Transcription
1. 1. Introduction: Salut, je m'appelle André. Je possède environ 15 ans d' expérience
technique et de
gestion dans l'industrie du logiciel. Et depuis six ans, j'ai eu mon propre cabinet de conseil en
leadership. J'adore écrire. J'ai écrit le livre d'
édition Fears suivant, je vais l'acheter
et des centaines d'articles, de
publications et de documents dans
le cadre de mon travail. J'ai même écrit pointer
dans la journée et je veux une troisième place dans le concours de
poésie Econ IT de la pile d'appels, ce que vous n'en avez
jamais entendu parler. Mais le fait est
que j'ai adoré écrire. Un leader a besoin de bonnes compétences en
écriture, et c'est ce que je
voulais vous enseigner ici. Ce cours ne concerne pas les chats
rapides ou les e-mails rapides, bien que j'ai un autre
cours à ce sujet. Mais celui-ci concerne le type
de communication écrite le plus délibéré, les messages importants,
ceux qui écrivent avec soin, ceux où
chaque mot compte. Je vais vous guider à travers
plusieurs itérations, au contraire, mais le coup d'envoi, la gestion de crise
demande le matin, reconnaissant et félicitant
et communiquant le changement. Je vais vous donner des techniques
et je vais construire un exemple pour chaque situation, que je vais également fournir
en tant que document joint. Allons-y.
2. 2. Pourquoi la communication écrite bien conçue ?: En tant que leader, vous
communiquez de plusieurs façons, mais la
communication bien conçue et
soigneusement écrite que nous
abordons dans ce cours présente trois principaux
avantages communication bien conçue et
soigneusement écrite que nous
abordons , elle peut atteindre de nombreuses personnes
plus que il peut s'adresser dans
un chat ou dans un discours. Il est complet et
clair car il est bien conçu, poli
et persistant. Il y a des goûts là-bas.
Les gens peuvent le lire et relire des jours, des
semaines et des mois plus tard. En termes de format,
il peut s'agir d'un e-mail, d'un post sur un forum, d'un blog ou d'un document. Le format est également important, mais il n'est pas si difficile
de choisir le bon format. Le message est la clé. Ce genre de
communication écrite bien conçue et délibérée
n'est pas quelque chose que vous faites quotidiennement. Il est réservé aux événements
importants ou aux messages du matin . Peut-être que vous le faites une fois par mois, peut-être plus, peut-être moins. Mais quand c'est important, quand il est temps de le faire,
cela peut être l'avantage
dont vous avez besoin et cela
fera une différence.
3. 3. La mise à jour: Vous souhaitez mettre à jour votre équipe, département ou votre entreprise
sur les nouveautés. Je parle de mises à jour
plus importantes, pas des rapports d'
état quotidiens ou hebdomadaires d'un projet. Ils sont de nature assez technique
et pratique. Prenons l'exemple
suivant. Voici le responsable du développement
d'un département de 100 personnes. Les différentes équipes de
notre département travaillent sur différents projets. Vous êtes responsable des pratiques
globales, des normes et de la qualité du travail
effectué dans toutes les équipes. Vous envoyez la mise à jour mensuelle
du département en
cas de mises à jour récurrentes si rien de
majeur ne s'est nécessairement produit. Il ne s'agit que d'un résumé
du mois dernier et de quelques
idées pour ce mois-ci. La meilleure façon d'y penser. C'est comme écrire un bulletin d'information. Vous, à proprement parler, n'avez pas besoin de votre mise à jour. Ils ne l'
attendent pas avec impatience. Il n'est pas en soi en tête de
leur liste de priorités. n'y a rien de particulier qui les
retient que ce genre de communication
résoudra pour eux. faut que ça soit intéressant. Il faut choisir la curiosité
pour qu'ils le lisent. Nous devons créer des messages courts,
faciles à comprendre, faciles à lire
, et nous devons aborder les choses les plus pertinentes que vous pouvez. Même ainsi, ce n'est pas le genre de communication où
vous pouvez espérer un taux d' ouverture à
100% ou
quelque chose de proche, si vous pouvez l'appeler
des taux d'ouverture, d'ailleurs, cela sera utile à mesurer le succès de votre message, compte tenu de ce fait que tout le monde
ne les lira pas. Si vous avez un message particulièrement
important, préparez-vous à le répéter non
pas de la même façon, mais à l'adresser à plusieurs reprises dans quelques
communications consécutives pour vous
assurer qu'il parvient au plus
grand nombre de personnes possible. Établissez également la cohérence. Un calendrier cohérent toujours
le premier lundi
du mois ou autre. Une structure cohérente,
toujours les mêmes 23 sections. C'est aussi le genre
de message qui peut bénéficier d'un
peu de travail visuel. Utilisez des sections, des
couleurs, des tailles de police, peut-être des images pour faciliter
la lecture. Par exemple, quelque chose de ce genre n'
est qu'un exemple,
mais vous comprenez l'idée. Une autre chose que vous pouvez
faire avec ce type de communication est
d'utiliser un thème global. Si l'amélioration de la qualité est la grande initiative de
l'année, comment cela se passe-t-il ? Quoi de neuf ? Quel est le prochain jalon ?
4. 4. Le coup: Vous vouliez commencer
quelque chose de nouveau, un nouveau projet ou une nouvelle initiative. Et c'est votre message de
lancement
aux personnes qui en
feront partie. Continuons avec l'exemple du chapitre précédent. Vous allez à
nouveau responsable du développement et vous voulez
lancer cette initiative d'
amélioration de la qualité. Avant d'entrer dans le contenu, discutons de la chaîne. Vous voulez que le plus grand nombre
possible de personnes lisent ce message. Vous allez utiliser
le canal le plus direct et le plus présent dans votre visage. Vous avez reçu des courriels, par exemple. Vous n'allez pas mettre cela sur un forum interne quelque part, espérant que les gens trébuchent dessus. Ce message
n'est pas facultatif. Tout le monde
devrait l'obtenir. Restez à un message
et à un seul message. Si le lancement de l'
initiative qualité est le message, c'est la seule chose que
vous adressez à un message ou que vous laissez tout le reste
pour une autre communication. En rédigeant ce message, votre travail consiste à répondre aux questions
suivantes aussi clairement, mais en même temps de manière aussi
concise que possible. Pourquoi faisons-nous cela ? Que faisons-nous ? À quoi ressemble le succès ? Quelle est la première étape ? C'était la première chose que vous
pouvez vous attendre à vous frapper. Un exemple pourrait donc
ressembler à ceci. C'est un bon moyen de
lancer une initiative. se trouve que
cet exemple est axé sur les problèmes. Nous avons un problème et
une fin pour le résoudre. Il peut également être
axé sur les opportunités, auquel cas les changements y par la structure et l'
approche globales restent les mêmes.
5. 5. Gestion des crises: Changeons l'exemple et supposons que vous soyez le
responsable d'une unité commerciale ou accompagnez et que vous êtes responsable de l'épidémie de
COVID. Et la pandémie de COVID
est votre début. C'est très, très tôt, beaucoup d'incertitude, mais il est clair que
cela peut être important. Pour ce qui est de la
gestion des crises, le moment est crucial. Le timing est important dans
toutes les situations, mais nulle part
autant qu'en cas de crise. Quand s'adressez-vous à cela ? Quand
communiquez-vous à ce sujet ? La réponse est précoce, mais pas trop tôt, et certainement pas trop tard. Trop tôt peut résoudre la panique. Et vous n'avez pas
vraiment grand-chose à dire parce que vous
n'en savez pas encore grand-chose. Oui, ils étaient conscients de cela
et les regardaient attentivement, les messages ont leur
rôle, mais ils sont limités. Bien que vous regardiez
rapidement, vous ne devriez pas vous précipiter. Si c'est les premiers stades. Certains rapports
en provenance de Chine ne savent pas quand,
comment et si elles atteindront
le reste du monde. Donnez-lui un peu de temps. Pas beaucoup de temps, mais un peu de temps. Cependant, n'
attendez pas un mois complet avant que votre gouvernement
ait déjà mandaté le travail à domicile. Et ce n'est qu'alors que vous venez avec un message comme : « Hé les gars, qui doivent travailler de chez eux,
c'est ridiculement tard. Une fois que vous êtes, disons que 75 % sont sûrs que quelque chose
se transforme en une
sorte de crise. Vous pouvez y remédier. Vous n'avez pas besoin d'être à 100 %. Mais si vous avez 75 % de souhaits, en
gros, bien
sûr, je ne dis pas que vous calculez alors que
vos employés
ont aussi soixante-quinze pour cent ou
plus, puis s'inquiètent soixante-quinze pour cent ou
plus, puis s'inquiètent
et y réfléchissent depuis un certain temps. . Votre communication est
maintenant urgente. Les situations de crise peuvent
changer rapidement. Peut-être qu'aujourd'hui, c'est un peu réagir en
tournée. Mais demain soir, il est
déjà trop tard. Demain matin,
c'est le bon moment. Il faut être rapide en cas
de crise et s'adapter à tout ce
qui se passe. La clé d'une excellente communication de
gestion des crises réside dans la franchise, la simplicité et
le juste équilibre entre confiance
et vulnérabilité. Des mots simples, un
langage direct, des choses spécifiques, faits
concrets, pas de fantaisie et certainement pas de
jargon d'entreprise. C'est la base de référence. Ensuite, vous devez être compétent. Votre peuple doit savoir que
vous ne paniquez et que vous avez un plan. Cependant, vous ne pouvez pas dire que
nous nous sommes préparés tout, car cela
peut être vrai dans une
situation comme celle-ci. Personne ne peut prédire exactement ce qui va se passer et personne ne peut préparer à tout ce
qui sera faux et exagéré de
confiance. Et cela aurait le contraire
de l'impact prévu. Cela ne serait pas crédible. Et au lieu de
renforcer le moral, il l'affaiblira. C'est là que la
vulnérabilité entre en jeu. Vous devez admettre
l'incertitude sans vous
laisser submerger par elle. L'essentiel de votre message, le GIF de votre message de
gestion de crise est quelque chose comme ça. C'est ce qui se passe. Il se développe,
c'est sans précédent. Nous ne savons pas exactement
comment il va évoluer. Cependant, nous savons certaines choses. Nous avons identifié certains problèmes et nous prenons des mesures. Et ils sont là. Quand il s'agit de communiquer
les mesures de Decided, soyez précis et donnez-leur quelque chose de concret à saisir. Dites-leur qui va les
contacter par Wang, qui est venu contacter, etc. Ne laissez pas cela ouvert. Une crise apporte de toute façon assez d'
incertitude, n'y ajoutez pas de
vagues décisions. Si vous n'êtes pas prêt à
décider, ne décidez pas. Mais si vous décidez, soyez décisif et terminez
par, nous resterons en contact. Il est très probable que d'autres
mesures et mises à jour
suivront ce sujet et
les encourageront à présenter des idées, à poser des questions, etc., et à créer les
canaux pour cela. S'ils ne sont pas déjà en place. communication constante
pour remédier à incertitude et
aux problèmes à mesure qu'ils
surgissent est essentiellement en crise car dans les premiers
stades d'une situation en développement, tout peut
changer très rapidement.
6. 6. Demander plus: Votre équipe a travaillé très dur sur un projet
difficile par le client n'est pas plus heureux
car il y a encore problèmes et des jours plus
difficiles nous attendent. Vous devez dire à votre équipe que le travail plus acharné
sera nécessaire. Il va sans dire que
vous devriez prendre soin de votre équipe et ne pas les
pousser trop fort. Mais cela mis à part, il s'
agit de la façon dont vous leur
direz qu'il y aura plus de travail
acharné. Nous nous concentrons ici sur l'aspect
communication. Premièrement, dans ces projets
difficiles, il est facile d'être submergé
par les problèmes. Il a corrigé une chose et
trois autres cassent. Tout le monde est stressé pour que les gens
perdent leur perspective et enterrés dans le flot apparemment
sans fin de problèmes. Une fois que les gens perdent leur perspective peu après avoir perdu leur motivation. Une chose que vous devez
faire dans cette situation et
votre communication est donc de
retrouver une certaine perspective. Dites quelque chose comme, Hé, on a commencé ça il y a deux
mois avec le A, on a fait B, mais C reste toujours. Nous avons corrigé dix
bogues sur 30 une fois que nous les avons corrigés, ou C sera également fait. Ce genre de résumé, prenant du recul, inclus dans votre message, lorsque
ce n'est pas très détaillé, fournira une perspective. Alors, tu seras
positif dans ton message. Vous devez croire que
cela peut être fait et cela se fera si vous vous en
tenez au noir. Cependant, vous devez être
réel en même temps, votre positivité ne devrait pas
être ce voisin, n'est-ce pas ? Oui, on peut, oui, il le fera sans
rien derrière. Il s'agit d'un message
différent, mais le mélange de confiance
et de vulnérabilité dont nous avons parlé dans le
chapitre sur la crise s'applique également ici. Vous devez être
sûr de pouvoir le faire,
mais vous êtes vulnérable en
admettant que ce ne sera pas facile. J'aime également mentionner
des choses dans ce genre de messages sans être
trop formel à ce sujet. Par exemple, si je
reviens à ce résumé, je ne dirai rien du genre, c'est la progression
du projet jusqu'à présent. Blah-bla. C'est un peu trop rigide. Au lieu de cela, je vais
en parler de façon plus décontractée. Comme je viens d'y penser. Comme si c'était presque comme
une réflexion après coup. Ce n'était pas après coup. Je savais exactement ce que je faisais, mais je voulais peut-être que ça
ressemble un peu à ça. Ce n'était pas une réflexion après. Je savais ce que je faisais, mais je voulais peut-être que ça
ressemble un peu à ça. Par exemple.
7. 7. Reconnaître et féliciter: Imaginons que vous vouliez
souligner l'excellent travail ou sorte de réalisation
par rapport à une équipe ou à un individu. Vous souhaitez envoyer un
message public à tout le monde à ce sujet. C'est bien. Quelques
points à considérer. Premièrement, ne
félicitez pas les gens ou les équipes pour les choses faciles. Ne dites pas simplement un
travail génial pour tout. C'est génial pour toi d'être gentil. Ne vous méprenez pas
de dire merci de les apprécier et tout cela. Mais un message public envoyé à tout le monde en
disant, salut tout le monde, arrêtez tout ce que vous
faites et regardez cette équipe ou cette personne
qu'ils ont fait cette chose géniale. Cette chose spéciale ne
doit pas être envoyée. Cela devrait probablement signifier quelque chose, ils devraient faire quelque chose de spécial et, de cette façon, ils
apprécieront votre message, car cela
signifiera aussi quelque chose pour eux. Si vous créez une inflation
de félicitations. Et tout le monde
félicite tous que j'ai quittés et droites tout le temps alors
que cela ne signifiera plus grand-chose, a
fourni une histoire derrière ça. Ne vous contentez pas de dire qu'ils ont exhalé ou qu'ils ont livré le
projet en x jours. Bien que ce x soit impressionnant, ce n'est pas suffisant parce que
d'autres peuvent en tirer des leçons. Donnez une histoire derrière cela. Comment ont-ils fait cela ? Qu'ont-ils fait différemment ? En faisant cela, vous
réalisez deux choses. Premièrement, vous en faites une opportunité
d'apprentissage
pour tous les autres. Et deuxièmement, vous le rendez plus
humain et plus fiable. Par exemple,
quelque chose comme ça.
8. 8. Annoncer les changements: Lorsque vous annoncez un
grand changement, il y a des
éléments spécifiques à prendre en compte. Qu'est-ce que je veux dire par grand changement ? Peut-être que vous changez
la plateforme technologique sur laquelle vous modifiez la structure
organisationnelle, où vous modifiez peut-être
l'orientation commerciale. Ce genre de changements
créera inévitablement inconfort car ils prennent peu près tout le monde une zone de confort
automatisée, les gens doivent apprendre de nouvelles choses. Les responsabilités professionnelles peuvent changer. Les structures électriques seront
renversées et ainsi de suite. Dans 99 % des cas, les personnes,
même les bonnes personnes, seront au moins quelque peu résistantes à ce
genre de changements. Attendez-vous à un long processus de
communication avec de multiples interactions,
questions, etc. Mais pour l'instant, concentrez-vous sur la grande annonce
qui l'enlève. Les trois idées clés que vous
devez avoir dans un message. Et je ne pense pas qu'il y ait un grand changement. Notre, pourquoi, pourquoi faisons-nous cela ? Pourquoi ne pas me contenter de prendre les choses que nous
avons faites jusqu'ici. C'est peut-être parce que
l'industrie est en train de changer et que je dois suivre le rythme. Peut-être que les clients ont
changé ou que la concurrence soit
quelle qu'elle soit. Assurez-vous de
commencer par expliquer pourquoi le changement est nécessaire. Parce que si vous êtes
proactif,
alors vous voulez changer les choses avant qu'elles ne deviennent
un énorme point de douleur. Vous voulez être en
avance sur la courbe. Mais cela signifie également que
le changement peut sembler précipité et ne pas devenir
inutile pour certaines personnes. C'est pourquoi vous devez expliquer
que même si le changement ne semble pas nécessaire aujourd'hui, il ne s'agit pas nécessairement de l'inévitabilité de
demain. Ce changement est
à venir. Il viendra. Vous ne pouvez pas vous en désinscrire. devrons tous
passer par là, respect. Mais nous voulons parler
à vous tous, entendre vos préoccupations, vos idées et ajuster le plan en
fonction de celles-ci. Nous voulons que vous soyez partenaires. Si vous donnez aux gens la possibilité ne pas participer au changement, beaucoup d'entre eux
ne participeront pas
au changement ou ils arriveront en
retard ou ils auront adopté. Et encore une fois, écoutez,
ce n'est pas moi pessimiste alors
que les gens qui ne font pas Hawaï,
je suis très optimiste quant
à la nature humaine, mais il s'agit des zones de confort et de la façon dont les grands groupes
de personnes changent. Je parle en fonction de mon expérience. Si vous voulez un grand changement rapidement avec de grands
groupes de personnes, alors il doit être inévitable. Cependant, vous voulez les
faire participer au processus et respecter
leurs opinions, obtenir leurs idées parce
qu'ils auront de bonnes idées. Vous pouvez penser à
tout seul ou avec votre
petit groupe Strategy. Il faut qu'ils soient
à bord et qu'
ils en fassent partie. Certains d'entre eux ont même
voulu devenir des leaders dans le processus de changement. La direction générale est
peut-être inévitable, mais exactement comment nous y arriverons
et devrait être discutée.
9. 9. Conclusions: Leader a besoin
de bonnes compétences en communication et de la capacité de
rédiger des messages polis et
efficaces
adaptés à la situation. Ce n'est pas quelque chose que vous
pourriez devoir faire quotidiennement, peut-être des semaines qui passent sans avoir besoin de ce type
de communication. Mais quand le moment viendra
et que cela viendra, c'est généralement
quelque chose d'important et si vous le gérez bien, cela fera une différence. Merci de rester là. J'espère que ça vous a plu. J'espère que vous l'avez trouvé
utile et c'est tout. Maintenant, allez le faire.
Andrei Postolache, Leadership Consultant
