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1. L’impact de la gestion du temps: Vous vous êtes déjà retrouvé
à mi-chemin de votre journée de travail ? Et vous vous dites :
Ai-je réalisé quelque chose aujourd'hui ? Je veux dire, ai-je fait quelque chose
d'important de mon temps aujourd'hui ? Il s'agit d'une idée courante
ou d'un problème courant car nous ne sommes pas toujours
intelligents dans la gestion de notre temps. Cette question est très importante,
car le temps est peut-être
notre bien le plus précieux que nous ayons dans notre vie
et dans notre carrière. Chaque minute qui passe est une minute que tu ne
peux pas récupérer. Et pour être honnête, nous
perdons tellement de temps dans notre vie quotidienne
de différentes manières. Parfois, nous nous concentrons sur le mauvais travail ou sur le bon
travail au mauvais moment. Ou peut-être que nous consacrons
trop de temps aux problèmes
personnels ou à la socialisation que je veux dire ici
,
c'est que nous avons tellement de mal à y faire Ce que je veux dire ici
,
c'est que nous avons tellement de mal à y faire face qu' une industrie entière s'
est développée autour nous pour nous aider à utiliser notre
temps de manière plus efficace. Chaque année, les équipes et les organisations dépensent
des millions
pour essayer d'améliorer leurs compétences en
gestion du temps. Et il doit y avoir un
meilleur moyen que celui-ci. Bonjour, Bonjour Manten Pate, conférencière et
coach en gestion du temps Réfléchissons à ce que
cela signifie pour vous d'avoir de la
clarté dans le chaos
que vous vivez dans votre quotidien. Il s'agit de se concentrer
davantage et d'être plus intentionnel dans la
façon dont vous abordez la journée. En fait, j'ai aimé commencer notre cours en proposant
une approche très simple ou une technique très simple
que j'ai partagée avec d'autres professionnels qui
pourraient bien changer votre journée. Il en résulte une perte de temps moindre. plus grande partie du bon travail
effectué au bon moment et le sentiment positif que vous avez bien géré
votre temps. Ce cours s'adresse à tous
ceux qui souhaitent améliorer l' efficacité de
leur gestion du temps et maximiser leur productivité. Que vous soyez étudiant, travailleur de neuf à cinq ans
ou même propriétaire d'entreprise. Ce cours est applicable à
tout le monde car dans la vie, nous avons le temps et tout le monde est confronté à des problèmes liés au système de gestion du
temps. Très bien, je
te verrai au premier cours.
2. Maîtriser la règle des 80/20 : prioriser pour une productivité maximale: Le
système de gestion du temps que j'ai créé est très simple
et direct. La première étape consiste à
comprendre la règle des 80 20. L'idée est que toutes les œuvres ne
sont pas créées de la même manière. Quelque chose
compte tout simplement plus que les autres. Examinez chaque tâche,
chaque personne ou chaque projet, et
posez-vous ces deux questions. d'abord, est-ce que cette partie
du travail est si vitale, revêt une importance stratégique
pour vous ou pour votre équipe. Cela signifie que lorsque vous
compliquez ce travail, vous faites de réels progrès
et vous avancez C'est ce que j'appelle de bonnes choses et cela mérite votre attention. Disons que c'est 20 %. La deuxième question
sera la suivante. Est-ce juste un
travail que je dois faire ? Je ne dis pas que le travail n'est
pas important ou vital pour tous. Je suggère que cela pourrait être relativement
moins important, et si c'est le cas, vous ne pouvez pas trop investir votre
temps limité à le terminer. Appelons cela 80 %. Réfléchissez à votre travail réel. Il est assez facile de repérer
les 80 % de travail. Cela ressemble davantage à des tâches plus
banales ou plus simples,
en particulier à des tâches que
vous effectuez à plusieurs reprises, et elles ne devraient pas vous occuper plus de temps que ce qui
est absolument nécessaire Il peut s'agir
de remplir un rapport, compiler une feuille de calcul ou autre tâche simple. Il faut également
penser aux personnes au travail. Votre interaction
influe sur votre humeur, puis sur
votre productivité. Si vous êtes vraiment honnête, vous pouvez probablement penser
à une conversation, vous aimez trop, d'autres s'entendent bien, et c'est très positif
ou productif. Les personnes négatives ou non
productives font partie de 80 %. La vérité est que nous consacrons souvent trop de temps à
des questions de moindre importance. La règle de base pour
chaque tâche
et chaque relation est de vous demander si
vous avez affaire à
une pile
à 20 % ou une pile à 80 %. Si vous n'y
pensez pas régulièrement, vous risquez de
mal répartir votre temps. Permettez-moi de vous donner un excellent
aperçu ou de vous donner de bons conseils. N'investissez jamais plus de la moitié de votre temps dans des objets empilés à 80 %. Essayez ceci, par exemple,
pendant environ une semaine. Prenez quelques notes sur la façon
exacte dont vous passez votre temps
au travail. Et à la fin de la semaine, faites un décompte et voyez à quelle fréquence vous passez du
temps sur la pile à 80 % Le résultat pourrait
bien vous surprendre. C'est donc simple. Lorsque vous regardez votre travail,
soyez intentionnel. Demandez-vous si
c'est 20 % ou 80 % de c ? De cette façon, vous
savez exactement ce qui
compte
vraiment afin d'obtenir plus que
3. Trouver votre fenêtre Einstein: Vous savez, pour bien
comprendre la gestion du temps il faut savoir sur quoi
travailler et quand. Réfléchissons un instant à la
question du timing. Le bon moment pour travailler sur
vos problèmes les plus importants est une période de la journée connue
sous le nom de fenêtre d'Einstein. Il y a un moment de la
journée où vous êtes au sommet de
votre forme mentale où le
travail est presque amusant. Les problèmes
ressemblent davantage à des énigmes amusantes, et vous
faites les choses dans le bon ordre. C'est une sensation agréable d'être
capable et productif. Ce pic dure généralement deux à quatre heures et se produit à des
moments différents pour chacun. Disons que pour moi, il est tôt le matin. C'est à ce moment-là que mon cerveau fonctionne
au plus haut niveau. Passez donc un peu de temps à identifier le moment où cette
fenêtre se présente pour vous. Une fois que vous savez que votre fenêtre
en étain apparaît, apprenez à la protéger. Commençons par dire non de
temps en temps, afin de ne
permettre à personne d'interrompre votre travail à aucun moment. Cela arrive souvent. Vous travaillez sur
quelque chose d'important et un collègue ou votre patron
vient vous demander de l'aide. Vous dites « oui » et l'
interruption commence. Si le problème n'est pas vraiment
important, dites poliment non et dites-leur que
vous allez bientôt faire un
suivi afin de pouvoir terminer la
tâche importante qui vous attend Une autre idée ou
solution qui fonctionne est de vous éloigner de votre espace de bureau
habituel. C'est assez drôle parce que les bureaux semblent bizarrement conçus
pour maximiser les perturbations Ce dont nous avons besoin, c'est de nous concentrer. Mais comme nous valorisons la
collaboration et la créativité, les
bureaux sont souvent trop bruyants
, ce qui empêche les
employés de se concentrer. Si vous travaillez dans un cube, levez-vous de temps en temps, partez et trouvez un
bureau actuellement plein ou peut-être une salle de conférence l'autre côté du bâtiment
que personne n'utilise Fermez la porte,
asseyez-vous et profitez du silence pendant
que vous vous rendez au travail. Vous pouvez également aller plus loin. Imaginons, pensez à toutes les choses que
nous vous avons touchées au travail. Je veux que vous essayiez de vous
assurer qu'ils ne vous restreignent pas aussi
souvent que possible. Commençons par votre téléphone. Ça fait trop de bruit. L'e-mail, le texte, appel, les notifications, etc. Si vous voulez maximiser vos capacités cognitives
pendant votre période d'Einstein, vous devez prendre
peu de
risques lorsque vous vous autorisez
à éteindre le téléphone. Je te promets que le monde ne s'arrêtera pas. Écrivez pendant 13 minutes,
voire une heure, et voyez dans quelle mesure vous allez vous concentrer. fonctionnalité mentale maximale est un atout
très précieux dans un monde
très distrait. Si vous savez quand votre esprit bat son plein et
que vous pensez à protéger cette fenêtre d'attente, ne pouvez pas dire
tout ce que vous pouvez accomplir. La gestion du temps, c'est
la gestion de la vie.
4. Communiquer les limites pour une efficacité en temps: Quand quelqu'un vous voit au
travail, qu'en pense-t-il ? Je veux dire, pensent-ils que
vous êtes toujours disponible qu'il est normal de marcher
vers vous et d'interrompre
ce que vous faites ? Je ne connais pas la réponse
à cette question. Mais je sais que tu
devrais y réfléchir. Allons encore plus loin. Il est temps pour vous
de commencer à diffuser vos capacités de
manière proactive ? Si vous ne le faites pas, les gens
auront tendance à penser qu'il est normal de marcher
vers vous et de vous interrompre. Je ne suggère pas Heidi, dis pas
constamment non
à vos collages ou je ne trouve pas un autre moyen de ne pas
être disponible Vous pouvez croire en
une culture positive et en de bonnes
relations professionnelles, tout en essayant de gérer la
fréquence à laquelle vous êtes interrompu. Réfléchissons donc à la manière dont
nous pouvons le faire ou manière dont nous pouvons envoyer le bon
signal à nos collègues. Je vais vous donner un exemple
intéressant que nous utilisons dans notre bureau. Nous utilisons des cartes de couleurs pour exprimer
notre niveau de disponibilité. Tout d'abord, nous sommes d'accord sur la
signification de la couleur. Il est généralement rouge,
jaune et vert. Le rouge signifie que vous êtes
très étourdi et que vous ne devez être interrompu que pour
quelque chose de très important Le jaune signifie prudence. J'ai le vertige et je
ne souhaite pas socialiser, mais n'hésite pas à
m'interrompre s'il le faut Et le vert indique que
vous êtes au bon endroit, accomplissez beaucoup de choses, que vous
n'avez pas de délais de dernière minute, et que
vous pouvez vous interrompre et attacher cette carte
devant votre
cube ou votre cabine afin que tout le monde
connaisse votre Oui, il est vrai
que les gens doivent
utiliser ce type de
système avec intégrité. Vous ne pouvez pas simplement mettre un carton
rouge tout le temps. Mais un tel système, bien qu'
imparfait, aide vraiment. Bien entendu, vous pouvez également
tirer parti de la technologie
en bloquant temps nécessaire sur le calendrier partagé afin que d'autres personnes
connaissent votre statut, votre disponibilité, ou peut-être que vous puissiez envoyer un message
à votre groupe, par
exemple par e-mail, Slack ou tout autre canal de
communication que votre équipe utilise habituellement Enfin, n'oubliez pas l'ancienne façon
de gérer cette tâche. Passez simplement au bureau
et dites à une ou
deux personnes que vous êtes disponible pour cette
période précise. N'oubliez pas que c'est votre heure. Donc B, en consacrant chaque
minute de votre journée et en suivant certaines
des techniques précédentes, nous pouvons aider les autres à
apprécier ce fait. Que vous utilisiez des cartes de couleur, des messages
numériques ou
une conversation animée,
informez les autres de votre
situation afin que vous
puissiez contrôler l'ampleur des
interruptions que vous subissez.
5. Gestion stratégique de la charge de travail: Nous savons tous que le
travail n'a pas la même importance. Nous savons également que nous
n'avons qu'un nombre limité d'heures par jour. Il est parfois
utile de réfléchir de
manière plus stratégique à la façon dont nous
gérons notre travail
et notre charge de travail. Je veux me concentrer sur
la partie de votre journée vous passez à faire le travail
que vous n'avez qu'à faire. C'est important, et c'est
pourquoi on vous paie, mais c'est plutôt du côté ennuyeux
ou du côté du lundi. Ce n'est pas ce genre
d'œuvre convaincante. C'est important pour le succès. C'est juste du travail que tu dois faire. D'accord, pour ce type de travail, je veux que vous
réfléchissiez à la possibilité d' automatiser, d'externaliser
ou de déléguer Commençons par l'automatisation. La technologie
offre tellement
de possibilités que
nous pouvons automatiser notre travail. Par exemple, la rédaction de
rapports peut être automatisée à l'aide d'outils d'IA
tels que Cha GPT et Cloud feuille de calcul peut
utiliser certains outils AA pour automatiser le calcul, et les réunions
peuvent être planifiées électroniquement ou en ligne
plutôt que manuellement Ou peut-être pouvons-nous utiliser des
contrats numériques au lieu de documents papier. Compte tenu de votre
type de travail spécifique, cherchez des moyens de gagner du
temps grâce à l'automatisation. La prochaine étape est l'externalisation. Vous avez probablement entendu parler d'un
système pour décrire le moment où une entreprise choisit de ne pas faire
quelque chose comme le marketing. vente ou de la logistique, ils
choisissent plutôt de se concentrer sur leurs compétences de base en faisant appel
à des experts extérieurs pour les aider dans cette tâche. Eh bien, la même idée peut s'appliquer à un
professionnel comme vous. Vous pouvez trouver une personne
interne ou externe à votre organisation qui est bien placée pour effectuer
une partie de vos activités. Pensez à la
présentation courante avec des diapositives produites
dans Microsoft PPT. La création de diapositives n'est pas un processus
très complexe, mais cela peut prendre
beaucoup de temps. Au lieu de créer des
diapositives toute la journée, pensez à simplement terminer votre
plan d'une ou deux pages dans Microsoft Word, ce que vous
pouvez faire très rapidement. Transférez ensuite cet
expert dédié à Microsoft PPT, qui créera
la première piste de vos diapositives tout en vous
concentrant sur une tâche plus importante. Si vous réfléchissez de manière créative
à votre travail, vous trouverez probablement d'
autres opportunités de ce
type d' externalisation Par exemple, permettez-moi de vous donner un exemple de la façon dont j'
externalise mon travail Comme vous le savez, lors de la création de cours, nous devons faire du montage vidéo. Eh bien, évidemment, je sais
comment éditer mes vidéos, mais cela prendra des jours,
voire des mois, voire des
semaines pour éditer mes vidéos. C'est pourquoi j'externalise mon processus de montage vidéo à
un expert en montage vidéo, se
chargera de l'ensemble de
mon processus de montage vidéo Pendant que je me concentre sur des tâches
plus importantes telles
que le tournage du film, la
création du contenu,
etc. J'espère que tu as compris mon point de vue. Enfin, pensez à la délégation. Même si un rythme de travail en ligne n'
est pas propice au développement pour vous, il peut représenter une
opportunité de développement pour quelqu'un d'autre. Vous ne voulez pas déléguer des
tâches fastidieuses ou fastidieuses. Soyez donc attentifs à cela. Si vous avez une bonne
tâche à accomplir, recherchez la
personne appropriée à qui vous souhaitez
déléguer , puis engagez
une conversation. Cela peut vous faire gagner du temps et
les aider à
construire une nouvelle balance. Comme le temps est toujours limité, vous devez être assez sélectif
quant à la façon d'utiliser votre temps. Accordez-vous un
peu plus d'espace pour votre travail en trouvant
des opportunités d'automatisation, externalisation ou même de délégation Ainsi, vous resterez concentré
sur ce qui compte le plus. Quoi qu'il en soit, je
te verrai dans le prochain.
6. Astuces de gestion du temps: C'est une bonne nouvelle car
la gestion du temps est très importante. Nous avons développé de nombreuses
pratiques à prendre en compte. Permettez-moi de vous faire part de certaines de mes pratiques
préférées et exemplaires. Tout d'abord, pensez à arriver
tôt au travail. Il y a quelque chose de
magique dans le calme que vous ressentez au travail
avant l'arrivée de la plupart des gens C'est tellement paisible et cela
vous permet d'être encore plus productif. Essayez-le un jour par semaine
et voyez ce qui se passe. Ensuite, faites un audit chronologique une ou deux fois par mois. Prenez quelques notes chaque jour pendant au
moins deux semaines, heure par heure. Pour le meilleur ou pour le pire, vous aurez une bonne idée de
la façon dont vous utilisez votre temps pour perdre votre temps
et du moment où vous êtes
le plus productif. Une autre bonne cassette est commencer votre journée
avec un agenda. Peu importe le papier ou
le numérique. Avant de vous lancer dans votre travail, consultez le planificateur
afin de vous souvenir vos rendez-vous et de faire les
ajustements nécessaires, puis mettez-vous au travail. Une telle planification
peut vous aider à rester sur la bonne voie. Ensuite, pensez au
travail occasionnel à domicile ou
à distance. Vous pouvez y arriver, vous pouvez le faire une fois par semaine
ou quelques fois par mois. Cela permet de changer de rythme et se sentir
séparé du bruit, des distractions et des
interruptions en cours de route. Si vous en avez la capacité, prenez votre ordinateur portable
et essayez-le. Voici un conseil à utiliser lorsque vous êtes vraiment
bloqué par ce problème. Dans la mesure du possible, ne perdez pas trop de temps à
faire tourner votre roue. Lâchez prise et changez de tâche. Lorsque vous abandonnez enfin
ce sentiment d'être bloqué, vous augmentez en fait
les chances
de progresser
lorsque vous revenez en arrière. Une autre idée consiste à retarder quelque chose jusqu'à ce que vous ayez
terminé l'appel que vous souhaitez Par exemple, vous pourriez
simplement vous dire que je ne déjeunerai pas
avant d'avoir terminé ce rapport. Ce petit peu de motivation
supplémentaire peut parfois avoir des effets positifs. OK, en voici un classique. N'oubliez pas de faire des pauses, en sorte qu'elles soient courtes et
simples, mais utilisez-les. Levez-vous et éloignez-vous
de votre espace de travail. Vous pourriez aller à l'extérieur ou
simplement aller dans une salle de pause. Il s'avère que lorsque vous vous déconnectez et que vous utilisez cette
pause de manière efficace, vous êtes en fait plus
productif au travail. Une autre bonne tactique consiste à
utiliser une limite de temps pour votre tâche. Vous pouvez regarder
votre travail,
estimer le temps qu'il devrait prendre, ajouter quelques minutes, puis le noter
et le rendre visible. tels petits contrats
avec vous-même vous
permettent souvent de vous concentrer
davantage sur ce dont vous avez besoin. Enfin, pas de multitâche. Parfois, vous pensez
que vous obtiendrez
plus que si vous faites trois ou
quatre choses à la fois. Eh bien, pas vraiment. Lorsque vous divisez votre concentration, vous travaillez plus lentement par tâche. Vous avez tendance à faire plus d'erreurs et vous êtes moins créatif. Donc, dans la mesure du possible,
une tâche à la fois. OK, ça fait beaucoup d'idées. Ils ne fonctionneront
peut-être pas tous pour vous. Mais si vous le faites, eh bien, c'est le temps
que vous
économiserez, et ce temps pourra être utilisé avec vos amis
et votre famille.
7. Projet de classe: Il est temps de mettre en
œuvre un plan qui vous aidera à gérer
votre temps de manière plus efficace. Nous avons abordé de nombreuses idées, mais il est parfois
préférable de commencer modestement. Cette conférence est en quelque sorte un
devoir ou une conférence de projet. Donc, à partir de la semaine prochaine, je veux que tu
fasses ces trois choses. abord, identifiez la
ou les deux tâches les plus importantes que
vous devrez accomplir
au cours des prochaines semaines. Choisissez le jour de votre temps où vous travaillerez sur cette tâche Pensez à votre fenêtre Einstein et mettez-la sur votre calendrier. Ensuite, identifiez un comportement. Vous savez que vous perdez du temps et engagez à mettre fin à
ce comportement. Il peut s'agir de longs déjeuners, socialisation avec des
tumeurs
ou d'achats en ligne Eh bien, qui sait ? Soyez honnête et choisissez de ne pas être impliqué dans ce comportement au cours
des prochaines semaines. Enfin, repensez
aux conseils que nous
avons abordés et choisissez un
conseil que vous adopterez. Cela peut être une
limite de temps pour votre tâche, une arrivée anticipée ou peut-être une
externalisation. C'est à vous de décider. Mais essayez-en un. D'accord,
au cours de la semaine prochaine, lorsque vous ferez assidûment
ce petit nombre de choses, vous établirez une nouvelle routine Vous êtes parfaitement adapté
à votre nouvelle routine, revenez ici et choisissez un ou deux autres conseils,
puis essayez-les. Soit dit en passant, vous prenez du
temps pour vous. Cela signifie que vous devenez
plus productif et progressez davantage dans
votre carrière et dans votre vie.
8. Vous avez réussi ! Moment de clôture: Des gars géniaux. Tu es arrivé
jusqu'ici pour suivre ce cours. Tout d'abord, je tiens
à vous
féliciter d' avoir suivi tout ce
cours de gestion du temps. Bien évidemment, je ne vous ferai plus
perdre votre temps, mais n'hésitez pas à consulter mes autres cours sur la
gestion du temps et d'autres créneaux. Et n'hésitez pas à me poser
n'importe quelle question si vous en avez, et n'oubliez pas de me faire vos commentaires en écrivant une
critique de ce cours. Encore une fois, merci beaucoup
d'avoir suivi ce cours. Encres vraiment excitantes
d'être avec toi. Une lumière, je te verrai dans
un autre cours. Au revoir.
Manthan Patel, AI Instructor
