Maîtriser les compétences de gestion de bureau

1. Introduction au cours: Si vous avez peu d'expérience administrative, vous vous demandez peut-être comment devenir chef de bureau. Vous pourriez vous poser des questions telles que : quelles sont les compétences dont vous avez besoin ? Comment acquérir de l'expérience. À quoi pouvez-vous vous attendre une fois que vous aurez commencé ? Ne t'inquiète pas. Vous trouverez les réponses à ces questions dans ce cours. Les professionnels motivés peuvent trouver des moyens de tirer parti de l'expérience, des compétences et des connaissances existantes pour entamer une carrière réussie en tant que chefs de bureau. Dans ce cours, vous trouverez donc tout ce que vous devez savoir pour accéder à un poste de chef de bureau. Voici donc les compétences que vous allez acquérir dans ce cours : gestion du temps, délégation, communication, compétences organisationnelles, gestion des affaires et feuilles de calcul, utilisation d' Excel, rédaction de rapports, outils de productivité Ce ne sont là que quelques-unes des tâches que le chef de bureau exécute. Quelles que soient les préoccupations de votre entreprise, il y a de fortes chances que ce soit dans le domaine des ressources humaines, ce qui signifie qu'un certain niveau de gestion du personnel et de communication professionnelle fait partie de l'entreprise. N'oubliez pas qu' un chef de bureau ne se contente pas de contribuer à créer du flux au sein de l'entreprise. Ils maintiennent tout le navire à flot et tout le monde à bord Bienvenue dans le rôle d' administration du bonheur. Commençons. 2. Nouvelles recrues: De nouvelles recrues. Une fois que les nouveaux employés sont embauchés, ils reçoivent souvent les informations essentielles et les compétences nécessaires pour réussir au sein du groupe. Bien que ces informations puissent les aider à démarrer, le nouvel employé devra apprendre le fonctionnement interne du bureau et l' environnement dans lequel il évolue désormais afin de s'épanouir et de réussir En tant que responsable, vous pouvez aider les nouveaux employés à comprendre comment fonctionne le bureau et ce qu'ils peuvent faire pour s'intégrer parfaitement. Les valeurs fondamentales de l'entreprise. L'apprentissage des valeurs fondamentales d'une entreprise est une première étape courante lors de la première orientation d'un employé. disposer de ces informations permet à l'employé d' acquérir une connaissance de base de l' entreprise et de son fonctionnement. Quelques points importants à inclure, quelles sont les valeurs fondamentales ? Comment ces valeurs sont mises en œuvre. Quel type de résultats et de productivité sont valorisés, établir des relations, établir des relations clés avec les nouveaux employés, garantir qu'ils auront confiance en ce qu'ils font au bureau et qu'ils viennent vous voir s'ils ont besoin d'aide, établir un lien dès le début et toute la durée du séjour des personnes dans l'entreprise, les aide à établir leur propre tout en apprenant les politiques de l'environnement. Les clés pour établir de meilleures relations entre les employés. Créez une conscience de vous-même, identifiez comment vous apparaissez aux yeux des autres, établissez des rôles en tant que manager et employé. Encouragez la communication entre collègues, ainsi que la direction, IE, la politique de porte ouverte. Encouragez le respect. En tant que gestionnaire, il est important d' encourager le respect et l' étiquette chez les employés Non seulement vous devez respecter vos employés, mais le respect de leur part est tout aussi crucial. Toute nouvelle recrue est particulièrement encouragée à respecter les nouveaux collègues et cadres afin d'établir une relation dès le début. Un respect égal doit être manifesté à l'égard de chaque employé et des directives d'étiquette doivent être établies Le respect inclut prise en compte de la vie privée des autres, de l'espace physique et des effets personnels des employés, différents points de vue, philosophies et croyances, ainsi Établir des règles de base. Lorsqu'un nouvel employé est embauché, il est censé entrer sur le lieu de travail et apprendre à travailler avec ses pairs et à contribuer à l'équipe. établissement de règles de base avant qu'ils ne soient communiqués au groupe est une étape essentielle pour s'assurer qu'ils peuvent travailler avec les autres tout en sachant ce que l'on attend d'eux ou non. Bien que la plupart de ces informations se trouvent dans un manuel ou un manuel destiné aux employés, un examen par le responsable peut permettre de les accepter facilement et de répondre à toutes les questions qui pourraient se poser. Les règles de base devraient sur divers sujets du bureau, notamment le code vestimentaire et vestimentaire, comportement et la tolérance, la chaîne de commandement, IE, les plaintes, les questions, etc., directives de productivité, l' IE, les délais, les processus, les quotas, les études de cas James a récemment embauché une comptable Jenny pour rejoindre l'équipe chargée en haute saison Au cours de la première semaine, la productivité de Jenny était faible et on la voyait souvent travailler seule dans son bureau Certains des autres employés du bureau ont commencé à se plaindre qu'elle ne travaillait pas bien avec le groupe. James a contacté Jenny et a découvert qu'elle n' était pas au courant des directives de productivité du bureau et ne savait pas à qui s' adresser pour ses questions En retour, elle n'établissait pas de bonnes relations de travail avec ses pairs ou le directeur. James a pris le temps de passer en revue les règles et directives du bureau avec elle et a encouragé la tenue d'autres réunions d'équipe afin d'améliorer les relations entre collages. Il s'est également fait un devoir d'ajouter ces sujets à l'orientation des employés. 3. Interagir et influencer: Il s'agit d'interagir et d'influencer. Comme mentionné précédemment, la politique de bureau existe dans tous les environnements de bureau. Les bureaux sont généralement composés d' un large éventail de personnes et de types de personnalités. Pour maintenir une bonne politique, il est essentiel de savoir comment interagir les uns avec les autres et influencer les employés placés sous votre direction, traitant avec des personnalités différentes. De bonnes relations entre les employés peuvent constituer la base d'une meilleure équipe. différentes personnalités ont des forces et des faiblesses différentes, qui peuvent être associées pour se compléter. Connaître les différents types de personnalités et savoir comment les gérer peut faciliter la gestion de toute situation de bureau. Vous en apprendrez plus sur les types de personnalités dans les leçons suivantes. Mais pour l'instant, examinons les types de personnalité courants au bureau : plaignante, bavarde, intimidateur, filet négatif, Nancy, responsable de l'information, je sais tout Le polisseur à pommes, voisin curieux. Développez une culture de collaboration. Lorsque les entreprises se développent, la culture du groupe se développe et des clics peuvent commencer à se former. Face à tant de visions contradictoires, une entreprise peut perdre de vue son objectif initial. L'objectif d'un manager est de créer une collaboration qui mette en valeur les talents et les visions de chacun . Voici quelques conseils. Écoutez et observez vos employés. Soyez diplomate. Gardez vos affaires privées privées. Ne soyez pas émotif. Gardez une réputation professionnelle. Soyez gentils avec tout le monde, pas seulement avec ceux qui peuvent vous aider. Il est important d'être gentil avec tout le monde au bureau. En tant que manager, les gens devraient se sentir libres de vous faire part de leurs problèmes ou de leurs préoccupations. S'ils ont l' impression que vous avez choisi favoris ou que vous en avez exclu d'autres, cela pourrait affecter non seulement leurs performances au travail, mais aussi les vôtres. Traiter tout le monde sur un pied d'égalité est le meilleur moyen prévenir les cliques et les parias au bureau Voici donc des conseils utiles. Restez neutre. Ne vous mêlez pas aux ragots ou au battage médiatique au bureau Surveillez les signaux d'alarme parmi les employés. Surveillez la façon dont vous abordez les employés et déléguez les tâches. Soyez un joueur d'équipe. Un joueur d'équipe croit qu'il peut ou que le groupe peut progresser en travaillant dur et en participant à l'atteinte des objectifs de l'équipe. Ils savent qu'il faut faire passer les besoins de l'équipe avant leurs besoins personnels et suivent généralement le chemin nécessaire pour bien faire le travail du premier coup. En tant que chef de bureau, vous êtes un élément important de l'équipe et un membre influent de l'équipe. suite de nos exercices précédents, nous avons appris qu'il est important d'identifier les différences et les similitudes de votre équipe afin que non seulement sans heurts, mais aussi avec succès. Voici quelques caractéristiques de l'esprit d'équipe. Ne portez pas de préjugés sur les membres de votre équipe. Basez vos observations sur leurs habitudes et comportements de travail actuels, encouragez et motivez vos employés. Faites preuve d'empathie à l'égard des problèmes ou des besoins d'un autre travailleur. Gardez l'esprit ouvert à l'égard de chaque membre, respectez les valeurs et les opinions. Si des problèmes surviennent avec un employé ou au sein de l' équipe, réglez-le immédiatement. laisser s'agiter peut entraîner des problèmes au sein de l'équipe Étude de cas, Everett a réuni une nouvelle équipe d' employés pour concevoir un nouveau logo d'entreprise Il a tenu plusieurs réunions pour expliquer la tâche et a ordonné aux employés de travailler ensemble pour l'accomplir. Bien qu'il ait délégué la majeure partie de leur travail à ses deux meilleurs interprètes. Bientôt, les personnalités du groupe se sont affrontées et nombre d'entre eux ont commencé à se disputer Le projet a pris du retard et les délais ont été respectés. Everett s'est rendu compte qu'il favorisait certains employés et qu'il n'accordait pas assez d'attention à d' À son tour, le groupe ne savait pas comment agir ensemble et n'a pas réussi à travailler en équipe. Il s'est assuré de déléguer à nouveau la tâche manière égale au sein du groupe et écouter les commentaires de chaque employé. Une fois que tout le monde s'est senti égal, ils ont pu réfléchir ensemble et mener à bien le projet comme prévu. 4. Gérer les rumeurs et les commérages: Faire face aux rumeurs, aux ragots et à la demi-vérité. Alors que tous les responsables aiment croire que tout le monde s'entend bien au bureau. Ce n'est malheureusement pas toujours le cas. Lorsque les gens se réunissent, des problèmes tels que les rumeurs et les ragots peuvent survenir et se propager rapidement Si ces problèmes ne sont pas abordés et résolus dès le départ, ils peuvent s'aggraver et provoquer des perturbations chez les collègues Vous avez la capacité d'inspirer confiance à vos employés Ses effets sur le moral. Bien que les conflits de bureau soient normaux, les ragots fréquents, rumeurs ou même les commentaires informels peuvent démoraliser Les commentaires négatifs qui se répandent dans tout le bureau peuvent non seulement être blessants, mais aussi semer le doute et la peur chez les employés, sans affecter Les employés peuvent commencer à avoir peur de venir travailler, douter de la sécurité de l'emploi ou simplement à se retirer du groupe. À son tour, le moral du groupe baisse et l'équipe ne travaille plus ensemble, renforçant ainsi la vérité par des faits. Lorsqu'un ragot ou une rumeur se fait entendre au bureau, notre premier réflexe devrait être empêcher de se propager davantage L'un des meilleurs moyens d' y parvenir est de discréditer l'information et de renforcer la vérité par discréditer l'information et les faits Comme les commérages sont souvent le résultat d'un manque de communication ou de connaissances, un peu d'éducation ou une communication ouverte peuvent contribuer dans une large mesure à y mettre Voici quelques exemples de méthodes. Réunissez des groupes pour discuter de l'incident, ouvrir la porte à la communication, parler avec vos employés et répondre à toutes les questions que les employés peuvent avoir. Organisez des réunions hebdomadaires pour répondre aux récents propos tenus au bureau. Répondez aux préoccupations ou aux problèmes que les employés peuvent avoir. Profitez également de ce temps pour présenter des faits et des informations. Cela peut mettre fin aux ragots et atténuer les doutes ou Ne participez pas. L'un des meilleurs moyens de mettre fin aux ragots ou rumeurs est simplement de ne pas les partager avec Les ragots se nourrissent de ceux qui sont prêts à le jeter dans les vignes et ont du mal passer à autre chose lorsqu'ils heurtent un mur de briques Participer à l' usine rom non seulement le perpétue, mais vous vous discréditez et même vous rabaissez En tant que personne occupant un poste de direction, toute participation à des ragots de bureau peut vous présenter de manière négative et vous pouvez sembler ne pas avoir l'esprit d'équipe. Traitez-le rapidement. Refuser de transmettre une rumeur ou un commérage ne mettra pas fin à son cycle au bureau Lorsque quelque chose comme ça vous arrive, parlez ouvertement à la personne qui vous l'a dit et faites-lui savoir que vous n'avez pas l'intention de partager l'information avec quelqu'un d'autre. Dites-leur également pourquoi vous pensez que l'information pourrait être blessante si elle était transmise ultérieurement Cela montre que vous ne participerez pas à ce genre de comportement. Et aidez à faire la lumière pour que l'autre personne voie à quel point ses actions sont négatives. un suivi avec les autres employés et discutez de la même manière avec eux. besoin, organisez une réunion avec le bureau et adressez-vous à un groupe d'employés en même temps. Plus vite ces problèmes seront résolus, plus vite nous arrêterons de travailler et nous pourrons continuer à travailler. Étude CE. Rachel a récemment promu l'une des cadres supérieurs, Anna Après son évaluation annuelle, Anna a obtenu de bons résultats et a excellé dans bon nombre de ses tâches précédentes Peu après le déménagement d'Anna, Rachel a commencé à remarquer un comportement étrange chez les autres employés. Elle a commencé à entendre des rumeurs et des rumeurs à propos d' Anna et des raisons pour lesquelles elle avait été promue Rachel s'est entretenue directement avec quelques employés. Bien qu'ils ne savaient pas exactement de quoi parlaient les autres, Rachel a tenu peu de temps après une réunion de bureau avec tous ses employés et a directement abordé les rumeurs qu'elle avait entendues au bureau. Quelques employés se sont manifestés et ont fait part de leurs préoccupations quant au favoritisme, voire à l'inadéquation de raison de la promotion d'un autre employé Cela a donné à Rachel l'occasion d'expliquer brièvement pourquoi elle était qualifiée pour être promue et d'assurer au reste du groupe qu'ils constituent également un élément important de l'équipe. suite de cet incident, Rachel s'est fait un devoir de rencontrer fréquemment son personnel afin de leur faire savoir comment ils se portaient, de discuter des promotions qui pourraient survenir et rappeler que sa porte est toujours ouverte. 5. Personnalités de bureau - Partie 1: Personnalités de bureau. Chaque employé est unique en termes compétences professionnelles et de présence au bureau. Cela signifie également que chaque employé a sa propre personnalité au bureau. Bien que nombre d'entre elles soient tolérables et même optimistes, certaines peuvent avoir des effets négatifs sur les autres employés Les managers doivent comprendre ces différents types et savoir comment les gérer sur le lieu de travail. Plaignant. Au bureau, le plaignant est généralement l' employé qui trouve toujours quelque chose à redire sur son lieu de travail, qu'il s'agisse du nombre d'heures travaillées, des tâches qu'il reçoit ou simplement du type de café servi dans la salle de pause Ils adorent diffuser de mauvaises nouvelles et se nourrir de la misère des autres. Il s'agissait probablement d'un employé modèle, mais il a probablement eu trop de confrontations avec des collègues ou des commentaires négatifs de la part de la haute direction Conseils pour gérer la personnalité d'un plaignant. Essayez de garder leurs points de vue en perspective, orientez leur négativité vers des points de vue plus positifs Au lieu d'écouter leurs opinions, forgez-vous les vôtres. Ne laissez pas leurs opinions cyniques brouiller votre vision du bureau Des ragots. La mission première des potins de bureau est de connaître et de partager les dernières informations sur le bureau, et s'ils ne le savent pas, ils vont simplement l'inventer Ils ont besoin de se sentir importants et de penser que, puisqu'ils détiennent la clé de la meilleure information, cela les place au sommet. Un bavard recherchera délibérément ceux qui sont prêts à écouter et à se nourrir Bien qu'ils pensent que ce type de comportement les rend plus responsables et populaires, il peut en fait avoir l'effet inverse, les rendant peu fiables et peu fiables Conseils pour gérer une personnalité de bavard. Évitez de vous lancer dans les ragots ou les rumeurs, affirmez que vous n'êtes pas intéressé par ce qu'ils ont à offrir Ne transmettez pas d'informations qu'ils pourraient vous avoir transmises. Évitez de discuter de questions personnelles eux, sauf si vous voulez que tout le bureau soit au courant de l'intimidation. Il existe plusieurs types d' intimidateurs de bureau présentant plusieurs caractéristiques différentes Mais leur comportement est généralement le même. Les intimidateurs cherchent à dominer et à contrôler leur espace de travail. Ils insultent ou minimisent souvent leurs collègues ou leurs performances afin de détourner l' attention Les intimidateurs ont leur propre pouvoir qu'ils utilisent pour inciter les employés à les craindre et à se conformer à ce qu'ils disent n'est que lorsqu'ils ont le sentiment d'avoir le contrôle et le pouvoir qu'ils se sentiront heureux ? Conseils pour gérer une personnalité d' intimidateur. N'essayez pas de les défier. Cela ne correspond qu'à leur personnalité d' intimidateur. Ne prenez pas leurs remarques personnellement. Il y a de fortes chances qu'il ne s'agisse pas vraiment de toi. Évitez d'essayer de leur plaire. Ils ne peuvent normalement pas être satisfaits aussi facilement. Lorsque vous abordez leur comportement, faites-le en privé et calmement. Net négatif Nancy. Negative Net et Nancy, général, ne font confiance à personne ayant de l'autorité ou du pouvoir. Ils veulent me changer d'attitude. Bien qu'ils croient avoir toujours raison, ils s'obstinent à répondre, mais ils sont prompts à vous le dire quand les choses tournent mal. Cette personnalité voit toujours le côté négatif de toute situation, conseils pour gérer une personnalité négative de Nancy. Restez positif, mais restez réaliste. Évitez d'essayer de simplement trouver la solution, car ils les rejetteront. Tenez-vous en aux faits. Évitez de discuter avec eux ou d'essayer de les corriger. Étude de cas. Matthew vient de s' associer à son co-directeur, Zack, et a commencé à distribuer des tâches à accomplir Matthew a commencé à remarquer que Zack était très rigide au travail et qu'il faisait peu d'efforts pour devenir amical avec les membres de son équipe Il n'a pas tardé à minimiser l'importance des employés, sans toutefois proposer de solutions susceptibles de les aider Quelques mois plus tard, Zak a contacté Machu et a révélé qu'il souhaitait chercher un autre emploi Il ne s'est pas senti le bienvenu au bureau et estimé que le reste de l' équipe était trop hostile Machu a commencé à avoir l'impression que Zach avait une personnalité négative, ce qui nuisait à sa performance au bureau Il a discuté personnellement avec Zach de ce qu'il aimerait voir et a passé en revue les le bureau pourrait tirer de lui. Il a répondu aux préoccupations de Zach concernant le maintien, tout en restant réaliste Zach est resté dans le département pendant quelques mois de plus, mais a finalement été transféré. Matthew a envoyé une demande aux ressources humaines pour ajouter un simple questionnaire de personnalité aux candidatures qui s'appliquent à son département, qu' agisse d'un membre de l'équipe ou de la direction. 6. Personnalités de bureau - Partie 2: Personnalités de bureau, deuxième partie, comme nous l'avons déjà dit, chaque employé est unique et apporte sa propre personnalité au bureau. Certaines de ces personnalités peuvent avoir des effets négatifs non seulement sur les collègues et la direction, mais même sur l'ensemble du bureau. Nous discutons ici d'autres types de personnalité qu'un manager pourrait rencontrer et des moyens de les gérer sur le lieu de travail. Gardien de l' information, les gardiens de l'information sont similaires à tout savoir, sauf qu'ils ont tendance à garder les informations pour eux plutôt que de les diffuser dans tout le bureau Leur pouvoir vient de l' intérieur, car ils connaissent les informations dont ils ont besoin et attendent que d'autres les recherchent. Ils s'épanouissent en collectant informations sur tous les sujets et départements, même s'ils n' y participent pas activement. Conseils pour gérer la personnalité d'un gardien de l' information. Sachez qu'il est normal de leur demander de l'aide, mais ne les laissez pas contrôler la situation. N'essayez pas de les corriger ou de les faire changer d'avis. Tenez-vous en au sujet traité. Ne vous aventurez pas dans d'autres catégories. N'essayez pas de les concurrencer. Je veux tout. Ils savent que c'est le personnel du bureau qui est très compétent dans le domaine et qui est un excellent expert en la matière. Mais un collègue pauvre, que vous lui ayez demandé de l'aide ou non, est plus que disposé à montrer ce qu'il sait et ce qu'il peut faire. Il peut être difficile de travailler avec eux en raison de leur arrogance. Mais leur expertise est un atout essentiel pour le bureau. Conseils pour gérer une personnalité qui connaît tout. Demandez-leur de se concentrer sur la tâche. Ou informations nécessaires. N'ayez pas peur de leur demander de l'aide, mais veillez à ce qu'elle soit liée au travail. Évitez d'essayer de les concurrencer. Ne les contestez pas et ne les corrigez pas. Si quelque chose ne va pas, proposez-leur de parler en privé. Le polisseur à pommes. Il existe souvent de nombreux noms pour désigner le type de polisseuse à pommes, tels que bos's Pet, brown noser ou franchement, simplement le suceur de bureau, depuis le depuis Un polisseur de pommes sera très gentil et poli pour se sentir accepté Ils adorent faire des éloges car ils pensent que cela leur permet de progresser. Ils se portent toujours volontaires pour des projets, même si cela n'a pas encore été demandé. Ils placent généralement leur relation avec la direction au-dessus de leur relation avec leurs pairs, ce qui peut les rendre peu sympathiques sur le lieu de travail Dans les cas extrêmes, le polisseur à pommes peut devenir un jeu d'enfant s'ils pensent que cela les placerait du bon côté de la direction. Conseils pour gérer la personnalité d' un polisseur Parlez toujours à cette personne en privé. Trouvez ce dont l'employeur a réellement besoin, pas seulement ce qu' il est prêt à accepter. Évitez de rejeter catégoriquement. Je les remercie pour leurs efforts et leur volonté d'aider, mais rappelez-leur qu'ils n'ont pas à tout faire pour être un excellent membre de l'équipe. Le type de voisin bruyant est celui qui veut toujours connaître les affaires des autres au bureau . Ils posent constamment des questions personnelles et peuvent se présenter dans votre bureau plusieurs fois par jour. Bien que cet employé puisse être agaçant, il pense souvent qu'il est simplement serviable ou même amical. Il n'est pas facile de détourner l'attention de ce type de personne puisqu'elle n' est pas traitée avec soin Ils peuvent s'intensifier et faire plus d'efforts pour se rapprocher. Conseils pour gérer la personnalité d'un voisin bruyant. Répondez à leurs questions indiscrètes en fournissant quelques informations, au besoin. Restez amical, mais ne répondez pas au besoin d'informations. Évitez de parler de votre vie personnelle au travail. Lorsque vous posez des questions personnelles, essayez de vous concentrer à nouveau sur les questions liées au travail. Étude de cas. Jeremy a récemment été affecté au département marketing de son entreprise. ses premières semaines de travail, il a été accueilli par Stéphanie L'un de ses employés. Elle l'a suivi au bureau, lui proposé de participer à de nombreux projets et l'a félicité sur tous les sujets, du choix de ses costumes au déjeuner qu'il a apporté ce jour-là. Il a remarqué qu'elle n'était pas très populaire auprès des autres employés et qu'elle était souvent marginalisée. Jeremy s'est inquiété et s'est entretenu avec d'autres responsables. Elle était l' animal de compagnie du directeur et faisait généralement ce qu'elle pouvait pour obtenir leurs bonnes grâces Son comportement n'était pas nouveau. Jeremy a ensuite tenu à remercier Stéphanie de s' être portée volontaire pour l'aider, mais lui a dit qu'il voulait qu' elle s'engage dans quelques projets, plutôt que dans plusieurs d'entre eux. Il n'a pas refusé son aide ou d'autres avances, mais a essayé de faire en sorte que ses commentaires et suggestions soient liés au travail. Il a également organisé davantage de réunions d' équipe pour aider Stéphanie à travailler davantage avec les autres membres de son équipe, plutôt que de tout faire seule La performance de Stéphanie s'est quelque peu améliorée, mais elle était encore sollicitée par plusieurs projets à l'époque. Même si elle s'est fait plus d' amis au bureau, son objectif principal semblait toujours être de plaire uniquement à ses supérieurs. 7. Obtenir du soutien pour vos projets: Obtenir de l'aide pour votre projet. Il peut parfois sembler difficile d' obtenir du soutien pour vos projets de bureau. Mais ne jetez pas l'éponge si tôt. obtenir du soutien, il est essentiel d'établir des relations avec le personnel, faire des alliés qui peuvent vous donner un coup de pouce et ne pas avoir peur de montrer aux autres ce que vous avez à offrir. recours à une politique honnête et honnête peut non seulement vous permettre d'obtenir du soutien pour tout projet que vous pourriez mener, mais aussi de propulser votre carrière sans pour autant brûler de ponts Gagnez la confiance grâce à l'honnêteté. gestionnaire qui inspire confiance et confiance mutuelle crée un environnement de bureau respectant les normes les plus élevées et une éthique claire Bien que la politique de bureau puisse amener certaines personnes à penser à des termes tels que tromperie et tromperie Gardez à l'esprit que l'honnêteté et la confiance apporteront un avantage plus puissant et durable aux employés et propulseront leur carrière plus loin Ne mentez pas et ne masquez les erreurs récentes que vous pourriez avoir commises. Soyez ouvert quant aux mesures que vous avez dû prendre pour corriger les situations. Lorsqu'on vous demande des statistiques ou des rapports pour votre projet, offrez-les gratuitement. Il est important d'établir des relations de confiance sur lesquelles les gens peuvent compter pour obtenir du soutien au fil du temps. Les relations fondées sur la malhonnêteté et les maladresses ne tiennent pas le coup Conseils utiles, soyez poli et ouvert avec vos collègues, soyez ouvert avec les autres et n'ayez pas peur de dire les choses telles qu' elles sont plutôt que de tourner autour du pot. N'utilisez pas la tromperie, le mensonge ou la mauvaise politique pour avancer. Sois assertif. Être assertif peut souvent être interprété à tort comme étant méchant ou simplement un abruti, mais le fait de rabaisser, intimider ou d'essayer contrôler ceux qui pourraient très bien vous aider vous causera des problèmes au bureau et vous fera perdre le respect des autres être assertif, il faut être confiant sans être agressif N'ayez pas peur de dire ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin. Et tant que vous le faites avec tact et respect. Si votre réponse est non, n'abandonnez pas tout de suite. Regroupez-vous et repensez à ce que vous devez faire pour atteindre votre objectif Voici quelques conseils utiles. Soyez confiants mais pas arrogants. N'ayez pas peur du rejet ou de la critique, énoncez ce que vous voulez ou avez l'intention de gagner. Ne vous baladez pas dans la brousse et n'utilisez pas de fumée et de miroirs. Sonnez votre propre klaxon. L'un des meilleurs moyens d'obtenir soutien pour votre cause est de faire savoir aux autres ce que vous avez accompli ou ce que vous pouvez apporter à l'avenir. Faites attention à la fine limite entre le klaxon et le fait de vous vanter ou de vous vanter Lorsque vous discutez avec des personnes susceptibles de vous apporter le soutien dont vous avez besoin, ajoutez subtilement certaines de vos récentes réussites ou un bon commentaire sur votre dernière évaluation Une fois qu'ils auront pris conscience de votre valeur et de votre potentiel, vous aurez plus de personnes à vos côtés. La prochaine fois que vous présenterez votre cas lors d'une réunion du personnel. Faites en sorte que vos commentaires soient véridiques et réalistes. Assurez-vous de ne pas simplement inventer de bonnes choses à dire. Ceux qui veulent vous soutenir vérifieront probablement d' abord leurs informations. Faites-vous des alliés. Ne sous-estimez pas le pouvoir et la valeur d'avoir des alliés, non seulement dans votre département, mais également dans d'autres départements Pour les convaincre, prenez le temps d' apprendre comment vous pouvez les aider et leur donner votre temps. rester en bons termes avec différents chefs de service peut vous placer au cœur du mouvement de réseautage au sein de l'entreprise et vous permettre de tirer parti de chaque département en cas de besoin. Cela vous permet également non seulement de renforcer votre crédibilité, mais aussi de nouer de solides alliances de bureau qui s'avéreront très utiles. Voici quelques conseils utiles. Les alliances ne se nouent pas du jour au lendemain. Engagez-vous, offrez votre temps pour aider les autres départements et responsables. Si vous voulez qu' ils le fassent pour vous, soyez prêt à le faire pour eux. Ne sous-estimez pas les petits garçons. De nombreuses alliances commencent modestement. Étude C, elle a récemment lancé le Drive d'adhésion aux cartes de prestations hospitalières, qui nécessite beaucoup de courrier entrant et sortant, ainsi que la saisie de données. Elle se rend compte qu'elle aura besoin trois employés supplémentaires pour à la demande pendant cette période chargée. Elle s'est rendue chez son superviseur immédiat, George, avec qui elle a récemment réalisé plusieurs autres projets. Lorsqu'elle lui a parlé, elle n'a pas exagéré ses chiffres et lui a clairement dit ce dont elle avait besoin Sheril lui a expliqué les faits relatifs au voyage et lui a présenté une liste de statistiques Lorsqu'il a d'abord été sceptique, Sheril a fait preuve d'assurance et a déclaré que non seulement elle mais aussi le ministère avaient besoin George a finalement accepté et a accordé Cheril trois employés temporaires pour l'aider à effectuer le travail supplémentaire 8. Résolution de conflits: Résolution des conflits. Alors que des conflits sont inévitables dans n'importe quel bureau. Les gestionnaires ont toujours la responsabilité de créer un environnement de travail qui permet à leurs employés de travailler confortablement ensemble, sans crainte ni hostilité. conflits, des désaccords et de simples arguments peuvent survenir, ce qui peut affecter l'ensemble du bureau En tant que responsable, il est de votre responsabilité d'identifier ces conflits et de veiller à ce qu'ils soient résolus le plus rapidement possible. L'importance du pardon. Les conflits sont source de stress et de douleur émotionnelle. Une fois le conflit résolu, il est important de pardonner à toutes les parties impliquées. Ceux qui ne pardonnent pas peuvent être pris dans un cercle de colère et de ressentiment, affectant non seulement leur rendement au travail, mais aussi celui des autres Le pardon permet à une personne de se débarrasser du blâme et de la douleur. Et sentir le poids retomber sur leurs épaules, le pardon est bénéfique, permet à chacun d'éprouver plus d'empathie envers l'autre partie, permet aux parties réparer tout dommage causé à leur relation, permet aux employés ou aux employés de se sentir moins victimes et de jouer un rôle plus actif dans la résolution. neutralisant les émotions, lorsqu'un manager tente d'ignorer ou de mettre de côté ses émotions dans un conflit, cela peut non seulement aggraver le conflit initial, mais aussi impliquer le manager dans le conflit Les émotions négatives sont rapidement pointées le manager et peuvent créer plus de problèmes que prévu. Dans tous les cas, avant qu'un conflit ne commence à être résolu, le manager doit d'abord neutraliser les émotions Une fois cela fait, le problème peut être examiné objectivement et réglé plus calmement Conseils pour gérer les émotions. Rappelez à l'employé ou aux employés leurs attributs positifs, ce qui détourne l'attention des émotions négatives. Proposez des solutions : vous pouvez proposer personnellement un tel changement de mission ou une réunion individuelle. Par-dessus tout, reconnaissez les sentiments des parties. Certains employés veulent simplement être entendus. Les avantages d'une résolution. La résolution d'un conflit peut donner à n'importe quel environnement de travail un sentiment de puissance. Les employés ont l'impression de pouvoir vaquer à leurs occupations quotidiennes plutôt que de ressentir le stress, les conflits et les disputes. Bien que les conflits ne puissent jamais être éliminés au bureau, employés et les gestionnaires peuvent apprendre à gérer les conflits et à minimiser ces situations frustrantes. Les avantages communs de la résolution des conflits exigent que l'employé ou les employés s' approprient leurs propres actions, permettent aux gens de s'écouter les uns autres et de prendre en compte différents points de vue, permettent aux employés de jouer un rôle dans leur propre résolution, plutôt que de se laisser entièrement par la direction, selon le cadre de l' accord. Le cadre de l'accord est utilisé pour expliquer le point de vue du salarié lors d'un conflit de manière ferme, sans rien proposer à l'autre partie et sans dénigrer sa propre Le cadre de l'accord vise à encourager discussion ouverte et une conversation entre toutes les parties impliquées. Les employés devraient entamer la conversation en disant : « Je suis d'accord, j'apprécie je respecte, je crois ou même, je pense », et ces phrases permettent aux employés de reconnaître ce que ressent l'autre partie. Mais permettez-leur également d'exprimer leurs propres opinions. Lorsqu'il est utilisé correctement, le cadre d'arguments peut être un excellent outil pour résoudre tout conflit. N'oubliez pas de permettre aux deux parties de parler et d'encourager en utilisant les phrases clés précédentes. Faites en sorte que les employés se concentrent sur ce qu'ils veulent dans la solution, en utilisant des mots tels , mais néanmoins, un adverbe négatif, peuvent détourner l'attention de la Évitez de les utiliser pendant que les employés parlent (étude de cas). Justin discute avec deux employés, Robert et Susan, qui se disputent au bureau depuis plusieurs jours. Il n'est pas certain de l' objet du conflit, mais il est déterminé à y mettre fin avant qu'il n'affecte les autres employés. Justin les amène au bureau et leur parle de leur problème. Il découvre qu' ils se disputent au sujet de la charge de travail actuelle et qu'ils se reprochent mutuellement leur marge de manœuvre Il permet à chacun de parler et d'exprimer ce qu' ressent, puis il leur rappelle qu'ils sont de grands atouts pour le bureau. Une fois que Justin a neutralisé les émotions, Robert et Susan ont pu parler calmement du problème et ont trouvé un moyen de répartir la charge de travail de manière égale Maintenant qu'ils ont réussi à résoudre le conflit, ils ont pu mieux travailler ensemble et avec leurs autres collègues. 9. Éthique: Éthique. L'éthique est un ensemble de normes utilisées pour juger du bien et du mal. Sur le lieu de travail, cela peut faire référence à l'acte de concurrence loyale, l'honnêteté et au traitement des collègues et de la direction respectivement. Chaque jour, les managers devront prendre des décisions éthiques qui auront incidence sur leurs employés ainsi que sur eux-mêmes. C'est pourquoi il est très important que le responsable comprenne les obligations éthiques de l'entreprise afin qu' il puisse non seulement répondre aux exigences établies, mais également adopter un comportement approprié pour ses employés et collègues et bénéficier des avantages d'un environnement éthique. Un bureau qui crée un environnement éthique est un bureau où les employés peuvent se sentir en sécurité et en confiance. que les employés qui travaillent dans ce type d'environnement travaillent prouvé que les employés qui travaillent dans ce type d'environnement travaillent plus dur et augmentent leur productivité au fil du temps. Lorsque les travailleurs savent que leur direction suit un code d'éthique, ils sont plus enclins à se surpasser pour eux et à exceller dans leur travail. Voici quelques avantages supplémentaires. Il permet des communications ouvertes entre la direction et les employés. Les employés sont plus susceptibles de signaler inconduite, en donnant l'exemple. bonne éthique étant d'abord remarquée au sommet, la direction doit montrer l'exemple. Les employés peuvent participer à des séminaires ou voir une affiche dans la salle de pause sur la bonne éthique, mais ils apprennent réellement l'éthique auprès des personnes qui les entourent, y compris les cadres. En tant qu'outil clé de ce processus d'apprentissage, il est important qu'en tant que manager, vous soyez au courant du code d'éthique de l'entreprise et de la manière de le mettre en œuvre. N'oubliez pas que les dirigeants doivent respecter les normes éthiques de l'ensemble de l'entreprise. Les employés se tournent vers vous pour obtenir des conseils, donnez-leur un exemple à suivre, en garantissant un comportement éthique. Maintenant que vous donnez l'exemple à vos employés en adoptant un comportement éthique, comment garantissez-vous ce comportement éthique chez les autres ? De nombreuses entreprises utilisent différents types de méthodes pour inculquer d'abord leur éthique, puis s'assurer qu'elles sont mises en œuvre, comme des programmes de formation ou des manuels Alors, utilisez les pots-de-vin et les récompenses qui sont offerts lorsqu'un bon comportement éthique est observé ? La méthode inverse est également utilisée, dans laquelle les employés sont rapidement sanctionnés lorsqu' ils font preuve d'un comportement contraire à l'éthique ? Cet effet se produit normalement de manière semi-privée pour donner l'exemple à l' employé et décourager les autres de commettre le ou les mêmes actes Les deux méthodes doivent être utilisées avec prudence car elles peuvent en fait conduire à un comportement contraire à l'éthique En tant que manager, c'est à vous de décider comment vous pouvez garantir efficacement comportement éthique sur le lieu de travail. Voici quelques exemples de méthodes, de programmes de récompense, de plans de discipline, de sessions de formation, y compris des affiches, des manuels et des manuels, lutter contre les comportements contraires comportements éthiques ne sont jamais amusants à détecter L'un des principaux problèmes après avoir été témoin d'un tel comportement est de savoir comment y remédier correctement afin que le comportement puisse être corrigé Les employés peuvent avoir du mal à dénoncer un comportement antique s'il n'est pas clairement défini ou s'ils risquent de faire l'objet de représailles Les managers peuvent parfois être confrontés aux mêmes problèmes. Il est préférable pour l'entreprise de créer une politique ou une procédure sur la manière de signaler tout comportement observé. Des instructions claires sont décrites. Les employés et les responsables n'ont pas à hésiter à signaler le comportement anormal. Points clés pour lutter contre le comportement antique. Parlez clairement à l'employé, de préférence en privé, faites preuve d'empathie et de compréhension, mais maintenez fermement que le comportement était inapproprié. Au fond, la politique de l'entreprise, et les conséquences qu'elle entraîne, ces conséquences, et rappellent au salarié que ce type de comportement est inacceptable. Étude de cas. Jacob examinait les comptes de dépenses des employés et a remarqué que l'une des employées, Janet, avait récemment découvert son compte à plusieurs reprises Les articles n'étaient pas liés aux affaires et étaient très chers. Jacob savait qu'il avait demandé à tous ses employés de ne pas utiliser les comptes de l'entreprise pour leur usage personnel, et s'ils le faisaient, ils risquaient d'être licenciés. Il s'est entretenu avec Janet en privé et a discuté de ce qu'il avait découvert récemment Janet a essayé d'expliquer qu'elle n'avait rien fait de mal puisqu'elle remboursait toujours les comptes avant la fin du mois Jacob a réitéré la politique de l' entreprise qui stipulait que les employés ne devaient pas utiliser les comptes à des fins personnelles Il a été contraint de licencier Janet son comportement contraire à l'éthique et incapacité à respecter la politique de l'entreprise Même si elle était une agente populaire au bureau, Jacob savait que sa décision était correcte et, espérons-le encouragerait les autres à prendre meilleures décisions éthiques au bureau. 10. Vous n’êtes pas une île: Tu n'es pas une île. Parfois, en tant que manager, vous pouvez avoir l'impression d'être sur votre propre petite île et de faire votre travail comme prévu. Mais n'oubliez pas de consulter votre équipe d' employés qui est là pour travailler pour vous et avec vous, ainsi que les partenaires de la haute direction. Personne ne peut tout gérer seul et devra communiquer avec vous de temps à autre. Parfois, il se peut que vous deviez contacter ceux que vous venez de rencontrer, ou même quelqu'un que vous pensiez avoir laissé derrière vous. Ne brûlez jamais un pont. Que vous ayez quitté une autre entreprise pour rejoindre celle-ci ou que vous déménagiez de département, il y a toujours un pont derrière vous qui vous permet de progresser. Notre instinct naturel est de laisser échapper notre frustration à l'égard des personnes que vous n'avez plus à voir, mais brûler ce pont derrière vous revient à revivre le passé et pourrait nuire à votre avenir. Vous ne savez jamais quand ni où vous devrez à nouveau faire face à l'entreprise ou à une personne. Je voudrai m'assurer que si vous vous revoyez ou si vous avez besoin d'aide, vous serez en leur faveur. Voici quelques conseils. Partez avec préavis. Ne pars pas en colère. Gardez pour vous tous les commentaires négatifs et toutes les frustrations. Remerciez le responsable ou les ressources humaines pour le temps que vous avez passé au sein de l'entreprise. Ils se souviendront de votre attitude gracieuse lorsqu' ils seront appelés pour une recommandation. Prends la grande route. Prendre la haute direction signifie simplement prendre des décisions fondées sur la morale. Ou pour agir de manière éthique. Lorsqu'il est confronté à une décision différente, le responsable doit prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème ou corriger ce qu' il a pu faire de mal. La clé pour ce faire est d'avoir certaines limites et de les utiliser en cas de besoin. Reconnaissez le poste que quelqu'un d'autre peut occuper, même si vous ne l'aimez pas ou si vous n'êtes pas d'accord avec lui, puis utilisez vos limites pour exprimer votre point de vue sur le fait d'être négatif ou contraire à l'éthique Même si la situation ne s' est pas améliorée, elle n'a certainement pas empiré. Voici quelques conseils. Respirez profondément et réfléchissez à ce qui devrait être fait plutôt qu'à ce qui est fait actuellement. Réfléchissez au genre de personne que vous voulez montrer à ceux qui vous entourent, montrez-le dans vos actions. N'oubliez pas que nous avons tous des désaccords et que nous commettons des erreurs Comment voudriez-vous que l'autre personne vous traite si vous le portez à sa place ? La confiance est une voie à double sens. Les employés veulent faire confiance au manager et compter sur lui pour répondre à leurs besoins au travail. Il est important que le manager instaure un climat de confiance entre lui-même et ses employés. D'autant plus que cela peut aider à réparer tout déficit de confiance créé ailleurs. Lorsque les gestionnaires font confiance à leurs employés et croient en leur dur labeur, les employés continueront à s'efforcer de bien faire pour leurs supérieurs et à leur montrer leur confiance en retour Des conseils pour renforcer la confiance. Faites preuve de confiance en vos employés. Soyez honnête et dites la vérité, même si cela vous fait mal paraître ou vous désavantage. Démontrez que vos paroles sont cohérentes avec vos actes. Tenez vos promesses. Ne vous cachez pas dans votre bureau. Les employés de bureau comptent sur leurs supérieurs pour être des leaders et veulent savoir qu'ils sont là pour faire face à situations de bureau difficiles lorsqu'elles se présentent. Certains responsables essaient de trouver l'avantage de rester au bureau, exemple pour se concentrer ou ignorer les discussions non liées au bureau. Mais en réalité, cela fait du mal à l'équipe sur laquelle ils essaient de se concentrer Lorsque le manager passe le plus clair de son temps à huis clos, les employés commencent à se sentir négligés et peuvent commencer à en vouloir à leur manager Assurez-vous de sortir du bureau pour discuter avec vos employés et discuter avec vos employés de leur expliquer comment ils se comportent au travail. Vos employés vous respecteront davantage en tant que collègue et allié qu'en tant que responsable du personnel qui se cache derrière des portes closes, étude de cas Len gérait un centre d'appels du service client et se retirait souvent dans son bureau pour échapper au bruit et aux bavardages Elle interagit rarement avec ses employés, sauf moment de leur évaluation ou de l'émission d'un avis de discipline Ses employés ont commencé à lui en vouloir et ont refusé de lui poser des questions ou de lui poser des problèmes Lorsque les rapports sur la productivité sont arrivés, Len s'est rendu compte que les chiffres de son ministère étaient en baisse constante, et il a été question de possibles licenciements Len a immédiatement parlé à son superviseur et lui a expliqué qu'elle ne gérait pas le groupe d'employés du mieux qu'elle pouvait et avait assumé la responsabilité personnelle de la plupart des baisses d'effectifs. Par la suite, Len s'est fait un devoir de parler fréquemment à ses employés et de répondre à toutes leurs préoccupations Comme les employés étaient plus en contact avec leur responsable, ils ont pu être plus performants et augmenter leur productivité en un rien de temps. 11. Événements sociaux: Activités sociales en dehors du travail. Bien que la socialisation en dehors du travail puisse généralement sembler une bonne idée L'équipe qui joue ensemble reste unie. Il arrive un moment où les employés et les gestionnaires doivent respecter les limites de chacun et savoir quand passer du temps séparément. De plus, les employés et les gestionnaires doivent passer du temps loin du stress et de l'agitation du bureau et ne devraient pas emporter le travail avec eux lorsqu'ils sortent Comment refuser poliment. Les managers ne peuvent pas ou ne veulent pas nécessairement assister à des événements sociaux avec leurs employés, ce soit en raison des nuits tardives, d'une divergence d'intérêts ou simplement du manque de temps. Même s'il n'y a rien de mal à cela, il est important de refuser poliment, plutôt que de simplement donner du froid à vos employés. Lorsqu'on vous demande d'assister à un événement ou à un rassemblement, remerciez la personne pour son invitation et déclarez simplement que vous ne pouvez pas y assister pour quelque raison que ce soit. Les employés peuvent rire ou s'en moquer un peu au début, mais ils apprendront à vous respecter et à respecter votre raisonnement. Pour éviter de perdre complètement contact avec eux, vous pouvez planifier et proposer vos propres événements, inviter vos collègues à y participer, ou plutôt selon votre style, ou les adapter à votre emploi du temps. Cela ne les empêchera pas de faire ce qu'ils veulent, mais cela leur permettra de passer du temps avec vous et de socialiser en dehors du travail Raisons courantes pour refuser un événement social, responsabilités familiales, manque de temps, calendrier si le calendrier le permet, absence ou divergence d'intérêts. Règles relatives à la participation. Lorsqu'un groupe du bureau prévoit de se réunir en dehors du lieu de travail, il est toujours préférable établir un ensemble de limites verbales ou tacites telles que les informations sur les clients ou les informations personnelles sur les employés ne devraient pas être abordées. Si le temps le permet, réunissez le groupe avant et discutez du type de limites à fixer, qu'elles soient personnelles ou professionnelles, règles communes et des limites établies. parlez pas du bureau, des salaires des clients, des missions , des collègues, les photos doivent être limitées au minimum et ne pas être publiées sur un site de réseau social sans l'autorisation du sujet. L'événement n'empêche pas l'employé de se présenter au travail le lendemain. Rencontrer de nouvelles personnes. Lorsque vous rencontrez de nouvelles personnes en dehors du travail, les choses peuvent sembler naturelles ou devenir difficiles très rapidement. Parfois, nous ne sommes pas sûrs de nous en dehors du travail et nous ne sommes pas certains de l' identité que nous affichons. Après tout, ici, vous n'êtes pas seulement le directeur et le collègue, vous êtes Joe, Bob , Susan, Ann, etc. telles situations peuvent remonter à nos beaux jours d'école et vous rappeler comment vous vous êtes fait de nouveaux amis simplement. Abordez les gens calmement et dites quelque chose à votre sujet. Demandez-leur de vous rendre la pareille. Faites des présentations brèves. Ils n'ont pas besoin de connaître l'intégralité de votre CV en une seule conversation. Si vous rencontrez quelqu'un qui est grossier ou imbécile, souriez poliment et passez simplement Conversation à faire et à ne pas faire. L'une des règles générales des événements sociaux est d'avoir une liste claire de sujets qui ne devraient pas être abordés lorsque vous sortez avec des collègues. Comme indiqué précédemment, les informations telles liste des clients de l' entreprise ou les salaires des employés devraient figurer en tête de liste des sujets à ne pas discuter. autres sujets peuvent inclure les évaluations ou les affectations des employés , les réunions de bureau ou même d'autres collègues. Certains bureaux choisissent simplement d' éliminer complètement le stock de bureau. Vous ne pouvez pas contrôler ce dont parlent les employés lorsqu'ils sont absents, mais vous pouvez influencer la conversation lors des événements auxquels vous choisissez d'assister. Indiquez à votre groupe quels sujets sont interdits ou qui seraient inappropriés. Clarifiez tout malentendu avant qu'il ne se produise Étude de cas. Alex est directeur d' une unité d'information médicale à l'hôpital où ils tiennent les dossiers des patients. Normalement, il ne sortait beaucoup avec ses employés en dehors du travail. Bien qu'ils l'aient invité à de nombreuses reprises. Alex a toujours refusé poliment car il avait un nouveau bébé à la maison et devait généralement rentrer chez lui juste après le travail. Quelques semaines plus tard, Alex a annoncé qu'il organisait une réunion de groupe chez lui pour célébrer son anniversaire. Il a invité ses collègues qu'il n'a normalement pas l'occasion de voir en dehors du travail. Avant la fête, Alex s'est entretenu en privé avec ses collègues et leur a demandé de continuer à travailler sur toutes les questions commerciales. Il ne voulait pas que les invités discutent d'informations sur les patients ou de tâches stressantes. Ses collègues ont accepté. Alex et son équipe d'employés ont enfin pu se réunir et rencontrer l'autre facette d' eux qu'ils n'ont pas l'occasion de voir à huis clos.