat net. Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle transaction de dépenses, ce montant apparaîtra sur le compte de résultat et augmentera le total des dépenses et diminue le résultat net. Par exemple, si vous ajoutez une nouvelle transaction qui affiche un revenu de 1 000$ provenant du service 1, le total des revenus du service 1 dans le compte de profits et pertes augmentera également de 100$. Voyons comment cela fonctionne. Accédez à la feuille de revenus et ajoutez la nouvelle transaction. abord, ajoutez la date de la transaction, puis au numéro de facture de la transaction. Vous pouvez maintenant écrire la quantité de la cellule. Dans ce cas, c'est 1000$. Pour compléter l'enregistrement, vous devez sélectionner une catégorie de revenus. Examinons l'état des profits et pertes. Vous constatez que le chiffre d'affaires total des sondages a augmenté de 100$. Le chiffre d'affaires total a également augmenté. Bien entendu, le revenu net a également augmenté automatiquement de 100$. Le relevé de profits et pertes mis à jour de la même manière lorsque vous ajoutez une nouvelle transaction de dépenses au carnet de dépenses. Supposons que vous ayez payé un loyer mensuel de 100$. Vous devez ajouter cette transaction à l'argent des dépenses. Commencez par la date de la transaction. Deuxièmement, c'est vrai. Le nombre de personnes payées. Ajoutez le montant que vous avez payé et sélectionnez une catégorie de dépenses. Maintenant, allez à l'état des profits et pertes et voyez ce qui a changé. Les charges totales de loyer ont augmenté de 800$. Les dépenses totales ont augmenté à bien sûr, le revenu net a également changé et il a diminué de 800$. Vous voyez à quel point ce relevé de profits et pertes fonctionne dynamiquement et à quel point c' est exactement le plus grand avantage de Google Sheets en tant qu'assistant comptable. 14. Bonus 1 : visualisation de données: Bienvenue dans la première vidéo bonus. Je vais vous dire ici quelques mots sur la visualisation des données et pourquoi elle est nécessaire. Dans la deuxième vidéo bonus, je vais vous montrer étape par étape comment ajouter des graphiques à votre relevé de profits et pertes. Et dans la troisième vidéo bonus, je vais vous montrer comment lire les informations du graphique. Commençons. Nous voyons des graphiques et des graphiques partout sur les nouvelles, à la une du journal dans le manuel et dans de nombreux autres endroits. Toutes leurs visualisations de données. visualisation des données est la représentation d' informations sous forme de graphiques et de graphiques ou d'autres visuels. C'est le moyen le plus accessible que les propriétaires d'entreprises puissent utiliser pour voir et comprendre les tendances et les tendances de leur entreprise. Par conséquent, les entreprises préparaient souvent des visualisations de données dans leurs rapports et présentations. Les données affichées sous la forme d'un visuel racontent une histoire derrière les chiffres. Il indique tous les moments essentiels que vous devez connaître pour comprendre votre entreprise. L'analyse des informations commerciales permet aux propriétaires se concentrer sur les domaines qui nécessitent une attention particulière. Les formulaires visuels les aident à comprendre les points clés nécessaires à leur entreprise. Qu'il s'agisse d'un rapport de vente ou d'un rapport d'achat. Une représentation visuelle des données aide les entreprises à augmenter leurs profits grâce à une meilleure analyse et à de meilleures décisions commerciales. En présentant vos données et graphiques de revenus et de dépenses, vous pouvez transmettre les informations financières plus rapidement et plus efficacement. Le fait de disposer de vos informations financières sous forme de visuels vous aidera à consommer facilement tous les chiffres dont vous disposez. Il vous permettra d'afficher tous les montants de vos revenus, montants de dépenses et vos tendances d'un seul aspect. Vous pouvez utiliser la visualisation des données pour poser meilleures questions et prendre meilleures décisions liées à votre entreprise. Il existe de nombreux outils de visualisation des données et Google Sheets est l'un d'entre eux. Il vous permet d'afficher vos numéros sous la forme de différents graphiques en quelques clics seulement. Si vous souhaitez savoir comment créer et lire un graphique avec Google Sheets. Regardez les deux vidéos bonus suivantes. 15. Bonus 2 : Comment créer un graphique: Dans cette deuxième vidéo bonus, je vais vous montrer étape par étape comment ajouter des graphiques à votre relevé de profits et pertes à l'aide de Google Sheets. Cela semble compliqué, mais ce n'est pas du tout. Vous devez uniquement savoir quelle plage de données utiliser et où trouver la fonctionnalité graphique dans Google Sheets. Le logiciel s'occupe de tout le reste. Les informations que je veux afficher concernent les catégories de produits et de dépenses. abord, je veux comparer toutes les catégories de revenus et voir quel produit ou service fournit le revenu le plus élevé. Deuxièmement, je veux comparer toutes les dépenses et voir où mon entreprise dépense le plus de son argent. Pour visualiser toutes ces informations, je vais créer deux graphiques distincts dans la feuille de profits et pertes. Pour créer le graphique des revenus, je dois sélectionner les colonnes des informations que je souhaite afficher. Je vais dans Insert. Puis je clique sur Charts. Je souhaite modifier le nom du graphique. Je vais dans Personnaliser dans l'éditeur de graphiques et je sélectionne le titre du graphique et de l'axe. Ensuite, dans le champ de texte du titre, j'écris le nom. Le terme qui apparaît est un graphique à secteurs. Le diagramme circulaire convient aux données que je visualise. Mais au cas où je souhaite le modifier, je vais dans l'éditeur de graphiques et, dans le menu déroulant de la section Configuration, je choisis le type de graphique qui correspond à mes besoins. Bien que le diagramme circulaire corresponde parfaitement aux données de revenus, ces informations peuvent également être affichées sous la forme d'autres graphiques. Par exemple, je peux choisir le graphique en courbes. Cela a l'air bien, mais je pense toujours que le diagramme circulaire est la meilleure solution. Voyons comment les informations sur les revenus, nous allons regarder sous la forme d'un graphique à colonnes. Les informations sur les revenus sont faciles à lire, mais j'aime beaucoup le diagramme circulaire. Par conséquent, je vais le sélectionner à nouveau. Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs options parmi lesquelles choisir. Le premier est un diagramme à secteurs, le second est un diagramme en beignes et le troisième est un diagramme à secteurs 3D. Bien qu'il existe une grande variété de graphiques, je préfère utiliser le premier. Je suis prêt à visualiser les informations sur les revenus. Je vais maintenant créer un graphique qui représente toutes les dépenses. Je sélectionne la colonne avec toutes les catégories de dépenses et la colonne contenant tous les montants de dépenses. Ensuite, je vais dans Insérer et je clique sur Graphiques. Pour modifier le nom du graphique. Je vais dans Personnaliser dans l'éditeur de graphiques. Je sélectionne le titre du graphique et de l'axe. Ensuite, dans le champ de texte du titre, j'écris le nom du graphique. En moins d'une minute. Je visualise l'ensemble des données sur les dépenses. N'hésitez pas à sélectionner un autre type de graphique. Vous pouvez également personnaliser l'apparence des graphiques à l'aide la section personnalisée de l'éditeur de graphiques. Dans la vidéo suivante. Et nous allons vous montrer comment lire des informations à partir de graphiques. Si vous êtes intéressé, continuez à regarder. 16. Bonus 3 - Comment lire un graphique: Dans cette troisième vidéo bonus, je vais vous montrer comment lire les informations des graphiques. Examinons rapidement le graphique des revenus. Chaque produit ou service a une couleur différente et est représenté comme faisant partie de l'ensemble de la tarte. En outre, le graphique montre quel pourcentage des revenus totaux est généré par chaque produit ou service. La partie bleue du graphique permet de visualiser les revenus générés par le produit 1. Il est évident que la partie bleue du graphique est la plus importante. Cela signifie que le produit 1 a généré le plus de revenus. Le graphique montre que ce produit a gagné 47 % du chiffre d'affaires total. La deuxième grande partie du graphique est colorée en orange et représente le chiffre d'affaires généré par le service à. service à a également généré une grande partie du chiffre d'affaires total. Ce service a généré près de 20 % du chiffre d'affaires total. service 1 est représenté en vert et a généré 12 % du chiffre d'affaires total. produit trois est coloré en jaune et il a gagné 16 % du chiffre d'affaires total. La plus petite partie de la triade est colorée en rouge et affiche les revenus générés par le produit pour ce produit a gagné 4 % du chiffre d'affaires total. L' article le plus rentable est le produit premier. Le produit deux a enregistré le chiffre d'affaires le plus bas. Sur la base de ces informations, l'entreprise peut prendre la décision cesser d'offrir des produits et de se concentrer sur des produits et services plus rentables. Passons au graphique suivant. Chaque dépense a une couleur différente et est représentée comme faisant partie de l'ensemble de la tarte. En outre, le graphique montre quel pourcentage des dépenses totales est généré par chaque catégorie de dépenses. Les plus grandes parties du graphique sont colorées en orange et en bleu. La partie orange représente le montant que l'entreprise dépense pour le rat. Ces dépenses représentent 21 % de l'argent total dépensé par l'entreprise. La partie bleue représente les dépenses publicitaires. Ils ont généré 23 % des dépenses totales. Les deux plus petites parties des graphiques représentent les frais d'affranchissement et d'expédition ainsi que les frais juridiques et professionnels. Les frais d'expédition représentent trois pour cent du total des frais et les frais juridiques et professionnels ne représentent que 2 % du total des dépenses. Toutes les autres dépenses se situent entre 4 %, soit 11 % du total des dépenses. Vous voyez à quel point les informations financières peuvent être compréhensibles à l'aide de couleurs et de figures géométriques. Google Sheets rend les informations contenues dans les rapports financiers complètes et faciles à comparer. La visualisation des données n'est pas une chose que vous devez faire, mais elle est très utile et vous aidera à voir les tendances de votre entreprise avec un seul aperçu rapide.